Протокол совещания как правильно вести – Как писать протокол совещания 🚩 Образец протокола заседания технического совета 🚩 Оформление документов

Содержание

Как правильно протоколировать совещания | Консалтинговая компания «Правила игры»

1. Что такое идеальное протоколирование?

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.

Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.

Обычное протоколирование	Идеальное протоколирование
Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания	Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование
Все по-разному понимают итоги встречи	Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата
Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание	Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах
Необязательность выполнения принятых на совещании решений	Обязательность выполнения принятых к выполнению задач — ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок
Несоблюдение или отсутствие повестки совещания	Следование визуальной повестке совещания
Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще — еще позже	Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания!
На контроль принятых решений уходит много времени	На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

Идеальное протоколирование совещания выглядит так: протокол совещания согласуется, распечатывается и подписывается сразу же на самом совещании. Пока участники идут из переговорной комнаты на свои рабочие места, им назначаются задачи, и, придя на рабочее место, они должны получить на электронную почту финальную версию протокола, а так же назначенные им к исполнению задачи в корпоративной системе управления задачами. И это возможно! Давайте узнаем, как.

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Рис.2. Внесите организационные детали

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей:

Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать

Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

У большинства совещаний обычно нет письменной повестки. Это означает, что большинство участников не очень точно понимают, а зачем вообще они пришли на совещание. Это приводит к большим потерям времени в начале совещания, на включение всех участников

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1., вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось. Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

Следующие три пункта тесно связаны друг с другом. Речь идет о результате совещания. Вообще, зачем люди собираются вместе? Для того, чтобы договориться о том, что делать дальше. Эти договоренности могут быть трех видов:

Решения, которые касаются всех
Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Итак, решения.

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Мы предлагаем Вам скачать совершенно бесплатно описанный выше шаблон, а так же методику его настройки и использования! Для этого просто заполните форму ниже, и мы все пришлем Вам!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

Отзывы:

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания. Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу. Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

В.В.САЛМИН

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!

Протоколируйте свои совещания результативно!

———————————————————————-
Если вы хотите узнать, как готовить, проводить и доводить до результата сессии, совещания и не только, присоединяйтесь с 3 октября к онлайн-курсу Виктории Бехетеревой «Фасилитация для лидера»

А в сентябре пройдут еще два занятия спецкурсов по фасилитации, всего занятий было 9, оставьте заявку на приобретение записей на bekhtereva.ru

rulesplay.ru

Как вести протокол совещания образец — Славянская культура

Если совещание проводит руководитель, то протокол ведет секретарь. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы. Что еще скачать по теме Протокол. Проверку можно провести в течение 35 дней. До начала собрания необходимо предоставить секретарю, который ведет протокол, список присутствующих лиц, их должности, проекты решений вопроса от каждого участника или тезисы по вопросу встречи. Место проведения производственного совещания. Как составляется протокол собрания трудового коллектива. Краткий протокол совещания образец. Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и. Протоколы совещаний, проводимые у генерального директора, регистрируются и учитываются в регистрационной базе организации Управлением отделом, который осуществляет доведение информации по протоколу ответственным исполнителям. Подписи председатель и секретарь. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов, с. Запись хода дискуссии самое сложное, так как участники совещания могут говорить одновременно, перебивать друг друга, делать ехидные замечания которым не место в официальным документе и даже вести себя неадекватно

. Образец Протокол совещания полной формы пример. Но как выписку из протокола правильно подготовить? Какие документы есть еще. Образец и все необходимые правила оформления протокола заседания далее в нашей статье. Присутствующие колво или поименно. Ведение конструктивного обсуждения вопросов. Протокол совещания при директоре на совещании как за правило составляет секретарь или доверенное директора лицо, особого значения не имеет. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Присутствовали человека собственника, согласно Приложения 1 к протоколу. С помощью протоколов оформляются важные собрания и заседания. Дата проведения производственного совещания г. Как вести протокол совещания или бизнесвстречи. Образец оформления протокола совещания у руководителя Федерального агентства морского и речного транспорта Росморречфлота. Протоколы ведет назначенный секретарь

