Правила электронной деловой переписки: Новые правила деловой переписки и цифровой этикет
Этикет деловой переписки по электронной почте: правила
Пишем по делу
Электронные письма давно вытеснили по значимости бумажные. Важно понимать, что даже в электронном варианте переписка должна носить деловой характер. Это проявление уважения к партнеру, которое может стать важным фактором формирования долгосрочных отношений. Подробнее о том, что собой представляет этикет деловой переписки по электронной почте, мы и поговорим в нашей статье.
Зачем нужна
Нередко сотрудники путают дружеское общение с деловой перепиской и, общаясь на рабочие темы, используют жаргон и разговорную лексику, которая в работе недопустима. Электронная переписка зря считается более неформальной, в сравнении с бумажной. Она точно так же может стать основанием для разрыва отношений с компанией и даже быть свидетельством в судебных делах.
Ошибки в электронной переписке могут стать основанием для разрыва отношений с компанией.
Электронная переписка должна строиться по определенным правилам. Их соблюдение призвано показать партнеру компетентность человека и его настрой на серьезную работу. Современный менеджер просто обязан усвоить особенности деловой переписки, чтобы поднять свой культурный уровень и улучшить имидж. А это, в свою очередь, положительным образом отразится и на репутации всей компании.
Правила
Существует определенный свод правил, который помогает соблюдать этику деловой переписки в цифровом пространстве. Это следующие правила:
- Не допускать грамматических ошибок и опечаток. Мессенджеры оснащены автоматическими редакторами, поэтому писать правильно стало проще. Помните, что каждая ошибка будет с отрицательной стороны характеризовать пишущего письмо, выдаст неграмотного человека, который аналогично относится и к работе.
- Текст должен быть легко читаемым, поэтому нужно его разбивать на абзацы и законченные смысловые блоки, а не отправлять сплошным полотном.
- Если у компании есть определенный шаблон стиля письма, сотрудники должны его придерживаться.
- Электронная почта компании используется только для работы. Если использовать ее и для личных переписок, это не только отвлекает от важных дел, но и может привести к недоразумениям. Можно случайно отправить деловому партнеру сообщение для частного лица, что принесет серьезные проблемы имиджу.
- Важно понимать, что требуется добиться от клиента или партнера, и исходя из этого писать текст. Формулировать послание нужно четко и в максимально сжатой форме. У адресата после прочтения не должно остаться ощущения двусмысленности (например, вы много рассказываете о товаре, но забываете упомянуть, что его можно приобрести по специальной цене, хотя целью письма было уведомление партнера о новой акции).
- Строку «тема» не нужно оставлять незаполненной. Ведь тот, кто просматривает свою рабочую почту, начинает знакомство с письмом именно с темы. Если она не указана, текст может быть сразу отправлен в корзину, усилия по написанию интересного коммерческого предложения пойдут прахом. В теме должна быть указана короткая фраза, точно отражающая суть вашего обращения. Обманывать в теме (например, указать в теме специальные цены на услугу, хотя в сообщении ни о каких специальных ценах речи нет) только ради того, чтобы письмо прочитали, не стоит. Результата все равно не будет.
- Показать уважительное отношение к человеку. Поэтому начинать писать следует всегда с приветствия, по возможности обращаясь к человеку по имени и отчеству. Окончание приветствия будет зависеть от назначения послания. Так, если оно будничное и незначимое, после имени и отчества можно поставить запятую и продолжить текст. Если же оно серьезное и значимое, в конце имени лучше поставить восклицательный знак.
- Минимальное количество слов и максимально возможная передача информации. Существует так называемое золотое правило деловой цифровой переписки, которое гласит: «В одном письме должна содержаться одна тема». Не перегружайте послание лишней информацией. Для другого предложения напишите другое письмо.
- Перед отправкой письма всегда внимательно перечитывайте его. Такое прочитывание позволит увидеть все неточности и ошибки, которые нужно убрать и исправить.
- Этикет переписки гласит, что на все электронные письма надо обязательно отвечать. Даже если письмо не имеет большой важности и не хочется на него реагировать. Нет необходимости отвечать только на откровенный спам.
В теме должна быть указана короткая фраза, точно отражающая суть вашего обращения. Обманывать в теме (например, указать в теме специальные цены на услугу, хотя в сообщении ни о каких специальных ценах речи нет) только ради того, чтобы письмо прочитали, не стоит. Результата все равно не будет.
На все электронные письма надо обязательно отвечать.
В заключение
Этика деловой переписки по электронной почте всегда характеризует профессионализм менеджера и компании в целом. Поэтому каждому сотруднику фирмы, который стремится к карьерному росту и уважению партнеров, стоит овладеть навыками переписки с использованием электронной почты. Эти правила выполнять не так сложно, тем более, со временем они дойдут до автоматизма.
Стоит напоследок отметить, что этика в переписке – это не только способ показать свое уважение к партнеру и компетентность, но и отличный рабочий инструмент, который сделает деловое общение эффективным и результативным.
Похожие статьи
Правила электронной переписки | Компьютер для чайников
Электронная почта – это современное, доступное и быстрое средство коммуникации. Если до массового распространения сети интернет электронная переписка была уделом предприятий и организаций, то сейчас ей может воспользоваться практически каждый пользователь компьютера с доступом в интернет. Со временем сформировалась определенная культура использования электронной почты в виде простых правил ведения электронной переписки. Придерживаясь этих правил, вы оставите благоприятное впечатление у адресата и сформируете у него ваш положительный имидж и психологический портрет.
Этикет электронной почты включает в себя правила оформления и составления письма и непосредственно нормы общения в переписке. Давайте рассмотрим эти правила.
- При отправлении электронного письма заполняйте все поля.
В основном это правило касается поля «Тема», т.к. при пустом поле «Кому
Тема – это визитная карточка сообщения, в нем следует кратко, буквально в нескольких словах написать, о чем данное отправление. Получатель видит входящее письмо в виде адреса отправителя и темы письма, на основе чего принимает решение об открытии сообщения. В противном случае письмо без темы он может посчитать за спам (рекламную рассылку) и удалить без прочтения.- Адрес электронной почты и имя отправляющего письмо должны быть понятными и исключающими различное толкование.
Электронный адрес отправителя вида вызовет лишь недоумение и настороженность, т.к. зачастую с подобных адресов рассылаются вирусы и рекламные рассылки. Регистрируйте почтовый ящик с осмысленным адресом. Для этого в качестве первой половины адреса (до символа @), который также является логином в почтовом сервисе, можно использовать свое имя и фамилию. Например, адрес вида вызывает больше доверия к отправителю.
- При ответе на электронное письмо старайтесь не менять поле «Тема» исходного сообщения, чтобы адресат знал на какое конкретное его письмо пришел ответ.
- Поле «Кому» (электронный адрес получателя) заполняйте последним, после написания самого письма.
Это правило позволит избежать отправки сообщения недописанным, в случае ошибочного нажатия кнопки «Отправить». Внимательно проверьте текст письма перед его отправкой и только после напечатайте адрес получателя.
- Постарайтесь сохранять текст длинного письма в текстовом файле.
Данное правило позволит избежать повторной «набивки» большого объема текста в случае какого-либо сбоя вашего компьютера или почтового сервиса, в результате чего набираемое письмо может быть потеряно.
- Текст письма должен начинаться с приветствия, быть грамотным, понятным по содержанию и с простым оформлением.
Согласитесь, что безграмотное письмо, даже если оно начинается с самого любезного приветствия, вызывает отторжение и чувство несерьезности и легкомысленности отправителя.
Не оформляйте письмо слишком вычурно, используя различные шрифты, цветовое оформление, засилье смайликов. Не пишите заглавными буквами, чтобы выделить что-то. Место для заглавных букв – это начало предложения и те моменты, которые предполагают правила грамматики. В конце письма оставляйте лучшие пожелания собеседнику и ставьте ваш ник или имя и фамилию в случае деловой переписки. Например, « С наилучшими пожеланиями, Иван Петров».
- Если письмо требует ответа, то старайтесь ответить на него в короткие сроки, исключая конечно случаи ненужной рекламной рассылки, так называемого спама.
- Не отправляйте электронным письмом критически важные персональные данные.
Всегда существует вероятность взлома и перехвата электронной почты и ваши, например отправленные номера карт, пароли и т.п. могут оказаться в чужих руках. В крайнем случае, шифруйте конфиденциальную информацию специальными средствами.
И, наверное, самое важное правило — не выкладывайте вашу переписку с адресатом, а также его электронный адрес в открытый доступ без согласия последнего.
Уважайте вашего собеседника и его приватность.
Поделиться.
15 основных правил этикета электронной почты, которые должен знать каждый профессионал
Среднестатистический сотрудник в США тратит около четверти каждой рабочей недели на просеивание десятков электронных писем, которые мы ежедневно отправляем и получаем. В 2019 году количество активных пользователей электронной почты во всем мире подскочило до 3,9 миллиарда. С нашим нынешним новым стандартом некоторые цепочки поставок нарушены, и миллионы людей работают из дома, что приводит к еще большему использованию электронной почты, поскольку регулярные встречи в офисе теперь должны происходить в цифровом формате. Тем не менее, несмотря на то, что мы застряли на кнопках ответа, многие из нас до сих пор не знают, как и когда правильно использовать электронную почту.
