Как правильно составить протокол совещания образец – Протокол совещания. Образец 2018-2019 года

Содержание

Протокол производственного совещания образец — Ответственные документы — Каталог шаблонов бланков

Составляем краткий протокол оперативного совещания

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.

Наш словарик

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов* .

Проблемы и решения

Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.

Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.

Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.

Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.

Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.

Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.

Общие правила оформления протокола

Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.

Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.

Обязательными реквизитами протокола являются:

· наименование организации

· наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания

· дата заседания

· регистрационный номер протокола

· место проведения совещания

· подписи.

Текст краткого протокола

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.

В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:

Протокол совещания, стенограмма обсуждения. Пример, шаблон, образец. Структура. Составление. Составить, написать. Инструкция

Структура, шаблон протокола совещания

  • Дата, время и место проведения мероприятия
  • Инициатор
  • Лицо, организующее мероприятие, (с контактной информацией)
  • Список участников (с указанием должностей и контактной информацией)
  • Состав секретариата / ФИО секретаря (с контактной информацией)
  • Стенограмма выступления первого докладчика

  • Первый вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
  • Ответ на первый вопрос (Стенограмма)
  • Второй вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
  • Ответ на второй вопрос (Стенограмма)
  • .
  • Последний вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
  • Ответ на последний вопрос (Стенограмма)
  • Стенограмма выступления второго докладчика

    Принятые решения

  • Первое внесенное предложение (формулировка, кем внесено)
  • Итоговая формулировка с учетом внесенных и принятых корректив и поправок
  • Результаты голосования (обобщенные — при тайном, подробные — при поименном)
  • Принято / отклонено / направлено на доработку
  • Второе внесенное предложение
  • Итоговая формулировка с учетом внесенных и принятых корректив и поправок
  • Результаты голосования
  • Принято / отклонено / направлено на доработку
  • Материалы к совещанию

    Перед совещанием участникам направляются материалы, необходимые для подготовки собрания и принятия решения, например, информационные записки, предварительные версии документов (планов, договоров, бюджетов и т. д.), которые нужно утвердить на совещании. Всем участникам совещания направляется информация о дате, времени и месте проведения, о том, кто выступил инициатором проведения, о контактном лице, которое занимается организацией мероприятия. Контактному лицу можно задавать вопросы организационного характера (как добраться, как заказать пропуск, где парковать машину). Вопросы по существу задаются контактным лицам, которые обязательно должны быть указаны в материалах. По разным материалам могут быть указаны разные контактные лица.

    Пример, образец протокола

    Дата, время и место проведения совещания: 01.10.2010 12:30 — 13:30 Центральный офис. Переговорная N34.

    Инициатор: Генеральный директор Свистунова Ольга Васильевна

    Список участников

  • Свистунова Ольга Васильевна (генеральный директор)
  • Иванов Сергей Семенович (начальник службы безопасности) ([email protected], вн. т. 02345)
  • Ерохин Андрей Анатольевич (начальник службы информационных технологий) ([email protected], вн. т. 02455)
  • Трифонов Геннадий Петрович (начальник финансового департамента) ([email protected], вн. т. 01003)
  • Секретарь собрания: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич

    К совещанию направлялись:
  • Служебная записка начальника службы безопасности о правилах формирования электронных адресов сотрудников
  • Предложения начальника службы информационных технологий о мерах по борьбе со спамом
  • Доклад начальника службы безопасности

    В компании приняты правила кодирования электронных адресов сотрудников (инициалы и первые две буквы фамилии), которые позволяют сторонним лицам легко узнать e-mail любого сотрудника. Это приводит к потокам несанкционированных писем с разнородными коммерческими предложениями и другой бесполезной информацией.

    Вопросов по выступлению задано не было.

    Доклад начальника службы информационных технологий

    Возможности отказаться от имеющихся адресов нет, так как они известны ключевым контрагентам и регулирующим органам. Вношу предложение завести всем сотрудникам еще один ящик электронной почты — для активной переписки. Кодировку разработать такую, чтобы не было возможности идентифицировать по ФИО сотрудника его адрес. Настроить фильтры почты так, чтобы почта на старые адреса подвергалась жесткой фильтрации. Фильтрацию почты на новые адреса сделать более мягкой. По возможности уведомлять контрагентов об изменении адресов. Работы выполнить силами управления информационных технологий.

    Вопрос к докладчику задан начальником финансового департамента: Прорабатывались ли затраты на организацию предложенной системы силами управления информационных технологий? Может быть, более эффективно отдать эти работы на аутсорсинг?

    Ответ . Нет, вопрос не прорабатывался.

    Комментарий начальника финансового департамента: Предлагаю утвердить решение в такой редакции: Управлению информационных технологий разработать меры по исправлению ситуации с адресами электронной почты и проработать вопрос с затратами на их реализацию своими силами и силами аутсорсеров. Принять наименее затратный вариант.

    Ответ . Возражений нет.

    Принятые решения

    Изменить порядок кодирования электронных адресов. Электронные адреса в старой кодировке сохранить, но письма, приходящие на них, подвергать строгой фильтрации.

    Для выполнения поставленной задачи управлению информационных технологий в течение пяти рабочих дней разработать задание на выполнение работ. В течение еще пяти рабочих дней определиться с затратами на выполнение работ своими силами и затратами на аутсорсинг. Определиться с тем, как будут выполняться работы, на основе расчета затрат. Провести работы своими силами или силами аутсорсеров за 15 рабочих дней. Контроль за исполнением решения возложить на начальника службы безопасности.

    Голосование: За: 4, Против: 0, Воздержались: 0. Решение принято единогласно.

    Образец протокола заседания комиссии

    Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте.

    Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.

    1.1.

    2. СЛУШАЛИ:

    Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы …

    РЕШИЛИ:

    2.1. Принять к сведению и использованию в работе …

    2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента. Срок – 21.11.2014.

    2.3. Завершить … к 30.11.2014. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.

    Председательствующий                                                                                 И.М. Загорулько

    Секретарь                                                                                                    М.П. Ягодкина

    Как можно еще составить протокол посмотрите на конкретном примере протокола заседания экспертной комиссии. Приведенный в данной статье образец оформления протокола доступен к скачиванию в формате doc.

    Теперь несколько пояснений. Датой протокола (указывается словесно-цифровым способом) всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Для совместных заседаний указывают составные номера (через дробь).

    Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы.

    Вопросы повестки нумеруются и всегда начинаются с предлога «О…» или «Об…».

    Схема каждого рассматриваемого вопроса строится стандартно: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» (если не было обсуждения или задано вопросов, то эту часть можно пропустить) – «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».

