Онлайн совещание – Онлайн-совещание — современенные возможности для бизнеса

Онлайн-совещание — современенные возможности для бизнеса

В современном мире многие бизнес-процессы частично или полностью перемещаются в интернет-пространство. Продажи, поиск сотрудников, маркетинг, управление поставками и даже совещания. Казалось бы, для проведения деловой встречи необходимо непосредственное присутствие всех участников в одном физическом пространстве. Но благодаря современным технологиям стали возможны онлайн-совещания.

Онлайн-совещание — это заседание, собрание сотрудников организации или предприятия, которое проводится через интернет. Во время интернет-совещаний участники могут обсуждать текущие задачи, просматривать документы и презентации, обмениваться идеями относительно существующих проблем.

Как проходит онлайн-совещание?

1. Сотрудник, ответственный за организацию встречи, отправляет коллегам ссылку на онлайн-кабинет.

2. В назначенное время участники переходят по ссылке. Подключают веб-камеру и микрофон, чтобы видеть и слышать друг друга. Выступают, обмениваются идеями.

Но совещание через интернет не ограничивается только общением. Здесь доступны и другие возможности:

• Демонстрация веб-презентаций. Сотрудник делает презентацию о конкретной проблеме и демонстрирует ее другим участникам.
• Совместный просмотр сайтов или приложений. Когда один из участников запускает демонстрацию экрана на своем компьютере, остальные могут просматривать сайты или программы, запущенные на нем.
• Чат. Участники могут обмениваться текстовыми сообщениями.
• Опрос. Быстрый способ проголосовать по какому-то конкретному вопросу и принять окончательное решение.
• Запись встречи. Если кто-то из участников пропустит встречу или некоторые ее части, они могут позже просмотреть запись совещания.

Как повысить эффективность онлайн-совещания?

Составляйте план. Хорошо, если участники получают заранее список вопросов, которые планируется обсудить. Так совещание будет более организованным и результативным.

Назначьте модератора. То есть сотрудника, который будет следить за ходом совещания и поворачивать его в нужное русло.

Организуйте тестовое включение. За некоторое время до начала собрания попросите всех участников перейти в онлайн-кабинет и проверить звук и видео. Будет обидно, если во время совещания придется ждать пока кто-то настроит камеру, вместо того чтобы сразу перейти к обсуждению.

Используйте закрытый режим. Крайне важно, чтобы на совещание могли попасть только сотрудники предприятия. Никаких посторонних людей! Поэтому установите пароль на онлайн-кабинет.

Уменьшите нагрузку на интернет. Если интернет-соединение перегружено, то вы будете плохо слышать и видеть других участников. Эффект совещания снизится. Перед встречей закрывайте лишние вкладки браузера и останавливайте загрузки.

Отключите уведомления. Выключите уведомления, которые приходят на компьютер или смартфон. Попросите коллег сделать то же самое.

Контролируйте время. Придерживайтесь плана совещания. Поручите модератору проследить за тем, чтобы собрание закончилось вовремя.

Выберите качественный сервис для совещаний. Если участники собрания будут плохо слышать или видеть друг друга, связь будет прерываться, то считайте, что такая встреча была проведена зря. Не используйте бесплатные приложения. Отдайте предпочтение качественным.

Ограничьте количество участников. На обычной встрече, общение между сотрудниками проходит гораздо проще, даже потому что им не приходится подключать камеру и микрофон, чтобы выступить. Поэтому на онлайн-совещание приглашайте только тех коллег, которые глубоко осведомлены в проблеме. Не собирайте людей для количества.

Подводите итоги. Как и для обычного, так и для онлайн-совещания важно подводить итог: сформулировать принятые решения, обозначить задачи, которые нужно сделать и назначить ответственных за их выполнение.

Конечно, онлайн-совещания не могут полностью заменить очные встречи. Но они особо актуальны для предприятий с несколькими филиалами или представительствами. Ведь сотрудники могут обсудить текущие задачи и проблемы, не выезжая из офиса. А это значительно экономит время работников и снижает затраты фирмы.

Онлайн-совещания — это современный способ сохранить эффективность работы команды и при этом экономить на орграсходах.

Залогом успеха онлайн-совещания являются тщательная подготовка, четкое соблюдение регламента, а также качественная площадка для совещаний. На сайте MyOwnConference вы сможете провести эффективные собрания через интернет, не беспокоясь при этом о качестве. Получите бесплатный доступ к онлайн-кабинету на постоянной основе.

Блог сервиса вебинаров MyOwnConference. Пишем о проведении вебинаров, дистанционном образовании, онлайн-конференциях.

myownconference.ru

инструкция по организации и проведению

Расскажем, как организовать эффективное совещание и принять коллективное решение по важным вопросам.

Вы узнаете:

• Как подготовить и провести онлайн-совещание.
• На что обращать внимание при подготовке и проведении онлайн-совещания.
• Что лучше: онлайн-совещание или классическое.