На самом деле, из-за огромного количества электронных писем и текстов, которые мы читаем и пишем каждый день, мы с большей вероятностью совершаем ненужные ошибки или даже связанные с соблюдением требований, и эти ошибки могут иметь серьезные профессиональные последствия.
Вот пятнадцать основных правил этикета электронной почты, которые должен знать каждый профессионал:
1. Используйте прямую тему письма
Во многих случаях люди решают открыть электронное письмо, основываясь исключительно на теме письма.
Строгие темы должны быть краткими, описательными и, по возможности, ориентированными на действия.
Например, «Заседание совета директоров перенесено на вторник, 21 ноября» является более сильной темой, чем «дата заседания изменена».
Важность четкой темы письма невозможно переоценить, особенно если электронное письмо используется в целях прямого маркетинга. Всегда выбирайте строку темы, которая позволит получателю узнать, что вы решаете его деловые или другие проблемы.
2. Используйте профессиональный адрес электронной почты
Очевидно, что удаление ваших электронных писем — это последнее, чего вы хотите. Один из лучших способов гарантировать, что этого не произойдет, — избегать использования адреса без торговой марки или неописуемого имени.
Если вы представляете компанию, вы всегда должны использовать адрес электронной почты, предоставленный вам вашей компанией.
Это мгновенно заставляет вас выглядеть более убедительно и существенно повышает доставляемость электронной почты. Поэтому будьте осторожны при выборе профессионального адреса электронной почты.
Однако, если вы используете частный адрес электронной почты (независимо от того, являетесь ли вы фрилансером или просто предпочитаете его использовать), вам следует быть очень осторожным при выборе своего никнейма.
Если вы занимаетесь маркетингом B2B, ваш рабочий адрес электронной почты всегда должен содержать ваше имя, чтобы получатель знал, откуда он пришел и кому он должен ответить.
00","va":"baseline","fw_i":400,"type":"text","fs":"normal","bgc":"rgba(0, 0, 0, 0)"}»> 3. Кнопку «ответить всем» следует использовать с осторожностьюНикто не любит открывать или читать электронные письма, которые не имеют никакого отношения к ним, их отделу или их личным обязанностям.
Игнорировать несвязанные электронные письма может быть сложно, а повторяющиеся предупреждения могут раздражать, если мы пытаемся сосредоточиться на других задачах.
Не нажимайте кнопку «Ответить всем», если только вы не уверены, что все, включенные в список, действительно нуждаются в ответе.
4. Добавьте профессиональную подпись электронной почты
Профессиональные подписи электронной почты могут привести к более высоким показателям рентабельности инвестиций, если вы участвуете в маркетинговых кампаниях. Имеет смысл дать вашему читателю дополнительную информацию о вас или вашей компании. Обычно подпись электронной почты включает ваше полное имя, должность, название компании и контактную информацию.
Вы также можете добавить немного рекламы, но не переусердствуйте с иллюстрациями, ссылками, лозунгами или цитатами. Сохраняйте шрифт, размер шрифта и цвет текста такими же, как и в остальной части вашего электронного письма, чтобы задать профессиональный тон.
5. Используйте профессиональные приветствия
Важно научиться использовать профессиональные приветствия, когда речь идет об этикете электронной почты.
Будьте осторожны при использовании неформальных приветствий, таких как «Привет!» или «Привет всем». Хотя непринужденные дружеские приветствия уместны во многих типах электронных писем, убедитесь, что вы знаете, к какой аудитории вы обращаетесь.
6 Остерегайтесь чрезмерного количества восклицательных знаков
Если у вас есть привычка использовать восклицательные знаки, постарайтесь ограничить их использование при выражении вашего энтузиазма или волнения.
Некоторые люди злоупотребляют этим знаком препинания и в конечном итоге используют несколько восклицательных знаков в нескольких предложениях. Из-за этого автор может показаться чересчур нетерпеливым или даже незрелым. Используйте их экономно и только тогда, когда это действительно уместно.
7. Будьте осторожны при использовании юмора
Без соответствующего выражения лица или тона голоса любой юмор, использованный в электронной почте, может легко потеряться при переводе.
На самом деле, лучше не использовать все формы юмора в профессиональных обменах электронной почтой, если только вы не очень хорошо знаете получателя.
Кроме того, то, что лично вам кажется смешным, может совсем не забавлять кого-то другого. В некоторых случаях юмор может даже показаться грубым или оскорбительным, поэтому, если вы сомневаетесь, лучше его не использовать.
8.
Ответьте на все ваши электронные письмаКардинальные изменения, произошедшие с нами в этом году из-за пандемии COVID-19, привели к серьезным преобразованиям в способах ведения бизнеса. Наше общение на рабочем месте резко меняется, и то, как мы используем нашу электронную почту, является прекрасным примером.
Трудно отвечать на каждое полученное электронное письмо, но хотя бы попытаться ответить на него полезно. Сюда входят электронные письма, которые были отправлены вам случайно: ответ не является обязательным, но это всегда хороший этикет электронной почты.
Даже что-то короткое будет достаточно: «Я знаю, что вы очень заняты, но я полагаю, что вы отправили мне это электронное письмо по ошибке.
Я хотел, чтобы вы знали, чтобы вы могли передать его нужному человеку».
9. Всегда проверяйте перед нажатием кнопки «Отправить»
Не полагайтесь исключительно на стандартную программу проверки орфографии. Получатели вашей электронной почты, скорее всего, заметят ошибки, и хотя случайные опечатки случаются со всеми, повторяющиеся ошибки и опечатки могут выглядеть неряшливо.
Как и автозамена, не всегда можно доверять программам проверки орфографии. Вот почему Zoho представляет вам Зию, нашего помощника по письму, который не только проверяет ваше правописание, но и делает контекстуальные исправления.
10.
Добавьте адрес электронной почты после составления сообщенияХотите избежать случайной отправки электронного письма до того, как вы закончите печатать и проверять сообщение? Рекомендуется сначала ввести адрес электронной почты, а затем добавить адрес электронной почты получателя, когда вы будете готовы отправить сообщение.
11. Дважды проверьте адреса получателей
Старайтесь быть точными и будьте внимательны при вводе имени из списка контактов в строке «Кому». К сожалению, очень легко выбрать неправильное имя, что может поставить в неловкое положение вас и человека, случайно получившего электронное письмо. Кроме того, разумно используйте CC и BCC в электронной почте, чтобы избежать беспорядка в разговоре.
12. Всегда учитывайте, как культурные различия могут повлиять на ваше общение.
Маркетинг по электронной почте является одним из наиболее экономичных способов охвата широкого круга людей, и его легко настроить. Но это может очень легко привести к недопониманию из-за культурных различий, особенно когда получатель не может видеть ваше выражение лица или язык тела.
Если возможно, рекомендуется адаптировать ваше сообщение к культурному контексту выбранного вами получателя.
Помните, что вам, вероятно, придется учитывать разницу в часовых поясах.
13. Старайтесь, чтобы ваши шрифты были простыми и классическими
У каждого шрифта есть свое место и свое время, но когда дело доходит до делового общения, лучше, чтобы ваши шрифты и соответствующие им размеры и цвета были простыми и классическими.
Самое важное практическое правило заключается в том, что ваши сообщения должны легко читаться.
Обычно лучше всего использовать размер шрифта 11 или 12 пунктов и легко читаемый шрифт без засечек, такой как Calibri, Helvetica или Arial. Это может показаться скучным, но черный – самый безопасный и удобный для чтения вариант, если говорить о цвете. Старайтесь свести к минимуму выделение текста, выделение полужирным шрифтом, курсивом и подчеркиванием. Эти эффекты помогают выделить важную информацию, но при слишком частом использовании выглядят хаотично.
14. Сегментируйте свои сообщения
Один из лучших способов персонализировать ваши сообщения — это для начала сегментировать список адресов электронной почты. Функция сегментации — это то, что должно быть в любом инструменте электронного маркетинга, который вы используете.
Сегментация ваших списков рассылки упрощает таргетинг кампаний на основе ваших групп клиентов, что, в свою очередь, позволяет сделать ваши сообщения более адаптированными для ваших получателей.
15. Учитывайте свой тон
Наконец, точно так же, как юмор может быть неправильно истолкован, тон вашего письма может быть легко неправильно понят без точки зрения, которую можно получить, услышав ваш голос. В результате легко показаться резким, когда вы просто пытаетесь быть прямолинейным.
Прочтите свою электронную почту вслух перед отправкой. Если вам это покажется негативным или грубым, читатель обязательно воспримет это именно так. Если вы хотите положительных результатов, помните свои основные манеры: говорите «пожалуйста» и «спасибо» и старайтесь не использовать чрезмерно негативные или драматичные слова.
В то время как многие предприятия используют различные формы связи для эффективного сотрудничества, электронная почта остается одним из наиболее эффективных и популярных средств связи.
Недавний переход делового мира к преимущественно удаленной работе перед лицом пандемии COVID-19 только увеличил зависимость делового мира от электронной почты для обмена, организации и хранения информации. Инновационные платформы электронной почты, такие как Zoho Mail, предлагают больше возможностей и функций, чем когда-либо, чтобы помочь вашей команде лучше сотрудничать, но основы этикета электронной почты остаются прежними: будьте вежливы, точны и профессиональны.
Надеемся, эти советы были вам полезны! Если вы хотите узнать больше о том, что Zoho Mail может сделать для вашего бизнеса, взгляните на надежные функции совместной работы, которые предлагает Mail, и подпишитесь на бесплатную 15-дневную пробную версию сегодня!
Биография автора: Гэри Стивенс
Технический директор Hosting Canada, веб-сайта, который предоставляет экспертные обзоры услуг хостинга и помогает читателям создавать онлайн-бизнес и блоги.
25 Правила и советы по этикету электронной почты, которые должен знать каждый профессионал
Поскольку электронная почта занимает до 28% времени среднего специалиста, люди часто пренебрегают этикетом электронной почты во имя производительности. Тем не менее, есть набор правил и советов, которым нужно следовать в деловых письмах независимо от того, насколько вы заняты. На самом деле, надлежащий этикет электронной почты не только позволит вам поддерживать профессионализм, но также может сделать ваше общение более эффективным и помочь бизнесу избежать дорогостоящих ошибок.
К тому времени, когда вы прочитаете этот пост в блоге, вы будете знать все, что вам нужно знать об этикете электронной почты, чтобы передать свои знания своим коллегам.
P.S.
Если вам нужна помощь с правильным этикетом электронной почты, вы можете использовать Flowrite, чтобы улучшить свои навыки написания электронной почты за одну ночь.
Это инструмент для письма на базе искусственного интеллекта, который буквально пишет ваши электронные письма за вас, гарантируя, что вы выберете правильный тон, формат и этикет. Вот как это работает:
Что такое электронный этикет?
Этикет электронной почты означает принципы, которыми мы руководствуемся при отправке и получении электронных писем. Этот кодекс поведения включает рекомендации относительно надлежащего языка, орфографии, грамматики и манер. Правильный этикет зависит от того, кому вы отправляете электронное письмо. На рабочем месте всегда безопаснее ошибаться в формальной части этих условностей.
Почему так важен этикет электронной почты?
Соблюдение этикета общения по электронной почте поможет вам проявить профессионализм, укрепить отношения на рабочем месте и хорошо представлять своего работодателя. Это также повысит эффективность коммуникаций и предотвратит возникновение проблем у вас и вашего бизнеса. Знакомство с профессиональным этикетом электронной почты поможет вам уважительно общаться с другими и добиться успеха в карьере.
1. Напишите четкую тему письма
Поскольку многие из нас постоянно находятся в своих почтовых ящиках, строка темы может иметь существенное влияние на то, будет ли открыто ваше письмо или нет.
Чтобы придерживаться этикета электронной почты, стремитесь к четкой и короткой строке темы, описывающей суть вашего письма в паре слов или кратком предложении. Используйте идентификаторы, такие как «предложение» и «заявка», которые сразу сообщают получателю, чего ожидать от вашего электронного письма. Темы, которые содержат полезное, с большей вероятностью будут прочитаны, поэтому придерживайтесь практичности.
Что бы вы ни делали, никогда не отправляйте электронное письмо без строки темы. Это явное нарушение надлежащего этикета электронной почты. Наличие надписи «Без темы» почти гарантирует, что получатель отправит ваше сообщение прямо в корзину, так как оно покажется подозрительным.
2. Начните с профессионального приветствия
Лучший способ поприветствовать человека в электронном письме всегда зависит от ваших отношений с ним и темы.
Подходящий способ начать электронное письмо профессионально варьируется от формального до неформального, но вы никогда не должны встречаться с неформальным.
Некоторые из наиболее распространенных приветствий включают:
- Уважаемая госпожа/госпожа/мистер! <Фамилия>,
- Здравствуйте, <Имя>,
- Привет, <Имя>,
Список неформальных приветствий, которые считаются нарушением этикета электронной почты, варьируется от «Хейя» и «Йо» до имени получателя — и поверьте нам, вы не хотите сделать эту ошибку этикета электронной почты.
3. Не забудьте представиться
Вы никогда не должны предполагать, что получатель знает, кто вы. Особенно, если вы связываетесь с кем-то, кого вы не знаете в первый раз, это является частью этикета электронной почты, чтобы начать тело вашего письма с краткого введения – короткая строка или две, содержащие соответствующую информацию. Если вы знаете получателя, но не совсем уверены, знакомо ли ему ваше имя, найдите способ упомянуть, когда вы в последний раз разговаривали, или напомните ему, откуда вы знаете друг друга.
4. Будьте краткими
Поскольку средний офисный работник получает более 100 электронных писем в день, ни у кого нет времени читать длинные сообщения.
Худшее, что вы можете сделать, это заставить получателя просмотреть все письмо, чтобы узнать, о чем ваше сообщение. Вместо этого вы должны заранее указать цель своего электронного письма, указав ее в самом начале. Докладывайте свою мысль быстро, не будьте многословны и используйте короткие предложения, которые хорошо читаются. В идеале ваше электронное письмо имеет только одну цель, но если вам нужно охватить разные темы, подумайте о том, чтобы сжать их до пунктов.
Когда вы решите, что закончили, найдите время, чтобы отредактировать свое сообщение, чтобы убедиться, что оно понятно, и удалить все ненужные слова. Если вы все еще думаете, что это слишком долго, подумайте, есть ли лучший канал, чем электронная почта, для обсуждения темы.
5. Воздержитесь от юмора
Без правильного тона и выражения, сопровождающих их, даже самые веселые изюминки могут оказаться за много миль от цели.
Вот почему юмор часто теряется при переводе в электронном письме. Сарказм особенно опасен в письменной форме, так как читатель может буквально истолковать ваши слова, имея в виду противоположное тому, что вы только что сказали. Если вы не очень близки с получателем, вам следует избегать шуток в профессиональном электронном письме.
Дело даже не в риске быть неправильно понятым – то, что вы находите забавным, не обязательно смешно для получателя.
6. Правильно структурируйте электронное письмо
Профессиональное электронное письмо должно включать строку темы, приветствие, текст, подпись и подпись. Уход от этой структуры может рассматриваться как нарушение этикета электронной почты. Вы всегда должны разделять эти части с помощью разрывов абзацев, чтобы ваше сообщение было легко усваиваемым.
Стремитесь доставить свое сообщение так, чтобы тело электронной почты не превышало трех абзацев. Поскольку люди склонны «сканировать» электронные письма в поисках чего-то интересного, а не читать их слово за словом, начинайте каждый абзац с выделения самого важного.
Не забудьте также оставить пустую строку между абзацами, чтобы улучшить читабельность.
Если вы чувствуете риск информационной перегрузки, рассмотрите возможность использования маркеров или нумерованных списков, чтобы сделать текст более структурированным, разбейте многословные разделы. Если вы используете жирный шрифт, чтобы выделить самое важное, никогда не используйте его более чем для одного слова или фразы в одном письме.
7. Использование регистра предложений
Использование регистра предложений означает заглавную букву первого слова в предложении и всех имен собственных.
Кому:
Привет Пит,
Было здорово поговорить с вами. Я с нетерпением жду возможности узнать больше о тарифных планах Corpod в ближайшее время.
Традиционное использование заглавных букв является частью делового этикета электронной почты, поэтому вам не следует от него отказываться. Помните, что писать заглавными буквами на работе также считается оплошностью.
8. Следите за своим тоном
Важно не только то, что вы говорите, но и то, как вы это говорите.
Тщательно подбирайте слова и всегда учитывайте, как их может интерпретировать получатель. Поскольку вы не можете полагаться на выражение лица и интонацию, чтобы передать сообщение, приложите дополнительные усилия, чтобы произвести положительное впечатление.
Помимо воздержания от юмора, не используйте негативные слова и прилагательные, которые могут сделать вас более эмоциональным, чем вы есть на самом деле.
💡
Flowrite может помочь вам доставить сообщение так, как вы задумали — выберите тон для вашего письма, а наш инструмент для письма на основе искусственного интеллекта позаботится обо всем остальном.
9. Пишите так, как будто ничто не является конфиденциальным
Не обсуждайте деликатные темы или конфиденциальную информацию по электронной почте, так как они, как известно, легко могут попасть в чужие руки. Независимо от того, кто является получателем, вы не должны полагаться на то, что это единственный человек, который увидит вашу электронную почту, поскольку утечка может быть вызвана случайной пересылкой или копией.
Всегда лучше перестраховаться, чем потом сожалеть, поэтому хорошее руководство по этикету деловой переписки — не писать письма, которые вы не хотите, чтобы их прочитал весь мир.
10. Избавьтесь от восклицательных знаков!!!
Ты ведь не так часто кричишь на работе, верно? Вот почему вы должны быть внимательны при использовании восклицательных знаков в деловых письмах. Единственная реальная причина использовать его — выразить волнение, а для этого не требуется ничего, кроме восклицательного знака. Использование более одного письма в одном электронном письме может создать впечатление непрофессионализма, не говоря уже о том, что вы заканчиваете предложение несколькими из них.
11. Помните о культурных различиях
Непонимание может легко произойти из-за культурных различий.
Риск еще выше, когда речь идет о письменной речи, поскольку сообщение не сопровождается языком тела. Вот почему вы должны попытаться ознакомиться с культурой получателя, когда вы отправляете электронное письмо кому-то за границу.
Прислушиваясь к их предпочтениям, вы сможете укрепить с ними отношения.
В некоторых странах предпочитают сразу переходить к делу. Напротив, в других странах принято сначала знакомиться с новым деловым партнером. Вы можете начать осваивать эти нюансы делового этикета электронной почты, прочитав эту статью BBC.
12. Не используйте смайлики
Несмотря на то, что смайлики играют большую роль в нашем повседневном общении, когда речь идет об обмене мгновенными сообщениями, они не относятся к профессиональным электронным письмам. Почему вы можете спросить? Исследование показало, что использование смайлов может сделать вас менее компетентным, не говоря уже о том, что каждый интерпретирует их по-разному. Если получатель не использовал смайлики при отправке вам электронного письма, вам следует избегать их. Помимо того, что ваше сообщение становится труднее читать, они занимают ценную недвижимость. Что вам нужно сделать, так это использовать сокращатель URL-адресов, такой как bit.
ly, или вместо этого вставить гиперссылку.
Кому:
14. Используйте стандартные шрифты
Вы всегда хотите, чтобы ваши электронные письма было легко читать, верно? Все начинается с чистого шрифта. Как правило, используйте стандартный шрифт вашего почтового клиента.
Некоторые из лучших шрифтов для электронной почты включают в себя:
- Arial
- Helvetica
- Calibri
- Courier
- ра B -new Roman
15. Используйте профессиональную подпись. Вы должны согласовывать завершение с приветствием и остальной частью вашего сообщения, чтобы поддерживать постоянный тон. Вы хотите всегда быть вежливым, но хотите ли вы написать официальное электронное письмо или показаться дружелюбным?
Некоторые из самых популярных профессиональных электронных писем включают:
- С уважением,
- С уважением,
- С уважением,
- С наилучшими пожеланиями,
- Спасибо,
Важно правильно расписаться.
Это последнее, что читает получатель, и оно может оставить неизгладимое впечатление, подобное завершению встречи или окончанию телефонного звонка.
16. Включите подпись
Чем меньше, тем лучше, когда речь идет о подписях электронной почты.
Профессиональная подпись включает ваше полное имя, должность, название компании, веб-сайт компании и номер телефона, по которому с вами можно связаться. Вы можете рассмотреть возможность добавления компании LinkedIn и уличных адресов, если они играют роль в вашем бизнесе. Логотип компании или ваша фотография также соответствует этикету деловой переписки. Тем не менее, убедитесь, что дизайн адаптивен.
Автоматически включать подпись в конце каждого письма — проще удалить ее из сообщения, чем добавлять вручную.
17. Всегда перепроверяйте имя получателя
Ничто так не производит первого впечатления, как неправильное написание имени человека или обращение к нему по неправильному имени.
Это займет буквально несколько секунд, и у вас нет оправдания тому, что вы ошиблись.
В дополнение к тому, чтобы избежать этих ошибок по невнимательности, не сокращайте имя, если только вы не уверены, что Роберт из юридического отдела действительно предпочитает называться «Роб».
Если есть какие-либо сомнения по этой теме, посмотрите, как они подписали свои предыдущие электронные письма, проверьте их профиль LinkedIn или внутренние каналы связи.
Нет никаких оправданий – неправильное указание имени получателя электронной почты является одной из самых серьезных ошибок этикета в электронной почте (особенно при письме профессору).
18. Никогда не отправляйте электронное письмо, не вычитав его
Этот совет по этикету электронной почты не может быть достаточно подчеркнут как орфографические ошибки, и грамматические ошибки неизбежно плохо отразятся на вас. После того, как вы закончите писать, просмотрите текст письма и строку темы как минимум дважды, чтобы выявить ошибки. Вы также можете попробовать прочитать свою электронную почту вслух, чтобы заметить ошибки, которые не заметили ваши глаза.
19. Будьте осторожны с вложениями
Одно из самых важных правил этикета электронной почты в отношении вложений заключается в том, что вы не должны прикреплять к своим электронным письмам большие файлы. Лучший способ отправить, например, презентацию или видео — загрузить файл в облачный сервис, такой как Google Диск или Dropbox, и предоставить получателю ссылку, которая позволит ему получить к нему доступ.
Если это невозможно, убедитесь, что файл сжат, прежде чем прикреплять его, чтобы он занимал меньше места в почтовом ящике. Не забудьте также упомянуть вложение в теле письма, чтобы получатель заметил его.
20. Скрытая копия соответственно
Скрытая копия означает скрытую копию и позволяет скрыть человека или людей, введенных в поле Скрытая копия, от других получателей.
Использование BCC является хорошим этикетом электронной почты, когда вы отправляете электронные письма нескольким людям, которые не знают друг друга, поскольку это позволяет вам защитить их конфиденциальность.
Он также используется для вежливого удаления кого-то из цепочки, например, после того, как он представил вас кому-то другому по электронной почте. Это также может пригодиться, когда вам нужно подтвердить кому-то, что вы отправили важное электронное письмо, не включая человека в следующую цепочку.
Слепой копией также можно злоупотреблять, и использование ее по неправильным причинам считается обманом и дурным тоном.
21. Своевременно отвечайте
Электронная почта может отнимать много времени у любого профессионала, но своевременный ответ на ваши электронные письма помогает всем выполнять работу по графику.
Соответствующее окно ответа зависит от отправителя и темы сообщения. Как правило, вы должны отвечать своим товарищам по команде в тот же день, другим коллегам в течение 24 часов, а людям за пределами вашей организации — к концу рабочей недели, если только это не срочно.
Особенно, если вы работаете с клиентами, вы должны знать, что ваше долгое время ответа может послать непреднамеренное сообщение, поскольку почти треть людей ожидают, что компании ответят на электронные письма в течение одного часа или меньше.
22. Используйте функцию «Ответить всем» только в случае необходимости
Поскольку средний офисный работник получает около 121 электронного письма в день, вам не нужно беспокоить людей чем-то ненужным. Итак, в следующий раз, когда вы собираетесь нажать «Ответить всем», остановитесь и подумайте, должны ли все в цепочке электронной почты получить ваш ответ. Если ответ отрицательный, используйте «Ответить» и избавьте пострадавших от очередного отвлекающего уведомления.
23. Отвечайте на все ваши электронные письма
Несмотря на переполненный почтовый ящик и напряженный график, отвечать на каждое электронное письмо, адресованное вам, — это хороший этикет электронной почты. Игнорирование электронного письма от кого-то из вашей организации или делового партнера является грубым и, вероятно, будет иметь последствия. Если кто-то пишет вам холодное электронное письмо, потратьте секунду, чтобы дать ему ответ, даже если это будет вежливое «нет», так как это оставит хорошее впечатление.
Если вы этого не сделаете, это, вероятно, приведет к тому, что вы получите серию последующих электронных писем. Если они недостаточно внимательны, чтобы сделать домашнее задание, не считайте себя обязанным отвечать.
24. Дважды подумайте, прежде чем пересылать
Помните, что мы писали ранее о деликатных темах и конфиденциальной информации, когда речь идет об этикете электронной почты? Вы всегда должны учитывать, предназначено ли электронное письмо для пересылки, и действовать с осторожностью. Кроме того, подумайте, действительно ли сообщение создает какую-либо ценность для получателя. Когда вы решите переслать электронное письмо, важно обобщить то, что обсуждалось, и сообщить получателю, что от него требуется. Вам также следует удалить все лишнее из электронного письма, например знаки переадресации, другие адреса электронной почты, строки темы и предыдущие комментарии.
25. Не забудьте настроить ответы об отсутствии на работе
Если вы не можете отвечать на электронные письма в течение длительного периода времени, вам следует настроить автоматическое сообщение об отсутствии на работе, чтобы люди знали, что вы не можете ответить им.
Кому:
Не работает до 30 марта
Привет,
Спасибо за письмо.
Меня не будет на работе 23-30 марта. По срочным вопросам вы можете связаться с моим коллегой Кимом Уильямсом по адресу [email protected]. В противном случае я отвечу на ваше письмо как можно скорее после моего возвращения.
С уважением,
Пит
Мы надеемся, что этот пост в блоге об этикете электронной почты был вам полезен. Мы искренне верим, что, зная важнейшие правила делового этикета электронной почты, каждый профессионал способен сделать общение на рабочем месте более эффективным.