Протокол совещания как составить: Материалы не найдены • Asana

Содержание

Протоколы, сотавляемые в ходе закупки товаров, работ и услуг

Протоколы заседания закупочной комиссии

Ссылка

Протоколы заседания закупочной комиссии №31908580486

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии № 31908451786

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии № 31908450610

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии № 31908450111

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии по ОЗЦ для заключения договора на поставку цветного металлопроката для нужд ПАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протокол заседания Закупочной комиссии по вскрытию конвертов ОЗЦ для заключения договора на поставку первичных средств пожаротушения для нужд ПАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протокол заседания Закупочной комиссии по вскрытию конвертов ОЗЦ для заключения договора на поставку средств защиты при работе на высоте для нужд ПАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протокол заседания Закупочной комиссии по вскрытию конвертов ОЗЦ для заключения договора на поставку цветного металлопроката для нужд ПАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протокол заседания Закупочной комиссии по вскрытию конвертов с предложениями и подведению итогов открытого запроса цен для заключения договора на поставку выключателей нагрузки для нужд ПАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протокол заседания Закупочной комиссии по вскрытию конвертов с предложениями и подведению итогов открытого запроса цен для заключения договора на поставку приборов измерительных и испытательных для нужд ПАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии по ОЗЦ для заключения договора на поставку средств пожаротушения для нужд ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии по ОЗЦ для заключения договора на поставку плакатов для нужд ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии по ОЗЦ для заключения договора на поставку средств защиты при работе на высоте для нужд ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии по ОЗЦ для заключения договора на поставку металлопродукции для нужд ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протокол заседания Закупочной комиссии по вскрытию конвертов ОЗЦ для заключения договора на поставку средств защиты при работе на высоте для нужд филиалов ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протокол заседания Закупочной комиссии по вскрытию конвертов ОЗЦ для заключения договора на поставку чистящих средств для нужд филиалов ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протокол заседания Закупочной комиссии по вскрытию конвертов ОЗЦ для заключения договора на поставку плакатов для нужд филиалов ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протокол заседания Закупочной комиссии по вскрытию конвертов ОЗЦ для заключения договора на поставку первичных средств пожаротушения для нужд филиалов ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протокол заседания Закупочной комиссии по открытому запросу предложений на Оказание услуг по организации мероприятий и совещаний производственного характера для нужд исполнительного аппарата ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Организатор, Заказчик).

Ссылка

Протокол заседания Закупочной комиссии по вскрытию конвертов ОЗЦ для заключения договора на поставку металлопродукции для нужд ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протокол заседания Закупочной комиссии по открытому запросу предложений на оказание услуг по сопровождению автоматизированной системы учета транспорта электроэнергии ОАО «МРСК Северного Кавказа» на платформе 1С: Энергетика для нужд ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Организатор, Заказчик).

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии по запросу цен на поставку силикагеля и цеолита для нужд ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии по запросу цен цен на поставку арматуры спирального типа для нужд ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии по запросу цен на поставку средств опломбирования для нужд ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии по рассмотрению заявок и выбору победителя по запросу цен на поставку приборов щитовых для нужд ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Организатор, Заказчик).

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии по рассмотрению заявок и выбору победителя по запросу цен на поставку трансформаторов измерительных 35-110 кВ для нужд ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Организатор, Заказчик).

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии по запросу цен на поставку кабельной арматуры для нужд ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Протоколы заседания Закупочной комиссии по запросу цен на поставку оборудования ВЧ связи для нужд ОАО «МРСК Северного Кавказа» (Заказчик, Организатор).

Ссылка

Meeting Notes, Agenda — простой способ эффективно проводить совещания — Денис Опалинский на vc.

Выходя с совещания, любой из нас хоть раз думал: «Столько времени потрачено впустую». Обычно такое происходит, потому что совещание не имеет четкой цели или повестки, а также в случае, если присутствовать на нем вам было необязательно. Meeting Notes — это простая технология, помогающая вам и другим участникам лучше подготовиться к совещаниям.

4122 просмотров

Сегодня мы поговорим о том, как правильно писать протоколы встреч

Прежде чем начнем, хочу провести один эксперимент. Помните старый добрый мультик «Жил-был пес»? А теперь скажите, какую фразу произнес волк?

Вариант 1. Ты это… Заходи если что

Вариант 2. Ты заходи, если что

Барабанная дробь…

Очень многие выбирают вариант 1. «Ты это… Заходи если что«. Данный эффект называется »Эффектом Мандела» и встречается довольно часто — так работает наш мозг, что он домысливает истории.

Ну, а теперь давайте вернемся к нашей теме

Meeting notes это

протоколы встреч или по простому «минутки»- это электронное письмо, которое составляется по итогам встреч с целью:

зафиксировать информацию
распространить информацию среди участников встречи

Казалось бы, что может быть проще?

Зачем фиксировать, если мы уже обо всем договорились?

1. Мозг забывает

Согласно исследованию одного крупного немецкого ученого Эббингауза, примерно 60% информации забудется уже через час

2. Мозг искажает информацию

Один мой коллега был четко уверен, что время дедлайна по проекту — 2 месяца, хотя на самом деле был 1 один месяц. Когда это выяснилось, для него был неприятный сюрприз.

Элизабет Лофтус — международный эксперт в области памяти- провела довольно интересный эксперемент:

Нашла человека, который никогда не летал на воздушном шаре
Договорилась с его родными, что они будут утверждать, что он летал
Отфотошопила детскую фотографию человека, над которым проводился эксперимент, чтобы он был на воздушном шаре

Все это показала нашему подопытному
И началась магия: человек вспомнил тот день, вспомнил, что на нем было надето, вспомнил эмоции.

Это называется «ложная память». И мозг делает такой трюк постоянно

Нам кажется, что память хранится в виде единых цельных данных, как на жестком диске — видео ряд, звуковая дорожка, ощущения. И эти данные не изменяются. Но на самом деле, все хранится в разных участках мозга да еще и в разобранном виде. Наше воспоминание конструируется заново каждый раз, когда мы обращаемся к нему

Мы можем помнить много деталей события. Но то, что мы помним — вовсе не означает, что то, что мы помним было на самом деле. Отличить истинное воспоминание от ложного бывает очень сложно. Особенно, когда встречи и совещания идут нон-стоп

3. Чтобы вернуться к написанному

Однажды у меня была очень долгая встреча с заказчиком, на которой мы обсуждали требования по проекту. Через несколько дней у нас с главным разработчиком возник небольшой спор. Я утверждал, что данные необходимы было выгружать в формате csv, разработчик же был уверен, что данные нужно было выгружать в виде текста но со специфичным расширением. Спор разрешился очень просто обратились к протоколу.

Протокол помог не только быстро найти информацию, но и помог избежать ошибки ,переделка которой было бы заняло существенное время

4. Чтобы передать информацию

Еще одна причина писать протоколы — это передать информацию для тех, кто не был на встрече по любой причине — был в отпуске, был на другом митинге. Или даже не появился еще в компании.

Представьте ситуацию -один менеджер начинает вести проект, но по середине он покидает проект. Допустим по радостной причине — декрет. И нужно передать договоренности и в таком виде, чтобы новый человек мог на них сослаться. Да и остальным членам команд передать протокол гораздо проще и дешевле, чем любой другой способ

5. Сократить время совещаний.

Для принятия решения часто нужна не вся команда но ее зовут, чтобы все были в курсе, чтобы послушать. Но можно просто переслать протокол встречи, далее человек найдет у себя пару минут, ознакомиться. В крайнем случае, он может уточнить спорные вопросы лично у участника встречи. Т.е. вы сможете сэкономить много человеко-часов

Если вы не были на совещании, но получили протокол, значит отправитель считает, что данная информация является важной и полезной

6. Чтобы быть понятым в международной команде

Когда команда кроснациональная, то может оказаться так, что в команде присутствую люди с разным уровнем английского, разным произношением — всем тем, что будет мешать понять всем. Плюс может быть незнание контекста, плохая связь. И meeting notes позволяет решить данную проблему.

Представьте ситуацию: французкий PM ставит задачу русскому и индийскому разработчикам. Оба разработчика не могут его понять из-за специфичного акцента. Он же не может понять технические проблемы. Единственный способ, чтобы эти персонажи поняли друг друга — это разослать протокол встречи. Если там есть непонятные слова, то спокойно можно погуглить

Если вы были на встрече, то протокол повод уточнить неточности и восполнить пробелы. К тому же, после прочтения довольно быстро находятся неточности

Кто должен писать?

Общие правила — кто ответственный за встречу, тот и пишет протокол. Но давайте разберемся, для кого наиболее продуктивно это делать. Для этого я хочу рассказать про те выгоды, которые получает тот, кто ведет такие протоколы

Тот, кто пишет — тренирует свои навыки структурирования информации, выделения главного и второстепенного, изложения, оформления информация. Это прокачка своих софт-скиллов в рабочее время и за зарплату.
Человек, который должен писать протокол — он более внимателен, сконцентрирован. Мозг включается в работу. Даже, если вас не назначили ответственным за протокол то все равно рекомендую вести данный протокол
Работа на свой имидж. Показывает себя как структур ванного человека, который создает порядок вокруг. Такие люди и у руководства в цене и подчиненным работать с ним комфортно. Фиксирование договоренностей дисциплинирует других людей — гораздо меньше желания расхлябано относиться к информации, которую вам сообщают.

Так кому же нужно вести протокол собрания?

тот, кто будет работать с данной информацией в будущем. Решение принимает наш мозг на основе имеющейся информации. Если информация выветрилась, то мозг будет принимать решение на основании неполной информации. И это могут быть не самые эффективные решения.
Если вы ответственный за координацию, то протокол лучше писать вам.
Если это встреча с заказчиком, то протокол лучше писать бизнес аналитику.
Если вопрос касается вопросов реализации, то протокол лучше писать девелоперу, который будет потом это реализовывать
Если вам нужно поработать над своим имиджем или вы прокачиваете софт-скиллы — то самому
Либо специально назначенный человек.

Как сделать так, чтобы читали и писали?

1. В команде должны быть требования и самое важно — писать срок.

Мозг — он всегда экономит ресурсы. И когда стоит вопрос “делать” или “не делать”, то с большой степенью вероятности мозг выберет “не делать”. Когда говоришь “нужно сделать к такому-то сроку”, то вопрос “делать или нет” не стоит. Вопрос стоит только сделать вовремя или нет

2. правильная установка.

Встреча начинается с Адженды(Agenda) и заканчивается протоколом. Когда вы пройдете несколько циклов таких встреч, то нейронные связи образуются и вам будет некомфортно, если этого не делать. К тому же, такое саммори отнимает не так чтобы много времени. И в конце концов, если на встрече нет агенды а после нет протокола — то внутренний звонок будет усиленно верещать, вы будете испытывать дискомфорт когда организаторы других

Agenda– желаемый план встречи, список задач для обсуждения и решения. Отслеживание ситуаций, когда встреча отклоняется от своей цели – одна из задач организатора встречи.

Шаблон встречи (Agenda) примерно такой:

Время встречи
Место встречи
Участники встречи
Основная тема встречи
Задачи встречи (что должны решить в процессе. Если задач слишком много – приориетизируем)

3. должен быть удобный инструмент

с помощью которого можно быстро рассылать минутки, с возможностью открыть с любого устройства, любой должен мочь отредактировать и эти изменения должны быть видны всем. Желательно, автоматизировать повторяющиеся действия , отслеживать статусы

4. Избегайте основных ошибок

Мы стараемся делать все наиболее кратко — меньше времени на написание, на чтение. И поэтому можем попасть в ряд ловушек

отсутствие контекста. Например, если написать “задачу приняли” — то через некоторое время будет непонятно что это за задача
Не указать лицо, от которого поступила информация или кто принял решение. Ведь большая разница, сказал это рядовой сотрудник или руководитель проекта или человек, ответственный за данный кусок работы
Не писать пояснения . Вы в той ситуации, в том составе принимаете решение. В будущем вводные могут быть изменены и вы захотите изменить задачу.

5. Перечитываем перед встречей

Следующую встречу (особенно если она повторяющаяся) можно начинать с разбора предыдущего отчета – буквально минут пять, для напоминания

Хорошая практика, при завершении встречи проговорить тезисы и задачи, которые ты записал для себя. Сразу же получишь дополнения и комментарии, если что-то упустил. По завершении встречи перепечатываешь отчет в документ и отправляешь участникам встречи. Если встреча была с заказчиком – лучше отправлять по почте. При возникновении разногласий будет проще поднять договоренности

Резюме:

Протокол — это способ исключить человеческий фактор:

забывание
искажение
недопонимание
конфликты на почве всего вышеперечисленного

Поделитесь в комментариях, есть ли у вас в компании такая практика, что обязательно ведется протокол встречи?

Как составить протокол встречи (с шаблонами!)

Мы все были там. Когда вы достигли своего предела и, кажется, не можете вспомнить те следующие шаги, которые Барб просила на вашей последней виртуальной встрече.

Это чувство обрушивается на вас, как тонна кирпичей, всегда в самый неподходящий момент — например, в середине презентации или сразу после того, как вы подписываетесь «что только что произошло». К счастью, причин для паники нет, потому что решение простое: проверить протокол собрания!

Совещания являются важным компонентом рабочего места и составляют около 15 % общего времени, затрачиваемого организацией. Это почти целый рабочий день!

Без достоверных протоколов совещаний команды могут потерять из виду важные разговоры для решения серьезных проблем, преследующих компанию. И точно фиксируя, что происходит на этих встречах, вы инвестируете в будущее здоровье, функциональность и эффективность своей команды.

Тем не менее, остается большой вопрос: как правильно составить протокол собрания? А вот и мы! 💪🏼

К концу этого поста вы будете иметь четкое представление о том, как писать протоколы совещаний и 10 настраиваемых шаблонов протоколов совещаний для ClickUp, Excel и Word, чтобы информировать свою команду.

Наденьте голубые очки, откройте свой цифровой блокнот и вперед!

Эта статья содержит:

Что такое протокол собрания?

Протоколы собраний (также называемые протоколами собраний или MOM ) представляют собой письменную документацию о том, что происходит во время собрания, поэтому все участники четко фиксируют, независимо от того, присутствовали они или нет.

Это отличный инструмент для организаций, которые регулярно собираются для проведения таких мероприятий, как собрание по запуску проекта или обновление статуса. При правильном выполнении они служат окном в прошлые обсуждения, помогая вам вернуться к идеям и облегчить решение проблем.

Эта информация также позволяет руководителям быстро получать информацию о крупных изменениях. Или, если участник пропустил приглашение, он может обратиться к протоколу и связаться с соответствующим человеком для дальнейших вопросов или комментариев.

Но наш личный любимый способ использования протоколов совещаний — это признание команды. Если клиент хвалит вашу работу над проектом — это занимает минуты! Кто не любит здоровый командный дух? 👏

Окончательная копия проверяется на наличие ошибок и опечаток и отправляется всем членам команды, включая всех, кто пропустил встречу или кому было бы полезно узнать, что произошло. Это гарантирует, что каждый имеет своевременный доступ к жизненно важной информации, и предотвращает FOMO, вызванный PTO на работе. 💞

Бонус: Темп совещаний для удаленных групп

Как составить протокол встречи

Протокол встречи зависит от потребностей вашей команды, отрасли или продукта, но все протоколы должны содержать несколько ключевых элементов информации:

Название и тема собрания
Дата и время
Список участников (имя, должность и организация)
Повестка дня/тема собрания
Краткое изложение каждого пункта обсуждения
Основные решения и действия
Дата следующей встречи

Некоторые разделы будут длиннее других. Название, дата и время должны занимать не более одной строки, а сводка повестки дня может занимать несколько абзацев. Участники и действия должны быть краткими, маркированными списками.

Каждый раздел должен соответствовать повестке дня собрания. Это помогает читателю понять порядок событий и легко перемещаться, чтобы найти конкретную точку! Думайте о своем протоколе встречи как об искровых заметках о встрече — их легко усвоить, но они все равно дадут вам всю историю!

Если затронуты дополнительные темы, которые не были запланированы в повестке дня, вы можете создать новый раздел или обозначить другой как «открытое обсуждение» или «другие вопросы», чтобы указать на возникший вопрос, который изначально не планировался.

Сбор всей этой информации имеет решающее значение для обеспечения полноты и тщательности заметок. Вот почему вы всегда должны начинать с шаблона протокола встречи, чтобы ничего не пропустить. 🤓

Что такое шаблон протокола собрания?

Шаблон протокола собрания — это предварительно отформатированный документ, в котором изложено все, что вам нужно для составления значимого протокола собрания. Правильный шаблон позволит вам добавить ключевую информацию, например, кто присутствовал, начало и конец встречи, ключевые моменты и многое другое.

Кроме того, шаблоны протоколов собраний работают с различными программами для совместной работы над документами, что позволяет редактировать, настраивать и повторно использовать их для будущих собраний.

ClickUp Docs обеспечивает более эффективную работу расширенного форматирования и команд с косой чертой

Что делает хороший шаблон протокола собрания?

Эффективный шаблон протокола собрания предоставит вам все необходимые инструменты для достаточного документирования событий собрания. Используя этот шаблон, вы сможете организовать все детали встречи в презентабельном, доступном формате, понятном каждому.

Но прежде чем вы начнете создавать свой собственный шаблон с нуля или инвестировать в первый, который появится в вашем поиске, есть несколько важных функций, которые следует искать в эффективном шаблоне протокола собрания:

Функции совместной работы для редактирования, комментирования и делегируйте работу команде
Гибкие параметры общего доступа и разрешений, чтобы убедиться, что нужные люди имеют доступ к вашим протоколам
Интуитивно понятные и богатые варианты стилей для правильного форматирования протоколов совещаний
Возможность встраивать в документ другие файлы, мультимедиа, ссылки и изображения.

Лучшие шаблоны протоколов собраний будут совместимы с предпочитаемым вами инструментом редактирования документов или встроены в него. Это позволяет интегрировать ваш шаблон с другими вашими рабочими инструментами или даже с вашей виртуальной платформой для встреч! В этом случае еще одним важным преимуществом является обеспечение соответствия шаблона протокола собрания вашему техническому стеку.

Простое форматирование и совместная работа над документами вместе с командой без дублирования в ClickUp

Эти элементы обеспечат ценность каждой встречи и то, что каждый уйдет с необходимой информацией. В сочетании с другими материалами и записями совещаний ваш шаблон протоколов совещаний станет бесценным ресурсом для повышения продуктивности каждого совещания.

10 шаблонов и примеров протоколов совещаний

Чтобы помочь вам вовремя найти нужный шаблон для следующего сеанса мозгового штурма, используйте этот список из 10 лучших шаблонов протоколов совещаний для ваших любимых редакторов документов. Найдите подробные описания шаблонов и разбивку по функциям, а также получите доступ к каждому шаблону прямо из этой статьи!

1. Шаблон протоколов собраний от ClickUp

Шаблон протоколов собраний от ClickUp

Шаблон протоколов собраний от ClickUp упрощает включение всех важнейших деталей собрания с помощью одностраничного документа ClickUp, который можно редактировать, делиться, и скопировано для будущих встреч.

Этот предварительно отформатированный шаблон содержит отдельные разделы для общей информации, повестки дня собрания, обновлений, объявлений и многого другого. Это также очень наглядно, с настраиваемыми функциями стиля для добавления контрольных списков, таблиц, мультимедиа, данных и многого другого, чтобы помочь участникам быстро переваривать протоколы.

Специально для рутинных совещаний с командой этот удобный для начинающих шаблон охватывает все ваши базы и является отличной отправной точкой для тех, кто плохо знаком с составлением протоколов совещаний в целом! Если вы ищете простую, но продуманную структуру, которая сделает организацию эффективной — независимо от типа встречи — вам подойдет этот шаблон документа.

Скачать этот шаблон

2. Шаблон схемы протоколов собраний от ClickUp

Шаблон структуры протоколов собраний от ClickUp

Шаблон Meeting Minutes Framework от ClickUp не только удобен для начинающих, прост в настройке и тщательен — он также присутствует в мощной и совместной функции Документов ClickUp, которая позволяет вам работать вместе с вашей командой с редактированием в реальном времени.

Суммируйте важные сведения о ваших собраниях, включая участников, действия и ссылки на дополнительные ресурсы, которые вы можете удобно организовать в виде отдельных подстраниц в протоколе собрания.

Вы также можете использовать этот шаблон структуры для отслеживания основных изученных элементов, результатов для заинтересованных сторон и задач, которые должны выполнять назначенные товарищи по команде, на основе перечисленных элементов действий. Глубина этого шаблона делает его идеальным ресурсом для информирования всех, участия и буквально на одной странице.

Добавляйте смайлики, изображения, параметры форматирования и стиля, чтобы мгновенно структурировать свои заметки и выделить свой текст. Кроме того, мгновенно делитесь своим документом по URL-адресу или прикрепляйте его к своей задаче для быстрого доступа в любое время. А мы упоминали, что ClickUp Docs напрямую связаны с вашими рабочими процессами?

Загрузить этот шаблон

3. Шаблон протокола собрания (MoM) от ClickUp

Шаблон протокола собрания (MoM) от ClickUp

Используя несколько иной организационный подход к вашим протоколам, применяется шаблон протокола собрания (MoM) от ClickUp. предварительно созданную задачу в ваше рабочее пространство. Это упрощает и стандартизирует традиционный процесс ведения заметок, структурируя повторяющиеся детали и действия в интерактивном списке.

В этом задании вы найдете Руководство по началу работы в описании задания с пошаговыми инструкциями по максимально продуктивному использованию шаблона. У вас также будет доступ к нескольким справочным документам, чтобы максимально использовать другие ключевые функции ClickUp, включая подзадачи, настраиваемые поля, контрольные списки и многое другое.

Помимо описания задачи, этот шаблон автоматически заполняет четыре подзадачи для отслеживания посещаемости, вопросов следующего собрания, решения текущих вопросов и просмотра повестки собрания на эту неделю. А чтобы еще раз проверить, что все вопросы были рассмотрены, ваш составитель протокола может использовать контрольный список оценки после собрания, чтобы определить, было ли собрание успешным, исходя из его целей.

Скачать этот шаблон

4. Шаблон протокола заседания Совета директоров от ClickUp

Шаблон протокола заседания Совета директоров от ClickUp

Требования к протоколу собрания могут различаться, если речь идет о командах из разных отраслей и вариантов использования. К счастью, ClickUp предлагает множество шаблонов для решения этой проблемы! Начиная с шаблона протокола заседания Совета директоров от ClickUp.

Как и другие шаблоны в этом руководстве, этот шаблон документа протокола собрания позволяет записывать и помечать всех участников, а также повестку дня и действия. Но у вашего совета директоров могут быть определенные ожидания, которые отличаются от ваших обычных собраний, и этот шаблон получает это, поэтому у вас также есть возможность записывать результаты голосования по каждому пункту действия и предоставлять заметки о собрании высокого уровня.

Вы также можете быстро поделиться документом со всеми другими ключевыми игроками, используя кнопку «Поделиться документом» в ClickUp!

Загрузите этот шаблон

5. Шаблон протоколов совещаний по управлению проектами от ClickUp

Шаблон протоколов совещаний по управлению проектами от ClickUp

Шаблон протоколов совещаний по управлению проектами от ClickUp поможет вам получить максимальную элементы в настраиваемой задаче ClickUp.

Вы можете начать использовать этот шаблон перед совещанием, посвященным запуску проекта, с выделенными разделами для полезных ссылок, сведений о совещании, повестки дня и членов проектной группы — все из подробного описания задачи.

В другом разделе подробно описывается обзор графика проекта, в котором указываются выполненные работы, работы, запланированные на будущее, и другие разные примечания. Кроме того, вы можете перечислить различные риски и проблемы, которые могут негативно повлиять на каждый проект, используя одно из шести настраиваемых полей в этом шаблоне.

Оттуда вы можете наблюдать за ходом вашего проекта после встречи с пятью заранее подготовленными подзадачами по адресу:

Убедитесь, что все участники имеют доступ к нужным инструментам
Разбивка затрат распределяется для группы управления качеством
Инструментальные панели KPI на месте

И многое другое! Если вам нужен всеобъемлющий шаблон протокола собрания для управления проектами, вам будет сложно найти лучший шаблон, чем этот.

Скачать этот шаблон

6. Шаблон заметок к собранию от ClickUp

Шаблон заметок к собранию от ClickUp

Не совсем готовы взять на себя протокол собрания? Начните с подробных заметок! Шаблон заметок к собранию от ClickUp — это идеальный базовый шаблон заметок к собранию, позволяющий упорядочить детали собрания и поддерживать согласованность действий членов команды.

Разделы в этом шаблоне включают:

Дата собрания, время, повестка дня
Ссылка на запись собрания
Основные выводы и резюме
Действия.

Вместе этот одностраничный шаблон поможет вам делать основные заметки, которые могут дополнять другие материалы собрания, включая протокол собрания!

Загрузить этот шаблон

7. Повторяющиеся заметки о собраниях от ClickUp

Повторяющиеся заметки о собраниях от ClickUp

Еще один шаблон, который может помочь с ведением заметок во время собраний, — это повторяющиеся заметки о собраниях от ClickUp. Этот шаблон идеален, если вы проводите регулярные встречи и хотите отслеживать ход каждой повторяющейся встречи.

Вы можете использовать этот документ, чтобы управлять всеми пунктами повестки дня, перечислять задачи, освежать память о предыдущих встречах с помощью общего обзора и назначать различные действия членам команды. Конечно, вы также можете указать такие детали, как даты прошлых, текущих и будущих встреч, конкретную цель встречи, участников и отсутствующих. Кроме того, укажите, соответствует ли количество участников кворуму для каждого собрания.

Скачать этот шаблон

8. Шаблон для отслеживания встреч от ClickUp

Шаблон для отслеживания совещаний от ClickUp

Хотите решение, помогающее отслеживать совещания от начала до конца? Добавьте шаблон Meeting Tracker от ClickUp в свое рабочее пространство! Этот подробный шаблон включает в себя всю информацию в исчерпывающем и действенном списке для планирования, подготовки и управления действиями по ходу дела.

Этот шаблон можно использовать для отслеживания всех типов встреч и проектов, от индивидуальных и ежеквартальных бизнес-обзоров до празднования дня рождения и других мероприятий, выходящих за рамки традиционных деловых встреч.

Шаблон включает множество компонентов, помогающих во всех аспектах отслеживания совещаний, включая три состояния, восемь настраиваемых полей и четыре типа представления.

Загрузить этот шаблон

9. Шаблон протоколов собраний для Excel

Шаблон протоколов собраний для Excel через шаблоны WPS

Несмотря на то, что ClickUp — отличное решение для хранения всех документов собраний в одном месте с используйте шаблон протокола собрания для Excel, если ваша организация уже инвестирует в продукты Microsoft. Этот список для отслеживания протоколов совещаний представляет собой базовый шаблон электронной таблицы для отслеживания деталей на совещаниях руководителей.

В этом шаблоне протокола собрания в формате XLS используется простой макет листа с несколькими столбцами для отслеживания всех сведений о собрании. Включите такую информацию, как описания задач, исполнителей, сроки выполнения, необходимые ресурсы и записи о статусе исполнительной власти.

Загрузить этот шаблон

10. Шаблон протокола собрания для Microsoft Word

Шаблон протокола собрания через Microsoft 365

Если вы регулярно используете Microsoft Word, вы можете воспользоваться шаблоном протокола собрания для Word, поскольку Microsoft предлагает несколько шаблонов протокола собрания. . Вы найдете множество настраиваемых шаблонов документов для всех типов собраний, включая собрания администраторов, собрания PTA и этот классический шаблон протоколов собраний для общих собраний команды.

Не можете найти подходящий шаблон для Word? Microsoft также позволяет создавать документы с нуля.

Загрузите этот шаблон

Подготовьте свои совещания с помощью правильного шаблона протоколов совещаний

Хотя шаблоны могут сэкономить вам массу времени, они становятся еще более ценными, когда вы можете редактировать, получать к ним доступ и управлять ими наряду с другой своей работой. Бесплатное программное обеспечение для управления проектами, такое как ClickUp, предназначено для решения самой проблемы и многого другого.

Даже выберите шаблон из постоянно растущей библиотеки ClickUp или создайте свой собственный в соответствии с уникальными потребностями вашей команды. 🦄

А мы упоминали, что ClickUp интегрируется с более чем 1000 других рабочих инструментов? Даже Зум! Все для того, чтобы упростить обработку протоколов совещаний. 😇

И самое приятное: эти функции совершенно бесплатны.

Коллекция шаблонов протоколов совещаний ClickUp, документы для совместной работы и мощные функции управления совещаниями доступны всем бесплатно и навсегда. Хотите сесть за руль? Начните работу с ClickUp прямо сейчас!

Как составить протокол заседания школьного совета

Протоколы заседаний школьного совета станут официальным общедоступным документом, и они являются ключевой частью обеспечения прозрачности и укрепления доверия общества. Поскольку эта ответственность очень важна, секретари должны быть исчерпывающими и точными в своей документации. Ведение тщательно организованных протоколов совещаний может показаться пугающим, но стратегический подход к документации может помочь вам с этим справиться.

Ключевые элементы эффективного протокола собрания

Есть несколько основных моментов, которые должны присутствовать в протоколе каждого собрания. Даже если секретарь не знает, как вести протокол собрания, базовое понимание важной информации, которая должна быть включена, может быть чрезвычайно полезным.

Не забудьте указать следующие ключевые детали:

Дата собрания: Начните с этой информации, чтобы в будущем было легко ссылаться на это конкретное собрание.
Время объявления собрания: Это необходимо для записи и подтверждения наличия кворума и открытия собрания членом председательствующего совета.
Имена участников собрания и отсутствующих: Убедитесь, что все знают, кто присутствовал, для дальнейшего использования.
Исправления и дополнения к протоколу предыдущего собрания: Проект протокола предыдущего собрания должен быть доступен всем присутствующим сторонам для рассмотрения и утверждения. Это возможность внести любые исправления в протокол предыдущего заседания.
Дополнения к текущей повестке дня: Это может варьироваться в зависимости от округа или штата; некоторые политики или правила не позволяют добавлять вопросы в повестку дня собрания.
Любые результаты голосования, а также сделанные предложения или секунданты: 9Программное обеспечение 0044 Board Management позволяет отслеживать голоса в режиме реального времени с помощью программного обеспечения. Возможно также электронное голосование.
Предпринятые действия или действия, которые необходимо предпринять: Определите все пункты, требующие действий, которые необходимо предпринять после собрания.
Предметы, которые были задержаны или незавершены: Это может варьироваться в зависимости от штата; в некоторых штатах необходимо рассмотреть каждый пункт повестки дня, и не может быть незавершенных дел.
Новое дело: Обычно это используется только членами правления, чтобы поднять вопросы для включения в будущую повестку дня. В большинстве штатов общественность всегда должна быть в курсе новых дел.
Открытое обсуждение или публичное участие: Отметьте любые способы участия общественности в собрании.
Дата и время следующей встречи: Предоставьте все необходимые сведения о следующей встрече для справки.
Время перерыва: Председательствующий может напомнить другим о следующем собрании или событиях, просмотреть любые назначенные задачи или дела, а затем отменить собрание.

После того, как вы убедились, что сделали подробные заметки, вы также захотите подумать о том, как раздать их всем на следующем собрании. Необходимость распространять и читать протоколы во время встречи может отнимать драгоценное время; однако использование портала доски может упростить доступ к предыдущим протоколам собраний для просмотра.

Как составить протокол заседания школьного совета?

Когда вы пишете, имейте в виду, что предоставление точной документации жизненно важно для обеспечения того, чтобы ваше сообщество могло получить доступ к ключевой информации.

Для каждого пункта повестки дня напишите краткое и краткое заявление о каждом действии, предпринятом советом, с кратким пояснением, объясняющим решение школьного совета. Если есть какие-либо длительные обсуждения, напишите краткое изложение основных аргументов или пунктов.

Следите за тоном, которым вы пользуетесь, записывая протокол собрания школьного совета. То, как вы описываете разговоры и обсуждения во время собрания школьного совета, так же важно, как и включение всех материалов и информации из повестки собрания. Протоколы собраний дадут местному сообществу и другим лицам представление о целях, планах и уже проделанной работе совета.

Важно вести протокол собрания беспристрастно и непредвзято. Разговоры или споры, происходящие на заседании школьного совета, должны быть объективно записаны. Секретарю записи следует избегать любых замечаний или личных наблюдений, которые могут быть восприняты как субъективные или предвзятые. Просмотр протокола собрания школьного совета, проверка тона и обеспечение его ясности и полноты должны стать обычным делом.

С помощью программного обеспечения для управления школьным советом протоколы заседаний школьного совета можно легко отслеживать и корректировать по мере необходимости.

Как технологии могут помочь организовать документацию школьного совета

Без надлежащей организации протоколов совещаний и сопутствующих материалов управление документацией может занять гораздо больше времени, чем необходимо.

Составление протокола заседания школьного совета после заседания совета может быть кропотливым и длительным процессом, особенно если у вас есть значительный объем информации, которую необходимо задокументировать для официального отчета. Однако с помощью технологий, специально созданных для таких организаций, как ваша, вы можете получить нужные инструменты для повышения прозрачности и упрощения управления записями. Автоматизированное создание протоколов заседаний школьного совета с использованием программного обеспечения для управления школьным советом может сэкономить время и повысить точность деталей и информации.

Повышение эффективности

Безбумажное и облачное программное обеспечение, такое как Diligent Community , может позволить вашему школьному совету использовать как автоматизированные, так и ручные возможности для составления протоколов собраний. Затем вы сможете легко представить эти протоколы для утверждения на будущих встречах, что поможет сэкономить время и усилия.

Предоставление возможности поиска в документации

На собраниях школьного совета могут распространяться дополнительные материалы среди членов совета или посетителей. Эти документы можно прикрепить к повестке и протоколу собрания школьного совета, а затем их можно будет найти с помощью программного обеспечения Diligent Community.

Оптимизация распределения материалов

Если доска записывает встречи с помощью видео или аудио, видеоматериалы встреч также могут быть прикреплены к протоколу. Все эти документы и файлы затем можно легко разослать членам правления и другим заинтересованным сторонам.

Повышение доступности

Знание того, как вести протокол собрания, жизненно важно для школьных советов, но важным вопросом, связанным с протоколами собраний, является доступность протоколов прошлых собраний школьного совета. Доступ необходим не только для того, чтобы нравиться публике и поддерживать прозрачность в качестве официальной публичной записи. Точно так же, как собрания должны быть обнародованы (дополнительную информацию об этих требованиях см. в Законах о солнечном свете вашего штата), протоколы собраний должны быть доступны для всеобщего ознакомления.

С помощью правильной технологии можно легко получить доступ к протоколу школьного совета и вести его. Отдельные лица могут просматривать протокол собрания и любые документы, связанные с собранием. Доска также может настроить настраиваемые параметры доступа к протоколам и связанным с ними материалам, поэтому общедоступный просмотр протокола собрания может отличаться от просмотра для членов школьного совета или администраторов.

Беспрепятственное составление протоколов заседаний школьного совета с использованием правильной стратегии и инструментов

Школьные советы являются представителями своего сообщества, и работа, которую они выполняют, важна и имеет значение. Когда школьные советы и их записывающие секретари ведут хорошо документированные, организованные и эффективные протоколы заседаний школьного совета, а также делают эти протоколы легкодоступными, это может способствовать формированию культуры прозрачности и доверия в местном сообществе.

Многие советы считают, что использование эффективных цифровых инструментов позволяет легко и эффективно записывать и получать доступ к протоколам заседаний школьного совета, что в конечном итоге повышает эффективность работы школьного совета.

Женский волейбольный клуб «ДИНАМО-МЕТАР»