Книга деловое письмо – Деловая переписка: учебное пособие - Кирсанова Мария, скачать книгу бесплатно в fb2, epub, doc
Прокачиваем навык написания деловых писем. Законы, хитрости, инструменты
Статья для тех, кто хочет научиться писать эффективные письма.Как превратить письмо в действенный инструмент убеждения? Как выстроить структуру письма? Какие существуют приёмы для влияния на адресата?
Ответы на эти вопросы можно найти в книге бизнес-тренера по деловым коммуникациям Саши Карепиной.
Приблизительный размер статьи? 6 страниц.
О письменном общении и о книге
Если вы давно читаете Betteri, то возможно помните, что моя работа тесно связана с общением по электронной почте (я автор статьи о том, как мы организовали командную работу в общем аккаунте Gmail).Я ежедневно пишу и отвечаю на множество писем, с помощью которых пытаюсь добиться разнообразных целей: убедить, отказать, предупредить, пригрозить, попросить, извиниться или просто проинформировать.
Мое отношение к письменному слову очень похоже на отношение Джейсона Фрида:
И я люблю электронную почту по тем же причинам, по которым ее любит Дэвид Карп:«Я трачу много времени на каждое предложение: беру его и переделываю, пока оно не станет идеальным. Обожаю сам процесс редактирования.»
«… за то, что она никого не отвлекает от работы. Чем меньше отвлекающих факторов, тем лучше.»
Несмотря на все это, я никогда не учился ремеслу делового письма.
Во-первых, казалось, что неплохо получается и само по себе, по наитию.
Во-вторых, не знал, что такое ремесло и обучение ему cуществуют в принципе.
Но недавно я наткнулся на книгу Саши Карепиной «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». Немного погуглив отзывы, я сразу понял, что это как раз та книга, которая позволит мне серьезно прокачать этот важнейший навык.
«Искусство делового письма» подойдет не только тем, кто связан с электронной почтой служебными обязанностями. Мне кажется она будет полезна вообще любому современному человеку. Ведь всё чаще мы общаемся именно письменно: email, сообщения в фэйсбуке и вконтакте, посты в блоге, сообщения на форумах и т.д.
Книга оказалась очень крутой.
Во-первых, издательство — «Манн Иванов и Фербер», что само по себе всегда секси.
Во-вторых, автор — Саша Карепина, бизнес-тренер по деловому письму с большим практическим опытом, который подтвержден каждым словом этой книги.
И в-третьих, стиль и содержание — именно такой должна быть идеальная деловая книга: нескучной и максимально практичной. Все изложено очень логично, системно, ничего лишнего.
По ходу книги Саша берет обычные письма и переделывает их в соответствии с принципами, которым обучает. Добавляет свои хитрые приёмчики и письма преображаются. У меня каждое такое преображение вызывало просто щенячий восторг.
Я проглотил 224 страницы книги за 2 дня. Кстати это первая книга, над которой я попробовал работать, составляя подробный майнд-мэп по ходу чтения. Для того, чтобы подытожить полученные знания, я написал краткое саммари книги, которое представляю вашему вниманию. Если вы найдете его полезным, то обязательно покупайте книгу — в ней пользы в сто раз больше.
Конспект книги «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты»
Реакция адресата на наше письмо зависит от того, как мы изложили факты письма, в каком образе предстали в его глазах и насколько грамотно оформили свой текст. Книга разделена на три части именно по этому принципу.
Структурируем факты
Чтобы грамотно структурировать факты, их следует организовывать по принципу дерева (больше известному как «принцип пирамиды Минто»). 
Этому посвящена первая глава книги, которая кстати доступна для бесплатного просмотра на сайте Боффо.
С чего начинать выстраивать структуру письма? Зависит от того, собрали ли вы уже все факты, которые собираетесь изложить.
Если же факты уже систематизированы, то наоборот — от частного к общему. Берем первый факт из набора и задаем себе вопрос: «О чем говорит этот факт? Есть ли в списке еще факты, говорящие о том же? Как все их можно обобщить?»
Убеждаем, определив потребности адресата
Перед написанием убеждающего письма крайне важно определить потребности адресата. Для этого нужно понять, как изменится его положение, если он поступит по-нашему (потенциальная возможность) или если не поступит (потенциальная проблема).
«Боюсь, вашу зарплату придется понизить» —проблема.
«Я знаю способ как избежать снижения зарплаты» —возможность.
Найденный козырь следует поместить прямо в заглавную фразу письма.
Проблема воздействует на адресата сильнее возможности (при прочих равных обстоятельствах). Так уж мы устроены, что потерять всегда страшнее, чем НЕ приобрести.
Если с определением потребностей возникли проблемы, можно использовать классическую манипуляцию с использованием лести:
«Поскольку вы такой хороший, вы обязательно мне поможете».В таком случае адресат оказывается перед выбором. Он может помочь — и показать себе и другим, что действительно хорош. Или не помочь — и показать, что никакой он не хороший.
Конечно, если у адресата будут веские основания нам отказать, он все равно откажет, но при прочих равных ему будет комфортнее согласиться.
Строим грамотные предложения
Предложения в письме должны начинаться с самого главного — конкретных и информативных подлежащего и сказуемого, а не с деталей.
Нужно стараться избегать составных сказуемых. Например, в составном сказуемом «осуществляют перевозку» к глаголу «осуществляют» добавляется довесок «перевозку», который забирает весь смысл, оставляя глагол пустым.
Используем лид-абзац
Для того, чтобы задать нужный тон письму и определить, какими глазами получатель посмотрит на весь остальной текст нужно использовать лид-абзац. Это короткое предложение между приветствием и заглавной фразой.
«Уважаемый Иван Иванович, высоко ценя Ваш вклад в развитие такой-то области, наша компания предлагает Вам…»Лид-абзац будет работать, только если адресат поймет, что он написан именно для него и именно по данному конкретному случаю.
Кому труднее всего отказать в просьбе? Существует пять групп таких людей:
- влиятельные люди,
- близкие и знакомые,
- те, кто нам нравится,
- те, кто без нас пропадет и
- те, кто нас заинтриговал.
На образ автора сильнее всего влияет стиль письма. Стиль письма измеряется по шкале от личного до формального. Подробнее о стилях письма можно узнать из пятой главы книги, также доступной для ознакомления на сайте Боффо.
Личный стиль подразумевает выражение человеческого отношения, разговор на равных а также идеально подходит для похвалы.
Формальный — для давления с позиции силы и закона, сообщения сухих фактов (без нашего к ним отношения) и критики.
Личный:
«Вы съедаете за смену до 15 плиток шоколада» —этим мы явно тычем пальцем в адресата и его проступок. Заменяем на формальный:
«Количество плиток шоколада, съеденных за Вашу смену, достигает 15 штук».
Библиотека примеров из книги
Далее автор разбирает типовые ситуации, в которых нам всем приходилось оказываться: написание отказа, претензии, признания и оправдания. Для того, чтобы лучше понять о чем будет идти речь рекомендую скачать библиотеку примеров из книги с официального сайта Саши Карепиной (внимание — нужна регистрация!).
Пишем письмо-отказ
Саша предлагает 7 хитростей для того, чтобы смягчить гнев читателя в письмах-отказах.
Главное в отказе — показать, что письмо адресата внимательно прочли, что он был понят и что мы сочувствуем его проблеме. Далее неплохо бы отметить достоинства адресата, в духе «и в этом вы хороши, и в том — всего одного маленького шажка не хватило…».
После этого рекомендуется сослаться на обстоятельства, желательно независящие от нас. Затем нужно помочь получателю сохранить лицо после отказа («да не очень вам это и нужно, поверьте…»), предложить альтернативу и показать, что мы все же оставляем дверь открытой. В книге каждый прием разбирается на примерах из реальных писем.
Предъявляем претензию
Письмо-претензия — послание, в котором мы указываем адресату на его недостатки или ошибки. Задача претензии в том, чтобы убедить адресата исправиться, — а желание исправляться напрямую зависит от образа, в котором предстает автор.
Для писем-претензий тоже существует свой набор приемов, позволяющих критиковать, не обижая.
Во-первых, самое важное — критиковать действия, а не адресата (как вариант — саму компанию, а не адресата). Сравните:
«Вы не отгрузили конструкции в срок»и
«Строительные конструкции не были отгружены в срок».В первом случае получается, что для нас главное, что адресат не прав. Но ведь главное в том, что его действия создали нам определенные проблемы, которые необходимо решить.
Дальше важно помочь адресату сохранить лицо
«вы лентяй» vs. «вы большой талант, но вашему развитию мешает лень»,показать, что мы понимаем и сочувствуем, после чего обосновать свои требования (показать, что они — реальная необходимость, а не просто наша прихоть).
И в конце неплохо бы заняться совместным поиском выхода из сложившейся ситуации, предложить обоюдовыгодное решение и выразить надежду на лучшее.
Признаем вину
Далее в книге рассмотрены секреты составления писем-признаний и писем-оправданий. Разница между этими ними в том, что признание мы пишем до того, как прокол в нашей работе обнаружен, а оправдание — после того, как нам на него указали.
При признании своей вины важно мыслить позитивно. Вместо того чтобы
«сообщать о невозможности своевременно выполнить…»,можно
«сообщить о сложностях с выполнением…».
Прежде чем перейти к разговору о том, что вам не удалось, нужно обязательно рассказать о своих текущих достижениях.
Если проблема, в которой вы признаетесь, незначительна, то нужно превратить все ваше сообщение в отчет об общем положении дел.
При признании своей вины важно дать понять, что мы понимаем весь масштаб бедствия и не сидим сложа руки, а делаем все возможное для решения проблемы.
Мы можем предложить свою помощь в расхлебывании сложившейся ситуации и показать, что стали на путь исправления (приняли конкретные меры для того, чтобы в будущем такое не повторилось).
В заключении нужно еще раз подчеркнуть нашу готовность быть с адресатом до победного конца.
Пишем письмо-оправдание
Если нам приходится оправдываться, то главное в этом случае — напрямую не соглашаться с обвинениями и не оправдываться, чтобы не выглядеть спорщиком и грубияном.
Наиболее грамотной стратегией будет показать, что мы не оспариваем право адресата на негодование и плавно перейти к рассказу о том, какие мы на самом деле хорошие.
Чтобы убедить адресата, что мы и вправду сожалеем, стоит конкретно описать предмет сожаления.
Далее, ни в коем случае не преуменьшая масштабов проблемы, переходим к доказательству нашей правоты с помощью фактов. Это значит показываем, что мы изо всех сил стараемся решить проблему и уже приняли меры, чтобы она впредь не повторилась.
Важно дать понять, что мы не просто тупо стремимся отмазаться и прикрыться по всем статьям, а думаем над решением проблемы и хотим помириться.
Повышаем эффективность заключения
Суть письма желательно разместить и в заключении, так как именно заключение запоминается сильнее всего. На запоминание влияют два параметра: краткость и яркость.
Для повышения яркости заключения Саша рекомендует три основных приема: использование метафор:
«наше предложение сокращает сроки проекта» vs. «наше предложение позволяет «выиграть время»»использование эмоциональных слов:
победа, поражение, поддержка, борьба, беда, обман…и переосмысление клише:
«Если предприятие будет протягивать руку помощи всем нуждающимся, оно само вскоре пойдет по миру с протянутой рукой.»
Выбираем шрифт
Выбор шрифта может влиять на восприятие всего текста. Шрифты делятся на шрифты «с засечками» и шрифты «без засечек». 
Шрифт с засечками говорит о респектабельности, консерватизме и лучшее воспринимается на бумаге.
Шрифт без засечек — молодежный, современный, больше подходит для чтения с экрана. Допускается использование шрифта без засечек для заголовков, даже если для основного текста используется шрифт с засечками.
Купить книгу на OZON’e в бумажном и электронном виде
Еще полезно прочитать по теме:
«ЖЖ Саши Карепиной»
«Официальная страница книги на сайте МИФ (отзывы, рецензии)»
«Практический опыт тонкой настройки и использования Gmail для совместной работы»
««Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт». Конспект полезных идей»
betteri.ru
Отличная книга о том, как писать письма
Мне нередко доводится получать письма от людей, которые и хотели бы меня на что-то сподвигнуть, но пишут об этом так невнятно и неубедительно, что шансов на положительный ответ они себе почти не оставляют. Иногда я разбираю такие письма в блоге, чтобы показать, как не надо писать, и как можно было написать иначе — но чаще просто пожимаю плечами и стираю их.
Уверен, что и Вам не раз доводилось получать такие письма. В современной России, в отличие от времён Пушкина, искусству написания писем не учат ни в школах, ни в ВУЗах.
И вот этот пробел в образовании весьма удачно закрывает книга Саши Карепиной — которая честно учит ровно тому, что написано на обложке: писать деловые письма. Причём учит толково и системно.
- Я вообще очень ценю в авторах умение писать системно и структурированно, чтобы информация легко воспринималась и хорошо укладывалась в голове.
- Как по мне, нужна бы ещё глава об этикете деловых писем — надеюсь, в следующем издании появится и такой раздел.
Моя рекомендация: стоит включить книгу «Искусство делового письма» в свою рабочую библиотеку, прочитать её внимательно один раз, а затем держать под рукой для повседневного использования.
mustread.livejournal.com
Как писать деловые письма за 10 минут
Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том как организовать эффективную работу со входящими письмами.
Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем: потенциальным сотрудникам, коллегам по работе, партнёрам по бизнесу, представителям различным компаний и государственных учреждений…
Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.
Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли
С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.
Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:
“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).
В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.
Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.
Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать, и как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.
Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.
Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.
Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)
Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма
1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?
2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.
3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.
4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?
5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма
1. Структурировать письмо
Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:
1. Вступление.
- заголовок;
- обращение;
- цель письма;
2. Основную часть.
3. Заключение.
Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.
Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:
например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .
Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.
2. Определение выгоды для адресата
Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата. Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.
3. Стиль письма
Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.
Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля зависит от ситуации и содержания сообщения.
Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.
Поэтому если мы хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.
Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.
Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.
4. Заключение
Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.
Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.
В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.
Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.
5. Оформление
Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.
Правила оформления:
1. Выбираем шрифт:
- с засечками — подходит для чтения с бумаги;
- без засечек — для чтения на бегу или с экрана;
2. Делаем абзацы в тексте
3. Выделяем заголовки;
4. Выделяем нужный нам текст:
- жирным — выделяем главную мысль текста;
- курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
- подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.
5. Делаем списки:
- маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
- нумерованные списки — больше 5.
Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).
Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.
Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?
Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».
Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))
timetracker.yaware.com.ua
Саша КарепинаКонструктор делового письма. Практическое пособие по эффективной бизнес-переписке
Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»
© Саша Карепина, текст, 2015
© Оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2015
* * *
Эту книгу помогли сделать лучше:
• Алмара Кулиева
• Константин Локшин
• Илья Илюшечкин
• Катерина Милашевич
Отдельное спасибо Дарье Алексеевой за ценные предложения по формату схем-резюме в конце каждой главы и дизайнеру Петру Полетаеву – за то, что придумал, как весь объем информации визуально представить в книге.
Вступление
О чем эта книга
Сначала периодическая система приснилась Пушкину, но он ничего не понял, и ей пришлось присниться Менделееву.
Бородатая шутка
Говорят, историю о том, что периодическая система элементов явилась ему во сне, Менделеев придумал для навязчивых журналистов, а на самом деле идея упорядочить элементы по их атомной массе пришла ученому за завтраком. Впрочем, не важно, как именно появилась эта система. Меня всегда завораживала ее целостность. «Ряды» и «колонны» химических элементов позволяли разом увидеть все, что нас окружает, и обнаружить, что все подчиняется единой стройной логике.
С тех пор как я стала обучать занятых взрослых людей хитростям деловой переписки, меня не покидала мысль: вот было бы здорово упорядочить все техники и приемы делового письма так же, как Дмитрий Иванович упорядочил элементы! Дать какое-то наглядное представление, образную конструкцию, «этажерку», где идеи раскладывались бы по полочкам…
Мысль стала постепенно материализовываться, и одна за другой придумались таблицы и схемы, из которых в конце концов собралась книга. Позвольте вам эту книгу представить!
Сколько в мире разновидностей деловых писем? Да великое множество! В этом безбрежном море легко утонуть, так и не разобравшись, как же писать деловые письма, поэтому в книге мы будем использовать простую, но эффективную классификацию. Все письма мы разобьем на шесть категорий: информирующие, убеждающие, продающие, а также отказы, претензии и возражения. Пример для каждой из категорий приведен на схеме ниже.
Цель информирующего письма – просто донести до читателя факты. Цель убеждающего – побудить с помощью фактов к каким-то действиям. Цель продающего – естественно, добиться покупки. При этом отношение читателя к нашему сообщению может быть и позитивным, и нейтральным, и негативным в зависимости от ситуации.
Цель отказа, само собой, отклонить просьбу читателя. Цель претензии или выговора – сообщить, что читатель неправ. Ответ на претензию предназначен для того, чтобы признать свою вину или отказаться от обвинений. И последним трем видам писем адресат никогда не бывает рад. Отказы, претензии и ответы на претензии можно смело назвать негативными посланиями.
Какие бы письма вы ни писали, они гарантированно попадут в одну из шести категорий. Вы отчитываетесь перед клиентом о проделанной за его деньги работе? Ваш отчет можно отнести к информирующим письмам. Вы запрашиваете у деловых партнеров какую-то информацию, которую они могут дать, а могут и не дать? Ваше письмо логично считать убеждающим. Вы указываете смежникам на недоработки? Можно считать, что речь идет о претензии и так далее.
Первые две главы книги будут посвящены общим принципам написания писем, справедливым для любого типа переписки. В остальных шести мы разберемся в особенностях каждого из типов в отдельности и рассмотрим несколько наглядных примеров соответствующих писем. Так что если вы сомневаетесь, к какой категории правильнее отнести ваше конкретное письмо, загляните в нужные главы и решите, на какие из приведенных примеров оно больше похоже.
Кстати, о примерах – в книге их будет много, и все «по мотивам» реальных писем. Что значит «по мотивам»? Сейчас объясню. За много лет преподавания в моей копилке собралось множество типичных, показательных писем – коммерческих предложений, претензий, отказов или, скажем, требований к должникам. Проще всего было бы включить эти письма в книгу как есть – но, узнав себя, авторы и адресаты могли бы обидеться, а то и вовсе обвинить меня в разглашении конфиденциальной информации.
Поэтому мне пришлось отредактировать письма – заменить в них названия компаний, товары, отрасли бизнеса вымышленными аналогами. Получились примеры, с одной стороны, настоящие, а с другой – придуманные, не имеющие прямой связи с реальными предприятиями и людьми. Правда, в результате в тексты проникли вовсе небывалые вещи – типа «станков для сухой прессовки металла» или «фестиваля “Молодые голоса” в Саратове». И теперь читатели порою пеняют мне, что я «не понимаю, о чем пишу» и «не разбираюсь в вопросе».
Если и вам в наших примерах бросится в глаза что-то несуществующее в природе, не спешите кричать: «Безобразие!». Примеры придуманы, чтобы показать в действии структуру и стиль письма, а не протестировать ваше знание региональных фестивалей или металлургии. Так что смотрите в корень и не отвлекайтесь на мелочи.
На что же именно нужно смотреть? Каждый тип письма мы разберем на двух уровнях:
• Структура, план письма
• Тон, стиль письма
Попросту говоря, мы увидим, по какому плану надо писать то или иное письмо и какими словами и фразами.
Ну, кажется, я все рассказала. Пора приступать. Начнем, как обещано выше, с общих правил, а потом рассмотрим каждую из категорий деловых писем.
fictionbook.ru
Искусство делового письма — Тайная жизнь одного копирайтера
В поисках лучшей литературы для копирайтеров, я прочитала книгу «Искусство делового письма» Саши Карепиной. Если вы хотите научиться с помощью писем убеждать людей, отказывать, не обижая, просить и добиваться своего, то читайте дальше…
Название: «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты»
Автор: Александра Карепина
Год издания: 2010
Категория: Деловое общение, копирайтинг
Сейчас детей учат писать сочинения и сдавать ЕГЭ без ошибок, а искусство написания писем и в школах, и в ВУЗах остается не у дел.А когда человек выходит на работу, ему сложно понять, как эффективно подобрать подходящие слова и фразы, оформить письмо, чтобы получить желаемое. И это при том, что деловая переписка – это основа рабочих отношений в любой сфере деятельности.
В книге «Искусство делового письма» есть ответы на вопросы:
- Как выстроить текст письма, чтобы вас поняли?
- Как написать коммерческое предложение?
- Как добиться оплаты от человека?
- Как деликатно извиниться за срыв сроков, чтобы вас продолжали уважать и работать с вами?
- Как написать просьбу, отказ, претензию?
Книга мне понравилась. Она полезна с точки зрения ценной информации и ярких примеров писем из великих произведений классики и деловой переписки современности. Письма Татьяны Лариной и Евгения Онегина, письмо Ваньки Жукова, переписка турецкого султана с запорожцами и т.п. дают возможность полностью разобраться в основах написания хороших текстов.
Некоторые темы были новыми даже для меня. Шаблоны выстраивания писем претензий, извинений, благодарностей и древовидная структура написания текстов. Пожалуй, это лучшее пособие по написанию деловых писем.При чтении, я периодически засыпала и чтение немного растянулось. Но это только лишь потому, что в книге были использованы примеры нечитабельных текстов, которые только клонят в сон.В целом, благодаря четкой структуре, и приведения примеров к общим шаблонам, информация легко воспринималась и хорошо укладывалась в голове.И что в результате?
Я рекомендую всем читать эту книгу, чтобы научиться выстраивать текст делового или личного письма так, чтобы вас поняли.
А вы часто пишете письма по работе?
anntre.livejournal.com
Chernov.pro: Книга: Искусство делового письма.
Не так давно я прочитал книгу Саши Карепиной — «Пишем убедительно. Сам себе копирайтер». В этой книге было так много ссылок на предыдущую книгу этого же автора, что я решил прочитать и ее. В этом обзоре я расскажу чем эти книги похожи, чем отличаются и стоит ли покупать обе книги или достаточно одной.
Начнем с того, что книги изначально разные, но примеры в них похожие. Эта книга расскажет вам о том как правильно структурировать текст и расставлять акценты. А в книге «Пишем убедительно» уделено внимание тому как делать фразы живыми и интересными.
Если образно, то «Искусство делового письма» – о том как построить дом, а «Пишем убедительно» – про то как его благоустроить и правильно обставить.
Основная идея написания текстов строится на принципе дерева. Т.е. от общего к частному. Собственно по такому же принципу и построена сама книга: первым делом задаем структуру письма, затем разбираемся как использовать ее при построении каждого предложения.
Почему «древовидное» эффективнее обычного? Во–первых, потому, что нам удобно идти от общего к частному: сначала понять суть (выяснить, что речь идет о запоминании ), а потом узнавать детали (прочесть, что именно предстоит запомнить)…
Такой подход к построению текста дает очень важное преимущество: его быстро пробежать глазами и понять всю суть. Давайте будем откровенны — мы сами так читаем большую часть приходящих писем, и если после такого поверхностного чтения нам ничего не понятно, то письмо просто удаляется.
Но если со структурой обычно проблем не возникает, то наверняка бывают сложности с тем как начать деловое письмо и как его закончить. Оказывается существует аж целых три способа как можно эффектно начать письмо и столько же как его закончить. Я не буду подробно останавливаться на этих способах по очень простой причине: краткое описание будет бесполезно, а подробное превратится в копипаст самой книги.
Когда рассмотрены основные принципы построения текста, идет описание того как эффективно писать четыре типа самых распространенных писем: отказы, претензии, признания и оправдания.
Наверное это топ самых сложных писем. Оказывается не так сложно написать претензию или отказ таким образом, чтобы тебя после этого самого не осыпали оскорблениями, а поняли и выполнили твое пожелание.
Заканчивается книга рекомендациями по оформлению текста: абзацы, выбор шрифта, выделения и прочие рюшечки… кстати от наличия этих украшений в большей степени зависит захотят ли ваш текст вообще читать или посчитают его излишне «сложным» и выбросят.
После прочтения этой книги вы будете максимально укомплектованы и сможете составить отличное письмо которое будет понятно читаться и не выветрится из головы сразу после прочтения.
Безусловно сначала стоит прочитать книгу «Искусство делового письма», а затем «Пишем убедительно». Первая больше про физиологию текста, а вторая – про психологию 🙂
Читать отрывок | Купить книгу на Озоне | Скачать книгу в ЛитРес | Взять в прокат на Friends-book.ru
www.4ernov.ru
Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты
Компания «Чувство рынка»
Дэниэл Пинк, презентуя в рамках своей публичной лекции новое понимание мотивации, сказал: «И это не … — вот в чём дело! Это — не чувство. Это — не философия. Это — не что иное, как факт». Саша Карепина придерживается того же мнения, только в своей области. Да, деловая переписка — искусство. Однако, в нем нет «секретов» или озарений. Только законы, хитрости и инструменты.
Суть: Знаменитый копирайтер Джозеф Шугерман как-то признался:«Никогда нельзя знать наверняка, что именно сработает, а что нет». Поэтому не удивительно, что навыки делового письма или копирайтинга многим кажутся магическими. Саша Карепина в своей книге показывает — гарантий нет, но научиться писать надежно и убедительно можно и нужно. И если уж деловая переписка — это ремесло, то остальное — лишь дело техники.
Достоинства:
- Стратегия. Никаких секретов. «Это и есть принцип дерева в действии:cначала заглавная фраза письма объясняет, с чем мы пришли, затем заглавные фразы абзацев крупными мазками обрисовывают ситуацию, и только потом „рядовые“ предложения сообщают детали», — раскрывает автор. Везде есть логика, последовательность, надежный путь следования. «Если вместо чистого листа перед нами готовый набор фактов, то удобнее подниматься по дереву вверх. Берем первый факт из набора и задаем себе вопрос: О чем говорит этот факт? Есть ли в списке еще факты, говорящие о том же? Как все их можно обобщить?»
- Стиль. Книга написана легким языком, она живая и понятная. Примеры, иллюстрирующие технологию письма, взяты из жизни и классической русской литературы. Например, из рассказа Чехова «Ванька». «Если мы пишем с чистого листа и фактов в поддержку своей идеи пока не собирали, удобнее спускаться по дереву вниз. Задаем себе вопрос, почему нужно забрать Ваньку в деревню, и отвечаем на него двумя—тремя краткими утверждениями: Потому что в городе Ванька только мучается, а в деревне будет полезен деду. Получаем „подчеркнутые“ фразы — заглавные фразы ветвей дерева». Увлекательность помогает книге запоминаться, знания и навыки оседают в голове.
- Тактики. Как и полагается учебнику, книга полна приемов для усвоения материала. Модульная система, пошаговый процесс обучения видны уже из оглавления. Приёмы разделены по типам писем, у методов есть метафорические названия.
- Структура. Это справочник. Четкое оглавление, ссылки на дополнительные материалы для скачивания, шаблоны, а также выделенные шрифтами особо важные аспекты.
- Язык. Книга русская, написанная на почве тренингов, адаптированная под славянскую реальность.
- Успех. Эта книга доказывает, что качественную деловую литературу можно писать не только по-английски. По признанию читателей до этой книги «Были справочники секретарей, была „высоколобая литература“ по лингвистике, было пособие Норы Галь для переводчиков, была сложно-заумная Барбара Минто со своей пирамидой… А того, что надо, не было».
Недостатки:
- Эта книга все же не панацея. Выражаясь языком покера, это «лучшая рука», карты, которые дают выигрыш с высокой вероятностью. Высокая вероятность не синоним гарантии.
- Книга рассчитана пытливый ум, который уже многое понимает. Ум читателя должен быть готов воспринять предложенные модели.
- Книга тренинговая. Подход, который исповедует автор, подходит автору, мне и ее ученикам. Подойдёт ли вам — не знаю.
В сухом остатке: «Искусство делового письма» — это надежное оружие. Если оно подходит вам, комфортно ложится вам в руку, то не подведет.
Оценка: 10/10 по шкале marketsense.by
Татьяна Бадя, бизнес-тренер, специалист в области скорочтенияi-smeh-i-greh.livejournal.com
Покажите мне хотя бы одного современного человека, который не написал бы за свою жизнь ни одного делового письма. Даже если вам удастся найти его, я воскликну: «Не верю!». Ведь даже полуграмотная доярка наверняка просила в письменной форме председателя колхоза улучшить условия труда. Или в районную газету писала. О том самом председателе колхоза, который, оказывается, антисоветчик. Или с кавалером своим общалась коротенькими записками – тоже «по делу».
О том, в какое мучение превращается ведение переписки для деловых людей, подробно рассказывать не буду. Сами знаете. То контакт с потенциальным клиентом/инвестором/партнером наладить не сможешь (а вроде все так красиво написал). То ошибку досадную допустишь (хорошо, если адресат не обидится). А то и вовсе поссоришься с хорошим человеком на ровном месте (ты написал — он не так понял – ты отреагировал – он отреагировал х 2 — и так далее).
Я давно искала достойную книгу о деловой переписке. Книгу отечественную, которая не была бы переводом западного издания или его калькой. Потому что, ей-богу, смешно, когда мне предлагают называть сибирского нашего мужика сэром. Или подписываться «Искренне ваша, Госпожа Бадя».
Искомая книга наконец-то появилась. Вернее, скоро появится – мне удалось прочитать ее до появления в магазинах. Книга называется «Искусство делового письма». Автор – Саша Карепина. Издательство – «Манн, Иванов, Фербер».
«Искусство…» написано легко, красиво, «певуче». И это отличает Сашину работу от многих других. Ведь рассказать увлекательно и с юмором о теме, от которой зевать тянет, — это надо постараться! Автору же удалось не просто рассказать, а научить нас, читателей, писать деловые письма. Грамотные и действенные.
Очень понравились примеры, взятые из деловой практики и из художественной литературы. Последнее – вовсе не украшательство. Если присмотреться, многие известные письма (ага, и от Татьяны – Онегину тоже!) вполне соотносятся с принципами ведения деловой переписки.
Открытием стала для меня классификация деловых писем. Мне почему-то казалось, что они все одинаково безликие. На самом деле существуют письма-признания, отказы, оправдания… И каждое из этих писем имеет свои особенности и «фишечки».
Уже интересно? Если вы думаете, что я сейчас выдам все содержание книги – ошибаетесь! Ищите книгу, читайте ее и применяйте прочитанное на практике. Самостоятельно. Тогда и пользы и удовольствия будет больше)))
P.S. Если у вас отвратительное настроение – откройте последнюю страницу Сашиной книги. Только не забудьте подготовить носовой платок, ибо хохотать будете до слез 😉
Кирилл Емельянов, к. соц. н., специалист по рекламе компании ЭНПРО, Москва
Книга «Искусство делового письма» с первых строк захватывает даже искушённого читателя, профессионального копирайтера. Нестандартный подход к подаче материала, яркие примеры, образный язык — всё это делает процесс совершенствования Ваших писательских способностей лёгким и увлекательным. Никогда не думал, что книга по деловому письму, а, значит, ориентированная на вполне определённую и специфическую профессию, может быть усвоена и принести пользу читателю с любой подготовкой — и опытному специалисту по PR, и начинающему секретарю. «Искусство делового письма», в отличие от любого другого искусства, не требует никаких жертв. Просто начните читать — и Вы получите огромное удовольствие!
Алексей Бояршинов, руководитель отдела разработки ООО «Ротор АйТи»
Письмо, несомненно, является наиболее правильным способом коммуникации в нашем «задерганном» мире. Лично я предпочитаю, когда просьба, вопрос, предложение ко мне изложены письменно. Во-первых — это документирует как запрос, так и полученный ответ. Во-вторых — письмо, в отличие, например, от телефонного звонка, не требует немедленного ответа. Письмо дает возможность адресату прочитать и ответить в удобное ему время, не бросая все дела из-за забренчавшей трубки.
В общем — письменному изложению мыслей быть!
Надо отметить, что грамотное письменное изложение — это отдельная тема, не менее сложная, чем искусство выступать на публике. Писать проще — ведь можно свой текст прочитать, поправить, перечитать, еще поправить, потом подумать, перечитать и отредактировать еще раз 🙂 и лишь после удовлетворительного результата — отправить получателю. А слово — не воробей, вылетит — не поймаешь.
Но писать — еще и сложнее. Неправильно сказанная фраза — может быть пропущена аудиторией, или забыта. Неверная интонация может быть списана на волнение. В конце концов, говоря с людьми, можно следить за их реакцией и при необходимости оперативно корректировать как содержание, так и невербальное сопровождение своей речи. А с письмом — контроль над ситуацией мы теряем с момента нажатия кнопки «Отправить» (или с момента опускания письма в почтовый ящик). И тут есть другая поговорка: «Что написано пером — не вырубишь топором».
(Замечательный русский фольклор — в нем на любой случай есть пословица-поговорка.)
Так как же написать письмо так, чтобы читатель дошел дальше первой строки? а чтобы прочитал до конца? чтобы после прочтения не порвал его на куски (или не отправил в спам)? Если наше письмо — предлагает, продает, призывает, как сделать так, чтобы оно правильно воздействовало на читателя? как сделать так, как будто мы стоим рядом, и аккуратно направляем читателя в нужную нам сторону?
Да, публичное выступление – это, несомненно, тактика, а письмо — великая стратегия.
Хочешь быть стратегом — читать книгу срочно!
Сергей Соломонов, культуролог — ориенталист
Эта книга увлекательна не только тем, что она даёт дельные советы по теме «как правильно писать деловые письма», но её можно читать и просто для собственного удовольствия, путешествуя вместе с автором по известным литературным произведениям, встречаясь с разными героями этих произведений, на примере которых автор демонстрирует искусство применения инструментов и хитростей делового письма.
Консультант и бизнес-тренер
Компания «Тим Трейнинг»
Почему стоит прочитать эту книгу? Во-первых, среди большого количества книг по коммуникации в бизнесе трудно найти книги по деловой корреспонденции. Во-вторых, потому что книга написана легким и понятным языком, в ней — интересные и яркие примеры того, какой должна быть деловая переписка, а какой — лучше бы ей не быть. И даже если вы не найдете в этой книге ответы на все интересующие вас вопросы, она может облегчить работу над письмами, отчетами, предложениями и презентациями.
И самое главное: эта книга возвращает уверенность в том, что деловой стиль русского языка может быть понятным, лаконичным и, если хотите, изящным. И это совсем не тот бюрократический язык, с которым каждому приходится сталкиваться и к которому так не хочется привыкать. Я уверена, что книга будет интересна большому количеству читателей.
Есть вопросы. на которые нет ответов. Для меня таким вопросом был до последнего времени «Что посоветуете почитать на тему делового письма?»
Я на эту тему веду семинары, вопрос мне задавали постоянно, а порекомендовать было нечего. Как ни удивительно, не было в книжных магазинах внятного учебника — задачника — справочника, который бы в одной книге освещал все вопросы деловой переписки и, шире, создания деловых и продающих текстов.
Были справочники секретарей, была «высоколобая литература» по лингвистике, было пособие Норы Галь для переводчиков, била сложно-заумная Барбара Минто со своей пирамидой… А того, что надо, не было.
И вот теперь есть. На прошлой неделе вышла книга Саши Карепиной» Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». По-моему, супер-книга. То, что давно требовалось.
Чем она меня так зацепила?
- Во-первых, системным подходом. В книге по полочкам разложено, от чего зависит результат нашего письма, показаны основные рычаги — и объяснено, как за эти рычаги дергать.
- Во-вторых, практичностью. Никакой филологической зауми в книге нет. Все понятно, на языке нормального человека, для которого письмо это инструмент в работе. Специально для этого человека, с ответами на его вопросы.
- В третих, нескучностью. Вы много видели книг по деловому письму с веселыми картинками — иллюстрациями? Я видел — но исключительно у американских авторов. У наших — впервые. Причем иллюстрации для «Искусства» Саша рисовала сама. Кто знает, как она умеет похулиганить, и помнит рисунки на ее тренингах — тот сможет представить.
- В четвертых — неожиданной познавательностью за рамками делового письма. Вы знаете, с какого письма началась история джинсов? Читали наставления жителя древнего шумера своему сыну? Прочтете — узнаете. В книге этого гуталину…
В Интернет-бутике Боффо, где сейчас продается книга, выложены две главы из книги в свободном доступе. Можно прочесть и оценить самому, подходит это вам или нет. Мне подошло. Чего и вам желаю!
Я всегда ждал этого вопроса — и опасался его. После каждого семинара по деловому письму участники спрашивали меня: а что посоветуете почитать на эту тему? И каждый раз мне нечего было им посоветовать. Ну не было у нас в продаже толковых русскоязычных книг по деловой переписке. Были по делопроизводству, были по языкознанию — а вот таких, чтобы дать человеку, который использует тексты в своей работе, и чтобы этот человек смог найти там все необходимые советы, не было.
А теперь есть. Сегодня мне принесли наконец книгу Саши Карепиной «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». Собственно, я сомневался. С одной стороны, много читал Сашу. А с другой, всегда страшно… Но книга начинается предисловием Радислава Гандапаса — оно-то меня и «добило». Купил. Читаю. Дов-о-oлен! Очень рекомендую.
Первое, что бросается в глаза — книга абсолютно не скучная. Даже, пожалуй, хулиганская. С веселыми иллюстрациями автора — во первых. С примерами из Зощенко, Чехова, с глиняных шумерских табличек и даже… из блатной лирики во вторых. Мои любимые примеры это письмо соседу (Чехов) и письмо, с которого началась судьба джинсов. Впрочем, не буду раньше времени 😉
Тем более, что это совершенно не только «книга чтоб поржать». Да, все начинается с занимательных и веселыш штук — но потом, когда прием объяснен, Саша его обязательно показывает на реальной, рабочей ситуации. Причем все письма для реальных ситуаций, все клише и шаблоны можно скачать в электронном виде с сайта книги. Мне как тренеру это суперудобно.
Александр Волченков
Бумажная книга. Время моего прочтения: 2,5 часа. Оценка 5 баллов из 5 возможных.
Стоит на «ближней полке», даю почитать другим.
Некоторые друзья и знакомые считают меня «писучим». Да, я пишу немало и горжусь этим.
Но даже с моим опытом написания самых разных текстов эта книга цапнула меня за душу. И тому есть несколько причин:
- Она написана простым и хорошим языком
- В ней есть весьма тонкая ирония и налёт прелестного юмора (особенно в картинках и примерах) — раскочевряжить самое знаменитое литературное письмо для ЛЮБОЙ целевой аудитории надо уметь, и у Саши это получилось.
- Отличная система написания деловых сообщений, причём самых разных (от предложений до информирующих писем)
- Действительно, как и обещает заглавие, есть рабочие модели и чёткие инструкции инструменты…
Но есть и ложка дёгтя в этой капле амброзии. Если вам нужно написать продающий текст, то не ищите здесь советов к этому делу. Раздел, посвящённый продажным текстам, тут есть, но честное слово, он не самый сильный ни в книге, ни в бизнес-литературе в целом. Можно понять автора и издателей, которые следят за модными трендами. Но похоже, что продающие тексты — не самое сильное место Саши.
Но всё равно поставил 5 из 5, потому что люблю понятливость, простоту, чёткость и живой инструментализм. А в этой книге всех любимых мной вещей более чем достаточно.
Вера Пантелеева
Краткий отзыв на крайне полезную книгу “Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты”. Краткий потому, что этой книгой надо пользоваться, а не читать отзывы о ней!
Сколько писем вы пишете за день? Мои коллеги пишут и получают, по их словам, от 100 до 200 писем в день (я бы с ума сошла))). Кто-то из нас пишет меньше, кто-то больше, но объединяет нас то, что ЭТО делают все. И будет хорошо, если вы ЭТО будете уметь. То есть будете уметь писать письма, которые достигают своих целей.
Перед нами книга именно о том, как написать такое письмо. Официальное или не очень, просьбу или отказ, претензию или оправдание. О том, как построить текст, и даже как его отформатировать.
Так как книга полезная вся, и ее стоит читать целиком, то приведу только несколько полезностей:
- Принцип дерева в построении текста: сначала заглавная фраза объясняет, с чем мы пришли, затем заглавные фразы абзацев крупными мазками обрисовывают ситуацию, потом “рядовые” предложения сообщают детали. (подробнее именно о построении текста можно почитать в “Пирамиде Минто”)
- Нужно найти “грош” — то, что интересует и волнует адресата, отвечает его потребностям, — и показать этот грош.
- Если нам нужны действительно понятные тексты, то подлежащие и сказуемые в этих текстах нужно делать конкретными и информативными. И если мы говорим о действии, то суть этого действия в сказуемом должен передавать глагол.
- Предложения должны начинаться с самого главного (подлежащее-сказуемое, уже потом детали).
- Варианты лид-абзаца (то, что в самом начале): записываемся во влиятельные; записываемся в близкие и знакомые; стараемся понравится; убеждаем, что пропадем без адресата; заинтересовываем и интригуем.
Там очень много всего, но я боюсь переписать всю книгу, если начну выписывать что-то еще )
В каждой главе приводится пример письма, в том числе и из классики (Чехов, Пушкин, Крылов), который соотвествует заданной теме. Один из примеров можно прочитать только ради удовольствия — переписка жильцов с начальником ЖЭКа.
По-хорошему, надо написать, что эта книга должна быть настольной, ее надо перелистывать при составлении трудных писем, пока все советы не впечатаются в кончики пальцев и не войдут в привычку. Все это так. Но если держать на столе все настольные книги, то на нем скоро не останется места для работы и придется заводить второй стол. Но!
Даже если этой книги нет под рукой, можно пользоваться шаблонами писем для разных обстоятельств (что я и делаю время от времени). В них четко описано, что должно быть в том или ином письме. Эта информация может здорово помочь, особенно, если не знаешь, как подступиться к тексту.
Только не переусердствуйте. Как в любом деле, в письмах не стоит чересчур увлекаться, переходить за невидимую грань. А то вот напишешь одному умному человеку “тебе, как умному человеку, должно быть понятно…”, а он вдруг коситься на тебя станет. Пример из жизни, между прочим! Будьте внимательны 😉
Все остальное для того, чтобы писать необыкновенные письма, вы найдете в книге “Искусство делового письма”. Она читается чуть ли не на одном дыхании (а когда нужно написать важнейшее письмо, то и на двух — читается и перечитывается!).
Jsalt
Сложно представить, что сейчас еще есть люди, которые не пользуются электронной почтой. Но даже, если такие и имеются, непременно все пишут письма.
Деловому человеку, сколько бы у него не было желания, переписки не избежать. Чтобы показать свой профессионализм во всех планах он обязан грамотно писать. Имеется в виду не только пунктуация и орфография, но и стиль письма.
Эта книга панацея, для офисного работника. С помощью книги, вы научитесь не только грамотно отказывать, но и грамотно продавать. Полезность книги на высшем уровне. Обязательно держать на столе, хотя бы из-за практических примеров.
sashakarepina.com