В целом, совещания имеют плохую репутацию. Многие считают их пустой тратой времени. Однако правда в том, что лучшее, что вы можете сделать, это собрать группу умных людей в одной комнате, чтобы обменяться информацией.

Однако именно здесь большинство людей ошибаются. Недостаточно собрать людей в одной комнате, нужно знать, что делать дальше.

Существует два инструмента для сбора информации о собрании: протокол и заметки. И хотя в некоторых отношениях они похожи, они служат разным целям для разных людей. Давайте начнем с того, что проясним это.

Инструмент управления проектами, который любят разработчики и менеджеры.

Заметки о собрании — это ваши личные рекомендации с собрания, включая идеи, цели, сроки, данные, следующие шаги и все остальное, что вы сочли интересным и полезным .

Каждый человек ведет свои собственные заметки о совещании, и их сила заключается в синтезе вашего собственного контекста и знаний с тем, что обсуждалось на собрании.

С другой стороны, собрание минут представляет собой официальную запись того, что происходило во время собрания и включает:

• Полный список участников и отсутствующих
• Время начала и окончания собрания
• Ключевые темы, которые были включено
• Любые действия или решения, принятые во время встречи, и кто за них отвечает

Отличие от протоколов собраний заключается в том, что за их ведение отвечает один человек, и они следуют строго структурированному процессу. (Протокол собрания является юридическим документом и должен быть составлен очень особым образом).

Чего не хватает в протоколе собрания, так это вашего контекста . Несмотря на то, что вы можете получить базовую информацию о собрании в протоколе, они не фиксируют те спонтанные идеи и прорывы, которые продвигают проект вперед.

Как делать заметки о встречах, которые действительно работают? Сделайте ваши встречи более значимыми, выполнив 5 шагов.

Итак, , как вы делаете записи совещаний, которые действительно работают?

Это тот же процесс, что и совещание: планирование, структура и выполнение.

Хотя заметки о собрании не так структурированы, как протоколы, вам все равно нужно установить некоторые ограничения. Самый простой способ сделать это — использовать шаблон для заметок о собрании — просто отформатированный документ, который поможет вам в процессе ведения заметок.

Лучшие заметки о собраниях начинаются с лучших собраний.

Здесь мы собрали загружаемый шаблон, который вы можете использовать на следующей встрече.

Но сначала давайте рассмотрим, что вы на самом деле будете делать заметки и как наилучшим образом использовать шаблон заметок о встрече:

1.Отрабатывайте повестку дня встречи

В нашем Руководстве по проведению эффективной встречи мы разобрали правило номер один для встреч, на которых не тратится время:

«Не назначайте встречу и не надейтесь, их. Вам нужно управлять кораблем. Это начинается с понимания того, что именно вы хотите получить от встречи. Если нет четкой цели, никто не будет знать, чего от них ждут».

Эта четкая цель приходит в форме повестки дня. Повестка дня встречи не только объединяет всех, но и является идеальным планом для ваших заметок о встрече.

Вместо того, чтобы отчаянно вырисовывать ключевые моменты, заранее настройте шаблон заметок к встрече из повестки дня. Запишите каждый пункт и оставьте место для записи краткого резюме и любых результатов, идей и заметок. Ограничьте каждый ключевой момент несколькими предложениями.

Однако не у каждой встречи есть повестка дня (особенно у неофициальных или импровизированных, которые больше всего нуждаются в заметках!) В этом случае оставьте пустое место в шаблоне и заполняйте его по мере продвижения.

2. Сосредоточьтесь на форматировании

Даже при наличии повестки встречи редко проходят точно по плану.Однако вы можете компенсировать это отсутствие структуры с помощью четко отформатированного шаблона заметок о собрании.

Вот несколько пунктов, которые вы должны указать

• Имя, дата и время встречи (или ссылка на видеочат, который вы используете)
• Какова цель встречи?
• Кто там должен быть? (Вы можете обновить это, если ключевые люди отсутствуют, и вам необходимо связаться с ними)
• Ключевые моменты из вашей повестки дня
• Ваши вопросы, на которые необходимо ответить
• Принятые решения
• Действия, включая ответственного, срок выполнения и следующие шаги

Программное обеспечение для управления проектами, которое вы действительно захотите использовать.

Правильный формат заметок о встрече гарантирует, что они будут действенными, удобными и контекстуальными. Более того, это дает вам пространство и структуру для продумывания собрания еще до того, как вы даже придете на него. Это как превратить чистый холст в раскраску по номерам. Все, что вам нужно сделать, это оставаться в пределах линий.

3. Убедитесь, что у вас есть четкие задачи (т. е. организация действий)

Цель встречи — создать действие. Вы приходите с вопросами, а выходите с решениями (или, по крайней мере, идеей того, что делать дальше).

В бизнес-терминах это называется пунктами действий , и они являются важной частью ваших заметок о встрече.

Легко давать обещания на собрании, а затем выйти и сказать «Что я должен был делать, опять же?»

Действие — это отдельная задача, отвечающая на три вопроса:

• Кто? Дело не только в том, кто отвечает за задачу (т. е. вы). А также, с кем вы будете работать или от других людей, от которых вы зависите в выполнении этой задачи.
• Что? Это краткое описание задачи. Сократите его до одного-двух предложений и сосредоточьтесь на глаголах действия (например, « Просмотрите список невыполненных работ по продукту и подготовьте идеи для совещания по определению приоритетов функций». )
• Когда? Это когда элемент действия необходимо выполнить или продолжить. Используйте конкретную дату и время, чтобы оставаться подотчетными.

Действия — это то, что делает заметки о встрече важными и гарантирует, что вы действительно получите рентабельность инвестиций во время встречи.Убедитесь, что вы точно знаете , что от вас ожидается дальше.

4. Оставьте место для идей и творческих мыслей

Заметки о совещании — это не только фиксация фактов (для этого и нужны ваши протоколы совещаний!)

Управляйте проектами как профессионалы. Попробуйте Планио.

Вы должны использовать свои заметки как возможность зафиксировать все идеи и мысли, которые возникнут у вас в голове на протяжении всей встречи. Есть два способа отформатировать это в заметках о собрании:

1. Оставьте специальное место внизу для идей. Это позволяет быстро записывать мысли по мере их появления и знать, где их искать позже. Недостатком этого является то, что иногда вы теряете контекст о , почему вы думали, что это была хорошая идея в первую очередь.
2. Разделите шаблон заметок к собранию на две части. Нарисуйте линию посередине шаблона документа (или немного сбоку). Левая сторона предназначена для ваших более официальных заметок. В то время как право для идей, которые приходят в голову. Это дает вам контекст и помогает удерживать идеи рядом с их ключевыми моментами.Тем не менее, это также может сделать ваш шаблон заметок о встрече немного грязным.

Не существует «правильного» способа зафиксировать идеи в заметках о встрече. Попробуйте оба метода и посмотрите, какой из них лучше всего подходит для вас.

5. Относитесь к своим заметкам о собраниях как к управлению знаниями (включите протоколы собраний, если они есть)

Ваши заметки о собраниях являются частью знаний вашей команды. Чем больше вы сможете поделиться ими с другими, тем лучше для вас будет.

Убедитесь, что вы используете систему, позволяющую хранить заметки о собраниях в открытом доступе и делиться ими с заинтересованными сторонами или другими соответствующими людьми в вашей команде, которые пропустили собрание.

Лучший способ поделиться заметками о совещании, убедиться, что у вас всегда есть чистый и структурированный шаблон, готовый к работе, и превратить ваши идеи и решения в конкретные действия — использовать такой инструмент управления проектами, как Planio.

Преуспевайте в управлении проектами и будьте любимы своими товарищами по команде.

В Planio хранится все, что вы будете обсуждать во время встречи, включая проблемы, задачи, невыполненные проекты, планирование спринта и многое другое. Это делает его идеальным местом для хранения ваших заметок о встречах, поскольку вы сможете ссылаться на предыдущие проблемы и ссылаться на них, добавлять контекст и даже назначать и отслеживать действия.

Давайте кратко рассмотрим несколько способов использования Planio для ведения заметок к собраниям.

Во-первых, Planio Wikis — идеальное место для хранения заметок о встречах.

Вики полностью настраиваются с помощью расширенного текста и форматирования, ссылок внутри вики (а также ссылок на задачи, проекты, файлы репозитория и т. д.), поддержки изображений и т. д.

Это отличное место для отслеживания хода выполнения ваших действий. Каждое действие из ваших заметок о встрече можно переместить в отдельную проблему, назначить члену команды и указать крайний срок.Вы даже можете ссылаться на заметки о собрании, чтобы добавить контекст к задаче.

Наконец, все эти заметки о встречах хранятся в безопасном и организованном пространстве с полной историей версий и разрешениями. Это означает, что если вам когда-нибудь понадобится вернуться и посмотреть, что было решено на совещании, оно ждет вас там.

Бесплатный шаблон для заметок о встрече, который поможет вам быть организованным

В этом посте мы много говорили о важности использования шаблона заметок о встрече.И хорошая новость в том, что вам не нужно создавать его с нуля!

Загрузите эту уцененную версию нашего шаблона заметок к собраниям, чтобы использовать его в Planio или просто как есть.

10 лучших способов написания заметок к собраниям, которые вдохновляют на действия

Лучшие заметки к собраниям начинаются с лучших совещаний. И мы уже подробно писали о том, как правильно объединить вашу команду. Однако, как только вы освоите основы (и ваш шаблон заметок к собранию будет готов), вы должны знать несколько вещей.

1. Начните с ручки и бумаги (но сразу после этого перенесите на цифровой инструмент)

Существует наука о том, как лучше делать заметки. И хотя мы считаем, что ваши заметки о встречах всегда должны заканчиваться в инструменте управления проектами, таком как Planio, они не обязательно должны начинаться там.

Исследования показывают, что лучшим инструментом для заметок является простая ручка и бумага. Есть несколько причин, почему это имеет смысл.

Ведение протоколов совещаний вручную заставляет вас быть экономными.Вы должны быть целеустремленными в том, что вы записываете, и сосредоточиться только на том, что важно.

Во-первых, когда мы печатаем заметки, мы стараемся фиксировать все дословно. Но либо вы не можете печатать достаточно быстро и теряете ход мыслей. Или вы можете не отставать, но не участвовать в собрании. (Не говоря уже обо всех отвлекающих факторах, таких как электронная почта и чат, которые ждут вас на вашем компьютере).

Письмо от руки заставляет вас быть экономным в своих заметках.Вы должны быть целеустремленными в том, что вы записываете, и сосредоточиться только на том, что важно. Кроме того, это значительно упрощает перенос ваших заметок в такой инструмент, как Planio.

Если вы хотите зафиксировать все для протоколов совещаний, используйте цифровые технологии. Если ваша цель состоит в том, чтобы быть активным на собрании и делать заметки, которые действительно будут вдохновлять на действия и иметь смысл, используйте аналог.

2. Выберите правильный метод для правильной встречи

Так как же убедиться, что ваши рукописные заметки имеют смысл? Вам нужно выбрать правильный метод для ведения заметок в данный момент.

Прежде всего, вы должны отразить приведенный выше шаблон заметок о встрече, чтобы убедиться, что вы охватываете все свои базы. Затем выберите простой метод, который позволит вам оставаться на связи с тем, что на самом деле происходит на собрании. Вот несколько вариантов:

Метод Корнелла

Система ведения заметок Корнелла включает в себя разделение вашей страницы на основные заметки справа и ключевые моменты и выводы слева. Нижняя часть страницы предназначена для краткого изложения ваших заметок.

Откажитесь от электронных таблиц и приступайте к делу с помощью управления проектами.

не имеют повестки дня.

Quadrants

Метод Quadrants — еще более простой способ делать заметки от руки (и используется такими людьми, как Билл Гейтс).

Возьмите свой лист бумаги и разделите его на четыре части:

1. Вопросы: Все, что возникнет во время встречи и на что вы получите ответ.
2. Примечания: Мысли, идеи и вопросы для обсуждения.
3. Предметы личного действия: Что вы несете ответственность за доставку.
4. Назначить другим: Что нужно сделать другим или информацию, которую вы должны передать заинтересованным сторонам.

Это немного запутаннее и сложнее вписаться в шаблон выше, но ему все же удается быстро собрать нужную информацию. Используйте его, когда вас затянуло на встречу и у вас нет времени на подготовку.

Есть наука о том, как лучше делать заметки. Убедитесь, что вы используете лучший метод для вас.

3. Не пытайтесь все записывать!

Если есть одна лучшая практика, которую вы вынесете из всего этого, то это должна быть краткая запись встречи.

Нет смысла пытаться записывать каждое слово. Сосредоточьтесь на своих ключевых моментах, выводах, вопросах и идеях, а остальное оставьте на протоколе встречи.

В конце концов, краткость — лучший друг блокнота.

4. Сделайте ваши заметки сканируемыми

Структура и форматирование — вот что превращает заметки о встречах из скучных в восхитительные.

Убедитесь, что в заметках о встрече используются четкие заголовки и структура, чтобы вы могли быстро найти то, что вам нужно.Как минимум, используйте заголовки из шаблона выше. Однако для более интенсивных стратегических встреч или встреч с большим количеством ключевых моментов вы можете использовать подзаголовки или другие способы разбить свои категории.

Например:

.
.
— Ключевая точка 1:
— Ключевая точка 2: —
—
—

5.Используйте коды, чтобы выделить важные моменты

Когда вы записываете свои заметки о встречах с ручкой и бумагой, вам нужно будет быстро отметить самое важное. Вместо того, чтобы запутаться в своих заметках, попробуйте использовать некоторые коды:

• Добавьте «⭐» перед ключевыми темами или проблемами, которые привлекают много внимания
• Пронумеруйте свои 3 основные обязанности в порядке важности
• Используйте « ❓” перед вопросами, на которые вам еще нужен ответ
• Максимально сокращайте (не теряя смысла)

6.

В какой-то момент своей жизни вы, вероятно, просматривали сделанные вами записи и не имели представления о том, о чем вы думали. Контекст помогает нам понять, почему было принято решение и как мы к нему пришли. И хотя ваши заметки о встречах могут выиграть от контекста, слишком много его затянет их.

Последний инструмент управления проектами, который вам когда-либо понадобится.

Используйте верхнюю часть шаблона заметок о собрании — цель и цель — чтобы предоставить немного контекста, чтобы вы знали, о чем вы думали перед собранием.Сократите это до максимум одного или двух предложений.

Например:

Совещание по планированию второго квартала контент-маркетинга

• Цели и задачи: Увидев успех нашего плана контента в прошлом квартале, на этом собрании мы обсудим, как мы можем продолжать расти и внедрять инновации в наш текущий контент календарь. Ключевыми темами будут график публикаций, стратегия в социальных сетях и работа с влиятельными лицами.

7. Ответьте на несколько простых вопросов

Многие встречи, вероятно, можно было бы заменить электронной почтой (или лучшим управлением задачами) всего несколькими вопросами (в основном «В чем смысл этой встречи?»)

Когда дело доходит до эффективных протоколов совещаний, стоит задать некоторые из этих вопросов заранее.Посмотрите на свою повестку дня и уделите несколько минут каждому ключевому пункту. Какие вопросы у вас есть? Как вы можете подготовиться, чтобы встреча прошла быстрее?

8. Сосредоточьтесь на том, что будет дальше

В то время как заметки делают запись прошлого, ваши мысли должны быть прямо о будущем.

Ничего страшного, если вы пропустите заметки по некоторым вопросам обсуждения. Что не нормально, так это то, что вы пропустите пункт действия или дату выполнения. Убедитесь, что вы записываете вопросы по мере их поступления, а затем потратьте несколько минут после встречи, подытоживая свои обязанности своим собственным голосом.

Это поможет закрепить их в вашей памяти, а также поможет другим заметить, если у вас что-то не так.

9. Делайте решения и действия максимально четкими

Все, что требует ваших действий, записывайте как можно четче. Если вы не можете, это довольно четкий сигнал о том, что вам нужно обсудить ситуацию со своей командой.

При написании действий вы должны убедиться, что следуете 3С:

1. Ясно: Сразу видно, что нужно сделать? Вы отвечаете, кто, что и когда?
2. Кратко: Это одно или два предложения? Если нет, достаточно ли вы его понимаете, чтобы сделать его короче?
3. Постоянство: Используете ли вы тот же формат, чтобы упростить сканирование ваших заметок?

(Узнайте больше о том, как писать полезные статьи и заметки, в нашем Руководстве по написанию статей в базу знаний!)

10.

Заметки о собраниях вам очень пригодятся. Но они даже лучше для людей, которые не смогли прийти на встречу, но все же должны знать, что происходит.

Если у вас есть план коммуникации по проекту, обратитесь к нему, чтобы узнать, кому нужно знать о результатах собрания. Затем отправьте им ссылку на ваши заметки о встрече Planio или назначьте им задачу с их действиями.

Если вы использовали наш шаблон и храните заметки о встречах в вики, у них будет доступ ко всему, что необходимо для продолжения проекта.

Сделайте ваши встречи более важными с помощью улучшенных заметок

Ведение эффективных заметок на встречах — недооцененный навык. Но как только вы освоите основы и начнете использовать шаблон заметок к собранию, вы станете более организованными и продуктивными. Более того, чем активнее вы будете действовать, тем меньше встреч вам придется посещать!

Как вести протокол собрания

Разделы этой темы включают:

Что документировать в протоколе заседания совета директоров

Образец протокола

Дополнительные перспективы

Также обратите внимание на
Словарь
Правописание
Грамматика
Встреча
Управление

Узнайте больше в блоге библиотеки по этой теме

В дополнение к статьям на текущей странице см. следующий блог, в котором
есть сообщения, связанные с этой темой.Просканируйте страницу блога, чтобы увидеть различные сообщения.
Также см. раздел «Последние сообщения в блоге» на боковой панели блога
или нажмите «Далее» в нижней части сообщения в блоге.

Информационный блог библиотеки

Что документировать в протоколе собрания

Протокол собрания представляет собой документированные описания основных действий и решений,
принятых во время собрания. Протоколы могут рассматриваться судами как юридические документы, например,
, собрания членов совета директоров.Многие люди
утверждали бы, что если этого нет в протоколах, то этого и не было.

Существует широкий спектр подходов и формальностей при написании протокола, в зависимости
от важности собрания и его воздействия на заинтересованные стороны. Например,
спонтанное собрание людей, намеревающихся обсудить и принять решение, которое
коснется только их самих, может написать протокол собрания, в котором упоминается их имя,
когда они встретились и что решили. Напротив, протоколы заседаний Совета директоров
будут гораздо более полными, упорядоченными и конкретными.

Формальный формат, как правило, включает название организации, дату
и время собрания, кто призвал к порядку, кто присутствовал (и при наличии кворума
, в случае Совета директоров), все внесенные предложения , любые конфликты
интересов или воздержание от голосования, когда собрание закончилось и кто составил
протокол.

Обычно протокол во время собрания составляет назначенное лицо (например,
секретарь совета директоров в случае совета директоров), но это может сделать
любой другой участник собрания, если он согласен, если другие члены согласны
, что человеку поручено написание протокола.Вскоре после собрания подготовленный протокол
должен быть разослан участникам для рассмотрения и утверждения, например,
, до следующего собрания. Неутвержденные протоколы должны иметь пометку
«черновик» до тех пор, пока они не будут утверждены. На следующем собрании любые изменения должны быть внесены в протокол
, а новая версия, по-прежнему помеченная как «проект»,
должна быть представлена ​​до тех пор, пока Совет не утвердит протокол. Утвержденные протоколы должны быть сохранены в руководстве и доведены до сведения всех членов Правления.

В следующем образце представлен стандартный формат и содержание протокола заседания Совета директоров
.Этот образец должен быть адаптирован к конкретной культуре и
цели организации

Образец протокола

Образец протокола заседания совета директоров
Название организации
(Протокол заседания совета директоров: месяц, день, год)
(время и место)

Члены правления:
Присутствовали: Бхата Бхатачария, Джон Уайт Беар, Дуглас Карвер, Элизабет
Друкер, Пэт Кьюмото, Джек Портер, Мэри Рифкин и Лесли Зевон
Отсутствовали: Мелисса Джонсон
Кворум присутствует? Да

Другие Присутствующие:
Исполнитель. Директор: Шейла Суонсон
Другое: Сьюзен Джонс, бухгалтер-консультант

Протоколы:
· Собрание назначено на в 19:00. Председатель, Элизабет Друкер
· Протокол собрания (за последний месяц) был изменен и утвержден

· Отчет главного исполнительного директора:
– Если мы не сможем найти новый объект к концу этого месяца,
организации следует остаться на зиму в текущем местоположении.
После краткого обсуждения Правление согласилось.
— Сотрудник, Джексон Браун и Суонсон, посетили собрание Национальной сети практикующих
в Атланте в прошлом месяце и выступили с краткой импровизированной презентацией.
Оба приглашены в следующем году, чтобы сделать более длинную презентацию о нашей организации.
После краткого обсуждения Правление поздравило Суонсон и попросило ее передать
свои поздравления также Брауну.
— Друкер утверждает, что наша организация должна обеспечить связь своего имени с
, какие бы материалы ни распространялись на собрании этого практикующего в следующем году.
Организация должна по возможности получать доход от материалов,
также.
— Суонсон упомянул, что сотрудник, муж Шейлы Андерсон, болен и
в больнице. ПРЕДЛОЖЕНИЕ отправить подарок мужу Андерсон, выражая сочувствие и поддержку организации
; поддержал и прошел.

· Отчет Финансового комитета , предоставленный председателем Элизабет Друкер:
– Друкер объяснил, что консультант Сьюзен Джонс проверила бухгалтерские процедуры организации
и сочла их удовлетворительными в рамках подготовки к
предстоящему ежегодному финансовому аудиту.Funds рекомендует нашей компании убедиться, что
аудитор предоставляет письмо руководству вместе с аудиторским финансовым отчетом.

· – Друкер проанализировал основные моменты, тенденции и проблемы из балансового отчета, отчета о прибылях и убытках
и отчета о движении денежных средств. Проблемы включают то, что высокая дебиторская задолженность
требует внимания Финансового комитета к политике и процедурам
, чтобы гарантировать, что наша организация получает больше платежей вовремя. После краткого обсуждения
вопросов и предложений по обеспечению своевременного получения платежей,
ПРЕДЛОЖЕНИЕ принять бухгалтерскую отчетность; поддержал и прошел.

· Bo и отчет Комитета по развитию , предоставленный председателем Дугласом
Карвером:
– Карвер напомнил Правлению о запланированном выездном совещании, которое состоится через три месяца,
, и представил проект графика совещаний для рассмотрения Правлением. ПРЕДЛОЖЕНИЕ принять программу ретрита
; поддержал и прошел.
— Карвер представил участникам проект измененного пункта Устава, согласно которому
позволит участникам совершать действия по электронной почте. Карвер предложил пересмотреть
и принять решение о соответствующем изменении Устава.Кюмото предложил
Суонсону сначала обратиться к юристу, чтобы проверить, соответствует ли предлагаемое изменение
законодательству штата. Суонсон согласился принять это действие и уведомить членов
о результате на следующем заседании Правления.

· Другое дело:
– Портер отметил, что он работал с сотрудником, Джейкобом Смитом, над разработкой
плана систем управления информацией, и что две недели назад он (Портер) отправил членам
по почте три резюме от консультантов к помогите с планом.В рассылке
Портер попросил участников высказать свое мнение, чтобы помочь выбрать консультанта.
Портер попросил участников высказать свое мнение. (ПРИМЕЧАНИЕ: Зевон отметила, что она также была
консультантом по компьютерам и была обеспокоена конфликтом интересов в своей роли
в Правлении в отношении этого выбора, и попросила воздержаться от этого выбора.
Члены согласились.) Большинство членов согласились на аренду. Консультанты «или купить».
ПРЕДЛОЖЕНИЕ об использовании консультантов по аренде или покупке; поддержал и прошел.
— Суонсон объявила, что недавно наняла нового секретаря, Карлу Райтуэлл.

· Оценка встречи:
– Кюмото отметил, что последние три встречи превышают запланированный двухчасовой временной интервал
на полчаса. Он попросил участников быть более внимательными и сосредоточенными во время обсуждений
и предложил Председателю Правления по развитию принять меры, чтобы
определить решения этой проблемы. Председатель, Карвер, согласился.

· Встреча перенесена на 21:30.
· Протокол представлен секретарем Бхатой Бхатачарией

Дополнительные перспективы

5
Шаги, чтобы научиться писать протоколы собраний
Как писать протоколы собраний

Как составлять протоколы собраний

Как составлять протоколы собраний
: советы экспертов, протоколы собраний
Шаблоны и образцы протоколов собраний
Как
проводить собрания Протоколы
Руководство
по составлению эффективных протоколов совещаний
Проведение совещаний
Протоколы: 3 шага к невероятно эффективным протоколам
10 советов
по составлению эффективных протоколов совещаний

Для категории коммуникаций (деловое письмо):

Чтобы дополнить свои знания по этой теме библиотеки, вы можете просмотреть некоторые связанные темы, доступные по ссылке ниже. Каждая из связанных тем включает бесплатные онлайн-ресурсы.

Также отсканируйте рекомендованные книги, перечисленные ниже. Они были выбраны за их актуальность и очень практичный характер.

Связанные разделы библиотеки

Рекомендуемые книги

Составление протоколов совещаний -career-advice.jobs.ac.uk

Итак, вас попросили вести протокол совещаний? Вот несколько советов и методов, чтобы сделать это эффективно.

1. Перед собранием

Если собрание входит в серию, проверьте предыдущий протокол на наличие ожидаемого формата.Большинство профессиональных протоколов теперь составляются в «краткой форме» с резюме каждого пункта повестки дня и только согласованными действиями. Тем не менее, некоторые официальные университетские комитеты и многие организации добровольного сектора, такие как спортивные клубы, по-прежнему используют «полные» протоколы с полными отчетами об обсуждениях комитетов. Короткие протоколы написать гораздо проще, и, возможно, они полезнее.

Если собрание является одним из серии, а предыдущие протоколы представлены в «полной форме», уточните у председателя собрания, приемлемо ли для вас ведение только «краткой формы» протокола.В то же время спросите их, есть ли какие-то конкретные вопросы, о которых вам следует знать во время встречи.

Убедитесь, что у вас есть копия предыдущих протоколов для справки; это поможет при отмечании прогресса — или иного — в последующих действиях.

2. Во время собрания

Начните с составления списка участников. Если вы их не знаете, раздайте им чистый лист, чтобы они записали свои имена, организации и адреса электронной почты, если это необходимо. Хороший председатель в любом случае попросит их представиться, но письменное примечание поможет вам, например, отличить Алана от Аллена, Кэтрин от Кэтрин и Томсона от Томпсона, а также даст вам знать, как писать необычные имена.Вы также должны отметить любые «извинения за отсутствие».

Есть разные способы делать заметки во время встречи. Некоторые составители протоколов просто делают пометки в собственной копии повестки дня. Это может работать для вопросов без особого обсуждения, возможно, для тех, которые просто требуют примечания о том, что это было «сделано» или что «AB проследит за этим и доложит на следующем собрании», например.

При длительном обсуждении этот подход может привести к очень беспорядочным заметкам, за которыми трудно следить при написании.Так что отдельный лист бумаги — или ежедневный дневник, или лабораторная тетрадь — может быть более подходящим.

Делая заметки, используйте маркеры, а не полные пояснения. Следите за «звуковыми фрагментами» или темами, особенно теми, которые использует председатель. Используйте инициалы для записи участника — при условии, что вы проверили, что два человека на собрании не имеют одинаковых инициалов.

В конце каждого пункта хороший председатель должен подвести итоги обсуждения, отметив все согласованные действия и временные рамки.Не все стулья делают это, поэтому, если вам не повезло работать с тем, кто этого не делает, не стесняйтесь сказать что-то вроде «…только на минутку, могу ли я отметить, что мы договорились о X и Y, и что AB будет сделать Z к дате T?»

Если у вас есть председатель, который не очень хорошо следит за ходом совещаний, допустимо также положить на стол часы и показать их, чтобы проверить их, когда это уместно. Это особенно хорошо работает, если вы сидите рядом с председателем.

В ваши обязанности секретаря протокола может входить устранение помех во время собрания.Если повезет, это будет просто прибытие обслуживающего персонала с тележкой для чая. Если собрание нарушено по другим причинам, вы можете провести краткую беседу с посетителями за пределами конференц-зала, потревожив только председателя и прервав собрание в случае крайней необходимости.

3. После встречи

Напишите протокол вскоре после встречи, желательно в течение 48 часов или около того. У вас вполне может быть другая срочная работа, которая побуждает вас отложить эту задачу на второй план, но гораздо проще эффективно написать протокол, пока встреча еще свежа в вашей памяти.

И пишите протокол позитивно, а не негативно. По возможности не оскорбляйте людей и не показывайте их в плохом свете.

Если председатель сказал: «…такой-то не выполнил действие, несмотря на то, что его несколько раз просили», это может быть записано как «…была выражена обеспокоенность тем, что это еще не завершено… любые конкретные причины для задержка должна быть выявлена ​​и преодолена. ..».

Точно так же спор между отделами по поводу их соответствующих обязанностей может быть записан как ‘..было отмечено, что некоторые обязанности не были четко распределены……председатель подчеркнул важность улучшения коммуникации между различными отделами, участвующими в проекте. AB и CD будут работать вместе, чтобы решить эту конкретную проблему».

Кто-то, говорящий, что «процессы найма персонала слишком медленные и бюрократические», можно сформулировать так: «…совещание сочло важным определить шаги, которые можно было бы предпринять для сокращения времени, необходимого для найма проектного персонала». AB свяжется с отделом кадров и доложит об этом на следующей встрече..’.

Прежде чем распространять протокол, проверьте, хочет ли председатель собрания его видеть, и предложите какие-либо изменения, которые он хотел бы. Кто-то будет, кто-то нет, но дайте ему или ей выбор.

А если у вас есть свободный час или около того, загляните в архив своего университета, найдите протоколы первых заседаний Сената и посмотрите, сколько обсуждаемых вопросов все еще волнует сегодня. Имейте в виду, что собрания комитетов не всегда являются лучшим способом решения проблем.

Статьи по теме:

http://www.dcs.warwick.ac.uk/~doron/course/cs223/minutes.html

http://www.wildapricot.com/membership-articles/how-to -write-efficient-meeting-minutes

Поделиться этой статьей

Как написать эффективный протокол собрания

Встречи могут бросить вызов нашей концентрации — мягко говоря. Вот почему протокол собрания имеет решающее значение. Хорошие протоколы помогают всем вспомнить, что было сказано, отслеживать любые решения и уточнять действия.Без них может возникнуть путаница, поскольку всеобщее внимание начинает ослабевать.

Если ведение протоколов совещаний входит в ваши обязанности, вы, несомненно, столкнулись с вечной дилеммой: пишите слишком мало и рискуете упустить важную деталь. Пишите слишком много, и вы возлагаете на своих коллег неприятную задачу отделять важное от того, что совершенно не имеет значения. Предполагая, что вы не хотите умышленно мучить своих коллег, вот пять стратегий, которые помогут вам зафиксировать главное и сделать протоколы совещаний более эффективными.

1. Установить повестку дня

Вы когда-нибудь были на собрании, которое настолько далеко отошло от темы, что вы молча спрашивали вселенную: когда это закончится? У нас тоже. Вот где хорошая повестка дня пригодится. По словам доктора Табиты Харт из Университета штата Сан-Хосе, повестка дня структурирует ваши встречи. Это помогает всем сосредоточиться на том, что важно, поэтому вам не нужно пробираться через столько ненужных идей, пока вы тратите минуты.

Чтобы создать повестку дня, запишите каждый шаг вашей встречи и убедитесь, что каждый пункт: 

• Конкретный и реалистичный в рамках встречи
• Ориентирован на результат и помогает вести обсуждение
• Выделено разумное количество времени для обсуждения

2.Используйте надежное приложение для создания заметок

В середине встречи не всегда ясно, как идеи каждого должны быть структурированы на странице. Запись протоколов совещаний от руки затрудняет их реорганизацию позже. Использование надежного приложения для создания заметок, такого как Evernote, значительно упростит ведение протоколов и обеспечит разборчивость и простоту обновления деталей встречи. Вы сможете быстро записывать минуты и делиться информацией с коллегами, а также искать предыдущие заметки.

3. Включите несколько ключевых компонентов во все протоколы собраний

Протоколы должны быть понятными с первого взгляда, чтобы любой, кто читает их через несколько дней или недель, мог быстро найти то, что ему нужно. Для этого включите: 

• Имена всех участников собрания
• Вопросы повестки дня
• График сроков выполнения и действий
• Основные вопросы обсуждения
• Любые решения, принятые в ходе собрания

4.Думай о будущем

Это простая, но мощная стратегия, которая поможет вам легко избежать ловушки записи каждой мелочи. В то время как вы тратите минуты, спросите себя, будет ли то, что вы пишете, иметь значение в будущем, если нет, оставьте это. Обобщайте разговоры, если они действительно важны, и не допускайте эмоций в свои заметки.

5. Не бойтесь говорить

Вы ведете протокол собрания, и кто-то использует кодовое слово или аббревиатуру, которую вы раньше не слышали, или, может быть, они не так красноречивы, как могли бы.Вы звоните и просите разъяснений? Да! Как регистратор протоколов собраний, пауза в разговоре может быть пугающей. Тем не менее, вы должны говорить, если вы не уверены в том, что кто-то сказал или что группа только что обсуждала. Если вы отстаете, вы, вероятно, не единственный.

Вот несколько фраз, которые могут помочь всем быть на одной волне:

• «Я полагаю, вы только что сказали [утверждение]. Это правильно?»
• «Извините, если я ошибаюсь, но не могли бы вы пояснить [концепцию]?»
• «Я не уверен, что слежу за этой частью разговора. Не могли бы вы повторить то, что вы сказали о [концепции]?»
• «Прошу прощения, если это всем очевидно, но что означает [понятие/слово]?»

Эти советы должны помочь вам избежать ощущения, что вам нужно яростно щелкать по клавиатуре, чтобы записать все сказанное. Применяйте эти стратегии к своим минутам, чтобы доносить более важные идеи с меньшим количеством слов, и ваши товарищи по команде будут вам благодарны.

Как правильно составить протокол собрания

Поначалу составление протокола собрания может показаться сложной задачей.Есть группа людей, говорящих на многочисленные темы в сжатые сроки. Ваша задача состоит в том, чтобы решить, что является наиболее важным, и записать это таким образом, чтобы каждый мог просмотреть его позже.

Протокол собрания ценен по нескольким причинам. Они могут иметь жизненно важное значение для поддержания ответственности членов команды. Они используются для информирования тех, кто не присутствовал на собрании. Они являются историческим рекордом, поэтому идеи и решения не забываются.

Ведение протоколов совещаний может быть утомительным, но они могут оказаться бесценными.Члены вашей команды будут очень благодарны, если вы сможете в будущем вытащить протокол встречи, чтобы напомнить им о важных задачах и ответить на забытые вопросы.

Следующие советы помогут вам составить эффективный протокол встречи. Даже если у вас уже был опыт учета минут, вы можете найти что-то, что поможет вам повысить эффективность:

1. Знайте заранее, о чем будет встреча

Кто бы ни руководил собранием, у него должна быть подготовлена ​​повестка дня, которую вы сможете просмотреть до начала собрания.Вы можете использовать эту повестку дня, чтобы помочь подготовить организацию заметок, за что вы будете очень благодарны позже.

Для организации ваших заметок будет полезно создать своего рода шаблон, который вы сможете быстро заполнить во время встречи.

Если у вас нет плана, возможно, эта задача ляжет на вас. Повестка дня очень полезна для того, чтобы встречи проходили гладко и эффективно.

Вы можете подтолкнуть свою команду лидеров к ее созданию. Или вы можете создать свой собственный, спросив, какие темы для обсуждения есть у лидеров встречи.

2. Настройте шаблон протокола собрания

Цифровые заметки будет легче корректировать, если будут сделаны ошибки или изменения. Однако, если вы не очень хорошо печатаете, возможно, лучше придерживаться ручки и бумаги, а затем переписать то, что наиболее важно, позже.

Для чистых цифровых заметок вы можете попробовать использовать шаблоны информационных бюллетеней по электронной почте, которые вы можете найти в Интернете, чтобы оставаться организованными. Они визуально привлекательны для обмена (подробнее об этом позже). Цифровые заметки также будет легче распространять в целом.

Другой вариант создания цифрового плана — использование таблиц в Документах Google. Выберите или создайте правильный шаблон или программу в соответствии с информацией, которую вам нужно написать.

3. Организуйте то, что вы будете писать

Каждая организация и, возможно, команда будут иметь разные шаблоны протоколов собраний. Важно решить, какая информация важна, и создать вокруг нее четкую организацию.

Вы можете проконсультироваться с участниками собрания до и после каждого собрания, чтобы узнать, каковы их предпочтения относительно протоколов собрания.

Вот несколько важных моментов, которые следует включить в протокол собрания:

• Дата и время
• Участники
• Протокол предыдущей встречи
• Принятые решения, действия
• Дата и время следующей встречи

Важно, чтобы участники были перечислены, чтобы их можно было привлечь к ответственности и вести учет. Вы также можете перечислить тех, кто не смог присутствовать на собрании, и обязательно попросите кого-нибудь просмотреть протокол вашего собрания позже.

Для действий обязательно перечислите конкретные шаги, которые необходимо предпринять, и ответственных за каждую часть. Элементы действий должны выделяться среди всего контента в своем собственном разделе или быть выделены жирным шрифтом. Вероятно, это самые важные пункты протокола вашей встречи.

Опять же, члены команды могут захотеть получить больше или меньше контента в зависимости от ваших первых нескольких испытаний. Проконсультируйтесь с ними, чтобы узнать, что еще следует включить или что следует удалить. Они также могут предпочесть другой макет дизайна.

С недоверием отнеситесь к отзывам и постарайтесь достичь консенсуса в группе, насколько это возможно. То, что может предпочесть один человек, может оказаться не лучшим для всей группы.

4. Делайте хорошие заметки

 Существует множество способов ведения заметок, поэтому вам нужно будет найти наиболее подходящий для вас.

Помните, что вам не нужно записывать каждое сказанное слово. Просто запишите сокращенную версию того, что важно для участников собрания, чтобы запомнить их позже.

Если вы беспокоитесь о том, чтобы получить всю важную информацию, вы даже можете попробовать записать заметки на свой телефон или компьютер, чтобы просмотреть их позже. Будьте внимательны, но не напрягайтесь.

Вы всегда можете попросить кого-нибудь быстро просмотреть все, что вы могли пропустить. Ваша команда будет признательна, если вы попросите разъяснений, потому что они понимают важность получения этих деталей позже.

Если вы обнаружите, что изо всех сил пытаетесь оставаться внимательным, ваши протоколы совещаний, скорее всего, пострадают.Убедитесь, что у вас достаточно энергии, перекусив и выпив перед этим. Устраните отвлекающие факторы, такие как ваш телефон. Возможно, вам придется пожертвовать сидением рядом с любимым коллегой, если вы обнаружите, что слишком много шепчете взад и вперед.

Просто помните о важности вашей задачи. Вы не хотите нести ответственность за отсутствие важного решения или пункта действия.

Некоторые элементы должны иметь сроки выполнения. Для выполнения элементов действий могут потребоваться перечисленные шаги. Все действия должны иметь имя, связанное с тем, кто их выполняет.

Если лидер собрания не может назначить кому-то задачу или срок выполнения, он будет признателен за ваш запрос. У Стива Джобса из Apple было «Непосредственно ответственное лицо» (DRI) для каждой задачи, назначенной на собрании.

Сроки выполнения и имена обеспечивают выполнение задач. Это не список продуктов, это план на следующую неделю.

5. Сделайте его привлекательным

Что хорошего в протоколах собраний, если никто не хочет их читать?

У вас уже должен быть аккуратный и упорядоченный шаблон.Добавьте элементы, которые облегчат восприятие, например, правильное использование жирного шрифта и курсива. Жирный шрифт можно использовать для заголовков разделов или для выделения очень важной информации.

Не используйте слишком жирный шрифт, иначе он потеряет свою ценность и станет загроможденным. Цветные шрифты также часто могут выглядеть безвкусно или привлекать слишком много внимания; так что будьте осторожны в том, как вы их используете.

Цветная рамка может быть эффективна для выделения раздела важных действий. Поэкспериментируйте и посмотрите, что лучше всего подходит для того, чтобы сделать ваши протоколы совещаний привлекательными.

Помимо выделения важной информации с помощью привлекательного дизайна, вы можете воспользоваться шансом улучшить брендинг на рабочем месте. Включив брендинг в протокол встречи, вы можете добиться большей согласованности бренда среди членов вашей команды.[2] Они увидят ваши усилия и привлекательность материала, а затем захотят применить это к своим результатам. Добавьте логотип вашей организации и фирменные цвета.

Прежде всего, следите за тем, чтобы организация протоколов была удобоваримой.

6. Раздача протоколов

Протокол собрания должен быть разослан как можно скорее после собрания, чтобы члены команды могли приступить к работе над задачами. Это также важно для тех, кто, возможно, пропустил встречу.

Проще всего распространять протоколы в цифровом виде по электронной почте или путем предоставления ссылки на документ Google, которую каждый может просмотреть. Многие люди по-прежнему предпочитают иметь при себе печатную копию. Таким образом, они могут делать заметки и физически вычеркивать элементы по мере их завершения.

Вы можете либо получить их в общем месте в офисе, либо спросить, кто хотел бы получить печатную копию.

Заключительные мысли

Протоколы совещаний требуют посвящения и уточнения. Время от времени вы, вероятно, будете слышать жалобу от коллеги на то, что чего-то не хватает в протоколе собрания.

Не принимайте это на свой счёт. Это сложная задача, которая требует много внимания и усилий. Бывают случаи, когда ваша команда не в полной мере ценит протокол собрания.Но вы никогда не знаете, в какой день или неделю у них действительно будут проблемы без них.

Ваша задача вести протокол собрания бесценна, потому что вы держите команду подотчетной. Ваш учет делает их более эффективными, потому что, давайте будем честными, люди часто забывчивы. Благодаря вам встречи остаются значимыми на протяжении всей недели.

Удачи вам в определении и уточнении вашего процесса. Продолжайте получать отзывы, чтобы улучшить свои навыки и шаблоны. Каждая группа уникальна и предпочитает разные типы протокола собрания.Найдите то, что лучше всего подходит для вашей команды.

Благодаря своим огромным усилиям вы ведете свою команду к повышению эффективности и подотчетности.

Статья Кристины Сандерс, Lifehack

Фото: Unsplash через unsplash.com

Советы по написанию протоколов совещаний

Эрик П. Блум | Обозреватель

Не знаю, как вы, но всякий раз, когда я на совещании и ведущий спрашивает, кто будет вести протокол, я всегда пытаюсь найти причину, чтобы посмотреть в свой блокнот, как будто я этого не делал. услышать его.

Я не очень хорошо делаю заметки, и эта задача никогда не была на вершине моего хит-парада любимых занятий. Тем не менее, есть различные преимущества ведения заметок и простые способы эффективного ведения заметок и составления протоколов собраний.

Официальный ведущий заметок и составитель протокола имеет следующие преимущества:

• Каждый участник виртуального собрания может чувствовать, что он вам чем-то обязан, что облегчает проталкивание вашей личной повестки дня
• · Это менее вероятно что вы получите другие, более сложные задачи, потому что вам уже нужно написать и опубликовать протокол
• · Встреча будет официально задокументирована на основе вашей интерпретации встречи
• · Это иллюстрирует вашу готовность быть командным игроком и брать на себя дополнительные задания по мере необходимости
• · Демонстрировать свои способности к письму

Есть ряд вещей, которые вы можете сделать, чтобы упростить процесс ведения заметок, в том числе следующие:

1. Разработайте шаблон встречи до встречи. Это помогает гарантировать, что вы не пропустите ни одного важного элемента. Вообще говоря, ваши протоколы собрания должны иметь следующие категории:

Дата, время и название собрания

Имя руководителя собрания

Список участников собрания

Для каждого пункта повестки дня должно быть указано название пункта повестки дня, основные моменты обсуждения, выводы ( если применимо) и элементы действий: задача, ответственное лицо и срок выполнения (если применимо)

2.Если вы не знаете имен всех участников встречи, отправьте по электронной почте список участников, который необходимо заполнить. Это избавит вас от необходимости тратить время на запись всех имен и избавит вас от необходимости спрашивать имя кого-то, кого вы должны знать. Это также гарантирует, что имя каждого будет написано правильно.

3. По возможности используйте маркеры. Их легче писать, и для большинства людей их легче читать (если они действительно читают протоколы).

4. Если это не требуется, исходя из характера собрания, не записывайте все, что было сказано, а только основные моменты обсуждений, заключение и конкретные действия.На большинстве совещаний обо всем остальном обычно стоит забыть.

5. Подготовьте и распространите протокол как можно скорее после собрания. Это имеет двойное преимущество: иллюстрирует вашу профессиональную своевременность и записывает их, пока встреча еще свежа в вашей памяти.

6. Будьте правдивы, а не самоуверенны. Также не занимайте чью-либо сторону в разговоре. Заметки должны быть написаны с беспристрастной точки зрения.

7.  Не пытайтесь писать свои заметки во время встречи, это может привести к тому, что вы пропустите важный комментарий, который должен был быть записан.

8. Наконец, если это уместно, попросите кого-нибудь из присутствующих на собрании быстро прочитать его, чтобы убедиться, что вы не пропустили ничего важного или случайно не сообщили что-то неправильное.

В заключение и в качестве предостережения при ведении заметок будьте осторожны, чтобы не включать комментарии или обсуждения, которые лучше не документировать. Например, кто-то плохо отзывается о другом сотруднике, о личных (не связанных с собранием) вопросах, возникших в ходе обсуждения, и/или спорах между участниками собрания.Излишнее документирование этих типов предметов может очень смущать участников встречи и вызывать у вас обиду.

До следующего раза, работайте усердно, работайте с умом, хорошо управляйте и продолжайте развивать свой профессиональный бренд.

Эрик П. Блум из Хопкинтона — исполнительный директор Института управления и лидерства в области ИТ в Хопкинтоне. С ним можно связаться на www.itmlinstitute.org.

10 советов по ведению протокола для эффективных секретарей

Протоколирование не только служит важной отправной точкой для управления бизнесом в будущем, оглядываясь назад, чтобы узнать, почему совет директоров принял определенные решения, но также является юридическим требование во многих случаях и может быть использовано в качестве доказательства в судебном разбирательстве.