. Чтобы этого избежать, мы рекомендуем финансовые вопросы в протоколах не фиксировать или вести отдельные протоколы только для финансовых вопросов. Тот, кто ведет протокол совещания, должен быть в курсе всех решений прошлых совещаний, чтобы понимать логику принимаемых решений. Если вы ведете протокол на совещании, возьмите копии протоколов нескольких предыдущих совещаний. Как написать протокол инструкции и примеры. Как составить стенограмму обсуждения. Правила составления протокола оперативного совещания. Протокол документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Копии документов Протокол совещания образец. Через 10 дней по окончании сбора решений протокол должен быть сформирован окончательно и представлен соседям на обозрение. Козловская Секретарь Р. Форма протокола совещания образец как правильно оформить? Составить, оформить его должен тот же секретарь, который описывать ход мероприятия, должен вести обязательную запись всего, что говорится, утверждает протокол руководитель председатель, счетная комиссия не нужна, но владельцы жилья могут.

0 просмотров0 комментариев

slavyanskaya-kultura.ru

Протокол оперативного производственного совещания, образец заполнения и форма

Протоколирование совещаний – это общепринятая практика, позволяющая фиксировать все наиболее важные детали обсуждений, включая принятые по их итогам решения. Кто присутствовал на собрании, кто выступил, какие вопросы поднимались, какие решения были приняты – всё это можно найти в итоговом документе – протоколе рабочего совещания.

Что такое протокол совещания?

Этот распорядительный документ не имеет унифицированной формы, однако всегда составляется согласно определенной структуре. Поскольку в нём необходимо отразить всё происходящее на совещании (заседании, собрании), то его основные пункты и будут носить соответствующие названия:

повестка дня
присутствовали
выступили
постановили и т.п.

Как вести протокол совещания?

Бланк протокола собрания обычно заполняется присутствующим на встрече секретарем либо любым другим уполномоченным лицом. Исходя из целей составления документа, ответственное за оформление документа лицо составляет либо краткий, либо полный вид протокола. В первом приводятся лишь фамилии докладчиков и темы их докладов, в то время как второй вариант подразумевает ведение записи каждого доклада.

Бланк протокола совещания

Универсальный шаблон протокола совещания можно скачать на нашем сайте:

Скачать образец документа

Образец оформления протокола совещания

Чтобы понять, как правильно протоколировать совещания, можно рассмотреть следующий пример оформления протокола:

Скачать образец документа

Образец протокола встречи с клиентом

Среди многочисленных форм протоколов в число наиболее часто используемых можно отнести также документ, составляемый при проведении деловых переговоров. На нашем сайте можно скачать образец протокола встречи с деловым партнером:

Скачать образец документа

Часто задаваемые вопросы:

Как правильно протоколировать совещания?

Перед началом встречи секретарь должен подготовить бланк документа, заполнив номер протокола, а также дату и место заседания. Затем необходимо перечислить всех присутствующих и обозначить лиц, которые будут выступать с докладами. Отдельным абзацем следует записать решения (постановления) собрания.

Что является датой протокола?

Как правило, окончательный вариант такого документа составляется после совещания, поэтому его датой станет непосредственно день заседания. При длительности такой встречи в несколько дней указывать дату необходимо включая все дни проведения собрания: 5-7.07.15 г.

mosadvokat.org

Как вести протокол совещания образец

Функционирование субъекта предпринимательской деятельности, имеющего статус юридического лица, предполагает необходимость принятия управленческих, организационных и производственных решений. Тематика вопросов часто находится в компетенции руководителей структурных подразделений, акционеров, учредителей, а также деловых партнеров. Они выносятся на общее собрание для обсуждения и принятия наиболее выгодного вердикта. Для фиксирования факта проведения мероприятия, рассмотрения актуальных проблем и принятия по ним определенных решений, оформляется протокол общего собрания. Что это за документ, какая информация в нем отображена и какие правила его оформления?

Голосование

Какие вопросы решаются на заседании

На общем собрании рассматриваются те вопросы, решение которых определено таким образом уставной документацией.

