Направляет вам копию письма: Тольяттинский государственный университет - опорный университет Самарской области

Сопроводительное письмо к документам | Делопроизводство

Помещено в тему: Образцы писем

Сопроводительное письмо должно быть подготовлено для отправки документов без адресной части на них. Иными словами, когда нет возможности указать получателя непосредственно на отправляемом документе. Сопроводительное письмо к документам составляется в произвольной форме на официальном бланке согласно стандартным требованиям делопроизводства. Ниже в статье будет приведен образец сопроводительного письма, даже не один.

Если вы хотите написать сопроводительное письмо с целью отправки резюме в кадровое агентство или непосредственно работодателю, то тогда просмотрите информацию на этой странице и еще полезно будет прочитать отдельную статью на данную тему «Сопроводительное письмо к резюме – образец составления».

1. Из содержания письма должно быть понятно: какие именно документы вы направляете и что вы их действительно направляете. Отсюда следует несомненная польза сопроводительного письма – доказательство отправки требуемого.

2. После сообщения о направлении документов вы можете по ходу текста сопроводительного письма сделать пояснения и высказать просьбы. Но все ваши комментарии должны касаться отправляемых документов. Если вам надо послать сообщение тому же адресату по иному вопросу, то вы должны написать другое письмо.

3. Всегда проставляется отметка о наличии приложений под основным текстом письма (смотрите на образце). В ваших интересах сделать эту отметку. Она облегчает обработку почты адресату и в вашей организации, так меньше вероятность потерять приложения.

Вы можете назвать непосредственно в тексте письма отправляемые документы, тогда в отметке просто указывают количество листов и экземпляров. Выглядит так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз.».

Также допустимо в основном тексте письма не называть отправляемые документы, тогда они перечисляются в отметке. Будет выглядеть примерно так: «Приложение: программа семинара на 2 л. в 1 экз.».

Иногда адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному. Тогда отметка делается так: «Приложение: на 12 л. в 3 экз. только в первый адрес».

4. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам – образец это иллюстрирует. Есть много случаев, когда очень важно доказать не просто факт отправки, а выдержать конкретный срок.

При этом ответственность за своевременную подготовку сопроводительного письма ложится на непосредственного исполнителя, а организация отправки документов (почтовое отделение, нарочно и т.д.) – на службу делопроизводства.
 

 
Посмотреть или скачать сопроводительное письмо к договору.doc

Сопроводительное письмо в налоговую – другой пример.doc

Я надеюсь, что с помощью представленных образцов вы получили достаточно информации, чтобы написать сопроводительное письмо к документам. Если есть вопросы, задавайте в комментариях.

К записи 80 комментариев

Сопроводительное письмо к документам. Бланк и образец 2023 года

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

Скачать документна сайте Ассистентус

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к документам .docСкачать образец сопроводительного письма к документам .doc

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

• к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
• к декларациям в ФНС, ФСС;
• к договору на подпись контрагентам;
• к коммерческому предложению;
• к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

• должность получателя и его ФИО;
• наименование компании или ведомства;
• адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

• «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
• «Просим информировать установленным порядком»;
• «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

• название документа нужно писать полное;
• отмечают количество экземпляров документа;
• отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Сопроводительное письмо

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Приложения:

1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Скачать документна сайте Ассистентус Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу

Как написать письмо, копию которого я хочу отправить кому-то другому

Управляйте своим бизнесом

Сьюзен Эйб нужно написать письмо кому-то, а также отправить его копию другому человеку. Это относительно простая процедура при использовании электронных средств связи, таких как электронная почта, поскольку вы можете отправить электронное письмо всем получателям одновременно одним нажатием кнопки «Отправить». В случае, когда вы отправляете кому-то распечатанное письмо, немного сложнее отправить копию дополнительному получателю, потому что процесс не автоматизирован, как при отправке нескольких копий сообщений электронной почты и нескольких дополнительных шагов. и нужны рассуждения.

1. Включите аннотацию CC

Jupiterimages/Photos.com/Getty Images

Напишите письмо, которое хотите отправить основному получателю и другому лицу. Введите «cc» и имя второго человека внизу письма под вашим именем и подписью. Копирование кого-либо в письме — это обычный способ отправить ему копию. Инициалы «cc» означают «копирку» и являются пережитком тех дней, когда машинистки делали копии писем, используя лист копировальной бумаги между двумя листами бумаги на пишущей машинке.

