Порядок проведения совещаний: Правила проведения совещаний - подготовка и основные этапы совещания

Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы совещания

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка — словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду — совещание у директора, 25 числа каждого месяца — у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью. Главное — участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях — не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами — значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний — сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний — это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

• на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее — отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
• внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

• составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана — нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
• составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
• определите тайминг. Оптимальное время совещания — от 30 минут до часа. Если общаться меньше — вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа — сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час — разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом — 5-7 минут;
• вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
• прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
• заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку — скажут, что не успели прочитать письмо;
• подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы — распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
• попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером — не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки — самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов.

Разбейте встречу на части:

1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко — подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и голосовать за нее, вести подробный протокол и все такое — то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” — это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше — это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными — это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя — заметят сразу. А пашешь от зари до зари — этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми — что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя — похвалите, ошиблись — поругайте. Только не делайте исключений. Наказывать — так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают — значит, что-то тут не так. Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение — так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички — уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным — такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное — закрепить результаты. Если все останется на словах — будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц — укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
5. Подписи участников совещания. Подпись — гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника — пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи. Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут — справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено. Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке — кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание — очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Возможно вам также будет интересно:

28.10.2022

Продавцы одежды, бижутерии, интерьерных мелочей и схожих товаров могут оказывать влияние на выбор потребителей с помощью правильной визуальной упаковки предложения….

28.10.2022

Карточка товара имеет огромное значение в e-commerce. От нее во многом зависит успешность продаж на той или иной онлайн-платформе, будь…

27.10.2022

На электронных торговых площадках существует две модели онлайн-торговли. FBO-схема, предполагающая реализацию продукции со складов маркетплейса. А также FBS-схема, которая предусматривает…

27.10.2022

Вы открыли интернет-магазин одежды и ищете надежных поставщиков? Или просто хотите расширить существующий ассортимент? А может, уже имеющиеся контрагенты чем-то…

26.10.2022

Повышение количества негативных отзывов и упоминаний в средствах массовой информации, частые скандалы, связанные с бизнесом, и резкий отток клиентов –. ..

26.10.2022

Wildberries – один из самых крупных маркетплейсов в рунете. На сайте онлайн-гипермаркета представлено около 50 000 брендов. Каждый день его…

25.10.2022

Доставка заказанных товаров в рамках определенной ограниченной зоны довольно быстро доказала свою эффективность. Она существенно превосходит стандартную по времени, что…

25.10.2022

Почти в каждой статье мы пишем про необходимость создания бизнес-плана. Настала пора разложить по полочкам, что такое бизнес-план, как его…

24.10.2022

При выходе на маркетплейс селлер имеет возможность делегировать логистику представителям платформы, как полностью, так и частично. Несколько лет назад стала…

Порядок проведения совещаний в Росимуществе \ КонсультантПлюс

Порядок проведения совещаний в Росимуществе

2.42. По указанию Руководителя Росимущества, его заместителей в Росимуществе проводятся совещания.

Состав лиц, участвующих в совещании, определяется Руководителем Росимущества, его заместителем на основании соответствующих предложений структурного подразделения, ответственного за подготовку и проведение совещания.

2.43. Совещания с приглашением небольшого количества участников проводятся в служебных кабинетах должностных лиц Росимущества. Организационная работа по подготовке и проведению совещания (приглашение участников, заказ пропусков, подготовка материалов, ведение протокола) осуществляется структурным подразделением Росимущества, ответственным за подготовку и проведение совещания.

В случае приглашения большого числа участников (свыше 20) информация о планируемом совещании (запрос помещения, дата и время проведения, персональный состав приглашенных, необходимость использования технических средств документирования и отображения, иное необходимое материально-техническое обеспечение, иная необходимая информация) представляется в Управление делами не позднее чем за 3 дня до даты проведения совещания в письменном виде за подписью заместителя Руководителя Росимущества, ответственного за проведение мероприятия.

2.44. Материалы к обсуждению представляются участникам совещания (заседания) структурными подразделениями Росимущества и (или) другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 3 дня до даты проведения совещания. Материалы визируются руководителями структурных подразделений Росимущества и (или) другими организациями, подготовившими их.

2.45. Подготовка и оформление протокола осуществляется в порядке, устанавливаемом настоящим Регламентом.

2.46. По итогам совещания начальники структурных подразделений Росимущества:

— знакомят работников структурных подразделений с поручениями Руководителя Росимущества, его заместителя, данными на совещаниях;

— организуют исполнение указанных поручений, определяют ответственных исполнителей;

— осуществляют контроль за своевременностью исполнения поручений;

— информируют Руководителя Росимущества, заместителя Руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей о результатах исполнения указанных поручений.

2.47. Организационно-техническое обеспечение подготовки и проведения совещаний возлагается на Управление делами.

2.48. Организация и проведение совещаний в структурных подразделениях Росимущества, его территориальных органах осуществляются по правилам, указанным в пунктах 2.42 — 2.47 настоящего Регламента.

2.49. Взаимодействие Росимущества с органами и представителями государственной власти иностранных государств, международных организаций и органами государственной власти Российской Федерации по вопросам международного сотрудничества осуществляется в соответствии с международными договорами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Прием и направление делегаций, переговоры, переписка и иные контакты с представителями органов государственной и муниципальной власти иностранных государств, межгосударственных (межправительственных) и международных организаций, зарубежных коммерческих и общественных организаций и учреждений осуществляются в соответствии с Основными положениями протокольной практики в Росимуществе, утверждаемыми приказом Росимущества.

Подготовка к встрече – Skillmaker

Опубликовано SkillMaker в августе 2013 г. все участники могут присутствовать, и все ресурсы, необходимые для встречи, доступны.

Как организовать встречу?

Подготовка к встрече похожа на подготовку к вечеринке. Вы бы не стали устраивать вечеринку, не подготовившись заранее, так почему бы вам не подумать о встрече, не подготовившись к ней? Если вы подготовитесь к вечеринке заранее, то у вас будет меньше шансов получить неприятные сюрпризы; то же самое верно и для встречи.

Какова цель организации встречи?

Очень важно правильно организовать встречу, потому что, если вы не сделаете правильную подготовку к встрече, может произойти что-то, что помешает проведению встречи в соответствии с планом. Например, если вы не обеспечили наличие проектора в комнате для совещаний, участник не сможет провести свою презентацию. Неспособность принять надлежащие меры может означать, что необходимо запланировать вторую встречу в дополнение к первой.

Какие бывают виды организации встреч?

Место – Место проведения собрания.
Участники — кто будет приглашен на собрание.
Оборудование. Нужны ли вообще какие-либо предметы специального оборудования в рамках совещания?
Повестка дня. Важно составить повестку дня перед собранием, чтобы убедиться, что собрание имеет соответствующую структуру.

Что связано с организацией встречи?

На начальных этапах подготовки к собранию решается, кто будет на нем присутствовать. Как только вы узнаете, кто планирует присутствовать, можно организовать достаточно большое пространство, чтобы вместить всех. Как только это будет сделано, вы можете сообщить участникам о месте встречи. Расположите любое специальное оборудование после того, как вы организовали место проведения. Если вы договариваетесь о встрече, рекомендуется прибыть на место заранее, чтобы убедиться, что все организовано правильно. В то время как некоторые встречи организуются самими участниками, многие крупные компании нанимают кого-то, кто организует их.

Какое место в процессе встречи занимают приготовления к встрече?

Подготовка к собранию является важной частью процесса планирования, связанного с собранием. Перед собранием необходимо тщательно подготовиться, чтобы оно прошло гладко.

Как организация собрания влияет на участников?

Дата и место встречи могут повлиять на то, смогут ли они присутствовать на ней или нет. При планировании собрания важно учитывать потребности всех участников (включая физические потребности в случае участников с ограниченными возможностями), поскольку это может повлиять на то, смогут ли они присутствовать на нем или нет. Важно сделать встречу достаточно короткой, чтобы участники захотели ее посетить.

Какие термины используются при определении порядка встречи?

Время – в какое время будет собрание.
Предполагаемая продолжительность — ожидаемая продолжительность.
Место проведения – Место проведения собрания.
Количество участников — сколько человек ожидается на собрании.
Кейтеринг – нужны ли еда и напитки.
Повестка дня – Что будет обсуждаться на собрании.

Где я могу найти дополнительную информацию о встрече?

http://www.ehow.com/how_6600645_arrange-business-meeting.html

http://www.jobs.ac.uk/careers-advice/managing-your-career/844/holding-a-successful -business-meeting/

http://quality.wisc.edu/efficient-meetings-before.htm

Примеры положений об организации встреч | Law Insider

• Каждая Сторона будет раскрывать другим предложенным пунктам повестки дня вместе с соответствующей информацией не менее чем за три (3) рабочих дня до каждого заседания соответствующего Комитета; при условии, что Сторона может предоставить пункты своей повестки дня другой Стороне в течение более короткого периода времени до собрания или может предложить, чтобы не было конкретной повестки дня для конкретного собрания, при условии, что такая другая Сторона дает согласие на такое позднее добавление таких пунктов повестки дня или отсутствие конкретной повестки дня такого заседания Комитета.

• (a) Собрания Участников не проводятся, если только они не созваны Правлением или если иное конкретно не требуется Законом штата Делавэр. Ни один Участник или группа Участников, действующие в своем качестве Участников, не имеют права созывать собрание Участников.

• Сразу же после каждого годового собрания акционеров для избрания директоров Совет директоров собирается в месте проведения годового собрания акционеров с целью организации, избрания должностных лиц и ведения других дел. Уведомление о таком собрании не требуется. Если такое собрание проводится в любое другое время или в другом месте, уведомление о нем должно быть направлено, как это предусмотрено ниже для внеочередных собраний Совета директоров, при условии оформления отказа от уведомления, подписанного, или присутствия на таком собрании , все Директора, которые, возможно, не получили такое уведомление.

• (a) Home обязуется и обязывает свой совет директоров (i) предпринять все действия в соответствии с федеральными законами о ценных бумагах, законами штата Мэриленд и Уставом и подзаконными актами Home, необходимые для ( A) созывать и уведомлять о внеочередном собрании своих акционеров («Домашнее собрание акционеров») с целью получения необходимого домашнего голосования в течение десяти (10) дней после даты объявления S-4 вступившим в силу в соответствии с Законом о ценных бумагах. («Дата уведомления») и (B) назначит проведение Собрания акционеров домовладельцев на дату, наступающую в пределах сорока пяти (45) дней после Даты уведомления; (ii) приложить все коммерчески обоснованные усилия для (x) созыва и проведения Собрания акционеров домовладения в запланированную дату и (y) получения необходимого количества голосов домовладельцев; и (iii) в соответствии с Разделом 6.8 включить в Заявление о доверенности рекомендацию о том, чтобы акционеры Дома утвердили настоящее Соглашение и Слияние («Рекомендация Совета директоров»). Несмотря на положения настоящего Соглашения об обратном, компания Home не обязана проводить Собрание акционеров Home, если настоящее Соглашение расторгается в соответствии с Разделом 8.1 до запланированного времени проведения Собрания акционеров Home.

• Все расходы, связанные с проведением собраний Акционеров, включая печать уведомлений и доверенностей, а также получение доверенности на них.

• Очередное собрание Совета директоров проводится без иного уведомления, кроме настоящего Положения, сразу после и в том же месте, что и годовое собрание акционеров. Очередные заседания Совета директоров должны проводиться в таком месте, в такой день и час, которые время от времени устанавливаются Неисполнительным Председателем Совета директоров, Президентом (или любым Сопрезидентом) или Совет директоров. Никакого другого уведомления о проведении очередного заседания Совета директоров не требуется.

• Все расходы, связанные с проведением собраний акционеров, включая распечатку уведомлений и доверенностей, а также получение доверенности на них.

• Регулярные собрания общего характера созываются и проводятся под председательством Менеджера по обслуживанию следующим образом: Название и цель Приблизительное время и интервалы Место Посещение: Реестр рисков и компенсационные мероприятия При возникновении необходимости время будет сообщено Офису менеджеров по обслуживанию Работодатель, Подрядчик, Супервайзер, Совещание на площадке (Установочное) Первый рабочий день после официального размещения контракта в 11:00 Офис менеджеров по обслуживанию Группа обслуживания работодателя, встречи подрядчика по раннему предупреждению По мере необходимости Менеджеры по обслуживанию Офисный инженер, Подрядчик, супервайзер и Менеджер по обслуживанию Общее отключение собрание для обратной связи ежедневно в 11:00 и в 08:00 по субботам и воскресеньям зал заседаний ХХХХ Работодатель, Подрядчик, Супервайзер, Собрания специального характера могут созываться, как указано в других разделах настоящей Служебной информации или, если это не указано лицами, а также в удобное время и в месте Стороны, характер и ход оказания услуги. Протоколы этих собраний должны быть представлены Руководителю службы лицом, созывающим собрание, в течение пяти дней после собрания. Все собрания будут регистрироваться с использованием протокола или реестра, подготовленного и распространенного лицом, созвавшим собрание. Такие протоколы или реестры не будут использоваться для подтверждения действий или указаний по договору, поскольку они будут выполняться отдельно лицом, указанным в условиях договора для выполнения таких действий или указаний.

• Компания должна организовать собрание своих акционеров («СОБРАНИЕ АКЦИОНЕРОВ КОМПАНИИ»), которое должно быть должным образом созвано и проведено как можно скорее с целью голосования по утверждению и принятию настоящего Соглашения и Слияния. Совет директоров Компании должен, в соответствии со своими фидуциарными обязанностями, установленными добросовестно и по рекомендации адвоката, рекомендовать одобрение и принятие настоящего Соглашения и Слияния акционерами Компании. В связи с таким собранием Компания (а) должна незамедлительно подготовить и подать в SEC, приложить все разумные усилия для получения разрешения от SEC, а затем разослать своим акционерам как можно скорее Заявление о доверенности Компании и все другие доверенности для такого собрания, (b) в соответствии со своими фидуциарными обязанностями, установленными добросовестно и по рекомендации адвоката, приложит все разумные усилия для получения необходимых одобрений своих акционеров в отношении настоящего Соглашения и сделок, предусмотренных настоящим Соглашением, и (c ) в противном случае должны соблюдать все юридические требования, применимые к такому собранию.