Протокол деловая переписка: Шаблонные фразы для деловой переписки / Законодательная Дума Томской области

Курс обучения Протокол и служебный этикет аспекты корпоративного имиджа

ПРОГРАММА КУРСА (5 дней)

Цель программы: изучение современных аспектов имиджелогии, имеющей статус международного языка общения в деловом мире. Программа проводится в дискуссионном формате, включает элементы тренинга, видеосъемку, упражнения, разбор практических ситуаций.

1. Деловая культура

Понятие и характеристика деловой культуры, ее составляющие. Изменение деловой культуры в зависимости от этапа развития организации и внешних условий. Деловая культура — инструмент формирования позитивного делового имиджа организации

2. Корпоративный имидж

Явление и феномен корпоративного имиджа — он ЕСТЬ у каждой организации! Вопрос, какой? Имидж как система, элементы корпоративного имиджа. Принципы и механизм действия КИ, формирование и управление, ответственность. Уровни корпоративного имиджа: «экстерьер», «интерьер», профессиональный имидж сотрудников.

3. Служебный этикет и протокол.

Суть и принципы этикета — содержание, логика, смысл. Значение этикета в эффективном межличностном и деловом общении. Связь между этикетом, протоколом и законодательством. Протокол и его роль в общении между сотрудниками, организациями, странами. Основные принципы коммуникации в рамках протокола. Значение протокольных действий в организации рабочих встреч, официальных и неофициальных визитов, приемов делегаций.

4. Регламент отношений в организации.

Детали протокола и служебного этикета.

Приветствия, представления, знакомства. Нормативы и требования делового знакомства и общения — соблюдение «вектора вежливости». Недопустимые ошибки наших коллег и соотечественников.

Самопрезентация. Публичные выступления. Две возможные стратегии самопрезентации, их плюсы и минусы. Правила успешной самопрезентации.

Мероприятия и приемы. Официальные и неофициальные мероприятия. Фактор времени их проведения. Виды приемов: «Бокал шампанского», официальный завтрак, кофе-брейк и 3 способа его организации, «Чай», «журфикс», фуршет, официальные обед и ужин, «обед-буфет», Боуль. Варианты dress-code в зависимости от уровня мероприятий. Протокольный регламент проведения приема, «обязанности» хозяев и гостей, правила размещения гостей за столом. Необходимые знания по сервировке стола, выбору меню и напитков.

Презентации. Протокольные требования к презентации. Выбор оптимального вида приема, сопровождающего презентацию.

Визитные карточки. Визитка — необходимый инструмент современного делового общения. 10 требований этикета к параметрам и тексту визитной карточки делового человека. Графическое решение визитки, законы композиции и ее 4 смысловые зоны. Правила обмена визитными карточками.

Деловые встречи и переговоры. Нормативы служебного этикета по предварительной организации и регламенту проведения встреч. Прием партнеров и делегаций — вокзалы, аэропорты, рассадка в автомобиле, размещение в гостиницах, рейдер-лист.

Необходимое оснащение мест встреч и переговоров. Правила протокола по оптимальному размещению участников за столом переговоров. Естественные и «искусственно-созданные» барьеры в переговорах, пути их предупреждения и преодоления. Психологический и этический инструментарий успешных переговоров.

Деловая переписка. «Искусство не писать» лишние слова. 10 правил делового письма. Электронная переписка, ее этическая и техническая специфика. Нормативы протокола в деловой переписке с зарубежными партнерами.

Телефонные переговоры. Стандарты телефонного общения. Служебная иерархия в телефонном разговоре. Секреты успеха телефонных переговоров. Тембр голоса, интонация, дикция. Требования к правильной речи. Правила и трафареты учтивой беседы. Две ситуации телефонной коммуникации — входящие и исходящие звонки. Начало и завершение телефонного разговора.

Деловая одежда мужчин. Феномен постсоветского периода или чего не знают мужчины о своей одежде. Нормы и требования этикета и протокола к мужскому костюму. Три категории респектабельного костюма, соответствующие им сорочки, галстуки и туфли. Правила посадки костюма бизнес-класса. Необходимые аксессуары делового человека — «говорящие» символы статуса.

Деловая одежда женщин. Почему многих наших женщин-коллег не пустили бы в здание ООН… Нормы и требования этикета и протокола к женскому деловому костюму. Правила посадки и элегантности женского делового костюма. Допустимые аксессуары. Запрещенные служебным этикетом приемы в оформлении внешности деловой женщины.

О приятном — напитки и подарки. Подарки — уместность, целесообразность, оригинальность, символизм. Алкоголь — секреты получения удовольствия без последствий. Надо лишь хорошо понимать: КАК его принимать и ЗНАТЬ МЕРУ! Выбор и очередность употребления спиртных напитков.

Занятия проводит имидж-тренер, психолог, автор книг, статей и обучающих программ по курсу «Имиджелогия, протокол и этикет».

НАЧАЛО КУРСА 16 мая 2011 г. в 10-00

«Деловой протокол и этикет. Практика применения», М.В. Бельдова, А.В. Рогова, Б.А. Шардаков

Надежда Леонидовна

Ведущая семинаров Бизнес-школы ITC Group. Писатель. Членство в Союзе писателей С-Петербурга и Гильдии драматургов С-Петербурга. Пять книг, около 40 публикаций, постановки по пьесам в театрах Москвы и Сибири. Автор статей по деловой переписке, риторике, культуре речи, деловому общению, этикету, деловому протоколу. Более 17 лет опыт преподавательской деятельности в вузах (Новосибирская государственная консерватория, Санкт-Петербургский институт печати, Университет технологии и дизайна, Балтийский институт политики, экологии, права), организационной, управленческой деятельности, работа в проектах в области образования и культуры, сотрудничество с международными организациями «Ассоциация «Женщины мира», «Ротари-клуб», консульствами Германии, Нидерландов, Финляндии, Дании, Великобритании, Китая в СПб. Участие в семинарах, мастер-классах по рекламе, культуре речи, русскому языку и риторике. Выступления на научных конференциях. Имеет опыт систематического обучения менеджеров. Высшее образование: Новосибирский государственный университет – история, Семипалатинский педагогический институт – филология. Проведение корпоративных тренингов, практикумов, семинаров для компаний: АО «Петербургская сбытовая компания» (Группа «Интер РАО»), ООО «ТД «Аскона», ОАО «Газпром нефть», АО «Армалит», ОАО «Авиационные редуктора и трансмиссии – Пермские моторы», ЗАО «ИНТАЙ», ОАО «Алмазы Анабара» (г. Якутск), ОАО «АТОМЭНЕРГОПРОЕКТ», ОАО «Радиоавионика», Союз «Строительный ресурс», ЗАО «Группа Прайм», «Дагестанский государственный университет», ЗАО «Новгородстройпроект», ООО «КРЦ «ЭФКО-Каскад», ЗАО НПК «Катрен», ЗАО «Россудосервис», ЗАО «КОМПАКТ», ООО «ИЗ-КАРТЭКС имени П.Г. Коробкова», ООО «ТЭК НеваСпецТяж», СПб ГУП «АТС Смольного» и др

Специализация: Деловая переписка, Курсы для современных секретарей, Успешные переговоры, Эффективная реклама, Основные навыки копирайтинга, Мотивация персонала, Конфликты и стрессы в деловой сфере, Специфика межкультурных коммуникаций, Особенности международного протокола, Музыкальный менеджмент и др.

Деловой протокол — презентация онлайн

1. Деловой протокол

2. Деловой протокол

3. Подготовка к переговорам

4. Размещение гостей в автомобиле

5. Встреча и переход к переговорам

6. Представление с помощью визитных карточек

7. Проведение переговоров

8.

9. Знание международного протокола

10. Вопросы???

Шаблоны для написания деловых писем — Xerox

Используйте профессиональный тон: Сохраните непринужденную болтливую речь для электронной почты — ваше печатное деловое письмо должно быть дружелюбным, но более профессиональным. Как предлагает Скотт Обер в своей книге «Современное деловое общение»: «Деловой писатель должен стремиться к тому, чтобы общий тон был уверенным, вежливым и искренним, с соответствующим акцентом и подчинением, который содержал недискриминационные выражения, подчеркивал отношение« вы »; и это написано на соответствующем уровне сложности.«Тем не менее, убедитесь, что говорите как вы — вы не хотите, чтобы ваше письмо читалось так, как будто его написала машина.

Пишите четко: Изложите свою точку зрения в начале вашего письма. Чтобы избежать каких-либо недопониманий, используйте прямую, краткий язык. Избегайте отраслевого жаргона и вместо этого выбирайте живые, активные слова, чтобы привлечь внимание читателя.

Организуйте информацию логически: Сгруппируйте связанную информацию в отдельные абзацы. В длинном, насыщенном информацией письме рассмотрите возможность организации информации по разделам с подзаголовками.Вы можете выделить ключевые слова, чтобы они «всплывали» — этот метод возможен с большинством текстовых редакторов и вашим цветным многофункциональным принтером.

