Приоритеты в работе – 11 .

Содержание

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку в соответствии с расставленными приоритетами. И для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.

____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Расстановка приоритетов: сделайте это правильно

1. Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Тест: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А___________%

B____________%

С____________%

D_________%

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет

2,____________________=_________ — приоритет

3.____________________=_________ — приоритет

4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________

Вместо этого: __________________________

Источник: Elitarium.ru

hr-portal.ru

планирование дел и расстановка приоритетов

Приоритеты в работе – 11 . Приоритеты в работе – 11 .

Автор: Йорг Кноблаух (Jorg Knoblauch), профессор, один из руководителей компании Firmen Drilbox, специализирующейся на разработке систем управления собственным временем, автор многочисленных публикаций о планировании профессиональных и жизненных целей. Материал публикуется в сокращенном переводе с немецкого.

 

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку, в соответствии с расставленными приоритетами. Для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето, 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

 

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.
____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

 

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

 

Расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра: сделайте это правильно

  1. Приоритеты в работе – 11 .Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

    Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

  2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

  3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

  4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

  5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

 

Тест принципа Эйзенхауэра: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А__________ %
B__________ %
С__________ %
D__________ %

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет
2,____________________=_________ — приоритет
3.____________________=_________ — приоритет
4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________
Вместо этого: __________________________

 

Изучите другие методы и приемы организации времени, управления личной карьерой, рационализации труда, убеждения и повышения работоспособности в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»:

Приоритеты в работе – 11 .Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

www.elitarium.ru

Расстановка приоритетов

Приоритеты в работе – 11 .

В жизни каждого из нас постоянно возникает масса дел различных по степени важности. Что сделать в первую очередь, что оставить на потом и как сэкономить при этом драгоценное время – задача, которая сродни искусству. И для ее решения не обязательно штудировать многотомные пособия по тайм-менеджменту. Достаточно грамотно расставить свои приоритеты.

Как это делается и что значит «расставить приоритеты»? Дословный перевод слова приоритет означает «первый». Иными словами это первоочередная задача или действие. Зачастую таких задач за весь оказывается несколько, и многие теряются в том, как выполнить все важные дела и ничего не упустить из виду. Кроме того, есть и более глобальные цели из ряда жизненных. Поэтому второй важный для многих вопрос – как расставить жизненные приоритеты? Помочь в обоих этих случаях может только отработанная схема или методика. И таковые, к счастью, имеются.

Методы расстановки приоритетов

Прежде всего, умение расставлять приоритеты заключается в грамотном распределении задач по степени важности. И на этом этапе у многих начинаются проблемы. На первый взгляд многие задачи не кажутся настолько важными, коими являются на самом деле. Определить эту степень и призваны многочисленные способы расставления приоритетов. Рассмотрим наиболее эффективные из них.

1. Принцип Эйзенхауэра. Один из наиболее часто применяемых в определении первостепенных и второстепенных задач. Чтобы понять, как поставить приоритет, создайте себе анкету, чтобы научиться отделять понятия важности и срочности. Например:

  • вы хотите возобновить работу над целью, которую вы поставили на год. Однако никак не можете заняться этим делом. Это важно или срочно?
  • на почтовый ящик пришло несколько писем. Прочитать их прямо сейчас это важно или срочно?
  • вы решили, что раз в полгода будете посещать врача. Прошло ровно полгода, но вы так и не сходили к нему. На сегодняшний момент это важно или срочно?

Верные ответы:

  1. Важно
  2. Срочно
  3. Важно

Этот принцип основан на комбинации лишь двух возможных вариантов, что позволяет сделать анализ и классифицировать все предстоящие задачи. Таким образом, вы получится иерархия дел, которая позволит понять, что и когда нужно сделать.

