Деловая переписка что такое – Деловая переписка

Содержание

23 правила деловой переписки и дополнительные советы по этикету и грамотному ведению переписки

Правила деловой переписки и несколько хитрых маневров по установлению хороших взаимосвязей при помощи письма знать нужно не только тем, у кого каждый рабочий день email переполняется входящей корреспонденцией, а в планы внесены несколько переписок и посланий, инициатором которых должны быть вы. Владеть магией буков полезно каждой современной женщине. Это пригодится, как минимум, при поиске работы – отправке резюме, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе по запросу и тестовых заданий, а также отправлении сообщений для согласования времени собеседования.

Грамотность – основа деловой переписки и ваше лицо

То, что в интернете могут быть популярными блогеры с дислексией, не должны быть оправданием вашим ошибкам и опискам. Не утешайте себя и тем, что с русским языком не сложилось еще в школе (тся/ться и правила написания «не» с различными частями речи давно пора подтянуть). Будьте к себе максимально требовательны. Особенно обидно при ведении деловой переписки неверно написать слова из вашей профессиональной сферы. Собеседник может усомниться в вашей компетенции.

 

1. Держите в закладках интернет-браузера сайт gramota.ru.

 

2. Не используйте слова, точное определение которым вы не можете дать (сверяйтесь хотя бы с Википедией).

 

3. Имейте в виду, что редкие и специфичные слова, которые могут быть не знакомы собеседнику, его смутят или могут быть ошибочно истолкованы. Если собеседника нужно познакомить с вашей терминологией, то, согласно правилам этикета, дайте пояснение используемым терминам и аббревиатурам.

 

4. Старайтесь делать предложения не слишком длинными. Сложные и витиеватые конструкции оставьте для написания романа, а не для ведения деловой переписки.

 

5. Настоятельно рекомендуем набирать сообщение не сразу же в теле письма, а сначала в файле на компьютере. Во-первых, вам поможет встроенная орфография и пунктуация в word. Во-вторых, вы исключите неприятную ситуацию случайной преждевременной отправки делового письма или его потери из-за закрытия браузера и т.п (набирая текст в word, заведите привычку почаще нажимать на значок «сохранить» и установите в настройках автосохранение через малые интервалы времени). Помните, что интеллектуальный набор текста на планшете и мобильных устройствах способен дать весьма неожиданные исправления вашим словам.

 

6. Прежде чем отправить письмо, перечитайте его несколько раз. Если время не горит (к слову, одно из важных основных правил деловой переписки – не затягивать со сроками, поэтому браться за письмо лучше не в самый последний момент), то перечитайте набранный вами текст через некоторое время после набора – через полчаса-час, переключившись на какие-то другие дела.

 

Грамотное ведение деловой переписки. Важные детали

Внимание к деталям при ведении и оформлении деловой переписки говорит об уважении и позволяет экономить время

 

7. Не пренебрегайте заполнением поля письма «тема». Если вы отправляете первое «холодное» письмо, то заголовок может быть эффектным, нестандартным и интригующим. Но если ваше письмо уже ждут или вы поддерживаете переписку с получателем уже какое-то время, то тема должна быть обозначена коротко, ясно и емко. Это позволит быстро отыскать ваше письмо (и вам, и получателю) в почте при необходимости.

 

8. Длинные цепочки «Re: Re: Re:» создают впечатление замусоренности. Не бойтесь начать новую цепочку с вашим собеседником, цитируйте только имеющие отношение к вопросу прежние сообщения (и да, их нужно "тянуть за собой", если вы, например, обсуждаете детали какого-то конкретного проекта, согласовываете бюджет/цены/пакеты услуг и т.д. - в этом случае цитирование удобно и его требует деловой этикет).

 

9. Если во входящем сообщении содержится несколько вопросов к вам, то отвечайте на них, цитируя каждый в отдельности. Если вы отправляете письмо с несколькими вопросами, то используйте нумерацию, разбивайте текст на абзацы. Придерживайтесь четкой структуры.

 

10. В теле письма комментируйте все прикрепления к сообщению. Все файлы, которые вы прикрепляете, подписывайте так, чтобы получатель сразу мог получить информацию об их содержимом.

