Шаблон протокола совещания: Протокол совещания. Образец 2021-2022 года

12 лучших шаблонов протоколов встреч для профессионалов

Независимо от того, проводятся ли ваши деловые встречи в Интернете или лично, отслеживание минут и заметок — это верный способ держать всех участников на одной странице с тем, что происходило и что происходит дальше. Для облегчения захвата этих минут собрания доступны удобные шаблоны для различных приложений. Вот 12 великолепных вариантов, с которых можно начать.

Разблокируйте шпаргалку «Основные сочетания клавиш Google Drive» прямо сейчас!

Это подпишет вас на нашу рассылку

Введите адрес электронной почты
отпереть
Прочитайте нашу политику конфиденциальности

Шаблоны протокола встречи для Microsoft Word

Сторонние шаблоны

Microsoft Word, вероятно, является одним из самых популярных приложений для минут собраний, и доступных вариантов шаблонов множество. Вот лишь несколько эффективных и полезных шаблонов.

От Vertex42 этот базовый шаблон содержит только несколько разделов, которых достаточно для небольших встреч. Этот стиль хорошо подходит для встреч статуса команды, личных встреч и неформальных встреч в последнюю минуту. Вы можете легко вставить короткую повестку дня, включить элементы действий, добавить участников и при необходимости написать другие заметки.

Для подробного шаблона протокола собрания эта опция также из Vertex42 позволяет добавлять информацию для более официальных собраний. Собираетесь ли вы вместе с вашим отделом, персоналом или комитетом, эти дополнительные детали вносят в документ больше формальности, чем базовый шаблон.

Вы можете указать имена тех, кто созвал собрание, хронометриста и заметки. Вы также можете добавить цель и тип встречи наряду с решениями, принятыми в ходе сессии.

Microsoft Word 2016

Если вы являетесь пользователем Microsoft Word 2016, вы можете использовать шаблоны минут собрания в приложении. Выбрать Файл> Новый открыть раздел шаблона. В поле поиска введите слова Протокол заседаний чтобы найти соответствующие результаты.

Этот подробный шаблон протокола встречи не только добавляет всплеск цвета в ваш документ, но и отформатирован в красивой аккуратной таблице. Вверху вы увидите раздел для добавления имен, как с подробным шаблоном из Vertex42.

Этот раздел также разбивает каждую тему повестки дня на отдельный раздел. Затем вы можете включить обсуждение, выводы, сроки, ответственного лица и действия для каждой темы в отдельности. Этот формат предлагает отличную организацию заметок для проектных встреч, где назначаются задачи и сроки имеют решающее значение.

Еще один привлекательный и полезный шаблон в Word 2016 попадает в категорию совещаний PTA. Он включает в себя все необходимые разделы для отчетов директоров и комитетов, подробную информацию о бюджете и информацию о Правлении. Каждая область имеет четкое разделение для удобства чтения, и вы можете добавлять информацию в виде абзацев или маркеров.

Очевидно, созданный для собраний PTA, вы также можете использовать этот шаблон для деловых встреч, конференций или собраний добровольных комитетов, внеся всего несколько изменений в названия разделов.

Microsoft Word Online

Если вы предпочитаете использовать Microsoft Word Online, вы можете получить доступ к нескольким различным шаблонам минут собраний на веб-сайте Microsoft Office. Когда вы приедете на сайт, просто выберите минут от Обзор по категориям раздел слева.

Одним из вариантов является формальный шаблон, который включает в себя призыв к заказу, утверждение протоколов, отчеты и разделы перерывов. Внизу есть место для секретаря, чтобы подписать и датировать заметки. Этот тип шаблона с его формальными разделами подходит для комитетов, исполнительных органов и заседаний совета директоров.

Еще один хороший вариант шаблона для Word Online имеет более простой формат с небольшим количеством цветов. С разделами для участников, обсуждения, объявлений и круглого стола, это универсальный формат протокола встречи. Вы можете легко использовать это для встреч области, команды или отдела.

Хотя вы можете редактировать и добавлять свои данные в эти шаблоны с помощью Word Online, вы также можете сохранять их и получать к ним доступ из Microsoft OneDrive для дополнительной гибкости.

Шаблоны протокола собраний для Microsoft OneNote

Microsoft OneNote — замечательный инструмент

для захвата протокола встречи. С помощью пяти встроенных шаблонов для деловых заметок вы можете выбрать базовый или формальный вид с соответствующими разделами.

Чтобы получить доступ к этим шаблонам в OneNote 2016, выберите Вставить из верхней части навигации, а затем нажмите Шаблоны страниц. Затем вы увидите список недавно использованных шаблонов и возможность открыть все из них, выбрав Шаблоны страниц в раскрывающемся списке.

Для более старых версий OneNote начните с открытия новой вкладки в своем блокноте. Затем вы увидите Новая страница на правой стороне, и когда вы нажмете на стрелку, вы увидите раскрывающийся список, где вы можете выбрать Шаблоны страниц.

Базовые шаблоны протоколов собраний идеально подходят для небольших командных встреч или даже встречи с вашим начальником. Два простых шаблона для OneNote состоят из трех разделов, в которые вы можете добавить повестку дня, участников и элементы действий.

Неофициальные, но подробные шаблоны протоколов собраний идеально подходят для встреч, которые проходят между небольшой командой и большой группой руководителей. Наряду с основной информацией, эти шаблоны включают разделы для объявлений, обсуждений, элементов предыдущих действий и деталей следующей встречи.

Официальные шаблоны протоколов собраний обычно используются для встреч руководителей, членов совета директоров или официальных собраний с большим количеством вопросов для обсуждения. Этот шаблон OneNote включает в себя разделы, посвященные открытию и закрытию собрания, нерешенным вопросам, новым вопросам и утверждениям, а также основам.

Шаблоны протоколов встреч для Evernote

Если Evernote — ваш инструмент для заметок

несколько шаблонов минут собраний доступны на веб-сайте поддержки Evernote. Приятной особенностью этих шаблонов является то, что они включают в себя как повестку дня встречи, так и протокол встречи.