Онлайн-совещание – это совещание с сотрудниками или партнерами, организованное с помощью сети Интернет.

Организация онлайн-совещания

Каждый руководитель знает, как важно донести до собеседников всю информацию на совещании и добиться необходимого отклика. С приходом инновационных технологий ситуация упростилась и усложнилась одновременно. Больше нет необходимости собирать всех участников совещания в одном месте, достаточно организовать связь через интернет. Появились и новые сложности –нужно учитывать разницу часовых поясов.

Онлайн совещание – это собрание сотрудников компании, проводимое через интернет. В процессе этого заседания участники обсуждают текущие вопросы, просматривают документы, презентации, обмениваются идеями и вырабатывают новые рабочие стратегии.

Весь процесс подготовки и проведения онлайн-совещания проходит в несколько этапов. Рассмотрим их подробнее.

Подготовка к онлайн-совещанию

На первом этапе проводятся подготовительные работы.

• Выбор формата. Организатор должен знать, какой именно формат позволит добиться максимальной эффективности от проводимого собрания. Если необходимо проинформировать персонал о каких-то глобальных нововведениях или провести встречу-презентацию, то стоит сделать официальное собрание. Если встреча относится к разряду плановых и связана с решением текущих проблем, разработкой планов на ближайшее время и т.д., можно ограничиться более узким кругом участников и более простым форматом.
• Формулировка точной цели. Целью любого совещания, вне зависимости от режима проведения, является выработка коллективного решения после обмена данными. В каждом конкретном случае цель определяется инициатором.
• Назначение даты и времени. Эффективность подобных мероприятий повышается, если они проводятся в начале недели и утром. Если среди участников есть люди, находящиеся в других часовых поясах, это также необходимо учитывать. Время должно быть оптимально для всех участников. Исключение – срочные совещания, которые могут проводиться в любой момент.
• Разработка повестки совещания. От того, насколько проработана повестка дня, зависит и то, как будет проходить совещание. В первую очередь обсуждаются текущие вопросы, которые можно решить быстро, далее – спорные и сложные. Повестка заранее рассылается всем участникам совещания. Каждый участник может ознакомиться, подготовить свои предложения и возражения. Также своевременное уведомление дает возможность участникам заранее определиться с тем, будут они участвовать лично, или вместо них к обсуждению важных вопросов подключится уполномоченное лицо. Грамотная повестка включает в себя следующие разделы:

1. цель, дату и время проведения онлайн совещания;
2. перечень участников;
3. список проблем, которые будут обсуждаться;
4. главную тему.

• Создание списка участников встречи. Чем больше количество обсуждаемых тем и участников, тем лучше должна быть организация онлайн-совещания. Некоторые проблемы могут решить всего 2-3 человека. Разрабатывая список участников онлайн-совещания, необходимо иметь в виду ряд важных факторов:

1. вопросы, которые нужно обсудить, и решения, которые нужно принять;
2. информация, которая должна быть получена от участников в процессе совещания;
3. информация, которая должна быть передана участникам;
4. роль, которую каждый приглашенный будет играть в принятии решения по тем или иным вопросам.

Результат встречи зависит от того, насколько компетентны будут участники. Планируя состав, необходимо руководствоваться не только целями совещания, но и личностными и иными характеристиками человека.

В онлайн-совещаниях такой подход особенно важен. При проведении обычной встречи каждому участнику не требуется подключать камеру и гарнитуру для выступления. Поэтому на онлайн-конференцию приглашаются те люди, без которых эта конференция не может пройти.

Проведение онлайн-совещания

Виртуальная встреча должна начинаться вовремя.

Совет: Во избежание опозданий и прочих недоразумений в приглашениях укажите, что все участники онлайн-конференции должны авторизоваться примерно за 10 минут до начала.

Примерно за полчаса до начала мероприятия

участникам рассылается письменное напоминание. В письмо включается информация, которая необходима для входа в конференцию, и список вопросов, входящих в повестку дня.

Один из главных факторов успешного совещания, в том числе виртуального – это соблюдение регламента времени. Если собрание затянулось, целесообразно устраивать небольшие перерывы на 5-10 минут в каждый час. И один большой, если встреча должна продлиться 3 часа и более.

Как увеличить пользу онлайн-совещаний

Плохо организованные совещания абсолютно бесполезны и даже вредны. Потому что сами по себе они добавочной стоимости не создают, а вот времени на них тратиться может огромное количество. Каким должно быть собрание, чтобы действительно двигать, а не стопорить рабочий процесс? Как сделать его полезным при минимуме затрачиваемого времени?

Узнайте правила от журнала «Коммерческий Директор», которые помогут вам увеличить пользу онлайн-совещаний и сделать их максимально эффективными. 

Узнать 6 правил

Техническая часть онлайн-совещаний

Перед началом онлайн-конференции каждому участнику имеет смысл сделать несколько простых действий.

• Перегрузить компьютер, чтобы не пришлось этого делать в самое неподходящее время и затем заново проходить авторизацию в конференции.
• Проверить звук и микрофон. Сообщение может слегка «подвисать». Если проблемы со звуком или микрофоном, люди не будут понимать друг друга, а совещание будет непродуктивным.
• Не стоит перегружать мероприятие. Например, одновременно проводить видеоконференцию и демонстрировать видеофайл с данными. Слабое место большинства онлайн-конференций – скорость загрузки. Если вы испытываете проблемы со связью, имеет смысл воспользоваться гарнитурой – это повышает шансы на то, что вас услышат, и вы услышите все, что говорят другие.
• Установите фон. На столе не должно быть ничего лишнего. За спиной не должно быть посторонних – это непрофессионально. Лучшим вариантом будет установить в качестве фона бренд волл с логотипом вашей компании.
• Проверьте оборудование. Внешняя камера может обеспечить лучшее изображение. Вместо встроенного микрофона и динамиков стоит воспользоваться качественной гарнитурой. Она пригодится не только в одном совещании, но и при повседневной работе.

Основная часть онлайн-совещания

В назначенное время каждый участник соревнования переходит по ссылке из письма-приглашения. Подключается веб-камера, микрофон, гарнитура. Далее начинается совещание, где участники выступают и обмениваются идеями по тому или иному вопросу.

Виртуальное совещание не ограничивается только формальной частью. Здесь есть ряд других возможностей:

• Демонстрация презентаций. Сотрудник заранее делает презентацию по одному из вопросов из повестки дня и демонстрирует ее всем участникам онлайн-конференции. После этого следует обсуждение, если оно предусмотрено регламентом.
• Совместный просмотр сайтов либо программ. Участник может запустить на своем компьютере или ноутбуке демонстрацию экрана и дать возможность остальным участникам просматривать запущенные программы или сайты. Следует помнить, что рабочий стол должен соответствовать имиджу делового человека, это говорит о его профессионализме.
• Чат. Участники встречи могут обмениваться быстрыми сообщениями, уточнять какие-то вопросы, касающиеся совещания.
• Опрос. По итогам голосования принимается решение по той или иной проблеме.
• Запись. Если один из участников пропустил встречу, часть встречи или хочет освежить в памяти некоторые нюансы, онлайн-конференция записывается. Впоследствии каждый желающий сможет ее просмотреть.

Если вы планируете организовать показ слайдов, делайте их простыми и лаконичными. На них должны отражаться основные тезисы, к которым в дальнейшем даются развернутые комментарии. Слайды демонстрируются лишь тогда, когда они помогают донести идею участника встречи.

Все приложения, которые не используются в совещании, должны быть закрыты.

Споры на онлайн-совещаниях

Один из нюансов онлайн-мероприятий заключается в том, что у участников не получится спорить друг с другом так, как это происходит на реальной встрече.

За соблюдением регламента должен следить организатор совещания или назначенный модератор.

Чтобы удерживать внимание участников онлайн-совещания, необходимо, чтобы они были вовлечены в процесс. Объясняйте каждое свое действие: выбираете нужный файл, переключаетесь между приложениями, открываете доступ к рабочему столу. Так участники будут более внимательно следить за всеми манипуляциями, проходящим на экране.

Итоги и оценка проведения онлайн-совещания

Организатор совещания должен вести протокол. Макет готовится заранее и правится по ходу встречи в зависимости от конкретных действий и результатов. По окончании совещания протокол рассылается участникам. Лучше всего сделать рассылку в течение часа с момента окончания: именно быстрое распространение протокола встречи и важных данных считается одним из достоинств онлайн-конференций.

Человек, отвечающий за ведение протокола, делает следующее:

• Фиксирует важные мысли рядом с текущим вопросом.
• Записывает принятое решение и имя работника, который назначен ответственным.
• Контролирует время, выделенное для обсуждения каждой темы.

Протокол онлайн-совещания – это руководство к действию. При его грамотном оформлении организатор может быть уверен, что все присутствовавшие работники в курсе тем, которые поднимались на совещании, и принятых решений.

По окончании онлайн-совещания, его стоит тщательно проанализировать на предмет ошибок и исключить их повторение при проведении следующих конференций.

Все решения, принятые на онлайн-совещании, должны выполняться. Это необходимо проконтролировать отдельно, связавшись с ответственными лицами. Если решение не выполняется, назначается другое лицо или дата следующего совещания, где будет обсуждаться новый пакет проблем с последующей разработкой решений.

www.kom-dir.ru

Онлайн совещания — обзор на WebMeetings

2017. Cisco Spark оптимизировали для проведения видеосовещаний

Cisco представила новую версию облачного сервиса для видеоконференций и совместной работы Cisco Spark. Приложение получило новый стиль оформления, одинаковый на всех устройствах (настольный компьютер, мобильный телефон, планшет). Появилась возможность совместной работы на интерактивной доске (whiteboard), что пригодится для проведения теле-совещаний. После того как пользователь запланирует совещание, приложение создаст рабочее пространство, где можно определить повестку дня, пригласить тех или иных участников, обмениваться контентом и общаться в чатах. Также Cisco представила электронную доску для совещаний Cisco Spark Board. Стоимость месячной подписки, в которую входят облачные сервисы, справочная служба и обновления ПО, составляет 199 долларов.

2010. Lotus Sametime облегчает организацию онлайн встреч

Новейшая версия IBM Lotus Sametime 8.5 сфокусирована на возможности мгновенной организации онлайн встреч как между сотрудниками компании, так и с участием внешних контрагентов. Теперь пользователь может за пару кликов создать защищенную паролем виртуальную переговорную комнату, добавить в нее нужные документы и пригласить участников просто перетащив их мышкой из контакт-листа. Наряду с этим, в состав Lotus Sametime теперь включен встроенный Web-клиент, который позволяет общаться с клиентами и партнерами через публичный сайт компании. Посетитель может сам начать сеанс онлайн общения (включая чат, аудио, видео связь) нажав кнопку Click-To-Meet. Можно также использовать Web-клиент для организации онлайн встреч через интранет портал, без необходимости установки клиента Lotus Sametime. Новая версия Lotus Sametime предлагает улучшенные мобильные версии для Apple iPhone и Windows Mobile, а также интеграцию с системами видеосвязи Cisco, Polycom, Radvision, TANDBERG и др.

2009. Mikogo — теперь на русском

Популярный SaaS сервис для веб-конференций, Mikogo, стал доступен на русском языке. У сервиса появился русский сайт Mikogo.Ru и русский интерфейс. Напомним, Mikogo можно использовать для проведения вебинаров, онлайн презентаций, онлайн совещаний или удаленного саппорта с помощью функции screen-sharing, удаленного контроля и передачи файлов. Сервис требует установки десктоп клиента, который работ под Mac и Windows. Доступен плагин для Skype. Mikogo абсолютно бесплатный, при этом разработчики заявляют максимальное число одновременных пользователей — 200.  На вопрос, почему сервис бесплатный, они отвечают, что это что-то типа промо-версии для более серьезных корпоративных решений от компании BeamYourScreen.

2008. Microsoft объявила о запуске нового поколения коммуникационного ПО

На официальном сайте корпорации Microsoft появился анонс предстоящей web-трансляции, в которой Билл Гейтс (Bill Gates) и Джефф Рейкс (Jeff Raikes) представят общественности спектр новых коммуникационных решений компании. В рамках трансляции будет объявлено о новых продуктах из серии унифицированных решений, предназначенных для обмена и хранения информации, а также проведения удаленных совещаний. В частности, это такие продукты как Microsoft Office Communications Server 2007, Microsoft Office Communicator 2007 и Microsoft Office Live Meeting. В окончательный пакет программ войдет также Microsoft Exchange Server 2007. ***

2004. Новые функциональные возможности видеоконференцсвязи

Согласитесь, сегодня найдется мало людей, кто не знаком с термином «конференц-связь». Коллективное обсуждение документов, оперативное принятие решений в кризисных ситуациях, видеоселекторные совещания и деловые переговоры между сотрудниками – вот неполный список задач, для решения которых используются мультимедийные технологии, или аудиовидеоконференц-связь (АВКС). ***

www.webmeetings.ru

Как сделать онлайн совещание продуктивным

Начинайте виртуальную встречу вовремя

Реальные мероприятия не всегда стартуют в назначенный час, но с онлайн-мероприятиями это происходит чаще. Чтобы избежать опозданий, укажите в приглашениях, что участники конференции должны прибыть в виртуальную комнату между 13:50 и 14:00, а обсуждение первого пункта повестки встречи начнется ровно в 14:00. Всегда начинайте совещание вовремя. Если люди знают, что у них есть 10 минут для того, чтобы пообщаться с другими участниками, освоиться в виртуальной комнате, подготовить необходимые материалы и проверить настройки, большинство из них подключатся к мероприятию в указанное время.

Помните о часовых поясах

Если вы встречаетесь с людьми, находящимися в разных временных зонах, всегда указывайте в приглашениях, что встреча начинается в 14:00 по московскому времени (или лондонскому). Привязывайте к любому крупному городу, который наиболее близок вашим участникам, но обязательно уточняйте этот момент. Если ваше совещание состоит из нескольких частей и растягивается на несколько дней, обязательно проверьте, чтобы время его проведения было удобным для всех участников.

У совещания должен быть председатель

Для онлайн совещания структура важнее, чем для традиционной встречи. Здесь обязательно необходим человек, который будет следить за ходом мероприятия и поворачивать его в нужное русло.

Укорачивайте онлайн встречу

Не затягивайте мероприятие. Четкое следование пунктам повестки дня и хорошая подготовка – ключевые моменты онлайн встречи, помогающие сделать совещание максимально коротким и продуктивным.

Держите нужные файлы наготове и не отвлекайтесь на посторонние вещи

Если вы планируете демонстрировать файлы или скриншоты участникам мероприятия, обязательно держите данные материалы под рукой. Оптимальное место – ваш рабочий стол.

Когда вы проводите онлайн-встречу, необходимо устранить все возможные отвлекающие факторы. Даже если в данный момент вы не говорите, а демонстрируете видео ролик, не позволяйте кому-либо заходить в помещение, где вы находитесь. Когда встреча проходит вживую, ваше физическое присутствие в аудитории дает вам несколько дополнительных баллов, даже если вы смотрите в окно или бессознательно чертите что-то на бумаге. На многих совещаниях участники постоянно отвлекаются на телефонные звонки. В случае онлайн мероприятия, это выглядит в 10 раз более непрофессионально, чем на личной встрече.

Закройте все приложения, которыми вы не будете пользоваться в течение встречи. Например, Skype или ICQ, и не забудьте переключить мобильный телефон в режим «без звука».

На встречах онлайн, особенно в процессе совместной работы, ведущему нередко приходится отводить глаза от камеры. Потеря зрительного контакта может привести к тому, что слушатели видят, что вы заняты чем-то посторонним и отвлекаются сами.

Если вы проводите совещание, очень важно объяснять своим коллегам, что именно вы делаете в данный момент: выбираете нужный документ, переключаетесь между экранами и приложениями, которые хотите продемонстрировать аудитории. Это нужно для того, чтобы удерживать внимание участников и дать им почувствовать, что они тоже вовлечены в процесс.

Перезагрузите свой компьютер за 10-15 минут до начала мероприятия

Если вы знаете, что ваш компьютер имеет свойство периодически зависать, перезагрузите его заранее. Вряд ли вы захотите, чтобы вся аудитория томилась в ожидании, пока вы делаете это во время вебинара. К тому же, если ваша техника зависнет, то вы не сможете сказать об этом участникам, пока не перезагрузите ее.

Рассылайте напоминания.

Особенно важно сделать это за 30 минут до начала мероприятия. Не забудьте включить в письмо информацию, необходимую для быстрого входа в виртуальную комнату и краткое описание повестки дня. Попросите участников распечатать повестку и держать ее перед собой.

Проверьте звук

Если проблемы со связью приводят к тому, что ваше изображение слегка «подвисает» – это не так страшно. А вот если люди не смогут понять, что вы говорите, ваше участие в онлайн-совещании будет абсолютно непродуктивным.

Не перегружайте мероприятие

Не пытайтесь проводить видео конференцию, в то время как другой участник хочет продемонстрировать целый DVD с данными. В большинстве случаев скорость загрузки – слабое место. Голос особенно чувствителен к скорости соединения, поэтому, если у вас проблемы со связью, используйте гарнитуру – так больше шансов, что вас услышат, и вы будете слышать все, что говорят.

Отправляйте резюмирующие письма

В реальных встречах, самые важные события иногда происходят после того, как мероприятие закончилось. Люди говорят о том, что они планируют делать, уточняют, кто за что отвечает и так далее. Если задачи, сформированные в ходе совещания, можно суммировать коротко и просто, упомяните их, подводя итоги встречи. В любом случае, каждый участник совещания должен получить письмо со списком принятых решений и ответственных за выполнение задач. Это поможет внести окончательную ясность и избежать недопонимания.

Как спорить, дискутировать, обсуждать и выражать несогласие на онлайн встречах

Споры на совещаниях – отличный вариант для рождения истины, но на онлайн мероприятиях у вас не получится спорить с участниками так, как это делается на реальных встречах. Особенно, если ваши аргументы сложны и требуют весомых доказательств. Конечно, спорить по-прежнему нужно, но делать это необходимо очень осторожно, стараясь быть предельно вежливым. Невербальное общение – не самый подходящий способ ведения жарких дискуссий. Если ваша точка зрения не является ключевой для результатов совещания, просто скажите о том, что у вас есть альтернативный взгляд, предложите обсудить его позже или опишите свою позицию в письме, которое вы можете разослать участникам по электронной почте.

Старайтесь принимать во внимание мнение всех участников. Это поможет показать, что вы понимаете то, о чем они говорят. Используйте фразы типа «Я понимаю, почему вы считаете это важным» и «Я могу оценить это с вашей точки зрения». Демонстрируйте, что вы стремитесь понять позицию каждого участника, это поможет вам, в свою очередь, объяснить им вашу точку зрения.

Подготовьтесь, прежде чем высказать свое мнение или аргумент

Никогда не начинайте говорить, если ваша идея не сформулирована полностью. Одно из преимуществ онлайн-совещания в том, что ваши оппозиционеры не видят, как вы готовите для них письменные контраргументы. Помните о том, что все ваши фразы должны быть четкими, краткими и убедительными.

Если вы – организатор и ведущий совещания, и столкнулись с несогласием двух участников, дайте высказаться каждому из них. Затем сделайте соответствующие выводы и суммируйте в чем суть каждой точки зрения. Так, чтобы участники поняли, что их точка зрения услышана и принята во внимание.

Короткие телефонные звонки нескольким участникам после окончания совещания помогут вам убедиться, что у них не возникло негативных ощущений от встречи, и даст им еще один шанс высказать свою точку зрения, которую вы обобщите в протоколе совещания. Такие моменты помогают в дальнейших взаимодействиях с коллегами, укрепляя отношения в коллективе.

Смотрите в камеру

Представляйте свою аудиторию и смотрите прямо в камеру. Если нужно, сделайте коллаж из фотографий участников. Визуальный контакт – важная часть человеческого общения, и если вы смотрите по сторонам, то внимание слушателей теряется. Если на совещании есть как участники, присутствующие в аудитории вживую, так и те, которые смотрят конференцию с помощью Интернета, вы не сможете уделять внимание всем одновременно. В данном случае предпочтительнее смотреть в камеру. И не забудьте отрегулировать освещение так, чтобы хорошо было видно ваше лицо.

Установите фон, который не будет отвлекать

Отнеситесь очень внимательно к тому, что находится позади вас, а также к тому, что лежит на вашем столе. Уберите все лишнее. Позаботьтесь о том, чтобы за вашей спиной не ходили люди. Это не просто отвлекает, а выглядит крайне непрофессионально и может быть неприятно вашим коллегам. Новостные программы любят демонстрировать, как штатные аналитики работают за спинами ведущих. Но в идеале, ваше рабочее место должно быть расположено так, чтобы позади вас не было абсолютно никого. Если вы находитесь дома или в таком месте офиса, в котором не можете обеспечить приемлемый фон, то повесьте шторку пастельного цвета, позаимствуйте офисную доску или поставьте на стул у себя за спиной большой цветок.

Проверьте, как работает оборудование вашего ноутбука

Внешняя камера, возможно, обеспечит вам большую гибкость и качество изображения, чем встроенная. Потратьте какое-то количество времени на то, чтобы понять, как ваша камера регулирует баланс белого. Это не так сложно, а в конечном итоге вы будете выглядеть более профессионально.

Вместо того чтобы использовать микрофон и динамики, уже имеющиеся в вашем ноутбуке, позаботьтесь о хороших качественных наушниках и микрофоне с подавлением шумов. Подобные устройства стоят не столь дорого, и они пригодятся вам при разговорах по Скайпу, просмотре тренингов или других видеоматериалов в офисе. Если вы все же предпочитаете использовать оборудование, которое установлено в ноутбуке, постарайтесь производить как можно меньше шума во время совещания. Закройте окно, отключите все устройства, производящие какие-либо звуки. Качество аудио сопровождения имеет огромное значение – намного большее, чем качество видео. Если каждый раз, когда вы начнете говорить, участники будут слышать эхо или гул ветра (иногда вентилятор ноутбука производит подобный шум), это будет отвлекать участников от того, что вы говорите. И обязательно учтите тот факт, что звуки, которые вы научились игнорировать, могут сильно отвлекать остальных участников совещания.

Смотрите в камеру

Представляйте свою аудиторию и смотрите прямо в камеру. Если нужно, сделайте коллаж из фотографий участников. Визуальный контакт – важная часть человеческого общения, и если вы смотрите по сторонам, то внимание слушателей теряется. Если на совещании есть как участники, присутствующие в аудитории вживую, так и те, которые смотрят конференцию с помощью Интернета, вы не сможете уделять внимание всем одновременно. В данном случае предпочтительнее смотреть в камеру. И не забудьте отрегулировать освещение так, чтобы хорошо было видно ваше лицо.

Готовьтесь к онлайн встрече

Причина, по которой вы проводите совещание онлайн – экономия времени и расходов на путешествие. Потратьте сэкономленное время на подготовку к мероприятию, особенно, если организация онлайн-встреч для вас – дело новое. Запишите основные пункты повестки дня и выпишите ключевые моменты, которые необходимо обсудить. Составьте четкий план, которого будете придерживаться на совещании.

Первую часть совещания, в которой вы обрисовываете цели его проведения и рассказываете о повестке, можно предварительно написать – слово в слово. Если вы прочитаете свои записи медленно и четко в самом начале встречи, у участников сложится впечатление, что совещание тщательно спланированно и хорошо подготовлено. Чем естественней будет звучать ваш голос, тем лучше. Но даже вариант чтения с листа является более стоящим, чем постоянные «ммм» и другие ненужные междометия.

Техника ведения презентаций

Ваше онлайн совещание будет более эффективным, если ваши слайды PowerPoint будут простыми и немногословными. Отразите на них только ключевые моменты, к которым на совещании вы дадите расширенные комментарии. Ваш рассказ должен быть четким, используйте правильные эмоции, тон голоса, темп речи. Демонстрируйте слайды только тогда, когда они действительно помогают донести вашу идею. Если вы целиком полагаетесь на слайды, то ваше взаимодействие с аудиторией будет менее эффективным.

Ведите протокол

Приготовьте макет документа заранее, корректируйте по ходу мероприятия в зависимости от его результатов и рассылайте сразу после окончания встречи. Быстрое распространение протокола совещания и всех важных записей, связанных с ним, является одним из преимуществ онлайн встреч перед реальными совещаниями, когда участники получают необходимые материалы только через несколько дней. Воспользуйтесь этим преимуществом и обеспечьте участников информацией о том, какие действия должны быть предприняты ими в ближайшее время.

virtualroom.ru

Онлайн совещания на Pentavideo.ru | RCE.SU

Понятно, что в сети появилось огромное количество сайтов, которые предоставляют услуги видеоконференцсвязи. Сегодня я хочу представить вам один из них. Особенность этого сайта в том, что он в первую очередь будет интересен деловым людям, которые часто проводят совещания онлайн. Но и рядовые пользователи найдут на этом сайте для себя много полезного.

Что предлагают нам ребята с Pentavideo?

Самое главное – это, как известно, безопасность. Любой из нас заинтересован в том, чтобы информация, которую мы отим сообщить, нашла своего адресата и не попала в посторонние руки. На данном сайте для организатора видеочата предусмотрен простой способ доступа к его залу. Без его приглашения никто не сможет получить доступ к чату. Участникам видеоконференции не требуется регистрация на сайте, для каждого из них формируется уникальная ссылка, перейдя по которой, он получает доступ к защищенному видеозалу.

Принять участие в чате могут 9 участников, плюс неограниченное количество гостей, которые смогут наблюдать за происходящим. Ссылка на однажды занятый вами видеозал сохраняется за вами, и вы сможете в любой момент организовать встречу с друзьями или онлайн совещание с коллегами. На сайте есть возможность делать запись видеоконференции, что интересно участникам чата, где состоялись какие-либо тренинги или вебинары. Запись может храниться в архиве неограниченное время.

Людям, которые любят свою работу, и готовы посвящать ей все свое время, где бы они ни находились физически, понравятся следующие преимущества организации видеоконференцсвязи на сайте Pentavideo.

Вы сможете скооперироваться со своими коллегами, сотрудниками или партнерами и оперативно решить возникшие вопросы, координировать трудовую обстановку и управлять процессом на предприятии. Если у вас есть какие-либо дополнительные технические пожелания, например, проведение графической презентации, то вы всегда можете договориться об этом предварительно с техподдержкой сайта.

Для бизнеса замечательный Pentavideo предусмотрел сразу два комфортных варианта проведение совещаний онлайн.

Во-первых, у руководителя есть возможность создать собственный видеозал, куда, кроме него самого, никто не может попасть без специальной ссылки. Этот видеозал сайт помещает на закрытой странице, где его никто, кроме вас, не найдет. Если вы хотите пригласить в свой видеозал человека только один раз, то для него формируется такая пригласительная ссылка со специальным ключом, которая блокируется после использования. Получается, у вас есть такой виртуальный вариант директорского кабинета, куда вы можете вызывать для беседы своих сотрудников. Кстати, и для сотрудников тоже существует возможность завести собственный «видеокабинет».

И во-вторых, вы можете создать виртуальный конференц-зал, где можно проводить онлайн совещания, у всех участников равные права, доступ у нему свободен для пользователей, которые снабжены ссылкой на чат. Этот вариант очень удобен для тех сотрудников, которые работают удаленно. Здесь функция записи отсутствует по умолчанию и может быть подключена по запросу.

И, наконец, еще одна приятная возможность – установка видеочата прямо на вашем сайте! Встроить его на сайт очень просто, и для этого совершенно необязательно быть программистом. Зато у вас появится уникальная возможность продемонстрировать товар клиентам, консультировать их по аудио- или видеосвязи – применений может быть великое множество!

© RCE.SU

rce.su

Онлайн совещания — WEBIRING.COM

Онлайн совещания – это виртуальные видео встречи в режиме реального времени из любой точки мира. Для работы сервиса необходим лишь компьютер и выход в интернет. Вы можете в считанные минуты организовать виртуальную встречу, экономя на командировках. Групповая видеосвязь поможет Вам эффективно работать с коллегами, клиентами и заказчиками, даже если они находятся на другом конце земного шара.

Возможности Онлайн совещания:

• — Одновременное видео и аудио вещание нескольких участников.
• — Демонстрация слайдов презентации, документов Microsoft Office, картинки (лазерная указка, панель рисования и масштабирования).
• — Демонстрация рабочего стола.
• — Онлайн чат, в котором участники могут вести переписку и обмениваться мнениями.
• — Приватный чат, используя который, можно пообщаться напрямую с выбранным пользователем.

Для офиса

Групповая видеосвязь поможет Вам эффективно работать с коллегами, клиентами и заказчиками, даже если они находятся на другом конце земного шара.
Организовывайте он-лайн встречи, обменивайтесь идеями, знакомьтесь с новыми участниками проекта и делайте многое другое, экономя на командировках. Кроме того, чем меньше времени Вы проводите в разъездах, тем больше его остается на отдых, семью и дом. Эта функция проста в использовании и экономически выгодна.

Для дома

Давно не собирались с родными и близкими, чтобы обсудить семейные дела или просто пообщаться? Нет ничего проще! Знаменательная дата, удачная покупка, потрясающий вид, захватывающая игра… Он-лайн совещания дадут Вам возможность разделить с родными и друзьями эти и многие другие радости жизни. Теперь Вы и Ваши близкие всегда будут в курсе всех важных событий. Групповая видеосвязь также является идеальным выбором для тех, кто работает дома. Чтобы поговорить сразу с несколькими коллегами или клиентами одновременно, просто отправьте им приглашения или ссылку на видеоконференцию.

Что для этого нужно?

Организовать видеоконференцию можно за считанные минуты. Всем участникам видеоконференции понадобятся ноутбук, веб-камера и широкополосный доступ в Интернет. Принимать участие в групповой видеосвязи может любое число человек. Однако для наилучшего качества связи, старайтесь, чтобы их число не превышало десяти.

Онлайн совещания помогают не только сэкономить ваши финансы, но и ваше личное время. Ведь чем меньше времени вы проводите в разъездах, тем больше его остается на отдых и семью.

Технические требования: Максимально высокое качество видеоизображения достигается при использовании скоростного широкополосного подключения к Интернету (не менее 4 Мбит/с на прием и 512 Кбит/с на отдачу) и компьютера с процессором не ниже Core 2 Duo 1,8 ГГц. Минимальные технические требования: широкополосное подключение (512 Кбит/с на прием и 256 Кбит/с на отдачу) и процессор с тактовой частотой 1 ГГц.

webiring.com

онлайн совещание Видео

…

2 меc назад

ПОВЕСТКА ДНЯ: 00:00:00 — Вступительное слово. Обзор прошедших событий и анонс предстоящих мероприятий / Павлище…

…

3 меc назад

ПОВЕСТКА ДНЯ: 00:00:00 — Вступительное слово. Обзор прошедших мероприятий Школы. Анонс предстоящих событий…

…

2 нед назад

ПОВЕСТКА ДНЯ: 0:00 — Вступительное слово. Информация об особенностях проведения ГИА: процесс регистрации…

…

1 меc назад

0:00 — Вступительное слово. Регламент и правила оказания медицинской помощи учащимся / Новокрещенов И.В., дире…

…

3 меc назад

ПОВЕСТКА ДНЯ: 00:00:00 — Вступительное слово. Обзор прошедших школьных мероприятий. Анонс предстоящих событий…

…

1 лет назад

ПОВЕСТКА ДНЯ: 00:00:00 — О проведении родительского собрания и процедуре выборов в Управляющий совет из числа…

…

12 меc назад

ПОВЕСТКА ДНЯ: 00:00:00 — Вступительное слово. Обзор событий Школы за прошедшую неделю. Анонс предстоящих меропр…

…

1 лет назад

ПОВЕСТКА ДНЯ: 00:00:00 — Вступительное слово. Итоги проведения первого клубного дня в формате дискуссии с жител…

…

9 меc назад

ПОВЕСТКА ДНЯ: 00:00:00 — Вступительное слово. Обзор прошедших событий Школы. Анонс предстоящих мероприятий…

…

4 меc назад

ПОВЕСТКА ДНЯ: 00:00:00 — Вступительное слово. Анонс родительских собраний / Новокрещенов И.В., директор 00:02:05…

…

1 лет назад

00:00:00 — Вступительное слово. Обзор событий Школы за прошедшую неделю. Анонс предстоящий мероприятий / Новокр…

…

1 лет назад

ПОВЕСТКА ДНЯ: 00:00:00 — Вступительное слово. Обзор событий за прошедшую неделю. Анонс предстоящий мероприятий….

…

1 лет назад

ПОВЕСТКА ДНЯ: 00:00:00 — Вступительное слово. Обзор событий Школы за прошедшую неделю / Маничева И.В., заместител…

…

2 лет назад

24 марта 2017 г. Тема: «Онлайн-совещание по вопросам организации инклюзивного образования с участием общеобра…

…

11 меc назад

00:00:00 — Вступительное слово. Приглашение на выборы президента РФ 18 марта 2018 г. / Новокрещенов И.В., директор…

…

4 лет назад

Музей-заповедник представил свою работу на онлайн-совещании родительской и школьной общественности г….

…

1 лет назад

00:00:00 — Вступительное слово. Организация, проведение и участие в олимпиадах / Новокрещенов И.В., директор…

…

2 лет назад

Четвертая по счету онлайн трансляция по созданию пассивного дохода и торговле на фондовом и срочном рынке…

…

9 меc назад

ПОВЕСТКА ДНЯ: 00:00:00 — Вступительное слово. Информация об организованном окончании учебного года / Новокрещен…

inlove.kz