    После фамилии (внимание на падеж – «слушали» кого? и «выступили» кто?) включается в текст протокола основное содержание выступлений (излагается в прошедшем времени от третьего лица ед. числа – «ознакомил», «отметил», «предложил» и т.д.) или оформляется в виде отдельных приложений к протоколу.

    Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах («утвердить положение», «подготовить программу» и т.д.). Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: «за» – 5 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 2 голоса, решение принято 5 голосами.

    Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. В этом случае добавляем гриф утверждения.

    Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.

    Евгения Полоса

    ** Если вам необходима ПОМОЩЬ ЮРИСТА, получите online консультацию сейчас .

    Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

    Образец. Форма краткого протокола

    ФОРМА КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

    Наименование

    предприятия

    ПРОТОКОЛ

    «__»______ 20__ г.

    Nо.______________

    _________________

    Производственного

    Председатель — ______________________________________________________

    Секретарь    — ______________________________________________________

    Присутствовали: _____________________________________________________

    (долности, фамилии, инициалы)

    Рассмотренные вопросы:

    1. _____________________________________________________________

    _____________________________________________________________________

    2. _____________________________________________________________

    _____________________________________________________________________

    Принятые решения:

    1. _____________________________________________________________

    Подготовка совещаний и оформление протокола

    О каком протоколе пойдет речь?

    В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.

    Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций — протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

    Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия — собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

    В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

  • и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
  • и распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение).
  • В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. д.

    Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др. то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

    Подготовка к проведению совещания

    Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

    Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

    Выражается это в наличии:

  • регламента работы
  • плана работы на ближайший год
  • собственного аппарата, возглавляемого секретарем.
  • Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа (программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

    В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

    Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления (т.е. распорядительного документа) данного коллегиального органа.

    Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год. в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

    Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат. который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

    Подготовка собраний

    Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

    В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

    Первым документом из этого ряда является повестка дн я. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

    Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

    В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников.

    Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта первый — более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

    Источники: www.profiz.ru, hw4.ru, delo-ved.ru, www.bddo.ru, www.delo-press.ru

    iskovoepismo.my1.ru

    Протокол совещания — образец протокола совещания на 2018 год

    Протокол — это документ с помощью которого можно оформить обсуждение, принятие решений по результатам совещания, собрания, включая общего жильцов многоквартирного дома, заседания, семинара и тд. При этом данный акт важно правильно составить или его заполненный образец не будет иметь юридической силы. В результате этого результаты, которых удалось достичь путем переговоров и голосования жильцов многоквартирного дома не будут действенными.

    Форма протокола совещания – образец как правильно оформить

    Любой акт составляется произвольно, то есть его форма законодательно не утверждена. Но образец такого документа должен содержать следующую информацию:

    • 1. Название документа, например, протокол общего совещания, собрания собственников многоквартирного дома, совещания попечительского совета в детском саду, родительского собрания, производственного совета при директоре и тд;
    • 2. Наименование организации, общества, прочего, к примеру, клуб аквариумистики;
    • 3. Место, где был составлен акт;
    • 4. Номер, дату.

    Дальше форма должна содержать вводную часть, где указывается имя председателя собрания и его секретаря. После этого идет раздел «Присутствовали», где поименно указываются все участники совещания, собрания. Все приглашенные, но не участники совещания отмечаются в соответствующем разделе «Приглашенные». Также в водной части прописывают повестку сбора.

    После всего указанного форма акта должна содержать основную часть. Правильно заполненный образец документа будет иметь в данной части столько же разделов, сколько вопросов указано в повестке. То есть указывается вопрос, а затем следует подробно оформить сведения о том, кто выступал, данные о их докладах, мнениях участников, учитываются замечания, реплики и тд. Есть короткая форма данного акта, то есть протокол содержит только фамилии выступавших, какое решение принято по вопросам из повестки. Но нужно учитывать, что такая форма больше присуща для совещания, которое носит оперативный характер.

    Любой раздел  должен иметь три части: «Слушали», «Выступили», «Постановили». Каждый протокол должен быть подписан председателем и зарегистрирован или его заполненный образец будет считаться не правильно оформленным. Составить и оформить документ можно на основании звуковых носителей, черновых записей, докладов, проектов, прочего материала.

    Протокол оперативного совещания образец

    Любой протокол оперативного совещания оформить и составить надо по общей для всех случаев форме, но поскольку такой документ предназначен для быстрого решения какого-либо рабочего вопроса, то обычно используется краткая форма. То есть во вступительной части указываются вопросы, а в основной указываются фамилии, инициалы выступавших и какое было принято решение. И это будет считаться правильно составленным образцом.

    Скачать типовой пример можно по ссылке:

    Протокол совещания образец по ГОСТу

    Указывает, как правильно составить, оформить образец протокола совещания ГОСТ Р 6.30-2003. Там указана форма данного акта изложенная в начале статьи. Также по ГОСТу надо уделить внимание подготовке к мероприятию. которая начинается с того, что следует правильно составить, оформить повестку, которая вручается всем участникам будущего мероприятия.

    Проведение сбора собственников многоквартирного дома подразумевает наличие голосования по вопросам внесенным в повестку. Поэтому акт должен указывать есть ли кворум, если его нет, то можно провести голосование не в ходе собрания. Но всю такую информацию должен правильно отображать протокол общего собрания собственников многоквартирного дома.

    В остальном заполненный образец документа ничем не отличается от других вариантов. Составить, оформить его должен тот же секретарь, который описывать ход мероприятия, должен вести обязательную запись всего, что говорится, утверждает протокол руководитель — председатель, счетная комиссия не нужна, но владельцы жилья могут создать ее своим решением. Правильно заполненный акт подлежит регистрации.

    Протокол собрания жильцов многоквартирного дома – как оформить?

    Часто люди путают понятия жилец и собственник многоквартирного жилья, у жильцов нет оснований проводить какое-либо совещание, собрание и тем более составлять об этом протокол, так как они должны быть объедены в какую-то организацию. Поэтому юридическую силу может иметь только правильно заполненный образец документа, который решили составить, оформить собственники того же многоквартирного дома в ходе своего общего собрания.

    Как написать протокол родительского собрания в детском саду и школе

    Правильно заполненный образец акта о родительском сборе в детском саду, школе имеет такую же форму, как в любом другом случае. Но, как и в ситуации с собственниками многоквартирного дома есть свои особенности. Например, правильно будет, если участники такого совещания начнут с протоколирования отчетности о выполнении решений предыдущего. В повестке не стоит указывать слово «разное», как часто делают или заполненный образец акта с такого общего мероприятия родителей может стать недействительным.

