Правила переписки по электронной почте кратко: Правила деловой переписки по электронной почте
Деловая переписка: о чем не забыть, когда пишешь e-mail? | КонсультантПлюс
Электронная почта — основной способ деловой коммуникации. Мы пишем сотни писем, когда учимся, работаем, взаимодействуем с организациями. Писать электронные письма непросто, ведь мы лишены главной составляющей общения – непосредственного отклика, реакции собеседника. Поэтому придерживайтесь формального и уважительного тона, пишите грамотно и вежливо. О чем еще не забыть, когда пишешь e-mail?
Напишите тему письма
Сформулируйте максимально конкретно суть письма в нескольких словах: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».
Так письмо не потеряется в сотнях аналогичных писем, которые получают ваши адресаты. Кроме того, открывать письма без темы или с непонятной темой – небезопасно! Получатель может удалить его, не прочитав! И будет прав.
Обращайтесь по имени
Это вежливо. Это выглядит как важное письмо, а не спам.
Форму приветствия выбирайте в зависимости от контекста.
Здравствуйте, Иван Николаевич!
Варвара, добрый день!
Вася, привет!
Приветствие – единственное место в деловом письме, где уместен восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить письмо со следующей строки и с маленькой буквы:
Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.
Приветствие «Доброго времени суток!» — слишком сложная и, увы, неграмотная конструкция. В русском языке родительный падеж используется для фраз, означающих прощание: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»
Так что в любой ситуации и в любое время вас выручит простое «Здравствуйте!»
Пишите коротко, сразу о деле
В деловой переписке неуместны долгие вступления, сложные речевые конструкции, рассуждения на темы, не относящиеся к рабочему процессу. В первых строчках сформулируйте главную мысль письма.
Здравствуйте, Иван Николаевич!
Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.
- У студентов нет учебных занятий.
- Студия в это время свободна, у нас будет хорошее качество связи, звук и картинка.
- Представители работодателей смогут подключиться, мы предварительно согласовали.
Прошу ответить до вторника, чтобы я успел всех оповестить.
С уважением,
Иван Павлов
Избегайте нагромождения шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цвета. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст прикрепленным файлом, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если хотите обсудить несколько разных вопросов, для каждого напишите отдельное письмо со своей темой, чтобы его можно было легко найти в переписке по прошествии времени.
Прикрепленные файлы называйте понятно
Называть прикрепленные файлы нужно так, чтобы было понятно, о чем они и кто автор. Так будет удобнее всем участникам переписки. Можно продублировать название файла и тему письма: «Домашнее задание 5 – Петрова». Кстати, и свой почтовый ящик для деловой переписки тоже лучше назвать понятно и нейтрально, используя в названии фамилию и полное имя: mariapetrova@… выглядит гораздо солиднее, чем masha98@…
Подпишите письмо
Самое простое и правильное — написать свои имя и фамилию. В зависимости от ситуации и степени знакомства можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, спросите у коллег, принято ли в вашей компании указывать еще какие-то сведения, например, номер телефона.
Иван Павлов,
староста 203 группы
Варвара Кузнецова,
стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32
Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты считают, что уважение к адресату мы проявляем грамотной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками, а не речевым штампом.
Тем не менее, в письмах к преподавателям и старшим коллегам это не будет лишним.
Перечитайте и отправляйте
Перечитайте текст, исправьте ошибки. Проверьте, прикреплены ли нужные файлы. Отправлять письма лучше в рабочее время и точно не поздно вечером: оповещение может разбудить адресата.
Соблюдение этих правил поможет вам приобрести репутацию человека, с которым приятно иметь дело.
Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
10 правил деловой переписки — Mailfit
Правило первое: любая переписка может стать публичной
Любая переписка в интернете, в том числе и по электронной почте, может стать публичной по желанию одной из сторон. Кроме того, она может иметь юридическую силу и использоваться в различных разбирательствах. Например, во внутренних расследованиях.
Рекомендация: в любой деловой переписке ведите себя прилично и думайте о том, что пишете.
Правило второе: файлы в первую очередь
Начинайте любое письмо с прикрепления файлов. Так вы избежите ситуации, когда письмо уже отправлено, файлы не прикрепились и теперь нужно высылать всё заново и извиняться.
Старайтесь использовать общедоступные форматы файлов, типа .doc или .xls, а также называйте их латиницей и без пробелов — так ваши файлы смогут открыть 99,9% людей без всяких проблем.
Автор рекомендует воспользоваться облачными хранилищами, например Google Drive + Google Docs и прикреплять все документы в виде ссылок. Это удобно совместно редактировать, однако в этой ситуации существует проблема форматирования — документ, созданный в Microsoft Word не будет выглядеть на 100% так же, как и Google Docs. Будьте бдительны.
Рекомендация: перед отправкой убедитесь, что файлы нормально открываются и прикреплены к письму.
Правило третье: тема письма должна давать понимание о содержимом
После того, как вы прикрепили файлы и написали текст письма, нужно написать тему. Она должна содержать ключевые слова, по котором потом будет легко найти письмо.
Тема письма должна давать понимание: Что это — задача? Форс-мажор? Заявка на оплату? Документы? Оперативное согласование? Согласование в обычном режиме?
Рекомендация: не стоит писать в теме письма односложные конструкции типа «Договор» или «Срочное». У получателя в папке «входящие» наверняка уже скопилось много таких и ваше письмо просто затеряется.
Правило четвёртое: будьте аккуратны со списком адресатов
Когда файлы, текст и тема письма готовы — пора определиться, кому мы отправляем письмо.
Если отправляете имейл сразу нескольким людям, то в поле «Кому» ставите главного получателя, а в поле «Копия» — всех остальным. Если хотите, чтобы письмо получил кто-то ещё, но его не должны увидеть другие участники переписки — ставьте его адрес в поле «Скрытая Копия».
Если вам пришло письмо, где в копии несколько адресатов, пользуйтесь кнопкой «Ответить всем». Потому что за обсуждаемый вопрос в переписке могут отвечать сразу несколько человек.
Рекомендация: ставьте в копию только тех адресатов, которые напрямую относятся к обсуждаемому в письме вопросу.
Правило пятое: один рабочий вопрос — одна тема письма
Всегда сохраняйте историю переписки в одной ветке. Если с одним адресатом вы обсуждаете несколько деловых вопросов, то создайте несколько переписок с разными темами.
Это позволит не запутаться в обсуждаемых вопросах и не упустить важных деталей. Пишите коротко: длинные письма имеют значительно меньше шансов, что их дочитают до конца.
Рекомендация: все рабочие и важные вопросы следует направлять именно по почте, но ни в коем случае не в чат. Часто человек может не увидеть важного сообщения в массе других личных переписок.
Правило шестое: пишите коротко и по делу
Текст письма с задачами часто копируются полностью или частично простым действием — Ctrl+C / Ctrl+V — и пересылается дальше сотрудникам команды, которые будут над этой задачей работать.
Сделайте так, чтобы всем было удобно.
Например, нужно описать какие-то правки к тексту, сайту или баннеру. Сразу пишите так, чтобы человек мог спокойно скопировать и отправить дизайнеру или автору правки, никого не оскорбив.
Не пишите «дизайнер м*дак, пусть в жопу себе засунет логотип», потому что кто-то будет сидеть и редактировать ваше письмо в блокноте, чтобы потом отправить дизайнеру нормальную рабочую версию.
Рекомендация: максимально нейтрально описывайте задачи и оставляйте комментарии, чётко прописывая, что вы хотите.
Правило седьмое: пишите грамотно
Аксиома, про которую не будет лишним напомнить. Грубые ошибки могут испортить впечатление от общения с клиентом. Вот несколько простых рекомендаций:
- каждое новое предложение начинайте с большой буквы;
- абзац пишите с новой строчки;
- не пренебрегайте запятыми и точками в конце предложения;
- пользуйтесь вопросительными знаками, если задаёте вопрос.
Рекомендация: проверяйте перед отправкой. За неправильно поставленную запятую вас никто не осудит, но регулярные грамматические ошибки точно снизят уровень доверия.
Правило восьмое: проверяйте то, что отправляете или пересылаете
Никогда не пересылайте вложения другому человеку, не скачав и не просмотрев их. Последствия могут быть фатальны.
Можно запросто выслать клиенту внутренние расчёты и тогда, например, все узнают про наценку в 300%. Если отправить неверный счёт, то можно потерять деньги.
Рекомендация: всегда открывайте и проверяйте файлы, которые пересылаете.
Правило девятое: отвечайте на все письма в течение суток
Мы живём на невероятной скорости. Через сутки ваш ответ, скорее всего, уже будет не нужен. Через двое — тем более.
Если есть какие-то тяжёлые, сложные вопросы — они очень быстро консервируются и становятся мертвым грузом, письма тонут под слоями новых писем. А это — деньги.
Рекомендация: отвечайте на письма сразу, как только их получили и отвлекайтесь на другие задачи только после отправки.
Правило десятое: дожимайте переписку, даже если надо писать неприятные вещи
Люди постоянно мигрируют и часто меняют место работы. На добрых партнёрских отношениях и взаимоуважении строится бизнес.
Если сегодня вы сольётесь перед человеком, а завтра он вам понадобится, то будет крайне неудобно всплывать в почте. Маловероятный шанс, что он пошевелится, чтобы вам помочь.
Рекомендация: будьте вежливы и решайте вопросы до конца.
Ах, да — старайтесь отправлять письма только в рабочее время. Если вопрос суперсрочный и его нужно решить уже после окончания рабочего дня, то лучше позвонить. Как правило, всё может подождать до следующего утра.
По тому, как вы работаете в почте, как оформляете письма, вложения, темы, да и в целом как относитесь к деловой переписке — виден ваш уровень как специалиста.
Прокачивайтесь и вы удивитесь, как мир вокруг становится проще и как клиентам понравится иметь с вами дело.
Рекомендация напоследок: прочитайте «Новые правила деловой переписки» от Максима Ильяхова.
9 правил электронной почты от Google Exec Эрика Шмидта
Общение в Интернете Век обычно означает использование электронной почты, а электронная почта, несмотря на то, что она чрезвычайно полезна и мощна, часто внушает серьезный страх оптимистичным и счастливым людям. Вот наши личные правила для смягчения этого чувства предчувствия:
Обложка «Как работает Google», Эрика Шмидта и Джонатана Розенберга
Как [f500link] Google [/f500link] работает
1. быстро реагирует. Есть люди, на которых можно положиться, чтобы быстро отвечать на электронные письма, и те, кто не может. Стремитесь быть одним из первых. Большинство лучших и самых занятых людей, которых мы знаем, быстро реагируют на свои электронные письма не только нам или нескольким избранным отправителям, но и всем.
Отзывчивость создает положительный цикл обратной связи, благодаря которому ваша команда и коллеги с большей вероятностью вовлекут вас в важные обсуждения и решения, а отзывчивость ко всем укрепляет плоскую меритократическую культуру, которую вы пытаетесь установить. Эти ответы могут быть довольно короткими — «понял» — наш любимый. А когда вы уверены в своей способности быстро реагировать, вы можете точно сказать людям, что означает отсутствие ответа. В нашем случае это обычно «получил и продолжай». Что лучше, чем то, что означает отсутствие ответа от большинства людей: «Я ошеломлен и не знаю, когда и получу ли я вашу записку, поэтому, если вам нужен мой отзыв, вам просто придется ждать в подвешенном состоянии. некоторое время дольше. К тому же ты мне не нравишься».
2. При написании электронного письма важно каждое слово, а бесполезная проза — нет. Будьте четкими в своей доставке. Если вы описываете проблему, сформулируйте ее четко. Чтобы сделать это хорошо, требуется больше времени, а не меньше.
Вы должны написать черновик, затем просмотреть его и удалить все слова, которые не нужны. Подумайте об ответе покойного писателя Элмора Леонарда на вопрос о его писательском успехе: «Я опускаю то, что люди пропускают». Большинство электронных писем полны вещей, которые люди могут пропустить.
3. Постоянно очищайте свой почтовый ящик. Сколько времени вы тратите на просмотр входящих сообщений, просто пытаясь решить, на какое письмо ответить следующим? Сколько времени вы тратите на открытие и чтение электронных писем, которые вы уже прочитали? Любое время, которое вы тратите на размышления о том, какие элементы в папке «Входящие» следует атаковать дальше, — пустая трата времени. То же самое с каждым разом, когда вы тратите время на перечитывание сообщения, которое вы уже прочитали (и не отреагировали на него).
Когда вы открываете новое сообщение, у вас есть несколько вариантов: прочитать достаточно, чтобы понять, что вам не нужно его читать, прочитать и действовать сразу, прочитать и действовать позже, или прочитать позже (стоит чтение, но не срочное и слишком длинное, чтобы читать в данный момент).
Выбирайте среди этих вариантов сразу, с сильным уклоном в сторону первых двух. Помните старую аббревиатуру штата Огайо: Only Hold It Once. Если вы прочитали записку и знаете, что нужно сделать, сделайте это прямо сейчас. В противном случае вы обрекаете себя на перечитывание, а это 100-процентная потеря времени.
Если вы сделаете это хорошо, то ваш почтовый ящик станет списком дел, состоящим только из сложных вопросов, вещей, которые требуют более глубокого осмысления (отметьте эти электронные письма как «примите меры» или в Gmail пометьте их как помеченные звездочкой) с несколькими « читать», о которых вы сможете позаботиться позже.
Чтобы убедиться, что раздувание просто не переместится из вашего почтового ящика в папку «выполнить действие», вы должны очищать элементы действий каждый день. Это хорошее вечернее занятие. Цель — ноль элементов, но разумно все, что меньше пяти. В противном случае вы потратите время впустую, пытаясь выяснить, на что из длинного списка следует обратить внимание.
4. Обработка электронной почты в порядке LIFO (последний пришел – первый обслужен). Иногда о старых вещах заботится кто-то другой.
5. Помните, что вы маршрутизатор. Когда вы получите заметку с полезной информацией, подумайте, кому еще она может быть полезна. В конце дня мысленно просмотрите полученную почту и спросите себя: «Что я должен был переслать, но не переслал?»
6. Когда вы используете функцию скрытой копии, спросите себя, почему. Ответ почти всегда состоит в том, что вы пытаетесь что-то скрыть, что является контрпродуктивным и потенциально мошенническим в прозрачной культуре. Если это ваш ответ, открыто копируйте человека или не копируйте его вообще. Единственный раз, когда мы рекомендуем использовать функцию скрытой копии, — это когда вы удаляете кого-то из ветки электронной почты. Когда вы «отвечаете всем» на длинную серию электронных писем, переместите людей, которые больше не имеют отношения к ветке, в поле скрытой копии и укажите в тексте примечания, что вы делаете это.
Они будут чувствовать облегчение, когда в их почтовом ящике будет меньше неуместных заметок.
7. Не кричи. Если вам нужно покричать, сделайте это лично. СЛИШКОМ ПРОСТО сделать это в электронном виде.
8. Упростите выполнение запросов. Когда вы отправляете кому-либо заметку с заданием, которое хотите отслеживать, скопируйте его сами, а затем пометьте заметку как «Дальнейшие действия». Это позволяет легко находить и отслеживать то, что еще не сделано; просто повторно отправьте исходную заметку с новым вступлением и спросите: «Это сделано?»
9. Помогите своему будущему самому искать вещи. Если вы получили что-то, что вы, возможно, захотите вспомнить позже, перешлите это себе вместе с несколькими ключевыми словами, которые описывают его содержание. Подумай про себя, как я буду искать это потом? Затем, когда вы будете искать его позже, вы, вероятно, будете использовать те же условия поиска.
Это удобно не только для электронных писем, но и для важных документов. Джонатан сканирует паспорта, лицензии и карты медицинского страхования своей семьи и отправляет их себе по электронной почте вместе с описательными ключевыми словами. Если какие-либо из этих вещей пропадут во время поездки, их копии легко найти в любом браузере.
Выдержка из книги «КАК GOOGLE РАБОТАЕТ» Эрика Шмидта и Джонатана Розенберга в соавторстве с Аланом Иглом. © Google, Inc., 2014 г. Перепечатано с разрешения Grand Central Publishing. Все права защищены.
Читать дальше: 11 приемов Google, которые изменят способ поиска
Слушайте самые важные новости дня.
Свяжитесь с нами по телефону по адресу [email protected].
10 Действующие правила электронной почты
Электронная почта является основным бизнес-инструментом в большинстве компаний. Важно эффективно использовать электронную почту; в противном случае электронная почта станет убийцей производительности для всей организации.
1. Делайте электронные письма короткими
Старайтесь, чтобы электронные письма были как можно короче, не пропуская важных деталей. Если требуется несколько тем или разные действия, рассмотрите возможность разделения электронного письма на несколько отдельных писем. Длина письма зависит от темы и контекста, иногда требуются длинные тексты. Однако короткие электронные письма привлекают больше внимания и оставляют меньше места для ошибок в интерпретации.
2. Используйте осмысленные темы
Тема важна, поскольку она привлекает внимание и создает контекст для следующего электронного письма. Оно должно быть коротким и отражать тему письма. Если сложно придумать осмысленную и короткую тему для электронного письма, это может быть признаком того, что электронное письмо содержит слишком много разных тем, и вам следует разделить его на несколько писем.
Тема может также использоваться, чтобы помочь читателям быстро принять решение о том, стоит ли тратить время на чтение электронной почты сразу или отложить чтение электронной почты на потом.
Полезные фразы для начала строки темы:
- ТРЕБУЕТСЯ ДЕЙСТВИЕ: — для писем, требующих немедленных действий, не забудьте указать данные для крайнего срока в теме письма. Полезно для электронной почты, которая требует только одного действия.
- ВАЖНО: — для электронных писем, которые требуют немедленного внимания или содержат несколько действий для нескольких человек.
- Примечания: — для заметок о встречах. Если у вас есть повторяющиеся встречи по одной и той же теме, укажите дату встречи в теме.
- К вашему сведению: — для сообщений электронной почты, не требующих действий .
3. Тщательно отобранные получатели в списках «Кому» и «Копия»
Практическое правило — список людей, которые должны ответить или отреагировать на электронное письмо, должен быть в строке «Кому», другие люди, добавленные для информации, должны быть в строке «Копия». Многие люди настраивают свои почтовые клиенты так, чтобы письма с их именами в строке TO сортировались по более высокому приоритету, а CC по более низкому приоритету — и это позволяет более эффективно решать важные задачи в первую очередь.
Если кто-то больше не нужен в общении, переведите этого человека в строку BCC, добавив примечание к электронному письму « перевод Джона Смита в BCC », чтобы убедиться, что все понимают, что вы не просто исключили человека из беседы. Кроме того, это также сообщит получателю в скрытой копии, что от него не требуется никаких дальнейших действий.
Каждый раз, когда вы нажимаете кнопку «Ответить всем», думайте о списке получателей.
4. Обобщайте и выделяйте важное содержимое при пересылке или добавлении новых людей
Вы можете хорошо знать содержание сообщений электронной почты, но новые люди могут не знать контекста или не иметь времени читать длинные темы. В качестве любезности для людей, которых вы добавляете, подведите итог содержания ветки электронной почты или выделите наиболее важные фрагменты сообщения цветом. Резюме или выделение сэкономят время новым получателям, а также помогут избежать недопонимания, обеспечивая при этом надлежащие действия с их стороны.
Будьте очень осторожны при пересылке сообщений электронной почты — дважды проверьте содержимое и убедитесь, что письмо можно пересылать новому получателю. Иногда электронные письма могут требовать сокращения или могут вообще не подходить для обмена с новыми людьми.
5. Четко укажите людей, которые должны принять меры
Если получателей несколько, четко укажите, кто должен действовать. Выделите имена людей, связанных с конкретными задачами. Добавьте сроки, если они различаются для разных задач, перечисленных в электронном письме.
Если есть много задач для одного конкретного человека и несколько для других людей, рассмотрите возможность отправки отдельного электронного письма этому человеку с копиями других людей, которым может понадобиться знать об этих задачах.
6. Не используйте сарказм, не шутите, если есть сомнения
Письма плохо передают эмоции. Если вы не уверены на 100%, что получатели поймут вашу шутку — удалите ее из письма.
Никогда не используйте сарказм — все смайлики в мире не решат потенциальную проблему общения.
7. Если вы не можете дать ответ или выполнить задачу сейчас — оцените время
Хотя электронная почта является асинхронным каналом связи, и обычно ответ не требуется немедленно, люди все еще ждут, чтобы получить ответ как можно скорее. Чтобы избежать последующих писем и убедиться, что другие люди знают, что происходит, постарайтесь ответить как можно скорее. Если вам нужно время для подготовки надлежащего ответа или вам нужно время для выполнения задачи, укажите примерное время и убедитесь, что вы ответили к этому времени — либо с результатом, либо запросив дополнительное время. Деловое общение гораздо эффективнее, чем отсутствие неожиданностей.
8. Если электронная почта может потребовать нескольких последующих действий — позвоните по номеру
. Если есть несколько тем для обсуждения, вам нужно обсудить идеи или узнать много вещей, которые могут потребовать много дополнительных вопросов — позвоните или договориться о встрече.
Сэкономьте время на большом количестве электронных писем, которые вы можете заменить одним кратким звонком для взаимной выгоды всех участников ветки электронной почты.
9. Будьте осторожны с вложениями
Убедитесь, что вы включили все необходимые вложения, и они содержат то, что предназначено. Имейте в виду, что не все могут получать очень большие файлы — сжимайте файлы по мере необходимости или используйте службы обмена файлами, такие как Acronis Files, Dropbox, OneDrive и т. д.
Если вы отправляете презентацию или офисный документ, содержащий графику, используйте функцию «Сжатие рисунков» в Microsoft Office. Однако убедитесь, что уровень сжатия подходит для вложения — если вам нужно качество печати, не используйте сжатие на уровне Интернета или электронной почты.
10. Форматирование важно
Сделайте ваши электронные письма легко читаемыми. Разделяйте текст на абзацы, используйте маркеры, где это уместно. Выделите важный контент, чтобы привлечь внимание к ключевым идеям или задачам в вашем электронном письме.