г.

«» 2021 г.

Вид собрания (годовое/внеочередное): .

Форма проведения: очное голосование.

Адрес, по которому проводится собрание: .

Место проведения: .

Дата проведения Общего собрания: «»2021 г.

Время начала собрания: .

Время окончания собрания: .

В собрании голосовании приняли участие члены товарищества собственников жилья » «, зарегистрированного от «»2021 г., ОГРН , ИНН , КПП , расположенного по адресу: :

1. собственник ;
2. собственник ;
3. собственник .

По состоянию на «»2021 г., по данным реестра членов товарищества собственников жилья » «, присутствуют членов товарищества, обладающих количеством голосов.

В собрании (голосовании) приняли участие членов товарищества, обладающих количеством голосов, что составляет % от общего числа голосов членов товарищества собственников жилья.

Кворум имеется, собрание правомочно.

И члены товарищества собственников жилья » «, зарегистрированного от «»2021 г., ОГРН , ИНН , КПП , расположенного по адресу: :

1. собственник ;
2. собственник ;
3. собственник .

По состоянию на «»2021 г., по данным реестра членов товарищества собственников жилья » «, присутствовали членов товарищества, обладающих количеством голосов.

В собрании (голосовании) приняли участие членов товарищества, обладающих количеством голосов, что составляет % от общего числа голосов членов товарищества собственников жилья.

Кворум имеется, собрание правомочно.

Организационные вопросы:

1. О поручении ведения совместного собрания Председателю Правления товарищества собственников жилья » «.

Голосовали:

«За» — .

«Против» — .

«Воздержались» — .

Решение принято:

Поручили вести совместное собрание Председателю Правления товарищества собственников жилья » «.

2. О назначении секретарем собрания .

Голосовали:

«За» — .

«Против» — .

«Воздержались» — .

Решение принято:

Назначили секретарем собрания .

3. О подтверждении полномочий счетной комиссии по подсчету голосов в

составе:

.

Голосовали:

«За» — .

«Против» — .

«Воздержались» — .

Решение принято:

Подтвердили полномочия счетной комиссии по подсчету голосов в составе:

;

Повестка дня:

1. 1. О слиянии товарищества собственников жилья » » с товариществом собственников жилья » » и образовании нового товарищества собственников жилья » «.
2. 2. Об утверждении передаточного акта по переходу прав и обязанностей каждого из товариществ к вновь возникшему товариществу.
3. 3. О сообщении в письменной форме товариществом » » в течение 3 (трех) рабочих дней после даты принятия решения о его реорганизации в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, о начале процедуры слияния.
4. 4. Об опубликовании товариществом » » от имени всех участвующих в слиянии товариществ в средствах массовой информации, в которых опубликовываются данные о государственной регистрации юридических лиц, дважды после внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о начале процедуры слияния с периодичностью один раз в месяц уведомления о слиянии с указанием сведений о каждом участвующем в слиянии и о создаваемом в результате слиянии товариществе, описания порядка и условий заявления кредиторами своих требований, .
5. 5. Об утверждении условий проведения слияния товариществ: .
6. 6. Об утверждении Устава нового товарищества собственников жилья » «.
7. 7. Об избрании Правления нового товарищества собственников жилья » «.
8. 8. О поручении
9. в срок до «»2021 г. подать надлежащие документы на государственную регистрацию нового товарищества собственников жилья » » в установленном законом порядке.
10. 9. Об уведомлении членов товариществ собственников жилья о принятых решениях путем размещения объявлений в подъездах до «»2021 г.
11. 10. Об утверждении следующего порядка ознакомления с протоколом настоящего собрания: по адресу: с по .

Решения по повестке дня:

1. О слиянии товарищества собственников жилья » » с товариществом собственников жилья » » и образовании нового товарищества собственников жилья » «.

Голосовали:

«За» — .

«Против» — .

«Воздержались» — .

Решение принято:

Осуществить слияние товарищества собственников жилья » » с товариществом собственников жилья » » и образование нового товарищества собственников жилья » «.

2. Об утверждении передаточного акта по переходу прав и обязанностей каждого из товариществ к вновь возникшему товариществу » «.

Голосовали:

«За» — .

«Против» — .

«Воздержались» — .

Решение принято:

Утвердить передаточный акт по переходу прав и обязанностей каждого из товариществ к вновь возникшему товариществу » «.

3. О сообщении в письменной форме товариществом » » в течение 3 (трех) рабочих дней после даты принятия решения о его реорганизации в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, о начале процедуры слияния.

Голосовали:

«За» — .

«Против» — .

«Воздержались» — .

Решение принято:

Сообщить в письменной форме товариществом » » в течение 3 (трех) рабочих дней после даты принятия решения о его реорганизации в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, о начале процедуры слияния.

4. Об опубликовании товариществом » » от имени всех участвующих в слиянии товариществ в средствах массовой информации, в которых опубликовываются данные о государственной регистрации юридических лиц, дважды после внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о начале процедуры слияния с периодичностью один раз в месяц уведомления о слиянии с указанием сведений о каждом участвующем в слиянии и о создаваемом в результате слиянии товариществе, описания порядка и условий заявления кредиторами своих требований, .

Голосовали:

«За» — .

«Против» — .

«Воздержались» — .

Решение принято:

Опубликовать товариществом » » от имени всех участвующих в слиянии товариществ в средствах массовой информации, в которых опубликовываются данные о государственной регистрации юридических лиц, дважды после внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о начале процедуры слияния с периодичностью один раз в месяц уведомление о слиянии с указанием сведений о каждом участвующем в слиянии и о создаваемом в результате слияния товариществе, описание порядка и условий заявления кредиторами своих требований, .

5. Об утверждении условий проведения слияния:

.

Голосовали:

«За» — .

«Против» — .

«Воздержались» — .

Решение принято:

Утвердить условия проведения слияния:

.

6. Об утверждении Устава нового товарищества собственников жилья » » (прилагается).

Голосовали:

«За» — .

«Против» — .

«Воздержались» — .

Решение принято:

Утвердить Устав нового товарищества собственников жилья » «.

7. Об избрании Правления нового товарищества собственников жилья » » в составе:

1. .

2. .

3. .

Голосовали:

«За» — .

«Против» — .

«Воздержались» — .

Решение принято:

Избрать Правление нового товарищества собственников жилья » » в составе:

.

8. О поручении

в срок до «»2021 г. подать надлежащие документы на государственную регистрацию нового товарищества собственников жилья » » в установленном законом порядке.

Голосовали:

«За» — .

«Против» — .

«Воздержались» — .

Решение принято:

Поручить

в срок до «»2021 г. подать надлежащие документы на государственную регистрацию нового товарищества собственников жилья » » в установленном законом порядке.

9. Об уведомлении членов товариществ собственников жилья о принятых решениях путем размещения объявлений в подъездах до «»2021 г.

Голосовали:

«За» — .

«Против» — .

«Воздержались» — .

Решение принято:

Уведомить членов товариществ собственников жилья о принятых решениях путем размещения объявлений в подъездах до «»2021 г.

10. Об утверждении следующего порядка ознакомления с протоколом настоящего собрания: по адресу: с по .

Голосовали:

«За» — .

«Против» — .

«Воздержались» — .

Решение принято:

Утвердить следующий порядок ознакомления с протоколом настоящего собрания: по адресу: с по .

Все вопросы повестки дня рассмотрены.

«Против» по вопросу повестки дня проголосовали:

;

(наименование/Ф.И.О., иные сведения)

.

Лица, проводившие подсчет голосов по вопросу повестки дня:

.

Приложение:

1. 1. Устав нового товарищества собственников жилья.
2. 2. Передаточный акт от «»2021 г. N .
3. 3. Текст объявлений, уведомляющих членов товариществ собственников жилья о принятых решениях и содержащих информацию о времени и месте ознакомления с протоколом.

Председатель собрания:

Секретарь собрания:

Материалы Общего собрания

Материалы общего собрания (20-21 апреля 2021 г.) Видеосюжеты, сообщения

Метериалы общего собрания (8-9 декабря 2020 г.) Видеосюжет, доклады на Научной сессии Общего собрания членов РАН   Материалы общего собрания (23 июня 2020 г.) Видеосюжет, доклады на Научной сессии Общего собрания членов РАН

Материалы общего собрания (13-15 ноября 2019 г.) Видеосюжет, доклады на Научной сессии Общего собрания членов РАН Материалы портала Научная Россия   Материалы общего собрания (23-24 апреля 2019 г. ) Новостная статья с видеосюжетом   Материалы общего собрания (13-14 ноября 2018) Новостная статья с видеосюжетом и фотографиями Материалы докладов и выступлений на Научной сессии Общего собрания членов РАН

Материалы общего собрания РАН (март 2018) Видео, репортаж, фото

Материалы общего собрания РАН (сентябрь 2017) Протокол, видеозапись   Материалы общего собрания РАН (март 2017) Видеозапись, протокол

Материалы общего собрания РАН (март 2016) Протокол, видеозапись, пресс-релиз

Научная сессия общего собрания членов РАН (8 декабря 2015 г. ) Протокол, видеозапись

Научная сессия общего собрания (16 декабря 2014 г.) Тема научной сессии «Научно-технические проблемы освоения Арктики»

Материалы Общего собрания (год 2013) Отчет о проведении, фоторепортажи

Материалы Общего собрания (год 2012) Отчет о проведении, фоторепортажи, научная сессия

Материалы Общего собрания (год 2011) Отчет о проведении, фоторепортажи, научная сессия   Научные сессии Общего собрания Российской академии наук (2002-2009) Доклады, выступления

Материалы Общего собрания (год 2010) Отчет о проведении, фоторепортажи, научная сессия

Материалы Общего собрания (год 2009) Отчет о проведении, фоторепортажи, научная сессия

Материалы Общего собрания (год 2008) Отчет о проведении, фоторепортажи, научная сессия

Материалы Общего собрания (год 2007) Отчет о проведении, фоторепортажи, научная сессия

Материалы Общего собрания (год 2006) Отчет о проведении, фоторепортажи, научная сессия

Материалы Общего собрания (год 2005) Отчет о проведении, фоторепортажи, научная сессия

Материалы Общего собрания (год 2004) Отчет о проведении, фоторепортажи, научная сессия

Материалы Общего собрания (год 2003) Отчет о проведении, фоторепортажи, научная сессия

Правильная процедура оформления протокола общего собрания участников ООО

Протокол общего собрания участников ООО – это документ, которым фиксируются договоренности участников организации по вопросам повестки дня. Изучив статью, читатель узнает, что представляет собой данный документ, как он составляется, какова его форма и содержание, подлежит ли протокол нотариальному заверению, в каком порядке подписывается. Скачать образец рассматриваемого документа можно по ссылке в конце статьи.

СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:

Общие положения о собраниях участников ООО

Вопросы деятельности ООО урегулированы ФЗ «Об ООО» от 08.02.1998 № 14 и ГК РФ. В данных нормативных актах содержатся и требования к протоколам собраний, но обо всем по порядку.

Главным органом общества с ограниченной ответственностью, в котором состоят несколько участников, является общее собрание (ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14). В его юрисдикцию входит разрешение различных вопросов, которые можно условно разделить на две большие группы:

1. Вопросы, которые отнесены к компетенции собрания на основании требований закона, в частности ФЗ № 14 и ГК РФ.
2. Вопросы, которые общее собрание разрешает на основании Устава.

Для того, чтобы решать вопросы, в организациях проводятся собрания. Они, в силу требований ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 могут проходить как в очередном порядке, так и во внеочередном. Все темы для повестки будущего собрания ставятся заранее, и лишь такие заранее поставленные темы обсуждаются и разрешаются.

Документом, который составляется по итогам собрания является протокол. Ведение протокола общего собрания участников ООО осуществляют председатель или секретарь собрания.

Какие требования предъявляет закон к содержанию протокола?

Требования к протоколу общего собрания участников ООО закреплены в ст. 181.2 ГК РФ. Для протокола и решения одного участника они общие, однако по факту – это разные документы, и необходимо это понимать.

В протоколе указываются различные сведения, а именно:

1. Дата, время собрания.
2. Место, в котором оно проведено.
3. Информация об участниках фирмы, которые приняли участие в собрании.
4. Информация о результатах голосования по всем вопросам, которые обсуждались.
5. Информация о проводивших подсчет голосов по итогам голосования лицах.
6. Данные о том, кто проголосовал против по какому-либо поставленному на повестку дня вопросу, если такие лица попросили внести эти данные в протокол.

Это обязательные требования, без их соблюдения протокол не может признаваться действительным, а заседание состоявшимся. В то же время, целесообразно отразить в документе дополнительную информацию, которая хотя и не является обязательной, но позволяет индивидуализировать документ и избежать возможных споров относительно хода собрания и порядка голосования.

К необязательным сведениям относятся:

1. Порядковый номер протокола (для целей делопроизводства).
2. Информация о том, кто выступал при обсуждении каждого вопроса, какие доводы приводил (для фиксации отношения участников к существу определенных вопросов).
3. Данные о том, каким образом производилось голосование и какой голос отдал каждый участник (за, против, воздержался).

В какой форме составляется протокол и требуется ли его нотариальное заверение?

Форма протокола общего собрания участников ООО является письменной, что прямо указано в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Законодательство также требует нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО.

Однако удостоверение протоколов собраний ООО нотариусом может не производиться, если иной способ удостоверения указан в Уставе, либо абсолютно все участники собрания проголосовали за то, что протокол будет заверен не нотариально, а иным образом.

Но как удостоверять протоколы общего собрания участников ООО другим способом? Ответ на этот вопрос содержится в п. 3 ст. 67.1 ГК РФ. Допускается использование технических средств, в частности, видеозаписи. Кроме того, возможно подписание протокола как всеми участниками, так и частью участников, в подтверждение факта его составления.

Не исключаются и иные способы, но их целесообразно оговорить в Уставе фирмы. Если единогласного решения о том, что протокол не будет заверяться нотариально, либо соответствующих положений в Уставе нет, придется пригласить нотариуса.

Разумеется, если в организации только один участник, то нотариального заверения его решения не требуется.

Нумерация протоколов общего собрания участников ООО и присвоение ему индивидуального номера

Чтобы облегчить документооборот в организации, рекомендуется каждому протоколу присвоить индивидуальный номер. Порядок присвоения номеров законом не оговаривается, соответственно можно разработать и принять свою систему нумерации.

На практике достаточно последовательной нумерации, например — протокол общего собрания № 1, 2, 3, и т.д. Не стоит забывать и о дате составления документа. Ее проставление – отличный способ индивидуализировать документ. Кроме того, указание даты является обязательным в силу закона.

Согласно требованиям ч. 6 ст. 37 ФЗ № 44 протоколы подшиваются в общую книгу. Участники компании могут в любой момент времени истребовать данные из такой книги. Иных требований закон не содержит, соответственно разрешение вопроса о нумерации протоколов и их идентификации лежит на плечах участников организации, председателя и секретаря собрания.

Кто подписывает протокол общего собрания участников ООО?

Согласно требованиям п. 3 ст. 181.2 ГК РФ в протоколе должны быть отражены подписи:

1. Председателя собрания.
2. Секратаря.

Председателем собрания может быть любой участник ООО. Перед каждым собранием производятся выборы, что прописано в п. 5 ст. 37 ФЗ № 14. Решение о выборе принимается большинством голосов.

Перечень лиц, которые имеют право открывать собрание и начинать процедуру выбора председателя установлен п. 4 ст. 37 ФЗ № 14.

Это может быть единоличный исполнительный орган; председатель коллегиального органа, совета директоров; ревизор или аудитор; инициатор проведения собрания из числа участников ООО.

Как направить протокол участникам собрания, и требуется ли это делать?

Согласно требованиям п. 6 ст. 37 ФЗ № 14 протокол должен быть направлен участникам организации. Направление осуществляет лицо, ведущее протокол собрания. Действие должно быть осуществлено в течение 10 дней после того, как собрание состоялось.

Можно направить протокол по почте, но делать это следует заказным письмом. Такой способ позволит подтвердить, что документ действительно направлялся.

Необходимо отметить, что Устав организации может содержать дополнительные требования к порядку направления документа. Например, в нем может быть указано, что копии протокола должны быть получены нарочно, в адресе места нахождения организации, либо доставлены курьерской службой. В связи с возможностью указания порядка направления протокола в Уставе, рекомендуется ознакомиться с его положениями и понять, содержатся такие требования, либо нет.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что протокол собрания ООО – это обязательный для составления документ, который подтверждает проведение собрания, отражает результаты голосования по каждому поставленному на повестку дня вопросу. Он составляется в письменном виде, заверяется нотариально, либо иным способом, оговоренным в Уставе организации. Рекомендуется отразить в протоколе дату и номер документа. Он подлежит подписанию председателем и секретарем собрания и должен быть направлен участникам собрания в течение 10 дней с момента его составления.

Документы для скачивания

Скачать образец протокола

Ведение протокола встречи. Проведение собраний и совещаний

Читайте также

Ведение рассылки

Ведение рассылки Планирование Нужно ли планировать кампании далеко вперед – на недели или даже на месяцы? Все зависит от того, есть ли у вас четкий план маркетинговой активности на это время. Если есть, спокойно планируйте состав выпусков настолько далеко,

Ведение переговоров

Ведение переговоров Люди часто неправильно понимают фразу «вести переговоры». Они думают, что главное – это выиграть спор; на самом же деле главное – действовать в соответствии с общими интересами и достигнуть взаимного согласия. Чтобы успешно провести переговоры, надо

Ведение переговоров

Ведение переговоров Следующий этап после выполнения подготовительных мероприятий с вашей стороны и обмена первичной информацией – собственно переговоры.Способ проведения встречи может иметь решающее значение на исход переговоров – каким бы он ни был. Первое

Ведение переговоров

Ведение переговоров Если переговоры были трудными и соглашения достичь не удалось, надо полагать, вам оказалось не по силам выслушать других и быть услышанным самому. Возможно, вы потерпели неудачу на начальной стадии, во время постановки вопросов, или вы не сочли нужным

5.

5. Ведение тем на тематических веб-форумах Это отличный способ для «продажи без продаж». Вы находите места, где обитает ваша целевая аудитория. Это могут быть форумы, блоги, «Живой журнал» и т. д.Посмотрите, что им интересно, что у них болит, о чем ведутся обсуждения.Вы

Составление протокола

Составление протокола Нежелательно, чтобы протокол вел председатель собрания. Записи должен делать профессиональный секретарь, для того чтобы у председателя была возможность контролировать

Составление протокола

Составление протокола Если сразу же после собрания не составить протокол, то самые важные факты будут упущены и в протоколе не будет зафиксирована вся необходимая

8.

8. Ведение переговоров с профсоюзами Осуществляя свою деятельность в организации, люди неизбежно вступают во взаимодействие друг с другом. При этом происходит столкновение не только их рабочих и профессиональных интересов, но также личных качеств – характера,

Глава 2 Ведение переговоров

Глава 2 Ведение переговоров Из множества существующих методов подготовки и стратегий проведения переговоров я использую методику, основанную на первоначальном сборе информации о тех, с кем мне придется говорить. Я заранее выясняю, сколько покупателей будет участвовать

Ведение коучинговой группы

Ведение коучинговой группы Успех – это успеть. Марина Цветаева Движемся дальше. Следующая модель. Как еще можно зарабатывать? Можно создавать групповой коучинг. Что это такое? Групповой коучинг – это маленькая группа людей, которые объединены общими целями. Они

Глава 2. Ведение сообщества

Глава 2. Ведение сообщества Не случайно значительная часть этой книги посвящена ведению сообщества. Если вы просто создадите группу и забудете ее вовремя обновлять, успеха достичь будет трудно. Трудно, но не невозможно.Я знаю проекты, которые не ведутся вообще.

Ведение личной страницы

Ведение личной страницы Люди очень любят заглядывать за кулисы, следить за лидерами мнений, им интересны их личная жизнь и быт. На определенном этапе, когда вы наберете некоторую популярность, начинайте более осмысленно вести личную страницу. Можно и сразу

Что можно и чего нельзя делать в отношении протокола заседания

Протокол не является подробным отчетом о заседании совета директоров или комитета. Вот что нужно добавить, а что оставить.

Что касается многих вещей в жизни и бизнесе, лучше меньше значит больше. В мире ассоциаций это особенно актуально для протоколов собраний.

Протокол — это официальный протокол действий, предпринятых правлением или комитетом на заседании, а не запись всего сказанного. Они служат исторической цели, но, что не менее важно, они служат и юридической цели, документируя соблюдение группой надлежащих процедур и устава ассоциации.А протоколы и записи, сделанные во время встречи, могут быть обнаружены в ходе судебного разбирательства, поэтому крайне важно быть осторожным в том, что вы включаете.

Что в

Протокол должен включать название группы, на которой проводится собрание; дата, время и место проведения; имена присутствующих (включая персонал) и человека, который ведет протокол; и повестка дня. Протоколы должны соответствовать порядку, указанному в повестке дня, с одним или двумя основными, почти расплывчатыми итоговыми предложениями по каждому пункту, а также с именем человека, который его представил.

Поднятые голоса должны быть указаны в повестке дня в порядке их следования. Как правило, не включайте имена. Вместо этого запишите, что произошло: «Действие: предложение сделано, поддержано и выполнено». Есть одно исключение: когда правление утверждает вознаграждение руководящего состава или сделку с членом правления, это действие должно быть зарегистрировано вместе с именами тех, кто голосовал за и против, предоставленной информацией, на которой они основали свое решение, и результатом. . Эта дополнительная деталь может помочь установить опровержимое предположение о том, что действие было разумным, и поможет избежать санкций IRS.

Что нового

Поскольку протоколы являются общедоступными документами, которые участники могут попросить просмотреть, четко укажите, что следует исключить. Избегайте прямых цитат; даже без имени говорящего можно идентифицировать. Не сообщайте подробности обсуждений, особенно кто что сказал. При обсуждении вопросов, не включенных в повестку дня, просто отметьте, что «членам было предоставлено время для обсуждения вопросов, не включенных в повестку дня». И помните, что минуты — не место для будущих действий или списков дел.

Наконец, как только протокол будет утвержден, уничтожьте все записи и аудио- или видеозаписи собрания.Окончательный утвержденный протокол должен быть единственным документом собрания, который вы распространяете и храните.

9 шагов, чтобы научиться писать протоколы собрания и делиться ими

Во-первых, всегда начинайте вовремя: это уважает тех, кто приходит вовремя, и напоминает опоздавшим, что расписание серьезное. Не забудьте поприветствовать участников и поблагодарить их за уделенное время.
Начните с обзора повестки дня: это хороший способ дать участникам возможность понять все заранее определенные темы, их цели и желаемые результаты.
Уточните тип желаемого участия и взаимодействия.
Назначьте делопроизводителя, если это не вы.

Эффективные протоколы заседаний — огромный вклад в успешные встречи. Но их нужно правильно писать и вовремя распространять. Основная проблема с заметками заключается в том, что они долго записываются должным образом и их нужно быстро отправлять после собраний, чтобы все знали, что делать дальше.

Вы должны строить свои заметки по мере продвижения встречи. : хороший способ организовать свои заметки — отличать действия от замечаний, а также отмечать различные действия для каждого человека с установленным сроком.Периодически резюмирует ключевые моменты и просит согласия, чтобы убедиться, что план действий понятен всем участникам. В противном случае вы можете оказаться в стороне от встречи и слишком заняты заметками.
Управляйте временем встречи: самая большая трудность на встрече — это учесть время, отведенное для встречи. Найдите время, чтобы рассказать и послушать истории, и спросите разные точки зрения, но сосредоточьтесь на идеях и целях , чтобы не отставать от графика. Следуйте своей повестке дня, не теряя цели, поставленной для каждой темы.

Завершите, суммируя достижения группы, действия и решения, и спланируйте следующий шаг.
Искренне благодарим членов группы за их участие и вклад. Вы также можете попросить оставить отзыв.

Чего не включать в протокол собрания (8 правил, которые можно и чего нельзя делать!)

Мы все бывали в ситуации на встрече или на тренинге, когда мы отчаянно пытались уловить каждую деталь выступающего на бумаге и просто не могли уловить все это.Иногда самая сложная часть записи встреч — это знать, что не включать в протокол встречи.

Эффективные протоколы собраний — это понимание того, что важно и что мы можем жить без записи. К счастью, протоколы собраний — это более структурированная версия заметок, и есть метод создания замечательных заметок на собраниях на основе ваших личных наблюдений в качестве участника или члена правления.

Поскольку мы снова и снова сталкиваемся с некоторыми типичными ошибками в отношении того, что не следует включать в протокол собрания, Fellow создал полное руководство, что можно и чего нельзя делать, когда дело доходит до составления хороших протоколов собрания.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это письменный протокол диалога и решений, принятых во время собрания. По сути, это письменная документация всего, что обсуждалось в ходе встречи, которую затем можно использовать для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать на том, что произошло, или для отслеживания решений и действий, которые могут быть Протоколы предыдущих встреч можно использовать для принятия будущих решений.

Протоколы заседаний, таким образом, служат исторической записью решений совета директоров. Протоколы заседаний могут относиться к протоколам заседаний совета директоров, в которых участвующие стороны включают члена совета директоров или совет директоров. Протокол собрания также может быть составлен для собрания комитета или любого другого типа собрания, требующего официального протокола.

Почему важны протоколы собрания?

Протокол собрания имеет значение по нескольким причинам. Как правило, протоколы собраний содержат исторические записи о краткосрочном и долгосрочном планировании компании.Поскольку каждое собрание содержит цель или цель, правление или участники собрания могут затем использовать протокол собрания в качестве записи для дальнейшего использования, чтобы понять достигнутый прогресс.

Протоколы собраний важны, потому что они обеспечивают юридическую защиту организации. Часто должная осмотрительность фиксируется в протоколах собраний компаний, а также в любых юридических беседах, которые затем могут быть оформлены и задокументированы для подтверждения этической и добросовестной практики организации.

Протокол собрания также служит доказательством того, почему и как организация пришла к определенным решениям . Затем эту документацию можно использовать для ответа на любые вопросы, возникающие в связи с любыми принятыми решениями.

Наконечник для профессионалов

Используйте инструмент совместной повестки дня собрания, чтобы вести протокол собрания и делать заметки в режиме реального времени.

Что не указывать в протоколе заседания

Снять все это будет невозможно, так что не беспокойтесь о записи стенограммы встречи.Или же внимательно прислушивайтесь к крупномасштабным решениям, пунктам действий, проблемам и любым предлагаемым решениям.

Вместо того, чтобы документировать все сказанное, попробуйте включить факты о вашей встрече с точки зрения того, что было решено и обсуждено.

При составлении протокола собрания не забывайте вести себя профессионально и обеспечивать беспристрастный и беспристрастный взгляд на встречу. Для принятия разумных бизнес-решений очень важно сохранять объективную позицию.Сейчас не время и не место для высказываний ваших личных комментариев или мнений.

Записывайте протокол встречи по мере ее проведения , чтобы вы могли документировать точно и надлежащим образом. Чем дольше вы ждете, тем менее точными они становятся.

Печатайте во время встречи или как можно скорее после встречи, когда все еще свежо в вашей голове.

Хотя в старом добром почерке нет ничего плохого, подумайте о том, чтобы использовать более эффективный способ получения информации как можно быстрее и эффективнее.Если вы печатаете свои заметки, вы набираете скорость и получаете небольшую дополнительную помощь от технологий для повышения эффективности.

Вместо того, чтобы писать протокол собрания от руки, используйте такой инструмент, как Fellow, который поможет вам организовать все в одном удобном месте.

Что включать в протокол заседания

Повестка дня покажет вам, что необходимо обсудить во время встречи. Используйте повестку дня собрания как схему, с каждым пунктом повестки дня как подтему, куда вы можете добавить более конкретные примечания.

Еще лучше, если подобные встречи проводились раньше, вы можете использовать повестку дня предыдущих встреч в качестве шаблона, чтобы начать вести протокол с уже имеющейся структурой.

Использование четкого шаблона повестки дня собрания поможет вам создать согласованно структурированный и достаточно подробный протокол.

Прежде чем вы начнете писать протокол, начните с основ.Сначала укажите дату, время и место встречи. Затем запишите имена всех участников собрания и всех лиц, которые не смогли присутствовать. Вероятно, что в начале собрания будет какое-то время, посвященное принятию или изменению протокола предыдущего собрания. А еще лучше использовать приглашение в календаре, чтобы проверять имена при присоединении участников.

Если вы используете Fellow для составления повестки дня собрания и написания протокола собрания, дата, время и участники собрания будут отображаться автоматически!

Убедитесь, что вы документируете решения, принятые на любом собрании, на котором люди голосуют.Обязательно записывайте все ходатайства и результаты голосования. Запишите количество голосов и, если возможно, добавьте некоторые детали для контекста, чтобы, когда вы позже добавляете дополнительную информацию в примечания, вы понимали мотивы, лежащие в основе решений.

Как правило, протокол собрания должен оставаться объективным. Убедитесь, что протокол собрания сформулирован четко, недвусмысленно и исчерпывающе.Важно составлять протокол встречи объективно, избегая прилагательных и наречий, чтобы максимально избежать предвзятости.

Резюме

Иногда бывает сложно подумать обо всем, что нам нужно включить, когда мы пишем протокол собрания. Невозможно охватить все это, поэтому важно использовать стратегический подход к записи встреч и бизнес-решений, которые на их основе.

Вот четыре вещи, которые не следует делать при составлении протокола собрания:

• Не пишите стенограмму
• Не включайте личные комментарии
• Не ждите, чтобы напечатать протокол (делайте это в режиме реального времени)
• Не пишите протокол встречи вручную (используйте виртуальный инструмент как Fellow)

… и четыре вещи, которые вы должны помнить о выполнении:

• Используйте повестку дня в качестве руководства (делайте заметки под каждой темой разговора)
• Указывайте дату, время и имена участников
• Записывайте все движения и результаты голосования
• Объективно составляйте протокол собрания, избегая прилагательных и наречий

Всякий раз, когда вам понадобится небольшой совет, вернитесь к этой статье, чтобы узнать о 8 правилах написания протокола собрания, или взгляните на этот пример протокола собрания!

Университет Западной Австралии

Компетентное минутное письмо — это навык, который значительно способствует эффективности комитетов и университета в целом.

Хорошие минуты показывают своим читателям, что произошло и почему, и значительно способствуют эффективному развитию бизнеса через университетскую систему.

Для многих задача записывать и записывать протокол кажется ужасной. Действительно, может быть сложно выделить минуты на долгую, сложную и, возможно, жаркую встречу. И столкновение с многочисленными страницами неопрятных рукописных заметок на следующий день, безусловно, может вызвать серьезную атаку писательского блока.

Но хорошая новость заключается в том, что минутное письмо — это навык, которому можно научиться и даже полностью насладиться им! С большим удовлетворением можно получить краткое и точное описание того, что произошло на собрании, и тем самым дать другим возможность увидеть лес за деревьями.На некоторых собраниях обсуждения проходят аккуратно и упорядоченно. Задача составителя протокола — составить как можно более аккуратный и упорядоченный отчет о встрече, при этом точно отражая то, что произошло. (Вы можете рассматривать это как своего рода трансформационную магию, с помощью которой вы делаете шелковый кошелек из уха свиньи!)

Если вы относительно новичок в ведении и написании минут, следующие заметки станут для вас началом. Как и в случае с составлением повестки дня, повторная практика и опыт должны научить вас всему остальному.Прочтите заметки, а затем, возможно, используйте их, чтобы освежить свое сознание, прежде чем начинать записывать минуты, пока вы не освоитесь с процедурами.

1. Первые шаги
2. Понимание функций и важности минут
3. Понимание того, о чем вы пишете
4. Знание повестки дня
5. Запись явок, извинений, приглашенных
6. Как использовать минуты
7. Подсчет и запись голосов
8. Чтение заметок после собрания
9. Ведение заметок
10. Когда писать свои минуты
11. Где писать свои минуты
12. Оценка времени, необходимого для написания минут
13. Стиль минут
14. Массаж минут
15. Элемент заголовки и ссылки на файлы
16. Порядок элементов
17. Нумерация элементов
18. Использование правильного времени
19. Преодоление писательского блока
20. Написание сложных элементов
21. Изменение словарного запаса и структур
22. Избегание ненужных латинизмов
23. Сохранение точек личный
24. Проверка с помощью выступающих
25. Использование разрешений
26. Получение разрешений в правильном формате
27. Написание хороших разрешений
28. Использование заметок руководителя
29. Право собственности на протоколы
30. Отправка протоколов
31. Размещение протоколов в Интернете
32. Хранение протоколов и приложений
33. Последующие действия
34. Отправка минут нужным людям
35. Примеры минут
36. Рекомендации по вводу минут

Первые шаги

Ознакомьтесь с Правилом 11 Правил Университета для Работа комитетов, относящихся к протоколам.Учитывайте их при составлении любого набора минут.

Понимание функций и важности минут

Если вы понимаете и осознаете функции и важность минут в деятельности Университета, вы с большей вероятностью примете ценность развития навыков ведения и написания минут.

Каждый набор минут может иметь некоторые или все следующие функции:

• обеспечение точного учета принятых решений, которые затем являются официальными органами для конкретных действий (на различных уровнях университета)

• обеспечения точный отчет о сделанных рекомендациях и основных моментах, сделанных в ходе предшествующих им обсуждений, который будет использоваться как часть информации, на которой другие органы основывают свои решения.

• предоставление информации членам университетского сообщества и другим лицам (через Интернет)

• предоставление официального официального отчета Университета о том, что происходило на собраниях (для использования нынешним и будущим персоналом, а также для архивов)

Учитывая функции протоколов в деятельности Университета, особенно те, которые связаны с записью рекомендаций и решений (которые в конечном итоге могут иметь серьезные последствия на уровне дисциплины, школы или учреждения), очевидно, что они являются важным элементом процессы принятия решений на многих уровнях деятельности Университета.Поэтому очень важно, чтобы минуты на всех уровнях обеспечивали точную запись.

Вернуться к началу

Понимание того, о чем вы пишете

Разделы « Четко поймите, о чем вы пишете » и « Преимущества понимания вопросов повестки дня » в разделе «Как подготовить повестку дня» что исполнительный директор должен полностью понимать проблемы, чтобы составить хорошую повестку дня. Очевидно, то же самое относится и к протоколам. Если вы составили повестку дня самостоятельно, исходя из полного понимания вопросов, у вас будет немного проблем после обсуждения на собрании, понимания поставленных вопросов и последующего написания протокола.

Если вы составили неадекватную повестку дня, не полностью понимая проблемы, вам почти наверняка будет сложно понять последующее обсуждение на собрании, и вы не сможете написать хорошие протоколы.

Если вы ведете протокол собрания, повестку дня которого написал другой человек (например, в качестве замены отпуска), внимательно прочтите повестку дня и убедитесь, что вы полностью понимаете проблемы. Если вы этого не сделаете, обратитесь за помощью к соответствующему сотруднику перед встречей.

Вернуться к началу

Знать повестку дня

Хорошая идея освежить в памяти повестку дня, внимательно прочитав ее незадолго до собрания. Это не только напоминает вам о проблемах, но также помогает напомнить вам о деталях макета и содержимого. Это может быть полезно, если председатель или участник ищет в повестке дня что-то, что они не могут сразу найти (« Я знаю, что это где-то !»)

Вернуться к началу

Запись посещаемости, извинений, приглашенных

Стандартный формат для подготовки протокола обеспечивает правильную планировку явки и извинения в вашем протоколе.

Запишите любые извинения, полученные до собрания, и сообщите об этом Председателю до начала собрания.

Запишите участников, отметив их галочкой напротив списка участников в вашей повестке дня или в списке присутствующих. Будьте осторожны с этой относительно простой задачей — участники могут быть очень чувствительны к тому, что их исключат из списка участников, а также к тому, что их заголовки и имена будут абсолютно правильными!

Запишите имена всех приглашенных на собрание и укажите, на каких вопросах они присутствовали.

Вернуться к началу

Как потратить минуты

Самый важный навык при использовании минут — это внимательно слушать то, что говорится, и мысленно отделять зерна от плевел, когда вы делаете записи. (то есть записывать только точки по существу). Рано или поздно вам придется провести эту мысленную сортировку, поэтому постарайтесь приучить себя делать это во время встречи. Если вы записываете протоколы на магнитную ленту или дословно записываете их стенографически, чтобы избежать мысленной сортировки на собрании, вам фактически придется заново пройти все собрание, прежде чем вы сможете выполнить какую-либо сортировку (потенциально очень много времени)

Слушая, кратко записывайте все моменты, которые кажутся имеющими существенное значение.Если вы хорошо подготовлены и понимаете проблемы, вам будет легче распознать эти моменты. Если вы сомневаетесь, как это часто бывает с неопытными офицерами, проявите осторожность и запишите суть дела. Позже вы сможете решить, нужно ли его включать.

Используйте инициалы выступающих (насколько это возможно), чтобы определить, кто высказал мысль. Хотя обычно вы не используете имена в протоколах, иногда вы можете обратиться к выступающему для разъяснения поднятого вопроса. Это также может быть полезно, если позже возникнут какие-либо споры о том, кто что сказал.

Во что бы то ни стало, делайте заметки в своей собственной форме стенографии, чтобы сократить объем написания, который вам нужно писать — инициалы, краткие формы слов, символы и т. Д., Если вы поймете после встречи, что вы написал.

Внимательно отслеживайте любые движения, сделанные во время собрания, поскольку вас могут попросить напомнить членам о них, зачитывая их. Если участник делает движение, которое длиннее, чем вы можете легко записать, попросите его передать его вам в письменной форме, чтобы убедиться, что вы правильно его поняли.Если движение исправлено, внимательно отслеживайте новое движение. Полезно записывать движения ЗАГЛАВНЫМИ буквами и, возможно, выделять их цветом, чтобы, если вам нужно пролистать несколько страниц заметок, вы могли быстро их найти.

Если вы пропустите точку, не паникуйте, иначе вы можете пропустить еще больше очков по ходу встречи! Если у вас есть смутное представление о потерянном моменте, вы всегда можете спросить председателя или докладчика после встречи.

Если вы не понимаете поднятого вопроса, несмотря на то, что внимательно его выслушали, попросите у Председателя разъяснений.Скорее всего, этого не поняли и другие.

Вернуться к началу

Подсчет и запись голосов

В зависимости от характера вашего комитета и его деятельности вам может потребоваться подсчитать и записать количество голосов за и против предложения (и, возможно, воздержавшихся). Вероятно, это произойдет, когда голосование проводится по важному вопросу и есть явные разногласия в ходе обсуждения, ведущего к голосованию.

Если председатель решит, что голоса должны быть подсчитаны, не торопитесь, считая руки.При необходимости попросите участников четко поднять руки. На большом собрании (например, на Ученом совете) можно сэкономить время, если два или более человека будут считать, занимая разные части комнаты.

Номера для принятого движения должны быть записаны следующим образом:

РАЗРЕШЕНО (60: 34)

Если ходатайство подано и проиграно, это должно быть записано в тексте протокола —

Для Например, ходатайство было принято и потеряно (20: 4)

Вернуться к началу

Прочитать ваши записи после собрания

Некоторые руководители, особенно с ужасным почерком, считают полезным быстро прочитать своих заметок вскоре после встречи.Если ваше письмо имеет тенденцию к плохому или ухудшается по мере прохождения встречи, гораздо легче определить слова, которые представляют эти неразборчивые каракули, пока встреча еще свежа в вашей памяти!

Вернуться к началу

Ведение заметок

Сохраняйте записи по крайней мере до тех пор, пока протокол собрания не будет подтвержден на следующем собрании, так как вам, возможно, придется вернуться к ним в случае любого спора.

В начало

Когда писать свои протоколы

Вам нужно писать протоколы, пока встреча еще свежа в вашей памяти и пока ваши записи по-прежнему имеют для вас смысл.Многие люди находят, что оставление минут до следующего дня чудесным образом проясняет разум — это немного похоже на тихое осаждение снега в этих игрушках-качалках для метели!

Не рекомендуется оставлять протоколы намного дольше, чем на следующий день после собрания — опыт показывает, что чем дольше вы их оставляете после, тем хуже будет ваш отзыв (и, следовательно, ваши протоколы). Если вам действительно нужно отложить написание протокола по уважительной причине, возьмите за правило закончить хотя бы первый черновик в течение пяти дней после собрания.

Имейте в виду, что необходимость писать протокол (особенно долгого сложного совещания), нависшая над вами в течение любого промежутка времени, может отрицательно повлиять на вашу другую работу. И, конечно же, чем дольше вы их оставляете, тем сложнее становится задача их написания! Лучшее решение — взять на себя обязательство написать протокол на следующий день после встречи, если это возможно (занесите его в свой дневник в качестве официального бронирования) и придерживаться его.

Вы должны распространить окончательную версию своего протокола среди членов в течение 10 рабочих дней университета с момента собрания (см. Правило 11). Вы должны выделить время для написания, набора текста или форматирования, проверки, корректировок и ссылки на кафедру в рамках этого правила. фреймворк.

Вернуться к началу

Куда писать свои минуты

Большинство руководителей считают очень полезным иметь возможность писать свои минуты одним махом, не отвлекаясь. Если возможно, запишите протокол дома или в месте, где вас не будут отвлекать, пока вы не закончите их. Поговорите со своим руководителем о достоинствах такого ведения протокола. Руководители Сената и Правления занимаются этим уже много лет и ручаются за то, что писать протоколы в таких условиях проще, приятнее, намного эффективнее и требует меньше времени, чем попытки уместить их между другими. задания.

В начало

Оценка времени, необходимого для написания минут

Время, необходимое для написания минут, сильно варьируется в зависимости от характера бизнеса и вашего уровня опыта. Например, если ваш протокол — это просто запись решений, принятых в отношении результатов более высокой степени или приема кандидатов, их будет относительно просто и быстро написать. Однако, если вы имеете дело со сложными вопросами, по которым велись существенные дебаты, хорошее практическое правило состоит в том, что составление протокола займет у достаточно опытного офицера примерно вдвое больше времени, чем длилось обсуждение.Если у вас нет опыта, это может занять значительно больше времени.

Хорошее написание минут — это навык, который часто неправильно понимают и недооценивают, и новичков часто удивляет, как долго этот процесс может занять. Вы должны быть готовы при необходимости объяснить, на что нужно время (и, возможно, направить сомневающихся на этот сайт!). Не нужно извиняться за то, что потратили разумное время на написание хороших минут! Часто время, потраченное на написание хороших минут в начале, экономит много времени для организации в долгосрочной перспективе.

Вернуться к началу

Стиль минут

В соответствии с Правилом 11 ваши протоколы должны « содержать сводку или точную информацию о событиях, по возможности в виде точек, а не подробный отчет о каждом вкладе ». Правило 9 гласит, что вся документация для комитетов « должна быть написана точно, точно, ясно и лаконично. Уровень формальности и детализации соответствует цели и читательской аудитории документа ».

Сообщение здесь ясное.Будьте как можно более краткими и краткими в контексте цели ваших минут. Подумайте о цели протоколов — кто будет их читать / действовать и что им нужно знать? В общем, вопросы, которые заканчиваются на уровне вашего комитета, могут быть короче, чем те, которые будут переданы для рассмотрения на другой уровень. Другим комитетам, в которые вы пересылаете вопросы, необходимо будет знать некоторые подробности того, что ваш комитет обсудил и пришел к выводу. Если в вашем протоколе не отражено должным образом то, что обсуждалось, другой комитет может предположить, что обсуждения не было, и может либо вернуть вопрос, либо возобновить обсуждение с нуля.Любой исход был бы неэффективным.

Ваши протоколы могут представлять собой сочетание краткого повествования и точечной формы. Например, в задании, в котором обсуждалось предложение по новому курсу, вы можете установить сцену в кратком описательном абзаце (часто используя раздел из повестки дня с измененными временами), а затем резюмировать аргументы, выдвинутые за и против, через точку. точка. По возможности и по возможности используйте точечные точки. Вы обнаружите, что преобразование аргументов в форму точки заставляет вас прояснить высказанные мысли и расположить их в логическом порядке.

При использовании точек постарайтесь обеспечить параллельность содержания каждой точки с точки зрения их грамматической структуры.

Вернуться к началу

Массаж минут

Это не то, чем может показаться! Иногда для исполнительного директора законно « массаж » в минуту, чтобы убедиться, что он сбалансирован. Это никогда не связано с сообщением о том, чего не произошло. Это может включать использование некоторых материалов из повестки дня, чтобы сбалансировать аргументы, высказанные на собрании.Пример лучше всего проиллюстрирует это. В больших комитетах, таких как Ученый совет, довольно часто предлагается, чтобы все противники высказались против, в то время как те, кто его поддерживает, в основном хранят молчание. Небольшой пункт, в котором подробно перечислены аргументы, высказанные против предложения, а затем практически отсутствуют какие-либо предложения, и завершается подавляющим большинством голосов за предложение, выглядел бы очень странно. Исполнительный директор мог законно обработать протокол, чтобы лучше отразить окончательный результат собрания, представив что-то вроде следующего, прежде чем кратко резюмировать основные аргументы против предложения:

В повестке дня были отмечены следующие пункты в пользу предложения —

В начало

Заголовки элементов и ссылки на файлы

См. Заголовки элементов и ссылки на файлы в разделе «Как подготовить повестку дня».Если вы указали соответствующий заголовок и правильную ссылку на файл для каждого пункта повестки дня, как указано там, вы сможете использовать те же заголовки и ссылки на файлы в своем протоколе.

Вернуться к началу

Заказ пунктов

Если нет ничего, что могло бы диктовать альтернативный порядок пунктов для ваших минут, придерживайтесь того же порядка, что и пункты повестки дня. Однако, если ваш комитет входит в формальную систему Сената / Ученого совета / Школы, вам может потребоваться организовать пункты так, чтобы те, которые поступают в другие комитеты в системе, были сгруппированы вместе под соответствующими заголовками, такими как « Пунктов, требующих внимания Ученый совет .»Это позволяет руководителям соответствующих комитетов легко выбирать пункты, предназначенные для их комитетов.

Наверх

Нумерация пунктов

Все минутные вопросы должны нумероваться от 1 и далее для каждого собрания. Иногда вы может пожелать сгруппировать несколько элементов под одним основным заголовком — в этом случае используйте юридическую систему нумерации — т.е. 1. 1.1, 1.2, 1.3 Они, при необходимости, могут быть дополнительно разделены — 1.1.1, 1.1.2 и т. д.

Вернуться к началу

Использование правильных времен

Протоколы сообщают о том, что произошло на встрече, которая уже прошла, и поэтому стандартным временем их глаголов является простое прошедшее время.Например:

Однако часто бывает необходимо в течение нескольких минут сослаться на то, что уже произошло до встречи. Затем необходимо использовать плюсовершинное (или прошедшее совершенное) время. Например:

• Председатель напомнил членам, что они отложили рассмотрение этого вопроса с последнего собрания.

• Председатель привлек внимание членов к документу, который исполнительный директор распространил перед собранием.

• Поначалу вам может быть сложно правильно определить времена. Было бы полезно прочитать несколько примеров хороших минут, чтобы вы прочувствовали вариацию времен. Имейте в виду, что то, что на самом деле произошло в настоящем на собрании, становится простым прошедшим в глаголах, которые сообщают об этом (участники говорили, выражали мнение, комментировали, не соглашались и т. Д.), И что все, что произошло до собрания, использует глаголы в pluperfect ( Члены отметили в повестке дня, члены ранее поддержали, Ученый совет передал предложение в Школу.)

• Это действительно не катастрофа, если вы сначала не уловите все времена правильно — это просто выглядит немного неэлегантно!

Вернуться к началу

Преодолеть писательский блок

Вы можете обнаружить, что, когда вы садитесь писать свои протоколы, особенно тех, которые касаются долгой и сложной встречи, у вас возникает своего рода писательский блок. Вы действительно не хотите заниматься этими минутами! В этих обстоятельствах может быть полезно начать с одного или двух действительно простых, обыденных вещей (даже если ваш помощник обычно может это делать).Просто начните, и сам факт начала чего-то поможет вам начать работу.

В начало

Написание сложных вопросов

Прочтите этот пункт повестки дня еще раз, прочтите свои заметки и попытайтесь создать основу для вашего минутного задания. Вы, вероятно, обнаружите, что обсуждение было относительно неряшливым, возможно, в ваших заметках были разбросаны плюсы и минусы предложения. Вы можете обнаружить, что разные ораторы высказывали примерно одно и то же, возможно, с небольшими вариациями в каждом случае.Вы можете привести в порядок и переупорядочить высказанные замечания, если вы точно отразите в своем резюме суть высказанных основных моментов. Иногда это будет включать объединение пунктов, высказанных разными ораторами, а часто — объединение пунктов, высказанных в разное время на собрании. Хорошо! Помните, что ваши минуты — это точность; от них не требуется давать подробный отчет о том, что было сказано на каждом этапе. Вы можете использовать свои собственные слова, если они лучше передают суть мысли, высказанной на встрече несколько другими словами.

Многие мелкие вопросы, относящиеся к конкретным предложениям, могут быть помещены в рамки, такие как введение к предложению, высказанные за, возражения, резолюция — но некоторые из них сложнее организовать. Найдите подходящую структуру, прежде чем начать писать — часто структура скелета возникает, когда вы начинаете группировать точки в своем уме.

В начало

Изменение словарного запаса и структур

Если вы хотите, чтобы ваши протоколы были удобными для читателя, научитесь использовать довольно широкий словарь «комитетных слов» и меняйте структуру предложений.

В начало

Избегайте ненужных латинизмов

В общем, избегайте латинизмов там, где есть вполне удовлетворительная английская альтернатива. Например, не используйте « среди прочего », если вы можете использовать « среди прочего ». Хотя вам лично может нравиться использовать латинские фразы, они могут сделать ваши минуты слишком формальными. Кроме того, сотрудники, которые никогда не изучали латынь, могут их не понимать.

Если латинскому слову нет альтернативы на английском языке и латинское слово стало частью английского словаря (например, кворума), то его, конечно, можно использовать.

Вернуться к началу

Сохранение безличности пунктов

Правило 11 формализует практику обезличивания пунктов, высказанных на собраниях — « Как правило, имена отдельных выступающих не должны записываться ». Эта практика согласуется с предоставлением точной или краткой информации о событиях, а не с подробным отчетом о каждом вкладе.

Однако вы используете титулы тех, кто выступает ex officio. Например, если председатель представляет введение к пункту, вы должны записать, что —

Представляя пункт, председатель выделил следующие основные моменты:

Аналогичным образом, если вице-канцлер присутствовал на вашем комитете или председатель Присутствовал комитет по охране труда и технике безопасности, вы бы использовали их названия при записи высказанных ими замечаний.

Если человек просит записать его / ее несогласие с решением, вы должны в этом случае записать имя члена.

Вернуться к началу

Обратиться к выступающим

Иногда во время встречи вы можете пропустить высказанное замечание, которое, по вашему мнению, может быть важным, или вы можете обнаружить, читая свои заметки, что не можете понять суть. Не стесняйтесь позвонить оратору, чтобы тактично попросить разъяснений (например, « Я не уверен, что полностью понял то, о чем вы говорили.в ответ на замечание доктора X .. возможно, вы могли бы повторить его со мной еще раз ? «) На этом этапе легче проверить это, чем исправлять свои протоколы на следующем собрании. Большинство людей будут рады уточнить по ключевым моментам, которые они сделали.

Вернуться к началу

Использование резолюций

Новички в работе комитета часто не понимают, когда использовать резолюцию. Как правило, собрания используют резолюции для записи важных решений, принятых в результате голосования. Такие решения могут быть рекомендациями другим органам или могут быть окончательными решениями органа.Во многих случаях решение / постановление является основанием для дальнейших действий в Университете.

Несколько примеров могут помочь:

• Комитету не нужно принимать решение, чтобы отметить, что День открытых дверей в университете прошел успешно; минутный пункт просто отметит это вкратце. Однако, если комитет согласился рекомендовать изменение процедуры проведения Дня открытых дверей соответствующему органу, для этого потребуется резолюция:

  Например; ПОСТАНОВИЛИ — рекомендовать X, чтобы с 2005 года ежегодный День открытых дверей Университета проводился в сентябре.

  Решение предоставляет официальные полномочия для передачи бизнеса в соответствующий орган, и его легко понять при проверке дальнейших действий на собрании.

• Сенату не нужно принимать решение, чтобы отметить, что собрание является последним для выходящего на пенсию члена. Тем не менее, будет принято решение утвердить предложение годового бюджета на предстоящий год, поскольку это полномочия Университета по принятию решений по утвержденному бюджету.

• Комитет всегда должен принимать решение об утверждении протокола предыдущего собрания в том виде, в каком он был представлен или в измененной форме, поскольку это формализует все решения, принятые на соответствующем собрании, и является полномочным органом для принятия любых действий на основании резолюций встреча.

Вернуться к началу

Получение разрешений в правильном формате

Разрешения часто записываются в формате, использующем сослагательную форму глагола. Некоторым это кажется старомодным, но обеспечивает последовательный и аккуратный формат.

Например: РЕШЕНО: рекомендовать Сенату утвердить Политику приема и квотирования Университета на 2004 год. (Утверждать, а не одобрять)

Неправильный формат — не катастрофа, если содержание резолюции является точным. , исчерпывающий и недвусмысленный, но некоторым читателям он может показаться непрофессиональным.

В начало

Создание хороших разрешений

Хорошее разрешение является самодостаточным, точным, всеобъемлющим и недвусмысленным. Читатель резолюции, сегодня или через 20 лет, не должен сомневаться в точном характере и объеме решения, принятого комитетом, и иметь возможность найти любую документацию, к которой относится резолюция.

Например, следующие постановления недостаточно точны:

РАЗРЕШЕНО — одобрить предложение.
ПОСТАНОВИЛИ- утвердить бюджет.
ПОСТАНОВИЛИ — одобрить введение предлагаемого нового курса.

Они могут иметь смысл в контексте полной минуты, но они не имеют смысла как отдельные разрешения и не могут использоваться другими организациями, кроме как с большим количеством дополнительных объяснений (или использования полной минуты)

Следующие примеры демонстрируют некоторые хорошие решения:

• об утверждении предлагаемого бюджета Школы XXXX на 2004 год, как подробно описано в Приложении А к повестке дня.
• , чтобы утвердить новые единицы и исключить единицы из 2004, как изложено в Приложении F к повестке дня.
• , чтобы утвердить создание Западно-австралийского центра полупроводниковой оптоэлектроники и микросистем (WACSOM) в качестве центра UWA, расположенного в Школе электротехники, электроники и вычислительной техники, сроком на пять лет с даты исполнения государственных центров. Соглашения о финансировании передового опыта в области науки и инноваций от 25 ноября 2003 г.
• рекомендовать Ученому совету одобрить документ, озаглавленный « Последипломные исследования: путь к поступлению в аспирантуру », и внедрить соответствующие механизмы реализации. место.
• одобрить создание Института регионального развития в качестве центра категории А в рамках Департамента географии и передать его в Сенат для информации;
• , что, несмотря на Резолюцию 22/96 Совета, любому студенту, который приступает и успешно завершает курс непрерывного образования в Центре Олбани в 2000 году, может быть разрешено при успешном последующем зачислении на курс получения степени получить до 48 баллов за основа этой единицы и других единиц непрерывного образования прошла в этом году или в последующие годы.
• , что предложение о переименовании магистра наук (в области математики) в магистра математических и статистических наук и передаче административной ответственности инженерной школе должно быть одобрено при условии окончательной разработки правил Законодательным комитетом.

Не стесняйтесь разделить резолюцию на подразделы, если это сделает ее более ясной и простой для понимания, как в:

1. , чтобы рекомендовать Сенату утвердить введение в 2013 году магистра экономики горнодобывающей промышленности.

2. для утверждения предложенных правил курса с учетом окончательной редакции; и

3. , чтобы поддержать предложение о том, чтобы курс был доступен для платных иностранных студентов за плату, которая будет определена.

При создании разрешения спросите себя, включены ли вы все необходимые детали решения. Если резолюция является рекомендацией для другого органа, сможет ли исполнительный директор этого органа процитировать вашу резолюцию в повестке дня без необходимости аннотировать ее, чтобы скрыть недостающую информацию?

Вернуться к началу

Использование заметок руководителя

Иногда вам может понадобиться использовать протокол для записи некоторой информации, которой не было на собрании.Это можно сделать с помощью записки должностного лица, иногда помещаемой в конце протокола, а иногда в скобках в соответствующем месте протокола.

Например: В повестке дня членам предлагалось представить кандидатуры на присуждение почетных степеней Регистратору для сведения Комитета по почетным степеням до понедельника, 4 октября. Председатель сообщил членам, что Комитет переходит к практике отбора кандидатов в ряде обозначенных областей. (Примечание исполнительного директора: Регистратор сообщил, что ориентировочно этими областями являются: общественная и государственная служба; работа в частном секторе; международные связи; академические достижения; вклад в университет; вклад в искусство.)

Вернуться к началу

Право собственности на протокол

Хотя повестка дня принадлежит Председателю, протоколы в конечном итоге принадлежат Комитету. Однако в период между собранием и утверждением протокола на следующем собрании они принадлежат исполнительному директору (как человеку, основная функция которого во время собрания — слушать и записывать, что происходит). Для вас хорошая практика — предложить своему председателю прочитать ваш проект протокола, внимательно изучить любые изменения, предлагаемые председателем, и внести любые изменения, которые, по вашему мнению, являются улучшениями.Однако в случае спора с Председателем по поводу того, что произошло или как записывать события, вы не обязаны изменять протокол. Конечно, они могут быть изменены при представлении на собрании, если собрание согласится с тем, что все, что вы записали, неточно.

Если какое-либо лицо свяжется с вами с критикой вашего протокола, попросите его / ее предоставить вам предлагаемую поправку в письменной форме до собрания, которая затем может быть рассмотрена комитетом при утверждении протокола.Это дает вам время обратиться к своим заметкам перед собранием и подумать, согласны ли вы с предложенной поправкой. Вы также можете разослать предложенную поправку членам до собрания. Вас могут попросить (или вы можете попросить через председателя) высказать свое мнение на собрании, но в конечном итоге собрание само примет решение об окончательной формулировке на основе воспоминаний членов о том, что произошло.

Вернуться к началу

Отправка протокола

Правило 11 требует, чтобы протоколы раздавались участникам в течение 10 рабочих дней после закрытия собрания.Это важный принцип, независимо от того, проводятся ли ваши собрания ежемесячно или с более длительными интервалами. Своевременная отправка протоколов гарантирует, что они будут получены, в то время как участники все еще могут в разумных пределах помнить о том, что произошло на собрании, и могут оспорить протоколы, если они с ними не согласны.

10-дневный лимит времени является максимальным — если вы можете отправить свои минуты раньше, это даже лучше. Также могут быть случаи, когда вам нужно срочно написать один или несколько разделов своего протокола после собрания, чтобы их можно было включить в повестку дня другого комитета.Если у вас есть вопрос или вопросы, которые необходимо срочно передать в другой комитет, обсудите крайние сроки с исполнительным директором этого комитета, чтобы заранее знать временные ограничения.

К началу

Размещение минут в Интернете или на сайте Sharepoint

Организуйте размещение минут в Интернете или на сайте Sharepoint.

Вернуться к началу

Хранение протокола и приложений

Убедитесь, что вы или ваш помощник соблюдаете текущую политику в отношении подачи всей документации от вашего комитета.Если ваш комитет входит в официальную структуру Сената / Ученого совета / Школы, существуют определенные процедуры подачи заявок. Если вы еще не знаете об этом, обратитесь к Информационному бюллетеню Central Records № 9.

Если ваш комитет не входит в эту структуру, все равно важно, чтобы ваша документация была подана надлежащим образом, поэтому обратитесь в Records за советом.

Вернуться к началу

Последующие действия

Рекомендуется предпринять все необходимые последующие действия как можно скорее после собрания, то есть до того, как протокол будет окончательно оформлен.

Последующие действия в The Effective Executive Officer

Однако в случае, когда минутный элемент является важным приложением к письму / электронной почте, отправьте письмо / электронное письмо, как только минутный элемент станет окончательным.

Полезно пропустить последний набор минут, чтобы еще раз убедиться, что вы предприняли все необходимые последующие действия.

Если в протоколе есть проблема, которая будет продолжена на следующем собрании (т. Е. «Дело в процессе»), вы можете поместить копию этого пункта в соответствующую папку повестки дня в качестве напоминания самому себе.

Отправка минут нужным людям

Регулярно проверяйте список рассылки минут, чтобы убедиться, что добавлены новые участники и что те, чей период обслуживания истек, были удалены. Время от времени проверяйте списки тех, кто получает повестку дня, на предмет информации, чтобы убедиться, что те, кто ее получают, действительно нуждаются в ней, а те, кто в ней нуждается.

Вернуться к началу

Примеры протоколов

Протоколы Ученого совета иллюстрируют многие из пунктов этого раздела.Вы можете получить к ним доступ через страницу «Комитеты».

Хотя стиль этих протоколов может быть слишком формальным для некоторых комитетов, они демонстрируют хорошую практику, которая должна помочь любому, кто плохо знаком с написанием протоколов.

Вернуться к началу

Рекомендации по вводу минут

Стандартный формат для подготовки шаблона минут содержит указания по вводу минут.

Вернуться к началу

Как написать эффективный протокол встречи (с примерами) — Zippia

Найдите действительно нужную работу в

В этой статье

Перейти в раздел

Статьи в Life At Work Guide

Информация, которая обсуждалась на собрании компании, может легко потеряться при переводе, если она неправильно записана.Чтобы избежать недоразумений, многие компании используют протоколы собраний для систематизации информации.

Протокол встречи гарантирует, что важные детали во время деловой встречи будут отслеживаться для дальнейшего использования. Эти письменные документы сохраняются для использования в будущем или для передачи информации сотрудникам, которые не присутствовали на встрече.

Вы ищете работу?

Расскажите нам о своих целях, и мы подберем для вас подходящую работу.

Почему важны протоколы собрания?

Предприятия, которые работают бесперебойно и прибыльно, всегда озабочены своей эффективностью. Встречи считаются временем для общения в компании. Если информация, обрабатываемая во время встреч, искажается, это огромная трата времени и усилий.

Составление протокола собрания повышает эффективность за счет точного учета того, что произошло.Это устраняет возможность ошибки, которая возникает из-за отсутствия документации. Мониторинг встреч со структурированным подходом к обсуждениям и последующим действиям ведет к успеху.

Создайте профессиональное резюме за считанные минуты.

Наш конструктор резюме с искусственным интеллектом поможет вам написать убедительное и актуальное резюме для работы, которую вы хотите.

Что включать в протокол собрания

Смысл составления протокола собрания — записывать все важные события, которые произошли.Они должны быть достаточно подробными, чтобы коллега, который не присутствовал на мероприятии, все равно мог их полностью понять.

Поэтому необходимо включить определенную информацию, чтобы сделать протокол собрания достаточно исчерпывающим и полезным для всех в будущем.

Следующая информация должна быть включена при составлении действующего протокола собрания:

• Цель собрания

• ФИО всех присутствующих

• Дата и время встречи

• Подробная информация о проектах, кому они были назначены, и когда они должны быть выполнены до

• Заключительные звонки по решениям на собрании

• Любые обновления предыдущей встречи

• Подробная информация о том, когда состоится следующая встреча, когда она актуальна

Как писать протокол собрания

Составление протокола собрания — простой процесс, но все же важно уделять внимание деталям и тщательно выполнять его.Рассмотрим приведенные ниже шаги для создания протоколов встреч, которые успешно отражают важные моменты, требующие документации:

1. Подготовьте заранее. Лучший способ составить безупречный протокол собрания — это подготовиться соответствующим образом, прежде чем идти на собрание. Многие профессионалы предпочитают составлять шаблон, который направляет их к информации, которую им необходимо собрать во время встречи.

   Понимание того, какие данные вам нужно собрать заранее, значительно упрощает определение того, когда на самом деле происходит встреча.Чтобы помочь с подготовкой, спросите своих руководителей, какова будет общая цель встречи, и соберите информацию о мероприятии.

   Благодаря тщательной подготовительной работе ведение заметок в протоколах собрания во время самого собрания больше, чем просто заполнение пропусков. По крайней мере, четко понимайте цель встречи.

2. Делайте подробные записи во время встречи. На встрече основное внимание уделяется вниманию и четким заметкам.

   Обязательно запишите полные имена всех присутствующих и дату собрания, прежде чем что-либо начнется. Приходите пораньше, чтобы убедиться, что это не съедает время обсуждения.

   Задавать эти вопросы после встречи может быть немного неудобно, поэтому передайте лист посещаемости в начале встречи, чтобы не запрашивать информацию у каждого человека позже.

   По мере того, как разговор начинается и возникают темы, которые необходимо рассмотреть, запишите краткие, но прямые заметки по основным затронутым вопросам.

   Несмотря на то, что этот термин относится к каждой минуте встречи, это не означает, что вам нужно записывать каждую мелочь. Включите только самую актуальную информацию, которая отражает, какие решения, предложения или проекты были обработаны.

   В этих примечаниях укажите, кто отвечает за конкретные задачи, которые были делегированы на собрании. Постарайтесь разделить свои мнения при записи протокола собрания, потому что он должен быть объективным отчетом о том, что произошло.

3. Получите копии всех отчетов, использованных на собрании. Документы, отчеты и презентации часто предоставляются во время собрания, чтобы дать участникам больше разъяснений. Перед тем, как покинуть собрание, попросите координатора переслать вам эти материалы, чтобы внести ясность в протокол собрания.

4. Аккуратно печатайте заметки после встречи. После завершения собрания у вас должна быть наполовину собрана серия рукописных заметок.

   Имея в виду только что обсуждавшуюся информацию, принесите свои заметки и напечатайте их более организованно.

   Наличие цифровой копии протокола собрания упрощает редактирование. Это также дает вам возможность поделиться им со своими руководителями и коллегами одним нажатием кнопки.

5. Просмотрите и отправьте руководству на утверждение. Имея на руках вычитанный окончательный экземпляр протокола собрания, отправьте его своему руководителю на утверждение.

   Сделайте тщательное редактирование, прежде чем отправлять протокол собрания своему руководителю по электронной почте. После того, как они предоставят вам свою печать одобрения, протокол собрания окончательно оформляется и отправляется коллегам.

   Включите как участников собрания, так и коллег, которые могли отсутствовать и которым необходимо узнать подробности.

Создать мое бесплатное резюме

Создайте профессиональное резюме за считанные минуты.

Советы по написанию протокола собрания

1. Оперативно обрабатывайте протоколы собраний. Быстрое составление протокола собрания после его завершения важно по нескольким причинам. Во-первых, принятые решения просто произошли, поэтому маловероятно, что вы забыли какие-то детали.

   Во-вторых, информация должна быть незамедлительно отправлена ​​другим сотрудникам, особенно если они пропустили встречу и требуют подробностей, которые они пропустили.

2. Не включать случайный разговор. Хотя предполагается, что встречи должны быть нацелены на конкретную цель, вполне естественно, что сторонние разговоры происходят время от времени.

   Однако их не нужно включать в протокол собрания. Это отвлекает от более важной информации и приводит к разговору, не имеющему отношения к цели встречи.

   Если разговор не имеет прямого отношения к теме собрания или принимаемым решениям, не включайте его в протокол собрания.

3. Включите, кому были даны задания. Часто цель встреч состоит в том, чтобы обсудить новый проект или план действий, за которые команда собирается приступить. Когда это цель собрания, руководители будут тратить часть времени, делегируя задачи конкретным сотрудникам.

   Важно указать, кто был назначен для выполнения каждой задачи или ответственности во время встречи, потому что это позволяет избежать несоответствий позже.

4. Посмотрите шаблоны протоколов собраний. Один из способов убедиться, что протоколы собраны правильно отформатированы, — это просмотреть шаблоны в Интернете. Шаблоны общих протоколов собрания дают представление о том, как ваш протокол должен выглядеть, когда вы закончите и готовы отправить его на утверждение руководителю.

   Используйте шаблоны для подготовки при создании собственного плана для презентации собрания.

5. Избегайте записи мнений. Делая записи в протоколах заседаний, строго придерживайтесь фактов.Хотя во время встречи можно обмениваться мнениями, это не самая важная информация, которую нужно включать в свои заметки.

   Мнения могут привести к окончательному решению, но только это окончательное решение должно быть включено в протокол собрания.

6. Сосредоточьтесь на том, чтобы не только делать заметки, но и слушать. Несмотря на то, что вести протокол собрания означает делать заметки при каждом удобном случае, все же рекомендуется держать уши открытыми и слушать.

   При ведении протоколов заседаний возникает давление, когда необходимо записывать все детали, но такая стратегия может иметь нежелательный результат.

   Лучше всего разделить ведение заметок на здоровый баланс: записывать важные вещи и внимательно слушать, не отвлекаясь на письмо.

Шаблон протокола собрания

Название вашей компании
Цель собрания (дата)
Дата собрания / время собрания / место собрания

Присутствующие на собрании

ФИО, ФИО, ФИО

ПОВЕСТКА ДНЯ

Продолжение последней встречи

1. Подробная информация о том, что обсуждалось на последнем собрании и как это соотносится с текущим

Текущая цель встречи

• Важные моменты, которые обсуждались

• Принятые решения

• Переданные задачи

ПРИМЕЧАНИЯ

Дальнейшие действия

1. Когда встреча касается проекта, используйте это место, чтобы записать, кому было поручено каждое конкретное задание.

2. Укажите имена, обязанности и срок сдачи

Подробности о следующей встрече

Если следующее собрание компании запланировано, используйте это место, чтобы подробно описать, когда и где оно будет проведено.

Протокол собрания Пример

Компания Johnson Bath Products Company
Начало кампании по продаже нового мыла (14.01.2021)
14 января 2021 г. / 13:30 / Зал 32 Северное здание штаб-квартиры Johnson

Присутствовавших

Джейми Клоуз, Джеймс Кларк, Аарон Смит, Анджела Сноу, Кимберели Райли, Марк Тафт

ПОВЕСТКА ДНЯ

Продолжение последней встречи

1. Последняя встреча была посвящена рекламной и маркетинговой стратегии новой линии астрологического мыла.Было решено, что эта кампания будет нацелена на социальные сети и задействовать влиятельных лиц, чтобы привлечь внимание публики.

Текущая цель встречи

• Определите наиболее удачную дату запуска

• Решите, какие влиятельные лица в социальных сетях будут использоваться для продвижения этой линейки продуктов

• Назначить работы по окончательной подкраске до даты запуска

ПРИМЕЧАНИЯ

• В ходе маркетингового исследования было обнаружено, что целевой демографической группой для астрологической линии мыла являются женщины в возрасте от 16 до 35 лет

• Определенная дата запуска маркетинговой кампании — 1 февраля 2021 года

Дальнейшие действия

1. Анджеле Сноу было поручено создать список потенциальных влиятельных лиц в социальных сетях, с которыми можно будет заключить маркетинговую сделку (Срок сдачи: 21.01.21)

2. Джеймс Кларк был назначен копирайтером для публикаций в Instagram компании, запускающей новую линию астрологии (Срок сдачи: 21.01.21)

3. Кимберели Райли была назначена роль поставщиков фоторедакторов для публикаций в социальных сетях (Срок сдачи: 21.01.21)

Подробности о следующей встрече

Следующее собрание состоится 22 января 2021 года.Его цель будет заключаться в том, чтобы следить за работой кампании за неделю.

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Автор

Небо Ариэлла

Скай Ариэлла — профессиональный писатель-фрилансер, родом из Нью-Йорка. Она была представлена ​​на веб-сайтах и ​​в интернет-журналах, освещающих темы карьеры, путешествий и образа жизни.Она получила степень бакалавра психологии в Хантер-колледже.

минут встречи: что можно и чего нельзя делать

Протокол собрания — важная часть процесса собрания. Узнайте, как составлять эффективные протоколы заседаний, с помощью нашего руководства о том, что можно и чего нельзя делать при работе с протоколами заседаний.

Протокол собрания позволяет фиксировать основные моменты обсуждения на собрании, включая принятые решения. Они должны быть написаны таким образом, чтобы любой, кто не присутствовал на встрече, мог их прочитать и знать всю важную информацию, полученную с этой встречи.Протокол собрания служит доказательством того, что произошло на собрании, и может использоваться при выяснении причины принятия решения.

Протокол собрания можно записать для любого типа собрания, будь то собрание совета директоров, руководителя или руководства, или просто обычное еженедельное собрание персонала. На какие собрания вы решите выделить протокол, зависит от вашей организации и отраслевых правил. Однако согласно Закону о компаниях (2006 г.) протоколы заседаний совета директоров должны вестись и храниться не менее 10 лет, и невыполнение этого является уголовным преступлением.

Итак, мы знаем, что ведение эффективных протоколов заседаний имеет решающее значение для точного учета прошлых собраний, но как нам, , ​​вести эффективные протоколы заседаний ? Здесь, в Convene, мы решили рассказать вам о том, что можно и чего нельзя делать при составлении протоколов заседаний …

Ниже перечислены наши основные действия по созданию протоколов встреч. Следуйте этим советам, и вы будете на пути к эффективному ведению протокола собрания.

• Используйте повестку дня собрания в качестве шаблона.
  Использование повестки дня в качестве шаблона — отличный способ структурировать протокол собрания. По каждому пункту повестки дня должны быть сделаны записи о собрании. Наличие эффективной повестки дня обеспечит единообразие всех протоколов собрания.
• Укажите дату, время и место встречи.
  Первым делом нужно привести в порядок основы. Вы должны записать дату, время и место встречи.
• Регистрация всех участников.
  Запишите всех участников собрания, включая протоколиста.Также не забудьте записать участников, которые не смогли присутствовать.

• Запишите все решения, голоса или утверждения.
  Обязательно записывайте результаты любых решений, голосований и утверждений для использования в будущем. Таким образом, если в будущем возникнут разногласия по поводу решения, вы сможете легко определить, когда и почему было принято решение.

• Отслеживание действий, включая срок выполнения.
  Действия на собрании следует отслеживать с указанием сроков.Также стоит записывать любые действия, перенесенные с предыдущего собрания.
• Дайте председателю проверить проект протокола собрания.
  После того, как проект протокола собрания составлен, передайте его председателю перед публикацией. Могут быть вещи, не включенные в окончательную версию.

• Храните протоколы собрания в цифровом виде.
  Архивирование протоколов заседаний в электронном виде дает множество преимуществ. Во-первых, он занимает меньше места, чем физические копии.Во-вторых, электронным архивированием легче управлять. Возможность поиска в сотнях минут прошедших встреч может сэкономить вам значительное количество рабочих часов и связанных с этим затрат. Кроме того, хранить документы в облаке безопаснее, чем в физических копиях.
• Держите протокол собрания кратким.
  Смысл ведения протокола встречи — это способность оглянуться назад и понять основные темы обсуждения и результаты встречи. Ведя протокол собрания, будьте краткими.Обобщите основные моменты встречи, а также любые результаты для решений.
• Записать поправки к протоколу предыдущего собрания.
  Включите любые поправки и поправки, внесенные в протокол предыдущего собрания.

Ниже перечислены наши основные запреты на создание протоколов встреч. Следуйте этим советам, и вы сможете эффективно использовать протокол собрания.

• Не отправляйте протокол собрания по электронной почте или на бумаге.
  Отправка протоколов собрания по электронной почте или на распечатанном листе представляет собой угрозу безопасности — после того, как вы поделитесь с вами, вы не сможете контролировать, кому пересылается эта информация. Мы советуем вам хранить протоколы собраний и делиться ими на защищенной платформе портала.
• Не пишите протокол собрания от руки.
  Во-первых, если вы пишете протокол собрания от руки, это означает, что вы используете бумагу. Бумажные копии протоколов могут быть потеряны (найдены не тем человеком) или уничтожены. Вот почему протоколы собраний следует хранить в цифровом виде.Кроме того, рукописные протоколы собрания могут быть недоступны для чтения всеми необходимыми сторонами из-за плохого почерка.
• Не включайте прямые цитаты или обсуждения.
  Протокол встречи должен быть кратким. Просто включите факты, резюмируйте основные моменты и результаты любых решений.
• Не ждите долго, прежде чем писать.
  Вы должны сразу написать протокол встречи, пока встреча еще свежа в вашей памяти. Если вы будете ждать слишком долго, вы можете забыть важную информацию, полученную во время встречи.Лучшая практика — делать записи собрания во время собрания, а затем составлять черновик протокола в тот же день, прежде чем поделиться с председателем.
• Не переключайте времена во всем.
  Последовательность важна. При составлении протокола встречи придерживайтесь одного времени. Мы советуем вам использовать прошедшее время, однако вы можете использовать настоящее время, если хотите. Будьте последовательны!
• Не используйте личные суждения.
  Старайтесь сохранять объективность при составлении протокола встречи.Это означает отсутствие личного мнения или комментариев о встрече. Вы должны сохранять нейтральный тон на протяжении всего протокола собрания.

Подводя итог, можно сказать, что протоколы собраний являются жизненно важной частью вашего процесса собрания с точки зрения управления и регулирования. Очень важно иметь последовательные и эффективные протоколы встреч. Если вы будете следовать этим рекомендациям и запретам, вы на правильном пути к созданию качественных протоколов встреч.

Мы понимаем, что это требует больших усилий.Использование портала для досок, такого как Convene, с функцией записи минут поможет вам упростить весь процесс записи минут и сэкономит ваше время, деньги и усилия.

Ведение протокола собрания — Джонатан Пилль

Существует множество веб-страниц о том, как вести протокол собрания. Я не считаю все из них полезными, и даже полезные могут быть больше ориентированы на заседания совета директоров или деловые встречи. Я обобщил здесь то, что я нашел полезным подходом к повесткам дня и минутам в лабораторных условиях.

Повестки дня и протоколы идут рука об руку

На лучших собраниях повестка дня устанавливается заранее, чтобы обеспечить обсуждение важных вопросов. Повестка дня обычно включает в себя разделы, которые возникают в последнюю минуту или не попали в повестку дня иным образом. Это может называться «другое» или «AOB» (любой другой бизнес).

Самое замечательное в повестке дня заключается в том, что она может сразу служить подмостком для протокола собрания: все основные темы уже должны быть на месте.

Протокол собрания — это официальный отчет о том, что обсуждалось / решалось.

Конечно, очень важно записывать любые объявления, решения или пункты действий. Также полезно резюмировать любые обсуждения по теме: это может улучшить память людей позже или быть полезным для тех, кто не смог присутствовать на встрече. Вам не нужно включать стенограмму каждого разговора, но важно записать основные идеи. Для собраний, на которых высказывается множество точек зрения, рекомендуется разослать протоколы тем, кто присутствовал, чтобы убедиться, что ничего не было упущено, неправильно понято или искажено.Для участников важно убедиться, что протоколы точно отражают диапазон выраженных мнений.

(Для более мирских собраний, вероятно, нет необходимости распространять или утверждать протоколы — мы обычно не делаем этого для протоколов лабораторных собраний.)

Что включать

• Дата и время собрания, а также название (например, «Встреча лаборатории», конкретный комитет и т. д.).
• Кто присутствует, а кто отсутствует. Посещаемость может быть полезной записью в будущем и облегчит интерпретацию других примечаний ниже.Список отсутствующих может оказаться полезным для того, чтобы сообщить этим людям о любых объявлениях или просто отправить им протокол.
• Пункты повестки дня. Любая обсуждаемая тема должна иметь заголовок и резюме обсуждения (стенографические записи обычно бесполезны). Если выражаются противоречивые мнения, часто полезно задокументировать обсуждение: JP сказал _____. CR предложил ________. Было решено, что _________.
• Пункты, которые будут добавлены в будущую повестку дня. Часто во время встречи всплывают темы, отложенные на будущее.Следите за ними в одном месте, чтобы их можно было добавить в повестку дня следующего собрания.
• Действия. Любые элементы, которые необходимо выполнить, должны быть четко обозначены как «элемент действия». Может быть полезно собрать их вместе в конце документа для удобства.

Как мы ведем протоколы лабораторных заседаний

Каждому лабораторному заседанию назначается секретарь для ведения протокола. После каждой встречи протоколы загружаются в нашу лабораторную вики, чтобы каждый мог их увидеть.Инструкции для секретаря собрания следующие:

1. Возьмите с собой копию повестки дня, чтобы ничего не забыть.
2. Делайте заметки. Это может быть прямо на вики-странице или вручную и обновляться позже (большинство людей рекомендуют делать заметки вручную, чтобы их можно было реорганизовать позже). Идея состоит в том, что ваши заметки попадут в категории, которые вы уже записали в повестке дня.
3. Обновите вики-страницу для даты встречи. В идеале это должно произойти сразу после встречи.
4. Действия должны быть суммированы в конце протокола (даже если они включены в описательную часть выше).
5. Добавьте действия в базовый лагерь и назначьте соответствующего человека (при необходимости).
6. Убедитесь, что в ближайшие две недели доступны пустые шаблоны (для пунктов повестки дня).

(Поскольку мы используем базовый лагерь для управления проектами, легко напрямую назначать задачи людям в лаборатории. Централизация этого через секретаря собрания помогает убедиться, что все элементы действий учтены.