    Нужно указывать конкретные цифры, когда описываются расходы. Обязательно указывают фамилии ответственных за выступление, выступающих и тд. Если проводится голосование, то надо оформить точные их результаты, с указанием за, что голосовали, к примеру, за попечительский совет. Когда присутствует директор, любое другое лицо тогда нужно составить их список и внести в раздел «Присутствуют». Так же заполненный образец общего родительского мероприятия должен указывать кто секретарь, кто председатель. То есть составить такой акт человек без имени не может. Любой заполненный образец должен утвердить председатель. Также надо составить список всех присутствующих во время родительского совещания.

    Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

    Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): Загрузка… Следующая статья
    25.08.2016 — 15:35 Предыдущая статья
    25.08.2016 — 15:02

    ogic.ru

    Составляем протокол совещания

    Регулярные совещания – неотъемлемая часть работы любой организации. От масштаба компании зависят особенности проведения мероприятий – чем крупнее организация, тем серьезнее должны быть темы обсуждения. Для этого необходимо правильно составлять протокол. Именно этому вопросу посвящена данная статья.

    Из статьи вы узнаете:

    Протоколирование заседаний – это неотделимая часть любого совещания. Протокол помогает отследить процесс исполнения всех решений, которые были приняты на общем заседании. Кроме этого, он учитывает всю важную информацию, забыв о которой, можно будет обратиться к данному документу.

    Чаще всего в организациях за ведение протокола ответственность несет секретарь компании. Он обязан знать систему протоколирования, чтобы добиться максимальной эффективности мероприятия. Помимо прочего, на совещании он используются подготовленные документы, отчеты, повестку дня, списки участников, тексты с докладами и т.д. Протокол, созданный на самом мероприятии, является черновым вариантом. После проведения заседания черновик редактируется, оформляется и после трех дней появляется готовый обработанный документ.

    Итак, разберем вопрос о том, что представляет собой протоколирование совещаний и как оно осуществляется.

    Читайте по теме в электронном журнале

    Создание протоколирования

    Чтобы понять специфику протокола, важно знать, для чего он нужен в деятельности организации, какова его суть и значение для компании. С его помощью оформляются значимые вопросы, которые поднимались участниками совещания. Также указываются обсуждаемые и принятые решения, назначаются ответственные и прописываются сроки выполнения каждого задания. Это основные моменты, закрепленные в протоколе, необходимые для успешной деятельности компании. Стоит отметить, что документ может быть изложен в двух вариантах: в кратком или полном виде.

    При кратком заполнении учитываются лишь поднятые вопросы, имена участников и принятые решения. Выбор такого формата чаще всего означает оперативность заседания.

    В ином случае выбор падает на более подробное изложение всего процесса совещания, указываются все реплики, мнения, вопросы и позиции, которые были озвучены, более четко излагается картина всего мероприятия.

    Если говорить в целом, то протокол является кратким документом, в котором отражена вся суть заседания. От ясности и правильности оформления документа зависит, будут ли решения, принятые в ходе обсуждения, иметь юридическую силу или нет. Поэтому важно ответственно подойти к системе протоколирования, к его оформлению, учитывая все нюансы при написании документа.

    При большом количестве участников заседания невозможно обойтись без протокола. В такой ситуации, вероятно, что кто-нибудь мог прослушать решение отдельных задач, забыть о конкретных сроках ее выполнения или не расслышать имена ответственных. Отсюда следует, что создание протоколирования совещания помогает большой группе людей сориентироваться в процессе всего слушания и уточнить итоги мероприятия.


    Создание общего протокола заседания для всех его участников позволит каждому ознакомиться с документом и уделить внимание наиболее интересующим вопросам. Только в этом случае руководитель компании может быть спокоен и уверен, что у всех сотрудников, которые участвовали в заседании, сложилось нужное и единое понимание о дальнейшей деятельности компании.


    Справка

    На сегодняшний день существуют различные системы протоколирования:

    1. с помощью специальных программ;
    2. стенография;
    3. простая запись.

    Любой протокол должен быть пронумерован. Нумерация каждого документа зависит от количества проведенных заседаний в год. Рекомендуется составить план мероприятий, которые будут проводиться в течение года или хотя бы на полгода. В таком случае каждый протокол будет иметь свой порядковый номер мероприятия.

    Например, если на первом заседании нового календарного года было принято написать протокол, то он будет под номером 1 и так далее. Ведение осуществляется с начала календарного года. А уже в следующем новом году следует начать нумерацию заново. Это очень удобный вариант ведения документов. Для того, чтобы не возникло никакой путаницы с одинаковыми номерами протоколов разных лет, необходимо поместить прошлогодние документы в архив (конечно, только в том случае, если будут выполнены все их решения).

    Читайте также:

    Процедура протоколирования совещания

    В основу оформления входит указание всех вопросов, которые поднимаются и решаются в процессе совещания. Главную часть протокола составляет вопрос, который обсуждается в кругу участников, но перед этим обязательно указывается номер вопроса. Далее отмечается содержание этого вопроса и принятые решения в процессе обсуждения.

    Важно, чтобы после указанного номера вопроса следом сам вопрос начинался с предлога «О» («Об»). Наименование вопроса требуется печатать по центру страницы и обязательно подчеркнуть чертой. Под чертой должны быть указаны фамилии сотрудников, которые участвовали в обсуждении данного вопроса. Затем следует назвать решение, которое было принято.

    В случае необходимости рекомендуется сделать копии и отправить организациям и должностным лицам, которые присутствовали на собрании. Стоит учесть, что список рассылки составляет ответственный исполнитель подразделения, которое руководило подготовкой вопроса. Порядок написания протокола и его правильное оформление гарантирует юридическую силу решений, принятых коллективным путем. Далее подробнее объясним правильное оформление каждого реквизита данного документа.

    Справка

    Правильное оформление протокола

    Прежде всего необходимо знать, что протокол является документом, который относится к организационно-распорядительной документации. Такой документ выполняет управленческую и правовую функции. Поэтому в коллегиальном управлении протокол считается основным распорядительным документом и чаще оформляется как многостраничный. Также, при заполнении первой страницы следует использовать общий бланк организации. При отсутствии общего бланка документ оформляется на листе формата А4 с указанием реквизитов, следуя образцу общего бланка.

    В ситуации, если бланки для заполнения первой страницы отсутствуют, то реквизиты принято оформлять продольным способом по центру листа.

    Протоколы могут составляться в каждой организации, где есть коллегиальные органы, комиссии и т.п. Задача их деятельности – обсуждение интересующих вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений. При оформлении обязательных реквизитов существует ряд особенностей, а также определенные правила оформления дополнительных реквизитов. Вся специфика и принципы оформления определяются требованиями действующего законодательства или конкретной управленческой ситуацией.