Не созывается заседание для вынесения на повестку дня проблем, решаемых специалистами организации и руководителем предприятия посредством ведения переговоров, документального их фиксирования и утверждения внутренней распорядительной документацией, имеющей форму приказов, распоряжений и положений. Итогом заседания уполномоченных лиц является документальное оформление процедуры.

Ведение протокола совещания, а также его учет и хранение, вменены в обязанности секретаря, избираемого отдельным документом, с которым выражают свое согласие все участники операции. Бумага является неотъемлемой частью деятельности компании. С ее помощью, руководители регламентируют изменения в сфере ее функционирования. В ней отображаются корректировки в составе акционеров или учредителей, реорганизация или ликвидация предприятия, а также проведение эмиссии акций.

Параметры общих собраний

Документ оформляется в проблемных ситуациях, требующих коллективного обсуждения и решения. Образец протокола общего собрания с любой повесткой дня, имеет единый шаблон для конкретного предприятия, что упрощает процедуру его оформления. Он отображает параметры хозяйственной деятельности предприятия и является важной юридической бумагой. Ее форма, содержание и порядок заполнения регламентированы в положениях нормативно-правовых источников. Их нарушение может быть выявлено при проверке контролирующими органами, что наверняка станет причиной признания недействительности отраженного в документе решения.

Законодательные требования к оформлению

В правовых актах регламентирован не только порядок проведения процедуры заседания, но и приведен пример оформления протокола совещания. В нем должна содержаться информация:

дата и место проведения мероприятия;
участники события;
количество голосов, которыми владеют присутствующие участники;
общее число голосов с учетом их отсутствующих владельцев;
сведения, идентифицирующие личность председателя;
состав президиума;
вопросы, являющиеся повесткой дня.

Документ составляется в двух экземплярах не позднее 15 дней со дня его проведения. Нарушение сроков оформления бумаги и невключение в нее основных положений, расценивается как нарушение и является основанием считать отраженную в ней информацию неактуальной.

Цель оформления документа

В протоколе заседаний документально отражен ход вынесения коллегиального решения, фиксирующего достигнутые договоренности и определяющего дальнейшее направление деятельности компании.

Руководство любого субъекта предприятия, созданного более чем одним учредителем, должно использовать схему протоколирования своих решений, что определяет их юридическую защищенность. При принятии директором или основателем организации единоличного решения в сфере ведения и управления хозяйственной деятельности, обязателен созыв лиц, имеющих отношение к поднимаемому вопросу, на совещательное собрание, фиксируемого в протоколе, оформленном в соответствии с общими правилами.

Образец протокола общего собрания

Как составить протокол заседаний

Оформление документа, фиксирующего решение руководства, осуществляется в несколько этапов. Изначально проводятся подготовительные мероприятия, направленные на определение повестки дня. В соответствии с ней ответственные лица подготавливают необходимые документы, подтверждающие или обосновывающие определенные события, факты и предположения. После завершения подготовительного этапа деятельности, оформляются приглашения всех участников на мероприятие. Каждому из них рассылаются информационные данные, в которых отображены вопросы, находящиеся в компетенции получателя.

Перед проведением заседания, его секретарь регистрирует всех явившихся участников. Для упрощения процедуры, заранее составляется общий список приглашенных лиц, количество которых должно соответствовать числу голосов, необходимых для признания решения юридически законным.

Документирование хода собрания, рассмотренных вопросов и вынесенных решений проводится при помощи аудио — или видеозаписи, используемых впоследствии для обработки информации с целью достоверного оформления документации и подтверждения определенных фактов. Одновременно с записями, секретарю следует делать письменные черновые наброски об обсуждаемых темах, чтобы впоследствии проще было структурировать документ и отображать в нем информацию. Последним этапом события является отображение в протоколе списка используемой документации, сведения из которой были использованы для докладов, для аргументации точек зрения и для принятия решения.

Как оформить

Бланк протокола рабочей встречи должен быть разработан на каждом предприятии. При его составлении разработчику необходимо учитывать нормы действующего законодательства, а также требования положений делопроизводства в сфере внесения реквизитов.

