Моя система планирования: Моя система планирования 2.0 или как все успевать

Моя система планирования 2.0 или как все успевать

Основа системы планирования

Как и ранее, я продолжаю использовать для планирования модель Agile Results. Спустя несколько лет убедился, что эта система и ее принципы подходят мне больше всего.

Часто получаю вопросы, полностью ли я копирую систему?

Объясню свою позицию.

Я считаю, что универсальных систем планирования нет. Более того, каждый человек должен создавать удобную именно ему систему планирования. Чем больше она будет заточена конкретно под вас, тем эффективнее вы будете работать.

Поэтому из Agile Results я взял лишь часть техник, а именно:

• Метод чистого листа каждый день. Принцип, при котором вы стираете все задачи и планируете новый день исключительно исходя из приоритетов нового дня
• Метод 3 ключевых достижений, а также модель «Должен, Следует, Могу». С помощью этой техники я разбиваю день на 3 блока, разбитых по приоритетности. Подробнее об этом я расскажу ниже
• Ежедневные и еженедельные обзоры. Итоги дня, недели, месяца и года я подвожу в программе Day One — Bloom Built, LLC
• Гармоничное развитие всех важных жизненных сфер

Кроме этого в мою обновленную систему планирования легли следующие техники:

• Zero Calendar Брайана Харриса
• Интервальные работы и планирование дня блоками из Wake up productive Эбена Пагана
• Техника Pomodoro для фиксации интервалов
• Планирование личного обучения благодаря карте целевых навыков
• Метод Inbox из знаменитой GTD
• Метод обратного планирования (адаптация бизнес-планирования от Кемерона Герольда, описанного в книге «Уходим в отрыв»

Получается довольно интересный микс  😀 .

Ключевые инструменты системы планирования

По сравнению с прошлым годом инструменты моей системы планирования не поменялись, а только дополнились новым — стандартным календарем iCal.

Перечислю все инструменты еще раз:

1. Evernote — основной инструмент для планирования. Подробнее о том как я использую Evernote можете прочитать здесь
2. Day One — мой ежедневник в котором я подвожу итоги дня, недели, месяца и года
3. Eggscellent  — инструмент, с помощью которого я применяю на практике технику Pomodoro.
4. Wunderlist — его я использую в качестве напоминалок для задач с четкой датой завершения
5. iCal — это стандартный календарь, в котором я разбиваю день на блоки, используя технику Zero Calendar

А теперь давайте покажу как работает моя система планирования на практике.

Как работает моя система планирования

Начнем с планирования в Evernote. Каждый элемент системы я буду сопровождать скриншотом и детальным пояснением. Если у вас останутся вопросы, не стесняйтесь и задавайте их в комментариях  😀 .

1 — Набор заметок в блокноте «Планирование» в Evernote

На скриншоте показано как выглядит набор заметок в моем блокноте «Планирование». Он состоит из следующих элементов:

• 00_Входящее. На скриншоте этой вкладки нет, так как блокнот «Входящее» является отдельным блокнотом и состоит из своих заметок. Ниже я расскажу более подробнее об его структуре и предназначении.
• 01_Фундамент
• 02_План дня
• 03_План недели
• 04_План месяца
• 05_План года
• 06_Когда-нибудь
• 07_Обратное планирование на 3 года
• 08_Долгосрочные мечты и цели
• 09_Идеи

Как видим, структура блокнотов достаточно отличается от традиционных Agile Results и GTD. Далее я расскажу о каждом из блокнотов в деталях.

00_Входящее

Блокнот «Входящее» является отдельным элементом системы планирования со своей структурой заметок, поэтому он и не попал на первоначальный скриншот.

Он состоит из 3-ех заметок:

#1 — Входящее + To-Do

Эта заметка разбита на 3 части:

• На завтра
• На следующую неделю
• На следующий месяц.

В течении дня я складирую в эту заметку поступающие задачи и мысли, а потом переношу их в одну из 3-ех частей либо в блокнот «Когда-нибудь» или «Идеи».

Важный момент: в конце дня поле «На завтра» должно быть пустым. То есть, дела должны быть либо запланированы на следующий день, либо перенесены в соответствующий блокнот.

 

#2 — Смотреть

В эту заметку я сохраняю ссылки на понравившиеся мне видео, которые хочу посмотреть в ближайшем будущем. Знаю, что многие скажут: «А как же Pocket?» В Pocket я обычно сохраняю видео с телефона или планшета, а потом переношу их в Evernote.

Мне гораздо удобнее, когда вся информация находится в одном месте. Таким образом я всегда могу найти нужную информацию и перенести ее в план дня или недели.

#3 — Читать

Принцип аналогичный как и у заметки выше. Сюда я сохраняю все материалы из рассылок, социальных сетей и rss лент, которые хочу прочитать позже.

Кроме этого, в блокнот «Входящее» отправляются все важные письма, мысли и материалы, которые нужно разобрать или над которыми нужно подумать.

01_Фундамент

Эта заметка — основа основ всего планирования. Она содержит мою миссию, ценности, сильные стороны и мой личный манифест.

Зная эти вещи, всегда легко направить себя на правильный путь или принять решение в сложной ситуации. Я очень часто возвращаюсь к этой заметке и вам рекомендую завести себе подобную.

02_План дня

По сравнению с прошлым годом структура планирования на день существенно изменилась. Если раньше план дня состоял только из 3 частей:

• 3 ключевых результатов — это 3 самые важные задачи, которые я обязательно должен выполнить в течении дня
• Ритуалов и ежедневных действий — это ежедневные действия типа занятия спортом, чтения, изучения языка
• Списка остальных задач

То сейчас список остальных задач разделился на 2 части:

• Следует — сюда относятся все дела, которые следует выполнить после того, как выполнены 3 ключевых задачи
• Могу — задачи, которые неплохо было бы выполнить, но работать над ними нужно в последнюю очередь

И, кроме этого, в планировщик дня я добавил еще несколько категорий.

#1 — Не забыть!

В эту категорию попадают задачи, о которых важно помнить в ближайшее время, но при этом я не могу присвоить им конкретный срок. Основная идея — держать все время такие задачи перед глазами

#2 — Жду обратную связь

Сюда я записываю от каких людей и по какому проекту я жду обратную связь. Таким образом, мне очень удобно контролировать развитие всех проектов.

#3 — Делегировано

Так как теперь у меня есть ряд сотрудников, в категорию «Делегировано» я отправляю задачи, которые им поставил. Если задачи привязаны к конкретной дате, то я дублирую их в Wunderlist и выставляю срок с напоминанием.Ниже вы можете увидеть как это выглядит на практике.

make animated gifs like this at MakeaGif

Что мне дает такая система планирования дня?

Кроме того, что я могу сфокусировать на важных результатах, я также вижу перед глазами ситуацию по различным проектам: от кого и какую обратную связь я ожидаю, кому и что я поручил, и о каких делах нужно не забыть в ближайшее время!

Таким образом, каждый день у меня перед глазами вся моя деятельность.

Важные нюансы

Знаю, что многих из читателей беспокоят вопросы: когда лучше планировать? Утром или вечером?

Раньше я выделял несколько минут в начале дня на планирование, но со временем осознал, что вечернее планирование гораздо эффективнее. Особенно, после того как начал использовать технику Zero Calendar (подробнее о ней я расскажу ниже).

Большой плюс вечернего планирования заключается в том, что утром ты просыпаешься и знаешь точно, что, когда и в какой последовательности стоит делать. Это значительно уменьшает риск отложить задачу на потом 🙂

Также я обязательно в конце дня подвожу его итоги, используя программу Day One. Как и раньше, она служит моим электронным дневником, где кроме выполненных задач я делаю небольшой анализ своей деятельности и выписываю свои эмоции о прошедшем дне.

В конце статьи я отдельно расскажу, зачем это нужно делать и какую пользу это приносит мне.

03_План недели

План недели также немного видоизменился по сравнению с прошлым годом. Общий список задач также теперь разбит на категории «Следует» и «Могу».

В остальном структура планирования на неделю полностью похожа на планирование дня, за исключением того, что в ней отсутствуют категории «Не забыть», «Жду обратную связь» и «Делегировано».

В системе планирования недели также остался «Приоритет недели» — это ключевой навык или задача над которой я хочу осознанно сфокусировать и работать над ней ежедневно.

Каждое воскресенье я подвожу итоги недели в Day One, переношу туда выполненные задачи и провожу небольшой анализ своей деятельности. Подробнее об этом я также расскажу в конце статьи.

04_План месяца

План месяца полностью совпадает по структуре с планом недели. В нем есть такая же разбивка задач на категории «Должен, Следует и Могу», а также присутствует основной приоритет месяца — задача или навык над которым я должен осознано и сфокусировано работать весь месяц.

Каждую неделю я пересматриваю эту заметку и отмечаю, какие задачи выполнены, а также беру часть невыполненных и переношу в план следующей недели.

05_План года

Сразу хочу сказать, что к годовому планированию я отношусь очень гибко. Так как считаю, что год — это очень большой промежуток времени, в течении которого могут произойти события, влекущие за собой изменения приоритетов, целей и задач.

Поэтому, система планирования года включает в себя только приоритет года, 3 ключевых достижений (но и к ним нужно относиться гибко), а также список целей на год.

Этот список служит определенным вектором, который направляет мои цели и задачи в течении месяца, но не является догмой и списком задач, которые нужно выполнить любой ценой.

Новые заметки в блокноте планирования

06_Когда-нибудь

Заметка «Когда-нибудь» состоит из идей или задач, к которым я бы хотел вернуться в рамках года. Например, сюда могут включаться путешествия, обучающие курсы, которые займут прилично времени, бизнес-проекты, к которым я хотел бы приступить в течении года.

Заметка разбита на 2 блока: «Ближайшее время» и «Позже».

В блок «Ближайшее время» отправляются те задачи, который с высокой вероятностью могут попасть в план ближайших месяцев. В блоке «Позже» находятся задачи и идеи, к которым я вернусь в течении года.

Эту заметку я разбираю регулярно в последний день каждого месяца (для этого у меня стоит специальная регулярная напоминалка в Wunderlist) и смотрю, насколько актуальны в ней идеи.

Если вижу, что какие-то идеи актуальны и я могу приступить к ним в течении следующего месяца, то переношу их в план месяца. Если вижу, что есть неактуальные идеи, то просто вычеркиваю их.

07_Обратное планирование

Впервые о технике обратного планирования я узнал в книге Камерона Герольда Уходим в отрыв.

В книге Герольд давал полезное упражнение с помощью которого читатель должен был представить свою компанию через 3 года:

• Какой у нее уровень оборота и дохода?
• Какие продукты/услуги она продает?
• С какими клиентами она работает?
• Какой у нее офис?
• Какая корпоративная культура царит внутри?
• Какие инструменты маркетинга использует компания?
• Какие  сотрудники работают в компании? Какой у них уровень профессионализма? Какой у них уровень дохода?

После того, как вы ответили на вопросы и в деталях нарисовали будущее своей компании, Герольд предлагал начать двигаться в конечном направлении и постоянно задавать себе вопрос: что нужно сделать, для того, чтобы достигнуть желаемого уровня?

После чего читателю предлагалось спланировать, какие результаты должны быть у него в предшествующих конечному видению годах. То есть, предлагалось пойти от обратного.

В конце 2011 года я попробовал адаптировать это упражнение на личную жизнь, в результате чего у меня родились следующие вопросы:

• Где я хочу оказаться через 3 года? В какой стране, в каком окружении, в какой квартире я живу?
• Как выглядит мой идеальный день? Чем я занимаюсь в течении дня? Над какими проектами работаю?  С какими клиентами сотрудничаю? Как провожу свободное время?
• Сколько денег мне нужно для поддержания идеального стиля жизни?
• Как этого достичь, считая шаги обратно?

Сделав такое обратное планирование в конце 2011 года я был приятно удивлен, когда в 2014 году оно полностью реализовалось. В 2013 году я сделал новое обратное планирование, в котором немного поменялись мои приоритеты, и уже к осени 2015 года смог воплотить в жизнь задуманное.

Для меня это упражнение работает очень эффективно, поэтому рекомендую попробовать его и вам.

Важный совет: если решите выполнить это упражнение, то поедьте в свое любимое место. Главный критерий — оно должно быть тихим и уютным. Отключите телефон и мессенджер, чтобы ничего не могло отвлечь вас, и сфокусируйтесь на упражнении. Только так, сможете создать максимально подробную картину будущего.

08_Долгосрочные цели и мечты

Скриншот этой заметки я не стал делать так как назначение у нее достаточно простое: выписывать цели, задачи и мечты, которые я хотел бы достичь в будущем, но по сроку они не попадают в годовое планирование.

Сюда относятся различные бизнес-проекты, страны и города для путешествий, а также различные желания, на которые сейчас нет времени.

Этот блокнот я регулярно пополняю появившимися желаниями, а перебираю его при годовом планировании. Те, задачи/мечты, которые могу реализовать в предстоящем году, переношу в планирование года, остальные оставляю хранится  😀

09_Идеи

Структура этой заметки также достаточно проста — сюда попадают все свежие идеи, которые приходят в голову в течении дня. Эту заметку я разбираю каждое воскресенье, подводя итоги недели.

Все идеи я раскидываю по соответствующим заметкам, иначе они просто забываются либо пропадает мотивация их выполнять 🙂

Поэтому, в конце недели эта заметка должна обязательно стать пустой!

Что я убрал из системы?

Если вы читали мою прошлогоднюю статью о системе планирования, то, наверняка, заметили, что в обновленной системе отсутствует ряд заметок, а именно:

• Пятничный обзор
• Проекты

От пятничного обзора я в итоге отказалася и стал подводить итоги недели по воскресеньям. Блок с проектами я перенес в ежедневное планирование. Управлять ими стало намного удобнее.

2 — Принципы планирования

 #1 — Zero Calendar и планирование блоками

О технике Zero Calendar я впервые прочитал в блоге Брайана Харриса. С тех пор она стала незаменимым инструментом в моей системе планирования.

Основная идея техники заключается в том, что мы должны разделить свой день на различные важные для нас блоки (например, спорт, чтение, работа, почта, социальные сети, семья, и тп) и зарезервировать время для каждого их них.  В идеале, наш день должен быть расписан от момента пробуждения до отхода ко сну.

Таким образом, мы можем осознанно спланировать и выделить время для всех значимых для нас проектов, а также для отвлечений (звонки, почта, социальные сети).

Мне эта техника помогла в разы увеличить свою продуктивность.

 #2 — Чистый лист

Метод чистого листа был взят из Agile Results. Его основная идея — планирование каждого нового дня с чистого листа. То есть, вы не тяните за собой накопившиеся хвосты с предыдущего дня, а планируете новый день заново.

Таким образом, вы сразу фокусируете себя на важных для завтрашнего дня делах, а не на зачищена хвостов.

#3 — Система напоминаний

Система напоминаний нужна для того, чтобы не забыть о делах, привязанных к конкретной дате (например, платеж от клиента, встреча и тп), а также о регулярных делах, таких как разбор заметок из блокнота планирования (об этом я писал выше), оплата за квартиру и интернет, чистка подписного листа.

Все напоминания я веду в программе Wunderlist, которая синхронизирована с моим календарем. Поэтому, все напоминалки автоматически попадают в план конкретного дня.

3 — Подведение итогов

Каждый день я использую приложение Day One для подведения итогов дня (выше на скриншоте можете увидеть интерфейс приложения).

Сюда я переношу выполненные задачи из Evernote, а также анализирую, что получилось и не получилось (а также почему не получилось) в течении дня. Кроме этого, выписываю свои эмоции, для того, чтобы не накапливать в себе любые негативные эмоции, находить их первоисточник и удалять его.

Каждое воскресенье по такому же принципу я подвожу итоги недели, отмечая их отдельным ярлыком, а в конце каждого месяца/года — их итоги.

Зачем это делать?

Непосредственно об эмоциональной составляющей я рассказал выше. Теперь объясню, зачем я сохраняю выполненные задачи.

Дело в том, что я (уверен, что и вы с этим сталкивались 😀 ) периодически сталкиваюсь с чувством того, что мои цели находятся далеко и я никак не могу их достичь. Соотвественно, начинаю себя корить, что работаю недостаточно продуктивно.

Но проблема как раз в другом.

Чем больше вы делаете, чем больше целей достигаете, тем масштабнее становятся ваши цели!

Поэтому, дневник помогает отследить насколько эффективнее становитесь вы, сколько достижений уже у вас есть, и насколько вы движетесь вперед.

Эту идею хорошо передает мысль одного из моих самых любимых авторов Джеймса Алтучера:

Перестаньте сравнивать себя с другими! Сравнивайте себя с самим собой вчера, и ставьте себе цель каждый день стать на 1% лучше. Таким образом, через год вы станете в 3 эффективнее, чем сейчас.

Спустя 3 года такой осознанной и сфокусированной работы над собой, вы гарантировано попадете в топ-200 профессионалов в своей сфере. А этого уже вполне достаточно, чтобы прилично зарабатывать себе на жизнь.

На протяжении последних 5 лет я ей руководствуюсь и могу на своем опыте подтвердить — это правило работает!

Вместо вывода

Я знаю, что многих мучает вопрос: как правильно создать систему планирования?

Мой главный вывод — делайте ее удобной в первую очередь для вас!

Не смотрите ни на кого, берите лучшее из всех известных вам систем планирования и практик тайм-менеджмента, и адаптируйте их под себя.

Идеальных решений не существует!

И помните: важно не само планирование, а действия и результаты! Только действия ведут к достижению целей и реализации планов.

Успехов!

Моя система планирования — Мама Гремлина, Горыныча и Василисы — LiveJournal

Решила в первый день нового года принести немного пользы и написать о планировании. Точнее, о том, во что превратились наиболее популярные системы планирования в моей интерпретации.

Сразу заранее говорю, что одинаковые методы будут работать с разными людьми по-разному. Утрируя, то, что прекрасно подходит Стивену Кови, вызовет депрессию у Глеба Архангельского и наоборот. Так что я покажу, что делаю сама, а если кого вдохновит применить к себе, пусть следит внимательно за эффектом, и в случае чего гибко все преобразует на ходу.
И это… Я знаю, что есть люди, прекрасно справляющиеся со своей жизнью без всего вот этого, живущие легко и успешно на интуиции, как лилии или птицы (с). Вы это, сильно тут не ржите в комментариях над нами, составителями расписаний, хорошо? 🙂

1. В начале года (или в конце предыдущего, как делаю я) уместно подумать о планах и глобальных целях на следующий год. Их не должно быть больше пяти-восьми, но они должны быть:

— серьезными и важными. Их достижение должно привнести радость и спокойствие, влиять на жизнь, делать её лучше. Кроме того, надо следить за тем, чтобы эти цели были именно вашими, а не вашего мужа, мамы, подруг и т.д. То есть, если подруги говорят, что надо похудеть, а составительница плана внутри этого не хочет, то даже если она впишет похудение в план, ничего у неё не выйдет.
— достижимыми. Планировать надо с оглядкой на свои возможности, процент фантастичности может присутствовать (потому что планку надо повышать), но не должен превышать определенного порога. То есть, если у меня сейчас почти совсем нет денег (муж в свое развитие забрал), то я могу запланировать поездку в Швецию с Норвегией, потому что за год эти деньги реально получить, накопить и т. д. А вот три летних месяца в пятизвездочном отеле в Италии при таком раскладе лучше в план не вписывать…
— верифицируемыми. Это самый важный пункт. Должен быть однозначный критерий оценки, выполнена цель, или нет. Например, цель «заниматься развитием ребенка» — неверифицируема. Соответствующая ей верифицируемая цель будет звучать, например, так: «научить ребенка уверенно ходить, собирать пирамидку и говорить фразы из двух слов».

Глобальные цели надо записать. Инструмент здесь каждому подойдет свой. Я уже второй год покупаю и пользуюсь одним из бумажных ежедневников (рекламировать не буду), но компьютерные люди могут завести онлайн-ежедневник, а кому-то подойдет и тетрадка в клеточку.
Не лишним будет набросать по каждой цели хотя бы две-три задачи, на которые разбивается достижение. Можно больше. Маршрутную карту, так сказать. У меня на 2015 получилось вот так (бело-синяя картонка):

Построив глобальные цели на год, можно поддаться обаянию выбранного инструмента (а инструмент должен быть обаятельным, иначе ничего не выйдет) и дополнить эту работу тем, что он ещё предлагает. У меня вот в ежедневнике кроме картонк с целями есть лист с их распределением по сферам деятельности на год (фото ниже) и долгосрочное планирование на ближайшие годы (странички под картонкой с целями на фото выше).

2. Дальше нужно определить свой временной интервал, который можно спланировать более детально. И, собственно, спланировать.
Интервал должен быть не слишком короткий (замучаетесь постоянно составлять новый план), но и не слишком длинный (жизнь непредсказуема). У меня это два месяца. Очень удобно, шесть раз в год — промежуточное подведение итогов 🙂 Инструмент для планирования может, опять же, быть любым, у меня это — лист А4, который кнопками прикалывается к стенке у рабочего стола.

2.1. В центре листа рисую круг. Из центра этого круга рисую сектора до краев листа. Количество секторов определяется сферами деятельности автора плана, в которых он хочет осуществить планирование. Или ролями, которые этот автор в своей жизни выполняет. Я в этот раз решила использовать роли, а не сферы, роли получились такими (в скобках на листочке показано, каким примерно сферам оно соответствует):

Сферы и роли каждый определяет для себя сам, но одна сфера должна присутствовать в любом случае: яркий полноценный отдых. Если не планировать отдыхи и радости, то любой человек быстро сдуется, каким бы эффективным и мотивированным бы он ни был.
2.2. Далее внутри круга заштриховываю ту часть сектора, которая, как я считаю, отражает степень реализации данной роли (развития данной сферы) за прошедший период. Получается такой неровный многоугольник. Чем он ровнее, тем сбалансированнее и грамотнее построена жизнь. У меня, как видим, безнадежно провисли роли ученого, преподавателя и вообще интересной личности 🙂 Значит, именно им и надо уделить особое внимание.
2.3. Ну а потом, глядя внимательно на глобальные цели, в каждый сектор вне круга записываю конкретные задачи на период. Конкретные, достижимые, верифицируемые, важные. Приближающие меня к реализаци глобальных. Задач должно быть не мало (все-таки два месяца планирую, не хухры-мухры), но и не много (увязну нафиг). Задачи должны быть примерно равноценны и равнозатратны (насколько это возможно), если какая-то явно труднее и длиннее, то лучше разбить её на подзадачи и записать каждую отдельно. Вот что у меня получилось на эти два месяца:

3. Ну и, наконец, имея на стенке такой листочек-ориентир, можно приступать к детальному планированию каждого дня.
Прежде чем рассказать, что я делаю, напомню два важных момента:
— Планировать каждый день нельзя. Гуру тайм-менеджмента говорят, что на каждой неделе обязательно должен быть день-полностью-без-плана. Я считаю, это слишком мощно. На моей неделе без плана бывают два-три дня, иначе сдохнуть можно. Но уж оставшиеся, которые распланированы, должны быть выполнены кровь из носу.
— Планирование — гибкий итеративный процесс. Если, запланировав 33 дела, к концу дня планирующий понимает, что выполнил он от силы три, то в следующий раз планировать надо именно три. Плюс-минус два. Если же выполнены все 33, и ещё осталось время, то в следующий раз можно и пятьдесят. Как-то так.

А теперь как я планирую день:
3.1. Каждый день надо приблизиться к реализации какой-то глобальной цели или пункту из листочка на стене. Сделать что-то, что на эту цель работает. Или полностью её выполняет, как в примере моего сегодняшнего дня (да, я монстр и мутант, я распланировала 1 января), в первой строке страницы.
3.2. Каждый день надо сделать что-то, что делать не хочется. Самодисциплина такая. Что-то фу-фу-фу, но после чего станет легче дышать. Что-то, что давно откладывалось. Список таких дел лучше составить отдельно и пополнять периодически. А периодически вычеркивать. У меня сегодня это заказ журналов для подруги из Израиля — вторая строчка. По интернету, чего я не люблю.
3.3. И, наконец, каждый день надо откусить кусочек какого-то большого проекта. Ни дня без строчки, типа. Список таких больших проектов тоже удобно иметь отдельно. У меня этот список в результате проб и ошибок преобразовался в шкатулку с бумажками. Сегодня, например, я начну повторять со старым первое полугодие. Начну с русского языка. Вот гость от него уйдет, и начну — третья строчка 🙂
3.4. Далее расписываю события и дела, жестко привязанные ко времени. Это всякие встречи, в моем случае — лекции и уроки, визиты к парикмахеру у кого есть и т.д. У меня они в левой части страницы. Сегодня только одно такое дело — Данькин гость в три часа.
3.5. Следует помнить, что планировать дела, привязанные ко времени, надо так, чтобы они занимали не более определенного процента времени. Не меньше трети, а лучше больше, должно остаться для выполнения дел, ко времени не привязанных. У меня это правая часть страницы. Они расположены в примерном порядке, но даже их порядок может меняться, как пойдет.
3.6. Считается, что в конце каждого дня должна быть запланирована радость, которой можно будет в конце дня себя вознаградить за хорошее поведение выполнение. Я эту часть планирования выполняю не всегда (я предпочитаю, как настоящая сова, начинать с радости новый день), но сегодня решила попить кофе с книжкой. Это последняя строка. Список неежедневных необязательнех радостей, баловств ткскз, тоже хорошо бы держать отдельно, а то иногда так заработаешься, что и забудешь, что хотела в ванну с кофейной пенкой…
3.7. И, с целью повышения общего уровня оптимизма и тренировки видеть в жизни хорошее, мой инструмент планирования предлагает в конце каждого дня выписать самое лучшее, самое яркое событие этого дня. Предпоследняя строка. Пока не выписала, так как день не кончился ещё.

4. Монстры эффективности (типа Кови) предлагают также планировать ещё и каждую неделю.
Я попробовала, но получается тоскливо и хочется бросить. Но кому-то, возможно пригодится. Неделя планируется так же, как и ближайший большой период (пункт 2), но без анализа предыдущего выполнения (то есть, без кругов и секторов, просто списком), и на каждую роль (сферу) нужно придумать одну-две задачи, не больше.

5. У меня кроме гибкого планирования есть два списка-таблицы.
Ккоторые я уже как-то показывала. Называются «ежедневное» и «еженедельное». В первом столбце перечислены все мини-дела-рутины, которые надо по-любому сделать каждый день (неделю), иначе дом покроется экологической катастрофой, дети отобъются от рук, а мозг уйдет на пенсию. Например, прибрать столы на кухне, заправить кровать, позаниматься с младшим и старшим и т.д. каждый день. Или вымыть полы, плиту, постирать и погладить каждую неделю. Как-то так. Потому что мне в какой-то момент времени стало лениво каждый день переписывать эту простыню из головы в листочек ежедневника.

Общие замечания для перфекционистов:
Не надо каждый день выполнять 100%. Это не страшно, если процентов будет даже не 90, а, допустим, 75. Это нормально. Мы живые люди, мы устаем, болеем, а жизнь непредсказуема и интересна. Даже три основных дела (первые три строки у меня) необязательны к выполнению вот_прям_сегодня, если вдруг не получилось — можно будет зачеркнуть их завтра, послезавтра. При условии, что завтрашнее тоже будет выполнено. Гибкость — вот наш девиз. Обязательны, что очевидно, только глобальные цели (иначе зачем мы их придумывали?).

Общие замечания для пофигистов:
Не надо бросать планирование, даже если вообще ничего из плана не реализуется. Сегодня ничего, завтра ничего, а через неделю станет стыдно, и реализуется одно из десяти. Потом два, а потом втянетесь. Планирование — мощный инструмент, не зря все авторы всех известных книг пишут в предисловии слоганы типа «это изменит вашу жизнь!». Изменит. К лучшему. Если использовать методично и последовательно.

Все. Какие будут вопросы у уважаемой аудитории?

Моя система планирования: как я планирую в своих планировщиках

Вы когда-нибудь задумывались, какую систему кто-то использует для планирования своей недели? Как они планируют свой месяц, свою неделю, свои дни и работают продуктивно? Как они планируют и следят за тем, чтобы не пропустить сроки или встречи? Как они находят время для украшения?

Этот пост был создан несколько месяцев назад, но все еще очень похож на то, что я планирую сейчас. Вот только теперь я использую эти еженедельные вкладыши!

Что ж, надеюсь, этот пост поможет вам увидеть мой способ планирования и даст вам некоторые идеи о том, как вы можете решать эти вопросы с вашими планировщиками.

Каждое воскресенье я сажусь и трачу около 20 минут на то, чтобы спланировать и украсить свой ежедневник. Обычно я размещаю флажки на странице или публикую заметки, чтобы занять свое место перед планированием. Я всегда беру с собой две координирующие ленты васи, папки для наклеек и несколько листов декоративных тематических наклеек (купленные у Майкла или в хобби-холле).

Затем я сажусь и начинаю планировать и украшать. Чтобы увидеть, как я украшаю свой ежедневник, ознакомьтесь с моим постом об украшении Bando Theme здесь!

Сначала я открываю ежедневник, чтобы посмотреть свой месячный календарь. Я нахожу расписание или встречи на эту неделю, а затем перелистываю свой недельный раздел и записываю его в свой недельный календарь.

В своем еженедельном календаре я использую стикеры, чтобы выделять важные события. Затем я планирую одну область дома, которую мне нужно убирать почти каждый день в неделю (я также включаю один выходной день).

После этого я проверяю свой список текущих дел и записываю все, что хочу сделать на этой неделе. Я обычно записываю это на боковой панели своего EC, и, надеюсь, по прошествии недели я смогу проверить их все.

и это все, что я делаю для своего воскресного планирования. Накануне вечером я планирую следующий день, чтобы убедиться, что мой день проходит гладко и по плану.

Каждый вечер до конца недели я записывала любые новые планы, которые появлялись, и использовала наклейку, чтобы выделять их. Я также проверяю свои финансовые разделы в своем планировщике Kate Spade, чтобы отметить любые расходы на день, проверить свои счета, если они должны быть оплачены или я их оплатила, убедиться, что мы тратим в рамках нашего бюджета, и чтобы увидеть, когда что-либо из мои онлайн-заказы будут отправлены.

В дни, когда мне нужно дополнительное планирование или управление временем, я использую свои ежедневные страницы. Я пишу время, когда я хотел бы выполнить задачу, а затем записываю наши блюда на этот день. Я также записываю свой топ дел. Я не использую его каждый день, потому что большую часть времени он уже включен в мой недельный график. Мне нравится использовать этот раздел в дни, когда у меня назначена встреча или что-то необычное в моей повседневной жизни.

Я использую несколько ежедневников, потому что мне нужно отслеживать многое, и я люблю свой ежедневник Эрин Кондрен, но он слишком большой для меня, чтобы носить его в сумочке. Я использую Эрин Кондрен для планирования обзорного календаря. Мой ежедневник Kate Spade Rose Gold всегда со мной. Я использую его, чтобы писать о встречах и просматривать события на ходу. Я также использую его, чтобы отслеживать все наши личные финансы, а также доходы и расходы моего блога и магазина Etsy. У моей Кейт Спейд тоже есть несколько списков. Это действительно помогает, когда я в магазине и не помню, что нам нужно для дома или детей. Я просто переворачиваю раздел «Купить» и та-да! Вот что нам нужно было купить! Это также отлично подходит для любых идей или вещей, которые мне нужно сделать, которые приходят мне в голову. Если сразу не напишу, то забуду.

Вот как я планирую свои планировщики. Поделитесь со мной некоторыми из ваших методов планирования. Вы планируете каждый день или только один раз в неделю? Позвольте мне знать в комментариях ниже!

 

Planner Systems — создание планировщика, который работает на вас

34 акции

• Поделиться
• Твит

Я потратил много времени на размышления о своей системе планировщика, пока писал эту серию статей о том, как создать планировщик, который работает на вас. Вспоминая свой собственный (и все еще продолжающийся) путь к поиску подходящего планировщика для меня. Что сработало? Что не так? Что было для меня поворотным на этом пути? Я думаю, что одним из главных поворотных моментов стало осознание того, что один планировщик мне не подходит. Мой ежедневник заканчивался настолько полным каждую неделю, что просто смотреть на него становилось невыносимо. Среди всех этих записей я не мог понять, что для нас приготовила неделя; Короче говоря, я не видел леса за деревьями. Что-то нужно было изменить, потому что планировщик должен помочь облегчить часть стресса в нашей жизни, а не добавить к нему.

 

 

Planner Systems

 

Впервые я увлекся планировщиками в начале 2007 года. мне этот замечательный подарок в виде еженедельника и таймера, который поможет мне

а) научиться оценивать время, затрачиваемое на выполнение дел, и

б) поможет составить распорядок дня, который позволит мне оставаться в курсе всего, что я делаю необходимо оставаться на высоте.

Мне очень понравился этот планировщик. Это было некрасиво, это было просто функционально. Я планировал свой день накануне вечером и выделял время для выполнения задач. Со временем он становился все более и более людным. Мы приветствовали Лиама в этом мире, мы несколько раз переезжали, и когда я стал чувствовать себя более уверенно в своих распорядках, я добавлял к ним. Вскоре стало невозможно уместить все мои ежедневные дела в этот еженедельный планировщик. В семье четверо, следить за своими вещами и за всеми остальными было слишком сложно для одного планировщика. Примерно в то же время Трэвис дал мне большой календарь на белой доске. (сумма бонусных баллов мужу, который точно знает, что подарить жене на Рождество!) Я любил этот календарь, как любил этот первый планировщик. И с этим дополнением к нашему дому я вскоре осознал всю мощь Планировщика.

 

Что такое система планирования?

 

Система планирования — это просто два или более инструмента планирования, которые вы используете в сочетании друг с другом, чтобы помочь вам следить за своим временем, встречами и делами. Это может быть что-то такое же простое, как настенный календарь и список дел; Или что-то столь же сложное, как семейный командный центр с графиками работы и рутинными контрольными списками. Идея состоит в том, что вы используете инструменты, которые

работают на вас, , чтобы помочь вам продолжать делать то, что вы хотите.

Сюда могут входить любые, все или ничего из следующего:

• ежемесячный настенный календарь
• еженедельник
• ежедневник
• ежедневный рубанок
• рутинных контрольных списков
• Контрольные списки по ведению домашнего хозяйства/уборке дома
• планировщик еды
• списки дел
• список дел
• белая доска или доска для записей
• блокнот для списков
• пустой блокнот для записей

 

Как я уже упоминал в День второй (с чего начинается ваш планировщик), я считаю, что ежемесячный календарь является отличной основой для любого планировщика. Независимо от того, хотите ли вы просто создать «книгу» планировщика, которая содержит ежедневные и еженедельные страницы, или вы создаете целую систему, о которой мы говорим сегодня, ежемесячный календарь дает вам возможность увидеть лес и не отвлекаться. по всем деревьям. Но часто ежемесячный календарь не дает нам достаточно места или гибкости для остальных наших потребностей в планировании. Нам может понадобиться список дел, чтобы отслеживать все мелочи, которые нам нужно сделать. Или, возможно, нам нужен ежедневник, чтобы планировать наши рабочие дни. Именно здесь создание системы становится необходимым для успешного планирования.

 

Как работает система планирования?

 

Подумайте о некоторых более традиционных ежедневниках, которые можно купить в магазинах. В дополнение к ежемесячным, еженедельным и / или ежедневным страницам планировщика, многие из них теперь имеют разделы для планирования еды, списков дел, составления бюджета, списков покупок и многого другого.

Система планировщика похожа на выбор нужных разделов и использование их так, чтобы работало на вас . Давайте взглянем на мою систему, и, возможно, это натолкнет вас на некоторые идеи.

Моя система планирования начинается с ежемесячного семейного календаря. Еще до того, как я влюбился в планировщики и все, что они могут сделать для вас, у меня был ежемесячный календарь. Я бы использовал его, чтобы отслеживать все важные вещи, такие как особые даты, визиты к врачу и тому подобное. Я твердо верю, что наличие календаря на стене в том месте, где вы будете его регулярно видеть, имеет решающее значение для хорошей системы тайм-менеджмента. Независимо от того, являетесь ли вы большой семьей, небольшой семьей, женаты без детей или одиноки, настенный календарь — отличный способ убедиться, что все знают, что происходит.

 

 

Для меня очень важно оставаться в курсе повседневных дел. Мне не нужно много времени, чтобы сбить меня с пути, и мне трудно вытащить себя из этой спирали в хаос.

Возможно, мне уже не нужно планировать свои домашние дела в ежедневнике, но мне все еще нужно что-то, что привлекало бы меня к ответственности и напоминало, что эти вещи нужно сделать. Поэтому я распечатал свой контрольный список по домашнему хозяйству и страницу еженедельного пополнения и прикрепил их магнитной скрепкой к нашему холодильнику рядом с семейным календарем. Поскольку я целый день торчу в холодильнике, мне часто напоминают, что эти вещи нужно сделать. И я могу с первого взгляда увидеть, что осталось сделать в этот день.

 

 

Следующая часть моего планировщика – это система, это сам мой планировщик. С годами мои потребности и способы использования этого планировщика менялись, и ему приходилось расти и меняться, чтобы идти в ногу со временем. Ради этого поста я просто покажу вам два раздела, которые я использую в сочетании с семейным календарем и контрольными списками по ведению домашнего хозяйства. Сначала я использую свой полноразмерный календарь на две страницы в месяц на 2015 год.

Этот календарь служит моим графиком редактирования и обслуживания блога, а также действует как дубликат нашего семейного календаря, поэтому я могу быть уверен, что планирую в соответствии с обязательствами нашей семьи. Я записываю свои сообщения за месяц на этих оранжевых флажках, чтобы при необходимости можно было что-то изменить. Я использовал флаги разного цвета для разных вещей.

 

 

Затем у меня есть планировщик на две страницы в неделю. Я использовал Семейное еженедельное расписание в качестве вдохновения и адаптировал его, чтобы оно больше подходило для ведения блога. Как я уже сказал выше, мне больше не нужно планировать свою домашнюю работу каждый день, но я обязательно включаю напоминания, чтобы проверять список домашних дел в течение дня. Как видите, я вытаскиваю флажки из ежемесячного календаря и добавляю их в свой недельный план. Это опять же позволяет мне перемещать вещи и настраивать их по мере необходимости.

 

 

Может показаться, что для того, чтобы управлять своим временем, требуется много шагов, но каждый из этих «планировщиков» служит разным целям и позволяет мне легко следить за нашей семьей, домом и моей блог-жизнью. Это далеко не идеально, и мне еще предстоит пройти долгий путь, чтобы создать систему планировщика, которая лучше всего подходит для меня, но я становлюсь все ближе и ближе.

 

Таким образом, система планирования — это два или более инструмента планирования, которые работают вместе, чтобы помочь вам планировать свое время и отслеживать все, что нам нужно делать, чтобы наша жизнь шла гладко. Они работают, потому что каждая часть служит определенной цели или отслеживает одну вещь. У вас может быть ежемесячный семейный календарь, в котором отслеживаются встречи, занятия спортом и другие дела, и планировщик питания, который вы используете, чтобы убедиться, что у вас есть контроль над ужином, и, возможно, графики работы по дому, которые помогут вам и вашим детям поддерживать порядок в доме. , и еженедельный планировщик, который вы везде берете с собой, чтобы держать свои дела в порядке. Каждый из этих инструментов сам по себе прекрасен, вместе они создают систему, которая помогает вам оставаться в курсе всего, что вам нужно.