2. Сделайте две копии

Сделайте две копии оригинального письма. Отправьте исходное письмо основному получателю. Сделайте копии письма для каждого человека, который будет добавлен в строку «cc». Сохраните одну копию письма для личных файлов. И основной, и дополнительный получатель будут иметь информацию, которую вы написали в своем письме, и оба будут знать, что каждый из них получил письмо.

3. Отправьте оригинал письма по почте

Сделайте одну копию подписанного вами оригинала письма. Вы будете использовать эту копию письма для отправки дополнительному получателю, о котором вы не хотите, чтобы исходный получатель знал. Отправьте оригинал письма основному получателю, а копию — получателю, получившему копию.

4. Используйте скрытую копию для слепой копии

В этикете писем под копирку вы используете аннотацию «скрытая копия», когда вы не хотите, чтобы основной получатель знал, что кто-то получает копию его письма. Инициалы «bcc» означают «слепая копия». Прикрепите бланк комплимента к копии оригинального письма с пометкой «скрытая копия». Отправьте это второму получателю после того, как сделаете копию для своего личного файла. Он или она тайно получит копию письма.

вещи, которые вам понадобятся Совет

Если вы пишете письмо с жалобой на компанию или на нее, может оказаться полезным отправить копию в местное Бюро по улучшению бизнеса. Ваша жалоба может быть воспринята более серьезно.

Предупреждение

В зависимости от ситуации использование «cc» или «bcc» может быть полезным или неприятным. Тщательно продумайте, хотите ли вы, чтобы обе стороны были осведомлены об информации, содержащейся в вашем письме, и хотите ли вы, чтобы основной получатель знал, что письмо, которое вы ему отправили, передается другой стороне.

• ресурсы
• ссылки
• писатель
• обратная связь
• цитировать

Как отправить копию письма? | Work

Автор Erika Waters Обновлено 15 февраля 2022 г.

Раньше отправка письма под копирку отнимала много времени. Сегодня копировальные машины и электронная почта значительно упростили этот процесс. Отправка письма под копирку, также известная как «копирование» кого-либо, просто означает, что вы намереваетесь отправить письмо нескольким получателям. Наиболее распространенные способы отправки письма под копирку — это электронная почта и традиционная «обычная почта».

Написание традиционных копировальных писем

Традиционное копировальное письмо изготавливается с использованием копировальной бумаги, более известной как копировальная бумага, поясняет Label Outfitters. Эту бумагу, исписанную с одной стороны, кладут за бумагу, на которой должно быть написано письмо, а дополнительный лист бумаги кладут за копировальную бумагу.

Когда писатель пишет или печатает письмо на верхнем листе, чернила с копировальной бумаги переносятся на задний лист, создавая копию письма для отправки дополнительным получателям. Этот процесс служит старомодным копировальным аппаратом. Дополнительные копии могут быть сделаны путем обводки оригинального письма с использованием того же процесса копирования под копирку, который описан выше.

Использование современных копировальных букв

Хотя использование копировальной бумаги для создания копии когда-то было полезным и необходимым процессом, эта практика в основном была заменена машинописными буквами, распечатанными с вашего персонального компьютера и принтера. Отправить печатное письмо нескольким получателям легко, если вы можете распечатать столько копий, сколько хотите, одним нажатием кнопки.

Корпорация Xerox предлагает адресовать письмо предполагаемому получателю. Однако вам потребуется напечатать достаточно копий, чтобы отправить их всем предполагаемым получателям. В традиционных деловых письмах правильно адресовать ваше письмо предполагаемому получателю, а также перечислять дополнительных получателей в нижней части письма, используя примечание «cc:», чтобы указать, что они также получают копию.

Отправка электронных копий писем

Электронная почта сделала копии писем еще проще. Большинство почтовых клиентов позволяют вам отправить точную копию вашего электронного письма, введя адреса электронной почты в поле «Копия:», обычно расположенное над строкой темы. Эти электронные письма будут отправлены основному получателю и тем получателям, которых вы укажете в поле «Копия:».

Все получатели смогут видеть, кто получил «копию» электронного письма, поэтому нет необходимости включать список получателей копий в конце вашего электронного письма, но вы можете это сделать.

Написание писем нескольким получателям

Помимо копирования, вы можете отправлять письма нескольким получателям несколькими другими способами. Во-первых, вы можете просто адресовать письмо нескольким сторонам в качестве предполагаемых получателей. Например, если вы хотите отправить письмо Чарли, Кики и Сьюзи, вы можете просто начать письмо с трех адресных блоков и приветствия «Дорогие Чарли, Сьюзи и Кики».