 

11. Подпись – очень важная деталь делового письма. В настройках почтовых сервисов обычно можно установить автоматическую подпись ко всем вашим письмам. Грамотно составленная подпись равноценна печати визиток, хороших визиток. Помимо имени и фамилии, используйте в подписи обозначение вашей должности, указание контактных данных (телефон, skype), логотип компании. Как наилучшими считаются креативно уместные (запоминающиеся и ассоциирующиеся с человеком или компанией, на которую он работает) визитки, так и подпись может быть «с фишкой», указывающей на вашу связь с компанией или говорящей о вашей любви к делу, которым вы занимаетесь. Например, некоторые сотрудники издательства «Манн, Иванов и Фербер» в подписи используют дополнительное предложение «Сейчас я читаю ....» (и вставляют название новинки издательства). Представители фирм из области питания могут завершать письма пожеланиями «вкусного дня» и т.п. Иногда такое оформление деловой переписки стоит согласовать с руководством.

 

12. Для ведения деловой переписки NameWoman настоятельно рекомендует завести отдельный почтовый адрес. Желательно, чтобы в нем отражалось название компании или  домен сайта компании, ваше имя (полное, без уменьшительно-ласкательных форм) и ваша фамилия. Не используйте в названии почты цифры, указывающие на ваш возраст или год рождения. Отображение в названии почты вашей должности вполне допустимо, но некоторые этого избегают, так как планируют не менять почтовый ящик, продвинувшись выше по карьерной лестнице.

 

Для отправки резюме и тому подобных деловых писем также не следует использовать почтовые адреса игривого или чрезмерно креативного характера. Особенно если вы соискатель на серьезную позицию в крупной компании.

Этикет деловой переписки

13. Стиль деловой переписки не обязательно должен быть сухим. Но серьезность и определенная строгость конструкций – обязательное правило. Откажитесь от уменьшительно-ласкательный суффиксов и сленга, разговорных выражений.

 

14. Подводными камнями могут стать смайлики. В первых письмах делового знакомства их не должно быть в принципе. При налаженном контакте улыбающиеся скобочки еще допустимы, но не переусердствуйте и не становитесь инициатором подобных «мимимишных украшательств» письма. Грустные и любые креативные анимированные смайлики при ведении деловой перписки (и особенно в ситуациях, когда вы находитесь «снизу») – под строгим запретом.

 

15.

Обязательно используйте уважительное приветствие и обращение по имени, имени-отчеству в начале письма и далее по тексту, если это уместно. Этого не только требует этика деловой переписки, это позволяет повысить интерес собеседника к вашему сообщению и лояльность к нему. К адресным письмам получатели всегда более внимательны, поэтому постарайтесь узнать заранее, как зовут того, кому вы должны написать, и какое обращение он предпочитает (по имени или имени и отчеству).

 

По правилам деловой переписки в обычных случаях ответ должен быть отправлен в течение рабочих суток, максимум - двух. Если вы получаете письмо в последние часы трудового дня перед долгими выходными или отпуском, то дать подробный ответ на несрочное письмо вы не обязаны. Однако согласно этикету деловой переписки, будет разумным отправить краткий ответ о том, что письмо вами получено и комментарий о том, что вы сейчас в отъезде и ответите детально после такого-то числа или не позднее такого-то срока. Аналогичным образом следует поступить и в том случае, если для ответа вам необходимо уточнение какой-либо информации, получить которую вы должны от третьего лица или проведя основательную работу по сбору данных, подготовке материалов.

 

В свою очередь, если вам нужно ответное письмо от собеседника, то продублировать свой запрос, можно через 3 рабочих дня. Если вам нужен срочный ответ, то корректно напишите об этом уже в вашем первом письме (пояснив причины, если это возможно), попросив также подтверждение о его получении. Кстати: регулярно (раз в три дня) просматривайте свою папку «спам».

И еще немного о том, как выглядит красивое деловое письмо. Оформление деловой переписки

Письмо должно легко читаться и легко восприниматься. Недлинные предложения, минимум причастных и деепричастных оборотов – простые конструкции - это основа деловой переписки. Что еще поможет вам представить идеальный образец письма по всем правилам?

 

16. Абзацы в вашей переписке должны быть не длиннее 7-10 строчек.

 

17. Текст делового письма будет восприниматься лучше и выглядеть опрятнее, если интервалы между абзацами сделать больше, чем интервалы между строчками в одном абзаце.

 

18. Выбирайте стандартный шрифт, не злоупотребляйте курсивом, подчеркиванием, выделением жирным. Цветной текст в оформлении деловой переписки не приветствуется, а алый цвет и вовсе ассоциируют с навязчивой рекламой. Помните об этом.

 

19. Слова, а уж тем более фразы и целые предложения, написанные прописными буквами воспринимаются как крик, давление и неуважение. Для ведения деловой переписки подобный стиль недостустим. Не позволяйте себе этого даже в том случае, если вы - начальник, который недоволен своим подчиненным.