    В любом случае, все особенности оформления основываются на общем алгоритме, который создался при составлении и оформлении как одного из основных видов распорядительных документов.

    Протоколирование совещаний образец

    Элемент протокола

    Полная форма

    Краткая форма

    Заголовок

    Располагается после места составления протокола

    Председатель и секретарь

    Указываются фамилия и инициалы

    Присутствующие

    Фамилия и инициалы, должности отсутствуют

    Повестка дня

    После перечисления присутствующих и приглашенных

    Оформление основной части

    Текст состоит из разделов. Каждый раздел содержит: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ

    Текст состоит из разделов. Каждый раздел содержит: СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ

    Подписи

    После слов «Председатель» и «Секретарь» ставятся росчерки

    Читайте также:

    www.sekretariat.ru

    Как правильно составить образец протокол совещания?

    Протокол относится к перечню распорядительных документов. Его форма содержит все то, что происходило на совещании или собрании. Как правильно составить эту официальную бумагу, будет рассказано в этой статье. Сразу стоит отметить, что в большинстве случаев писать все, что происходит во время заседания, должен секретарь или определенное назначенное лицо (назначается либо директором, либо выбором).

    Он пишется во многих случаях: при заседании сотрудников в детском саду, СНТ, технического трудового коллектива и участников ООО или производственного предприятия, на собрании учредителей многоквартирного хозяйства, при ведении оперативного расследования жильцов дома, во время родительского собрания и т.д.

    Как правильно составить протокол общего собрания собственников жилья?

    В многоквартирных домах зачастую проводятся такие заседания общего совещания, в которых среди прочего проводятся голосования, иногда заочные, для них используется специальный образец протокол. Кроме традиционной повести дня, там должны быть записаны максимально точные результаты голосования со всеми подробностями, в том числе и со сведениями об участниках. Также перед проведением выбирается так называемый директор (глава) и секретарь, который должен писать все, что происходит.

    Что такое: характеристика?

    При этом в форме совещания по образцу, которую нужно правильно составить, указываются данные по самому дому. Например, нужно уточнять в образце протоколе, сколько всего квартир в здании, какая общая площадь жилых и нежилых помещений. Обязательно указывается и число собственников, принимавших участие в голосование.

    Состав учредителей где указывается?

    Особенностью формы образца протокола совещания является то, что его нужно правильно составить, написав состав учредителей именно в вводной части. Кроме подробных сведений о составе, участвующих в собрании и голосовании, там записывается повестка дня. Председатель, секретарь и лицо, считающие голоса – все это обязательно упоминается в начальной части.

    Форма протокола совещания образец скачать

    Как правильно составить такой протокол совещания должна подсказать форма бланка по ГОСТу и образец, которые можно скачать бесплатно в Интернете. Конечно, вопросы должны оформляться в кратком виде, а не в дословном. Итак, форма этого документа, составляемого в ходе совещания по образцу должна содержать наименование организации и самого акта, номер акта, дату (день, месяц, время) и место, где проходило заседание, заголовок к самому тексту, непосредственно полный текст и, конечно же, подписи.

    Обязательными составляющими должны быть коллегиальные решения по определенным вопросам, принятие которых состоялось. Их запись оформляется в виде отдельной статьи. Как составить, как вести и как все написать правильно должен знать квалифицированный секретарь, разбирающийся в делопроизводстве. Он должен записывать все в оперативном режиме. Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих, которые также отражает образец. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца.

    Как написать протокол собрания образец?

    Как правильно составить протокол собрания? В принципе, форма образец данной документации по собранию мало чем отличается от совещания. Особенностями подобных документов является наличие таких частей, как «Слушали», «Выступили», «Решили». Правильно, если все эти слова записываются в форме заполнения прописными буквами новым абзацем. Как правило, после них следуют соответствующие тексты от участников совещания. Это могут быть не только решения, но и рекомендации или советы.

    Для родительского собрания: критерии составления

    Если во время родительского собрания поднимались важные вопросы, в первую очередь, речь идет о финансовых, а также проводились голосования по определенным решениям, то нужно составлять протокол. Правильно составить его нужно с учетом участников, секретаря и председателя, а также максимально детального освещения текста совещания.

    Протокол совещания образец по Госту

    Для коллегиальных органов ГОСТом является Р 6.30-2003. Особое внимание уделяется заглавной и вводной частям образца протокола, ведь в основной понятно, что нужно писать сам текст совещания. В заглавной пишутся все атрибуты – даты, наименования, заголовки. А вот в водной части особое внимание правильно уделять участникам и основным лицам: председателю, секретарю и т. д.

    Правило проведения и обсуждение деталей

    Все участники должны отдать право руководства по совещанию председателю. Это лицо указывает определенный вопрос, требующий рассмотрения, и дает поочередно слово всем желающим высказаться. Совещания могут превращаться в дискуссию, но только в цивилизованном виде. Если требуется принять решение, то назначается голосование, где выбор осуществляется мнением большинства. При этом составить протокол необходимо с указанием всех происходящих действий, слов, цифр. Чтобы не пропустить никакую деталь, стоит использовать специальный образец.

    Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

    Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

    law5.ru

    Как правильно написать протокол собрания образец — Составление протоколов — Как составить написать

    Протокол ООО. Что это такое и как его составлять

    Любые изменения в учредительных документах ООО должны регистрироваться в соответствующих органах. И для этого в регистрирующий орган подается заявление с просьбой зарегистрировать изменения, к которому в обязательном порядке должен быть приложен протокол общего собрания участников ООО. Российское законодательство не выставляет никаких особых требований к содержанию протокола ООО . в отличие от протокола АО. Но, тем не менее, существуют позиции, которые обязательно должны быть прописаны в протоколе:

    1. Время и место проведения собрания участников ООО.
    2. Данные председателя и секретаря собрания.
    3. Повестка дня собрания и основные вопросы, требующие рассмотрения.
    4. Итоги голосования по этим вопросам.
    5. Окончательные решения, принятые собранием в процессе рассмотрения и голосования.

    Где записывать участников, присутствовавших на собрании

    Этой информации протокол ООО может и не содержать, но тогда к нему должен быть приложен лист регистрации. Этот документ используется для регистрации всех прибывших на общее собрание ООО. Строгих правил его заполнения также как таковых нет, поэтому принято в нем указывать дату, место проведения собрания, ФИО и паспортные данные присутствующих, с обязательным удостоверением присутствия подписью каждого участника напротив своих данных.

    Кто должен подписать протокол ООО

    Как правило, протокол должны подписать председатель и секретарь мероприятия. Председатель собрания может быть избран в ходе голосования перед собранием, а секретарь может даже не быть участником ООО. В компетенцию секретаря входит составление протокола, где указываются его данные.

    Несколько обязательных рекомендаций относительно составления протокола ООО

    1. Если протокол состоит из нескольких страниц, их нужно прошить и пронумеровать. Сзади протокола указать количество листов и заверить подписью.
    2. Легитимным является решение собрания, если за него голосовало не менее 2/3 от количества участников ООО.

    В целом, никаких строгих правил по составлению протокола ООО в законодательстве нет. И на практике случаев не принятия или оспаривания документа регистрирующим органом не наблюдалось. Оспариваться может само решение собрания, о котором идет речь в протоколе.

    Как оформить протокол?

    Учитывая, что протокол является документом, который фиксирует принятие всех важных решений, из-за допущенных нарушений в его оформлении, протокол могут признать недействительным. Во избежание такой ситуации, нужно иметь четкое представление о том, как оформить протокол. Однако суровые требования предъявляют не к его форме, а к содержанию.

    Вам нужно подготовить бланк компании, на котором размещены реквизиты и название предприятия. Или же это будут обычные листы стандартного формата А4. Сначала указываем название документа – «Протокол», а затем кратко излагаем тему данного собрания. После этого пишем название организации, а также дату и место проведения совещания. Текст протокола делим на две логические части: вводную и основную.

    Начинать заполнять вводную часть нужно с обозначения ведущего собрания (председателя) и протоколирующего (секретаря). Тут нужно будет указать их фамилии, инициалы и, конечно же, должности. Затем, выделяем список всех, кто присутствует на заседании. Обозначаем этот список подзаголовком «Присутствовали» и перечисляем их также как и тех, кого указывали в начале. Для собраний, где присутствующих было предельно много, можно просто указать их количество исходя из итогов регистрации. В этом случае нужно приложить полный список к протоколу. В конце нужно привести перечень всех вопросов, которые будут рассматриваться в ходе заседания. Данный раздел называем «Повестка дня».

    Основную часть заполняем в последовательности, которая соответствует текущей повестке дня. Тут по каждому вопросу нужно обозначить фамилии, инициалы и должности тех, кто выступал. Оформляем это в раздел «Слушали». А затем нужно привести тексты каждого из докладов. По аналогии заполняем пункт «Выступили». В разделе «Постановили» нужно сообщить о принятых решениях. Если в процессе обсуждения было голосование, то нужно указать число голосов «За», «Против», а также «Воздержались». В конце оставляем место для подписи председателя собрания и секретаря, который вел протокол.

    Протокол собрания: инструкция по заполнению

    Как правильно оформить протокол для собрания? Протокол собрания составляется на протяжении следующих трех дней после собрания. Давайте разберем правила по оформлению данного вида документа.

    1. Протокол совещания необходимо оформлять, взяв за основу черновые рукописные записи, стенограммы или аудиозаписи, которые секретарь делает в процессе заседания. Также можно использовать материалы, которые были подготовлены непосредственно для собрания: проекты решений, тексты выступлений, повестка дня и списки тех, кто присутствовал.
    2. В первой строке протокола собрания нужно указывать официальное название организации или предприятия. На второй – пишем заглавными буквами вид нашего документа «ПРОТОКОЛ». Чуть ниже указывает дату проведения собрание (не путайте с днем оформления Ваших записей), номер, который был присвоен при регистрации, а также место составление данного документа. Затем заглавными буквами в левом нижнем углу делаем запись о виде самого заседания. Их нужно согласовать в родительном падеже со словом «протокол». К примеру, «собрания руководителей отделов».
    3. ФИО председателя и секретаря указывается в водной части протокола. А также тут указываем общее количество участников заседания и людей, которые были специально приглашены, не забываем обозначить повестку дня. Фамилии лиц, которые имеют право голоса и членов коллегиального органа, пишем строго в алфавитном порядке. Обязательно нужна сноска на регистрационный список («сноска прилагается»), когда указываем общее количество всех присутствующих без перечисления их фамилий. Список необходимо включать в приложении к протоколу. Номерной перечень всех вопросов, которые обсуждаются на совещании, в котором указываем фамилии выступающих и докладчиков, записываем в последнюю очередь.

    Как оформить протокол заседания в основной его части

    1. Перейдя к основной части, которая состоит из трех частей, логически разделяемых по количеству обсуждаемых вопросов на повестке дня. Каждую часть нужно строить по схеме «выступили» или «слушали», «решили» или «постановили». В них нужно записывать ход самого собрания и обсуждения по каждому пункту нынешней повестки. Иногда, в части «выступили» указывают вопросы и ответы. К примеру: «Вопрос: Если предприятие будет реорганизовано, подлежат ли сотрудники увольнению? Ответ: «Нет». Без указания фамилий.
    2. В пункте «Постановили» нужно записывать результаты голосования. Текст принятого решения необходимо записывать в форме повелительного наклонения, с обязательным указанием срока исполнения, а также исполнителя.
    3. В конце оформления протокола собрания обязательно наличие подписи председателя заседания и секретаря, который вел протокол.

    Следует помнить, что перед тем как оформить протокол собрания, нужно убедиться, что в него включены все необходимые данные.

    Виды протоколов

    Протоколы совета директоров или правления акционерного общества должны быть подписаны всеми, кто присутствовал на заседании. В некоторых важных случаях члены собрания, которые выступали должны визировать протокол. Визы нужно проставлять в левом поле документа. Протокол необходимо датировать тем числом, когда проходило описанное заседание. Если его продолжительность проходила с перерывами, и в итоге, заседание длилось несколько дней, то в этом случае, указываем через тире даты начала и окончания собрания. Сотрудники организации уведомляются о принятых решениях с помощью копий протоколов или же с помощью записки, в которой имеется раздел «Решили» или «Постановили».

    На сегодняшний день существует два вида протоколов: полные и краткие.

  • Полными протоколами являются те, в которых содержание выступлений и докладов, включая вопросы, заданные докладчики, приведено полностью (Если доклад был представлен в письменном виде, текст самого доклада должен прилагаться).
  • Краткими называются те документы, в которых текст доклада нужно формировать тезисно, а в пункте «Выступили» обозначают только фамилии тех, кто выступал. Также не исключен вариант краткой формы, который включает только информацию о председателе и секретаре, перечень рассмотренных вопросов, количество участников, а также формулировку принятых на заседании решений.
  • Как оформить протокол заседания экспертной комиссии? Некоторые виды протоколов могут утверждаться руководителем компании, к примеру, протокол заседания экспертной комиссии. В таком случае нужно добавлять гриф утверждения документа (реквизит официального документа, который придает правовой или нормативный характер содержанию протокола). У протоколов имеется постоянный срок хранения.

    Итак, мы разобрали с Вами как оформить протокол заседания. Надеюсь, данное руководство, окажется весьма полезным при заполнении таких видов документа. Если же Вам нужен готовый пример оформления протокола, Вы можете ознакомиться с ним на сайте «www.edou.ru «.

    Протокол общего собрания участников ООО: образец 2015 года

    Юридические лица, которые выбрали такую форму организации, как ООО, обязаны проводить общие собрания участников Общества.

    Согласно законодательству РФ и в зависимости от поставленных на повестку дня вопросов, такие собрания могут быть очередными и внеочередными.

    Очередное общее собрание участников ООО

    Федеральный закон предусматривает его проведение не реже одного раза в год . при этом Уставом юридического лица могут быть установлены иные сроки.

    На нем утверждаются результаты деятельности компании за предшествующий год. Данный вид общего собрания обязан осуществляться не ранее чем через два месяца, но не позже чем через четыре месяца после закрытия финансового года.

    Внеочередное общее собрание участников ООО

    Законодательно закреплено, что проведение внеочередного собрания может быть обусловлено любыми случаями, которые касаются интересов общества либо его участников. Их примерный перечень можно закрепить в Уставе, но он все равно не будет исчерпывающим.

    Например, если из совета директоров выбывает хотя бы один член, то принимается решение о внеочередном общем собрании участников Общества для избрания нового состава совета директоров.

    Кто и как составляет и подписывает протокол собрания

    Общее собрание является коллегиальным исполнительным органом, и его решения оформляются соответствующими протоколами, которые представляют собой документы, фиксирующие процесс обсуждения всевозможных вопросов и принятия решений. Составление любого протокола поручается секретарю собрания . который назначается в ходе его непосредственного проведения. Как правило, такую работу выполняет корпоративный секретарь, он же впоследствии занимается оформлением протокола согласно всем нормам и правилам. Если в организации указанная должность отсутствует, то обязанности возлагают на юриста либо, в крайнем случае, на обычного секретаря.

    Все протоколы подшиваются в соответствующую книгу, которую в любой момент должны предоставить участнику общего собрания по его требованию для ознакомления либо сделать выписку, удостоверив ее исполнительным органом ООО.

    Документы постоянно хранятся в месте, где находится исполнительный орган либо в ином месте, о котором известно всем участникам общества и которое является общедоступным.

    В течение десяти дней после того, как протокол был составлен, его копию обязательно нужно отправить всем участникам Общества. Оригинал следует надлежащим образом оформить не позднее чем через три дня после собрания. Дата составления протокола всегда должна соответствовать дате проведения общего собрания.

    Обязанность подписания протокола возлагается на председательствующего и секретаря . Председательствующего выбирает лицо, которое открывает собрание, из числа его участников. Зачастую на протоколах наблюдается наличие подписей всех присутствующих, что имеет место в компаниях с небольшим числом собственников. Это является нарушением, но вряд ли его можно отнести к существенным. Признать подобный документ недействительным не получится, ведь каждый участник собрания тем самым подтвердил свое согласие с изложенным.

    Список документов, необходимых для открытия ООО, вы можете найти в этой статье .

    Что обязательно должно быть прописано в документе

    Обязательной формы протокола собрания участников не существует. Для корректного и правильного оформления следует опираться на требования закона и практику делового оборота, которая сложилась при составлении такого типа документов.

    Тем не менее, общим правилом составления протокола будет его оформление в письменной форме. Он должен содержать следующие сведения:

  • наименование компании, ее непосредственный адрес
  • государственный регистрационный номер
  • форма организации собрания (заочное или открытое голосование)
  • тип собрания (внеочередное, очередное)
  • дата и место проведения общего собрания
  • точное время начала и окончания регистрации участвующих в собрании лиц
  • число голосов участников, которые зарегистрировались, и в процентном соотношении их доля в совокупности
  • процентная доля, принадлежащая Обществу
  • ФИО ген. директора, а также секретаря, который ведет собрание
  • ФИО выбранного участниками председательствующего
  • вопросы, поставленные на повестку дня (ради чего собственно проходит собрание)
  • итоги голосования отдельно по каждому вопросу, вынесенному на обсуждение
  • список решений общего собрания участников (итоги)
  • ФИО лица, которое отвечает за подсчет голосов
  • подписи уполномоченных членов собрания.
  • Достаточно часто возникает вопрос о том, нужно ли ставить на протоколе печать организации, в которой проводится собрание участников. Законодательством этот момент не урегулирован, но, в целях избежания недоразумений, рекомендуется ее ставить.

    В случае, если протокол содержит более одной страницы, то их нужно прошить и на каждой поставить подпись. На это имеет полномочия секретарь собрания, председательствующий либо непосредственно директор Общества.

    Отличительные особенности протокола в различных случаях

    Когда речь идет о создании юридического лица в форме ООО, то его учредители должны издать соответствующее решение, которое оформляется протоколом. Здесь должны быть указаны в обязательном порядке:

  • постановление об учреждении Общества
  • решение о издании и утверждении Устава
  • сведения о назначении необходимых органов управления ООО
  • если число учредителей превышает 15 человек, то создается ревизионная комиссия
  • размер уставного капитала, порядок его распределения между участниками
  • местонахождение компании, ее юридический адрес.
  • При добровольной ликвидации организации также созывается общее собрание участников ООО, на котором выносится данное решение. Протокол, помимо общеобязательных пунктов, должен отражать:

  • положения о причинах прекращения деятельности компании
  • сведения о лицах, входящих в состав ликвидационной комиссии и ее председателе
  • утверждать сроки и порядок процедуры ликвидации.
  • Что касается входа нового участника в состав предприятия . то в решении участников общего собрания указывается ФИО того, кто пополняет ряды компании, размер его доли в уставном фонде, в том числе ее процентное соотношение с общим капиталом, внесение изменений в документы.

    Когда кто-либо выходит из состава ООО . то кроме обычно предъявляемых к протоколу требований, сообщается:

  • ФИО лица, исключенного из состава Общества
  • размер и процентное соотношение его доли в уставном фонде
  • сведения о передаче/продаже его части
  • о порядке и размере выплаты принадлежащей доли бывшему участнику
  • о внесении изменений в документацию посредством обращения в регистрирующий орган.
  • В процессе деятельности компании может возникнуть необходимость в смене руководителя . Это может быть обусловлено разными причинами: директор сам выразил желание прекратить трудовые отношения, предварительно подав заявление на увольнение, участники Общества хотят прекращения его полномочий, смерть руководителя. В соответствующем протоколе отражаются решения:

  • о расторжении трудового договора по основаниям, установленным законодательством
  • о том, что полномочия прекращены
  • о необходимости назначения нового директора.
  • Соответственно, при избрании директора, в решении указывается о намерениях заключить трудовой договор и ФИО избранного руководителя, обоснованность обращения в регистрирующий орган для внесения нужных корректировок.