Чтобы сохранить и использовать шаблон, выберите Посмотреть в Evernote в правом верхнем углу страницы предварительного просмотра шаблона. Вам нужно будет войти в Evernote, если вы еще этого не сделали. Далее вы увидите шаблон, попадающий прямо в заметку Evernote, которую вы можете использовать. Ознакомьтесь с инструкциями зеленого цвета и удалите их, чтобы использовать шаблон.

Первый шаблон представляет собой расширенную опцию минут встречи, которая включает в себя пункты повестки дня и действия, каждый из которых находится в чистой структуре таблицы вместе с флажками для завершенных элементов. Существует также небольшой раздел для заметок в свободной форме. Этот тип формата полезен для большинства небольших и средних собраний, которые считаются неформальными, например, для групповых или еженедельных обновлений.

Второй шаблон очень стандартен с тремя основными разделами для повестки дня, примечаний и пунктов действий. Этот вариант более полезен для чрезвычайно неформальных или быстрых встреч один на один из-за его простой структуры.

Удобство использования Evernote для ваших минут собраний состоит в том, что вы легко можете поделиться с участниками

непосредственно через приложение Evernote. Кроме того, вы можете воспользоваться функциями прикрепления и напоминаний Evernote.

Шаблоны протоколов собраний для Документов Google

Если вы предпочитаете использовать Документы Google для своих деловых документов

, шаблоны минут встречи легко доступны. Чтобы получить доступ к своим параметрам, войдите в свою учетную запись Google Docs и вверху под Начать новый документ, выберите Больше стрелка, чтобы развернуть раздел. Затем прокрутите вниз до нижней Работа и вы увидите несколько шаблонов заметок.

Три шаблона имеют неформальный внешний вид, поэтому вы можете использовать их для большинства встреч любого типа, от обычных до официальных. Имея необходимые разделы для повестки дня, участников, пунктов действий, заметок и деталей следующей встречи, эти варианты хорошо организованы. Единственная разница между тремя шаблонами — это шрифт и цветовая схема.

Приготовьтесь захватить эти протоколы

Используете ли вы Word

, OneNote, Evernote или Google Docs для ваших минут собраний, каждый из которых имеет привлекательные, организованные и полезные варианты шаблонов. И если ни один из доступных шаблонов не соответствует вашим потребностям, вы всегда можете импортировать сторонний шаблон и заставить его работать с вашим любимым инструментом для создания заметок.

,

Образец оформления протокола оперативного совещания… из оперативно, аппарат

Образец оформления протокола оперативного совещания в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта

 

Приложение N 7 (к п. 2.5.4) Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ОПЕРАТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСАВИАЦИЯ)

ПРОТОКОЛ

оперативного совещания у Руководителя
___________________________________________________________________________
Москва

___________________________                            N __________________

Присутствовали:
Руководитель                                           —       И. О. Фамилия
Заместитель Руководителя                               —       И.О. Фамилия
Помощник Руководителя                                  —       И.О. Фамилия

от управления воздушных перевозок:

Наименования должностей                                —       И.О. Фамилии
Секретарь:                                             —       И.О. Фамилия
___________________________________________________________________________

I. Исполнение поручений, данных на оперативных совещаниях

___________________________________________________________________________
(И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)

1.1. Принять к сведению…
Исп.: Начальники управлений
Срок: 30.11.2008

II. Текущие задачи, стоящие перед управлениями Росавиации

2.1. Подготовить…
Исп.: Фамилии, инициалы
Срок: 23.11.2008
|
\/
3 инт.
/\
|
Руководитель                 личная подпись                    И.О. Фамилия
|
\/
3 инт.

/\
|
Секретарь                    личная подпись                    И.О. Фамилия

Виза (на оборотной стороне последнего листа)

Источник — (Приказ Росавиации от 29.09.2011 № 576 (с изменениями и дополнениями на 2012 год)

 

Шаблон повестки заседания совета директоров — протокол корпоративного заседания • Asana

Советы по планированию очередного заседания совета директоров с помощью нашего шаблона

Члены совета директоров часто совмещают свою основную работу с должностью в совете, поэтому любое дополнительное время на организацию заседания, координацию по электронной почте или обработку электронных таблиц отнимает время у важных вопросов. С помощью нашего шаблона вы сможете планировать более эффективные заседания и вырабатывать чёткие поручения по их итогам. Помогите своему совету директоров экономить время и повышать уровень организации, чтобы его члены могли выполнять действительно важную работу с использованием всех имеющихся ресурсов.

Возможности, которые даёт наш шаблон повестки заседания совета директоров:

• Делиться повесткой заранее. Заседания проваливаются, когда никто не знает, что нужно обсудить и зачем это делать. С помощью нашего шаблона у вас появится чёткая структура, к которой легко открыть общий доступ для ознакомления и добавления новых пунктов.
• Отслеживать сформированные поручения. Нет ничего хуже, чем обсудить дальнейшие действия и забыть о них после заседания. Asana поможет вашему совету директоров сохранить контроль и знать, кто какую работу выполняет и к какому сроку.
• Хранить важную информацию. Используйте шаблон повестки заседания совета директоров для хранения в одном месте такой важной информации как сопутствующая документация, протоколы прошлых заседаний, постановления и отчёты комиссий. Вложения больше не будут теряться в недрах почтовых ящиков!

Примеры заседаний совета директоров, которые можно планировать с помощью Asana:

Вы новичок в планировании заседаний совета директоров с помощью Asana?

Вот ответы на все ваши вопросы:

• Как создать повестку заседания совета директоров? Наш шаблон даст вам образец всех разделов, которые должны присутствовать в повестке заседания. Перед заседанием оставьте место для предложений по его темам. Затем оформите повестку заседания и не забудьте включить такие пункты, как введение и дальнейшие поручения. И, наконец, добавьте сопутствующие документы или расписание следующих заседаний, чтобы у совета директоров был доступ ко всем необходимым сведениям из повестки заседания.
• Кто готовит повестку заседания совета директоров? В разных компаниях эту роль выполняют разные люди. Однако независимо от того, кто возглавляет процесс, необходимо заранее открыть доступ к повестке заседания, чтобы у всех членов совета директоров была возможность предложить свои темы для обсуждения, подготовиться к заседанию и отслеживать дальнейшие поручения.
• Как вести протокол заседания? Протокол заседания — это письменный отчёт обо всём, что на нём происходит. Протокол часто используется в ознакомительных целях и для ввода в курс дела тех, кто отсутствовал на заседании. Не забудьте полностью оформить повестку заседания до его начала, чтобы успеть подготовить шаблон протокола, а затем фиксируйте всё происходящее на заседании. С помощью нашего шаблона вы сможете превращать сведения из протокола в поручения, чтобы работа не прекращалась и не оставалась без внимания.

Помогите своему совету директоров добиться большего, сделав всего лишь один небольшой шаг. Начните работу с нашего шаблона повестки заседания совета уже сегодня.

Использовать шаблон

15 лучших шаблонов протоколов встреч для экономии времени

Встречи являются важной частью рабочего процесса каждой компании. Они дают возможность поднимать и обсуждать проблемы и решать внутренние проблемы. Однако иногда встречи могут показаться пустой тратой времени. Особенно, когда они тянутся и идут без какого-либо общего направления или цели.

Если вы проведение онлайн-встречи или на самом деле собрать всех лично, есть ряд инструментов, которые могут помочь вам сэкономить время и сделать ваши встречи более эффективными. Одним из таких инструментов является готовый к загрузке (или распечатка) шаблон протокола собрания. Это поможет вам держать всех на одной странице с тем, что произошло на последнем собрании и где вы оставили вещи.

Не бойтесь добровольно провести минуты на следующей встрече вашей компании. Даже если вы никогда не делали этого раньше. Это не самая простая задача, но у вас все получится, если вы заранее выберете подходящий шаблон протокола собрания.

Поиск шаблонов протоколов собраний для Документов Google

Google Docs это отличная платформа для поиск шаблонов для любых целей, Чтобы найти шаблоны минут собрания, вам необходимо войти в свой аккаунт Документов Google и перейти к

Галерея шаблонов.

От 1 до 3. Шаблоны заметок для собраний в Документах Google

Под Работа В разделе вы найдете несколько разных шаблонов. Все три шаблона вам нужны. Протокол собрания, Однако, когда вы откроете их, вы увидите, что они больше подходят для записи минут, чем личных заметок.

Все три шаблона довольно похожи, с такими разделами, как участники собрания, повестка дня, элементы действий и место для дополнительных заметок. Основным отличием между ними является дизайн. Выберите цветовую схему и стиль, который вам нравится, и все готово.

Найти шаблоны для Microsoft Word

Для тех кто предпочитаю использовать Word вместо Google Docs для заметок взгляните на шаблоны Microsoft Word. Вы можете найти их в приложении.

Когда вы открываете новый документ, введите протокол заседаний в строке поиска, чтобы найти их. В зависимости от того, какую версию Word вы используете, вы получите различные варианты.

4. Элегантные протоколы встречи

Элегантные минуты встречи Шаблон, пожалуй, самый многоцелевой из всех. Он представлен в аккуратной таблице с множеством различных разделов, чтобы добавить подробности и дополнительную информацию о вашей встрече. Плюс, это добавляет немного цвета к нему.

5. Официальный протокол заседания

Другим вариантом является шаблон под названием «Официальные протоколы встречи» Он поставляется с подобным выбором разделов и местом для добавления дополнительных заметок о вашей встрече.

6. Неофициальный протокол заседания

Word также предлагает шаблон под названием «Неофициальные протоколы» Как видно из названия, он имеет более неформальный стиль и больше подходит для небольших команд и встреч.

Среди этих трех шаблонов вы можете выбрать тот, который вам больше всего подходит, а также соответствует вашим целям.

7. Основные протоколы заседаний

Вы также можете найти шаблоны для Word на сторонних сайтах. Например, загрузите один из двух основных бесплатных шаблонов от Vertex42. Первый из них базовый вариант (на левой стороне рисунка ниже) с несколькими разделами. Вероятно, лучше для небольших командных встреч.

8. Подробный протокол встречи

Vertex42 также предлагает подробный шаблон протокола встречи, Он поставляется с большим количеством сегментов для заполнения, таких как имя человека, созывающего собрание, хронометрист, тип собрания и т. Д.

Найти шаблоны для Microsoft Word Online

Если вы предпочитаете используя бесплатную версию Microsoft Word Onlineвы найдете еще больше шаблонов протоколов встреч доступно на сайте.

Вы найдете их под Минут при просмотре через раздел Шаблоны.

9. Классический протокол встречи

Мы рекомендуем использовать Классические минуты встречи шаблон. В него включены почти все возможные детали, поэтому вам не придется ничего добавлять вручную. Просто скачайте его и заполните информацию, как ваша встреча идет.

Тем не менее, он определенно больше подходит для официальных и официальных встреч, так как здесь даже есть место, где секретарь встречи может подписать ваши протоколы.

10. Встречные заметки

В случае, если вы ищете что-то более простое или неформальное, выберите более чистый вариант под названием Заметки о собрании.

11. Протокол встречи с двумя полосами

На случай, если вы устали от простого и простого, сайт предлагает несколько разных шаблонов, которые кажутся более креативными с цветом и стилем. Один из наиболее креативно выглядящих шаблонов — Double Stripe Meeting Minutes. Есть даже специальный слот для добавления логотипа вашей компании.

Эти шаблоны более настраиваемы, но, вероятно, не очень подходят для тех случаев, когда вы просто хотите загрузить полностью готовую форму и заполнять ее по мере необходимости.

Найти шаблоны для Microsoft OneNote

Если вы используете Microsoft OneNote, вы можете использовать шаблоны минут собрания, которые предлагает приложение. Вы можете выбрать вариант, который лучше всего соответствует вашим целям, или вариант с более привлекательным дизайном.

Чтобы найти эти шаблоны, нажмите Вставить в верхнем левом меню навигации. Тогда выбирай Шаблоны страниц на правой стороне.

12. Неофициальные заметки о встрече

Если вы не ищете абсолютный базовый шаблон с минимальным количеством разделов (Простые заметки 1 и 2), обратите внимание на шаблон под названием «Неформальные заметки о встрече». Он довольно простой и понятный, но в нем есть все необходимые разделы для проведения встречи в небольшой или средней команде.

13. Официальные заметки о встрече

Если вы работаете в более крупной компании, выберите «Официальные заметки о встрече».

Добавленные разделы здесь включают объявления, элементы действий и другие подробности встречи.

Формальные заметки о собрании также имеют разделы, в которых можно кратко описать открытие и закрытие собрания, нерешенные вопросы и утверждения. Сделать этот шаблон более подходящим для официальных встреч на высшем уровне.

Найти шаблоны для Evernote

Возможно, вы уже используете Evernote как приложение для управления задачами, Но это также отлично подходит для записи заметок и записи минут. И это идет с его собственными шаблонами протоколов встречи.

14. Стандарт повестки дня встречи

В отличие от OneNote, шаблоны здесь не являются встроенными, и вам необходимо загрузить их с Сайт поддержки Evernote, Первый шаблон, который заслуживает вашего внимания, называется Стандарт повестки дня собрания.

Это отлично подходит для того, чтобы занять минуты и составить повестку дня вашей будущей встречи.

Стандартный шаблон является очень простым и включает в себя только три раздела для повестки дня, заметки и элементы действий. Подходит для быстрой встречи или сбора небольшой команды.

15. Повестка дня совещания расширена

Расширенная повестка дня встречи более детальна. Он включает в себя практически все разделы, которые вам нужны для записи протокола собрания, включая сведения о собрании, его цели и результаты, а также пункты повестки дня. Оба шаблона имеют чистый внешний вид и легко настраиваются.

Поднимите ваши встречи на новый уровень

Независимо от того, какое приложение для создания заметок вы используете, все они поставляются с рядом удобных шаблонов, которые могут помочь вам сэкономить время и сделать ваши собрания более эффективными.

Если вы не можете найти нужный шаблон в приложении, всегда есть множество сторонних опций, из которых вы можете выбрать.

форматов и шаблонов протоколов заседаний (и 6 передовых методов)

Помимо использования повестки дня собрания, любое собрание становится более эффективным, если вы и ваша команда ведете протокол собрания. Заметки о встречах являются мощным ресурсом для команд и важным средством обмена и распространения информации в любой организации. Существуют разные форматы протоколов встреч, которые вы можете использовать, в зависимости от того, какие важные темы вы обсуждаете на собраниях команды.

Эффективные протоколы встреч помогут вам и членам вашей команды быть организованными, эффективными и более эффективными в достижении целей вашей компании.По этой причине в этой статье мы расскажем, что такое протокол собрания, почему он важен, что должен включать в себя протокол собрания, а также несколько заключительных советов.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это письменная запись разговора и решений, принятых во время собрания. Примечания к собранию применимы к любому типу группы внутри компании, в том числе к собранию совета директоров, в котором участвуют члены совета директоров. Ведущие должны присутствовать на любом собрании, которое требует письменной записи обсуждаемых важных тем.Затем эту письменную запись можно использовать для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать, что делает их источником информации. Они также отслеживают решения и действия, которые можно пересмотреть в будущем.

Почему важны протоколы собрания?

Протокол встреч важен по нескольким причинам, но мы выделили некоторые ключевые преимущества:

Организация:

Протокол собраний содержит исторические записи краткосрочного и долгосрочного планирования компании.Поскольку каждое собрание содержит цель или цель, правление или участники собрания могут затем использовать протокол собрания в качестве записи для дальнейшего использования, чтобы понять достигнутый прогресс. Протоколы встреч позволяют вам и вашей команде отслеживать и контролировать свои цели и успехи.

Ясность:

Протокол собрания служит доказательством того, почему и как организация пришла к определенному решению, и дает объяснение каждого решения. Эти протоколы собрания затем можно использовать для уточнения или ответа на любые возникающие вопросы, касающиеся любых принятых ключевых решений.

Отчетность:

Протоколы собраний важны, потому что они обеспечивают юридическую защиту организации. Часто комплексная проверка фиксируется в протоколах собраний компаний, а также в любых юридических беседах, которые затем могут быть оформлены и задокументированы для подтверждения этической и добросовестной практики организации. Протоколы собраний не только подотчетны организации, но и содержат четкие пункты действий, чтобы вы и члены вашей команды могли нести ответственность друг перед другом за задачи, за выполнение которых вы отвечаете.

Кто отвечает за ведение протокола собрания?

Лица, ответственные за ведение протокола собрания, значительно различаются. На собраниях правления обычно есть секретарь, который постоянно отвечает за расшифровку собрания и рассылку протоколов собрания. Однако в менее формальных ситуациях, особенно на внутренних встречах, менеджер должен назначать делопроизводителей, предпочтительно на ротационной основе, чтобы все по очереди управляли обязанностями.

Что должно быть в протоколе встречи?

1 Общие сведения

Прежде чем вы начнете писать протокол собрания, отметьте дату и время собрания. Кажется достаточно интуитивно понятным, но об этом стоит упомянуть, поскольку так важно иметь возможность вернуться к предыдущим встречам и понять, когда они произошли, что было достигнуто, а что еще не сделано.

Наконечник для профессионального использования

Используйте инструмент управления собраниями, например Fellow, чтобы общие сведения, такие как дата, время и участники собрания, формулировались автоматически, что упростило документирование важной информации.

2 Кто, где и когда

Обязательно запишите, когда собрание было вызвано к порядку, место собрания, кто вызвал собрание к порядку, было ли оно лично или у вас были виртуальные участники. Эти сведения помогут добавить контекст в протокол вашей встречи, особенно для людей, которые не смогли присутствовать.

3 Участники

Следующий шаг — задокументировать имена всех участников и всех людей, которые не смогли присутствовать.Рекомендуется распечатать и использовать приглашение в календаре, чтобы проверять имена, когда участники присоединяются или входят в комнату. Если вы используете Fellow для составления повестки дня собрания и написания протокола собрания, ваши участники появятся автоматически, так что у вас будет на одну вещь меньше беспокоиться.

4 Встреча

Очень важно, чтобы причина этой встречи была задокументирована и сделана очевидной. В этой части протокола собрания постарайтесь подробно объяснить, почему это собрание было созвано и чего оно пытается достичь. Это будет особенно полезно для тех, кто не смог присутствовать на собрании, и для тех, кто использует результаты этого собрания для принятия решений.

5 Дело с предыдущей встречи

Просмотрите элементы действий предыдущего собрания, которые еще не были выполнены. Разберитесь, что было выполнено, а что нет и почему. Это хорошее время, чтобы узнать о любых препятствиях или проблемах, стоящих на пути к достижению цели встречи.

6 Новое дело или темы

Добавьте новые элементы действий и назначьте их конкретным лицам с конкретными сроками выполнения. Если есть новые темы для обсуждения, не забудьте выделить время в повестке дня собрания, чтобы обсудить их. Часто новый бизнес означает пересмотр целей, сроков и бюджетов, поэтому обязательно учитывайте время, которое вам нужно, чтобы оставаться эффективными.

7 Следующие шаги

Четко обозначьте следующие шаги, которые необходимо предпринять, назначив новые задачи и объяснив, что будет происходить в следующие несколько недель. Для участников встречи важно знать, когда назначается следующая встреча, в связи с этим проектом или темой обсуждения. Это дает вам общий график того, как долго вы должны выполнять возложенные на вас обязанности.

8 Отсрочка

Перенести собрание означает отложить рассмотрение дела в другое время или в другом месте. Это означает, что все, что вы и ваша команда смогли сделать, было выполнено.Все и все остальное можно будет обсудить на другом собрании через некоторое время, и этим областям бизнеса будет уделено внимание.

9 Документы для включения в отчет

Последнее, что нужно включить, — это дополнительные документы, которые вы должны разослать вместе со своим протоколом в отчете о собрании. Подумайте, использовались ли на собрании какие-либо документы или упоминались ли они, которые могут быть полезны для включения членов вашей команды. Это может включать журнал действий или проблем, ключевые показатели эффективности, обновления или изменения проекта.

Форматы протоколов заседаний

Поскольку существуют разные форматы протоколов встреч, мы предлагаем вам несколько примеров ниже:

Шаблон протокола официального заседания Совета директоров

Ознакомьтесь с нашим шаблоном для официального заседания совета директоров ниже:

Шаблон собрания совета директоров SaaS

Ознакомьтесь с нашим шаблоном собрания совета директоров SaaS ниже:

Шаблон протокола заседания 10 уровня

Ознакомьтесь с нашим шаблоном встречи уровня 10 ниже:

Вы можете найти более 80 шаблонов протоколов встреч в нашей галерее шаблонов!

Советы, как вести протокол на собраниях правления и членов

1 Аналогичная структура

Как только вы найдете что-то, что работает для вас, следуйте той же структуре при составлении протокола собрания.Повестка дня встречи покажет вам, что необходимо обсудить во время встречи, которую вы можете использовать в качестве схемы, с каждым пунктом повестки дня в качестве подтемы, куда вы можете добавить более конкретные примечания. Если подобные встречи проводились раньше, вы можете использовать повестку дня предыдущих встреч в качестве шаблона, чтобы начать вести свой протокол с уже имеющейся структурой. Использование надежного шаблона повестки дня встречи поможет вам составить последовательно структурированный и достаточно подробный протокол.

2 Считайте минуты в реальном времени

Для собеседников рекомендуется записывать протоколы в режиме реального времени по мере развития встречи.Когда вы пишете протокол встречи в режиме реального времени, вы получите наиболее реалистичное представление о встрече. Иногда сложно вспомнить все, что обсуждалось, какие решения были приняты, и какие действия необходимо выполнить к следующей встрече. Вот почему так важно фиксировать информацию и ключевые решения по мере их реализации.

3 Запись важных решений

Обязательно документируйте решения, принятые на любом собрании, особенно на собраниях, где люди голосуют. Обязательно записывайте все ходатайства и результаты голосования. Запишите количество голосов и, если возможно, добавьте некоторые детали для контекста, чтобы вы также могли записать мотивы, стоящие за решениями. Назначение действий по разным членам команды также является важным решением, которое необходимо задокументировать. Записывайте действия, как только они происходят, чтобы вы могли точно расшифровать их. Это помогает привлекать друг друга к ответственности за ваши обязанности и поддерживать друг друга в выполнении задач.

4 Пребывание цели

Хорошее практическое правило — вести протокол собрания как можно более объективным.Убедитесь, что протокол собрания сформулирован четко, недвусмысленно и исчерпывающе. Важно писать протокол встречи нейтральным тоном, избегая прилагательных и наречий, чтобы максимально избежать предвзятости. Хотя вы имеете право на свое мнение, вы не хотите влиять на мнение других. Сохранение нейтральности и непредвзятости позволяет членам вашей команды делать собственные выводы и высказывать свое мнение.

5 Поделитесь ими с заинтересованными сторонами вне собрания

Протокол собраний — мощный ресурс для команд и важное средство обмена и распространения информации в вашей организации и компаниях, с которыми вы работаете.Вот почему, даже когда клиенты или заинтересованные стороны не посещают ваши встречи, вы отправляете им копию своего протокола встречи, чтобы они были в курсе последних новостей и событий. Если протокол собрания напрямую касается ваших заинтересованных сторон, они будут благодарны за предоставление им этого дополнительного ресурса. Убедитесь, что соответствующий человек утвердил протоколы, прежде чем делиться ими за пределами организации.

6 Сделайте прошедшие минуты легко доступными

Протоколы предыдущих встреч можно и нужно использовать для принятия будущих организационных решений.Так важно иметь возможность вернуться к предыдущим встречам и понять, когда они произошли, где они произошли, кто присутствовал, что было достигнуто, а что еще не сделано. Эта информация должна быть легко доступна для членов вашей команды. Когда вы используете Fellow, приложение помогает вам хранить предыдущие и текущие минуты в одном месте, чтобы вы были максимально организованы.

Расставание

Продуктивные встречи не могут оставаться продуктивными без записи того, что обсуждалось и какие решения были приняты.Использование различных форматов и шаблонов протоколов встреч сэкономит ваше драгоценное время и побудит вашу команду к более эффективной совместной работе. Всякий раз, когда вам нужно напоминание о том, как вести успешные протоколы собраний и составлять их, вернитесь к этой статье в качестве напоминания. Еще лучше, попробуйте один из различных форматов протоколов встреч и поделитесь с нами своим мнением. До скорого!

Как организовать протокол собрания с помощью Word | Small Business

Чтобы сэкономить время при подготовке протокола собрания, вы можете загрузить и настроить шаблон Microsoft Office в соответствии с требованиями вашей организации и участников. Шаблоны включают предварительно разработанные разделы, в которых вы записываете детали собрания, такие как утверждение повестки дня, резюме, старый бизнес, новый бизнес, сделанные предложения, результаты голосования и имя человека, составившего протокол. Шаблон копируется в новый документ Word с командами редактирования, чтобы сделать текст и содержимое более удобочитаемыми для ваших коллег.

Откройте программу Word и введите «протокол встречи» в поле «Поиск онлайн-шаблонов». Нажмите «Enter», чтобы отобразить список поиска с миниатюрами изображений этих шаблонов.

Щелкните или коснитесь нужного эскиза, чтобы развернуть представление. Нажмите «Создать», чтобы скопировать этот шаблон в новый документ Word.

Щелкните поле, например «Дата», и введите сведения о встрече. Если вы хотите удалить текст или поле, щелкните и перетащите, чтобы выбрать, а затем нажмите «Удалить».

Щелкните вкладку «Главная» на ленте команд. Щелкните и перетащите текст или раздел, который нужно отредактировать, а затем щелкните команду, например кнопку «Линия и интервал» в группе «Абзац». Наведите указатель мыши на параметр, например «Удалить пробел после абзаца» в этом примере.

Нажмите «Ctrl-S», чтобы сохранить документ. Введите имя файла, которое поможет вам найти этот файл для справки. Например, укажите дату, чтобы отличить протоколы собрания от прошлых и будущих документов. Нажмите «Сохранить».

Нажмите «Ctrl-P», чтобы просмотреть макет на экране «Печать». Просмотр этого макета поможет вам решить, хотите ли вы отредактировать документ, чтобы настроить размер шрифта, например, чтобы убедиться, что все подробности для этих протоколов встречи видны.Нажмите «Печать» и просмотрите распечатку на предмет содержания, ясности и макета.

Ссылки

Ресурсы

Советы

• Чтобы вставить логотип вашей компании в протокол собрания, щелкните документ, в который вы хотите вставить файл изображения. Щелкните вкладку «Вставить», выберите файл изображения в галерее и затем нажмите «Вставить», чтобы отобразить его в документе. Щелкните маркеры изменения размера на рамке и перетащите их, чтобы изменить размеры в соответствии с макетом.
• Храните эти напечатанные протоколы в скоросшивателе для быстрого доступа.
• Чтобы найти тот же шаблон для использования в будущем, щелкните значок канцелярской кнопки, отображаемый в нижнем углу эскиза. Канцелярская кнопка поворачивается из стороны в вертикальное положение. Чтобы получить доступ к этому шаблону, дважды щелкните миниатюру шаблона, чтобы скопировать его в новый документ.
• Если вы изменили шаблон и хотите сохранить новое форматирование, вы можете сохранить этот документ как шаблон. Нажмите «Шаблон Word (* .dotx)» в раскрывающемся списке «Тип файла» в диалоговом окне «Сохранить как», а затем нажмите «Сохранить».«Чтобы найти этот шаблон, откройте новый документ Word, нажмите« Файл », выберите« Новый », а затем нажмите« Личные », чтобы просмотреть эскизы. Щелкните свой шаблон.

Предупреждения

• Информация в этой статье относится к Microsoft Word 2013 для дома и бизнеса. Он может незначительно или значительно отличаться от других версий или продуктов.

Простой шаблон протокола собрания

  %%
%% Это файл `./samples/minutes.tex ',
%%, созданный с помощью утилиты docstrip.%%
%% Исходными исходными файлами были:
%%
%% meetingmins.dtx (с параметрами: `минуты ')
%% ------------------------------------------------ ----------------------
%%
%% meetingmins - класс LaTeX для форматирования протоколов собраний.
%%
%% Copyright (C) 2011-2013 Брайан Д. Бейтцель 
%%
%% Эта работа может распространяться и / или изменяться в соответствии с
%% условий общественной лицензии проекта LaTeX (LPPL), либо
%% версии 1.3c этой лицензии или (по вашему выбору) любой более поздней версии
%% версия.Последняя версия этой лицензии находится в файле:
%%
%% http://www.latex-project.org/lppl.txt
%%
%% Пользователи могут свободно изменять эти файлы без разрешения, пока
Строка %% об авторских правах и это заявление остаются без изменений.
%%
%% ------------------------------------------------ ----------------------
%%
\ documentclass [11pt] {meetingmins}

%% По желанию в файле можно указать следующий текст
%% Department. min в этой папке, затем добавьте опцию «отдел»
%% в строке \ documentclass этого.tex файл:
%% \ setcommittee {Департамент образования}
%%
%% \ setmembers {
%% \ Chair {B. ~ Smart},
%% B. ~ Храбрый,
%% D. ~ Клэр,
%% B. ~ Ушел
%%}

\ setcommittee {Департамент обучения}

\ setmembers {
  \ Chair {B. ~ Smart},
  Б. ~ Храбрый,
  Д. ~ Клэр,
  Б. ~ Ушел
}

\ setdate {5 октября 2011 г.}

\ setpresent {
  \ Chair {B. ~ Smart},
  Б. ~ Храбрый,
  Д. ~ Клэр
}

\ absent {B. ~ Gone \ textit {(творческий отпуск)}}

\ alsopresent {Б. ~ Там}

\ begin {document}
\ maketitle

\ section {Объявления}
\ begin {hiddenitems}
\пункт
Декан приезжает сегодня.\пункт
Декан отменил.

\ end {hiddenitems}

\ section {Отчеты комитета}

\ subsction {Комитеты колледжа}
\ subsubsection {Библиотека}
В библиотеке до сих пор есть книги, которые никто не читал.

\ subsubsection {Curriculum {\ rm (Д. ~ Клэр)}}
\ begin {hiddensubitems}
\пункт
Существует широко распространенный интерес к реформированию учебной программы.

\пункт
К сожалению, никто не заинтересован в участии в
комитет по реформе учебных программ. 
\ end {hiddensubitems}

\ subsction {Комитеты отдела}
\ subsubsection {Персонал}
В этом году повышение не может быть никому.\ subsubsection {Поиск доцента}
Мы ищем того, кто сделает много за очень небольшие деньги.

\ section {Старый бизнес}
\ begin {items}
\пункт
\ priormins
\ end {items}

\ section {Новый бизнес}
\ begin {items}
\пункт
Мы будем проводить занятия в следующем семестре.

\пункт
Мы проведем исследование в следующем семестре.
\ end {items}

\ vspace {1em}
\ nextmeeting {среда, 19 октября, в 3:00}

\ конец {документ}
%%
%% Copyright (C) 2011-2013 Брайан Д. Бейтцель 
%%
%% Эта работа может распространяться и / или изменяться в соответствии с
%% условий общественной лицензии проекта LaTeX (LPPL), либо
%% версия 1.3c этой лицензии или (по вашему выбору) любой более поздней версии
%% версия. Последняя версия этой лицензии находится в файле:
%%
%% http://www.latex-project.org/lppl.txt
%%
%% Пользователи могут свободно изменять эти файлы без разрешения, пока
Строка %% об авторских правах и это заявление остаются без изменений. 
%%
%% Эта работа "поддерживается" (согласно статусу обслуживания LPPL)
%% Брайан Д. Бейтцель.
%%
%% Эта работа состоит из файла meetingmins.dtx
%% и производные файлы meetingmins.cls,
%% sampleminutes.текс
%% Department.min,
%% README.txt и
%% meetingmins.pdf.
%%
%%
%% Конец файла `./samples/minutes.tex '.
  

бесплатных шаблонов протоколов встреч — настройка, загрузка и печать PDF

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это тип письменной документации, которая используется для записи того, что произошло на встрече, и для определения процедур, которые необходимо выполнить после мероприятия.Документ обычно содержит информацию о том, где и когда проводилось собрание, а также список его участников. Шаблон протокола собрания можно использовать для всех типов собраний, которые требуют формальной записи.

Приведенные ниже шаблоны можно использовать для создания корпоративных протоколов, применимых к любому типу собрания. Наиболее распространенные типы собраний, для которых требуется письменный протокол, — это заседания Совета директоров, собрания акционеров и собрания ТСЖ. Лучше всего подходят готовые формы: они идеально структурированы для любого типа встреч и групп, включая некорпоративные группы или ассоциации.

Как работает протокол собрания?

Самым важным аспектом, включенным в документ, является информация о том, что произошло во время встречи. В текст документа обычно входят «Резолюции» — часть, которая описывает то, что обсуждалось и было принято решение на собрании. Иногда документ может включать «Примечания» вместо «Резолюции». Разница между ними в том, что темы и вопросы, перечисленные в «Примечаниях», не обязательно были решены в ходе обсуждения.

Документ подписывают два человека: тот, кто представил документ, и тот, кто утверждал протокол (обычно — председатель собрания). Все документы, рассмотренные в ходе собрания, также должны быть приложены к протоколу.

Как вести протокол собрания?

Этот документ служит письменным документом, который предоставляет работникам информацию о том, что было принято решение и какие действия необходимо предпринять. Более того, этот протокол — это то, к чему вы можете обратиться, если возникнут какие-либо проблемы.Иногда эти протоколы могут пригодиться и по юридическим причинам.

Как правило, все протоколы собрания должны содержать следующую информацию:

1. Дата, время, место и тип встречи.
2. Имя, должность и отдел лица, ответственного за ведение протокола.
3. Имена и титулы всех участников.
4. Обсуждены все пункты повестки дня и темы.
5. Предписанные действия и лица, ответственные за выполнение этих действий.

После того, как информация будет заполнена, форма должна быть распечатана, скопирована и храниться у лица, ответственного за организацию протокола собрания. Обычно это секретарь или администратор группы. Нет федерального закона с требованиями к протоколу собрания, однако закон штата может определять, что должно быть включено и какой тип уведомления требуется. В уставе корпорации также могут содержаться особые правила относительно того, что должно быть включено в документ.

---

Связанные теги и темы:

Практических заметок о встрече | Шаблоны Wrike для управления проектами

В этом руководстве вы узнаете, как:

• Разработать повестку дня встречи
• Записать всю необходимую информацию о встрече
• Поделиться заметками о встрече
• Обеспечить выполнение пунктов действий

Создавать встречи и повестку дня

Начните с создания родительской папки в Wrike под названием «Протоколы встреч.«В этой родительской папке создайте задачу для каждого собрания, которое вы проводите. Назовите каждую задачу, указав название встречи и дату. В области описания задачи вы будете структурировать свою повестку дня. Начните с ввода:

• Встреча имя
• Дата
• Расположение
• Все приглашенные и / или присутствующие

Обязательно пометьте заметки к собранию во всех папках проекта, к которым оно относится, для легкого доступа и контекста.

Составьте повестку дня

Что цель этой встречи?Создайте новый заголовок для повестки дня собрания. Перечислите цели или основные темы для разговора. Щелкните описание задачи, чтобы открыть инструменты форматирования. Щелкните значок списка задач, чтобы установить флажок рядом с каждым пунктом повестки дня. Во время встречи отметьте каждый пункт, чтобы убедиться, что он был должным образом освещен.

Запись протокола собрания

Создайте новый заголовок для протокола собрания. Разделите его на четыре раздела:

• Темы для обсуждения
  Обобщите здесь все важные темы для обсуждения.Перечислите любые возможности, проблемы или опасения.
• Основные выводы
  Каковы были основные выводы? Были ли приняты какие-то ключевые решения? Запишите эти подробности здесь.
• Действия
  Что нужно делать сейчас? Кто ответственный? Определите следующие шаги, кто их выполняет и когда они должны быть выполнены. После завершения собрания используйте этот раздел для создания и назначения задач конкретным членам команды.
  
• Последующие действия
  Напишите здесь дату или веху следующей встречи.Важно назначить время для повторной встречи, чтобы обеспечить прогресс и доведение до конца.

Фильтрация собраний с помощью определенных настраиваемых полей

Чтобы отслеживать определенные теги для ваших собраний, такие как местоположение, председатель и другие сведения, вы можете использовать настраиваемые поля.

Когда данные вводятся в настраиваемое поле, они отображаются в представлении «Таблица», «Представление задач», а также на панелях информации о папках и проектах. Используйте настройки общего доступа, чтобы сохранить конфиденциальность данных настраиваемых полей, или поделитесь полями с товарищами по команде, чтобы все были на одной странице.

Для создания настраиваемого поля

1. Выберите папку или проект на левой панели навигации в рабочей области.

2. Переключитесь в режим просмотра таблицы.

3. Щелкните значок + , который появляется в правой части таблицы.

4. Введите имя для нового поля и нажмите Введите на клавиатуре.

5. Укажите свойства поля во всплывающем окне. У вас есть следующие возможности:

• Изменить имя поля
• Выбрать тип поля
• Выбрать, где применить ваши настраиваемые поля
• Назначить, кому должно быть предоставлено совместное использование поля

6.Нажмите Сохранить.

После того, как вы создали свои настраиваемые поля, просмотрите свой архив собраний, используя представление таблицы, чтобы увидеть все детали в знакомом макете электронной таблицы.

Превратите элементы действий в задачи

1. Используя элементы действий в заметках к собранию, создайте новые задачи в соответствующих проектах и ​​назначьте их членам группы с указанием сроков выполнения.
2. Включите постоянную ссылку на задачу «Примечания к собранию» для контекста.
3. В задаче «Заметки о собрании» участники группы @mention назначили задачи со ссылкой на задачи.Это обеспечивает ясность и видимость для всех участников и способствует подотчетности правопреемнику.

Шаблоны протоколов встреч для Word

Многие люди считают собрания контрпродуктивными, но они неизбежны на рабочем месте. Встречи могут быть продуктивными при правильном планировании и управлении временем. Эти шаблоны протоколов встреч для Word станут вашим незаменимым путеводителем, чтобы помочь вам максимально использовать ваши встречи и идти по правильному пути к своим бизнес-целям.

Обратите внимание на важные моменты

Этот шаблон заметок для Word Online представляет собой простой организованный шаблон, позволяющий следить за различными объявлениями и другой информацией, обсуждаемой на собрании. Это отлично подходит для отслеживания того, что обсуждалось, и какие цели или планы действий были поставлены, чтобы они были должным образом реализованы.

Что замечательно в этом шаблоне, так это то, что в нем есть раздел за круглым столом, где тот, кто ведет протокол собрания, может записывать все отчеты о ходе работы каждого отдела.

Этот шаблон отлично подходит для секретаря, составителя протокола или любого другого назначенного сотрудника, чтобы создать отчет о ходе работы на основе собрания. Этот шаблон также можно изменять и повторно использовать несколько раз, чтобы сделать ваши заметки и отчеты о собраниях единообразными.

Перейти к шаблону заметок к собранию для Word Online

Современные протоколы заседаний

Для более современного ощущения вы можете использовать этот шаблон Modern Minutes Meeting Template для своей компании, независимо от того, занимаетесь ли вы производством, проектированием, электроникой, технологиями, розничной торговлей, общественным питанием, консалтингом или любой другой отраслью.

Этот шаблон синего цвета, но его можно изменить на другие цветовые схемы в зависимости от цветов или фирменного стиля вашей компании. Вы также можете добавить свой логотип, используя функцию «Вставить» в меню ленты. В дополнение к этому протоколы соответствующим образом организованы по различным разделам, начиная с «Призыв к порядку», «Присутствующие», «Не присутствующие участники», «Утверждение протокола», «Отчеты», «Незавершенные дела», «Новые дела» и «Объявления».

В шаблоне также есть быстрый текст, разбросанный по различным частям шаблона протокола, поэтому вы можете легко заполнить шаблон нужной информацией.Как сделать протокол встречи минутами? С этим инструментом это очень просто.

Перейти к шаблону собрания Modern Minutes

Простая организация — ключ к успеху

Шаблон повестки дня собрания для Word Online — еще один красиво оформленный и профессиональный шаблон, который можно использовать для всех типов собраний, будь то для вашей организации или компании. Этот шаблон включает заголовок с названием встречи, местом, датой, временем и участниками.