Вопросы повестки дня располагаются: Тест с ответами по теме основы документации – пройти тест онлайн бесплатно

Содержание

Тест с ответами по теме основы документации – пройти тест онлайн бесплатно

Авторам

8-800-333-85-44

Оформить заявку

Вход

Справочник
Онлайн-калькуляторы
Тесты с ответами

Выполним любые типы работ

Дипломные работы
Курсовые работы

Рефераты
Контрольные работы
Отчет по практике
Эссе

Документоведение и делопроизводство

Контрольная работа
от 1 дня /
от 100 руб
Курсовая работа
от 5 дней /
от 1800 руб
Дипломная работа
от 7 дней /
от 7950 руб
Реферат
от 1 дня /
от 700 руб
Онлайн-помощь
от 1 дня /
от 300 руб

Оставляй заявку — и мы пройдем все тесты за тебя!

Регламент СМВД

Утвержден Решением Совета министров внутренних дел государств – участников Содружества Независимых Государств
об утверждении Регламента Совета министров внутренних дел государств – участников Содружества Независимых Государств
от 18 декабря 1998 года (с изменениями и дополнениями, внесенными Решениями СМВД от 28 июня 2008 г. , от 6 сентября 2016 г., от 8 сентября 2022 г.)

РЕГЛАМЕНТ

Совета министров внутренних дел государств – участников

Содружества Независимых Государств

Настоящий Регламент определяет организацию работы Совета министров внутренних дел государств – участников Содружества Независимых Государств, порядок подготовки и проведения его заседаний, процедуру подготовки и принятия документов, вносимых на рассмотрение, а также порядок осуществления контроля за выполнением принятых решений.

I. Общие положения

Статья 1

1. Совет министров внутренних дел государств – участников Содружества Независимых Государств (далее – СМВД) осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом Содружества Независимых Государств, решениями Совета глав государств и Совета глав правительств Содружества Независимых Государств, международными договорами, заключенными в рамках Содружества Независимых Государств, Общим положением об органах отраслевого сотрудничества Содружества Независимых Государств, а также Положением о Совете министров внутренних дел государств –участников Содружества Независимых Государств, и принятыми им решениями.

2. Членами СМВД по должности являются министры внутренних дел, а также руководители иных государственных органов, выполняющих аналогичные функции (далее – министры внутренних дел) государств – участников Содружества Независимых Государств, главы которых подписали Решение об утверждении Положения о Совете министров внутренних дел государств – участников Содружества Независимых Государств.

3. СМВД рассматривает вопросы, находящиеся в пределах его компетенции, и принимает по ним решения.

II. Заседания

Статья 2

1. Основной формой работы СМВД являются очередные заседания.

2. Заседания СМВД проводятся не реже одного раза в год поочередно каждым министерством внутренних дел (Полицией) в порядке русского алфавита названий государств – участников Содружества Независимых Государств или по договоренности. Место проведения следующего заседания СМВД определяется, как правило, на текущем заседании СМВД.

3. Внеочередные заседания СМВД созываются по решению Совета глав государств и Совета глав правительств Содружества Независимых Государств, а также по предложению одного или нескольких членов СМВД при согласии не менее половины его членов.

4. Предложения с обоснованием необходимости созыва внеочередного заседания СМВД, проекты повестки дня и соответствующих документов направляются Председателю СМВД не позднее, чем за 20 дней до предлагаемого срока проведения.

5. Внеочередное заседание СМВД готовит его инициатор. Время его проведения определяется Председателем СМВД по согласованию со всеми его членами не позднее, чем в 10-дневный срок с даты получения им предложения о проведении внеочередного заседания.

Статья 3

1. В заседаниях с правом решающего голоса принимают участие министры внутренних дел государств – участников Содружества Независимых Государств – члены СМВД и, в исключительных случаях – их заместители, наделенные такими полномочиями (далее – главы делегаций).

2. Заседание СМВД считается правомочным, если в нем принимает участие не менее двух третей его членов.

III. Делегации

Статья 4

1. Приглашение принять участие в очередном заседании СМВД с указанием даты его проведения направляется организатором проведения заседания членам Совета и в БКБОП не позднее, чем за два месяца до его начала. Численный состав делегаций, участвующих в заседаниях СМВД, не должен превышать 5 человек, если иное не согласовано с организатором проведения заседания.

2. Списки делегаций с указанием фамилии, инициалов, должности и звания каждого члена делегации направляются организатору проведения заседания не позднее, чем за 10 дней до его начала.

3. Делегации в зале заседания СМВД располагаются, начиная от председательствующего на заседании, в алфавитном порядке начальных букв названий государств – участников Содружества Независимых Государств.

IV. Другие участники заседания

Статья 5

1. На заседании СМВД могут присутствовать руководители уставных и отраслевых органов Содружества Независимых Государств, высшие должностные лица государства проведения заседания, а по согласованию с организатором проведения заседания – иные должностные лица государства проведения заседания.

2. На заседании СМВД присутствуют директор БКБОП и представитель СМВД при Исполнительном комитете Содружества Независимых Государств, которые могут принимать участие в обсуждении рассматриваемых на заседании вопросов.

3. В работе заседания СМВД по его решению могут участвовать в качестве наблюдателей представители министерств внутренних дел государств, не являющихся участниками Содружества Независимых Государств, а также представители органов Содружества Независимых Государств и соответствующих международных организаций.

4. Взаимодействие СМВД со средствами массовой информации обеспечивают Председатель СМВД и организатор проведения заседания.

V. Повестка дня

Статья 6

1. Проект повестки дня очередного заседания формируется на основе решений Совета глав государств и Совета глав правительств Содружества Независимых Государств, решений СМВД, предложений его членов и БКБОП.

2. Предложения по повестке дня с обоснованием целесообразности их рассмотрения, направляются членами СМВД в БКБОП не позднее, чем за 6 месяцев до начала очередного заседания. В целях доработки и согласования предварительного проекта повестки дня БКБОП организует проведение совещания экспертов МВД государств – участников Содружества Независимых Государств. В качестве экспертов в работе совещания могут принимать участие заместители директора БКБОП от министерств внутренних дел направляющих государств, наделенные такими полномочиями.

3. Согласованный предварительный проект повестки дня направляется БКБОП организатору проведения заседания и членам СМВД не позднее, чем за 5 месяцев до начала очередного заседания. Включение вопросов в повестку дня позднее указанного срока допускается лишь в исключительных случаях, при аргументированной необходимости принятия СМВД безотлагательных решений, по согласованию с организатором проведения заседания.

Статья 7

Решение об утверждении повестки дня очередного заседания СМВД, порядке его работы и последовательности рассмотрения вопросов принимаются большинством голосов лиц, указанных в пункте 1 статьи 3 настоящего Регламента.

VI. Подготовка проектов документов и информационно
-аналитических материалов

Статья 8

1. Проекты документов, вносимые на обсуждение заседания, с информационно-аналитическими материалами, обосновывающими необходимость их принятия, готовятся инициатором рассмотрения данного вопроса или исполнителем, определенным решением СМВД, и не менее чем за 4 месяца до даты проведения заседания СМВД направляются на рассмотрение членам СМВД и в БКБОП. Информационно-аналитический материал должен содержать полное и объективное изложение существа вопроса с соответствующими выводами и предложениями по намечаемым мерам.

2. Предложения и замечания по проектам документов члены СМВД направляют для обобщения в БКБОП не позднее, чем за 3 месяца до начала очередного заседания, которое совместно с министерствами внутренних дел дорабатывает проекты и не позднее, чем за 2 месяца направляет их организатору проведения заседания и членам СМВД.

3. Проекты международных договоров о сотрудничестве и документов по вопросам, не входящим в компетенцию БКБОП, должны согласовываться непосредственно министерством внутренних дел – их разработчиком и представляться членам СМВД не позднее, чем за 2 месяца до даты проведения заседания СМВД.

4. БКБОП в инициативном порядке или по поручению СМВД готовит информационно-аналитические материалы, необходимые для рассмотрения вопросов на его заседаниях.

Статья 9

1. Для подготовки проектов документов, вносимых на заседание СМВД, при необходимости, могут создаваться экспертные группы из представителей заинтересованных министерств внутренних дел и БКБОП. Организация деятельности экспертных групп возлагается на ответственного исполнителя, определенного решением СМВД, или инициатора рассмотрения вопроса.

2. Организатор проведения заседания не позднее, чем за 1 месяц до его начала, проводит совещание экспертов министерств внутренних дел для доработки проектов документов, вносимых на заседание СМВД. При проведении нескольких экспертных совещаний по одному и тому же вопросу (проекту документа) состав экспертной группы по возможности должен оставаться неизменным.

3. Результаты работы совещаний экспертов оформляются протоколом, к которому прилагаются особые мнения экспертов.

VII. Проведение заседаний

Статья 10

1. Заседание открывает Председатель СМВД, который передает свои полномочия министру внутренних дел государства проведения заседания.

2. Председатель СМВД представляет для утверждения повестку дня и порядок работы, информирует об итогах работы совещаний экспертов, предоставляет слово для докладов и выступлений, ставит на голосование проекты документов и предложения по рассматриваемым вопросам, оглашает справки и заявления, обеспечивает соблюдение положений настоящего Регламента, руководит работой служб, осуществляющих организационно-техническое обеспечение заседания СМВД, подписывает протокол заседания и закрывает заседание.

Статья 11

1. Во время обсуждения вопросов повестки дня глава делегации может высказать предложение по порядку ведения заседания, и по этому предложению принимается решение. Выступающий по порядку ведения заседания не может говорить по существу обсуждаемого вопроса.

2. Во время обсуждения любого вопроса повестки дня глава делегации может внести предложение о перерыве заседания. Такое предложение без обсуждения ставится на голосование, и по нему принимается решение.

Статья 12

1. Порядок обсуждения проекта документа определяется главами делегаций, которые могут принять решение о проведении общего или постатейного обсуждения текста.

2. При отсутствии принципиальных возражений по рассматриваемому проекту документа СМВД принимает его с изменениями и дополнениями, одобренными в ходе обсуждения.

3. В случае отклонения проекта документа, он может быть направлен для доработки и повторно вынесен на текущее или следующее заседание СМВД.

4. При повторном рассмотрении на текущем заседании доработанный проект документа принимается за основу большинством голосов глав делегаций, затем обсуждаются и ставятся на голосование все дополнения и изменения, не включенные в текст проекта документа. После их обсуждения текст документа окончательно редактируется и принимается в целом.

Статья 13

1. По поручению главы делегации члены делегации могут выступать и давать справки по существу обсуждаемых вопросов. Другим лицам, присутствующим на заседании, по решению СМВД может быть предоставлено слово для выступления, сообщения или информации.

2. Глава делегации вправе заявить по обсуждаемому вопросу особое мнение, которое должно быть изложено письменно за его подписью. Особое мнение фиксируется в протоколе заседания и прилагается к нему. Особое мнение может быть в любое время отозвано соответствующим министром внутренних дел путем направления уведомления в БКБОП.

VIII. Принятие решений

Статья 14

1. На заседаниях СМВД принимаются решения (в том числе протокольные), заявления, обращения, рекомендации (далее – решения), заключаются многосторонние договоры и соглашения, которые подписываются главами делегаций. Итоги заседания оформляются протоколом.

2. Проекты документов, требующие решения Совета глав государств или Совета глав правительств, одобряются на заседании СМВД и представляются в Исполнительный комитет Содружества Независимых Государств для дальнейшего рассмотрения в установленном порядке.

3. Член СМВД может в любое время присоединиться к ранее принятому решению СМВД путем направления соответствующего уведомления в БКБОП, которое, в свою очередь, информирует об этом членов СМВД. Датой присоединения считается дата получения БКБОП уведомления, если в нем не оговорена другая дата.

Статья 15

Решения СМВД принимаются с общего согласия присутствующих членов СМВД. Любой член СМВД может заявить о своей незаинтересованности в том или ином вопросе, что не должно рассматриваться в качестве препятствия для принятия по нему решения, а также присоединения данного члена СМВД к принятому решению
в будущем. Представители министерств внутренних дел, участвующих в заседании СМВД в качестве наблюдателей, имеют право подписи принимаемых Советом решений.

Статья 16

Решения по процедурным вопросам принимаются простым большинством голосов участвующих в заседании членов СМВД. По требованию любого члена СМВД результаты голосования фиксируются в протоколе заседания.

Статья 17

Решения СМВД вступают в силу с даты их принятия (если в решении не указан иной порядок). Датой принятия решения СМВД считается дата проведения заседания СМВД.

Статья 18

Отступление от установленного в статьях 8-10 настоящего Регламента порядка подготовки и рассмотрения проектов документов допускается в исключительных случаях, определяемых Председателем СМВД, при необходимости принятия безотлагательных решений в промежутках между заседаниями СМВД. В таких случаях Председатель СМВД организует с помощью имеющихся видов связи, в том числе специальной, ознакомление членов СМВД с проектом решения и получение их согласия с соблюдением условий, предусмотренных статьей 15 настоящего Регламента. Датой принятия решения СМВД в промежутках между заседаниями СМВД считается дата последней подписи участвующего в подписании члена СМВД.

Статья 19

Заседание СМВД завершается подписанием документов, после чего оно объявляется закрытым. При проведении заседания СМВД в формате видеоконференции заседание объявляется закрытым после завершения обсуждения вопросов повестки дня. Принятые на заседании СМВД решения подписываются членами СМВД после окончания трансляции заседания. По результатам проведенного заседания может проводиться пресс-конференция.

Статья 20

1. Итоги заседания оформляются протоколом, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов повестки дня и принятые в результате их рассмотрения решения. К протоколу заседания СМВД прилагаются документы, принятые на заседании.

1.1. Проект протокола заседания СМВД формирует БКБОП, как орган, осуществляющий функции секретариата СМВД.

2. Основными реквизитами протокола заседания СМВД являются: наименование и дата проведения заседания и подписания протокола, фамилия и инициалы председательствующего на заседании, состав делегаций, список наблюдателей и других лиц, участвующих в заседании, повестка дня заседания, ход обсуждения повестки дня
и подпись председательствующего на заседании. Записи содержания и хода обсуждения вопросов повестки дня в протоколе делаются, как правило, отдельно по каждому рассматриваемому вопросу. К протоколу заседания также могут прилагаться видео-, аудиозаписи выступлений и другие необходимые документы.

Статья 20.1

При проведении заседания СМВД в формате видеоконференции БКБОП в течение суток после окончания заседания формирует и направляет в министерства внутренних дел (Полицию) посредством электронной почты проект протокола заседания СМВД на согласование. Министерства внутренних дел (Полиция) в 3-дневный срок после получения рассматривают проект протокола заседания СМВД и, при отсутствии замечаний, направляют в БКБОП по электронной почте завизированный членом СМВД проект протокола (с сопроводительным письмом). Оригинал завизированного членом СМВД проекта протокола заседания СМВД в 5-дневный срок направляется в БКБОП. В случае необходимости внесения изменений в проект протокола заседания СМВД БКБОП организует его повторное согласование. При отсутствии замечаний членов СМВД по проекту протокола (после их учета) БКБОП посредством электронной почты направляет итоговый протокол Председателю СМВД на подпись. Подписанный Председателем СМВД протокол направляется посредством электронной почты в БКБОП для организации депозитарной рассылки. Оригинал протокола в 5-дневный срок направляется в БКБОП.

IX. Реализация решений

Статья 21

1. Порядок реализации решений СМВД определяется соответствующими актами министерств внутренних дел, предусматривающими механизм контроля за их исполнением.

2. Информация об исполнении решений, принятых на предыдущем заседании СМВД, направляется министерствами внутренних дел в БКБОП не позднее, чем за 1 месяц до очередного заседания. Обобщенные сведения БКБОП представляет Председателю СМВД для информирования членов СМВД.

Статья 22

БКБОП совместно с министерствами внутренних дел, не реже одного раза в три года, представляет на рассмотрение заседания СМВД перечень его решений, действие которых необходимо прекратить.

X. Организационно-техническое обеспечение заседаний

Статья 23

1. Организационно-техническую подготовку и обслуживание заседаний СМВД осуществляет организатор проведения заседания совместно с БКБОП.

2. В зале заседания СМВД размещаются флаг Содружества Независимых Государств и государственные флаги государств – участников Содружества Независимых Государств.

3. Материально-техническое обеспечение подготовки и проведения заседания СМВД осуществляется организатором проведения заседания.

Статья 24

Рабочим языком СМВД является русский язык. При намерении выступать на заседании на официальном языке своего государства член СМВД должен обеспечить перевод своего выступления на русский язык.

Статья 25

1. Организатор проведения заседания в 5-дневный срок представляет подлинные тексты принятых на заседании СМВД решений и протоколов (кроме текстов подписанных международных договоров и соглашений) в БКБОП, которое в 5-дневный срок направляет членам СМВД и наблюдателям копии принятых на заседании СМВД документов, а также информирует членов СМВД о получении уведомлений, предусмотренных настоящим Регламентом.

1.1. При проведении заседания СМВД в формате видеоконференции министерства внутренних дел (Полиция) в течение суток после завершения заседания СМВД направляют посредством электронной почты в БКБОП копии подписанных членами СМВД решений, для подготовки БКБОП сводных решений. Подписанные членами СМВД решения в 5-дневный срок направляются в БКБОП на депозитарное хранение.

2. Копии многосторонних международных договоров и соглашений межведомственного характера, подписанных в ходе заседаний СМВД, направляются в БКБОП министерством внутренних дел, определенным соответствующим договором в качестве депозитария.

Пункт повестки дня собрания — Skillmaker

Опубликовано SkillMaker в сентябре 2014 г.

Пункт повестки дня — это один пункт или отдельная часть повестки дня собрания, которая может быть указана отдельно от группы вопросов, подлежащих рассмотрению на собрании. . Пункты повестки дня могут быть созданы ведущим собрания, который также может предложить участникам собрания запросить их.

На что похожи пункты повестки дня собрания?

Пункт повестки дня встречи похож на заполнение формы заказа семейного завтрака, если вы останавливаетесь в номере отеля. Каждый пункт меню завтрака необходимо обсудить с членами семьи, чтобы решить, какую еду или напиток заказывать в каждой категории (сок, фрукты, варенье, горячее блюдо, горячий напиток). Меню завтрака также должно быть составлено к определенному времени, чтобы оно было эффективным.

Какова цель пункта повестки дня собрания?

Пункты повестки дня собрания содержат ряд конкретных пунктов, определяющих порядок повестки дня собрания и, следовательно, ход обсуждений на собрании. Пункты повестки дня имеют последовательную структуру, позволяющую участникам встречи сосредоточиться и обсудить результаты каждого пункта. На деловых собраниях совещательных органов повестка дня может также называться распорядком дня. Пункты повестки дня «ограничены по времени» или отведены на определенный период времени, чтобы гарантировать, что обсуждение сосредоточено на практических результатах и достигнута более широкая цель встречи. Пункты повестки дня предоставляют участникам встречи возможность внести свой вклад в собрания, особенно в отношении их проблемных областей.

Пункт повестки дня совещания из SkillMaker

Какие существуют типы пунктов повестки дня совещания?

Информационный пункт повестки дня . Эти пункты повестки дня обычно включают одностороннюю презентацию для предоставления справочной информации участникам собрания. Нет необходимости в достижении согласия по этому пункту повестки дня. Участникам собрания нужно только усвоить представленную информацию, потому что решение может быть уже принято или принято вышестоящим органом.
Консультативный пункт повестки дня . Эти пункты повестки дня включаются, когда решение еще не принято, и ведущий собрания хочет получить совет, отзыв или мнение от участников собрания. Эти пункты повестки дня позволяют участникам поделиться опасениями и высказать свое мнение по обсуждаемым вопросам.
Пункты повестки дня для решения проблем – это пункты повестки дня, целью которых является реальное решение проблемы в ходе собрания. Встреча является идеальным форумом для этой деятельности, поскольку она может использовать коллективный разум и опыт решения проблем группы участников, часто из разных функциональных областей. Довольно часто консультативный пункт повестки дня на одном собрании становится пунктом повестки дня для решения проблемы на следующем, когда необходимо сделать выбор.
Запрос о помощи, пункт повестки дня . Эта категория пунктов повестки дня собрания предполагает, что участник обращается к другим членам группы за помощью по какому-либо вопросу или проекту. Часто эти пункты повестки дня становятся продолжением следующей встречи, поскольку необходимо изучить и собрать дополнительную информацию.

Каковы компоненты или элементы пункта повестки дня собрания?

Номер пункта – номер, обозначающий порядок обсуждения пункта повестки дня собрания
Тема – краткое название, описывающее обсуждаемый вопрос
Исходная информация – актуальная информация, касающаяся важности проблемы и ссылки на предыдущие действия, предыдущие решения, другие темы или ссылки на предыдущие встречи.
Категория – Либо: Информационное, Консультативное, Решение проблем, Запрос о помощи

Какие термины используются при настройке пункта повестки дня собрания?

Повестка дня – список вопросов для обсуждения на официальном заседании.
Собрание – собрание людей с определенной целью, особенно для официального обсуждения.
Вопрос – важная тема или проблема для обсуждения или обсуждения.
Приложения – дополнительная часть, которая должна быть приложена к повестке дня, чтобы помочь информировать участников о проблеме
Фасилитатор – тот, кто помогает группе людей понять их общие цели и помогает им планировать и достигать их
Решения – заключение или резолюция, принятые после рассмотрения собрания
Группа – ряд людей или вещей, которые расположены, собраны или классифицированы вместе
Консенсус – общее соглашение

Где я могу найти дополнительную информацию о пункте повестки дня собрания?

http://seedsforchange.org.uk/facilitationmeeting
http://www.imglv.com/articles/Hold_Productive_Meetings.pdf
http://people.ucalgary.ca/~design/engg251/First%20Year%20Files/effect_meet. pdf

Сообщение с тегами повестки дня, изображение, powerpoint, proprof, RLR, scoopit, WHS

6 вещей, которые содержит повестка дня каждой продуктивной встречи

Согласно исследованию, проведенному Verizon Business, встречи являются основной тратой времени на рабочем месте. Вы действительно удивлены этим заявлением? Посещали ли вы недавно конференцию или встречу, на которой не было ни одного урока или не было достигнуто единственной цели? Наверное, все мы были на подобных собраниях. Вот шесть пунктов повестки дня каждой продуктивной встречи.

Другие ошибки собрания включают слишком много или слишком мало участников. Как насчет ничего запланированного, что было бы интересным, или совершенно неорганизованной встречи. Это обычная трата времени, когда дело доходит до совещаний.

Но что, если бы существовал способ повысить посещаемость, участие и продуктивность ваших совещаний? Есть конкретный способ достичь этой цели. Это называется повесткой дня собрания, но у вас должна быть реальная повестка дня, которой вы придерживаетесь.

Что такое повестка дня встречи?

Повестка дня похожа на дорожную карту, которую вы используете, куда бы вы ни отправились в путешествие. Ответы на следующие вопросы помогут вам спланировать поездку заранее и подобрать оптимальный маршрут для достижения цели:

Кто поедет с вами?
Когда и куда ты уезжаешь?
Какова цель поездки?
Сколько времени у вас есть, чтобы добраться до пункта назначения?
Что произойдет, если будет объезд или поломка вашего автомобиля?

Проще говоря, без повестки дня у вас нет четкой цели. Без четкой цели нет смысла проводить встречу.

Чтобы ваша встреча была продуктивной, вам необходимо создать повестку дня, содержащую следующие шесть компонентов.

1. Заголовок повестки дня

Заголовок повестки дня используется для обозначения следующих пунктов:

Объект, организация или комитет, созывающие собрание.
В заголовке повестки дня будет указано название созыва органа, например Правления, Консультативной группы, Комитета или участников собрания.
Тип собрания.
Укажите дату и время встречи.
Включить время начала и окончания сеанса.
Место встречи.

Заголовок — это основа вашей встречи. Без него вы и другие участники не будете знать дату, время, место и цель собрания.

Вот пример того, как может выглядеть заголовок — в следующем формате:

Календарь Повестка собрания персонала

Дата: понедельник, 02.09.2019

9 0163 Время: 15:30 – 16:00

Место: конференц-зал

Ведущий: Джон Рэмптон

Участники: Джо Смит, Джейн Доу, Сьюзен Сматтер и Том Доэзи.

Что касается формата в целом, то выравнивание по левому краю является деловым форматом. По центру считается неформальным форматированием. Это твое решение. Просто не забудьте использовать единый формат для всех ваших заголовков. Нет никаких шансов, что кто-то пропустит ваши приглашения в повестку дня — они знают, как это выглядит, и будут следить за этим.

2. Основная цель

Целью встречи обычно является одно или два предложения, которые отвечают на два основных вопроса:

Почему мы встречаемся?
Чего мы хотим достичь?

Ответы на эти вопросы помогут вам спланировать собрание и установить ориентир для определения того, было ли собрание успешным или нет. Вы захотите обсудить, как избежать других ошибок при встрече.

Если вы проводите мозговой штурм со своей командой, то ваша цель может быть такой: «Создать два рекламных предложения к предстоящему праздничному сезону». Не забывайте следовать тем же ключевым целям и на виртуальных встречах по планированию.

3. Введите

Не забудьте привлечь свою команду или других участников к созданию повестки дня. Команда будет знать вопросы, которые необходимо обсудить, о которых вы не знаете. Таким образом, вы убедитесь, что все основные темы и любые вопросы рассмотрены. Что еще более важно, это будет держать их вовлеченными, потому что они участвуют в создании собрания.

Если вы создаете повестку дня самостоятельно, отправьте ее своей команде для обратной связи. Вы не захотите пропустить необходимые элементы календаря, которые необходимо охватить.

Вы не хотите возлагать эту ответственность на участников в последнюю минуту. Вообще говоря, все встречи должны быть в одно и то же время каждую неделю, чтобы не было ошибок.

Информация о том, что нужно сделать, должна быть выдана в конце каждой встречи для следующей встречи. Участники всегда будут готовы к встрече, если у них будет достаточно времени для обдумывания пунктов повестки дня. Заблаговременное напоминание о чем-либо дополнительном, чтобы вы могли добавить это в повестку дня, гарантирует, что вы не будете работать сверхурочно.

Дополнительный совет: Ограничьте повестку дня не более чем пятью темами. С пятью вопросами вы и другие участники не застряли на двухчасовом совещании. Вы все равно захотите закончить вовремя.

4. Рабочий план встречи

Рабочий план встречи — это мясо и картошка вашей сессии. Другими словами, это то, чего вы хотите добиться от встречи.

Убедитесь, что собрание идет по графику и остается в отведенном временном интервале. В первую очередь перечислите самые срочные дела вашей организации как самые срочные или важные дела. Следуйте за этим с наиболее спорным или трудоемким вопросом и завершите обсуждение менее чувствительными и маловажными пунктами.

Не волнуйтесь, если вы не можете добраться до каждого пункта повестки дня. Вы можете сохранить эти менее важные вопросы для следующей встречи.

Нет правильного или неправильного органа повестки дня, но вот надежный формат, который вы могли бы использовать:

Позвоните, чтобы заказать и прочитать цель встречи (2 минуты).
Поприветствуйте участников и попросите каждого назвать свое имя и роль (5 минут).
Ознакомиться с форматом и правилами работы собрания (5 минут). Формат необходимо обсудить только на вашей первой встрече или если к вам присоединится новый сотрудник или гость/клиент. В противном случае — все люди должны знать правила от и до.
Начните с отчетов , начиная с Президента или Исполнительного директора, за которыми следуют отчеты сотрудников и комитетов. Постарайтесь, чтобы каждый человек знал, что он скажет, и попрактиковался в этом, прежде чем войти. Вы не хотите тратить время на то, что кто-то спотыкается. Никто не должен занимать больше пяти минут.
Старый бизнес. Это любые нерешенные вопросы с предыдущих собраний (10 минут).
Новый бизнес. Это любые вопросы или вопросы, поднятые комитетом, персоналом или группой, которые требуют действий или решения. Другими словами, это целевые цели, которые вы и другие участники поставили перед собой (10 минут).
Комментарии и объявления. Здесь участники могут делать специальные объявления или предлагать темы для следующей встречи (3 минуты).
Отсрочка. Перенос — это просто формальное закрытие собрания. Не забудьте указать время окончания встречи и напомнить участникам дату следующей встречи (2 минуты).

5. Распределение времени

Одной из наиболее важных функций повестки дня является обеспечение своевременного проведения собрания. В конце концов, вы хотите уважать драгоценное время присутствующих. При создании повестки дня вы должны убедиться, что ставите реалистичные цели и выделяете определенное время для каждого вопроса.

Чтобы гарантировать своевременную встречу, вот несколько советов:

Всегда начинайте и заканчивайте встречу вовремя, несмотря ни на что.
Используйте таймер и запустите его в начале отчета и выдачи.
Разошлите отчеты, задания и повестку всем участникам перед собранием, чтобы ваши сотрудники были готовы.
Если собрание является виртуальным, перед началом собрания убедитесь, что у участников есть правильные телефонные номера, код доступа и ссылки на вашу онлайн-комнату для собраний.
Если есть тема, которая займет много времени, подумайте о том, чтобы запланировать отдельную встречу, чтобы уделить ей столько времени, сколько она того заслуживает.
Дайте всем возможность высказаться. Некоторые лидеры используют микрофоны или переговорные устройства, чтобы в каждый момент времени говорил только один человек.

6. Последующие действия

Наконец, после завершения собрания вам необходимо как можно скорее связаться с участниками. Обычно это означает выполнение следующих действий:

Раздача минут. В протоколе должны быть указаны дата, время и место проведения собрания, а также участники, основные затронутые вопросы и ответственные за последующие действия.
Архивируйте повестку дня, протоколы и любые вспомогательные документы.

Женский волейбольный клуб «ДИНАМО-МЕТАР»