Деловая вежливость и способы налаживания связей

20. Позволяйте собеседнику дать согласие на ваше предложение, отразить свое мнение, дать вам совет, оставить комментарий или задать вопрос. Самый простой способ использовать для этого в письме фразы «что вы думаете по этому поводу?», «если возникли какие-то вопросы, то я постараюсь на них ответить», «напишите мне о вашем решении».

 

21. Будьте внимательны к сигналам, поступающим от адресата. Обращайте внимание на стиль письма вашего собеседника, на то, как он обращается к вам. Помните о психологическом правиле зеркала. Прекрасно, если в вашем письме будет отражение его стиля (но только не написание с ошибками, разумеется). Если он упоминает какую-то личную информацию – примите ее к сведению. Будьте вежливы и корректны, отражая радость, сочувствие, участие, поздравляя с праздниками.

 

22. К слову о праздниках. Если ваша деловая переписка происходит около дат официальных праздников, то поздравьте собеседника с прошедшими/предстоящими. Важных клиентов и тех, с кем вы поддерживаете продолжительную деловую переписку по правилам этикета нужно поздравлять отдельным письмом. Полезно будет узнать, когда у вашего собеседника день рождения – эту информацию обычно легко получить из социальных сетей.

 

Ведите свою отдельную клиентскую базу и базу профессиональных контактов. Помимо фамилий и имен, должностей и телефонов, ссылок на аккаунты в соц.сетях и email, записывайте и личные данные, отмечайте проекты и вопросы, по которым вы уже пересекались в деловой переписке.

 

23. Этика деловой переписки и элементарная вежливость гласят: не забывайте о словах благодарности. За поздравления, совет, разъяснения, приглашения, информационную справку, оперативный ответ от вашего собеседника по деловой переписке.

 

Милена Июст

 

 

 

 

 

www.namewoman.ru

Правила деловой переписки

 Успех в бизнесе зависит от множества факторов. Один из них – умение выстраивать  отношения с клиентами и партнерами.

Общение в деловой среде выстроено с учетом определенных правил и норм, которые называются этикетом. Благодаря соблюдению простых предписаний взаимодействие идет быстрее, меньше возникает конфликтных ситуаций.

Правила делового этикета распространяются как на личное общение, так и на переписку. Их соблюдение способствует взаимопониманию. Более того, следуя нормам этикета, вы продемонстрируете уважение к собеседнику, а также заинтересованность в успехе взаимодействия.

Как написать деловое письмо

Для начала необходимо выстроить грамотную структуру вашего сообщения.

Правила деловой переписки предполагают, что письмо начинается с обращения, далее следует краткое вступление, основной текст, заключение, подпись, постскриптум, если необходимо. Затем могут быть приложения. Если речь идет об электронном письме, то все объемные документы лучше пересылать во вложенном файле, упомянув об этом в сообщении.

Обращение

Сообщение можно начать со слова «уважаемый». Но помните, что в этом случае в конце письма не нужно писать «с уважением». Еще один вариант – обычное приветствие. Обращение необходимо разместить по центру страницы.

В нашей стране лучше всего называть человека по имени и отчеству. Если вы не знакомы с получателем лично, можно обратиться к нему так: «Уважаемый господин Иванов».

Введение

Во вступлении к основному тексту нужно кратко изложить цель письма. Эта часть не должна превышать двух предложений.

Основное содержание

В 2-3 абзацах необходимо описать ситуацию, ваши мысли и пожелания, а также задать интересующие вас вопросы.

Заключение

Правила деловой переписки требуют в заключении привести краткое резюме всего сказанного выше. Письмо обычно заканчивают стандартными фразами, например: «С уважением», «Искренне Ваш», «С благодарностью», и так далее. Укажите вашу фамилию, имя и отчество, не забудьте про должность.

Постскриптум

Постскриптум обычно пишут в крайних случаях, если забыли указать что-то важное, или необходимо оповестить получателя о событии, которое произошло уже после написания письма.

Оформление

Письмо должно быть грамотным, аккуратно оформленным. Обязательно наличие полей. Справа отступ должен быть не менее трех сантиметров, а слева примерно полтора. Выделяйте абзацы, чтобы текст было проще читать. Используйте шрифт Times New Roman 12-го кегля.

Хорошо, если вы используете символику организации. Если вы пишете на официальном бланке, обязательно обратите внимание на то, чтобы в колонтитулах было указано название компании, контактная информация, реквизиты и логотип.

Правила вежливости

Правила деловой переписки – это не только использование стандартного оформления документа. Любое официальное письмо предполагает корректное выражение своих мыслей, даже если вы пишете его, чтобы выразить претензию.

Нельзя начинать письмо с отказа, со слова «нет» или частицы «не». Сначала необходимо объяснить причины такого решения. Если возможно, предложите альтернативные варианты выхода из создавшейся ситуации.

Не нужно навязывать человеку способы решения вопроса. Это может оказать обратное действие.

Чтобы показать, что письмо срочное, можно попросить получателя отправить ответ до определенного числа. Не нужно поторапливать его в резкой форме.

Старайтесь не делать намеков на возможную некомпетентность человека, который будет читать письмо, так как это будет звучать оскорбительно.

Итак, мы рассмотрели основные приемы того, как написать официальное письмо.

Следование этой инструкции сделает ваше деловое общение проще и успешнее, а вы зарекомендуете себя как вежливого и корректного человека.

Перечисленные выше правила деловой переписки подходят как для бумажных документов, так и для электронных сообщений.

 

fb.ru

Правила деловой переписки через электронный ящик |

На сегодняшний день трудно себе представить первое деловое общение через интернет без электронного письма на почту. Для того чтобы общение получилось конструктивным и деловой партнер не отвернулся от вас после первых ваших фраз, вы должны знать основные правила деловой переписки, о которых чуть ниже.

В каждом письме отражается деловая позиция человека, а так же это письмо является своего рода визиткой в бизнес сфере. Согласитесь, визитка должна выглядеть пристойно и гарантировать эффективную работу с партнерами, коллегами и клиентами. Ни для кого не секрет, что по способу изложения мыслей можно сделать некоторые выводы о человеке. По этой причине БизнесЖурнал решил с вами поделиться правилами делового этикета.

В для работы только рабочий e-mail

Вы должны помнить, что отправив письмо по электронной почте с рабочего адреса, вы намекаете на серьезные намерения. К тому же, вся почта исходящая и входящая, сохранится на сервере и вы сможете ее прочесть в любой нужный момент. Оптимальный вариант почтового ящика должен иметь вид [email protected]"электронный домен сайта/компании или же частного лица". Забудьте про адреса с фривольными фразами и незамысловатыми словечками, это только для личного общения с друзьями.

Четко сформулированное послание — половина успеха

Для повышения шанса того, что адресат верно поймет изложенный вами текст, необходимо четко излагать свои пожелания. До адресата необходимо донести с первых строк, что собственно от него нужно. Если вы что-либо спрашиваете, то первым тезисом в письмо вы должны внести основной момент, а затем уже вносить в текст уточнения и пояснения на второстепенные вопросы.

Забудьте про неформальное общение!

Постарайтесь написать текст вашего послания максимально сдержанно и без эмоций. Однако, если вы все же хотите что-то подчеркнуть эмоционально, то подавайте это в нейтральном и корректном тоне. В деловом письме не место жаргону, хитроумным словам и различным афоризмам, а особенно неуместны смайлы. Ошибочно будет считать, что вставив в текст вашего послания прикольную улыбающуюся рожу смайла, вы каким-то образом повлияете на принятие решения. Деловой человек вряд ли оценит ваши старания и такой скудный юмор. Но если ваше желание блеснуть «мегамозгом» преобладает, то постарайтесь сделать это при помощи нормативной лексики и максимально рассудительно.

Всегда заполняйте поле «тема письма»

Как правило, получатель деловой электронной корреспонденции пристальное внимание уделяет полю «Тема», а только потом уже приступает к изучению письма. Именно тема послания играет ключевую роль: откроет получатель сообщение или просто отправит в корзину. Очень часто нам с вами присылают различный спам на электронный почтовый ящик, поэтому адресат может со спокойной душой и совестью письмо удалить. Поле «тема» должно содержать в себе краткую информацию вашего послания (например «Сотрудничество», "деловое предложение, «работа» и т.д.).

Структура письма

Деловое обращение необходимо начинать всегда с приветствия и обращения. Если вы знаете имя своего собеседника, то обязательно упомяните его в первых строках сообщения. Таким образом вы проявите вежливость к собеседнику и гарантируете, что вы не ошиблись адресом. Если отправляете электронное письмо нескольким лицам в незнакомую компанию, то желательно использовать особые обращения типа «коллеги», «господа» и т.д.

Практически всегда в деловой переписке необходимо обращаться к адресату на «Вы», даже учитывая факт, что собеседник имеет статус гораздо ниже вашего или он младше вас. Если сообщение носит официальный характер, то в конце своего обращения используйте знак восклицания. В остальных случаях ставится запятая после имени собеседника и можно дальше продолжать обращение.

Читайте также: Что такое вирусный маркетинг?

Текст письма должен состоять из трех основных частей:

  • Кратко и ясно описать причину написания письма;
  • Информативно изложить описание вашего вопроса;
  • ваши пожелания, предложения по сотрудничеству, резюме и выводы

Так же обязательно разбивайте текст на абзацы, особенно, если в нем имеются тематические отступления. Не злоупотребляйте курсивами, выделениями жирным и различными незамысловатыми шрифтами. Все эти вещи адресат может агрессивно воспринять. Оптимальный вариант выделения важной мысли — использовать подчеркивание.

Грамотно составленный текст — ваше лицо!

Если не хотите нанести непоправимый вред вашей репутации и подчеркнуть свою необразованность — пишите грамотно и без ошибок. Как показала статистика, всевозможные ляпы, опечатки и орфографические ошибки на корню дискредитируют имеющуюся деловую репутацию.

На сегодняшний день работодатели приветствуют владение деловым языком. Если вы сомневаетесь в грамотности составленного послания, то проверьте текст на наличие орфографических, стилистических и пунктуационных ошибок. Такая же ситуация обстоит и с письмами на иностранных языках. Если в чем-то не уверен, открой словарь. Для поддержания вашего имиджа, очень важно грамотно сформулировать свое письмо. Кроме того, вы подчеркнете свой профессионализм и уровень культурного развития.

Указывайте контактную информацию и свою подпись

Еще один прием, который подчеркивает профессионализм отправителя и серьезность его намерений — это оставлять в письме подпись. Она не должна превышать 5-6 строк: имя и фамилия, занимаемая должность, название компании или фирмы, контактный телефон и электронная почта, адрес сайта. Послание лучше всего начинать с этикетных «шаблонных» фраз, типа: "С наилучшими пожеланиями, «С Уважением» и прочее. Недопустимы милые обороты типа «Искренне Ваш», деловое письмо такие вещи не терпит.

В деловом письме не используется P.S.

Наличие этого пункта в деловой переписке указывает на то, что отправитель не смог как следует продумать содержание послания.

Используйте флажок «высокой важности» в экстренных случаях

Если письмо носит особый стратегический подтекст или его необходимо рассмотреть в срочном порядке, то в этом случае ваше деловое обращение можно выделить соответствующим маркером. А вот бестолку злоупотреблять подобной опцией мы бы вам не советовали. В противном случае, получатель прекратит оперативно рассматривать ваши письма.

Вычитайте письмо перед отправлением

В первую очередь, это необходимо для выявления опечаток и орфографических ошибок. После этого проверьте информационную составляющую, конкретику и стилистику изложения мысли. Последовательность и логику ваших мыслей нужно проверить дважды как минимум.

Оперативно отвечайте на письма в течение дня

Проинформируйте отправителя о получении письма даже в том случае, если у вас нет времени на его рассмотрение. Пообещайте, что в ближайшее время вы дадите ответ.

Сохраняйте историю переписки

Если вы ведете активные беседы, то не начинайте все свои ответы новым сообщением. Это крайне неудобно для собеседников. Исключением являются случаи, когда вопрос уже исчерпан и вам необходимо обсудить следующую тему.

Последовательно отвечайте на вопросы

Если в письме у вас попросили предоставить какой-нибудь документ или файл, то просто прикрепить  его к сообщению не является верным решением. Обязательно к отправляемому файлу напишите краткое пояснения типа: «Отправляю Вам запрошенный документ».

Окончание диалога за инициатором беседы

Если вы обсудили все интересующие вас вопросы, то заключительное слово должно быть за отправителем. В этом случае достаточно лишь элементарных слов благодарности за предоставленную информацию и вежливо попрощаться.

Не стоит отправлять письма в выходные

Никто еще не отменял субботу и воскресенье как законные выходные. Отправленные сообщения в эти дни вряд ли кто откроет до наступления следующей рабочей недели. Кроме того, повышается вероятность того, что не прочитав письмо в выходной, в рабочий день адресат про него может попросту забыть. Поэтому, деловая переписка только в рабочие дни.

Как видите, правила деловой переписки не являются какой-нибудь сверхматерией. Главное их соблюдать и вы обязательно наладите деловые связи с партнерами по бизнесу.

Читайте также: Что такое бенчмаркинг?

businesjournal.ru

Правила речевого этикета деловой электронной переписки

Фрилансеры, занимающиеся веб-райтерством, знают, насколько важно правильно обратиться к заказчику. От умения выбрать верный тон, правильно подать информацию и сделать предложение о сотрудничестве зависит успех переговоров и, в конечном итоге, доход. А потому хочу сегодня обсудить с вами, какой должна быть деловая переписка.

Основные стандартные характеристики

Деловой стиль выделяют в языковедении как самостоятельный, а потому он имеет свои определенные характеристики, отличающие его от других. Формы делового стиля используются при составлении писем деловым партнерам, потенциальным и уже имеющимся заказчикам.

Основными признаками делового стиля являются:

  • лаконичность;
  • довольно ограниченный набор используемых форм обращения – речевых клише;
  • эмоциональная нейтральность и точность;
  • акцент на конкретных преимуществах, выгодах, перспективах или недостатках того, о чем пишут.

Деловое послание не превышает 3-4 абзаца, каждый из которых несет свою смысловую нагрузку.

  1. Приветствие и обращение.
  2. Причина обращения.
  3. Деловое предложение.
  4. Реквизиты для обратной связи, уточнения информации и прощание.

Писать деловое письмо в некотором смысле проще, так как оно основывается на речевых клише – словосочетаниях, используемых в деловой переписке. Следующие стандартные формы начала предложения в деловой переписке можно встретить довольно часто:

copirayter.ru

Деловая переписка 4

Министерство образования Российской Федерации

Департамент образования Ненецкого Автономного Округа

ГОУ СПО “Ноябрьский колледж профессиональных и информационных технологий”
Кафедра словесности

Тема: Деловая переписка

Реферат по предмету: “Деловая культура”
Выполнил студент , 3 курс

Группы 801 Миранович Эдгар Эрикович

Проверил: преподаватель Тютюнникова
Ноябрьск 2011


Содержание
Введение

§1. Общие требования к деловому письму

§2. Характерные типы деловых писем

Заключение

Список литературы

Введение
Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени.

Служебная переписка является важной частью делового этикета, "общением в миниатюре". Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.

§1. Общие требования к деловому письму

Джен Ягер в своей книге "Деловой этикет" отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

В учебнике "Психология и этика делового общения"* приводится пример делового письма, составленного по данной схеме.

Помните, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку, чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.

Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.

Письмо-заявление об уходе.

Рекомендательное письмо.

Письмо-отказ.

Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.).

Письмо-напоминание.

Письмо-уведомление.

Письмо-благодарность.

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:

письмо должно быть лаконичным;

обязательно должна проставляться дата;

письмо не должно содержать клеветнических измышлений;

должна быть разборчивая подпись.

Примеры оформления деловых писем.

Общие требования к поздравительным письмам.

В деловых взаимоотношениях фирм, их руководителей и сотрудников большое значение имеет оказанное внимания по поводу различных торжественных дат. В связи с этим мы приводим несколько вариантов различных поздравительных текстов.

Поздравления в связи с продвижением по службе

Я (мы) только что узнал (и), что Вы были (назначены, избраны)..., и хотел (и) бы выразить мои (наши) поздравления. Позвольте мне (нам) пожелать Вам всяческих успехов.

С уважением,

Подтверждение получения поздравления

Благодарю (им) за Ваши поздравления по случаю моего (нашего) избрания (назначения и т.п.).

Ваше письмо доставило огромное удовольствие.

С уважением,

Письмо-поздравление

Господа!

Мы узнали, что Вы открыли новое отделение (филиал и т.д.).

Желаем Вам успеха и удачи.

Мы также выражаем надежду, что наши деловые отношения будут продолжать развиваться в той же приятной атмосфере взаимного доверия.

С уважением,

Уважаемый г-н... !

Мне очень приятно узнать о Вашем новом назначении...

Ваш многолетний труд в компании достойно вознагражден, и я с огромным удовольствием шлю Вам пожелание успехов в дальнейшей работе.

С уважением,

Уважаемый г-н...!

Мы хотели бы выразить наши наилучшие пожелания по случаю Вашего дня рождения (... летия).

Мы желаем Вам прекрасного здоровья на многие годы и надеемся, что Вы будете продолжать неустанно трудиться на благо нашей (Вашей) фирмы.

Искренне Ваш,

Уважаемый г-н... !

Сегодня исполняется... лет Вашей работы в качестве главы основанной Вами фирмы.

На протяжении этих лет Вы неутомимо и вдумчиво руководили фирмой, полагаясь на свой обширный опыт, что в конечном счете привело ее к настоящему видному положению в деловом мире.

Я (мы) хотел (и) бы поздравить Вас и пожелать Вам дальнейших успехов и доброго здоровья.

Искренне Ваш (и),

Господа!

Хотим поздравить Вас и пожелать всего наилучшего по случаю... годовщины учреждения Вашей фирмы.

Пользуемся случаем, чтобы поблагодарить Вас за приятное сотрудничество в течение всех этих лет.

Искренне Ваши,

§2. Характерные типы деловых писем

Письмо-презентация (представление) предприятия Должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения по экспорту или импорту, обменяться делегациями, организовать выставку или участвовать в ней и т.д. Желательно сопроводить такое письмо-презентацию приложением документации (буклет предприятия, список предлагаемых товаров, их спецификации и т.д.).

Письмо-оферта (предложение товара)

Оно должно содержать необходимые данные (условия предложения), чтобы иметь правовое значение для ведения дальнейших переговоров по заключению контракта купли-продажи. Эти условия являются потом обязательным условием предстоящего контракта. Условия эти следующие: наименование предлагаемого товара, количество товара, качество товара (может быть изложено в спецификации или приложении к письму), цена, базисные условия места поставки, условия платежа, сроки поставки, характер тары и упаковки, срок действия оферты.

Следует отметить, что оферта может быть твердой или свободной.

Если письмо-оферта твердая, то она выражается словами: "предлагаем твердо", если свободная, то: "предлагаем без обязательств".

Письмо-запрос

Содержит практически все те данные, что и письмо-оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда вам известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается. Можно попросить оговорить ее в оферте с указанием базиса места поставки.

Письмо-запрос информации о фирме

В таком письме помимо просьбы выслать какие-либо интересующие вас материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в вас.

Письмо-приглашение на переговоры

Такое письмо должно быть отправлено адресату заблаговременно. Желательно, чтобы в письме фигурировали альтернативные, наиболее удобные для вашего контрагента сроки приезда.

Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и в случае необходимости вывоз транспорта от Москвы до вашего предприятия, вопросы приобретения билетов в оба конца, размещения в гостинице, место и время встречи (в Москве, в вашем городе и т.п.).

Письмо-предложение в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос с указанием конкретных условий будущего контракта или проформой контракта.

Письмо-рекламация

Посылается заказным письмом с приложением всех необходимых доказательных документов (например, актов экспертизы, рекламационных актов, коносаментов, спецификаций, сертификатов о качестве). В указанных документах обязательно делается ссылка на номер контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места отправления такого письма считается датой предъявления рекламации.

В данных кратких рекомендациях мы не останавливаемся на сопроводительных к документации письмах, на письмах с выражением благодарности и т.д. Эти письма составляются по общепринятым стандартам.

Желательно прикрепить к письму свою визитную карточку, можно с краткой рукописной надписью на ней.

Все вышеизложенное в равной степени относится и к телеграфно-телексной переписке, естественно, с учетом ее краткости и особенностей телеграфного стиля письма.

Пригласительное письмо для партнера

"Уважаемые господа" (запятая).

Ниже, под словом "уважаемые", начиная с красной строки, с прописной буквы следует: "От имени... я имею удовольствие пригласить Вас... в качестве гостей..."

С новой строки: "Могу заверить Вас, что я и мои коллеги будем рады встрече с Вами и сделаем все, чтобы пребывание в нашей стране стало для Вас и интересным, и приятным".

Отступив и образовав более широкие поля, т.е. даже ближе к середине страницы, с прописной буквы начинаем: "Было бы очень любезно с Вашей стороны, если бы Вы смогли ответить на наше приглашение о приезде в любое удобное для Вас время".

Дальше, отступив еще ниже, почти с середины, с прописной буквы: "С сердечным приветом" (обязательно запятая).

Ниже, под словом "с сердечным", со строчной буквы "искренне Ваш, господин Иванов". Можно без "господин", просто "Иванов". В конце ставится точка. Слева от подписи "Иванов", на этой же строке, но ближе к полям, пишется "Иванов" - печатными буквами, а роспись идет под словом "Ваш".

Письмо, уведомляющее о том, что приглашение принято

Штамп фирмы с левой стороны, с правой стороны - число. За основу берем английский вариант, т.е. день (числом) 12, месяц (словом) января, год (цифрами).

Ниже, с левой стороны, с красной строки, с прописной буквы: "Уважаемый господин Брок" (запятая).

С новой строчки: "С огромным удовлетворением (или удовольствием) принимаю Ваше любезное приглашение" (точка).

Ближе к середине страницы с прописной буквы: "Я буду рад установить контакты с моими коллегами" (точка).

С новой строки, с прописной буквы, ниже: "С наилучшими пожеланиями" (запятая).

С новой строки почти посередине, со строчной буквы: "искренне ваш" (запятая), "Дмитриев".

Отказ от приглашения

Реквизиты те же, отступив, образовав поля, с красной строки: "Уважаемый господин Брок" (запятая).

С прописной буквы, с новой строчки: "В ответ на полученное письмо от... благодарю Вас за любезное приглашение (запятая), но я не в состоянии принять его (запятая), так как я уезжаю в отпуск" (точка).

Отступив ниже, образовав большие поля, с красной строки, с прописной буквы: "С наилучшими пожеланиями" (запятая).

Ниже, почти посередине: "искренне Ваш" (запятая).

Еще ниже: "господин Иванов" (или просто "Иванов"). А слева тоже печатными буквами будет написано "Иванов".

Рекомендательное письмо

Все реквизиты те же самые.

Отступив, с прописной буквы начинаем: "Уважаемый господин Мюллер" (запятая).

"Цель этого письма представить Вам господина... (такого-то)".

Ниже, отступив: "Господин Иванов прибывает в Вашу страну в качестве гостя фирмы..., и мы были бы признательны за помощь, которую Вы могли бы оказать в организации его визита на фирму... с целью изучения... (таких-то материалов, таких-то бумаг, таких-то чертежей и т.д.)".

Ниже, почти с середины страницы, с прописной буквы: "Большое спасибо" (точка).

Ниже, с прописной буквы: "Искренне Ваш, Иванов".

Письмо-благодарность за гостеприимство

Бланк бумаги, реквизиты, отступив, с прописной буквы, с красной строки слева начинаем: "Уважаемый господин Брок" (запятая).

Ниже, немного отступив, с прописной буквы: "От имени... (или фирмы такой-то) я хочу поблагодарить Вас за гостеприимство, которое Вы оказали... (например, господину Иванову) во время его пребывания в Вашей стране". (Продолжается письмо тут же, рядом, в строку). "Господин Иванов имел много интересных дискуссий со своими коллегами" (точка).

Ниже, почти с середины, "Искренне Ваш,..."

Письмо-просьба

Есть два варианта такого письма.

Первый вариант. Опять-таки нужно соблюсти все реквизиты, отступив от края, с прописной буквы текст: "Обращаемся к Вам с просьбой... (здесь вы можете поставить - или выслать, или послать) к нам... (свои реквизиты)... (такие-то или такие-то материалы, чертежи и т.д.)".

Второй вариант. Начинается письмо так, отступив, с прописной буквы: "Мы будем весьма признательны, если Вы сможете прислать (или направить) к нам... (свой адрес, свои реквизиты)... (то-то и то-то)".

Далее, отступив, почти с середины листа, с прописной буквы: "Искренне Ваша, Ирина Иванова".


Примечания:

Если письмо подписывает женщина, она должна поставить имя и фамилию, может поставить: "госпожа Иванова" или просто: "Ирина Иванова". Если письмо подписывает муж чина, он должен поставить только одну фамилию: "Иванов".

Если вы хотите послать приложения с этим письмом, то это оформляется следующим образом: в нижнем левом углу письма, ниже подписи, пишется слово "end" - это означает "прилагается" - и указывается число приложенных страниц.

Как правильно оформить письмо или поздравительную открытку к отправке? Правила вложения поздравительной открытки или любого делового письма в конверт: письмо складывается в три раза, т.е. гармошкой. Начало письма должно быть лицом к передней стороне конверта, на котором написан адрес. Открытка вставляется лицевой, праздничной стороной к стенке конверта, на которой пишется адрес.

Если письмо попадает в канцелярию или секретарю фирмы, то, как правило, оно вскрывается с помощью ножниц: с правой стороны конверта отрезают его часть. Руководители фирмы пользуются для этой цели специальными ножами, которые часто лежат на письменном столе. Этим ножом надрывается верхняя часть конверта.

Итак, конверт вскрывается либо ножницами сбоку, либо ножом для бумаг вскрывается самый верх. Письмо всегда должно быть обращено лицевой частью к человеку, который вскрывает конверт.

Заключение

Итак, на основе вышеизложенного можно сделать вывод, что при составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;

письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;

объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;

с точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;

деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

Список литературы

1.      Алехина И. Имидж и этикет в бизнесе. - М., 2003

2.      Венедиктова В.И. Деловая репутация: личность, культура, этика, имидж делового человека. - М., 2003

3.      Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. - Ростов-на-Дону, 2003

Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения. - М., 2006


coolreferat.com

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *