Протокол рабочего совещания пример: Протокол совещания. Образец 2021 года

Содержание

Образцы протоколов совещаний. Узнаем как составить протокол совещания: образец

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее.

Типы совещаний

Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

Зачем требуется протокол совещания?

В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.

Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений. Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.

Ведение

Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов. Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи. Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.

Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.

Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.

Оформление

Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.

Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.

Оперативное совещание

Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
Определенный состав присутствующих.
Подобные темы и вопросы.
Небольшая длительность.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.

Хранение

Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

Вывод

Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.

Как делается протокол совещаний. Как вести протокол совещания или бизнес-встречи

На собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания . Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009 .

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

вводную;
основную.

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали » в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других , то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные » и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня .

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).

Рис. 3.3. Пример оформления краткого протокола

Рис. 3.4. Пример оформления полного протокола

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей : «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ » излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «

ВЫСТУПИЛИ » с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ » («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.

Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5).

Рис. 3.5. Пример оформления выписки из протокола

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный , как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления , не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

Типы совещаний

Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.

Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Зачем требуется протокол совещания?

Ведение

Оформление

Совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).

В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

Оперативное совещание

Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
Определенный состав присутствующих.
Подобные темы и вопросы.
Небольшая длительность.

Хранение

Вывод

Протокол совещания является информационно-распорядительным актом, где осуществляется фиксация процесса обсуждения хозяйственных вопросов на предприятии. Также данный бланк первичной документации содержит в себе решения, принятые участниками собрания. Ведение подобной документации – одна из необходимых составляющих любых собраний на предприятии .

Именно данный протокол отвечает за эффективность исполнения решений по каким-либо вопросам.

Гражданский кодекс Российской Федерации в статье 181 пункт два в подробностях рассматривает порядок оформления данного документа. Существует ряд определенных требований, которые должен соблюдать человек ведущий записи. Ниже мы предлагаем рассмотреть, как составить протокол заседаний и какую информацию в нем необходимо указывать.

Для решения жилищных вопросов законодатель требует обязательного ежегодного проведения собрания

Кто занимается ведением записей

Обязанности по ведению записи хода общего собрания входит в работу секретаря. В обязанности данного человека входит и правильное оформление этого документа. Секретарем совещания может выступить не только лицо, занимающее подобный пост в штате предприятия. Вести протокол заседаний может любой сотрудник, имеющий необходимые должностные полномочия.

Чаще всего, ответственность за составление необходимой документации возлагается на должностных лиц, имеющих знания касаемо решения рассматриваемого вопроса. В том, случае если секретарь плохо разбирается в рассматриваемом вопросе, то данному лицу допускается задавать дополнительные вопросы. Протокол общего собрания должен как можно точно освещать процесс обсуждения.

Помимо создания записей, в задачу секретаря входит процесс подготовки к проведению собрания. В сферу ответственности этого лица входит составление списка участников, разработка схемы самого процесса и работа с первичной документацией предшествующих собраний. Такой подход позволяет выделить ряд вопросов, которые должны быть рассмотрены в первую очередь.

Структура бланка

Для письменной фиксации обсуждаемых вопросов используются специальные бланки, установленные администрацией предприятия. Бланк протокола рабочей встречи имеет определенную структуру и нормативы по его заполнению. Наиболее часто подобные бланки используются для ведения записей в муниципальных и государственных органах. Индивидуальные предприниматели и частные организации предпочитают обычные шаблоны, которые составляются на компьютере.

Несмотря на вышесказанное, данный акт обязан иметь в своей структуре такие необходимые поля:

реквизиты предприятия, где ведутся переговоры;
оглавление;
дата проведения и регистрационный номер документа;
город, где проводится совещание;
перечисление рассматриваемых вопросов;
ключевая часть;
роспись слушателей, секретаря и руководителя собрания.

Пример составления рассматриваемого документа

Данный бланк составляется на основе видео и аудиоматериалов, которые делаются секретарем в ходе проведения совещания. Составление и заполнение протокола – длительный процесс, который может занимать около пяти дней. В отдельных случаях, которые прописываются законодательством или внутренним распоряжением администрации предприятия, для составления бланка могут быть установлены жесткие сроки. Ниже мы предлагаем рассмотреть пример оформления протокола совещания.

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях

В данном поле указывается наименование акта . В конкретной ситуации пишется слово «Протокол». Далее нужно дать определение собранию и коллегиальному органу, ответственному за проведение собрания. В приведенном примере мы будем рассматривать «Протокол производственного совещания».

Место и дата проведения, порядковый номер

При составлении протокола необходимо указать регистрационный номер этого документа. В большинстве компаний, порядковый номер этого бланка идентичен номеру собрания. Отсчет ведется от начала календарного года. В учебных учреждениях при ведении нумерации документов, отсчет ведется с первого дня начала учебного года. В том случае, когда протокол общего собрания регистрирует решения временно действующей коллегии, акту присваивается номер идентичный сроку действия полномочий коллегии.

В графе дата – указывается день, в котором было проведено совещание. В том случае, если подобное собрание заняло несколько рабочих дней, следует указать дату начала переговоров и окончания обсуждения вопросов. На данный момент необходимо обратить особое внимание, так как наличие пропущенных полей может стать причиной потери юридической силы документа. Пример заполнения поля дата: «13.04.2009 – 15.04.2009» или «11 ноября 2015 – 13 ноября 2015».

Ниже представлен шаблон протокола совещаний:

ЗАО «Металлург»

Протокол
производственного собрания

Отдела маркетинга
04.11.2017 год. ____________№5
Город Москва.

Графа «Место составления» должна указываться в обязательном порядке. В этом поле указывается название точки местности, где проходило собрание. Допускается пропуск заполнения этой графы в том случае, когда название предприятия включает в себя название города. В виде примера можно привести такие названия, как «Рязанский Металлург» или «Омский деревообрабатывающий завод».

Вышеуказанная форма составления оглавления бланка, используется как частными предприятиями, так и муниципальными учреждениями.

Вводная часть

В первом абзаце вводной части рассматриваемого документа указывается фамилия и инициалы председателя собрания. Здесь следует указать фамилию и должность работника предприятия, в чьи полномочия входит проведение собраний. Однако, допускается указать в данном поле, только фамилию сотрудника. Также следует сказать о том, что председатель совещания не всегда является директором компании. Далее следует указать ФИО секретаря, что записывает ход собрания. Если производственное совещание проводится начальником компании, эти данные следует отобразить в протоколе.

Поле «Присутствующие» заполняется перечислением фамилий всех участников собрания. Для того чтобы правильно заполнить данную графу, следует помнить о следующих нюансах:

В данном поле фамилии и инициалы работников компании, присутствующих во время общего собрания, указываются согласно алфавитному порядку. Нужно сделать акцент на том, что занимаемые ими должности в этой графе не указываются.
Если в процессе заседания участвовало более пятнадцати человек, следует создать отдельное приложение, где будут перечислены их фамилии и инициалы. Данное приложение впоследствии прикрепляется к протоколу.
При наличии на собрании представителей других компаний и лиц, приглашенных из других предприятий, нужно добавить в подготовленный бланк, графу «Приглашенные». В данном поле указываются данные приглашенных лиц. Основной нюанс, связанный с заполнением этой графы – обязательное указание должности и названия организации, которую представляет приглашенный.
Каждый участник собрания должен подставить подпись в специальном разделе, подтверждая свое присутствие.

Протоколы документируют деятельность постояннодействующих коллегиальных органов

После этого, следует сделать небольшое отступление, а после него внести «Повестку дня». В данном разделе следует указать вопросы, которые были рассмотрены в ходе собрания. Для нумерации каждого пункта этого поля используются арабские цифры. Допускается использование предлогов «о» и «об» при формулировке вопроса. Заполняя данные пункты, нужно указать лицо, выступившее с освещением этого вопроса. В качестве примера можно привести следующую формулировку:

«Об итогах работы за 2016-2017 год
Докладчик: Фадеев М.П»

Вышеуказанный образец протокола общего собрания наглядно демонстрирует структуру этого документа.

Различия кратного и полного протоколов

Существует два основных вида составления протокола: полная и краткая форма. В связи с этим, при оформлении подобного документа очень важно учитывать, какая форма используется для записи собрания. Заполняя краткую форму документа (данная форма используется при оформлении протокола оперативного собрания), в основной части акта указывается следующая информация:

рассматриваемый вопрос;
фамилия и инициалы докладчика;
решение, утверждённое участниками обсуждения.

При написании полного протокола, в данном разделе указывается не только вышеперечисленная информация, но и основные моменты, которые наиболее четко характеризуют выступление докладчиков. Также здесь приводятся те сведения и прения, что возникли в процессе собрания. При заполнении полного протокола, следует сделать основной момент на высказанных мнениях участников коллегии, имеющихся замечаниях и возражениях.

Основной раздел

Рассматривая вопрос, как вести протокол совещания образец и примеры, следует уделить особое внимание основой части протокола. В данном разделе следует создать несколько полей, в каждом из которых будут рассмотрены решения вопросов, указанных в повестке дня. При составлении полной формы бланка, в каждом поле создается три графы, где отображаются процесс рассмотрения вопроса и различные нюансы, возникшие в ходе принятия решения.

Название каждой из частей следует указывать прописью, выделяя под каждую графу отдельное поле. В графе «Слушали» указывается фамилия докладчика, который освещает производственный вопрос. Указывать фамилию следует только в именительном падеже. После указания фамилии приводится краткое (или полное) изложение доклада. В том случае, когда изложить информацию невозможно, то полный текст доклада следует приложить в отдельном документе, который выступит в роли приложения к самому акту. При этом, в разделе «слушали» необходимо сделать отметку, что текст выступления развернуто описан в приложении.

После этого следует перейти к заполнению графы «Выступили». В этом поле указываются высказывания прочих участников собрания, которые рассматривали вопрос, лежащий на повестке дня. Здесь также следует указать фамилию и инициалы каждого члена коллегии, выступившего с речью. После указания инициалов следует изложить текст самого выступления.

В графе «Решили» следует зафиксировать решение членов собрания, касаемо вопроса, лежащего на повестке дня. Согласно установленному регламенту, в данном поле необходимо указать полную информацию, вне зависимости от того, какая форма заполнения протокола используется. Если вопрос был решен методом голосования, следует привести общее количество голосов, а также указать, кто из участников собрания проголосовал «против» или «за».

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения

Ведение протокола совещаний, излагающего суть поставленных вопросов в сжатой форме, требует правильного подхода к заполнению бланка. В этой ситуации, следует приводить только базовую часть информации в графах «Слушали» и «Выступили». После того как документ будет подписан руководителем совещания и секретарем, этот акт вступает в свою юридическую силу. Все установленные решения касаемо вопросов, поднятых на собрании, следует довести до лиц, которые были назначены исполнителями. Для этого исполнительному лицу может быть вручена как копия самого акта, так и выписка с подписью секретаря.

На предприятиях с развитой инфраструктурой, издаются специальные распорядительные документы (распоряжения, постановления или приказы) для организации исполнения требований, указанных в решении.

Методика хранения

Перед сдачей в архив для хранения, данный вид документов категорируется с учетом вида собрания. В качестве архива может выступить как секретариат, так и отдел, занимающийся делопроизводством. Длительность сроков хранения определяется на основе установленных на предприятии правил. Стандартный срок хранения документации составляет 3 года, после чего документы могут быть уничтожены.

Протокол совещаний – акт, упрощающий вынос решений касаемо вопросов, лежащих на повестке дня. С помощью данного документа создаются определенные рамки для выполнения различных поручений в хозяйственной деятельности каждого предприятия. В современных компаниях, для создания подобных бумаг используются специальные электронные ресурсы. Такой подход к делопроизводству значительно упрощает взаимодействие различных подразделений компании.

Протокол совещания — информационно-распорядительный документ, в котором фиксируется весь процесс обсуждения поставленных вопросов, а также решения, принятые в ходе этого собрания. Ведение данного документа — важная и обязательная часть любого совещания, от которой в немалой степени зависит, насколько эффективно будут исполнены решения по тому или иному вопросу.

Оформление протоколов совещаний установлено Гражданским кодексом РФ. Статья 181. 2 определяет основные обязательные требования и порядок, в котором ведутся записи совещания. Как оформить протокол правильно? Какую информацию обязательно должен содержать протокол совещания?

Кто ведет протокол?

Обязанность по протоколированию хода собрания и дальнейшему правильному оформлению документа возлагается на секретаря совещания. Им может быть лицо, занимающее должность секретаря в организации, или любой другой сотрудник, уполномоченный исполнять эту обязанность. Лучше всего, если назначенное секретарем лицо будет разбираться в вопросах, поднятых на совещании. Однако если секретарь занят деятельностью в другой сфере, он имеет право задавать в ходе совещания уточняющие вопросы, позволяющие предельно точно запротоколировать весь процесс собрания.

Кроме простой фиксации хода совещания, на секретаря возлагаются обязанности по подготовке к собранию. Это может быть составление списка присутствующих, схемы совещательного процесса, работа с протоколами предыдущих собраний. Это необходимо для того, чтобы внести в повестку дня перечень вопросов, к обсуждению которых необходимо вернуться.

Бланк, обязательные разделы

Для составления протокола инструкциями по делопроизводству рекомендуется использовать специальный бланк. Воспользоваться ли данной рекомендацией, зависит от решения собственника (руководителя) организации. Чаще всего типографские бланки применяют для протоколирования в органах государственной, муниципальной, городской власти. В большинстве частных организаций используется обычный шаблон, напечатанный на компьютере и оформленный на листе А4.

Независимо от вида бланка, документ должен содержать обязательные разделы (пример протокола совещания см. ниже в статье):

Наименование структуры (организации), в которой действует коллегия.
Заголовок.
Дата и номер регистрации протокола.
Место (населенный пункт), где проводится совещание.
Вопросы (повестка дня).
Основная часть.
Подписи председательствующего, секретаря и участников совещания.

Протокол совещания оформляется на основании записей, в том числе аудио или видео, сделанных секретарем в процессе обсуждений. На оформление документа отводится срок до пяти рабочих дней, кроме отдельных случаев, когда распоряжением руководителя или законодательством об отдельных типах собраний установлены иные сроки.

Заголовок протокола

Заголовок документа включает наименование, слово «Протокол», а также название собрания (в данном случае это совещание) и (или) коллегиального органа, проводящего совещание. Например: «Протокол производственного совещания».

Номер, дата, место проведения

Каждый протокол совещания должен иметь индекс, то есть порядковый регистрационный номер. Он определяется порядковым номером собрания, проводимого от начала календарного года (в учебных организациях возможно ведение учета нумерации с начала учебного года). Если регистрируется протокол совещания временно действующей коллегии, нумерация ведется на срок действия полномочий.

Датой документа будет являться день проведения совещания. В случае если вопросы обсуждались больше одного рабочего дня, все даты от начала и до окончания обсуждения должны быть внесены в протокол совещания. Образец: «22.06.2016 — 24.06.2016 г.» или «22-24.06.2016 г.»

Место составления протокола — географическое название населенного пункта, в котором действует данный коллегиальный орган. Этот раздел может не быть указан в документе, но только в том случае, если наименование организации уже включает в себя название населенного пункта. Например: «Самарская городская типография», «Ивановский машиностроительный завод» и прочее.

Обратите внимание, как должен начинаться любой протокол совещания (образец выше).

Вводная часть

Составлять вводную часть протокола нужно начинать с указания фамилии и инициалов председателя совещания и секретаря. Первым является сотрудник организации, уполномоченный проводить совещание. Должность председателя в организации (по штатному расписанию) в протоколе не указывается. Этот человек не обязательно должен являться руководителем предприятия. Исключение составляет протокол совещания при директоре, где начальник проводит совещание лично.

В разделе «Присутствующие» следует указать всех прочих участников проводимого совещания. Сделать это можно, руководствуясь следующими рекомендациями:

В разделе в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы сотрудников, принимающих участие в рассмотрении поставленных на повестку вопросов и принятии решения по ним. Должности не указываются.
Если на собрании присутствует более пятнадцати участников, их инициалы и фамилии выносятся в виде приложения к протоколу отдельным списком.
Если на совещании присутствуют иные сотрудники данной организации или лица, приглашенные из других организаций, в протокол вносится раздел «Приглашенные». Здесь в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы, а для участников от других организаций дополнительно прописывается их должность и наименование места работы.
Свое участие в совещании каждый из присутствующих подтверждает личной подписью.

Через пустую строку после раздела «Присутствующие» в протокол совещания вносится «Повестка дня». Под этим разделом подразумевается перечень вопросов, вынесенных на совещание. Каждый пункт протокольного раздела «Повестка дня» нумеруется арабскими цифрами. Для формулировки вопроса используются предлоги «Об…» или «О…» (пример протокола совещания в части повестки дня см. ниже в статье). С каждым пунктом следует указать лицо, уполномоченное выступить по данному вопросу: «Докладчик: фамилия, инициалы».

