Содержание

Как эффективно провести семинар-совещание? | Работа, карьера, бизнес

Итак, я хочу поговорить с Вами, мой уважаемый читатель, про такую интересную тему, как семинар-совещание. Вообще, это один из любимейших мной видов совещаний. В плане того, что на них можно почитать интересный журнал, решить какие-то свои проблемы, поразгадывать кроссворды, наконец! Но это, конечно, шутка. Хотя многие этот вид совещаний так и рассматривают.

На самом деле семинар-совещания приносят огромную пользу. В отличие от обычных совещаний вас никто не напрягает, не спрашивает вас о результатах работы или выполненных заданиях. Можно спокойно сидеть и повышать свою квалификацию. Причем в последнее время семинар-совещания проводятся в интерактивном режиме.

Итак, что нужно конкретно нам с вами, если мы оказались на семинар-совещании? В-первых, конечно же, серьезное отношение к данному виду совещаний. Это серьезно. Государство или частные фирмы тратят большие деньги, чтобы проводить обучение и повышение квалификации своих служащих.

Как проводить семинар-совещание? Семинар-совещание должно быть тщательно продумано, вплоть до мелочей.

Вначале желательно обсудить тему будущего семинара, с привлечением специалистов. Набросать схему выступлений, причем тематика должна быть строго выдержана.

Должна соблюдаться последовательность тематик выступающих. Если, к примеру, идет семинар по теме статистики по переписи населения, то вначале должна идти история переписи, методы, сроки проведения и т. д.

Обязательно соблюдение регламента. Хороший емкий доклад должен укладываться максимум в 25 мин. Бывает докладчик, увлекшись, читает доклад на протяжении часа. Вы представляете себе это безобразие? Некоторые успевают выспаться за это время!

В таких случаях председательствующий должен корректно намекнуть выступающему о регламенте выступлений.

Иногда слушатели выказывают желание сами высказаться по данному вопросу. Для этого можно в конце семинара устроить круглый стол по обсуждаемым вопросам.

О мелочах. Если есть возможность, при проведении семинаров желательно рассаживать слушателей по кругу. Очень желательно, чтобы они сидели за столами и имели возможность конспектировать услышанное. Также круглый стол создает более демократичную обстановку, давая возможность вести семинар в интерактивном режиме.

Естественно, очень хорошее впечатление производит, когда перед слушателями лежит элементарный набор канцелярии: ручка, карандаш, пара листков бумаги, а также минеральная вода. Это продемонстрирует слушателям внимание, которое им уделяется, и повысит их ответственность.

Здесь приведен самый необходимый минимум. Конечно, вариаций множество, вплоть до того, что, если совещание рассчитано на длительное время, можно провести перерывы на кофе-брейк. Как показывает практика, на таких перерывах обсуждение вопросов совещания продолжается в более непринужденной обстановке.
Ну что ж, включаем свое воображение, пользуемся советами и вперед, проводить совещание!


shkolazhizni.ru

повышаем эффективность – Твой план

Как часто ты сидел на совещаниях, которые, перевалив по длительности за 2 часа, пытались решить одновременно все проблемы на свете? Когда люди, красные от духоты, теряя самообладание от усталости, начинают пытаться перекричать друг друга в попытке найти правильное решение? Когда каждое совещание кончается ничем, а все участники клянутся себе, что больше никогда снова не соберутся на эти бессмысленные встречи?

Проведение совещаний — это один из ключевых методов управления персоналом, однако делать это эффективно не так просто.

Примечание. В этой статье мы говорим о совещаниях, которые назначены для решения конкретных вопросов. О том, как использовать совещания в качестве инструмента регулярного контроля, можно узнать в статье о формах системной коммуникации.

Из чего складывается эффективность совещания?

Если применять к оценке эффективности совещаний популярную логику расчета окупаемости инвестиций (ROI, return on investment), то получится примерно следующее:

Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников * средняя зарплата участников)

Очевидно, что увеличивая ценность принятых решений (числитель) и уменьшая время совещания и количество участников, а также исключая из него высокооплачиваемых участников (знаменатель), можно максимизировать отдачу от него.

Эта статья посвящена тому, чтобы научить тебя извлекать максимум из совещаний при минимальных временных и эмоциональных потерях участников.

Подготовка к проведению совещания

А нужно ли именно совещание?

«Совещания — это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше.»

— Петер Друкер, «Эффективный руководитель».

Из-за высокой стоимости совещания его ROI зачастую меньше ROI звонка, переписки или обмена мгновенными сообщениями. Совещание нужно только в тех редких случаях, когда другие способы общения будут менее эффективны. Как правило, должны совпасть несколько из следующих условий:

  • Сложность. Обсуждаемая тема настолько сложна, что участникам необходимо вместе смотреть на визуальные материалы, чтобы не выпадать из потока обсуждения. Например, обсуждается архитектура сущностей базы данных или сложный бизнес-процесс проверки кредитной заявки.
  • Срочность. Обсуждаемая тема настолько срочна, что выработка плана действий на эту тему по электронной почте затратит непозволительно большое количество времени.
  • Важность. Обсуждаемая тема настолько важна, что ее важность перекрывает любые возможные временные затраты участников группы на проведение совещания.

В остальных случаях можно смело отказываться от сбора совещания в пользу обсуждения по электронной почте или телефону.

Четко обозначь цель и повестку совещания

Как и любое другое начинание, без четко выраженной цели совещание обречено на провал.

Цель любого совещания — разработать конкретный план действий. Не «обсудить возможности», не «решить вопрос», а «поручить такому-то сделать то-то к такому-то числу». Любая другая постановка цели может привести к тому, что совещание не будет иметь никаких последствий.

Поэтому при назначении встречи четко перечисли участникам, план действий по решению какой проблемы или проблем ты хочешь получить и разошли им получившуюся повестку. Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельном обсуждении, а обсуждаемые вопросы будут относиться к их сфере интересов. Они придут на встречу, заранее проработав обсуждаемые вопросы, подготовив данные и предложения.

На случай, если для совещания не хватит отведенного времени, вопросы в повестке должны быть отсортированы по убыванию важности (тогда вы успеете обсудить самое важное) или по возрастанию сложности (тогда вы успеете закрыть максимум вопросов).

Не приглашай лишних участников

Каждый человек на совещании неизбежно будет тратить общее время своими выступлениями и вопросами, будь-то из искреннего интереса к проблеме или чтобы просто оправдать свое присутствие. При этом вероятность того, что дополнительный человек будет знать что-то, чего не знают другие, уменьшается с ростом числа участников. То есть, вдобавок к очевидному росту временных затрат группы, увеличение числа участников уменьшает эффективность обсуждения.

Рекомендуется не превышать границу в 5 участников. Каждый участник должен быть просеян через следующее «сито» вопросов:

  • Обладает ли он исключительными знаниями предмета, которыми не обладают другие участники совещания?
  • Затрагивает ли обсуждаемая тема его интересы? Не совпадают ли его интересы с интересами любого другого участника?
  • Готов ли этот человек к конструктивному обсуждению?
  • Достаточно ли будет просто известить ли этого человека о результатах совещания?

Проведение совещания

7 правил проведения эффективных собраний:

  1. Один говорит… Не давай участникам перебивать друг друга. Мало того, что это проявление неуважения, так скорее всего, в момент одновременного говорения участники не пытаются друг друга понять, что не идет на пользу совещанию в целом.
  2. …а все остальные слушают. Залог эффективного обсуждения в том, чтобы все в группе следили за тем, что говорится в группе. У всех должна быть одинаковая «картинка» обсуждаемой проблематики. Как только группа разбивается на несколько дискуссий или кто-то начал отвлекаться (например, проверять почту на телефоне или просто «уходить в себя»), дальнейшее время будет потеряно, пока группа снова не станет единым целым. Все, что происходило, пока кто-то «отсутствовал», придется для него повторять, тратя на это время всех остальных.
  3. Ближе к делу! Несмотря на то, что, уставая, люди хотят расслабиться и поговорить на отвлеченные темы, любой подобный уход в сторону тратит время всех участвующих и отдаляет вас от достижения решения. Мягко возвращай всех к теме обсуждения.
  4. Боритесь с проблемой, а не с людьми. В пылу обсуждения участники могут позволить себе замечания, которые другие могут воспринять на личный счет. Подобные ситуации, если их не гасить в зародыше, неминуемо испортят рабочую атмосферу, создадут ненужную напряженность, «выведут из строя» затронутых участников, потратят время и, скорее всего, помешают группе достичь своих целей. Немедленно прекращай обсуждения, зашедшие «не в то русло».
  5. Фиксируйте все сказанное. Это можешь делать ты или другой участник, которому ты поручишь роль секретаря собрания. Без фиксации группа начнет забывать те факты или выводы, которые были произведены, и эффективность процесса неминуемо упадет. Кроме того, записи помогают группе экономить время, позволяя говорящему просто указывать на ту или иную часть записей вместо того, чтобы подробно объяснять, что конкретно из уже сказанного он имеет сейчас в виду. Фиксация должна происходить на листе бумаги, который виден всей группе, или на доске, висящей на стене.
  6. Делайте перерывы. Используй метод помидора (работать циклами, подразумевающими 5-минутный отдых через каждые 25 минут работы). По моему опыту, совещания, длящиеся более полутора часов, вовсе теряют свою эффективность в силу усталости участников. Подобные совещания лучше прервать, перенеся продолжение на другой день.
  7. Если группа больше не нужна, расходитесь. По мере обсуждения проблемы остается все меньше и меньше сложных вопросов, требующих всеобщего обсуждения. Если ты понимаешь, что проблема распалась на несколько задач, требующих индивидуального исполнения, нет смысла тратить общее время на групповое обсуждение — совещание нужно завершать. Если же собрание заканчивать еще рано, но уже есть люди, знания которых в дальнейшем обсуждении не потребуются или интересы которых более не будут затрагиваться, отпусти их.

Роль организатора собрания

Организатор совещания, то есть ты, отвечает за то, чтобы оно не прошло зря. Ты должен:

  • следить за соблюдением всех правил обсуждения, описанных выше
  • прерывать тех, кто их нарушает
  • резюмировать решение группы
  • следить за повесткой и определять момент, когда группа переходит к следующему вопросу

Завершение совещания и подведение итогов

В конце совещания вернись к его цели — разработка плана действий. Этот план фиксируется в протоколе совещания. В протоколе важна не форма, а содержание. Этот протокол должен:

  • существовать не в устном, а в письменном виде
  • не допускать разных трактовок
  • быть написан языком, который будет понятен и через три месяца
  • по каждому пункту содержать ответственного за исполнение и срок

Разошлите протокол всем участникам и другим сотрудникам, которые были назначены ответственными за исполнение пунктов протокола.

См. также: Список задач сотрудника — 10 заповедей правильного ведения.

А как проходят ваши совещания?

Каким было самое неэффективное совещание, на котором вы были? Как сделать совещание наиболее эффективным?

tvoyplan.com

Как правильно проводить совещания. Часть 2.

Как правильно проводить совещания. Часть 2.

НАЧАЛО СТАТЬИ — ЧАСТЬ 1

Контрольная таблица: как правильно проводить совещание

Совещания не родили ни одной великой мысли, но похоронили некоторое число идиотских.
Фрэнсис Скотт Фицджеральд

Большинство менеджеров тратят большую часть времени на совещания. Совещание, это слишком широкое понятие, это может быть беседа с коллегой и большая пресс конференция, на которой ожидается появление главы компании. Но правила успешного проведения совещания могут быть применены в любой ситуации. Мы можем разбить эту процедуру на этап до совещания, во время совещания и после совещания, так как все совещания включают подготовку, выполнение и подведение итогов. Спросите себя:

ДО СОВЕЩАНИЯ

1

Каковы мои цели? Вы надеетесь получить информацию, принять решение или ищите новые идеи? Для всего требуется подготовка. Подумайте и выпишите одно или два предложения, описывающие желаемый исход совещания.

2

А нужно ли мне это совещание? Многие совещания создают больше проблем, чем решают и являются потерей времени. Участники чувствуют, что ничего не достигли. Часто вопросы или решения, рассматривающиеся на совещаниях, могли бы быть решены один на один или исполнителями как приказ. Даже стандартные совещания, проходящие по расписанию, если менеджер считает, что время участников может быть с пользой потрачено для решения других проблем.

3

Обеспечил ли я участников четкой повесткой дня? Повестка дня это не только подготовка, она помогает вам установить порядок обсуждений, который наилучшим способом позволит достигнуть вам ваших целей. Иногда лучше рассмотреть сначала трудные вопросы, особенно если они требуют решения на свежую голову. Иногда их лучше оставить на конец дискуссии.

4

Определил ли я ключевые фигуры? В общем можно сказать, что серьезные люди не любят сюрпризов. Если они чувствуют себя зажатыми в угол, они вряд ли захотят с вами сотрудничать. Разговор с глазу на глаз до совещания может заставить вас пересмотреть вашу повестку дня или укрепит ваши убеждения.

5

Обеспечил ли я участников заранее достаточным количеством информации? Часто много времени уходит на то чтобы «раскачать» людей. Если все исходят из одной и той же информации группа скорее достигнет консенсуса и примет решение.

6

Продумал ли я возможные возражения? Старайтесь не попасться в ловушку, если будет затронут важный вопрос, о котором вы не подумали. Часто опрос участников до совещания помогает избежать этой проблемы. Если вы знаете, что некоторые участники собираются что-то противопоставить вашим целям и предложениям, будьте готовы доказать, что вы предполагали такого рода возражения, и объяснить, почему ваше предложение является более приемлемым.

7

Есть ли у меня поддержка «наверху»? Прежде чем готовиться к совещанию, убедитесь, что ваше начальство поддерживает ваши предложения.

ВО ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ

8

Суммируйте промежуточные результаты. Суммирование результатов поможет свести к минимуму отклонение от темы и отвлеченные рассуждения.

9

Дайте каждому высказаться. Даже если участники совещания имеют в организации разный статус, покажите, что вы цените мнение каждого. Спросите мнение тех, кто не высказывался. Каждый должен сделать свой вклад в результат совещания.

10

Не позволяйте никому доминировать во время совещания и произносить долгие или не имеющие отношения к делу речи. Пресекайте, если кто-то пытается отклониться от темы или действовать согласно собственной повестке дня. Тактично верните дискуссию в нужное русло, если необходимо, сделайте это жестко. Остальные участники будут вам благодарны.

11

Будьте готовы учиться. Как бы тщательно вы не готовились к совещанию, новая информация может изменить ваши планы. Вы заслужите уважение коллектива, если докажите, что можете гибко работать.

12

Принимайте решение по каждому пункту, как только вы чувствуете приближающийся консенсус. Никто не хочет тратить лишнее время на решение какого-то вопроса, и большинство участников будут благодарны лидеру, который примет решение и перейдет к другим вопросам.

13

Заканчивая совещание, кратко изложите, какие цели были достигнуты группой. Это будет выглядеть примерно так: «Мы решили вопросы А, В и С, но нам нужно подумать над X,Y,Z.» Таким образом, участники почувствуют, что работали не напрасно и будут знать чего от них ждут. Вы также сможете составить эффективную повестку дня для следующего совещания. Лучше заканчивать совещание до, а не после намеченного срока. Максимально продуктивная работа продолжается на протяжении двух часов.

ПОСЛЕ СОВЕЩАНИЯ

14

Быстро подведите итоги. Это напомнит участникам о том, какие решения были приняты.

15

Организуйте встречу с участниками, мнение которых не было учтено. Такая встреча не только обеспечит вам обратную связь, но и предотвратит конфликты с людьми, которые могут оказать вам поддержку.

16

Рассылка итогового уведомления посвященного дальнейшим действиям. Это будет план действий на будущее. Участники оставшиеся недовольными результатом совещания могут убедиться, что их мнение будет учтено в будущем.

17

Обеспечьте обещанные ресурсы. Участники совещания будут разочарованы, если они не буду обеспечены средствами выполнения заданий, которые они получили на совещании. Если в данный момент вы не можете предоставить эти средства, объясните почему.

18

Решение принятые во время совещания должны быть выполнены как можно быстрее. Это будет доказательством эффективности проведенного совещания. В конце концов, о людях судят не по словам, а по делам.

Вы можете воспользоваться для проведения совещания этими формами, выбрав предпочтительную для каждого этапа.

КОНТРОЛЬНАЯ ТАБЛИЦА ПЛАНИРОВАНИЯ СОВЕЩАНИЯ
Вы?ДаНетПримечания
1Определили причину совещания?
2Определили цели совещания?
3Выбрали участников и распределили роли?
4Определили процесс принятия решения (например, лидер группы, участники, другой менеджер)?
5Решили когда и где проводить совещание и убедились в доступности помещения?
6Убедились в доступности оборудования?
7Известили участников, где и когда будет проводиться совещание?
8Подготовили повестку дня с причиной и целями совещания?
9Разослали повестку дня всем участникам и акционерам?
10Раздали окончательный вариант повестки дня участникам?
11Уведомили участников, какие вопросы требуют подготовки?
12Убедились, что все приглашенные смогут присутствовать?
13Подготовились (раздаточный материал, доска.)?
ПОВЕСТКА ДНЯ
Тема совещания:
Дата и время:
Место:
Участники:
Причина:
Цели:
ПунктКтоВремя, отведенное на обсуждение
ПЛАН ОБСУЖДЕНИЯ
Тема:
Дата:Время:Место проведения:
Документы для обсуждения:
Участники:
Пункты повестки дняРешения, результаты, мероприятияОтметка о выполнении
Немедленно поручить:

Начните заполнять следующую форму на совещании, чтобы фиксировать последовательность обсуждения и принятые решения. После совещания аккуратно оформите ее и распространите среди участников совещания и других заинтересованных лиц.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ И ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ
Тема совещания:
Участники:
Причина:
Цели:
Повестка дня. Пункт #1:
Альтернативы/Предложения:
Решения или рекомендации:
Повестка дня. Пункт #2:
Альтернативы/Предложения:
Решения или рекомендации:
Повестка дня. Пункт #3:
Альтернативы/Предложения:
Решения или рекомендации:
Действия
ЗаданиеОтветственный за исполнениеДата
ИТОГОВЫЙ ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ
Подразделение, отделДата
Тема:Место проведения:
Дата:
Продолжительность (от — до):
Ведущий обсуждения:Ведущий протокол (с указанием номера телефона):Приглашение / повестка дня от:
Участники совещания:Привлеченные участники:
Результат: *Указание / поручение (срок исполнения):Контроль
* Эти пункты при надобности записываются на нескольких страницахСтраница:

Автор — Марк Федин, президент БКГ («Бизнес Консалтинг Груп»)

НАЧАЛО СТАТЬИ — ЧАСТЬ 1
ПРОДОЛЖЕНИЕ СТАТЬИ — ЧАСТЬ 2

Назад, на главную страницу (верхний пост).

Я в Twitter,  Facebook,  Вконтакте.

am555.livejournal.com

реферат на тему или по теме или есть ещё варианты?

Реферат
тема:….

реферат на тему. А можно просто Реферат а ниже Тема: и пишеш тему.

Лучше всего реферат на тему: «….». Всегда так писал и всё находил.

лучше в яндексе напиши скачать курсовую, реферат и сразу название темы, он их тебе вагон и тележку выдаст

Как педагог, могу заверить — Реферат НА тему!

Удачи!

Соглашусь с Ташой

Реферат на тему и дальше тема.
А можно просто Реферат а ниже Тема: и пишеш тему

оформляется так
Учебное заведение
Реферат
Дисциплина
Тема
Выполнил

оповидання на тему ( чи можно выковать в соби здатнисть спивчуваты иншым людям)

«По теме» — научный стиль, «на тему» — разговорный стиль.

touch.otvet.mail.ru

6 правил проведения совещаний, которые улучшат их результативность

Плохо организованные совещания абсолютно бесполезны и даже вредны. Потому что сами по себе они добавочной стоимости не создают, а вот времени на них тратиться может огромное количество. Каким должно быть собрание, чтобы действительно двигать, а не стопорить рабочий процесс? Как сделать его полезным при минимуме затрачиваемого времени? Ответы на эти вопросы не вычитаешь в книге, не услышишь на конференции и семинаре. Однако, обобщив и проанализировав опыт, я разработала шесть основных правил проведения совещаний.

В этой статье вы прочитаете: 

  • Ключевые правила проведения совещаний
  • Примеры проведения совещаний

Правила проведения совещаний, о которых пойдет речь в статье, разработаны мной на основе многолетнего корпоративного опыта. Надеюсь, они помогут вам ответить на вопросы: «Как правильно проводить совещания? Какие правила проведения совещаний необходимо учесть?».

Правило № 1. Хороший менеджер ищет не повода назначить совещание, а возможности избежать его

Как правильно проводить совещание, чтобы повысить его результативность? Эффективность собрания можно рассчитать чисто математически. Десять человек тратят на то, чтобы обсудить тезис, гораздо больше времени, чем двое: каждому нужно высказаться, каждого придется выслушать. Тем более что во время собраний коллективная мысль принимает самые причудливые формы.

Если отвлечься от идеи дисциплины, действительно ли всем участникам, приглашенным на совещание, необходимо на нем присутствовать? Не эффективнее ли будет серия коротких встреч с глазу на глаз? К тому же во время совещания возникает так называемая групповая динамика, когда случайное «доколе?» грозит перерасти в стихийное раздражение. Насколько эффективным будет обсуждение проблемы в такой обстановке?

И уж точно не следует проводить собрание, если нужно отчитать сотрудника. Увольняйте, если больше не верите в его успех, или беседуйте наедине. Ругать человека прилюдно значит свести его мотивацию к нулю. Также не стоит собирать совещание, если надо обсудить проблему, в которой вы еще не разобрались и даже не представляете, как разложить ее по задачам. Такое собрание — это разговор ни о чем.

Правило № 2. Каждому собранию — свой формат в зависимости от цели

Для каждого типа собраний существует наиболее удобный формат, и поэтому, планируя совещание, руководитель должен ответить себе на вопрос: какова моя цель? И если ответа на этот вопрос нет (или он сформулирован как «обсудить»), не стоит торопиться назначать время и дату. Собрание, не имеющее цели, не может привести к результату.

Правило № 3. Придерживаться сценария

Планируя совещание, непременно продумайте его сценарий в зависимости от цели собрания, состава участников и выбранного формата. Сценарий «проблемного» собрания может выглядеть как на рисунке 1, а может и по-другому. Универсальное правило проведения совещания здесь только одно: в хорошем совещании, как и в хорошей драме, должны быть завязка, развитие действия, кульминация и развязка.

Правило № 4. Необходимо тщательно подготовиться к собранию

Начинать процесс подготовки к собранию следует с хорошей пояснительной записки по проблеме, которую планируется рассматривать на совещании. Записка направляется всем участвующим в обсуждении руководителям и специалистам. Такое письмо излагает факты, формулирует вопросы и дает возможность сформировать конкретные предложения и всесторонне их обдумать, базируясь не на предположениях, а на объективных данных. А после собрания следует написать письмо-протокол, показывающее, какого прогресса удалось достичь. Это письмо содержит уже конкретный план действий.

В комплексном плане решения какой-либо проблемы совещание — это «серединка сэндвича». Весь план может выглядеть, например, как на рисунке 2. На этом примере легко увидеть, что собрание само по себе проблем не решает. Шаг 2 без предваряющего его шага 1 превратится в действо эмоциональное, но ничем не подкрепленное, как и шаг 5.

Относитесь с уважением ко времени участников совещания: готовьтесь к нему сами и помогайте подготовиться коллегам, чтобы потом использовать общие 20–30 минут с максимальным КПД.

Правило № 5. Решить, какие совещания, для чего и как часто будут проводиться

Частота проведения собраний зависит от типа собраний, их целей и сферы деятельности компании. Например, ведущие проект разработчики ПО проводят scrum-meeting1 каждый день, но для работников коммерческого отдела можно рекомендовать вторник и четверг.

1Scrum — набор организационных принципов, применяемых при разработке программного обеспечения, особенно в сжатые сроки. Сам спортивный термин scrum позаимствован из регби и означает схватку вокруг мяча.Scrum-meeting — ежедневное жестко структурированное15-минутное собрание команды, пульс проекта.

В любом случае коммерческий директор может разработать для своей компании некий пакет совещаний (таблица 1). Обязательно обратите внимание на формулировку «построить алгоритм устранения проблемы» — она очень важна.

Ведь совещание проводится именно для того, чтобы составить план действий, руководствуясь которым мы устраним проблему и перестроим нашу работу так, чтобы она не появлялась впредь. Конечно, невозможно полностью абстрагироваться от вопроса «кто виноват?», но ответ на него необходим для того, чтобы затем поставить вопрос «что делать?».

Таблица 1. Форматы корпоративных собраний







Цель собрания

Рекомендуемый формат

Обменяться информацией, синхронизировать действия

Планерка. Каждый из участников четко отвечает на стандартные вопросы, например «Какую задачу решаю, как далеко продвинулся?», «Когда ожидается результат?», «Какие есть препятствия, какая помощь необходима?». Важно, чтобы модератор пресекал попытки участников перейти к обсуждению проблем: для этого будут назначены специальные время и место. На планерке достаточно заявить о проблеме — коротко, четко, конструктивно

Похвалить одних, отругать других, воодушевить всех

Идеологическое собрание. Ругать прилюдно не надо, а похвалить и воодушевить — пожалуйста! Такое собрание должно быть позитивным, но тем не менее по существу — будьте готовы привести конкретные убедительные факты

Решить проблему

«Проблемное» собрание. К такому совещанию нужно тщательно подготовиться. Инициатор собрания, посвященного работе с конкретной проблемой, продумывает сценарий собрания, готовит вопросы к обсуждению, исполняет роль фасилитатора, искусно направляющего обсуждение проблемы в продуктивное русло

Обучить

Учебное собрание. Этакий мини-тренинг без отрыва от производства, который должен быть управляемым — качественно подготовленным и отлично модерируемым. К этому же формату относятся так называемые кружки качества, на которых анализируется прошлый опыт и формулируются выводы по улучшению будущих процессов и результатов

Взять ситуацию под контроль (SOS)

Экстренное собрание. Это способ быстро найти выход из сложившегося опасного положения. Не давайте такому собранию плавно превратиться в «проблемное» — созванное внезапно, оно в таком случае будет обречено на поражение. Быстро и деловито примите решения по экстренным событиям: кто, что, когда и как будет делать. Обсудить проблему, которая привела к сигналу SOS, нужно позже в формате полноценного «проблемного» совещания

Правило № 6. «Проблемные» совещания требуют стереовзгляда на проблему

Это очень важное правило проведения совещаний. Для того чтобы «проблемное» собрание прошло успешно, нужно убедиться в том, что присутствующие видят проблему со всех сторон. Для развития стереовзгляда вполне годится метод де Боно «шесть шляп» (рисунок 3): каждый участник собрания как будто носит (или все по очереди надевают одну и снимают другую) шляпу определенного цвета, диктующую психологическую модель и принципы его поведения.

Очевидно, что, если большинство присутствующих на собрании носят Красную шляпу, нас ожидает бесполезная трата времени и нервов — мы не сможем ничего решить. Участник в Желтой шляпе необходим, чтобы воодушевлять присутствующих, участник в Черной шляпе помогает удержаться от необдуманных рисков, а участник в Синей шляпе не дает собравшимся забыть о цели встречи и побуждает их двигаться вперед.

Резюме собрания — это инструмент управления, эффективный лишь в умелых руках. Поэтому необходимо совершенствоваться в его применении.

Задайте себе следующие вопросы: достижению какой цели должно способствовать проведение данного совещание? Какую роль выполняет каждый из участников? Как дать им возможность лучше подготовиться к совещанию? Готов ли я сам? По какому сценарию провести совещание? Каков должен быть его результат? И не торопитесь назначать совещание, если на эти вопросы нет четких ответов.

Вспомните правило № 1 — ищите повод избежать собрания!

Таблица 2. Пример пакета собраний





Мы встречаемся…

Чтобы…

Раз в неделю, в четверг вечером

Кратко обсудить текущие задачи и выяснить, что сделано, какие цели достигнуты и какие есть препятствия и проблемы

Если есть необходимость, но не чаще одного раза в неделю

Провести «проблемное» совещание, построить алгоритм устранения проблемы

В конце каждого месяца (квартала)

Кратко обсудить вклад этого месяца(квартала) в выполнение квартального(годового) плана продаж, оценить промежуточные результаты, скорректировать ожидания и план действий

Источник: предоставлено автором статьи

www.kom-dir.ru

Как правильно провести совещание (собрание)?

Совещание — собрание коллектива для решения, обсуждения каких-либо текущих вопросов. На совещании обычно выслушиваются мнения всех участников и в конце-концов приходят к коллективному решению крупной проблемы или нескольких мелких вопросов.

Прежде всего нужно знать, что совещание не обязательно должен проводить сам руководитель или высший по должности, лучше назначить на эту должность человека, который наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Только такой человек сможет принять действительно общее решение, которое будет полезно как компании, так и удовлетворит всех участников собрания.

Далее запомните, что совещание не должно быть спонтанным и загадочным. Что это значит? Заранее предупредите коллектив как насчет даты проведения совещания, так и насчет темы. Пусть люди готовятся по теме совещания заранее, так у Вас будет больше интересных идей и мыслей.

Чтобы все вопросы не решать в один день, сделайте совещания короткими, но регулярными. Ведь бывают случаи, когда Вы накопите множество проблем, а потом часами ищете решение, затягивая одно совещание на несколько часов. Попробуйте решать проблемы по мере их появления.
Например: ежедневно, на 15 минут у Вас будет собрание по текущим делам.

Если для решения проблемы Вам необходимо обсудить ее с одним человеком, то не нужно организовывать из-за этого целое совещание. Вызовите этого человека и поговорите с ним по вопросу.
Также, Вы должны полностью представлять, что будете обсуждать на собрании. Если Вы в чем-то не уверены и тем более не знаете, зачем конкретно проводить совещание, лучше перенести его на другую дату.

Все это больше связано с организационными вопросам, но и они очень важны. Теперь что стоит знать человеку, который занимается проведением совещания?
1.Совещание всегда начинается и заканчивается вовремя. Если Вы выделили для обсуждения вопроса 1 час, соизвольте закончить его ровно за 1 час. Также, если по-расписанию совещание начинается в 12, не опаздывайте, не позволяйте, чтобы в коллективе появилось мнение о несерьезности данного мероприятия.

2.Не старайтесь самостоятельно вести совещание и только говорить. Это прежде всего коллективное решение, поэтому Ваша цель дать слово каждому участнику совещания высказаться, а наиболее интересные, высказанные идеи, записать, чтобы в конце их озвучить, подвести итог.
Также, не позволяйте очень долго высказываться одному человеку — всегда в коллективе есть такой человек (или несколько), который перенимает инициативу в свои руки и навязывает свое мнение другим.

3.Ваша цель задать тон совещания. Вы должны озвучить проблему, рассказать, как Вы сейчас с ней боритесь и уже потом передать слово коллективу, а сами в это время внимательно всех выслушиваете.
Если вопросов, которые необходимо решить, несколько, то переходите от одного к другому постепенно. Лучше начать с более легких вопросов, а затем прийти к более важным и сложным, как бы подготавливая участников собрания.

4.Во время совещания можно отвести время и отдельно поблагодарить, похвалить тех участников группы, которые в последнее время проявили особую активность и чья деятельность сказалась на успехе компании. Укажите каждого человека, которого есть за что хвалить и не забудьте упомянуть, что именно он сделал (для этого, конечно, нужно следить за тем, что происходит в коллективе).
Это вызовет больше уважения к Вам, Вас будут больше уважать ведь Вы не просто руководите, но еще и следите. Кроме того у других участников группы будет стимул работать лучше, чтобы заслужить даже словесного поощрения.

5.Не бойтесь признать свои ошибки. Если в последний месяц по Вашей вине компания несет убытки или в целом что-то идет не по плану, признайте свою вину, а не сваливайте ее на кого-либо еще. Это вызовет большее доверие к вам, как к организатору.

6.Если во время совещания ситуация накалилась, возник конфликт между участниками, можно немного разрядить обстановку и отойти от темы. Позвольте всем немного успокоится. Заранее продумайте интересную историю на этот случай, ведь неизвестно, когда он возникнет. Случай может быть как связан с коллективом, так и просто, из жизни.

7.Если собрание затянулось и люди уже немного подустали, то выделите немного времени на перерыв. Возможно, в это время к ним придут новые идеи.

8.Нередко бывают случаи, когда начиная обсуждение с одной темы, как-то плавно оно переходит на другую. Если такое возникает на совещании Вам необходимо немедленно вмешаться и вернуть разговор в прежнее русло. Вы собрались не на базар, а решать важные вопросы. Это не значит, что в совещании нет места для шуток — есть, но они должны быть уместными.

9.Не теряйте нить собрания. У каждого обсуждаемого вопроса должно быть начало, обсуждение и его решение. Поэтому, как только по вопросу все высказались, Вы озвучиваете все идеи, что Вам понравились и Вы записали, уточняете у коллектива насколько правильно все записано, согласны ли они с этим, и переходите к следующему вопросу.
Если вопрос один и он большой, то только в конце совещания Вы подводите итог.

10.Важно не просто обсудить что-либо с коллективом, но еще важнее определить сроки, в которые нужно решить определенную проблему. Поэтому, обязательно согласуйте после каждого решения насколько быстро его необходимо воплотить в жизнь. Для этого назначьте одну конкретную задачу каждому участнику группы. Или, разделите коллектив на группы, и каждая группа будет заниматься своим вопросом до определенной даты.

11.Во время совещания Вам ни в коем случае нельзя переходить на личности, пытаясь навязать кому-либо свое мнение. Вы должны обращаться к группе, а не к конкретному человеку, если конечно к нему нет каких-либо личных вопросов. Поэтому, приводите объективные, аргументированные доводы, чтобы убедить коллектив, что такое решение наиболее рациональное.

12.Если Вы знаете, что сказанные Вами слова резко настроят людей против Вас, то лучше не произносить их вслух и остаться при своем мнении. Ваш авторитет очень сильно может пошатнуться, если Вы скажите что-то, чего от Вас никто не ждет.

Вот так вот непросто на первый взгляд провести обычное совещание (собрание). Однако, если вдуматься, то все оказывается куда проще. Запомните главное:
озвучили проблему, выслушали мнения, огласили решение — все, больше ничего и не надо. Вам главное следить за тем, что говорят, как себя чувствуют люди и в случае чего разбавить атмосферу, сделать перерыв или же напомнить о теме совещания и вернуть его в нужное русло. Первые разы Вам будет несколько некомфортно проводить совещания, но затем Вы привыкните. А мы с Вами прощаемся на сегодня. Удачи!

answersall.ru

Как правильно провести совещание (собрание)?

Совещание — собрание коллектива для решения, обсуждения каких-либо текущих вопросов. На совещании обычно выслушиваются мнения всех участников и в конце-концов приходят к коллективному решению крупной проблемы или нескольких мелких вопросов.

Прежде всего нужно знать, что совещание не обязательно должен проводить сам руководитель или высший по должности, лучше назначить на эту должность человека, который наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Только такой человек сможет принять действительно общее решение, которое будет полезно как компании, так и удовлетворит всех участников собрания.

Далее запомните, что совещание не должно быть спонтанным и загадочным. Что это значит? Заранее предупредите коллектив как насчет даты проведения совещания, так и насчет темы. Пусть люди готовятся по теме совещания заранее, так у Вас будет больше интересных идей и мыслей.

Чтобы все вопросы не решать в один день, сделайте совещания короткими, но регулярными. Ведь бывают случаи, когда Вы накопите множество проблем, а потом часами ищете решение, затягивая одно совещание на несколько часов. Попробуйте решать проблемы по мере их появления.
Например: ежедневно, на 15 минут у Вас будет собрание по текущим делам.

Если для решения проблемы Вам необходимо обсудить ее с одним человеком, то не нужно организовывать из-за этого целое совещание. Вызовите этого человека и поговорите с ним по вопросу.
Также, Вы должны полностью представлять, что будете обсуждать на собрании. Если Вы в чем-то не уверены и тем более не знаете, зачем конкретно проводить совещание, лучше перенести его на другую дату.

Все это больше связано с организационными вопросам, но и они очень важны. Теперь что стоит знать человеку, который занимается проведением совещания?
1.Совещание всегда начинается и заканчивается вовремя. Если Вы выделили для обсуждения вопроса 1 час, соизвольте закончить его ровно за 1 час. Также, если по-расписанию совещание начинается в 12, не опаздывайте, не позволяйте, чтобы в коллективе появилось мнение о несерьезности данного мероприятия.

2.Не старайтесь самостоятельно вести совещание и только говорить. Это прежде всего коллективное решение, поэтому Ваша цель дать слово каждому участнику совещания высказаться, а наиболее интересные, высказанные идеи, записать, чтобы в конце их озвучить, подвести итог.
Также, не позволяйте очень долго высказываться одному человеку — всегда в коллективе есть такой человек (или несколько), который перенимает инициативу в свои руки и навязывает свое мнение другим.

3.Ваша цель задать тон совещания. Вы должны озвучить проблему, рассказать, как Вы сейчас с ней боритесь и уже потом передать слово коллективу, а сами в это время внимательно всех выслушиваете.
Если вопросов, которые необходимо решить, несколько, то переходите от одного к другому постепенно. Лучше начать с более легких вопросов, а затем прийти к более важным и сложным, как бы подготавливая участников собрания.

4.Во время совещания можно отвести время и отдельно поблагодарить, похвалить тех участников группы, которые в последнее время проявили особую активность и чья деятельность сказалась на успехе компании. Укажите каждого человека, которого есть за что хвалить и не забудьте упомянуть, что именно он сделал (для этого, конечно, нужно следить за тем, что происходит в коллективе).
Это вызовет больше уважения к Вам, Вас будут больше уважать ведь Вы не просто руководите, но еще и следите. Кроме того у других участников группы будет стимул работать лучше, чтобы заслужить даже словесного поощрения.

5.Не бойтесь признать свои ошибки. Если в последний месяц по Вашей вине компания несет убытки или в целом что-то идет не по плану, признайте свою вину, а не сваливайте ее на кого-либо еще. Это вызовет большее доверие к вам, как к организатору.

6.Если во время совещания ситуация накалилась, возник конфликт между участниками, можно немного разрядить обстановку и отойти от темы. Позвольте всем немного успокоится. Заранее продумайте интересную историю на этот случай, ведь неизвестно, когда он возникнет. Случай может быть как связан с коллективом, так и просто, из жизни.

7.Если собрание затянулось и люди уже немного подустали, то выделите немного времени на перерыв. Возможно, в это время к ним придут новые идеи.

8.Нередко бывают случаи, когда начиная обсуждение с одной темы, как-то плавно оно переходит на другую. Если такое возникает на совещании Вам необходимо немедленно вмешаться и вернуть разговор в прежнее русло. Вы собрались не на базар, а решать важные вопросы. Это не значит, что в совещании нет места для шуток — есть, но они должны быть уместными.

9.Не теряйте нить собрания. У каждого обсуждаемого вопроса должно быть начало, обсуждение и его решение. Поэтому, как только по вопросу все высказались, Вы озвучиваете все идеи, что Вам понравились и Вы записали, уточняете у коллектива насколько правильно все записано, согласны ли они с этим, и переходите к следующему вопросу.
Если вопрос один и он большой, то только в конце совещания Вы подводите итог.

10.Важно не просто обсудить что-либо с коллективом, но еще важнее определить сроки, в которые нужно решить определенную проблему. Поэтому, обязательно согласуйте после каждого решения насколько быстро его необходимо воплотить в жизнь. Для этого назначьте одну конкретную задачу каждому участнику группы. Или, разделите коллектив на группы, и каждая группа будет заниматься своим вопросом до определенной даты.

11.Во время совещания Вам ни в коем случае нельзя переходить на личности, пытаясь навязать кому-либо свое мнение. Вы должны обращаться к группе, а не к конкретному человеку, если конечно к нему нет каких-либо личных вопросов. Поэтому, приводите объективные, аргументированные доводы, чтобы убедить коллектив, что такое решение наиболее рациональное.

12.Если Вы знаете, что сказанные Вами слова резко настроят людей против Вас, то лучше не произносить их вслух и остаться при своем мнении. Ваш авторитет очень сильно может пошатнуться, если Вы скажите что-то, чего от Вас никто не ждет.

Вот так вот непросто на первый взгляд провести обычное совещание (собрание). Однако, если вдуматься, то все оказывается куда проще. Запомните главное:
озвучили проблему, выслушали мнения, огласили решение — все, больше ничего и не надо. Вам главное следить за тем, что говорят, как себя чувствуют люди и в случае чего разбавить атмосферу, сделать перерыв или же напомнить о теме совещания и вернуть его в нужное русло. Первые разы Вам будет несколько некомфортно проводить совещания, но затем Вы привыкните. А мы с Вами прощаемся на сегодня. Удачи!

faqforall.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о