Протокол планерки: Пример протокола оперативного совещания (модернизированная форма с поручениями в виде таблицы)

Содержание

Планерки как важная часть рабочего процесса — Оксана Михеева на vc.ru

{«id»:13885,»url»:»\/distributions\/13885\/click?bit=1&hash=27370a6c89319ae8a2e7a1ba13a8a3fdefd22caf5773a9f45ff960e01d40ba52″,»title»:»\u041f\u0430\u0440\u0430\u043b\u043b\u0435\u043b\u044c\u043d\u044b\u0439 \u0438\u043c\u043f\u043e\u0440\u0442 \u0438 \u0440\u0435\u0441\u0435\u0439\u043b \u043f\u043e\u043c\u043e\u0433\u043b\u0438 \u0440\u044b\u043d\u043a\u0443 \u044d\u043b\u0435\u043a\u0442\u0440\u043e\u043d\u0438\u043a\u0438″,»buttonText»:»\u041f\u0440\u0430\u0432\u0434\u0430?»,»imageUuid»:»4930238f-073f-540d-b767-aa37979c1a27″,»isPaidAndBannersEnabled»:false}

Михеева Оксана. Генеральный директор консалтингового агентства «Стратегия и управление»

172 просмотров

Несмотря на то, что культура управления и уровень управленцев у нас постоянно повышается, до сих пор многие недооценивают значимость планерок.

Для начала целесообразно определить, что такое планерки. Итак, планерки (или оперативные совещания) – это собрания, которые проводятся для контроля и координации оперативной, ежедневной деятельности.

Совещания — более глобального масштаба мероприятия, и может быть даже не по времени проведения, а по сути. Это подведение итогов, планирование стратегических задач, формирование планов и пр.

Одно из ключевых отличий – это ограничение по времени. В идеале, планерка не должна превышать 15-30 минут. Все остальное – это скорее совещания или неэффективное использование времени планерки.

Цели проведения планерок — обмен информацией, обеспечение нормального/продуктивного взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, контроль выполнения ранее принятых решений и планов.

Планерки эффективны на среднем уровне управления, например, как форма совещания в отделе компании (закупки, маркетинг, продажи), отделении (если говорить о клинике), где все сотрудники выполняют однотипную работу.

Подготовка к планеркам является залогом успешного проведения и результативности.

До планерки должны быть определены: цель собрания, состав участников, темы докладов, регламент, время и дата, место проведения. Важно учесть, что вышеуказанные параметры должны быть заранее известны все участникам, чтобы они имели возможность подготовить доклад или вопросы и предложения по рассматриваемым темам.

Увеличить пользу от планерок поможет:

Регулярность проведения – повышает дисциплину среди сотрудников и значимость мероприятий. Сотрудники, понимая неизбежность постоянных отчетов, приучают себя выполнять задания сразу, не откладывая «в долгий ящик», так как на следующей планерке уже нужно будет отчитаться о выполнении.

Обратная связь от сотрудников – не только сверху вниз, но и снизу вверх. Сотрудники должны не только получать распоряжения и задания, но и транслировать руководству свои проблемы и сложности. Однако, сразу настраивайте сотрудников на формулировку не только проблем, но и способов их разрешения с оцифровкой положительных и отрицательных сторон каждого из вариантов решения.

Позитив. Планерка не должна восприниматься наказанием и мучением. Это просто элемент рабочего процесса, который помогает достигать поставленных задач. Поэтому стараемся не говорить со стороны негатива, а уточняем: Как можно улучшить, Что было сделано, Что помешало и чем нужно помочь? Обсуждаем не персоналии, а проблемы.

Подведение итогов. По итогам каждой планерки обязательно составляется протокол по итогам встречи и направляется всем участникам. Но, протокол не отменяет подведения итогов по окончании планерки. Руководитель или куратор встречи должен резюмировать поставленные задачи, ответственного за выполнение и срок реализации. Также целесообразно на следующих встречах озвучивать статус решения поставленных ранее задач.

И конечно, не нужно забывать, что на планерках мы можем регулярно использовать такой инструмент как мотивация. Не забываем хвалить сотрудников за выполненные задания, решенные сложные задачи, похвалу от клиентов и пр.

Оценить эффективность проведения планерок можно по выполнению поставленных задач. Если задачи выполняются полностью и в срок, значит планерки проводятся эффективно. Если нет, то целесообразно более детально погрузиться в причины невыполнения и устранить недостатки.

По вопросам поиска новых точек роста бизнеса, проведения управленческой диагностики, повышения операционной эффективности компании обращайтесь: https://omikheeva.ru/consulting

Как проводить планерки

Каждый руководитель и каждый менеджер по продажам хотя бы раз в жизни присутствовали на таком замечательном мероприятии, как планерка в отделе.

По опросам, большинство сотрудников считают данное мероприятие скучным, пустым, бесполезным мероприятием и пустой тратой времени.

К сожалению, в большинстве компаний планерки носят мучительный характер для всех сторон процесса. Давайте разберемся, почему так происходит и как сделать планерки продуктивными и бодрящими.

Начнем с определения:

Планерка — это ежедневное, но непродолжительное, собрание сотрудников отдела продаж с конкретной целью. Иногда еще планерки называют «пятиминутками». Обычно целью проведения планерки является обсуждение планов на день и постановка задач сотрудникам.

Планерки становится скучными и обременительными в том случае, если:

нет четкой повестки дня
у руководителя нет четкого понимания целей планерки

не ограничен тайминг
не проводить планерки ради проведения. Есть такие руководители, которые проводят совещания, потому что так всегда делают. Это не имеет никакого практического смысла.

Я знаю таких руководителей, которые превращают планерку в посиделки ни о чем и нравоучительные разборы полетов. Само по себе такое действо ужасно, а при условии, что они проводят их перед началом рабочего дня — это еще и губительно для всего дальнейшего процесса продаж.

Что делать, чтобы провести планерку интересными и эффективными:

обозначить тем для обсуждения и не отвлекаться на постороннее вопросы
обозначить тайминг планерки и строго его соблюдать
не устраивать дискуссий, обсуждать только конкретику
назначить ответственного за соблюдением тайминга и тематики на планерке. Это может быть и секретарь и администратор и кто-то из менеджеров

давать высказаться всем участникам. Не эффективно если ежедневно на планерках выступают одни и те же сотрудники, а остальные просто слушают и критикую.
вести протокол планерки и фиксировать принятые решения. После планерки протокол надо разослать всем участникам в электроном виде. Желательно разослать протокол через 30-60 минут, а не к концу рабочего дня.

Соблюдение этих простых правил сделают планерки результативными и осмысленными.

План проведения планерки

Единого плана проведения планерки не может быть, потому что:

планерки проводятся на разном уровне
решаются разные задачи
различается состав участников.

Так, планерка РОПа с менеджерами отдела продаж по разбору текущей ситуации по выполнению плана и планерка руководителей департаментов будут проводиться совершенно по разному.

Приведем несколько примеров того, как проводить планерки на разных уровнях.

Пример проведения еженедельной планерки в отделе продаж застройщика

РОП озвучивает повестку дня и продолжительность встречи с менеджерами
подводит итоги по выполнению плана продаж отдела за прошедший период
если план по продажам выполняется с отставанием от графика, то участники обсуждают шаги по увеличению продаж с четким распределением ролей. Здесь важно, что не обсуждаются причины и не ищут виновных в невыполнении плана на прошлой неделе! Иначе планерка превратится в спор с переходом на личности.
РОП озвучивает, кто из сотрудников достиг наилучших результатов за прошедшую неделю или выполнил план. Если такое предусмотрено, то проводит награждение лучших менеджеров
рассказывает о новых акциях, новых задачах, новых решениях от руководства компании
подводятся итоги, распределяются задачи с фиксацией в протоколе планерки.

По итогам планерки все менеджеры получают на почту протокол с принятыми решениями и задачами.

Если с кем-то из менеджеров РОПу надо обсудить результаты работы (не выполнение плана), то такие разборы проводятся индивидуально после общего собрания.

Пример проведения планерки руководителей подразделений

Когда проводится совещание руководителей различных подразделений управляет процессом обычно генеральный директор или учредитель. Структура планерки следующая:

озвучивается повестка встречи и длительность проведения планерки
руководитель подводит итоги за отчетный период, успехи компании и результаты работы
обозначаются общие проблемы по выполнению показателей
руководитель каждого отдела или департамента получает возможность рассказать об успехах и проблемах своего направления
после выступления всех участников организатор планерки озвучивает план действий по устранению проблем и цели на следующий период. Ставятся задачи каждому департаменту и координируются совместные действия отделов

подводит итоги встречи, резюмирует поставленные задачи и назначает дату следующего собрания.

Пример проведения персональной встречи РОПа и менеджера по итогам работы за период (если не выполняется план продаж)

руководитель отдела озвучивает показатели сотрудника
уточняет причины невыполнения плана продаж и дает менеджеру высказаться
обозначают план действий на следующий период
разбирают с менеджером клиентов и прорабатывают план действий по каждому из них
при необходимости прослушивают записи звонков и встреч менеджера и проводят совместный анализ их результативности
намечают шаги по улучшению качества работы с клиентами
РОП резюмирует встречу, проговаривают поставленные задачи и назначают дату следующей персональной встречи.

Здесь важно:

при разборах записей РОП должен не критиковать менеджера, а давать возможность понять свои ошибки и самому их исправить

если достигнутые договоренности и поставленные задачи по итогам встречи менеджеры не соблюдает и не выполняет, то надо поднимать вопрос об увольнении сотрудника. Нельзя проводить более 2х индивидуальных встреч без дальнейшего результата.

Как проводить онлайн планерки

Бывают ситуации, когда сотрудники физически не могут находиться в одном помещении для проведения планерки. В таких случаях проводится онлайн планерка. ПО своим задачам и алгоритму проведения такая планерка ничем не отличается от стандартной. Однако к виртуально планерке надо немного по-другому готовиться:

выбрать и подключить у всех участников приложение для проведения онлайн встречи. Это могут быть Skype, Zoom или иной мессенджер.
необходимо обеспечить качественное интернет-соединение у всех участников. ИНтернет по Wi-Fi всегда хуже по качеству, чем соединение сотового оператора. Попросите участников подключиться по 4G или LTE.
если в процессе онлайн планерки качество соединения у участников плохое, нет звука или картинки, то лучше отложить мероприятие и дождаться устранения проблем со связью.
для онлайн планерки надо создавать более информативные презентационные материалы
регламентировать встречу и сократить время выступления каждого участника до полезного минимума. Иначе будет сложно держать всех участников в фокусе

Чек-лист эффективного проведения планерки:

задачи расставлены с четкими сроками выполнения
задачи назначены для выполнения конкретным исполнителям
сотрудники принимают активное участие в обсуждениях вопросов и задач
к следующей встречи все поставленные задачи выполнены
планерки укладываются в отведенный регламентов период времени
протокол планерки рассылается участникам через 30-50 минут после завершения встречи

Почему планерки часто неэффективные?

Причины неэффективности планерок в каждом конкретном случае разные, но в целом они следующие:

нет четкого регламента проведения планерки. Если участники не знают как долго им придется присутствовать на совещании, или того хуже, все прекрасно знают, что пятиминутка на весь день, то сотрудники настраиваются на неэффектинвный режим присутствия. Каждый начинает думать о своем или заниматься другими вопросами.
опоздания участников. Ваши сотрудники должны усвоить правило, что последним в зал проведения планерки заходите вы — руководитель. Если сотрудники начнут опаздывать, то весь тайминг собьется.
присутствие лишних людей. Не стоит приглашать на планерку участников, от которых не зависит выполнение обсуждаемых задач. Принцип «они все — команда и должны быть в курсе!» — это путь в длительные и бессмысленные заседания ни о чем. Приглашайте только тех, кто отвечает за результат.
планерка ради планерки. нет четкой тематики. Не стоит проводить совещания и планерки по привычке. Если вы не можете тезисно сформулировать 2-3 темы для планерки, то ее и не стоит проводить!
слишком большой перечень обсуждаемых вопросов. Так же не стоит проводить планерку более, чем по 3 вопросам. Тогда планерка превратится в эпизод кинофильма «Гараж».

Как сделать планерки более эффективными.

С опытом и практикой сотрудники привыкают к тому, что на планерках их ругают и отчитывают. Из-за этого снижается эффективность планерок.

Для того, чтобы планерки были эффективными попробуйте поменять риторику с негатива на позитив.

не начинайте с обсуждения проблем, начините с успехов
не штрафуйте, а награждайте и хвалите на общих собраниях
жестко пресекайте превышение тайминга каждым участником. Постепенно сотрудники научатся лаконично излагать свои мысли.
не обязательно проводить планерку в зале для совещаний. Хорошая практика проводить планерки на объектах или на выездных площадках. Например, застройщики в Турции и некоторых других станах проводят планерки за завтраком в кафе. Таким образом все знают, что планерка продлится не более, чем до десерта.
проводите планерки по мере необходимости, а не регулярно.
заканчивайте планерку позитивно и мотивируйте участников на энергичную плодотворную работу.

Всем продаж!

Certified Meeting Professional Exam Prep — Meeting Protocol

Станьте специалистом по организации встреч и мероприятий уже сегодня!

Наше онлайн-обучение и обучение в классе включает в себя учебные пособия, практические экзамены, а наши инструкторы делятся реальным опытом, чтобы помочь вам продвинуться по карьерной лестнице. Узнайте больше об отрасли и станьте сертифицированным специалистом по проведению конференций СЕГОДНЯ!

Начать

Готовы ли вы присоединиться к группе из более чем 11 000 специалистов по проведению совещаний по всему миру? Мы можем помочь вам полностью подготовиться, начиная с начала вашей карьеры и заканчивая обучением для получения звания сертифицированного специалиста по проведению совещаний!

CMP

^® Встреча Профессиональная подготовка к обучению

Мы расскажем вам о тонкостях отрасли и о том, что вам нужно знать для подготовки к экзамену, подчеркнув «важные вещи, которые нужно помнить»! Мы предлагаем 9 интерактивных лекций, более 50 примеров раздаточных материалов, более 500 практических вопросов, тематические исследования по бюджетированию и многое другое! Мы предоставим вам полный возврат средств в течение 20 дней, если вы не полностью удовлетворены!

Хотите узнать больше о процессе CMP или экзамене? Запишитесь на бесплатную индивидуальную сессию, чтобы узнать больше и составить план работы!

Посмотреть план курса (PDF) →

Зарегистрироваться пройти викторину Консультация СМР

Я настоятельно рекомендую этот курс всем, кто готовится к экзамену CMP. Это позволило мне лучше понять все предметные области и то, на чем мне нужно было сосредоточить свое время, что позволило мне сдать экзамен с первого раза
Марк О’Салливан, CMP — руководитель отдела мероприятий

Онлайн-курс дал мне прочную основу для подготовки к экзамену CMP. Практические вопросы были отличным показателем того, насколько я был готов к тесту, и помогли мне определить, на каких областях мне нужно сосредоточиться при изучении
Эмили Карпентер, CMP — менеджер мероприятий

Однодневный буткемп, который мы предложили нашим участникам, был очень хорошо принят! Содержание было очень применимым, а стиль преподавания позволял участникам взаимодействовать и учиться в комфортной и увлекательной обстановке. Мы очень рекомендуем этот курс.
Международная организация встреч профессионалов (MPI) Канзас-Сити

Учебный курс CMP оказался для меня чрезвычайно полезным ресурсом! Это помогло мне сосредоточиться на том, что и как изучать для экзамена CMP. Эд проделал фантастическую работу, объяснив, что ищет тест и как подходить к вопросам. 10/10 — ОЧЕНЬ рекомендую!
Маккензи Кассис, CMP, Global Event Marketing

Какой отличный курс, он охватывает все, что мне нужно знать, чтобы написать тест
Натали Чаралло, CMP — старший менеджер по конференциям и мероприятиям

Эта программа поможет всем, кто готовится к сдаче экзамена CMP!
Карл Майоне, CMP — Владелец

Благодаря этому курсу я очень хорошо подготовился к экзамену, сдав его с первого раза. Я не думаю, что смог бы сделать это без тебя!
Эрин Брэдли, CMP — специалист по маркетингу

Этот курс дал мне сжатую версию того, что ожидать от экзамена. Я прошел через все концепции и подготовил меня к сдаче экзамена в очень короткие сроки. Я настоятельно рекомендую профессионалам, стремящимся заработать свой CMP!
Элизабет Хейнс, CMP — менеджер по обслуживанию совещаний

Если вы сдаете экзамен CMP — ПРОЙДИТЕ ЭТОТ КУРС! Это позволило мне усвоить материал таким образом, который был связан с моей повседневной работой. Это помогло мне лучше понять материалы для передачи при первой попытке
Тейлор Эббейт, CMP — планировщик встреч

Информация и ресурсы CMP®

От начала или возобновления карьеры до утверждения для сдачи экзамена CMP® — мы можем помочь!

Стать специалистом по организации встреч и мероприятий может стать одним из лучших карьерных решений, которые вы можете принять. А получение сертификата позволит вам еще больше продемонстрировать, что у вас есть соответствующие знания, понимание терминологии и навыки, необходимые в быстро меняющемся мире встреч и мероприятий!

Посетите Совет индустрии мероприятий здесь , чтобы узнать все, что вам нужно знать, чтобы стать CMP®!

Meeting Professional CMP® Study Prep (25 CEs)

Обычная цена $399.00

Meeting Professional CMP® Study Prep ON-DEMAND (25 CE)

Обычная цена $299.00

Комплект подкастов и вебинаров (7 CE)

Обычная цена $75.00

Стать CMP! 1 час аудиосессии (1 CE)

Обычная цена $15.00

Переосмысление вашей спонсорской программы! 1 час вебинара (1 CE)

Обычная цена $15. 00

Эффективное управление блоком комнаты, 1 час подкаста (1 CE)

Обычная цена $15.00

Stuff Happens — издание Pandemic (1 CE)

Обычная цена $15.00

Совещания по устойчивому развитию (1 CE)

Обычная цена $15.00

Посмотреть все

21 марта 2023 г.

Оливия Демаринис, CMPSr. Менеджер по полевому маркетингу, Evolv Technology Как статус CMP помог вам? Превращение в полностью продуманный план мероприятий…

Читать далее

16 марта 2023 г.

В выпуске этого месяца (Spotify и YouTube) мы очень рады поговорить с Сарой Горлик, автором Lucky Boxcutter! Слушайте, чтобы услышать, как мы обсуждаем…

Читать далее

26 февраля 2023 г.

Карьерный рост, маркетинг событий, борьба с выгоранием и почему виртуальные мероприятия — это только верхушка айсберга нашего обсуждения в нашем …

Читать далее

Посмотреть все

Новости – Протокол встречи

Дора Фигейредо 21 марта 2023 г.

Дора Фигейредо 16 марта 2023 г.

Дора Фигейредо 26 февраля 2023 г.

Карьерный рост, событийный маркетинг, борьба с выгоранием и почему виртуальные мероприятия — это только верхушка айсберга нашего обсуждения в нашем …

Дора Фигейредо 21 февраля 2023 г.

Габриэлла Петерсон, руководитель проекта CMPResearch, RENCI Как статус CMP помог вам? Я получил сертификат CMP прямо перед тем, как перейти на…

Эдвард Байерс 24 января 2023 г.

Сохранение актуальности событий на грани рецессии Ни для кого не секрет, что нынешняя экономическая ситуация вызывает тревогу. Компании укладывают…

Опубликовано в Непрерывность бизнеса, сертифицированный профессиональный экзамен, цмп, данные, событие, Управление событиями, планировка события, эвентрои, планировщик встреч, встреча с профессионалом, показатели

Дора Фигейредо 13 января 2023 г.

Caryn Kocel CMP, CIS, CTA Независимый глобальный директор по туризму и менеджер программ Как статус CMP помог вам? Получение статуса CMP имеет все…

Дора Фигейредо 27 декабря 2022 г.

Как специалист по планированию мероприятий, вы неустанно работаете над организацией увлекательных и безупречных мероприятий. Последнее, что вы хотели бы, чтобы произошло, это…

Опубликовано в сертифицированный специалист по организации встреч, цмп, данные, событие, Управление событиями, программное обеспечение для управления событиями, планировка события, события, эвентрои, ивенттек, планировщик встреч, рои

Дора Фигейредо 15 декабря 2022 г.

Кейтлин Райан, CMP, менеджер по мероприятиям в HarbourVest Partners Как статус CMP помог вам? CMP вселил в меня уверенность и способность чувствовать…

Дора Фигейредо 27 ноября 2022 г.

Было бы преуменьшением сказать, что за последние несколько лет индустрия мероприятий зашла в тупик. Двигаясь в 2023 год, мир ак…

Опубликовано в сертифицированный специалист по организации встреч, сертифицированный профессиональный экзамен, цмп, данные, событие, Управление событиями, программное обеспечение для управления событиями, планировка события, события, ивенттек, метрики, Рой, Виртуальные мероприятия

Дора Фигейредо 17 ноября 2022 г.

Эрика Саммерс, директор по организации мероприятий, Erika Summers Events, Чикаго и Лос-Анджелес Как статус CMP помог вам? У меня была успешная карьера в корпоративной…

Дора Фигейредо 02 ноября 2022 г.

Сандра Дагович, продюсер мероприятий Bond Brand Loyalty Как статус CMP помог вам? Будучи CMP, мои разговоры вызывают доверие…

Опубликовано в цмп, планировщик встреч, встреча с профессионалом

Дора Фигейредо 24 октября 2022 г.

Женский волейбольный клуб «ДИНАМО-МЕТАР»