Образец протокола ведения совещания: Пример протокола оперативного совещания (модернизированная форма с поручениями в виде таблицы)

Девять советов по более эффективному ведению протокола совещания [2022] • Asana

Краткое содержание

Умение вести протоколы совещаний — это важный навык в области управления проектами. Качественно составленные протоколы совещаний помогают чётко доводить важные вопросы и ключевые решения до сведения заинтересованных лиц, даже если они лично не смогли присутствовать на встрече. В этой статье мы рассмотрим различные методы эффективного ведения протоколов совещаний.

Совещания — это важный компонент любого проекта. На совещаниях принимаются ключевые решения и происходит взаимодействие сотрудников друг с другом. Совещания представляют собой главный источник взвешенных решений и идей, которые нужно тщательно фиксировать. Если никто не заносит идеи и поручения в протокол, они могут просто затеряться.

Протоколы совещаний в свободной и установленной форме — это лучший способ фиксировать важную информацию и контекст. В этой статье подробно рассказывается об этих двух видах документов.

Что такое протокол совещания в свободной форме?

В таких протоколах фиксируются ключевые сведения, записываемые по ходу совещания. Правильно составленный протокол совещания в свободной форме помогает держать на контроле важные сведения и поручения, которые нужно выполнить к следующему собранию.

У такого протокола нет строго установленной структуры, и его можно вести в свободной форме по своему усмотрению. 

Что такое протокол совещания установленной формы?

Протокол установленной формы — это формализованный метод протоколирования, оформляемый в виде официального документа, который можно представлять при проведении аудита или в ходе судебных процессов. Такие протоколы имеют чёткую структуру и перечень обязательных позиций. К ним относятся:

• Дата и время проведения совещания, а также точное время его начала и завершения.

• Имена участников совещания и лиц, которые были приглашены, но не смогли присутствовать.

• Темы, обсуждаемые на совещании.

• Основные решения, такие как итоги выборов, принятые или отклонённые предложения, а также дата и время проведения следующего совещания.

• Поручения к следующему совещанию.

Термин «протокол совещания» происходит от латинского словосочетания minuta scriptura

, что переводится как «краткие записи». Хотя иногда бывает полезно фиксировать всё происходящее в протоколе в режиме реального времени, совсем не обязательно делать это поминутно.

Что лучше: протокол в свободной или установленной форме?

Если вы менеджер проектов, скорее всего, вы будете пользоваться протоколами совещаний в свободной форме. Такие протоколы вполне подойдут в таких случаях, как организационное совещание по проекту, совещание для обсуждения планов проектов или периодические встречи один на один.

Если совещание имеет более официальный характер и требует протоколирования, например, в ходе публичных слушаний или собрания компании, то более уместны протоколы установленной формы.

Зачем нужны протоколы в свободной форме?

Такие протоколы могут оформляться самыми разными способами, и у каждого варианта есть свои преимущества. Ниже объясняется, каким образом протокол в свободной форме может придать ясности действий вашей команде. 

Документирование решений

У одних людей острая, как бритва, память, другие же могут быстро забывать, какие решения были приняты на совещании. Протоколирование позволяет обращаться к решениям, принятым в тот или иной момент времени. Кроме того, протоколы совещаний в свободной форме помогают контролировать работу, и к ним можно обращаться на более поздних этапах проекта. 

Чтобы все могли пользоваться протоколами, лучше всего хранить их в специально отведённом месте в качестве единого источника достоверной информации. Ведение всех протоколов и повесток совещаний в одном и том же месте поможет создать важный контекст по обсуждаемому вопросу на случай, если кому-то понадобится узнать, как обстоят дела.

Возможность разновременного участия

В случае если кто-либо из сотрудников не сможет присутствовать на совещании, протокол поможет быстро включиться в работу и реализовать принятые решения даже в другом часовом поясе. Иногда бывает так, что некоторые коллеги не могут участвовать в совещании из-за нестыковок по времени. Но если предоставить им протокол совещания, они также смогут участвовать в процессе принятия решений в асинхронном режиме.

Читать статью «Разновременный обмен информацией — это не то, что вы думаете»

Более эффективное запоминание

Немецкий психолог Герман Эббингауз одним из первых провёл эксперименты с памятью и способностью к запоминанию в 1895 году. В своём исследовании он разработал так называемую кривую забывания, которая показывает, как быстро информация теряется с течением времени, если не пытаться её сохранить. 

Эффективное протоколирование поможет вам быстрее воспроизводить в памяти информацию, поскольку она будет запоминаться с течением времени. Чем больше вы взаимодействуете с протокольными записями (например, перечитываете протокол на следующий день после совещания), тем выше вероятность того, что вы будете помнить, какие решения были приняты на этом совещании.

Девять советов по эффективным протоколам совещаний

Правильно составленный протокол поможет вам оставаться в курсе выполняемых поручений и ключевых ожидаемых результатов. Все важные дискуссии будут зафиксированы в протоколе совещания, и вы с вашей командой сможете обращаться к ним в любое время. Ниже приводятся советы о том, как обеспечить эффективность протоколирования.

1. Выберите подходящий метод протоколирования

Существует несколько разных способов протоколирования, и важно найти тот, который лучше всего подходит именно вам, учитывая ваши функции и индивидуальные особенности восприятия информации. К числу самых распространённых методов протоколирования относятся:

• Метод Корнелла: в методе Корнелла записи оформляются в два столбца: один столбец поменьше слева и второй столбец побольше справа. В левом столбце обозначаются основные тезисы совещания, тогда как в правом столбце раскрываются детали. Обсуждение естественным образом будет перетекать из одной темы в другую, поэтому сохранять чёткость протоколирования будет легче, если слева обозначать ключевую идею в общих словах, а справа расшифровывать её подробнее.

• Метод эскиза: в идеале ваша команда заранее получает повестку совещания. Если так происходит и у вас, воспользуйтесь методом эскиза. Набросайте список ключевых тезисов? отталкиваясь от согласованной повестки. Затем по ходу совещания делайте заметки под каждым пунктом повестки. 

• Метод квадрантов: разделите свои записи на четыре квадранта и обозначьте их как «общие заметки», «поручения для себя», «поручения для других» и «вопросы». В разделе «общие заметки» записывайте ключевые тезисы и важные детали совещания. В остальных квадрантах фиксируется то, что следует из их названий.

• Метод слайдов: если на совещании планируется показ презентации, попросите докладчика заранее предоставить вам слайды. После этого вы сможете делать необходимые заметки к тем или иным слайдам по ходу выступления докладчика.

2. Оставьте ноутбук — используйте ручку и бумагу

По данным исследования, когда вы ведёте записи от руки, вы лучше запоминаете ключевую информацию в долгосрочной перспективе. Делая заметки в ходе совещания, вы сможете быстрее сосредоточиться на фиксации наиболее важных моментов, поскольку записать всё дословно практически невозможно. Кроме того, без ноутбука вы не будете пытаться выполнять сразу несколько задач во время совещания.

3. Не записывайте всё дословно

Пытаться записать каждое слово, воспринимаемое на слух, — это пустая трата времени и сил. Обсуждение различных вопросов на совещании может быть довольно продолжительным, но тем, кто будет читать протокол, совсем не обязательно знать полное содержание разговора. Запишите ключевые тезисы, итоги обсуждения и дальнейшие шаги, с тем чтобы можно было сосредоточиться на самой важной работе. 

Если вы пишете протокол от руки, используйте элементы скорописи, условные обозначения, сокращения и аббревиатуры, чтобы быстро фиксировать развёрнутые предложения и идеи на бумаге. Не забудьте заранее подготовить расшифровку своих условных обозначений, чтобы потом понять, что они означают.

4. Используйте шаблон для протоколирования

Независимо от того, используете ли вы шаблон для ведения протокола в свободной или установленной форме, применение готового шаблона поможет ускорить процесс протоколирования, и вам не придётся оформлять протокол на ходу. Кто бы ни занимался ведением записей, все заметки будут фиксироваться по определённой структуре и остальные сотрудники будут знать, где какую информацию искать.

5. Назначьте протоколиста для совещания

Если вам предстоит вести совещание, вам будет сложно делать записи и одновременно поддерживать беседу с другими сотрудниками. Перед проведением важного совещания поручите кому-нибудь из сотрудников вести протокол. Если вы проводите совещания на регулярной основе, периодически меняйте протоколиста, чтобы у всех была возможность поучаствовать в обсуждении.

6. Расшифровывайте записи с помощью специального программного обеспечения 

В условиях удалённой работы для многих коллективов может быть проще записать видео совещания и поделиться им, чем писать протокол на бумаге. Для расшифровки обсуждения можно использовать такие интеграции, как Zoom + Asana, чтобы сотрудники могли ознакомиться с состоявшимся разговором позднее. Читая расшифровку совещания, вы сможете с лёгкостью выделить ключевые моменты и поручения из общей канвы обсуждения.

Перед началом записи необходимо предупредить всех участников конференции, что будет производиться запись, и сообщить им, для чего планируется её использовать. Не забудьте выложить запись и её расшифровку в каком-то едином общедоступном месте.

7. Запишите важные контактные данные

При возникновении вопросов, предполагающих последующий контроль, обязательно запишите имя ответственного по этому вопросу. Таким образом, если вам впоследствии понадобится что-то спросить или уточнить, вы уже будете знать, с кем общаться на эту тему.

Этот метод также полезен, когда два заинтересованных лица не могут достигнуть согласия по каким-либо вопросам. Фиксируя оба их мнения, вы сможете использовать эти аргументы в качестве основы для принятия решения. 

8. Поделитесь экраном, чтобы все могли видеть ваши заметки

Если вы работаете в распределённой команде или удалённо, вам, скорее всего, не раз придётся участвовать в видеоконференциях. Открытие общего доступа к экрану в ходе протоколирования может пригодиться вашим коллегам. Если вы что-то упустите, ваша команда сможет оперативно включиться в процесс и предложить те или иные тезисы в режиме реального времени.

9. Распространите протокол совещания среди всех его участников

Последующий контроль работы по итогам совещания — это отличный способ обеспечить чёткое понимание принятых решений всеми заинтересованными лицами. Если кто-то пропустит совещание, он сможет наверстать упущенное позднее, ознакомившись с протоколом совещания. Кроме того, если вы упустите какие-то важные моменты, ваши коллеги смогут добавить их в протокол позднее. 

Когда вы будете общаться с заинтересованными лицами по итогам совещания, проследите, чтобы протокол можно было легко найти и открыть. Проработайте со своей командой план обмена информацией, чтобы все знали, где сохраняется та или иная информация и как потом получить доступ к ней.

Читать о том, почему чёткий план обмена информацией важнее, чем кажется

Централизованное ведение протоколов с поручениями

Лучший способ систематизировать проекты и протоколы совещаний — это создать единое пространство, в котором будут храниться все данные о поручениях и сроках их выполнения. С помощью инструмента управления работой вы сможете правильно организовать действия сотрудников и обеспечить продуктивность совещаний. Хотите попробовать это инструмент? Объедините работу своего коллектива в одном общем пространстве с помощью Asana.

Попробовать Asana для управления проектами

Управление совещаниями и заседаниями, контроль исполнения решений совещания

Совещания — один из основных элементов коллективной работы, позволяющий повысить эффективность внутрикорпоративной коммуникации, ускорить процессы обмена информацией и принятия решений. С использованием функционала модуля системы Directum «Управление совещаниями и заседаниями» предприятие получает возможность максимально результативно использовать время, отведенное для совещаний.

В модуле поддерживается полный жизненный цикл совещания (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений).

При этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться под конкретные процессы организации. Модуль позволяет грамотно спланировать ресурсы компании при подготовке, проведении и исполнении решений совещания.

Автоматизироваться могут как единичные, так и регулярные совещания или несколько совещаний, объединенных одной темой, что предполагает удобную работу с единым пополняемым после каждой встречи протоколом.

Подготовка совещания

Модуль предполагает автоматизацию совещаний в одном из двух режимов: либо с назначением собрания в календаре MS Outlook, либо созданием совещания непосредственно в Directum. Вариант выбирается в зависимости от сложившейся в компании практики организации деловых встреч

Собрание в Outlook с синхронизацией в Directum

Собрание привычно планируется в Outlook и за счет интеграции модуля с Exchange переносится в Directum.

Синхронизация с Directum

Синхронизация собраний Outlook в Directum не обязательна, но предоставляет дополнительные возможности для работы с модулем: формирование повестки, рассылка материалов совещания участникам, оформление и согласование протокола, контроль исполнения поручений по совещанию.

Подготовка совещания в Directum

Если в организации не используется Exchange, выполняется в Directum. Создать совещание можно либо с помощью мастера действий, либо из справочника «Совещания».

Подготовка к совещанию начинается с определения его параметров (дата, время, место, участники, продолжительность, повестка) с использованием данных системы. С помощью навигации из карточки совещания можно проверить возможность резервирования помещения.

Календарь резервирования помещений

В качестве участников совещания могут быть указаны как сотрудники компании (выбираются из справочника «Работники»), так и внешние контрагенты (Выбираются из справочника «Контактные лица»). Для внешних контактных лиц может быть также указан тип связи, с помощью которого будет осуществляться приглашение участника: телефонный номер, адрес e-mail, почта.

Затем с помощью механизма задач происходит предварительное согласование параметров совещания в электронном виде путем рассылки всем участникам необходимых документов.

Карточка совещания

По результатам предварительного согласования можно до начала совещания скорректировать повестку, список участников и планируемую продолжительность.

В итоге система позволяет еще на стадии подготовки совещания исключить возможные срывы по причине неподготовленности присутствующих на совещании сотрудников или их отсутствия на рабочем месте (командировка, отпуск и т.д.).

Создание совещания также возможно с помощью Мастера действий, который запрашивает у пользователя сведения, необходимые для проведения совещания. В зависимости от выбранных параметров с помощью мастера осуществляется резервирование помещения, отправка совещания на согласование, а также формирование повестки и протокола с помощью Конструктора документов.

Проведение совещания

На этапе проведения совещания фиксируются принятые решения, согласовывается и утверждается протокол совещания.

Протокол совещания

Протокол совещания создается автоматически на основе единого шаблона, при этом его форма может быть настроена в соответствии с принятыми в организации стандартами.

Созданный протокол автоматически рассылается участникам совещания на согласование. Согласование протокола совещаний в электронном виде и утверждение его ЭП ускоряет процедуру и позволяет быстрее довести до сотрудников принятые решения.

Контроль исполнения решений

Не менее важным является этап контроля и мониторинга исполнения решений.

В практике проведения совещаний бывает, что после утверждения протокола принятые решения забываются, игнорируются либо не исполняются. Благодаря взаимодействию с модулем «Канцелярия» такие ситуации исключаются. Сотрудник, назначенный контролером за исполнением решений совещания, с помощью механизма работы с поручениями всегда может проследить ход исполнения и при необходимости принять соответствующие меры.

Кроме того, наличие в модуле «Управление совещаниями» аналитических отчетов позволяет четко планировать и проводить совещания, а также оценивать эффективность их проведения.

Таким образом, модуль «Управление совещаниями» системы Directum позволяет оперативно и качественно проводить совещания, контролировать исполнение решений по протоколу совещания, а также накапливать корпоративную базу знаний принятых решений. Все это, в совокупности с анализом принятых решений, значительно повышает эффективность управления любой организацией.

Веб-модуль «Управление совещаниями и заседаниями»

Функционал модуля «Управление совещаниями и заседаниями» также доступен в веб-доступе системы Directum. Доступные функции веб-модуля «Совещания»:

• организация и подготовка: разработка повестки, определение участников, резервирование помещения, согласование повестки, времени и места проведения совещания с участниками, рассылка электронных писем с приглашением на участие в совещании сотрудникам внешних организаций;
• фиксация принятых решений: формирование и согласование протокола, оповещение участников и заинтересованных лиц об утверждении протокола;
• исполнение принятых решений: рассылка заданий исполнителям, контроль исполнения принятых решений, оповещение заинтересованных лиц об исполнении всех решений;
• работа с регулярными и нерегулярными сериями совещаний;
• накопление истории по совещаниям и заседаниям, проводимым в организации.

Веб-модуль доступен при наличии лицензий:

• Веб-доступ;
• Управление совещаниями и заседаниями;
• Канцелярия (для работы с поручениями по совещаниям).

Перед использованием веб-модуля администратору системы необходимо настроить его в desktop-клиенте и выдать права пользователю. Перейти в веб-модуль можно через список веб-модулей.

Шаблон протоколов собраний

| Slite.com

Что такое шаблоны протоколов собраний?

Протоколы собраний, также известные как заметки о собраниях или шаблоны собраний, в основном представляют собой сводку всего, что произошло на данном собрании. Независимо от размера собрания или обсуждаемого вопроса (вопросов), протокол собрания помогает держать всех участников в курсе событий. Они также предоставляют официальные записи важных деталей для тех, кто не смог присутствовать….

‍Протокол собрания или его не было, я прав?

Официальные протоколы совещаний важнее, чем когда-либо, так как все больше и больше групповых совещаний переводятся в онлайн. 💻 Мы все знаем, какими длинными и бесцельными могут быть видеовстречи Google без какой-либо структуры. Наш бесплатный шаблон протоколов собраний поможет вам избежать этого!

Что мне может дать шаблон протокола собрания?

Вы не поймете, насколько полезны шаблоны протоколов собраний в качестве инструментов управления проектами, пока не попробуете их. Дайте им шанс, потому что…

Вы повысите эффективность

Продуктивная встреча — это хорошая встреча, верно? Никто не любит встречи, которые тянутся без направления, и участники встречи будут более мотивированы посещать встречи и активно участвовать, если они чувствуют, что их время используется эффективно. Шаблон поможет организовать вашу информацию для достижения этой эффективности.

Имеющиеся заметки о встречах и выводы

У вас будет официальный отчет о самых важных новостях, проектах и ​​решениях вашей организации, к которому можно легко обратиться и распространить. По этой причине многие организации используют записи совещаний на заседаниях совета директоров, проектных собраниях, собраниях комитетов и ежегодных собраниях. Ваш удобный шаблон протоколов собраний хранится в Slite для быстрого доступа из любого места.

Экономит время

Все дело в делегировании полномочий. Заметки о собраниях помогают сэкономить много времени с точки зрения управления задачами, а с правильным шаблоном вы всегда будете знать, кто за какую задачу отвечает! Делегирование задач вплетено в структуру протоколов совещаний, что гарантирует, что все члены команды выполняют свою часть работы и знают свои роли.

Будьте в курсе событий

Люди будут лучше информированы. Легко узнавать о событиях пропущенных встреч с помощью протоколов встреч, к которым можно вернуться. Участники также могут освежить свои воспоминания, обратившись к заметкам о собрании в удобное для них время. Онлайн-шаблоном можно легко поделиться со всеми членами команды.

Идеально подходит для пересмотра идей

Если у вас есть сомнения по поводу решения, принятого во время встречи, вы можете изучить основные идеи участников в протоколе. Это поможет вам по-новому взглянуть на ситуацию, а наш шаблон протоколов совещаний обеспечивает согласованность и удобство чтения!

Планирование дальнейших действий

Важно вести протоколы совещаний, если вы хотите не отставать от своих целей и отражать стратегию компании. Шаблон протоколов собраний позволяет систематизировать всю вашу информацию от собрания к собранию.

Можно использовать для любой встречи

Независимо от вида встречи всегда есть информация, которую нужно организовать!

‍

Совет для профессионалов: Помните, что протоколы совещаний могут быть полезны как на неформальных, так и на простых собраниях.

‍

Что следует включить в шаблон протокола собрания

Заметки о собрании различаются в зависимости от ситуации, но большинство из них включают следующие варианты:

Основные сведения

В официальном шаблоне протокола собрания это называется призывом к порядку. Здесь указывается основная информация, такая как дата, время, место, название команды и/или организации, присутствующие и отсутствующие участники, а также совет директоров.

Утверждения и модификации

Раздел утверждений и модификаций охватывает ранее обсуждавшиеся вопросы и изменения и информирует совет о любых ситуационных изменениях, которые могли возникнуть со времени предыдущего собрания.

Список пунктов повестки дня, которые необходимо рассмотреть

Повестка дня в шаблоне протокола собрания помогает собраниям идти по плану. Каждый пункт назначается докладчику с предполагаемым временным интервалом для обсуждения. Это побуждает участников оставаться сосредоточенными и избегать второстепенных вопросов, которые тратят время впустую и могут сорвать собрание.

Перечень принятых решений

Одной из основных причин использования шаблона протокола собрания совета директоров является создание записи ключевых решений, принятых на собрании. С помощью шаблона протокола встречи от Slite вы можете объединить идеи и заранее спланировать следующую встречу.

Список необходимых действий или предложений

Шаблон протокола собрания должен назначать каждое действие одному из участников, даже если им необходимо делегировать его дальше. Знание того, кто отвечает за каждое действие, облегчит отслеживание прогресса на будущих встречах.

Незавершенные дела, последующие действия и вопросы, которые необходимо отложить до следующего собрания

Во избежание путаницы после собрания в шаблоне протокола собрания должно быть указано, что необходимо сделать, и перечислены вопросы, которые необходимо рассмотреть на следующем собрании. встреча. Эта информация должна быть четкой и краткой. Например, «исследование продукта X на рынке X» лучше, чем «исследование продукта X».

Необходимо отметить любые объявления или новые дела

В конце протокола участники должны отметить дату и время следующей встречи. Шаблон протокола собрания также должен включать любое упоминание о новых запланированных мероприятиях. Важно быть точным в действиях и избегать неясных терминов, таких как «через неделю» или «когда исследование будет завершено».

Перенос и планирование следующего собрания

Перед переносом собрания установите дату, время и место, удобные для большинства участников.

Бесплатный шаблон протокола собрания от Slite

Многие организации просто не заинтересованы в том, чтобы тратить время на составление эффективного шаблона протокола собрания. Не делайте эту ошибку! Ваши первоначальные усилия окупятся в десятикратном размере в будущем.

Slite сделает вашу жизнь проще. Наши бесплатные шаблоны протоколов собраний помогут вам в кратчайшие сроки составить эффективные заметки о собраниях для вашей организации. Мы поможем превратить ваши встречи в оптимизированные, эффективные и действенные рабочие сессии, которые члены вашей команды с нетерпением ждут.

Связанные шаблоны

Шаблон заметки о встрече
Шаблон повестки дня встречи
‍Документ шаблона встречи один на один с сотрудником

С чего начать?

Вот несколько советов, которые помогут вам настроить шаблон протокола собрания в соответствии с потребностями вашей команды.

Думая о том, как выглядят ваши типичные собрания

Протоколы собраний будут действительно эффективными только в том случае, если они хорошо подходят для нужд вашей организации. Вспомните свои предыдущие встречи или повестку дня прошлых встреч. Задайте себе такие вопросы, как: «Какие пункты повестки дня мы обычно освещаем?» Это должно помочь информировать ваш образец протокола собрания.

Наиболее важные собрания вашей организации

Вспомните самые важные собрания вашей организации и подумайте, что делает их важными. Это будут встречи, которые обязательно должны быть записаны с использованием шаблона протокола встречи. Принимает ли ваша организация ключевые решения на ежегодном собрании? Как насчет ваших ежемесячных встреч? Ваши заседания совета директоров?

Установление ключевых игроков

Запишите ключевых людей, которые обычно участвуют в самых важных собраниях вашей организации. Это, вероятно, будет включать участников, таких как ваш совет директоров, где это применимо.

Узнать из протокола предыдущей встречи

Заблаговременно отправьте протокол предыдущей встречи всем участникам. Это позволяет им ознакомиться с уже принятыми ключевыми решениями и побуждает к активному участию в предстоящей встрече.

Введите всю имеющуюся у вас информацию до начала собрания

Шаблон протокола собрания должен содержать как можно больше информации о датах, времени, логистике и целях. Чем больше информации вы предоставите, тем легче участникам будет следить за ходом совещания.

Настройте свой шаблон протокола собрания

Для короткого, обновленного собрания, не стесняйтесь удалять элементы из шаблона протокола собрания, которые не будут затронуты. Если вы не будете принимать стратегические решения или голосовать за участников, эти разделы можно исключить. Также добавьте все, что может отсутствовать в вашем шаблоне, например сеансы мозгового штурма или анализ отчета.

Не забудьте внести какие-либо изменения до собрания, чтобы не тратить время на попытки подогнать собрание под шаблон, который не подходит для записи заседаний.

Будьте проще

Делать заметки для встречи — это больше, чем просто вставлять данные в шаблон протокола встречи. Вы должны определить приоритеты наиболее важных моментов, обратить внимание на конкретные проблемы, которые поднимают люди, и сделать заметки обо всех конкретных факторах, которые способствуют возникновению проблемы. Сделав это, вы можете расслабиться после начала обсуждения и дождаться окончательного решения.

Сосредоточьтесь на основных выводах

При заполнении шаблонов резюме встречи важно уловить все основные выводы или наблюдения, которые могут помочь в формировании вашего бизнеса. Если участники открывают обсуждение конкретных отчетов, вы можете прикрепить эти отчеты к беседе и выделить соответствующие разделы. Отслеживание этих приоритетов поможет вам быть в курсе содержания собрания.

Дополнительные советы по ведению заметок с помощью шаблонов протоколов совещаний Slite

Совещания могут стать изматывающими, когда докладчики быстро говорят, а важные выводы пролетают мимо, прежде чем вы успеваете их записать. Вам может помочь бесплатный шаблон протоколов совещаний Slite, и вы также можете использовать эти хитрости, чтобы улучшить свои навыки ведения заметок:

Используйте инициалы

При упоминании участников собрания в начале используйте только их полные имена. До конца встречи обращайтесь к ним по их инициалам. Это значительно упростит отслеживание участников собрания, отвечающих за принятие ключевых решений и постановку задач.

Используйте короткие слова и сокращения

По возможности используйте короткие слова и сокращения при использовании простого шаблона протокола собрания. Например, вместо того, чтобы писать полное название вашей команды по развитию бизнеса, просто напишите BD.

Пишите короткими предложениями

При заполнении шаблона протокола собрания ваша цель — записать как можно больше полезной информации в понятной форме. Заботьтесь не столько о грамматике, сколько о том, чтобы ваши заметки содержали необходимые данные.

Назначить конспектера

Решите, будет ли один человек отвечать за ведение конспектов или это будет посменная должность.

Заполните шаблон протокола собрания без этих ошибок

Вот некоторые ошибки, которых следует избегать при составлении протокола собрания:

Личное мнение

Протокол собрания должен содержать факты, относящиеся к собранию. Шаблон протокола собрания должен быть сосредоточен на спикерах, решениях и предложениях. Ваши мысли о встрече следует хранить отдельно в блокноте.

Запись всего

В большинстве случаев протоколы собраний обобщают ключевые моменты собрания и не являются расшифровкой. Все, что вам нужно сделать, это обобщить важные детали, а не обобщать каждую паузу или отступление.

Написание заметок от руки

Попытка найти конкретную тему для обсуждения на десяти страницах рукописных заметок может стать кошмаром, а повторный набор требует времени и ресурсов. Цифровой шаблон сводки собрания позволяет легко собирать важные моменты во время собрания и делиться информацией после него.

Как вести протокол после встречи

Протокол встречи должен включать все принятые решения и последующие шаги для всех. Важно напомнить всем участникам о необходимости просмотреть заметки о собрании, чтобы предстоящее собрание было максимально эффективным и результативным. Безбумажный подход лучше, чем предоставление протоколов собраний в бумажной форме после их завершения. Бесплатный шаблон протокола собрания Slite упрощает совместную работу и обмен информацией, а наш пример шаблона протокола собрания может служить исходной информацией для создания и изменения вашего следующего шаблона протокола.

Шаблон протокола собрания от Slite

Вот несколько способов, которыми бесплатный шаблон протокола собрания Slite может помочь упростить составление протокола собрания.

Совместная работа в режиме реального времени

Удобный шаблон протоколов совещаний Slite позволяет заранее делиться повесткой дня, а также просматривать, обсуждать и комментировать ее с внутренними и внешними сотрудниками. Это ускоряет процесс исправления ошибок и подготовки окончательного документа протокола собрания, который удовлетворит всех.

Постоянно синхронизируется

С помощью Slite вся команда может одновременно видеть планы, включая изменения и обсуждения. Это держит всех членов вашей команды в курсе и избавляет вас от хлопот и путаницы, которые неизбежно возникают, когда вы пытаетесь управлять несколькими версиями.

Повышенная наглядность и простота поиска

Шаблон Slite для протоколов собраний позволяет документировать детали прямо в повестке дня. Это означает, что команды могут отслеживать все, что произошло, и сохранять детали в контексте. Это также позволяет членам команды выполнять поиск по содержимому прошлых и текущих собраний и позволяет вам управлять тем, какие члены команды и другие заинтересованные лица получают доступ к определенной информации.

Используйте протоколы совещаний для более организованной работы

Слишком много совещаний команды отклоняются от темы и увязают в бесполезных дискуссиях. Бесплатные шаблоны протоколов собраний Slite помогут вам быть уверенными, что все участники будут в курсе событий, а все выступающие точно знают тему своей презентации и отведенное время. Slite упрощает составление высокоэффективных протоколов совещаний, что приводит к более эффективным встречам. Будьте готовы делать организованные заметки в режиме реального времени, заполнив свой шаблон на следующей встрече!

Вопросы и ответы

Что такое шаблон протокола собрания?

Шаблоны сводок собраний — это структурированные документы с предварительно заполненным содержимым, которые помогут вашей команде справиться с пустым полотном. Slite поставляется с библиотекой шаблонов для всех ваших потребностей рабочего процесса. От заметок к собраниям до руководств — члены команды могут использовать, редактировать, создавать и делиться любыми шаблонами в вашем рабочем пространстве Slite.

Как дублировать шаблон протокола собрания Slite?

Нажмите или коснитесь кнопки «Дублировать» в правом верхнем углу шаблона или «Начать с этого документа», чтобы добавить шаблон в рабочее пространство вашей команды (или создайте новое рабочее пространство и приступайте к работе!). ‍

Где найти шаблоны в моем рабочем пространстве?

Библиотеку шаблонов можно найти, прокрутив нижнюю часть левой боковой панели в Slite. Показанные там шаблоны будут доступны для использования и редактирования всеми членами вашей команды. Когда вы создаете новый пустой документ, вы также увидите опцию «Использовать шаблон». Эта кнопка откроет средство выбора шаблонов и позволит вам просматривать шаблоны, созданные вашей командой, а также предлагаемые шаблоны из Slite.

Могу ли я создать шаблон в своей рабочей области?

Да, вы можете создать новый шаблон из любого документа в вашей рабочей области. Открыв документ, щелкните меню действий из трех точек «Дополнительно» в правом верхнем углу, чтобы найти действие «Сохранить в шаблоны».

Как повторно использовать один и тот же шаблон для повторяющихся событий?

Забавно, что вы должны спросить. Да! В Slite вы можете автоматически создавать повторяющиеся документы для управления регулярными собраниями, стендапами или проверками вашей команды. Используйте шаблон, чтобы каждый новый запланированный документ был предварительно заполнен структурой, подсказками и отмеченными людьми, которые вам нужны.

Какие существуют 3 типа шаблонов сводки собрания?

Шаблон протокола собрания совета директоров может быть представлен в трех формах:

Действия собрания — это краткое изложение принятых решений и предпринятых действий.

‍ Протокол обсуждения включает резюме обсуждений, по итогам которых были приняты решения.

‍ Дословные стенограммы представляют собой записи всех разговоров во время собрания.

Каков формат написания шаблона протокола собрания?

Следующие разделы представляют собой список основных моментов, которые должны быть включены в любой шаблон протокола собрания. Если необходимо, не стесняйтесь добавлять дополнительные разделы в образец протокола собрания.
— Название
— Дата и место
— Цель
— Сроки
— Темы для обсуждения
— Последующие действия
— План следующей встречи

Корпоративные протоколы собраний Essentials | Бесплатный образец!

В большинстве штатов требуется, чтобы корпорации S и C вели протоколы собраний. Узнайте, как вести корпоративные протоколы, чтобы ваш бизнес не подвергался жалобам.

Протоколы корпоративных совещаний — это официальная запись важных обсуждений и действий вашей компании. Они могут и должны быть больше, чем просто формальностью — они могут помочь вам сохранить налоговую устойчивость вашей компании, избежать или урегулировать споры и даже помочь получить лучшую цену, когда вы решите продать свой бизнес.

Что такое протоколы корпоративных собраний?

Протоколы корпоративных собраний, или протоколы собраний, как их часто называют, представляют собой запись проведенных обсуждений и действий, предпринятых во время собраний акционеров, собраний совета директоров и заседаний комитетов совета. Они документируют важные решения, такие как назначение должностных лиц компании или избрание членов правления, покупка недвижимости, принятие пенсионного плана, продажа акций и многие другие действия.

В большинстве штатов требуется, чтобы S-корпорации и C-корпорации вели протоколы собраний всякий раз, когда собираются акционеры или совет директоров компании, обычно один раз в год для собраний акционеров и один раз в год для собраний директоров. (Делавэр, Канзас, Невада, Северная Дакота и Оклахома не требуют протоколов. ) Устав вашей компании, учредительные документы или подзаконные акты могут потребовать более частых встреч, и в этом случае вам нужно будет задокументировать их. также встречи.

Зачем вести протокол собрания?

Протокол служит записью, которая объясняет, когда и почему были приняты решения или действия, и показывает, что акционеры или члены правления были проинформированы о проблеме и согласились с решением. Даже если вы не обязаны делать это по закону, может быть хорошей идеей вести протокол собрания, чтобы защитить свою налоговую репутацию (подробнее об этом ниже), избежать внутренних споров и показать потенциальным покупателям, что ваша компания управляется ответственно и профессионально.

Некоторые из причин, по которым протокол собрания должен храниться, помимо юридических требований, включают:

Воспоминания коротки, а задним числом всегда 20/20. Акционер или член совета директоров может не помнить, о чем договорились, или передумать в отношении важного решения, принятого несколько недель или месяцев назад. Последствия незначительны, если кто-то забудет о рутинном решении, например, о привлечении нового поставщика. Но ставки гораздо выше, если, например, акционеры согласились взять кредит в 1 миллион долларов, и один или несколько из них считают, что одобренный кредит составляет половину этой суммы или вообще не одобрен.

Защита вашей личной ответственности. Если ваша организация имеет форму корпорации, ООО или определенных типов товариществ, индивидуальные владельцы защищены от личной ответственности за долги компании, банкротство или судебные иски. Но эти средства защиты (известные как корпоративная завеса) могут быть удалены, и кредиторы и суды могут преследовать отдельных владельцев, если компания не может доказать, что она следовала правилам отделения бизнеса от отдельных владельцев. Хотя могут быть учтены и другие факторы, протоколы собраний — это один из способов показать, что решения и действия были приняты для компании и ею, а не отдельными владельцами.

Поддержание налоговой устойчивости вашей компании. Если ваша компания подвергается аудиту, IRS проверит, соблюдали ли вы налоговые правила для классификации вашей коммерческой организации. IRS может реклассифицировать ваш бизнес таким образом, чтобы изменить вашу налоговую ставку, если вы не были прилежны. Предположим, например, что IRS рассматривает расходы, заявленные вашим LLC, на поездку, чтобы проверить недвижимость, которую вы собирались купить. Протокол собрания, на котором было принято решение об осмотре имущества, поможет вам показать, что дорожные расходы на самом деле были связаны с деятельностью ООО.

Привлечение инвесторов или увеличение продажной цены. Протокол собрания дает инвесторам и потенциальным покупателям представление о том, как ваш совет директоров управляет компанией. Демонстрация инвесторам того, как и почему совет директоров принимает решения, укрепит их доверие. Если вы продаете бизнес, бумажный след регулярных и задокументированных встреч поможет поддержать хорошую цену.

Какие типы вопросов следует освещать в протоколах?

Вам не нужно включать повседневные рутинные решения, такие как покупка офисной мебели или найм сотрудников, в протоколы совещаний. Как правило, вы захотите включить решения, которые требуют одобрения должностных лиц компании или совета директоров, но ваши внутренние законы могут потребовать от вас включения и других типов решений. Примеры решений или действий, которые вы должны включить:

• назначение должностных лиц, таких как президент, финансовый директор и секретарь
• выборы членов правления
• покупка и аренда крупных билетов, таких как страхование компании и недвижимость
• кредит или заявки на кредит
• принятие льготных программ и планов, таких как пенсионное, пенсионное и медицинское страхование; опционные программы и
• покупка или продажа акций или выпуск акций

Как составить протокол собрания

В крупных компаниях протокол обычно ведет секретарь корпорации. Но если в вашей компании нет секретаря, вы должны назначить для этого другого человека.

Назначенному ведущему рекомендуется заранее получить копию повестки дня собрания и следить за пунктами повестки при ведении протокола. Рассмотрите возможность использования шаблона, подобного показанному здесь, чтобы ваши протоколы были последовательными и их было легче составлять.

Как правило, протокол собрания должен начинаться с хозяйственных аспектов собрания:

• название компании, дата и место проведения собрания
• тип собрания (годовое собрание совета директоров, внеочередное собрание и т. д.)
• имена и должности лиц, председательствующих на собрании и лиц, ведущих протокол
• имена присутствовавших и имена не присутствовавших
• заявление о наличии кворума (количество людей, необходимое для внесения предложений и принятия мер, обычно устанавливается законами штата или уставом вашей компании)
• время открытия и закрытия собрания, а также
• заявление о протоколах предыдущих заседаний и о том, были ли они приняты.

По каждому пункту повестки дня протокол должен включать:

• обзор состоявшейся дискуссии
• время, посвященное обсуждению
• докладов и других материалов, которые были розданы или представлены участникам собрания
• любые специальные советники или консультанты, которые представили информацию, обзор того, что они представили, и были ли приняты их рекомендации
• представленных предложений по этому вопросу, таких как предложение о голосовании, кто внес и поддержал его, и
• подсчет голосов за и против, список того, как проголосовал каждый участник, и было ли предложение принято, отклонено или отложено на более поздний срок.

Чего нельзя делать в протоколах совещаний?

Протокол собрания не должен включать все, что было сказано, но он должен показывать, что каждый пункт был тщательно рассмотрен.

В протоколе должны быть представлены плюсы и минусы, высказанные в ходе обсуждения, но конкретные ссылки на то, кто что сказал, не должны включаться.

Не рекомендуется записывать встречи на видео или записывать их на пленку, даже если вы также ведете письменные протоколы. Полный отчет о том, что было сказано во время встречи, может оказаться неловким позже, и люди могут неохотно высказывать свое мнение, когда они знают, что их записывают или записывают на пленку.

Адвокаты, которых просят выступить с докладами на собраниях, обязаны соблюдать конфиденциальность. Любая конфиденциальная информация, которой они делятся с участниками собрания, не должна включаться в протокол собрания, поскольку эти протоколы могут быть переданы третьим лицам.

Что делать с протоколами после их написания

После того, как протоколы будут составлены, раздайте их всем участникам собрания для ознакомления. Если ваша компания работает с комитетами совета директоров, вы также можете рассмотреть вопрос о распространении протоколов заседаний комитета среди всего совета директоров, поскольку комитет действует от их имени.

Вы не обязаны подавать протокол встречи в администрацию штата, но вы должны хранить его в надежном месте вместе с другими важными документами, такими как учредительные документы.