Используйте цвет для выделения слов в тексте: Легко выделить несколько слов цветом, чтобы привлечь к ним внимание. Просто выберите тип и щелкните стрелку справа от кнопки «Цвет шрифта», выберите нужный цвет и нажмите кнопку. Или попробуйте выделить несколько слов в тексте. Выберите тип, который вы хотите выделить, затем нажмите кнопку «Выделить». Примечание. При выделении частей документа, которые вы собираетесь распечатать, используйте светлый цвет, например желтый, светло-зеленый или голубой. Если вы хотите убрать выделение, выделите текст и снова нажмите кнопку «Выделить».

AutoText автоматизирует применение цвета (или любого стиля шрифта), что обычно требует множества щелчков мышью или команд. Предположим, вы создаете отчет, в котором сравнивается эффективность вашей организации с показателями вашего конкурента. Word может автоматически раскрашивать название вашей компании каждый раз, когда оно появляется, что упрощает поиск этих записей.

Будьте убедительны: Сразу же установите позитивные отношения со своим читателем. Если у вас есть связь с читателем — например, вы встречались раньше или у вас есть общий коллега, — укажите это во вступительном абзаце. Думаете ли вы, что ваш читатель согласится с сутью вашего письма или нет, важно найти точки соприкосновения и отталкиваться от этого.

Поймите своего читателя достаточно хорошо, чтобы предвидеть, как он или она отреагирует на ваше письмо. Обращайтесь к его или ее потребностям, желаниям или конкретной проблеме, а затем наметьте свое решение. Приведите доказательства в виде примеров и / или мнений экспертов, чтобы подтвердить свою точку зрения. Обязательно поддерживайте дружелюбный тон.

Завершите свое письмо «призывом к действию». Четко укажите, что вашему читателю нужно сделать или во что он верит для достижения желаемого решения, а затем укажите, что вы, как писатель, собираетесь делать дальше, чтобы продолжить.

Вычитайте свое письмо: Вся ваша тщательная обработка и печать не может скрыть орфографические или пунктуационные ошибки, которые оставляют неизгладимое негативное впечатление.

Теперь, когда вы узнали секреты написания эффективного делового письма, вы готовы приступить к написанию. Удачи!

Дополнительные советы для малого бизнеса можно найти в нашей статье «Статистика малого бизнеса».

Типы протоколов в бизнесе

Бизнес-протокол — чрезвычайно важный аспект построения отношений внутри компании и между компаниями. Протокол можно определить как надлежащую процедуру поведения. Между разными странами существует множество различных протоколов, и в бизнесе всегда следует проявлять одинаковую осторожность.Это создаст положительный имидж для вашей компании и ваших сотрудников.

Этикет

У разных компаний совершенно разные уровни этикета. Это включает в себя то, как сотрудники относятся друг к другу и насколько формальна рабочая среда. Например, в очень неформальной обстановке сотрудники могут шутливо шутить друг с другом. Если новый клиент был в офисе и услышал шутку вне контекста, он мог подумать, что ваша компания состоит из грубых сотрудников.Этикет также включает в себя то, как выглядит организованный офис, внешний вид документов и отчетов, которые готовит офис, и то, как сотрудники относятся к своему начальству.

Одежда

Одежда — это первое, что бросается в глаза при встрече или посещении офиса. Некоторые предприятия носят очень неформальную одежду, позволяя своим сотрудникам носить джинсы и футболки. Однако большинство офисов используют повседневную деловую одежду или деловую официальную одежду в качестве протокола. Это требует рубашек на пуговицах для мужчин и женщин с классическими брюками или юбками.Мужчины часто носят галстуки и, возможно, костюм или спортивную куртку.

Связь

Протокол связи в офисе можно быстро узнать, позвонив на стойку регистрации. Один администратор может предложить формальное и позитивное приветствие, в то время как простое «привет» может быть стандартным приветствием в другом офисе. Офис может установить особую политику в отношении того, как сотрудники общаются друг с другом и как они взаимодействуют с входящими звонками или посетителями. Протокол связи может также включать информацию о том, могут ли сотрудники принимать звонки в нерабочее время.В оживленном городе часто можно увидеть деловых людей по телефону задолго до 8 утра и намного позже 18:00.

Встречи

Протокол деловых встреч сильно изменился за последнее десятилетие, так как многие встречи теперь включают Интернет и видео, чтобы обеспечить возможности по всему миру. Это дает сотруднику, работающему из дома, возможность не только участвовать в собрании, но и вести себя гораздо менее формально. Сотруднику, возможно, сойдет с рук носить пижамные штаны на официальной деловой встрече, если он работает из дома.На некоторых предприятиях установлены определенные протоколы, чтобы эти встречи проходили определенным образом и соответствовали определенным профессиональным стандартам.

Профессиональные коммуникации — Техническое написание

Профессиональное письменное общение требует навыков и опыта. От текстовых сообщений до отчетов — важно то, как вы представляете себя с помощью написанного слова. Написание в онлайн-среде требует такта, навыков и осознания того, что то, что вы пишете, может быть навсегда. От записок до писем, от деловых предложений до пресс-релизов, ваше письменное деловое общение представляет вас и вашу компанию: ваша цель — сделать его ясным, кратким и профессиональным.

Текстовые сообщения и электронная почта являются частью нашего коммуникационного ландшафта, и опытные бизнес-коммуникаторы считают их ценным инструментом для установления связи. Сетевой этикет относится к этикету или протоколам и нормам общения в Интернете.

Текстовые сообщения

Какое бы цифровое устройство вы ни использовали, письменное общение в форме коротких сообщений или текстовых сообщений стало обычным способом общения. Это полезно для коротких разговоров, и это удобный способ оставаться на связи с другими, когда разговор по телефону может быть утомительным.Текстовые сообщения бесполезны для длинных или сложных сообщений, поэтому следует внимательно относиться к аудитории. Хотя текстовые сообщения не будут использоваться в этом классе как форма профессионального общения, вы должны знать несколько принципов, которыми вы должны руководствоваться при написании в этом контексте.

При отправке текстовых сообщений всегда учитывайте свою аудиторию и свою компанию и выбирайте слова, термины или сокращения, которые передадут ваше сообщение надлежащим и эффективным образом.

Советы по эффективному обмену текстовыми сообщениями для бизнеса

• Знайте своего получателя; «? % dsct »может быть понятным способом спросить близкого сотрудника, какую скидку можно предложить конкретному покупателю, но если вы пишете текст своему боссу, возможно, будет разумнее написать:« На какую% скидку получает Мюррей. Заказ на 1000 долларов? »
• Предвидеть непреднамеренное неверное толкование.В текстовых сообщениях часто используются символы и коды для представления мыслей, идей и эмоций. Учитывая сложность общения и полезный, но ограниченный инструмент текстовых сообщений, помните о его ограничениях и не допускайте неправильного толкования с помощью коротких сообщений.
• Слишком частое общение с кем-либо может граничить с преследованием. Текстовые сообщения — это инструмент. Используйте его, когда это уместно, но не злоупотребляйте им.
• Не пиши и садись за руль. Исследования показывают, что вероятность аварии резко возрастает, если водитель пишет текстовые сообщения за рулем.Попадание в аварию при ведении дел компании плохо отразится на вашем суждении, а также на вашем работодателе.

Эл. Почта

Электронная почта знакома большинству студентов и сотрудников. Его можно использовать как текст или синхронный чат, и его можно доставить на мобильный телефон. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные бумажные копии писем для внешней (вне компании) корреспонденции и во многих случаях заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) переписки.Электронная почта может быть очень полезна для сообщений, которые содержат немного больше, чем текстовое сообщение, но все же лучше всего использовать для довольно коротких сообщений. Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания сотрудникам о необходимости периодических отчетов или платежей. Вам также может быть поручено «заполнить» форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из меню предложений, чтобы формулировка подходила для конкретной транзакции.

Электронные письма могут быть неформальными в личном контексте, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваше электронное письмо отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне. Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может иметь неформальный вид, помните, что, когда она используется в деловых целях, она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Советы по созданию эффективных деловых писем

Как и любое письмо, профессиональное общение требует внимания к конкретному контексту письма, и вас может удивить, что даже элементы формы могут указывать на сильное понимание писателем аудитории и цели.Изложенные здесь принципы применимы также к образовательному контексту; используйте их при общении со своими инструкторами и одноклассниками.