Документ может быть оформлен в кратком или развернутом виде, идентификация которого зависит от полноты изложения проведенного собрания. В его полную форму включаются все подробности выступлений. В кратком виде отображаются только сведения о выступающих участниках и о поднятой ими теме. Решение о том, в какой форме составлять документ, принимается коллегиально или единолично председателем.

Реквизиты

Шаблон протокола совещания должен содержать сведения о наименовании компании, а также принятую аббревиатуру для конкретной организационно-правовой формы собственности, и ее расшифровку.

Его форма едина для всех типов субъекта. В документе фиксируется юридический адрес местонахождения организации. Если он не совпадает с фактическим параметром, то о нем следует также упомянуть. Все вносимые сведения должны соответствовать информации, отображенной в Уставе субъекта и, соответственно, внесенной в Единый государственный реестр.

Данные о собрании

После отображения всех реквизитов предприятия, по вопросам которого организовано совещание, следует отобразить его характеристики. Они подразумевают время и формат его проведения. Мероприятие может быть плановым, внеочередным, годовым, квартальным или месячным. Законом определено, что оно не может быть проведено реже, чем раз в год.

Формы собраний

Для общего собрания характерна реализация по нескольким схемам. Члены мероприятия могут принимать в нем непосредственное личное участие. Законом допускается его проведение в заочной форме. Ее принцип заключается в сборе документации, отправленной ранее для ознакомления и принятия решения об отдаче своего голоса. Для этого используются современные возможности всемирных сетей, позволяющих передавать и получать информацию по электронной почте, через мессенджеры и по скайпу.

Основная часть протокола

Решение единственного участника

В основной части протокола должны быть отображены вопросы, интерпретируемые как повестка дня. Их перечень определен законом только для собрания, проводимого по итогам года. В остальных ситуациях, он определяется коллегиально или инициатором мероприятия самостоятельно.

В документе следует отобразить временные параметры относительно начала и окончания регистрации участников. Не допускается регистрировать лиц, не обладающих правом на участие в обсуждении. С целью недопущения таких нарушений, секретарю вменяется дополнительная обязанность по установлению личности членов собрания. Их перечень отображается в разделе документа «Присутствовали», в котором следует указать сведения об участнике, идентифицирующие его личность, занимаемую им должность и количество принадлежащих ему голосов.

В протоколах, составленных представителями акционерных обществ, принято дополнительно указывать данные удостоверения личности или оформленной доверенности действовать от имени акционера. В этой же части документа фиксируются временные параметры всех этапов мероприятия и итоги голосования, определяемые по подсчетам.

Рассмотрение каждого вопроса с повестки дня должно сопровождаться записями о количестве голосов лиц, имеющих право на принятие участие в голосовании и непосредственно принявших в нем участие.

Отдельно указывается количество воздержавшихся голосов, что по умолчанию интерпретируется как сомнение участника, и при подсчете не учитывается.Принятые решения фиксируются в соответствии с формулировкой докладчика выступления, а также с указанием его личных данных. Информация подается в виде тезисов, выраженных в виде краткого содержания выступления.

Заключительная часть

В заключительной части документа должны быть отражены подписи и их расшифровки, учредителей, акционеров, других участников, председателя и секретаря. Обязательно указание даты составления документа. Она может не совпадать с днем проведения собрания. Печать на протоколе ставить не нужно.

Особые протоколы и собрания

Протокол

Отдельно стоит рассмотреть, как вести протокол совещания, образец которого можно найти в свободном доступе сети интернет, если его участники являются собственниками многоквартирного дома или садоводческого общества. На таком собрании, все его члены обладают равными правами. При отсутствии большего количества лиц, решения будут приниматься на основании голосов присутствующих на мероприятии участников. Заключение, отображенное в протоколе, обязательно к исполнению всеми членами жилищного фонда или садоводческого общества. При этом не учитывается, были ли они на собрании или нет.

При составлении документа, необходимо отобразить состав комиссии, ответственной за подсчет голосов. Председателем и секретарем могут быть уполномоченные лица или представители структуры, выбранные посредством голосования из присутствующих членов. На мероприятии определяется способ управления субъектом.

Документ должен быть оформлен в соответствии с законодательно предусмотренными правилами. К процедуре следует отнестись ответственно и доверить ее лицу, компетентному в сфере документооборота, поскольку протокол является единственным документальным отображением принятых решений коллегиального собрания. Он является юридическим документом, предоставляемым контролирующим органам во время аудиторских проверок.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

101biznesplan.ru

Как правильно составлять протокол совещания. Как правильно составлять. KakPravilno-Sdelat.ru

» Как правильно составлять

Протокол заседания — оформляем правильно

Протокол заседания — это документ, отражающий информацию о рассматриваемых на заседании вопросах и принятых решениях. Он относится к организационно-распорядительной документации. Сведения в протокол вносятся секретарем заседания или другим уполномоченным лицом на основании диктофонной или ручной записи. До начала заседания должны быть подготовлены все необходимые документы: повестка дня, список участников, тексты выступлений, а также проекты возможных решений.

Протокол заседания комиссии или другого органа власти может быть издан в полной или краткой форме. Последняя не включает в себя ход обсуждения решаемых вопросов и фиксирует только принятые решения.

Протокол в полной форме обычно включает две части — вводную и основную. Вводная содержит фамилии (а также инициалы) председательствующего, секретаря и участников заседания, а также присутствующих лиц. Если число присутствующих больше 15, делается ссылка на обязательный полный список фамилий. Если присутствующие относятся к разным органам власти, для каждого указывается должность и место работы.

Кроме того, во вводной части должна быть обязательно указана повестка дня с перечислением вопросов в порядке значимости и указанием фамилии докладчика по каждому вопросу.

Протокол заседания в своей основной части состоит из разделов в соответствии с повесткой дня. Текст каждого из пунктов, как правило, строится по краткой схеме:

— Постановили (или решили): ФИО.

Краткое содержание каждого выступления заносится в текст протокола или прилагается в виде отдельного материала (при этом в тексте протокола делается пометка с соответствующей ссылкой). В случае голосования приводятся его итоги. В протокол обязательно должно вноситься принятое по каждому пункту решение.

Протокол заседания должен быть подписан председателем, а также секретарем заседания. Датой протокола считается дата проведения совещания или заседания. Каждому протоколу дается порядковый номер отдельно по соответствующей группе протоколов, при необходимости с буквенным кодом. Нумерация ведется по нарастающей в течение года.

Протокол заседания совета директоров имеет свои особенности. Общие требования к этому документу приводятся в тексте ФЗ Об акционерных обществах (ст.68). Кроме того, в случае если совет директоров на заседании принимает постановление о выпуске акций (ценных бумаг), то, согласно утвержденным в РФ Стандартам эмиссии ценных бумаг протокол такого заседания должен отражать результаты поименного голосования всех членов совета. Это основное нормативное требование к протоколу.

На практике оформление таких протоколов может сильно различаться по способу составления и степени детализации. Одни протоколы соответствуют подробной стенограмме заседания с отражением всех реплик и задаваемых вопросов. Требование к такому ведению протокола обычно зафиксировано в положении о совете директоров.

Другая крайность — предельно краткий протокол заседания, включающий только сведения о составе участников, повестку дня, формулировку поставленных вопросов и принятых решений.

Оптимальный вариант обычно представляет собой нечто среднее. Чрезмерно подробный протокол составляется, как правило, на основании аудиозаписи заседания. При ее расшифровке возможны неточности, искажающие смысл решаемых вопросов. К тому же не следует забывать, что право быть ознакомленным с протоколом заседания имеет любой акционер. При обсуждении коммерческих вопросов подробный протокол может зафиксировать массу сведений, являющихся коммерческой тайной.

С другой стороны, излишняя краткость протокола может навести рядовых акционеров на мысль о формальном подходе и недостаточной эффективности работы совета директоров. Желательно по каждому вопросу указывать инициаторов и участников дискуссии, аннотацию выступления, суть и авторов задаваемых вопросов. Данный подход, помимо прочего, позволяет более эффективно оценить вклад каждого участника.