2. Квадранты С. Кови. Метод, позволяющий понять, как расставить приоритеты в работе. Согласно автору книги «Семь навыков высокоэффективных людей» все задачи людей условно можно разделить на 4 части:

  1. Важное и срочное
  2. Важное, но не срочное
  3. Не важное, но срочное
  4. Не важное и не срочное

По словам С. Кови, успешные люди в первую очередь уделяют свое внимание квадранту 2, и это позволяет сэкономить время при выполнении остальных задач. Однако каждый сам принимает решение, какие задачи важнее – из квадранта 1 или 2.

Приоритеты в работе – 11 .

3. Похожий принцип того, как правильно расставить приоритеты есть в методике «АБВ». Но задачи в ней делятся на 3 категории.

  • А - жизненно важное;
  • Б – важное;
  • В – приятное.

Далее иерархия задач делится на подкатегории А1, А2,.. Б1, Б2.. В1 и так далее.

4. Не самая эффективная, но популярная у многих людей расстановка приоритетов осуществляется также по «принципу мишени». То есть человек выполняет те задачи, которые первыми попали в поле зрения. Возможно, кому-то этот метод и помогает, однако разделить задачи на важные и неважные он не может.

Умение расставлять приоритеты не только прекрасно экономит время и позволяет выполнить все запланированные задачи. Методы выделения первостепенных задач помогут вам понять смысл своей деятельности, привести дела в порядок и обрести успех во многих делах. Главное при этом научиться анализировать насколько важно для вас то, чем вы занимаетесь, и кому кроме вас это приносит пользу и радость.

 

kak-bog.ru

ВАЖНО и СРОЧНО | ШЕСТЬ ПРАВИЛ, как правильно расставить ПРИОРИТЕТЫ

В ЭТОЙ СТАТЬЕ:

Рассмотрим, что такое приоритет. По определению, приоритет – понятие, показывающее важность, первенство. Приоритет действий определяет порядок их выполнения во времени. Для достижения цели и выполнения задач надо научиться, правильно расставлять приоритеты текущих задач.

Итак, разберемся:
Задачи, которые стоят перед Лидерами и партнерами прямых продаж, – это увеличение объема продаж и активных партнеров, привлечение новых партнеров. Расстановка приоритетов – это принятие ежедневных решений о том, какие дела следует  делать в первую очередь. Неправильно расставленные приоритеты являются причинами наших неудач.

Для определения  приоритета в работе мы используем принцип Эйзенхауэра. Принцип очень прост. Прежде чем обозначить приоритет, надо определить, является ли он важным или срочным.

По принципу Парето 20% ваших  задач будут важными. Определив  минимум самых важных действий, можно получить значительную часть ожидаемого результата.
Определим, какие  задачи являются  важными, а какие срочными. Дела, которые приближают нас к намеченной цели, являются важными.
Дела, которые переключают наше внимание и существенно не влияют на нашу конечную цель, являются срочными.
Успех  возможен только тогда, когда большая часть времени уходит на решения важных задач.

По принципу Эйзенхауэра  можно получить четыре класса приоритетов:

  • Дела срочные, но важные. Например, встречи с новыми партнерами.
  • Дела важные. Например, краткосрочные и годовые поощрительные программы.
  • Дела срочные, но не важные. Например, просьбы  партнера, телефонные звонки т.п.
  • Дела не срочные и не важные. Эти дела можно перепоручить. Например, просмотр развлекательных программ.

Шесть правил, как правильно расставить приоритеты:

  1. Начинайте свой день с плана, который составили вечером.
  2. Отделите срочные дела от важных дел. Срочные дела зависят от внешних факторов.
  3. Отдавайте приоритет более важным делам.  От важных дел зависит ваше будущее.
  4. Второстепенные дела откладывайте на конец рабочего дня.
  5. Не поддавайтесь влиянию. Просьбы других могут вас отвлекать от более важных дел.
  6. Отдавайте предпочтение делам, которые нравятся и приносят удовольствие. Ищите свое призвание.

Все просто! Правильно определяйте приоритеты в работе и достигайте намеченных целей!

