Пример деловой переписки по электронной почте: Деловая переписка по электронной почте

образцы писем при поиске работы

Знание цифрового этикета и навыки деловой переписки необходимы для практически любой профессии.

При поиске работы, нужно понимать, что работодатель оценивает вас со всех сторон: и ваше резюме, и то как вы ведете себя на собеседовании, и то как вы ведете деловую переписку.

Почему важны правила деловой переписки по электронной почте?

Любой сотрудник компании является ее представителем. Для имиджа компаний важно, чтобы сотрудники умели правильно писать и отвечать на официальные письма, потому что невежество в этом вопросе может привести к PR скандалу.

Этикет деловой переписки не сводится к подписи письма «с уважением…». Он про взаимоуважение и понятную коммуникацию.

В этой статье мы коснемся основ деловой переписки, рассмотрим типичные примеры деловых писем, которые встречаются при поиске работы, и приведем несколько образцов фраз деловой переписки для ответов на письма.

Проверьте правильно ли вы ведете деловую переписку, когда ищете работу.

Отправка резюме на вакансию

У вас есть резюме, есть вакансия, есть сопроводительное письмо — как все это связать?

Прежде всего, внимательно прочитайте описание вакансии. Как правило, работодатели указывают, как именно и в каком формате кандидатам отправлять заявки.

Если вакансия размещена на сайте с базой вакансий, то логичным будет отправить свое резюме через систему, если другого не указано в описании работы. В этом случае система сайта подскажет вам где и что писать.

Мы же детально рассмотрим случай, когда работодатель просит присылать заявки по почте.

Вот несколько правил, о которых стоить помнить.

Будьте профессиональны. Тот факт, что вы отправляете сообщение по электронной почте, не означает, что вы можете вести себя небрежно. Оформление и содержание письма должны быть безупречны. Ваши формулировки должны быть четкими, а информация восприниматься однозначно.

Включите сопроводительное письмо. При отправке резюме важно включить краткое сопроводительное письмо. Можете прикрепить отдельный документ. А можете написать сопроводительный текст в теле вашего электронного письма. В любом случае качественное письмо поможет привлечь внимание менеджера по найму к вашему заявлению.

Выберите один из наших шаблонов сопроводительного письма, чтобы быстро создать эффективное письмо в важный момент. Заполните поля, сохраните и экспортируйте в нужном вам формате! Посмотреть шаблоны 🔎

Вычитайте и проверьте свое сообщение. Также важно составлять переписку так же тщательно и точно, как печатное письмо. Выровняйте свое электронное письмо и отправьте себе тест, чтобы убедиться, что форматирование соответствует требованиям.

Как написать деловое письмо отправляя резюме: примеры и фразы

Ваше электронное письмо с резюме, должно быть кратким. Лучше со старта уважать время HR-менеджеров, соблюдая правила деловой переписки. Если есть необходимость написать большой сопроводительный текст, то выделите его в отдельный документ на ряду с вашим резюме.

Ваше письмо должно в общем покрывать следующие темы:

• Почему вы пишете
• На какую работу вы претендуете
• Какая у вас квалификация для работы
• Что вы можете предложить компании
• Как получатель может с вами связаться

Как оформлять письмо предлагая свою кандидатуру на вакансию

Вот несколько советов, как составить деловое письмо.

Тема письма. Поскольку менеджеры по найму получают много писем, упростите им фильтрацию писем от приложений. Включите свое имя и должность, на которую вы претендуете, в строке темы сообщения. Например:

Тема: Маргарита Шумская — заявка на вакансию помощника SEO-специалиста SweetCV

Приветствие. Если возможно, адресуйте свою электронную почту конкретному человеку. Иногда вы можете определить это, просмотрев веб-сайт компании или позвонив в их офис, чтобы узнать, кто управляет их поиском работы. Если имя недоступно, вы можете начать с «Уважаемый менеджер по найму».

Первый абзац. В первом абзаце вашего письма важно объяснить, почему вы пишете. Укажите, где вы видели заявление о приеме на работу, дату, когда оно было опубликовано, и как вы нашли это объявление (например, представленное на веб-сайте компании, размещенное на доске поиска работы и т. д.).

Совет

Если вас порекомендовал друг или коллега, укажите это в начале письма.

Основная часть. В этом разделе письма вы можете коротко представить свою кандидатуру. Почему вы подходите для этой работы? Что вы можете предложить компании? Выделите свои наиболее важные должности и обязанности, а также свои достижения. Не копируйте свое резюме напрямую. 1-3 предложения будет достаточно.

Последний абзац: используйте это место, чтобы поблагодарить получателя за то, что он прочитал ваше письмо, и упомяните, что ваше резюме прилагается. Это также место, где можно поблагодарить получателей за рассмотрение вашей заявки. Проявите инициативу и подтвердите свою заинтересованность в работе в их компании, попросив время поговорить по телефону или провести собеседование, чтобы обсудить, как вы можете быть активом для их бизнеса.

Завершение. Используйте вежливое закрытие, например «С уважением», чтобы подписать письмо, затем введите свое полное имя.

Подпись электронной почты: вы также можете включить свою подпись электронной почты, что является простым способом предоставления контактной информации получателям. Укажите свое имя, номер телефона, адрес электронной почты и URL-адрес профиля LinkedIn, если он у вас есть. Например:

Маргарита Шумская
[email protected]
+1 000 800 00 00
linkedin.com/in/margaret

Прикрепите свое резюме: Не забывайте о своем резюме. Прикрепите его к электронному письму в формате, запрошенном работодателем. Если определенный формат не требуется, отправьте его как документ PDF.

Образец делового письма: заявка на вакансию

Для вдохновения, посмотрите на следующий хороший пример деловой переписки:

Тема: Маргарита Шумская — заявка на вакансию помощника редактора SweetCV

Уважаемый менеджер по найму:

Ваше объявление о вакансии помощника редактора вызвало у меня интерес. Ваше описание рабочих обязанностей на должности помощника директора близко соответствует моему опыту, поэтому я рада представить вам свое резюме на ваше рассмотрение.

В моей должности помощника директора по связям с общественностью компании ABC я писала статьи для веб-сайта компании, редактировала и публиковала статьи, а также писала и рассылала подписчикам еженедельные информационные бюллетени по электронной почте. Я также внедрила автоматизированный инструмент электронной почты, благодаря которому база подписчиков компании выросла на 40% за шесть месяцев.

Мое резюме прилагается. Если я могу предоставить вам дополнительную информацию о моем прошлом и квалификации, пожалуйста, дайте мне знать.

С нетерпением жду Вашего ответа. Спасибо за внимание.

Искренне, Маргарита.

Маргарита Шумская
[email protected]
+1 000 800 00 00
linkedin.com/in/margaret

Четкая структура — залог успеха деловой переписки. Позаботьтесь о том, чтобы вашему собеседнику было просто понять суть письма и ваши намерения.

Как и зачем писать follow-up письмо после собеседования

Follow-up письма — это хорошая возможность еще раз проявить себя и поблагодарить рекрутера за потраченное время.

В конце собеседования спросите менеджера по найму, когда вы можете ожидать от него ответа о следующих шагах. Эта дата поможет вам определить, когда лучше всего двигаться дальше.

Через день после собеседования вы можете отправить свое первое сообщение. Отправьте быстрое электронное письмо с благодарностью менеджеру по найму за потраченное время. Сделайте это коротким и приятным. Назовите одну конкретную вещь об интервью или, что вы узнали об их организации. Наконец, упомяните, как много вы ждете от них ответа. Благодарственная записка не дает возможности добавить больше информации к вашему собеседованию. Это просто шанс продемонстрировать свое воодушевление и признательность.

Уважаемый менеджер по найму:

Большое спасибо за то, что уделили мне время вчера и дали мне возможность поделиться своим интересом и квалификацией к [работе]. Мне особенно понравилось узнать о том, как в вашей компании есть программа обучения для новых сотрудников, которая дает им представление о различных подразделениях и возможностях карьерного роста.

С нетерпением жду Вашего ответа.

Если вы не получили ответ от менеджера по найму к тому времени, когда он сказал, что собирается сделать предложение, не отправляйте сообщение сразу. Возможно, вы не были первым кандидатом на эту работу, но вы все еще можете ее получить. Они могут сделать предложение кому-то другому, и этот человек может не согласиться на работу. Дайте им немного времени, чтобы поработать.

Сделайте заметку в своем календаре, чтобы продолжить через неделю после этой даты, если вы все еще не получили ответа. Когда наступит этот день, отправьте небольшую заметку — не более трех абзацев — менеджеру по найму, с которым вы имели дело. Содержание должно быть похоже на то, что вы написали в благодарственной записке. Выразите свой интерес и восторг по поводу роли. Скажите что-нибудь положительное об организации и спросите, можете ли вы предоставить какую-либо дополнительную информацию, которая будет полезна и добавьте что ждете ответа в ближайшее время.

Уважаемый менеджер по найму:

Я хотел продолжить свое интервью [дата] на [должность]. Мне было интересно, есть ли у вас новости о должности. Мне понравилось наше обсуждение. Из компаний, с которыми я работал во время поиска работы, меня особенно впечатлила ваша приверженность обучению и развитию. Я чувствовал, что эта установка на рост хорошо подходит для моих карьерных целей.

Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу предоставить дополнительную информацию. Я очень рад возможности работать с вами в [компании].

Если вы чувствуете, что собеседование прошло успешно, но вам не предложили работу, вы можете отправить еще одну записку, чтобы попросить отзыв о собеседовании. Опять, вы хотите быть краткими. Еще раз поблагодарите интервьюера за уделенное время. Скажите, что вам понравился процесс собеседования, и вы хотели бы получить конструктивный отзыв, что вы можете сделать лучше в будущем, чтобы повысить свои шансы на получение работы.

Не все рекрутеры найдут время, чтобы дать вам эту обратную связь, но часто вы можете получить конкретный совет, который может улучшить ваши шансы в следующем раунде — и кто знает, это может привести к другому предложению о работе в будущем.

Уважаемый менеджер по найму:

Я был разочарован, узнав, что после собеседования [дата] мне не поступило предложение. Мне понравился наш разговор, и я впечатлен той работой, которую выполняет [компания]. Поскольку я новичок в поиске работы, я надеялся, что вы дадите мне несколько отзывов о моем собеседовании. Хочу быть уверенным, что в будущем я буду максимально эффективно преподносить себя. Будем признательны за любые предложения, которые вы могли бы мне дать.

Актуальная статья

Как использовать сильные слова в резюме

Что такое «сильные слова» в резюме? Разбираем на примерах, какие слова сделают ваше резюме успешным

Как написать письмо о принятии предложений

Считайте радостью писать письма о принятии должности.

Устное принятие подходит для первоначального принятия позиции; однако письмо о принятии важно по нескольким причинам. Письмо официально подтверждает ваше согласие с занимаемой должностью.

В этом письме у вас есть возможность повторно указать дату начала и зарплату в письме с предложением. Это также ваша возможность сообщить вашему новому работодателю, как связаться с вами в преддверии вашего первого рабочего дня, и сообщить ему, если вы будете недоступны в какой-либо момент.

Вот пример того, как ответить работодателю на приглашение на работу, то есть ответ на письмо с оффером:

Мария, добрый день!

Я с радостью принимаю предложение присоединиться к вашей команде в роли редактора. Как мы обсуждали вчера в телефонном разговоре, я приступлю к работе 1 декабря.

Искренне,
Маргарита Шумская.

Этот вариант подходит, если все условия оффера вы уже обсудили с работодателем и достигли соглашения. Если у вас остались нерешенные вопросы, то стоит об этом спросить в ответе на предложение.

Письмо-отказ: как написать письмо об отклонении предложений

Необходимость отклонить предложение о работе может возникнуть по разным причинам. Однако работодателю, возможно, не нужно точно знать, почему вы решили не соглашаться на эту должность. Ваше письмо должно быть адресовано человеку, который отправил вам письмо с предложением. Начните с выражения благодарности за то, что вам предложили эту должность, а затем четко заявите, что вы не принимаете ее. В ваших интересах поддерживать позитивный тон, поскольку с этим работодателем вы можете столкнуться в будущем.

Образец письма с отклонением оффера:

Мария, добрый день!

Большое спасибо за то, что вы предложили мне должность редактора у вашей команде.

Внимательно рассмотрев эту возможность, я приняла трудное решение не принимать ваше предложение. Мне предложили другую должность, которая больше соответствует моим карьерным интересам и целям.

Было приятно познакомиться с вами и вашими сотрудниками. Я ценю время и внимание, которое вы мне уделили.

Искренне,
Маргарита Шумская.

Подводим итоги: ключевые правила ведения деловой переписки

Простые рекомендации, которым следует следовать при написании профессиональных или деловых писем:

• Отправьте электронное письмо с подходящего адреса. Помните, что ваш адрес электронной почты — это ваше прямое отражение. То есть [email protected] подходит, а [email protected] — нет. Ваш адрес электронной почты не должен быть длинным.
• Не используйте смайлики! Как профессионал вы должны обладать письменными навыками, которые позволят вам выражать себя без емоджи.
• Используйте правильную пунктуацию, заглавные буквы и грамматику. Опять, электронная почта — еще одно свидетельство ваших навыков письма.
• Тема сообщения должна быть информативной и краткой.
• Включите вашу контактную информацию.
• Подумайте, как получатель услышит ваше электронное письмо. Изобразит ли он тот тон, который вы намеревались сделать?
• Не бойтесь сохранить черновик и вернуться к нему позже.
• Вышеуказанные принципы применимы к большинству видов деловой переписки.

Создайте свое сопроводительное или рекомендационное письмо, используя шаблоны в онлайн конструкторе SweetCV! Быстрая регистрация 🔥

Автор:

Юрий Шумак

Как вести деловую переписку: почта, чаты, мессенджеры

Есть у делового общения свои особенности? Как правильно общаться со сторонниками, партнерами, потенциальными жертвователями и грамотно вести беседу в социальных сетях и по электронной почте? Своим опытом с Теплицей поделились руководитель социальных проектов и программ, координатор кампаний Агентства социальной информации Ольга Дроздова и фандрайзер благотворительной организации «Ночлежка» Виктория Рыжкова.

Чаты и мессенджеры: советы Виктории Рыжковой

Виктория Рыжкова, фандрайзер «Ночлежки».

По мнению Виктории Рыжковой, мессенджеры – наиболее удобный для коммуникации канал. «Сообщения не уйдут в спам, как бывает в электронной почте, да и не всем удобно разговаривать по телефону. Именно в мессенджерах можно оперативно решить вопрос или договориться о звонке, если это действительно необходимо», – отметила специалист.

Когда пишут вам

1. Начинайте с благодарности. Если в группе вашего проекта пользователи оставляют комментарий, указывают на какую-то неточность или задают вопрос, поблагодарите их за бдительность. Напишите «Спасибо, что заметили, обратили внимание, спасибо за теплые слова».

2. Не переходите на личности. Если вы видите негативный комментарий, старайтесь вежливо объяснить, почему вы приняли то или иное решение. Но ни в коем случае не переходите на агрессию. Если чувствуете, что не справляетесь с ответом, позовите ваших сторонников или коллег, которые смогут поддержать вас в беседе. Если собеседник продолжает оскорблять, стоит предупредить, что его сообщения могут быть удалены.

«Все правила деловой переписки укладываются в элементарные правила вежливости». Виктория Рыжкова

3. Не игнорируйте сообщения, даже если вопрос не к вам. Всегда показывайте значимость сообщений тех, кто к вам обращается. Соедините человека с нужным специалистом или коллегой, порекомендуйте, к кому, по вашему мнению, лучше всего обратиться с этим вопросом или проблемой.

4. Если комментарии по работе начинают оставлять на вашей личной странице, вежливо объясните, что это ваша личная страница. Вы имеете право не отвечать здесь на служебные вопросы, указав при этом наиболее удобный способ, а также время общения.

Когда пишете вы

1. Пишите в рабочее время. Не стоит писать в выходные, ранним утром или ночью. Нужно понимать, что для деловых вопросов есть рабочие часы, а в остальное время люди отдыхают.

«Если я хочу, чтобы в выходные, поздним вечером и по ночам мне не писали и не звонили по рабочим вопросам, то я поступаю так же и с теми, к кому обращаюсь». Виктория Рыжкова

2. Не используйте отчество. В мессенджерах стоит обращаться просто по имени, но если человек вам незнаком, то все же стоит сохранить уважительную дистанцию, обращаясь к собеседнику на «вы».

3. Будьте лаконичными. Если вы пишете человеку в первый раз, представьтесь и коротко расскажите, кто вы и по какому вопросу пишете. Например, так: «Добрый день, Иван! Я Виктория, фандрайзер «Ночлежки». Хочу предложить вам стать партнером нашей благотворительной акции». И далее вы либо решаете вопрос в переписке, либо договариваетесь, когда вам будет удобно созвониться.

Еще по теме: Как презентовать социальный проект

4. Если не отвечают, не делайте поспешных выводов. Если на ваше сообщение вы не получили ответ, это не значит, что человек вас игнорирует. Наличие многих мессенджеров существенно увеличило объем информации. Напомните, о чем вы договаривались, будьте активными, но не назойливыми: уточняйте, когда человек сможет ответить, тогда он про вас не забудет. Если человек даже не прочитал сообщение, “постучитесь” в другую социальную сеть. Вполне возможно, что собеседник просто не пользуется этим каналом для коммуникации.

5. Перед отправкой сообщения просмотрите профиль собеседника. Мессенджеры хороши тем, что можно отслеживать, чем занимается человек. Посмотрите ленту, оцените увлечения, поведение и посты человека. Все это поможет подобрать наиболее эффективный способ коммуникации и соответствующий стиль письма.

Как общаться по электронной почте

По мнению Ольги Дроздовой, поскольку письмо выглядит более солидным и официальным, то оно, в первую очередь, подходит для делового общения или, во всяком случае, для его начала. «Конечно, при развитии сетей и доступности людей через сети мы пишем не очень знакомым людям сообщения в мессенджеры, я сама так делаю, но в этом сообщении я спрашиваю, как лучше общаться дальше. Все-таки письма от имени организации – это часть ее бренда, коммуникативной стратегии, и это мы должны учитывать в переписке», – говорит специалист.

Один из плюсов электронного письма в том, что оно не требует немедленного ответа. Более того, такое письмо не может рассматриваться как вторжение в личное пространство, как сообщение в мессенджере или тем более телефонный звонок. «Но по этикету письмо ответа требует, поэтому вы вправе на него рассчитывать и напоминать. Тут уже можно подключать другие способы связи, если не получили его в течение трех дней» – объяснила Ольга Дроздова.

Боле того, в почте переписка более упорядочена, сообщения можно потом отсортировать, чтобы найти нужную информацию.

Советы Ольги Дроздовой

Ольга Дроздова, руководитель проектов Агентства социальной информации.

1. Важно имя отправителя. Главное – быть понятными и вежливыми, соблюдать элементарные правила и помнить об адресате. Например, ваш адрес: адресату должно быть понятно, от кого письмо, часто бывает, что имя отправителя – набор букв (по всей видимости, аббревиатура организации, но иногда со стороны выглядит абсурдно), или одно имя человека (Лена, Сергей и пр. ), иногда уменьшительное или даже что-то забавно-веселое (абракадабра, Милка76 в сочетании с mail.ru или yandex).

На такое письмо можно не обратить внимание, оно очень похоже на спам и легко может оказаться в этой папке. Лучше, конечно, чтобы поле «имя отправителя» было заполнено полным именем или содержало краткое название организации.

Электронное письмо – это уже не тот эпистолярный жанр прошлых веков, сейчас не стоит перегружать его длинным обращением с перечислением всех должностей и регалий, уведомлений в совершенном к вам почтении. Но и не стоит относиться к ним небрежно, если это не переписка с теми, кто понимает вас с полуслова.

2. Не забывайте указать тему письма. Поле «тема письма» тоже должно быть заполнено так, чтобы получатель понял, что это точно имеет к нему отношение, что это не спам. Иногда непросто коротко сформулировать это, в таком случае можно написать в теме название своей организации и повод к обращению (вопрос, просьба о чем-либо, запрос на информацию/экспертное мнение/контакт).

3. Отправляете документы – дайте описание к ним. Если вы пересылаете документы (даже те, которые ожидаются на той стороне), не сочтите за труд написать краткое сопроводительное письмо или хотя бы подписаться.

4. Шрифт в письме должен быть однообразным и хорошо читаться. Не стоит экспериментировать с необычными шрифтами, разными цветами, размерами и другими украшательствами, злоупотреблять смайликами, капслоком и восклицательными знаками. Это выглядит по-дилетантски.

5. Представьтесь. В письме надо обязательно представиться, а это почему-то делают не все. Хороший и вполне достаточный способ представления – подпись в конце письма. Здесь вы можете написать ваше имя, должность/позицию в организации, которую представляете. Здесь нужно соблюдать золотую середину – просто фамилии и инициалов недостаточно, нужно, чтобы было понятно, как к вам обращаться – по имени или по имени-отчеству, но длинного перечисления всех ваших регалий, научных званий, лауреатств тоже не надо.

6. Обратите внимание на подпись. В подписи должны быть указаны альтернативные способы связаться с вами – те, которые вам удобны, и ссылки на ресурсы организации – сайт, страницы в сетях, способы поддержать организацию, слоган организации. Еще важный элемент подписи – пожелание адресату: «с уважением» и пр. – это вежливая формальность, но ею не стоит пренебрегать. Когда «с уважением» сокращается до «с/у» или «с ув.», это выглядит совершенно неуместным канцеляризмом.

7. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и автозамены, особенно когда мы быстро пишем с телефонов, вполне возможны, а оправдываться потом бывает сложно.

8. Отвечайте на письма. Не сразу, но в течение двух-трех дней, иначе это выглядит как отказ от общения. Если вы в отпуске или не можете отвечать по другим причинам, сделайте автоматический ответ с уведомлением о том, когда вы будете доступны и к кому можно обратиться прямо сейчас.

Редакция Теплицы рекомендует вам подписаться на telegram-канал «Деловая переписка», в котором вы узнаете, как писать по работе, найдете примеры, шаблоны и разборы от авторов книги «Пиши, сокращай» Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой.

Как грамотно ответить на электронное письмо. Интернет жизнь

И его отправитель ждет от вас ответ. Как сделать это правильно? Конечно, можно отправителю письмо с ответом, где можно указать, что это ответ на емэйл от такого-то числа и такой-то темы. Но правильней и проще будет воспользоваться специальной функцией почтового сервиса, которое так и называется – «Ответить ». Давайте научимся правильно отвечать на электронное письмо на примере Яндекс Почты.

Как правильно ответить на email

Зайдя в свой почтовый ящик и увидев в папке «Входящие » непрочитанное письмо (отправитель и тема непрочитанного письма выделена жирным шрифтом), откройте его, щелкнув по нему левой кнопкой мыши.

Прочитайте письмо, и если оно требует ответа, то сделать это можно двумя способами:

С помощью полной формы ответа, письмо можно форматировать по своему желанию, т.е. менять шрифт, цвет шрифта, вставлять ссылки, составлять списки, вставлять смайлики и т.п. чего нельзя сделать по способу №1.

Таким образом, если вам не нужно особым образом оформлять ответ, то можно воспользоваться формой быстрого ответа, в противном случае используйте способ №2.

При получении ответа на свое электронное письмо адресат увидит в теме аббревиатуру «Re:», а в теле письма свое исходное сообщение, перед которым будет ваш ответ. При желании, во время набора ответа, отправитель конечно может удалить исходное сообщение, но все-таки лучше оставить хотя бы часть его. В таком случае получатель сразу поймет, на какое его конкретное письмо пришел ответный емэйл.

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной.

Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

Адрес и имя отправителя.

Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

Важность письма (это при необходимости).

Тема письма.

Приложение.

Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. .

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:») только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной.

Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about. com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия — это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса, но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10. 02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

Очень часто после прочтения электронного письма, которое пришло в ваш адрес, у вас может возникнуть желание написать ответное электронное письмо. Иногда между вами и вашим коллегой по переписке может завязаться целая дискуссия. Например, вы ответили на его письмо, он отвечает на ваш ответ и задает новые вопросы, вы отвечаете и задаете свои и т.д.

Электронная почта хороша тем, что сообщения от вас к вашему адресату и обратно доставляются практически мгновенно. Именно поэтому стали возможны такие дискуссии по электронной почте, хотя для такой формы общения имеются, конечно, и более удобные сервисы. Просто немыслимо было бы представить подобную переброску письмами по обычной «бумажной» почте. Письма там идут настолько медленно, что электронная почта стала тем спасительным сервисом, который позволяет людям общаться гораздо быстрее и совершенно бесплатно.

Дистанционные курсы Кашканова. Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Когда мы пишем письмо другу или родственнику, то можем не обращать внимания на ошибки и знаки препинания, как угодно сокращать слова, использовать сленг. Главное, чтобы было понятно, о чем речь. А вот если мы пишем незнакомому или малознакомому человеку и хотим получить от него ответ, то следует учитывать некоторые правила.

Правила общения

1 . Всегда указывайте тему письма.

Поле «Тема» должно быть заполнено в любом случае и очень желательно, чтобы оно соответствовало содержанию сообщения.

Хотите вы, например, записаться на консультацию пятого марта, так и напишите: «Запись на консультацию (05.03)».

2 . При ответе на письмо сохраняйте историю переписки.

Когда вы получаете от кого-то письмо, то на него можно ответить тремя способами:

1. Скопировать адрес отправителя и написать ему новое письмо.
2. Нажать на специальное поле для ответа внизу сообщения.
3. Использовать кнопку «Ответить».

При деловой переписке отвечать следует третьим способом, то есть нажать на кнопку «Ответить». Откроется новое письмо, повторяющее то, которое вы получили. Тема такая же, только с приставкой «Re:», изначальный текст полностью процитирован.

Это общепринятая форма ответа и вы в ней ничего не должны менять. Свой ответ нужно печатать перед процитированным текстом. Это делается для того, чтобы каждый участник беседы в любой момент мог вспомнить, о чем шла речь.

3 . Всегда здоровайтесь и обращайтесь к собеседнику на «вы».

Любое сообщение следует начинать с приветствия. И лучше, если оно будет индивидуальным. Если уместно, называйте собеседника по имени, в противном случае — по имени и отчеству.

Заканчивать письмо желательно конструкцией: С уважением, … (имя/фамилия или имя/отчество).

Например: Здравствуйте, Алексей Петрович. Отправьте, пожалуйста, договор Ивану Михайловичу. С уважением, Илья Кривошеев

4 . Отвечайте как можно быстрее.

Чем раньше вы ответите на сообщение, тем лучше. Идеально — в течение нескольких часов. Но допустимо и в течение нескольких суток. Чем дольше тянете с ответом, тем хуже это сказывается на репутации.

Что касается текста сообщения, то при его написании тоже следует руководствоваться некоторыми правилами.

Пишите конкретно, но подробно

Не заставляйте собеседника догадываться, что вы имели в виду. Если проблема неочевидна, опишите ее как можно подробнее: как получили тот результат, который имеете, чего именно хотите достичь и что требуется от собеседника.

Но это вовсе не означает, что нужно указывать все детали в мельчайших подробностях. Опустите лишнее — цените время другого человека.

Старайтесь писать кратко и по делу

Не нужно, например, рассказывать о том, как поживает ваша жена, теща и прочие родственники.

Что касается размера, то в идеале — один «экран» (без прокрутки). Максимум — размер текста, умещающийся на листе формата А4.

Руководствуйтесь здравым смыслом и правилами приличия

Будьте вежливы, внимательны, благодарите за письма и уделенное время.

Чего делать категорически НЕЛЬЗЯ

1 . Злоупотреблять знаками препинания.

Вполне достаточно одного восклицательного или вопросительного знака. Не следует их дублировать. Также не следует злоупотреблять многоточием.

Пример «плохого» письма:

2 . Использовать разные шрифты, размер и цвет букв.

Почтовые сайты и программы позволяют менять эти параметры. Можно выбрать необычный шрифт, увеличить или уменьшить буквы, раскрасить текст в разные цвета. Но в деловой переписке это неуместно!

Лучше вообще ничего не менять и оставить всё так, как оно указано по умолчанию. Единственное, что допустимо, это выделить некоторые слова полужирным или курсивным начертанием. Но только если это необходимо!

Пример «плохого» письма:

3 . Вставлять смайлики-картинки.

Веселые и грустные рожицы, цветочки и сердечки оставьте для личной переписки. В деловых письмах лучше не использовать смайлики — ни текстовые, ни картинки.

Пример «плохого» письма:

4 . Печатать текст заглавными буквами.

Печатать текст большими буквами в интернете считается дурным тоном. Это касается как деловой переписки, так и личной, а также общения в социальных сетях, в скайпе, на форумах и в других местах. Причем это касается как всего текста, так и отдельных слов.

За заглавные буквы отвечает клавиша клавиатуры Caps Lock. То есть, если у вас все буквы набираются большими, нужно просто нажать на нее один раз и отпустить.

Тем более не печатайте большими буквами «Тему» письма — это верх неуважения!

На заметку . Печать отдельных слов и всего текста заглавными буквами воспринимается как крик. А крик — это агрессия, что выходит за рамки культурной переписки.

Если вам очень надо что-то выделить в тексте, лучше сделайте это при помощи полужирного или курсивного начертания.

И еще очень желательно избегать в теме письма слов «Срочно», «Важно» и других, выражающих нетерпение.

Грамотность

Не следует относиться к этому слишком строго, но в своих письмах старайтесь писать грамотно. Несколько простых советов:

• Каждое предложение должно начинаться с большой буквы. Чтобы ее набрать, удерживайте клавишу Shift.
• В конце каждого предложения должна стоять точка. В русской раскладке клавиатуры она находится в нижнем ряду справа (перед Shift).
• Для печати запятой удерживайте Shift и нажмите клавишу с точкой.
• Не ставьте пробел перед запятой или точкой. Пробел должен быть после них.

И еще один совет для тех, кто хоть чуть-чуть умеет пользоваться текстовым редактором Word (Writer). Напечатайте сначала письмо в этой программе. Она подчеркнет красной линией ошибки и, нажав по такому слову правой кнопкой мышки, его можно исправить.

Готовый текст скопируйте и вставьте в поле для письма. Но перед вставкой следует отключить форматирование, чтобы он добавился без оформления из программы Word (Writer).

В почте mail.ru для этого нужно нажать на надпись «Убрать оформление» вверху.

В Яндекс.Почте — кнопку «Отключить оформление» справа.

После вставки оформление можно снова включить.

Деловое письмо на немецком языке

Уровень A2-B2

 

Время чтения: 9 мин

 
Как написать официальное письмо на немецком языке? Есть ли обязательная структура? Какие правила деловой переписки нужно знать? Мы подготовили для вас образец делового письма на немецком с переводом, а также несколько советов для его написания.

Независимо от того, отправляете ли вы письмо-благодарность, предложение или напоминание, ваши деловые письма всегда являются визитной карточкой для вашего бизнеса. С их помощью можно продемонстрировать, насколько профессиональна и клиентоориентирована ваша компания. При этом решающую роль играет как содержание, так и форма письма.

Виды деловых писем

В соответствии с немецким законодательством, любое письменное сообщение, направленное извне, с помощью которого можно установить переписку между двумя деловыми партнерами, считается деловым письмом, если сообщение адресовано определенному получателю или кругу получателей. Таким образом, требования к деловым письмам в немецком языке применяются, в частности, к:

• предложениям (Angebote)
• подтверждениям заказа и запроса (Auftrags- und Anfragebestätigungen)
• подтверждениям получения (Empfangsbestätigungen)
• счетам-фактурам (Rechnungen)
• квитанциям (Quittungen)
• прайс-листам (Preislisten)
• заказам (Bestellscheine)
• рекламным письмам (Werbeschreiben an namentlich im Anschriftenfeld genannte Empfänger)
• благодарностям (Bedanken)

Нужен немецкий для общения с деловыми партнерами? Хотите подтянуть немецкую грамматику с преподавателем, но никогда не пробовали заниматься онлайн? Тогда наш День бесплатных онлайн-уроков для начинающих и для продолжающих — то, что вам нужно! Принять участие можно из любой точки мира, нужен только компьютер, планшет или телефон. Запишитесь прямо сейчас! Это абсолютно бесплатно, а присоединиться можно всего в несколько кликов.

Требования к деловому письму на немецком

В Германия любят стандартизировать и регулировать, это пристрастие немцев не обошло стороной и деловые письма. DIN 5008 регулирует структуру и дизайн вашего письма.

Поля страницы

Как правило деловые письма составляются на формате листа А4. К ним применяются следующие требования:

• отступ сверху: 4.5 см
• отступ слева: 2,5 см
• отступ справа: 2 см
• отступ снизу: 2,5 см

Шрифт и размер шрифта

Размер шрифта в деловом письме составляет 12 пунктов. При особенно большом количестве текста вы также можете уменьшить буквы до 11 пунктов, чтобы письмо поместилось на одной странице, но меньше этого ни в коем случае не должно быть, чтобы ваше письмо оставалось читаемым без проблем – и никому не понадобилась лупа для его прочтения.

Определенный шрифт не предписан в DIN 5008, но Arial или Times New Roman предпочтительнее. Выбранный вами шрифт также может повлиять на размер шрифта.
 

✏ Совет: распечатайте образец официального письма на немецком языке, чтобы узнать, как выглядит шрифт в заданном размере.

 

Шапка письма

Взгляд читателя сразу падает на оформление письма и его структуру.

Адрес отправителя по умолчанию находится в левом верхнем углу, выровнен по правому краю или по центру. При этом первые три строки предназначены для имени, адреса и номера телефона. Здесь же вы можете указать адрес электронной почты.

Тремя строками ниже следует адрес получателя. Место и дата обычно выровнены по правому краю и с пробелом строки под полем адреса. Однако некоторые компании также указывают дату в другом месте. Но место упоминается при этом только в том случае, если оно отличается от места жительства (что редко бывает).

Тема письма

После шапки письма мы переходим к теме письма. Здесь в своих деловых письмах вы должны особенно лаконично указать, какое содержание имеет письмо. Тем не менее, здесь также есть определенные принципы, которых вы должны придерживаться:

• тема официального письма начинается на две строки ниже даты,
• строка темы может использовать полужирный шрифт, но необязательно (можно выделить большим шрифтом — от 13 до 14),
• тема может превышать более одной строки, но не должна превышать двух строк.

Обращение

Теперь начинается фактическое содержание вашего делового письма, и уже обращение может повлиять на то, как оно подействует на читателя. Хотя существует бесчисленное множество способов обратиться к клиенту, деловому партнеру или даже сотруднику, следует также учитывать некоторые формальные моменты.

Между темой и обращением ровно две пустые строки. Между обращением и сопроводительным письмом, в свою очередь, есть только одна пустая строка.

Нейтральное обращение может выглядеть так: sehr geehrte Damen und Herren (дорогие дамы и господа). Однако рекомендуется также лично назвать фамилию получателя. Этим вы подчеркиваете свое уважение. Даже в отношениях с клиентами имя обязательно входит в обращение, чтобы показать признательность.

Кстати об обращениях: сколько вы знаете способов сказать «Привет!» на немецком? Мы сделали для вас подборку немецких приветствий, чтобы вы могли разнообразить свою речь.

Основная часть

Конечно, для содержания вашего официального письма не может быть конкретных требований, которыми вы должны руководствоваться. Как правило, они вклиниваются в шаблон письма. Некоторые клише для написания деловых писем на немецком вы можете найти по ссылке.
 

✏ Совет: рекомендуем не просто писать сплошной текст, а разбивать его на абзацы. Это не только облегчает понимание сути письма, но и обеспечивает приятное зрительное восприятие.

 

Форма прощания

После того, как вы пожелали всего наилучшего или отметили, что будете рады обратной связи, ваше деловое письмо заканчивается несколькими короткими словами.

Классика: Mit freundlichen Grüßen (с уважением), но это может быть что-то личное в зависимости от случая.

Внимание, соблюдайте отступы:

• между основной частью и прощанием одна пустая строка,
• между прощанием и подписью три строки – место для вашей подписи,
• после этого упоминаются возможные вложения.

Деловое письмо на немецком языке — образец с переводом

Чтобы показать вам, как может выглядеть деловое письмо, мы подготовили два примера. Они разработаны по-разному и показывают только некоторые возможности оформления официального письма на немецком языке. Важно, однако, сохранить (или отразить) при этом стиль и образ вашей компании.

Образец письма-благодарности

(кликните на картинку для увеличения)

Перевод

Уважаемая госпожа ХХХ,

я хочу сердечно поблагодарить Вас за поддержку нашего совместного проекта, за Вашу активность, критические замечания и ценный опыт, которым вы вдохновлялись и благодаря которому довели проект до успешного завершения.

В ближайшем месяце мы планируем второй проект и были бы очень рады пригласить Вас в нашу команду. Я сообщу Вам об этом еще раз лично.

Еще раз спасибо за Вашу профессиональную работу, которую Вы проделали.

С уважением,
Александр Петров

Образец письма-предложения  

(кликните на картинку для увеличения)

Перевод

Уважаемый господин Смит,

Вы ищете самостоятельного сотрудника с обширным опытом работы в автомобильной отрасли. Это описание сразу привлекло мое внимание, оно отлично сочетается с моим профилем и опытом работы. В последние годы я не только разрабатывал и проектировал модули управления у двух известных поставщиков автомобилей, но и успешно руководил командами и проектами.

Мои самые важные проекты:

• разработка нового блока управления от стадии прототипа до серийного выпуска,
• оптимизация существующих блоков управления и повышение эффективности производственного процесса,
• участие в проектировании и разработке концепции инновационных моделей и блоков управления для следующего поколения автомобилей.

Ваша компания — шанс для моего развития.

Я хотел бы привнести в вашу компанию свой многолетний опыт работы и обширную компетенцию. Не только вакансия, которую вы рекламируете, но и вся ваша компания открывает мне отличные профессиональные перспективы, благодаря большому количеству сфер и областей работы.

В моем лице вы получите сотрудника, который очень мотивирован, самостоятельно и творчески ищет новые решения, быстро идентифицирует проблемы и решает их, ориентирован на работу в команде. Я с удовольствием отвечу на ваши вопросы в личной беседе и с нетерпением жду приглашения на собеседование. Поскольку мой предыдущий контракт заканчивается 01.02.2021, я в Вашем распоряжении с 02.02.2021.

С наилучшими пожеланиями,
Tim Schneider
 

Список сокращений, принятых в деловой переписке

Распечатайте список основных немецких аббревиатур и держите их на видном месте.

Больше немецких сокращений вы можете найти по ссылке.

Советы по написанию делового письма

После такого количества информации все еще остается вопрос: как написать хорошее официальное письмо на немецком языке, которое передает наиболее важное содержание, не кажется скучным и, в самом лучшем случае, приводит к быстрому ответу или реакции адресата? Мы собрали десять советов, которые помогут вам написать не только профессиональное, но и успешное деловое письмо.

✏ Выражайтесь кратко (помните: внимание вашего читателя не безгранично).

✏ Четко отразите цель вашего письма (тема отображает краткое содержание вашего письма).

✏ Сначала сформулируйте самое главное в вашем послании (уже в первом или втором предложении адресату должно стать ясно, почему вы обращаетесь к нему).

✏ Обратите внимание на личное обращение (Sehr geehrte Damen und Herren – это стандартное обращение, и чисто формально оно не сделает с письмом ничего плохого. Однако такое обращение также выглядит безличным, холодным и отстраненным: кто же эти дамы и господа? Короче говоря, в таком обращение не хватает души. Чтобы узнать, какое обращение подходит для вашего письма, вы должны задать себе два вопроса: известно ли имя получателя? Насколько хорошо знаком автор и получатель? Если ваши ответы „нет“ и „нет“, ваш выбор автоматически падает на „Уважаемые дамы и господа“. Если вы знаете имя получателя, но случай вашего письма является официальным, рекомендуется прибегнуть к Sehr geehrte/r Frau/Herr X. Если ваша связь более близкая, то можно использовать Guten Tag или Liebe/r).

✏ Поместите вашего адресата в центр внимания (перед составлением письма спросите себя: кто адресат? Что его интересует? Какую ценность вы можете предложить ему? При написании чаще используйте слово „вы“ вместо „мы“. Лучше напишите „вы получите нашу бесплатную консультацию“ вместо „мы предлагаем вам бесплатную консультацию“).

✏ Откажитесь от устаревших формулировок (Werte/r Frau/Herr X или Verehrte/r Frau/Herr X, Hochachtungsvoll — с глубоким уважением — такие обращения сегодня уже не используются).

✏ Формулируйте позитивные высказывания (вместо Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern (сожалению, мы не можем предоставить вам продукт) лучше сформулировать ответ так: „мы позаботимся о максимально быстрой поставке желаемого вами продукта и сообщим вам, как только товар окажется на складе“. Со второй формулировкой ваше деловое письмо будет выглядеть значительно более профессиональным, позитивным и ориентированным на клиента).

✏ Оставить возможность обратной связи (в конце вашего письма вы должны дать получателю возможность связаться с вами по любым вопросам).

✏ Выберите современный вариант прощания (существует множество хороших альтернатив обычному Mit freundlichen Grüßen — с наилучшими пожеланиями. Более неформальный вариант — написать, например, Mit besten Grüßen — всего хорошего. Или выберите оригинальную формулу приветствия, адаптированную к вашей компании, например, Mit kulinarischen Grüßen — с кулинарными приветствиями — для гастрономии или Mit sportlichen Grüßen — со спортивными приветствиями — для спортивных товаров и фитнес-центра. Формулировка прощания обычно хорошо запоминается и поэтому должна быть выбрана с умом).

✏ Используйте постскриптум (P.S. дает вам возможность включить дополнение в конце письма. Например, здесь вы можете ссылаться на текущее предложение или ваше присутствие в сети – и быть уверенным, что каждый читатель обратит на это внимание, потому что P.S. всегда бросается в глаза).

 

Материал готовила
Анастасия Бекетова, команда Deutsch Online

 

образец. Как отправить письмо по электронной почте Правила написания делового электронного письма

Впервые садясь за деловое письмо, вы наверняка почувствуете растерянность. Ведь это совсем не то же самое, что черкнуть весточку другу или родственнику. Как обратиться к собеседнику? Использовать смайлики или нет? Как заполнить все эти многочисленные поля?

Начинать следует по порядку и запомнить для начала общие правила обращения с электронными рабочими письмами.

• Проверка . Если деловая переписка для вас не основное поле деятельности, проверять почту можно дважды — утром, придя на работу, и после обеда. Если же общение с клиентами и деловыми партнерами — часть вашей повседневной деятельности, проще будет поставить почтовый клиент, который будет выводить уведомления о письмах на рабочий стол.
• Ответ . Негласный этикет требует, чтобы ответ на письмо был написан максимально быстро, потому игнорировать письма можно только если есть дело, не терпящее отвлечения. Официальные же правила гласят, что ответить на письмо следует за десять дней, если оно пришло на почту, и за двое суток, если оно пришло на факс.
• Хранение . Следует следить, чтобы письма не попадали в папку «спам». Кроме того, их нельзя удалять: иначе, при возникновении конфликтной ситуации, нельзя будет просто обратиться к переписке и посмотреть, кто же прав.
• Использование . Пользоваться электронным адресом компании можно, только ведя переписку от её лица. Если же по какой-то причине требуется использование для переписки личного E-mail, следует проследить, чтобы он выглядел официально и не содержал нецензурных или вульгарных слов.
  С хранением разобрались, разобрались со сроками ответа и с тем, какой E-mail почтой пользоваться. Все это запоминается легко и можно переходить к следующему шагу: вот пришло деловое письмо. Как на него ответить, чтобы не оскорбить собеседника?
• Корректно . Письма вида «Привет, Вася, я получил твое письмо и вот подумал…» следует оставить для личной переписки. Ведение деловой переписки требует корректности и вежливости. Нельзя использовать жаргонные, экспрессивные, грубые выражения. Нельзя ставить смайлики, даже если вы работаете с собеседником уже несколько лет. Нельзя обращаться на «ты» и фамильярничать — письмо должно быть вежливым и сухим.
• Грамотно . Грамотность — показатель культурного развития, интеллектуального уровня, способ поддержать репутацию фирмы и оформить письмо стильно. Если с русским письменным языком у вас плохо — что встречается нередко и совсем не повод для стыда — пользуйтесь специальными сервисами для проверки грамматики, орфографии, пунктуации.
• Адекватно . Даже самый грамотный и корректный ответ может пропасть впустую, если собеседник попросту не поймет, о чем вы говорите. Потому следует либо воздержаться от профессиональных терминов, либо давать их расшифровку. Также не следует использовать слишком сложные или не слишком распространенные слова, которые могут поставить собеседника в тупик. И, уж конечно, нельзя вставлять слова, значение которых вызывает у вас сомнения.
• Логично . Если ответ вам неизвестен — попросите собеседника подождать, выясните и напишите ещё одно письмо. Если известен — проверьте, что он изложен в письме последовательно, логично и понятно, и только потом отправляйте.
• Красиво . Оформление не менее важно, чем содержание. Следует использовать абзацы, цитировать вопрос, и только потом давать ответ, пользоваться нумерованными и маркированными списками.

Для того, чтобы ответить на входящее письмо, достаточно сделать это грамотно, корректно, адекватно и логично. Но как написать письмо первым?

Для начала, нужно правильно его оформить:

• Тема . Поле «Тема» в теле электронного письма не должно оставаться без внимания, ведь именно прочитав его, собеседник составит первое впечатление о том, что от него требуется. В идеале оно должно выглядеть так: «Название предприятия, Суть проблемы» — «ОАО «Ромашка». Поставки стекла».
• Подпись . Большинство почтовых сервисов позволяет настроить автоматическую подпись, в которой должно быть: «Имя, должность, фирма» — «Макарова И.В., главный бухгалтер ОАО «Ромашка». Такая форма позволит получателю легко сориентироваться, к кому он обращается и как ему начинать свой ответ.
• Приветствие . Приветствие не должно быть фамильярным — никакого «Привет», «доброго времени суток», «алоха» и других схожих вариантов. Лучше всего будет нейтральное «Здравствуйте» или «Добрый день».
• Обращение . Обращения по имени — «Аня» — вместо полного — «Анна Дмитриевна» смотрятся фамильярно и могут испортить все впечатление от письма. Потому лучше выбрать обращение по имени отчеству.
• Длина . Слишком длинные письма читать долго и тяжело. Потому оптимальным считается объем, который умещается в стандартную страницу текстового редактора.

Общие правила работы с письмами, ответы и новые письма — научиться все это писать несложно. Но есть ещё несколько нюансов, которые следует запомнить:

• Содержание . Письмо должно содержать причину, по которой оно написано, последовательное её описание, а уже после вопросы и предложения.
• Важность . В большинстве почтовых сервисов есть флажок «Важно!», который можно пометить при написании. Тогда такое письмо будет выделенным в папке адресата.

ВАЖНО! Использовать флажок просто так нельзя — иначе по-настоящему срочное письмо просто потонет в обилии выделенных бездумно.

• Конец диалога . По правилам негласного этикета, заканчивает переписку тот, кто её начал.
• Время. Посылать письма в конце рабочего дня и во второй половине дня пятницы не только дурной тон, но и бесперспективная затея — все равно ответ придет только на следующее утро или вовсе в понедельник.
• Вежливость . С наступающим праздником следует поздравить. За поступивший ответ — поблагодарить. Если не получается ответить на срочное письмо оперативно, об этом следует уведомить адресата.
• Вложения . Любое вложение следует упаковать в архив и отдельно в тексте письма известить о нем получателя.

ВАЖНО! Правила электронной деловой переписки требуют внимательности к собеседнику — нужно давать ему высказаться, задавать вопросы, не требовать ничего в ультимативной форме.

Виды электронной переписки

Правила, регулирующие переписку, могут незначительно меняться в зависимости от того, куда предстоит отправиться письму.

• Внутренняя переписка подразумевает, что отвечать на письма желательно в тот же день, чтобы не стопорить работу собственного предприятия, а также что тон письма может быть несколько более фамильярным, чем в других случаях.

ВАЖНО! Хорошей идеей будет разработать единый шаблон для внутренней переписки, по которому сотрудники смогут писать письма быстро, не ломая голову над структурой.

• Внешняя переписка подразумевает большую степень официальности, а также необходимость фильтровать профессиональный сленг — зачастую собеседник из другого предприятия просто не поймет специфические слова.
• Международная переписка подразумевает большую официальность, а также необходимость принимать во внимание часовые пояса. Так, отправить письмо в Нью-Йорк утром и ждать, что ответ придет в ближайшее время, беспокоясь и торопя, не стоит — ведь сотрудник, который должен ответить на письмо, скорее всего ещё нежится в постели.

Больших отличий, впрочем, нет. Вежливость, грамотность и умение четко сформулировать запрос ценятся везде.

Как написать деловое письмо

Для подготовки документа, используйте Microsoft Word и следующие правила:

• фирменный бланк организации;
• шрифт Times New Roman;
• широкие поля;
• кегль 12-14 п.;
• межстрочный интервал – 1-2 п.;
• номера страниц письма проставляйте внизу с правой стороны.

Если это международная переписка, то письмо пишется на языке адресата.

Структура делового письма:

1. Обращение;
2. Преамбула;
3. Основной текст;
4. Заключение;
5. Подпись;
6. Приложение.

О чем еще важно помнить:

• Обращайтесь на «Вы» к собеседнику.
• Если вы пишете ответ на поступившее письмо, сделайте пометку об этом в самом начале, например: «На ваше обращение, от 01.01.2020 года…»
• Если письмо поступило с агрессией, не уподобляйтесь оппоненту и не используйте в переписки агрессивных, умоляющих выражений и приказной тон.
• Каждую новую мысль пишите с новой строки, так информация будет лучше восприниматься. Не делайте длинных абзацев. Максимум 5-7 предложений.
• Избегайте слов написанных Caps Lock (заглавными буквами) — такой текст воспринимается как угроза.
• Не забывайте указывать контактную информацию отправителя и дату отправления письма.
• В деловой переписке не используйте смайлы и кавычки.
• Не используйте иностранные слова, подберите русский синоним.
• Пишите одним шрифтом. Не используйте цветной текст и чрезмерное подчеркивание, жирные выделения и т.д.
• Будьте учтивы с собеседником и открыты в общении. Уточняйте его мнение и спрашивайте, что он думает по этому поводу. Проявляйте сочувствие и уважение.
• Следите как отвечает вам оппонент.

Стандартные фразы, допустимые к использованию

Чтобы не думать каждый раз, в какую форму облечь мысли, можно использовать стандартные фразы, принятые для деловой переписки:

• Обращение. «Здравствуйте, уважаемый Игорь Петрович» — если с адресатом вы знакомы лично. «Здравствуйте, господин Смирнов» — если впервые в жизни ему пишете. К военным обычно обращаются «Здравствуйте, товарищ полковник Смирнов» .
• Извещение. Стандартный пример фразы: «Извещаем вас, что…» . Её можно изменить на «Доводим до вашего сведения» , «сообщаем вам», «ставим вас в известность» .
• Объяснение . Чтобы в самом начале сообщить адресату о цели письма, можно использовать конструкции: «В ответ на вашу просьбу…», «В целях проведения работ…», «В порядке оказания помощи…», «В соответствии с вашими пожеланиями…» .
• Просьба . Попросить в письме следует по формуле «Просим вас…» .
• Предложение . «Мы можем предложить вам…», «Мы рекомендуем вам…» .
• Подтверждение. «Подтверждаем…», «Нами были получены…» .
• Отказ . «Ваше предложение отклонено…», «По нижеописанным причинам мы не можем согласиться…», «Ваше предложение рассмотрено и признано неконструктивным» .

Формальность — лучший спутник деловой переписки, но важно при этом, чтобы за официальными фразами не терялся смысл. Хороший пример делового письма будет выглядеть так.

В условиях современного мира деловой контакт нередко берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

Важным аспектом является соблюдение определенных норм этикета. В противном случае, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленная деловая переписка способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

Интересно, что правила деловой переписки, существующие сегодня, сложились около 150 лет назад в Англии.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

• Письма-коммуникации

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

• Письма-договоренности

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

Основные правила:

1. Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям.
2. Избегайте использования специфической терминологии. Некоторые слова могут быть незнакомы собеседнику и ошибочно им истолкованы. Этикет деловой переписки подразумевает в таких случаях давать объяснение терминам и аббревиатурам.
3. Пишите короткими предложениями. Длина и витиеватость конструкций уместна при написании романа, а не при деловых переговорах.
4. Предварительно набирайте сообщение не в теле письма, а в документе на компьютере или интернет-редакторе. Положительным аспектом является автоматическая проверка орфографии и пунктуации текста. Также это исключает случайное преждевременное отправление письма адресату или его потерю из-за закрытия браузера или потери интернета. Работая в Microsoft word, используйте автосохранения материала через определенные промежутки времени.
5. Следует избегать набора сообщения на телефоне или планшете. Существует риск неуместного автоисправления.
6. Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Набранный текст рекомендуется вновь перепроверить через час, временно переключившись на другие дела и забыв о его написании. Это поможет взглянуть на текст с другой стороны, видя все неточности.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

• Корректное заполнение темы письма

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

• Учитывать всю полученную информацию

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

• Собственная подпись – аналогия визитке

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры». Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

• Почтовый адрес

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

• Шрифт и интервалы

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Стиль делового общения

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Особенности общения:

• Строгость конструкций

Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.

• Использование смайликов

Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.

• Приветствие по имени и отчеству

Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.

• Ответ в течение двух суток

Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.

• Отсутствие назойливости

Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.

• Правило зеркала

Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.

• Поздравление с праздниками

Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.

• Благодарность

Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

• взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
• внимание к деловым интересам оппонента;
• соблюдение конфиденциальности;
• пунктуальность в решении важных задач.

Деловая переписка необходима, так как:

• при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
• письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
• после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
• из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

В прошлый раз мы с вами поделились правилами составления деловых официальных печатных писем, а также различными устоявшимися этическими нормами.

Когда мы начинаем говорить о деловой переписке, следует обращать внимание на факт, что в последнее время она все больше переходит в электронный формат. Ведь сегодня скорость общения — один из неотъемлемых атрибутов успешного сотрудничества.

Поэтому, я решил выделить в отдельной статье правила деловой переписки именно в электронном формате посредством e-mail. И тогда вопрос деловой переписки мы закроем полностью. Чем-то информация в обеих статьях может пересекаться, мне просто хочется, чтобы каждый отдельный чек-лист выглядел полноценным и оконченным.

Итак, встречайте 100 золотых правил деловой email-переписки:

1. Разработайте корпоративный шаблон в своем фирменном стиле и определите для себя виды и формы писем деловой переписки — это придаст вашему обращению официальности.
2. Ширина корпоративного шаблона должна находиться в пределах 500-650 пикселей.
3. Всегда имейте ввиду, что ваше письмо может быть прочтено на мобильном устройстве — оптимизируйте свой корпоративный шаблон по соответствующим требованиям.
4. Официальные электронные письма не должны быть «креативными.
5. Поработайте над своим корпоративным email-адресом — никаких “kisonka”, “bomberman” и прочих прозвищ.
6. Наиболее оптимальная форма адреса — [email protected]
7. Почтовые адреса, начинающиеся с [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] и т.д. — не особо вызывают доверия при личной деловой переписке.
8. Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод».
9. Аналогично, официальное электронное письмо должно предусматривать только одно целевое действие.
10. Перед отправлением убедитесь, что существующий e-mail принадлежит нужному вам человеку, а не другому сотруднику компании получателя.
11. Всегда заполняйте «тему письма».
12. Старайтесь, чтобы тема письма не превышала в объеме 50 символов — так она точно будет полностью отображаться и на мобильных устройствах.
13. Цель и предмет вашего письма уже должны просматриваться при изучении «темы письма».
14. Не используйте темы письма с одним словом («привет», «вопрос», «ответ», «информация» и т.д.).
15. Всегда заполняйте предзаголовок (preheader).
16. Официальное письмо (бланк, подпись, печать) можно отправить в сканированном виде с корпоративного почтового ящика.
17. Если получатель ждет письмо от вас, не стоит возлагать эту миссию на подчиненного — соблюдайте «статусность» общения.
18. Подбирайте хорошо читабельный шрифт (для электронных писем оптимальный вариант — 14 кегль), избегайте фрагментов текста в мелком шрифте — при этом используйте стандартные шрифты, не занимайтесь экспериментами.
19. Всегда здоровайтесь в тексте с получателем письма.
20. В современной практике официальной email-переписки допускается использование неполных имен, например «Здравствуйте, Юля!» вместо «Здравствуйте, Юлия!». Также можно отходить от использования отчества при обращении.
21. Обращайтесь к получателю письма по имени не только во время приветствия.
22. Если получателей несколько — обращайтесь не к конкретному человеку, а ко всем: «господа», «друзья», «партнеры», «коллеги» и т.д.
23. Трижды проверяйте название компании, должность и ФИО получателя.
24. При обращении к получателю точно определяйте его пол, не нужно баловаться с вариантом в стиле «Уважаемый(ая)…».
25. Неформальное общение оставьте для личной переписки.
26. Не лишним в начале письма будет упомянуть, где и при каких обстоятельствах вы познакомились с получателем.
27. Легкий комплимент в начале email-письма — сильный ход.
28. Если получатель просил вас написать ему письмо — так и сообщите в самом начале.
29. Отвечая на письмо, используйте опцию «Ответить», чтобы в теме письма появилась приставка «Re:» и сохранилась история переписки.
30. Написание слов прописными (заглавными) буквами в официальных документах — нетактичный поступок.
31. Восклицательный знак — враг официальной деловой переписки.
32. К конкретному человеку принято обращаться на «Вы», если у письма несколько получателей — используйте «вы».
33. Даже если получатель — ваш хороший друг, в официальной переписке не принято показывать «панибратство».
34. Если ваше письмо — ответ на другое письмо, упомяните об этом в самом начале.
35. Когда отвечаете на письмо, всегда поблагодарите отправителя, например: «Сергей, спасибо за Ваше письмо».
36. Никогда не отвечайте недовольством на «недовольное» письмо, не отвечайте агрессией на агрессию.
37. Если информация в вашем письме представляет особую важность — пометьте его специальным «флажком».
38. Длинные письма никто не любит читать; старайтесь вложиться в «один экран»; по правилам e-mail переписки в одном письме всю суть можно изложить в 6-7 предложениях.
39. Электронное письмо должно быть по объему в два раза короче, чем такое же, написанное на бумаге.
40. Не пишите в следующих тонах — излишне уверенный, приказной, умоляющий и угрожающий.
41. Если вы пишете первое «холодное» письмо конкретному человеку, и вы еще не знакомы, обязательно сообщайте, откуда у вас адрес этого человека.
42. Классическая структура официального e-mail письма предусматривает три элемента: краткая вводная часть (причины и цель письма), основная часть (суть и главная мысль обращения), заключительная часть (указания, выводы, просьбы, предложения, информация о желаемом действии и т.д.).
43. Никто не запрещает в деловом письме использовать подзаголовки, четко выделяющие структуру письма.
44. Пишите так, чтобы абзац не превышал 3-4 строк.
45. Используйте широкие поля, не сильно большой разрыв между строками, между абзацами — пустую строку.
46. Длина одной строки должна находиться в диапазоне 60-80 символов.
47. Выравнивайте свой корпоративный шаблон по центру экрана.
48. Перечисления помещайте в нумерованные и маркированные списки.
49. В электронных письмах количество элементов в списках должно находиться в диапазоне 3-7 позиций.
50. Не используйте интернет-сленг (типа «Доброго времени суток») и не украшайте письмо смайликами.
51. В деловых email-письмах нет места жаргонизмам, народному сленгу, анекдотам (как и любому другому юмору), афоризмам, пословицам и даже метафорам.
52. Старайтесь не использовать слова иностранного происхождения — заменяйте их русскими синонимами.
53. Будьте осторожны с сокращениями и аббревиатурами — читатель должен их понимать.
54. Email-письмо — показатель вашей краткости. Поэтому, если вы размышляете, что ставить — запятую или точку, отдайте предпочтение точке.
55. Выделяйте важную мысль текста полужирным шрифтом — только не злоупотребляйте.
56. Не выделяйте слова подчеркиванием — читатель их может перепутать со ссылкой.
57. В ответном письме приветствуется использование лексики первого письма.
58. Страдательный (пассивный) залог уместен только в очень официальной переписке, если письмо по своему стилю должно формировать лояльность и передавать заинтересованность — используйте действительный залог (активный).
59. При ответе на конкретное письмо, можете цитировать отправителя — это позволит ему вспомнить нужные вам моменты.
60. Никогда не указывайте в электронном письме деликатную и конфиденциальную информацию — потому что ваш текст может случайно оказаться в руках «не того человека».
61. В email-письмах принято использовать три варианта изложения- от частного к общему, от общего к частному, и подача сведений в хронологическом порядке.
62. Помните, что изображения лучше прилагать, а не использовать в теле письма, так как они могут быть отключены у получателя; если используется шаблон — письмо должно хорошо читаться даже при отключенном показе изображений.
63. Откажитесь от фоновых изображений, они часто блокируются почтовыми программами.
64. Не превращайте письмо в «Мурзилку», не нужно баловаться цветными шрифтами.
65. Визуально в дизайне письма должно быть не больше трех основных цветов.
66. Сократите до минимума использование различных графических спецэффектов (тени, свечения, градиенты и т. д.).
67. Для отображения и показа ссылки используйте привычный синий цвет.
68. Основные ссылки должны быть в левой части письма, чтобы правша, читая письмо с телефона (который держит в правой руке), мог по ним легко нажать.
69. В финальной части электронного письма принято указывать информацию о дальнейших действиях.
70. Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.).
71. Если вам нужно отправить громоздкое по количеству текста письмо — лучше разбейте его на две части, а в тексте первой части сделайте анонс, что ждет получателя в следующем письме.
72. В деловой e-mail переписке нежелательно использовать постскриптум.
73. В конце письма (а именно в «подписи») указывайте свою контактную информацию — и предоставляйте данные, по которым вы очень быстро отвечаете безо всяких секретарей.
74. Нежелательно указывать несколько номеров телефонов и электронных адресов, оставляйте только те контакты, по которым именно вы сразу отвечаете.
75. Подпись желательно начинать с шаблонных, но вежливых фраз «С уважением» или «С искренними пожеланиями»; варианты в стиле «Искренне Ваш» в деловой переписке недопустимы.
76. Добавление в подпись своей фотографии говорит о вашей открытости, только подбирайте удачные фотографии, «паспортные шедевры» никого не интересуют.
77. Тщательно проверьте текст письма на ошибки и опечатки.
78. Нежелательно в тексте электронного письма указывать информацию, которую можно поместить в приложениях.
79. Если к вашему электронному письму имеются приложения — обязательно в тексте основного письма о них скажите и сообщите, какая информация там находится.
80. Не отправляйте файлы без сопроводительного письма.
81. В тексте письма должна быть информация о каждом приложении — краткое и понятное пояснение.
82. Название файла в приложении должно соответствовать его названию в основном письме.
83. Если приложение к письму большое по объему — не стоит перегружать сервер получателя, отправьте в поле письма ссылку на скачивание файла.
84. Приложения с расширением.exe (или другие «программные» форматы) по электронной почте отправлять не нужно.
85. По правилам делового этикета не принято отправлять электронные письма в выходные и праздничные дни, в первой половине понедельника, а также после обеда в пятницу.
86. Отвечайте на письма быстро — в деловой среде принято отвечать в течение 3-х часов, максимум — в течение дня.
87. Отвечайте на письма развернуто — это очень хорошо показывает ваши отличные деловые качества.
88. Даже если в письме отправитель Вам задает вопрос, предусматривающий ответ «да» или «нет» — в официальной переписке принято сообщать причину своего решения.
89. По правилам этикета, если одно письмо переросло в переписку, то ее завершает человек, который был инициатором общения.
90. Если у вас с получателем целая переписка и на разные темы — отвечайте на нужное письмо в соответствии с конкретным обсуждением.
91. Если в письме вы отвечаете на несколько вопросов — дублируйте или цитируйте вопрос, а потом давайте на него ответ.
92. Перед тем, как отправить ответное письмо, убедитесь, что вы ответили на все поставленные вопросы.
93. Никогда не отказывайте в жесткой форме, смягчайте эффект.
94. Если вы отправились в отпуск — на забудьте в своей почтовой программе настроить «автоответ при отсутствии»; при этом указывайте в таком письме контактные данные человека, который вас замещает (при условии, что он уполномочен решать необходимые вопросы).
95. Старайтесь всю необходимую информацию по теме обсуждения отправить в одном письме; это не сильно хорошо, когда с интервалом в несколько минут получатель видит от вас еще одно письмо, начинающееся с фразы, например: «Простите, забыл сказать…».
96. Информируйте отправителя, что вы получили его письмо, а также сообщайте, когда ему ожидать ваш ответ — это хорошая тактика, сразу располагающая к вам собеседника.
97. Не используйте автоматически настроенное информирование о получении письма. Все-таки переписка — дело личное, а письмо «Ваше письмо получено, отвечу в самое ближайшее время» говорит о шаблонности и полностью лишено конкретики.
98. В электронном письме не делитесь чужой информацией без ссылки на источник.
99. Никогда не давайте электронный адрес другого человека без согласования и предупреждения.
100. Если вы со временем поняли или выяснили, что отправили письмо с неточной, устаревшей или недостоверной информацией — отправьте вдогонку новое письмо, извинитесь и сообщите актуальные правильные сведения.

И последнее — поднимите письма, которые вы получали от других людей (компаний). Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать такие шероховатости.

При перепосте этой статьи просим указывать ссылку на первоисточник. Это наш официальный документ в электронном виде. Если он «один в один» появится от вашего имени (имени компании, сообщества и т.д.) — подумайте, какое он тогда сформирует о вас впечатление…

Желаем, чтобы ваши новые email-письма помогали формировать серьезное впечатление и вызывать доверие.

И да, если вашей компании нужен пакет email-писем для официальной переписки (запросы, извещения, уведомления и т.д.) — мы готовы его для вас подготовить на самом высоком и серьезном уровне. Их можно будет смело отправить хоть Президенту.

P.S. Ваша Студия Дениса Каплунова — поделились «фишками» мы снова.

То вопросов по поводу того как и какими средствами можно создать и отправить возникнуть в принципе не должно. Однако не все готовы сразу приступить в выполнению этой задачи если дело касается официальных писем, особенно когда автор письма ожидает получить на него ответ. Открою Вам маленький секрет деловой переписки, чем строже по своему характеру и стилю составлено письмо, тем больше шансов на ответную реакцию со стороны получателя. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со своим собственным стилем и в дальнейшем составлять обращения наиболее грамотным образом.

Для начала, нужно определиться какого характера будет создаваемое нами письмо. Я подразделяю все исходящие письма на три основных вида:

• Деловое предложение
• Деловой запрос
• Дружеское обращение

Соответственно для всех трех типов у меня есть шаблонные заготовки, как в виде простых текстовых файлов, так и виде шаблонов, заточенных под определенные почтовые программы. Перейдем по порядку к каждому из них.

Деловое предложение

Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!

Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.

Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].

Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].

Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.

Если Вы всерьез заинтересованы, чтобы нужные люди связывались с Вами при первом же обращении, то есть смысл подумать о доступности не только по электронной почте. Не лишним будет завести аккаунты в таких сервисах как ICQ и Skype. Иногда человеку намного проще связаться с Вами по обычному телефону, если номер такового, конечно будет предусмотрительно оставлен вами в подписи.

Для чего нужно дублировать собственный e-mail адрес в подписи, спросите вы, если таковой автоматически переправляется почтовым сервером. Тут действует правило, по которому излишняя информация в деловой переписке никогда не бывает ненужной. Представим ситуацию, когда Ваше письмо получает человек потенциально не заинтересованный в предложении, либо попросту не компетентный для корректного ответа на него. Он переправляет полученное сообщение другому пользователю, но при этом по каким-либо причинам информация об истинном отправителе теряется из автоматически добавленных данных, что приводит к затруднению связаться с Вами. Однако всегда достаточно будет взглянуть на подпись, чтобы определить автора письма и его необходимые контакты.

Деловой запрос

Здравствуйте (Добрый день)!

Либо, если известно имя адресата, то (Уважаемый, [Имя, Отчество])!

Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.

На основании Федерального закона РФ [номер и дата документа], прошу предоставить сведения [описываете необходимые для получения данные].

Можно также обратится к руководству того или иного сервиса в Интернете, при нарушении Ваших прав.

В связи с нарушением пункта [номер пункта в пользовательском соглашении] пользовательского соглашения, а именно: “[цитируете полный текст названного пункта]”, прошу провести проверку и принять соответствующие санкции в отношении виновного [ответственного (если речь идет о сотрудниках сервиса)] лица [сайта (наименование сайта)]. О результатах проверки и вмененных санкциях прошу сообщить по адресу [собственный адрес электронной почты].

Дружеское обращение

Приветствую (Доброго времени суток) (Привет), [имя человека]!

При первом обращении в дружеской форме, хорошим показателем будет полнота Вашего текстового обращения. Корректно написанный, объемный текст укажет на Вашу высокую заинтересованность в контакте с нужным лицом и вызовет желание ответного обращения. Не забудьте развязать беседу несколькими первичными вопросами.

Пример электронного письма

Деловая переписка в современном мире бизнеса — важная составляющая часть успеха. Сотрудники любой организации ежедневно сталкиваются с необходимостью составлять собственную деловую корреспонденцию и отвечать на входящую.

Деловая переписка имеет свою широкую классификацию: официальная, личная, внешняя, внутренняя, по цели написания и форме отправления.

Одной из компетенций современного работника является умение грамотно написать деловое письмо: благодарность, запрос, подтверждение, гарантию, претензию, пресс-релиз, поздравление, рекомендацию и другие.

Рассмотрим основные шаги в написании делового письма.

Культура деловой переписки — это и оформление письма, и грамотность текста, и корректность употребления слов и выражений. Поэтому лучше всего сначала использовать черновик, чтобы потом проверить себя и исключить неприятные недоразумения.

Структура делового письма включает: обращение к адресату, преамбулу, основной тескт, заключение.

Деловая переписка не допускает обращение на «ты». Поэтому чаще всего обращение начинается со слов «Уважаемый (ая) …». Продолжение обращения зависит от многих факторов. Имя-отчество руководителя употребляется в случае личного знакомства (однако нередко используется в письмах на имя руководителя государственного органа). К руководителю коммерческой организации допустимо обратиться со словом «господин» и добавить фамилию без инициалов. Если вам неизвестны звания военнослужащих или точное название должностей руководящих работников, лучше их не употреблять. В таком случае имя-отчество адресата будет выглядеть корректнее, чем ошибка.

Преамбула нужна для того, чтобы в нескольких словах показать мотивацию и цель письма. Для этого употребительными выражениями являются: В соответствии с … (название документа, нормативного источника), В целях …, В ответ на …, В подтверждение …, В порядке оказания…, В связи с …. и другие подходящие словосочетания.

Далее составляем основной текст, который должен в нескольких абзацах (два-четыре) прояснить вашу позицию, мнение, просьбу. Необходимо согласовывать текстовую информацию с от которого ведется повествование. Юридическое лицо чаще использует единственное и множественное число третьего лица, а физические лица передают сведения от единственного и первого лица. Предложения должны быть последовательными, логичными, чтобы у адресата сложилась целостная картина того, о чем вы хотите написать. Текст письма не должен толковаться двояко. должно освещать один предмет или вопрос, а также не превышать двух страниц.

В заключении необходимо еще раз коротко обобщить цель письма.

Правила ведения деловой переписки предусматривают четкое оформление деловых писем. После того, как текст письма проверен, отредактирован, согласован, необходимо его грамотно оформить.

Бланк делового письма содержит информацию об организации: название, физический адрес, телефон, факс, web-сайт и e-mail , а также и другие необходимые реквизиты.

Деловое письмо обязательно предполагает поля: слева — три сантиметра, справа — один-полтора сантиметра.

Шрифт чаще всего используется Times New Roman, 12-й (14-й) размер кегля, единичный (полуторный) интервал между строками.

Шапка делового письма в верхнем правом углу содержит ответ на вопрос «Кому обращено письмо»: руководителю, директору, администрации и т.д. с указанием должности, названия предприятия, фамилии и инициалов.

Если письмо содержит приложения, которые оформляются на отдельных листах, необходимо указать их количество перед подписью отправителя.

Необходимой частью делового письма явялется информация об исполнителе, причем фамилия, имя, отчество должны быть даны полностью, а также контактный телефон, по которому лучше всего связаться с конкретным работником.

Деловая переписка должна храниться в порядке, так как является важным доказательством деятельности предприятия по данному вопросу.

Секреты подписи в письмах — Советы от Mail.ru для бизнеса

В каждом письме важно продумать вовлекающее начало и конец, который подведет итог сообщению. Вне зависимости от цели, правильное завершение текста в переписке – подпись. Добавление подробной информации об отправителе служит приглашением к продолжению диалога – вы завязываете контакт и показываете свою открытость к дальнейшим коммуникациям.

Проработанная концовка:

• усиливает текст сообщения;
• позитивно сказывается на имидже;
• помогает наладить связь с получателем.

В компаниях разрабатывается единая структура письма для всех переписок. Однако правильная подпись положительно влияет на деловые контакты в бизнесе любой величины. 

Структура деловой подписи

Конец письма строится по простой формуле, которая включает 4 элемента: проявление вежливости, фамилию и имя автора (иногда отчество, в зависимости от принятого тона общения), должность, контакты.

Проявление вежливости

Стандартный пример вежливой концовки, который зачастую автоматически предлагается почтовыми сервисами – «с уважением». Но при ведении деловой переписки лучше персонализировать эту часть. Хорошая практика – добавлять завуалированный призыв к действию, например:

«С нетерпением ждем вас на нашей онлайн-конференции …»

«Жду вашего ответа…»

Однако это не всегда уместно. Если это письмо с отработкой негативного отзыва, вы можете еще раз извиниться:

«Приносим свои извинения за доставленные неудобства».

Можно использовать и более универсальные фразы, но добавить в них индивидуальности. Форма выражения вежливости может стать частью фирменного стиля при ведении деловой переписки.

Обращение

Формат указания имени может отличаться в зависимости от тона. Обычно главы корпораций, чиновники и официальные представители указывают полное ФИО. Для снижения уровня формальности можно убрать отчество. Этим действием можно добиться большей дружелюбности. Иногда служба поддержки в крупных компаниях при общении с клиентами использует только имя, например:

«С уважением, менеджер Максим»

Это позволяет клиентам комфортнее чувствовать себя при общении. Учитывайте, что собеседник в дальнейшем будет называть вас так, как вы представитесь. Если вам важно сохранять дистанцию, указывайте ФИО, а если планируете завязать тесные связи – можно ограничиться именем. 

Как правильно указать должность

В банках, государственных учреждениях и на топовых позициях некоторых крупных компаний принято указывать полное название должности. Например:

«Заместитель начальника отдела внутренних связей и управления персоналом восточного филиала ОАО «Инновации» Филимонова Ксения Константиновна».

В письме это может выглядеть перегружено, особенно когда текст сообщения короткий. Если правила организации не требуют указания полной должности, то стоит сокращать. Такие подписи лучше воспринимаются во время переписки.

Контактные сведения

В строчке контактов обычно указывается адрес электронной почты и номер телефона. Вы можете оставить только один тип связи или вынести на первое место предпочтительный способ. Если отправитель – представитель компании, то при необходимости можно добавить сайт и адрес офиса.

Подпись как инструмент маркетинга

Владельцам небольших бизнесов, фрилансерам или индивидуальным предпринимателям стоит внимательно относиться к подписи в письмах, поскольку она может стать эффективным инструментом продвижения услуг и личного бренда. 

В маркетинговых целях после имени вы можете указать: 

• Ссылки на проекты, которыми вы сейчас занимаетесь (сайт, блог).
• Несколько способов связи, чтобы получатель мог выбрать наиболее удобный из них.
• Профили в социальных сетях и т.д.

В конце можно также указать короткую информацию об услугах или ближайших мероприятиях с вашим участием.

Советы по созданию правильной подписи для email-рассылок

Единой формулы составления концовки e-mail нет. Итоговый вариант зависит от ваших целей. Чтобы создать привлекательную подпись, стоит придерживаться простых правил:

• Не перегружайте. Размещайте только ту информацию, которая необходима для быстрой связи с вами и краткой презентации вас как специалиста.
• Индивидуализируйте. Шаблонные фразы в стиле «всего наилучшего» вызывают отторжение, особенно если вы отправляете ответ на жалобу или негативный отзыв.
• При оформлении переносите каждую новую часть на следующую строчку, чтобы абзац выглядел аккуратно.
• Не используйте много цветов и шрифтов.
• Вместо ссылок на социальные сети добавьте кликабельные иконки – такой формат легче воспринимается пользователями. 

В подписи можно использовать фотографию по принципу аватара. Изображение должно быть небольшим, но важно, чтобы на нем было отчетливо видно лицо. 

Секреты персонализации продаж посредством подписи

Массовые рассылки с одинаковыми шаблонными фразами не вызывают большого отклика у потенциальных покупателей. Получая сообщения от бренда, пользователи электронной почты просто удаляют письмо или заносят его в спам. Избежать этого и улучшить вовлеченность помогает персонализация. Чаще всего советы в этой области касаются приветствия с первой частью письма, которая высвечивается в уведомлении. Однако индивидуализировать нужно и подпись.

Люди покупают у людей. Когда клиент получает письмо от менеджера, с которым он общался, у него создается ощущение, что о нем помнят. Совсем не обязательно, чтобы письмо создавал сотрудник – этот процесс можно автоматизировать. Главное – сохранять и обрабатывать данные о контактах. Настроить отправку таких писем поможет сервис Sendbox от Mail.ru для бизнеса. Функция триггерных рассылок позволяет выделить условия, при которых пользователю должно прийти сообщение, а технологии персонализации – адаптировать текст под клиента и ситуацию.

62 фразы для деловой электронной почты, которые стоит использовать прямо сейчас

Установление и поддержание хороших отношений в бизнесе имеет важное значение. А поскольку большинство людей в корпоративном мире устанавливают связи с помощью электронной почты, необходимо обладать некоторыми коммуникативными навыками. В основном, чтобы избежать недоразумений, которые могут навредить вашим контактам.

Вот список с 62 фразами электронной почты, которые вы можете начать использовать в своих деловых письмах, чтобы лучше общаться со своими коллегами, лидами, клиентами, партнерами и другими получателями.Мы разделили их на десять категорий, которые могут вам понадобиться для формирования основного письма, от правильного вступления до прощания.

Кроме того, вы найдете как формальные, так и неформальные фразы, потому что написание электронных писем во многом зависит от тона голоса, который вы даете своему бренду, и от того, с кем вы обмениваетесь электронными письмами.

Но сначала, как правильно начать электронное письмо?

Ваше электронное приветствие имеет гораздо большее значение, чем вы думаете. Люди ценят, когда вы называете их по имени, потому что это показывает, что вы разговариваете с ними напрямую. Когда вы просто используете приветствие + имя, у них может сложиться впечатление, что вы отправляете одно и то же электронное письмо еще 100 людям — что может быть точным, но в настоящее время у вас есть ресурсы, чтобы разобраться в этом. Вот несколько распространенных способов начать электронную почту:

Уважаемый [имя]! Это больше подходит для официальных писем. Используйте его, когда обращаетесь к человеку с уважением.

Привет [name]: Он простой, дружелюбный и прямой, но также неформальный. Используйте его осторожно.

Приветствия: Используйте его, если не знаете имени получателя.

Привет (всем / ребятам): Это когда вы отправляете электронное письмо группе людей неофициально.

Теперь, когда вы знаете, как правильно отдавать честь, перейдем к следующим частям электронного письма.

1. «Надеюсь, ты…»

Электронная почта, начинающаяся с добрых пожеланий, — всегда отличный способ быть социальным и дружелюбным. Помните, что общение жизненно важно в деловом мире, и вам не нужно все время быть таким формальным.Однако всегда проявляйте уважение и дважды подумайте, прежде чем подавать к столу вещи, которые могут показаться оскорбительными. Вот несколько распространенных примеров, которые вы можете использовать:

Надеюсь, у тебя все хорошо / все хорошо: Это показывает, что ты заботишься об этом человеке. Это уважительная и безопасная фраза для установления дружеского отношения.

Надеюсь, у вас были отличные выходные / неделя / день: Это зависит от того, в какое время или день недели вы обращаетесь. Эта фраза — одна из самых распространенных в деловых письмах.

Надеюсь, вам понравился отпуск: Это работает, когда у вас есть информация о том, что этот человек был в отпуске, и когда вы хотите продолжить разговор, который из-за этого пришлось прекратить.

Надеюсь, вам скоро станет лучше: Когда вы знаете, что человек выздоравливает после операции или болезни и поэтому его нет на работе. Обратите внимание на его вариации, чтобы не показалось, что вы торопитесь с ними что-то сделать. Это может оттолкнуть их, а не выглядеть приятным желанием.

Надеюсь, вам понравился (название мероприятия): Когда вы обращаетесь к вам после корпоративного мероприятия, которое вы организовали, использование этой фразы производит отличное первое впечатление, особенно если вы попросите что-то по электронной почте.

2. «Пишу вам по поводу…»

Когда вы сначала отправляете электронное письмо, вам нужно представиться и рассказать о его назначении. Иногда вам нужно напомнить этому человеку о том, кто вы есть, если вы уже контактировали раньше.

Вы можете вести себя безлично или делать домашнее задание и исследовать получателя.Потому что, когда вы персонализируете свое сообщение, чтобы показать, что знакомы с их работой или делами, вы увеличиваете шансы получить ответ. Вот несколько примеров общих электронных фраз для знакомства и некоторые идеи для их персонализации.

Общие фразы для электронной почты

Это [ваше имя] из [ваша компания]: Начните с того, что представьтесь своим именем и компанией, в которой вы работаете. Если вы хотите опустить название компании в начале, это нормально, но убедитесь, что эта информация будет размещена где-нибудь в теле письма.

Я пишу вам о… Здесь вы можете вставить все, что связано с предыдущим разговором или встречей, которую вы имели с получателем. Кроме того, вы можете использовать это введение, чтобы поговорить о будущих событиях.

Я пишу, чтобы спросить / узнать / сообщить / подтвердить / пригласить вас / обновить вас / попросить… »: Используйте это, когда вы хотите запросить информацию, позиционирование, сделать приглашение без лишних слов. . Это способ быть прямым и кратким.

Могу я уделить немного вашего времени…: Если вы хотите и / или должны вести себя очень формально, это лучший выбор.

Я обращаюсь к вам, потому что … : Это неформальный способ сообщить причину вашего обращения.

Персонализированные фразы для электронной почты

3. «Спасибо за…»

Выражение благодарности — отличный способ удержать внимание получателя и преодолеть проблемы, которые возникают при обслуживании клиентов. В основном потому, что вам нужно сосредоточиться на решении этих проблем как можно более плавно. А иногда покупатель задавал простой вопрос, даже не подозревая, что это ошибка, и в итоге вы раскрываете и выделяете его.Давайте посмотрим на несколько фраз для электронной почты, которые помогут в обоих случаях:

Спасибо, что сообщили мне: Это показывает, что вы признаете то, что вам сообщил человек, и выражаете признательность за это.

Благодарим вас за понимание / терпение: Такое сообщение делает клиента комплиментом, в то время как вы по-прежнему признаете проблему, с которой он столкнулся, без извинений за ненужные ошибки.

Спасибо за ваше письмо о…: Это помогает напомнить человеку о предмете, о котором вы говорите, и открывает более дружеский разговор, в зависимости от содержания предыдущих писем.

Спасибо за отправку / вопрос о / участие: Это показывает людям, что вы признаете их действия и цените их.

Спасибо, что обратились (ко мне): Это более неформальный способ оценить чей-то контакт.

Спасибо за ваш отзыв / ваше предложение: Он приветствует отзывы и предложения, чтобы человек чувствовал себя в безопасности, чтобы продолжать их вам.

Дополнительный совет: Если вам нужно извиниться за серьезный сбой, используйте что-нибудь простое, например «» Примите наши извинения за причиненные неудобства. Но не тратьте все свое письмо на извинения. Вместо этого предложите решения того, что произошло. Избегайте использования «, извините за неудобства» , потому что это звучит расплывчато, неформально и неискренне.

4. «

Просто быстрое / дружеское напоминание о том, что…»

Вы можете использовать этот вид электронных писем для предоставления информации или адресных напоминаний вашим получателям. Это также полезно, когда вы хотите привлечь их внимание к другому вопросу в своем электронном письме, в основном, если вы пишете, чтобы обсудить несколько вопросов.

Обратите внимание…: Если вы хотите привлечь внимание получателя к определенному вопросу, используйте это.

Быстрое напоминание…: Это неформальный способ представить что-то, что вы хотите выделить, например, близкие даты истечения срока или входящие встречи.

Я хочу сообщить вам: Используйте эту фразу, чтобы рассказать вашим клиентам об устранении неполадок, которые еще не решены. Вместо того, чтобы открыто называть это «проблемой, которая не решена», используйте «обновление» как форму заявления о том, что вы работаете над ее решением.

Я хочу сообщить вам, что…: Официальный способ сделать специальное объявление или дать критический ответ.

Просто кратко: Неформальная фраза по электронной почте часто используется, чтобы известить кого-то о чем-то, например о предупреждении или полезном совете.

Надеюсь, вы найдете это полезным: Когда вы даете им какую-либо информацию, совет или даже решение проблемы, с которой они столкнулись.

5. «Я посылаю вам…»

Если необходимо отправить вложения или даже дополнительную информацию, требующую особого внимания получателя, вот несколько примеров того, как это сделать:

Я отправляю вам [имя файла] в формате pdf: Не забудьте указать имя файла и его формат, чтобы человек чувствовал себя более уверенно при его открытии.

Я прикрепил [имя файла] для вашего просмотра: Опять же, не забудьте указать имя файла и его цели. Может ли человек просматривать, проверять или редактировать?

Не могли бы вы подписать прикрепленный документ и отправить его обратно до [дата] ?: Используйте этот, когда вам нужно, чтобы получатель отправил вам обратно подписанную копию, и у вас есть срок для этого.

Пожалуйста, смотрите информацию ниже для получения более подробной информации о…: Если вы хотите выделить информацию, такую ​​как адреса или существенные цитаты.

Вот документ, который вы просили / мы обсуждали: Это привлекает внимание получателя к тому, о чем он просил раньше.

Дополнительная информация доступна на [веб-сайте]: Если вы хотите поделиться ссылками, расскажите, что человек найдет там.

6. «Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…»

Иногда вам нужно попросить кого-нибудь о помощи или дополнительной информации. Используйте фразы, которые создают открытую дверь в вашем общении с получателем таким образом, чтобы он чувствовал, что к вам можно обратиться в любой момент.

Не забудьте сначала описать, что вам нужно, когда вы просите о помощи. И всякий раз, когда вы предоставляете информацию, вы должны дать им возможность связаться с вами, если у них возникнут вопросы.

Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…: Фраза «Пожалуйста, чувствуйте себя желанной…» побуждает клиентов обращаться к нам еще раз и заставляет их чувствовать себя комфортно.

Не могли бы вы… ?: Это формальный способ сделать запросы и вежливо попросить дальнейших объяснений.

Я был бы признателен, если бы вы могли…: Еще один способ вежливо попросить о чем-то.

Было бы очень полезно, если бы вы могли послать нам / мне…: Вы показываете человеку, что его помощь очень ценится. Вы можете использовать его для отправки дополнительной информации или файлов.

Пожалуйста, держите меня в курсе / сообщайте / обновляйте: Это делает общение открытым, так что человек может в любое время связаться с новой информацией по вопросу.

Если возможно, я хотел бы узнать (больше) о…: Вы ничего не требуете, просто позволяете человеку чувствовать себя комфортно, делясь с вами чем-то конкретным.

7. «

… пожалуйста, дайте мне знать».

Если вы хотите предложить что-то сделать для кого-то в электронном письме, то продемонстрируйте, что вы счастливы это сделать. Покажите получателю, что вы готовы помочь во всем. Эти фразы показывают людям, что вы с радостью хотите им помочь:

Я был бы счастлив…: Это означает, что вы не против помочь, и цель состоит в том, чтобы заставить другого человека чувствовать себя комфортно, прося вас обо всем, что ему нужно.

Если мы сможем оказать дополнительную помощь, сообщите нам: это официальный способ предложить дополнительную помощь.

Сообщите мне, если вам понадобится помощь: это самая распространенная фраза в электронной почте в этой категории. Это неформальный способ показать людям, что вы готовы помочь им, когда они в ней нуждаются.

… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне: Это работает как дополнение к таким фразам, как «Если вам нужна дополнительная информация…». Он подчеркивает, что вы готовы помочь.

… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне / для связи: Это дает человеку знать, что он может связаться с вами, когда ему нужно.

8. «К сожалению…»

Сообщать плохие новости по электронной почте всегда непросто, но есть способы сделать это правильно. Иногда случается, что вы каким-то образом не могли учесть ожидания человека, и вам нужно предоставить эту информацию.

К сожалению, мы не можем / не можем…: Это официальный и вежливый способ дать отрицательный ответ.

Боюсь, что будет невозможно…: Используйте эту неформальную фразу в отрицательном ответе, после чего следует краткое объяснение того, почему не удалось выполнить просьбу человека.

С сожалением сообщаем вам, что…: — вежливый и формальный способ сообщить плохие новости. Сразу после этого объясните причины, по которым этого не произойдет.

После тщательного рассмотрения мы решили (не)…: Это показывает, что вы учли то, что человек отправил вам ранее. Это также способ смягчить мрачный ответ.

Это противоречит политике компании…: Это способ объяснить, почему вы не можете делать то, что просит человек, если это противоречит политике компании.

Несмотря на все мои усилия…: Вы показываете человеку, что вы приложили усилия, чтобы решить что-то, или даете ему положительный ответ.

9. «Жду ответа».

Заканчивая электронную почту, вместо того, чтобы использовать «Еще раз спасибо» или что-то подобное, создайте ожидание ответа.Позвольте диалогу открыться. Эти фразы побудят их предоставить любую дополнительную помощь или обратную связь, в которых вы нуждаетесь.

Пожалуйста, дайте мне знать, работает ли это / если вы доступны / если это звучит хорошо / если вы можете / если вы можете помочь / если вам нужно перенести время…: Это фраза, чтобы закончить электронное письмо, показывая, что вам нужен ответ о том, что вы отправили получателю.

Я с нетерпением жду встречи с вами: Используйте его, когда планируете личную встречу.

Мы будем очень признательны за любые отзывы, которые вы можете мне дать: На случай, когда вам нужно закончить письмо с просьбой высказать свои мысли / отзывы от человека.

Я был бы признателен за вашу помощь в этом вопросе: Обычно вы заканчиваете электронное письмо этой фразой, когда описываете какую-то ситуацию или проблему и вам нужно обратиться за помощью.

10. Дружественные фразы для завершения письма

Наконец, вам нужно вставить прощание в конец текста электронного письма. В деловых письмах нельзя просто послать «До свидания» или «Увидимся позже». Используйте одну из этих фраз для электронной почты:

С уважением: это — дружеский способ попрощаться и один из самых распространенных в деловом контексте.Это может быть лучше для людей, с которыми вы разговаривали раньше.

Всего наилучшего: это разговорный, но дружелюбный и общительный способ попрощаться.

С уважением: это номер для официального закрытия бизнеса, которым вы никого не обидите.

Приветствия: Вы можете использовать эту подписку со своими друзьями и близкими коллегами по бизнесу. В зависимости от тона голоса, используемого для вашего бренда, это также может быть полезно.

Удачной недели / выходных / дня / ночи !: Это зависит от того, в какое время вы отправляете электронное письмо.Помните о часовых поясах, если вы обмениваетесь электронными письмами с людьми из другой страны.

Оставайтесь в безопасности: Вы можете использовать его во время конфликтов или трудных времен, таких как пандемия COVID-19.

Подведение итогов

Знание того, как правильно написать электронное письмо, имеет решающее значение в получении или отсутствии ответа. Использование правильных фраз гарантирует, что вы не обидите или не произведете неправильное впечатление на получателя.

При написании делового электронного письма вам необходимо заранее знать, в каком контексте находится ваш получатель.Вам нужно быть формальным или неформальным? В конце концов, вы должны уважать наши слова, чтобы избежать недопонимания. Пришло время применить эти фразы для электронной почты, открыть свой почтовый ящик и начать изо всех сил отвечать на электронные письма.

20+ лучших вступительных предложений и приветствий [Email Starters]

Электронный этикет имеет множество условностей, которые необходимо соблюдать, если вы хотите выглядеть заслуживающим доверия. Некоторые из них являются региональными или связаны с определенным типом переписки.

Вы не знаете, как начать электронное письмо, какое электронное приветствие использовать или что должно быть сказано в первой строке? Это руководство поможет вам сделать лучший выбор.

Кроме того, мы поделимся отличными вводными фразами и убийственными приемами, чтобы заинтересовать получателя и заставить его действительно захотеть ответить.

Из этой статьи вы узнаете:

• Какие электронные приветствия использовать
• Как создать электронное письмо
• Лучшие предложения для открытия электронного письма

Используйте чат-бота для создания списка рассылки

Выделите пять минут на настройку чат-бота, который поможет вам собирать потенциальных клиентов и сегментировать вашу аудиторию.

Узнайте о чат-ботах

Хотите изучить другие области, связанные с электронной почтой? Посмотрите эти статьи:

Самая важная функция каждого электронного письма, как и обычных писем, — это устанавливать и поддерживать соединение. Неважно, будет ли это рассылка по электронной почте, деловое общение или сопроводительное письмо. Он всегда должен основываться на взаимном уважении.

Всегда начинать электронную почту с приветствия (приветственная фраза). Это вопрос соглашения, который является неотъемлемой частью правильного формата электронной почты.

Что такое приветствие в электронном письме?
В контексте переписки приветствие — это приветствие. Наиболее распространенное приветствие на английском языке — «Уважаемый», и его можно использовать в большинстве ситуаций. После приветствия обычно следует имя или титул получателя + фамилия, например «Дорогой Эммет», «Уважаемый доктор Браун», «Уважаемый профессор Хомский».

Некоторые дополнительные электронные письма не обязательно должны начинаться с приветствия, особенно если они представляют собой быстрые ответы, которые приходят в тот же день.Но если вы впервые пишете кому-то или отправляете холодные электронные письма, обязательно используйте приветствие.

Вот самые популярные приветственные фразы по электронной почте (также известные как приветствия по электронной почте):

1. [ФИО], (самый прямой)

Иногда вовсе не нужно здороваться или прощаться. Достаточно имени вашего получателя. Попробуйте представить себе это как нежный кивок, за которым следует произнесение чьего-либо имени. Он работает во всех ситуациях, а также подходит для электронной переписки.Тем не менее, это не самый популярный вариант, и его можно трактовать по-разному. Если вы не хотите показаться слишком прямым, лучше придерживайтесь других приветствий.

2. [Привет, [имя], (неофициально)

«Привет» + имя — наиболее универсальное приветствие. Сегодня это уместно практически в любом контексте. Он отлично подходит для деловых писем и сразу дает чувство дружелюбия. В то же время это воспринимается большинством интернет-пользователей как нейтральный вариант. Это неформально, но это не значит, что это грубо — сегодняшняя культура онлайн-общения гораздо более расслабленная.

3. Здравствуйте, [имя], (полу-неофициально)

«Привет» — более формальное приветствие, чем «Привет», и менее формальное, чем «Уважаемый». Может показаться, что это лучшее из обоих миров. Хороший компромисс, правда? Но это не так. Он не является ни формальным, ни неформальным и имеет тенденцию выделяться. Технически в этом нет ничего плохого, но лучше пойти так или иначе.

4. Уважаемый [Имя], (формальное и естественное)

«Дорогой» — это традиционное приветствие, используемое в переписке. Это чаще встречается в письмах, чем в электронных письмах, особенно когда мы объединяем его только с именем.В неформальных письмах это может показаться претенциозным. Если вам нужен слегка архаичный тон, сделайте это.

5. Уважаемый [Титул / Почтение] + [Фамилия], (формально и вежливо)

Эта комбинация является наиболее распространенным приветствием, используемым в официальных электронных письмах и письмах. Предположим, вы студент, которому нужно написать письмо профессору. Или вы ищете работу и хотите подготовить красивое сопроводительное письмо. «Уважаемый» + титул + фамилия — практически единственный вариант.Это стандартное приветствие, когда вам нужно обратиться к своему «начальству».

6. Уважаемый [Имя] + [Фамилия], (пол неизвестен)

Этот способ начать электронное письмо пригодится, если вы хотите вести себя формально, но сталкиваетесь с такими именами, как Морган, Рио или Саша. В общем, почетные обращения, подразумевающие пол, не одобряются. Поскольку нет единого мнения об альтернативах, эта комбинация кажется наиболее безопасным выбором.

7. Привет, (группе)

Вы можете использовать это приветствие, если не знаете чье-то имя или обращаетесь к группе получателей.«Привет» также работает в этих ситуациях. Однако добавление «там» также может быть удобно при рассылке электронных писем массового маркетинга. Вы можете использовать его как слово-заполнитель по умолчанию, которое отображается, когда имя получателя неизвестно. Заменить «Привет, Гарри» на «Привет» проще и лучше, чем использовать бланк. Подумайте об этом… «Привет»? Похоже, что это что-то напечатанное кем-то, кто впервые в жизни пользуется компьютером.

8. Приветствую, (группе)

Он также довольно универсален, и вы можете использовать его как для групп, так и для отдельных лиц.Вам не нужно добавлять имя после «Приветствия», что делает его еще одним хорошим выбором, когда мы его не знаем. Однако некоторые могут посчитать это слегка формальным и безличным. Но это не должно быть плохо.

Приветствия, объединенные с именами, сопровождаются запятой (или точкой с запятой в очень формальной корреспонденции). Тем не менее, открывающая строка первой строки основного текста вашего электронного письма должна рассматриваться как новое предложение, а первая буква должна быть написана с заглавной буквы.

Уведомление:

«Дорогой Марк» всегда пишется без запятой между приветствием и именем.Однако раньше «Привет, Марк» (или «Привет, Марк») с запятой воспринималось как более правильное, чем «Привет, Марк». В последнее время стал более популярным и предпочтительным второй вариант. Одна запятая после имени выглядит более эстетично, чем две запятые, расположенные рядом.

Если вы хотите использовать почетное слово (Уважаемый мистер Смит / мисс Смит), вам не нужно использовать полные имена. Самый популярный вариант — это почетное слово, за которым следует фамилия человека. Однако предположение о половой принадлежности может быть воспринято как оскорбление.Гендерно-нейтральное почтительное слово — «Mx».

«Привет» и «Привет» можно использовать без имени. Это лучший вариант для неформального приветствия. Если вы не знаете имя получателя, вы можете использовать одну из наиболее универсальных приветственных фраз, например:

В некоторых случаях можно написать что-то вроде:

• Доброе утро
• Добрый день

Но обратите внимание, что они делают ваше электронное письмо больше похожим на объявление. Эти приветствия пригодятся, когда получателей несколько.Однако всегда лучше адресовать электронную почту конкретному человеку, а не группе людей.

Дважды проверьте имя получателя перед отправкой электронных писем. Имя с ошибкой не произведет хорошего первого впечатления. И обычно очень легко найти кого-нибудь в социальных сетях, LinkedIn или на веб-сайте их компании.

Если вы не знаете имени человека, вы также можете указать его должность.

• Уважаемая [Должность] (например, Уважаемый менеджер по маркетингу)

Похоже, что на некоторые электронные письма откликается чаще.Согласно исследованию, электронные письма, начинающиеся с «привет», «привет» и «привет», немного лучше, чем «дорогой Х», для получения ответа (примерно на 7%). Также стоит отметить, что любое приветствие увеличивает скорость отклика.

Есть также некоторые приветствия, которых лучше избегать, например:

⛔ Привет! (Это может быть воспринято как слишком неформальное)

⛔ Уважаемый сэр / мадам (это очень формальное приветствие, и оно звучит жестко)

⛔ Для тех, кого это может касаться (это неточно и, как правило, игнорируется)

Не следует звучать слишком формально, но иногда это безопаснее.Не пытайтесь дружить, если вы только начали обмениваться деловой перепиской с кем-то, кого на самом деле мало знаете.

Как начать официальное электронное письмо Вы хотите сохранять правильный тон при написании официальных электронных писем? Проверьте: Как создать профессиональную электронную почту

Начальные строки электронного письма — это первые предложения вашего электронного сообщения. Не путайте их со строками темы электронного письма. Обе строки — тема и вводные строки — важны и помогают привлечь внимание получателя.

Количество писем, отправляемых каждый год, растет намного быстрее, чем количество уникальных пользователей электронной почты. Это означает, что мы получаем все больше и больше писем в день.

Хорошо написанные личные, маркетинговые и деловые электронные письма должны показать, что вы уважаете время других людей . Обычно лучше сразу перейти к делу в самом начале письма.

Есть четыре основных типа вводных строк электронной почты, которые лучше всего работают:

1. Предлагаемая ценность
2. Задавая вопросы
3. Повышая эго
4. Начало разговора

Они используют разные стратегии обращения к получателю, и вам необходимо определить, какая из них лучше всего в данной ситуации.

Начальные предложения делового письма
Деловое письмо всегда должно быть более целенаправленным, чем неформальное письмо. Хорошая вступительная строка должна быть связана с темой вашего электронного письма или, по крайней мере, обеспечивать плавный переход.

1. Начальные строки электронного письма со значением

Намекните на потенциальную выгоду или решение их проблемы.

Примеры начальной строки электронного письма, предлагающие ценность:

• Я обращаюсь к вам, потому что. . . [есть способ получить выгоду для бизнеса вашего получателя от этого обмена электронной почтой и вашего сотрудничества]
• Я заметил это.. . [возникла проблема], и я верю, что могу помочь вам в [решении проблемы].
• Я уверен, что вы будете счастливы узнать. . . [что произошло что-то интересное и это прекрасная возможность для бизнеса]

2. Начальные строки электронной почты, которые задают вопросы

Задайте вопрос и позвольте им высказать свое мнение или попросить о помощи. Люди больше вовлекаются, когда чувствуют, что они кому-то нужны или им интересно то, что они говорят.

Примеры начальной строки электронного письма, в которых задаются вопросы / просят о помощи:

• Желает ли ваша компания.. . [достичь определенной цели или принять стратегическое решение]?

• Вы слышали о. . . [последний успех конкурента получателя]?
• Хотите, чтобы ваш бизнес? . . [увеличить доход на XX% / преобразовать больше потенциальных клиентов в продажи / войти в десятку лучших предприятий в данной области]?

3. Вступительные строки электронного письма, повышающие эго

Начните с комплимента. Покажите свое восхищение тем, чего достигли ваши получатели электронной почты или их бизнес.

Примеры начальной строки электронного письма, которые усиливают эго получателя:

• Поздравляем. . . [недавнее достижение]
• Мне очень понравилось ваше последнее достижение. . . . Это [помогло мне осознать / открыть то, что я ценю]. Я связываюсь с вами по поводу. . . [причина, по которой вы пишете это письмо]
• Я впечатлен тем, как вы. . . [решил проблему / добился чего-то непростого]
• Буду очень признателен за ваш совет.. . [тема, по которой получатель вашего электронного письма является экспертом]

4. Вступительные строки электронного письма, в которых используются контекстные средства начала беседы

Обратитесь к недавней встрече, событию или человеку, чтобы представить тему и начать разговор.

Актуальные примеры начальной строки электронного письма:

• Мы говорили [дата] о [все, о чем вы говорили]. Я хотел бы обсудить [угол, который вы хотели бы обсудить, чтобы продолжить разговор с того места, на котором вы остановились в прошлый раз]
• [Имя общего контакта] предложил мне связаться с вами по [теме, которую вы хочу обратиться]
• Было приятно увидеть вашу компанию на [отраслевом мероприятии / награде]!

Альтернативный вариант (с поворотом):

• Я видел [конкурента вашего получателя электронной почты] на [отраслевом мероприятии / награде].Я думаю [призыв к действию или заверение в том, что вы на стороне получателя электронного письма].

Шаблоны электронной почты
Написание электронной почты может быть сложной задачей. В некоторых случаях, особенно когда вы пишете электронные письма своим клиентам, лучше использовать шаблоны электронной почты. Вы можете получить доступ к коллекции из более чем 260 уникальных дизайнов электронных писем, которые обычно требуют лишь незначительных изменений текста. Создайте бесплатную учетную запись Tidio, чтобы опробовать их и отправлять красивые электронные письма за считанные минуты.

⛔ Начальные строки электронной почты, которые используются слишком часто или не работают:

• Вам понравились [выходные / отпуск / отпуск]? Это выглядит вынужденным и может быть вторжением в чью-то личную жизнь — не лучший выбор, если вы не друзья.
• Знаете ли вы этот [любопытный факт]? Это может показаться покровительственным. Вы можете привлечь чье-то внимание, бросив ему интересную статистику, о которой он, скорее всего, не знает, но вам не нужно втирать ее им в лицо.
• Я хотел бы представиться. Не объявлять. Просто сделай это, если тебе действительно нужно. Однако это не лучшая линия открытия. Лучше сразу перейти к делу. Ваши партнеры по переписке в любом случае проверит вашу подпись в электронной почте.

Перед тем, как отправить важное электронное письмо, не забудьте просмотреть этот контрольный список:

1. Мой адрес электронной почты выглядит профессионально, и на конце указан домен моей компании
2. Я проверил настройки BCC и CC при вводе получателя (ей)
3. Тема моего электронного письма описательна, ясна и не содержит опечаток
4. Я использовал подходящее приветствие и способ обращения к получателю.
5. Моя первая строка интригует, и в ней используется один из приемов, описанных в статье.

Эти правила применяются к деловой и личной электронной почте.Однако маркетинговые электронные письма — это совсем другое дело. Часто они полагаются на взаимодействие слов и изображений. Вы можете попробовать бесплатное программное обеспечение для электронного маркетинга, чтобы создать красивый дизайн электронной почты за считанные минуты.

Безопасность | Стеклянная дверь

Подождите, пока мы убедимся, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас проблемы.

Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une personne réelle.Votre contenu s’affichera bientôt. Si vous continuez à voir ce message, contactez-nous à l’adresse pour nous faire part du problème.

Bitte warten Sie, während wir überprüfen, dass Sie wirklich ein Mensch sind. Ihr Вдохните вирд в Kürze angezeigt. Венн Си weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте и .

Даже geduld a.u.b. Terwijl, мы проверяем, что вы склонны. Uw content wordt binnenkort weergegeven.Als u dit bericht blijft zien, stuur dan een e-mail naar om ons te информирует о новых проблемах.

Espera mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, infórmanos del проблема enviando un correo electrónico a .

Espera mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido aparecerá en бреве. Si Continúas viendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos que tienes issues.

Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade. Сеу конеудо será exibido em breve. Caso continuerecebendo esta mensagem, envie um e-mail para para nos informar sobre o проблема.

Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini a visualizzare questo messaggio, invia un’email all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 6c91fdd6bbe600a1.

различных приветствий деловыми письмами | Малый бизнес

Кимберли Леонард Обновлено 7 марта 2019 г.

В бизнесе отношения строят партнерские отношения и лояльных клиентов. При написании делового письма вы устанавливаете отношения с самого начала с приветствия.Независимо от того, отправляете ли вы деловые почтовые письма или электронную почту, существуют различные приемлемые методы обращения к читателю в приветствии. Убедитесь, что вы говорите профессионально и в соответствии с вашими профессиональными отношениями с получателем.

Формальные приветствия

Используйте формальные приветствия, когда вы не знаете получателя, имеете более низкий титул или иным образом подчиняетесь получателю. Формальные приветствия в деловых письмах являются традиционными и широко распространенными.Их следует использовать, когда вы не знаете, как обратиться к другой стороне.

• Неизвестный получатель: Есть два традиционно приемлемых приветствия, когда вы пишете деловое письмо неизвестному получателю. Кому это может относиться или Уважаемые сэр или госпожа проявите уважение ко всем, кто является предполагаемым читателем.
  
• Известный получатель: При отправке письма определенному человеку, чье имя у вас есть, вы должны начать с Уважаемый и использовать фамилию этого человека.По возможности укажите пол, семейное положение и профессиональное звание. Используйте идентификаторы Mr ., Ms ., Miss или Mrs . для определения пола и семейного положения. При обращении к врачу используйте Dr . перед фамилией. При обращении к профессору используйте Prof . Идентификаторы используются между Уважаемым и фамилией. Например, Уважаемый профессор Джонс . Не используйте идентификатор пола, если у человека есть профессиональный идентификатор.
  
• Гендерные особенности: Бывают случаи, когда у вас есть полное имя человека, но вы не уверены, мужчина это или женщина. Языковые различия, уникальное написание и неоднозначные имена могут вызвать путаницу. Не угадай. Если вы не уверены в половой принадлежности получателя, откажитесь от идентификатора пола и используйте полное имя. Например, Уважаемый Ян Джонс, .
  

По возможности узнавайте как можно больше о человеке, чтобы приветствие было как можно более представительным.Это может потребовать нескольких дополнительных минут работы, но часто дает лучшие ответы.

Использование полуформального приветствия

Если вы находитесь в равных условиях с получателем или имеете длительные отношения, которые позволяют вам быть более дружелюбными, вы можете использовать полуформальное приветствие. Это то же самое, что вы отправили бы другу для бронирования вечеринки по случаю дня рождения, но издает тон, соответствующий тому, как вы общаетесь с человеком в реальной жизни.

• Групповые получатели: При использовании программы слияния почты можно отправить письмо и настроить приветствие для каждого человека.Однако бывают случаи, когда письмо отправляется всей группе, а не индивидуально. В этом случае идентифицируйте группу вместе. Например, Уважаемые участники , Уважаемые коллеги или Уважаемая команда приемлемы.
  
• Индивидуальный мужчина или женщина: В менее формальном письме слово «Уважаемый» по-прежнему используется, но с именем человека. Никаких идентификаторов не требуется. Опять же, это должно быть в тех случаях, когда вы уже ведете переговоры с получателем по имени.Например, Dear Joe подойдет, если вы не позвоните Джо мистеру Джонсу лично.
  
• Общие цифровые приветствия: Электронная почта, как правило, соответствует более расслабленным правилам стиля. Еще раз, определите взаимосвязь и уместность использования менее формальных приветствий, таких как Привет, или Добрый день, . Если вы сомневаетесь, постарайтесь быть немного более традиционным, чтобы не раздражать кого-то, кто может воспринять ваше приветствие как неуважение. Как и во всем в бизнесе, поймите, с кем вы общаетесь, чтобы принять это решение.
  

Полуформальные приветствия используются как в почтовых письмах, так и в электронной переписке. Электронная почта по своей природе менее формальна, и эти приветствия используются в электронной почте чаще, чем формальные.

Учитывайте тон всего письма

Выбрать профессиональное приветствие — одно дело. Не менее важно, чтобы приветствие соответствовало тону письма. Вы можете быть дружелюбны с человеком, но если вы излагаете условия нового контракта, письмо будет формальным.Приветствие должно соответствовать тону и быть традиционным, например, Dear Mr. Smith .

Недостаточно выбрать приветствие, которое кажется правильным. Деловое письмо создается с определенной целью, и каждая его часть, от приветствия до приписки, создается с определенной целью.

Комплексная проверка получателя

Время, затраченное на выяснение имени, должности и профессионального статуса человека, имеет большое значение в деловой переписке. Проявляет уважение и профессионализм.Позвоните в компанию, чтобы поговорить с администратором или другим представителем и спросить, кому следует адресовать письмо по теме. Люди часто рады предоставить вам необходимую информацию, хотя вы можете столкнуться с проблемами с привратниками, которые фильтруют коммерческую корреспонденцию для боссов.

Если вы не можете получить информацию по телефону, зайдите в Интернет и найдите справочник компании. Используйте свое суждение, чтобы решить, кому должно быть отправлено письмо. Даже если письмо отправлено не тому человеку, вероятность его пересылки выше, если оно не начинается с общего приветствия и без имени.

Образцы писем // Purdue Writing Lab

Эта страница предоставлена ​​вам OWL в Университете Пердью. При печати этой страницы вы должны включить полное юридическое уведомление.

Авторские права © 1995-2018, Лаборатория письма и СОВ при Университете Пердью и Пердью. Все права защищены. Этот материал нельзя публиковать, воспроизводить, транслировать, переписывать или распространять без разрешения. Использование этого сайта означает принятие наших условий добросовестного использования.

---

Примеры писем

Резюме:

Этот ресурс предоставляет руководство по написанию для административного и канцелярского персонала, включая осведомленность аудитории, условности определенных жанров и общие советы по деловому письму, такие как лаконичность и управление тоном.

Следующие два письма являются хорошими примерами использования осведомленности аудитории, тона и акцента. Первое письмо было отправлено канцелярскому сотруднику от администратора, а второе письмо — это итоговое электронное письмо, написанное канцелярским сотрудником на основе задачи, поставленной перед ней администратором.

Это электронное письмо было отправлено администратором служащему:

Елизавета,

Мне нужно сообщить нескольким нашим преподавателям и преподавателям об изменениях в процессе на кафедре английского языка по назначению графиков преподавания для выпускников-ассистентов преподавателей. Как вы знаете, старый процесс отдавал предпочтение более высокопоставленным техническим специалистам, что привело к многочисленным жалобам на несправедливость и в целом отсутствию ясности. Начиная со следующего семестра, кафедра английского языка перейдет на новую скользящую систему, которая делит ТА на четыре группы в алфавитном порядке и гарантирует, что каждой группе будет отдано предпочтение в отношении времени обучения один раз в два академических года.

Это изменение вступит в силу с 5 января 2015 года. В своем сообщении я хотел бы, чтобы вы обрисовали новый процесс и объяснили причины, по которым нам необходимо внести это изменение. Пожалуйста, предоставьте контактную информацию заместителя начальника отдела на случай, если кому-то понадобится дополнительная информация. Да, и эту информацию также нужно будет скопировать соответствующему заместителю декана.

Я ценю вашу помощь в этом.

Следующее электронное письмо является результатом письма выше.Канцелярский сотрудник, который его написал, поместил наиболее важную информацию в начале электронного письма и использует во всем профессиональный тон. Для слушателей также предоставляется дополнительная контактная информация.

Уважаемые преподаватели и аспиранты,

Кафедра английского языка изменила процесс распределения графиков преподавания для старших помощников преподавателей. Начиная с 5 января 2015 года, новый процесс будет представлять собой скользящую систему, которая в алфавитном порядке делит ТА на четыре группы, причем каждая группа будет получать предпочтение в отношении времени обучения один раз в два года.Мы вносим эти изменения на основе отзывов административного персонала и аспирантов, обеспокоенных справедливостью системы и балансированием преподавания и курсовой работы.

Если у вас есть вопросы, обращайтесь к заместителю начальника отдела доктору Джону Локку.

Всего наилучшего,

Элизабет Гамильтон

8 советов по написанию эффективного и убедительного электронного письма

Вам когда-нибудь приходилось раздумывать, чтобы отправить электронное письмо? Потому что, то же самое.

В отправке электронной почты есть что-то грандиозное, чего не всегда можно получить с другими формами общения. А если вы не являетесь носителем английского языка, эта задача может показаться еще более сложной.

Эта статья предоставит несколько полезных советов, которые помогут вам улучшить общее качество ваших писем, независимо от вашей точки зрения. После того, как вы примените эти простые стратегии к своему письму, вы сможете уверенно отправлять электронные письма кому угодно и избавиться от беспокойства после отправки.

Приступим.

Как написать эффективное электронное письмо

1. Имейте убедительную тему.
2. Начните с подходящего приветствия.
3. Привлекайте внимание.
4. Сделайте сообщение кратким и лаконичным.
5. Будьте совместимы с вашим шрифтом.
6. Напишите простое закрытие.
7. Запланируйте электронную почту.
8. Проведите последнюю проверку орфографии и грамматики.

1. Имейте убедительную тему.

Тема письма может принести успех вашему письму или помешать ему. Часто это решающий фактор, откроет ли кто-нибудь ваше письмо.

К сожалению, многие люди борются с этой частью.

Взгляните на этот пример:

Эта конкретная тема (кстати, реальный пример) расплывчата, косвенная и совсем не намекает мне, о чем будет содержаться электронное письмо.

Результат? Я могу удалить его или вообще проигнорировать.

Вот вариант получше:

Он описательный, конкретный и говорит мне, что это введение.

Тема письма особенно важна, если вы впервые обращаетесь к кому-то. Получатель не знает, кто вы, и может судить о вас только по теме письма.

Даже если вы отправляете электронные письма внутри своей компании, все равно стоит написать отличную тему письма, чтобы получатель знал, чего ожидать.Как и любой занятой человек, ваши товарищи по команде получают массу писем каждый день и, безусловно, оценят дополнительные усилия, связанные с описательной строкой темы.

Итак, как написать хорошую тему письма?

Будьте ясны, прямолинейны и опишите содержание своего электронного письма. Не бойтесь затронуть всю тему письма. Вот несколько хороших примеров тем:

• [Требуется действие] Ежемесячное маркетинговое совещание
• FYI / Информационный
• Запрос на [Вставить здесь]
• [Напоминание] Опрос завершен | Займет 2 минуты
• [Имя] предложил мне связаться с вами
• Я буду в городе в следующий вторник. Вы свободны?

Если вы отправляете рекламное электронное письмо, избегайте вводящих в заблуждение строк темы, например:

• RE:
• ПП:
• Срочно
• Подтверждение заказа
• Статус счета

Нет необходимости прибегать к хитрым уловкам или названиям кликбейтов только для того, чтобы вызвать отклик.Согласно исследованию Litmus 2019 года, они заставляют получателей чувствовать себя обманутыми и обманутыми. Вы потеряете доверие и в результате можете попасть в их нежелательную почту.

Вы хотите, чтобы письмо ассоциировалось с позитивными эмоциями, а не с гневом и разочарованием.

2. Начните с подходящего приветствия.

Чтобы начать письмо, вы должны начать с соответствующего приветствия. Приветствие состоит из двух компонентов: приветствия и вступительного предложения.

Правильное приветствие зависит от ситуации.Если вы пишете официальное электронное письмо в банк или государственное учреждение, лучше начать с «Уважаемый [X]».

Если вы отправляете электронное письмо кому-то из своих знакомых или работаете в непринужденной обстановке, то вполне нормально использовать «Привет, [имя]» или «Привет, [имя]».

Также есть «Кому это может быть интересно», когда вы отправляете электронное письмо на групповой адрес электронной почты и не знаете, кто его будет читать.

Одной вещи, которую вы хотите избежать, является использование гендерных и не включающих терминов, таких как «Привет, ребята» и «Мистер./ Ms / Mrs. «В вашем приветствии.

Чтобы помочь вам, вот список приветствий, которые вы можете открыть в своих электронных письмах:

• Уважаемый [Имя]
• [Имя]
• Доброе утро / полдень
• Привет команда
• Привет
• Привет

3. Привлекайте внимание.

Как только вы закончите приветствие, пора начинать писать электронное письмо.

В то время как тема определяет, будет ли ваше электронное письмо открыто, ваше вступительное предложение определяет, будет ли ваше письмо прочитано до конца.

Если это введение, вы можете начать с того, что, как вы знаете, заинтересует вашего получателя. Вы можете узнать это, изучив их профили в социальных сетях. Возможно, они написали в Твиттере что-то интересное или недавно опубликовали в LinkedIn что-то, на что вы можете сослаться.

Это поможет вам установить взаимопонимание и показать, что вы не отправляете стандартное электронное письмо нескольким людям.

Конечно, в этом нет необходимости, если вы пишете электронное письмо коллеге или кому-то из своих знакомых, но все же важно установить какой-то контекст, чтобы они знали, что происходит.

Начните с коллегой с «почему».

Ни у кого нет времени (и терпения) догадываться, о чем идет речь. Чем раньше вы ответите на вопрос «почему», тем быстрее вы привлечете их внимание.

Подсказка: Если вы рассылаете электронные письма с продажами и нуждаетесь в том, что именно сказать, взгляните на бесплатные шаблоны писем HubSpot . С помощью этого инструмента вы можете получить доступ к библиотеке встроенных шаблонов, разработанных для каждого этапа пути к покупке.

4. Сообщение должно быть кратким и лаконичным.

По данным Statista, мы отправляем и получаем примерно 319 миллиардов писем в день по всему миру.

Эта статистика проясняет одну вещь: мы проводим много времени за чтением электронной почты. И из-за этого многие люди просто просматривают электронные письма, чтобы понять суть сообщения и перейти к следующему.

Имея это в виду, вы хотите оптимизировать свою электронную почту для удобства чтения и сканирования. Это будет выглядеть так:

• Делайте абзацы короткими.
• Добавление маркеров.
• Использование визуальных элементов для разделения текста.

Хотя вам может казаться, что вам нужно рассказать им обо всем в одном письме, не делайте этого.

Никто не ждет с нетерпением трехстраничного эссе в свой почтовый ящик. Подумайте об этом так: каков главный вывод из вашего электронного письма и есть ли конкретное действие, которое вы хотите, чтобы получатель предпринял?

Оттуда напишите черновик письма и, когда вы его перечитаете, убедитесь, что каждая добавленная вами строка помогает вам достичь этой цели.Если это не так, удалите его.

Если вам нужно включить в электронное письмо много информации, возможно, лучше вместо этого предложить телефонный звонок или встречу. Вы можете использовать этот бесплатный инструмент для встреч, чтобы быстрее планировать встречи и избегать переписки по электронной почте.

5. Соответствуйте своему шрифту.

Если я получаю подобное письмо, я немедленно удаляю его или считаю, что это мошенничество.

Электронные письма могут быть забавными. Вы можете добавлять изображения, GIF-файлы и цвета. Однако есть способ сделать это, чтобы не отвлекать и раздражать.

Это пример того, чего нельзя делать. В письме используется несколько шрифтов, разные размеры шрифтов и разные цвета. В результате глаз не знает, куда деться, и это немного ошеломляет.

Кроме того, сообщение теряется, так как получатель слишком отвлекается на все эти элементы, борющиеся за его внимание.

Итак, практическое правило: придерживайтесь одного шрифта. Если вы хотите использовать второй, используйте его экономно. Следуйте тому же правилу для цвета.

Если вы используете неанглийскую клавиатуру, ваши шрифты могут некорректно отображаться на устройстве другого человека. Вместо этого используйте веб-шрифты электронной почты, например:

• Arial
• Курьер
• Грузия
• Helvetica
• Lucida Sans
• Тахома
• Times New Roman
• Требушет MS
• Вердана

Фактически, это точный список, который дает Gmail:

Это гарантирует, что получатель получит ваше сообщение обычным шрифтом, независимо от устройства или операционной системы.

6. Напишите простое закрытие.

Когда вы закончите работу с электронным письмом, пора закрыть его.

Не нужно придумывать что-то необычное — просто сделайте завершение простым и понятным.

Итак, ничего подобного:

Вместо этого придерживайтесь безопасных, проверенных линий закрытия, и все будет хорошо.

Вы можете выбрать одну из наиболее распространенных закрывающих линий ниже:

• С уважением
• С уважением
• Лучшее
• С уважением
• Теплые пожелания
• С уважением
• Добрые пожелания
• Спасибо
• Береги себя

7.Планируйте свои электронные письма.

Один опрос, проведенный Sleep Advisor в 2020 году, показал, что около 54% ​​американцев проверяют свою рабочую электронную почту сразу после или в течение часа после пробуждения.

Другое исследование Litmus о состоянии электронной почты в США в 2021 году подтверждает это. Это показывает, что самое популярное время для чтения электронной почты — утро. Открытые ставки начинаются примерно в 6 часов утра, но обычно достигают максимума с 9 утра до полудня по местному времени.

Имея эту информацию, вы можете следовать одной из двух стратегий: отправить письмо утром, когда вы знаете, что оно прокручивается, или дождитесь менее загруженного времени.

С одной стороны, ваша электронная почта рискует быть похороненной, если вы отправите ее утром. Однако, если вы подождете позже, ваша электронная почта может никогда не открыться.

Требуется метод проб и ошибок, чтобы выяснить, что лучше всего работает при электронной переписке с вашей командой.

Если вы пишете электронное письмо кому-то из другого штата или страны, вы также должны учитывать часовые пояса. Полдень для вас может быть 19:00. для кого-то другого. Таким образом, помните, кто ваш получатель и когда они будут наиболее восприимчивы к вашей электронной почте.

Подсказка: вы можете использовать наш бесплатный инструмент планирования электронной почты, чтобы гарантировать, что ваши электронные письма будут отправлены в нужное время.

8. Сделайте последнюю проверку орфографии и грамматики.

Вы почти у цели — не облажайтесь на последнем отрезке.

Представьте, что вы тратите время на создание идеального сообщения, но его игнорируют, потому что электронное письмо пронизано орфографическими и грамматическими ошибками.

Вот как этого избежать. Закончив составление электронного письма, скопируйте его и вставьте в Microsoft Word или Google Docs, чтобы быстро проверить грамматику, фразу и орфографию.

Кроме того, вы также можете использовать бесплатные средства проверки, такие как Grammarly, для автоматизации процесса во время черчения.

Источник изображения

Кроме того, прочтите сообщение вслух, чтобы убедиться, что предложения не слишком длинные, не звучат неуклюже или не похожи на робот. Вы хотите, чтобы ваше электронное письмо звучало человек .

Все эти советы помогают читателю сосредоточиться на вашем сообщении, а не на других элементах вашего электронного письма.

Советы по написанию электронных писем для международных команд

Большинство людей не скажет вам этого, но создание хорошего электронного письма начинается еще до того, как вы произнесете хоть одно слово.Все начинается с вашего мышления.

Когда вы в правильном настроении, вы сможете писать эффективные электронные письма, которые будут общаться и убеждать.

Звучит логично… но как войти в «правильное настроение»? Что ж, есть два способа: поставить себя на место получателя и писать так, как вы говорите.

Подробнее об этом ниже.

Представьте, что вы получаете письмо, которое пишете.

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, которое было настолько бессвязным, что вы даже не могли дочитать его, не говоря уже о том, чтобы даже подумать об ответе? Или включил совершенно неуместное предложение?

Источник изображения

Ahrefs — это инструмент SEO, но они получили электронное письмо от рыболовной компании.

Одна из самых больших проблем при написании электронных писем — это отсутствие сочувствия к получателю. Задайте себе следующие вопросы:

• Почему я пишу этому человеку?
• Правильный ли человек, с которым можно связаться, учитывая то, чего я пытаюсь достичь?
• Ясно и по существу мое сообщение?
• Не лучше ли это обсудить на встрече?
• Каждая строка помогает или вредит моей цели?

Это особенно важно, когда вы отправляете электронное письмо новому человеку, но все же ценно при общении с коллегой.

Пишите так, как говорите.

Если вы не являетесь носителем английского языка, вполне нормально думать, что вам следует вести себя более формально, когда дело касается написания электронной почты.

Тем не менее, это приводит к тому, что электронные письма слишком формальны и выглядят неуклюже или жестко. Например:

Носители английского языка пишут более неформально — их письмо звучит так, будто один человек разговаривает с другим.

Вот небольшой совет по грамматике, который всегда поможет вам звучать более естественно: пишите активным голосом и избегайте пассивного голоса .

«Активный голос» показывает, что субъект выполняет действие глагола, например: «Мэрилин отправила письмо по почте».

Напротив, «пассивный залог» показывает, что глагол воздействует на подлежащее, например: «Письмо было отправлено Мэрилин».

Вместо того, чтобы писать «ваш отзыв будет очень признателен», попробуйте сказать «я был бы признателен за ваш отзыв». Вместо того, чтобы писать «ваш запрос был получен», попробуйте «Я получил ваш запрос».

Обратите внимание, как письмо активным голосом звучит более человечно.

Написание электронного письма не должно быть сложной задачей. С помощью этих простых советов вы всегда будете уверены, что ваша электронная почта эффективна.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в июле 2018 года и был обновлен для полноты.

Полное руководство по формальным электронным письмам

Официальный адрес электронной почты

Официальный адрес электронной почты используется при ведении дел с новым сотрудником или руководителем, отправке профессионального запроса или переписке о вакансии.Лучшие практики включают использование формального приветствия, например « Уважаемый [Имя], », завершающееся словами « С уважением, », а также использование короткой и описательной строки темы.

Вы знаете, что пишете официальное электронное письмо, если … вам нужно сделать паузу и задуматься, «Это слишком случайно?» или « Какое приветствие мне использовать? » или « Это правильный тон? »

Продавцы будут использовать формальную электронную почту для большей части своей корреспонденции. Вы представляете себя, надеясь произвести наилучшее первое впечатление, и хотите относиться к каждому потенциальному клиенту как к VIP-персоне.

Использование этих официальных правил электронной почты — верный способ убедиться, что деловая электронная почта всегда попадает в нужную ноту, независимо от того, обращаетесь ли вы впервые или только после этого.

Как написать официальное электронное письмо

1. Приветствую
2. Проверьте свой адрес электронной почты
3. Выберите профессиональный шрифт
4. Создайте тему сообщения
5. Представьтесь
6. Будьте краткими и лаконичными
7. Использовать формальное закрытие
8. Включите профессиональную подпись
9. Корректура

Итак, как написать официальное электронное письмо? Вот девять простых шагов, чтобы начать работу.

1. Приветствуйте как следует

Сначала выберите подходящее приветствие. Повседневные вступления, такие как « Привет, », « Привет, » или просто имя человека, следует использовать для повседневной переписки с друзьями, семьей и знакомыми коллегами.

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте более официальный тон. Вот несколько официальных приветствий по электронной почте:

Как начать официальное электронное письмо: официальное электронное приветствие

1. Уважаемый [Имя]
2. Здравствуйте, [имя]
3. Для кого это может касаться
4. Приветствую, [Имя]
5. Уважаемый [Название отдела]
6. Уважаемый [Должность]
7. Уважаемый Комитет по поиску
8. Доброе утро, [Имя]
9. Надеюсь, это электронное письмо тебе понравится

Если сомневаетесь, всегда выбирайте приветствие более формальное, чем обычное.Одно приветствие, чтобы навсегда ударить по бордюру? « Уважаемый сэр или мадам. » Вот почему.

2. Проверьте свой адрес электронной почты

Если вы отправляете электронное письмо не со своего рабочего псевдонима, повторно посетите свой личный адрес электронной почты, чтобы убедиться, что он профессиональный и отражает ваш текущий жизненный этап.

Если вы все еще сохраняете этот адрес [email protected] , подумайте о том, чтобы изменить его на адрес, который включает некоторую комбинацию вашего имени и фамилии. Это гарантирует, что ваше первое впечатление будет авторитетным и взрослым — а не шляпой дальнобойщика начала 2000-х годов.

3. Выберите профессиональный шрифт

Прочтите: откажитесь от фиолетовых комиксов без комиксов. Хотя вы можете предпочесть использовать шрифт Papyrus в личной переписке с друзьями и семьей, не отвлекайте свои профессиональные письма, выбрав Arial, Times New Roman или Calibri.

В конце концов, вы хотите, чтобы первое, что заметил ваш читатель, было ваше сообщение, а не шрифт.

4. Создайте тему сообщения

В теме письма должно быть не более семи слов для оптимального коэффициента открытий, и не пытайтесь поразить читателя остроумием в строке темы в первом письме.Прежде чем писать тему письма, задайте себе три вопроса:

1. « Кто моя аудитория? » — это руководитель, менеджер по маркетингу или, может быть, владелец малого бизнеса? Знание того, кто ваша аудитория, поможет на втором этапе…
2. « Что их волнует? » — Тема письма — первое впечатление читателя о вас (за вычетом адреса электронной почты). Сделайте это, сосредоточившись на том, что им небезразлично. Это может быть взаимная связь, проблема в бизнесе или встреча, которую вы уже запланировали.Сделайте тему своей темы релевантной для них и сделайте письмо открытым.
3. « Отражает ли моя тема, что внутри? » — Никогда не пытайтесь обманом заставить получателя открыть письмо. Если вы отправляете сообщение с темой « по поводу звонка на следующей неделе, » и у вас нет запланированного звонка, вы просите пометить вас как спам и потерять всякое доверие и доверие.

Кратко, ясно и лаконично — лучший способ начать официальную переписку. Вот несколько примеров:

• « RE 6/8 демонстрационный вызов с HubSpot »
• « [Взаимное соединение] рекомендуется поболтать»
• « Meeting RE: демонстрационный звонок с HubSpot »
• « Follow Up RE: Телефонный звонок с HubSpot »
• « Вопрос по [голу] »
• « Привет [имя], [вопрос]? »
• « A [выгода] для [компании потенциального клиента] »
• « У нас [вставить факт] общего »

Хотите больше вдохновения для отличной темы? Ознакомьтесь с этим списком, и вы гарантированно получите потенциальных клиентов, которые откроют, прочитают и откликнутся.

5. Представьтесь

Ваше первое предложение должно рассказать им, кто вы, но не рассказывать им историю своей жизни. Многие из нас начинают электронное письмо со своего имени, должности, компании и того, чем занимается наша компания.

Многие из нас также получают подобные электронные письма и просматривают первый абзац, потому что нам пока все равно. Мы хотим знать, что отправитель может сделать для нас, а не для кого он это делает и почему.

Вот чего нельзя делать:

Уважаемый апрель,

Меня зовут Лесли, я директор парка в Департаменте парков и отдыха Индианы.Мы стремимся сделать парки Индианы более красивыми и удобными для посетителей.

Я обращаюсь к вам сегодня, чтобы узнать, не интересно ли вам узнать больше о нашей летней инициативе, направленной на то, чтобы привлечь больше детей на улицу и в парки. Я знаю, что у вас есть летний лагерь, и я хотел бы поговорить с вами о сотрудничестве, чтобы использовать наши парки для определенных мероприятий на свежем воздухе.

Дайте мне знать, если вы хотите узнать больше.

С уважением,
Лесли Ноуп

Это письмо длинное, в нем слишком много времени рассказывается Эйприл, кто такая Лесли, и в нем никогда не говорится о том, как использование местных парков принесет пользу Эйприл и ее летнему лагерю.Вместо этого попробуйте это приветствие:

Уважаемый апрель,

Требуется ли когда-нибудь для детей (и вожатых) вашего летнего лагеря смена обстановки после недели или двух в одном и том же месте? Меня зовут Лесли Ноуп из отдела парков и отдыха, и я хотел бы помочь вашим отдыхающим сжечь немного энергии в наших местных парках этим летом.

Если вы хотите узнать больше о нашей программе летних парков, зарезервируйте время в моем календаре здесь: [Вставьте ссылку на календарь]

Надеюсь скоро поговорить с вами.

С уважением,
Лесли Ноуп

Это письмо короче, приносит пользу и сопровождается только именем Лесли и названием компании. Он также завершается четким призывом к действию. Более впечатляюще? Я бы так сказал.

6. Будьте краткими и лаконичными

Как уже говорилось выше, важно не перегружать профессиональные электронные письма большим количеством «ерунды» или информации, не имеющей значения для получателя. Отредактируйте свои электронные письма, чтобы они были длиннее и яснее, и добавляйте маркеры, новые абзацы и списки везде, где можете.Эти инструменты форматирования могут сделать вашу электронную почту более удобной для чтения и более эффективной.

Вот пример того, чего нельзя делать:

Привет Рон,

Меня зовут Донна, и мы встретились на конференции плотников Индианы на прошлой неделе. Я хотел поговорить с вами по поводу некоторых контрактных работ для нескольких моих клиентов. В частности, мне нужен кто-то, чтобы сделать 50 парковых скамеек, три перголы и восемь беседок. Я собираю заявки от нескольких местных плотников и надеялся, что вы предоставите мне расценки на эти проекты к концу недели.

Спасибо,
Донна Мигл

Это неуклюже, трудно различить самые важные части сообщения Донны, и язык слишком небрежный. Вместо этого попробуйте это:

Привет Рон,

Меня зовут Донна, на прошлой неделе мы выступали на мероприятии Carpenters of Indiana. В настоящее время я собираю заявки на следующие проекты:

• 50 парковых скамеек
• 3 беседки
• 8 беседок

Мне нужно, чтобы эти проекты были выполнены не позднее 6 июня 2019 г. , и я прошу вернуть все заявки до 15 марта 2019 г. .

Ваша работа впечатляет, и я надеюсь, что мы получим от вас предложение.

С уважением,
Донна Мигл

Это электронное письмо гораздо более прямое, профессиональное и хорошо организованное. Читателю легко бегло просмотреть, в нем четко представлена ​​самая важная информация и повышена вероятность того, что Донна получит ответ от Рона.

7. Используйте формальное закрытие

Готовы привезти домой? Убедитесь, что вы закрыли письмо соответствующим образом. Оставьте случайные фазы закрытия, такие как « Ура, », « Спасибо, » и « Лучшее, », для близких коллег.Выберите один из следующих, более формальных, закрывается ниже:

Как завершить официальное электронное письмо: официальное закрытие электронного письма

1. Спасибо за уделенное время
2. С уважением
3. С уважением
4. Спасибо
5. Жду вашего ответа
6. Удачного дня
7. С уважением
8. С благодарностью
9. Скоро ответит

Эти подписи несут правильный тон до последней капли вашего официального электронного письма.По мере того, как вы устанавливаете взаимопонимание со своими деловыми партнерами, вы обычно выбираете более случайные и творческие решения. А пока эти прощания — ваш лучший выбор.

8. Добавьте профессиональную подпись

Если первое впечатление производит ваш адрес электронной почты, подпись будет последней. Убедитесь, что он включает в себя следующее:

• Ваше имя
• Ваша контактная информация (номер телефона, сайт, ссылка на календарь (если есть), адрес)
• Ваш титул
• Профессиональный выстрел в голову
• Ссылка или значок для недавно полученных профессиональных наград
• Ссылки на соответствующие каналы социальных сетей (т.е., LinkedIn или Twitter)

Хотите увидеть примеры звездных электронных писем от реальных людей? Ознакомьтесь с этим обзором профессиональных примеров подписи электронной почты.

9. Корректура

Это может показаться легкой задачей, но вы удивитесь, что упустите из виду, прочитав один и тот же черновик электронного письма три раза подряд.

Вместо того, чтобы доверять своему глазу, перетащите текст электронного письма в Microsoft Word и воспользуйтесь их инструментом «Обзор> Орфография и грамматика».

Или скопируйте и вставьте свое сообщение в редактор Хемингуэя, чтобы проверить, можно ли использовать предложения, сращивания запятых и другие надоедливые грамматические ошибки.

Всегда проверяйте, правильно ли написали имя получателя и название компании. Если есть что-то, что смущает мой почтовый ящик, это то, что приходит электронное письмо на имя «Меган», когда мое имя повсюду в Интернете указано как «Мэг», или когда кто-то говорит мне, как сильно они любят «Hubspot», когда правильное использование заглавных букв — «HubSpot».

Официальный шаблон электронного письма

Теперь, когда мы обсудили девять наиболее важных аспектов формального электронного письма, давайте объединим их, чтобы создать шаблон, который можно использовать практически в любой ситуации.

[Соответствующая тема]

Уважаемый [Имя],

Меня зовут [Ваше имя], и я обращаюсь к нам, чтобы [вставить предложение, которое вы предлагаете, или вашу просьбу о них].

[Два-три предложения, подтверждающие основную мысль, и маркированный список или термины, выделенные жирным шрифтом, если необходимо].

[Включите призыв к действию, когда это необходимо].

С уважением,
[Подпись]

Пример официального электронного письма

Трудно представить себе шаблон в действии, поэтому давайте создадим пример, используя все наши лучшие практики, чтобы воплотить в жизнь указанный выше шаблон.

RE: Предложение Parks & Rec + Sweetums

Привет Ник,

Меня зовут Том Хаверфорд, и на прошлой неделе мы говорили о предложении Sweetums стать эксклюзивным поставщиком лимонада для всех парков Индианы в 2019 году.

Я хотел бы назначить встречу в наших календарях, чтобы обсудить следующее:

• Когда лимонад будет доставлен в центры отдыха в парке
• Калибровка и цены лимонада
• Усилия по переработке использованных стаканчиков для лимонада

Пожалуйста, бронируйте время в моем календаре здесь: [Ссылка на календарь]

С уважением,
Том Хэверфорд
Администратор, Pawnee Parks & Recreation
123-456-7890

См. Мою последнюю статью о нашей инициативе «Здоровые парки, здоровы вы» здесь.

Написание официального электронного письма не должно быть пугающим — и не должно быть скучным. Воспользуйтесь этими девятью советами для улучшения профессиональной переписки и убедитесь, что ваша переписка приносит вам заслуженное уважение.

Хотите получить доступ к дополнительным шаблонам электронной почты? Ознакомьтесь с этими шаблонами, и они гарантированно начнут отношения с вашим потенциальным клиентом.