В чем отличие полного протокола от краткого?

При оформлении основной части документа важно учитывать, ведется ли в ходе совещания краткий или полный протокол совещательного процесса. Для краткой формы (чаще всего так оформляется протокол оперативного совещания) в основной части следует указать следующую информацию:

Вопрос, вынесенный на совещание.
Докладчик по данному вопросу.
Принятое и утвержденное собранием решение.

Оформление полного протокола подразумевает фиксацию не только вышеуказанной информации, но и деталей выступлений докладчиков, сведений и прений, возникших в процессе совещания, высказанных мнений собравшихся, имеющихся замечаний и возражений, а также прочих подробностей.

Основная часть

Основная часть протокола состоит из разделов по количеству вопросов, заявленных в повестке дня. В полной форме документа каждый раздел включает в себя три части, отображающие процесс рассмотрения вопроса и принятия решения по нему.

Названия частей указываются прописными буквами с новой строки:

«СЛУШАЛИ». В данной части под названием следует указать фамилию докладчика по рассматриваемому вопросу (в именительном падеже), через тире приводится изложение доклада (от третьего лица единственного числа). Если привести выступление в протоколе по каким-либо причинам невозможно, текст доклада излагается на отдельном листе в качестве приложения к протоколу, а в разделе «СЛУШАЛИ» делается пометка «Текст доклада (выступления, речи) прилагается».
«ВЫСТУПИЛИ». В этой части заносятся изложения выступлений других участников совещания по рассматриваемому пункту или вопросы, заданные в процессе обсуждений. При этом следует указать фамилию выступившего (в именительном падеже), а через тире излагается текст вопроса (выступления).
«ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Фиксируется решение, принятое на совещании по данному вопросу. Текст решения необходимо полностью напечатать, независимо от того, ведется полная или краткая форма протокола. При проведении голосования указывается количество голосов, полученных «за», «против» и «воздержались».

Для краткой формы протокола кратко излагается обсуждение каждого вопроса в частях «СЛУШАЛИ» и «РЕШИЛИ». После подписания документа секретарем и председателем он приобретает официальный статус и регистрируется.

Решения, принятые в ходе совещания, доводятся до назначенных исполнителей:

Посредством вручения копии протокола либо выписки, заверенной секретарем.
Изданием распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) по организации на основании запротоколированных решений.

Как хранить протоколы?

Для архивного хранения протоколы формируются в дела с разделением на виды совещаний. Местом хранения таких документов определяется либо секретариат организации (структурного подразделения организации), либо отдел делопроизводства. Сроки хранения определяются в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел.

Все поручения ∙ Поручения Президента ∙ Документы ∙ Президент России

Все поручения ∙ Поручения Президента ∙ Документы ∙ Президент России Ответственные лица, организации или тематика поручений Все поручения

7 октября, четверг

Перечень поручений по итогам заседания Совета по развитию физической культуры и спорта

7 октября 2021 года, 19:3031 поручение

Перечень поручений по вопросам высшего образования

7 октября 2021 года, 19:006 поручений

30 сентября, четверг

Перечень поручений по итогам совещания по вопросам развития Санкт-Петербургского транспортного узла

30 сентября 2021 года, 22:0015 поручений

Перечень поручений по итогам встречи с общественностью по вопросам общего образования

30 сентября 2021 года, 21:3014 поручений

Перечень поручений по итогам совещания по экономическим вопросам

30 сентября 2021 года, 20:0013 поручений

24 сентября, пятница

Перечень поручений по итогам заседания Президиума Государственного Совета

24 сентября 2021 года, 18:0028 поручений

Перечень поручений по итогам встречи со школьниками во Всероссийском детском центре «Океан»

24 сентября 2021 года, 17:3010 поручений

17 сентября, пятница

Перечень поручений по социально-экономическому развитию Республики Мордовия

17 сентября 2021 года, 19:007 поручений

11 сентября, суббота

Перечень поручений по итогам второго этапа XX съезда партии «Единая Россия»

11 сентября 2021 года, 18:0010 поручений

26 августа, четверг

Перечень поручений по социально-экономическому развитию Северной Осетии – Алании

26 августа 2021 года, 17:009 поручений

16 августа, понедельник

Перечень поручений по итогам совещания о ситуации с паводками и пожарами в регионах и ходе ликвидации их последствий

16 августа 2021 года, 21:3019 поручений

Перечень поручений по итогам совещания по ликвидации последствий подтоплений и природных пожаров

16 августа 2021 года, 21:0012 поручений

14 августа, суббота

Перечень поручений по итогам совещания с членами Правительства

14 августа 2021 года, 18:0015 поручений

10 августа, вторник

Поручения в связи с пожарами в Якутии

10 августа 2021 года, 10:55

8 августа, воскресенье

Перечень поручений по итогам совещания с членами Правительства

8 августа 2021 года, 16:0020 поручений

5 августа, четверг

Перечень поручений по итогам заседания Совета по стратегическому развитию и национальным проектам

5 августа 2021 года, 19:3024 поручения

15 июля, четверг

Перечень поручений по итогам участия Президента в заседании XX съезда партии «Единая Россия»

15 июля 2021 года, 20:3016 поручений

6 июля, вторник

Перечень поручений по итогам программы «Прямая линия с Владимиром Путиным»

6 июля 2021 года, 19:0022 поручения

26 июня, суббота

Перечень поручений по итогам Петербургского международного экономического форума

26 июня 2021 года, 20:0028 поручений

24 июня, четверг

Перечень поручений по итогам встречи с социальными работниками и представителями некоммерческих организаций

24 июня 2021 года, 20:004 поручения Показать предыдущие материалы Шаблон бесплатного протокола

и основные советы по эффективному ведению протокола собрания | Процессная улица

Следование заранее запланированной повестке дня встречи может сократить время встречи на 80%.

Несмотря на это, менее половины (37%) встреч в США следуют установленной повестке дня.

Почему, когда это значительно экономит время? Когда время = деньги, не нужно быть гением, чтобы представить себе, какое влияние это оказывает на прибыль организации.

Использование шаблона протокола собрания установит процессы для четкого определения и установки повестки собрания до начала собрания, что сэкономит вам время и деньги.

Кроме того, шаблон протокола собрания обеспечивает правовую защиту, обеспечивает структуру собрания, документирует государственную собственность, стимулирует действия, служит ориентиром, помогает избежать повторений и предлагает платформу для открытого общения.

Звучит хорошо, правда?

Настолько хорошо, что команда по созданию контента здесь, на Process Street, предоставила вам это исчерпывающее руководство, чтобы вы могли эффективно записывать протоколы встреч в своем бизнесе и на работе. Вам предоставляется наш бесплатный шаблон протокола собрания, который можно использовать вместе с еще тремя наиболее популярными шаблонами процесса собрания.

Щелкните соответствующий подзаголовок ниже, чтобы перейти к этому разделу. Или прочтите все, чтобы узнать наши секреты о том, как стать делопроизводителем встреч pro 🤓.

Давай застрянем!

Протокол собрания

Чтобы начать эту статью, я даю вам наш шаблон протокола собрания. Мощная машина для создания контрольных списков. бесплатно. позволяет быстро, просто и эффективно записывать заметки о деловых встречах.

В конце этого контрольного списка составляются заметки о вашей деловой встрече для составления протокола встречи.Перенесите этот отчет как документ Google в желаемом формате и сохраните заметки о встрече в облаке. Благодаря облачному хранилищу ваши заметки о собраниях безопасны, легко доступны и имеют формат, поддерживающий систему электронного документооборота (EDMS). СЭД обеспечивает полный контроль и прозрачность заметок на ваших деловых встречах.

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к нашему шаблону протокола собрания!

Что такое протокол собрания, как его вести и почему он важен

Протокол собрания — это примечания, записанные на собрании. Они обеспечивают прозрачность того, что обсуждалось во время встречи, выделяют ключевые вопросы, предложения или голосование, а также пункты действий, которые необходимо предпринять с указанием сроков и назначением ответственного персонала.

Интересный факт : термин минут , когда речь идет о записях собрания, не имеет ничего общего с хронометражем. Минуты — термин, имеющий латинские маршруты. Многие думают, что он возник в 16 веке, имея в виду черновик . Но другие утверждают, что оно появилось позже, в 18 веке, получено из minuta , что означает маленьких банкнот .

Как вести протокол собрания

Рекомендуется записывать следующие 3 вещи при минутном измерении:

Решения приняты,
Описание того, что было сделано,
Действия, которые необходимо предпринять в будущем.

Существует 5 основных этапов , связанных с записью протокола собрания, как указано в CFI:

Предварительное планирование
Запись
Написание или расшифровка протокола
Распространение протокола собрания
Хранение минут для дальнейшего использования

Наш шаблон протокола собрания, представленный выше, был разработан на основе этих 5 шагов, гарантирующих, что пользователь — в данном случае вы — охватывает все основания.

Протокол встречи: почему важно записывать заметки о встрече

Документирование протокола вашей встречи требует времени и усилий, поэтому сотрудники не так часто решаются на нее с воодушевлением. Тем не менее отсутствие энтузиазма не должно препятствовать процессу. Запись протокола собрания дает много преимуществ, от юридической защиты до действий, связанных с вождением автомобиля.

Ниже приведены 9 основных преимуществ ведения протокола собрания:

Протоколы заседаний обеспечивают юридическую защиту : Протоколы являются свидетельством того, как и кем было принято решение, обеспечивая форму государственной собственности .Эти доказательства пригодятся, если подан иск или требуется аудит.
Протоколы собраний обеспечивают структуру. : Стандартизованного формата для протоколов собраний не существует, однако требуется определенная информация, такая как имя протоколиста, название организации, время встречи, кто был вызван к порядку и кто присутствовал. Следуя нашему шаблону протокола собрания, все важные элементы протокола собрания будут включены в ваши заметки.
Протоколы заседаний служат мерой. : Примечания к собраниям записывают решения собрания, что делает их полезными для консультации при измерении прогресса.Они также предоставляют информацию для , кто отвечает за , что .
Протокол собрания, государственная собственность : Протокол собрания, документ, кто голосовал за какое решение и кто за какое действие отвечает.
Протоколы заседаний помогают сэкономить время и деньги : Несмотря на первоначальные вложения, в долгосрочной перспективе протоколы заседаний сэкономят ваше время. Наличие письменной записи того, что обсуждалось, означает, что обязанности известны всей команде / организации, а ключевая информация о , как и , когда для выполнения задач, легко доступна.
Протокол собрания побуждает к действию : Хорошие записи собрания помогают составить план действий для руководства и сотрудников. Пункты действий распределяются по срокам с назначением ответственного персонала.
Протокол собрания служит ориентиром. : Заметки собрания служат объективным напоминанием о том, что обсуждалось и принималось во время собрания.
Протокол собрания помогает избежать повторения : Благодаря видимой записи того, что обсуждалось во время собрания, информация может быть распространена, и шансы повторения повестки дня собрания на последующих собраниях существенно уменьшаются.
Протокол собрания предлагает открытое общение для тех, кто не присутствует на собрании. : Наличие открытого протокола собрания для справки означает, что отсутствующие на предыдущих собраниях могут прочитать протокол, чтобы получить обновленную информацию о том, что обсуждалось.

Когда дело доходит до ведения протокола собрания, самое сложное — сделать записи собрания полезными для получения вышеуказанных преимуществ. Именно здесь на помощь приходит Process Street и наш шаблон протокола собраний 🦸.

Как вести эффективный протокол собрания (используя Process Street)

Вы слышали это раньше, но я повторю еще раз, Process Street — это сверхмощных контрольных списков.

С Process Street вы можете создать контрольный список для любой бизнес-операции. От создания стандартизированных процессов до документирования и хранения информации о процессах, а также предоставления облачных решений, безопасных для всех соответствующих сотрудников.

Итак, как вы можете использовать Process Street для записи протокола собрания?

Что ж, с Process Street вы можете,

Стандартизируйте процесс записи протоколов заседаний для единообразия,
Документируйте и храните заметки о собраниях в облаке,
Предоставляйте заметки о собраниях, которые доступны всем соответствующим сотрудникам из любого места.

Наш шаблон протокола собрания — это интерактивный, динамичный процесс, который проведет любого, независимо от его опыта и знаний, на каждом этапе документирования протокола собрания — от предварительного планирования до документирования и публикации окончательного описания собрания. .

Наш шаблон протокола собрания включает в себя такие функции, как:

Условная логика, используемая для создания действительно динамических контрольных списков с if-this-then-that logic,
Остановить задачи для обеспечения порядка задач,
Динамические сроки выполнения, чтобы ни один крайний срок не был пропущен,
Утверждения для упрощения процесса принятия решений, дающие добро или отказ по важным вопросам.

Именно этими функциями наш шаблон протокола собраний превосходит больше всего с точки зрения удобства использования и применения. Вы также можете редактировать и адаптировать этот шаблон, чтобы он больше соответствовал вашим потребностям.

Для получения дополнительной информации о том, как это сделать, посмотрите видео ниже: Основы создания и редактирования шаблонов .

Чтобы составить полезные протоколы, вам нужно сделать успешные заметки в форме итогового протокола собрания.Таким образом, работа секундометристов распространяется как до, так и после собрания.

Для понимания я разбил процесс записи протокола собрания на 5 этапов:

Шаг 1 : Предварительное планирование,
Шаг 2 : Запись заметок на собрании,
Шаг 3 : Протокол записывается,
Шаг 4 : Утверждаются, распространяются и распространяются протоколы собрания,
Шаг 5 : Протоколы заседаний сохраняются.

Наш шаблон протокола собрания был создан с использованием этих 5 шагов в качестве структурного руководства.

Составление протокола собрания, шаг 1: предварительное планирование

Повестка дня собрания обсуждается на этапе предварительного планирования. Например, это может быть обновление процессов планирования на конец года, объявления о новых сотрудниках или раскрытие инновационных маркетинговых кампаний. Повестки дня собраний перечислены в порядке обсуждения.

Это на этапе предварительного планирования, когда уточняется ожидаемое количество участников, а также место, дата и время встречи.Другая информация, записанная на этапе предварительного планирования, включает документы, на которые участники должны ссылаться, список для чтения и информацию о том, что участникам необходимо принести.

Составление протокола собрания, шаг 2: Запись заметок на собрании

Составление протокола собрания — это не простой способ записать сказанное на бумаге. Протоколы собраний имеют структуру, при этом определенная информация необходима для включения .

Важная информация включает время и дату встречи, имена участников, которые не могут присутствовать, и изменения, внесенные в ходе встречи.Однако наиболее важным шагом можно считать документирование важных действий .

Действия — это отдельные задачи, которые должны выполнить , назначенные отдельному человеку или группе людей. Во время встречи назначение важных действий стимулирует выполнение необходимых процедур / задач.

Например, на Process Street мы ежемесячно проводим встреч по планированию спринтов и встреч. Во время этих встреч статьи назначаются с указанием сроков их выполнения отдельным лицам в нашей команде по созданию контента.В этом случае каждая назначенная статья может называться элементом действия , управляющим выполнением регулярного качественного контента для блога Process Street.

Составление протокола собрания, шаг 3: процесс написания протокола

По окончании встречи все записи собраны в понятный документ. В шаблоне протокола собраний Process Street информация о собрании автоматически сводится в единый итоговый отчет с подробным описанием важной информации в одном месте, как показано на изображении выше.

Используйте этот заключительный отчет вместе с приведенными ниже 5 советами, чтобы записать протокол собрания в официальный отчет протокола собрания.

Совет № 1 : Запишите минуты как можно скорее, пока все еще свежо в вашей памяти.
Совет № 2 : Просмотрите план своего протокола собрания, добавив при необходимости дополнительные примечания и пояснения.
Совет № 3 : Убедитесь, что вы включаете достаточно деталей. Для каждого элемента действия рекомендуется предоставить описание, а также обоснование данного решения.Если было много обсуждений для и против для данного элемента действия, убедитесь, что отмечены основные аргументы.
Совет № 4 : Отредактируйте, чтобы обеспечить краткость и ясность, чтобы протокол можно было легко читать.
Совет № 5 : С точки зрения формата, будьте объективны, пишите в одном и том же времени и резюмируйте другие документы, на которые вы ссылаетесь, или указывайте, где эти документы можно найти.

Составление протокола собрания, шаг № 4: Протокол собрания утверждается, распространяется и распространяется

Перед тем, как поделиться своим протоколом собрания, получите одобрение соответствующего персонала.Ваш письменный протокол собрания не будет официальным протоколом собрания, если он не будет одобрен.

Составление протокола собрания, шаг № 5: Ведение или хранение протоколов для дальнейшего использования

Использование нашего шаблона протокола заседаний поддерживает совместное использование, хранение и управление вашими документами в электронном виде.

Показано, что системы электронного управления документами

превосходят более традиционные системы управления документами с точки зрения эффективности и действенности создания, хранения, управления, организации, поиска и защиты документации.Таким образом, использование нашего шаблона протокола собрания — беспроигрышная ситуация, дающая вам быстрый и простой способ документировать протокол собрания — с дополнительным преимуществом сохранения нескольких деревьев 🌳.

Как вести протокол встречи, основные советы и рекомендации

Я знаю, что вам не терпится начать работу, но прежде чем вы начнете использовать наш шаблон протокола собрания, примите во внимание следующие советы и приемы, предоставленные The Hub:

Знайте, как определить, что вам следует делать заметки на : Во время встречи вы не должны постоянно делать заметки.Наш шаблон протокола собрания поможет вам в этом, так как он был разработан, чтобы сосредоточить ваше внимание на важных аспектах встречи. Убедитесь, что вы провели исследование, чтобы понять тему встречи.
Знайте, когда лучше всего сосредоточиться на слушании. : когда вы уверены в том, какие элементы встречи включить в свои заметки, вы можете соответствующим образом сконцентрировать свое внимание — хотя ваша концентрация необходима на протяжении всей встречи.
Найдите время для предварительной подготовки собрания. : Вероятно, вы, как делающий записи, несете ответственность за подготовку повестки дня, в которой излагается собрание, которое будет обсуждаться.Недостаточная подготовка будет отражена в ваших заметках. К счастью, наш шаблон протокола встреч поможет вам организовать и спланировать встречи.
Используйте шаблоны : Использование шаблонов, таких как наш Шаблон протокола собрания 😉, гарантирует включение важной информации в заметки о встрече, а также обеспечивает профессиональную согласованность.
Встретьтесь и обсудите встречу заранее. : Организатор и руководитель встречи, известный как председатель, будет вашим первым контактным лицом по любым вопросам или разъяснениям, которые могут у вас возникнуть.Будьте активны и заранее договоритесь о встрече.
Поговорите с участниками перед встречей : Маловероятно, что у вас уже есть исчерпывающие знания о темах, которые будут обсуждаться на встрече. Заранее поговорив с участниками, вы получите ценную информацию, которая поможет вам понять и сформулировать зондирующие вопросы.
Будьте готовы : Чтобы оставаться организованным, вам необходима дополнительная подготовка. Такие случаи, как заканчиваются чернила в перьях или разряд батарей ноутбука, могут стать причиной ненужных сбоев.
Сядьте рядом с председателем. : Вы хотите слышать, что говорится во время собрания.
Напечатайте свои заметки в итоговый документ : Напечатанные минуты заставят вашу память взбодриться. Использование нашего шаблона протокола собрания позволяет вам вводить протокол собрания.
Пишите объективно : Протокол должен быть нейтральным. То есть письменный протокол должен давать объективное представление о том, что обсуждалось во время встречи.

Используйте Process Street, чтобы усовершенствовать процессы встреч

Знаете ли вы, что наличие процесса может сократить время встречи на 80%!

Имея это в виду, в дополнение к нашему шаблону протокола заседаний вам предоставляется бесплатный доступ к нашим основным ресурсам шаблонов, предоставляя вам тщательно продуманные структурированные процессы для ваших встреч.

Используйте эти шаблоны вместе с нашими для проведения первоклассных деловых встреч.

Ежедневная стендап-встреча

Выполняйте этот контрольный список ежедневных встреч каждый рабочий день, чтобы следить за успехами своей команды. Стенд-ап-встреча, или схватка, — это короткая контрольная встреча, которая проводится утром каждого рабочего дня.

Цель ежедневного стендап-собрания — узнать результаты работы предыдущего дня, побудить каждого члена команды спланировать свой день и дать каждому возможность получить помощь в том, в чем он застрял.

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к нашей Ежедневной встрече Standup!

Процесс встречи Рэя Далио

Рэй Далио — основатель крупнейшего в мире хедж-фонда Bridgewater Associates.

В этом процессе встречи Рэя Далио мы превращаем советы Далио по успешному проведению встречи в действенный шаблон.

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к процессу встречи Рэя Далио!

Контрольный список виртуальных встреч

Как удаленная команда, мы в Process Street любим наш контрольный список виртуальных встреч, поэтому решили поделиться им с вами.Запустите этот контрольный список, чтобы провести виртуальную встречу любого типа для эффективных и результативных удаленных встреч.

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к нашему контрольному списку виртуальных встреч!

Эффективно записывайте протоколы вашей встречи сегодня с помощью Process Street

Протоколы собраний — это жизненно важные записи, обеспечивающие прозрачность обсуждений на собраниях и принятых решений. Используя шаблон протокола заседаний Process Street, вы будете руководствоваться рекомендуемым процессом записи заметок о встрече.Это бесплатный шаблон, который может использовать любой, независимо от опыта ведения заметок.

Воспользуйтесь нашим шаблоном протокола собрания вместе с другими нашими 3 основными ресурсами шаблонов собрания, которые помогут вам усовершенствовать процессы собрания.

Как вы ведете протокол собрания? Вы следуете рекомендованному в этой статье подходу? Прокомментируйте, пожалуйста, ниже, поскольку мы будем рады услышать от вас. Кто знает, возможно, вы даже попадете в грядущую статью !

Эти шаблоны минут встречи сделают вас мастером минут

Давайте выложим все карты на стол и расскажем, как это…

… писать протокол собрания — отстой.

Но давайте посмотрим правде в глаза — они неизбежное зло. Когда вы проводите на собраниях бесчисленное количество часов каждую неделю, невозможно не упустить из виду каждое обсуждение, задачи и т. Д.

Вот где вступают в силу протоколы встреч.

Вся цель написания протокола встречи — помочь вам архивировать и классифицировать ключевые детали встречи и задачи, сокращая время, которое вы тратите на поиск важной информации, которую вы ищете.

Источник

Легко сформулировать общее заявление и классифицировать все шаблоны протоколов встреч как одинаковые, но не все встречи одинаковы.Вы можете перейти от стандартного собрания к статусному, но оба типа собрания сильно различаются. Стендовое собрание можно провести даже до того, как вы достанете блокнот, в то время как статусное собрание охватывает большой объем информации за более длительный период времени.

Шаблон протокола собрания может либо улучшить, либо испортить ваши минутные заметки — так как же узнать, какой из них выбрать?

Мы собираемся пролить свет на правильный шаблон, который нужно использовать в нужное время, чтобы у вас был правильный шаблон протокола встречи для ваших конкретных нужд.

Анатомия шаблона протокола собрания

Если вы не знаете, что искать в эффективном шаблоне протокола собрания, вот разбивка различных разделов, которые всегда следует включать в шаблон протокола собрания.

Участников

Когда у вас разные встречи с разными людьми, всегда полезно записать, кто присутствовал на встрече. Так вам будет легче:

вспоминая воспоминания, если вы можете визуализировать лица, которые были в комнате.Отметьте участников и быстро вспомните прошедшие дискуссии на высоком уровне.
выполняет обязательства, обсуждаемые вопросы или действия, не забывая никого и не задаваясь вопросом, к кому обратиться.

Время и дата

Если вы ищете конкретный срок выполнения на статусном совещании в прошлый вторник, но у вас есть лишь смутное представление о том, где найти это резюме, гораздо легче найти эти протоколы, если вы организованы.

Важно вести точный исторический учет всех состоявшихся встреч, и если вы систематизируете встречи по дате и времени, их будет легче архивировать и находить через годы.

Действия

Как гласит китайская пословица: «Самые бледные чернила лучше, чем лучшие воспоминания».

Записывание задач, которые необходимо выполнить, не только более эффективно фиксирует их в памяти, но также избавляет от догадок о том, что вам нужно сделать и когда это необходимо.В конце концов, все мы люди, а не машины, поэтому полагаться только на память просто нереально!

Если вы хотите, чтобы помощник на встрече с ИИ записывал за вас задачи, такая технология существует.

Сводка

Есть много разных стилей написания заметок на собраниях. Все мы работаем по-разному; единого стиля работы не существует. У всех нас разные способы мышления, и все мы выполняем задачи немного по-разному — так почему же протокол собрания должен быть другим? У нас уже есть несколько советов о том, как вы можете использовать протокол встречи в своем уникальном стиле, но, вкратце, ваше резюме должно быть кратким и точным.

Вам не нужно записывать весь разговор дословно. Записывайте только то, что важно — заголовок обсуждения, основные моменты по каждой теме, а также соответствующие действия (и тех, кто за них отвечает) и сроки их выполнения.

Избегайте написания таких вещей, как заполнение, разговоры не по теме, темы, которые будут более подробно обсуждаться позже, и нечеткие мозговые штурмы.

Шаблон собрания не создан равным

Теперь, когда у вас есть четкое представление о ключевых элементах, которые всегда следует включать в любые минуты, которые вы отнимаете, мы можем обратить внимание на различные доступные вам шаблоны.

Вы не станете вести неофициальные протоколы заседаний на заседании совета директоров и не станете быстро записывать заметки на собрании по вопросам безопасности. Тон и содержание этих встреч влияют на ваше поведение, участие и подготовку, так почему бы не отражать ваши протоколы встреч таким же образом?

Излишне говорить, что приехали ли вы на официальную встречу или на неформальную встречу, вы настроите себя на успех, если вы:

Приходите подготовиться к началу встречи
Поймите, сколько усилий требуется для каждой встречи.

Во время неформальной встречи вам не нужно вести подробные записи встречи или соблюдать правила Роберта — это просто похоже на большие усилия, которые вы можете потратить в другом месте. Напротив, вы также не хотите наполовину устраивать официальную встречу.

Цель состоит в том, чтобы предоставить оптимальное количество усилий для каждого типа встречи, поэтому давайте проанализируем различия между шаблоном неформального протокола собрания и формальным шаблоном протокола собрания.

Шаблоны протоколов неформальной встречи

Несмотря на то, что это неформальная встреча, все равно будут делиться важными деталями и назначаться действия — иначе зачем вы вообще встречаетесь ?! — так что протокол собрания по-прежнему требуется.

Всегда ошибайтесь в написании хорошо написанных заметок, независимо от типа встречи.

Неформальный не означает небрежный, но вы все равно можете присоединиться к встрече с чувством легкости и написать единственное, что имеет отношение к делу — вам не нужно вдаваться в подробные протоколы встречи.

Держите протокол неформальной встречи на одной странице. Никакая неформальная встреча не должна длиться более часа, и если это так, разговор должен быть случайным, а не информационным. Если вам есть о чем поговорить, закажите более официальную встречу.Помните, что неформальные встречи обычно бывают короче, но чаще.

Давайте рассмотрим несколько примеров шаблонов протоколов неформальных встреч. Мы рекомендуем вам разобрать эти шаблоны протоколов встречи и изменить шаблон протокола неформальной встречи на версию, которая лучше всего подходит для вас.

Используйте эти неформальные шаблоны встреч для этих типов встреч:

Встреча один на один
Учебно-практическая встреча
Стендовая встреча
Совещание команды
Встреча с последующими действиями / обновлением хода работы
Введение и интервью
Мозговой штурм
Встреча с обедом / ужином

Шаблон неформальной встречи 1:

Как бы мы ни старались всегда быть готовыми в повседневной рабочей жизни, неожиданные вещи возникают тогда, когда мы меньше всего этого ожидаем.Будь то встреча, запланированная на последнюю минуту, или встреча, которая приближается к неудобно близкому времени, когда вы чувствуете, что не будете полностью готовы. Неформальные встречи могут возникнуть в любой момент — они неформальные! Приглашение помощника AI-Meeting на ваши встречи позволяет вам оживить ваши встречи с автоматической расшифровкой и резюмированием. Идеально подходит для импровизированных встреч в дороге.

Попробуйте Hendrix на следующей встрече — бесплатно.

Шаблон неформальной встречи 2:

Этот шаблон встречи очень похож на тот, который использует помощник по встрече с искусственным интеллектом, Хендрикс.ai, использует — за исключением того, что он также включает в себя список пунктов повестки дня, чтобы помочь держать ваши собрания в нужном русле. Помните, делайте его кратким, кратким и объемом не более одной страницы. Неформальный

Шаблон встречи 3:

Этот стиль шаблона группирует каждую тему повестки дня с отдельными итоговыми пунктами и пунктами действий. Если вы предпочитаете записывать более категоризированные протоколы собрания, но не считаете необходимым создавать шаблон собрания на основе таблицы, этот шаблон для вас. Такой дизайн позволяет вашему шаблону иметь краткие сводки по каждому пункту повестки дня.

Шаблон неформальной встречи 4:

Если вам ДЕЙСТВИТЕЛЬНО нужен табличный шаблон собрания без всяких безделушек, этот шаблон дает вам общее представление о неформальной встрече, сохраняя при этом аккуратный протокол встречи. Послушайте, он даже имеет цветовую кодировку для всех вас, профессионалов в области визуализации!

Помните, что неформальные встречи можно проводить в кафе и ресторанах, поэтому вам захочется взять с собой легкие вещи. (Храните тяжелую папку для встреч в офисе).

Перейти к…

Шаблоны протоколов официальных встреч

Мы искренне надеемся, что у вас все еще нет в офисе папки для встреч.Это очень неэффективный способ архивировать протоколы встреч. Давайте перейдем к 80-м годам и сократим время встречи, перейдя на более современный цифровой подход.

Когда дело доходит до официальных встреч, ваша компания может использовать правила Роберта или какой-то другой формат, чтобы навести порядок во время встреч.

Официальные встречи происходят реже, но более продолжительны, а это значит, что вам неизбежно придется иметь дело с длинным итогом встречи.

Это не означает, что вы будете ограничивать скорость освещения, чтобы гарантировать, что вы фиксируете каждую деталь встречи, ваши протоколы все равно должны быть кратко изложены в 2–4 предложениях для каждого обсуждения темы.

Подумайте, для кого будут эти записки — для руководителей высокого уровня, которые всегда в движении. У вас тоже плотный график, поэтому у вас не будет времени, чтобы проинформировать себя о протоколе встречи в стиле романа.

Но не волнуйтесь; вы справились с этим. Давайте рассмотрим несколько формальных шаблонов минут встречи, которые помогут вам сохранять спокойствие и организованность.

Как и в случае с протоколами неформального собрания, мы рекомендуем вам разбирать эти примеры шаблонов, чтобы создать формальный шаблон собрания, который лучше всего подходит для вас и вашей организации.

Используйте этот шаблон формальной встречи для этих типов встреч:

Годовое общее собрание (AGM)
Заседание Совета
Ежеквартальное собрание
Встреча по решению проблем
Собрание по решению проблемы
Решение / совещание по планированию
Комплексная встреча
Совещание по безопасности

Шаблон официального собрания 1:

Иногда официальные встречи требуют вашего полного внимания, и вы не можете позволить себе нарушить концентрацию, чтобы записывать протокол встречи.Опять же, приглашение помощника на встрече с искусственным интеллектом позволяет вам вести протокол встречи, не записывая ни единого слова. Вы действительно можете смотреть транскрипцию в реальном времени, где вы можете отмечать элементы действий, заметки и важные решения. После встречи вы можете внести изменения в стенограмму (если хотите). Идеально подходит для полного контроля и настройки ваших официальных протоколов встречи.

Шаблон официального собрания 1:

Официальные встречи могут быть внутренними или с участием сторонних организаций, таких как советники, государственные служащие, другие компании и т. Д.

Когда у вас так много разных людей из разных мест, вам необходимо собрать и включить контактную информацию каждого на первой странице официального протокола встречи. Скорее всего, вы будете распространять эти протоколы собрания среди всех присутствующих, поэтому убедитесь, что у вас есть эта информация до начала собрания.

Шаблон официальной встречи 2:

Этот шаблон формального собрания представляет собой классический шаблон собрания в виде таблицы, который часто используется на собраниях совета директоров.Этот конкретный шаблон дает хороший пример того, как кратко и надежно резюмировать каждую тему.

Помните: в резюме встречи должен использоваться общий нейтральный язык. Избегайте мнений и осуждающих фраз, таких как: «Дженна была замечена…» или «Тим начал горячую дискуссию» (успокойся, Тим) .

Что замечательно в этом шаблоне формальной встречи, так это столбец «Цель встречи». Встречи всегда должны вести компанию на шаг вперед, и это хорошее напоминание о том, чтобы каждая встреча имела практический результат.

Шаблон официальной встречи 3:

Этот стиль шаблона также группирует каждую тему повестки дня с ее отдельными итоговыми пунктами и пунктами действий, но он включает дополнительные детали, такие как отображение: сколько времени отведено на каждую тему (что упрощает учет времени), кто конкретный докладчики по каждой теме обсуждения, а также список всех наблюдателей и экспертов, присутствующих на собрании, что часто упускается из виду.

Это тоже легко читать. Когда вы сидите на трехчасовом собрании, чем больше у вас заголовков (или заголовков) для обсуждения каждой темы, тем легче будет пролистать.

Идите и составьте протокол встречи

Вместо того, чтобы думать о шаблонах протоколов собраний как о документе, подходящем для всех, подумайте о типе собрания, которое вы посещаете, и о том, сколько усилий вы должны приложить к этим собраниям.

Мы выделили обязательные разделы, которые вы должны включать в каждый шаблон протокола встречи, и показали несколько примеров неформальных шаблонов встреч и формальных шаблонов встреч.

Не стесняйтесь брать эти примеры, разбирать их и объединять в свой идеальный шаблон протокола встречи. Только вы знаете, что лучше всего подходит для вас, все, что мы хотим, — это направлять вас в правильном направлении, чтобы вы могли почувствовать себя настоящим мастером минуты встречи.

И если после этой статьи вы останетесь с вопросом: «Хорошо, теперь я знаю, как резюмировать свои заметки, но как лучше всего запечатлеть их на моем собрании?» прочтите наш пост о том, как писать протоколы встреч в своем уникальном стиле.

Как написать эффективный протокол собрания?

Встречи — неотъемлемая часть рабочего процесса каждой компании. Они помогают обсуждать внутренние вопросы и проблемы, продумывать идеи, обсуждать возможности и цели и определять планы действий на будущее.

Однако, когда собрания проводятся без какой-либо цели или цели, они в конечном итоге наносят вред компании. Фактически, данные показывают, что почти 50 процентов сотрудников считают собрания самой большой тратой времени на работе и убийцей продуктивности номер один.

Даже руководители согласны с тем, что около 67% встреч на самом деле являются провалами и ни к чему не приводят.

Все эти бесплодные часы и ресурсы, потраченные на встречи, обходятся компаниям в колоссальные 37 миллиардов долларов в год! Вот почему для компаний так важно, чтобы встречи проводились только тогда, когда они сочтены необходимыми.

Однако необходимые встречи также иногда теряются, когда нет документации по обсуждаемым вещам. Вот тут-то и важны протоколы собраний.

Протокол встречи помогает всем присутствовать на одной странице с тем, что произошло на последней встрече и куда идти дальше. Давайте быстро посмотрим, что собой представляют протоколы собраний и как они могут изменить ваши собрания к лучшему.

Что такое протокол собрания? (Определение)

Протокол собрания — это записи, которые делаются во время собрания для записи того, что обсуждалось. Важной частью любого собрания является обеспечение того, чтобы все участники были на одной странице с решениями, обновлениями и планами действий, чтобы можно было продвигать работу.

Термин «протокол собрания» может сбивать с толку, так как многих людей ошеломляет необходимость делать записи «поминутно»! Протоколы являются фактическим документом собрания для его членов, а также служат источником информации для людей, которые не смогли присутствовать.

Протокол собрания предназначен только для отражения сути собрания, чтобы все важные аспекты были задокументированы для использования в будущем.

Подробнее: Как создать эффективную документацию по отслеживанию проблем для вашей компании

‍

Почему важны протоколы заседаний?

Поскольку собрания являются важной частью принятия решений и продвижения работы, протоколы собраний имеют решающее значение для того, чтобы эти решения не потерялись при переводе.Протокол собрания помогает всем участникам и тем, кто не смог присутствовать, быть на одной странице.

Не ведение протокола собрания может привести к плачевным результатам для компании и может быть дорогостоящим с точки зрения времени и ресурсов. Если собрание проводится без протоколирования собрания, вы обнаружите, что у всех участников будут другие воспоминания о собрании, чем у вас.

Вы также рискуете забыть, о чем шла речь и кому какое задание было поручено. Вот почему так важно составлять протокол встречи, поскольку он предоставляет письменную документацию о том, о чем говорилось на встрече и о чем было согласовано.

Что следует включать в протокол собрания?

Типичный протокол собрания содержит следующие ключевые элементы:

Название собрания: Название собрания (например, «мозговой штурм по запуску нового продукта»).

Цель встречи: Подробно опишите цель встречи, чтобы убедиться, что все на одной странице.

Дата: Не забудьте указать дату проведения собрания.

Цель: Напишите цель встречи.

Участники: Добавьте имена участников в комнату собрания.

Номер конференц-связи / записанная ссылка: Добавьте номер конференц-связи (если есть)

Пункты повестки дня собрания

Название
Ведущий
Отведенное время
Описание
Заметки / ресурсы
Действия

Продолжить процесс рассмотрения дополнительных пунктов повестки дня собрания.

Подробнее: Как правильно создать документ мозгового штурма

Правильно проводите встречи с Bit

Создание и хранение протоколов встреч может быть сложной задачей, особенно если вы используете блокнот для работы. Высокие шансы неверно разместить информацию, и это неприятно для всех участников. Использование инструмента документирования может творить чудеса в процессе создания заметок, а заметками можно легко поделиться среди участников.

Бит.ai — это новый инструмент управления документацией и знаниями, который помогает командам сотрудничать, обмениваться, отслеживать и управлять всеми знаниями компании в одном месте. Да, это также означает встречи с заметками!

Bit имеет удивительных пользовательских интерфейсов , которые легко понять новым пользователям, что упрощает регистрацию. Пользовательский опыт также феноменален, поскольку все быстро перетекает из документов в рабочие области.

Создание любого документа : Bit позволяет командам создавать рабочие документы, такие как протоколы встреч, средства отслеживания проблем, документация по программному обеспечению, вики-страницы, торговые презентации, учебные документы, документация по процессам, практические руководства, политики компании, предложения по проектам, средства массовой информации подборки, информационные бюллетени, электронные книги, конкурентные исследования, тематические исследования и т. д.Он также обеспечивает безопасное и надежное место для централизованного хранения этих документов.

Избегайте путаницы : Имея возможность отмечать коллег, общаться в чате и совместно работать над документом в режиме реального времени, команды (особенно если у вас есть удаленные сотрудники) могут оставаться на одной странице и избегать путаницы и хаоса.

Обсудить вместе : Несколько человек могут одновременно работать над смарт-документом Bit в режиме реального времени. Это отличный способ для сотрудников обсуждать заметки о встречах в одном документе и решать проблемы.Изящный, минималистичный редактор, не отвлекающий внимание, является отличным инструментом для документации.

Keep it Safe: Bit позволяет пользователям управлять разрешениями и доступом к информации в соответствии с потребностями вашей организации. Он поддерживает такие функции, как отслеживание документов, защита паролем, ограничения доступа к файлам и т. Д., Которые помогают защитить важную информацию вашей компании. После того, как вы закончите создание документов, вы можете легко экспортировать их в PDF-файлы, файлы Word, Markdown и многое другое.

Несколько способов совместного использования : Битовые документы могут использоваться в реальном времени, что означает, что все изменения, которые вы вносите в документ, будут обновляться в реальном времени.Если вы делитесь своими документами с клиентами, они всегда будут получать ваши самые последние изменения.

Вы даже можете встроить Bit-документы на любой веб-сайт или в блог. Поскольку документы Bit обрабатываются и адаптируются, любые изменения, внесенные в эти документы, будут отражены на сайте в реальном времени! Кроме того, такие функции, как отслеживание документов, защита паролем, ограничение доступа к файлам и т. Д., Помогают сохранить протоколы встреч и другие документы на рабочем месте в безопасности.

Bit предоставляет сотрудникам единое рабочее место для совместной работы, обмена знаниями, мозгового штурма, хранения цифровых активов и совместного внедрения инноваций.Самое приятное то, что эти знания надежно хранятся в ваших рабочих областях и могут быть переданы (или сохранены в частном порядке) с кем-либо в вашей организации или общественности!

Вот некоторые из основных преимуществ использования Bit:

Совместная работа в реальном времени
Повестки дня собраний Interlink и другие документы
Создавайте полностью отвечающие требованиям документы
Создавайте повестки дня встречи, видимые только вам или вашим команда
Отслеживайте участие в общих программах встреч с клиентами, партнерами и т. д.

Чтобы упростить процесс документирования протокола собрания, мы создали для вас готовый шаблон протокола собрания! Проверьте это ниже:

Как использовать шаблон протокола собрания с Bit

Процесс создания документа протокола собрания на Bit безумно прост! Просто выполните следующие четыре простых шага, чтобы быстро создать протокол собрания:

Шаг 1. Создайте учетную запись Bit

Перейдите на домашнюю страницу Bit.ai и нажмите «Начать бесплатно» или «Зарегистрироваться», чтобы начать работу. Введите свой адрес электронной почты , чтобы зарегистрироваться. Зайдя, вы можете создать свой личный профиль.

Шаг 2. Создание рабочего пространства

Рабочие пространства — это место, где выполняется работа. Нажмите кнопку «Создать рабочее пространство» справа. Появится всплывающее окно с предложением добавить имя для вашей новой рабочей области.

Вы можете создать рабочее пространство вокруг команды, отдела, крупного проекта, клиента, партнера и т. Д.Внутри каждой рабочей области вы можете создавать неограниченное количество Bit-документов и получать доступ к своей библиотеке контента (область хранения для всех ваших цифровых активов — веб-ссылок, файлов, облачных файлов, полнофункциональных встраиваний и т. Д.).

Шаг 3. Добавление участников группы

Bit позволяет членам вашей группы сотрудничать в режиме реального времени и выполнять работу. Сотрудничество начинается на уровне рабочего пространства.

По умолчанию вы создаете частные рабочие области. Однако вы можете пригласить других присоединиться к вам внутри рабочего пространства и совместно работать над знаниями, проектами, документами и контентом внутри рабочего пространства.

Шаг 4: Создайте желаемый документ

Как только вы окажетесь в рабочем пространстве, нажмите кнопку « Create New» . В раскрывающемся списке выберите «Из шаблона» . Появится всплывающее окно, позволяющее выбрать шаблон из галереи.

В поле поиска в верхнем левом углу вы можете найти «шаблон протокола собрания». Когда появится нужный шаблон, щелкните его и нажмите кнопку «Использовать шаблон » в правом нижнем углу.

Вот и все! Ваш протокол встречи готов к использованию!

🎥Посмотрите это видео, чтобы узнать больше👇

Заключительные слова

Протоколы встречи имеют решающее значение — в конце концов, они помогают вам получить основную информацию о встрече и убедиться, что все присутствуют на на той же странице. Тем не менее, для многих людей создание заметок на собраниях — сложная и утомительная задача.

Вот почему мы создали наш замечательный шаблон протокола встречи, чтобы помочь вам в этом процессе.Помимо записи встреч, Bit позволяет удаленным командам работать над любым рабочим документом, сотрудничать в режиме реального времени, обдумывать идеи и хранить все данные компании под одной крышей, чтобы сделать их более доступными.

Если вам нужна помощь с протоколом встречи или вы хотите узнать, как Bit может помочь вашему бизнесу, дайте нам знать, написав нам в Твиттере @bit_docs. Ваше здоровье!

Дополнительная информация:

шаблон протокола семинара — Ферел

Шаблон повестки дня бесплатного семинара Pdf Word Apple Pages.

Повестка дня собрания Шаблон протокола собрания персонала собрания.

Шаблон ежедневного расписания семинара по чтению 6 класс.

18 шаблонов протоколов школьных собраний Word Pdf Apple.

Шаблоны протоколов встреч.

Шаблон повестки дня семинара 10 Free Word Excel Pdf.

Шаблон расписания семинаров.

Протокол встречи Magdalene Project Org.

Пример урока в мастерской по чтению 6 классы.

Шаблон для написания протокола собрания без информации.

Шаблон повестки дня семинара 6 бесплатных документов Word в формате PDF.

Шаблон встречи Magdalene Project Org.

Шаблон Как создать успешный план электронного маркетинга в.

План урока в мастерской начальной математики.

Шаблоны повестки дня семинара по старту на.

Протокол профессионального семинара Формат шаблона Повестка дня Word.

Семинар для читателей Стратегия настоящего учителя.

Шаблон карточки вакансии Скачать бесплатно в формате Excel для обслуживания.

Шаблон протокола семинара.

Шаблон формы протокола семинара Образец формы обратной связи.

Шаблон семинара Word Формат протокола Пример собрания.

Шаблон еженедельного собрания команды Протокол Ежемесячная повестка дня.

Шаблон повестки дня Один семинар 2 Тренинг для встречи.

Организационная форма протокола собрания Образец формата семинара.

Шаблон расписания семинара Шаблон протокола семинара в Excel.

Шаблон повестки дня по планированию мероприятия Организация сети в протоколе собрания.

Шаблоны страниц для протоколов заседаний для организации G.

Шаблон схемы семинара, связанный с форматом сообщения Workshop.

Образец формата шаблона протокола заседаний семинара тегов.

Шаблон протокола семинара Caseyroberts Co.

Шаблон протокола заседания совета директоров Литералы Microsoft Word.

Шаблон Руководящего комитета.

Протокол семинара Шаблон Повестка дня в одном формате Слово Информация.

Шаблон протокола производственного собрания Шаблон протокола собрания.

Шаблон расписания семинаров Календарь Повестка дня Marvie Co.

Шаблон расписания работы Шаблон расписания выполнения Новый Новый.

Шаблон протокола собрания Word Протокол Повестка дня Doc Workshop.

Шаблон формата семинара Протокол Word Dance Proposal Art.

Шаблон неофициальных протоколов заседаний 9 Free Word Pdf.

Теги Семинар Протоколы заседаний Шаблон Формат Образцов Шаблонов D.

Повестка дня Действующий формат шаблона собрания Doc Free.

Шаблон расписания семинаров Naomijorge Co.

Образец шаблона повестки дня собрания Stephhammer Co.

Word Шаблон повестки дня собрания Шаблоны резюме Красивые.

Шаблон формата семинара.

Шаблон повестки дня Робертса Формат Порядка встречи.

Шаблон повестки дня для проверки эффективности.

11 лучших шаблонов повестки дня Шаблон повестки дня собрания.

Формат повестки дня Mwb Online Co.

Шаблон заметок к собранию с элементами действий.

Шаблон презентации семинара.

Протокол семинара Шаблон отчета Word Повестка дня Официальное собрание.

Шаблон протокола заседаний Cyberuse.

Шаблон повестки дня семинара 6 Скачать бесплатные документы Word.

Шаблон расписания семинара учителя Шаблоны расписания.

Шаблон плана семинара.

Шаблон списка участников Подробный протокол семинара.

Шаблон отчета о репетиции Отчет о постановочном собрании театра.

Шаблон протокола собрания по проекту New The Awesome Business.

Шаблон протокола семинара Шаблон протокола семинара Бесплатно.

Шаблон ежегодного корпоративного протокола Бесплатное заседание Совета директоров Ss.

Шаблон протокола семинара Образец собрания.

Шаблон заметок для учителей семинара для читателей.

Образцы шаблонов форм оценки семинаров Conference.

Шаблон расписания семинаров.

Шаблон схемы обучения Word Workshop Format Info Report.

Шаблон повестки дня Metabots Co.

Шаблоны шаблонов форм протоколов встреч владельцев корпораций.

Шаблон протокола заседаний офиса Best Of Inspirational.

19 бесплатных шаблонов протоколов встреч в Ms Word Ms Office Docs.

Повестка дня Словарные шаблоны Agarvain Org.

Шаблон протокола заседания совета директоров Word Shooters Journal.

Шаблон предложения для семинаров по гражданскому лидерству.

Шаблон повестки дня собрания Microsoft Office Agarvain Org.

Протокол профессионального семинара Формат шаблона Повестка дня Word.

Шаблон повестки дня семинара Программа работы с клиентами Word Workshop.

Как шаблон конференц-связи Приглашение на встречу Business.

Шаблон протокола заседания совета директоров Awesome Of School Writing Up.

Формат ежедневного планирования семинара Шаблон планирования семинара.

Как создать личность и ловушки, чтобы избежать понимания.

Минут к словам Magdalene Project Org.

Пример шаблона протокола собрания Business.

Как написать эффективный протокол собрания. Пример стандарта.

Шаблон повестки дня для одного собрания. Тренинг для семинара 2 на день.

Образец протокола производственного собрания Семинар клиента.

Протокол рабочей группы по мойке документов, октябрь 2018 г.

Шаблон формата протокола собрания Бесплатный протокол собрания.

Шаблон протокола семинара.

Шаблон протокола собрания Steering Com для здоровья и безопасности.

Пример семинара по основам управления проектами.

Минутный учебный курс | Бизнес-тренинг

«Филипп был интересным и профессиональным.Многие из присутствовавших на сеансе людей говорили мне, что им понравилось ».

Майкл О., представитель по связям с персоналом, The Cheesecake Factory

«Семинар был очень оценен, и вы (Стефани) действительно пользовались большим успехом. Спасибо за вашу поддержку и ценность, которую вы принесли этой команде. Я с нетерпением жду еще одной возможности поработать с вами, вы были абсолютным удовольствием ».

Полетт Б., начальник отдела кадров, St.Совет уполномоченных графства округа Джонс

«Было очень приятно работать с Чарли на прошлой неделе. Он был фантастическим, и я получил отличные отзывы от участников о тренинге! »

Робин А., менеджер по развитию талантов thyssen-krupp Elevator

«Спасибо, Кейт, Крис и Кэти! Было приятно работать с вами, и спасибо за ценные идеи для нашей SES! »

Джонатан Т., Специалист по развитию сотрудников USCPSC

«Отличное выступление Шона! Шон Дойл — отличный ведущий, и он учит вас, просто представляя себя ».

Джуго Д., Graham Packaging Company

«Курс был качественным, первоклассным, первоклассным, превосходным, прекрасным, отличным и так далее. Способ обучения Чарльза был приятным, исключительным, превосходным и достойным похвалы. Моя кафедра еще какое-то время будет хорошо говорить об этом курсе.Огромное спасибо за качество обучения и внимание к деталям. Мы рады использовать инструменты, созданные зомби. Однако если серьезно, то курс был facio delicias и nuntiisque (веселый и познавательный на латыни). Я с нетерпением жду возможности использовать вашу компанию в будущем ».

Монеке К., административный координатор, USPS

«Памела проделала большую работу по привлечению наших участников к обучению. Все они очень положительно отзывались об этом дне и, в частности, о Памеле.Она была доступной, с ней легко было общаться, и она могла проиллюстрировать моменты так, как ее понимала команда ».

Джиллиан В., Cavender’s

«Команда была очень впечатлена вашими материалами и, что более важно, стилем доставки. Я чувствую, что мы все взяли что-то положительное из курса, а это все, о чем я могу когда-либо просить ».

Джим Д., менеджер завода по производству ржанки, Ingredion Inc.

«Ничего себе, с чего мне начать !? Работа с вами обоими была выдающимся опытом на протяжении всего процесса.Ваша гибкость с момента первого контакта была очень ценной — мы ценим вашу готовность участвовать в нескольких телеконференциях для согласования с КМГ.

Ваша способность связать идеи и философию КМГ с уроками — вот что отличает вас от конкурентов.

Энергия и готовность Кейт встретиться с как можно большим количеством участников, а также ее способность быстро установить взаимопонимание с людьми создали доверие и безопасную среду. Все оценили «неформальность» ключевой ноты.

Семинар во вторник был феноменальным! Я видел людей, которые делали записи, о которых я даже представить не мог, что они будут помолвлены.

В целом фантастический результат — большое спасибо! »

Кале Б., менеджер по международному контролю качества, KMG Chemicals

«Еще раз спасибо за сотрудничество с нами на прошлой неделе. Как всегда, команде понравился сеанс, и я получил отличные отзывы. Изменение в поведении руководства, даже с прошлой недели, заметно.Руководители и я буквально всю неделю встречали людей, которые подходили к нам и говорили о том, как они воодушевлены будущим, как они верят в то, куда мы направляемся, и благодарили нас за то, что мы делаем. Для меня, как для бизнес-лидера, этот период поистине важный момент в карьере. Я не могу вас достаточно отблагодарить.

Сьюзан П., администратор фирмы, ТОО «ПСК»

«Лори, как всегда, была УДИВИТЕЛЬНА!»

Александра Н., менеджер по обучению и развитию, Simon Kucher & Partners

«Мы также ценим, насколько хорошо вы (Филипп) подготовлены и что предмет рассмотрения предметно решен, что имеет реальное влияние.В твоем стиле есть что-то особенное, что действительно привлекает людей ».

Пэм Б., менеджер L&D, Linden Lab

«Стефани была оптимистичной, интересной и отзывчивой. Она даже сохранила импульс, неожиданно изменив комнату к концу нашего сеанса. Мои коллеги не могут перестать комментировать, насколько замечательным было обучение, и мы полны энергии, чтобы применить наши новые навыки на практике. Восторженные отзывы вокруг! »

Шелби К., Ученый, L’Oreal USA

«Шон был отличным фасилитатором. После нашего урока он нашел время, чтобы просмотреть вопросы, которые мы используем во время интервью, и дал положительный отзыв. Я очень рекомендую Шона и этот курс «Как правильно брать интервью и нанимать» ».

Кэрол М. Менеджер, Программа обучения инспекциям лабораторий, Учебная лаборатория цемента и бетона

«Я просто хотел разослать электронное письмо, чтобы выразить нашу признательность за услугу, которую оказал Грег.Он был очень мотивированным и вдохновляющим оратором. Мы действительно, и я серьезно это имею в виду, наслаждались им. Мы собираемся адаптировать некоторые из наших тренировочных процедур в соответствии с его предложениями ».

Брайан Ховард, обучение, координатор, LM Wind Power Blades

«Памела была потрясающей и очень представительной. Она заставила группы чувствовать себя очень комфортно во время тренировки ».

Кайша В., координатор по обучению персонала, Natgasoline LLC.

«Презентация Совета прошла хорошо. «Отлично» по мнению нашего председателя. Спасибо за обучение ».

Генеральный директор американской гостиничной группы (после прохождения тренинга по навыкам презентаций для руководителей)

«На каждой из сессий, организованных ZMC Business Training Works, я узнавал что-то новое — даже по той же теме. Это 10-й сеанс, который мы запланировали, и мы всегда просим Шона.”

Кристи С., старший менеджер по развитию международного бизнеса, Zippo Manufacturing Company

«Приятно иметь дело с Business Training Works на нашем семинаре».

Гери Т., вице-президент по персоналу, Hamburg Süd NA

«Стефани знающая, заслуживающая доверия, веселая и увлекательная ведущая».

Келли Д., специалист по программам обучения и развития, Крупная страховая компания США

«Памела Самнер — профессиональная, теплая и высокообразованная женщина.Ее стиль подходит как для небольших групп, так и для больших формальных мероприятий. Она определенно является активом для BTW ».

Робин М., национальный менеджер по внутренним продажам, США, Цубаки

«Лори Макинтош привносит в тренинг свой личный опыт, который оказался бесценным».

Моника С., старший администратор, Longwood Gardens

«Мне понравилось то, что мы были заняты — никогда не было скучно».

Иоланда П., Доллар США

«Мы не можем достаточно отблагодарить Стефани за великолепную презентацию, которую она сделала нашим сотрудникам стойки регистрации и директорам жилищного строительства. У нас было много отличных отзывов от коллег по поводу презентации, и у нас уже были люди, реализующие информацию, которую они узнали из презентации. Мы искренне ценим всю упорную работу Стефани по созданию качественной презентации для разнообразной группы людей ».

Кристи К., Помощник руководителя, Oak Park Place

«Спасибо за еще одну отличную презентацию. Мила была замечательной, и наша команда очень ценила возможность работать с ней ».

Ирен Р., координатор по развитию международного бизнеса, Zippo Manufacturing Company

«Оба занятия прошли отлично. Они были информативными и очень интерактивными, и Мила смогла вовлечь участников на протяжении всей презентации.Она замечательный инструктор! »

Валери Р., специалист по обучению сотрудников, Министерство юстиции США

«Грег был потрясающим! Очень информативно и интерактивно. Он получил восторженные отзывы от участников ».

Шерри К., старший сотрудник по кадрам, Grand Bahama Shipyard Ltd.

«Грег Джонс был ведущим DYNAMITE! Он был веселым, знающим и интересным, и наша большая группа из 50+ человек смеялась и участвовала вплоть до конца 17:00.Меня всегда впечатляет, когда фасилитатор может поддерживать и вовлекать группу БЕЗ использования PPT, и Грег делал именно это с помощью своих раздаточных материалов, флипчартов, рассказывания историй и смешивания действий в группах за столом, командах и с партнерами. Мы хотели бы, чтобы он вернулся! »

Келли Д., специалист по программам обучения и развития, Крупная страховая компания США

«Обычно я молчу в групповых обсуждениях, но мне так понравился этот курс, что я довольно много участвовал.”

Участник курса, SmithBucklin

«Памела была очень интересной. Тренинг был хорошо проведен и привлек внимание группы. Отзывы, полученные от моих сотрудников, заключаются в том, что это полезно не только в работе, но и в их личной жизни ».

Лиз Б., менеджер, Дулут Общественные работы и коммунальные службы

«Эдуардо был прекрасным фасилитатором. Я взял с собой так много всего, что нужно для выполнения своих должностных обязанностей, что улучшит мое мышление при решении сложных вопросов и проблем.Эдуардо был очень интерактивен с группой и имел отличные идеи для развития мышления и участия. Он величайший фасилитатор, с которым я когда-либо работал! »

Участник тренинга, FEMA

«Курс очень помог моим сотрудникам, и я очень благодарен Регине за знания и щедрость. Она действительно свободно поделилась своими талантами и опытом и предоставила все необходимое для восстановления динамики нашей команды ».

Рэйчел Х., Директор, Фонд Nurture Nature

«Business Training Works сделал этот проект для меня чрезвычайно простым. Они не только настраивали контент для нас, но и хорошо его доставили и провели отличную тренировку для инструкторов. Для нас это был действительно легкий опыт! »

Лорен Л., конструктор инструкций, Chick-fil-A, Inc.

«Я хотел поговорить с вами о Филиппе и о том, каким замечательным опытом для наших команд было то, что он стал нашим фасилитатором на курсе по построению команды и межкультурному общению в прошлую пятницу.Он очень талантливый и увлекательный тренер, и он смог привлечь к участию даже наших самых сложных сотрудников. Всем очень понравился Филипп, и всем понравился курс ».

Эмбер К., старший менеджер по персоналу, Clarion US

«Всем это очень понравилось, и они пришли с инструментами, которые помогут им стать более сильным лидером! Спасибо, Грег! »

Шэрон М., менеджер по качеству, Northern Valley Indian Health

«Хочу сказать, что вчера было просто потрясающе.Наша команда очень довольна обучением и представленным контентом. Томас был именно тем, кто нам нужен, чтобы удовлетворить наши потребности в обучении этикету. Наша команда была восприимчива, и мероприятия были веселыми и увлекательными. Я определенно рекомендую Томаса всем, кто хочет улучшить свою команду с помощью обучения этикету ».

Синди Т., помощник по административным вопросам, Cutanea LIfe Sciences

«Кейт освежила начало 2020 года! Очень энергично и увлекательно весь сеанс.Моменты размышлений, смеха и помолвки сделали это знаменательным началом года! »

Участник тренинга, Крупная страховая компания США

«Вчерашний семинар был одновременно очень приятным и чрезвычайно полезным. По общему мнению, это был продуктивный, увлекательный и содержательный опыт, из которого участники смогли почерпнуть важные профессиональные идеи и уроки для передового опыта в своей области ».

Хью Х., Директор по развитию программ, Friends of Crown Heights Educational Centers Inc.

«Я услышал много положительных отзывов, и несколько человек обратились ко мне по поводу вашей контактной информации для уточнения. Я знаю, что у нас было мало времени на обучение, но я знаю, что я нашел его ценным, и я думаю, что остальная часть группы тоже ».

Хелен Дж., Mission Systems, Collins Aerospace

«Филипп, ты лучший! Мне понравилась каждая минута, и увлекательный интерактивный аспект нашего семинара превзошел мои ожидания.С нетерпением жду семинара в Лос-Анджелесе в следующем месяце ».

Ширли Б., президент, Universal Cargo Management

«Обучение было потрясающим! Все были в восторге, и мы многому научились. Они уже спрашивают, когда ты вернешься. Ты настоящая жемчужина !! »

Миа К., начальник отдела управления бизнесом, Монетный двор США

«Пока я сижу здесь и слушаю Лори, я думаю, что мы не могли и мечтать о лучшем фасилитаторе !!! Хотел быстро поблагодарить вас за исключительное «обслуживание клиентов» в отношениях с нами.”

Саба Б., координатор проекта, Центр оценки пилингов и направлений

«Кейт рифмуется со словом« отлично », и она была такой. Это был отличный класс, и Кейт была лучшей. Мы рекомендуем ее каждый раз. Я брал с ней этот урок много лет назад, и она закрепляет информацию ».

Дональд М., BHS Corrugated

«Я ЛЮБИЛ Кейт. Она была невероятным оратором, и ее способность к обучению — препятствие для шоу.Познание моего собственного стиля общения было бесценным, и я искренне верю, что собираюсь использовать эту информацию до конца своей профессиональной карьеры ».

Участник тренинга, Крупная страховая компания США

«Филипп был отличным ведущим. Он продолжал движение класса вперед, и все мы были вовлечены и участвовали. Мы все многому научились и надеемся, что он снова вернется для продолжения работы ».

Джина Дж., Исполнительный аналитик, Город Кламат-Фолс

«Памела и Business Training Works составили замечательную программу обучения для ACERTUS. Памела смогла создать учебную программу, полностью отвечающую нашим потребностям, в столь короткие сроки. Я с нетерпением жду возможности поработать с ними снова! »

Том Б., специалист по обучению, ACERTUS

«Памела потрясающая. У нее идеальное сочетание знаний, авторитета и личных навыков, позволяющих проводить очень эффективные тренинги среди самых разных личностей.”

Шейн С., генеральный директор, Aero-Flite, Inc.

«Нам понравился урок, и да, я рад работать с вами, чтобы привлечь больше. Чарльз отличный учитель, я бы хотел, чтобы он их учил ».

Кэти Б., старший аналитик, Фредди Мак

«Методика Томаса Фарли по созданию модуля рассказывания историй была очень увлекательной и эффективной. Он начал сеанс, рассказывая свою историю.Он попросил участников поделиться своими историями и почтительно критиковал их, используя эту технику в качестве обучающего инструмента ».

Патрисия К., Lockheed Martin RMS

«У нас сегодня был замечательный день! Все, с кем я разговаривал сегодня в течение дня, сказали, что им действительно понравилось занятие (как и я). Чарли проделал фантастическую работу. Спасибо вам обоим за отличный опыт! »

Мария Ф., консультант по обучению, Голубой крест независимости

«Я не знал, чего ожидать, и нашел, что это потрясающе.Я занимаюсь развитием бизнеса, и хотя я считаю себя в некоторой степени утонченным / сообразительным, я ушел с очень многими вещами, чтобы улучшить свою игру, в то время как с клиентами, и урок номер один и точка привязки заключается в том, что это 100% о том, чтобы сделать клиента чувствовать себя комфортно и особенным. То, что мы делаем, как мы действуем, как мы представляем себя, — все это способствует нашему конечному успеху как профессионалу в продажах ».

Участник курса, Северная Америка

«Наш 21-летний менеджер по обслуживанию клиентов заявил, что это обучение было лучшим и наиболее актуальным курсом, который она посещала в своей карьере.”

Г-н Саймон Б., Р.Э. Carroll Inc.

«Памела была жемчужиной! Нам это очень понравилось. Одна из основных отзывов, которые я получил, заключалась в том, что им нужно больше времени ».

Лианн В., Университет Короны, Центр наземных боевых действий ВМС — Корона

«Я был на нескольких тренировках, и должен сказать, что это было лучшее. Мы все занимались темами. Материалы Регины имели отношение к нашей работе.Она стартовала вовремя, и время пролетело незаметно ».

Участник семинара, Knowles Corporation

«Мила была очень профессиональна и привнесла в тренинг знания предметной области. Моя команда действительно уважала ее и не могла сказать о ней ничего, кроме положительного ».

Кэтлин Б., Акванима

«Это был положительный опыт, очень полезный для понимания себя как поставщика медицинских услуг и пациентов.Лори была привлекательной оратором. Я научился по-разному подходить к уходу за пациентами, считая пациентов разными и не «сложными». Я убрал ключевые моменты и различные стратегии, которые нужно использовать при взаимодействии с пациентами, просто чтобы найти время, чтобы внести коррективы и внедрить эти изменения ».

Элизабет Т., доцент, Медицинский колледж Бейлора

Глава 12. Обучение и техническая помощь | Раздел 4. Проведение семинара | Основной раздел

Узнайте, как провести семинар, короткую образовательную программу, предназначенную для обучения или ознакомления с практическими навыками, методами или идеями.

Что такое мастерская?
Зачем вам проводить семинар?
Когда бы вы хотели провести семинар?
Как вы проводите семинар?
Продолжение

Вы, наверное, участвовали во многих семинарах. Возможно, вы были на фольклорном фестивале, где известный исполнитель провел мастер-класс по игре на гитаре и продемонстрировал некоторые из своих приемов.Возможно, вы были на конференции, где проходили семинары по работе в Интернете или по продаже упорным клиентам. Существуют семинары по различным темам, от украшения торта до лечения шизофрении, все они ограничены по времени, предназначены для обучения практическим навыкам, методам или идеям и проводятся такими же людьми, как вы.

Теперь ваша очередь проводить семинар. Вы можете тренировать персонал или волонтеров для новой организации, выступать на конференции или пытаться показать миру этот потрясающий новый метод, разработанный вашей организацией.В любом случае вам придется развлекать, обучать и наставлять группу людей, которых вы, вероятно, никогда раньше не встречали. Это может показаться пугающим, но проведение семинара на самом деле очень похоже на все остальное: если вы хорошо подготовитесь, расслабитесь и уважаете участников, все пройдет хорошо.

Что такое мастерская?

Ответов на этот вопрос, вероятно, столько же, сколько есть семинаров и их докладчиков, но, в целом, семинар представляет собой единственную короткую (хотя короткий может означать от 45 минут до двух полных дней) образовательную программу, предназначенную для обучения или ознакомления с участникам практические навыки, методы или идеи, которые они затем могут использовать в своей работе или в повседневной жизни.Большинство мастерских имеют несколько общих черт:

Обычно это маленькие , обычно от 6 до 15 участников, что позволяет каждому уделять личное внимание и быть услышанным.
Они часто предназначены для людей, которые работают вместе или работают в одной области.
Их проводят люди, имеющие реальный опыт в обсуждаемой теме.

Презентация не должна ограничиваться одним человеком.Со-лидеры или со-фасилитаторы не только обычны, но и могут значительно расширить возможности данного семинара и могут облегчить каждому работу. Каждый соруководитель может нести ответственность за определенные части семинара, или все могут работать вместе на протяжении всего семинара, в зависимости от структуры и цели. В любом случае, если вы планируете семинар, всегда можно найти одного или нескольких соруководителей или со-фасилитаторов.

Они часто являются участниками , то есть участники активны как в том смысле, что они влияют на направление семинара, так и в том, что у них есть возможность практиковать методы, навыки и т. Д.которые обсуждаются.
Они неформальные ; Помимо участия, здесь много дискуссий, а не просто преподаватель, представляющий материал для усвоения внимательными учениками.
Они ограничены по времени , часто одним сеансом, хотя некоторые могут включать несколько сеансов в течение определенного периода времени (например, один раз в неделю в течение четырех недель или два сеанса на целый день в течение выходных).
Они автономны . Хотя семинар может заканчиваться раздаточными материалами и предложениями для дальнейшего чтения или изучения для тех, кто заинтересован, презентация, как правило, предназначена для самостоятельной работы, в отличие от курса, который зависит от большого количества чтения и других проектов (статей, презентаций). в дополнение к занятиям в классе.

Зачем вам проводить мастерскую?

Зачем выбирать мастерскую, если можно использовать другой метод, например учебный кружок, курс, обучение на рабочем месте и т. Д.? Поскольку существует несколько разных способов научить людей чему-то, и поскольку люди учатся по-разному, семинар имеет некоторые преимущества (и некоторые недостатки, в первую очередь отсутствие времени) по сравнению с другими методами, которые делают его. хороший выбор в определенных обстоятельствах.

Мастерская дает возможность получить интенсивный образовательный опыт за короткий промежуток времени, когда время для более комплексных усилий может быть недоступно.Участники могут работать, они могут находиться слишком далеко друг от друга, чтобы регулярно собираться вместе, или могут просто не желать посвящать много времени. Семинар может представить новую концепцию, побуждая участников исследовать ее дальше самостоятельно, или может продемонстрировать и поощрить практическое применение реальных методов.
Это отличный способ обучить практическим навыкам, потому что он дает участникам возможность опробовать новые методы и потерпеть неудачу в безопасной ситуации. Неудача часто бывает лучшим учителем, а неудача в этом случае не несет ответственности.В то же время обратная связь как от ведущего, так и от коллег по группе помогает участнику понять, что она может сделать, чтобы избежать неудач в реальной ситуации.
Семинар — это возможность передать коллегам идеи и методы, которые он разработал или считает важными. Преподавание в аспирантуре может оказаться невозможным, но он сможет охватить большое количество людей, проводя семинары в различных ситуациях.
Специально для людей, которые работают вместе, семинар может помочь создать у его участников чувство общности или общей цели.

Когда бы вы хотели провести семинар?

Мастерская, как объяснялось выше, имеет ценность при определенных обстоятельствах. Когда возникают эти обстоятельства и когда вы могли бы провести семинар по сравнению с другими методами обучения или тренинга? Есть ряд ситуаций, в которых мастерская будет лучшим выбором:

Начало чего-то нового. Если ваша организация перенимает новый метод или ваша общественная инициатива выходит на новый путь, часто появляются новые фрагменты информации или способы функционирования, которым люди должны научиться.Семинар или серия семинаров — это способ представить их в короткие сроки и подготовить людей к изменениям.
Первичное обучение персонала или волонтеров. Семинары часто являются хорошим способом обучить новых сотрудников или волонтеров философии, методам и принципам функционирования вашей организации или методам, которые им понадобятся для выполнения своей работы.
Повышение квалификации персонала или волонтеров без отрыва от производства. Мастер-классы по разным вопросам, техникам и т. Д.- это хороший способ держать сотрудников и волонтеров в курсе того, что они делают.
Развитие персонала. Семинары часто используются как способ отточить профессиональные навыки и узнать о новых разработках в этой области.
Демонстрация новой концепции. Если кто-то в организации столкнулся с какой-то особенно интересной новой идеей или техникой, он может захотеть провести по ней семинар для своих коллег, или организация может захотеть привлечь кого-нибудь для этого.
Объяснение чего-то для публики. Организация может провести публичный семинар по своей проблеме, чтобы убедиться, что люди проинформированы о ее причинах или о том, что она делает. Программа повышения грамотности взрослых может, например, проводить семинар по неграмотности в своем районе, или приют может проводить семинар по причинам и последствиям бездомности.
Наличие знающего ведущего. Если у вас есть особый опыт в какой-либо теме, вас могут попросить провести семинар для сотрудников или членов другой организации, для общественности, на конференции и т. Д.Известных людей в той или иной области часто приглашают (и оплачивают) путешествовать на большие расстояния для проведения семинаров.

Как вы проводите семинар?

Даже если вы никогда этого не делали раньше, вы можете провести хороший семинар, уделив внимание всем этапам процесса. Проведение семинара состоит из трех этапов: планирование, подготовка и реализация (собственно проведение). Кроме того, как только вы закончите, важно связаться с участниками, чтобы получить отзывы о семинаре, чтобы вы могли улучшить его в следующий раз.Мы рассмотрим каждый из этих этапов отдельно.

Планирование

Как только вы узнаете, какой будет ваша тема, планирование семинара в конечном итоге означает выяснение того, что вы хотите сделать, чтобы направить участников через этот опыт, и что, как вы надеетесь, они извлекут из этого опыта. Для этого необходимо учесть ряд факторов:

Рассмотрим вашу тему. Первый элемент планирования семинара — понять, о чем вы говорите. Независимо от того, насколько интерактивным и интерактивным будет ваш семинар, вам все равно нужно хорошо владеть тем, что вы представляете.Сделайте домашнее задание, чтобы быть уверенным, что сможете справиться с большинством вопросов и проблем, которые могут возникнуть. Это не означает, что вы должны знать абсолютно все о теме, но что вы должны знать о ней достаточно много и понимать ее достаточно хорошо, чтобы вы могли помочь участникам вписать ее в контекст своей работы и жизни.

Учитывайте свою аудиторию. Ваша аудитория, люди, которые на самом деле будут частью семинара, вероятно, является наиболее важной частью головоломки.Понимание их и их потребностей поможет вам решить, что и как делать, больше, чем что-либо еще.

Что они уже знают? Если вы ожидаете, что большинство участников будут знакомы с определенным справочным материалом или имеют определенный опыт, это сильно повлияет на то, как и в какой степени вы решите представить материал.

Иногда вы можете провести здесь небольшое исследование. Если вы представляете конкретную группу или организацию, вы можете узнать либо от своего контактного лица, либо от самих участников, кто будет вашей аудиторией, с чего они начинают, каков их опыт и что они хочу из мастерской.Спросить об аудитории — часть того, что должен делать осторожный ведущий.
В других обстоятельствах, например, на большой конференции, может быть невозможно предугадать, насколько много знаний у участников. В этом случае имеет смысл подготовить ряд материалов и заданий, а затем начать семинар с того, чтобы спросить людей, что они знают по теме. Поступая так, вы можете приспособить свой семинар к потребностям большинства участников и быть уверенным, что вы никого не переусердствуете и никого не усыпите.

Этот материал не в их сфере? Знание контекста опыта участников может помочь вам понять, как преподносить материал.
Какая у них сфера? Можно ожидать, что люди в одних областях будут более вербальными, интроспективными или общительными, чем люди в других. Вы с большей вероятностью найдете группу социальных работников, готовых обсудить свои эмоции, чем, например, группу строителей. Также может потребоваться больше творчества, чтобы помочь строителям понять, почему такое обсуждение может быть хорошей идеей.Важно найти такие способы подачи материала, которые будут понятны участникам данного семинара и не будут вырывать их слишком далеко за пределы их контекста.

На самом деле любая группа может быть либо очень тихой, либо очень изменчивой, чрезвычайно апатичной или чрезвычайно отзывчивой, или (что наиболее вероятно) чем-то средним. Это в значительной степени зависит от одного или двух людей, которые задают тон, независимо от того, является ли группа такой, все члены которой знают друг друга. Какая у вас группа, во многом зависит от того, какой семинар будет успешным.Например, если в группе очень тихо, обсуждение может быть смертельным, но действия, основанные на движении, могут сработать. Если группа склонна к спорам, вы можете воспользоваться этим, разделив людей на небольшие группы и попросив их решить выдуманные проблемы по теме. Понимание того, что вы не можете предсказать, поможет вам спланировать несколько различных возможностей.

Знают ли они друг друга и / или работают ли вместе? Если да, то, возможно, вы можете отказаться от представлений (это зависит от того, насколько хорошо они знают друг друга) и спланировать семинар, посвященный общим проблемам.
Придут ли они с особым отношением к мастерской? Они будут, если вы предлагаете материал, противоречащий тому, что, по их мнению, является правдой. Вы вводите новую концепцию или метод, который противоречит тому, что они уже делали, или их предыдущему обучению? Если это так, то первое, на что вам следует обратить внимание, может быть их враждебность или скептицизм. С другой стороны, они также могут быть предвзяты в вашу пользу, если вы предлагаете то, что кажется решением сложной проблемы.

Это не означает, что намеренное оспаривание убеждений людей в мастерской — плохая идея. Если предположить, что вы можете делать это, не проявляя неуважения, например, говоря им, что они глупы, такой семинар часто оказывается самым мощным и приводит к наиболее значительному обучению участников. Большинству людей неудобно иметь дело с изменениями и новыми идеями, но они также стимулируют их. Если вы можете представить что-то новое, чтобы участники его рассмотрели, вы более чем выполнили свою работу.

При каких обстоятельствах они посещают этот семинар? Выбрали ли они это из нескольких возможностей (как на конференции)? Они просили об этом? Это требование их работы или выполнение требований для сертификации, лицензирования или каких-либо других полномочий? Является ли это частью их работы (например, обучение, переподготовка или повышение квалификации персонала)? Чтобы узнать что-то, что им абсолютно необходимо для правильного выполнения своей работы? Каждая из этих причин подразумевает разное отношение, разный уровень заинтересованности и приверженности, а также разный подход со стороны докладчика.

Учитывайте размер мастерской. Если размер группы идеален для большинства целей (около 8–12), вы можете организовать мероприятия, в которых участвуют участники как по отдельности, так и в небольших группах (2–4) или всей группой. Если в группе больше 15 человек, вы, вероятно, захотите разделить ее на несколько занятий. Если оно меньше 7 или 8, возможно, вам будет лучше, если всю группу будет работать вместе большую часть семинара.

Причина, по которой 8–12 — идеальный размер, заключается в том, что он достаточно мал, чтобы у каждого была возможность получить ответы на свои вопросы и получить индивидуальное внимание докладчика, но все же достаточно большой, чтобы вызвать оживленную дискуссию.Если в группе больше 15 человек, голоса некоторых людей, обычно более тихих, теряются; если меньше 6–8, может не хватить мнений, вопросов и идей.

Примите во внимание имеющееся время . Семинары могут длиться от часа или меньше до дня или даже дольше. Важно, чтобы ваши цели на семинаре соответствовали отведенному времени. Это означает, что вы не только планируете свою презентацию, чтобы должным образом заполнить время, но и согласовывать объем материала, который вы охватите, с имеющимся временем.Особенно, если это все в новинку для участников, им потребуется много времени на разъяснения, вопросы и т. Д., Чтобы понять это.

Общее правило, касающееся времени, заключается в том, что вы должны постараться выделить время для каждой части семинара заранее. Репетируйте разные части, чтобы увидеть, сколько времени они займут, или сколько времени вы хотите, чтобы они занимали (например, если вы собираетесь попросить людей написать о чем-то, попробуйте сами и посмотрите, сколько времени это займет у вас). Вы редко будете точны на 100%, но вы можете приблизиться, и тогда у вас будет план семинара и разумное представление о том, что вы могли бы ожидать делать в то время, которое у вас есть.

Короткий семинар: 45-90 минут. Такая короткая мастерская даже короче, чем кажется. Люди могут опаздывать на пять-пятнадцать минут, и вы потеряете больше времени, если будете распространять материалы, использовать оборудование и т. Д. Это означает, что вам придется безжалостно сократить материал, который вы хотите представить, до того, что действительно важно. . Хотя всегда разумно чрезмерно подготовиться (см. Раздел «Подготовка» ниже), в действительности вы редко добиваетесь всего, чего ожидаете. Семинар такой продолжительности, вероятно, лучше всего использовать как средство представления и обсуждения новой концепции или проблемы, вызывающей озабоченность.Нет смысла пытаться научить определенному навыку, если он не очень ограничен. Если его можно выучить за пять или десять минут и практиковать за то же время, попробовать стоит. Если что-то сложнее, вам понадобится более продолжительный семинар.

Если участникам действительно важно овладеть определенным навыком, техникой или методом для выполнения своей работы, или — особенно — если его неправильное использование приведет к серьезным последствиям (как в случае многих неотложных медицинских процедур), это вероятно, неразумно представлять это на семинаре в таком кратком виде.Это может привести к тому, что участники будут полагать, что они знают о теме больше, чем на самом деле, и в результате причинят реальный вред. Используйте здравый смысл и руководствуйтесь тем, что действительно возможно.

Семинар средней продолжительности: от 90 минут до 3 часов. На этом семинаре можно приступить к более глубокому рассмотрению идей и концепций и обучению некоторым навыкам. Некоторые соображения о семинаре средней продолжительности:

Различные виды деятельности . Этот тип семинара более чем достаточно продолжителен, чтобы участникам стало скучно или они были ошеломлены.Два или три часа говорящей головы подряд могут отправить многих людей за дверь с криками на свежем воздухе. Разделение времени путем вовлечения участников в различные виды деятельности гораздо более способствует их обучению, чем просьба сидеть спокойно и все время заниматься чем-то одним.

Интервал внимания: Исследования показали, что большинство людей начинают терять концентрацию через 20 минут — получаса. К концу часа их уровень внимания упал более чем на 50% (а в некоторых случаях — намного больше).Внимание может быть возобновлено путем смены занятий, смены темы, изменения методов презентации и т. Д. Даже короткой паузы в семинаре, вызванной переходом от одного занятия к другому, достаточно, чтобы освежить людей и поддержать их интерес.

Измените серьезность материала . Чередование забавных или юмористических занятий и идей с другими, более серьезными, может не только держать участников в сознании и бодрствовать, но также может способствовать обучению.

Запланируйте перерыв .Это затронет проблему концентрации внимания и даст участникам возможность выпить кофе, сходить в ванную и т. Д., Не нарушая ход семинара. Но также имейте в виду, что перерывы всегда занимают больше времени, чем планировалось. Добавьте еще пять или десять минут к тому времени, которое вы просите у людей? Вы можете быть уверены, что к тому времени, когда все вернутся в комнату и успокоятся, они потратят как минимум столько же дополнительного времени.

Даже длинный семинар не такой длинный, как вы думаете, внимательно обдумайте количество материала, которое вы можете адекватно представить за этот промежуток времени, и количество, которое люди действительно могут усвоить.Вы можете использовать это время, чтобы представить относительно небольшой объем материала разными способами, чтобы участники ушли с четким пониманием этого. Или вы можете выбрать то, что людям действительно нужно знать по вашей теме, и сконцентрироваться на этом, пытаясь дать им достаточно, чтобы, даже если они не полностью понимают это, они были достаточно заинтригованы, чтобы продолжить самостоятельно и узнать более.

Помимо размышлений о том, сколько времени уместно с учетом имеющегося у вас времени, подумайте о том, как много вы знаете по этой теме.Иногда наиболее успешные семинары проводят ведущие, которые знают лишь немного больше, чем участники. В таких обстоятельствах докладчики не так склонны пытаться вписаться слишком много или слишком технически. Вспомните, сколько времени вам потребовалось на самом деле, чтобы выучить этот материал и привыкнуть к нему: могут пройти месяцы или даже годы, прежде чем вы полностью его поймете. Постарайтесь вспомнить, как вы познакомились с этой темой и чем вы действительно увлеклись, а затем спланируйте семинар.

Участникам нужно время, чтобы поговорить и связаться друг с другом .Возможность познакомиться с другими и обменяться идеями — одна из основных ценностей семинара для многих людей, и ее нельзя недооценивать.

Длительный семинар: более 3 часов. У длинного семинара есть некоторые недостатки, но он позволяет более подробно изложить материал и провести ряд мероприятий. Шесть сконцентрированных часов работы в день — это примерно то, с чем может справиться большинство людей. Обязательно делайте много перерывов как из-за необходимости растягиваться и пользоваться ванной, так и из-за концентрации внимания.Некоторые мысли о продолжительных мастер-классах:

Вы можете подробнее рассказать о конкретных проблемах. Здесь у вас есть возможность проследить за интересами группы, изучить идеи, относящиеся к конкретным ситуациям участников, или просто представить идеи более подробно.
Вы можете выделить более длительные отрезки времени для занятий и отдельных тем. Однако важно осознавать необходимость разбивать длинные сегменты семинара. Вы должны знать, если глаза участников начинают тускнеть, и быть готовыми быстро переключиться на что-то другое (особенно на что-то активное и веселое), если это произойдет.
Вы можете выделить больше времени на отработку новых навыков и больше времени на обсуждение деятельности. Возможно, самым большим преимуществом длительного семинара является то, что он дает участникам время подумать, как индивидуально, так и вместе с другими, что является важной частью процесса обучения.
Вы можете выделить больше времени на вопросы участников и ответить на них. (С другой стороны, может возникнуть соблазн поговорить с одним участником по поводу ее интересного вопроса, в то время как остальная часть группы засыпает.Будьте осторожны, чтобы избежать этой тенденции.)
Вы можете представить как контекст, так и специфику темы (например, характеристики ВИЧ-инфицированного населения и методы профилактики СПИДа в общинах).
Вы можете давать или поощрять еду и питье. Он помогает людям сохранять бдительность, задает расслабленный и дружелюбный тон и поддерживает интерес на долгое время, избавляя от необходимости думать о голоде или жажде.
Труднее оценить, сколько времени займет сегмент семинара в длинном семинаре, потому что докладчики, как правило, не прекращают занятия, если у них все идет хорошо (в конце концов, времени много), и часто обнаруживают, что у них мало времени. того, что они запланировали.Вам нужно решить, хотите ли вы придерживаться своего плана и, таким образом, ограничить занятия примерно тем временем, которое вы запланировали для них, или плыть по течению и позволить вещам продолжаться дольше, если участники считают их важными. Ни один из этих вариантов не является «правильным» или «неправильным»: это зависит от потребностей группы и ведущего. Общение с группой обычно является хорошим способом решить, в какую сторону пойти.

Рассмотрим назначение мастерской. Семинары предназначены для многих целей, и каждая подразумевает определенные методы презентации и другие детали.Некоторые общие цели и их значение:

Обучение участников навыку, который они затем могут использовать или будут использовать в будущем (например, семинар по оказанию первой помощи для работников по уходу за детьми). На таких семинарах обычно мало разговоров и много активности. Если люди собираются использовать то, что они изучают, очевидно, что им важно практиковать это, и, вероятно, именно на этом вы захотите сосредоточиться на семинаре.
Предоставление участникам возможности попрактиковаться и получить отзывы об уже известных им техниках и концепциях.Опять же, акцент здесь, вероятно, будет сделан на действии, на фактическом выполнении того, что обсуждается, и на получении советов и размышлений о своей работе от ведущего и других участников группы.
Повышение уровня текущих знаний участников о концепциях, методах и методах (новые исследования, совершенствование методов и т. Д.). Придется практиковать новую технику; свежий взгляд на знакомую концепцию может потребовать только обсуждения.
Обучает участников новой концепции, которую они затем могут применить в своей работе (например, семинар для уличных аутрич-работников о том, как банды действуют как замещающие семьи для своих членов).Представленная здесь презентация может быть более ориентирована на обсуждение, поскольку людям нужно будет усвоить новые идеи и обсудить, как они связаны и могут повлиять на то, что они делают.
Ознакомление людей с материалами, важными для их работы, но не имеющими прямого отношения к ней (например, положения Закона об американцах с ограниченными возможностями [ADA] или законы о конфиденциальности). Семинар такого типа, вероятно, будет включать прямое представление информации, возможно, с некоторой практикой решения проблем и обсуждением (Человек X приходит в вашу организацию с этой проблемой; как вы с этим справляетесь?) Это может закончиться сессией вопросов и ответов, частично потому, что законы и постановления часто сбивают с толку, а частично потому, что они вызывают столько беспокойства.
Предоставление или помощь в предоставлении учетных данных, связанных с работой, для продвижения по службе или первоначального трудоустройства, например, для получения сертификата или лицензии. Эта категория может включать в себя все, от инструкций по СЛР до обучения культурной чувствительности, и, таким образом, может включать любое количество действий или методов презентации.
Использование семинара как способа помочь участникам почувствовать себя комфортно друг с другом и / или в своей ситуации. Часто используемые в колледжах или в командообразовании, связанном с трудоустройством, семинары этого типа обычно состоят из большого количества быстрых действий, часто вызывающих смех или совместное решение проблем, или и то, и другое.Любой разговор обычно помогает понять действия и их влияние на участников.
Знакомит людей с взглядом на мир, либо в качестве дополнения к их работе или волонтерским ситуациям, либо в качестве общественного образования (например, семинар по теориям нравственного развития). Такой семинар позволяет проводить самые разные виды деятельности: прямое обучение, обсуждение гипотетических ситуаций, попытки решить моральные дилеммы, ролевые игры и т. Д. В целом, чем больше разных способов люди могут испытать концепцию, тем с большей вероятностью они ее поймут. Это.

Рассмотрим вашу презентацию . Стиль вашей презентации, ваш личный стиль и фактические методы презентации, которые вы используете, во многом определят эффективность вашего семинара. Отчасти это будет зависеть от вашей личности и опыта, но есть несколько общих рекомендаций, которые могут быть полезны:

Упрощение формальностей. Ведущих семинара часто называют фасилитаторами. Фасилитатор (от латинского facile , что означает «легкий») — это тот, кто открывает путь другим.Она не лидер и не авторитет, а скорее проводник: кто-то, кто идет рядом с вами и помогает понять, куда идти. В общем, фасилитация более полезна на семинаре, чем «инструктаж». Это называется семинаром, потому что участники обычно получают возможность что-то сделать, по-настоящему взаимодействовать на своих условиях с тем, что предлагается. Фасилитатор может помочь им получить этот опыт, когда инструктор может быть более склонен рассказать им об этом опыте или структурировать его для них.

Здесь, несомненно, проявляется предубеждение автора. Практически любое хорошее обучение — это, по крайней мере, в некоторой степени, фасилитация. Чтобы чему-то научиться, и особенно изучить это на самом глубоком уровне, нужно испытать это на собственном опыте, бороться с этим, размышлять над этим, жить с этим. Хороший фасилитатор позволяет каждому участнику относиться к новому обучению по-своему и разбираться в нем для себя, вместо того, чтобы говорить ему, что он должен думать или как подойти к концепции.Участники с большей вероятностью будут оставаться в курсе событий на протяжении всего семинара, если вы будете действовать в качестве фасилитатора и если вы будете лично доступны.
Нельзя сказать, что в обучении никогда не бывает места лидерству, пока оно не доминирует в семинаре. Если докладчик является «звездой» в своей области, участники на самом деле могут захотеть услышать то, что она говорит, а не для того, чтобы им помогали.

Согласованность презентации и тематики семинара. Ваш метод и стиль изложения должны в максимально возможной степени отражать тему.Например, если вы проводите семинар по эмпирическому образованию, он должен быть эмпирическим, а не лекционным. Семинар по правилам ADA должен проводиться в физически доступном месте и демонстрировать чуткость к проблемам инвалидов. Представляемая техника должна практиковаться как в презентации, так и в упражнениях. На хорошо организованном семинаре участники узнают столько же из методов и стиля презентации, сколько из содержания семинара.
Прямое участие участников.Семинары намного эффективнее и приятнее, если они вовлекают участников в мероприятия, обсуждения и взаимодействие с другими, чем если они просто забрасывают людей информацией. Есть много возможностей для отработки навыков, обсуждения в малых и больших группах, составления отчетов о дискуссиях, решения проблем как индивидуально, так и в малых и больших группах и т. Д., Которые дадут каждому в группе возможность играть активную роль.
Разнообразие методов и видов деятельности. Как уже упоминалось несколько раз, различные методы презентации и занятий помогут людям сосредоточиться, будут говорить о разных стилях обучения участников и сделают семинар более интересным и увлекательным как для докладчика, так и для участников.Некоторые возможности для рассмотрения:
- Включите какую-нибудь практическую деятельность, во время которой люди могут быть физически активными.
- Включает как групповые, так и индивидуальные занятия.
- Мероприятия должны быть развлекательными и интерактивными. По возможности старайтесь не быть «говорящей головой».
- Включают различные виды аудиовизуальных материалов, например видео, графику движения и аудиозаписи.
- Включите инновационные способы прямой подачи материала: пьесу, интерактивную сценку, песню, мультфильм и т. Д.
- Всегда включайте практику определенной техники или метода, который представлен, даже если только на короткое время, чтобы дать участникам возможность увидеть, на что это похоже.

Чем больше вы здесь проявите креативности, тем лучше. Действия, в которых участники работают с физическими объектами, часто являются отличным инструментом обучения. Есть очевидные (семинары для учителей включают множество «манипуляторов», объектов для демонстрации концепций), но есть бесконечное количество вариантов.Автор посетил потрясающий семинар по множественному интеллекту, в котором небольшие группы проектировали и строили деревни из лего и других блоков. Думайте как можно возмутительнее.

Вещи забрать домой. Убедитесь, что участники получили распечатанные копии любых накладных или слайдов, содержащих важную информацию, а также краткое изложение основных моментов семинара и всего остального, что, по вашему мнению, может быть важным. Это поможет им позже вспомнить, о чем был семинар, и поможет им передать идеи другим.
Время отражения. Размышление — ключ к обучению. Если часть стиля вашей презентации состоит в том, чтобы попросить участников поразмышлять или обсудить каждое занятие, вы поможете им учиться двумя способами: давая им время поразмышлять над занятием и поговорить о нем с другими участниками группы, и демонстрируя, насколько важно размышлять над тем, что вы сделали и чему научились.
Пора поговорить, пообщаться и познакомиться с другими участниками. Большая часть ценности семинара заключается в опыте формирования сообщества учащихся.Общий опыт может привести к профессиональному сотрудничеству и обогатить получаемое обучение.

Препарат

Теперь, когда ваше планирование закончено, вам нужно подготовиться к семинару. Планирование касается доставки самого семинара; подготовка — это вопрос логистики: убедитесь, что у вас есть все необходимое и время, необходимое для успешного проведения семинара. Это означает как сбор материалов, которые вы будете использовать, так и получение любой информации, необходимой вам для выполнения работы наилучшим образом.

Узнайте о пространстве, которое вы будете использовать, если возможно . Если это ваше собственное пространство, вы можете выбрать комнату или место, которое будет лучше всего, и заранее обустроить его. Если вам выделяют место в другом учреждении, вы можете запросить комнату определенного типа или размера или настроить ее определенным образом (стулья по кругу, удобная мебель и т. Д.) . Вам нужно подумать о том, как вы будете использовать пространство: нужно ли будет много перемещаться людям? Будет ли нужно перемещать громоздкое оборудование? Вам нужен экран, или классная доска, или интерактивная доска? Чем больше вы узнаете о пространстве и чем больше вы сможете настроить его в соответствии с вашими потребностями до прибытия участников, тем более гладкой будет ваша презентация.

Если вы собираетесь взять на себя роль фасилитатора, а не авторитетного лица, вы захотите сделать пространство как можно более гостеприимным и неформальным. Иногда это просто невозможно; школьный класс со столами, прикрученными к полу (да, они все еще существуют, хотя их немного), например, не особенно гибок. Но там, где вы можете, расставив стулья по кругу или подобную конфигурацию, где каждый может видеть всех и не будет главы стола, можно многое сделать, чтобы задать тон, как только люди войдут.

Принесите все необходимое . Не думайте, что что-то из этого будет там, если вы специально не договорились об этом (см. № 3 ниже). Даже тогда вы не можете быть уверены.

Если вы собираетесь попросить людей что-то написать или они могут захотеть делать заметки, убедитесь, что вы принесли достаточно карандашей и бумаги для всех.
Сделайте и соберите по крайней мере в два раза больше копий, чем вы думаете, что вам понадобится любого печатного материала, который вы хотите раздать.
Принесите мольберты, газетную бумагу и маркеры для записи идей, вопросов, комментариев или для записи того, что происходит в небольших группах.
Если вы составляете накладные расходы, списки, повестку дня и т. Д., Делайте это заранее, а не накануне презентации.
Если вам нужно все это куда-то взять (например, если ваша презентация находится где угодно, но не в вашем собственном пространстве), положите ее в машину накануне вечером. Составьте и используйте контрольный список, чтобы ничего не забыть.

Не забывайте о еде, кофе и т. Д., Если вы их предоставляете или получаете. Вам нужно либо заранее договориться о том, чтобы в номере было то, что вам нужно, либо кофеварка, кофе, сливки, бумажные стаканчики и т. Д.должен быть на заднем сиденье вместе со всем остальным накануне вечером. (Получите свежие пончики утром.)

Заранее подготовьте все необходимое оборудование (проектор, видеомагнитофон и монитор, компьютер и т. Д.) Или запланируйте привезти его самостоятельно. (Если вы приносите его, убедитесь, что у вас есть резервная копия на случай, если тот, который вы планируете, не сработает.) Заблаговременно сделайте все необходимое (письменно, а также устно, если возможно) и проверьте день или два до семинара, чтобы убедиться, что все в порядке.Приезжайте достаточно рано, чтобы проверить это в день семинара. Предположите, что если что-то может пойти не так, то так и будет, и что, даже если это не ваша ответственность, вам все равно придется это исправить.

Делайте материалы и раздаточные материалы как можно более привлекательными и интересными, чтобы участники к ним возвращались .

Используйте цвет, где можете.
Легко читаемые диаграммы и графики, как и изображения, полезны для многих (хотя и не для всех).
Если возможно, систематизируйте печатные материалы так, чтобы их было легко читать и усваивать.Форма контура, маркеры, использование цвета или изображений могут быть здесь полезны.
Старайтесь держать под контролем количество материалов, которые вы раздаете, если только это не ситуация, когда люди действительно нуждаются и хотят много информации (например, государственные нормативные акты, которые могут со временем понадобиться в качестве справочной информации). Может быть полезно распечатать разные раздаточные материалы на бумаге разного цвета, чтобы и вы, и участники могли легко их отслеживать («Перейти к синему листу?»).
Актуальные «вещи», которые люди могут забрать домой (ленты для СПИДа, миниатюрные модели груди для практики самообследования), могут служить для того, чтобы сохранить в их сознании изучение семинара.

Будьте готовы к переподготовке . Если вы думаете, что блок семинара, вероятно, продлится 30 минут, будьте готовы, по крайней мере, на час материала для него. В некоторых группах вы можете использовать только то, что, по вашему мнению, займет 15 минут; в других вы можете использовать все это и пожелать, чтобы у вас было больше. Лучше быть чрезмерно подготовленным, чем недостаточно подготовленным: чем длиннее семинар, тем важнее это становится.

Не зная заранее отдельных участников, а зачастую и тогда, вы не можете сделать точные предположения о времени или реакции группы.Если они уже являются группой (например, сотрудники программы), у них уже будут свои собственные лидеры, предположения и нормы, и они будут определять в некоторой степени их реакцию (вербально или невербально, вовлечены или не вовлечены). и т. д.) Если они случайная группа, лидеры могут появиться, но могут и не появиться. Как обсуждалось ранее, то, почему они здесь, каковы их опыт и подготовка, а также то, кем они являются как личности, определит, как они отреагируют на вашу презентацию. В некоторых группах никто не может выступать в течение первого часа и более или вообще.С другими у вас могут возникнуть трудности с произнесением слов после первых пяти минут. Независимо от того, сколько раз вы проводили тот или иной семинар, лучше быть готовым ко всему.

Составьте оценочную форму , которую люди могут быстро заполнить в конце семинара, но она охватывает области, о которых вы действительно хотите знать. (Многие конференции готовят оценочные формы для каждого семинара, и в этом случае вам не нужно это делать.) Стандарт для такого рода вещей — это обычно форма с множественным выбором, которая либо просит участников оценить каждую область от 1 до 5, либо проверить от одного из 5 вариантов от «полностью согласен» до «категорически не согласен».»Некоторые области, которые вы, возможно, захотите охватить, включают:

Четкость вашей презентации.
Полезность каждого из включенных вами видов деятельности, особенно в контексте работы или жизни участников.
Насколько интересным и актуальным был контент для участников.
Ваше владение материалом (т.е. насколько хорошо вы знаете свое дело).
Насколько хорошо мастерская удерживала интерес людей.
Насколько хорошо вам удалось установить и выдержать комфортный тон.
Общие комментарии, если есть.

У вас могут возникнуть другие вопросы о вашей мастерской. Просто убедитесь, что он достаточно короткий, чтобы люди его заполняли.

Наконец, хорошо выспитесь в ночь перед и дайте себе достаточно времени, чтобы добраться туда, куда вы собираетесь, чтобы вы не чувствовали себя торопливыми и измотанными. Если мастерская находится далеко от дома, и у вас есть возможность остаться где-нибудь рядом с ней накануне вечером, воспользуйтесь ею.Если у вас есть время расслабиться перед семинаром, вы также будете более расслаблены во время него.

Реализация

Планирование и подготовка завершены. Вы невероятно организованы; у вас есть все раздаточные материалы с цветовой кодировкой и расположенные в том порядке, в котором вы хотите их раздать; у вас есть мероприятия, запланированные с точностью до секунды, с множеством дополнений, если они не полностью заполняют время; у вас есть комната, которая будет принимать участников и работать над запланированными вами мероприятиями.Теперь все, что вам нужно сделать, это сделать это.

Мастерская, особенно длинная, имеет отдельные фазы. Есть введение, которое охватывает время с момента, когда первый участник входит в комнату, до момента, когда начинается первое тематическое мероприятие; Суть семинара включает презентацию и мероприятия; а завершение включает в себя обзор, размышление, оценку и завершение. Мы обсудим каждый из них, предложив несколько идей о том, как заставить их работать гладко.

Введение

Эта часть семинара позволит людям узнать, каким будет их опыт.К тому времени, когда семинар действительно начинается, участники часто имеют четкое представление о том, понравится он им или нет. Таким образом, важно задать позитивный тон и заставить людей чувствовать себя комфортно и интересно; познакомить их с вами и друг с другом; и убедиться, что они знают, что происходит в остальной части семинара.

Установка тона. Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы участники чувствовали себя комфортно, как только они вошли, и чтобы семинар стал сообществом учащихся.

Пространство. Мы уже обсуждали настройку комнаты так, чтобы люди смотрели друг на друга, чтобы не было очевидного места власти и чтобы среда была максимально комфортной физически и психологически.
Музыка. В зависимости от характера семинара вы можете подумать о том, чтобы при входе участников играла музыка, чтобы успокоить или зарядить энергией. Музыка также говорит людям, что это, скорее всего, будет относительно неформальным опытом.(Беспокойство здесь, конечно, заключается в том, что вкусы людей в музыке сильно различаются. Музыка, которую вы играете как успокаивающее воздействие, может насторожить некоторых участников. Музыка, которую вы играете для генерации энергии, может просто раздражать некоторых людей. Это риск, что вы возьмите, если вы хорошо не знаете группу.)
Приветствие. Когда участники входят в комнату, процесс, который может занимать 15 минут и более, наступает период, когда часто никто не знает, что делать. Ведущий может улыбаться и кивать, когда люди входят, но семинар еще не начался, и «говорить не о чем.«Один из способов избавиться от этой неловкости — представиться людям, когда они входят, вручить им материалы и форму оценки и спросить их об их прошлом или о том, почему они заинтересованы в семинаре. Новоприбывших можно привлечь на разговор, когда они входят, чтобы никто не чувствовал себя изолированным. К тому времени, когда все будут в комнате и семинар вот-вот начнется, участники будут разговаривать друг с другом и с вами, и неловкость сменится веселостью .

Могут быть обстоятельства, при которых вы не захотите создавать для людей комфорт. На конференции семинар под названием «Отдельные столы» разделил участников по мере их поступления, и большинство попросили сесть на пол. Некоторые из них сидели за элегантно обставленным столом и подавали аппетитную еду. Остальные около 20? дали буханку хлеба и сказали разделить ее. Семинар продолжился в том же духе, и сидящие на полу в конце концов протестовали против их обращения.Дело, конечно же, в том, чтобы привлечь внимание к недостатку комфорта, который большинство населения мира испытывает каждый день по сравнению с положением жителей развитых стран Запада.

Персональные знакомства. Особенно, если ваш семинар включает в себя много практических и групповых занятий, будет лучше, если людям будет комфортно друг с другом. Если вы начали разговор, когда они вошли, многие участники, возможно, уже говорили с другими, о которых они не знали, но все же имеет смысл представиться и всем остальным.

Вы можете начать с представления (очень краткого) объяснения того, почему вы проводите этот семинар (опыт, который у вас есть, ваше знакомство с темой и т. Д.). Это не должно занять больше минуты. Затем вы можете использовать технику или игру, чтобы познакомить членов группы друг с другом (вы также можете принять участие в этом упражнении, если считаете, что это будет полезно для вашей цели).

Повестка дня и план занятия. Полезно либо раздать, либо повесить в комнате и обсудить с участниками повестку дня семинара.Если семинар будет прерван едой, перерывами и т. Д., Также будет полезен план занятия или дня. Предварительный просмотр повестки дня и запрос на отзыв («Можем ли мы потратить больше времени на фактическое использование материалов?») Служит нескольким целям:

Включает участников в управление сеансом, а не делает их пассивными рецепторами информации.
Это дает участникам чувство предвкушения, поэтому им интересно, что будет дальше.
Это позволяет участникам узнать, что произойдет во время обеда (например, в 12:30), и устраняет некоторую тревогу и беспокойство, которые у них часто возникают, когда они не знают плана.

Это также время спросить людей об их ожиданиях от семинара, которые могут быть записаны на газетной бумаге или каким-либо другим способом и рассмотрены в конце занятия. Если ожидания большинства участников значительно отличаются от ожиданий докладчика, здесь также есть место для некоторых корректировок.

Если участникам необходимо раскрыть подробности своей личной жизни, например, или если тема семинара вызывает особые споры, после предварительного просмотра повестки дня самое время попросить группу разработать основные правила для занятия.Несколько простых норм, таких как не допускать разногласий к личному и уважать конфиденциальность, могут существенно повлиять на готовность участников взаимодействовать с другими, а также на обсуждаемые идеи.

Сущность цеха

Это настоящая суть того, что вы делаете, причина, по которой вы пришли сегодня утром. То, что вы на самом деле сделаете , зависит, конечно, от вашего собственного планирования, но есть некоторые общие рекомендации, некоторые из которых уже упоминались, которые могут сделать ваш семинар более эффективным и приятным.

Следите за временем. Это не означает, что вы должны быть рабом своей повестки дня, а скорее, что вы должны знать, когда вы отклоняетесь от нее. Во многих случаях имеет смысл спросить группу, как они хотели бы использовать свое время: «Мы слишком долго занимаемся этим делом. С вами все в порядке, или есть другие вещи, которые более важны к вам, что мы должны добраться? » Если вы считаете, что происходящее действительно важно, и его нельзя прерывать, не бойтесь об этом сказать.

Установка временных маркеров время от времени («Через 20 минут мы остановимся на обед») может поддержать участников («Я голоден, но, безусловно, могу подождать 20 минут»). Это также поможет вам узнать, где вы находитесь на сеансе, чтобы вы могли вовремя пригласить людей на обед (это может быть серьезной проблемой, в зависимости от помещения, где проводится семинар) и завершить занятия с достаточным количеством времени, чтобы правильно завершить сеанс.

Соответствие презентации содержанию и философии семинара. Как обсуждалось ранее в этом разделе, участники учатся как из содержания, так и из стиля, а также из методов вашей презентации. Трудно убедить учителей поощрять участие студентов, читая им лекции. Если вы верите в то, что представляете, вам следует продемонстрировать это на практике. Люди гораздо более склонны понимать и принимать то, что вы пытаетесь передать, если очевидно, что вы верите и используете это все время.
Попробуйте представить материал разными способами. Этот вариант важен по двум причинам. Во-первых, он помогает удерживать участников. Есть много исследований, показывающих, что люди по своей природе заинтересованы в разнообразии и положительно реагируют на него, и есть смысл воспользоваться этой чертой. Во-вторых, вариативность говорит о различиях в стилях обучения и, таким образом, повышает вероятность того, что каждый участник семинара сможет усвоить материал.

Хотя исследователи разработали ряд моделей способов, которыми люди усваивают информацию, никто не будет возражать, что люди различаются по своим предпочтительным методам обучения.Некоторые люди лучше воспринимают новую информацию глазами, другие — ушами, третьи — пальцами (т. Е. Делая что-то руками). Некоторым нравится работать с деталями идеи, другим — с общей концепцией. Некоторые учащиеся систематичны и логичны, другие — интуитивно прыгуны. Есть и другие различия: индивидуальное и групповое обучение, быстрые процессоры и медленные и вдумчивые. Различные виды деятельности в виде лекции / слайд-презентации на семинаре, группового решения проблем, построения моделей и т. Д.может говорить, по крайней мере, с большинством стилей обучения участников, и создавать для всех более почти полный опыт обучения.

Постарайтесь сделать свою деятельность интересной. Юмор — чрезвычайно важный инструмент, даже если ваша тема совсем не юмористическая. (Телешоу MASH о хирургах Корейской войны, которые каждый день сталкивались с ужасными смертельными случаями, показало, как черный юмор может помочь людям оставаться в здравом уме в невыносимой ситуации.) Оно может не только задать тон, который делает обучение более увлекательным, но и может быть полезным. чтобы также подчеркнуть важные моменты.

Инструктор геологии колледжа во время производственной поездки со своими учениками указал на образование и сказал: «Это называется щипкой». Затем, слегка споткнувшись о мертвую ворону на земле, он вытащил перо и сказал: «Это тоже называется ощипыванием». Никто в классе никогда не забывал, что означает геологический термин «щипать».

Будьте в восторге. Если вы действительно верите в то, что представляете, покажите это; это также поможет вызвать у участников больше энтузиазма и может иметь огромное влияние на успех вашего семинара.
Призовите участников соотнести содержание семинара с их реальностью. Как они могут использовать эти идеи или методы в своей работе или в своей жизни? Как отреагируют их коллеги? Им нужна возможность подумать и обсудить эти вопросы. Вы можете попросить каждого взять на себя обязательство использовать то, что они узнали на семинаре, хотя бы один раз, или применить новые концепции к определенному аспекту своей работы или семейной жизни. Настоящие вопросы, которые докладчики и участники должны задать себе по теме семинара: «Как это вписывается в мир?» и «Как это можно использовать?»
Дайте достаточно времени для размышлений и обсуждений во всех действиях. Людям часто необходимо обдумать и обсудить свой опыт или новую информацию, чтобы понять их. Также важно, чтобы участники имели возможность быть услышанными о том, что они думают и чему они научились. Если они смогут поделиться им вслух, это станет для них более важным и легитимным. Даже если содержание семинара было понято, на самом деле оно не усвоено, пока не усвоится в понимании мира учащимся. Отражение обеспечивает средство для этой ассимиляции.

Закрытие

На заключительном этапе семинара вам нужно подвести итоги и дать участникам возможность отреагировать на то, через что они только что прошли. Возможно, вы захотите выполнить какое-нибудь формальное мероприятие для этой цели или просто задать несколько вопросов и послушать, что говорят люди.

Подвести итоги и рассмотреть повестку дня. Переформулируйте основные моменты, затронутые на семинаре, и пересмотрите повестку дня, чтобы выявить те области, в которые вы не дошли.В зависимости от их важности, интереса группы и реальных возможностей вы можете раздать или предложить отправить людям материалы или библиографию по этим вопросам или провести еще один семинар, чтобы осветить то, что вы пропустили
Пересмотреть ожидания. Взгляните на список ожиданий с самого начала семинара. Были ли уместны первоначальные ожидания людей и оправдались ли они? Если нет, то где пробелы?
Дайте участникам возможность подвести итоги. Это может быть так же просто, как спросить: «Что вы думаете?» или это может включать более структурированное упражнение. (Один из вариантов: обойдите комнату и попросите всех назвать одну вещь, которая ей понравилась в семинаре или чему она научилась, и что она бы изменила в нем.) Важно дать участникам возможность подытожить для себя ценность, или отсутствие ценности мастерской для них.
Попросите поделиться своим мнением об идеях, методах, методах и т. Д., Которые вы представили. Обратите внимание на проблемы и опасения участников по поводу материала. Это может быть для них совершенно новым и может противоречить всему, чему они научились до сих пор. Им понадобится время, чтобы это переварить. Не занимайте оборонительную позицию, если они не согласны со всем или чем-либо, что вы продвигаете. Вы тоже можете сомневаться в некоторых материалах, и это нормально. Цель семинара — обучение, и это редко обходится без внутреннего конфликта.

Если вы найдете способ записать весь этот обзор, подведение итогов и отзывы, он окажется чрезвычайно полезным для вас при разработке других семинаров или при пересмотре того, который вы только что провели.Аудиорекордер — одна из возможностей. Газетная бумага или что-то подобное — другое.

Соберите оценочные бланки . Убедитесь, что вы получили один от всех, на его заполнение уйдет меньше минуты, если только у людей нет сложных комментариев (лучший вариант, потому что они дают наиболее конкретную обратную связь).

Продолжение

После того, как семинар закончился, осталось решить несколько вопросов.

Если вы согласились что-либо выслать участникам (материалы, библиографии и т. Д.)) вы должны сделать это как можно скорее, чтобы не забыть и чтобы материал был еще свеж в умах людей, когда они его получают.
Если у вас есть заметки о подведении итогов и обратной связи, вы можете напечатать их и также отправить участникам, если они будут полезны для их понимания семинара.
Пройдите оценки и свои отзывы вскоре после семинара, чтобы они были еще свежи в вашей памяти. Что, по мнению большинства, вы могли бы сделать по-другому? Какие области казались особенно сильными или особенно слабыми? Настал момент подумать о том, что вы измените в следующий раз, когда будете проводить семинар, и должно быть в следующий раз.Начни планировать прямо сейчас!

Резюме

Чтобы провести эффективный и успешный семинар, вам необходимо заняться его планированием, подготовкой и реализацией. При планировании учитывайте аудиторию семинара, его размер, продолжительность, цель и варианты вашей презентации. Подготовка включает в себя логистику (управление задействованными физическими предметами, материалами, оборудованием и т. Д.), А также психологическую подготовку. Наконец, реализация семинара включает в себя рассмотрение всех трех его этапов: введение, содержание и завершение.И не забывайте следить, как выполняя любые обещания, так и используя обратную связь, чтобы перепроектировать или изменить части семинара, чтобы ваш следующий был еще лучше.

минут семинара / семинара / совещания

Минут семинара / Семинара / Встречи , четверг, 6 сентября 2012 г. 1.10 Женщины и Lions 10: 15–11: 45 НОМЕР: 211/212 2-й этаж ID ПРЕДСЕДАТЕЛЯ Клодетт Корне, доктор медицины 103, ФранцияВИЦЕ-ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПИД Гудрун Бьёрт Ингвадоттир, доктор медицины 109 Исландия СЕКРЕТАРЬ Лайон Клодин Синджан, доктор медицины 112 БельгияKarola Jannig ‐ StellmachMD 111 Германия ИЗМЕНЕНИЯ В ПРОГРАММЕ, ЕСЛИ НЕТ УЧАСТНИКОВ: 83 (50% мужчин и женщин) Приветствие и знакомство ID Claudette Cornet Население мира состоит из 50% женщин и 50% мужчин. В организациях Lions у нас только около 25% женщин, в Европе — менее 23%. Целевая группа ищет решения / возможности. ПИД Гудрун Унгвадоттир представляет свое глобальное исследование развития членства. Мы должны увеличить членство женщин и семей.Членство в семье колеблется от 3% до 34%. В Европе это всего 3%. Более смешанные клубы коррелируют с желанием большего гендерного баланса. Интерес к волонтерской деятельности в группе выше среди женщин. Более высокое членство женщин не означает участия или лидерских возможностей. Пришло время сосредоточиться на качестве, а не на по количеству членовНекоторые рекомендации: • продвигать инициативы в сфере услуг, которые интересны женщинам • Создавать новые клубы, в том числе отраслевые клубы • Ориентироваться на членов семьи и молодых членов • Получать понимание инициативы «5000 женщин» в Германии Обсуждение и вопрос: Какую стратегию LCI может применить, чтобы помочь растущему числу женщин и членов их семей? Региональные рекомендации: См.