Примеры деловой переписки по электронной почте: Деловая переписка по электронной почте

Деловое письмо: как овладеть мастерством онлайн-общения для работы

Язык письма в интернете у мужчин и женщин кардинально отличается? Интернет прочно вошел в жизнь современного человека и гармонично дополнил все ее сферы. Но при этом жизнь онлайн порой диктует другие правила. Яркий тому пример – правила деловой переписки.

Сегодня люди в офисах совершают меньше деловых звонков, предпочитая им связь в мессенджерах. Последние предоставляют возможность с легкостью ответить на сообщение, получить нужную информацию, например, во время бизнес-встречи или конференции. Однако далеко не всем специалистам одинаково легко удается поддерживать коммуникацию в заданном интернетом режиме нон-стоп: быть всегда на связи и освоить язык делового общения – задача не из простых. К слову, мужчины и женщины справляются с ней по-разному.

В классической бумажной переписке исследователи не находят гендерных различий, так как в сравнении с электронной она более формальная. Но в том, как люди пишут сообщения в мессенджерах или в электронной почте, разница уже заметна.

По данным Forbes, после анализа 200 электронных писем, написанных в равных количествах мужчинами и женщинами, был выявлен ряд особенностей.

Обращение

Женщины в 80% случаев в начале письма обращаются к собеседнику по имени, мужчины – нет. При этом последние если и используют имя, то обязательно дописывают рядом слово «уважаемый». Эксперты считают, что в такой ситуации оптимально использовать тактику прекрасной половины: письмо, начинающееся только со слова «здравствуйте», получается обезличенным, и собеседнику кажется, что вы забыли его имя или держите дистанцию. Любопытно, но в последующих переписках женщины быстро «теряют» обращение, а вот у мужчин оно появляется примерно в третьем письме. Выходит, что представители сильного пола понимают: резкий переход на неформальное общение может сыграть злую шутку при общении с клиентом или заказчиком.

Так можно ли в деловой переписке использовать неполные имена? Если вы давно знакомы с человеком – конечно.

Также допускается опускать при обращении отчество, однако имя всегда должно быть полным.

Кратко и по существу

Мужчины часто грешат сложноподчиненными предложениями. Они пишут длинно, подробно и стремятся в одно письмо вместить всю необходимую информацию. Женщины же пишут короткими фразами. При этом в конце могут использовать постскриптум.

Между тем, читать длинные письма никто не любит – учитесь излагать свои мысли максимально лаконично. Также не стоит использовать специфическую терминологию, жаргонизмы и сленг.

Осторожно, комплимент!

Мужчины настороженно относятся к комплиментам, а вот женщины пытаются использовать их при первом удобном случае. В деловой переписке после встречи с клиентом женщина чаще всего напишет: «Здравствуйте! Благодарим за встречу, с Вами было приятно пообщаться!» Крайне мало мужчин готовы написать в ответ: «Здравствуйте! Мы тоже очень рады знакомству!» Сильный пол не любит подобного рода любезности, так как считает их явной манипуляцией.

Между тем, в бизнес-среде страны-соседки – России говорить комплименты не принято, так что подобные приятные сообщения могли бы даже сыграть на руку потенциальным партнерам. Главное – не переборщить.

Структура

Мужчины не любят уделять внимание оформлению писем: чаще всего они не подбирают шрифты или их размер, не выравнивают текст. А вот женщины более аккуратны: используют нумерацию, маркированные списки, выдерживают формат. Зрительно именно их письма легче воспринимаются. Зато у мужчин есть другое преимущество – использование подзаголовков. За счет хорошо продуманной структуры в их посланиях легче вычленить главное. Так что здесь представителям обоих полов стоит поучиться друг у друга.

Логика – наше все

В деловой переписке мужчин прослеживается четкая логика. А вот женщины чаще взывают к эмоциям и морально-этическим нормам поведения. Например, мужчина в попытке вразумить недобросовестного партнера напишет: «Мы подадим иск, и даже если проиграем дело, судебный процесс нанесет ущерб вашей репутации». В то же время дама отметит: «Все понимают, что так поступать некрасиво». Очевидно, что здесь позиция мужчины сильнее.

Относительно того, как в общем стоит вести деловую переписку в интернете, существует несколько универсальных рекомендаций:

• отвечать следует в течение 2-х часов после получения письма или сообщения;
• в переписке по электронной почте стоит использовать кнопку «ответить», чтобы человек мог просмотреть предыдущие письма и сразу вникнуть в беседу. Если же вы пишите на тему, по которой ранее не общались, стоит написать новое сообщение;
• отмечайте тему письма;
• используйте информативную подпись. В ней должны присутствовать имя, фамилия, должность в компании, а также варианты связи с вами;
• не высылайте прикрепленные файлы без комментариев;
• не используйте много восклицательных знаков и клавишу Caps Lock. Если нужно повысить голос, то делайте это лично.

Подготовила: Кристина СМОЛЬЯНОВА

Фото pixabay. com

 Источник: https://1prof.by/news/economy/delovoe_pismo_kak_ovladet_masterstvom_onlain-obshcheniya_dlya_raboty.html © 1prof.by

Как вести деловую переписку грамотно и корректно

«Доброго времени суток, коллеги! Прошу принять во внимание следующую информацию. Заранее спасибо!» — такое письмо испортит настроение получателя. Оно слишком формальное и пропитанное корпоративными штампами. Согласитесь, можно написать в более располагающем тоне: «Андрей, Марина, Руслан, у меня для вас новости…» 

Авторы бестселлера «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов и Людмила Сарычева, выпустили еще одну книгу — «Новые правила деловой переписки».

Они предлагают менять культуру делового письма и в центр каждого текста ставить человека и его интересы.

Мы выбрали 26 полезных советов из книги. 

 

 

1. Укажите тему

Без темы письмо затеряется и может быть непрочитанным. В хорошем письме из названия понятно, чего вы хотите от получателя. Дать задание: «до вторника проанализировать базу данных», прислать документы — «отчет по зарплатам за ноябрь», задать вопрос — «когда организуем общее собрание?», проинформировать — «встреча с клиентом завтра в 14:00».

 

 

2. В одном письме — одна тема

Не задавайте вопросы сразу по нескольким проектам: вам это удобно, а читателю придется переключаться между разными темами. Если накопилось много вопросов, пишите отдельными письмами.

 

 

3. Делите текст на абзацы

Так текст будет легче восприниматься. В первом абзаце изложите суть вопроса, а в остальных — детали, предысторию и тонкости. Напишите письмо так, чтобы получатель просмотрел его по диагонали и понял, о чем речь.

 

 

4. Долой небрежность

Людей раздражают тексты без заглавных букв, знаков препинания, с опечатками и сокращениями «спс» и «пжлст». От таких писем несет неуважением. Поэтому не пишите в спешке и обязательно перечитывайте текст перед отправкой. Это этикет деловой переписки.

 

 

5. Сразу давайте вспомогательные материалы

Прикрепляйте к письму дополнительные документы, а самое важное из них выносите в текст. Не заставляйте адресата искать информацию в корпоративных папках, рыться в архивах или скачивать с других сайтов. Чем больше работы вы проделаете за человека, тем легче и приятнее ему будет с вами сотрудничать.

 

 

6. В длинном письме акцентируйте внимание на главном

Поделите текст на разделы с подзаголовками, проиллюстрируйте сказанное ссылками и примерами, пронумеруйте темы и вопросы. Сделайте письмо упорядоченным, чтобы адресат не потерялся в бесконечном полотне текста.

 

 

7. Правильно ставьте ссылки

К каждому линку давайте подводку — объясняйте получателю, что там и в какой ситуации это нужно открывать. Длинные ссылки ставьте в отдельный абзац или сокращайте через специальные сервисы. Если ставите линк на текст, то обязательно на словосочетания, а не на отдельные слова «здесь», «тут», «по ссылке». 

 

 

8. Соблюдайте структуру

Когда человек получает письмо, он ожидает увидеть в нем имя отправителя, тему, приветствие, суть разговора, вопрос или призыв, подпись и контакты. Все это — структура письма. Если их ставить в произвольном порядке, получателю будет сложно найти нужную информацию. Таковы правила деловой переписки по электронной почте.

 

 

9. Представляйтесь коротко и по сути

В письме незнакомому человеку напишите о себе в начале текста — как вас зовут, чем вы занимаетесь и как ваш запрос связан с работой получателя. Так с первых строк будут понятны точки пересечения.

 

 

10. Внимательно с именем

Ошибки в имени — самые неприятные для читателя. Не путайте Ксению с Оксаной, а Марину с Марией. Называйте человека так, как он представился: Маргарет — это не Рита и не Марго, а именно Маргарет, Александра Александровича не стоит звать Сан Санычем.

 

 

11. Не называйте коллег уменьшительно-ласкательными именами

Особенно, если хотите сгладить впечатление от плохой новости. «Лешенька, текст хороший, но вот тебе список того, что нужно переделать», — такие обращения жутко раздражают собеседника.

 

 

12. Знакомьте новых людей в переписке

Если вам пишет клиент с просьбой решить его задачу, а это не в вашей компетенции, не стоит отвечать ему так: «Здравствуйте, это вопрос к руководителю отдела продаж. Она в копии». Это создает неудобную ситуацию для обеих сторон: клиент не знает, как обращаться к РОПу, руководитель не понимает, в чем дело. Представьте людей друг другу и коротко изложите проблему клиента в письме.

 

 

13. Не используйте слово «коллеги»

В корпоративной среде оно стало штампом, который означает пренебрежение и снятие ответственности. Если пишете письмо нескольким людям, лучше обратиться к ним по именам: «Миша, Света, Алина, отправляю вам отчет». Если адресатов больше трех, достаточно написать «Здравствуйте» или «Привет».

 

 

14. Не проводите планерки по почте

Особенно если собрание без конкретной темы, а с посылом «надо подумать». В переписке начнется хаос: люди будут отвечать, когда им удобно, затеряется важная информация. Если хотите что-то обсудить, лучше создать гугл-форму, где каждый напишет свое мнение.

 

 

15. Не пишите раздражающих штампов

В деловой переписке есть фразы, которые одним кажутся нормальными, а других бесят. «Доброго времени суток», «нижайше прошу», «я вас услышал», «просьба принять к сведению», «спасибо за внимание», «будьте так добры», «прошу рассмотреть возможность»  — эти слова используют, чтобы замаскировать раздражение. Избегайте их в своих письмах.    

 

 

 

16. Не выходите за рамки делового общения

Обычное пожелание хороших выходных и вопросы об отпуске в переписке — это вторжение на личную территорию собеседника. Не пишите коллегам о еде и алкоголе, если вы не планируете корпоратив.

 

 

17. Не делайте выводы за получателя

Не стоит угадывать, о чем человек думает, что чувствует, чего хочет и чего боится. Когда ставите задание подчиненному, вместо «Это не составит труда» напишите: «Если это трудно, дайте знать». Забудьте фразы в стиле «у вас это займет не больше часа».

 

 

18. Оценивайте работу, а не человека

 

Следите, чтобы оценка касалась только поведения или работы человека, а не его личности.

 

Не пишите: «Ваш журналист — дилетант». Объясните, что именно в его работе вам не понравилось.

 

 

19. Не манипулируйте

Хотите, чтобы подчиненный вышел на работу в свой выходной день, — прямо попросите его об этом, объяснив ситуацию. Не используйте в письме избитых фраз в стиле «мы же как семья, а семью не бросают».

 

 

20. Не пишите «заранее спасибо»

Эта фраза раздражает получателя. Кажется, что это слова вежливости, но на самом деле они говорят: «Я тебя уже поблагодарил, значит, ты обязан все сделать».

 

 

21. Критикуйте прямо

Высказывайте свои претензии коллегам без фраз типа «сразу видно, что вы писали это ночью».  

 

Говорите прямо, чем вы недовольны, без перехода на личности и подколки. Это честно и открыто.

 

 

 

 

22. Не «пинайте» собеседника

Если человек должен выполнить какое-то задание, не стоит ему постоянно об этом напоминать. Волнуетесь, что он не успеет к дедлайну? Так и напишите: «Привет, волнуюсь по поводу презентации на среду. Дай знать, если могу чем-то помочь». 

 

 

23. Признавайте проблемы

В случае нелепой ситуации с коллегами или клиентами не делайте вид, что все нормально. Напишите как есть: «Ребята, дурацкая ситуация произошла. Прошу прощения». И предложите план выхода из нее.

 

 

24. Не пишите на эмоциях

Под влиянием сильным чувств вы думаете, что сможете доходчиво объяснить причину своего гнева собеседнику. На самом деле, вы только усугубите ситуацию.

Когда эмоций слишком много, нужно взять паузу, собраться с мыслями и написать письмо позже.

 

 

25. Холодные письма — в спокойном тоне

Пишите, как незнакомому человеку. Не переходите на «ты» и не заигрывайте с адресатом, отбрасывайте любой креатив. Просто представьтесь и изложите свое предложение максимально коротко.

 

 

26. На вакансию откликайтесь по пунктам

В тексте вакансии обычно указывают требования к кандидату. Отвечайте в той же очередности. Не обманывайте, если чего-то не умеете, а делайте акцент на том, что быстро учитесь новому.

 

 

Приобрести книгу можно по ссылке.

Правила деловой переписки.

Собственное Дело, № 11, Июнь, 2009

Правила деловой переписки

 

Умение вести деловую переписку, в том числе и по электронной почте, превосходно работает на повышение вашего делового имиджа и, как следствие, помогает наладить деловые отношения с нужными бизнес-партнерами. Так говорят специалисты.

Что же, оттачиваем эпистолярное мастерство.

 

О правилах деловой переписки кратко

1. Ответ на письмо респондента желательно дать

в течение суток с момента получения письма. Если невозможно сразу дать ответ по существу вопроса, ответ дается следующий: «Письмо принято к рассмотрению. Ответ будет дан в течение трех дней».

2. Если письмо планируется отправить по почте,

то его лучше напечатать. Считается, что от руки допустимо писать только личные письма.

3. Недопустимы грамматические ошибки и опечатки, поэтому, перед тем как распечатать письмо или отправить e-mail, не забудьте включить программу проверки орфографии и пунктуации.

4. Письмо должно быть содержательным, т. е. ваш респондент должен из него получить всю необходимую информацию по обсуждаемому вопросу.

5. Деловое письмо должно умещаться на одной странице, а еще лучше на половине страницы. Очень длинное письмо рискует остаться недочитанным. Каждую новую мысль оформляйте в отдельный абзац. Таким образом, вашему респонденту будет легче понять суть письма.

А теперь подробно.

Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Обращение.

2. Преамбула.

3. Основной текст.

4. Заключение.

5. Подпись.

6. Постскриптум.

7. Приложения.

 

Обращение

Находится в шапке письма и содержит должность и Ф. И. О. адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в нашей стране принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой — просто по имени.

Если вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», если не знаете — «Уважаемый господин Смирнов».

Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.» — либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».

 

Пример:

Директору фирмы «Омега»

Смирнову В. В.

 

Уважаемый Виктор Владимирович!

или

Уважаемый господин Смирнов!

 

А вот обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие магазина или ресторана. Если же вы приглашаете на деловую презен-

тацию, то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

 

Преамбула

Преамбула составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая вас его написать. Прочтя преамбулу,

адресат должен понять суть письма.

 

Пример:

Пишу Вам с целью выразить свое неудовлетворение качеством продукции, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему.

 

Основной текст

Далее в 2 — 4-х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

 

Заключение

Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

 

Пример:

Уверен, что Вы разберетесь в данной ситуации и в ближайшем будущем наше сотрудничество будет взаимовыгодным.

 

Подпись

Письмо завершается подписью (должность + Ф. И. О.) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением».

Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т. п.

При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать ее расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

 

Пример:

С уважением, Генеральный директор рекламного агентства «Эльф» Кузнецов Г. Г.

 

Постскриптум

Постскриптум (P. S.) — приписка в конце письма после подписи —

довольно редко используется в деловой переписке. Он служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

 

Пример:

P. S. Руководитель нашего отдела по маркетингу будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на фирме завтра в 14:00.

 

Приложения

Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах — каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

 

Электронная переписка

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Ее преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. Но оказывается, что электронная переписка имеет свои нюансы, о которых мы сейчас все и узнаем.

Получение писем.

Проверяйте почту хотя бы 2 раза в день — с утра и после обеда, иначе может застопориться работа других людей и затянуться решение вопросов.

Если вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается.

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия».

Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят ваши действия по получению письма или действия получателя.

«Кому».

Если вы отправляете вопрос, вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если вы получатель, ответить должны именно вы. То есть письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.

«Копия».

Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо.

«Скрытая копия».

О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия», не узнает основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.

При ответах не забывайте о кнопке

«Ответить всем» — это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них. При этом всегда можно удалить нежелательных получателей или добавить других.

Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти респондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо, отправленное всем, вы рискуете не получить ответа ни от кого.

Поле «Тема».

Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки вроде «Вопрос», «Привет!» или пустые заголовки охарактеризуют вас или как новичка, или как абсолютного профана в ведении деловой переписки.

«Важность письма».

Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая» — это выделит письмо в папке «Входящие».

Личное письмо деловому респонденту или письмо со смешной и неделовой картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».

 

Написание ответа

1. Начните с приветствия, это вежливо.

2. Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка (русский/английский), но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо — неуважение к респонденту.

3. Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.

4. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.

Точность

— указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).

Конкретность

— из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.

Лаконичность.

Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трех страницах то, что можно было бы написать в трех предложениях. Лаконичный деловой текст — это не сухость, а экономия времени и точность мысли.

5. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мысли» сложно читать и можно пропустить основной вопрос письма.

6. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполный. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенные и точные ответы.

7. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если вы в каждом письме пишете слова неверно, это будет быстро заметно, что накладывает негативный отпечаток на ваш имидж делового партнера.

8. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав того, что вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли в тексте лаконично, точно, понятно, конкретно, нет ли грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия».

9. Цитируйте текст оригинального письма.

10. При полном цитировании (если вы отвечаете на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!

11. Если вы даете ответ по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.

 

Вложения

1. Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR: многие почтовые клиенты или серверы блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar), как в оболочку, и уже в таком виде вкладывайте.

2. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2 — 3 мегабайт. Если вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у респондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.

 

Заключение

Казалось бы, ведение деловой переписки — просто мелочи жизни по сравнению с триумфальным проведением крупной сделки или успешно разработанной рекламной кампанией фирмы. Но вот послушайте, что по поводу мелочей сказал В. О. Ключевский — выдающийся историк, ученик С. М. Соловьева, профессор Московского университета и непревзойденный лектор в одном лице: «Крупный успех состоит из множества предусмотренных и обдуманных мелочей». Так что давайте будем относиться к мелочам деловой переписки с должным вниманием и уважением.

 

Материал подготовила Александра Слюсаренко

Как вести деловую переписку по электронной почте – POPEL Agency

На самом деле, статей о том, как вести деловую переписку, — пруд пруди. Я не расскажу вам чего-то очень уж оригинального. Но сколько бы ни было статей на эту тему, а всё равно она остаётся злободневной, и всё равно нам приходится с прискорбной регулярностью получать письма, которые описанным рекомендациям никак не соответствуют.

Многие к электронной переписке относятся небрежно и строчат письма спустя рукава, не задумываясь и не пытаясь соблюсти даже отдаленное подобие этикета. А зря! По электронному письму можно сделать немало выводов о его авторе — насколько этот человек вежливый, грамотный, вдумчивый и, в конце концов, насколько он адекватный.

Ниже я напишу несколько простых советов, как вести деловую переписку.

1. Пишите осмысленные заголовки к письму

Осмысленные — это не в духе «Привет!» или «Как дела?». В теме письма должна отражаться главная мысль письма. Например, если речь пойдет о том, когда необходимо сдать визитки в печать, заголовком уместно указать «Сроки сдачи визиток в печать». Не ленитесь!

2. Не отправляйте письма без заголовка

Такие письма — это признак жуткой лени. Кроме того, любая почтовая программа и большая часть адекватных почтовых сервисов и сами будут пытаться подтолкнуть вас к тому, чтоб вы указали тему.

3. Не пишите в заголовке письма само письмо

Жутко раздражает, когда люди пишут письмо в самом заголовке. Не отправляйте писем в духе «Привет! Помнишь, мы вчера общались на тему шин? Так вот…».

4. Если тема общения изменилась — не продолжайте ветку Re:

«Re:» — сокращение от слова Reply, т.е., «ответ». Часто почтовые сервисы и почтовые программы вставляют этот префикс автоматически, когда вы отвечаете на письмо. Многие люди продолжают одну тему переписки бесконечно. В итоге, заголовки к их письмам выглядят как «Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Как дела?». Хотя в последнем письмо такой переписки очень может быть уже давно ведётся на совсем другую тему.

5. Начинайте письмо с приветствия!

Начинайте письма с приветствия! Можете писать «Привет!», можете писать «Здравствуйте!». Лучше не писать «Добрый день!» или «Доброе утро!» потому что вы не знаете, когда человек получит письмо. И конечно, не нужно писать «Доброе время суток!».

Ещё лучше, в это приветствие включать имя.

«Здравствуйте, Роман!».

Таким образом, вы продемонстрируете, что относитесь к вашему адресату с уважением. А уважение — это вообще очень полезная в деловой переписке штука.

6. НИКОГДА НЕ ПИШИТЕ ПИСЬМА ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ

На письме заглавные буквы воспринимаются как крик. Не верите? Вот вам пример письма:

«Привет! Когда вернешь удочки?» — это письмо написал нормальный здоровый человек.

Оно же:

«ПРИВЕТ! КОГДА ВЕРНЕШЬ УДОЧКИ?» — от такого письма бросает в дрожь. Вы понимаете, что если вы не вернете удочки, быть беде.

Есть и ещё один вариант, как не нужно писать письма.

«привет! когда вернешь удочки?» — от такого письма веет меланхолией…

Заглавные буквы в предложениях используют не просто так. Они улучшают читабельность. И, кроме того, это же правила русского языка!

7. Не пользуйтесь многоточиями

В деловой переписке лучше вообще никогда не пользоваться многоточиями. Многоточия — это недосказанность. И на мой вкус — меланхоличность.

«Привет… Я сегодня не приду…»

Когда читаешь такое письмо, невольно проскакивает ощущение, что его автор, возможно, уже никогда не придет.

8. Не пишите на подонковском языке

Не используйте в деловой переписке оборотов в духе «Прет!» (вместо «Привет!») или «Дароф!» (вместо «Здорово!»). Ну и всякие там «Збс» и «Пипец» тоже не стоит использовать.

9. Не пишите цветные буквы

Не нужно присылать письмо с раскрашенными буквами в тексте письма. Деловое письмо — это не тетрадка отличницы.

10. Когда же можно писать «Вы» с большой буквы?

Когда вы обращаетесь к человеку в письме на «Вы» — писать это слово с большой буквы можно! И знаете, даже нужно.

11. Подписывайте письма

В конце письма не ленитесь ставить подпись. В подписи обязательно указывайте имя и фамилию, а перед этим уместно сделать приписку «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Один мой коллега подписывает письма так: «Улыбаясь».

Но если не хотите оставлять пожеланий — не нужно. Это не догма. А вот имя и фамилию оставлять стоит.

12. Оставляйте дополнительные контактные данные

В конце письма, под подписью, оставляйте контактные данные! Как минимум телефон. А лучше — весь набор (скайп, сайт, телефон, ICQ).

Вот и всё! Казалось бы — ничего сложного. Никаких тут откровений нет. Но если вы будете вести деловую переписку с оглядкой на эти советы, уверен, в вашей жизни случатся скорые и разительные перемены к лучшему!

Пиши пропало. 10 правил этикета для переписки в 2021 году — Секрет фирмы

6. Оставьте правильную подпись в конце

В самом конце письма обязательно должна быть подпись, содержащая информацию о том, кто вы, и ваши контактные данные (включая ссылку на сайт вашей компании). Идеальная в данном случае подпись — короткая (4-5 строк вполне достаточно) и информативная.

Структура такая:

• Формула вежливости: «Спасибо», «Хорошего дня».
• ФИО автора письма.
• Должность и место работы.
• Электронный адрес и номер телефона.

Если вы проигнорируете этот пункт, письмо как минимум выйдет оборванным.

7. Правильно напомните о себе

Бывает, что письма остаются без ответа. В этом случае, согласно этикету, можно напомнить человеку об ответе три раза: за день до окончания обозначенного срока для ответа, на следующий день после окончания и через неделю. Далее рекомендуем позвонить, уточнить причину молчания. Если ответа также не будет, попробуйте просто дождаться ответа или решить вопрос другим способом.

Про напоминания есть два золотых правила:

• Не писать письмом ничего срочного. Считаем, что если написано письмо, то задача в нём смело подождёт 1-2 дня. Если нужен срочный ответ, то лучше позвонить. О звонке сначала предупреждаем в мессенджере.
• Если человек не отвечает, не стоит писать ему на следующий день «Пишу вам повторно» или упрекать «Я вам уже писал, а вы не ответили». Можно вежливо уточнить, не затерялось ли письмо и получил ли его адресат.

Важно. Если человеку отправили документ на согласование два дня назад, не стоит заставлять его искать это письмо. Лучше приложите этот файл снова, чтобы не доставлять человеку неудобства.

8. Отвечайте оперативно

Один-два дня — крайний срок. Телефонный звонок — это тоже ответ, тем более если переписка заходит в тупик и коллега или партнёр начинает неверно трактовать то, что вы написали: звонок поможет исправить ситуацию.

9. Контролируйте, кому вы отвечаете

​​Отвечая на электронные письма, спросите себя, нужно ли отправлять информацию всем участникам цепочки или вы можете выделить избранных, которым она понадобится.

Поверьте, люди будут счастливы, что вы избавили их от лишней информации. При необходимости вы всегда можете воспользоваться функцией BCC (скрытая копия).

10. Используйте автоматические ответы во время отпуска

Если вы планируете отправиться в путешествие и не сможете ответить на письмо в течение нескольких часов, обязательно установите автоматический ответ с альтернативным вариантом связи. Помните, что ваши электронные письма — это отражение вас самих.

В зависимости от культуры вашей компании или потенциальной аудитории, вы можете составить профессиональное сообщение или использовать забавный, творческий подход. Как правило, сообщения вне офиса относятся к следующим категориям: деловое или смешное.

Пример делового сообщения:

«Здравствуйте,

Спасибо за ваше письмо. К сожалению, меня не будет в офисе до 3 января 2022 года. Пожалуйста, направляйте все срочные сообщения руководителю проекта Пете Иванову по адресу [email protected]. Я ценю ваше терпение и постараюсь ответить на ваше письмо не позднее 10 января 2022 года.

Спасибо,

Катя Шпет»

Пример смешного сообщения:

Дизайнер из Лос-Анджелеса Пол Вудс, автор книги «Как прекрасно выполнять свою работу, не будучи при этом засранцем» (How to Do Great Work Without Being An Asshole), предлагает свой вариант автоматического ответа:

«Уважаемый автор письма,

Как вы уже знаете, я в отпуске. Тем не менее вы, судя по всему, вопиющим образом игнорировали многочисленные имейлы, разговоры с глазу на глаз и месседжи, в которых я на протяжении прошлой недели сообщал об этом. Поэтому ниже вы найдёте подробный перечень того, что я не собираюсь делать, пока не вернусь…»

«Мир и так слишком серьёзен — людям нужна определенная доля легкомыслия, часто им это даже нравится», — говорит Вудс.

Коллаж: «Секрет фирмы», pngwing.com, www.freepik.com, Pexels, Pexels License

примеров деловой электронной почты | Блэр английский

---

Официальное электронное письмо с запросом

Вы бы использовали этот тип электронной почты, когда вы пишете кому-то с просьбой о чем-то, а они не ждут этого письма.

Уважаемый мистер Митчелл,

Я пишу в связи с текущей ситуацией с проектом аэропорта Скиптон. У нас есть ряд вопросов, на которые, мы надеемся, вы сможете ответить.

Прежде всего, не могли бы вы сообщить нам, где вы находитесь в рамках проекта «Аэропорт Скиптон».Мы также были бы признательны, если бы вы могли прояснить текущие проблемы с системой доставки и подтвердить, когда вы ожидаете их решения.

Кроме того, в конце нашей последней встречи мы запросили копию последнего отчета об обновлении проекта. К сожалению, мы его до сих пор не получили. Мы были бы признательны, если бы вы перешли нам это.

Не могли бы вы также подтвердить, распространяется ли поддержка оборудования после установки 24 часа в сутки? А что собственно входит в поддержку? В частности, мы хотели бы получить подтверждение, включены ли в пакет стоимость деталей и работ? Нам нужна эта информация как можно скорее.

И, наконец, мы рассматриваем возможность продления периода послеустановочной поддержки со стороны вашей компании с 6 до 12 месяцев. Мы были бы очень благодарны, если бы вы предоставили нам расценки на это расширение.

Я был бы очень признателен, если бы Вы срочно разобрались с этими вопросами.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Ян МакАдам
Менеджер по развитию

Менее формальное электронное письмо с запросом

Это похоже на формальное электронное письмо с запросом (вы используете его, когда пишете кому-то, чтобы попросить у них что-то, а они не ждут этого электронного письма), но это используется, когда вы пишете коллеге по работе или кому-то, с кем у вас хорошие отношения .

Привет, Дэйв,

Надеюсь, что там все в порядке. У меня есть несколько вопросов о проекте аэропорта Скиптон.

Во-первых, не могли бы вы сообщить мне, где вы находитесь в проекте? Я также был бы признателен, если бы вы могли объяснить, каковы текущие проблемы с системой доставки? И подтвердите, когда вы ожидаете, что они будут решены.

Кроме того, в конце нашей последней встречи я попросил копию последнего отчета по проекту. Я до сих пор не получил ни одного.Вы можете переслать его мне?

Можете ли вы также подтвердить, покрывает ли послеустановочная поддержка оборудование 24 часа в сутки? А что собственно входит в поддержку? Особенно хотелось бы знать, включены ли в пакет стоимость запчастей и работ? Нам нужна эта информация как можно скорее.

И, наконец, мы думаем о том, чтобы продлить период послеустановочной поддержки со стороны вашей компании с 6 до 12 месяцев. Не могли бы вы дать нам расценки на это расширение?

Пожалуйста, вернитесь ко мне с информацией как можно скорее.

Спасибо,

Ян МакАдам
Менеджер по развитию

Официальное письмо с ответом / ответом

Вы бы использовали этот тип электронной почты, когда отвечаете на электронное письмо (или даже в телефонном разговоре или разговоре), когда кто-то вас что-то просил.

Уважаемый мистер МакАдам,

Ссылаясь на ваше последнее электронное письмо, касающееся текущей ситуации с проектом аэропорта Скиптон, я могу подтвердить следующее:

Мы успешно завершили этап 2 в понедельник и в настоящее время готовимся к запуску этапа 3.В целом проект идет хорошо. Мы не сталкивались с какими-либо проблемами с оборудованием, но все еще есть небольшие проблемы с системой доставки.

Как было указано на нашей последней встрече, проблема с системой доставки связана с программным обеспечением. Это очень распространенная проблема программного обеспечения, и нам просто нужно время, чтобы исправить код. Будьте уверены, что эта проблема изучается, и мы уверены, что она будет решена к концу месяца.

Примите мои извинения за то, что я не получил копию обновленного отчета по проекту ранее.В конце письма прилагается копия отчета.

Что касается вашего вопроса о пакете поддержки после установки, я могу подтвердить, что мы обеспечиваем как удаленную поддержку, так и поддержку на месте 24 часа в сутки, 365 дней в году. Сюда входят удаленный мониторинг, обслуживание каждые 3 месяца, посещение сервисного инженера, а также стоимость всех запчастей и рабочей силы.

С уважением, по вашему запросу о продлении периода поддержки после установки с 6 месяцев до 12 месяцев. Могу я предложить обсудить этот вопрос на следующей встрече по обновлению проекта?

Надеюсь, это ответит на ваши вопросы.

Если вам потребуется дополнительная помощь, не стесняйтесь обращаться ко мне по мобильному телефону 07340 7602133.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Дэвид Митчелл
Менеджер проекта

Менее формальное письмо с ответом / ответом

Это похоже на формальное электронное письмо с ответом (вы используете его, когда отвечаете на электронное письмо (где кто-то вас что-то просил), но это используется при письме коллеге по работе или кому-то, с кем у вас хорошие отношения.

Привет Ян,

Сейчас все идет хорошо. Мы немного заняты, но это хорошо.

В ответ на ваше электронное письмо о текущей ситуации с проектом аэропорта Скиптон, пожалуйста, найдите ответы на свои вопросы ниже:

В понедельник мы успешно завершили этап 2 и сейчас готовимся к запуску этапа 3. В целом проект идет хорошо. У нас не было проблем с оборудованием, но есть еще небольшие проблемы с системой доставки.Как было сказано на нашей последней встрече, проблема с системой доставки связана с программным обеспечением. Это очень распространенная проблема программного обеспечения, и нам просто нужно время, чтобы исправить код. Не волнуйтесь, мы изучаем этот вопрос и ожидаем, что он будет решен к концу месяца.

Прошу прощения, что вы не получили ранее копию обновленного отчета по проекту. Ниже я приложил копию отчета.

Чтобы ответить на ваш вопрос о пакете поддержки после установки, который мы предлагаем, я могу подтвердить, что он включает в себя как удаленную поддержку, так и поддержку на месте 24 часа в сутки, 365 дней в году.Сюда входят удаленный мониторинг, обслуживание каждые 3 месяца, посещение сервисного инженера, а также стоимость всех запчастей и рабочей силы.

Относительно предложения о продлении периода поддержки после установки с 6 месяцев до 12 месяцев. Думаю, нам следует обсудить эту тему на следующей встрече по обновлению проекта.

Надеюсь, это ответит на ваши вопросы.

Дай мне кольцо, если тебе еще что-нибудь понадобится.

С уважением,

Дэвид Митчелл
Менеджер проекта

электронных писем с плохими новостями

Первое электронное письмо носит формальный характер и используется, чтобы вежливо информировать кого-то о том, что произошло что-то плохое, влияющее на него.Второе электронное письмо менее формальное и используется для того, чтобы сообщить кому-то, что теперь вы не можете сделать то, что обещали.

Эл. Почта 1

Уважаемая миссис Райдер,

С сожалением сообщаю вам, что из-за ошибки в нашей компьютерной системе ваш счет кредитной карты был аннулирован. В результате вы не сможете использовать кредитную карту. Я приношу свои извинения от имени нашей компании за возникшую ситуацию.

К сожалению, из-за банковских правил мы не можем юридически изменить статус вашей учетной записи с отмененной на активную.Чтобы изменить статус на активный, вам придется повторно подать заявку на открытие счета кредитной карты. Как только вы это сделаете, мы как можно быстрее повторно выдадим вам новую карту.

Ниже вы найдете ссылку на веб-страницу для повторной подачи заявки:

www.bankcards.com/creditcard/appform.html

В качестве компенсации за любые проблемы, которые это вызвало, мы зачислим на ваш активный счет 35 фунтов стерлингов.

Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте (на jbeever @ bankcards.com) или по телефону (0242 7433123).

Приносим извинения за возможные неудобства.

С уважением,

Джеймс Бивер
Аналитик службы поддержки клиентов

Эл. Почта 2

Добрый день, Джон,

Боюсь, я не смогу помочь вам составить отчет для парка отдыха. Только что произошло нечто очень важное, и в течение следующих двух недель мне придется сосредоточить на нем все свое внимание.

Я понимаю, что уже поздно говорить вам, что я не могу вам помочь, и я могу только извиниться за это.

Вы думали о том, чтобы попросить Карен Тейлор помочь? У нее есть опыт написания подобных отчетов.

Еще раз извините за то, что не могу вам помочь.

С уважением,

Эмма

Электронное письмо с отзывами

Это электронное письмо используется для того, чтобы дать кому-нибудь (например, коллеге по работе) обратную связь по поводу того, на что они просили вас взглянуть.

Привет Саймон,

Надеюсь, у тебя все хорошо?

Как вы и просили, последние пару дней я использую ваше новое программное обеспечение для добавления информации о клиентах.В целом, я был очень впечатлен тем, насколько легко этому учиться. Через 5 минут после открытия я понял, что мне нужно делать. Я бы хотел, чтобы другие приложения были такими простыми в освоении.

Также мне нравится дизайн приложения. Выглядит современно и просто.

Есть несколько вещей, которые, я думаю, можно улучшить:

Я не уверен, что необходимо иметь столько полей для ввода информации. На заполнение формы для каждого нового клиента у меня уходило почти 10 минут. Не думаю, что необходимо знать, женат ли заказчик или какой он национальности.Чем дольше мы будем держать новых клиентов на связи при добавлении их личных данных в нашу базу данных, тем меньше вероятность, что они вернутся.

Вдобавок думали ли вы о том, чтобы некоторые поля ввода автоматически заполняли информацию? Вы можете использовать почтовый индекс для автоматического добавления названия улицы, города и страны для каждого покупателя. Ускорение заполнения формы.

Пару раз не мог разглядеть то, что написал. Для меня размер букв / шрифтов недостаточно велик.На вашем месте я бы подумал о том, чтобы увеличить буквы / шрифт.

Хотя я думаю, что опытным сотрудникам будет легко заполнить форму с информацией о клиентах в приложении, новым сотрудникам может быть сложно. Как вы знаете, новые сотрудники часто не знают, какую именно информацию брать от клиента, или заполняют поля неправильным типом информации. Можете ли вы придумать способ помочь новым сотрудникам правильно заполнить форму, чтобы им не приходилось спрашивать других сотрудников в колл-центре?

Как я уже сказал, в целом приложение очень хорошее.Я просто думаю, что с небольшими изменениями могло бы быть даже лучше.

Свяжитесь со мной, если вы хотите повторить то, что я предложил.

Береги себя,

Крис

Письмо с извинениями

Вы могли бы использовать этот официальный тип электронной почты, когда хотите извиниться за что-то, что вы или ваша компания сделали неправильно.

Уважаемый мистер Смит,

В дополнение к вашему электронному письму от 17 декабря 2009 г. относительно вашего заказа (исх.34ED12QP). Прежде всего, позвольте мне извиниться за то, что Питер Тейлор не ответил на ваше письмо. Могу подтвердить, что Питер всю неделю был в отпуске по болезни. И хотя это объясняет проблему, это не оправдывает ее.

Выясняется, что в его отделе было недопонимание, а человек, который должен был заниматься этим вопросом, этого не сделал. Я уже принял все необходимые меры, чтобы этого больше не повторилось в будущем. Спасибо, что обратили мое внимание на этот вопрос.

Что касается вопросов, связанных с вашим заказом, я взял их на себя лично. Прежде всего, позвольте мне извиниться за позднюю доставку. Мы должны были сообщить вам о задержке в то время.

По поводу поврежденных компонентов могу подтвердить следующее:

Это нормальная политика: мы не несем ответственности за проблемы с компонентами, если мы не получили уведомление в течение 7 рабочих дней с момента доставки. И в связи с тем, что вы не уведомили нас до истечения 15 рабочих дней с момента доставки, Отдел обслуживания клиентов выполнил процедуру.

Но поскольку мы рассматриваем вас как ценного клиента и работаем вместе более пяти лет, будьте уверены, что я решу этот вопрос в срочном порядке. Я уже говорил здесь с директором по производству, и он подтвердит завтра, когда мы сможем отправить вам заменяемые компоненты. О ситуации с компонентами я сообщу вам не позднее конца завтрашнего дня.

Не могли бы вы подтвердить, достаточно ли этого?

Я очень надеюсь, что эта ситуация не подорвала ваше доверие к работе с нами.

Еще раз приносим извинения за причиненные неудобства.

Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне по мобильному телефону 07995 348236.

С уважением,

Госпожа Салли Босвелл
Директор по продажам Rugger

Письмо с жалобой

Вы могли бы использовать этот официальный тип электронной почты, когда хотите пожаловаться кому-то (обычно в другой компании или отделе) на то, за что, по вашему мнению, они или их компания или отдел несут ответственность.

Уважаемая миссис Босуэлл,

Я хочу обратить ваше внимание на проблему, которая у нас возникла с недавним заказом от вас (исх. № 34ED12QP). Мало того, что доставка была на четыре дня позже согласованной, но и когда мы попытались использовать компоненты, мы обнаружили, что 40% из них были повреждены и в основном бесполезны.

Как обычно, я поговорил по этому поводу с вашим менеджером по обслуживанию клиентов Питером Тейлором. Я ожидал, что вы замените поврежденные компоненты, но этого не произошло.Когда я в последний раз разговаривал с Питером на прошлой неделе, он сообщил мне, что компоненты не были повреждены при доставке к нам, и что это была наша вина. Что еще хуже, он до сих пор не ответил на электронное письмо, которое я отправил ему в понедельник. Не очень профессиональное обслуживание клиентов.

Как вам известно, мы являемся клиентом вашей компании более 5 лет. В настоящий момент поврежденные компоненты серьезно влияют на наше производство. У нас есть заказы, которые мы не можем отправить из-за проблем с компонентами.

Хотя, я понимаю, что вы все очень заняты. Я считаю, что имею право получить объяснение, почему Питер Тейлор не ответил на мое электронное письмо и отказывается заменять компоненты.

Если проблема не будет решена в кратчайшие сроки, к сожалению, мы будем вынуждены принять дополнительные меры.

Я ожидаю от вас письма от вас не позднее 17:00, чтобы сообщить мне, как вы собираетесь решить эту проблему.

С уважением,

Крейг Смит
Директор по производству EGO

Электронное письмо с просьбой о помощи

Вы могли бы использовать этот менее формальный тип электронной почты, когда вам нужно попросить коллегу по работе или кого-то, кого вы хорошо знаете, помочь вам в чем-то.

Привет Саймон,

Надеюсь, у вас все хорошо и вы хорошо провели отпуск?

Мы ездили в Португалию два года назад. Это красивое место, и люди очень дружелюбные.

Мне было интересно, не могли бы вы сделать мне одолжение. Я пишу презентацию об «изменениях в современном маркетинге», чтобы выступить на международной конференции по маркетингу на следующей неделе. Я почти закончил и думаю, что это нормально. Но мне кажется, что слайды PowerPoint для презентации выглядят ужасно.

Я знаю, что вы очень хорошо умеете создавать слайды в PowerPoint (ваши слайды всегда выглядят очень профессионально). Не могли бы вы взглянуть на них?

Мне просто нужно, чтобы вы взглянули на них и подскажете, как я могу сделать их более профессиональными. Для презентации около 12 слайдов. Это займет не больше часа. Я был бы очень признателен, если бы вы мне помогли.

Я бы попросил Кевина из моей команды проверить их для меня, но он в отпуске до окончания конференции.

Это не проблема, если вы не можете, но не могли бы вы сообщить мне, как только сможете?

Извините, что просил вас об этом, но я бы не стал спрашивать, если это не важно.

С уважением,

Ян Флинн

Электронное письмо, чтобы не соглашаться с кем-либо

Вы могли бы использовать этот официальный тип электронной почты, если хотите категорически (но вежливо) не согласиться с тем, что человек сказал вам по электронной почте.

Добрый день, Питер,

Дополнение к вашему последнему письму о предлагаемых изменениях в дизайне веб-сайта компании.Могу подтвердить, что никакого решения еще не принято и не будет до следующего месяца.

Что касается вашего беспокойства по поводу чрезмерной стоимости нового дизайна сайта, боюсь, я не могу согласиться с вашим мнением. Я понимаю, почему вы считаете, что тратить 600 000 долларов — это чрезмерно. Могу вас заверить, что мы сделали все возможное, чтобы снизить общую стоимость проекта. Фактически, первоначальные предложения, которые мы получили по проекту, составляли около 750 000 долларов.

Принимая во внимание как размер веб-сайта, так и объем работ, связанных с редизайном и обновлением веб-сайта, на мой взгляд, 600 000 долларов — это очень хорошая цена.

Вы сами согласились, что нынешний дизайн сайта нашей компании выглядит устаревшим и им сложно пользоваться. Если мы не внесем изменения в дизайн в ближайшем будущем, мы не только потеряем больше потенциальных клиентов, но и нанесем ущерб имиджу нашего бренда на рынке.

Я с удовольствием отправлю вам копию плана проекта и сметной стоимости. Могу я предложить вам сначала взглянуть на них, и если у вас есть какие-либо предложения относительно дальнейшего снижения стоимости, я был бы рад их услышать.

Надеюсь, это решит ваши проблемы.

Если вы хотите продолжить обсуждение этого вопроса, не стесняйтесь обращаться ко мне по мобильному телефону 676 005 451.

С уважением,

Уильям Смит
ИТ-веб-менеджер

Электронное письмо для приглашения людей на встречу

Этот менее формальный адрес электронной почты используется для прямого приглашения коллег по работе, поставщика или клиента на встречу. Его можно легко приспособить для приглашения групп людей.

Привет Ян,

Мы проводим совещание по текущим проблемам с компьютерными системами, и я был бы признателен, если бы вы пришли.Наличие там кого-то вроде вас из юридического отдела важно из-за проблем, с которыми мы столкнулись с потерей данных клиентов.

Встреча состоится в следующий четверг в 14:00 в зале заседаний 3 в здании Corley Building в Лидсе.

Если есть что-то, что вы хотели бы обсудить на собрании, пришлите мне это по электронной почте, и я включу это в повестку дня собрания.

Сообщите мне как можно скорее, если сможете присутствовать.

С уважением,

Дэвид Митчелл
Менеджер ИТ-проектов

Электронное письмо для приглашения людей на мероприятие

Этот официальный адрес электронной почты используется для приглашения клиентов (или потенциальных клиентов) или поставщиков на мероприятия (например,грамм. конференцию и т. д.), организованную вашей компанией.

Уважаемый мистер Смит,

Меня зовут Сью Дженкинс, и я пишу от имени Reef Technologies plc.

Мы рады объявить, что спонсируем серию презентаций о будущем возобновляемой энергии. Презентации будут проводиться всемирно известными экспертами в данной области (например, доктором Джошем Бартлеттом из Массачусетского технологического института и г-жой Дженнифер Вудс из Clean Future Inc.) и будут рассмотрены будущие достижения в технологии возобновляемых источников энергии.

В связи с тем, что ваша компания ранее работала с Reef Technologies plc, мы хотели бы пригласить вас на это мероприятие. Мероприятие пройдет в конференц-центре Randalls в Лидсе с 15 до 20 часов 12 апреля 2017 года. Если вам нужен маршрут к месту проведения, сообщите мне.

Если вы хотите принять участие, пожалуйста, подтвердите свое присутствие, ответив на это электронное письмо до 18 марта 2017 года.

Если у вас есть какие-либо вопросы о мероприятии, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте (на sjenkins @ reeftech.com) или с мобильного / сотового (на 07867 7433123).

Жду вашего ответа.

С уважением,

Сью Дженкинс
Менеджер по связям с общественностью
Reef Technologies plc

Письма о том, что вы не можете присутствовать на собрании

Три официальных и менее официальных электронных письма, которые можно отправить, чтобы сообщить, что вы не можете присутствовать на встрече.

Эл. Почта 1

Уважаемый мистер Смит,

Спасибо за приглашение на обзорную встречу 12 июля.К сожалению, из-за предыдущего обязательства, которое я не могу изменить, я не смогу присутствовать на собрании.

Если вам нужно связаться со мной, пожалуйста, сделайте это по моему мобильному телефону 6
1899.

Приносим извинения за возможные неудобства.

С уважением,

T Berridge

Эл. Почта 2

Привет, Джон,

Надеюсь, у вас все хорошо?

Боюсь, что не смогу прийти на завтрашнюю встречу.Только что произошло что-то очень важное, и завтра я буду очень занят.

Прошу прощения за короткое время, но я узнал об этом только сегодня утром.

Есть ли шанс перенести встречу на пятницу?

Дайте мне знать, если вас это устраивает.

С уважением

Воля

Эл. Почта 3

Дорогая мисс Гарленд,

Что касается предстоящей обзорной встречи в четверг, 13 ноября, я боюсь, что по личным причинам я не смогу приехать.

Вы не возражаете, если мы перенесем встречу на следующую неделю? Если это уместно, какой день будет для вас удобным?

Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне по мобильному телефону 1
1892.

Приносим извинения за возможные неудобства.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

D Mitchell

Электронные письма, чтобы убедить кого-то пойти на встречу, которую они сказали, что не могут пойти на

Эти три менее формальных письма можно использовать, чтобы убедить кого-то посетить собрание после того, как он сказал, что не может пойти.

Эл. Почта 1

Привет, Джефф,

Спасибо, что ответили мне о встрече.

Я понимаю, что вы сейчас очень заняты. Как я сказал в отправленном вам приглашении, на встрече мы будем рассматривать проблемы, которые у нас возникли в связи с потерей данных клиентов. Если честно, мы еще не знаем в полной мере. Возможно, мы потеряли данные 1000 или 500000 клиентов. Кроме того, есть некоторые признаки того, что его могли украсть.

Как вы понимаете, независимо от причины, это будет иметь серьезные последствия для компании. Поэтому нужно быть полностью готовыми к любым неожиданностям. Вот почему мы посчитали, что ваше присутствие необходимо.

Если бы вы могли пересмотреть свое участие в собрании, мы все были бы признательны.

С уважением,

Сью Дженкинс

Эл. Почта 2

Привет Дэн,

Спасибо, что ответили мне о встрече.

Жалко, что ты не можешь присутствовать на собрании в четверг.Вы будете единственным приглашенным человеком, который не будет присутствовать (директор по обслуживанию клиентов также попросил присутствовать).

Это была бы прекрасная возможность собрать вместе все соответствующие области, чтобы увидеть, как мы можем быстро решить эту проблему и ограничить последствия.

Очень вероятно, что нам придется организовать еще одну встречу, когда вы сможете быть на связи. Я обсудю это с участниками встречи и дам вам знать, что они думают.

С уважением,

Сью Дженкинс

Эл. Почта 3

Привет Салли,

Спасибо, что сообщили мне, что вы не можете присутствовать на собрании в пятницу днем.

Я разговаривал с другими участниками (Пол Дэниэлс, Кейт Ричардс и т. Д.), И мы все согласились, что мы можем перенести встречу на время и дату, которые больше подходят для вашего расписания.

Сообщите, пожалуйста, время и дату, которые больше подходят для вашего расписания.

С уважением,

Сью Дженкинс

писем с благодарностью

Три разных письма, которые можно отправить, чтобы поблагодарить людей за что-то. Первый — клиенту / поставщику, второй — всей компании или отделу / команде, а последний — коллеге по работе.

Эл. Почта 1

Уважаемый господин Троттер,

Я хотел бы воспользоваться этой возможностью, чтобы поблагодарить вас за то, что вы показали себя и моего коллегу на вашей фабрике в понедельник. Это был очень познавательный и продуктивный визит как для меня, так и для моего коллеги. Я очень ценю, что вы нашли время в своем плотном рабочем графике, чтобы показать нам все и встретиться с нами.

Было очень приятно встретиться с вами и вашими сотрудниками. Все они относились к нам с величайшей добротой и уважением на протяжении всего нашего визита.Если бы вы могли передать нашу благодарность своим сотрудникам, мы были бы очень признательны.

Еще раз спасибо за визит.

С уважением,

Эрик Баннер
Управляющий счет
Merlin Components plc

Эл. Почта 2

Дорогие все,

Хочу сообщить вам, что наша компания выиграла контракт на поставку копировальных машин американскому правительству на следующие 3 года.

Я хотел бы поблагодарить всех вас за ту тяжелую работу, которую вы проделали за последние четыре месяца.Выигрыш этого контракта является признанием как всей вашей тяжелой работы, так и приверженности, которую вы приложили на протяжении многих лет, чтобы сделать нашу компанию великой. Без тебя это было бы невозможно.

Спасибо,

Рон Лоу
Генеральный директор
Runners Ink inc.

Эл. Почта 3

Привет, Питер,

Спасибо, что прислали мне копию отчета. Это действительно ценится.

С уважением,

Салли

Электронное письмо с предложением

Вы можете использовать этот тип электронной почты, когда хотите порекомендовать кому-то (обычно вашему руководителю) что-то купить или изменить там, где вы работаете.Обычно это используется только тогда, когда вещь, которая будет куплена или изменена, будет стоить больших денег или потребует много ресурсов.

Привет Салли,

В дополнение к нашему вчерашнему разговору о курсе обучения продажам для моих сотрудников, пожалуйста, найдите ниже предложение, которое я хотел бы, чтобы вы рассмотрели:

Как вам известно, теперь ожидается, что весь персонал отдела обслуживания клиентов будет продвигать продукты и услуги нашей компании, разговаривая с существующими клиентами по телефону.С начала этого года эффективность работы отдела частично зависит от количества произведенных продаж.

Как вы сами сказали, результаты с тех пор, как мы начали продвигать, были неутешительными. Мы не достигли ни одной цели по продажам, установленной для колл-центра. Что бы мы ни делали для улучшения продаж (увеличение комиссионных за продажу, наказание сотрудников, которые не пытаются продвигать и т. Д.), Они не увеличились.

Проведя тщательное расследование проблемы, отслеживая входящие звонки клиентов в колл-центр и проводя собеседования с персоналом, я создал отчет (копия которого прилагается в нижней части электронного письма).В этом отчете указано, что проблема связана с персоналом.

Это показывает, что дело не в том, что сотрудники не хотят продавать и продвигать продукты или услуги, а в том, что они не знают, как это делать. У немногих есть предыдущий опыт продажи каких-либо продуктов или услуг. Они не понимают, как убедить / убедить людей купить или определить, какие продукты или услуги были бы наиболее полезными или интересными для человека, с которым они разговаривают. Что бы мы ни делали, пока они не научатся этому, конверсия продаж будет оставаться низкой.

Вот почему я предлагаю провести учебный курс по продажам, чтобы обучить основным навыкам продаж персонал службы поддержки клиентов в колл-центре. Обратившись к нескольким различным компаниям, я нашел учебный курс, который больше всего подходит для наших нужд. Им управляет APC Sales Training. У них не только одна из лучших репутаций в отрасли (они используются Barclays, HSBC, ING и т. Д.), Но и одна из моих бывших коллег использовала их в отделе обслуживания клиентов, которым она руководит, и сказала, что конверсия продаж больше чем вдвое в результате.

Я уже связался с APC Sales Training, и они разработали трехдневный курс обучения продажам, специально разработанный для наших нужд (предлагаемый план курса прилагается в нижней части электронного письма).

Стоимость трехдневного курса, который они предлагают, составляет 1200 фунтов стерлингов на участника. Это включает в себя все материалы, еду и напитки, а также аренду комнаты.

Я понимаю, что деньги — это проблема. И признаю, что трехдневный курс обучения стоит недешево. Вот почему я предлагаю изначально ограничить количество сотрудников, которые проходят курс, четырьмя помощниками по обслуживанию клиентов.Затем мы можем отслеживать их эффективность, когда они вернутся, чтобы увидеть, привел ли курс к значительному улучшению конверсии их продаж. Если это произойдет, мы можем поговорить о привлечении остальных помощников по обслуживанию клиентов в колл-центре на курс.

Я действительно верю, что это предложение — самый эффективный и самый быстрый способ улучшить наши продажи. Если мы не обучим персонал тому, как продавать, шансы на достижение плановых показателей продаж для колл-центра будут крайне низкими.

Буду признателен за ваше мнение об этом предложении.

Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте или по телефону (07930 522356).

С уважением,

Питер Смит

Письма об отклонении делового предложения

Первое электронное письмо является официальным и используется, чтобы сообщить компании, что вы не заинтересованы в ее предложении. Второй также является формальным, но он используется, чтобы сообщить компании, что они не выиграли контракт, на который они сделали заявку.

Эл. Почта 1

Уважаемый мистер Боксолл,

Благодарим Вас за запрос о поставке нашей компании нового копировального оборудования.

К сожалению, в настоящее время мы не нуждаемся в замене существующих копировальных аппаратов. Недавно мы заключили новый двухлетний контракт с нашим существующим поставщиком копировальных аппаратов.

Приглашаем вас снова связаться с нами, когда наш текущий контракт будет продлен.

С уважением,

Джефф Томпсон
Офис-менеджер

Эл. Почта 2

Уважаемая миссис Робинсон,

Спасибо, что подали заявку на изменение дизайна нашего веб-сайта.После тщательного рассмотрения всех предложений, которые мы получили по контракту, с сожалением сообщаю вам, что в данном случае ваша заявка была отклонена. Мы решили предложить контракт одному из участников торгов.

Несмотря на то, что ваше предложение было очень профессиональным и хорошо продуманным, мы чувствовали, что дизайн недостаточно ориентирован на каналы социальных сетей, которые использует наша компания, и что его использование было немного сложным и запутанным.

Мы будем более чем рады рассмотреть вас по поводу любых проектов веб-разработки или редизайна, которые у нас будут в будущем.

Если вам нужны дополнительные отзывы, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте [email protected] или по телефону 01535 6547196.

С уважением,

Дэвид Митчелл
Менеджер проекта

Как написать профессиональную электронную почту

Электронная почта — одна из наиболее широко используемых форм общения как на рабочем месте, так и за его пределами. Из-за ее скорости и эффективности вы, вероятно, будете использовать электронную почту в той или иной мере, независимо от вашей должности или отрасли.Вы можете писать профессиональные электронные письма по разным причинам. Например, вам может потребоваться подвести итоги важной встречи, обменяться информацией, передать важную информацию или отправить рекомендательное письмо.

Хорошо составленное электронное письмо предоставляет получателю дружеское, ясное, краткое и действенное сообщение. Чтобы научиться писать электронное письмо, отвечающее всем этим критериям, нужно потренироваться.

Примите во внимание следующие советы и передовые методы, которые помогут вам писать эффективные профессиональные электронные письма: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, вычитайте свою электронную почту, соблюдайте правила этикета и не забывайте следить за ней.

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты

1. Строка темы
2. Приветствие
3. Тело
4. Закрытие
5. Подпись

Рекомендации: Определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, исправьте свое письмо, используйте правильность этикет и не забывайте следить.

Связано: Как завершить электронное письмо

Шесть шагов для написания профессиональных писем

Если вы не знаете, как начать электронное письмо, эти пять шагов помогут вам составить профессиональное сообщение:

1 .Определите свою цель

Прежде чем писать электронное письмо, спросите себя, что вы хотите, чтобы получатель сделал после того, как он его прочитает. После того, как вы определили цель своего электронного письма, вы можете убедиться, что все, что вы включаете в свое сообщение, поддерживает это действие. Например, если вы хотите, чтобы получатель просмотрел прикрепленный вами отчет, сообщите им, что это за отчет, почему он вам нужен, какой вид обратной связи вам нужен и когда вам нужно выполнить задачу.

2. Учитывайте свою аудиторию

При составлении сообщения электронной почты убедитесь, что ваш тон соответствует вашей аудитории.Например, если вы пишете электронное письмо руководителю компании, с которым никогда не встречались, старайтесь, чтобы это письмо было безупречным и не содержало шуток или неформальных разговоров. С другой стороны, если вы пишете электронное письмо коллеге, с которым у вас хорошие отношения, вы можете использовать менее формальный и более дружелюбный подход.

3. Будьте краткими

У вашей аудитории может быть мало времени, чтобы прочитать ваше письмо, поэтому сделайте его как можно более кратким, не упуская ключевой информации. Старайтесь не затрагивать слишком много тем одновременно, так как это может сделать ваше сообщение длинным, сложным для чтения и сложным для принятия мер.При редактировании электронной почты удалите всю информацию, не имеющую отношения к теме, которую вы рассматриваете. Используйте короткие простые предложения, удаляя слова-вставки и лишнюю информацию. Это сделает вашу заметку короче и удобнее для чтения.

4. Корректируйте свой адрес электронной почты

Письмо без ошибок демонстрирует усердие и профессионализм. Прежде чем отправить электронное письмо, найдите время, чтобы проверить орфографические, грамматические или синтаксические ошибки. Кроме того, еще раз проверьте, вложили ли вы все вложения, на которые вы могли ссылаться в своем сообщении.Если это важное электронное письмо для критически важных заинтересованных сторон, вы можете попросить своего непосредственного руководителя или доверенного коллегу прочитать его перед отправкой.

Связано: 27 советов по корректуре, которые улучшат ваше резюме

5. Соблюдайте этикет

Включите вежливое приветствие и завершение, чтобы оно звучало дружелюбно и вежливо. Кроме того, будьте внимательны к получателю и его времени. Например, если это не чрезвычайная ситуация, не пишите контактному лицу с просьбой о чем-то в нерабочее время или пока он в отпуске.

6. Не забывайте следить за новостями

Большинство людей получают несколько писем в день, поэтому они могут пропустить или забыть ответить на ваше сообщение. Если получатель не ответил в течение двух рабочих дней, подумайте о том, чтобы написать ответное письмо по электронной почте.

Связано: 20 способов создания электронного письма

Формат и структура официального электронного письма

При форматировании электронного письма следует учитывать пять элементов. Вот разбивка каждого:

1.Строка темы

Это короткая фраза, в которой кратко излагается причина вашего сообщения или цель вашего общения. При отправке профессионального электронного письма важно указывать тему письма, чтобы ваша аудитория точно знала, чего ожидать, и могла легко найти сообщение, если это необходимо. Например:

«Продолжение: презентация продукта»

2. Приветствие

Это первая строка вашего электронного письма, которая обычно служит приветствием.Например:

«Привет, мистер Самсон»,

3. Тело

Здесь, как и в теле письма, вы поделитесь своим сообщением полностью. Например:

«Спасибо, что посетили презентацию нового продукта сегодня днем. Я приложил видеофайл с полной записью, чтобы вы могли поделиться им со своей командой. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут какие-либо вопросы».

4. Закрытие

Это последняя строка вашего электронного письма перед вашей подписью, она должна завершать ваше сообщение.Здесь вы также можете повторить любые запросы, сделанные вами в теле сообщения. Например:

«Я с нетерпением жду встречи с вами в среду. Спасибо еще раз!»

5. Подпись

Подпись — это место, где вы идентифицируете себя по имени, должности и любой другой информации, имеющей отношение к вашему общению. Большинство почтовых программ позволяют установить фиксированную подпись, которая автоматически добавляется в конец каждого отправляемого вами электронного письма.

«С уважением,
Джиллиан Джонс
Старший инженер-программист
ABC Company, Inc.»

Связано: Руководство по написанию делового электронного письма

Примеры профессиональных писем

Вот три примера профессиональных писем:

1. Электронное письмо новому контакту

Тема письма: UX Возможность заключения контракта на исследование

Привет, Амаль,

Я надеюсь, что это сообщение вас хорошо заинтересует.Я обращаюсь к вам сегодня, потому что я управляю проектом по редизайну приложения здесь, в компании ABC, и ищу квалифицированного подрядчика по UX-исследованиям, который поможет проанализировать несколько наборов данных юзабилити-тестирования.

Это трехмесячный проект, начинающийся 1 февраля, и, по нашим оценкам, он займет примерно 15 часов в неделю. Все работы могут быть выполнены удаленно, но вы можете воспользоваться нашим рабочим пространством.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы в этом проекте, и мы можем выделить время для дальнейшего обсуждения деталей.С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,
Алан Гото
Директор по взаимодействию с пользователем
ABC Company, Inc.

Связано: 11 основных правил этикета электронной почты, которым необходимо следовать для профессионального общения

2. Электронная почта на адрес группа

Тема: Маркетинговая встреча отменена

Hi team,

Встреча по маркетинговой стратегии, запланированная на сегодня днем, была отменена.

Прошу прощения за позднее уведомление, но я знаю, что каждый будет рад вернуться в свое время, чтобы получить дополнительное время. Мы снова соберемся в обычное время в следующую среду.

Спасибо,

Гретхен Ван Бюрен
Старший менеджер по маркетингу

Связано: Руководство: Электронные сообщения об отсутствии на работе (с примерами)

3. Электронная почта для последующих действий

Subject Line: Re: Доступность для вводной встречи

Привет, Элизабет,

Я просто хотел проверить дату вашей встречи с господином.Аль-Джамиль. Просто дайте мне знать, что лучше для вашего графика — 5 или 6 июня.

Спасибо!

Адам Мур
Исполнительный помощник
123 Компания

Если вы впервые попадаете на работу или просто хотите улучшить свои навыки электронного общения, научиться писать профессиональное электронное письмо — это очень важно. критический навык. Используя приведенные выше советы и примеры, которые помогут вам в работе с электронной почтой, вы сможете быстро составлять эффективные сообщения.

Связанные: Как писать профессиональные электронные письма (с шаблонами)

Написание деловых писем на английском — легко

Сколько деловых писем вы пишете за день?

Много? Если да, то вы не одиноки.

Электронная почта чрезвычайно важна в деловом мире.

92% людей, участвовавших в исследовании 2013 года, считали электронную почту ценным инструментом для работы с другими людьми.

Но 64% ​​людей также обнаружили, что электронная почта может вызвать случайное замешательство или гнев на рабочем месте.

Ой! Как сделать так, чтобы ваши электронные письма не поняли неправильно?

Может быть, что еще более важно, как сделать так, чтобы ваши электронные письма были прочитаны?

Верно. Я сказал: «Прочтите».

В наши дни простое нажатие «отправить» не означает, что ваше письмо будет прочитано сразу.

Чтобы вас заметили, нужно знать, как привлечь внимание людей.

Чтобы использовать электронную почту для хорошего общения, вам нужно писать хорошие электронные письма.

К счастью, написать хорошее электронное письмо несложно. Это может быть даже намного проще, чем вы думаете.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Загрузить)

Правила написания хорошего электронного письма

«Это было потрясающее письмо».

Кто бы не хотел это слышать? Что ж, можно! Все, что вам нужно сделать, это следовать этим простым правилам.

Правило №1: Будьте ясны

У вас уже есть знания, чтобы начать писать четкие электронные письма сегодня.Все, что для этого нужно, — это использовать следующее:

• Короткие предложения
• Простой язык
• Правильная грамматика

Правило № 2: Сделайте это кратко

Сколько стоит отправить два письма вместо одного? Ничего такого.

Итак, зачем писать о нескольких темах в одном письме? Делайте электронные письма краткими, сосредотачиваясь только на одной теме.

Объясните основную причину написания первого абзаца. Будьте конкретны в том, чего вы хотите.

Кара Блэкберн, преподаватель школы менеджмента MIT Sloan, так сказала о письме электронной почты: «Начните с того, что спросите себя, что вы хотите, чтобы человек сделал в результате этого письма.”

Просто задайте этот вопрос, чтобы сосредоточить внимание на электронной почте.

Правило № 3: пишите сильную тему сообщения

Восемьдесят.

Примерно столько электронных писем получают деловые люди в день, по данным Radicati Group.

Представьте, что ваше письмо находится в длинном списке других писем.

Вы даже не представляете себе этого. Просто посмотрите на свой почтовый ящик.

Почему вы хотите открыть электронное письмо? Может быть, имя человека, отправившего его. Но если вы похожи на большинство людей, вы откроете электронное письмо с четкой темой.

Ваша тема похожа на заголовок в газете. Тема письма должна привлекать внимание и заставлять кого-то читать ваше письмо.

Вы можете писать сильные заголовки, используя подход «4 U’s» , который преподают тренеры American Writers & Artists.

Четыре единицы написания заголовков:

• Уникальный
• Срочно
• Полезный
• Ультра-специфичный (очень специфичный)

Строки темы вашего электронного письма обязательно должны быть полезными и сверхспецифичными .

Применяйте два других U только тогда, когда это имеет смысл.

Например, если вы попытаетесь сделать каждое отправляемое вами электронное письмо срочным, то ни одно из них не будет действительно срочным. Кроме того, из-за того, что слишком уникален, ваша электронная почта может выглядеть как спам. Ой! Мы не хотим, чтобы это произошло.

Правило № 4: Будьте вежливы

Вы бы использовали восклицательные знаки и заглавные буквы в официальном письме? Я так не думаю. Но некоторые люди думают, что в электронных письмах можно быть излишне эмоциональным.Это не.

Успокойся. Читателям слишком много восклицательных знаков покажется криком. То же самое и со словами, написанными заглавными буквами.

Держите электронную почту вежливой и формальной. Помните, что ваши электронные письма могут быть адресованы не только тому человеку, которому вы их отправляете. Кто-то может нажать «вперед».

Правило № 5: Создайте правильный тон

Хорошее электронное письмо должно быть четким и кратким, но не кратким (грубо кратким). Используйте длину предложения, пунктуацию и вежливый язык, чтобы создать правильный тон.

Вам также необходимо использовать правильный язык для каждой части электронного письма.

Деловая электронная почта похожа на письма. У них есть формат. Сюда входят:

• Приветствие (слово или фраза, например «Джентльмены», «Уважаемый господин», «Уважаемая госпожа» или «Кого это может касаться», которое используется в начале письма)
• Вступительное предложение
• Окончание
• Закрытие

Язык, который вы используете в каждой части, добавляет ясности и тональности письма.

Приветствие:

Приветствие, которое вы выбираете, меняется в зависимости от вашей аудитории.Это помогает задать тон вашей электронной почты. Вы бы использовали «Привет» в приветствии в официальном электронном письме ? Точно нет. Вместо этого вы должны начать с «Уважаемый» и имени человека, которому вы пишете.
Например:

• «Уважаемый сэр или мадам» (если вы не знаете имя человека, читающего электронное письмо)
• «Уважаемый мистер Смит»
• «Дорогой Джим» (более неформально)

Сохраните «Привет», «Привет», и «Привет», , если вы хотите создать неформальный тон.

Что вы пишете, когда ваше электронное письмо отправляется группе людей? Вот некоторые общие приветствия для групп:

• «Дорогие все» (более формально)
• «Привет всем» (более неформально)

Вступительное слово:

Начальное предложение — ключ к написанию ясного электронного письма. Хорошее вступительное предложение расскажет читателю, о чем идет речь.

Например, если вы пишете для уточнения чего-либо, вы можете начать с любого из этих слов:

• «Я просто пишу…»
• «Просто (быстрая) заметка…»
• «Просто короткое примечание для продолжения… »

Какие еще слова вы можете использовать, чтобы написать хорошее вступительное предложение? Попробуйте это, а затем укажите причину написания:

• «Я (просто) пишу…»
• «Просто (быстрое) сообщение…»
• «Просто короткое электронное письмо…»

In бизнес, люди, как правило, пишут электронные письма на:

• Уточню что-то
• Подтвердите что-то
• Последующие действия
• Сообщите кому-нибудь о чем-то
• Ответьте на вопрос
• Задайте вопрос
• Поблагодарите кого-нибудь за что-то
• Обновить кто-то

Скорее всего, причина для вашего письма — одно из вышеперечисленных.

Прикрепленные файлы:

Если вы прикрепили файл к своему электронному письму, обязательно сообщите человеку, которому вы пишете, что вы прикрепили его. Чем конкретнее вы будете, тем лучше. Конкретность добавляет ясности электронному письму. Вот пример:

«Я отправляю вам расписание на эту неделю в виде приложения».

Вы также можете начать свое предложение с:

• «Я прикрепил…»
• «Пожалуйста, найдите прикрепленный…»
• «Я прикрепляю…»

Окончание:

При завершении письма спросите себя, что вы хотите от читателя.

Если вы хотите, чтобы они ответили вам, напишите:

• «Я с нетерпением жду вашего ответа». (формально)
• «Жду ответа». (менее формально)
• «Жду вашего ответа». (формально)
• «Надеюсь на скорое известие». (неофициально)

Если вы хотите, чтобы они связались с вами, если им понадобится дополнительная информация, вы можете написать:

• «Не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам понадобится помощь». (формально)
• «Дайте мне знать, если вам что-нибудь понадобится.(Неофициально)

Если вы не хотите, чтобы они что-либо делали:

• «Спасибо за вашу помощь».
• «Хорошего дня / выходных».

Закрытие:

Как и ваше приветствие, ваше завершение будет зависеть от того, насколько хорошо вы знаете читателя. Обычные закрытия включают:

• «С уважением» (формальное)
• «С уважением / наилучшими / теплыми пожеланиями» (менее формальное)

Вы могли получать электронные письма с закрытием, например:

• «Всего наилучшего»
• «Лучшее»
• «До встречи (скоро)»
• «Береги себя»
• «Пока (пока)»

Эти закрытия помогают установить более тесные отношения, когда вы уже знаете своего читателя.

Ниже вы найдете руководство, которое включает некоторые конкретные языки, на которых можно писать электронные письма. Дополнительные идеи можно найти в видео «Написание делового электронного письма» на сайте FluentU .

Это отличный ресурс для поиска конкретных тем, таких как написание электронных писем, и изучения того, как о них говорят носители английского языка.

Вы найдете сотни видео в разделе «Бизнес» английской библиотеки FluentU, и мы постоянно добавляем новые.

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте… вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя с лучшей стороны на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как именно это сделать, с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.

Языковое руководство для конкретных тем электронной почты

Деловые электронные письма имеют тенденцию касаться одной из двух тем:

• Предоставление информации
• Запрос информации

В рамках этих двух тем возникают более конкретные ситуации, которые могут возникнуть и снова.Вот несколько советов и примеров языков, которые вы можете использовать в некоторых из наиболее распространенных ситуаций.

1. Ответ на запрос

Если вы пишете, чтобы ответить на запрос (запрос информации), вам нужно использовать первое предложение, чтобы ваш читатель знал, что вы делаете.
Вы также захотите создать доброжелательность (дружеские и добрые чувства) к этому человеку, который может быть вашим клиентом или покупателем. В этом вам помогут следующие предложения:

• «Спасибо за проявленный интерес.»
• « Спасибо за выбор… »

В этой ситуации вы, вероятно, собираетесь отправить какой-либо тип вложения для предоставления информации. Вы можете использовать этот язык для отправки вложений и после этого набрать:

• «Мы надеемся, что вас это удовлетворит».
• «Мы надеемся, что вы довольны / удовлетворены этим».

Вот пример того, как вы могли бы ответить на запрос о стоимости установки окон в доме:

«Я пишу, чтобы ответить на ваш запрос о стоимости установки окон в вашем доме (начальное предложение).Пожалуйста, найдите наш прайс-лист в приложении (прикрепленный файл). Не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам понадобится помощь. Благодарим вас за интерес к Acme Enterprises (создание доброй воли / дружеский финал) ».

2. Информирование кого-то о чем-то

Хотя то, о чем вы хотите сообщить читателю, изменится с электронной почты на электронную почту, определенные ключевые фразы могут помочь вам четко донести ваше сообщение.
Вот несколько начальных фраз, которые вы можете использовать:

• «Я хочу сообщить вам о…»
• «Я пишу, чтобы рассказать вам о…»
• «Просто примечание, чтобы сказать…»
• «Просто чтобы сообщить вам…»

В зависимости от ваших отношений с читателем вы можете проявить немного больше творчества.Если у вас более неформальные отношения и вы хорошо знаете друг друга, вы можете попробовать использовать такие фразы:

• «Вот подробности о…»
• «К вашему сведению: это для того, чтобы вы знали…» ( FYI означает « F или Y наша информация I »)

В конце письма вы можете добавить:

«Надеюсь, это поможет».

Вы также можете предложить предоставить дополнительную информацию, если это необходимо:

• «Сообщите мне / нам, если вам еще что-нибудь понадобится.
• «Дайте мне знать, если я могу вам чем-то помочь».

3. Подтверждение договоренностей

Письмо для подтверждения договоренностей? Сообщите своим читателям об этом в первом предложении:

• «Я хочу подтвердить…»
• «Просто пишу для подтверждения…»

Или вы можете задать более неформальный тон, написав:

«Вторник хорош для меня». (Особенно, если они уже предложили вторник.)

Хороший способ закончить — написать:

«С нетерпением жду встречи / встречи…»

4.Изменение договоренностей

О нет! Вы договорились, и теперь вам нужно их изменить. Как вежливо сообщить об этом кому-нибудь?
Любое из этих предложений и фраз должно работать:

• «Извините, но я не могу сделать / сделать вторник…»
• «Это сделано для того, чтобы вы знали, что мне пришлось отложить / отложить…»
• «Я пишу, чтобы отменить / отменить…»
• «Боюсь, я не могу составить / организовать среду. А как насчет пятницы?

Не нужно вдаваться в подробности, почему вам нужно изменить договоренности.Смысл вашего электронного письма — просто изменить договоренности. Сделайте это ясно и кратко.

5. Ответ на предыдущее электронное письмо

Когда вы обращаетесь по электронной почте к незнакомому человеку, а он отвечает ему, вежливо следует поблагодарить его за потраченное время. Вот как вы можете это сделать:

«Спасибо / Спасибо за ваше письмо…»

Если кто-то отправил вам электронное письмо, а вы ответили, вы можете использовать одну из этих фраз в начале:

• «В ответ на вашу электронную почту, вот… »
• « Re: ваша электронная почта, я… ​​»

Что еще может быть в вашем ответе? Что ж, возможно, вам придется отправлять вложения.Если да, то вы найдете предложение «Вы найдете ___ прикрепленным», ценным.
Однако бывают случаи, когда у вас может не быть всей необходимой информации. Затем вам, возможно, придется пообещать ответить отправителю, написав:

«Я свяжусь с вами как можно скорее». ( ASAP означает « A s S oon A s P возможно»)

6. Хорошие новости

Кто не хочет слышать хорошие новости? Сразу же задайте тон своему электронному письму, сообщив читателю, что вы пишете хорошие новости.Слова «доволен», «доволен» и «доволен», работают хорошо. Включите их в такие предложения:

• «Я / Мы рады сообщить вам…»
• «Я рад сообщить вам…»
• «Вы будете счастливы / рады услышать это…»

7. Сообщение плохих новостей

Определенные слова позволяют людям узнать, что плохие новости приходят. Я говорю о таких словах, как «сожалею», «извините», «боюсь», и «к сожалению».

К сожалению (вы видите, я только что использовал один), вам время от времени придется сообщать плохие новости о проблемах бизнеса.Вот несколько открытий предложений, которые вы можете написать, чтобы сообщить плохие новости как можно лучше:

• «Мы с сожалением сообщаем / сообщаем вам…»
• «Мне очень жаль, но…»
• «Боюсь, что…»
• «К сожалению…»

8. Жалоба

Жалоба может быть жесткой. Но легче добиться желаемого, если вы будете жаловаться так, чтобы не обидеть читателя. Чтобы сделать это в электронном письме, позвоните на номер и не будьте слишком эмоциональны.

Следующие фразы могут помочь вам начать работу:

• «Я пишу, чтобы пожаловаться (на…)»
• «Я был разочарован, когда нашел / услышал…»
• «Боюсь, что…»
• «К сожалению…»

9. Запросы

Как вы можете попросить кого-нибудь предоставить вам информацию? Начните с вежливой речи, чтобы попросить то, что вы хотите.

• «Я заинтересован в получении / выяснении…»
• «Я хотел бы получить…»
• «Я был бы признателен, если бы…»
• «Не могли бы / вы, пожалуйста, пришлите мне…?»

Вы уверены, что человек, которому вы пишете, может вам помочь? Не волнуйтесь, если нет.Просто спросите, написав:

• «Не могли бы вы (помочь)…?»
• «Вы можете помочь?»

Если вам нужен быстрый ответ, не думайте, что человек, которому вы пишете, понимает это. Сообщите им об этом, написав:

«Буду признателен за ответ как можно скорее».

10. Запрос действия

Бывают случаи, когда вы хотите, чтобы кто-то что-то сделал для вас. Вот полезные фразы, которые вы можете использовать для отправки запроса:

• «Не могли бы вы прислать мне ___ до пятницы, пожалуйста?»
• «Пожалуйста, свяжитесь с нами.
• «Держи меня в курсе».

Обратите внимание, что слово «пожалуйста» может помешать вашему запросу звучать как приказ.

Общие сокращения, используемые в электронных письмах

Вы когда-нибудь видели «ASAP», , «BTW», или «FYI», в электронных письмах? Наверное, да. Это аббревиатуры, то есть они состоят из первых букв фраз или слов. Часто они состоят из первых букв слов в определенной фразе. Мы уже рассмотрели пару из них, но вот краткий обзор:

• ASAP : A s S oon A s P возможно
• BTW : B y T he W ay
• FYI : F или Y наша информация I

Окончательный контрольный список для электронной почты

Вы следовали правилам и использовали руководство по языку.А теперь пора проверить, хорошее ли вы написали электронное письмо. Используйте этот список, чтобы проверить, прежде чем отправлять его:

• Объясняет ли ваша тема письма, что в письме?
• Ваше письмо начинается с приветствия?
• Вы объяснили, почему пишете в первом предложении?
• Вы писали короткие абзацы, которые разнесены друг на друга и легко читаются?
• Вы упомянули свои вложения?
• Четко ли сформулированы какие-либо запросы?
• Ваше письмо заканчивается простым закрытием?

Вы на все ответили «да»?

Тогда поздравляю!

Вы написали хорошее электронное письмо.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Загрузить)

И еще кое-что …

Если вам нравится изучать английский язык с помощью фильмов и онлайн-СМИ, вам также стоит зайти на FluentU. FluentU позволяет учить английский по популярным ток-шоу, запоминающимся музыкальным видеоклипам и забавным рекламным роликам, как вы можете видеть здесь:

Если вы хотите его посмотреть, значит, в приложении FluentU он есть.

Приложение и веб-сайт FluentU позволяют очень легко смотреть видео на английском языке. Есть интерактивные подписи. Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

FluentU позволяет изучать увлекательный контент со всемирно известными знаменитостями.

Например, если вы нажмете на слово «поиск», вы увидите следующее:

FluentU позволяет вам нажать, чтобы найти любое слово.

Выучите весь словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.

FluentU поможет вам быстро учиться с помощью полезных вопросов и множества примеров. Учить больше.

Лучшая часть? FluentU запоминает словарный запас, который вы изучаете. Он рекомендует вам примеры и видео на основе уже выученных вами слов. У вас будет действительно индивидуальный опыт.

Начните использовать FluentU на веб-сайте со своего компьютера или планшета или, что еще лучше, загрузите приложение FluentU из iTunes или из магазина Google Play.

---

Трейси Боуэнс — сертифицированный инструктор TEFL и приглашенный профессор Университета ДеВри в Орландо, Флорида.Она имеет степень магистра делового администрирования в Школе бизнеса Fuqua Университета Дьюка. Из ее компьютера ежедневно отправляются непрерывные электронные письма.

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вы полюбите FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Лучшие примеры электронного этикета для профессионального общения

Электронная почта является важной частью повседневной деятельности большинства компаний, поэтому составление хорошо написанных, продуманных и точных электронных писем способствует эффективному общению.Сотрудники должны соблюдать соответствующий этикет по электронной почте при профессиональном общении с коллегами, клиентами или другими заинтересованными сторонами. В этой статье мы объясняем, что такое электронный этикет, и приводим список примеров и советов.

Связанный: 8 Рекомендации по этикету деловой электронной почты

Что такое этикет электронной почты?

Этикет электронной почты — это использование соответствующего языка, условностей и формальностей в электронном письме. Деловые электронные письма обычно требуют формального языка и строгого соблюдения грамматики и орфографии.Соответствующий этикет в электронной почте показывает получателю письма, что вы заботитесь о своих отношениях с ним, цените свой профессионализм и представляете компанию, в которой хорошо работаете.

Связано: 11 главных правил этикета электронной почты, которым необходимо следовать при профессиональном общении

Примеры этикета электронной почты

Просмотрите этот список примеров отличного этикета электронной почты, чтобы узнать, как структурировать свою собственную профессиональную электронную почту:

• Поддерживать профессиональный тон.
• Используйте четкую строку темы.
• Используйте знаки препинания.
• Практикуйте правильную грамматику.
• Включите приветствие.
• Заключить подписью.
• Проверьте имя получателя.
• Используйте регистр предложений.
• Добавьте допустимые шрифты.
• Включить гиперссылки.
• Обратите внимание на вложения.
• Используйте ответ об отсутствии на рабочем месте.
• Объяснись.
• Держите информацию общедоступной.
• Вычитайте свое сообщение.

Поддерживайте профессиональный тон

Деловая электронная почта должна иметь профессиональный тон, в котором используется ясный, подходящий язык, а не сокращения и разговорные выражения. Следующий образец демонстрирует профессиональный тон:

Уважаемая мисс Морган,

Готовы ли вы встретиться в среду в 14:00, чтобы обсудить ваш план выплат? Пожалуйста, ответьте при первой возможности. Я ценю ваше время и с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время.

С уважением,

Tom Brown

Используйте четкую строку темы

Тема письма информирует получателя о том, что он может ожидать в теле письма. Это может помочь им отсортировать свои электронные письма или начать поиск информации для ответа, прежде чем читать сообщение полностью. Сделайте строки темы электронной почты ясными и понятными, например, следующие примеры:

• Тема: Marketing Analytics за март 2020
• Тема: Повестка дня завтрашней встречи
• Тема: Обновленная информация о пакете преимуществ

Использование пунктуация

Пунктуация значительно упрощает чтение электронной почты.Используйте запятые, точки, вопросительные знаки, апострофы и кавычки, чтобы создавать полные предложения и отдельные идеи. С осторожностью используйте восклицательные знаки, как показано в следующем примере:

Доброе утро, мистер Коутс,

Это дружеское напоминание о том, что у вас назначена встреча с нашим техническим специалистом Пэтом завтра в 15:00. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужно изменить расписание.

С уважением,

Brynn Marks

Практикуйте правильную грамматику

Использование правильных слов и орфографии показывает, что вы заботитесь о своем письме и хорошо представляете компанию.Найдите время, чтобы проверить точность написания, прежде чем отправлять электронное письмо. Обратите внимание на слова, которые обычно пишут с ошибками, и убедитесь, что вы используете правильную форму омофонов, например «там», «их» и «они». В следующем примере показано использование правильной грамматики:

Добрый день, Джон,

Клиенты здесь и ждут в конференц-зале, когда вы будете готовы. Спасибо!

Best,

Andy

Включите приветствие

Обращайтесь к получателю вашего электронного письма с соответствующим приветствием.Используйте официальное приветствие с их именем, если он коллега или сотрудник, или его фамилией, если он руководитель или клиент, например, следующие примеры:

• Дорогая Мэри,
• Доброе утро , Г-жа Арнольд,
• Добрый день, мистер Харпер,

Заключите подписью

Включите закрытие с вашим именем и профессиональной деловой подписью. Обычно блок подписи включает ваше имя, должность, адрес электронной почты и прямой номер телефона.В приведенном ниже примере показано, как может выглядеть профессиональная подпись:

С уважением,
Гэри Хоффман
Прямые продажи
[email protected]
555-555-5555 доб. 123

Best,
Коллин Стюарт
Эрготерапевт
[email protected]
555-555-5555

Проверьте имя получателя6 9 Убедитесь, что вы написали 9000 по буквам

назовите правильно.Дважды проверьте орфографию и любые почетные знаки, например, доктор, профессор или капитан, используя следующие примеры для руководства:

• Уважаемый подполковник Мохан,
• Доброе утро, мисс Больё
• Добрый день , Professor Whalen,

Используйте регистр предложений

Люди часто используют все буквы в нижнем регистре при использовании платформ быстрого общения, таких как текстовые сообщения и обмен мгновенными сообщениями. Тем не менее, в электронных письмах следует использовать регистр предложений для тела письма, то есть вы должны использовать первую букву каждого нового предложения и все собственные существительные с заглавной буквы.См. Следующий образец для правильного использования падежа предложения:

Добрый день, Энн,

Наша встреча с Эми и Джоном переместилась из Латтес и Латкес в Мокас и Маффинс сегодня днем. Я встречусь с вами в холле в 14:00, чтобы пройтись вместе. Спасибо!

Best,

Katie

Включите допустимые шрифты

Используйте стандартный, легко читаемый шрифт для своих писем, например Ariel или Times New Roman.Установите размер шрифта от 11 до 14.

Включите гиперссылки

Включение ресурсов в виде ссылок на соответствующие веб-сайты — полезная практика. Вместо того, чтобы копировать и вставлять полную ссылку в тело письма, сделайте гиперссылку URL-адреса на описательный фрагмент текста. Используйте следующий образец в качестве руководства:

Доброе утро, Джон,

Вот статья «20 лучших практик этикета электронной почты на рабочем месте», о которой я вам рассказывал вчера.Я думаю, это поможет всей вашей команде улучшить свой почтовый этикет.

Best,

Jane

Обратите внимание на любые вложения

Явно укажите, прикрепили ли вы какие-либо документы или файлы, чтобы получатель их видел. Если они большие, обратите внимание на их размер, чтобы получатель мог загрузить документы, и удалите электронное письмо из своего почтового ящика, чтобы оно оставалось чистым для других входящих писем. Обратите внимание на следующий пример:

Ниже я приложил результаты аудита социальных сетей за октябрь.Обратите внимание, что это большие файлы, поэтому вы можете их скачать.

Используйте ответ об отсутствии на работе

Если вас не будет на работе, настройте автоматический ответ об отсутствии на рабочем месте («ООО»). Таким образом, коллеги или клиенты, пытающиеся связаться с вами, будут знать, что вы в отпуске. Укажите даты вашего отсутствия на работе, дату вашего возвращения на работу и контактные данные людей, которым срочно нужна помощь. В качестве примера используйте следующее:

Здравствуйте,

Меня нет на работе с понедельника 3 сентября по пятницу 7 сентября.Я вернусь в офис в понедельник, 10 сентября. Если вам понадобится помощь до моего возвращения, свяжитесь с Тиффани Дюбуа по [email protected] или 555-555-5555 доб. 123 за помощью. Спасибо!

С уважением,

Джек Боулер

Объясни себя

При упоминании встречи или разговора будьте ясны и сообщайте подробности, чтобы получатель был уверен в обсуждаемом событии. Ясность и конкретность вашего электронного письма улучшат общение, как показано в следующем примере:

Доброе утро, Арни,

Я слежу за нашей встречей по поводу моего PTO.Вчера утром мы обсуждали мой отпуск в конце апреля. Вы знаете, одобрила ли команда PTO? Я ценю вашу помощь!

Best,

Alex

Держите информацию общедоступной

Информация и детали, содержащиеся в деловых электронных письмах, должны быть общедоступными. Лучше вести деликатные или конфиденциальные разговоры лично, а не по электронной почте, чтобы избежать случайной пересылки или публикации информации.Используйте следующий образец в качестве руководства:

Доброе утро, мисс Прайс,

Я буду рад обсудить это с вами. Сможете ли вы прийти завтра в офис около полудня? Я с нетерпением жду встречи с вами!

С уважением,

Итан Госс

Вычитайте свое сообщение

Вычитка очень важна. Опечатки и неправильное употребление слов случаются со всеми время от времени, но, быстро перечитав письмо, вы сможете обнаружить явные ошибки и улучшить свою профессиональную репутацию.

Оригинал: Доброе утро, мистер Джонс,

Увидимся в 14:00. как обсуждалось. Где мы должны встретиться?

Бест,
Гарри

После корректуры: Доброе утро, мистер Джонс,

Увидимся в 14:00. как обсуждалось. Где мы должны встретиться?

Best,
Harry

Как начать бизнес-письмо (шаги, примеры, советы)

Невероятно важно, как вы начинаете рассылать деловую электронную почту.

Ваша тема , приветствие и начальная строка должна быть только правильно. В противном случае получатель может решить проигнорировать ваше сообщение или перестать читать после первого предложения.

Но не волнуйтесь.

В этой статье я объясню, как создать деловую электронную почту и как отформатировать ее начало. Затем я приведу шесть примеров и шаблонов, которые вы можете использовать. Я также расскажу о пяти вещах, которые вы должны проверить перед отправкой делового письма.

Наконец, я выделю лучший способ рассылки деловых писем нескольким получателям.

В этой статье содержится:

(Щелкните ссылки, чтобы перейти к определенным разделам)

Давайте начнем.

Как начать свой бизнес Электронная почта

Есть три основных элемента, которые вы должны включать в начало каждого делового электронного письма.

Это:

Вы должны обратить внимание на то, как вы создаете эти элементы, чтобы ваши электронные письма были успешными.

Чтобы помочь вам, я расскажу, как написать каждый элемент, включая примеры того, какие из них использовать, а каких избегать.

A. Тема сообщения

Около 47% получателей электронной почты открывают письмо только на основе темы. В конце концов, тема вашего делового электронного письма — это первое, что видит ваша аудитория.

Что это значит для вас?
Тема письма должна быть идеальной.

Давайте рассмотрим несколько строк темы, которые можно использовать, а также несколько, от которых следует избегать.

5 строк темы для использования в деловой электронной почте

Вот пять строк темы , которые могут увеличить вероятность открытия вашего электронного письма:

1. Заинтересованы в [Ваше предложение], [Имя получателя]?

Тема, в которой ваше предложение упоминается рядом с именем получателя, скорее всего, будет эффективной.

Почему?
Эта строка темы позволяет быстро ознакомиться с тем, что вы можете предложить, чтобы получателю было легче понять, насколько выгодна ваша электронная почта.Кроме того, персонализированные темы письма повышают открываемость электронной почты на 50%.

2. Пять минут для быстрого звонка, [имя получателя]?

Эта строка темы работает, потому что она напрямую обращается к получателю и сразу переходит к сути.

Ваш читатель оценит, что вы персонализировали электронное письмо, упомянув его имя, и что вы достаточно уважаете его время, чтобы не ходить вокруг да около.

3. [взаимный контакт] сказал, что мы должны соединиться

Еще одна хорошая стратегия при написании темы письма — упоминание обо всех контактах.

Упоминание о взаимной связи может заинтересовать получателя и установить некоторый уровень доверия.

4. [Отрасль получателя] имеет реальную проблему — вот решение!

Тема письма, персонализированная в зависимости от отрасли, получателя, скорее всего, вызовет отклик.

Такая тема работает, потому что обещает решение, подходящее для отрасли получателя. В результате получатель заинтригован и у него появится больше стимулов открыть ваше письмо.

5. 5 дней до [нишевой] конференции

Эта тема напоминает получателю, что мероприятие, которое вы организуете, не за горами.

Более того, это создает ощущение срочности, подталкивая получателя открыть ваше электронное письмо — строки темы, передающие срочность, на 22% чаще открываются.

Теперь, когда вы увидели, что несколько строк темы работают, я расскажу о некоторых, которые вам не следует использовать.

3 темы, которых следует избегать в деловой переписке

Вот , три строки темы , которых следует избегать в деловых сообщениях электронной почты:

1.Одноразовое бесплатное предложение по электронной почте

Эта комбинация фраз — одна из худших, которые вы могли бы использовать в качестве темы делового электронного письма.

Почему?
Потому что это звучит спамом и слишком хорошо, чтобы быть правдой.

Кроме того, эта строка темы электронного письма может активировать спам-фильтр получателя, отправив ваше письмо в папку для спама. Как правило, избегайте любых строк темы или фраз, которые звучат как кликбейт, поскольку они могут активировать спам-фильтр.

Узнайте , почему ваши электронные письма попадают в спам и как решить эту проблему .

2. Важный

Хотя рекомендуется использовать короткие строки темы, неразумно использовать строки темы из одного слова.

Тема, состоящая из одного слова, может быть воспринята как ленивая и непрофессиональная. Кроме того, такие строки темы могут не предоставлять никакого контекста для вашего электронного письма, поэтому у получателя нет стимула открывать его.

3. $$$

Как и строка темы из одного слова, строка темы, содержащая только символы, не побуждает получателей открывать письмо, потому что такая строка темы не предлагает контекста.

Кроме того, спамеры слишком часто использовали эту тему. В результате получатели вряд ли поверит, что ваша электронная почта является законной. Вместо этого они, вероятно, одним взглядом отметят вашу корпоративную электронную почту как спам.

Короче говоря, держитесь подальше от строк темы, которые могут нанести ущерб вашей репутации отправителя и снизить доставляемость любой будущей маркетинговой кампании по электронной почте.

Нужна дополнительная помощь в создании эффективных сюжетных линий?
Ознакомьтесь с моей статьей о 43 холодных строках темы электронной почты, которые открывают ваши электронные письма для дополнительная информация .

Вернуться к содержанию

После того, как вы составили идеальную тему, вам нужно будет выбрать идеальное приветствие. А теперь я перейду к некоторым из лучших и худших вариантов приветствий по электронной почте.

Б. Приветствие

Приветствие — это первая строка, в которой вы обращаетесь к целевой аудитории, которой пишете. В результате вы должны выбрать приветствие по электронной почте, которое имеет отношение к ситуации.

Подобрать подходящее приветствие можно на основании:

• Ваше знакомство с публикой.
• Количество читателей.
• Позиции читателей в организации.

Сначала я раскрою пять электронных поздравлений , которые вы могли бы использовать. Затем я рассмотрю три приветствия, которых следует избегать в деловых письмах.

5 приветствий для использования в бизнесе Электронная почта

Вот пять отличных приветствий, которые вы могли бы использовать:

1. Уважаемый [Имя лица] или Уважаемый [Фамилия]

Обычное приветствие по электронной почте, подобное этому, — беспроигрышный вариант, кому бы вы ни писали.

Почему?
Эта тема одновременно уважительна и вежлива.

В зависимости от цели электронного письма и ваших отношений с получателем вы можете использовать имя, фамилию, полное имя или титул получателя (например, Уважаемый г-н , Уважаемый профессор / Prof , Ms , Mx , Dr и др.).

2. Доброе утро, добрый день, добрый вечер [Имя]

Если вы знаете часовой пояс получателя и время суток, когда он, вероятно, прочитает ваше письмо, вы можете использовать чувствительное ко времени приветствие, например «Доброе утро».

Также рекомендуется добавить имя получателя для более персонализированного взаимодействия.

3. Привет, привет, всем привет, привет [Имя]

Если вы отправляете деловое электронное письмо коллеге, клиенту, работодателю или команде, «Здравствуйте» — приемлемое приветствие.

Это электронное приветствие хорошо подходит получателям, которым вы уже писали ранее. Это немного дружелюбнее и личнее, чем вы хотели бы быть с кем-то, кому вы никогда раньше не писали по электронной почте.

4.Привет, привет, всем привет

Использование «Привет» отлично подходит, если вы пишете менее формальные электронные письма.

Это приветствие идеально, если ваша целевая аудитория принадлежит к таким отраслям, как технологии или маркетинг, где культура более неформальна.

5. Привет

Это приветствие подходит, когда вы обращаетесь к команде или группе людей. Приветствие также работает, если вы не знаете имен получателей.

А теперь я расскажу о нескольких приветствиях, которых вам следует избегать.

3 приветствия, которых следует избегать в деловой электронной почте

Вот три приветствия, от которых стоит держаться подальше:

1. Кому это может относиться

Это приветствие кажется безличным и архаичным.

Кроме того, создается впечатление, что вы не удосужились узнать имя получателя.

2. Уважаемый господин / госпожа

«Уважаемый сэр или мадам» — еще одно устаревшее приветствие, которое в прошлом обычно использовалось для деловых и официальных писем.

Плохая новость в том, что сегодня это считается слишком жестким для написания деловой электронной почты. Более того, это свидетельствует об отсутствии интереса к выяснению имени получателя.

Более подходящим приветствием будет Уважаемый профессор , Mr , Ms или Mx [имя получателя] .

3. Привет,

Хотя это приветствие допустимо в неформальной переписке, лучше избегать этого приветствия при написании делового электронного письма.

Такое приветствие может показаться слишком беспечным и непрофессиональным для деловой среды.

Теперь, когда вы знаете, какие приветствия лучше использовать, а какие избегать, я покажу вам несколько отличных вводных строк для официальных деловых писем.

C. Начальные строки

Ваша тема побудила получателя открыть ваше письмо, и приветствие было достаточно хорошим, чтобы они могли продолжить чтение. Теперь вам нужно произвести впечатление на получателя начальными строками.

Чтобы помочь вам, я закрою пять эффективных начальных линий и перейду на три начальные линии, чтобы избежать.

5 вводных строк для использования в вашем рабочем электронном письме

Вот пять эффективных проемов, которые вы могли бы использовать:

1. «Разрешите представиться».

Эта первая строка хорошо подходит, если вы впервые отправляете кому-то электронное письмо.

Почему?
Это дает вам возможность сначала вежливо представиться, прежде чем переходить к цели вашего электронного сообщения.

2. «Было здорово встретиться / услышать от вас».

Если вы только что посетили конференцию или завели новый деловой контакт, эта вводная строка идеально подходит, когда вы впервые отправляете им электронное письмо.

3. «Спасибо, что связались».

Если вы отвечаете на деловое письмо или другую деловую переписку, эта первая строка будет вежливым и уместным выбором.

4. «Я обращаюсь к…»

Эта первая фраза сразу переходит к сути дела, что очень удобно, когда вы пишете электронное письмо клиенту, коллеге или любому занятому профессионалу.

Он позволяет получателю узнать, почему вы пишете, по мере того, как он читает первую строку.

5. «В продолжение нашей встречи / звонка…»

Это начальная строка, которая хорошо работает, когда вы отправляете дополнительное электронное письмо клиенту, потенциальному клиенту или даже коллеге.Он напоминает получателю о вашем последнем разговоре и позволяет продолжить с того места, где вы остановились.

А теперь давайте взглянем на некоторые вводные строки, от которых следует держаться подальше.

3 первых строчки, которых следует избегать в деловой переписке

Вот три худших начальных строк, которые вы могли бы использовать в профессиональных письмах:

1. «Я знаю, что ты очень занят…»

Отправляя официальные деловые электронные письма, вы недостаточно хорошо знаете получателя, чтобы понять, насколько он занят.Будь то подписчики или потенциальные деловые партнеры, лучше избегать слишком самонадеянных вводных писем.

2. «Вы можете сделать мне одолжение?»

Это одна из тех фраз, которые никогда не следует использовать в профессиональных письмах.

Почему?
Эта вводная строка не только непрофессиональна, но также фокусируется на отправителе, а не на получателе. Кроме того, не многие люди будут продолжать читать электронные письма с просьбой о чем-то вместо того, чтобы представить ценностное предложение.

3. «Извините за беспокойство, но…»

Плохая новость об использовании этой первой линии в деловой переписке заключается в том, что она сразу же подрывает доверие к отправителю.

Более того, вместо того, чтобы показаться вежливым, он производит впечатление неискреннего.

Вернуться к содержанию

Далее я покажу вам, как правильно отформатировать начало профессионального электронного письма.

Как отформатировать начало рабочего электронного письма

Написать эффективное профессиональное письмо — это не то же самое, что написать официальное письмо.

Вот как правильно отформатировать корпоративный адрес электронной почты:

Step 1
Напишите приветствие или приветствие по электронной почте в первой строке.

Шаг 2
Добавьте запятую после написания приветствия или приветствия.

Step 3
В новом абзаце укажите цель вашего делового общения (первая строка). Затем переходите к тексту письма.

Шаг 4
Напишите введение в следующем абзаце.

Step 5
Выбор шрифта также важен в формальном письме. Придерживайтесь стандартного читаемого шрифта, такого как Arial или Verdana, который поддерживается всеми платформами электронной почты.

Вот пример со всеми пятью элементами:

Вернуться к содержанию

Теперь, когда вы знаете, как отформатировать начало официальных деловых писем, я рассмотрю несколько примеров, которые вы могли бы использовать, чтобы правильно начать рассылку писем.

6 примеров и шаблонов для создания деловой электронной почты

Давайте посмотрим на шесть примеров того, как начать электронное письмо в различных сценариях.

Хотя вы можете использовать любой из этих шаблонов электронной почты для своей деловой электронной почты, не забудьте настроить строку темы, приветствие и вводные строки в зависимости от ваших отношений с получателем.

1. Холодное письмо для привлечения потенциальных клиентов или продаж

Начало вашего коммерческого письма должно быть интересным и достаточно убедительным, чтобы:

• Удерживайте их внимание достаточно долго, чтобы они прочитали все письмо.
• Сделайте вид, будто вы заботитесь об их интересах.

Пример

Тема: Мистер Дагган сказал, что мы должны подключиться.

Уважаемая госпожа . Майлз,

Вчера во время обеда с г-ном Дагганом он упомянул, что ваша фирма стремится расширить свое присутствие в социальных сетях — и так случилось, что моя компания специализируется на веб-хостинге , в социальных сетях маркетинге и брендинг.

Встреча может быть для нас взаимовыгодной, поскольку я недавно помог ABC Inc достичь ее целей в социальных сетях , реализовав кампанию XYZ в Instagram, Facebook и Twitter .

2. Холодное написание электронной почты для работы в сети

Эти электронные письма предназначены для установления взаимопонимания с общим подключением, потенциальным покупателем или кем-то с общими интересами.

Пример

Тема: Инициатива чистых технологий — время для быстрого разговора?

Привет Мистер.Сайрус,

Я заметил, что мы с вами являемся членами Ассоциации чистых технологий по телефону LinkedIn и что вы только что открыли новый офис в районе залива.

Поскольку вы житель Залива и разделяете схожие идеи по поводу чистых технологий, я подумал, не хотите ли вы наверстать упущенное за чашкой кофе на следующей неделе. Мне было бы интересно узнать ваши мысли об инициативе в области устойчивого развития, которую я разрабатываю.

3. Холодное письмо для обратных ссылок

Вот простой шаблон делового письма, который вы можете использовать для написания эффективных писем для вашей стратегии построения ссылок:

Пример

Тема: Полезная статистика для следующего сообщения в блоге

Привет Джеймс,

Я знаю, что вы внимательно следили за влиянием COVID-19 на стартапы, и я хотел показать вам эту интерактивную диаграмму ответов стартапов, вызванных пандемией.Я создал это из своего опроса 200 стартапов владельцев бизнеса .

Я заметил, что в вашем блоге публикуются еженедельные сводки новостей, и мне было интересно, думаете ли вы, что эта инфографика может быть хорошим включением.

4. Электронное письмо потенциальному рекрутеру при поиске работы

Сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу потенциальному работодателю может начинаться так:

Пример

Тема: Запрос должности менеджера по маркетингу

Hi Shane / Уважаемый менеджер по найму ,

Я прочитал недавнюю статью Entrepreneur о быстром росте ABC Inc с момента получения 4 миллионов долларов венчурного капитала в апреле прошлого года.Это очень захватывающе и заставляет меня задаться вопросом, есть ли у вас планы по расширению своих продаж и отдела маркетинга ?

Я добился большого успеха в качестве бренд-менеджера компании XYZ в течение последних семи лет, работая над разнообразными стратегиями маркетинговой кампании . Я планирую перейти на более широкую должность по маркетингу , и ABC была в моих глазах.

Примечание: Используйте приветствие с названием должности (например, « Уважаемый менеджер по найму ») в сопроводительном письме , только если вы отправив электронное письмо человеку по номеру в первый раз , и вы не знаете имя получателя .Когда они ответят вам, даже если это будет форма письмо , запишите их имя и используйте его в будущем.

5. Электронное письмо после завершения интервью

Если вам интересно, как начать деловую переписку с потенциальным работодателем после собеседования, вот отличный пример благодарственной записки.

В этом случае, поскольку вы теперь знакомы, обращайтесь к рекрутеру по имени, а не « Уважаемый менеджер по найму, ».

Пример

Тема: Спасибо за ваше время

Здравствуйте Юля,

Спасибо, что нашли время поговорить со мной вчера. Мне понравился наш разговор о позиции менеджера по обслуживанию и продажам клиента , и я был благодарен за то, чтобы узнать больше о работе с вашей командой.

Звучит как полезная роль, учитывая возможности для нетворкинга и продвижения.Я думаю, что моя степень магистра в области международного бизнеса , а также мой опыт обслуживания клиентов делают меня отличным кандидатом.

Пожалуйста, звоните мне, если вам понадобятся какие-либо подробности или рекомендации.

6. Деловая электронная почта вашему менеджеру

Давайте посмотрим, как может выглядеть официальное письмо или электронное письмо вашему финансовому директору об увеличении бюджета.

Пример

Тема: Запрос на увеличение бюджета для расширенного тестирования продукта

Уважаемый Энди,

Я отправляю этот запрос на ваше одобрение увеличения бюджета, связанного с нашим проектом XYZ .Для успешного завершения проекта я прошу увеличить первоначальный бюджет в 50 000 долларов на 5000 долларов.

Причина этого увеличения — потребность в дополнительном сырье, необходимом для расширенного тестирования продукта перед окончательным выпуском. Благодаря такому увеличению мы можем гарантировать идеальную реализацию нашего инструмента как рабочего продукта.

Вернуться к содержанию

Затем я покажу вам пять вещей, которые нужно проверить, прежде чем нажимать «Отправить» в этом электронном письме для деловой переписки.

5 вещей, которые нужно проверить перед отправкой делового письма

Вот пять вещей, которые нужно проверить перед отправкой рабочего электронного письма:

1. Орфографические и грамматические ошибки

Получатель может извинить за опечатки или орфографические ошибки в неофициальных электронных письмах. Но в деловом письме или электронном письме их категорически запрещают, так как это может снизить доверие к вам.

Проверьте свою грамматику и орфографию с помощью любого из соответствующих инструментов, доступных в Интернете.

Кроме того, дважды проверяйте написание имени получателя во всех официальных электронных письмах.Вы же не хотите оттолкнуть публику неправильным написанием имени в приветствии или приветствии.

2. Восклицательный знак

Использование восклицательных знаков в официальных электронных письмах может быть расценено как грубость.

Кроме того, ваш читатель может почувствовать, что вы пытаетесь создать ложное ощущение срочности. Лучше избегать использования этих знаков препинания, если это не очень неформальное приветствие или письмо.

3. Поддерживайте правильный тон

Ваш тон не должен быть слишком цветистым, резким или кратким.

Поддерживайте формальное письменное общение в разговорной, вежливой и позитивной форме.

Простой тест — прочитать вслух свои электронные письма, чтобы узнать, как они звучат. Если письмо хорошо звучит, вероятно, оно тоже хорошо читается.

4. Ввод заглавными буквами

Избегайте писать что-либо заглавными буквами, так как это означает крик в текстовой форме. Хотя ваша цель может состоять в том, чтобы выделить определенное слово или фразу, ваш получатель, скорее всего, интерпретирует все заглавные буквы, когда вы на них кричите.

5.Избегайте разговорных фраз и шуток

Разговорным и сленговым терминам нет места ни в каких деловых письмах — будь то письма, электронные письма, служебные записки и т. Д., Потому что они заставят вас выглядеть крайне непрофессионально.

Кроме того, разговорный язык одного поколения может не иметь смысла для другого. Вы не можете просто предположить, что человек, читающий вашу электронную почту, поймет ваш сленг или сочтет вашу шутку смешной — он может счесть ее оскорбительной.

Вернуться к содержанию

Теперь, когда вы знаете, как начать рассылать деловую электронную почту, я представлю вам инструмент для работы с электронной почтой, который поможет упростить все ваши бизнес-процессы по электронной почте.

Лучший способ рассылки деловых писем нескольким получателям

Форматирование и корректура деловой электронной почты с использованием всех упомянутых мною советов может помочь вам улучшить деловую электронную почту. Однако простое написание идеального делового электронного письма не повысит уровень вовлеченности в него.

Кроме того, при отправке электронных писем нескольким получателям может потребоваться сохранить их конфиденциальность.

Как это сделать?
Вы можете добавить каждый рабочий адрес электронной почты в поле Скрытая копия.

Но отправка нескольких писем таким способом означает, что вы не сможете персонализировать каждое письмо.

Если бы вы только могли превратить свою обычную учетную запись Gmail или Google Workspace (ранее G Suite ) в суперэффективную платформу массовой электронной почты…

Вот где приходит на помощь GMass .

Что такое GMass?

GMass — это мощная платформа для работы с электронной почтой , которая позволяет отправлять кампании по электронной почте прямо из своего почтового ящика Gmail .Благодаря впечатляющим возможностям слияния почты, это популярное расширение Chrome, используемое сотрудниками таких крупных компаний, как Google, LinkedIn и Twitter.

Но это не только для крупных компаний.

Любой человек — от частных лиц до владельцев малого бизнеса и церквей — может использовать GMass для улучшения формального общения по электронной почте и отправки электронных писем!

С GMass вы можете:

• Автоматическая персонализация сообщений электронной почты для повышения уровня взаимодействия с электронной почтой, включая абзацы, изображения, ссылки, подписи электронной почты и вложения.
• Отслеживайте открываемость электронной почты, частоту кликов и другие взаимодействия получателей в режиме реального времени с помощью отчетов о кампании GMass.
• Автоматизируйте отслеживание электронной почты , чтобы обеспечить высокую скорость отклика от вашего списка рассылки или новых подписчиков.
• Отправляйте кампании на основе поведения в зависимости от действий ваших потенциальных клиентов в предыдущем или первоначальном письме.
• Просмотрите оценку тональности , чтобы узнать, кто из ваших потенциальных клиентов наиболее заинтересован в каждом полученном вами ответе.
• Используйте функцию Gate , чтобы объединить автоматическую персонализацию, анализ тональности и возможности шаблонов для автоматической отправки персонализированных «ответов на ответы».
• Проведите A / B-тестирование ваших кампаний по охвату электронной почты , чтобы убедиться, что вы отправляете сообщение, которое, скорее всего, приведет к наилучшему отклику.
• Преодолейте ограничения на отправку в учетной записи Gmail или Google Workspace (ранее G Suite ), чтобы отправлять 10 000 писем в день.

Как начать работу с GMass?
Это невероятно просто — вам нужно всего лишь загрузить расширение GMass Chrome в свой браузер, зарегистрироваться в Gmail или Google Workspace (ранее G Suite), и все готово!

Вернуться к содержанию

Последние мысли

Чтобы установить желаемую связь с вашим читателем, вам нужно идеально составить начало вашего делового письма.

Просто следуйте советам и методам, которые я здесь описал, чтобы создавать эффективные электронные письма.А с помощью такого инструмента электронного маркетинга, как GMass, вы можете поднять свой опыт работы с Gmail на новый уровень!

Просто установите GMass Chrome Extension , чтобы увеличить охват электронных писем!

Аджай является основателем GMass и занимается разработкой программного обеспечения для отправки электронной почты в течение 20 лет.

рекомендаций по профессиональному этикету электронной почты в любой ситуации

Электронная почта — мощный инструмент — используйте его с умом.

Если вы уже получаете больше деловых писем, чем хотите открыть, прочитать и ответить, вы определенно не одиноки. По данным Statista, в 2018 году ежедневно отправлялось и принималось примерно 281 миллиард электронных писем, и ожидается, что к 2023 году эта цифра увеличится до более 347 миллиардов ежедневных писем.

Электронная почта

— это часть бизнеса, как для работающих профессионалов, так и для соискателей. Поскольку большинство людей ежедневно завалены электронными письмами, вы хотите сделать все возможное, чтобы письма, которые вы отправляете, были прочитаны.Хорошее письмо может иметь большое значение — от уважительного электронного приветствия до профессионального формата электронной почты. Так что читайте советы по профессиональному этикету электронной почты, которые повысят вероятность того, что ваши электронные письма будут прочитаны, а не выброшены.

1. Укажите тему письма

Назовите строки темы электронного письма таким образом, чтобы получатель сразу знал, о чем на самом деле идет речь.

Например, если вы отправляете электронное письмо, чтобы проинформировать коллегу о конкретной встрече, вы можете озаглавить свое письмо примерно так: «Информация о совещании по бюджету.Если вы отправляете электронное письмо, чтобы проинформировать коллегу об импровизированной встрече, вы можете озаглавить его примерно так: «Встреча в конференц-зале в 14:00. Cегодня.» В общем, вы хотите, чтобы ваш заголовок сразу переходил к сути.

2. Используйте профессиональный адрес электронной почты

Правильный электронный этикет предполагает отправку электронных писем с вашего рабочего адреса электронной почты, а не с личного адреса электронной почты. Некоторые считают использование личного адреса электронной почты в деловых целях непрофессиональным, особенно если вы обсуждаете конфиденциальные вопросы.Кроме того, разделяя свою деловую и личную электронную почту, вы гарантируете, что ничего важного не будет потеряно среди спама, маркетинговых сообщений и других личных сообщений.

3. Используйте профессиональные электронные поздравления

Хотя может возникнуть соблазн использовать неформальные приветствия при переписке с коллегами и друзьями по работе, вам следует использовать те же профессиональные приветствия, которые вы обычно делаете при написании деловой переписки ручкой и бумагой. Поэтому думайте «Привет», а не «Привет», чтобы задать правильный тон разговору.

Другие примеры приветствий, которые вы можете использовать, включают:

4. (В основном) избегать «ответить всем»

Обычно рекомендуется не поддаваться искушению выбрать вариант «ответить всем» при отправке профессиональных писем.

Помимо правильного этикета электронной почты, включение людей в групповое электронное письмо может сильно раздражать, если содержание сообщения не имеет к ним никакого отношения. Так что будьте внимательны и нажимайте «ответить всем» только в том случае, если сообщение будет интересно всем получателям.

Еще один способ избежать рассылки нежелательных писем людям? Воспользуйтесь вежливой альтернативой переходу на BCC. Это означает, что если кто-то должен «ответить всем» на сообщение как с CC’ed, так и с BCC-сторонами, только CC’ed стороны получат ответ. Перемещая кого-то в BCC, вы поддерживаете разговор без этого человека, избавляя его от писем, которые им не нужно читать. Просто убедитесь, что вы заранее сообщили им, что будете отправлять их BCC; вы не хотите исключать кого-то из цепочки писем, не будучи прозрачным.

5. Корректура / проверка орфографии

Иногда люди обращают меньше внимания на орфографию и грамматику при составлении электронных писем, чем при написании настоящих писем, как это традиционно ведется в деловой переписке. Но правда в том, что правильное правописание и грамматика все еще имеют значение даже в виртуальном мире. Написав электронное письмо, прочтите его вслух, чтобы убедиться в отсутствии орфографических или грамматических ошибок, поскольку они могут затмить ваше сообщение. Причина для чтения вслух в том, что иногда ваши уши улавливают что-то, на что ваши глаза скользят.

6. Будьте краткими и понятными

Что касается корпоративных писем, то чем короче, тем лучше. Если электронная почта будет лаконичной и по существу, это означает не только меньше времени, затрачиваемое на ее создание, но и своевременный ответ от человека, которому вы отправили электронное письмо. Поверьте, никто не хочет читать роман в своем почтовом ящике.

7. Подтверждение по электронной почте

В соответствии с этикетом деловой электронной почты всегда полезно отправить ответ, независимо от того, просит ли его отправитель.Вы должны не только подтверждать получение всех писем, но и делать это своевременно. Нацельтесь на это в течение 1-2 рабочих дней, но отдавайте предпочтение электронным письмам, требующим вашего внимания, чтобы другая сторона продвигалась вперед с действием.

Такая вежливость не всегда проявляется, и вы удивитесь, насколько ваш профессионализм может вас выделить.

8. Избегайте использования заглавных букв

Использование всех заглавных букв в письменном общении похоже на крик в личном разговоре — и никто не любит, когда на него кричат.Поэтому использование заглавных букв для передачи сообщения, как правило, неуместно или неуместно в электронной переписке.

Если вы знаете, что хотите сказать, позвольте своим словам показать, что вы чувствуете, и не трогайте кнопку Caps Lock. Одно очевидное исключение — если вы используете аббревиатуры или инициалы.

Примеры общеупотребительных деловых сокращений и инициализмов в профессиональных электронных письмах:

• Как можно скорее (как можно скорее)

• FYI (для информации)

• Кстати (кстати)

• EOD (конец дня)

• COB (закрытие бизнеса)

• АТТН (внимание)

• Н / Д (недоступно)

• COD (наложенный платеж)

• TBD (подлежит определению)

• KPI (ключевой показатель эффективности)

• EOM (конец сообщения)

• WFH (работа на дому)

• ООО (вне офиса)

• с начала года (с начала года)

9.Прикрепите осторожно

В случае, если вам нужно отправить большие вложения, вы должны сначала спросить предполагаемого получателя, нормально ли это делать. Предполагая, что вы получили добро, вам следует использовать программу для сжатия или заархивирования вложения, чтобы оно занимало меньше места в почтовом ящике получателя. Также неплохо сообщить получателю, когда вы планируете отправить вложение.

Еще одна отличная альтернатива вложениям электронной почты — это отправка ссылок на файлы, размещенные в облачном хранилище, таком как Google Диск или Dropbox.Это не только займет намного меньше места, но также позволит вам размещать несколько файлов и оставаться организованным. Вместо того, чтобы листать электронные письма и находить нужные вложения, вы и ваши коллеги можете получить все в одном месте. Кроме того, большинство поставщиков облачных хранилищ бесплатны до определенного ГБ, так что вы не сломаете банк.

10. Еще раз проверьте адрес электронной почты

Когда дело доходит до деловых вопросов, последнее, что вам нужно, — это отправлять электронное письмо не тому человеку. Вот почему вам следует дважды проверить информацию о получателе, прежде чем нажимать кнопку «отправить».Если вы возьмете привычку проверять информацию о получателе, вы избежите этих ошибок.

Некоторые поставщики услуг электронной почты, например Gmail, также предлагают функцию «Отменить отправку». После первого нажатия кнопки «Отправить» в нижней части окна браузера появится опция с вопросом, хотите ли вы отменить это действие, прежде чем оно будет отправлено навсегда. Если вы случайно добавили не того человека, это изменит вашу жизнь. Вместо того, чтобы отправлять им электронное письмо, не предназначенное для их глаз, вы получаете еще один шанс отправить его нужному человеку, не причинив ему никакого вреда.

11. Поставьте подпись

Хорошей идеей будет иметь подпись электронной почты как компонент вашего фирменного стиля. Это сделает ваши электронные письма более законными и профессиональными. Фактически, вы можете рассматривать свою подпись в электронной почте как цифровой эквивалент своей визитной карточки. Тем не менее, вы хотите, чтобы ваша подпись в электронной почте была так же правильно отформатирована, как и ваша распечатанная визитная карточка. Так что откажитесь от множества типов шрифтов и перейдите на стандартизацию, чтобы получить красивое профессиональное изображение.Даже с подписью электронной почты вы все равно должны закрыть свое сообщение профессиональной подписью.

Примеры профессиональных подписей по электронной почте:

Дополнительная помощь

Тон голоса

В заключение, рассмотрите свой общий тон при черчении и еще раз при редактировании электронного письма. Обычно вы хотите выглядеть вежливым, профессиональным и услужливым. Использование коротких предложений может указывать на то, что вы очень заняты или злитесь. Использование большого количества восклицательных знаков может указывать на то, что вы очень взволнованы, или непрофессионально, когда используете чрезмерное количество слов.

Ваш тон голоса должен соответствовать вашим намерениям. При общении без визуальных подсказок, таких как выражения и объем, может быть легко неправильно понять или быть неправильно понятым. Как правило, лучше быть ясным и кратким. Внимательно прочтите свое электронное письмо перед его отправкой — после того, как оно не будет ошибочным — при попытке поставить себя на место получателя. Понятно ли, о чем вы спрашиваете? Можете ли вы определить двусмысленные фразы? Можете ли вы предвидеть вопросы, которые могут возникнуть? Вы уверены, что у этого человека есть необходимое количество информации? Проверка ясности перед тем, как вы нажмете кнопку «Отправить», в конечном итоге сократит время, которое вы тратите на ответы на сообщения.

Примеры профессиональных писем

Если вы не уверены в том, что сказать в следующем письме, у нас есть примеры и шаблоны писем для этих типичных профессиональных ситуаций:

Заключение

Как видите, когда речь заходит об этикете электронной почты на работе, есть над чем подумать. Электронная почта на рабочем месте — это факт жизни, и есть исследования, которые показывают, что так будет и в ближайшие годы, поскольку компании продолжают полагаться на электронную почту для общения как внутри, так и за пределами компании.Это означает, что вам нужно научиться эффективно использовать электронную почту, особенно если вы хотите, чтобы ваши сообщения читались, а не удалялись.

Поддержание профессионального имиджа включает в себя правильное общение, в том числе и электронную почту. Электронная почта — это мощный профессиональный инструмент как на рабочем месте, так и для общения, и эти советы по этикету электронной почты послужат вам хорошим началом.

Вы отправляете кому-нибудь свое резюме? Убедитесь, что вы отправляете правильное сообщение потенциальным работодателям с помощью бесплатного обзора резюме от наших экспертов по резюме.

Рекомендуемая литература:

Статьи по теме:

5 проверенных способов профессионально закончить деловую электронную почту с примерами

Ваш почтовый ящик переполнен, но изо дня в день вы упорно трудитесь, чтобы писать надежные электронные письма. Затем вы подходите к концу — и начинается паника. Как, черт возьми, вы должны найти лучший способ подписи для повседневных (или официальных) деловых писем?

Теперь важно, чтобы при отправке сообщений электронной почты, связанных с работой или бизнесом, вы заканчивали свое сообщение профессионально.Вам необходимо включить твердое заключительное заявление, подпись электронной почты с контактной информацией и соответствующую подпись. Но как должны выглядеть эти компоненты подписи?

Конечно, можно поискать в Интернете. Потому что, когда вы заняты, нет ничего лучше, чем перебирать 57 подписей по электронной почте и 69 альтернатив «приветам».

Да, потому что у тебя есть такое время. Или вы можете остановиться прямо здесь. Потому что на самом деле все, что вам нужно, — это набор из пяти вариантов, а также несколько эффективных советов по созданию собственных сообщений.

Советы, как профессионально закончить электронную почту

Прежде чем погрузиться в примеры, стоит рассказать, как завершить рассылку писем. Да, выбор слова для вашего подписания имеет значение, но включение определенной информации и учет того, кому вы пишете, не менее важны. Вот некоторые вещи, которые следует учитывать при создании подписи.

Рассмотрите ваши отношения с получателем

Прежде чем писать письмо, стоит подумать о ваших отношениях с получателем.Вы близкие друзья? Коллеги по одной команде? Или просто знакомые, которые редко общаются?

Это может помочь вам определить, насколько случайным может быть ваш выход. Просто помните, что независимо от отношений, при использовании рабочей электронной почты стоит поддерживать контакт, по крайней мере, на полупрофессиональном уровне.

Используйте свое полное имя

Скорее всего, вы не единственный человек, которому ваш получатель отправляет электронное письмо, и есть большая вероятность, что у других людей в их почтовом ящике даже есть то же имя или фамилия.Чтобы перестраховаться и не запутать коллегу или знакомых, подпишите свое полное имя.

Включите соответствующую контактную информацию

В зависимости от беседы вам может потребоваться перенести беседу по электронной почте на другую платформу. В составе вашей подписи или в заключительном заявлении обязательно укажите, как получатель может связаться с вами другими способами. Вы даже можете указать конкретное время или метод, который вы собираетесь использовать. Тем не менее, старайтесь держать актуальную информацию доступной на тот случай, если человек, которому вы отправляете сообщения, сначала должен связаться с вами.

Всегда включать закрывающуюся

Неважно, первое, третье, пятое или даже двадцатое письмо в цепочке. Вы должны включить заключительное заявление. Это не только профессионально, это также помогает подчеркнуть, что то, что вы отправили, — это все, что вы можете сказать в данный момент. Если вы забудете включить его, ваши сообщения могут выглядеть неестественно резкими или как будто вы забыли закончить письмо. Итак, либо добавьте дополнительную строку в свою подпись электронной почты, либо просто добавьте закрывающую часть своей рутины написания электронной почты.

Избегайте непрофессионального языка

Если это сообщение поступает через вашу рабочую электронную почту, вы должны использовать любой заключительный язык профессионально. Неважно, говорили ли ваши лучшие друзья или даже ваш коллега менее профессиональный язык. Использование более бизнес-ориентированных терминов гарантирует, что электронные письма, которые вы отправляете за пределами этой цепочки, случайно не станут излишне случайными.

Почему важно закрытие и подписка на электронную почту

Во-первых, легко оставить много закрытых писем.В некотором смысле электронная почта является продолжением многовекового наследия написания писем, от деловых писем до более повседневной переписки. Однако некоторые традиционные подписи теряются при переводе с бумаги на пиксель. «Искренне ваш» звучит как письма вашего приятеля по переписке в детстве. «Искренне» все еще может работать в сопроводительных письмах, но оно не работает и выглядит скучно во всех, кроме самых официальных электронных писем.

Хотя электронная почта способствовала созданию более непринужденного тона в деловой переписке в целом, есть подписки на деловую электронную почту, которых все же следует избегать, когда вы носите свою рабочую шляпу, например, «закрытие контактов, которые вы бы использовали для личных контактов или близких ( «Любовь», «Объятия» и т. Д.) », — говорит эксперт по этикету деловой электронной почты Джудит« Мисс eManners »Каллос.

«Общее практическое правило в отношении деловой электронной почты заключается в том, что если вы не хотите делать это на фирменном бланке, то не делайте этого и в электронной почте».

Джудит утверждает, что лучший вариант подписи электронного письма — это тот, который лучше всего соответствует тону всего электронного письма и вашим отношениям с получателем. «Подтверждение, которое не соответствует сути текста электронного письма, может быть воспринято как саркастическое или откровенно грубое», — объясняет она.«Например, я сомневаюсь, что если бы вы отправляли профессионально суровое электронное письмо, вы бы подписались« С уважением »!»

И, кстати, после закрытия не забудьте поставить подпись — проверенное сочетание вашего полного имени, титула, вашей организации и соответствующей контактной информации, такой как соответствующие номера телефонов (обычно линия офиса и сотовый телефон), электронная почта, главная веб-страница и, если необходимо, от одного до трех профессиональных профилей в социальных сетях.

5 лучших профессиональных подписчиков для деловой электронной почты

Вот некоторые из наиболее распространенных и полезных способов закрытия электронных писем для профессиональных писем.

1. Всего наилучшего
2. Заранее спасибо
3. С уважением
4. С уважением
5. С уважением

Хотя теперь у вас есть пять надежных подписей, которые можно использовать в любое время, которые могут работать практически в любом электронном письме, это может помочь узнать когда лучше использовать каждый.

Все самое лучшее

Считайте, что это ваш основной черный, хороший знак, который вы можете уверенно использовать практически с любой деловой электронной почтой.

«Все самое лучшее» было названо «объятием Опры в знак согласия».Он короткий, простой и сочетает в себе формальный и профессиональный стиль с формулировкой, вызывающей теплые чувства.

Эта подписка на электронное письмо может иметь большое значение для получения положительного ответа. По крайней мере, фраза «Всего наилучшего» может вызвать у получателя ощущение искренности в вашей переписке.

Заранее спасибо

В то время как варианты простых «Спасибо» и стандартных «Спасибо» знакомы с окончаниями электронной почты, вариант «Спасибо заранее» может показаться нелогичным.

«Заранее спасибо» — более длинная фраза. Это также более формально — некоторые назвали фразу «слишком самонадеянной». Однако когда дело доходит до ответов на ваше электронное письмо, выражение «заранее спасибо» также очень эффективно.

В 2017 году почтовое приложение Boomerang проанализировало подписки по электронной почте в более чем 350 000 цепочек писем. Их удивительные результаты? Несмотря на свою популярность, «Бест» выступил, ну, хуже всего. А фраза «заранее спасибо» удивила всех, опередив остальных — она ​​«коррелировала с самым высоким уровнем отклика.”

«Если заранее поблагодарить кого-то, когда вы просите совета или требуете каких-либо действий, это всегда будет способствовать положительному отклику», — говорит Джудит. «Конечно, вы бы заменили это чем-то более подходящим, если действительно не за что благодарить получателя».

С уважением

«С наилучшими пожеланиями», — говорит Джудит, — если вы хотите, чтобы все было на высоком профессиональном уровне. Она говорит, что «С наилучшими пожеланиями» — это «обычно используется в деловом общении», а популярная подписка по электронной почте добавляет намек на формальность, не переходя в пустоту или претенциозность.

Если вы не предпочитаете «С уважением», простая фраза также будет универсальной. Обычно в закрытии электронных писем на эту тему встречаются «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями» и просто «С уважением».

Сердечно

С одной стороны, «Сердечно» может вызвать у кого-то чувство, будто его держат на расстоянии вытянутой руки. Тем не менее, это бизнес, а не личная электронная почта или поздравительная открытка, и может быть нормально иметь чувство профессионального разделения.

Особенно при отправке электронных писем новым контактам, холодным лидам или тем, с кем вы не так хорошо знакомы или с кем часто переписываетесь, эта дополнительная формальность также может создать солидный тон, который идеально подходит для подписания деловой электронной почты.

«Искренне», «хорошо подходит для новых контактов, с которыми вы планируете дополнительное общение», — объясняет Джудит. Он прочный, простой, профессиональный и приятный на ощупь, но при этом дает понять, что вы — способный профессионал.

С уважением

«С уважением» похож на «Сердечно», но с психологической особенностью.Когда вы связываетесь с кем-то, наделенным властью и авторитетом — или, по крайней мере, с кем-то, кому нравится думать, что это так, — использование слова «С уважением» в качестве подписи вашего делового электронного письма может быть тонким, но важным выбором слова.

Это просто: «С уважением» подразумевает почтение. Если человек, которому вы пишете, отвечает (или, по крайней мере, ему нужно чувствовать ответственность), вы можете поговорить с ним одним словом.

Еще одно преимущество? Всякий раз, когда вам нужно отправить одно из тех электронных писем, которые отрываются, как молоток, вы можете хотя бы обернуть его бархатом.Электронное письмо по-прежнему может попасть домой так, как вам нужно. Однако, подписываясь словами «С уважением», вы напоминаете получателю, что это не личное, это дело, и вы должны отстаивать свою твердую позицию, одновременно сигнализируя о том, что вы хотите, чтобы все шло к лучшему.

Почему ваша деловая электронная почта вообще нуждается в подписи?

Теперь, когда вы знаете пять лучших способов подписки для деловой электронной почты и когда их использовать, вы также можете задаться вопросом, зачем нам вообще этим заниматься. Почему бы просто не поставить свою подпись и все готово?

Электронные письма с людьми за пределами вашей организации — клиентами, заинтересованными сторонами и поставщиками — нуждаются в сердечном одобрении, так же как телефонный звонок требует прощания, или так же, как торт нуждается в глазури.

«Не только то, как вы подписываете свое имя, задает тон электронного письма, но и то, как вы решите подписаться», — говорит Джудит. «Ваше завершение, хотя и очень важно, — это вишенка на торте. Он должен соответствовать общему тону и поведению вашего электронного письма, чтобы ваше сообщение было доставлено ясно и не оставляло места для недопонимания или неправильного восприятия ».

Подпись по электронной почте — это тоже просто профессиональная задача, которая поможет вам избежать неудобств, связанных с электронной почтой. Электронное письмо с простым, но надежным завершением кажется более продуманным и собранным.И когда дело касается бизнеса, это именно то, чем вы хотите быть.

Примечание редактора: эта статья была первоначально опубликована в 2018 году и обновлена ​​до 2021 года.

Опубликовано в: Электронная почта

Энтони Сент-Клер

Энтони Сент-Клер — бизнес-копирайтер, автор серии фантастических путешествий «Вселенная рюкзака» и писатель о крафтовом пиве, специализирующийся на Орегоне.