    Когда происходит продажа доли участнику ООО или третьему лицу, в первую очередь нужно издать решение исполнительного органа Общества. В нем важно указать о том, кому и по какой стоимости предоставляется часть в компании, порядок осуществления и основания данной процедуры.

    Прежде чем сменить юридический адрес или наименование организации . следует отразить указанное намерение в решении общего собрания. В нем должны содержаться сведения о новом адресе регистрации ООО или новом названии организации, а также обязательство зарегистрировать изменения в установленном порядке и оповестить заинтересованных лиц о смене реквизитов.

    Одобрение крупной сделки . заключенной ООО с другим юридическим лицом, происходит также посредством принятия решения участниками Общества. В протоколе указываются предмет сделки, ее стоимость, стороны договора, выгодоприобретатель.

    Таким образом, каждый вопрос, который выносится на обсуждение и по которому принимается решение, оформляется соответствующим протоколом. Помимо общих требований и правил к его составлению, нужно обращать внимание на особенности и специфику документа.

    Как составить протокол собрания учредителей

    Советы Эксперта — Консультанта по вопросам Работы и Карьеры

    Фото по теме

    Протокол собрания учредителей составляется только однажды – при учреждении общества с ограниченной ответственностью. Все остальные протоколы собраний, созываемых, как минимум, раз в год, называются протоколами собрания участников. Протокол учредительного собрания относится к учредительным документам, подтверждающим легитимность создания данного общества, поэтому составить ее надо правильно и юридически грамотно. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере .

    Краткое пошаговое руководство

    Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат .

    Шаг — 1

    Образец протокола собрания учредителей скачайте в интернете. При его заполнении учтите, что везде в тексте пишется полное наименование учреждаемого общества. Оно должно отражать организационно-правовую форму, например «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа». Тот юридический адрес, который вы указываете в протоколе собрания, должен полностью совпадать с тем, по которому общество будет зарегистрировано в государственном реестре. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг — 2

    Если учредителями ООО являются юридические лица, то в протокол необходимо внести сведения о них, которые включают полное наименование предприятия-учредителя, его ИНН и ОГРН, данные уполномоченного представителя (фамилия, имя, отчество данные паспорта адрес прописки). В том случае, если учредители – физические лица, то в протоколе укажите фамилию, имя и отчество каждого, их паспортные данные и адрес прописки. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг — 3

    Опишите повестку дня, не забудьте включить в нее пункт об избрании председателя и секретаря учредительного собрания. Их надо будет выбрать из состава учредителей, чтобы заверить их подписями данный протокол. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг — 4

    Отразите в протоколе размер уставного капитала и опишите порядок его пополнения. Учтите, что не менее 50% уставного капитала необходимо оплатить до того, как общество будет зарегистрировано и сведения о нем будут внесены в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), оставшуюся часть необходимо будет внести не позднее 1 года после регистрации. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг — 5

    В тех пунктах протокола, которые будут касаться избрания единоличного исполнительного органа (генерального директора), также укажите его полные данные: фамилию, имя и отчество, данные паспорта и прописки. Отметьте, на какой срок он избран. По закон срок может быть неограничен, но обычно учредители его указывают. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг — 6

    В протоколе учредительного собрания обязательно должен быть пункт о назначении ответственного за государственную регистрацию общества — заявителе. Им может быть любой из учредителей. Ему делегируется право выписывать доверенности для представления документов или получения документов, подтверждающих регистрацию ООО в налоговых органах. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг — 7

  • Образец протокола собрания учредителей
  • Как правильно составить и оформить протокол общего собрания учредителей ООО

    Оглавление:

    Такой документ, как протокол общего собрания учредителей, имеет особую важность для ООО. Рассмотрим ключевые моменты и общие правила, которых следует придерживаться при его составлении.

    Законодательные нововведения 2013 года

    В мае 2013 года поправки к Гражданскому кодексу уточнили много важных вопросов, в том числе и вопросы составления протокола общего собрания учредителей. С сентября того же года поправки вступили в силу и начали действовать. Главная особенность нововведения — боле строгие требования к форме протокола. При его оформлении можно позволить себе гораздо меньше вольностей, чем раньше.

    Санкция в случае нарушений предельно проста: если протокол был составлен с нарушениями, то все зафиксированные в нём решения собрания учредителей могут быть оспорены. Чтобы документ не был оспоримым, следует внимательно отнестись к составлению протокола. Тем более что требования стали более чёткими, к тому же законодатели ввели унифицированные нормы для ООО и других форм бизнеса: ОАО и ЗАО.

    Структура протокола

    Рассмотрим структуру протокола в общем виде. Понимание каждой его части вполне способно уберечь от ошибок и позволить уйти от бессмысленного формализма, который часто становится виной этих самых ошибок.

    Заголовок протокола

    Чтобы протокол имел юридическую силу, в заголовке необходимо указать полное название организации, которое начинается со слов «Общество с ограниченной ответственностью». Название структурного подразделения указывается только в том случае, если собрание проводилось в рамках данного подразделения.

    Пишется заглавными буквами слово «ПРОТОКОЛ» и располагается на одну-две строки ниже названия ООО. Это название самого документа.

    Дата указывается, исходя из того, когда проводилось собрание, а не когда был окончательно оформлен и подписал протокол. Если собрание длилось не один день, а несколько, то указывают дату начала и дата окончания собрания. Оформлять дату можно разными способами:

  • цифровым (используется чаще при протоколировании оперативных мероприятий, совещаний)
  • буквенно-цифровым (название месяца пишется буквами после цифры, обозначающей год, пишется слово «года»).
  • Дата обычно располагается на следующей строке после названия документа (слова «протокол») или над специальной линией-ограничителем в общем бланке.

    Обязательно нужно указывать номер (индекс) протокола. Он указывается в той же строке, что и дата собрания. Для индекса и даты может также отводиться отдельное место на общем бланке. Индекс — это порядковый номер собрания в пределах календарного года, когда оно состоялось, либо в пределах срока действия полномочий учредительного органа. При использовании порядкового номера от одного до девяти обычно не пишется одна цифра, а ставятся две, то есть: «01», «02» и так далее.

    После даты и индекса, на следующей строке, указывается место составления протокола. Необходимо указать название населённого или географического пункта, где состоялось собрание учредителей. При этом можно использовать сокращения, но обязательно те же, что применяются при оформлении почтовых пересылок, например «г.» (город), «обл.» (область), «с.» (село), «р-н» (район) и так далее.

    Далее указывается собственно заголовок протокола. Он должен стоять в родительном падеже (отвечать на вопрос «протокол чего?») и согласовываться с коллегиальной деятельностью проведённого заседания. В данном случае, необходимо написать: «Общего собрания учредителей». Писать обязательно следует с заглавной буквы, а располагать — на одну-две строки ниже места. Располагается данный реквизит на специально отмеченном месте общего бланка или же оформляется от левого поля документа.

    Содержательная часть (собственно текст протокола)

    Текст протокола состоит, в свою очередь, из двух частей: вводной и основной. Вводная строго формализована, а основная может иметь разный вид.

    Во вводной части указываются данные о составе лиц, которые присутствовали на собрании, а также о повестке дня.

    После слов «Общего собрания учредителей» через две строки указываются сведения о председателе и секретаре собрания. Оформляются они на разных строках: указывается должность, после неё идёт тире, затем фамилия и инициалы.

    Затем ещё через две строки пишется слово «Присутствовали» с двоеточием, и в алфавитном порядке перечисляются все лица — участники собрания. Правила следующие:

    1. Должность не указывается. Перечисление следует через запятую, с указанием фамилии и инициалов после неё.
    2. Если присутствует более 15 человек, то об этом делается отметка. Пишутся слова: «Список прилагается», а сам список оформляется отдельно и идёт приложением к протоколу.

    Если на собрании присутствуют должностные лица, не входящие в состав учредителей, то их должности с фамилиями и инициалами указываются отдельным списком, после слова «Приглашённые» с двоеточием, через две строки после списка присутствующих учредителей.

    После этого пишутся слова «Повестка дня» с двоеточием, а затем нумерованным списком (арабские цифры с точками) перечисляются вопросы, которые рассматриваются на собрании. Правила довольно просты:

    1. Каждый пункт списка начинается с предлога «О», если отвечает на вопрос «о чём?».
    2. Если слушается конкретный доклад, то указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.
    3. Порядок следования вопросов обычно определяется степенью их важности: сначала самые главные вопросы, затем второстепенные.
    4. Важно формулировать вопросы чётко и лаконично, чтобы при чтении сразу было понятно, о чём идёт речь.
    5. Даже если повестка дня была раньше сформирована отдельным документом и разослана участникам заседания, нельзя писать: «Повестка дня прилагается». Эту часть текста нужно в обязательном порядке включить в сам протокол.
    6. Иногда речь участников собрания бывает не совсем деловой, эмоциональной, лексически не выверенной. Задача секретаря состоит в том, чтобы сделать формулировки максимально понятными, бесстрастными, деловыми.

    Основная часть текста обычно состоит из блоков, озаглавленных словами: «Слушали», «Выступили», «Постановили», «Голосовали». Состав этих блоков может быть разным, но порядок сохраняется.

    После слова «Слушали» указывается основной докладчик, после фамилии и инициалов которого (в родительном падеже, отвечая на вопрос «слушали кого?») нужно через тире указать общую тему или мысль доклада (ответ на вопрос «о чём?»). Затем может быть кратко изложена суть доклада, обычно от третьего лица в прошедшем времени («рассказал», «изложил»), или же используются общие формулировки («по вопросам повестки дня»). Если доклад был очень объёмным, он может быть оформлен отдельно с указанием: «Текст доклада прилагается».

    После слова «Выступили» перечисляются фамилии и инициалы выступавших. Через тире пишутся (в форме косвенной или прямой речи) мысли, изложенные выступавшими. Если по ходу выступлений возникали вопросы, то они также могут быть указаны в тексте по ходу возникновения.

    Принятые учредителями собрания постановления нумеруются по порядку и пишутся после слова «Постановили». Учитываем следующие моменты:

    1. Слово «Решили» обычно не используется, так как больше применимо к управляющим органам (совету директоров, например).
    2. Каждый пункт списка должен сообщать о конкретном действии, которое должно быть выполнено по результатам собрания.
    3. Пункты соответствуют вопросам повестки дня. Если по вопросу есть несколько постановлений, они оформляются как подпункты: «1.1», «1.2» и так далее.
    4. Постановления должны отвечать на вопрос «что сделать?».
    5. Обязательно указывается срок исполнения.

    Если постановление принималось путём голосования, то после слова «Голосовали» через двоеточие указывается, сколько проголосовало «за», сколько — «против», сколько воздержались. Может использоваться формулировка «Единогласно».

    Оформляющая часть

    Скачав и просмотрев протокол общего собрания участников ООО образца 2014 года. следует уделить внимание заключительной, оформляющей части. Правила тут просты, но и их надо соблюдать:

    1. Подписи председателя и секретаря ставятся на уже выверенном и оформленном протоколе, через три-четыре строки после окончания основного текста, между словом, обозначающим должность, и фамилией с инициалами.
    2. Юридическую силу подписи имеют только на оригинале документа.
    3. Удостоверять протокол печатью обычно не требуется.
    4. Секретарь имеет право удостоверить своей подписью ксерокопию протокола или же выписку из него. Если копия или выписка используются за пределами предприятия, то необходимо заверить их печатью ООО.

    На что стоит обратить внимание

    Помимо перечисленных правил, есть несколько важных моментов, о которых не следует забывать:

    1. Хотя правила и могут показаться излишне формализованными, их лучше соблюдать. Иначе протокол может быть оспорен и признан недействительным.
    2. Право оспорить протокол собрания учредителей, оформленный по всем правилам, имеет право оспаривать только один из участников собрания, если он голосовал «против» по какому-либо вопросу и потребовал внести это в протокол, либо воздержался.
    3. Благодаря новым правилам, банки и другие организации теперь имеют доступ к списку участников заседаний. Ушли в прошлое неопределённые и неконкретные формулировки. Информация стала более прозрачной.
    4. Остаётся не совсем ясным, как быть с указанием лиц, которые присутствуют на общем собрании, но не входят в состав учредителей. Данный вопрос, вполне возможно, будет ещё прояснён новыми законодательными поправками. К счастью, подобная ситуация возникает не столь уж часто.
    5. Протокол теперь в обязательном порядке подписывается секретарём, а не только председателем. Раньше это было актуально лишь для ОАО и ЗАО. Подпись секретаря подтверждает, что документ оформлен правильно, не содержит неточностей и ошибок.

    Зная о том, как написать и оформить протокол собрания, учредители ООО защищают себя от незаконного оспаривания и от внутренних разногласий. Соблюдение перечисленных правил сделает управление предприятием более стабильным и уверенным.

    Источники: www.alternaco.ru, elhow.ru, znaydelo.ru, www.moneyball.info, dezhur.com

    obrazeczhaloby.my1.ru

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *