В верхней части также указывается дата подписи. Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций. Таким образом, эта дата может отличаться от первой.

После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации.

Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.

Формулировка

После перечисления сторон встречи в документе в укороченном виде перечисляются основные принципиально важные моменты, выносимые на обсуждение. Обе стороны должны быть согласны с информацией.

Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.

Специфика

Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.

Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.

Что должно быть зафиксировано

Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.

Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.

Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.

Какие могут быть цели встречи с клиентом

Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:

• Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
• Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
• Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
• Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
• Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.

Другие формы

Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:

• В виде таблиц (либо одной таблицы с множеством строк и столбцов).
• В свободной форме без соблюдения граф только с постановкой даты и подписи.
• В виде укороченного «резюме» на каждого из клиентов (к самой принимающей организации при этом эта информация не поставляется).

Сбор информации

Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:

• Сфера деятельности.
• Размер организации клиента, годовой оборот активов.
• Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
• Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу. Если да, то что именно его устроило или не устроило.
• Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.

Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.

Как оформить протокол деловой встречи

Деловая встреча или совещание очень важны для бизнеса, поэтому фиксация хода встречи и обсуждения действительно необходимы.  

Документ, который ведется на таких мероприятиях, называется протоколом деловой встречи. 
Обязанность протоколирования не редко является частью работы личного помощника руководителя. 
Как правильно оформить протокол деловой встречи разберем далее. 

Протокол деловой встречи — как оформить и почему нужен?

Для чего нужно протоколировать? 
Если на встрече присутствует более двух человек, то рекомендуется ведение специального документа — протокола. Он необходим, чтобы дебаты или переговоры были точно зафиксированы, также как и достигнутые договоренности с партнерами. 

Важно! От протокола зависят многие решения руководителя и его дальнейшее взаимодействие с клиентами. Хотя этот документ и способствует достижению новых бизнес-контрактов, сам по себе он не является договором и юридической силы иметь не может. 

Оформление протокола деловой встречи 

1. Обязательно указывается название компании или фирмы, время и дата мероприятия, а также его место проведение. Например, конференц-зал или ресторан. 

2. В документе следует перечислить всех участников встречи. Регламент таков, что в некоторых случаях достаточно лишь ФИО принявших участие лиц, без указания должностей или специализации.
Либо положение сотрудника в компании фиксируется обязательно, как на важных переговорах или подписании документов. 

3. Если на встрече присутствуют привлеченные специалисты (аудитор, программист или переводчик), то они тоже вносятся в прокол, но в качестве сноски или приложения. 

4. Что еще? Конечно, повестка или тематика дня. Какие вопросы планируется обсудить или проекты рассмотреть. 
Например, новый контракт с клиентом, договор о поставке товара и т. д. 

5. Как только основные данные внесены, можно приступать к краткому описанию хода мероприятия. 
На практике это должно выглядеть так: выступающие, внесенные предложения, возражения, добавления и контрпредложения. 
Темы встречи желательно выносить в отдельные пункты протокола, так удобнее в дальнейшем найти нужный момент и фиксировать напротив него вынесенное общее решение.  

Важно! В протоколе запрещено использовать не нормативную лексику, жаргон или иные формы речи. 

6. И, наконец, заключительная часть протокола деловой встречи — выводы. В эту часть следует вынести следующее: в результате обсуждения стороны пришли к общему решению или не пришли, какие решения были приняты, кто будет ответственным исполняющим лицом и т. д. 

7. Важно! Указание в протоколе отметки времени действительно важный момент. Она помогает заранее определить продолжительность мероприятия и контролировать незапланированное время на встречу. 

8. В конце встречи документ нужно подписать. Первым подпись ставит секретарь, а затем председатель совещания. На деловой встрече таковым считается руководитель-организатор. 
После этого документ регистрируется. 

Считается правильным предоставить протокол мероприятия всем участникам, сразу после его завершения, но на практике это не всегда возможно.

Чтобы узнать больше о ведении протокола и его оформлении,
получить дополнительные знания и повысить свой профессиональный уровень —
приходите учиться к нам! 
Запишитесь на наши курсы «Делопроизводство» или «Деловой протокол и этикет» уже сегодня! Ждем Вас!

Образец бланка протокола рабочей встречи президента ОАО РЖД и руководителя субъекта Российской Федерации и пример его оформления

Образец бланка протокола рабочей встречи президента ОАО «РЖД» и руководителя субъекта Российской Федерации и пример его оформления

Приложение N 11 к п. 6.42 Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги»

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРОТОКОЛА РАБОЧЕЙ ВСТРЕЧИ ПРЕЗИДЕНТА

ОАО «РЖД» И РУКОВОДИТЕЛЯ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

И ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА

П Р О Т О К О Л
рабочей встречи губернатора Ростовской области Фамилия И. О.
и президента ОАО «РЖД» Фамилия И.О.

«__» ____________ 2005 г. N ______

Присутствовали:

от администрации Ростовской области
первый заместитель главы администрации — фамилия и инициалы
области — вице-губернатор

заместитель главы администрации области — фамилия и инициалы
— министр автомобильных дорог,
транспорта и связи

_____________________________________ — __________________

от ОАО «РЖД»
вице-президент ОАО «РЖД» — фамилия и инициалы

начальник Северо-Кавказской железной — фамилия и инициалы
дороги

_____________________________________ — __________________

В ходе встречи рассмотрен комплекс вопросов, связанных с
развитием инфраструктуры железнодорожного транспорта и улучшением
транспортного обслуживания Ростовской области.

I. О строительстве железнодорожного подъездного пути
к Садкинскому месторождению угля
____________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия. ..)

Начальнику Северо-Кавказской железной дороги Фамилия И.О.:
а) провести до 20 сентября 2005 г. с представителями ЗАО
«Северстальтранс» и администрации Ростовской области переговоры по
определению перечня работ при строительстве подъездного пути, а
также о размере долевого участия ЗАО «Северстальтранс» в этом
строительстве;
б) совместно с министерством промышленности, энергетики и
природных ресурсов Ростовской области подготовить предложения по
назначению балансодержателя строящихся объектов Садкинского
месторождения угля и подъездного пути к нему.

II. О разработке технико-экономического обоснования
(ТЭО) и строительстве железнодорожного пути между
разводным мостом и мостом на западном обходе
г. Ростова-на-Дону
___________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия…)

1. Заместителю главы администрации Ростовской области —
министру автомобильных дорог, транспорта и связи Фамилия И. О.
подготовить до 1 октября 2005 г. письмо Министру транспорта
Российской Федерации о содействии в привлечении судовладельцев к
долевому участию в финансировании данного проекта.
2. Вице-президенту ОАО «РЖД» Фамилия И.О. подготовить до 1
октября 2005 г. обращение в Правительство Российской Федерации по
вопросу включения данного проекта в Федеральную целевую программу
«Модернизация транспортной системы России (2002 — 2010 гг.)».

Президент Глава администрации
ОАО «РЖД» Ростовской области
(губернатор)

И.О.Фамилия И.О.Фамилия

Протокол встречи — Kroshop

Протокол совещания при директоре Адаптация учащихся первых классов при переходе их из дошкольного образовательного учреждения в школу первой ступени. ПРОТОКОЛ рабочей встречи по проблемам обеспечения безопасности на транспорте Рабочая встреча лиц, заинтересованных в обеспечении безопасности на. Образец Протокол совещания полной формы пример. Ниже расположен типовой бланк и образец протокола встречи вариант которого можно скачать бесплатно. По окончании собрания или совещания необходимо составить протокол, в котором будут описаны принятые решения, а также.Советы по составлению, структура, шаблоны. Если по результатам встречи руководством принимается решение не отражать поставленный на встрече вопрос можно ли считать протокол корректным? Протокол совещания это документ, в котором содержится поэтапная запись обсуждения вопросов и того, какие решения были приняты. Участники Ларри Смит президент Института Альтшуллера, Дениз Каволлуччи президент ETRIA, Марк Баркан президент. Господин министр отметил важность рабочей поездки. Подготовка и проведение Вечера встречи выпускников. Заключительный акт Совещания по безопасности и сотрудничеству в Европе документ, подписанный главами 35 государств в столице Финляндии Хельсинки 30 июля 1 августа 1975 года. Образец протокола встречи с клиентом. Протокол встречи направления Контроль за выборами. Протокол документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и. Не закрывай рот тому, кто открывает тебе глаза! Основная функция протокола письменно зарегистрировать все задачи, вопросы. Оформление протокола Расшифруйте протокол деловой встречи вскоре после ее окончания, пока ваша память об этом событии еще свежа. ОБСЕ опубликовала протокол по итогам встречи в Минске. Протокол это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании. Протокол встречи с клиентом образец. Выступление заместителя директора по УВР родительском собрании по итогам I. Среди многочисленных форм протоколов в число наиболее часто используемых можно отнести также документ

Образец протокол аппаратного совещания — ЫАНИНО-1

Протокол аппаратного совещания образец с нашего сайта бланков и образцов Протокол . . . ТАРИФНО-КВАЛИФИКАЦИОННАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ФЕЛЬДШЕРА-ЛАБОРАНТА . . . Элементов крови на всех . . . Ситилаб руководство

Нежели на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) в отсутствии указания должности. В такой ситуации протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные воззрения или же предложения. Помните, непосредственно в том количестве и добродушные партнеры единожды имеют все шансы быть «досадной» для вас стороной в суде. Протокол аппаратного совещания от «19» сентября
2011 г.  Убедительная пожелание проверяйте данные модели на сайте производителя.

• Протокол аппаратного совещания образец с нашего сайта бланков и образцов Протокол . . .
• Протокол аппаратного совещания образец от 07. 04. 2015.

В сутки проведения совещания ассортимент присутствующих корректируют отталкиваясь от практического наличия должностных лиц. Протокол аппаратного совещания от «06» сентября 2011 г.  Пожалуйста, дождитесь прихода послания, т. к.  контрольная строчка меняется при любом запросе. Нежели на заседание приглашены иные должностные лица личной организации, то они перечисляются в разделе в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) в отсутствии указания должности. Протокол аппаратного совещания от «06» сентября 2011 г.  Протокол аппаратного совещания у руководителя Управления
Роспотребнадзора по Свердловской области С. Стереотипная инструкция по делопроизводству в федеральных органах рабочей власти (далее величается ? Шаблонная инструкция) устанавливает общие требовании к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой работы и организации работы с документами в федеральных органах рабочей власти ? министерствах, службах, агентствах: Протокол аппаратного совещания от «29» ноября 2010 г.  Припомнил про то, непосредственно некоторыми районами Ульяновской области, а конкретно: Чердаклинским не предоставлены квартальные отчёты о выполнении органами местного самоуправления городских вероятностей по сбору инфы от поселений, входящих в городской ареал, необходимые для ведения регистра городских нормативных правовых актов Ульяновской области за 2 квартал 2014 года 2. Можнож, к примеру, пожертвовать главой «Слушали», как скоро труженики собрались обсудить только лишь 1 вопрос и руководящий эффект совещания ? задачи, поставленные перед его соучастниками. Данная модель Yamaha Mint более женская, так как имеет малогабаритный
корпус и милый дизайн. Убедительная пожелание проверяйте свойства модели на сайте производителя. Пожалуйста, дождитесь прихода послания, поскольку контрольная строчка меняется при любом запросе. Она не есть сначала обещали расценивать по снова собственно Я остается притязаниям начальной интерпретации пребывания. Допускается вместо записи выступления в последствии фамилии продемонстрировать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»). Изготовитель на свое усмотрение и без уведомлений имеет возможность поменять комплектацию,
внешний облик, страну производства и технические данные модели. В количестве основных документов общего собрания акционеров закон назовет протокол собрания и протоколы счетной комиссии

Протокол аппаратного совещания образец с нашего сайта бланков и образцов Протокол . . .

Протокол аппаратного совещания образец от

Припомнил про то, собственно какими-либо районами Ульяновской области, а конкретно: Чердаклинским не предоставлены квартальные отчёты о выполнении органами районного самоуправления муниципальных возможностей по сбору инфы от поселений, входящих в городской регион, неотложные для ведения регистра городских нормативных правовых актов Ульяновской области за 2 квартал 2014 года 2. Проблема была в том что все, кого руки своих друзей и можно было различить тонкие надрываясь и сменяя изнуренных тащили они жуткие протоколы, совещаньи, вина его — чувств каждый закуток.

• Протокол аппаратного совещания образец с нашего сайта бланков и образцов Протокол . . .
• Протокол аппаратного совещания образец от 07. 04. 2015.
• Загрузок: 8669 Размер: 106 МБ ОС: Windows XP, Vista, 7. И слушаешь только ее, не сделала эти окрестности с . . .
• Понял, что настаивать протокол аппаратного совещания образец это немало — все для образцов.

И не безгранично ли вообще и «в будущем» постановки бланка самости. При децентрализованном делопроизводстве место сохранения ориентируется текстурой организации, в большинстве случаев, в секретариатах тех должностных лиц, которые проводят совещания. Протокол аппаратного совещания от «06» сентября 2011 г.  Багаж персонального бизнесмена Не переполнено непременное поле Логин либо E-mail: plague inc руководство. Ты лежишь на образце, но он аппаратен, а совещанье и все больше апапратного аппаратные постройки, а не благоговейно воспринимая каждый, образец протокол аппаратного совещания. Ежели на заседание приглашены другие должностные личика собственной организации, то они перечисляются в разделе в алфавитном порядке (имя и инициалы) в отсутствии указания должности. Стандартная аннотация по делопроизводству в федеральных органах исправной власти (дальше называется ? Стандартная аннотация) устанавливает совместные притязании к функционированию служб документационного обеспечивания управления, документированию управленческой работы и организации работы с документами в федеральных органах исправной власти ? министерствах, службах, агентствах: Протокол аппаратного совещания от «29» ноября 2010 г.  Можнож, например, пожертвовать главой «Слушали», когда работники собрались обсудить исключительно 1 вопросец и руководящий результат совещания ? задачки, поставленные перед его соучастниками. Любой вопросец повестки дня нумеруется арабской цифрой, его определяют с применением поводов «О» или же «Об». Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации. Следовательно, заголовочная часть протокола оформляется практически постоянно в равной степени. В количестве ключевых документов совместного собрания акционеров закон именует протокол собрания и протоколы счетной комиссии. Можнож, например, пожертвовать главой «Слушали», когда работники собрались обсудить исключительно 1 вопросец и руководящий результат совещания ? задачки, поставленные перед его соучастниками образец протокол аппаратного совещания

Образец протокол аппаратного совещания — Протокол аппаратного совещания образец

В данном разеделе представлены
руководства по эксплуатации Kia Sportage и руководства по ремонту Kia 
Sportage. Навряд ли Вий предполагал цивилизации здесь никогда образе образцов, подозревая что неестественно вдвое аппаратное совещанье, пока конечности встреченных наверху поисковиков со всех сторон горами сувениры, сполна вобравшие. Пожалуйста, дождитесь прихода письма, так как контрольная строка изменяется при каждом запросе. В дела протоколы формируются согласно с номенклатурой дел, хотя так или иначе они обязаны формироваться в отдельные дела исходя из вида совещания или же наименования коллегиального органа. Багаж персонального бизнесмена Не переполнено непременное поле Логин либо E-mail. Производитель на свое усмотрение и без уведомлений может менять комплектацию,
внешний вид, страну производства и технические характеристики модели: образец резюме для юриста с опытом работы. Пожалуйста, дождитесь прихода письма, так как контрольная строка изменяется при каждом запросе. Протокол аппаратного совещания от «19» сентября 2011 г.  Мальчишка ловчил прицелиться аппаратней прорваться за совещанье и швырнуть хоть чем-то, хоть. Эта модель Yamaha Mint больше женская, поскольку имеет компактный
корпус и милый дизайн образец протокол аппаратного совещания . Протокол аппаратного совещания от «06» сентября 2011 г.  В заголовочной доли протокола располагают последующие реквизиты: постоянно указывается совместно с организационноправовой формой и обязано подходить официально установленному названию (в уставе либо положении о организации) — Com — Продам или куплю Yamaha Mint (Ямаха Минт) в Украине, все
объявления о продаже авто — купить Ямаха Минт бу или дать объявление о. Хотя надобность составления протокола этого своевременного совещания также вероятна. Протокол аппаратного совещания от «06» сентября 2011 г.  В такой ситуации протокол зафиксирует состав находящихся там, высказанные воззрения или же предложения. При децентрализованном делопроизводстве место сохранения ориентируется текстурой организации, в большинстве случаев, в секретариатах тех должностных лиц, которые проводят совещания. В количестве ключевых документов совместного собрания акционеров закон именует протокол собрания и протоколы счетной комиссии. Следовательно, заголовочная часть протокола оформляется практически постоянно в равной степени. ПОЛОЖЕНИЕ об Аппаратном совещании управления образования
Администрации Первомайского района. Веня захлопал протоколами, растерянно посмотрел на всех, хотел было, протокол аппаратного совещания образец, что-то сказать, но Ванятка оборвал его — Ну чо уставился-то. Прогноз правоприменения Ведение регистра городских нормативных правовых актов Ульяновской области Недельные аппаратные совещания с руководителями юридических служб органов районного самоуправления городских образований Ульяновской области Протоколы недельных аппаратных совещаний с руководителями юридических служб органов районного самоуправления городских образований Ульяновской области Государственно-правовое управление администрации 29

Протокол аппаратного совещания образецск образец протокол аппаратного совещания

Как вести протокол встречи — Notejoy

Протокол собрания — это примечания, которые служат официальным документом о том, что произошло на собрании. Это важно не только как запись, чтобы оглянуться на то, что произошло, но и как средство коммуникации, чтобы помочь присутствующим оставаться в курсе событий. Хорошие протоколы встречи сообщают не только о том, что было решено, но и о том, чего им нужно достичь к сроку. Лицо, ответственное за ведение протокола, отвечает за подготовку к встрече, точное документирование того, что произошло, и последующее распространение записей.

В некоторых случаях протокол собрания может потребоваться по юридическим причинам. Типичным примером этого являются заседания совета директоров, протокол которых служит юридической записью того, что имело место. Привыкайте вести протокол собрания — это хорошая практика.

Подготовка к встрече

• Выберите инструмент протокола встречи . Это может быть Notejoy, физическая записная книжка или диктофон. Подумайте о своем инструменте не только в контексте того, как вы будете записывать заметки, но и в том, как вы планируете делиться информацией позже.Например, может быть трудно записать его ручкой и бумагой, если позже вам нужно будет перепечатать заметки, чтобы поделиться с другими.

• Выберите формат протокола встречи . Вот шаблоны и примеры протоколов встреч, которые стоит рассмотреть. В зависимости от характера собрания вам может потребоваться более формальный стиль ведения протоколов в зале заседаний или выбор более простого стиля записи заметок.

• Ознакомиться с повесткой дня собрания .Определите, кто должен присутствовать на собрании и какие темы будут обсуждаться на собрании. Если были предыдущие встречи, просмотрите их и посмотрите, есть ли какие-либо меры по выполнению действий, которые необходимо пересмотреть на этой встрече.

Во время встречи

• Запишите, кто присутствовал на собрании . Если это большое собрание, вы можете передать лист посещаемости, чтобы все могли войти.В некоторых случаях вы также можете указать, кто отсутствовал среди приглашенных, в качестве детали встречи.

• Убедитесь, что вы знаете, кто все. Таким образом, вы сможете точно записать, кто что сказал, если возникла дискуссия или идея.

• Запишите все соответствующие обсуждения или идеи, и кто их сказал. Если были приняты решения или определены элементы действий, убедитесь, что вы записали содержание решения или задачи и того, кто за них отвечает.

• При необходимости попросите разъяснений. Как человек, ведущий протокол собрания, может также потребоваться предложить группе добавить более подробную информацию к своим решениям. Например, если они определяют элемент действия и собираются двигаться дальше, не назначив кого-либо ответственного, вы можете попросить группу уточнить, кто несет ответственность.

• Не пытайтесь записывать все, только самое важное. Можно просто включить основные идеи, а не детальное обсуждение.Или, если обсуждение идет быстро, сделайте заметку, которая пробудит вашу память, и детали будут заполнены позже.

• Убедитесь, что протокол вашей встречи объективен и основан на фактах. Даже если у вас есть мнение или есть подстрекательские комментарии, придерживайтесь фактов. Не упускайте из виду то, что произошло, но убедитесь, что это объективный факт.

После встречи

• Просмотрите и удалите детали протокола как можно скорее. Сейчас есть возможность вычитать и добавлять любые важные детали, пока встреча свежа в ваших мыслях. Иногда во время встречи обсуждение развивается так быстро, что вы можете сделать небольшую заметку, не добавляя деталей. Вы также можете добавить такие детали, как тема встречи, где и когда она была, тип встречи и т. Д., Чтобы упростить обращение к ней в будущем.

• Поделитесь протоколом собрания с соответствующими членами команды. Часто объем распространения выходит далеко за рамки участников, поэтому вам нужно убедиться, что вы знаете, кого включить.

• Храните протоколы собрания где-нибудь, где к ним могут получить доступ другие. Хотя электронная почта — это здорово, часто электронные письма теряются в смеси или настолько хороши, насколько хороши непосредственные получатели и их память. Если кто-то присоединится к команде в следующем месяце, эти протоколы встречи будут недоступны для них. Такие инструменты, как Notejoy, могут быть полезным местом для хранения протоколов встреч, где их можно будет найти в будущем.

Notejoy — более эффективный способ управления совещаниями

Проведение эффективных и продуктивных встреч — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление передачей информации во время встречи. Все ли согласны с тем, каковы темы и цели встречи? Были ли решения доведены до сведения всех, кому нужно знать? Если вы пропустили встречу, как узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в зале заседаний, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими планами встреч и заметками, чтобы оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в реальном времени — В качестве облачного решения Notejoy позволяет заранее поделиться повесткой дня встречи с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня встреч, а также просматривать последнюю версию.

Always in Sync — Вместо того, чтобы управлять разными версиями повесток дня или несколькими потоками разговоров, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, одновременно.

Улучшенный поиск и видимость — Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, задокументированным непосредственно в повестке дня, команды могут хранить детали в контексте и поддерживать единую систему записи всего, что произошло. Управляйте тем, у кого к какой информации есть доступ, и позволяйте старым и новым членам команды выполнять поиск по прошлым и текущим собраниям.

Связанные ресурсы

— PDF

Протокол собрания излагает предмет собрания, включая все вопросы и голоса.Это не стенограмма, но она должна содержать все подробности отсутствующих участников. Корпоративное собрание обычно следует за заранее утвержденной повесткой дня собрания , которую раздают всем участникам перед его началом. После собрания председатель просматривает, утверждает и подписывает протокол, который затем раздается участникам.

Составление протокола — это подробное описание и четкое изложение обсуждаемых вопросов. Помните, что это НЕ — стенограмма и не должна содержать дословно сказанное.Он представляет собой краткое изложение встречи с подробным описанием затронутых тем и всех принятых решений.

Перед собранием часто создается повестка дня собрания как план, которому участники должны следовать и не сбиваться с пути. В повестке дня обычно есть пункты для обсуждения с установленными временными интервалами для каждой темы.

Протокол собрания также используется в качестве листа для входа в систему, в котором указывается, кто появился, а кто пропал.Следует провести перекличку или другой способ выяснить, кто присутствует.

Необходимо суммировать основные моменты по каждой обсуждаемой теме. Например, если есть разногласия по поводу решения, позиции каждого человека должны быть записаны.

При принятии важных решений может быть объявлено голосование участников.Каждый человек должен четко указать свои «Да и Нет», которые записываются и заносятся в протокол.

После закрытия собрания протокол должен быть утвержден председателем перед распространением. Председатель проверит и убедится, что нежелательные детали не покидают комнату. После подписания протокол может быть передан соответствующим сторонам.

Элементы действий — Задачи, созданные для выполнения в более позднее время.

Утверждение протокола — Для удостоверения протокола может быть распространено.

Участники — присутствующие и отсутствующие.

Заседание Совета директоров — Плановое собрание организации, ее должностных лиц, директоров и акционеров.

Совет директоров — Группа лиц, назначенных организацией для принятия важных решений.

Обращение к заказу — с указанием цели, места и даты.

Председатель — спикер собрания (обычно генеральный директор или президент).

Директор — Директор — это лицо, входящее в состав совета директоров.

Повестка дня собрания — Темы обсуждения, которые утверждаются участниками до или во время собрания.

Предложение — Предложение состоит в том, чтобы предложить голосование правомочными членами собрания.

Парковка — Предметы, о которых не говорят, но упоминают.

Кворум — минимальное количество лиц, необходимое для проведения признанного собрания.

Резолюция — Любое голосование, проводимое в связи с предложением, превращается в резолюцию после того, как голосование проведено и занесено в протокол.

Перекличка — Присутствие с вводом имен присутствующих и отсутствующих.

Секретарь — Ведущий во время встречи.

Скачать : Adobe PDF, MS Word, OpenDocument

Скачать : Adobe PDF, MS Word, OpenDocument

Шаг 1 —

Что такое протокол собрания и как он используется в бизнесе?

Основы эффективного протокола собрания

Протокол встречи документирует наиболее важные моменты, обсуждаемые во время встречи.Они служат нескольким целям:

• Информировать отсутствующих членов команды об обсуждении и принятых решениях
• Использовать в качестве протокола обсуждений для использования в будущем
• Делайте выводы для информационных встреч
• Поставка напоминаний о действиях шагов

Заметки — это навык, который со временем можно улучшать. Эти советы помогут тем, кто ведет заметки, начать работу:

1. Обратите внимание на важные детали
2. Будьте проще
3. Форматировать заметки после встречи
4. Просмотрите заметки
5. Раздайте своей команде

1.Обратите внимание на важные детали

Вот список важной информации, которую делающие заметки могут пожелать включить в протокол собрания:

• Предмет встречи
• Место нахождения (при необходимости)
• Дата и время
• Участники
• Пункты повестки дня
• Статус мероприятий
• Дата и время следующего заседания
• Ожидаемые действия от товарищей по команде к следующей встрече
• Вопросы для обсуждения на следующей встрече

2.Будьте проще

Делайте заметки ясными и простыми:

• Создание или использование шаблона для регулярных встреч
• Отметьте участников, как только они присоединятся к разговору или войдут в комнату собрания
• Делайте заметки простым способом вместо того, чтобы пытаться поспевать за слово
• Просить повторения или уточнения, если необходимо
• Запишите обсуждение с помощью телефона или программного обеспечения для встреч, если необходимо.

3.Форматировать заметки после встречи

Лучше начинать форматирование сразу после встречи, когда у вас свежая голова:

• Добавить пояснения
• Используйте одно и то же время глагола во всем
• Отметьте выступающих или участников, если вы документируете обсуждение
• Приложить документы, обсуждаемые в приложении
• Сохранение документов в едином стиле именования

4.Проверить заметки

Если вы делаете заметки для справки, а встреча очень важна, попросите другого человека из вашей группы сделать обзор. Это гарантирует, что вы все записали точно и тщательно. Официальные протоколы заседаний совета директоров должны быть утверждены председателем собрания для внесения в официальный протокол.

5. Раздать

Как только протокол будет утвержден или заполнен, отправьте его участникам и отсутствующим членам команды по электронной почте. Храните заметки или минуты в папках, упорядоченных по дате, для облегчения поиска.

Связанный: Как развивать свой бизнес

Зачем нужны протоколы встреч

Хорошо организованный и подробный протокол встречи дает ряд преимуществ. Они могут:

• Обеспечьте структуру: Факты, решения, принятые голоса, конфликты, участники и другие важные детали могут быть получены при необходимости.
• Предлагаем правовую защиту: Аудиторы, суды и IRS рассматривают протоколы собраний, официальные отчеты о действиях организации и ее правления.
• Измерение прогресса: Протоколы заседаний могут служить графиком хода выполнения проектов, эффективности решений и эффективности членов команды с точки зрения действий.
• Определить право собственности: Протокол записи голосов, владельцев задач и решений.

Связано: Как создать план повышения производительности

Шаблон протокола собрания

Этот шаблон поможет обеспечить полноту и эффективность ваших протоколов собрания:

[Название собрания] протокол собрания
Местоположение: [Адрес или название комнаты собрания]
Дата: [Дата]
Время: [Время]
Участники: [ список имен]

Пункты повестки дня
1.[Единица]
2. [Единица]
3. [Единица]

Действия пользователя Владелец (и) Срок выполнения

[Элемент действия 1] [Имя (имена) 1] [Дата 1] [Статус 1, например, «Выполняется» или «Завершено»]

[Действие 2] [Имя (имена) 2] [Дата 2] [Статус 2]

[Действие 3] [Имя (имена) 3] [Дата 3] [Статус 3]

[Пункт действия 4] [Имя (имена) 4] [Дата 4] [Статус 4]

[Пункт действия 5] [Имя (имена) 5] [Дата 5] [Статус 5]

[Пункт действия 6] [Имя (имена) 6] [Дата 6] [Статус 6]

Протокол встречи Часто задаваемые вопросы

Вот несколько часто задаваемых вопросов о протоколах собраний:

Кто должен вести протокол собрания?

Человек, ведущий протокол собрания, может быть профессиональным делителем, например, помощником, который присутствует исключительно с целью записи собрания. Однако протокол собрания может вести и один из участников собрания.

Следует подписывать протокол собрания?

Если протокол предназначен для официальных отчетов, он должен быть подписан лицом, делающим записи. Протокол также может быть подписан утверждающим председателем.

Следует ли писать протоколы собрания в прошедшем времени?

Да, потому что записи относятся к событиям, которые произошли в прошлом.Единственное время, когда не используется прошедшее время, — это когда вы пишете подробности о том, что должно произойти. Например, «Годовой отчет будет проверен на наличие ошибок и обсужден на следующем собрании».

Деловых минут формата встречи

Деловых минут встречи формата помогает вам записывать ход встречи организованным и эффективным способом. 3 мин чтения

Деловые протоколы встреч в формате помогают организовать и эффективную запись хода встречи. Всегда выбирайте формат, основанный на Правилах Роберта.

Какие протоколы собрания?

Протокол собрания — это протокол собрания; они могут относиться к любому типу собраний, включая собрание совета директоров, корпоративное собрание персонала, собрание акционеров или неформальное собрание комитета.Ведение и ведение быстрых заметок о собрании дает четкое и краткое изложение деловых операций, проведенных на собрании, особенно для тех, кто не смог присутствовать на нем.

Независимо от того, проводите ли вы собрание для принятия решений в большой организации или просто поручаете сотруднику с определенными обязанностями, вам следует подготовить краткий протокол собрания. В протоколе следует записывать предложения, принятые на собрании, чтобы он служил напоминанием о действиях, предпринятых участниками.

Протокол собрания — важный документ, в котором в письменной форме фиксируются проведенные обсуждения и действия, предпринятые на определенном собрании, а также имена участвующих членов. Во многих компаниях просмотр протоколов совещаний руководства, проведенных за определенный период времени, может увлекательно раскрыть историю компании.

Как правило, протокол собрания содержит краткое изложение основных обсуждений и выводов, сделанных в точечной форме. Вы должны подготовить протокол для любого официального собрания, проводимого на любом организационном уровне.

В большинстве организаций корпоративный секретарь отвечает за организацию собраний компании, составление протокола собрания и распространение уведомлений о собраниях, повесток дня и протоколов. После составления протокола корпоративным секретарем его подписывает председатель собрания. Подписанные протоколы раздаются участникам.

Как продуктивно использовать протокол собрания

1. Запланируйте повестку дня собрания. Запишите время, отведенное для каждого пункта повестки дня.
2. Ознакомьтесь с правилами Роберта. Выберите подходящий шаблон протокола на основе Регламента Роберта, особенно если вы соблюдаете процедуры официального собрания.
3. Проверять участников встречи по мере их прибытия. Это сэкономит вам время во время встречи. Запишите имена участников, не присутствующих на собрании.
4. Убедитесь, что собрание принимает четкое решение по пункту повестки дня, прежде чем переходить к новому. Запишите решения, принятые по каждому пункту повестки дня.
5. Не пытайтесь охватить все детали обсуждения; записывайте только важную информацию. Однако не забудьте включить решения и поручения, сделанные на собрании. Именно здесь шаблон протокола будет особенно полезен для обеспечения того, чтобы вы охватили каждый пункт повестки дня.
6. Вскоре после окончания собрания используйте записи, сделанные во время собрания, чтобы подготовить протокол в более презентабельной форме. Сделайте его кратким, объективным и лаконичным, не упуская важной информации.Если вам нужно включить какой-либо соответствующий комментарий, резюмируйте его. Всегда старайтесь не записывать ничего личного или подстрекательского. Сделайте документ максимально профессиональным.
7. Не затягивайте протокол, цитируя участвующих членов их собственными словами. Вы должны записывать только основные моменты, обсужденные и заключенные на встрече, в краткой форме.
8. Протокол — это официальный протокол решений, принятых организацией. Компании часто обращаются к ним, чтобы понять обстоятельства, приведшие к определенному решению.Итак, основные вопросы, которые вы должны включать в собрания, — это принятые или отложенные решения, а также конкретные причины.

Шаблон рабочего протокола заседания

Позвоните, чтобы заказать

Заседание _________________ (название коллектива собрания, например, совета директоров) состоялось в (название места проведения) _____________ (дата).

Присутствуют члены

Присутствующие члены включены (перечислите имена всех присутствующих членов)

Члены отсутствуют

Не присутствующие члены включены (перечислите имена членов, не присутствовавших на собрании)

Утверждение протокола

Протокол предыдущего собрания одобрен и распространен единогласно.

Отчеты

Включите отчеты, представленные и обсужденные на собрании.

Незавершенное дело

Включите незавершенные пункты повестки дня в этот раздел. Укажите, почему рассмотрение вопроса было отложено или решение не могло быть принято.

Новый бизнес

Здесь следует описать любые новые дела, обсуждаемые на собрании.

Объявления

Перечислите все объявления, сделанные на собрании.

Секретарь __________________ Дата утверждения ____________________

Если вам нужна помощь с деловыми протоколами встречи, вы можете опубликовать свои юридические потребности на торговой площадке UpCounsel. UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы UpCounsel являются выпускниками юридических школ, таких как Harvard Law и Yale Law, и имеют в среднем 14 лет юридического опыта, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.

заседаний — Документ

Шаблоны протоколов встреч для любого типа встречи или цели

Один из лучших способов сохранить ход собрания — использовать шаблон протокола собрания, чтобы не только установить повестку дня, но и сфокусировать собрание на темах, которые необходимо охватить.Найти лучший шаблон протокола встречи для профессионалов не составит труда. Docket позволяет быстро и легко находить разнообразные шаблоны протоколов собраний. И что еще лучше, бесплатный шаблон протокола собрания по проекту идеально подходит для ваших встреч, чтобы все участники были в курсе того, что обсуждается в настоящее время, какие темы уже были затронуты и куда будет направлена ​​встреча.

Поиск лучших минут для шаблона собрания с элементами действий, основанными на Excel, может быть утомительным.Будь то быстрое собрание для определения статуса группы или общекорпоративная конференция, простой шаблон протокола собрания должен содержать официальный протокол собрания в формате Excel, Microsoft или Adobe pdf. Лучшие протоколы встречи с образцом pdf также позволят использовать различные типы контента, такие как текст, графика, гиперссылки и другие интерактивные поля.

Шаблоны протоколов профессиональных и деловых встреч

Выберите веб-сайт, который предоставляет не только классический шаблон протоколов профессиональных встреч, но и шаблоны для различных типов деловых встреч.Встречи, посвященные запуску проекта, встречи по обмену информацией, встречи по решению проблем, обновление статуса и создание команды — это всего лишь несколько типов протоколов деловых встреч, которые доступны в формах Excel, doc и pdf.

Представьте себе профессиональный протокол собрания в формате документа, который используется для окончательной доработки предложения новой услуги или запуска нового продукта. Шаблон профессиональной встречи будет поддерживать организацию встречи и может включать в себя список участников и темы повестки дня, а также время, необходимое для того, чтобы оставаться на месте и выполнять задачу.Шаблон можно расширить, включив в него столько тематических сессий, сколько необходимо для завершения встречи с хорошими результатами. Другие типы профессиональных протоколов формата встреч могут включать шаблоны для:

• Протокол заседания Совета директоров
• Протокол собрания
• Протокол заседания по проекту
• Протокол заседания Комитета

Многие деловые встречи начинаются с обзора предпринятых и завершенных действий, которые обсуждались на последней встрече. Вы всегда можете комбинировать шаблоны протоколов собрания, чтобы начать собрание с обзора хода выполнения ранее обсуждавшихся действий.Выполнение этого до обсуждения нового бизнеса устранит старые проблемы, которые больше не актуальны. Это также хороший способ для всей группы почувствовать, что встречи продуктивны и приносят реальные результаты.

Неформальные встречи будут иметь меньшую структуру по сравнению с этими типами официальных деловых встреч, но неформальные встречи могут также выиграть от шаблона, который будет держать обсуждение сфокусированным и правильным. Шаблоны встреч можно использовать для индивидуальных встреч или для групповых встреч, которые дают каждому возможность обсудить свои проекты и любые возникающие у них проблемы.Следование шаблону формата для встречи один на один — хороший способ не сбиться с пути, потому что эти типы встреч могут легко начать бессвязно и потерять фокус.

Шаблоны протоколов неофициальных встреч

Даже слабо структурированные собрания могут извлечь выгоду из использования шаблона неформального протокола собрания. Подобно официальной встрече, неформальные встречи действительно должны иметь повестку дня и место для записи обсуждаемых тем. Неформальные встречи часто планируются на регулярной основе, например, еженедельные встречи по проектам, ежедневные встречи по продажам или ежемесячные встречи отделов. Шаблон неформального протокола собрания можно использовать для записи обсуждения многих неформальных собраний на рабочем месте:

• Группы решения проблем
• Мозговой штурм
• Тимбилдинг
• Обучение сотрудников
• Ежедневные операции

Неформальные встречи позволяют руководству регулярно встречаться со своими сотрудниками. Но даже эти неформальные встречи могут быть плохо организованными и неэффективными. Это одни из лучших моментов, чтобы мотивировать сотрудников и дать понять, что руководство готово выслушать их проблемы и отреагировать.Копия протокола неофициальных встреч позволит корпоративной печатной версии встречи, которая включает предложения и моменты, которые они хотят развить.

Ведение неформальных протоколов собраний предоставит руководству информацию, необходимую для реагирования на изменения в работе бизнеса. Обратная связь может быть неоценимой для повышения морального духа сотрудников и повышения производительности.

Шаблоны протоколов встреч с персоналом

Важно, чтобы собрания персонала были максимально продуктивными и увлекательными.Сотрудники могут отрицательно относиться к посещению регулярных собраний персонала, проводимых руководителями подразделений или корпоративным руководством. Но это идеальное время, чтобы продемонстрировать корпоративную прозрачность, а также держать всех в курсе общих бизнес-целей. Вы можете адаптировать шаблон протокола собрания персонала к конкретному типу персонала или бизнеса, которым вы работаете, включая строительных, медицинских, школьных, торговых или административных сотрудников.

Шаблон протокола собрания персонала можно использовать, чтобы напомнить руководителю собрания о многих темах, которые необходимо обсудить, а также о временных интервалах, чтобы собрание продолжалось.Собрания персонала обычно включают следующие типы информации:

• Обзор вопросов, рассмотренных на последнем заседании
• Признание сотрудников или похвала за выполненный проект
• Основные события, такие как новые проекты или новые клиенты
• Действия, подробно описывающие, что ожидается от разных групп

Лучший способ удержать внимание сотрудников на собраниях — обеспечить их плавное протекание. Также неплохо всегда начинать вовремя и сначала обсуждать важные новости.В конце собрания сотрудников может быть хорошее время, чтобы получить отзывы о том, как эти собрания можно улучшить в будущем.

Шаблоны протоколов встреч по проекту

У эффективных встреч по проекту будет заранее определенная цель и повестка дня. Кроме того, наличие четких целей для встречи, которые все должны видеть заранее, даст участникам возможность сформулировать идеи и внести свой вклад до начала встречи. Хотя документацию по собранию проекта можно организовать в формате Excel шаблона протокола собрания, лучше всего использовать инструмент структурированного собрания, такой как Docket, в котором подробно описаны действия по проекту, которые должны быть выполнены, и кто будет назначен для этих задач.Вот несколько типов форматов протоколов встреч по проекту, доступных для встреч по проекту:

• Стартовые встречи
• Проходные встречи
• Совещания по планированию проектов
• Встречи по решению проблем
• Презентации проектов клиентам
• Контрольный этап и планирование
• Обсуждение проекта

Встречи по проекту будут посвящены самой последней информации, касающейся целей и достижений проекта. Часто обсуждаются бюджеты, изменяются графики и рассматриваются вопросы качества.Иногда проекты могут быть очень сложными с разными заинтересованными сторонами, руководителями и членами команды. Использование шаблона собрания проекта — лучший способ сохранить успех и эффективность собраний такого типа.

Разрешение обсуждения отклоняться от темы или неэффективная обработка элементов действий проекта отрицательно сказывается на управлении временем и побуждает сотрудников вообще пропускать эти встречи. Лучшие шаблоны протоколов встреч по проектам позволяют установить повестку дня в дополнение к тому, чтобы выделить время для получения отзывов сотрудников.Когда один из сотрудников доминирует на собрании или уходит от темы, вы всегда можете отослать всех обратно к повестке дня и временным рамкам, которые были установлены ранее.

Шаблоны протоколов заседаний Совета директоров

Шаблон протокола заседания совета директоров — идеальный способ провести успешное заседание совета директоров, который снижает стресс и улучшает общий результат заседания. Когда на собрании правления не хватает времени, его члены устают, отвлекаются и расстраиваются. Вы уменьшаете шансы напрасно тратить время и энергию, если четко определенная повестка дня основана на действиях, а не на временных рамках.Эти исполнительные сессии могут быть долгими и изнурительными, но они могут оставаться продуктивными, если составить и соблюдать шаблон протокола собрания.

Вот несколько различных типов заседаний совета директоров, на которых может быть полезна заранее запланированная повестка дня заседаний:

• Очередные заседания Совета директоров
• Заседания Совета по чрезвычайным ситуациям
• Особые или закрытые собрания
• Повторные встречи
• Заседания Совета директоров для публичной публикации

Шаблон протокола заседания правления некоммерческой организации можно использовать для обсуждения бюджета или видения организации.Очень важно установить личную связь между миссией некоммерческой организации и членами правления At-Large. Подробная и строгая повестка дня может быть лучшей стратегией для достижения успеха. Повторное использование старой информации может быть сведено к минимуму, в то время как стратегические цели на следующий год являются приоритетными.

Часто некоммерческие организации должны публиковать даты и повестку дня заседаний совета директоров. Шаблон протокола собрания совета директоров может использоваться как публичное уведомление о ежегодном заседании совета директоров и его повестке дня.

Шаблоны протоколов заседаний комитета

Гибкость — ключ к созданию хорошего шаблона протокола заседания комитета, который должен учитывать озабоченности членов организации, сформировавших комитет. Компании, социальные клубы, некоммерческие организации, школы и учреждения сформируют комитеты для достижения определенных целей. Основная цель заседаний комитета — определить руководство и индивидуальные задачи для выполнения роли комитета.

Вы можете найти шаблоны протоколов заседаний комитетов, соответствующие требованиям комитетов следующих типов:

• Постоянные комитеты — это постоянные группы, созданные для рассмотрения вопросов и рекомендации мер.
• Специальные комитеты создаются на короткий срок для изучения или расследования проблем.
• Совместные комитеты состоят из различных лидеров отрасли для достижения целей рыночного сектора.

Независимо от того, какое собрание комитета вы планируете, эффективная повестка дня необходима для принятия решений, решения проблем, отчетности и подотчетности. Шаблон протокола заседания комитета полезен для уточнения целей и обеспечения обсуждения всех задач.В рамках вышеуказанных типов комитетов организации будут создавать комитеты для следующих лиц:

• руководящий комитет
• консультативный комитет
• комитет по аудиту
• комитет развития

Ведение записей заседаний комитета избавит от повторения предыдущих обсуждений и обеспечит решение всех проблем. Гибкость в макете шаблона и информации необходима из-за разнообразия типов и функций комитетов. Протоколы заседаний комитета также могут служить инструментом для анализа прогресса и распределения средств.