Корпоративная база знаний – Рейтинг сервисов для ведения корпоративной базы знаний (Wiki) и хранения документации 2016

Содержание

Системы для создания корпоративной базы знаний

13.11.18. Корус Консалтинг представил модуль База Знаний для 1С-Битрикс:Корпоративный портал

Компания КОРУС Консалтинг разработала модуль Базы знаний для 1С-Битрикс24 корпоративный портал, который помогает компаниям создавать внутреннюю wiki-систему для самообразования сотрудников, накопления и обмена опытом с коллегами. Модуль представляет собой структурированную библиотеку статей с возможностью быстрого поиска по различным параметрам, тегам и содержимому. Основная задача решения – помочь менее опытным сотрудникам найти уже существующее описание способа решения какой-либо проблемы. База знаний помогает пользователям корпоративного портала в быстром поиске ответа на любой рабочий вопрос или проблему. Сервис собирает и систематизирует нормативную документацию, накопленные знания компании и пользовательский опыт, формируя wiki-среду для внутреннего использования и сбора обратной связи. Любой из пользователей может стать автором статьи, описав в ней тот или иной продукт или методологию процесса; материал передается тематическому или выпускающему редакторам, которые вносят коррективы, возвращают на доработку и публикуют текст на портале.

2010. Liferay Portal 6 — новая версия последнего независимого корпоративного портала

Вышла новая версия open-source Java-решения для создания корпоративных порталов Liferay Portal 6 Enterprise Edition. Среди обновлений — более удобный, персонифицированный пользовательский интерфейс, новый модуль Базы Знаний, более гибкие настройки для распределения прав доступа и усовершенствованный модуль управления бизнес-процессами (это в основном нужно для тех, кто использует Liferay в качестве системы управления корпоративным контентом). Теперь пользователи смогут создавать собственные процессы или использовать сторонние workflow-системы, интегрируемые с Liferay посредством API. Напомним, кроме Enterprise-версии, Liferay предоставляет и бесплатную Community-версию, которая рапростраяется по лицензии LGPL v2.1. В последнем отчете Gartner по рынку корпоративных порталов 2010 года, Liferay стал единственным независимым open-source вендором в квадранте Лидеры (по соседству с Oracle, Microsoft, SAP и IBM, которые поглотили практически всех своих конкурентов).

2010. Обучение персонала на корпоративном портале

Переход к дистанционному обучению сотрудников собственными силами – стратегический шаг в управлении персоналом компании. В первую очередь, это значительная экономия на внешних тренингах, курсах и преподавателях. Еще один аргумент «за» – возможность одновременно обучать неограниченное количество сотрудников. При этом электронные средства тестирования облегчают контроль знаний, позволяют анализировать результаты, вести статистику. Такие решения все более востребованы на рынке. Корпоративный портал в данном случае самая удобная платформа для реализации системы дистанционного обучения. ***

2008. Softline внедрила SharePoint-портал в дочерней компании Газпрома

В России довольно много компаний с территориально распределенной структурой. И совсем не понятно, как они могут работать без единого информационного пространства для хранения информации и совместной работы. Вот как-то так и работала до сих пор «Газпром Геофизика», у которой 15 филиалов по всей стране. Сотрудники из разных филиалов друг друга не знали, не знали, кто чем занимается, к кому обращаться по тому или иному вопросу. Документы было не найти, а если найти — то непонятно, последняя ли это версия. Опыт и знания между филиалами не передавались. Ужас…Но не волнуйтесь, все закончилось хорошо. Пришла компания Softline Consulting Services и установила Microsoft Office SharePoint Server 2007. Теперь вся документация упорядоченно хранится в одном месте, с контролем версий. И любой документ можно легко найти (если есть права доступа). Появилась база знаний, где можно получить ответ на волнующий вопрос. А если не нашел — есть справочник сотрудников, где написано, кто чем занимается и у кого можно спросить. ***

2008. «Северсталь» усовершенствует свой корпоративный портал

Компания TopSBI осуществила миграцию корпоративного интранет-портала ОАО «Северсталь» на новую программно-аппаратную платформу, включающую новую версию программного продукта Oracle Portal. В настоящее время портал содержит большой набор информационных разделов и интерактивных сервисов, среди которых новости группы компаний и входящих в ее состав предприятий, мониторинг СМИ, информеры, интерактивная контактная книга сотрудников, виртуальные проектные офисы, корпоративная база знаний, форумы и опросы, различные сервисы обработки заявок и т. д. Модернизация портала позволила не только снизить время, затрачиваемое сотрудниками на получение нужной информации, но и предоставить доступ к ресурсам портала всем сотрудникам холдинга, решив тем самым задачу создания единого информационного пространства компании.

2001. IBM интегрирует базу знаний в Websphere Portal

Корпорация IBM подписала партнерское соглашение с небольшой фирмой Atomica, которое позволит предоставить пользователям Websphere Portal Server доступ к контекстной базе знаний. Приложение Answer Delivery способно любое слово на Web-сайте портала превратить в гиперссылку, нажав на котороую пользователи смогут обратиться к соответствующим данным из корпоративной базы знаний или сайта Atomica Topic Warehouse. Это очень напоминает технологию Smart Tags, которая была интегрирована в Windows XP, однако затем Microsoft изъяла эту возможность, после того как корпорацию обвинили в использовании недобросовестной практики привлечения пользователей к принадлежащей ей самой Web-ресурсам. В отличие от технологии Smart Tags, которая предлагает доступ к заранее отобранным Web-сайтам и фрагментам данных, механизм Atomica может быть настроен таким образом, чтобы пользователь мог получить доступ к информации из корпоративной базы знаний или из библиотеки данных самой Atomica. Эта библиотека, получившая название Topic Warehouse, включает в себя самые разные данные, от описания профилей акционерных компаний до определений из словаря American Heritage Dictionary.

www.intranetno.ru

База Знаний — удобное хранилище данных для внутреннего пользования

Организовав хранение корпоративной информации в CRM Битрикс24 через приложение «База знаний», компания «РусГрупп» решила целый пул проблем, связанных с внутренним обменом данными. Организация занимается снижением цен на электроэнергию различным коммерческим потребителям — предприятиям, крупным объектам недвижимости, продуктовым магазинам и т.д. В их работе упорядочивание информации имеет немалую важность.

«Приложение «База знаний» мы используем последние 2-3 года. Оно помогает нам собрать в одном месте часто используемую информацию, которая требуется в работе и которую легко найти прямо в панели Битрикс24. Благодаря данному приложению нам удалось сократить количество времени, затрачиваемое на поиск информации, удалось её структурировать и дать доступ к ней всем сотрудникам.» отмечает представитель компании Александр Нам.

Зачем нужна база знаний?

Любой руководитель рано или поздно сталкивается с вопросом организации хранения данных и их оперативной передачи между членами команды. Хаос в данном случае приводит к нерациональному расходованию ресурсов и потере прибылей.

Когда в компании нет единого места для сбора информации и она хранится разрозненно на компьютерах сотрудников, на почтовом сервере и облачном диске, то данные регулярно теряются, путаются и забываются. Это создает рассогласованность действий и неприятные проволочки в работе всей организации. Особенно остро это ощущается в периоды смены сотрудников.

Как быстро ввести в курс дела нового сотрудника? Куда обратиться в поисках ключа к нестандартной проблеме? Где взять обучающие материалы для повышения квалификации? Что делать, если сотрудник заболел, а доступа к его документации нет? Эти и многие другие вопросы решаются с помощью универсального ключа — внутренней базы данных компании. Это действительно волшебная таблетка от множества ежедневно возникающих проблем, связанных с информационным обменом в рамках группы людей, работающих во имя единой цели.

Артемий Шурыгин — генеральный директор Центра недвижимости и права «Градомиръ» в г. Сергиев Посад Московской области, — поделился своим положительным опытом использования приложения в организации: «База знаний позволила нашей компании объединить в одном месте всю необходимую для работу информацию. Для нашего бизнеса свойственна текучка кадров и для нас особенно ценным этот сервис оказался для ввода в работу новых сотрудников. Хорошо организованная в компании База знаний позволяет экономить самое дорогое и ценное – время.»

Установка приложения «База знаний» позволила компании оптимизировать процессы, касающиеся работы с информацией. Здоровая работа организации строится на четко систематизированной структуре и упорядоченности документооборота, а экономия времени напрямую связана с ростом эффективности, выражающемся в том числе и в денежном эквиваленте.

Другая фирма — «КовкаПРО» — молодая развивающаяся компания, которая продает и производит инструменты для кузнечного дела и обработки металла также использует «Базу знаний» как библиотеку данных. Руководитель направления Мария Щедрина отмечает, что благодаря этому приложению удалось рационализировать работу с данными:

“Мы стали использовать приложение одновременно с Битрикс24, так как возникла необходимость структурировать большой объем внутренней информации. За 1,5 года использования Приложение показало себя с лучшей стороны, все работает быстро.”

Скомпилировав отзывы пользователей данного приложения, мы смогли выделить ключевой функционал Базы знаний в рамках деятельности среднестатистической компании.

Проблемы, решаемые путем внедрения Базы знаний

оптимизация бизнес-процессов, касающихся работы с информацией;
минимизация зависимости данных от человеческого фактора, что способствует сохранению данных при кадровых перестановках;
сокращение времени, затрачиваемого на поиск и передачу данных;
актуализация и структуризация информации с разделением ее по уровням доступа в соответствии с иерархией пользователей;
доступ к библиотеке не зависит от времени и географического местоположения пользователя;
ускорение процесса обучения и адаптации новых сотрудников;

накопление данных по тематике и специфике деятельности компании, что расширяет для членов команды возможности повышения квалификации и обмена опытом;
создание базы решений проблемных ситуаций, обратившись к которой можно найти прецеденты-подсказки к возникшим в работе трудностям;
создание удобных каналов коммуникации и улучшение принципов взаимодействия между членами коллектива и структурными подразделениями;
повышение производительности труда и снижение ресурсозатрат, вызываемых заминками при дефиците информации;
создание единого информационного поля компании, позволяющего отслеживать происходящие бизнес-процессы без отрыва коллектива от деятельности.

Отзывы других фирм о приложении «База знаний»

«Эффективность любого бизнеса основывается на грамотном управлении процессами внутри компании. Правильно организовать работу сотрудников маркетингового агентства FireSeo помогло приложение в Битрикс24 – «База знаний». С помощью программы ежедневный рабочий процесс стал проще и масса задач решается в разы быстрее.

Например, есть задача зарегистрировать домен, открыть клиенту доступы к рекламной кампании, составить ТЗ программисту — теперь не нужно дергать каждого сотрудника, спрашивать, на какой стадии процесс. В приложении все наглядно и доступно по каждому пункту — информацию можно получить моментально. С каждым днем мы улучшаем рабочий процесс вместе с приложением «База знаний»!» — комментирует представитель агентства «FireSeo», которое разрабатывает и развивает сайты всевозможных тематик, занимается поисковой оптимизацией, контекстной рекламой и другими видами работ в интернет-маркетинге.

«Мы пробовали разные решения — текстовые файлы на Битрикс24.Диске, групповые чаты в телеграмм по названиям компаний-клиентов (представьте себе их количество) , GoogleDocs. Но решением, которое стало востребованным и позволило добиться максимальной прозрачности информационного хранилища, оказалась именно «База знаний» от IT-Solution — за счёт удобного доступа и тесной интеграции с “родительским” продуктом.» — признает исполнительный директор компании «CloudSolutions», занимающейся внедрением и поддержкой решений IP-телефонии на базе Asterisk и интеграцией Битрикс24.

«Мы сами активно используем в работе нашей команды инструменты облачного Битрикс24, одно из которых — База знаний, о которой идёт речь в данной статье. Благодаря этому приложению нам удалось значительно снизить потери времени на поиск необходимой информации и облегчить доступ к хранимым данным, что ощутимо повысило продуктивность работы предприятия: во-первых, размещаемая там информация структурирована (мы храним данные по задачам в разрезе каждого клиента), во-вторых, за счёт Markdown-разметки информация хорошо читается, а, в-третьих, приложение и хранимые в нем данные доступны в мобильной версии Bitrix24. Все эти моменты позволяют нашим сотрудникам быстро решать задачи клиентов, подчас используя только мобильный телефон для удалённого подключения.»

Особенности программного решения «База знаний»

С базой знаний, разработанной компанией IT-Solution, быстро разберется любой пользователь компьютера и интернета — интерфейс прост, интуитивно-понятен и логичен. Это приложение встраивается прямо в CRM и позволяет организовать хорошо каталогизированную библиотеку данных, где буквально в пару кликов можно создать или отредактировать статью, отследить историю изменений конкретной страницы или всей базы знаний, сохранить себе в «Избранное» любые опубликованные материалы или поделиться ссылкой с коллегой. Отдельное удобство разработки заключается в доступности Базы знаний в мобильном приложении — то есть, где бы пользователь ни находился, он может обратиться к хранилищу данных. При этом для каждой статьи можно настроить доступ определенным сотрудникам или группе работников.

Приложение «База знаний» устанавливается абсолютно бесплатно. Корпоративная Википедия под рукой — это очень удобно.

На сегодняшний день более 3100 компаний установили Базу знаний.

Попробовать «Базу Знаний»

www.bitrix24.ru

выбор технологий, поиск и дальнейшая поддержка / Хабр

Базы знаний — популярный инструмент, который компании используют для решения разных задач вроде снижения нагрузки на службу поддержки. Идея звучит красиво: зачем постоянно отвечать на одни и те же вопросы, когда можно просто описать эти решения и ссылаться на них. Однако на практике всё не так просто, и каждый сталкивался с ситуациями, когда база знаний висит мертвым грузом и не приносит никому никакой пользы.

О том, как этого избежать, говорим сегодня с Дмитрием Плотниковым, консультантом по SharePoint и Office 365, Microsoft MVP, который создавал базы знаний для многих крупных компаний.

Какими вообще бывают базы знаний?

Вообще, в разных случаях понятие «база знаний» может различаться, но вариантов технической реализации такой базы не так уж и много: от простого документа до более сложных иерархических структур. Они могут быть полностью автоматизированными, поддерживаться сообществом или конкретными сотрудниками компании. Но суть одна: там хранится информация, к которой нужен доступ для решения определенных задач.

О чем нужно подумать, прежде чем начинать работу по созданию такой базы?

В разработке базы знаний необходимо прежде всего определиться с тем, какая информация будет в базе (о продуктах, услугах и т. д.), кто будет ее использовать (сотрудники или, наоборот, клиенты и пользователи), будет ли она передаваться и если да, то каким образом.

Важно понимать: мало просто создать базу знаний и начать вносить в нее информацию. В последние годы в разных сферах отмечается реальный переизбыток информации, эта же проблема есть и в бизнесе. Если компания достаточно большая или ее продукты пользуются популярностью, то в короткое время база знаний значительно разрастется, в ней появится множество статей, и ориентироваться во всём этом разнообразии будет очень трудно. Поэтому еще на этапе проектирования базы знаний нужно думать о том, как в ней будут реализованы поиск и классификация контента.

Какие ошибки часто допускают при создании таких продуктов?

Очень часто при создании базы знаний ее возможный размер не учитывается, в итоге возникает множество проблем. В огромной базе очень трудно что-то найти, и если разработчик заранее не позаботился о механизме поиска, то этот инструмент просто становится бесполезным.

Создавать ли инструмент самостоятельно или на базе существующих? Это сложный вопрос, однозначно тут ответить трудно. Многие из таких решений не подразумевают какой-то серьезной кастомизации — тот же Confluence можно только взять и начать пользоваться, по сути, как есть. На практике такие базы очень быстро становятся бесполезными, поскольку сильно разрастаются и проявляются все связанные с этим проблемы.

Другая крайность — создание собственных систем с нуля или на основе технологий, не очень подходящих для базы знаний. В ходе одного из проектов, в котором я участвовал, мы брали за основу SharePoint и уже поверх встроенного туда вики-движка «докручивали» системы распознавания и поиска. Изначально SharePoint не особенно предназначен для создания баз знаний, но корпоративная инфраструктура заказчиков была сильно завязана на эту технологию. В итоге решение получилось действительно сложным, хоть и эффективным.

К сожалению, в моей практике почти не встречалось случаев, когда удалось бы соблюсти баланс: базы знаний всегда получаются либо слишком простыми и вскоре становятся бесполезными, либо они становятся очень сложными — и, хоть и несут пользу, создавать и поддерживать их нелегко.

И как минимизировать возможные проблемы?

Пожалуй, главный тезис: база знаний — это продукт, который должны поддерживать реальные люди. Надеяться на то, что удастся создать базу, которая потом будет жить сама, — неверный подход.

К примеру, ресурс MSDN от Microsoft — это, по сути, мощная база знаний, содержащая техническую документацию. Ее главная проблема: из-за огромных объемов хранимого контента найти что-то конкретное там почти невозможно. Этот факт стал одним из плюсов ресурса Stack Overflow: в свое время там были очень распространены треды, в которых люди делились ссылками на конкретные статьи с MSDN, — по сути, это был единственный способ найти там то, что нужно.

У Microsoft были и другие попытки создать базу знаний. Еще один проект получил название TechNet Wiki, и его идея состояла в том, чтобы привлечь к ведению базы сообщество пользователей. Предполагалось, что люди сами будут писать статьи, расставлять в них теги и так далее. Этот подход оказался куда более эффективным, чем полностью автоматизированная база MSDN.

Можешь рассказать о каком-то интересном проекте по созданию базы знаний, в котором удалось поучаствовать?

В одном из наших проектов мы разрабатывали базу знаний для крупного заказчика, которому нужно было оптимизировать работу службы поддержки. Вики-движок самой базы был интегрирован с корпоративной АТС. Для ускорения обслуживания клиентов в этой системе была реализована связка механизма распознавания речи и поиска информации в базе по ключевым словам. Если в ходе разговора оператора и пользователя произносились определенные «ключевики», база должна была автоматически выдавать релевантные статьи.

Звучит серьезно, но в современных базах знаний применяются и более продвинутые подходы — например, Ontology Search, который позволяет создавать целые иерархии вложенных, зависящих друг от друга тегов и соответствующим образом получать более точную выдачу при поиске по статьям.

В заключение можешь сформулировать три главных совета по разработке качественных баз знаний?

Да, конечно, вот мои советы:

За базу знаний должен кто-то отвечать, иначе она быстро умрет.
Для небольших проектов можно обойтись коробочными решениями, но нужно понимать, что на больших объемах это не будет работать.
Самое главное в базе знаний — возможность поиска. В самом начале, может быть, она и не понадобится, но с течением времени работоспособность системы будет определяться именно качеством поиска.

Полезные хабрастатьи по теме:

habr.com

База знаний (Wiki) 1С-Битрикс

Возможности

Как работает Wiki?

Wiki — это точно такой же инструмент, как «большая» интернет-энциклопедия Wiki, позволяющий вместе, сообща создавать свои тексты и файлы и потом так же коллективно над ними работать на вашем корпоративном портале.

Wiki в рабочей группе

Структуру и содержимое Wiki вы можете изменять в соответствии с правами доступа к Wiki. По каждой странице ведется история, где можно вернуться к любой предыдущей версии страницы. Все, кто имеет доступ к общей Wiki компании или Wiki отдельной рабочей группы, смогут быстро создать здесь страницу-статью или внести изменения в опубликованные тексты. Каждая страничка имеет комментарии и систему контроля версий. Первая функция позволяет обсуждать контент странички «не отходя от кассы». Вторая — контролировать, кто и какие изменения внес, и если нужно — вернуться к одной из предыдущих версий.

Все возможности Wiki*:

Сколько угодно можно править тексты Wiki, и никаких особых приложений не потребуется.
Изменения видны моментально — как только вы их сделаете.
Содержимое Wiki сразу упорядочивается по названиям страниц.
Любую страницу можно не только править, но и обсуждать — писать к ней свои комментарии.
Wiki ведет учет изменений по каждому тексту, можно сравнить редакции (версии) текстов и откатиться к более ранним.
Работать с текстами Wiki легко и удобно, поскольку есть визуальный редактор страниц.
За тем, кто может работать с Wiki (редактировать или удалять тексты), следит система контроля доступа.
Wiki может быть как общей — для целого сайта или портала, так и для социальной сети или группы.

Создание раздела Wiki

Wiki с первого взгляда — каталог страниц. Но не простой каталог, потому что его содержимое могут править пользователи вашего портала. Сотрудники компании могут как угодно изменять его страницы: и дописывать что-то от себя, и дополнять, и переписывать имеющееся, и исправлять — в общем, редактировать и даже удалять. Однако, чтобы все это стало возможным, нужно чтобы Wiki появилась на портале.

Размещение Wiki на портале

Для этого нужно разместить на странице портала, где будет «жить» Wiki, комплексный компонент с тем же именем — Wiki. Настроить этот компонент в соответствии с документацией к продукту в разделе Wiki. Также для работы Wiki должен быть создан тип информационного блока и сам информационный блок. Все это сделает администратор портала, а простые пользователи смогут приступить к наполнению Wiki.

Создание страниц Wiki

Для публикации текстов вам не придется отсылать статьи администраторам. Создаются и правятся страницы Wiki в упрощенном визуальном редакторе. Нажимаете кнопки «Статья» или «Править» — и создаете или редактируете статью. Нажимаете «Опубликовать» — и изменения у вас перед глазами. А ненужные статьи удаляются нажатием на кнопку «Удалить». И первое, что вы создадите — это Главная страница Wiki.


Создание главной страницы Wiki	Редактирование страницы Wiki

Упрощенный визуальный редактор работает так же, как привычный вам редактор страниц, встроенный в продукты «1С-Битрикс». Но специально для работы с Wiki в него добавили новые функции, каждая из которых представлена кнопкой на панели инструментов редактора:
Очень удобно создавать страницы по красным ссылкам. Если нажать на эту ссылку, сразу откроется форма создания новой страницы. И, наоборот, новая страница автоматически привязывается к Wiki, если ссылка на нее совпадает с «красной».

Разбейте страницы Wiki по категориям, объединив схожие по смыслу и учитывая, что категории могут быть вложенными, а одна страница может быть приписана к нескольким категориям. Пометьте страницы тегами, и сможете быстро находить их по тегам в поиске. Проставьте внешние ссылки, если это требуется. Оформите страницу в редакторе как обычно и нажмите кнопку Опубликовать — страница готова!

История страницы

Wiki ведет историю, где видно как на ладони, кто, когда и как изменял какую-то статью. Можно тут же сравнивать версии текстов и восстанавливать исходные. То есть, работа с Wiki ведется под контролем и ничего из наработок не теряется. Вот почему Wiki идеально подходит для создания базы знаний по какому-то отдельному проекту и совместной работы с ней нескольких сотрудников.


История страницы Wiki	Сравнение двух версий страницы

Если над документом работает одновременно несколько человек, то на сайте отобразится версия, сохраненная последней. Все остальные версии будут доступны в истории. Здесь же, в истории каждой страницы, можно выбрать две любые ее версии и запустить сравнение. При этом отобразятся изменения: красным цветом — что удалено из старой версии в сравнении с новой, а зеленым — что добавлено в новую версию. При желании, можно более раннюю версию сделать текущей, если нажать на ссылку «Восстановить до текущей».

* — для полнофункциональной работы Wiki требуются установленные в системе модули:

Комментировать вики-страницы — требуется модуль «Форум».
Вести историю изменений страницы — требуется модуль «Бизнес-процессов».
Сравнивать разные версии вики-страниц — требуется модуль «Бизнес-процессов».
Восстанавливать вики-страницу до более ранней версии — требуется модуль «Бизнес-процессов».
Искать вики-страницы с помощью стандартной формы поиска — требуется модуль «Поиска».

Подробнее о Wiki
wikipedia.org — самый популярный пример Wiki-энциклопедии, создаваемой «всем миром»

www.1c-bitrix.ru

Wiki для бизнеса. Корпоративные Wiki

13.11.18. Корус Консалтинг представил модуль База Знаний для 1С-Битрикс:Корпоративный портал

2010. 1С-Битрикс: Корпоративный портал 9.5 — новый дизайн, wiki, новые редакции

Новая версия 1С-Битрикс: Корпоративный портал 9.5 имеет обновленный дизайн как во внешнего интерфейса, так и внутренней панели управления. Внешний интерфейс стал более «деловым», но пока не таким деловым, как Sharepoint. Внутренняя контрольная панель (верхнее меню) теперь напоминает Ribbon-интерфейс в майкрософтовских приложениях. Из новой функциональности отметим wiki (базу знаний) с простым визуальным редактором и системой контроля доступа. Wiki может быть как общей — для целого портала, так и для отдельной группы. Кроме того, в портале появился телефонный справочник, глобальный список общих документов, улучшен поиск, доработан функционал управления списками (создавать свои списки теперь появилась в каждой рабочей группе), доработана поддержка ActiveDirectory/LDAP. Кроме того, изменения коснулись редакций продукта и их стоимости. ***

2010. Вышла бесплатная полнофункциональная версия Wiki-системы SamePage

Компания eTouch выпустила бесплатную версию своей популярной open-source wiki-системы SamePage Community. Бесплатная версия совсем не уступает платной по функциональности. Ограничения касаются лишь саппорта и некоторых возможностей, необходимых в крупных компаниях: бесплатная версия не поддерживает LDAP, multitenant-внедрений, кластеризации и работает только со встроенным сервером приложений Tomcat. Т.е. для малого бизнеса — это отличное wiki-решение, которое можно установить на собственный Linux/Windows сервер. Кроме wiki-функциональности в SamePage присутствует файлохранилище с поддержкой WebDAV, профайлы, микроблоги, форумы, новости, аналитика. Можно создавать рабочие области под проекты или отделы. Все это можно настраивать и расширять, так что с помощью SamePage можно построить себе удобный интранет-портал. Русский интерфейс — присутствует.

2010. Zoho Wiki выходит на корпоративный уровень

Хотя Zoho позиционируется как SaaS вендор для малого бизнеса, не забывают они и о корпоративных пользователях. В новой версии Zoho Wiki 2.0 основные изменения предназначены именно для крупных компаний. В первую очередь, появились рабочие пространства (Workspaces), которые удобно использовать для разграничения Wiki-портала по департаментам компании. В каждом workspace есть своя админка, настройки безопасности и внешнего вида (на уровне CSS). Значительно расширены возможности настройки прав доступа (что тоже актуально для крупных компаний). По каждой странице, workspace или wiki можно самым подробным образом присвоить права доступа для сотрудников, групп пользователей, доменов, внешних контрагентов компании. ***

2010. Вики-выгоды: в чем ценность корпоративных вики?

Внутренний корпоративный портал сегодня сложно представить без вики, блогов и других атрибутов Веб 2.0. Зачем все это бизнесу? Ради красного «инновационного» словца или для реального повышения продуктивности сотрудников? Возьмем, к примеру, корпоративные вики (не путать с Википедией) . Круг применения вики-технологий внутри компании очень широк. Ниже приведены основные задачи, которые по плечу корпоративным вики. ***

2010. Техностар придумал Корпоративную Википедию

Компания «Техностар Альянс» сообщила об открытии на своем корпоративном портале «Корпоративной википедии». В отличии от традиционных корпоративных Wiki систем, этот ресурс (по идее) даст возможность сотрудникам не только обмениваться знаниями и совместно работать над проектами, но и создавать страницы о компании, ее работниках, событиях и т.д. Таким образом, эта Википедия станет частью бренда компании и поможет в формировании корпоративной культуры. Новые сотрудники, читая Википедию, смогут быстро понять суть жизни в компании, а через какое-то время — принять участие в ее наполнении, создавая по-настоящему живую историю. До сих пор корпоративный портал Техностар был, в основном, средством хранения документов, регламентов и инструкций.

2009. MindTouch — Анти Социальное ПО

(Аарон Фулкерсон, основатель MindTouch)MindTouch — это корпоративная open source Wiki-платформа, которая выросла из движка MediaWiki. Причем, выросла удачно. В числе пользователей этой системы Microsoft, Intel, Fujitsu, Siemens, Palm и т.д., а Forrester недавно назвал MindTouch лучшей альтернативой Sharepoint и Lotus. Но интересно — другое. Основатель и CEO компании, Аарон Фулкерсон — ярый противник Социального ПО, которое многие сейчас считают основной тенденцией Enterprise 2.0. Он уверен, что основные конкуренты MindTouch — SocialText и PBWiki — пошли по ложному пути, добавляя в свои wiki-системы социальные инструменты. В противовес корпоративным социальным сетям (social networks), Фулкерсон придумал новую концепцию — Collaborative Networks, и в соответствии с этой концепцией развивает продукт MindTouch. В чем же смысл его идеи? ***

2009. PBWorks — wiki в режиме реального времени

В западных блогах все чаще начинает встречаться термин «unified collaboration». Это следующий логический шаг в развитии после «unified communications» — объединение унифицированных коммуникаций и инструментов совместной работы. Пионером этого движения теперь можно считать корпоративный wiki-сервис PBWorks (бывший PBWiki). Сегодня компания представила четыре новых фичи для общения и совместной работы в реальном времени: мессенджер, службу оповещений, инструмент совместного редактирования страниц и аудиоконференции. Интересно, что теперь PBWorks позиционирует себя, как альтернативу Google Wave, которая уже работает и более приближена к реальным бизнес-задачам. ***

2009. Socialtext строит социализм в сфере Социального ПО

Похоже, ведущий Enterprise 2.0 сервис Socialtext уже вышел из кризиса и вновь набирает обороты. На днях компания пошла на довольно неожиданный шаг — открыла бесплатную SaaS версию своей системы с ограничением (аж на) 50 пользователей. Причем, функциональность бесплатной версии устроит 90% малых бизнесов, желающих внедрить социальное ПО: полнофункциональная социальная сеть, сервис микроблоггинга (с Adobe Air клиентом), персональные ленты обновлений, дискуссии и, конечно, Wiki (хотя в бесплатной версии можно будет создать лишь одну рабочую область wiki). ***

2008. SamePage 4.0 — Wiki для крупных компаний

Компания eTouch объявила о выпуске SamePage 4.0 — новой версии корпоративной wiki системы. Это решение содержит новые усовершенствованные функциональные возможности, способные удовлетворить запросы даже крупных предприятий. Компании могут легко использовать SamePage для создания и публикации контента, управления информацией и совместной работы. SamePage является простым инструментом, разработанным для корпоративной ИТ инфраструктуры. Это решение может быть безопасно интегрировано с существующими базами данных и системами идентификации пользователей. SamePage помогает пользователям в сборе, публикации и систематизации информации, одновременно позволяя объединить знания разных сотрудников о любом бизнес-объекте. SamePage 4.0 включает в себя новые вэб-сервисы, базирующиеся на стандарте REST, возможности для совместной работы над графиками и таблицами, усовершенствованные возможности интеграции, улучшенная масштабируемость.

2008. SocialText добавил электронные таблицы в корпоративную вики

SocialText — если не самый лучший, то уж точно, самый успешный вики-сервис для бизнеса, который постоянно совершенствуется и уже больше напоминает портал, чем то, что обычно понимают под словом «вики». В принципе, это естественное развитие технологии «вики» (а не только этого продукта), т.к. штучка для создания простых текстовых страничек — явно слишком малофункциональна для бизнес-приложения. ***

2008. Nuospace: Вики для бизнеса становится еще лучше

Nuospace запустила бэта версию вики-сервиса, который позиционируется как «Бизнес-вики для всех». Имеется ввиду, что этот продукт объединяет требования бизнеса к вики с простотой и удобством пользовательских сервисов. Следует сказать, что вики получилась действительно функциональная и удобная. Управление доступом кажется слишком простым — но для малого бизнеса вполне подойдет. Порадовала форма для обратной связи с саппортом, которая всегда под рукой. Правда, я не пробовал ею воспользоваться, но, кажется, такая форма должна быть частью любого вэб-сервиса. ***

2008. PBWiki vs Google Sites

На прошлой неделе вышла версия 2.0 вики-сервиса PBWiki. Обновление включает в себя удобный блок для создания дерева папок, улучшенный контроль доступа к страницам и папкам, а также улучшения в и без того интуитивном интерфейсе сервиса. И вот, в связи с этим событием, владелец PBWiki Chris Yeh дал пару интервью, в которых, конечно, ему пришлось дать свои комментарии относительно Google Sites — вики-подобного сервиса от гугла. Крис считает, что выход гугла на этот рынок — очень хороший знак. Это означает, что вики-технология должна привлечь внимание бизнес-пользователей (в частности поклонников MS Sharepoint). Однако же, Крис не считает гугл своим конкурентом. Google Sites — это простенький вики-сервис для частных пользователей и (максимум) малых компаний. Его основное преимущество — 10Гб бесплатной памяти. В то же время, недостаточные меры безопасности и контроля доступа делают этот сервис неподходящим для более-менее крупных компаний. Кроме того, Крис припомнил, что по условиям лицензионного соглашения Гугл никому ничего не должен. ***

2007. SpikeSource предоставляет онлайн-комплект Enterprise 2.0 приложений

Компания SpikeSource (основным инвестором которой является Intel) запустила онлайн версию своего пакета SuiteTwo, который объединяет многочисленные приложения поддержки совместной работы, в большинстве — с открытым кодом, и автоматизирует процесс поиска и загрузки важнейших заплат и обновлений для всех элементов. По словам представителей компании, SuiteTwo реализует функции Enterprise 2.0: блоги, RSS-потоки и wiki. Теперь пакет предлагается в виде коробочного продукта, на приставке и как услуга. SuiteTwo объединяет разработки таких компаний, как Six Apart, Socialtext, Newsgator и Simplefeed. Специалисты SpikeSource обеспечивают интероперабельность приложений-компонентов и предоставляют услуги поддержки. В компании создана система, автоматизирующая поиск и установку обновлений для каждого из компонентов.

2007. SAP собирается внедрять Wiki и блоги в NetWeaver Portal

Компания SAP, хорошо известная своей осторожностью в «принятии на вооружение» новых технологий, собирается исправить репутацию и применить уже в следующем поколении своих приложений набирающие популярность средства Web 2.0 — wiki-системы и блоги. Об этом заявили руководители компании на ежегодной пользовательской конференции Sapphire в Атланте. Кроме того, представители SAP рассказали о положении дел с пакетом программного обеспечения промежуточного слоя NetWeaver. Он основан на сервисно-ориентированной архитектуре, которая должна обеспечить пользователям возможность интеграции ERP-приложений с другими приложениями разработки SAP и других фирм. Как заявил один из основателей компании SAP и председатель ее наблюдательного совета Хассо Платтнер, разработчики быстро внедряют в программы технологии Web 2.0. Таким образом, ERP-приложения станут легче в использовании. Платтнер также сообщил, что SAP планирует выпустить обновление программ, которое даст пользователям возможность вставлять в приложения видео и фотографии.

2007. Wiki — как замена электронной почты

Сообщество TWiki.org объявило о выходе новой версии распространяемой в открытых кодах платформы wiki уровня предприятия — TWiki 4.1. Создатели системы рекомендуют применять wiki в компаниях в качестве средства поддержки совместной работы отделов и как замену электронной почты при работе над коллективными проектами. Особенностью платформы TWiki является наличие комплекта расширений, помогающих быстро создавать «ситуационные программы» — приложения уровня предприятия для определенных задач, разрабатываемые малыми группами с ограниченным бюджетом. Системой поддерживается поиск по совместно созданным энциклопедиям, группировка, классификация статей, фильтрация содержания и разграничение доступа.

2007. ИТ-директорам нужен комплексный Web 2.0

По мнению аналитиков Forrester Research, на рынке корпоративных реализаций технологий Web 2.0 начинается консолидация, и это хорошая новость для ИТ-директоров. 61% из 119 опрошенных Forrester директоров информационных служб выразили твердое желание приобретать комплексные пакеты технологий Web 2.0, к которым относятся блоги, wiki, подкасты, RSS, средства организации социальных сетей и средства пометки контента тегами, причем у крупных, авторитетных поставщиков программного обеспечения. И это желание только усиливается в тех фирмах, где такие технологии уже применяются. Аналитики отмечают, что в этой области пока преимущественно действуют небольшие нишевые компании, использование продуктов которых связано с интеграционными проблемами, опасениями в долговечности решений, а иногда и с недостаточным качеством реализации. Все это побуждает ИТ-директоров искать другие варианты.

2006. Socialtext редактирует wiki в оффлайне

Компания Socialtext представила версию корпоративного wiki-инструмента Socialtext Unplugged, позволяющего пользователям редактировать wiki-тексты, находясь при этом в оффлайне. Для того чтобы перейти в режим офлайн-редактирования, необходимо нажать кнопку «Unplug», после чего выбранные страницы загрузятся на компьютер пользователя. После того как пользователь внесет правки и подключится к интернету, страницы автоматически загрузятся на сервер.

2006. SocialText 2.0 — корпоративная Wiki

Вышла версия 2.0 корпоративного вики приложения SocialText. SocialText — это самый крутой провайдер вики-приложений. В его совете директоров участвует основатель Википедии, а список клиентов включает несколько громких имен, например SAP. Чем корпоративная вики отличается от простой? По видимому, только тем, что к ней прилагается продвинутый API для интеграции с другими приложениями. Чем примечателен этот сервис? Ну во-первых, это действительно вэб-сервис, т.е. вам не нужно ничего устанавливать. Во-вторых, интерфейс реально приятный. Не сказать, что это что-то невероятное, но, допустим, по сравнению с довольно удобной WackoWiki — улучшения чуствуются (WYSIWYG редактор, вставка картинок, создание страниц, мониторинг изменений…). Сервис платный. Начинается от $95 в месяц за 19 пользователей. Но для маленьких проектов (до 5 юзеров) — все бесплатно.

2006. Wiki на предприятии

Дебютным продуктом компании CustomerVision стал BizWiki, размещаемый сервис энциклопедий wiki реального времени, предназначенный для корпоративных пользователей. Энциклопедии можно развертывать в рабочих группах, отделах или для компании в целом. Будучи адаптированной для корпоративного применения, BizWiki поддерживает функции контроля доступа, интегрируемые с серверами каталогов на основе LDAP. BizWiki также имеет функцию рассылки широковещательных запросов, позволяющую найти эксперта для ответа на интересующий вопрос, поддержку ревизий и откатов, интеграцию с RSS-потоками и Web-дневниками, а также с традиционной электронной почтой.

www.intranetno.ru

Управление корпоративными знаниями

Дэниэл Е. О’Лири, [email protected]
Университет Южной Калифорнии, Лос-Анжелес

Хранилища данных

Хранилища знаний

Базы данных и базы знаний

Разведка знаний

Представление знаний

Онтологии

Другие описательные атрибуты знаний

Фильтрация знаний

Поиск знаний

Инструментальные средства

Средства интеллектуального поиска

Визуальные модели

Пока сотрудники бьются на рынке за потребителя товаров и услуг своих корпораций, они теряют доступ к большим объемам данных. А поскольку сами корпорации, расширяясь, шагают через границы государств, географические барьеры еще больше затрудняют доступ к информации, а лучше сказать, к знаниям корпорации. Эти и другие факторы заставляют как большие, так и малые компании искать новые методы управления знаниями. Можем ли мы сегодня создать систему, которая охватывала бы все необходимые сотрудникам корпорации знания и обеспечивала бы доступ к ним? По данным одного из отчетов, 40% компаний, входящих в список «Fortune 1000» , имеют в своем составе специального сотрудника (CKO -Chief Knowledge Officer), ответственного за создание инфраструктуры и развитие культуры совместного использования знаний .

Итак, что такое «управление знаниями» (Knowledge Management – KM)? Начнем с самого простого объяснения. КМ – это установленный в корпорации формальный порядок работы с информационными ресурсами для облегчения доступа к знаниям и повторного их использования с помощью современных информационных технологий. При этом знания классифицируются и распределяются по категориям в соответствии с предопределенной, но развивающейся онтологией структурированных и полуструктурированных баз данных и баз знаний. Основная цель КМ – сделать знания доступными и повторно используемыми на уровне всей корпорации.

Ресурсы знаний различаются в зависимости от отраслей индустрии и приложений, но как правило, они включают руководства, письма, новости, информацию о заказчике, сведения о конкурентах и данные, накопившиеся в процессе работы. Для применения систем КМ используются разнообразные технологии: электронная почта; базы и хранилища данных; системы групповой поддержки; браузеры и системы поиска; корпоративные сети и Internet; экспертные системы и системы баз знаний; интеллектуальные системы.

В системах искусственного интеллекта базы знаний генерируются для экспертов и систем, основанных на знаниях, в которых компьютеры используют правила вывода для получения ответов на вопросы пользователя. Хотя приобретение знаний для получения компьютерных заключений все еще остается важным вопросом, большинство современных разработок КМ обеспечивают знания в удобной для восприятия форме, или поставляют ПО для обработки этих знаний.

Традиционно проектировщики систем КМ ориентировались лишь на отдельные группы потребителей – главным образом менеджеров, работающих с тем, что обычно называется Исполнительной информационной системой (EIS -Executive Information System). Такая система содержит набор инструментальных средств для нисходящего доступа к базам данных, – все, что необходимо для поддержки принятия решений в процессе управления корпорацией. Более современные КМ системы спроектированы уже в расчете на целую организацию. Если руководству организации необходим доступ к информации и знаниям, рядовые сотрудники тоже могут быть заинтересованы в этой информации. Кроме того, технология КМ идеально подходит для рабочих групп, не связанных с управлением, например, групп поддержки клиентов, когда запросы пользователей и ответы на них кодируются и вводятся в базу данных, доступную всем сотрудникам компании, обслуживающим клиентов.

Чем больше накапливается информации, тем сложнее становится хранить ее на бумажных носителях или запоминать. К несчастью, бумажные документы имеют ограниченный доступ, и их трудно изменять. А если из организации уходит высококвалифицированный специалист, потеря ценных знаний и опыта зачастую оказывается для компании невосполнимой. Поэтому предприятия сейчас переходят к использованию хранилищ данных, чтобы все сотрудники могли использовать накопленную информацию, вносить при необходимости изменения, архивировать данные и т. д.

Во многих компаниях одним из первых инструментариев КМ были хранилища данных, которые работают по принципу центрального склада. Хранилища данных отличаются от традиционных БД тем, что они проектируются для поддержки процессов принятия решений, а не просто для эффективного сбора и обработки данных. Как правило хранилище содержит многолетние версии обычной БД, физически размещаемые в той же самой базе. Данные в хранилище не обновляются на основании отдельных запросов пользователей. Вместо этого вся база данных периодически обновляется целиком.

Хранилища данных могут быть очень внушительных размеров. Например, банк Chase Manhatten Bank имеет хранилище объемом более 560 Гбайт, компания MasterCard OnLine – 1,2 Тбайт. Когда все данные содержаться в едином хранилище, изучение связей между отдельными элементами данных может быть более плодотворным, а результатом анализа становятся новые знания. Альтернативный подход, называемый «разведка знаний», применяется для поиска в данных дополнительных, скрытых в них знаний.

Если хранилища данных содержат в основном количественные данные, то хранилища знаний ориентированы в большей степени на качественные данные. КМ-системы генерируют знания из широкого диапазона баз данных (включая Lotus Notes), хранилищ данных, рабочих процессов, статей новостей, внешних баз, Web-страниц (как внешних, так и внутренних), и конечно, люди, представляют свою информацию. Таким образом, хранилища знаний подобны виртуальным складам, где знания распределены по большому количеству серверов.

Наиболее интересные Web-узлы с информацией по хранилищам данных:

www.cio.com/CIO

pwd.starnetinc.com/larryg

www.dw-institute.com/lessons

www.dbpd.com

www.dbnet.ece.ntua.gr/~dwq

www.credata.com

В некоторых случаях в роли интерфейса к реляционной базе данных может выступать Web браузер. Например, компания Ford Research and Development использует СУБД Oracle, доступную для просмотра с помощью Web-браузеров. База данных содержит руководства и правила проектирования, спецификации и требования. Другим распространенным корпоративным приложением является база знаний кадровых ресурсов, содержащих данные о квалификации и профессиональных навыках сотрудников. Эта информация может включать данные об образовании, перечень специальностей, сведения об опыте работы и т. д.

В свое время система Lotus Notes обеспечила один из первичных инструментариев для хранения качественной и документальной информации. Однако сегодня, в связи с бурным развитием Internet, КМ-системы в корпоративных решениях все чаще используют Web-технологии.

Знания можно извлекать из рабочих процессов, обзоров новостей и широкого диапазона других источников. Знания, приходящие из рабочих процессов, базируются на рабочих материалах, предложениях и т. п. Кроме того, базы знаний могут быть спроектированы в расчете на ведение хронологии деятельности предприятия, касающейся, например, работы с клиентами.

Базы данных для обучения. Обучающие БД могут использоваться для поддержки операций или генерации информации о бизнесе в целом. Например, обучающая база данных Национального агентства безопасности (NSA – National Security Agency) содержит три типа уроков: информационные, уроки успеха и проблемы . Информационный урок может описывать, как служащий NSA принимает на себя временные обязанности в случае опасности. В «Уроках успеха» приводится позитивный опыт разрешения трудной ситуации. В «Уроках по проблемам» показаны примеры типичных ситуаций возникновения ошибок и возможные пути их устранения. Аналогично, компания Ford Motor имеет специальные файлы TGRW (things gone right/wrong – события, которые могут происходить правильно или неправильно) , в которых собирается информация о действиях, облегчающих выполнение задачи и о разного рода препятствиях. Обычно первый тип знаний бывает легче собрать хотя бы из-за того что, если знания архивируются, то мало кто из служащих захочет, чтобы его имя было связано с возникающими в корпорации проблемами.

Наиболее интересные Web-узлы с информацией по хранилищам знаний:

ksi.cpsc.ucalgary.ca/AIKM97/

www.apqc.org/b2/

www.km-forum.org

www.sveiby.com.au

www.bring.com/OrgLrng.htm

Базы знаний оптимальных решений. Обычно подобные знания накапливаются в процессе использования различных тестов при поиске эффективных путей решения задач. После того как организация получила знания о наилучшем решении, доступ к ним может быть открыт для сотрудников корпорации. Например, компания Huges Electronics, входящая в состав General Motors, ведет базу данных лучших проектов реконструкции предприятий. С каждым проектом связывается краткое описание и информация для контакта с ответственными лицами. Часть данных может меняться в ходе реконструкции. Когда подобная информация доступна в простой базе данных, можно надеяться, что она будет востребована кем-то еще в организации. Консалтинговые фирмы были одними из первых, кто начал разработку БД оптимальных решений для помощи своим клиентам.

Обзоры новостей обеспечивают средства формального интегрирования внешней информации. Например, компания KPMG оказывающая профессиональные услуги, занимается фильтрацией, сортировкой и предварительным подбором новостей для своих заказчиков .

Разведказнаний

Разведка знаний представляет собой новое и быстро развивающееся направление, использующее методы искусственного интеллекта, математики и статистики для «выуживания» знаний из хранилищ данных. Грегори Пятецки-Шапиро и Вильям Фролей определяют термин «разведка знаний» как «нетривиальное извлечение точной, ранее неизвестной и потенциально полезной информации из данных» . Этот метод включает инструментарий и различные подходы к анализу как текста, так и цифровых данных. Например для генерации знаний из финансовой информации в системе EDGAR (Electronic Data Gathering and Retrival System) была разработана система EdgarScan, благодаря которой информация стала доступной в Internet (http://edgarscan.tc.pw.com). Данные периодически извлекаются из системы EDGAR (http://www.sec.gov) и запоминаются в базе Oracle (Рис.1). Наличие доступа к этой числовой информации дает пользователям возможность отслеживать изменения в процессе сравнения различных предприятий.

Другая система Odie (On demand Information Extractor) каждую ночь сканирует около 1000 статей с последними новостями для извлечения знаний об изменениях в управлении . Odie, разработанная для американских и европейских обозревателей новостей, использует распознавание стилизованных фраз в статьях деловых новостей и знания о синтаксических правилах для распознавания соответствующих событий в сфере бизнеса. Сейчас исследуется возможность использования функции , которая отслеживает полуструктурированный текст для сбора информации о других типах событий, связанных с бизнесом, например, крупных приобретений.

Представлениезнаний

Системы КМ представляют знания как в форме, удобной для нашего восприятия, так и в машиночитаемом виде. В первом случае доступ к знаниям можно получить используя браузеры и системы интеллектуального поиска. Но иногда знания, доступные в машиночитаемой форме, могут быть спроектированы как базы знаний экспертных систем для поддержки принятия решений.

В представлении знаний для восприятия человеком используется широкий диапазон подходов, и способ представления знаний во многом зависит от ситуации. Например, автор данной статьи помогал разрабатывать КМ-систему для обслуживания клиентов в области модемной связи . Система собирала данные об определенных модемах (технические спецификации, данные, картинки и т. д.) и обобщала их в базе знаний. Если у клиента возникал вопрос или желание посмотреть, как выглядит конкретный модем, все необходимое можно было найти в базе знаний. Поскольку отдел поддержки клиентов ведет учет возникающих затруднений, то все случаи обращения пользователей индексируются по клиентам, модемам и типам проблем. Соответственно, если кто-то уже сталкивался с подобной проблемой, то ее решение можно обнаружить в базе данных.

В других случаях, когда информация имеет декларативный характер (факт или утверждения), текст или правила могут использоваться для представления информации и знаний. Например, руководства, информационные бюллетени или другие подобные типы знаний обычно выглядят как документы, списки или правила (хотя могут быть добавлены связи между знаниями для упрощения поиска и понимания). Организационные правила основаны на общепринятых нормах поведения и записываются обычно в форме «Если А, то В». Например, «если у Вас рождается ребенок, то Вам полагается 8 недель отпуска». Подобные адаптированные правила могут в дальнейшем использоваться в базах знаний, основанных на правилах.

С другой стороны, если информация фильтруется, то она может быть представлена как набор декларативных утверждений, не зависящих от конкретной ситуации. Хотя фильтрация позволяет быть уверенным, что знания полны и непротиворечивы, но могут быть несколько упрощены по сравнению с исходной информацией.

Используя машиночитаемые знания, экспертные системы «подводят» пользователя к рекомендованным решениям. Экспертные системы могут быть интегрированной частью КМ-систем. Хотя последние иногда содержат элементы искусственного интеллекта, эти элементы используются только для поиска знаний, представленных в форме, удобной для восприятия человеком. Необходимы исследования для расширения сферы использования искусственного интеллекта и базирующихся на знаниях систем в КМ. Нам нужно узнать, какие формы представления знаний лучше подходят для конкретных типов знаний и как искусственный интеллект может быть в дальнейшем интегрирован в КМ-системы.

Онтологии

Онтология – это точное описание концептуализации . В КМ-системах корпорации онтологические спецификации могут ссылаться на таксономию задач, которые определяют знание для системы (Таксономия – теория классификации и систематизации сложноорганизованных областей деятельности, обычно имеющих иерархическое строение. Прим. пер.). Онтология определяет словарь, совместно используемый в КМ-системе для упрощения коммуникации, общения, запоминания и представления. Разработка и поддержка онтологии в масштабе целого предприятия требует постоянных усилий для ее развития. Онтология, в частности, необходима для того, чтобы пользователь мог работать с базами данных оптимальных решений, относящихся к широкому кругу проблем предприятия и легко распознавать, какое решение может ему подойти в конкретной ситуации. Так как предприятия часто вовлечены в различные виды деятельности, то для одной КМ-системы может потребоваться несколько онтологий. Для транснациональных компаний онтология должна быть переведена на разные языки, чтобы хранящаяся в базах знаний информация была доступна всем сотрудникам.

По мере необходимости практически все предприятия, использующие КМ-системы, разрабатывали свою собственную онтологию. Поскольку разработка онтологий требовала определенных капиталовложений, компании рассчитывали получить с их помощью преимущество перед конкурентами. По крайней мере одна корпорация выразила заинтересованность в разработке совместно используемой многими компаниями онтологии для того, чтобы спроектировать систему в сжатые сроки и с меньшими затратами. Со временем отрасли промышленности придут, вероятно, к коалиции или к форме подписки на централизованное обслуживание по тем же самым причинам.

Другиеописательные атрибуты знаний

Кроме онтологии, для использования знаний огромное значение имеют дополнительные описательные атрибуты. Примерами описательных атрибутов могут служить: «сотрудник», «организация» и «статус информации». Теоретически все базы знаний хранят информацию о контакте или сотруднике, включая имя, дату контакта, роль контактирующего лица в генерации знаний (например, руководитель проекта) и т. д. Многие базы знаний хранят организационную информацию, например, сведения о том, в каком подразделении разработан проект или собраны знания. Статус информации также представляет собой типичный описательный атрибут и может включать, например, признак состояния данного элемента: планируемый, применяемый сегодня или уже использовавшийся. Это может быть также запись о том, предназначена информация только для внутреннего использования или же может быть распространена за пределами организации.

Фильтрациязнаний

Качество и актуальность знаний зависит от многих факторов. Например от того, кто поставляет знания в систему. Поскольку качество знаний изменяется от источника к источнику, системы часто пересортировывают знания, чтобы они были полными и достоверными. Например, компания GM Hughes Electronics собирает удачный опыт реконструкции предприятий в базе данных, комбинируя человеческие и компьютеризированные знания. Редактор просматривает каждую позицию базы данных и определяет, насколько она полезна и уместна . В Национальном Агентстве Безопасности команда из пяти человек принимает решение о том, включать ли предлагаемые уроки в обучающую базу данных .

К сожалению, качество и актуальность знаний, помещаемых в базу, зависит от множества факторов, например, от источника знаний

Фильтрация не всегда выполняется сотрудниками компании. Чаще всего используется фильтрация сообщений электронной почты по приоритетам и категориям. Кроме того, применяются различные средства, позволяющие отслеживать качество баз данных. Оценка обычно зависит от потребностей конкретных сотрудников, рабочих групп или интересов всего предприятия. Однако в таких системах степень важности поступающей информации существенно зависит от пользователя: одни могут охарактеризовать информацию как «очень важная», «важная» и т.д. Другие решают, каким уровнем должна быть помечена информация перед тем, как она будет им доставлена. Допустим, очень занятому менеджеру, вероятно, было бы удобно, чтобы информация называлась «очень важной». Таким образом, информация, отмеченная ранее, как «важная», не попадет в число «очень важной», и менеджер не всегда увидит необходимую или очень важную информацию. В свою очередь менеджер может установить свой уровень важности, чтобы быть уверенным, что вся действительно «очень важная» информация будет получена. В конечном итоге, это приводит не только к «инфляции» важности, но и к наводнению информацией, а именно с ним такая система и должна бороться.

Поискзнаний

Базы знаний могут быть очень большими. Например, база Ford имела в июне 1997 г. объем, эквивалентный 30 тыс. страниц бумажного текста . Базы знаний обычно содержат огромное количество информации, поэтому поиск нужной информации становится экстремально критической функцией. Большинство современных методов поиска включают инструментальные средства, средства интеллектуального поиска и визуальные модели.

Инструментальныесредства

Широкий диапазон хорошо известных инструментальных средств поиска (AltaVista, Excite, Infoseek, Lycos, WebCrawler, Yahoo) был использован для информационной навигации в Internet. Все они могут быть адаптированы для внутрикорпоративных нужд при работе с КМ-системами. Кроме того, многие компании разработали альтернативные методы условного поиска. Например, Andersen Consulting имеет «центральное хранилище интерфейсов (карты знаний), которые связываются с знаниями» . Пользователи могут выбирать карту для навигации при поиске знаний, хранящихся в многочисленных БД, причем не зная точно, в какой именно базе данных следует искать.

Средстваинтеллектуального поиска

С помощью средств интеллектуального поиска мы находим нужные данные в информационном наполнении Internet или корпоративных сетей. Например, InfoFinder изучает интересы пользователей по наборам классифицированных ими сообщений или документов. Кроме того, InfoFinder использует эвристические методы для сбора дополнительных, более точных сведений. Базируясь на синтаксисе сообщений, InfoFinder пытается определить ключевые фразы, которые помогают понять задачу пользователя. Например, один из эвристических подходов предполагает извлечение любых слов, целиком состоящих из заглавных букв, таких как ISDN, так как это, вероятно, соответствует представлению аббревиатур или технических имен. Другой эвристический метод заключается в том, чтобы не обращать при этом внимания на слова, если они используются для усиления, например «NOT». Еще один способ – включение перечислений, нумерованных списков, секций заголовков и описаний диаграмм. Все это позволяет InfoFinder находить документы, предугадывая запросы пользователя.

Визуальныемодели

Среди новых тенденций в области проектирования систем поиска для эффективных КМ можно выделить метод визуальных моделей. Два инструментария – Perspecta и InXight – представляют различные методы визуализации знаний.

Perspecta ( perspecta.com ) создает интеллектуальный контекст, используя метаинформацию, выделенную из исходных документов, включая структурированную информацию в БД и целевых документах, или неструктурированные данные в офисных документах и Web-страницах. Для неструктурированных документов Perspecta имеет специальное средство Document Analysis Engine, которое выполняет лингвистический анализ и автоматически помечает документы. Сервер интеллектуального контекста анализирует помеченную информацию, идентифицирует взаимосвязи между документами и строит многоразмерное информационное пространство, используя специальный язык пометок (Information Space Markup Language). Пользователь «летит» сквозь информационное пространство, манипулируя мышью. Для экономии ресурсов данные выгружаются клиенту с помощью информационного потокового протокола (Information Streaming Transport Protocol), который является расширением HTTP.

Компания InXight Software (inxight.com), отпочковавшаяся от Xerox PARC, выпустила собственное средство визуализации VizControl, предлагающее несколько форматов визуализации. Каждый из них развивает метод «фокус контекст», когда интересующие пользователя данные выводятся на передний план и в тоже время сохраняется структура даже очень больших наборов данных. Одно из таких инструментальных средств, гиперболический браузер (или «рыбий глаз»), использует гиперболическую геометрию для расширения информационного пространства при работе с иерархическими структурами, которые расширяются экспоненциально с увеличением глубины. Таким образом, гиперболический браузер может показать 1000 узлов в окне размером 600х600 пикселов, в центре которого высвечивается текст довольно большого объема (для сравнения, условный 2D-браузер может показать на экране лишь около 100 узлов) . Пользователь перемещается по информационному пространству, щелкая мышью на узле или передвигая указатель мыши по гиперболической плоскости.

Эксплуатация КМ-систем требует определенной культуры совместного использования знаний. Применяется ли КМ централизованно (как, например, в Buckman Laboratories, где отдел информационных систем превратился в отдел передачи знаний ), или в децентрализованной системе (наподобие той, что использует Hewlett-Packard ) совместное использование знаний в любом случае актуально. Как утверждает Том Дэйвенпорт , Lotus тратит около 25% от общего объема затрат, чтобы ее служба поддержки клиентов работала в режиме разделения знания. Buckman Laboratories на своей ежегодной конференции называет 100 ведущих компаний, где практикуется совместное использование знаний. АВВ при оценке менеджеров учитывает не только результаты их решений, но также и знания, использованные в процессе принятия решений.

Способы стимулирования оценки вклада в создание КМ обычно зависят от уровня или функции организации и конкретного приложения, для которого предназначена КМ-система. Группа корпоративного обучения компании Hewlett-Packard предоставила, например, по 2000 бесплатных авиа миль первым пятидесяти читателям и еще по 500 миль всем, кто внес свою лепту в наполнение базы знаний .

Будут ли такие стимулы актуальны в воспитании некоторых культурных норм, при которых служащие будут заинтересованы в том, чтобы участвовать в КМ-системах, мы узнаем позже. Ясно, однако, что внедрять такие системы выгодно, когда предприятия начали применять КМ-системы для обеспечения собственной конкурентоспособности, стало очевидно, что таким способом системы могут упростить повторное использование имеющихся знаний и создавать новые знания, позволяющие заметно усовершенствовать процессы принятия решений.

Литература:

B. Roberts, «Intranet as Knowledge Management», Web Week, Sept. 9, 1996, p.30
L. Payne, «Making Knowledge Managment Real at the National Security Agency,» Knowledge Magement in Practice, Aug./Sept. 1996.
A. Stewart, «Under the Hood at Ford», Webmaster, June 1997, pp.26-34.
T. Davenport, «Some Principles of Knowledge Management», uteaxas.edu/kman/pubs.htm.
W. Andrews, «Information Feeds that are Tailored to Enterprise Needs», Web Week, April 21, 1997, pp. 32,34.
G. Piatetsky-Shapiro and W. Frawley, Knowledge Discovery in Databases, AAAI Press, Menlo Park, Calif., 1991.
D. Steier, S. Huffman, and D. Kadlish, «Beyond Full Text Search: AI Technology to Support the Knoledge Cycle, «AAAI Spring Symp. Knowledge Management, AAAI Press, Menlo Park, Calif., 1997.
D. O’Leary and P. Watkins, «Integration of Intelligent Systems and Conventional Systems», Int’l J. Intelligent Systems in Accounting, Finance, and Management, Vol. 1, No. 2, 1992, pp. 135-145.
T. Gruber, «A Translational Approach to Portable Ontologies,» Knoledge Acquisition, Vol. 5, №. 2, 1993, pp.199-220.
C. Bernstein, «Global Sharing of Consulting Knowledge,» Knowledge Acquisition, Vol. 5, №. 2, 1993, pp. 199-220.
B. Krulwich and C. Burkey, «The Information Finder Agent: Learning Search Query Strings Through Heuristic Phrase Extraction,» IEEE Expert, Sept.-Oct. 1997, pp. 22-27.
J. Lamping, R. Rao, and P. Piroly, «A Focus+Context Technique Based on Hiperbolic Geometry for visualizing Large Hierarchies,» Proc. SigChi, ACM Press, New York, 1995.
T. Davenport, «Knowledge Management at Hewlett-Packard, Early 1996,» http://www.bus.utexas.edu/kman/pubs.htm, 1997.

Об авторе

Дэниэл Е. О’Лири (Daniel E. O’Leary), главный редактор журнала IEEE Expert, профессор Университета Южной Калифорнии. Его исследовательские интересы: воздействие интеллектуальных факторов на индивидуальные личности, организации и коммерческие структуры, а также интеграция усилий по реконструкции управленческих структур.

hr-portal.ru

Корпоративная система хранения информации (база знаний) / Хабр

Думаю, в каждой компании есть необходимость где-то хранить различную документацию. Самый простой пример — регламенты работ в разных отделах, шаблоны документов, стандарты качества и т.п. Вот и мне пару лет назад пришлось внедрять такую систему прежде всего для своих нужд, а уж потом ее подхватили и остальные. Понятно, что это wiki-система. Ибо только такие системы с легкостью позволяют хранить такую информацию и дают прекрасные возможности по совместной работе над ней. Тогда я выбрал движок MediaWiki. Это такая довольно аскетичная система, на которую можно прикручивать различные плагины, но все равно ее можно сравнить с Линуксом. Со временем стало понятно, что простым людям эта система дается сложно, в ней сложно контролировать структуру документов, в ней сложно работать с правами доступа к документам.

Недавно я задумался, что мне нужна «windows like» система с красивым и понятным интерфейсом, самыми простыми необходимыми возможностями в виде нормального структурирования иерархии документов и ограничения прав доступа к ним (как к самим документам, так и к загружаемым файлам). Так же хотелось иметь возможность индексирования не только веб-контента, но и файлового (напиример, все загружаемые doc или pdf файлы).

Учитывая, что я активно работаю с системой трэкинга задач Jira, то я давно знал, что у производителей есть другое интересное решение, реализующей различную функциональность как самое вики-подобной системы (для базы знаний), так и корпоративного портала (взаимодействие пользователей, доступ к ресурсам компании т. п.). Называется это решение Confluence.

В Confluence все основана на пространствах, эдаких тематических местах. Пространством может быть как название какого-либо отдела компании, так и название сферы корпоративной деятельности, например, стандарты качества, бухгалтерская информация.

Кратко о преимуществах:
1. Удобно и достаточно просто оформлять текстовую информацию в виде отдельного документа, который в свою очередь является частью «пространства».

2. Пространства бывают общие и персональные. Общие доступные всем или никому кроме вас, документы в них могут иметь различные права на просмотр. Личные пространства доступны по адресу host/display/~admin, где место admin пишется логин пользователя. Они так же могут быть доступны или недоступны всем.

3. Большой набор плагинов.

4. Помимо создания страниц в виде текста можно делать страницы со вложенными в них документами. На странице в этом случае просто ставится ссылка на документ. Если один документ закачивать несколько раз, то сохраняется полная версионность, т.е. можно посмотреть предыдущие варианты (документы могут быть приватные, т.е. тоже с ограниченными правами доступа).

5. Есть плагин документооборота, когда можно организовать аппрувалы изменений как текстовых документов, так и файлов.

6. Система поиска по конфлуенсу построена таким образом, что ищет не только по текстовому контенту страниц, но и по содержимому загруженных документов (проверено на Word и Excel). Причем результаты показаны с учетом прав на документы. Если прав нет, то и не найдет ничего.

7. Установлен довольно мощный, насколько я понимаю, плагин confluence.atlassian.com/display/CONFEXT/Chart+Plugin для построение диаграмм.

8. Есть интересный плагин, который позволяет управлять контентом системы из Microsoft office (http://www.atlassian.com/office/ ). Я его установил, но пока не смог добиться нормально работы в FF, работает прекрасно только в ИЕ.

P.S. Оговорюсь, Confluence — система платная. Но мне кажется, что за систему, которую поставил и начал непосредственно заниматься своими делами (без всякого тюнинга и программинга) цена невысокая.

habr.com

Женский волейбольный клуб «ДИНАМО-МЕТАР»