Теперь Ты Знаешь – Иди и Делай!

comments powered by HyperComments

www.lidermlm.me

Расстановка приоритетов и успешное выполнение дел

Расстановка приоритетов имеет два аспекта: важность и срочность. Расставляя приоритеты, вы должны отделить срочность от важности. Спросите себя, будет ли выполнение этого задания непосредственно способствовать достижению вашей цели. С любым же делом можно поступить лишь одним из четырех способов: пренебречь им, поручить его другому сотруднику, перенести его на более поздний срок или претворить его в жизнь. Какой вариант когда лучше выбирать?

Автор:

Рудольф Вердербер (Rudolph F. Verderber), профессор коммуникаций университета Синсинати (University of Cincinnati). Материал публикуется в сокращенном переводе с английского.

Расстановка приоритетов имеет два главных аспекта: важность и срочность.

1. Важность. Рассматривайте разные группы задач по очереди и соотносите их с вашей изначальной целью — увеличением прибыли, повышением удовлетворенности клиентов или чем-то еще. Спросите себя, будет ли выполнение этого задания непосредственно способствовать достижению вашей цели. Пометьте каждую группу рабочих заданий буквами А, Б или В, где «А» означает, что дело имеет большое значение для достижения цели, а «В» указывает на то, что оно слабо связано с вашей главной целью.

Если вам трудно определить степень важности какой-либо группы задач, подумайте, что бы случилось, если бы вы просто

не выполнили эти задания. Как это отразилось бы на работе организации? Если это означало бы уменьшение прибыли, рост издержек или, например, ухудшение имиджа фирмы, то присвойте такому делу высший уровень значимости («А»). Если в долгосрочном периоде это вряд ли сильно на что-то повлияет, то пометьте это дело буквой «В».

Вместо того чтобы устанавливать важность сотен задач, вам нужно рассмотреть только с десяток категорий. Все дела, которые относятся к данной категории, имеют одинаковый уровень значимости.

2. Срочность. Срочные вопросы — это те, которые необходимо решить как можно быстрее. Расставляя приоритеты, вы должны

отделить срочность от важности. Некоторые дела заслуживают лишь уровня значимости «В», так как не относятся непосредственно к вашей цели, но при этом вы знаете, что им нужно уделить внимание, и поскорее.

Выделите группы срочных заданий особо. Например, организация переезда в новый офис может быть неотложным делом, хотя и помечена буквой «В». Однако им не следует уделять слишком много времени (если только они не являются одновременно еще и важными делами). С этими заданиями надо просто поскорее разделаться, вот и все.

А что если какой-то вопрос вы не считаете срочным, а кому-то он таковым кажется? Например, один из ваших коллег не может окончательно утрясти все детали предстоящей пресс-конференции, пока вы не определите дату ее проведения. До этого мероприятия еще несколько недель, и вы не спешите, но ваш коллега нервничает.

Если дело недолгое, то, вероятно, лучше пометить его как срочное и удовлетворить просьбы сотрудников. Но это может быть и не минутным вопросом. Что тогда? В таком случае будьте объективны. Обоснованы ли притязания вашего коллеги? Насколько важна пресс-конференция? Большое ли значение имеет конкретное число? Определите, срочное ли это дело как таковое, независимо от того, каким оно представляется лично вам или кому-то еще.

Иногда так и хочется первыми в списке поместить наиболее приятные для вас дела, а те рабочие задания, выполнять которые вам не хочется, отправить в самый конец перечня. Не поддавайтесь этому искушению. Будьте безжалостно объективны в оценке важности тех или иных дел. В противном случае вы, сами того не осознавая, придете к тому, с чего начали: маловажные задачи будут выполнены, а весь стол будет завален грудой срочных и важных дел, с которыми давно пора было бы уже разобраться. Рано или поздно, вам все равно придется этим заниматься.

Расстановка приоритетов

Теперь нужно расставить все группы задач в

порядке приоритетности. Прежде всего необходимо будет взяться за дела по-настоящему

срочные, даже если они и не настолько важны. Затем идут все остальные дела в порядке значимости:

  1. Срочные и важные.
  2. Срочные.
  3. Важные (А).
  4. Важные (Б).
  5. Важные (В).

Даже наименее значимые вопросы в свое время придется решить, потому что, в конечном счете, они станут срочными и поэтому переместятся в верхнюю часть списка — если вы не стали заниматься ими сразу же.

Если в будущем вы хотите предотвратить рабочие перегрузки, можете использовать следующий способ: определяйте приоритетность рабочих заданий

сразу, как только они возникают. Когда речь заходит о новом проекте или новом направлении деятельности, приписывайте этим делам определенный уровень значимости (А, Б или В) в зависимости от того, насколько они отвечают вашей цели.

Каждую неделю

располагайте в порядке значимости все текущие дела на эту неделю. Такая система не только будет напоминать вам о том, какие задачи являются для вас ключевыми и требующими особого внимания, но и гарантированно позволит своевременно обратить ваше внимание на те малозначимые дела, которые больше уже нельзя откладывать на потом.

Когда вы отводите какое-то время на решение срочных, но малозначимых вопросов, постарайтесь не допустить большей траты времени, чем это необходимо. Это не те дела, которыми надо заниматься вдумчиво и сосредоточенно. Главное — как можно быстрее с ними расправиться, чтобы можно было уделить внимание действительно важной работе.

Принимаемся за дело

С любым делом можно поступить лишь одним из четырех способов:

  1. Пренебречь им.
  2. Поручить его другому сотруднику.
  3. Перенести его на более поздний срок.
  4. Претворить его в жизнь.

Какой вариант выбрать?

  1. Пренебречь. Если вы сомневаетесь в необходимости выполнения этого дела, просто не делайте его сейчас Скорее всего, никаких негативных последствий это не вызовет. Учитесь с первого взгляда распознавать дела, электронные послания и служебные записки, которыми можно будет пренебречь.

  2. Поручить другому. Обязательно ли этим вопросом должны заниматься лично вы? Если нет, то это значит, что задачу, независимо от степени срочности, можно делегировать.

  3. Перенести на более поздний срок. Суть в следующем: если работу должны выполнить лично вы, но не обязательно срочно, вы можете ее отложить. Единственное замечание — это опять же соотнесение временных рамок: не имеет смысла, к примеру, переносить десятидневную работу на конец этой недели в свете аврала, предстоящего на следующей неделе.

  4. Претворить в жизнь. Все, что нельзя вычеркнуть, поручить другому или на время отложить, придется делать самому. Однако к тому времени, когда вы дойдете до конца этого сортировочного процесса, стопка заданий, которые вам необходимо претворить в жизнь лично, значительно сократиться.

Последовательность работы

Вот некоторые рекомендации, которые помогут вам составить расписание дальнейшей работы после того, как вы разделите все дела на четыре категории.

  1. Прежде всего займитесь поручением срочных дел своим сотрудникам. Поручайте своим подчиненным работу даже тогда, когда вы не перегружены и можете с ней справиться сами. Всегда есть более важные вещи, для которых стоит освободить время: планирование, выдвижение новых идей и т.д. Чем раньше вы поручите какое-то дело своему сотруднику, тем порядочнее это будет по отношению к нему, поскольку у него будет достаточно времени на выполнение задания. Кроме того, в таком случае выше вероятность качественного выполнения работы.
  2. Выделите те рабочие задания, которые вы можете делегировать позже, когда ваши подчиненные уже справятся с работой.
  3. Затем отведите время на неотложные дела, с которыми должны управиться лично вы.
  4. Посмотрите, сколько всего групп заданий вам необходимо проработать и сколько всего времени в вашем распоряжении. Составьте график в соответствии со средним количеством времени на одну группу. Так, если у вас есть четыре часа и восемь групп, вы можете в среднем уделить каждой группе полчаса.
  5. Теперь вы можете несколько изменить время, первоначально отведенное на каждое из дел. Допустим, на подготовку к выставке, которая должна состояться на следующей неделе, вам необходим больший срок. Тогда увеличьте время на эту работу, а на каждую из двух незначительных групп рабочих заданий выделите по пятнадцать минут.
  6. Каким бы ни получилось ваше конечное расписание, не отклоняйтесь от него. Если вы успеваете что-то сделать даже быстрее, чем было намечено, — замечательно. Но не позволяйте себе отставать от установленного распорядка.

Может показаться, что тратить драгоценное время на составление расписаний неразумно. Однако это единственный способ гарантировать, что ваше время выйдет не раньше, чем подойдет к концу вся навалившаяся на вас работа. Составление подобного расписания может показаться вам трудоемкой работой, но на самом деле это не так. Это займет у вас максимум пять минут. Немного усилий — и у вас есть готовый план действий.

Изучите десятки других приемов самоменеджмента, мотивации, личной и профессиональной эффективности, составив свой учебный план из любых курсов нашего каталога при обучении по индивидуальной программе, в удобном для себя месте, времени и темпе. Вы также можете приступить к обучению уже в день подачи заявки.

www.elitarium.ru

Как расставить приоритеты в работе

Деловой успех зависит от двух навыков: умение управлять ресурсами и умение правильно расставить приоритеты в работе. Под ресурсами подразумевается время, условия, профессиональные знания, уровень компетентности, деловые знакомства.

Умение правильно расставить приоритеты в работе - это организация всех ресурсов таким образом, чтобы вы могли качественно и своевременно решить все задачи.

Ранее мы писали о жизненных приоритетах, где рассматривались такие сферы, как здоровье, саморазвитие, семья, а также специальные техники и упражнения. В данной статье расскажем о приоритетах в работе.

Как расставить приоритеты в работе

Многие скажут, что работа - уже приоритет. Но дело в том, что все рабочие задачи, особенно, если их много, также имеет смысл разделить на важные и срочные.

Как отличить одно от другого?

Простой прием, помогающий определить степень важности задачи: подумайте, что случится, если вы ее не выполните. Как это отразится на вашей цели, карьере и в целом на работе организации?

Если невыполнение задачи способно привести к тому, что фирма потерпит убытки, а вас лишат премии или уволят, то эта задача наиболее важная. Пометьте ее буквой «А».

Если невыполнение задачи вряд ли на что-то повлияет, то пометьте ее буквой «В». В итоге все ваши задачи категории «Важно» распределятся в две группы: «А» и «В».

info_outline

Имейте в виду, что все дела, которые относятся к одной категории, имеют одинаковый уровень значимости.

В любой работе появляются срочные дела, которые требуют быстрой реакции. Хуже всего то, что такие вопросы требуют еще и правильной реакции.

Если вы не разобрались с приоритетами и завалены работой настолько, что нет времени вздохнуть, то правильно проанализировать срочный вопрос становится затруднительно.

Приоритеты в работе – 11 .

Итак, срочные вопросы — это те, которые нужно решать сейчас. Выделите категорию срочных задач, чтобы иметь возможность отделаться от них побыстрее и освободить время для важных дел.

Например, переезд в новый офис был отнесен вами к категории «Важно» с пометкой «B». Такое дело скорее срочное, чем важное, и его лучше сделать как можно быстрее.

Конфликт интересов: как поступить?

Бывает, что есть разные мнения по поводу срочности дела. Например, коллега не может организовать конференцию, пока вы не озвучите дату ее проведения. Вы не спешите, потому что до мероприятия еще месяц, а ваш коллега нервничает.

Если от вас требуется потратить на задачу нескольких минут, то ответьте на запрос коллеги.

Если же это вопрос, занимающий много времени, рекомендуем объективно оценить ситуацию. Насколько дело срочное для организации или на вас давят коллеги, преследующие свои интересы?

warning

Совет: не поддавайтесь соблазну, когда хочется сначала выполнить приятные дела. Будьте безжалостно объективны в оценке важности тех или иных дел.

Как видите, умение расставить приоритеты в работе поможет вам более продуктивно работать и взаимодействовать с коллегами, а также иметь больше контроля над своим временем.

be-girl.ru

Качество личности Умение расставлять приоритеты

И запомни: никогда ничего не добьёшься, пока не научишься определять,

что для тебя в данный момент самое главное.

Роберт Хайнлайн. Звёздный десант

Удивительно, как пожар раскрывает наши приоритеты.

Шерлок (Sherlok)

Дом и семья для женщинв так же приоритетны,

как гараж и футбольный матч для мужчины.

Олег Рой. Мужчина и женщина. Секреты семейного счастья

       Стоит разок умереть и приоритеты тут же меняются.

«Пираты Карибского моря»

        Умение расставлять приоритеты  как качество личности – умение определять порядок решения самых важных, первенствующих, преобладающих задач, проблем, вопросов; умение выделять для себя главное и второстепенное.

    Притча с юмором. Профессор философии, перед лекцией заходит в зал и раскладывает на столе несколько различных вещей. Когда начинаются занятия, он, молча, берет большую, пустую, банку и заполняет ее большими камнями.  Затем спрашивает: — Банка была полна? — Да! — соглашаются студенты. Тогда профессор достает коробку с маленькой галькой и высыпает ее в эту же банку. Он слегка поболтал банку и галька, конечно, заполнила открытые области между камнями.

      Он снова спросил студентов:  — Банка полна?    Они рассмеялись и согласились, что банка полная.    Тогда, профессор достает коробку песка и высыпает ее в банку. Естественно, песок, заполняет все остальное пространство. Ёщё раз профессор спросил студентов, полна ли банка? Ответили: да, и на этот раз однозначно, она полна. Тогда из-под стола он ещё вытащил две банки пива и вылил их в банку до последней капли, размачивая песок. Студенты смеялись.

      — Теперь, — сказал профессор, — я хочу, чтобы вы поняли, что это — ваша жизнь. Камни — важные вещи — ваша семья, ваши друзья, ваше здоровье, ваши дети. Если бы все остальное было потеряно, и только они остались, ваша жизнь была бы все еще полна. Галька — другие вещи, которые имеют значение подобно вашей работе, вашему дому, вашему автомобилю. Песок — все остальное, это просто мелочи жизни. Если вы, сначала, насыплете песок в банку, то не будет места для гальки и камней. Тот же самое и в жизни. Если вы тратите все ваше время и энергию на мелочи, у вас никогда не будет места для вещей, которые являются важными для Вас. Обратите внимание на вещи, которые являются критическими к вашему счастью. Заботьтесь, сначала о камнях, это действительно имеет значение. Установите, расставьте правильно ваши приоритеты. Остальное — только песок.

  Тогда студентка подняла руку и спросила профессора, какое значение имеет пиво? Профессор улыбнулся. Я рад, что вы спросили меня об этом. Я это сделал просто, чтобы доказать вам, что, как бы ни была ваша жизнь занята, всегда есть место для пары банок пива.

        Человек растрачивает жизнь попусту, не умея расставить приоритеты, то есть, определить,  что в жизни главное и не главное, какие цели высшие, главные, а какие текущие второстепенные. Умение расставить приоритеты – это умение разграничивать и отделять основное от мелочного.

        Умение расставлять приоритеты – навык, что делать в первую очередь, умение говорить «Нет» неважным вещам.

    Понедельник. Притащился в офис. Работы накопилось! Так, главное — правильно расставить приоритеты. Разложу  я все бумаги в три стопки. 1. Это я пока не буду делать. 2. Это я буду делать попозже. 3. Это я ВООБЩЕ не буду делать!

       Человек, умеющий расставлять приоритеты, проявляет такое качество личности как приоритетность. Приоритетность – дочь организованности. Для многих людей будет открытием, что на получение 80% результатов требуется лишь 20% усилий, а остальные 80% усилий (затраченного времени) дают 20% результатов. Здравомыслящий, организованный человек, естественно, вычислит те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начнет с них. Вдумайтесь, 4/5 нашего времени и усилий не имеют практически никакого отношения к тому, что мы планировали сделать. Это эмпирическое правило было введено социологом Вильфредо Парето и оказало огромное влияние на успешных, преуспевающих людей.

        Человек, умеющий расставить приоритеты, то есть организованный человек, осознав этот принцип, оптимально решает множество жизненных задач. Например, он читает, в первую очередь, важные для него книги, ибо 20% книг имеют 80% ценности. Именно такие книги развивают разум, «перепахивают» душу, обеспечивают личностный рост. Низкопробные «дефективы» — «Смертельное убийство», «Мертвые не потеют», любовные романы – «Любовная любовь», «Сладострастный импотент», не дают пищу для разума и, лишь отбирают драгоценное время.

   — Курить хочу. Есть хочу. Замуж хочу. Хочу-хочу-хочу. — Ты уж определись в приоритете — чего больше хочешь? А то, много хочешь — мало получишь! — Плюнуть в тебя хочу. А потом — курить, есть и замуж!

     Человек, умеющий расставить приоритеты, знает, что принцип Парето распространяется и на  межличностные отношения. Отношения с супругом, детьми, родителями имеют, к примеру, для женщины 80% ценности, но, если она работает, то на их долю выпадает всего, лишь 20% времени.

    Человек, умеющий расставить приоритеты,  составит список бесполезных контактов, действий и избавится от них. Придя на работу, он составит план работы на день, сконцентрирует внимание на важных делах, дающих максимальный результат, и вычеркнет мелочные, второстепенные, отвлекающие внимание вопросы. Если человек, умеющий расставить приоритеты, занят бизнесом, он понимает, что ему нужно акцентировать внимание на 20% источниках дохода, обеспечивающих 80% прибыли. Неорганизованность упускает знание, откуда поступает основной приток прибыли, и будет тратить время на пустяки, то есть на пассивные источники дохода.

    Словом, человек, умеющий расставлять приоритеты, умеет чётко разграничивать, что является первостепенно важным, а что может утратить свою значимость в зависимости от развития ситуации. Человек, не умеющий расставлять приоритеты, отдает предпочтение решениям по мелким второстепенным вопросам, зато по важным, судьбоносным для организации вопросам медлит, тянет «кота за хвост» в надежде, что всё решится и без него.

      Приоритетность – враг суетливости. Человек, не умеющий расставить приоритеты, излишне суетится, упускает важные вопросы, отдавая приоритет второстепенным, мелочным вопросам. Обычно организация его труда хромает.

    Приоритеты мужчин и женщин в главном совпадают. Так, женщины, согласно социологическим опросам, ценят в мужчинах порядочность и ум (72% и 67%), следом идут заботливость, верность и хозяйственность. При этом сексапильность в мужчинах, по мнению женщин, не самое ценное качество (7%). Она на предпоследнем месте. Для мужчин привлекательны хозяйственные (68%), порядочные (56%) и верные (50%) женщины. Среди других качеств, особенно ценимых мужчинами в женщинах, – заботливость, ум и легкий характер. Но для сильного пола немалую роль играют сексапильность представительниц слабого пола, темперамент и независимость.

       Запомните главное:  в соотношении добра и принципов, приоритет всегда за добром. Какую бы жизненную ситуацию мы не примеряли на свои принципы, железный приоритет принадлежит Добру.

Петр Ковалев 2016 год
Другие статьи автора: https://podskazki.info/karta-statej/

(Просмотров 1 216 всего, 1 сегодня)

podskazki.info

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *