Вопросы к совещанию: 7 этапов правильного совещания + вопросы для обратной связи
7 этапов правильного совещания + вопросы для обратной связи
Переговоры без поражения
7 этапов правильного совещания + вопросы для обратной связи
30 сентября 2022 7 909 просмотров
Антон Бахарев
Совещание — один из обязательных инструментов почти любой организации. Процесс эффективного управления совещаниями состоит из семи этапов. Публикуем памятку для фасилитаторов из книги «Лидер будущего».
1. Подготовка совещания
Лидер будущего
Цель в том, чтобы все участники одинаково поняли цели совещания, подготовились и ознакомились со всей необходимой информацией. Они должны оказаться в одном информационном поле — это позволит им понимать контекст дискуссии, не переспрашивая и не уточняя.
Совещание — это не место для уточнения информации.
Решения здесь принимаются на основе ранее подготовленных и изученных данных.
Если цель этапа подготовки не выполнена, то совещание точно не будет эффективным. Участники не будут погружены в контекст и потратят время на выяснение подробностей, вместо того чтобы принимать решение.
2. Старт совещания
Этот этап может занимать от 2 до 10% времени. Цель — сфокусировать участников на решении задач совещания, а также дать дополнительный энергетический импульс для дальнейшей работы. Конечно, это время надо посвятить обсуждению общих и единых для всех участников вопросов — желательно позитивных и эмоциональных.
Это очень важный момент, не стоит его упускать. Сколько раз вам приходилось присутствовать на совещаниях, которые открывались словами: «Всем добрый день, начинаем с первого вопроса повестки»? Пожалуйста, не надо так. Начинайте с драйва.
3. Основная часть совещания
Этот этап может занимать до 90% времени. Его цель — обязательно ответить на все запланированные вопросы. Для команды это так же важно, как и выполнить план дня — для отдельного сотрудника.
Если удалось рассмотреть всю повестку и принять решения, команда становится сильнее.
4. Кульминация совещания
Это всего одно предложение, после которого участники понимают: цель совещания достигнута, все собравшиеся — молодцы! Обычно эту фразу произносит председатель или фасилитатор. Хорошо, если после этого у вас останется еще около 10% запланированного времени — на следующий, очень важный этап.
5. Завершение, подведение итогов совещания
Отведите на это до 10% времени. Цель — закрепить достигнутые договоренности, сфокусировать участников на обязательном их достижении.
Как говорил Сократ, если хочешь, чтобы тебя поняли, сначала расскажи, о чем ты хочешь рассказать, потом собственно расскажи, а потом расскажи, о чем ты только что рассказал.
Именно на этом этапе должен быть согласован и принят протокол совещания.
6. Обратная связь
И в самом конце очень важно дать обратную связь об эффективности совещания. Зачем это нужно? Чтобы участники запланировали хотя бы одно действие, как лучше подготовить и провести встречу в следующий раз.
В первые три месяца настройки правил подготовки и проведения совещания это нужно делать на каждом собрании. Когда процесс отлажен, достаточно выдавать обратную связь раз в месяц. Обычно за это отвечает секретарь.
Вот примеры вопросов для анкеты обратной связи (из книги):
7. Обязательное сопровождение достижения результатов, выполнения договоренностей совещания
Увы, в своей практике мы встречаем не такое большое количество настолько сильных корпоративных культур, в которых договоренности выполняются без контроля. В большинстве организаций необходима поддержка на этапе выполнения договоренностей.
Если договоренность на совещании достигнута, то она должна быть реализована.
Только тогда команда и культура станут немного сильнее. Если же участники совещания договорились и не сделали, то и команда, и культура слабеют. Если же это будет повторяться регулярно, то… сами понимаете.
Подготовлено по книге «Лидер будущего».
Так вы считаете, что проводите классные совещания?!
Так вы считаете, что проводите классные совещания?!Ниже приведены пять ключевых вопросов на тему совещаний. Если сможете ответить на них с уверенностью, то можете дальше не читать. Если же вы, как и большинство из нас, только считаете, что проводите классные совещания, тогда хватайте ручку и делайте заметки для того, чтобы выделить стратегии, способные сделать ваши совещания более мастерскими. А вот и сами вопросы:
Начнем с ответа на первый вопрос насчет подготовки совещания. Ответ на вопрос №1. Приготовьтесь: Шесть ключевых моментов
Что самое важное при подготовке к совещанию?
Если вы не уверены, что именно является вашей целью и продуктом, или если вы можете достичь цели и создать продукт безо всякого совещания, или же если данные цель и продукт не стоят времени, проведенного на совещании… то нет смысла проводить совещание! Ответ на вопрос №2. Задействуйте «со старта»: «Правило «ИЗУЗ»В начале совещания люди обычно хотят знать три вещи: «Почему мы здесь? Что мы будем делать? Будут ли разрешены мои вопросы?» Для того чтобы обеспечить лучший старт, выполните четыре ключевых шага:
Какие методы вашей работы с участниками, которые опаздывают или «сидят» в своих планшетах или мобильных телефонах? Что можно поделать с «рассказчиками», «шептунами» или «прыгунами по темам»? Это лишь пять из 15 наиболее часто встречающихся вариантов сложного поведения, которые имеют место в ходе совещаний.
Верно ли, что люди имеют разногласия всего по трем причинам?
Ответ на вопрос №5. Закрывайте совещание правильно. Большое количество совещаний заканчивается без четкой оценки того, что было сделано, или того, что будет сделано для реализации решений совещания. Лучшее закрытие совещания должно включать в себя:
В следующий раз, когда вы поймаете себя на словах: «Это было ужасное совещание», подумайте о возможности проинформировать ведущего совещания о том, какие бывают лучшие совещания. (А если же руководителем совещания был ваш босс, подумайте о том, чтобы подложить копию данной статьи под дверь его кабинета!).
А самое лучшее решение это обучиться фасилитировать у Людмилы Дудоровой на курсе «Мастер фасилитации». Курс мастер фасилитации состоит из трех отдельных модулей. Вы можете присоединиться на курс на любой из ближайших модулей. При регистрации на полный курс «Мастер фасилитации» до 31 января 2016 года действует специальная скидка 10%. Мы всегда рады вас видеть у нас в офисе по адресу: г.Москва, ул.Мещанская, д.7, стр.1 вас слышать по телефонам: +7 495 500 60 69 +7 495 684 19 41 +7 495 684 19 87
получать от вас письма на mail@personalimage.
Продуктивных вам совещаний! >> Все статьи |
Фасилитация Конференция фасилитаторов Тренинги Pinpoint Методы Конкурс Рисунок Stormz Визуализация Вебинары Фасилитирующее лидерство вебинары Сертификация +7 (495) 500-60-69 Москва, ул. Мещанская 7 стр. 1 |
Как вы их разрешаете?
ru
40+ контрольных вопросов для совещаний
Если совещание полностью посвящено «отмечанию», возможно, это пустая трата времени.
Тем не менее, существует множество проверок, которые полезны, если их включить в качестве небольшой части более крупной цели собрания. Правильные контрольные вопросы могут быстро выявить необходимые обновления, установить дух товарищества в команде и держать всех в курсе движущихся частей сложного проекта.
Если вы хотите, чтобы часть вашей встречи, посвященная регистрации, была полезной, этот пост для вас.
В нем мы рассмотрим контрольные вопросы для встреч всех типов, включая ежедневные стендапы, проектные встречи, встречи один на один, ледоколы и командные встречи.
«Попросить кого-то поделиться с вами своим опытом, своим пониманием или своими увлечениями вызывает связь, а часто и нежность, которая является мощной основой для прочных отношений».Контрольные вопросы для ежедневных стендапов
— Аманда Дейберт
Ежедневные стендап-собрания, также известные как ежедневные схватки, совещания или переклички, — это очень короткие собрания (обычно не более 15 минут). ), где каждый член команды делится важной важной информацией о своей работе за день.
Эти быстрые утренние встречи предотвращают ускользание важных знаний и помогают поддерживать продвижение проектов. Они особенно популярны среди команд разработчиков.
Три контрольных вопроса для ежедневных стендапов, которые использует большинство организаций:
- Что вы делали вчера?
- Что ты будешь делать сегодня?
- Что-то мешает вашему прогрессу?
В нашем собственном шаблоне встречи мы включили еще один вопрос об уровне комфорта: насколько мы близки к достижению наших целей?
{{start-having-better-meetings=»/blog-inserts»}}
При управлении проектом правильные вопросы могут означать разницу между выявлением потенциальных препятствий во время инициирование и планирование, или спотыкаясь прямо о них в исполнении.
Как только проект запущен, проверка прогресса гарантирует, что он будет работать максимально гладко.
Некоторые контрольные вопросы проекта для совещаний на ранних стадиях планирования включают:
- Как вы будете измерять успех своей части проекта?
- Предвидите ли вы какие-либо препятствия для получения результатов?
- Что вас беспокоит по поводу проекта?
- Что вас привлекает в этом проекте?
- Что вам нужно от меня как руководителя проекта, чтобы успешно завершить этот проект?
Согласно исследованиям, чем больше вы задаете вопросов, тем лучше у вас получается их задавать
Как только проект переходит к выполнению и далее, рассмотрите возможность изменения линии вопросов на:
- Что работает, как ожидалось? Что не является?
- Есть ли что-то, что мы не должны делать, перестать делать или изменить?
- Что ты делаешь не по плану? Как это влияет на вашу рабочую нагрузку?
- Как внесенные вами изменения влияют на общую стратегию?
- Что мы можем сделать по-другому, когда в следующий раз у нас будет такой проект?
- Что вам нужно для обеспечения дальнейшего успеха этого проекта?
Ознакомьтесь с нашим шаблоном встречи по регистрации проекта, чтобы получить больше идей.
На собраниях лучших команд отмечаются победы, предоставляются данные и обновления, а также вырабатываются полезные действия. Правильные вопросы для проверки команды могут объединить команду и в то же время извлечь важную информацию для победы на встрече 2-к-1.
Вот несколько контрольных вопросов для еженедельных собраний команды и даже более крупных собраний, на которые собирается вся команда:
- Используя процентное соотношение, насколько заполнена ваша тарелка прямо сейчас?
- Что сейчас хорошо на работе? Что не так?
- Каков ваш баланс между работой и личной жизнью на этой неделе?
- Что вас порадовало в этом месяце?
- Кто вдохновил вас на этой неделе?
- Какой у вас талант, который вы не используете в работе?
- Что вы делаете, чтобы снять стресс?
- Что бы вы изменили в нашей организации?
- Что вам больше всего нравится в нашей команде?
- Если бы вы могли один рабочий день в неделю работать над чем угодно, что бы это было?
Просмотрите более 300 вопросов, которые можно задать на личных встречах.
поддерживать постоянную перестройку приоритетов.
В то время как эти встречи должны проводиться тщательно, чтобы они не стали случайными и/или непродуктивными, хорошие вопросы для встреч один на один могут гарантировать, что вы получите необходимую информацию.
» Красивый вопрос — это амбициозный, но действенный вопрос , который может изменить наше восприятие или мышление о чем-либо, а также может послужить катализатором для осуществления изменений.»
— Уоррен Бергер
Вопросы могут включать:
- Над чем вы работали с момента нашей последней встречи?
- Что занимает большую часть вашего времени?
- Какие вехи вы достигли?
- Что мешает вам работать продуктивнее?
- Как я могу лучше поддерживать вашу работу?
- Что вас вдохновляет в вашей работе? Что вас беспокоит?
- Как ваша работа здесь согласуется с вашими карьерными целями?
- Как вы относитесь к своей команде?
- У вас есть время, чтобы купить все необходимое?
- Чувствуете ли вы поддержку руководства?
Ознакомьтесь с нашим шаблоном встречи один на один, чтобы найти еще несколько идей.
Ледоколы, по крайней мере, хорошие, — любимый всеми способ начать встречу с правильной ноги. Если вы хотите использовать свои ледоколы таким образом, чтобы они одновременно регистрировались, мы вас поддержим.
Вот несколько забавных контрольных вопросов, которые могут стать ледоколом:
- Если бы вы могли разговаривать только с одним человеком в течение всей недели, и это должен был быть один из ваших коллег, кто бы это был?
- Если бы вам пришлось работать полный рабочий день в течение месяца, находясь в последнем месте, где вы отдыхали, смогли бы вы это сделать?
- Какая сверхспособность позволит вам выполнять работу в десять раз быстрее?
- Если бы вы могли изобрести приложение, которое помогло бы нашей организации, чем бы вы ни хотели, что бы сделало ваше приложение?
- Если вы слушаете музыку во время работы, что это за музыка?
- Что заставило вас смеяться во время работы?
Независимо от того, ломаете ли вы лед или проверяете статус проекта, контрольные вопросы имеют место при правильном использовании.
Убедитесь, что у ваших собраний есть более важная цель, и пусть эти вопросы выявляют новые уровни нюансов в отношении динамики и продуктивности команды.
Зачем нужны контрольные вопросы
Контрольные вопросы могут напоминать светскую беседу о начале встречи, но они не обязательно должны быть бессмысленными. При удаленной совместной работе эти вопросы могут помочь наладить взаимопонимание внутри вашей команды и предоставить выход для связи, если люди чувствуют себя одинокими, работая дома.
Контрольные вопросы могут сбросить настройки всех
Люди, присоединившиеся к вашему собранию, только что закончили долгое или напряженное собрание. Задав быстрый вопрос в начале собрания, вы сможете перезагрузить его и сосредоточиться на собрании.
Контрольные вопросы дают контекст
Если вы обнаружите в контрольных вопросах, что у кого-то выдалась тяжелая неделя, это может помочь принять решение позже на собрании. Наличие этого дополнительного контекста может помочь повысить продуктивность ваших совещаний.
Контрольные вопросы могут наладить связи
Быстрые проверки в начале звонка могут помочь просто напомнить всем, что они работают с другими людьми, и могут установить связи, если у людей есть похожие ответы. Когда вы ведете встречу и задаете контрольные вопросы, это может показать вашим участникам, что вы заботитесь о них как о людях, а не только как о сотрудниках.
Контрольные вопросы позволяют каждому быть услышанным
Людям легко, особенно при видеовызовах, хранить молчание большую часть встречи. Когда каждый может ответить на короткий вопрос в начале звонка, это может помочь всем установить свое присутствие на собрании.
Какие вопросы лучше всего подходят для регистрации?
Отличные вопросы для проверки имеют несколько общих черт. Вот несколько способов сделать ваши вопросы эффективными и продуктивными:
- Ваши вопросы должны стать поводом для разговора, но в идеале на них нужно быстро отвечать. Участники вашей встречи должны быть в состоянии ответить менее чем за 15-20 секунд.
- Ваши вопросы должны быть исчерпывающими. Если вы находитесь на встрече с людьми из самых разных слоев общества, задайте вопрос, который может коснуться каждого.
- Ваши вопросы должны раскрыть что-то новое или интересное о людях, с которыми вы встречаетесь.
- Избегайте политических или спорных вопросов. Цель состоит в том, чтобы наладить связь, поэтому старайтесь задавать относительно легкомысленные вопросы.
{{go-further-with-hugo=»/blog-inserts»}}
32 вопроса, которые нужно задать на собрании, чтобы казаться умнее
Встречи
Часто важно не то, что вы говорите, а то, спрашивайте, что улучшает мнение людей о вас.
Почему? Большинство людей любят, когда им задают вопросы, потому что им нравится, когда их слушают. Им нравится, что вы интересуетесь их точкой зрения, их опытом и тем, что еще они могут сказать.
Самое приятное то, что вам не нужно быть самым умным человеком на собрании, чтобы задавать умные вопросы.
На самом деле, обычно хороший вопрос — это просто взять ситуацию и подтолкнуть ее немного глубже.
Если вы заинтересованы в том, чтобы произвести хорошее впечатление в группе, вот несколько типов вопросов, которые вы можете задать на групповом совещании и которые помогут вам выглядеть умнее:
1. Что вы думаете о ИКС?
2. Каковы преимущества/недостатки Y?
3. Как Z вписывается в нашу миссию?
4. Что, по вашему мнению, является хорошим следующим шагом для проекта/компании/группы?
5. Были ли у кого-нибудь грандиозные идеи? Или грандиозные идеи, которыми они хотели бы поделиться?
6. Что вы думаете о плюсах и минусах выполнения X вместо Y?
7. Как вы решали эти вопросы в прошлых группах?
8. Почему вы считаете X лучшим выбором?
9. Что было самым трудным в реализации ________?
10. Как, по вашему мнению, работает эта стратегия решения проблем?
11. Что вы думаете о наилучшем подходе к решению этих проблем в данной ситуации?
12.
Как вы думаете, что лучше всего сработает в этой ситуации?
13. Что было самым большим препятствием при реализации плана, который мы разработали в прошлом месяце?
14. Как, на ваш взгляд, это соответствует целям и задачам этого проекта?
15. Что хорошо сработало на наших последних двух встречах?
16. Как X относится к Y?
17. Что вы думаете о Z в плане объединения нас как группы?
18. Как лучше всего начать работу с X?
19. Как мы узнаем, продвигаемся ли мы в решении поставленной задачи?
20. Были ли у кого-нибудь идеи на прошлой неделе, которые мы должны рассмотреть сегодня?
21. Что бы вы могли рассказать нам о компании/проекте/задаче, которые помогут нам лучше выполнять нашу работу?
22. Как это связано с другими вещами, которые мы делали в прошлом?
23. Какой следующий шаг в плане?
24. Что бы вы сделали на моем месте?
25. Как мы дошли до этой точки и как избежать ее в будущем?
26. Будут ли еще встречи, подобные этой, или это будет отдельная встреча?
27.
Что хорошо работало в прошлом и как мы можем заставить это работать на нас сейчас?
28. Какие основные факторы повлияли на принятие этого решения?
29. Какие факторы способствовали нашему успеху и насколько хорошо они нам помогли?
30. Как мы можем применить эти уроки к другим проектам или ситуациям?
31. Какие самые важные уроки мы извлекли из этого проекта?
32. Что можно было бы сделать по-другому и что было бы для нас полезно, если бы у нас был другой выбор действий или решений в данное время?
Когда вы задаете подобные вопросы для использования на собрании, попробуйте повторить последнее, что было сказано. Это закрепляет ваш вопрос в том, что обсуждают другие, что делает его еще более убедительным.
Вот пример того, что нужно сказать на совещании, чтобы звучать умно.
Громкоговоритель: «Я рекомендую использовать вариант 3.»
Вы: «Вы рекомендуете нам продолжить вариант 3. (Вопрос 14:) Как, по вашему мнению, это согласуется с целями и задачами этого проекта?»
Вопросы, которые можно задавать на собрании на этой странице, — не единственные вопросы, которые вы можете задавать.