• Открыть с правильным приветствием . Правильное приветствие демонстрирует уважение и позволяет избежать путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс X» (внешнее) или «Привет, Барри» (внутреннее).
• Включите ясную, краткую и конкретную тему . Это помогает получателю понять суть сообщения.Например, «Предложение прилагается» или «Ваш вопрос от 25 октября».
• Закрыть с подписью . Идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.
• Избегайте сокращений . Электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти в вашем остроумие повода ROTFLOL (кататься по полу, громко смеясь).
• Будьте кратки . Опускайте ненужные слова.
• Используйте хороший формат .Разделите свое сообщение на короткие абзацы для удобства чтения. Хорошее электронное письмо должно доходить до сути и заканчиваться не более чем тремя небольшими абзацами.
• Перечитайте, исправьте и проверьте . Выявите и исправьте орфографические и грамматические ошибки до того, как нажмете «отправить». На устранение проблем, вызванных поспешным и плохо написанным электронным письмом, уйдет больше времени и усилий, чем на то, чтобы исправить это с первого раза.
• Ответить быстро . Следите за эмоциональной реакцией — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на все электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию в течение 48 или 72 часов. .
• Ограниченно используйте функцию «Ответить всем» . Не отправляйте свой ответ всем, кто получил первоначальное электронное письмо, если только ваше сообщение не обязательно должно быть прочитано всей группой.
• Не используйте заглавные буквы . Заглавные буквы используются в Интернете для выражения выраженных эмоций или крика и считаются грубыми.
• Тестовые звенья . Если вы включаете ссылку, проверьте ее, чтобы убедиться, что она работает.
• Электронная почта заранее, если вы собираетесь прикрепить большие файлы (аудио- и визуальные файлы часто бывают довольно большими), чтобы предотвратить превышение лимита почтового ящика получателя или срабатывание спам-фильтра.
• Оставить отзыв или продолжить . Если вы не получите ответ в течение суток, напишите по электронной почте или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

На рис. 1 показан образец электронного письма, демонстрирующий перечисленные выше принципы.

Рисунок 1. Пример электронного письма

 От: Стив Джобс 
Кому: Отдел кадров 
Дата: 12 сентября 2015 г.
Тема: Обучение в безопасной зоне

 

Сетевой этикет

Мы создаем личные страницы, публикуем сообщения и взаимодействуем с помощью онлайн-технологий как нормальная часть нашей карьеры, но то, как мы ведем себя, может в буквальном смысле оставить прочный имидж.Фотография, которую вы разместили на своей странице в Facebook или в ленте Twitter, могла быть увидена вашим потенциальным работодателем, или это неприятное замечание в сообщении может вернуться и преследовать вас позже.

Следование нескольким инструкциям по размещению сообщений в Интернете, подробно изложенным ниже, может помочь вам в дальнейшем избежать затруднений.

Знай свой контекст

Помните человека

• Помните, что за словами стоит человек. Прежде чем выносить суждение, попросите разъяснений.
• Проверьте свой тон перед публикацией.
• Отвечайте людям, используя их имена.
• Помните, что культура и даже пол могут играть роль в общении людей.
• Сохраняйте подлинность и ожидайте того же от других.
• Помните, что люди могут не отвечать сразу. Люди участвуют по-разному, некоторые просто читают сообщение, а не прыгают в него.
• Избегайте шуток и сарказма; они часто плохо переносятся в онлайн-среду.

Признать, что текст постоянный

• Будьте рассудительны. От того, что вы говорите в Интернете, потом будет сложно отказаться.
• Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой.
• Согласуйте основные правила текстового общения (формального или неформального; при необходимости запрашивайте разъяснения и т. Д.), Если вы работаете совместно.

Избегайте пламени: исследуйте, прежде чем реагировать

• Принимайте и прощайте ошибки.
• Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой.
• Обратитесь за разъяснениями, прежде чем реагировать.
• Обратитесь за советом к своему руководителю. *

С уважением к частной жизни и оригинальным идеям

• Процитируйте автора, если вы отвечаете на конкретный вопрос, сделанный кем-то другим.
• Прежде чем пересылать сообщение, попросите разрешения у автора электронного письма.

* Иногда поведение в сети может казаться настолько неуважительным и даже враждебным, что требует внимания и последующих действий.В этом случае сразу же сообщите об этом своему руководителю, чтобы сотрудники
могли позвонить по номеру
для помощи.

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности (например, массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не индивидуальное межличностное общение. Его также можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или соблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют «виноградной лозой», и она часто характеризуется слухами, сплетнями и намёками.На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости. Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов. Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все.

Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации.Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате письма мы могли бы ожидать увидеть введение, тело и заключение. Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель. Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. Обсуждение уточняет или перечисляет основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме. На рис. 2 представлен образец памятки в формате, описанном выше.

Рис. 2. Образец памятки (щелкните изображение, чтобы открыть PDF-файл со специальными возможностями)

Пять советов по созданию эффективных деловых заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.

Профессиональный, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя оно может содержать запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Меморандум может иметь юридический статус, поскольку он часто отражает политики или процедуры, и, например, может ссылаться на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

Акцент на тему

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней на День Благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямой формат

Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые.Цель четко объявлена.

Объективность

Записки — это место только для фактов, и они должны иметь объективный тон, без личных предубеждений, предпочтений или проявлений интереса. Избегайте субъективности.

Письма

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют бизнес или организацию на одной или двух страницах. Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, в то время как отчеты, как правило, состоят из трех или более страниц.В то время как электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня все чаще, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения. Он может познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать чувства и эмоции. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.

Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатели могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, а у вашей организации могут быть свои собственные формат и требования.В этой главе описаны общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием. Есть много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного блочного письма. Письма могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения.На рисунке 3 показано сопроводительное письмо, которое может представить получателю технический отчет.

Рис. 3. Образец сопроводительного письма (щелкните изображение, чтобы открыть PDF-файл со специальными возможностями)

Стратегии эффективных писем

Помните, что у буквы есть пять основных областей:

1. Заголовок, содержащий имя получателя, часто включая адрес и дату
2. Введение, устанавливающее цель
3. Тело, в котором формулируется сообщение
4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
5. Строка подписи, иногда включающая контактную информацию

Всегда помните, что письма представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие.Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, помните, что

• ваш язык должен быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
• каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
• каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
• частей письма должны образовывать законченное сообщение;
• письмо не должно содержать ошибок.

Письма специального назначения

Сопроводительные письма. Когда вы отправляете отчет или другой документ своему руководителю, отправляйте его с сопроводительным письмом, в котором кратко объясняется цель отчета и ваши основные выводы.Хотя ваш руководитель мог санкционировать проект и получать от вас периодические обновления, у него / нее, вероятно, есть много других сотрудников и проектов, и ему будет полезно напоминание о вашей работе.

Письма-запросы . Вы можете запросить информацию о компании или организации, например, ожидают ли они открытия вакансий в ближайшем будущем или финансируют ли они предложения о грантах от некоммерческих групп. В этом случае вы должны отправить письмо-запрос с запросом дополнительной информации.Как и в случае с большинством деловых писем, ваш запрос должен быть кратким, представившись в первом абзаце, а затем четко изложив свою цель и / или просьбу во втором абзаце. Если вам нужна очень конкретная информация, рассмотрите возможность размещения запросов в форме списка для ясности. Завершите в дружеской манере, выразив признательность за полученную помощь.

Письма о приеме на работу . Независимо от того, отвечаете ли вы на объявления о вакансиях в Интернете или на бумаге, вы, вероятно, напишете письмо с заявлением о приеме на работу, представив себя и свои навыки потенциальному работодателю.Это письмо часто производит первое впечатление о вас, поэтому продемонстрируйте профессионализм в своем формате, использовании языка и корректуре вашей работы. В зависимости от типа работы, которую вы ищете, письма-заявки будут различаться по длине и содержанию. В бизнесе письма обычно занимают не более одной страницы и просто подчеркивают навыки и квалификацию, которые указаны в сопроводительном резюме. В образовании письма, как правило, разрабатываются более полно и содержат более подробное обсуждение опыта соискателя и того, как этот опыт может принести пользу учебному заведению.Эти письма содержат информацию, которая не обязательно очевидна в прилагаемом резюме или биографической справке.

Дополнительные письма. Каждый раз, когда вы обращаетесь к кому-либо с просьбой, напишите дополнительное письмо, в котором выразите признательность за время, которое ваш получатель письма потратил на то, чтобы удовлетворить ваши потребности или рассмотреть ваше заявление о приеме на работу. Если у вас было собеседование при приеме на работу, дополнительное письмо с благодарностью интервьюеру за его / ее время особенно важно для демонстрации вашего профессионализма и внимания к деталям.

Письма в профессиональном контексте могут иметь множество других целей, но эти четыре типа писем являются одними из наиболее распространенных, с которыми вы можете столкнуться. Дополнительные примеры профессиональных писем можно найти в образцах писем, предоставленных Дэвидом Макмерри в его онлайн-учебнике по техническому письму: https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/models.html

Информация об авторстве главы

Эта глава была получена из следующих источников.

Колумбийский деловой этикет

По сравнению с другими странами Южной Америки, вести бизнес в Колумбии дорого.Бизнес в крупных городах Богота и Картахена аналогичен затратам в американских и европейских городах.

Бизнес-центры Колумбии созданы для создания современной деловой среды. Деловой этикет имеет глобальное значение, но все же находится под влиянием культурных норм Колумбии. Большая часть бизнеса сосредоточена в городах. В этих городских районах представители частного сектора более развиты, чем в других регионах. В результате возникает очевидное классовое различие между теми, кто имеет доступ к образованию и бизнесу, и другими.Во всех социально-экономических областях и регионах колумбийцы — трудолюбивые люди с явно сильной трудовой этикой.

Из-за политических и социальных волнений выезжать за пределы крупных городов следует с осторожностью.

Колумбийская деловая одежда

Традиционная деловая одежда является нормой в Колумбии. Колумбийцы гордятся тем, что их собрали и отполировали. Мужчинам следует носить костюмы темных нейтральных тонов. Женщинам следует носить аналогичные костюмы, в том числе женские костюмы и профессиональные платья.Всегда будь ухоженным. Избегайте излишней небрежности.

Обувь невероятно важна. Не стоит их недооценивать. Никогда не допускается ношение теннисной обуви вне спортивного контекста. За классической обувью следует хорошо ухаживать, поддерживать ее в чистоте и блеске.

Женщинам следует избегать излишней яркости, хотя макияж и каблуки являются нормой.

Дневное время

Дневной бизнес — это более традиционно условно. Дневные встречи, в том числе рабочие завтраки и обеды, популярны.Они происходят в отелях и частных клубах. Даже за пределами офиса традиционная деловая одежда — это статус-кво.

Вечерние ужины

Вечерние ужины и коктейльные приемы — обычное дело. Наряд будет более расслабленным. Если это в ресторане, будет разумно поискать его в Интернете или спросить у консьержа о дресс-коде.

Языковые барьеры в Колумбии

На испанском говорят почти все колумбийцы. Исключение составляют некоторые малочисленные коренные народы, с которыми вы вряд ли столкнетесь.Однако существует большое количество диалектов, основанных на большом количестве культурных влияний из Карибского бассейна, Европы и Южной Америки.

Даже если вы изучали испанский язык, переводчик будет полезен для любой деловой дискуссии. Колумбийцы дружелюбны и общительны. Вы, вероятно, сможете управлять магазинами и туристическими районами, имея достаточное количество испанского языка. Однако региональные идиомы и диалекты могут вызывать затруднения, особенно когда вы участвуете в юридических спорах.

Бизнес-питание и общение в Колумбии

Бизнес в Колумбии является личным.Большая часть бизнеса в какой-то момент остановится, если будет основана на электронной почте, телефону или видеоконференцсвязи.

Люди хотят узнать вас и доверять вам, прежде чем заниматься бизнесом. Личные встречи необходимы для большинства деловых операций. Построение отношений — основа любого бизнеса в Колумбии. Нетворкинг и общение — неотъемлемые части колумбийской деловой культуры. Важность рабочего питания основывается на этой культурной ценности. Обычно прием пищи длится два-три часа.

Они заинтересованы в том, чтобы их гости хорошо проводили время.Не торопитесь с деловыми разговорами. Он не проявит такого же интереса к развитию взаимопонимания.

Позвольте вашим колумбийским коллегам начать деловое обсуждение.

Обед и развлечения дома

Если вас пригласили в гости, уместно принести хозяйке небольшой подарок или цветы. Избегайте лилий и хризантем, так как они погребальные цветы.

Колумбийцы ценят семью выше деловых партнеров. Семья всегда будет иметь приоритет. Так что будьте в своих лучших манерах.

Этикет колумбийского обеда

Обед — самая важная еда дня в Колумбии. Завтраки и ужины обычно легче. Будьте готовы к большой и медленной трапезе. Деловые обеды — это обычное дело, но для иностранца они будут больше похожи на обед.

Колумбийцы очень серьезно относятся к манерам. Если вы мужчина, используйте более традиционные деловые манеры по отношению к женщинам. Например, открывать дверь, стоять за столом и ждать, пока сядет ваша компания.

Не ешь руками. Придерживайтесь формального обеденного этикета.

Всегда держите обе руки на виду, но не касайтесь стола локтями. Уместно положить запястья или предплечья на стол.

Чек забирает тот, кто дал приглашение.

Колумбийский деловой этикет

Иерархия

Бизнес в Колумбии традиционно ведется с установленной иерархией. Решения будут приниматься ключевыми руководящими сотрудниками. Эти моменты принятия решения будут происходить в офисе, а еда — для установления личных отношений.Эти отношения имеют решающее значение для текущего бизнеса и принимаемых решений.

Приветствую

Улыбайтесь свободно. Ожидается приветствие всех с улыбкой. В Колумбии не нужно быть мрачным, чтобы быть серьезным.

Светская беседа, скорее всего, будет в начале и в конце собрания. Попытки уйти пораньше или избежать разговоров могут быть расценены как грубость.

Обменивайтесь рукопожатием со всеми при присоединении к группе или выходе из нее.

Пунктуальность

Будьте вовремя — и расслабьтесь.На деловые встречи важно приходить вовремя. При этом вероятность того, что вы подождете до 30 минут, составляет 50 на 50.

Время работает иначе. Кто-то может сказать, что свяжется с вами завтра, но не сделает этого до следующей недели. Наберитесь терпения и не принимайте это на свой счет. Не связывайтесь ни с чем, зависящим от этих временных обязательств.

Деловые встречи

Колумбийцы разговаривают гораздо дальше, чем большинство американцев и европейцев. Несмотря на это, они касаются друг друга реже, чем остальная часть Южной Америки.

• Пожмите всем руки и улыбнитесь. Колумбийские женщины могут хвататься за предплечье, а не за руку.

• Разрешите общение и личное общение.

• Позвольте колумбийскому партнеру заняться своим делом.

• Если у вас есть материалы, которые рекомендуются, обязательно переведите их на испанский язык. Принесите достаточно для всех участников. Печатные материалы хорошо переносятся.

После всех деловых встреч составляйте меморандум или переписку с подробным описанием основных моментов и результатов.

После отправки дополнительной корреспонденции лучше всего связаться с ней лично. Если невозможно связаться лично, телефонный звонок — лучшая альтернатива.

Межкультурное деловое общение

Поддерживайте зрительный контакт, чтобы произвести хорошее впечатление, несмотря ни на что.

Колумбийцы не любят конфронтации и могут быть косвенными. Поскольку бизнес основан на личных отношениях, деловые разногласия можно воспринимать как незначительные.

Соглашения и контракты должны быть подробными и письменными.

Если вы женщина, ведущая бизнес в Колумбии, имейте в виду, что в этой стране преобладают мужчины. Гендерные роли остаются традиционными.

Колумбийские культурные табу

• Не используйте указательный палец, чтобы сигнализировать кому-либо. Вы можете помахать кому-нибудь ладонью вниз.

• Зевать невежливо.

• Не поднимайте ноги.

• Не критикуйте Колумбию или колумбийскую культуру. Колумбийцы очень гордятся.

• Указывать двумя пальцами — неприличный жест.

Будьте в безопасности: преступность и безопасность в Колумбии

Колумбия значительно улучшила свою общественную безопасность за последние годы. Тем не менее, история преступлений, особенно в отношении картелей и незаконной торговли наркотиками, имеет ужасную историю. В частности, были похищения с целью выкупа известных колумбийцев. Однако, как турист, вы можете выделиться для мелких преступников, таких как карманники или воры.Соблюдайте особые меры предосторожности во время поездки в Колумбию.

• По возможности берите надежный и налаженный автосервис. Не берите личные автомобили, предлагающие проездные со скидкой.

• Воспользуйтесь услугами консьержа в вашем отеле, чтобы получить рекомендованного водителя или услуги.

• Не оставайтесь в одиночестве в местах с интенсивным пешеходным движением.

• Выберите туристические группы или туры для больших экскурсий, особенно за пределами города.

• Путешествуйте по воздуху между городами.

Прочтите наши дополнительные советы для путешествий по Колумбии.

Колумбийцы дружелюбны, поэтому спросите у коллег и знакомых какие-либо советы относительно безопасных мест, путешествий и проживания.

Planet Depos — международное агентство судебных репортеров. Узнайте больше о подготовке свидетельских показаний и судебных отчетах в Колумбии.

5 общих типов деловой переписки

Деловая переписка — это форма письменного общения, используемая в деловых целях.Обычно это делается между организациями, внутри организации или между клиентами и организацией. Электронную почту можно рассматривать как форму деловой переписки, когда она используется для представления компании или для целей ведения бизнеса.

Письменное общение важно в бизнесе по разным причинам. Он служит формальным способом обмена информацией при поддержании профессиональных отношений между организациями, сотрудниками и клиентами. Он также может служить в будущем справочным материалом для передаваемой информации.

5 самых распространенных видов деловой переписки

Существуют различные виды деловой корреспонденции, которые обычно используются в организациях. К 5 наиболее распространенным типам деловой переписки относятся внутренняя переписка , внешняя переписка , торговая корреспонденция , персональная переписка и проспекты .

1. Внутренняя переписка

Внутренняя переписка — это письменное общение между сотрудниками, подразделениями, отделами и филиалами одной и той же организации.Внутренняя переписка может быть формальной или менее формальной. Обычная внутренняя переписка, как правило, менее формальна, например, быстрые инструкции между руководителем и персоналом, обычно в форме электронной почты.

Существуют и другие более формальные виды внутренней корреспонденции, которые включают письмо о повышении в должности, письменный выговор, поясняющее уведомление, меморандум, официальные запросы на одобрение и письмо об одобрении или увольнении. Эти типы сообщений в идеале должны быть напечатаны на бумаге, подписаны отправителем и физически получены получателем.

2. Внешняя переписка

Внешняя переписка происходит между различными организациями или между организацией и их индивидуальными клиентами. Это форма письменного общения компании с теми, кто не принадлежит к ее организации.

Внешняя корреспонденция обычно ведется с поставщиками, кредиторами, поставщиками, существующими клиентами, потенциальными клиентами, финансовыми учреждениями, государственными учреждениями, юридическими и бухгалтерскими фирмами, аффилированными лицами, спонсорами или донорами и другими учреждениями, которые имеют прямые или косвенные деловые отношения с Компания.

3. Торговая переписка

Торговая корреспонденция относится к коммуникациям, связанным с продажами. Это не ограничивается простой продажей продукта или услуги, но также включает другие виды деятельности, связанные с продажами. Торговая корреспонденция включает в себя маркетинговые письма, письма с предложениями и скидками, коммерческие предложения, счета-фактуры, выписки из счетов, отчеты о продажах, подтверждение заказа, заказы на закупку, письма-доверенности, письма-инкассо и т. Д.

В целях продажи важно уметь писать качественные коммерческие письма, чтобы иметь возможность эффективно общаться.Кроме того, маркетинговые и коммерческие письма должны отражать правдивую и не вводящую в заблуждение информацию. Другие виды коммерческой корреспонденции, такие как счета-фактуры, заказы на покупку и письма-инкассо, должны содержать точную информацию.

4. Персональная переписка

Персональная переписка связана с личными и эмоциональными факторами. Несмотря на то, что этот тип корреспонденции помечен как «персонализированный», он также может использоваться в деловых целях. Примеры персонализированной корреспонденции включают благодарственные письма, письма с просьбами или просьбами, благодарственные письма, благодарственные письма и т. Д.

Этот тип корреспонденции не обязательно должен иметь очень формальный тон. Хотя это можно сделать по электронной почте, более предпочтительным вариантом будет написание обычного письма на бумажном носителе, поскольку оно имеет индивидуальный характер. Вы можете использовать для этого обычную офисную бумагу, или, возможно, персонализированные, но дешевые блокноты, или поздравительную открытку для определенной цели (например, открытку с благодарностью, открытку с поздравлением и т. Д.).

5. Циркуляры

— это уведомления, которые рассылаются большому количеству людей в организации.Это также называется служебными инструкциями или объявлениями. Часто общие объявления (такие как изменения в контактной информации, подробности встреч с акционерами, инструкции по определенным протоколам и т. Д.) Передаются посредством циркуляров.

Значение письменного общения

Деловая переписка — важный инструмент повседневной деятельности компании. Это помогает сотрудникам организации эффективно общаться друг с другом. Это также помогает организации вести сделки и поддерживать хорошие профессиональные отношения со своими деловыми партнерами, клиентами и другими организациями.

Если прогнозы погоды информируют нас о текущих погодных условиях и их развитии, бизнес-планы действуют аналогичным образом. Он дает читателям представление о том, как компания будет работать для достижения своей цели.

Важно, чтобы мы знали, как эффективно общаться в письменной форме, как в реальной жизни, так и по электронной почте. Поддержание профессионализма, выбор правильных слов, а также вежливость и искренность в общении окажут большое влияние на ваш деловой имидж.

Написание деловых писем

Написание деловых писем

Введение

Электронная почта изменила способ нашей работы, позволяя дешево и быстро общаться с коллегами, поставщиками и другими контактами по всему миру. Многие из нас сейчас используют его как основное средство общения в течение рабочего дня. Но какие методы лучше всего использовать при написании электронных писем?

Отличаются ли правила написания электронных писем от тех, которые мы уже узнали?

Электронные письма представляют собой письменные сообщения, и их цель, как правило, состоит в отправке информации.Если мы ослабим правила грамматики и ясного общения, мы не сможем донести наше сообщение. Поэтому важно придерживаться обычных рекомендаций. Однако электронные письма обычно менее формальны, чем печатные деловые письма.

Этикет

До сих пор существует некоторая путаница в том, как правильно писать электронные письма, какой тон подходит и следует ли использовать сленг или сокращения. Лучше всего открывать и закрывать электронное письмо, используя «Уважаемый» в начале и «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением» в конце.

«Привет» не подходит для деловых писем, если вы не знакомы с человеком, которому пишете. Если вы не знаете полное имя человека, используйте его титул (например, «Уважаемый директор службы поддержки клиентов»).

Всегда думайте о читателе. Помните, что люди вряд ли обидятся, если вы слишком формальны, но некоторые могут подумать, что вы грубите, если вы слишком неформальны.

Орфография и грамматика

Вы всегда должны писать электронные письма с той же осторожностью, что и официальные письма.

Всегда проверяйте орфографию и грамматику — в большинстве почтовых приложений есть инструмент, который можно использовать для этого автоматически. Помните, что небрежное общение производит плохое впечатление и на вас, и на вашу организацию.

Не поддавайтесь искушению использовать ярлыки «текстовых сообщений». Некоторые люди могут понять, что означает «cant w8 2 cu», но многие этого не понимают.

Адрес электронной почты

• Кому — здесь вы вводите адрес электронной почты человека, которому вы пишете.
• CC (любезно предоставленная копия) — это для адресов электронной почты других людей, которым необходимо видеть информацию в вашей электронной почте.
• BCC (скрытая копия) — адреса, которые вы вводите в это поле, «скрыты» от других людей, получающих сообщение. Например, если вы написали электронное письмо своей страховой компании, но хотите, чтобы адвокат прочитал его для справки без ведома страховщиков, вы должны использовать это поле для адреса адвоката.

Всегда используйте правильное поле, чтобы люди знали, кто, по вашему мнению, первым отреагирует на полученную информацию.

Примеры адресов электронной почты

Вот два примера электронной почты. Первый содержит все худшие аспекты плохой деловой электронной почты. Второй показывает вам хороший пример шаблона, который вы, возможно, захотите иметь в виду при написании своего делового письма.

Как не писать деловую почту

Что бы вы ни делали, не делайте этого …

Чувак!

Мне просто интересно, может быть назначена встреча. Что это такое, не беспокойтесь об этом, но можем ли мы что-нибудь устроить? Без спешки!

Привет, ты видел Пасху прошлой ночью? Мне это нравится, это УДИВИТЕЛЬНО.☺

Ну да ладно, круто. Говори скорее, если хочешь. Не волнуйтесь, если нет.

Ура!

Dx

Открытие явно слишком неформальное и безличное — если вы не знаете имя получателя, используйте «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа».

Однако, если вы знаете имя получателя, используйте его. «Дорогое имя» — иначе вы будете казаться невежественным. В конце концов, вы должны строить профессиональные отношения с этим человеком.

Первый абзац слишком случайный, неформальный и непрофессиональный. И, что очень важно, нет благодарности за ответ на первое письмо.

Второй абзац — неудачная попытка добавить «индивидуальный подход». Если вы профессиональны, вежливы и вежливы, нет необходимости бросать что-либо подобное. Да, это электронная почта, а не письмо, но нет никаких причин или оправданий для того, чтобы упустить стандарты или создать неправильное впечатление.

Третий абзац слишком случайен и нерешителен, оставляет слишком много места для сомнений и предполагает, что кого-то легко успокоить и, как правило, не так уж сильно беспокоить.А смайликам однозначно нельзя-нет.

«Ура!» Лучше избегать, если у вас уже не сложились долгосрочные отношения с получателем. Но даже в этом случае он не идеален для бизнеса.

И, наконец, всегда заканчивайте своим полным именем (по крайней мере) и надлежащей подписью. Это слишком банально, и вы, возможно, ожидаете увидеть это в текстовом сообщении. Вы должны помнить, что избавиться от вредных привычек невероятно легко. Всегда пишите, как если бы управляющему директору — потому что, пока вы не знаете иначе, вы можете им стать!

Как написать рабочий адрес электронной почты

Намного лучше последовать этому примеру…

Дорогой Стивен

Надеюсь, с тобой все в порядке.Было приятно услышать от вас — спасибо за ваше время.

Мы можем назначить встречу по этому поводу? Дайте мне знать, когда вам лучше, и мы сможем что-нибудь организовать. Было бы здорово обсудить это лично, а не по электронной почте.

Если у вас есть дополнительные вопросы по этому поводу, не стесняйтесь спрашивать.

Я с нетерпением жду встречи с вами снова.

С уважением

Давид

Ключевые моменты, которые следует запомнить

• Будьте лаконичны.Помните, что некоторые люди получают и читают сотни электронных писем каждый день. Постарайтесь, чтобы длина не превышала пять абзацев. Если ваше сообщение очень длинное (например, заметки об отчете), рассмотрите возможность отправки его как вложения.
• Не используйте неподходящий адрес электронной почты для отправки электронной почты (например, [email protected]). Если у вас нет рабочего адреса электронной почты, настройте его, используя свое имя или название компании.
• Убедитесь, что вы четко указали свое электронное письмо в поле темы, так как это поможет читателю обратиться к нему позже.Старайтесь, чтобы заголовки были короткими.
• Используйте для форматирования «простой текст», а не HTML (который создает электронные письма в стиле веб-страницы). Это будет означать, что все, кто читает ваше письмо, увидят его так, как вы хотели. Имейте в виду, что не все используют компьютер для доступа к своей электронной почте, и люди могут использовать устройства, которые могут отображать только текст.
• Используйте маркированные списки и делайте абзацы короткими. Если вы пишете кому-то впервые, структурируйте свое электронное письмо, как письмо, с началом, серединой и концом.
• Не используйте заглавные буквы. Создается впечатление, что вы кричите на своего читателя.
• Не используйте смайлики (комбинации букв, которые представляют эмоции) в официальных электронных письмах.
  Например: 🙂 (счастливый) или 🙁 (грустный)
• Избегайте слишком знакомого языка, сленга или сокращений, таких как LOL (смеяться вслух) или BTW (между прочим).
• Не нарушайте грамматику и не игнорируйте форматирование. Может быть, быстрее написать письмо без заглавных букв, но читателю это покажется непрофессиональным.
• Если вы отправляете изображения или документы по электронной почте, убедитесь, что они имеют разумный размер файла (менее 5 МБ), поскольку большие файлы могут создавать проблемы для человека, получающего их. Убедитесь, что вы сказали читателю, что приложили вложение.
• Всегда отвечайте на электронное письмо как можно скорее, чтобы показать отправителю, что вы имеете дело с информацией.
• Старайтесь избегать отправки ненужных ответов (спасибо!), Поскольку они тратят время читателей, а также засоряют почтовые системы.

Заявление об отказе от ответственности

Многие компании настаивают на использовании «заявления об отказе» в конце всех исходящих писем. Есть некоторые сомнения в том, насколько юридически обязательными являются эти заявления об отказе от ответственности, и их лучше всего использовать просто, чтобы сообщить читателю, что содержимое электронного письма является конфиденциальным. Если вы отвечаете за составление заявления об отказе от ответственности для своего отдела или компании, постарайтесь свести его к минимуму и убедитесь, что читатели могут отличить его от остального текста.

Не забывайте, что отказ от ответственности не обязательно означает, что вы не несете ответственности за любые клеветнические заявления, сделанные в электронном письме.

Подписи

Как и заявления об отказе от ответственности, «подписи» должны быть короткими. Включите свое имя, адрес компании и контактные данные, а также регистрационный номер компании, где это необходимо. Избегайте включения слоганов продуктов или ссылок на веб-сайты, которые не имеют отношения к содержанию вашего электронного письма, и не включайте «значимые цитаты», такие как «Ищите, и вы найдете» при написании деловых писем.Это выглядит претенциозно и не обязательно передает правильный имидж вашей компании.

19.4 Деловые и профессиональные встречи — Деловое общение для успеха

Цели обучения

1. Уметь подготовиться и провести деловые встречи.
2. Понимать, как использовать технологии для группового общения.
3. Понимать основные принципы организационной коммуникации.

Деловые и профессиональные встречи — часть коммуникационного климата любого бизнеса.Некоторые рассматривают встречи как скучные, бессмысленные и бесполезные занятия, а другие видят в них возможность обменяться информацией и добиться результатов. Сочетание подготовки и исполнения имеет решающее значение. Помните также, что встречи не обязательно должны проходить в физическом пространстве, где участники встречаются лицом к лицу. Вместо этого ряд технологических инструментов позволяет проводить виртуальные встречи, участники которых находятся на полмира друг от друга. Виртуальные встречи — это официально организованные собрания, на которых участники, находящиеся в разных географических точках, собираются вместе через Интернет.

Препарат

Встреча, как и группа по решению проблем, требует четкого определения цели. Конкретная цель конкретного собрания четко соотносится с общей целью группы или комитета. Определение вашей цели является центральным элементом эффективной встречи, и собрание просто для того, чтобы собраться вместе, называется вечеринкой, а не встречей. Не назначайте встречу только потому, что вы встречались в то же время в прошлом месяце, или потому, что это постоянный комитет. Участники будут возмущены вторжением в их графики и быстро почувствуют отсутствие цели.

Точно так же, если возникает необходимость в встрече, не торопитесь с ней без планирования. Плохо спланированная встреча, объявленная в последний момент, наверняка будет менее эффективной. Люди могут быть не в состоянии изменить свое расписание, могут не присутствовать или могут препятствовать прогрессу и обсуждению в группе из-за своего отсутствия. Присутствующие могут почувствовать препятствия, потому что им нужно больше времени для подготовки и представления исчерпывающих результатов группе или комитету.

Если встреча необходима и можно четко сформулировать цель, тогда вам нужно будет решить, как и где встретиться.Расстояние больше не является препятствием для участия, как мы увидим позже в этом разделе, когда мы исследуем некоторые технологии для виртуальных встреч. Однако у личной встречи есть много преимуществ. Люди общаются не только словами, но и языком тела: мимикой, жестами рук, кивком или покачиванием головы и осанкой. Эти тонкости общения могут быть ключевыми для определения того, как члены группы действительно думают о проблеме или вопросе. Встречи в режиме реального времени также могут быть важны, поскольку все члены группы имеют возможность получать новую информацию одновременно.Для целей нашего настоящего обсуждения мы сосредоточимся на личных встречах в режиме реального времени.

Если у вас есть заявление о цели собрания, из этого также следует, что вы должны иметь возможность составить повестку дня или список тем для обсуждения. Возможно, вам потребуется запросить информацию у участников, чтобы сформулировать повестку дня, и этот контакт перед встречей может способствовать активному участию. В повестке дня будут указаны время, дата, место и способ взаимодействия, а также список участников.В нем также будет изложение цели, список вопросов, которые следует учитывать, и краткое изложение соответствующей информации, относящейся к каждому пункту. Где-то в повестке дня необходимо четко указать время начала и окончания, и всегда рекомендуется оставлять время в конце для вопросов и дополнительных моментов, которыми отдельные участники могут захотеть поделиться. Если встреча затрагивает эмоциональный момент или тему или новости негативные, выделите дополнительное время для обсуждения, уточнения и повторения разговоров по мере того, как участники обрабатывают информацию.

Если вы планируете интенсивную рабочую сессию, вам необходимо рассмотреть количество возможных взаимодействий между участниками и ограничить их. Меньшие группы, как правило, более продуктивны. Если вы собираетесь, чтобы представить информацию или мотивировать продавцов, уместна большая аудитория, от которой не ожидается взаимодействия. У каждого участника своя роль, и внимание к тому, как и почему они взаимодействуют, даст наилучшие результаты. Просмотрите этапы формирования группы с учетом идеи, что встреча — это краткосрочная группа.Вы можете предвидеть стадию «формирования», и если роли не ясны, может произойти небольшой «штурм», прежде чем группа установит нормы и станет продуктивной. Добавление дополнительных участников без ясной причины только усложнит процесс и может привести к отрицательным результатам.

Приглашение участников по электронной почте становится все более распространенным явлением в бизнесе и промышленности. Такие программы, как Microsoft Outlook, позволяют инициировать запрос на встречу и получать ответ «принять» или «отклонить», что делает процесс приглашения организованным и простым.Однако уверенности в программном обеспечении может быть недостаточно для поощрения и обеспечения участия. Напоминание на компьютере пользователя может сработать за пятнадцать минут до встречи, но если он находится вдали от компьютера или Outlook не запущен, напоминание останется незамеченным и неуслышанным. Электронное письмо с напоминанием в день встречи, часто рано утром, может служить личным усилием, чтобы выделить события дня.

Если вы являетесь лицом, ответственным за бронирование комнаты, подтвердите бронирование за неделю до встречи и еще раз за день до встречи.Избыточность в процессе подтверждения может помочь избежать двойного бронирования комнаты, когда две встречи запланированы одновременно. Если на собрании требуются такие технологии, как микрофон, телефон для конференций или ноутбук и проектор, убедитесь, что вы подтвердили их бронирование одновременно с подтверждением бронирования комнаты для собраний. Всегда лично осматривайте комнату и проверяйте эти системы перед встречей. Нет ничего более смущающего, чем представить высокопоставленного докладчика, например президента компании, и затем обнаружить, что проектор PowerPoint не работает должным образом.

Проведение собрания

Мир — это сцена, а встреча — это спектакль, то же самое, что интервью или выступление. У каждого члена есть своя часть, и каждый из них должен знать свои роли и обязанности до встречи. Все являются членами группы, от новых до полноправных. Если вы можете уменьшить или исключить стадию штурма, тем лучше. Четко сформулированная повестка дня может стать продуктивным инструментом для этих усилий.

Люди могут знать друг друга по роли или титулу, но могут не быть знакомы друг с другом.Краткие представления могут помочь установить идентичность, доверие и помочь группе перейти к работе. Цель встречи должна быть четко указана, и если есть правила или руководящие принципы, требующие конкретного протокола, они должны быть представлены.

Мэри Эллен Гаффи предоставляет полезный контрольный список участников, адаптированный для нас:

• Прибыть вовремя и остаться до закрытия собрания (если нет предварительной договоренности)
• Покинуть встречу только в случае установленных перерывов или чрезвычайных ситуаций
• Будьте готовы и имейте все необходимое под рукой
• Выключите мобильные телефоны и персональных цифровых помощников
• Следуйте установленному протоколу смены направления
• Соблюдайте временные рамки
• Продемонстрируйте профессионализм в вербальном и невербальном общении
• Высказывайте интерес и оставайтесь вовлеченными в обсуждение
• Избегайте касательных и боковых отклонений
• Уважайте пространство и не кладите блокнот или бумаги вокруг себя
• Убери за собой
• Вступите в вежливую беседу после заключения

Если вы играете роль лидера встречи, вам, возможно, потребуется облегчить обсуждение и разрешить конфликт.Повестка дня служит вашим руководством, и вам может потребоваться перенаправить обсуждение к теме, но всегда проявляйте уважение к каждому участнику. Вам также может потребоваться вмешаться, если точка зашла в тупик с точки зрения конфликта (этот текст предлагает конкретные рекомендации по управлению межличностным конфликтом, которые применяются здесь).

В сфере делового общения о роли рассадки на собраниях уже давно прошла дискуссия. Как правило, стол квадратной, прямоугольной или U-образной формы имеет фиксированную точку, на которую направлено внимание, часто называемую головкой стола.Это пространство часто ассоциируется с властью, статусом и иерархией и может играть важную роль в потоке взаимодействий на собрании. Если информация должна распространяться и представляться от администрации к менеджерам, например, может быть указан стол с четким координационным центром для главы или генерального директора. Круглые столы или столы, расположенные по кругу, позволяют использовать более эгалитарную модель взаимодействия, уменьшая иерархические аспекты и усиливая четкую видимость для всех участников.Если встреча требует интенсивного взаимодействия и сотрудничества, обычно указывается круглый стол или круговой узор.

На некоторых собраниях не требуется стол, а скорее ряды сидений, обращенные к выступающему; вы, вероятно, узнаете это расположение на многих лекциях, которые вы посещали. Для относительно формальных встреч, на которых информация доставляется большому количеству слушателей и требуется мало взаимодействия, рассадка в ряд — эффективное использование пространства.

Переходы часто являются самой сложной частью любой встречи.Для облегчения перехода от одной темы к другой может потребоваться создание связей между каждой точкой. Вы можете отдельно отметить следующий пункт в повестке дня и устно представить следующего докладчика или человека, ответственного за область содержания. Как только совещание достигнет своих целей в установленные сроки, пора облегчить переход к завершению. В заключение вы можете подытожить то, что было обсуждено или решено, и какие действия должны предпринять члены группы по итогам встречи.Если есть четкая цель для проведения следующей встречи, обсудите время и дату и особо отметьте задания на следующий раз.

Обратная связь — важная часть любого коммуникационного взаимодействия. Протокол — это письменный документ, который служит для записи взаимодействия и может предоставить возможность для уточнения. Протоколы часто появляются в виде повестки дня с примечаниями к действиям, предпринятым во время собрания, или конкретным указанием того, кто за что отвечает до следующего собрания.Во многих организациях протокол собрания носит предварительный характер, как черновик, до тех пор, пока он не будет одобрен членами группы или комитета. Обычно протоколы рассылаются в течение недели после собрания, если это ежемесячное мероприятие, и быстрее, если была определена необходимость встречаться чаще. Если ваша организация не требует минут, вы все равно можете получить пользу, просмотрев свои заметки после встречи и сравнив их с записями других, чтобы убедиться, что вы поняли, что обсуждалось, и не пропустили — или неверно истолковали — какую-либо ключевую информацию.

Использование технологий для организации встреч

Учитывая широкую доступность и все более низкую стоимость электронной связи, технологии, которые когда-то служили для объединения людей на разных континентах и ​​часовых поясах, теперь также служат людям в той же географической области. Вместо того, чтобы путешествовать (самолетом, автомобилем или даже лифтом в одном здании) к центральной точке для личного общения, занятые и экономные профессионалы часто предпочитают видеть и слышать друг друга с помощью одного из множества различных электронных устройств. интерфейсные технологии.Важно знать, какие аспекты невербального общения теряются при виртуальной встрече по сравнению с личной встречей. Тем не менее, эти технологии являются благом для сегодняшних бизнес-организаций, и знание того, как их использовать, является ключевым навыком для всех соискателей. Мы обсудим технологии по категориям, начиная с аудио, затем аудио-видео и, наконец, социальных сетей.

Взаимодействие только со звуком

Самая простая форма взаимодействия только по аудио — это, конечно, телефонный звонок.Скорее всего, вы пользуетесь телефоном всю свою жизнь, но знаете ли вы, что некоторые руководители нанимают профессиональных голосовых тренеров, чтобы помочь им повысить эффективность телефонного общения? Когда вы задумаетесь об этом, мы используем множество аудио-режимов общения, начиная от телефонных звонков и голосовых телефонных меню и заканчивая радиоинтервью, системами громкой связи, системами записи диктовок и компьютерными технологиями распознавания голоса. Важность аудиосвязи в деловом мире возросла с появлением конференц-связи, веб-конференций и передачи голоса по Интернет-протоколу (VoIP).

У вашего голоса есть качества, которые нельзя передать в письменной форме, и вы можете использовать эти качества в своих интересах при общении с коллегами. Если вы отправляете общее информативное сообщение всем сотрудникам, электронное письмо может сослужить вам хорошую службу, но если вы поздравляете одного сотрудника с получением отраслевой награды, ваш голос на канале несет ваш энтузиазм.

Обращайте внимание на свое произношение слов, произносите их правильно и избегайте слов, которые вам не подходят, поскольку вы можете их неправильно произносить.Неправильное произношение может отрицательно сказаться на вашей репутации или предполагаемом авторитете. Вместо использования сложных слов, которые могут вызвать спотыкание, выберите простую фразу, если можете, или научитесь правильно произносить слово, прежде чем использовать его в формальной интерактивной обстановке.

Качество вашего голоса, громкость и высота тона также влияют на то, как интерпретируются ваши произносимые слова. Качество часто относится к эмоциональному тону вашего голоса, от счастливого и восторженного до серьезного или даже грустного. В большинстве деловых ситуаций уместно говорить с некоторой степенью формальности, но при этом не показаться высокопарным или высокомерным.Ваша громкость (громкость вашего голоса) должна быть нормальной, но убедитесь, что ваши слушатели вас слышат. В некоторых ситуациях вы можете использовать направленный микрофон, который усиливает ваш голосовой сигнал, только если вы говорите прямо в него.

Если в вашу аудиторию входят изучающие английский язык, помните, что громкая речь (т. Е. Крик) не помогает им понять вас лучше, чем если вы говорите нормальным тоном. Ваш выбор слов окажет гораздо более значительное влияние при общении между культурами; старайтесь использовать прямые предложения и избегайте фигур речи, которые не переводятся буквально.

Высота звука — это высокая или низкая частота вашего голоса. Приятный, естественный голос может иметь некоторые вариации по высоте. Говорящий с ровным тоном или монотонным (однотонным) голосом часто воспринимается как скучающий и часто утомляет своих слушателей.

Если вы оставляете голосовое сообщение, изложите всю необходимую информацию кратко и ясно, стараясь говорить медленно; не забудьте указать свою контактную информацию, даже если вы думаете, что этот человек уже знает ваш номер телефона.Представьте, что вы записываете свой номер телефона, когда повторяете его, и вам будет легче записать его с удобной для слушателя скоростью. Не оставляйте длинных бессвязных сообщений голосовой почты. Позже вы, возможно, пожалеете, что сказали меньше, и чем больше контента вы предоставите, тем больше вы увеличите вероятность недопонимания без вашего присутствия для разъяснения.

Аудиовизуальные взаимодействия

Вместо того, чтобы звонить друг другу, мы часто звоним и взаимодействуем как аудио, так и визуально через Интернет.Существует несколько способов взаимодействия с помощью аудио и видео, и все время изобретаются новые технологии в этой области. Например, программное обеспечение VoIP позволяет участникам видеть и слышать друг друга во времени и на расстоянии с помощью индивидуальных звонков и видеоконференций. Звуковая часть вызова проходит через гарнитуру, и абоненты видят друг друга на мониторах своих компьютеров, как если бы их транслировали по телевидению. Эта форма аудиовизуальной коммуникации быстро становится недорогим или бесплатным бизнес-инструментом взаимодействия.

Если вы собираетесь взаимодействовать с помощью звуковых и визуальных сигналов, убедитесь, что вы готовы. Требуется соответствующая одежда, обстановка и отношение. Интеграция визуального сигнала в традиционный телефонный звонок означает, что невербальные жесты теперь можно наблюдать в режиме реального времени и могут как помогать, так и отвлекать от сообщения.

Если вы не знакомы с технологией, потренируйтесь с ней, прежде чем приступить к реальному деловому взаимодействию. Попробуйте эти функции вместе с другом и знайте, где найти информацию и получить к ней доступ.Если звонок идет не так, как планировалось, или сигнал не соответствует тому, что вы ожидали или испытали в прошлом, сохраните хорошее отношение и попробуйте еще раз.

Социальные сети

Интернет-сообщества, форумы, блоги, твиты, облачные вычисления и среды, активируемые аватарами, являются одними из постоянно развивающихся средств социальных сетей, используемых деловым миром. Интернет все больше продвигает инструменты и платформы для взаимодействия людей. От досок объявлений, которые напоминают сообщения FreeNet прошлых лет, до интерактивных сред, таких как Second Life, люди все чаще представляют и интерпретируют себя в Интернете.

Люди ищут взаимодействия, и это привело к появлению новых способов продвижения на рынок, рекламы и взаимодействия; однако следует соблюдать осторожность при использовании социальных сетей в Интернете. При использовании этих носителей помните несколько простых предостережений:

1. Не все у него получается. Не все люди на форуме являются теми, кем они себя представляют.
2. Слова, которые вы пишете, и изображения, которые вы отправляете, независимо от того, насколько вы доверяете получателю, могут стать общедоступными и могут оставаться в сети навсегда.
3. Всегда учитывайте, к чему вы получаете доступ и что публикуете, и как это представляет вас и вашего работодателя, даже если вы думаете, что другие не могут знать, где вы работаете или кто вы.
4. Имейте в виду, что интернет-провайдеры (ISP) обязаны по закону архивировать информацию, касающуюся использования и трафика информации, которая может стать доступной по повестке.

Форумы часто представляют собой тематические веб-сайты, которые собирают сообщество людей, преданных общим интересам.От веб-сайтов энтузиастов владельцев, посвященных новому Mini Cooper, где владельцы обсуждают модификации и продают детали друг другу, до форумов, на которых подчеркивается определенная точка зрения, таких как доска обсуждений Life After the Oil Crash (LATOC), которую ласково называют doomers, люди собрались вместе, чтобы сравнить заметки по интересующим их областям.

Профессиональные сетевые сайты, такие как LinkedIn, позволяют людям связываться и взаимодействовать с другими людьми, работающими в своей или родственной отрасли. К более общим сайтам социальных сетей относятся MySpace и Facebook, которые также представляют цепочки обсуждений и динамические интерфейсы с группами, которые могут или не могут быть ограничены теми, которые намереваются пользователем.Платформы для интерактивного письма, такие как блоги, вики-сайты и облачные вычисления, предполагают хранение общих документов в Интернете, к которым можно получить доступ сразу с нескольких сайтов, что еще больше упрощает взаимодействие. Блоги — это веб-страницы с периодическими сообщениями, которые могут содержать или не содержать отзывы читателей. Вики — это совместные работы над веб-контентом, которые создаются и редактируются пользователями. Облачные вычисления включают безопасный доступ к файлам из любого места, поскольку информация хранится удаленно. Где-то между сайтом социальной сети, где люди собираются виртуально для взаимодействия, и компьютерной игрой лежит жанр виртуальных миров, активируемых аватарами, таких как Second Life.В этих средах пользователи могут встречаться с другими и заводить друзей, участвовать в мероприятиях, а также создавать виртуальную собственность и услуги и торговать ими.

Деловые и отраслевые организации также могут включать публикации и цепочки обсуждений, но часто с использованием защищенного паролем дизайна во внутренней сети компании или другой платформе с ограниченным доступом. Сотрудники могут использовать предоставленное ими компьютерное оборудование для доступа к сайтам, не связанным с бизнесом (если они специально не заблокированы), но вся информация, связанная с компьютером каждого предприятия, подлежит проверке, архивированию и контролю.

Каждому компьютеру назначается Интернет-протокол или IP-адрес. IP-адрес может быть конкретно отслежен до исходного пользователя или, по крайней мере, до самого компьютера и того, кто несет ответственность за его использование. От электронных писем через один из бесплатных сайтов (например, Juno, Google Gmail или Yahoo! Mail) до облачных вычислений и вики-сайтов — ваши передвижения по Интернету оставляют четкие «следы».

Независимо от того, ведете ли вы личную веб-страницу, блог или общаетесь с коллегами и коллегами через Twitter, подумайте о том, какую личную информацию сделать общедоступной.Конфиденциальность — это растущая проблема в Интернете, и ваша безопасность является приоритетом. Всегда представляйте себя и свою организацию профессионально, зная, что то, что вы ищете и как вы используете свой бизнес-компьютер, может и часто подлежит проверке.

Организационные коммуникации

Бизнес и компании часто описываются в терминах, которые мы обычно ассоциируем с семьей, от отношений между братьями и сестрами до доминирующих-подчиненных ролей между родителями и детьми, а также роли похвалы и исправления.Организационная коммуникация, или изучение коммуникативного контекста, среды и взаимодействия внутри организации, когда-то была прерогативой отделов речевой коммуникации. Современные бизнес-школы теперь рассматривают изучение организационной коммуникации как неотъемлемую часть учебной программы, отмечая взаимозависимые отношения производительности, климата и взаимодействия между людьми внутри организации (внутренними) и связанными с организацией (внешними), такими как поставщики или клиенты.

У организаций есть коммуникационные потребности и проблемы, как у семьи, группы или сообщества. Мы можем изучить изучение коммуникации внутри организации, отметив общие интерактивные практики, такие как обзоры производительности, информационные бюллетени, руководителя и руководство, а также поток информации по всей организации. Мы также можем изучать практики организации в их отношении к другим организациям и средствам массовой информации, а также связи с общественностью, планы коммуникаций в кризисных ситуациях и межорганизационное взаимодействие.Исследования в этих областях часто подчеркивают результат с точки зрения повышения производительности и более эффективных систем стратегической коммуникации (Tucker, M., Meyer, G., and Westman, J., 1986). Управление изменениями, управление знаниями, организационная культура, лидерство и стратегическое планирование часто включают элементы организационной коммуникации и снова исследуют коммуникацию с точки зрения эффективности и результативности.

Как опытный бизнес-писатель или коммуникатор, вы можете видеть, что изучение организационной коммуникации может помочь вам проинформировать вас об уроках, извлеченных другими компаниями, которые часто представлены в исследовательских публикациях, для улучшения процессов, существующих в вашей организации.Например, антикризисное управление когда-то было резкой реакцией на ситуацию, из-за которой предприятия и компании неожиданно столкнулись с хаосом и управлением информацией, что привело к ошибкам и нанесло ущерб репутации. Кризисные коммуникационные планы теперь стали обычным явлением в бизнесе, очерчивая роли и обязанности, а также центральную координацию коммуникаций и способы взаимодействия со СМИ. Затем у руководителей и сотрудников есть руководство для всех, что очень похоже на обычную практику в организованных видах спорта, таких как футбол, где каждый знает, какое место занимает все на поле в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Ключевые вынос

Встречи требуют планирования, выбора подходящей технологии и понимания организационной коммуникации.

Упражнения

1. Делайте заметки на одном из ваших занятий, как если бы они были официальным протоколом собрания. Есть ли у «собрания» класса цель? Какие препараты были сделаны и какая технология использовалась? Есть ли какие-то дальнейшие действия или план на следующую классную встречу? Сравните свои записи с записями другого ученика, чтобы убедиться, что вы поняли всю информацию, изложенную в классе.
2. Сотрудничайте с одним или несколькими одноклассниками и вносите свой вклад в вычислительное облако или вики. На что была похожа деятельность? Вы узнали новую информацию, которую не узнали бы, изучая индивидуально?
3. Сделайте аудиозапись своего голоса и послушайте ее.