Расставлять приоритеты это: Как расставить приоритеты в жизни и в работе

Содержание

Как расставлять приоритеты в работе

Опубликовано

Когда речь заходит о расставлении приоритетов в работе, то, наверное, у каждого из опытных руководителей будет, что сказать на эту тему. Жаль, что в большом количестве советов тоже можно потеряться до такой степени, что среди них тоже придётся выделять наиболее важные.

Первое, что нужно понять – планирование и приоритеты задач тесно связаны. Простой пример: вам нужно построить дом. Из задач – закладка фундамента, возведение стен, монтаж кровли. Если нарушить последовательность, то дом вы не построите. Любая произвольная комбинация и неправильное разнесение во времени приведёт к печальным последствиям.

Наиболее популярные подходы к расстановке приоритетов

Больше всего детализировать и разбирать по винтикам любую свою деятельность любят программисты и управленцы.

В теории менеджмента используются следующие методологии:

  • Цель-задача-функция. Вечная классика. Перечисляете все стоящие цели, формируете на их основе задачи и функции. Самый важный объект здесь – функции. Именно их нужно разносить по временной шкале и по важности.
  • Матрица Эйзенхауэра. Распределение задач по важности и срочности. Этот метод рассмотрим подробно ниже.
  • Тайм-менеджмент по АВС-системе. Дела, цели, задачи делятся на три группы по важности: A, B и C (от большего к меньшему).
  • Планирование по правилу Парето. Знаменитый принцип 20/80. Соответственно, приоритет нужно отдавать тем задачам, которые будут давать наибольшую отдачу. Например, зачем тратить время на 80% клиентов, которые дают всего 20% прибыли? Лучше уделить внимание тем 20% заказчиков, которых принесут 80% дохода. И т.п.

У программистов методологий больше. Но и применяются они в рамках принятых на вооружение систем управления проектами. Вот только некоторые из них:

  • RICE (охват, влияние, достоверность, усилия).
  • ICE (своеобразная модификация RICE: влияние, уверенность, простота реализации).
  • Матрица Кано. Приоритеты выбираются из соотношений удовлетворённости и функциональности (применяется к планированию новых продуктов).
  • 2 списка (в одном все дела/задачи, во втором только те, что нужно решить лично, остальные нужно делегировать).
  • Ценность против усилия (легко соотносится с правилом Парето).
  • Стоимость задержки (невыполнение какой из задач/функций нанесёт наибольший вред).
  • Купи функцию (в приоритете те задачи, которые нужны клиенту/заказчику/владельцу в первую очередь).
  • WSJF (на первом месте — короткие и простые задачи).
  • Оценка возможностей (приоритеты расставляются в зависимости от важности и удовлетворённости).

Ну и не стоит забывать о «Красной» культуре, которая по-прежнему преобладает в РФ и странах СНГ. Здесь принцип приоритетности формулируется максимально просто:

«Что скажет вышестоящий руководитель делать в первую очередь, то и будет в наивысшем приоритете».

Матрица Эйзенхауэра

Наиболее наглядная, простая и действительно эффективная методика расстановки приоритетов на все времена.

Идея сводится к тому, что все ваши дела, задачи, планы и события нужно распределить на четыре группы (в зависимости от срочности и важности):

  • Важно и срочно. Такие дела нужно сделать в первую очередь. Желательно лично. Если лично сделать невозможно, то действия доверенных лиц должны быть под максимальных контролем.
  • Важно и не срочно. Внести в план/расписание. Можно делегировать. Но вопрос контроля с вас не снимается. В назначенное время результат будет всё равно спрашиваться с вас. Главное, чтобы задачи из этой категории не переходили в разряд первых (важных и СРОЧНЫХ).
  • Срочно и не важно. Лучшее решение для руководителя – делегировать такие задачи ответственным исполнителям, чтобы освободить своё время и не тратить на них свои силы. Если делегировать задачи из этой категории некому, то к их выполнению стоит приступать только после первых двух категорий.
  • Не срочно и не важно. Можете смело отложить такие задачи в долгий ящик и вернуться к ним тогда, когда решите все остальные. Практика показывает, что к таким делам не возвращаются никогда и их можно безболезненно вычеркнуть из списка или вообще забыть.

Советы для повышения эффективности

Трезво оценивайте свои силы и категории задач. Не забывайте, что они могут быть разовыми (единичными) или повторяющимися (цикличными). Очень важно помнить о взаимном влиянии одних на других, как в примере с домом.

Самая серьезная проблема – это создать список всех ваших дел, событий и т.п., провести их категоризацию и систематизацию. Даже если вам понравился подход Эйзенхауэра, то на листе бумаги все пункты могут просто не поместиться (иногда не хватает даже офисной доски со стикерами).

Как быть? Нужен качественный софт для работы с планированием.

Projecto идеально подходит на статус корпоративного инструмента. Это облачная платформа. Projecto хорошо адаптируется под любые методологии и просто внедряется на любых проектах.

Не верите? Попробуйте в деле и убедитесь лично. Никакой регистрации и запроса тестирования не требуется.

(демоверсия Projecto)

Рубрика: Теория

Фокус на главном: как расставлять приоритеты

Стремиться успеть все — одна из основных ошибок тайм-менеджмента. Выполнить все невозможно, однако вполне реально сделать главное. Но и здесь возникают трудности, ведь кажется, что многое имеет значение! Это не так. Делимся советами о том, как расставлять приоритеты.

Исключить лишнее

Прежде чем расставить приоритеты, стоит пересмотреть все долгосрочные и краткосрочные цели, задачи и отказаться от ненужного. Джим Коллинз, автор книги «От хорошего к великому», предлагает составить «список того, что нужно прекратить делать». Для этого нужно обдумать каждый пункт в ваших планах и честно ответить на вопросы:

  • Актуально ли это до сих пор?

  • Что будет, если от этого отказаться?

  • Как делать это быстрее?

  • Что мне это дает?

  • Является ли эта цель или задача подлинной, а не навязанной извне?

Например, вы решили заняться йогой, потому что это популярно, однако на самом деле вам не так интересна эта деятельность и вы бы хотели попробовать другой вид физической активности.

Ответить на главный вопрос

Идея этого способа в том, чтобы тратить минимум ресурсов и получать при этом максимум. Авторы книги «Начни с главного» Гэри Келлер и Джей Папазан рекомендуют периодически задавать себе вопрос: «Какую одну вещь я могу сделать, чтобы все остальное стало проще или вообще не нужно?» Выбрать можно только один вариант. Ответ помогает конкретизировать и исключить ненужное.

Матрица Эйзенхауэра

Этот распространенный инструмент помогает расставить приоритеты для рутинных задач, но он не применим для постановки стратегических целей. Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов (A, B, C, D), по которым вы распределяете дела, ориентируясь на две характеристики — важность и срочность:

  • Важное и срочное — A

  • Важное, но несрочное — B

  • Неважное, но срочное — C

  • Неважное и несрочное — D

Запишите в каждый квадрат дела в соответствии с параметрами. От того, что поместилось в ячейку D, можно сразу отказаться. Стоит обратить внимание на ячейку C: в ней находятся срочные, но неважные дела. Почему они не имеют значения, однако требуют сиюминутного разрешения? Возможно, некоторые из них стоит перенести в ячейку D. Ваш фокус стоит направить на то, что написано в квадрате A. К остальным делам можно переходить постепенно.

Квадрат Декарта

Когда вы определили, казалось бы, наиболее важные и срочные дела, их может быть по-прежнему много. Проверить значимость помогает квадрат Декарта, о котором говорилось в книге «Бизнесхак 2.0».

Ответьте на четыре вопроса:

  • Что будет, если это произойдет? (Плюсы от выполнения)

  • Чего не будет, если это произойдет? (Минусы от выполнения)

  • Что будет, если этого не произойдет? (Плюсы от невыполнения)

  • Чего не будет, если это не произойдет? (Минусы от невыполнения)

Благодаря ответам на эти вопросы вы осознаете последствия как выполнения, так и выполнения, а также сможете оценить степень срочности.

Стратегия ABCDE

Мировой эксперт в области психологии Брайан Трейси не раз рекомендовал метод расставления приоритетов ABCDE в консультациях и книгах. Суть в следующем: составьте список дел, которые нужно выполнить за ближайший месяц. Каждой задаче присвойте статус или же распределите в определенный столбик.

Задачи А — наиболее важные

Это ключевые задачи, невыполнение которых чревато неприятными последствиями. Если же их слишком много, распределите их в соответствии с матрицей Эйзенхауэра, о которой говорилось выше.

Задачи B — имеют меньшие последствия

К таким задачам относятся те, к которым вы перейдете после блока А. То есть они имеют значение, однако степень срочности и важности ниже. Задайте себе вопрос: «Могу ли я сделать это завтра, на следующей неделе?» Если ответ положительный, смело присваивайте ей статус B.

Задачи С — не имеют последствий

Задачи типа С — это те задачи, которые желательно выполнить для улучшения чего-либо. В то же время, если вы их не выполните, хуже не станет.

Задачи D — можно делегировать

Задачи D можно кому-нибудь поручить. Это помогает высвободить время для всех предыдущих задач. Например, вместо передачи документов коллеге лично отправьте курьера.

Задачи E — то, от чего стоит отказаться

Задачи типа Е не имеют ни положительных, ни негативных последствий как от их выполнения, так и от невыполнения. То есть они совершенно не влияют на вашу жизнь, следовательно, незначительны и их можно исключить.

Дополнительные рекомендации

Планируйте в тишине и спокойствии.

Пусть вас ничто не отвлекает в этот момент, а ваше эмоциональное состояние будет спокойным: так вы не будете принимать необдуманных решений.

Придерживайтесь правила 10/10/10.

Прежде чем принять решение, спросите себя: Как я отнесусь к этому через 10 минут? Через 10 месяцев? Через 10 лет?» Например, если вы отказываетесь от какого-то занятия, будете ли вы об этом жалеть?

Будьте добры к себе.

Можно поставить 100 целей в месяц, запустить несколько проектов, улучшить иностранные языки, научиться лепить горшки и установить беговые рекорды, а потом выгореть. Тогда все окажется бессмысленным, а вкус к жизни будет потерян. Не забывайте о том, что здоровье тоже может быть в приоритете и отдых — не менее необходимый пункт в вашем списке, чем какая-то другая деятельность.

Иллюстрация: Anton Matyukha / Depositphotos.com

Любовь Карась

Теги

#саморазвитие

#эрудиция

Приоритизация ИТ-проектов: как решить, над чем работать и в каком порядке — BMC Software

Блог по управлению услугами срочно заинтересованными сторонами. Без времени или ресурсов, чтобы решить их все сразу, становится важным расставлять приоритеты задач. Эффективная расстановка приоритетов может помочь ИТ-командам управлять временем, повысить эффективность работы всех участников и гарантировать, что ваша команда в первую очередь занимается наиболее важными проектами.

Тем не менее, расстановка приоритетов ИТ-задач — нелегкий процесс. При наличии большого количества вовлеченных сторон, у каждой из которых, похоже, разные мнения о том, как следует управлять проектами, попытка правильно расставить приоритеты проектов может быть разочаровывающей и неэффективной. Однако реализация некоторых стратегий, помогающих расставить приоритеты в проекте, и создание системы расстановки приоритетов может сделать эту задачу более эффективной и действенной.

Стратегии приоритизации проектов

Вот несколько вещей, которые ваша организация должна рассмотреть в рамках своей системы приоритизации:

Оценка проектов с учетом планирования на стратегическом уровне

Перед расстановкой приоритетов важно потратить некоторое время на сбор всей информации, необходимой вашей команде для эффективного управления проектами. Одна часть этого сбора информации должна включать работу с командой руководителей и получение полного понимания общего видения бизнеса, направления, в котором компания планирует двигаться, и графика любых серьезных сдвигов. Чтобы лучше понять эти вопросы, подумайте о привлечении всех руководителей проектов к планированию на стратегическом уровне. Лучше понимая и учитывая планы компании на стратегическом уровне, ИТ-команда сможет лучше расставлять приоритеты в проектах.

Определение факторов, мотивирующих каждый проект

Аналогичным образом, в рамках сбора информации полезно понять, какие факторы мотивируют каждый проект. Например, направлен ли проект на получение конкурентного преимущества, финансовой выгоды, улучшения процессов, соблюдения правовых или налоговых норм, повышения качества, снижения рисков или развития бизнеса? Понимание того, какие факторы мотивируют каждый проект, является важной информацией, которой должна обладать ваша команда, прежде чем заказывать проекты.

Выявление любых проблем, которые могут повлиять на успех или завершение проекта

Еще один компонент, который необходимо продумать, — это все, что потенциально может повлиять на завершение проекта. Например, у вас есть проект, который можно завершить только после того, как другая команда выполнит задачу? Или тот, который зависит от факторов, которые находятся вне контроля бизнеса? Если это так, важно определить эти проблемы, чтобы вы могли помнить о них при оценке того, какие проекты взять на себя в первую очередь.

Создание матрицы на основе критериев

Собрав необходимую информацию, создайте объективную систему для взвешивания и оценки проектов. Создание матрицы на основе критериев является эффективным способом сделать это и построить модель, которую можно использовать многократно. Это позволит вашей команде оценивать каждый проект на основе установленных критериев, что обеспечит объективную систему, основанную на данных, для определения приоритетов задач.

Совместное использование списка приоритетов с группой управления и руководства

После того, как вы создали список приоритетных проектов, важно поделиться этим списком с руководством и командой лидеров перед началом работы. В дополнение к обмену этим списком полезно также просмотреть матрицу с заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить прозрачность ранжирования проектов. Это гарантирует, что все стороны находятся на одной странице в отношении того, каким проектам будет отдан приоритет, и помогает установить четкие ожидания. Кроме того, он предлагает еще одну возможность для обратной связи и ввода до того, как установленный план будет приведен в действие.

Эффективное создание и использование матрицы на основе критериев для приоритизации проектов

Хотя сбор информации и обмен ею являются важной частью процесса, создание и использование матрицы на основе критериев, возможно, является наиболее важным способом обеспечения стратегического определения приоритетов , объективно и эффективно. Для разработки матрицы необходимо задействовать все заинтересованные стороны ИТ.

При наличии этих заинтересованных сторон первым шагом является установление критериев, которые будут использоваться для оценки проектов. Эти критерии будут специфическими для каждой организации и должны учитывать приоритеты и потребности вашей организации. Однако при разработке этих критериев важно убедиться, что они являются факторами, которые можно объективно и легко измерить. Примеры используемых общих критериев:

  • Конкурентное преимущество
  • Удовлетворение потребностей клиентов
  • Простота реализации
  • Потенциальный доход

После разработки критериев присвойте каждому критерию вес по шкале от 1 до 5, где 1 — наименее важный, а 5 — наиболее важный .

После того, как критерии установлены и взвешены, вы можете использовать матрицу для оценки конкретных проектов. Используя аналогичную шкалу от 1 до 5, оцените каждый проект на основе влияния, которое он окажет на каждый выявленный критерий. Например, оценка 1 будет означать, что проект окажет наименьшее положительное влияние на конкретный критерий; тогда как оценка 5 будет означать, что проект окажет наиболее положительное влияние на установленный критерий.

После оценки каждого проекта на основе его воздействия на каждый выявленный критерий просто умножьте рейтинг и вес, чтобы получить балл по каждому критерию. Затем сложите баллы по каждому проекту, чтобы определить порядок, в котором следует рассматривать проекты.

Дополнительные сведения о разработке и использовании матрицы на основе критериев см. в этом учебном пособии.

Советы по простой и эффективной реализации стратегий расстановки приоритетов

Даже при наличии хороших стратегий и систем процесс расстановки приоритетов ИТ-задач может быть сложным и утомительным. В конце концов, в нем по своей сути участвует множество разных людей, многие из которых имеют разные приоритеты и мнения о том, как следует решать проекты. Чтобы облегчить это бремя и сделать планирование более продуктивным, помните об этих советах:

  • Пусть данные управляют процессом. Когда вы садитесь с командой для определения приоритетов проектов, убедитесь, что вы взяли с собой всю необходимую информацию и данные. Использование данных для помощи в формулировании проблем и влияния, которое будут иметь проекты, может уменьшить степень, в которой мнения и «интуитивные чувства» управляют или отвлекают во время процесса.
  • Будьте последовательны в отношении используемых критериев. Еще один способ уменьшить влияние индивидуальных мнений и желаний — быть последовательным в отношении критериев, используемых в матрице планирования. Это гарантирует, что организационные приоритеты находятся в центре процесса, в отличие от желаний отдела или необоснованного мнения отдельного лица о том, как следует решать проекты.
  • Объединение вокруг целей. Еще один способ гарантировать, что процесс определения приоритетов сосредоточен на правильных проблемах, — убедиться, что все вовлеченные стороны согласны и объединены вокруг одних и тех же организационных целей. Объединение вокруг одних и тех же целей верхнего уровня перед началом задачи расстановки приоритетов поможет сделать процесс более целенаправленным и эффективным.
  • Расставляйте приоритеты с учетом конкретных временных рамок. При работе с командами над определением приоритетов проектов полезно указывать временные рамки. Например, сотруднику отдела или команды легче понять, что проект не будет решаться «в этом месяце» или «в этом квартале», чем услышать, что он не рассматривается. Этот небольшой сдвиг может оказать большое влияние на процесс расстановки приоритетов и на то, как будет получен список приоритетов.

Расставить приоритеты в ИТ-проектах непросто или быстро, но это важный шаг к успеху ИТ-команд. Выделение времени на выполнение этого процесса помогает убедиться, что у команды есть необходимая информация для определения приоритетов задач и что команда в первую очередь берется за наиболее важные проекты. Кроме того, это помогает установить общеорганизационную коммуникацию, четкие ожидания и прозрачность в отношении ранжирования проектов. Если в вашей организации нет системы определения приоритетов проектов, как можно скорее начните работу с заинтересованными сторонами в области ИТ и командой руководителей, чтобы создать систему, которую можно последовательно использовать для определения приоритетов проектов.

Эти сообщения являются моими собственными и не обязательно отражают позицию, стратегию или мнение BMC.

Видите ошибку или есть предложение? Пожалуйста, сообщите нам об этом по электронной почте [email protected].

BMC приносит A-Game

BMC работает с 86% Forbes Global 50, а также с клиентами и партнерами по всему миру, чтобы создать их будущее. Благодаря нашей истории инноваций, ведущим в отрасли решениям для автоматизации, управления операциями и услугами в сочетании с непревзойденной гибкостью мы помогаем организациям высвободить время и пространство, чтобы стать автономным цифровым предприятием, которое завоевывает возможности в будущем.
Узнайте больше о BMC ›

Вам также может понравиться

Об авторе

Стивен Уоттс

Стивен Уоттс (Бирмингем, Алабама) участвует в различных публикациях, включая Search Engine Journal, ITSM.Tools, IT Chronicles, DZone и CompTIA.

Приоритет определения и значения — Merriam-Webster

расставить приоритеты pri-ˈȯr-ə-ˌtīz

-ˈär-;

ˈprī-ə-rə-

переходный глагол

: перечислить или оценить (проекты, цели и т. д.) в порядке приоритета

расстановка приоритетов

prī-ˌȯr-ə-tə-zā-shən

-är-;

ˌprī-ə-rə-

существительное

Примеры предложений

всегда трудно расставлять приоритеты в работе, школе и семье. Если вы хотите эффективно выполнять свою работу, вы должны научиться расставлять приоритеты . Городской совет надеется на отдать приоритет проекту строительства моста на следующей встрече.

Недавние примеры в Интернете Более 100 выживших после преступлений, их семьи и сторонники собрались в Капитолии штата Аризона в понедельник утром, чтобы призвать законодателей штата выступить за законодательные реформы для устранения коренных причин преступности и отдайте приоритет службам восстановления после травм. — Лаура Даниэлла Сепульведа, , Республика Аризона, , 1 марта 2023 г. Объединенные учителя Лос-Анджелеса решат, кто обладает властью в его мощном профсоюзе на этой неделе, подготовив почву для того, что его профсоюз из 35 000 членов отдаст приоритет в критическое время для восстановления учащихся и школ после пандемии. — Райан Фонсекастафф, сценарист, 9 лет.

0122 Los Angeles Times , 28 февраля 2023 г. Затем отдайте предпочтение сну в своей жизни: новое исследование показало, что соблюдение пяти привычек хорошего сна увеличивает ожидаемую продолжительность жизни мужчины почти на пять лет, а жизнь женщины — почти на 2,5 года. — Сэнди Ламотт, CNN , 23 февраля 2023 г. Во время заседания суда комиссаров в понедельник единогласное голосование проложило путь совету по планированию к исследованию и определите приоритеты проектов и проанализируйте затраты. — Dallas News , 23 февраля 2023 г. Наша основная целевая аудитория — это сообразительные люди, которые любят иностранные фильмы и сериалы и выбирают
и отдают приоритет новым культурным впечатлениям. — Георг Салаи, The Hollywood Reporter , 23 февраля 2023 г. А Тауэрс, политический новичок, который учит детей в детском саду после школы и служит молодежным пастором в церкви своего отца, сказал, что избиратели готовы к другому направлению, олдермену, который будет уделяйте первоочередное внимание наиболее насущным проблемам района. — Джон Бирн, Chicago Tribune , 20 февраля 2023 г. Главной опорой этой модели является устойчивость государственного финансирования фильмов, которое выросло, а не упало, поскольку правительства отдают приоритет кино и телевидению как стратегическим секторам, помогающим восстановиться после пандемии. — Джон Хоупвелл, Variety , 17 февраля 2023 г. Для тех, кто отдает предпочтение комфорту , есть носки с полной подушкой и плюшевыми стельками. — Сара Кафлин, SELF , 14 февраля 2023 г. Узнать больше

Эти примеры предложений автоматически выбираются из различных онлайн-источников новостей, чтобы отразить текущее использование слова «приоритет». Мнения, выраженные в примерах, не отражают точку зрения Merriam-Webster или ее редакторов. Отправьте нам отзыв.

История слов

Первое известное использование

1961, в значении, определенном выше

Путешественник во времени

Первое известное использование приоритета было в 1961 году

Другие слова того же года приоритетный

расставлять приоритеты

приоритет

Посмотреть другие записи поблизости

Процитировать эту запись «Расставлять приоритеты.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *