Но не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

Электронная подпись.

Электронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

1. Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.
2. Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Фрагмент книги «Международный этикет. Особенности делового этикета разных стран». Книга готовиться к выходу ИД «Феникс», Ростов-Дон в 2008 году.

Примечания автора:

Netiquette – (англ.Net — сеть + Etiquette — этикет) — нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим.Автора

Сма́йлик, смайл (англ. smiley) — это идеограмма, изображающая эмоцию. Состоит из различных символов, в том числе и служебных. Распространение смайлик получил в Интернете и SMS. Ещё в 1969 году Владимир Набоков в одном из своих интервью упоминал о том, что сто́ит создать специальный знак пунктуации для графического отображения эмоций. Однако только в 1982 году Скотт Фалман первым в мире предложил смайлик в том виде, в котором он используется сейчас. Прим.Автора.

Спам (англ. spam) — сообщения, массово рассылаемые людям, не дававшим согласие на их получение. Нежелательная реклама. Прим.Автора.

Википедия – Свободная энциклопедия, http://ru.wikipedia.org

ICQ — название клиентской программы для сети обмена мгновенными сообщениями по протоколу OSCAR, разработанной компанией Mirabilis. Аббревиатура «ICQ» созвучна английской фразе «I seek you» (я ищу тебя), в русском компьютерном сленге ICQ называют «аськой» или «асей». Прим.Автора

ВНИМАНИЕ!

1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

• Длительность 120 часов за 1 месяц
• Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
• Выдаем Удостоверение о повышении квалификации
• Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее

10 правил электронной переписки, которые должен знать каждый коммерсант

Правила электронной переписки для деловых людей – это своего рода инструмент, который позволяет «держать лицо» компании и отражать ее имидж в общении с партнерами. Какие же ключевые правила деловой электронной переписки нужно учитывать коммерсантам? Давайте разберем подробнее, ведь это действительно играет огромную роль.

Фото: ShutterstockShutterstock

Правило 1. Указывайте тему электронного письма Именно по этому критерию занятой человек принимает решение, какое письмо ему открыть первым. Кроме того, это правило электронной переписки позволяет найти собеседнику нужное письмо среди потока корреспонденции. Например, удобно получать письма, в теме которых отражены разные организационные аспекты одного и того же процесса. Например: «Пакет документов участника», «Счет на оплату участия в выставке», «Памятка участнику выставки», «Схема расположения выставочных павильонов» и т.п. Если вся переписка велась бы с темой «Участие в выставке», найти нужное письмо в обширной переписке было бы гораздо сложнее.

Правило 2. Не забывайте об обращении и приветствии Именно с этого и нужно начинать письмо. Делать это лучше в такой форме: «Добрый день, имя (отчество) адресата». Громоздкую конструкцию «Доброго времени суток!» лучше не использовать. Некорректно указывать и такую формулировку: «Здравствуйте, господин Иванов». В деловой среде не говорят о здоровье. Если письмо адресовано группе людей, можно использовать собирательное слово: «Уважаемые господа!» или «Коллеги!». Без обращения можно обойтись только в случае интенсивной переписки в режиме «вопрос-ответ», как при общении в Скайпе.

Правило 3. Помните, что краткость – сестра таланта Если предмет письма требует объяснений и подробностей, укажите необходимые параметры. Однако не лейте при этом «воду», пишите конкретно. Идеальным вариантом будет небольшое письмо, в котором Вы договоритесь с адресатом о телефонном разговоре или о встрече, на которой Вы сможете обсудить все детали.

E-mail этикет: несколько правил электронной переписки

Перевод: Редакция Optimization, Октябрь 4, 2012

Версия для печати

Электронная переписка является неотъемлемой частью современных коммуникаций. И правила приличия пользования почтой не ограничиваются исключением кнопки Caps Lock при создании письма. Поэтому мы предлагаем вашему вниманию небольшой список советов по соблюдению e-mail этикета.

1. Настройте подпись для мобильных девайсов

Установите подпись для аккаунтов электронной почты, которыми вы пользуетесь с мобильных девайсов. Эта подпись должна информировать людей о том, что вы пишите с мобильного.

Это отличный способ извиниться за краткость ответа, грамматические ошибки и возможные опечатки без упоминания об этом в теле письма.

Например: Пишу с iPhone, прошу прощения за неуклюжесть моих пальцев

2. Используйте условные сокращения

Благодаря этому вы сможете ускорить процесс общения по электронной почте.

Используя эти сокращения в теме письма, вы поможете получателю моментально определить, какое из писем требует совершения какого-то действия, какое сообщение является просто информационным, и какое из мейлов потребует время для того, чтобы его прочитать полностью.

Примеры сокращений:

EOM (end of message) — можно использовать в том случае, если все ваше сообщение написано в самой теме письма. Поставив в конце EOM, вы тем самым дадите подсказку получателю, что открывать само письмо нет необходимости.

RR (response required) — так можно помечать письма, требующие ответа.

NNTR (no need to respond) — это сокращение можно использовать, чтобы дать знак, что это письмо является информационным и не требует ответа.

А какими сокращениями пользуетесь вы?

3. Пусть ваша подпись будет простой

Не будьте слишком изобретательны при форматировании своей подписи.

Сложное форматирование, логотипы и графические элементы часто теряются при отправке, в результате чего получатели начинают раздражаться из-за вложения или сообщения «изображение не отображается».

Ваша подпись должна быть выровнена по левому краю, состоять из одного лишь текста: аккуратно и просто.

4. Краткость — сестра таланта

Пытайтесь сделать свое письмо коротким настолько, насколько это возможно.

Не нужно писать эссе в надежде, что получатель оценит ваше умение полно и красиво излагать свои мысли, если вы можете объяснить суть сообщения несколькими вежливыми фразами. И не ставьте знак равенства между краткостью и грубостью. Цените свое время и время вашего оппонента.

5. Не отправляйте громадные приложения к письму

Неожиданно большие приложения могут засорить почтовый ящик, сделать так, что у получателя зависнет мобильный девайс, ну и может оказаться причиной раздражительного настроения вашего оппонента.

Для отправки тяжеловесных документов используйте проверенные сервисы-файлообменники и просто кидайте ссылку на скачивание этих материалов.

6. Создайте автоматизированные сообщения на случай вашего длительного отсутствия на работе

Если выбудете отсутствовать на рабочем месте пару-тройку дней, то создайте короткий автоматизированный ответ тем, кто вам пишет, сообщив о том, когда вы сможете приступить к своим обязанностям. По возможности, пусть это сообщение умещается в теме самого письма.

Если же вы отлучились надолго, например, уехали, в отпуск, то включите в ваш ответ краткую инструкцию о том, как следует действовать написавшим вам людям: позвонить по офисному телефону и спросить заменяющее вас лицо и.т.д.

7. Используйте верный инструмент для коммуникации

Подумайте, а стоит ли вообще использовать в том или ином случае электронную почту, если вы планируете длительную переписку короткими сообщениями? Вы можете увязнуть в потоке этих писем.

Рассмотрите другие альтернативы: телефонный разговор, сервисы моментальных сообщений, скайп или личную встречу.

Подумайте, какой из вариантов будет более действенным и уместным, и используйте именно его.

Источник: Mashable

Правила электронной почты | Блог Сергея Короля

Электронная почта — это мой главный рабочий инструмент вот уже десять лет. За это время я прочитал и отправил десятки тысяч писем. Многие из них были скомканными и глупыми, иногда я ошибался в адресатах и путал основной адрес со скрытой копией. Иногда получались клёвые письма, которые не жалко повесить на стену.

За годы я прочитал немало умных статей об электронной почте и правилах общения, набил шишек и сформулировал свод своих правил, которых придерживаюсь. Подумал, что вам будет интересно ознакомиться с ними.

Вот типичный вид моей почты. Все письма обработаны и отсортированы. Чистый инбокс — это не мечта, а обычное состояние.

Начну с того, что предпочитаю электронную почту другим способам связи в интернете. У других способов общения есть недостатки, которые мешают.

Мессенджеры

Считается, что в мессенджерах общаются в режиме реального времени. Поэтому они отвлекают. Приходится сидеть и чатиться, а не делать дело.

Еще важная информация в переписке тонет под весом новых сообщений. Попробуйте найти ссылку, которую вам скинули два месяца назад.

Личное общение и скайп

Оно быстрое, но неэффективное. Чтобы информация не потерялась, приходится конспектировать разговор или вообще записывать его. В результате экономия времени съедается на структурирование и расшифровку.

Чуть отвлёкся, и всё — нить разговора утрачена.

Мне часто пишут о работе в фейсбук и даже звонят по телефону. Я всегда мягко перевожу общение в почту. Там привычно и удобно. «Записывайте — „сергей собака сергейкороль точка ру“».

Для начала процитирую Людвига:

Вот что удается заметить за первые одну-полторы секунды взгляда на письмо, еще даже не читая содержательную часть:

— с какого адреса отправитель присылает письмо (домашний, рабочий, в дороге; навел ли он порядок с адресами почты, или не может найти на это времени; я пока сам не навел и знаю, что это требует около десяти часов, а чтобы их найти, надо их скрести по сусекам месяц, и я жду),

— как написаны имя и фамилия в ящике (латиница, русский, порядок написания, есть ли шероховатости в транслитерации и почему),

— количество адресатов (и почему каждый человек не может быть убран из письма),

— есть ли в начале приветствие или человек сразу начинает переходить к делу,

— как он обходится без приветствия и какие приемы для захвата внимания использует (например, можно писать в начале письма имя человека, это работает как удар хлыстом),

— насколько письмо длинное (длинное = не умеет редактировать результат, если дизайнер, то не может потом сесть и взглянуть на работу и порезать все, оставив самое важное),

— цитирует ли человек содержательно кусок переписки (хорошо, потому что тратит время на оформление мысли) или оставляет прошлое письмо в подвале (плохо — не видит в этом смысла или устал),

— во сколько ушло письмо (умеет или нет организоваться так, чтобы было время на отдых, или однажды сорвется),

— сколько времени мое письмо ждало ответа (вызывало затруднения? был в дороге? не слишком ли долгая пауза? не надо ли пощупать, как организовано на проекте время?),

— как оформлена подпись (нет ли лишнего мусора, если есть — уступает общественному мнению и не понимает, как работает здравый смысл),

— используется ли просто-текст (ура!) или нет,

— не страдает ли пунктуация (умеет ли расставлять смысловые паузы и отделять один кусок в работе от другого),

— пишет с ошибками или без (люди, пишущие с ошибками, могут не замечать важных деталей),

— написано ли письмо в жанре «потока сознания» (мне мучительно больно их читать, и приходится иногда копировать и редактировать самому, чтобы понять, что важно),

— похоже ли, что каждый абзац содержит только одну мысль,

— есть ли троеточия (признак некачественного письма).

Спустя полторы секунды можно понять, в каком состоянии находится человек.

Людвиг, как всегда, формулирует самую суть и собирает сливки. Дополню, что думаю сам:

Дэвид Аллен писал: «Трудно быть по-настоящему креативным вне рамок системы и ограничений. Да, креативность и организованность — две стороны одной медали. Но попробуйте рисовать без холста. Мне всегда нравилось брать лучшее из обоих миров. Хотите свободы? Будьте организованны. Хотите быть организованным? Проявите креативность».

1. Я рассматриваю свой почтовый ящик как архив бумаг. Знаете, в XVIII веке у каждого интеллигентного человека был архив, в котором хранились его документы, обширная переписка. Архив знаменитого человека часто издаётся, порой в несколько томов. Приятно листать и смотреть, как человек общался красиво, стабильно качественно, какой внутри порядок. Так вот, я стараюсь вести свои почтовые дела похожим образом.
   Уверен — беспорядок в переписке приводит к беспорядку ума, и наоборот. Неважно, что мою почту вряд ли издадут даже в паршивом однотомнике. Это просто внутренний принцип, который влияет на всё: ошибки в тексте, сортировку по папкам, подпись, стиль общения.
2. В переписке исповедую принцип «Всё есть». Если собеседнику потребуются ссылки — я их вставлю, даже если в переписке уже делал это. Прикреплю файлы, укажу адреса и контакты. Считаю, что в этом проявляется уважение к собеседнику.
3. Цепочка писем — это не чатик. Это сообщения, которые объединены одной темой общения. Для другой темы создаю другую цепочку. Уверен, вас тоже раздражает искать картинку для рассылки в цепочке «Re: Правки по договору». Если собеседник пытается свалить всё в кучу, я просто меняю тему его письма — так образуется новая цепочка.
4. Длинные футеры — это ад. Коля Товеровский полгода боролся за чистый подвал в письмах «Додо Пиццы», и победил. Не нужно пугать собеседника конфиденциальностью переписки, показывать ему три своих телефона и даже фотографию по пояс (такое правда было, я не шучу). Просто напишите своё имя, этого достаточно. Если очень хочется — дайте ссылку на сайт. Всё!

Писал об этом в «Правилах сетевой критики» в блоге Амплифера.

5. Иногда приходят неприятные письма. Клиент передумал делать совместный проект. В банке ввели внешнее управление. Житель Белоруссии грозит убийством за то, что не используешь слово Беларусь. В такие моменты важно отложить письмо и не отвечать на него сразу. Спустя несколько часов кровь из головы схлынет, и обнажится холодный рассудок.
6. Советую для каждого почтового аккаунта настроить систему папок. Я обычно использую три:
   — Работа
   — Личное
   — Служебное (сюда отправляю всякие билеты и пригласительные ссылки от сервисов).

   После прочтения письма сортирую по папочкам. Внутри папок завожу другие. Так, в Служебном у меня есть папка для рассылок Главреда, чтобы они всегда были под рукой. Знаю, в почтовых программах есть поиск. Но иногда быстрее заглянуть в папочку и достать оттуда третье по списку письмо.

7. Если совсем адово завалило письмами, то есть хороший способ спастись. Просто берёте и обнуляете инбокс. Ну да, удаляете все письма не глядя. Это очень страшно, понимаю. Но на самом деле важные письма и дела всплывут снова, постепенно, когда в этом назреет необходимость. А неважные утонут навсегда.
   Почитайте мой пост про письмо о понимании задачи.
8. Учитесь писать хорошие, длинные, структурированные письма. Цитируйте письма собеседника, разбивайте свои мысли на абзацы, вводите нумерованные списки. Такая переписка тренирует ум, перестраивает его в особое аналитическое состояние. Замечаю по себе — хорошие письма радуют, словно качественно сделанная работа. Я даже отдыхаю умом, пока их пишу.
9. Когда в адресатах больше трёх человек, значит нужно ждать беды. Иногда в такой ситуации поступаю радикально — если адресаты просто сидят в копии и молчат, то смело удаляю их из переписки. Обычно этого никто не замечает.
10. В гугл-почте была классная штука, которой сейчас не хватает. Все письма отправлялись с задержкой в десять секунд. Если ты нажимал на кнопку «Отправить» и замечал, что забыл приложить файл или перепутал адресата, то можно было сделать анду и доработать письмо.

    Сейчас я пользуюсь почтовым клиентом для мака, где такой функции нет. Поэтому перед отправкой письма быстренько пробегаюсь по нему: проверяю тему, адресата, ссылки, файлы.

11. Никогда не цитируйте переписку и не публикуйте скриншоты писем без согласия адресатов. Это настоящее этическое преступление.
12. И еще никогда не шутите в переписке. У электронной почты есть неприятная особенность. Если вы не хотите, чтобы письмо попало к кому-то, оно обязательно рано или поздно окажется в его ящике. К письму будет приложена огромная портянка со всей историей общения. Внимательный человек прочитает в ней то, что не должен. Общайтесь так, словно вашу почту читает журналист «Лайф Ньюс». А эротическое сэлфи лучше отправить в телеграмм.
13. Некоторые товарищи любят отправить письмо, и написать об этом в мессенджер. А потом написать смс. А потом позвонить. Не надо так! Письмо самодостаточно. Его прочитают когда прочитают и ответят, когда будет время. Я вот никогда не встречал ситуации, когда что-то важное не доходило или попадало в спам.

Вот, кажется ничего не забыл. Если вам есть чем дополнить — добро пожаловать в комментарии!

Управляйте сообщениями электронной почты с помощью правил

Квитанции о доставке, ответы на голосование и автоматические ответы

При применении правил квитанции о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и автоматические ответы (уведомления об отсутствии на работе) обрабатываются как сообщения. Правило, которое перемещает сообщения со словом «встреча» в поле Тема в определенную папку, например, также перемещает все уведомления о доставке, ответы на голосование или автоматические ответы в ту же папку.

Примечание: Когда правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосов. При открытии отправленного сообщения, содержащего кнопку голосования, информация отслеживания не будет включать счетчик ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

Приглашения на собрания, запросы задач и документы

Приглашения на собрания, запросы задач и документы считаются сообщениями.Если вы создаете правило, которое перемещает элемент в определенную папку на основе определенных условий (критериев), которые выполняются (совпадают), то любой запрос на собрание и задачу, соответствующий этим условиям, также перемещается. Однако помните о следующих ограничениях при создании правил, влияющих на эти типы элементов:

• Если элемент перемещен в папку, отличную от почтовой, он может не работать должным образом после перемещения. Например, если сообщение перемещается в папку Calendar , новая встреча не создается.

• Если ответ встречи или задачи перемещается в папку Deleted Items с помощью правила, ответ не отслеживается исходным элементом.

• Если приглашение на собрание автоматически перемещается в папку Deleted Items , встреча не добавляется в календарь .

• Правила, влияющие на отправляемые вами сообщения, не применяются к запросам задач и встреч.

Контактные группы

Правило, которое включает группу контактов, может вести себя иначе, чем другие правила, в зависимости от того, как правило создано.

• Переместить сообщения, отправленные в общедоступную группу, в папку
  Это правило доступно, только если вы используете учетную запись Exchange Server.В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в контактную группу. Сообщения от людей, входящих в контактную группу, не перемещаются в указанную папку.

11 самых важных правил этикета электронной почты для профессионального общения

Электронная почта стала одним из основных способов общения людей как в личных, так и в профессиональных целях. Фактически, большинство людей составляет по крайней мере одно электронное письмо в день, и многие люди ежедневно пишут несколько электронных писем.Хотя отправка электронного письма может показаться простым и, безусловно, быстрым и эффективным способом общения, существует несколько правил, которые следует соблюдать при работе с электронной почтой в профессиональном качестве. В этой статье мы обсудим 11 основных правил этикета электронной почты, которые следует учитывать при написании и отправке профессиональных писем.

Что такое этикет электронной почты?

Электронный этикет относится к тому, как человек должен вести себя при написании, ответе и отправке электронных писем. Этикет электронной почты может отличаться в зависимости от характера отправляемого электронного письма.Например, этикет, которого вы должны придерживаться при отправке электронных писем друзьям и родственникам, скорее всего, отличается от этикета, которого от вас ожидают на рабочем месте. Знание базового этикета электронной почты может гарантировать, что вас будут воспринимать как профессионала и вы будете уверены в том, что пишете электронные письма или отвечаете на них в различных условиях.

Электронный этикет важен по ряду причин, в том числе потому, что он:

• Позволяет вам продемонстрировать профессионализм в деловой обстановке
• Обеспечивает простоту и понятность ваших электронных писем
• Может предотвратить потенциальные судебные иски, связанные с отправкой несоответствующих электронных писем рабочая обстановка

Связано: Как написать профессиональный адрес электронной почты

11 правил этикета электронной почты, которым следует следовать при написании и отправке электронных писем

Ниже приведены 11 правил этикета электронной почты, которым вы должны следовать при написании или ответе на электронные письма в профессиональном качестве:

1. Убедитесь, что ваш адрес электронной почты носит профессиональный характер.
2. Убедитесь, что ваш тон профессиональный.
3. Используйте четкую и лаконичную строку темы.
4. Избегайте грамматических и орфографических ошибок.
5. Еще раз проверьте написание имени получателя.
6. Используйте стандартный, удобный для чтения шрифт и размер шрифта.
7. Не включайте в электронную почту смайлики или другие анимации.
8. Включайте только необходимые вложения.
9. Отвечайте на профессиональные электронные письма как можно быстрее.
10. Убедитесь, что вы отправляете письмо правильному получателю.
11. Проверьте электронную почту перед тем, как нажать «Отправить».

1. Убедитесь, что ваш адрес электронной почты носит профессиональный характер.

Использование профессионального адреса электронной почты является важной частью хорошего этикета электронной почты. Если вы отвечаете на электронное письмо внутри вашей организации, вы всегда должны использовать адрес электронной почты, предоставленный вам вашей компанией. Если вы отвечаете на профессиональные электронные письма вне работы, создайте профессиональное электронное письмо с вашим именем, чтобы получатели могли легко видеть, кто отправляет электронное письмо.

2. Убедитесь, что ваш тон профессиональный.

Сохранение профессионального тона в ваших профессионально ориентированных электронных письмах — еще один важный компонент хорошего этикета электронной почты. Даже если вы хорошо знаете этого человека, вам следует стремиться оставаться как можно более профессиональным при переписке в служебном качестве. Избегайте сокращений или излишне небрежной лексики.

3. Используйте ясную и лаконичную строку темы.

При написании профессионального электронного письма убедитесь, что ваша тема письма ясна и легко понимается.Это может помочь быстро донести до получателя, что касается вашего письма, а также гарантировать, что ваше письмо действительно будет открыто получателем. Если ваша тема нечеткая или слишком случайная, получатель может удалить ваше письмо или пропустить его.

Связано: 20 способов создать электронную почту

4. Избегайте грамматических или орфографических ошибок

Делайте все возможное, чтобы избежать грамматических или орфографических ошибок в своей электронной почте. Это показывает получателю, что вы серьезно относитесь к своей переписке и не ленитесь писать электронные письма.

5. Еще раз проверьте написание имени получателя.

Правильность написания имени получателя очень важна для хорошего этикета электронной почты. Одно неправильное написание может сделать ваше общение небрежным и оскорбительным. Прежде чем нажать «отправить», дважды или даже трижды проверьте правильность написания имени и фамилии получателя.

6. Используйте стандартный, легко читаемый шрифт и размер шрифта

Вам следует использовать стандартный, легко читаемый шрифт, например Calibri, Times New Roman или Arial, и размер шрифта 10 или 12. .Такое сочетание размера и букв гарантирует, что большинство получателей легко прочитают и отсканируют вашу электронную почту.

7. Не включайте смайлики или другие анимации в электронную почту

Не включайте смайлики или другие анимации, такие как смайлы, в свои профессиональные электронные письма. Это может показаться слишком случайным и может оказать негативное впечатление на получателя.

8. Включайте только необходимые вложения

Перед включением вложения в электронное письмо убедитесь, что оно необходимо для конкретного отправляемого сообщения.Например, документ, содержащий только одно или два предложения, может быть включен в тело сообщения электронной почты, а не отправлен во вложение. Кроме того, не забудьте упомянуть вложение в своем электронном письме, чтобы получатель не пропустил его.

9. Отвечайте на профессиональные электронные письма как можно быстрее

Хотя от вас вряд ли ожидают, что вы будете сразу же получать каждое полученное электронное письмо, своевременный ответ на электронные письма является хорошим этикетом электронной почты. Это особенно актуально для клиентов или других электронных писем, которые могут быть срочными.Постарайтесь расставить приоритеты для своих писем по мере их поступления, чтобы вы могли определить, на какие письма требуется самый быстрый ответ.

Связано: Написание холодного электронного письма: руководство и примеры

10. Убедитесь, что вы отправляете письмо правильному получателю. электронное письмо не тому получателю. Это особенно актуально, когда на рабочем месте несколько сотрудников с одинаковым именем.Можно легко щелкнуть сохраненный адрес электронной почты только для того, чтобы после его отправки понять, что это был неправильный адресат электронной почты. Не забудьте еще раз убедиться, что у вас правильный адрес электронной почты получателя, прежде чем нажать «отправить».

11. Корректируйте свое электронное письмо перед тем, как нажать «отправить».

Перед отправкой любого профессионального электронного письма вы всегда должны вычитать письмо хотя бы один раз, чтобы убедиться, что оно правильное и содержит всю необходимую информацию. Вычитка электронных писем может предотвратить как орфографические, так и грамматические ошибки, а также необходимость отправки дополнительного электронного письма из-за отсутствия информации в исходном письме.

16 Правила этикета электронной почты на рабочем месте для общения с коллегами и клиентами

Следуйте этим правилам, чтобы избежать неудобных электронных писем и профессионально общаться по электронной почте.

«Я отправляю это поздно в пятницу, поэтому надеюсь, что вы получите его в понедельник — я не хотел отправлять его на выходных».

Это записка от клиента, который запланировал получение электронного письма в мой почтовый ящик в понедельник утром, а не в выходные.

Это всего лишь один из примеров правильного этикета деловой электронной почты: правила (часто невысказанные) для взаимодействия с коллегами и клиентами по электронной почте.Мы создаем эти правила, потому что они заставляют нас выглядеть профессионально и помогают нам лучше и эффективнее общаться, уважая время людей.

Но этикет электронной почты сегодня сильно отличается от того, что было двадцать лет назад.

Правила этикета деловой электронной почты в современном мире

На рабочем месте стало еще более расслабленно, чем когда-либо. Смайлы — это часть того, как мы общаемся, и, если говорить о сокращении, распространенном благодаря социальным сетям, кажется неизбежным, что нетрадиционные способы общения в конечном итоге будут попадать в электронные письма, как и они.

Кто-то скажет, что это кощунство. Правда?

Электронная почта сегодня стала реальностью. Как язык постоянно развивается, а правила меняются, так и этикет электронной почты.

Чтобы помочь вам ориентироваться в этих мутных водах, вот 16 правил этикета электронной почты для общения на рабочем месте.

16 правил этикета электронной почты для общения на рабочем месте

Этикета электронной почты 101

1. Не отвечайте на электронные письма, если они эмоциональны

Я хорошо это помню.Клиент опоздал с оплатой — и это было не в первый раз. К тому же это были не несколько дней, а недели. Я был зол и готов поделиться с ним своим мнением …

Скорее всего, вы были в подобной ситуации или знаете кого-то, кто был в подобной ситуации. Легко отправить электронное письмо в гневе, но редко все получается хорошо. После того, как вы написали слова и отправили электронное письмо, его нельзя будет отменить.

Итак, сделайте шаг назад, успокойтесь, получите совет извне или поспите на нем. Вы вернетесь обновленными и с ясным умом, готовыми составить сбалансированное и профессиональное письмо без каких-либо эмоций.

2. Вычитайте свои электронные письма

Случайные орфографические или грамматические ошибки неизбежны. Но если ваши электронные письма всегда завалены ими, это проблема: вы выглядите непрофессионально и как будто не заботитесь о своей работе — плохой имидж среди коллег и клиентов.

Итак, проверяйте каждое электронное письмо перед отправкой, особенно более длинное. Также не повредит, если ваш коллега еще раз вернет вам электронную почту.

И не стесняйтесь использовать такие инструменты, как Grammarly, для обнаружения ошибок.

3. Следуйте правильному формату электронной почты

Когда пишет официальное деловое электронное письмо , разумно придерживаться правильного формата электронной почты:

• Строка темы : опишите, о чем идет речь в нескольких словах

• Приветствие по электронной почте : упомяните имя получателя и добавьте надлежащее приветствие

• Тело : напишите основное сообщение и один вопрос

• Подпись : укажите свое имя, фамилию, название компании и подпись -off

В следующем разделе мы обсудим каждый из этих элементов более подробно.

4. Убедитесь, что имя получателя указано правильно.

Если вы неправильно написали имя, это выглядит непрофессионально. В холодном письме также может быть разница между закрытием продажи или нет. Вам не обязательно ошибаться в этих основах, пока вы:

Написание электронной почты

5. Экономно используйте смайлики

Гораздо проще сказать: «Никогда не используйте смайлики!» Это избавит вас от каких-либо проблем, даже если в определенных обстоятельствах можно использовать смайлики. Но на самом деле этого не произойдет — и, скорее всего, вы уже использовали их.

Итак, вот наш вывод: вы можете использовать смайлики в официальных деловых письмах, но используйте правильные, используйте их экономно и используйте их с людьми, которых вы хорошо знаете. Например, если вы взаимодействуете с новым клиентом, вам, вероятно, лучше не использовать его, если он не использует его в первую очередь.

Хотите научиться профессионально общаться с помощью смайлов? Прочтите наше краткое руководство по использованию смайлов .

6. Используйте стенографию в определенных обстоятельствах только

У стенографической записи есть свои преимущества: это быстро; это эффективно — и, вероятно, единственный способ оставаться в здравом уме, когда ваш почтовый ящик полон.Например, генеральные директора известны тем, что присылают короткие стандартные ответы, чтобы донести свою точку зрения.

Однако стенография обычно подходит в определенных обстоятельствах: при непосредственном общении с коллегой (например, о важном проекте) или клиентом, с которым вы близки.

Если вы не уверены, проявите осторожность: напишите письмо полностью.

7. Делайте электронные письма краткими

Делайте деловые электронные письма краткими, передавая важную информацию.

Насколько кратко?

Согласно исследованию , магическое число составляет от 50 до 200 слов.Некоторые электронные письма могут быть короче, а некоторые длиннее, но, как правило, чем короче, тем лучше. Сегодня люди получают много писем, поэтому уважайте их время, избавляясь от ненужной многословности. Вы можете прочитать наш путеводитель по словам и фразам, которые следует исключить из электронной почты в качестве примеров.

Профессиональный совет по написанию электронной почты: Избегайте таких тонкостей, как «Надеюсь, у вас были отличные выходные» (да, я виноват в использовании этого письма). Вместо этого переходите к сути и сосредоточьтесь на одном ключевом моменте. Например:

Hi Jane,

Встреча, которую мы запланировали на 01.04.2021 в 11:00, перенесена на 01.05.2021 в 09:00.

Best,

8. Убедитесь, что строки темы короткие и конкретные.

Строки темы должны состоять предпочтительно из десяти слов или меньше — и, если можете, стремитесь к семи.

Согласно Marketo Data , строки темы, содержащие семь или меньше слов, открываются чаще.

Они также должны быть конкретными. Например, если вы отправляете электронное письмо коллеге с просьбой об обновлении проекта, не называйте его «Прибытие». Скорее скажите: «Проверяю по поводу [вставьте название проекта].”

Чтобы убедиться, что ваша тема попадает в цель, подумайте о своем:

• Получатель : знание того, кому вы пишете по электронной почте (например, генеральный директор или торговый представитель), поможет в обмене сообщениями.

• Подключение : подумайте, как привлечь внимание получателя. Например, если вы пишете холодное письмо, упомяните проблему, которую решает ваш продукт.

• Доверие : Спам в почтовом ящике вашего потенциального клиента вводящими в заблуждение строками темы, которые поощряют открытие, вызывает только недоверие.Будьте честны — если это не повторное письмо, не ведите себя так, как есть.

9. Используйте правильные приветствия

Приветствие — это красивое слово для вашего электронного приветствия. Ваше приветствие может быть формальным или неформальным, в зависимости от контекста электронного письма. Например, электронное письмо новому клиенту, как правило, должно быть более формальным, чем электронное письмо близкому коллеге с вопросом об их выходных.

Как бы то ни было, ваше приветствие задает тон вашей электронной почты, поэтому выбирайте его с умом. Барбара Патчер, автор книги The Essentials of Business Etiquette , рекомендует избегать любых неформальных выражений, таких как «Привет» или «Привет, ребята.Вместо этого используйте «Привет» или «Привет».

Напротив, избегайте излишне формальных приветствий, таких как «Уважаемый господин» или «Уважаемая мадам».

Почему?

Во-первых, эти выражения могут не отражать пол человека. Во-вторых, они не упоминают имя получателя, что делает их безличными. Это особый запрет на рассылку холодных писем. Это говорит о том, что вы не провели надлежащего исследования потенциальных клиентов, так зачем им рассматривать вашу электронную почту?

Как правило, вы можете начать официальное деловое письмо с любым из следующих приветствий:

10.Проверить тон электронной почты

Трудно понять тональный сигнал электронной почты. Интерпретировать это еще сложнее. Согласно Американской психологической ассоциации , люди переоценили способность получателя определить, был ли тон письма серьезным или саркастичным.

Они ошибочно полагали, что 80% сделают это правильно, тогда как примерно 56% сделали это.

Последствия? Тщательно подумайте об использовании слов и о том, как вы оформляете свое электронное письмо. Например:

• Избегайте сарказма : получатель может не понять и принять неправильный ответ.

• Оформите свое письмо позитивно: Используйте положительные слова (например, выгода и улучшение) вместо отрицательных (например, неудачи и ошибки). Например, после того, как клиент, который всегда работал в сжатые сроки, отправил мне короткое сообщение вечером в пятницу, ожидая доставки статьи в понедельник, я отправил им это письмо:

Пример правильного электронного письма

Я положительно сформулировал письмо и сделал это о них. Я назвал это «Улучшение рабочего процесса», вежливо предложил прислать краткие сводки раньше, чтобы у меня было больше времени, чтобы предоставить лучшее качество, и в конце сказал, что мне понравилось работать с ними.

Положительное электронное письмо привело к положительному ответу: клиент сказал, что «улучшение рабочего процесса» — это то, над чем они работают.

Время

11. Оперативно отвечайте на электронные письма

В идеальном мире мы отвечаем на электронные письма немедленно. Но плотный график и загроможденные почтовые ящики означают, что это не всегда возможно.

Вам нужно будет принять решение на основании того, кто отправляет электронное письмо, и его важности. Например:

• Письма от вашей непосредственной команды будут иметь приоритет над сообщениями от других отделов.Ответьте в течение 12 часов.

• На электронные письма от всех коллег следует ответить в течение 24 часов.

• Электронные письма от вашего генерального директора должны иметь приоритет перед другими электронными письмами. Отвечайте быстрее 12 часов.

• Электронные письма, связанные со срочными проектами, должны иметь приоритет.

• На электронные письма по менее срочным вопросам можно ответить в течение четырех дней.

Если у вас возникли проблемы с получением более длинных писем, отправьте быстрый ответ, подтверждающий получение письма, и проинформируйте получателя, что вы ответите в течение следующих нескольких дней.

Совет по электронной почте : Используйте общий ящик входящих сообщений , чтобы быстрее отвечать на электронные письма. Общий почтовый ящик — это почтовый ящик, к которому многие товарищи по команде могут получить доступ, чтобы отправлять, получать, отвечать, пересылать и архивировать электронные письма с одного и того же адреса электронной почты.

Все взаимодействия видны тем, у кого есть доступ к почтовому ящику. Общие почтовые ящики имеют и другие преимущества. Прочтите о них в нашем руководстве: 6 причин, по которым ваша команда должна попробовать общий почтовый ящик .

12. Не отправляйте электронные письма в выходные дни

Людям нужно время, чтобы отключиться от работы, поэтому важно уважать их время.Не отправляйте электронные письма поздно вечером в пятницу или в выходные.

Плюс, вы хотите показать пример того, как вы хотите, чтобы к вам относились. Если вы не хотите получать электронные письма о работе во время субботнего дневного барбекю, не отправляйте их другим в нерабочее время.

Возьмите реплику моего клиента из примера в начале — и убедитесь, что ваше электронное письмо приходит в почтовый ящик вашего коллеги первым делом в понедельник.

Получатели электронной почты

13. Правильно используйте поля электронной почты

Кому : это поле, которое используют все.Включите адрес электронной почты человека, которому вы пишете.

CC : Не злоупотребляйте этим полем, так как вы излишне загромождаете почтовые ящики людей (или еще лучше, будет использовать комментарии электронной почты вместо CC , если вы можете зацикливаться на внутренних группах). Используйте его в следующих случаях. экземпляров:

• Когда информация в электронном письме относится к предполагаемому получателю, и вы хотите, чтобы они постоянно обновлялись.

• Если вы хотите сделать электронную почту более приоритетной.В этом случае CC кого-то более высокого в компании.

• Когда вы помогаете коллеге по работе, пока он в отпуске, и хотите держать его в курсе.

BCC : вы также можете использовать это поле, чтобы скопировать получателя, но его электронная почта остается скрытой для всех, кроме вас. Например, если вы отправите электронное письмо Эми и скрытой копии, Джейку и Джону, каждый получатель не узнает, что другие тоже его получили. Получатели с скрытой копией получат только исходное электронное письмо, но не ответы.

Используйте скрытую копию, если вы хотите защитить электронную почту людей от разглашения без их разрешения, например, если вы отправляете информационный бюллетень компании.

Подсказка по электронной почте : Если вы считаете, что получатель с скрытой копией может ответить на электронное письмо с помощью «Ответить всем», используйте вместо этого CC. «Ответить всем» откроет доступ к их электронной почте всем.

14. Правильно используйте «Ответить всем»

Когда вы «Ответите», вы отвечаете только одному человеку — либо исходному отправителю, когда он отвечает на первое сообщение, либо другому получателю, когда он отвечает на любое сообщение в цепочке электронной почты.

Но когда вы нажимаете «Ответить всем», вы отправляете электронное письмо всем, указанным в полях «Кому» и «Копия». Используйте команду «Ответить всем» только в том случае, если вы считаете, что ваш ответ важен и все должны знать, например, вы устранили важную проблему, поднятую в электронном письме. Если вы благодарите конкретного человека, лучше просто ответьте ему.

В случае сомнений используйте «Ответить».

15. Правильно используйте пересылку

Пересылка позволяет повторно отправить электронное письмо на другой адрес за несколько кликов. Пересылка обычно используется, когда получатель считает, что информация в электронном письме важна для кого-то еще, кто ее не получил.Обычно они включают в сообщение примечание типа FYI (для вашей информации) или «См. Ниже».

Но не все электронные письма следует пересылать, и необходимо соблюдать базовый этикет пересылки:

• Не пересылать электронные письма, содержащие конфиденциальную информацию. Если необходимо переслать часть содержимого электронного письма, сначала удалите конфиденциальную информацию.

• Для электронных писем, содержащих огромное количество информации (например, длинные цепочки писем), суммируйте ключевые моменты перед отправкой, чтобы получателю не пришлось просеивать кучу старых писем, чтобы выяснить элементы действий.

16. Не забудьте настроить сообщения об отсутствии на работе

Ответы об отсутствии на работе — это автоматические сообщения, отправляемые в ответ на входящие электронные письма, информирующие отправителей о том, что вы находитесь вне офиса до определенной даты, и ответят, когда вы возвращение.

Эти сообщения обычно используются, когда люди уезжают в отпуск. Они также включают примечание, информирующее людей, с которыми они могут связаться по любым срочным запросам. Когда пишете один, делайте его кратким. Например:

Добрый день,

Спасибо за ваше письмо.Я нахожусь в отпуске до [указать дату].

В это время у меня не будет доступа к своей электронной почте.

По любым срочным вопросам обращайтесь к Дейву по адресу [email protected]

Желаем вам счастливого Рождества и счастливого Нового года!

Best,

Ник Дарлингтон

Если вам нужна небольшая помощь в написании ответа об отсутствии на работе в праздничные дни, мы создали генератор электронной почты , чтобы помочь в этом.

В нижней строке? Правила этикета электронной почты остаются в силе

Правильный этикет электронной почты всегда будет иметь решающее значение, потому что он упорядочивает наше общение, повышает эффективность и заставляет нас выглядеть профессионально. Вот почему у нас есть такие правила, как правильное приветствие, быстрый ответ и установка ответов об отсутствии на работе.

Хотя мы должны и дальше следовать этим правилам при общении по электронной почте, мы не должны забывать, что способы общения постоянно меняются.

Итак, нам нужно научиться нарушать правила в процессе.

Написано Ником Дарлингтоном

Первоначально опубликовано: 2 апреля 2021 г.

25 основных правил этикета электронной почты, которые необходимо знать

Электронная почта. Это одновременно удобство и постоянное отвлечение. Но, независимо от того, как вы относитесь к этому в настоящий момент, одно можно сказать наверняка — это неизбежная необходимость. Скорее всего, вы не сможете прожить рабочий день, не составив одно (хорошо, скорее всего, , намного больше, чем ).

И если вы хотите быть профессионалом и изложить свою точку зрения ясно, эффективно, и при этом вашим коллегам не захочется лечь на стол из чистого разочарования? Что ж, есть несколько различных правил этикета, о которых вы должны помнить.

«Да, да, да. Я слышал все это миллион раз раньше », — думаете вы. Но, несмотря на то, сколько раз эти точки были забиты до конца, я готов поспорить, что вы , но совершили обычную ошибку по электронной почте хотя бы один раз за последнюю неделю, а может быть, даже за день.

Само собой разумеется, я думаю, что всем нам время от времени нужно что-то освежить. Итак, вот удобный список, который поможет вам освежить в памяти все правила этикета электронной почты, которые, как вы клянетесь, знаете, но не соблюдаете на самом деле.

Основы

Когда вы строите дом, вы начинаете с подвала. Итак, прежде чем мы углубимся в конкретные разделы вашего электронного письма, давайте взглянем на основы.

Даже если вы проигнорируете или забудете все остальные части этой статьи, по крайней мере убедитесь, что вы установили эти флажки.

1. Если вы отправляете письмо с личного адреса — например, для подачи заявления о приеме на работу или информационного собеседования — убедитесь, что ваш адрес по-прежнему соответствует профессиональному звучанию.Вы хотите произвести правильное впечатление, и [email protected] вам не поможет.

2. Если вы получили гневное сообщение или чувствуете ярость, отойдите от компьютера на несколько минут. Стрельба из чего-то сгоряча приведет только к проблемам.

3. Включите дружеское приветствие и завершение. Это делает ваше сообщение более полным, отточенным и профессиональным.

4. Корректура. Достаточно сказано.

Время

Эффективное время — одна из тех вещей, о которых слишком легко забыть, когда вы изо всех сил стараетесь проработать свой почтовый ящик.

Но, если вы когда-либо получали немедленный ответ одним словом на вдумчивое, длинное сообщение или ждали недели, чтобы получить ответ, которого с нетерпением ждали, я думаю, вы согласитесь, что время того стоит. еще немного внимания.

5. Как правило, отвечайте на электронные письма при первой возможности.Вы же не хотите оставлять людей в подвешенном состоянии.

6. Если сообщение заслуживает немного больше времени и размышлений, не бросайте напрасный, немедленный ответ только для того, чтобы избавиться от него. Вместо этого ответьте и подтвердите, что вы его получили, и сообщите отправителю, что вам потребуется немного времени, чтобы все обдумать.

7. Отличный совет, который поможет вам контролировать свои ответы? Соучредитель Muse Алекс Кавулакос рекомендует, чтобы чем быстрее вы ответите, тем короче должен быть ваш ответ.

Получатели

Казалось бы, бесконечные цепочки писем. Коллеги, которые продолжают отправлять вам сообщения, которые не имеют к вам никакого отношения. Те товарищи по команде, которые, кажется, понятия не имеют, для чего это удобное поле BCC.

Это все, о чем вы, вероятно, беспокоитесь — по крайней мере, когда других человека их совершают. Но давайте на минутку обратим внимание на вас. Вы нарушили какое-либо из этих правил этикета в отношении своего списка получателей?

8. Соблюдайте осторожность при использовании «Ответить всем» и используйте его только тогда, когда все в этом потоке необходимо обновить.Вас предупредили.

9. Не бойтесь использовать скрытую копию, особенно в тех случаях, когда вы не хотите, чтобы все адреса или получатели были видны всем.

10. Вот удобное правило, о котором следует помнить: указание кого-либо в поле «Кому» означает, что вы ожидаете ответа. Напротив, если вы отправляете CC этому человеку, вы просто держите его в курсе вашего сообщения другим.

11. С учетом всего вышесказанного, чем меньше людей вы включите в электронное письмо, тем лучше.Слишком много поваров на кухне, скорее всего, приведет к путанице и перекрещиванию проводов.

Subject Line

Какую первую часть вашего сообщения заметят люди? Это просто: ваш предмет.

Как вы уже знаете, отличная тема может творить чудеса с вашим электронным письмом в целом. Плохая тема? Что ж, давайте просто скажем, что это может вызвать у ваших получателей большое раздражение.

12. Сделайте свою тему конкретной темы, а не полагайтесь на расплывчатые фразы, такие как «Checking In.Это позволяет вашим получателям сразу понять, о чем идет речь. Кроме того, вам будет намного проще найти его, когда он понадобится вам позже.

13. Будьте короче. Хотя вы хотите, чтобы он был конкретным, это не значит, что он должен быть отдельным отдельным абзацем. Постарайтесь использовать менее 10 слов — все, что длиннее, может быть отдельным предложением.

14. Независимо от того, насколько вы спешите, не пропускайте полностью предметную область. Никому не нравится видеть это зловещее «Без темы» в своем почтовом ящике.

Тело сообщения электронной почты

Вот оно — суть вашего сообщения. Остальные поля важны, но именно здесь вы действительно дадите понять, почему вы вообще обращаетесь к этому человеку.

Да, общение на рабочем месте становится все более повседневным. Но это не значит, что вы хотите, чтобы ваша электронная почта превратилась в беспорядочный беспорядок. Убедитесь, что вы соблюдаете эти правила этикета, и ваши сообщения обязательно будут отточенными и профессиональными.

15. Это еще одно место, где вы захотите быть максимально ясным и кратким — вы, вероятно, можете просто рассмотреть это золотое правило электронной почты. В конце концов, если для объяснения чего-то требуются страницы текста, вам, вероятно, лучше сделать это лично или по телефону.

16. Придерживайтесь всех традиционных правил письма, которым вы научились в школе. Это означает правильную структуру предложения, использование заглавных букв, знаков препинания и сопротивление искушению засорять свое сообщение смайликами.

17. Убедитесь, что ваше сообщение содержит четкие вопросы или действия. Независимо от того, запрашиваете ли вы мнение коллеги о чем-либо или ищите подробности о части проекта, у вас должна быть веская причина для отправки электронного письма — и вы также должны четко указать эту причину.

18. Если от получателя не требуется никаких действий, и вы просто отправляете электронное письмо с просьбой об обновлении, также проясните это. Людям нужно уйти от вашей заметки, зная, чего от них ждут.

19. При необходимости используйте маркированные списки или нумерованные списки. Мы все заняты, и форматирование значительно упрощает просмотр сообщения и выделение наиболее важных моментов.

20. Важная информация выделена жирным шрифтом, чтобы выделяться, но не используйте заглавные буквы, чтобы это выглядело так, как будто вы кричите.

21. Используйте разборчивый шрифт и избегайте слишком большого количества шрифтов разных цветов. Вы хотите, чтобы ваше сообщение было максимально простым для чтения.

Вложения

Нужно прикрепить что-то к своему электронному письму? Часто об этом думают позже, и вы просто набираете то, что нужно, прямо перед тем, как нажать «отправить.”

Но вложения — это не Дикий Запад в мире электронной почты. Нет, есть еще несколько правил этикета, которые вы должны соблюдать.

22. Прежде чем прикреплять что-либо, убедитесь, что это действительно нужно. Нет смысла прикреплять одностраничный документ Word, содержащий два предложения.

23. В случае сомнений прикрепите файл в формате PDF, чтобы не столкнуться с проблемами совместимости.

24. Если вам нужно отправить вложение большого размера, убедитесь, что вы сначала заархивировали или сжали его.

25. Возьмите за привычку прикреплять файл перед составлением текста письма. Таким образом вы сможете избежать ужасного «Извините, я забыл прикрепленный файл!» последующее сообщение.

Если вы закатываете глаза и утверждаете, что слышали все это раньше, я вас не виню. Но, скорее всего, вы все равно не соблюдаете эти часто повторяющиеся правила этикета время от времени.

Итак, считайте это своим дружеским напоминанием о том, что нужно отключиться от автопилота и уделять больше внимания своим сообщениям.Коллеги будут вам благодарны.

Есть ли у вас какие-либо другие правила или раздражения, которые можно добавить в список? Дайте мне знать в Твиттере!

Фотография женщины на компьютере любезно предоставлена ​​Hero Images / Getty Images.

11 основных правил делового этикета электронной почты

Большая часть мирового почтового трафика приходится на корпоративный сектор. Согласно недавнему исследованию Radicati Group, по состоянию на 2018 год «количество деловых писем, отправляемых и получаемых в день, составляет 124,5 миллиарда по сравнению со 111.1 миллиард личных писем ».

Насколько важны эти электронные письма? Согласно отдельному отчету Sanebox, 62% писем, полученных на профессиональные учетные записи электронной почты, не являются необходимыми.

Неудивительно, что профессионалы часто жалуются на размер своих почтовых ящиков — мы все отправляем и получаем много писем ежедневно, и только одно из трех полученных писем считается важным для работы.

📥 Вы писали по электронной почте? Если вы выполнили хотя бы один из пунктов нашего контрольного списка, пора подумать об альтернативе электронной почты.

Виновны ли вы в добавлении беспорядка в электронную почту ваших коллег, рассылая спам и / или электронные письма, не связанные с работой? Вы используете неправильные приветствия или не включаете свою подпись в электронной почте при обращении к кому-то за пределами вашей организации? Как бы то ни было, электронная почта является основной формой делового общения, поэтому, если вы хотите, чтобы ваши профессиональные электронные письма читались и уважались, убедитесь, что вы соблюдаете базовый электронный этикет.

Ниже приведены наши 11 основных советов по этикету деловой электронной почты.Какой из них вам больше всего нравится? Какие указатели почтового этикета следует добавить в список?

1. Воздержитесь от эмоционально заряженных писем

Не отправляйте электронные письма, когда вы испытываете какие-либо негативные эмоции, например гнев, раздражение или разочарование. Эмоционально заряженные электронные письма почти всегда содержат восклицательный знак или слова, фразы, смайлики или смайлики, которые могут заставить вас позже пожалеть о чем-то.

Перед тем, как разослать это электронное письмо или ответить на письмо коллеги, которое вас злит, попробуйте охладиться, прогулявшись.Или (и это работает и для личного электронного письма) напишите черновик без цензуры, который вы никогда не отправляете. Помните, что все электронные письма можно пересылать, поэтому перед отправкой этого письма спросите себя, правильный ли тон у вашего письма? Вы хотите, чтобы вашу электронную почту видели все, включая вашего руководителя и руководителей?

Благодарим вас за интерес к RingCentral.

2. Спросите себя: у

Прежде чем открыть это новое окно электронной почты, спросите себя: есть ли другая форма деловой переписки, которую я могу использовать, чтобы донести это сообщение (или найти этот ответ)?

Скорее всего, есть!

Вот несколько примеров возможных альтернативных вариантов электронной почты:

• Нужно получить простой ответ от коллеги (например, на вопрос «да / нет»)? Почему бы просто не подойти к их столу для личного ответа, позвонить по телефону, отправить текстовое сообщение или воспользоваться мгновенным чатом? Часто это самый быстрый способ избежать недопонимания:

• Хотите поболтать подольше? Телефонный звонок или видеозвонок, вероятно, будет более эффективным использованием времени для вас обоих, чем ожидание и выполнение танцевальных электронных писем.
• Обновление команды или компании? Хитрый вопрос! Скорее всего, это должно быть электронное письмо, потому что полезно иметь запись этого типа новостей. Деловая учетная запись в социальных сетях, например LinkedIn, также является отличным способом узнавать новости компании.

Теперь, в идеале, у вас уже должны быть эти каналы связи в качестве вариантов для ваших коллег (и, возможно, клиентов), если они когда-нибудь захотят связаться. Если вы похожи на многие другие компании, у вас может быть одно приложение для видеоконференцсвязи, другое для обмена сообщениями и т. Д.

Наш совет: сделайте свою жизнь (и жизнь своей команды) проще, выбрав универсальные инструменты, которые могут предоставить вам все эти возможности в одном приложении. Например, настольное и мобильное приложение RingCentral делает именно это. Обмен сообщениями, видеоконференцсвязь и телефонная связь — все в одном удобном месте:

3. Отказаться от кнопки «Ответить всем»

Когда кто-то отправляет деловое электронное письмо нескольким получателям, предполагается, что все участники этой цепочки напрямую или периферийно вовлечены в конкретную тему.Если у вас есть дополнительные данные или вопросы, относящиеся к теме, то вариант «Ответить всем» подойдет.

Однако, если у вас есть комментарий или вопрос, относящийся только к отправителю или к нескольким людям в списке получателей, удалите всех, кроме соответствующих людей, из ответа по электронной почте. А если вам нужно добавить что-то совершенно бессмысленное, например «LOL», смайлик, смайлик или «я тоже!», Даже не отправляйте электронное письмо!

4. Сведения о полях Кому и Копия

Получатели, указанные в поле «Кому», являются прямыми адресатами вашего электронного сообщения.Это люди, которым вы пишете напрямую. «CC», что означает «точная копия» или даже «любезная копия», предназначено для всех, кого вы хотите держать в курсе, но не обращаетесь напрямую. Любой, кто находится в поле «Копия», получает копию вашего электронного письма в качестве справки.

Как правило, люди отправляют своим руководителям CC, чтобы сообщить им, что электронное письмо было отправлено или было предпринято какое-то действие, или чтобы предоставить запись сообщений. Общее эмпирическое правило заключается в том, что получатели в поле «Кому» должны ответить или следить за электронным письмом, в то время как получатели в поле «Копия» — нет.

5. Вызов дополнений к полям Кому или Копия

Если вы отвечаете на электронное письмо и добавляете получателей в цепочку (в поле «Кому» или «Копия»), не забудьте указать это в начале своего электронного письма, например: «+1 Baochi »Или« добавление Баочи ». Это вежливое предупреждение для вашего получателя (ей) о том, что к беседе добавлены дополнительные люди.

6. ​​С осторожностью используйте поле BCC

«BCC» означает «слепая копия». Получатели в этом поле не могут видеть адреса электронной почты друг друга.Используйте его в первую очередь для отправки электронной почты нескольким получателям, которые не знают друг друга (примечание: если вы представляете получателей друг другу, используйте поле «Кому», чтобы все электронные письма были видны). Не используйте поле «Скрытая копия» для тайного зацикливания дополнительных, неизвестных получателей.

7. Ограничить обратный обмен

Если вы постоянно общаетесь по электронной почте, постарайтесь поговорить лицом к лицу. Хотя электронная почта — мощный инструмент, его можно неправильно истолковать и сделать совершенно неэффективным, особенно если вы имеете в виду менее свежую переписку.Разрешите обратные и обратные сообщения электронной почты, подняв телефонную трубку или встретившись с получателем лично.

8. Застегните молнию и укажите эти вложения.

Не забывайте форматировать. Типичная корпоративная учетная запись электронной почты имеет максимальный размер сообщения, который не позволяет получателям загружать слишком большие файлы. Если вы отправляете тонну вложений (или действительно большую презентацию), используйте инструмент сжатия, чтобы уменьшить размер файлов. Да, и не забудьте сослаться на вложения в теле письма на тот случай, если люди не осознают, что им нужно скачать файл (ы).

9. Отправить ссылку на статью по электронной почте? Обобщить

Если вы используете электронную почту, чтобы рекомендовать своим коллегам прочитать статью — возможно, вместе с соответствующей перепиской — обязательно укажите контекст. Прежде чем подписывать это электронное письмо, убедитесь, что в строке темы указано, что вы отправляете статью, и укажите название статьи или тему, например, Статья: Этикет электронной почты. В теле письма дайте краткое изложение — от краткого, состоящего из одного предложения, до более подробного с маркерами.

10. Будьте краткими

Мы все виноваты в отправке длинных писем. И действительно, время от времени уместны длинные электронные письма. Но по большей части мы все должны быть краткими. На чтение длинных писем уходит больше времени — и у всех мало времени, поэтому сообщения в социальных сетях такие короткие.

Большинство людей откладывают чтение длинных писем. Легче потреблять меньшие объемы информации, особенно на мобильных устройствах. Так что сделайте ваши электронные письма важными и сделайте их краткими!

Однако краткость в деловой переписке не означает, что вам следует чрезмерно использовать сокращения или акронимы.Сокращение, например картинки, может показаться слишком неформальным, в то время как использование простого английского языка показывает, что вы рассматриваете человека, получившего письмо.

11. Сделайте счет в строке темы сообщения электронной почты

Тема, возможно, является самой важной частью электронного письма — это один из важнейших, если не самый большой, определяющий фактор в том, будет ли ваше электронное письмо открыто и прочитано:

Найдите время, чтобы написать содержательную строку темы; краткий и соответствующий содержанию вашего электронного письма.Учитывая, что ваше электронное письмо будет просматриваться другими людьми, убедитесь, что вы проверили правописание и вычитали его, прежде чем подписывать это электронное письмо.

Тогда вы сможете избежать орфографических ошибок и опечаток, из-за которых вы будете выглядеть небрежно и уязвимо для фильтров спама (как и смайлики, смайлики, восклицательные знаки! И полезные слова, такие как «БЕСПЛАТНО»).

Соблюдаете ли вы эти основные правила этикета электронной почты?

Хорошо это или плохо, но электронная почта по-прежнему остается одним из наиболее распространенных способов связаться с кем-то по работе.Наши почтовые ящики загромождены больше, чем когда-либо прежде, и недопонимание распространено. Лучший способ получить быстрый ответ — это, как вы уже догадались, уважать время собеседника и соблюдать общие правила вежливости.

Используйте эти правила этикета электронной почты в качестве ежедневного напоминания о том, как можно сохранить папку «Входящие» для того, что важно… и убедитесь, что, когда кто-то увидит ваше письмо в своем почтовом ящике, он щелкнет его в первый раз, а не пролистает его.

Первоначально опубликовано 2 февраля 2021 г., обновлено 17 ноября 2021 г.

10 правил этикета электронной почты

10 правил этикета электронной почты

Если вы хотите лучше общаться и избежать офисной электронной войны, следуйте этим советам, прежде чем отправлять электронное письмо, сообщает КЕЙТ АЛЛМАН.

В исследовании, проведенном в 2015 году компанией Adobe Systems, было обнаружено, что средний работник тратит 6,3 часа каждый день, просматривая электронные письма и отвечая на них. Это более 30 часов в неделю, что в сумме составляет 63 полных дня в году.

Вы могли подумать, что вся эта практика сделает всех нас экспертами в искусстве общения по электронной почте, но многие профессионалы все еще ошибаются. Случайное «ответить всем» в личном письме наверняка случается чаще, чем хотелось бы иметь дело с отделами кадров.И сколько раз вы получали неуместные, неуместные или агрессивные электронные письма?

К сожалению, вы не можете «отменить» плохо составленное электронное письмо, если только ваша компания не использует Gmail и вы не обнаружите ошибку в течение 10 секунд после ее отправки. В противном случае, как только электронное письмо попадает в почтовый ящик получателя, невозможно предотвратить повреждение, если вы не зайдете на его компьютер и не удалите его.

Рэйчел Клементс, директор психологической службы Сиднейского центра корпоративного здоровья и эксперт по посредничеству на рабочем месте, говорит, что лучший способ избежать потенциальных ловушек — следовать контрольному списку правил электронного этикета.Клементс видел, как плохо составленные электронные письма вызвали полномасштабные офисные электронные войны. Чтобы избежать ссор и лучше управлять своими профессиональными отношениями, она советует следовать следующим советам.

Правила электронного этикета

1. Используйте четкую профессиональную тему письма

Четко покажите получателю, о чем будет написано электронное письмо. Многие люди решают, будут ли они открывать электронное письмо, в зависимости от темы. Для тех, кто получает сотни электронных писем в день, конкретная строка темы упрощает сортировку своего почтового ящика и принятие решения о том, какие сообщения сделать приоритетными.

2. Вычитайте каждое отправляемое вами электронное письмо

Убедитесь, что нет грамматических или профессиональных ошибок. Правильно ли вы написали имя получателя? Есть ли орфографические ошибки? Вы используете простые структуры предложений и правильное использование заглавных букв и знаков препинания? Игнорирование этого ставит под угрозу ваш профессионализм и доверие к электронной почте.

3. Напишите свой адрес электронной почты, прежде чем вводить адрес электронной почты получателя

Лучше всего сначала написать содержимое электронного письма на случай, если вы случайно отправите сообщение слишком рано.

4. Еще раз проверьте правильность получателя

Нет ничего хуже, чем отправить электронное письмо не тому Jess или конфиденциальный документ не тому клиенту или компании.

5. Убедитесь, что вы создали копию для всех соответствующих получателей

Непрофессионально упускать из виду коллегу или клиента из соответствующей цепочки писем. Помните о том, кто должен быть проинформирован о данном вопросе, и уважайте это.

6. Не всегда нужно «отвечать всем»

Подумайте, кому нужно прочитать ваш ответ; никто не хочет читать цепочку писем от 20 человек, которая не имеет к ним никакого отношения.

7. Ответьте на ваши электронные письма

Большинство людей в какой-то момент чувствовали себя подавленными большим количеством электронных писем, которые им приходилось просеивать. Но ответ на электронное письмо — это хороший этикет, особенно если отправитель ожидает ответа.Подтверждение того, что вы получили письмо, но вернетесь к отправителю позже, — это профессиональная альтернатива игнорированию или избеганию определенных писем.

8. Добавьте блок подписи

Если получатель ничего не знает о вас, он может скептически относиться к подлинности вашего электронного письма. Укажите свое полное имя, должность, название компании и контактный номер — это профессионально.

9.Используйте соответствующий уровень формальности

Например, начинайте с «Уважаемый _____», используйте «пожалуйста» и «спасибо» там, где это необходимо, и всегда заканчивайте свое электронное письмо соответствующей фразой: «С уважением», «Спасибо», «С уважением» и так далее.

10. Пишите кратко и по делу

Никто не хочет читать огромный кусок текста. Вы всегда можете ответить на этот вопрос позже или предложить им позвонить вам, если у них возникнут какие-либо вопросы или проблемы.

Электронный этикет: основные правила, которые должен знать каждый

Электронная связь становится чрезвычайно популярной в нашем повседневном мире. Из-за этого важно то, как вы общаетесь, и это будет замечено. Многие почтовые ящики заполняются непрофессиональными и плохо написанными электронными письмами. Вот почему всегда полезно потратить минуту, чтобы просмотреть свое электронное письмо и подумать о своей аудитории.

Если важные сообщения электронной почты неправильно поняты, ваши клиенты, менеджеры, коллеги или любой другой человек, читающий электронную почту, автоматически сделают выводы о вашем профессионализме.Подумайте о том, какое впечатление вы хотите произвести. Ниже приведены несколько основных рекомендаций, о которых вам следует подумать, когда вы отправляете кому-то электронное письмо.

1) Создайте тему, которая будет замечена в огромном количестве писем.

• Убедитесь, что ваша тема связана с содержанием вашего электронного письма.
• Когда люди просматривают электронную почту, они ищут причины для ее удаления, а не тратят время на ее чтение.
• Тема сообщения должна привлечь внимание читателя.Это ваша точка продажи. Это должно убедить их открыть электронную почту.

2) Всегда включайте индивидуальное приветствие.

• Правильно обращайтесь к человеку по его титулу. Убедитесь, что он написан правильно. Найдите время, чтобы найти его в Интернете, если вы не уверены.
• Создавая электронное письмо, помните, как вы обращаетесь к получателю. (Например, «Мистер», «Миссис», «Мисс», «Профессор», «Доктор») Исходя из моего опыта, будет вежливым, если вы начнете с обращения к тому, с кем не разговаривали, используя примеры. выше.Если они предпочитают, чтобы вы использовали их имя, они вам скажут.
• Вежливо поприветствуйте или представьтесь.

3) Всегда переходите сразу к делу.

• Организуйте свою электронную почту так, чтобы в ней была изложена основная мысль, просьба или вопрос, на которые необходимо ответить. Он должен быть в первом предложении вашего электронного письма или в начале.

4) Сохраняйте краткость электронной почты.

• Очень немногие люди найдут время, чтобы прочитать электронную почту с несколькими абзацами.
• Краткость чрезвычайно важна. У кого есть время читать длинные, подробные электронные письма?
• Если вы не можете составить краткое электронное письмо, его следует передать лично или по телефону.

5) Если вы включаете вложения, обязательно укажите их в своем электронном письме.

• Многие люди заняты и не обращают внимания на вложения. Они не поймут, что они у них есть, если вы не упомянете их в своем сообщении.

6) В последний раз просмотрите свою электронную почту, чтобы убедиться в правильности орфографии и пунктуации!

• При необходимости воспользуйтесь проверкой орфографии. Вам нужно перепроверить себя. Очень легко упустить ошибку, когда никто больше не обращает на нее внимания.

7) Всегда используйте профессиональный и читаемый шрифт.

• Убедитесь, что размер шрифта легко читается и не является неприятным.
• Цвет шрифта должен быть профессиональным.Вам не нужно писать вычурные электронные письма, если для этого нет какой-либо причины.

8) При необходимости используйте призыв к действию с указанием времени ответа.

• Если в конце сообщения вы скажете: «Пожалуйста, ответьте как можно скорее», это будет слишком расплывчато. Люди по-разному определяют «как можно скорее».
• Если вы хотите получить немедленный ответ, я предлагаю указать конкретный срок.

9) Добавьте строку для подписи.

• Если у кого-то есть вопросы относительно вашей электронной почты, убедитесь, что они могут с вами связаться.
• Постарайтесь поставить полную подпись, указав свое имя, должность, адрес, номер телефона, факс, веб-сайт, электронную почту и все остальное, что может быть важным.
• Если вы обращаетесь к кому-то, кому часто пишете по электронной почте, полная подпись может не понадобиться. В этом случае вы можете просто указать свое имя и контактную информацию, чтобы они были краткими и профессиональными.

10) Следите за своим тоном во всем письме.

• Поскольку в электронной почте не используется ни один язык, сообщение может быть легко неправильно понято.
• Убедитесь, что вы всегда учитываете свою аудиторию и держите свой тон в стиле, который обслуживает эту аудиторию.

11) Избегайте использования сокращений, текстовых сообщений и смайлов.

• Еще раз подумайте о своей аудитории. Многие люди не знакомы с языком и будут сбиты с толку тем сообщением, которое вы пытаетесь передать.

12) Ваш адрес электронной почты никоим образом не должен отвлекать читателя.

• Ваш адрес электронной почты должен быть профессиональным.
• Не используйте то, что вы использовали в средней школе или ранее. Скорее всего, это неуместно.

13) Уважайте время получателей.

• Это хорошее практическое правило — минимизировать время, необходимое получателю для обработки и ответа на ваше электронное письмо.Иногда для отправки электронного письма с вашей стороны требуется больше времени, но это гарантирует, что вы получите своевременный и актуальный ответ.
• Некоторые люди никогда не отвечают, что сильно снижает производительность, но есть также люди, которые откликаются мгновенно, что является благом.