Орган или лица, созывающие общее собрание участников общества, не вправе вносить изменения в формулировки дополнительных вопросов, предложенных для включения в повестку дня общего собрания участников общества.

3. К информации и материалам, подлежащим предоставлению участникам общества при подготовке общего собрания участников общества, относятся годовой отчет общества, заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и аудитора по результатам проверки годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов общества, сведения о кандидате (кандидатах) в исполнительные органы общества, совет директоров (наблюдательный совет) общества и ревизионную комиссию (ревизоры) общества, проект изменений и дополнений, вносимых в устав общества, или проект устава общества в новой редакции, проекты внутренних документов общества, а также иная информация (материалы), предусмотренная уставом общества.

(см. текст в предыдущей редакции)

Если иной порядок ознакомления участников общества с информацией и материалами не предусмотрен уставом общества, орган или лица, созывающие общее собрание участников общества, обязаны направить им информацию и материалы вместе с уведомлением о проведении общего собрания участников общества, а в случае изменения повестки дня соответствующие информация и материалы направляются вместе с уведомлением о таком изменении.

Указанные информация и материалы в течение тридцати дней до проведения общего собрания участников общества должны быть предоставлены всем участникам общества для ознакомления в помещении исполнительного органа общества. Общество обязано по требованию участника общества предоставить ему копии указанных документов. Плата, взимаемая обществом за предоставление данных копий, не может превышать затраты на их изготовление.

4. Уставом общества могут быть предусмотрены более короткие сроки, чем указанные в настоящей статье.

5. В случае нарушения установленного настоящей статьей порядка созыва общего собрания участников общества такое общее собрание признается правомочным, если в нем участвуют все участники общества.

Открыть полный текст документа

Регламент, форматы протокола и повестки дня совещаний

Генеральный директор компании «Автоматизация менеджмента»

Именно организационный этап наиболее подходит для выработки регламента по управлению совещаниями в компании. Здесь еще имеется достаточно времени, чтобы хорошо отработать принципиальные стороны проведения совещаний. Лучше начинать совещания, имея регламентирующий документ в письменном виде, чем создавать его «на ходу», при проведении реальных совещаний.

Сам факт того, что вы приступите к разработке регламента совещаний, приведет к появлению ряда связанных вопросов, например, зачем и какие совещания нужны, кто их участники, когда и как часто они должны проводиться, как готовить повестку дня и т.д.

Для ответа на них весьма желательно предварительно проработать и подготовить (пусть временный) регламент совещаний, письменный документ, который следует согласовать и утвердить у руководителя, а также довести его до участников совещаний для дальнейшего использования. По мере наработки практического опыта совещаний, регламент должен быть уточнен и принят как постоянный документ.

Большую пользу может принести памятка участнику совещаний. Обычно это короткая выжимка из регламента, документ с наиболее важными нормами и правилами, которые принимают на себя и обязуются выдерживать участники совещаний. Памятку в плакатном варианте, следует вывесить в комнате совещаний, чтобы находилась она в поле зрения участников.

Хороший регламент нельзя разработать как абстрактное руководство, в отрыве от конкретных условий предприятия. Регламент является одним из результатов обследования предприятия, и мы считаем, что для экономии времени целесообразно совместить этап организации совещаний с обследованием предприятия.

Насколько глубоко и детально должен разрабатываться регламент?

Здесь, как и везде, надо соблюдать меру. Попытки создать всеобъемлющий документ, в котором будут предусмотрены все нюансы поведения руководителя, докладчиков и выступающих, скорее всего, приведут только к потере времени. Например, если начальник на совещании упорно слушает только себя и никого другого, этого регламентом не исправишь. На совещании каждый должен заниматься своим делом, докладчик – докладывать, секретарь – протоколировать, а руководитель – вести повестку дня к решениям поставленных вопросов.

Регламент должен способствовать достижению определенных целей. В нашем случае цель – это эффективные и результативные совещания. Для этого в регламенте должны найти отражение ряд следующих требований:

1. Совещания должны быть организованными в части целей, тематики, участников, их проведение следует заблаговременно планировать;
2. Для каждого совещания должна быть задана повестка дня, определяющая цель, тематику и рассматриваемые вопросы;
3. У совещания должен быть руководитель, секретарь, формирующий протокол и участники, ответственные за вопросы повестки дня;
4. Все участники должны быть заблаговременно информированы о дате, времени, месте, повестке дня и снабжены материалами совещания;
5. По ходу совещания должен вестись протокол, в котором должны фиксироваться принятые решения и поручения по повестке дня;
6. По завершении совещания протокол должен быть согласован, утвержден и направлен всем участникам и исполнителям;
7. Исполнение поручений должно контролироваться, отклонения от сроков своевременно выявляться, исполнительская дисциплина сотрудников оцениваться;
8. Протоколы и материалы совещаний должны накапливаться в базе данных для анализа истории и поиска прецедентов в решении вопросов.

Как обеспечить исполнение требований регламента?

Обычно в компании находится должностное лицо, которое «держит» порядок, отслеживает процедуры, обеспечивает привычный ход вещей. Это, как правило, руководитель организации или один из его заместителей, возможно, другой представитель топ – менеджмента. Для соблюдения процедуры совещаний таким лицом может быть и секретарь руководителя, обладающий соответствующими полномочиями и достаточным авторитетом, хорошо знающий регламент и систему автоматизации управления совещаниями.

С течением времени, любые, даже самые строгие требования регламентирующих документов затираются, забываются и не воспринимаются как обязательные к исполнению. Это естественный процесс, противостоять которому необходимо осознанными действиями.

Первый путь – включить регламент управления совещаниями в состав документации системы менеджмента качества (СМК) предприятия. В СМК существуют отлаженные процедуры аттестации и подтверждения соответствия, аудита и выявления отклонений от порядка исполнения установленных процедур. При этом должно быть назначено лицо, ответственное за функционирование системы менеджмент качества, в т.ч., и за исполнение регламента управления совещаниями.

Второй путь – использовать встроенную в систему управления совещаниями функцию контрольных вопросов, позволяющую фиксировать замечания и предложения участников по результатам проведенных совещаний для их дальнейшего совершенствования, задействовать, таким образом, своего рода обратную связь по качеству.

В итоге, чтобы обеспечить надлежащее исполнение регламентов совещаний и их дальнейшее совершенствование, следует использовать все пути, опираться на руководство, на СМК и на возможности программы автоматизации совещаний.

Формат повестки дня совещаний

Существует множество вариантов повестки дня совещаний. Каждое предприятие и организация создает ее, основываясь на собственном опыте, предпочтениях и ошибках. Выбор структуры очень важен для дальнейшего управления совещаниями, в первую очередь по соображениям удобства использования ее в повседневном режиме.

Не надо считать мелким техническим вопросом определение структуры повестки дня, а проще говоря, выбор полей, которые должны быть указаны в этом документе. Непродуманная структура лишит вас необходимой гибкости и удобства в ходе совещаний и, особенно – при составлении протокола.

Следует напомнить, что повестка дня по ходу совещания пополняется соответствующими записями и становится протоколом по его завершению. Для этого мы предлагаем единый планово – отчетный документ, в котором сочетаются записи повестки дня и протокола совещаний. Структура такого документа включает следующие информационные сущности:

• Цель совещаний – одна или несколько целей в каждой повестке дня;
• Тематика совещаний – одна или несколько тем в каждой повестке дня;
• Вопросы совещаний – один или несколько вопросов по каждой теме;
• Поручения совещаний – одно или несколько поручений по каждому вопросу;
• Материалы совещаний – прикрепленные один или несколько файлов любого формата к каждому протоколу.

Указанная схема обладает достаточной гибкостью для представления самых разнообразных повесток дня и подходит для совещаний в различных государственных, муниципальных и коммерческих организациях. Данная структура повестки дня образует своего рода дорожную карту, позволяющую четко контролировать ход совещания и сократить число необязательных ошибок. В зависимости от потребностей совещательного органа, в ней можно сократить некоторые поля, например, объединить цель и тематику совещаний, либо совместить в решениях вопросы и поручения совещаний, что несколько ослабит четкость формулировок, однако без потери качества этого документа.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как составить повестку дня для эффективной встречи

Чтобы предотвратить проведение собрания, на котором участники не готовы, отклоняются от графика или тратят время команды, вы должны создать эффективную повестку дня собрания, которая устанавливает четкие ожидания относительно того, что должно происходить до и во время собрания. Поинтересуйтесь мнением членов вашей команды, чтобы повестка дня отражала их потребности и привлекала их внимание. Если вся ваша команда встречается, то обсуждаемые вопросы должны затронуть всех присутствующих и потребовать усилий всей команды для решения.Обсуждение тем, которые не затрагивают всех участников встречи, тратит драгоценное время людей. Еще одна тактика для создания лучшей повестки дня — перечисление тем в качестве вопросов, на которые нужно ответить. Вместо того, чтобы писать «перераспределение офисных помещений», попробуйте «При каких условиях мы должны перераспределить офисные площади?» Сообщите своей команде, является ли цель обсуждения обменом информацией, поиском комментариев по поводу решения или принятием решения. И укажите в повестке дня, кто ведет каждое обсуждение, чтобы они могли подготовиться.Эти и еще пять советов помогут вашей команде сосредоточиться на встречах.

Мы все бывали на встречах, где участники не были готовы, люди отклонялись от курса, а обсуждаемые темы — пустая трата времени команды. Эти проблемы — и другие подобные — возникают из-за плохой структуры повестки дня. Эффективная повестка дня устанавливает четкие ожидания относительно того, что должно произойти до и во время встречи. Это помогает членам команды подготовиться, разумно распределяет время, быстро привлекает всех к одной и той же теме и определяет, когда обсуждение завершено.Если проблемы все еще возникают во время встречи, хорошо продуманная повестка дня увеличивает способность команды эффективно и быстро решать их.

Вы и ваша команда

• Встречи

  Как сделать их более продуктивными.

Вот несколько советов по составлению эффективной повестки дня для следующего собрания с образцом повестки дня и шаблоном ниже. Вы можете использовать эти советы, независимо от того, длится ли встреча час или три дня, и встречаетесь ли вы группой из пяти или сорока человек:

Обратиться к членам команды. Если вы хотите, чтобы ваша команда участвовала во встречах, убедитесь, что в повестке дня есть пункты, которые отражают их потребности. Попросите членов команды предложить пункты повестки дня с указанием причины, по которой каждый пункт должен быть рассмотрен в коллективе. Если вы в конечном итоге решите не включать элемент, проявите ответственность — объясните свои доводы члену команды, который его предложил.

Выберите темы, которые затрагивают всю команду. Время встречи команды дорогое, и его трудно запланировать. В основном его следует использовать для обсуждения и принятия решений по вопросам, которые затрагивают всю команду, и для их решения требуется вся команда.Часто это те, в которых люди должны координировать свои действия, потому что их части организации взаимозависимы. Они также могут быть проблемами, по которым у людей разная информация и потребности. Примеры могут включать: Как лучше всего распределять общие ресурсы? Как сократить время отклика? Если команда не будет проводить большую часть собрания, обсуждая взаимозависимые вопросы, участники разойдутся и в конечном итоге не будут присутствовать.

Перечислите темы повестки дня как вопросы, на которые нужно ответить. .Большинство тем повестки дня — это просто несколько слов, соединенных вместе, чтобы сформировать фразу, например: «перераспределение офисных помещений». В результате участники встречи задаются вопросом: «А как насчет перераспределения офисных площадей?» Когда вы перечисляете тему в качестве вопроса (или вопросов), на который нужно ответить, вместо этого она звучит так: «При каких условиях, если таковые имеются, мы должны перераспределять офисные помещения?»

Вопрос позволяет членам команды лучше подготовиться к обсуждению и отслеживать, соответствуют ли их собственные и чужие комментарии.Во время встречи любой, кто считает, что комментарий неуместен, может сказать что-то вроде: «Я не понимаю, как ваш комментарий соотносится с вопросом, на который мы пытаемся ответить. Вы можете помочь мне понять связь? » Наконец, команда знает, что, когда на вопрос дан ответ, обсуждение завершено.

Отметьте, является ли цель темы — поделиться информацией, получить информацию для принятия решения или принять решение. . Членам команды сложно эффективно участвовать, если они не знают, просто слушать, вносить свой вклад или участвовать в процессе принятия решений.Если люди думают, что они участвуют в принятии решения, а вы просто хотите их участия, все, скорее всего, будут разочарованы к концу разговора. Обновления лучше распространять — и читать — до собрания, используя краткую часть собрания для ответа на вопросы участников. Если цель состоит в том, чтобы принять решение, укажите правило принятия решения. Если вы формальный лидер, в начале пункта повестки дня вы можете сказать: «Если возможно, я хочу, чтобы мы приняли это решение консенсусом.Это означает, что каждый может поддержать и реализовать решение, учитывая его роли в команде. Если после часа обсуждения мы не сможем прийти к консенсусу, я оставляю за собой право принять решение на основе состоявшегося у нас разговора. Я расскажу вам свое решение и причины, по которым я его принял.

Оцените реальное количество времени для каждой темы . Это служит двум целям. Во-первых, вам потребуется выполнить математические вычисления — подсчитать, сколько времени потребуется команде для представления темы, ответов на вопросы, решения различных точек зрения, выработки потенциальных решений и согласования действий, вытекающих из обсуждения и решений.Лидеры обычно недооценивают необходимое количество времени. Если на вашем собрании десять человек и вы выделили десять минут, чтобы решить, при каких условиях, если таковые имеются, вы перераспределите офисное пространство, вы, вероятно, недооценили время. Выполнив простую математику, вы поймете, что команда должна будет принять решение сразу же после того, как каждый из десяти участников скажет минуту.

Во-вторых, расчетное время позволяет членам команды либо адаптировать свои комментарии, чтобы уложиться в отведенный период времени, либо предположить, что может потребоваться больше времени. Целью перечисления времени является не прекращение обсуждения, когда время истекло; это просто способствует неправильному принятию решений и разочарованию. Цель состоит в том, чтобы научиться лучше распределять достаточно времени, чтобы команда могла эффективно и результативно отвечать на поставленные перед ней вопросы.

Предложите процесс рассмотрения каждого пункта повестки дня . Процесс определяет шаги, через которые команда будет двигаться вместе, чтобы завершить обсуждение или принять решение. Согласование процесса значительно повышает эффективность встречи, но лидеры редко это делают.Если команда не согласовала процесс, члены будут добросовестно участвовать в процессе, основанном на их собственном процессе. Вы, наверное, видели это в действии: одни члены команды пытаются определить проблему, другие члены команды задаются вопросом, почему эта тема стоит в повестке дня, а третьи уже определяют и оценивают решения.

Процесс рассмотрения вопроса должен быть включен в письменную повестку дня. Когда вы дойдете до этого пункта во время встречи, объясните процесс и добейтесь согласия: «Я предлагаю использовать следующий процесс.Во-первых, давайте займем около 10 минут, чтобы собрать всю необходимую информацию в таблице. Во-вторых, давайте потратим еще 10 минут, чтобы определить и согласовать любые предположения, которые нам нужно сделать. В-третьих, нам потребуется еще 10 минут, чтобы определить и согласовать интересы, которые должны быть соблюдены для любого решения. Наконец, мы потратим около 15 минут на разработку решения, которое идеально учитывает все интересы и согласуется с нашей релевантной информацией и предположениями. Есть предложения по улучшению этого процесса? »

Эта статья также встречается в:

Укажите, как участники должны подготовиться к собранию. Распространите повестку дня до собрания, чтобы команда могла заранее прочитать справочные материалы и подготовить свои первоначальные мысли по каждому пункту повестки дня.

Определите, кто отвечает за ведение каждой темы . Кто-то, кроме официального руководителя собрания, часто отвечает за обсуждение конкретного пункта повестки дня. Этот человек может предоставлять контекст для темы, объяснять данные или может нести организационную ответственность за эту область.Указание этого человека рядом с пунктом повестки дня гарантирует, что любой, кто отвечает за ведущую часть повестки дня, знает его — и готовится к нему — до собрания.

Сделайте первую тему «пересматривайте и при необходимости изменяйте повестку дня». Даже если вы и ваша команда совместно разработали повестку дня перед собранием, найдите минутку, чтобы посмотреть, не нужно ли что-то изменить из-за поздних событий. Однажды у меня была назначена встреча с высшим руководством. Когда мы просматривали повестку дня, я спросил, нужно ли нам что-нибудь изменить.Генеральный директор заявил, что он только что сообщил совету директоров о своем намерении уйти в отставку и что нам, вероятно, необходимо существенно изменить повестку дня. Не все изменения в повестке дня настолько драматичны, но, проверяя в начале собрания, вы увеличиваете шанс того, что команда будет использовать время собрания наиболее эффективно.

Завершите встречу знаком «плюс» / «дельта». Если ваша команда встречается регулярно, два вопроса образуют простой процесс непрерывного улучшения: Что мы сделали хорошо? Что мы хотим сделать по-другому к следующей встрече? Вложение пяти или десяти минут позволит команде улучшить производительность, рабочие отношения и удовлетворенность членов команды.Вот несколько вопросов, которые следует учитывать при определении того, что команда сделала хорошо, а что она хочет сделать по-другому:

1. Была ли повестка дня роздана вовремя, чтобы все могли подготовиться?
2. Насколько хорошо члены команды подготовились к встрече?
3. Насколько хорошо мы оценили время, необходимое для каждого пункта повестки дня?
4. Насколько хорошо мы распределяли время для принятия решений и обсуждения?
5. Насколько хорошо все придерживались темы? Насколько хорошо члены команды высказывались, когда думали, что кто-то не по теме?
6. Насколько эффективен был процесс по каждому пункту повестки дня?

Чтобы убедиться, что ваша команда выполнит все, просмотрите результаты плюс / дельта в начале следующего собрания.

Если вы разрабатываете повестку дня, используя эти советы, а также образец повестки дня и шаблон, представленные ниже, вашей команде будет легче сосредоточиться на собраниях и оставаться на них.

7 Примеры повестки дня встреч [+ готовые шаблоны]

Почему люди не любят встречи? Список можно продолжить: они отклоняются от темы, они отнимают много времени, они непродуктивны, ничего не предпринимается и т.д. много ситуаций, когда встреча незаменима.

Встреча не была электронным письмом, потому что:

👀 Никто не читает> 2 абзаца в электронном письме

‼ ️ Время = внимание. Управляется 25% внимания комнаты

📅 Служит неизменным крайним сроком для обмена информацией

😊 Лица помогают укрепить доверие

🚦 Общественная ответственность, если вы не выполняли свою работу

— Бреннан МакИкран 👨‍🚀 (@ i_am_brennan) 2 июля 2021 г.

В таких ситуациях ответ на многие проблемы на встречах прост:

✨ повестка дня собрания

Когда ваша встреча снабжена повесткой дня, все появляются подготовленными, и вы можете не сбиться с пути во время встречи, гарантируя, что вы пройдете все темы, которые вы намеревались затронуть. Использование повестки дня собрания в конечном итоге поможет вам сократить время, которое вы проводите на собраниях, особенно на бесполезных.

В этой статье мы расскажем, зачем вашим собраниям повестка дня, как ее форматировать, а также примеры и шаблоны повестки дня, которые вы можете использовать для следующей встречи.

Почему на каждом собрании нужна повестка дня

Мы могли бы несколько дней говорить о том, почему повестка дня так важна (но мы не будем).

Для созыва собрания без повестки дня не учитывается время ваших коллег — и ваше собственное время в этом отношении.Во-первых, это не дает вашей команде возможности подготовиться к встрече. Во-вторых, без повестки дня вы гарантированно сойдете с пути — а это значит, что встреча продлится дольше, чем нужно, или, что еще хуже, вам нужно будет позвонить по номеру на другую встречу по телефону , чтобы все было сделано. * вздох *

С повесткой дня ваши собрания будут иметь структуру, цель и больше возможностей для сотрудничества.

По словам Кэмерона Херольда, «без повестки дня, без дела!»

Какая хорошая повестка дня встречи?

По сути, повестка дня встречи сводится к одному: обеспечить структуру и направленность вашей встречи, чтобы вы действительно могли выполнить свои задачи.

Хорошая повестка дня встречи дает участникам повод для встречи и краткое изложение того, какие темы будут обсуждаться.

Вот 4 простых фактора, которые вы найдете в каждой хорошей повестке дня встречи:

• Имена участников встречи
• Цель встречи
• Продолжительность встречи
• Обзор тем, которые вы будете обсуждать

Как оформить повестку дня?

Формат вашей повестки дня встречи будет зависеть от типа встречи.Встреча один на один? Встреча команды? Или вы используете определенный шаблон повестки дня встречи, например Правила регламента Роберта или совещание уровня 10?

Независимо от типа собрания, вот несколько стандартных передовых методов, которые следует учитывать при составлении повестки дня собрания.

🎯 Достижение целей

Зачем ты собрал товарищей по команде? Это может быть одно предложение с изложением цели встречи или список целей, которых вы хотите достичь к концу. Ставьте цели на первое место в повестке дня, чтобы к ним было легко вернуться, если вы начнете отклоняться.

Вот пример цели встречи:

Цель этой встречи — рассмотреть показатели прошлой недели, устранить препятствия и согласовать цели на следующей неделе и следующие шаги по их достижению.

В зависимости от типа встречи вы также можете включить в повестку дня свои квартальные цели, чтобы ваша команда была сосредоточена на более важной миссии.

⏰ Продолжительность встречи

У каждого много дел.Важно определить, как долго будет длиться встреча и сколько времени вы потратите на каждый пункт повестки дня, и придерживайтесь этого.

Сообщение о продолжительности встречи — еще один способ держать встречу в нужном русле. Есть определенные пункты повестки дня, которые будут более важными для обсуждения, чем другие. Указывая время, отведенное на каждый вопрос, вы помогаете вести обсуждение, чтобы не тратить все свое время на разговоры в кругу о чем-то одном.

Кроме того, это полезно, когда люди не могут присутствовать на собрании целиком.Благодаря своевременной повестке дня участники могут присоединиться и уйти в нужное время, а не оставаться дольше, чем необходимо.

📝 Темы встреч

Это основная часть вашей повестки дня: какие вопросы необходимо рассмотреть?

У вас, вероятно, есть несколько вопросов, которые нужно обсудить во время встречи, поэтому иногда имеет смысл разбить вашу повестку дня на разделы. Это помогает всем следовать за мной.

У каждого должна быть возможность внести свой вклад в обсуждение тем для встреч. Распространите повестку дня встречи заранее, чтобы каждый мог внести свой вклад, если есть определенные вопросы, которые они хотят рассмотреть.

📚 Контекстные документы

Чтобы не задерживать встречу, чтобы найти этот документ или таблицу, вам нужно дать больше контекста, заранее приложите соответствующие материалы к своей повестке дня. Таким образом, все в одном месте. Кроме того, это дает каждому возможность ознакомиться с ним заранее.

Одно замечание: помните о том, что посетители перегружены информацией — контекст помогает, но обязательно сохраняйте актуальность.

👣 Следующие шаги

Повестка дня собрания также должна дублироваться протоколом собрания.Оставьте место под каждым пунктом повестки дня для краткого описания вашего обсуждения и дальнейших действий, чтобы у всех был единый источник достоверной информации о событиях встречи.

Совет для профессионалов: гиперконтекст позволяет вам назначать следующие шаги прямо в повестке дня, чтобы каждый был кристально ясен в отношении важных действий на каждой встрече.

➕ Бонус: Сотрудничество

Помните, встречи — это не презентации, это разговоры. Когда ваша повестка дня становится общедоступной, это дает каждому возможность поделиться своими мыслями.

Итак, при форматировании повестки дня снимите ее с документа Word, записной книжки moleskine или приглашения на собрание и поделитесь им таким образом, чтобы поощрять совместную работу, например, в Google Docs или Hypercontext. Вот пример того, как это будет выглядеть в последнем 😊:

Теперь вы знаете основные особенности повестки собрания. Но нет двух одинаковых встреч. В следующем разделе мы рассмотрим конкретные примеры повесток дня, которые вы можете реализовать завтра.

7 примеров повестки дня встреч

Если вам нужно вдохновение для начала работы над повесткой дня следующей встречи, мы выделили 7 примеров повесток дня встреч — как индивидуальных, так и групповых. 👇

Примеры повестки дня личных встреч

Индивидуальные встречи — самые важные встречи в вашем календаре. Хотя они чаще всего возникают между менеджером и непосредственным подчиненным, они также могут быть одноранговыми или пропущенными.

Один на один — время поговорить о рабочих проектах, препятствиях, карьерном росте и многом другом.Но что важнее всего, это время для создания фундамента доверия — ключа к эффективной совместной работе.

Вот несколько общих советов по составлению повестки дня встречи один на один:

• Поддерживайте баланс между этими четырьмя темами: мотивация, общение, рост, работа (🤫 psst: гиперконтекст может помочь сбалансировать ваши обсуждения)
• Сейчас не время обновлять статус. Сохраните их для своих встреч.
• Прямые подчиненные обычно контролируют повестку дня в соотношении 1: 1 со своим руководителем, но в повестке есть место для обеих сторон, чтобы добавить пункты для обсуждения.

Вот несколько примеров повестки дня для обычных индивидуальных встреч:

Еженедельные индивидуальные встречи

У каждого свой ритм для индивидуальных встреч. Некоторые делают их еженедельно, некоторые — ежемесячно, а другие — ежеквартально — в зависимости от того, с кем идет индивидуальный подход и предпочтений команды.

Этот шаблон повестки дня специально предназначен для тех, кто занимается еженедельными индивидуальными занятиями (наша любимая каденция).Попробуйте добавить эти вопросы в свою еженедельную индивидуальную повестку дня:

• Что было самым ярким и незабываемым на прошлой неделе?
• Цели — как вы отслеживаете на прошлой неделе? Какие-нибудь блокираторы я могу помочь удалить?
• Что может быть труднее, чем должно быть в повседневной работе?
• Если бы я мог сделать что-то по-другому, чтобы помочь вам больше, что бы это было?
• По шкале от 1 до 10 насколько вы довольны своим балансом между работой и личной жизнью? Как мы можем приблизиться к 10?

✨ Попробуйте этот шаблон в гиперконтексте.

Удаленная встреча один на один

Люди могут медленно возвращаться в офис, но удаленные встречи никуда не денутся. Когда дело доходит до ваших удаленных встреч один на один, вы можете внести в свою повестку дня ряд небольших изменений, которые будут иметь большое значение — например, сделать ваши встречи немного длиннее и выделить больше времени на установление взаимопонимания.

Хотя мы всегда рекомендуем использовать гиперконтекст для ваших встреч, в частности, для удаленных встреч один на один мы настоятельно рекомендуем вам отказаться от слова «документ»! Когда вы находитесь не в одном месте, еще важнее использовать общую онлайн-повестку дня, к которой вы можете легко получить доступ и отслеживать.

Некоторые вопросы, которые стоит добавить в свою повестку дня, включают:

• Как дела?
• Что вас больше всего волнует вне работы?
• Над чем вы работали на этой неделе?
• Какие работы были наиболее важны / отмечены на прошлой неделе?
• Над чем вы будете работать на следующей неделе?
• Где вам нужна помощь?
• Довольны ли вы нашим уровнем общения? Как бы вы это изменили?
• Что сейчас на уме, о чем мы еще не говорили?

✨ Попробуйте этот шаблон в гиперконтексте.

Для получения дополнительных советов по удаленным индивидуальным встречам ознакомьтесь с нашей статьей о том, как организовать удаленные индивидуальные встречи.

Пропускное собрание

Это отношения между руководителями высшего звена и сотрудниками, которыми они не управляют напрямую, поэтому их называют пропущенными. Это прекрасная возможность объединить тех, кто работает на разных уровнях вашей организации.

Поскольку вы, возможно, не так часто общаетесь один на один, это идеальное время для обсуждения развития карьеры и возможности для сотрудников предоставить обратную связь высшему руководству.Как руководитель, вот несколько пунктов повестки дня, которые стоит обсудить:

• В чем вы НАИМЕНЕЕ понимаете — с точки зрения нашей стратегии и целей?
• Каких профессиональных целей вы хотели бы достичь в следующие 6–12 месяцев, и что заставляет вас так говорить?
• Довольны ли вы своей ролью? Что бы вам было лучше?
• Что мы должны начать, прекратить и продолжать делать как компания?

✨ Попробуйте этот шаблон в гиперконтексте.

Чтобы узнать больше о собраниях с пропуском уровня, ознакомьтесь с нашей статьей 4 Вопросы о собраниях с пропуском уровня

Примеры повестки дня собрания команды

Командные собрания — отличный способ связаться с вашей командой для создания команды, принятия решений, мозгового штурма и т. Д. Встречаются ли вы еженедельно или раз в две недели, на час, 30 минут или 10 минут, ваша командная встреча — это то, что вам нужно. время собраться вместе, чтобы убедиться, что вы все выровнены и движетесь в одном направлении.

Вот несколько общих советов по составлению повестки дня собрания команды:

• Если это повторяющаяся встреча, подумайте о структуре, которую вы хотели бы иметь.Затем сделайте так, чтобы пункты повестки дня повторялись, чтобы вам не приходилось добавлять новые пункты каждую неделю. Конечно, вам нужно будет добавлять специальные темы по мере их появления, но наличие основы для встречи поможет всем узнать, чего ожидать.
• Убедитесь, что вы следите за следующими шагами в повестке дня. Когда вся ваша команда находится в зале, важно четко понимать, кто несет ответственность за результаты встречи.
• Ставьте свои квартальные цели во главу угла, чтобы вы и ваша команда были сосредоточены на том, чего вы пытаетесь достичь.

Вот несколько примеров повестки дня для часто проводимых встреч команды:

45-минутное собрание команды

Собрания вашей команды постоянно проводятся сверхурочно? Имеет смысл — есть что обсудить. Но так быть не должно. Этот шаблон повестки дня встречи поможет вам не сбиться с пути и провести содержательную и продуктивную встречу продолжительностью не более 45 минут.

Вот что рассказать:

• Показатели (10 минут)
• План круглого стола (20 минут)
• Какие самые большие препятствия мешают нам раскрыть весь свой потенциал? (10 минут)
• Кто заслуживает внимания? (5 минут)

✨ Попробуйте этот шаблон в гиперконтексте.

Чтобы узнать больше о 45-минутных встречах команды, ознакомьтесь с нашей статьей о повестке дня 45-минутных встреч

Ежедневная схватка

Эти встречи короткие и по существу. Они работают, потому что вы держите их каждый день (также известные как ежедневные стоячие) и гипер-сосредоточены на последних 24 и следующих 24 часах. Эти 10-минутные проверки пульса помогут вам и вашей команде оставаться на одной странице на протяжении всего спринта, коснувшись базы на:

• Блокираторы
• Что ты делал вчера?
• Ваши цели на сегодня?
• Насколько мы близки к достижению наших целей в спринте? Какой у вас уровень комфорта?

✨ Попробуйте этот шаблон в гиперконтексте.

Чтобы узнать больше о встречах Scrum, ознакомьтесь с нашей статьей 4 Что нужно включить в ежедневную повестку дня встреч

Стартовое собрание проекта

Обычно на начальных совещаниях по проекту собираются представители различных функций вашей организации для работы над конкретным проектом. Проведение стартовой встречи — лучший способ собрать всех на одной странице — и начинается она с вашей повестки дня. Вот 5 простых пунктов, которые нужно включить в повестку дня, чтобы начать работу:

• Краткое описание проекта
• Роли и обязанности
• Каденция
• Следующие шаги
• Вопросы и ответы

✨ Попробуйте этот шаблон в гиперконтексте.

Дополнительные советы по стартовым собраниям проекта можно найти в нашей статье Шаблон повестки дня стартового собрания проекта

Встреча руководства

Заседания команды лидеров — это время, когда руководители всей организации собираются вместе и принимают решения, устраняют проблемы и остаются согласованными. За прошедшие годы было разработано бесчисленное количество структур встреч руководителей с целью создания максимально продуктивных и эффективных встреч.

В этом шаблоне 6 пунктов повестки дня, которые помогут провести содержательные и действенные беседы на следующем собрании руководящей группы:

• Персональное обновление (5 минут)
• Показатели (20 минут)
• Победы и идеи (5 минут)
• Сообщения для отправки (5 минут)
• Горячие места (15 минут)
• Проблемы (10 минут)

✨ Попробуйте этот шаблон в гиперконтексте.

Чтобы узнать больше о собраниях руководящей группы, ознакомьтесь с нашей статьей 6 «Пункты повестки дня собрания вашей руководящей группы»

Начните с повестки дня встреч

Прошли дни страшных встреч! Теперь, когда вы вооружены передовыми методами проведения встреч и некоторыми конкретными примерами повестки дня, которые вы можете сразу использовать, вы можете гарантировать, что ваши будущие встречи будут продуктивными, совместными и увлекательными.

Пс. Хотите увидеть больше примеров повестки дня встреч? Ознакомьтесь с нашей библиотекой из более чем 60 шаблонов повесток дня встреч.

Как и зачем использовать повестку дня собрания

Загрузите пустой шаблон повестки дня (Microsoft Word), который вы можете распечатать и использовать.

Повестка дня встречи помогает вам и вашим коллегам подготовиться к встрече и сориентироваться в вопросах, которые вам необходимо обсудить. Время, потраченное на планирование повестки дня, скорее всего, сэкономит время всем участникам собрания, предоставив четкий набор тем, целей и временных рамок. Некоторые встречи могут потребовать больше времени для планирования, чем другие. Например, выездное мероприятие для всего отдела, вероятно, потребует нескольких часов планирования несколькими людьми, в то время как еженедельное собрание персонала может быть запланировано одним человеком за более короткий промежуток времени.

Образец повестки дня с комментариями по каждому разделу приведен ниже. Читая образец, вы можете нажимать на связанные элементы, чтобы перейти к их объяснениям.

Ниже вы найдете описание частей повестки дня, советы для помощь им в работе и дополнительные ресурсы для планирования и проведения эффективных встреч.

Части повестки дня

Дополнительные рекомендации

Мы рекомендуем группам использовать флипчарты во время собраний, чтобы быть в курсе и записывать заключенные соглашения. Кроме того, собрания обычно проходят лучше, когда один человек выступает в роли фасилитатора.

СОВЕТЫ

Есть и другие аспекты планирования эффективных встреч, но этот простой формат повестки дня предлагает хорошую основу для успешной встречи. Вот три дополнительных совета, дополняющих уже описанную нами специфику:

1. Гибкость. В лучшем случае хорошо спланированная встреча начинается с «планового предположения» о том, как работать с повесткой дня. Умный фасилитатор проверяет группу в начале встречи, чтобы увидеть, нужно ли добавлять в повестку дня важные, актуальные в последнюю минуту вопросы, а также согласовать и подстроить повестку дня, чтобы включить их. В процессе вы можете обнаружить, что для решения вопроса требуется больше времени, и в этом случае вы можете договориться об этом во время встречи или найти хорошую точку остановки до достижения желаемого результата. Этот выбор тоже может быть определен путем переговоров с участниками встречи.
2. Подготовка. Решение о том, кто, как, время, приоритет и желаемый результат по каждому пункту требует подготовки. Чем больше подготовка, тем больше вероятность успешного исхода встречи.
3. Общая ответственность. Независимо от того, планирует ли владелец задания, фасилитатор, лидер группы или член группы хорошую встречу, ключевым моментом является совместная работа — до, во время и после самого мероприятия. Благодаря совместным усилиям встреча становится неотъемлемой частью продуктивности и удовлетворения каждого человека.

Определение повестки дня встреч | SkillsYouNeed

В то время как наша страница «Эффективные собрания» затрагивает цель повестки дня и ее составление, наша страница «Роль секретаря» объясняет, что составление повестки дня — это задача, которая обычно выполняется председателем и секретарем вместе.

Эта страница содержит более подробную информацию об этой важной задаче и поможет вам разработать повестку дня, поддерживающую качественные и эффективные встречи.

Что такое повестка дня?

В простейшей форме повестка дня представляет собой список вопросов, которые должны быть обсуждены на собрании.

Он должен включать:

• Цель собрания ; и
• Порядок обсуждения вопросов , чтобы собрание достигло своей цели. Это позже сформирует протокол собрания.

Для получения дополнительной информации о написании протокола см. Нашу страницу: Роль секретаря .

Повестка дня может включать более или менее подробные сведения и часто содержит расписание для каждого пункта.

Повестка дня — это инструмент для участников, включая, помимо прочего, председателя и секретаря.Он выполняет несколько функций до, во время и после встречи.

Эти функции включают:

• Это помогает потенциальным участникам решить, нужно ли им посещать . Излагая, что будет обсуждаться и как долго, он показывает потенциальным участникам, насколько они важны для обсуждения и для них это важно. Затем они могут принять осознанное решение о том, будут ли они присутствовать или внести свой вклад в письменной форме или через другого участника.
• Помогает приглашенным подготовиться к встрече .Наряду с любыми бумагами, это позволяет им понять, что будет обсуждаться, и заранее обдумать вопросы. Они также могут подготовить любые факты или цифры, чтобы у них была под рукой информация, необходимая для того, чтобы внести эффективный вклад.
• Обеспечивает структуру собрания . Это означает, что любого, кто отклоняется от темы, можно быстро и легко вернуть к делу.
• Точно так же он позволяет председателю управлять собранием .Для этого особенно полезна расписанная по времени повестка дня, поскольку председатель может перейти к следующему пункту, когда время истечет, попросив участников продолжить обсуждение в другом месте, если это необходимо.
• Наконец, это дает возможность судить об успехе встречи . Поскольку повестка дня включает цель, участники могут видеть, достигла ли встреча своей цели или нет. Это проясняет необходимость будущих встреч по той же теме.

Как составить повестку дня

В общем, повестка дня включает пять или шесть широких областей:

• Логистика

  Сюда входит дата, время и место встречи, ее название и список приглашенных участников.

• Цель

  Цель собрания и любая справочная информация, например, будет ли это первое собрание в серии.

• Уборка

  Это должно включать приветствие и представление и любые извинения за отсутствие . Он также должен охватывать утверждение предыдущих протоколов и любые вопросы , вытекающие из них , которые не рассматриваются в других частях повестки дня.

  На официальном собрании ведение домашнего хозяйства также будет охватывать любые поправки, которые необходимы к последнему набору протокола, которые должны быть официально задокументированы в протоколе этого собрания.

• Шт.

  Это «мясо» повестки дня. У каждого элемента должен быть номер, заголовок и ведущий / ведущий. В нем также должно быть указано предполагаемое время для обсуждения.

  Трудно определить время встречи без предшествующего опыта встречи. Секретарю может потребоваться спросить ведущего / докладчика, сколько времени, по их мнению, займет конкретный пункт, а затем обсудить его с председателем. Окончательное распределение должно основываться на важности вопроса для цели собрания и уровне разногласий по нему.Весьма спорный вопрос, не связанный с целью встречи, следует отложить для обсуждения в другом месте.

Осторожно!

В некоторых формальных условиях определенные группы или отдельные лица могут иметь право просить о включении пунктов в повестку дня. Это необходимо будет согласовать либо путем этого, либо путем тщательных переговоров о другой возможности для обсуждения, если повестка дня уже слишком насыщена.

• Прочие виды деятельности (AOB)

  Многие повестки дня заканчиваются пунктом «Прочие дела» или «AOB».Хотя это может быть возможностью для участников отметить что-то для включения в будущую повестку дня, это также может сильно помешать гладкому течению собрания.

  Участники могут использовать AOB, чтобы захватить встречу в своих собственных целях и изменить общее впечатление от встречи, часто от очень позитивного, сфокусированного на действиях обсуждения до жалобы. Поскольку AOB традиционно идет последним, это также вопрос, который участники, скорее всего, запомнят, особенно если он был негативным по тону.

  Хорошо организованное собрание с хорошо подготовленной повесткой дня должно означать, что никто не желает поднимать какие-либо другие дела.

  Поэтому настоятельно рекомендуется:

  • Не включать AOB в повестку дня; или
  • Если вы действительно включите AOB в повестку дня, вы соглашаетесь с тем, что это будет только способ поднять вопросы для обсуждения на будущей встрече или в другом месте.

  Дурных предчувствий из-за исключения AOB можно избежать, предложив участникам возможность заранее предложить пункты для включения в повестку дня.

  Однако окончательное решение председателя о том, какие пункты следует включить, принимается совместно с секретарем в его или ее роли в качестве опекуна процесса.

• Закрыть

  Это должно включать отчет председателя о собрании, дату и время следующего собрания, а также любые согласованные действия и ответственных лиц.

Полезный совет!

Повестки дня обычно должны быть короткими, в идеале не более одной страницы.

Тем не менее, краткое пояснение по каждому пункту, включая то, что, вероятно, будет обсуждаться, а также то, что выходит за рамки, поможет участникам лучше подготовиться и поможет председателю контролировать собрание.

Перерывы в повестке дня

Некоторые собрания, например официальные собрания правления или выездные дни, могут длиться весь день или даже более одного дня.

Повестка дня таких встреч, очевидно, должна включать перерывы, обычно по крайней мере один перерыв утром и один днем, а также перерыв на обед.

Тем не менее, даже для более короткого собрания можно использовать один или несколько запланированных перерывов. Это дает возможность обсудить между двумя или более участниками вне основного собрания, а также позволяет собранию вернуться в нужное русло, если один или несколько вопросов заняли больше времени, чем ожидалось.

Повышение продуктивности встреч

Хорошая повестка дня гарантирует, что обсуждение протекает, но целенаправленно, встреча достигает своей цели и позволяет продуктивно использовать время участников.

Время, потраченное на подготовку повестки дня, будет потрачено не зря. Это также продемонстрирует вашим участникам, что вы цените их время так же, как свое собственное. Усилия окупятся и в дальнейшем: когда люди узнают, что ваши собрания проходят хорошо и достигают своих целей, они с большей вероятностью будут посещать их в будущем.

Как проводить эффективные встречи: повестки дня, советы и тактики

Встречи, встречи и другие встречи.Между повторяющимися командными синхронизациями, встречами по планированию, мозговыми штурмами и проверками проектов может показаться, что ваш календарь переполнен встречами. Что, вероятно, так и есть.

Если встречи отнимают у вас так много времени, вы, должно быть, извлекаете из них много пользы — независимо от того, ведете ли вы их или участвуете в них, верно? К сожалению, большинству встреч обречено на провал. Конечная цель не ясна (или даже не определена), нет повестки дня, которой можно было бы руководствоваться на встрече, и люди уходят с большим количеством вопросов, чем ответов.Сотрудники хотят быть продуктивными и чувствуют, что тратят свое время на важные дела, но когда собраниям не хватает структуры, они чувствуют себя неэффективными и пустой тратой времени.

Поскольку в (рабочем) дне очень много часов, вот простой процесс для проведения эффективных собраний, чтобы каждый приходил, зная, что обсудить, и уходил, зная, что делать дальше.

Время подготовки: составьте план встречи и поделитесь ею

1. Определите цель и цель встречи

Прежде чем вы даже начнете проверять календари людей, спросите себя: «Что нам нужно сделать на этой встрече?» Если это повторяющаяся встреча, это поможет вам определить, как часто вам нужно встречаться.Например, если вы планируете сеанс планирования, цель может состоять в том, чтобы определить ключевые этапы для достижения ежегодных целей вашей команды, а целью может быть определение сроков и ответственных за каждый этап. Как только вы зафиксируете цель и цель, вы можете приступить к работе с магией планирования.

2. Что включить в повестку дня собрания

Теперь, когда вы знаете, почему у вас собрание, пора составить повестку дня, которая будет держать обсуждение в нужном русле.Хотя заманчиво быстро записать это на листе бумаги прямо перед встречей, заблаговременная подготовка повестки дня гарантирует, что вы расставите приоритеты в правильных вещах и не забудете что-то важное.

Начните с выделения тем, на которых вы хотите сосредоточиться на собрании. Для вашего ежегодного собрания по планированию это может быть обсуждение результатов, мозговой штурм и действия по продвижению планирования. Чтобы все (и всех) не сбивалось, назначьте временные блоки для каждой темы, чтобы получить доступ ко всему, что вам нужно обсудить.

3. Добавьте темы для обсуждения

Теперь пора добавить мясо… эээ, темы, которые вы хотите обсудить. Добавьте их в соответствующий раздел повестки дня, чтобы обсудить их в нужное время во время собрания. Чем более подробно вы изложите то, что конкретно хотите обсудить, тем лучше.

Если вы создадите свою повестку дня в инструменте, в котором вы отслеживаете свою работу, будет легко добавить существующую работу или ссылку на соответствующие задачи, чтобы у каждого был нужный контекст, и вам не нужно было выполнять дополнительную работу.

«Мы предпринимаем сознательные шаги для более эффективного проведения собраний и повышения их продуктивности, и Asana оказалась важным ингредиентом в продвижении этой инициативы».
— Рей Фернандес, вице-президент и генеральный директор, Manhattan Prep

4. Поделитесь повесткой дня с участниками перед собранием

Чтобы сразу перейти к делу, заранее поделитесь повесткой дня с участниками. Еще лучше, если он готов и вы можете включить его в приглашение на встречу.Таким образом, у участников будет время, чтобы ознакомиться с темами обсуждения, подготовить любую информацию, которая будет необходима, или задать уточняющие вопросы до встречи. Кроме того, это дает другим возможность добавлять или предлагать темы, если чего-то не хватает.

Приступим. Придерживайтесь повестки дня и фиксируйте действия по ходу дела

5. Назначить делопроизводителя

Ваши записи послужат письменным отчетом о вашем обсуждении, решениях и следующих шагах. Они также полезны для людей, которые не смогли присутствовать на встрече (конфликты календаря реальны), но должны знать, что произошло.Поэтому, прежде чем собрание начнется, назначьте делопроизводителя, который в идеале будет вести его с тем же инструментом, что и ваша повестка дня и работа. Таким образом, когда людям нужно сослаться на решения о вехах и проектах, принятые на вашем плановом совещании, они будут точно знать, где искать.

6. Проработайте постоянные пункты повестки дня и темы для обсуждения

Пришло время поощрять участие по мере прохождения каждой темы. Будем надеяться, что люди придут подготовленными с информацией, мыслями и вопросами, поскольку они знакомы с повесткой дня (потому что вы поделились ею заранее: подмигнуть :).Вы хотите, чтобы ваши товарищи по команде чувствовали, что их голос имеет значение, а также, когда люди могут свободно обмениваться идеями друг с другом, возникают прекрасные идеи. А поскольку у вас есть структура, ваше обсуждение будет оставаться целенаправленным, когда вы переходите от одной темы к другой.

7. Назначайте действия по ходу работы

Отслеживайте и назначайте последующие действия и действия по мере их появления вместо того, чтобы ждать до конца. Не забудьте указать сроки выполнения задач — это будет держать товарищей по команде подотчетными и прояснять ожидания.И лучше всего отслеживать их в своей повестке дня (например, в шаблоне повестки дня выше), чтобы товарищи по команде могли ссылаться на заметки к собранию для получения контекста.

Заседание отложено

После того, как вы завершите встречу, вам не нужно будет тратить время на рассылку заметок или назначение действий — они уже будут выполнены. И хотя предварительная подготовка к встрече требует некоторого времени, преимущества от проведения продуктивной и эффективной встречи (почти) бесценны. С четкой целью, повесткой дня и практическим обсуждением каждый пойдет, зная, что обсудить, и уйдет, зная, что будет дальше.И вы станете суперзвездой встреч.

Узнайте, как Asana может помочь вам повысить качество обслуживания сотрудников, улучшив выполнение всех ваших межфункциональных программ и мероприятий .

— Персонал, официальный, вводный • Asana

Планируйте встречи и управляйте ими с помощью нашего шаблона повестки дня

Начните встречи с правильного пути с помощью нашего шаблона повестки дня. Делайте встречи целенаправленными и продуктивными, фиксируйте элементы действий и координируйте автономную работу — и все это в одном месте.Начните проект с нашего образца повестки дня встречи сегодня.

Чтобы составить повестку дня следующей встречи, используйте этот образец шаблона повестки дня встречи и советы, чтобы адаптировать ее к вашим потребностям:

• Составьте список тем для обсуждения и тем для обсуждения. Создайте задачу (или задачи), чтобы зафиксировать, о чем вы говорите на встрече. Вы можете создавать новые задачи в рамках своего проекта повестки дня собрания или добавлять существующие задачи из других проектов для обсуждения и совместного использования. В любом случае не забудьте указать подробности в описании, чтобы все пришли на встречу подготовленными.
• Назначьте участникам темы для разговора. Даже если вы, возможно, ведете собрание, вы можете попросить других обсудить определенные темы для обсуждения. Определите, кто о чем будет говорить, и проинформируйте их в своем проекте повестки дня на случай, если им нужно подготовиться заранее.
• Включите цель встречи. Настройте у участников встречи правильное настроение, установив и четко обозначив, что вы собираетесь получить от встречи. Что вы хотите обсудить? Какие результаты вам нужны от этого обсуждения? Почему присутствует именно эта группа людей?
• Расскажите участникам заранее. Перед собранием поделитесь своей повесткой дня с участниками, чтобы они знали, что вы планируете обсудить, и, как только собрание начнется, вы все сможете сразу перейти к ресурсам.

Примеры повесток дня встреч, которые можно спланировать с помощью Asana

Новичок в повестке дня встреч в Асане?

Ответы на все ваши вопросы:

• Какова цель собрания? В повестке дня собрания отражены цели, темы для обсуждения и действия вашей команды для одноразовой или повторяющейся встречи.Для достижения наилучших результатов поделитесь повесткой дня встречи со своей командой, чтобы они могли подготовиться к встрече и поработать над пунктами действия после ее завершения.
• Что следует включить в повестку дня собрания? В повестке дня вашей встречи должны быть разделы для различных пунктов повестки дня. Например, вы можете создать такие разделы, как «Для обсуждения», «Действия» и «Справочник». С помощью шаблона повестки дня собрания Asana вы также можете перетаскивать задачи, чтобы расположить их в правильном порядке.
• Как мне составить повестку дня собрания? Когда вы планируете повестку дня собрания в Asana, любой член вашей команды может добавлять темы для обсуждения.Основываясь на этих задачах, вы можете легко расставить приоритеты по темам по мере необходимости, а затем заранее поделиться повесткой дня, чтобы все в вашей команде могли подготовиться. Вы также можете создать раздел для действий, которые будут выполняться после завершения собрания.
• Как я могу составить повестку дня для эффективной встречи? Сделайте повестку дня вашей встречи действенной, создав ее как проект в Asana. Таким образом, каждый элемент представляет собой задачу со сроком выполнения и исполнителем. Следите за тем, чтобы работа не провалилась, объяснив, кто и когда что делает.

Также подумайте, где вы проводите свою встречу. Поместив его в инструмент управления совместной работой, такой как Asana, вы можете пригласить товарищей по команде заранее просмотреть и добавить в повестку дня вашей встречи, а также добавить элементы действий, которые будут реализованы позже. Начните работу с шаблоном повестки дня собрания уже сегодня.

Использовать шаблон

Встреч и повесток дня — Написание в общественных и судебных службах

Катрина Вебкамигад и Ивонн Абитонг

^{Фото создателей кампании на Unsplash}

• Составьте повестку встречи
• Укажите элементы официальной повестки дня
• Занять минутку во время встречи
• Укажите элементы официального протокола собрания

ПРОГРАММА

Повестки дня используются для организации встреч, отслеживания старого и нового контента, дают временные рамки для обсуждения вопросов и дают участникам четкое представление об общей конечной цели.Повестки дня содержат важные даты и содержание, а также содержат указания и подготовку к следующим собраниям.

Что такое повестка дня собрания?

• Повестка дня собрания — это список компонентов и целей, которые участники должны обсудить и надеяться достичь во время собрания.

Какова цель повестки дня?

• Для обозначения основных идей любых событий, обязанностей и сроков, которые необходимо обсудить и определить.

• Создать повестку
• Определите пять W (кто, что, когда, где и почему?)
• Темы для обсуждения
• Цели встречи
• Предоставьте любые материалы для чтения или документацию, которые подготовят ваших участников к ожидаемым результатам.

Когда можно использовать повестку дня?

• Повестку дня можно использовать в любое время, когда есть крупное мероприятие, время и даты собеседований, графики работы или школьные расписания, конференции и т. Д.

Повестка дня

• Ежедневник
• Расписание
• Программа обучения

Проведение собрания

Введение

Сделайте вашу цель ясной. Встреча должна иметь конкретную и определенную цель. Прежде чем отправить это календарное приглашение, спросите себя: чего я хочу достичь? Предупреждаете ли вы людей об изменении руководства или стратегии? Ищете мнение других по проблеме, с которой сталкивается компания? Вы хотите прийти к решению по какому-то конкретному вопросу?

Для того, чтобы собрание было эффективным, Вам также потребуется повестка дня.Повестка дня обычно содержит следующие элементы:

• Позвоните, чтобы заказать
• Перекличка
• Чтение / утверждение протокола
• Офицерские (и другие) отчеты
• Отчеты комитета
• Незавершенное дело
• Новый бизнес

Придерживайтесь своего графика . Создайте повестку дня, в которой изложено все, что вы планируете обсудить на собрании, а также график, в котором отводится определенное количество минут на каждый пункт, и заранее отправьте его людям по электронной почте.После того, как вы приедете на встречу, перенесите эту повестку дня на экран или доску, чтобы другие могли ее увидеть. Это держит людей сосредоточенными.

Начало вовремя, окончание вовремя . Если на вас возложена ответственность за проведение регулярных собраний и вы имеете репутацию человека, который быстро начинается и заканчивается, вы будете поражены тем, сколько ваших коллег приложат все усилия, чтобы присутствовать на ваших собраниях. Люди ценят это, когда понимают, что их время ценно. Еще одно замечание о времени: не назначайте встречи продолжительностью более часа.Шестьдесят минут — это, как правило, наибольшее время, в течение которого работники могут оставаться по-настоящему занятыми.

Продолжение . Часто люди уходят с одной встречи с очень разными интерпретациями происходящего. Чтобы снизить этот риск, отправьте по электронной почте памятку с указанием того, что было сделано, всем, кто присутствовал в течение 24 часов после встречи. Задокументируйте данные об ответственности, делегированные задачи и назначенные сроки. Таким образом, все будут на одной странице.

МИНУТ

Введение

В этой главе вы узнаете о преимуществах написания протоколов и о том, какова основная цель протоколов при посещении собраний.При написании минут очень важно знать, как писать минуты, и убедиться, что вы делаете это в правильном формате. Читая эту главу, вы получите очень полезные знания и, надеюсь, планируете использовать их в ближайшем будущем.

Что такое «запись» минут?

При посещении собрания в деловых целях, для служебных целей или даже в более серьезном случае, например, публичные встречи с вовлеченным населением. Очень важно, чтобы протокол был записан, обычно человек посвящает себя тому, чтобы записать то, что было сказано во время этой встречи, и какие действия были сделаны до и после завершения встречи.Протокол — это официальный рабочий документ, который очень важен, потому что это документ, который содержит то, что было сказано во время встречи, кто сказал, что во время встречи, и какие планы были приняты в действие, когда встреча продолжается.

Для чего используются минуты?

Протокол используется для документирования того, что произошло во время встречи, а также того, что было сказано во время встречи. Протокол также должен информировать участников, которые не смогли прийти на встречу, чтобы узнать, что произошло во время встречи и что обсуждалось во время встречи.

Какие элементы включены в протокол?

При написании протокола любого собрания необходимо включить некоторые стандартные элементы в документацию «Протокол». Чтобы написать надлежащую эффективную документацию протокола, вы должны включить;

• Имя участников.
• Повестка дня собрания.
• Календарь / Сроки выполнения.
• Действия или Задачи.
• Основные моменты, которые обсуждались в ходе встречи.
• Решения участников.
• Запись наиболее важных моментов этой встречи.
• Будущие решения.
• Документы / изображения /, прикрепленные файлы.

До встречи : Регистратор минут встречи должен знать о различных темах, которые будут обсуждаться во время встречи, отмечая, что вы о них знаете, чтобы сэкономить время и иметь возможность сосредоточиться на важных темах во время встречи. В противном случае вы можете оказаться на полях собрания и слишком заняты заметками.

Во время собрания : протоколы собрания — эффективное средство для успешного проведения собрания, но их необходимо правильно составить, записать и раздать участникам как можно скорее. Основная проблема с составлением протоколов заключается в том, что они долго записываются должным образом и их нужно быстро отправлять после собраний, чтобы все знали о своих следующих проектах или действиях.

Вы должны строить свои записи по мере продвижения встречи: хороший способ организовать свои записи — это отличать действия от замечаний, а также отмечать разные действия для каждого человека с установленным сроком.

После встречи : печатайте свои заметки логически, а не в хронологическом порядке. Его нужно организовать, чтобы разослать вашим коллегам. Кроме того, добавление краткого резюме, организованного для каждого человека и для каждого проекта в конце протокола, помогает участникам, которые не присутствовали на этой встрече, быстро просмотреть протокол и выделить основные моменты, которые обсуждались во время встречи.

Шаблон официального протокола собрания доступен в Microsoft Office

Протокол — 19 января 2019 г.

Участники: Катрина Вебкамигад, Сабрина Трюдо

Пропал без вести: Ивонн Абитонг

Повестка дня: Обсуждение презентации Закона

Действия и задачи: обсудили презентацию и выяснили, кто что будет писать, а также обсудили исследования, которые мы нашли и сравнили идеи друг друга.Также обсуждали, когда мы встретимся с группой.

Основные моменты: обсуждение ролей в групповом проекте, обсуждение темы омбудсмена, определение задач / обязанностей в отношении того, кто и что будет исследовать.

Future Decisions: на следующей встрече мы обсудим то, что все исследовали, и приступим к работе с PowerPoint для ввода нашей информации.