Как вести протокол собрания: Образец протокола собрания, совещания в 2022 году

Каталог бланков — раздел «Протоколы» — интернет-бухгалтерия «Мое дело»

• Главная
• Бланки
• Протоколы

Образец протокола заседания представителей (рекомендован Трудовым Арбитражным судом г. Москвы), редакция 1 от 16.02.2022

Образец протокола заседания представителей работников и работодателей о создании трудового арбитража для рассмотрения коллективного трудового спора между работниками и работодателем (рекомендован Трудовым Арбитражным судом г. Москвы), редакция 1 от 16.02.2022

Образец протокола заседания примирительной комиссии (рекомендован Трудовым Арбитражным судом г. Москвы), редакция 1 от 16.02.2022

Образец протокола заседания профсоюзного комитета (рекомендован Трудовым Арбитражным судом г.

Москвы), редакция 1 от 16.02.2022

Образец протокола общего собрания работников (рекомендован Трудовым Арбитражным судом г. Москвы), редакция 1 от 16.02.2022

Образец протокола разногласий заседания примирительной комиссии (рекомендован Трудовым Арбитражным судом г. Москвы), редакция 1 от 16.02.2022

Образец протокола разногласий совместного заседания представителей сторон и посредника по рассмотрению коллективного трудового спора между работниками и работодателем (рекомендован Трудовым Арбитражным судом г. Москвы), редакция 1 от 16.02.2022

Образец протокола совместного заседания представителей сторон и посредника по рассмотрению коллективного трудового спора между работниками и работодателем (рекомендован Трудовым Арбитражным судом г. Москвы), редакция 1 от 16.02.2022

Протокол (решение) общего собрания учредителей о создании АО, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол (решение) общего собрания учредителей о создании ООО, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол аттестации рабочих мест по условиям труда (г. Москва), редакция 1 от 16.02.2022

Протокол допроса свидетеля (код по КНД 1165011), редакция 1 от 16.02.2022

Протокол заседания аттестационной комиссии, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол заседания квалификационной комиссии о присвоении работнику квалификационного (тарифного) разряда, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол заседания комиссии по проверке знаний требования охраны труда , редакция 1 от 16.02.2022

Протокол заседания комиссии по социальному страхованию, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол заседания совета директоров об избрании на должность генерального директора, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол об административном правонарушении (г. Москва), редакция 1 от 16.02.2022

Протокол общего собрания акционеров о выплате дивидендов, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол общего собрания акционеров об утверждении промежуточного ликвидационного баланса, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол общего собрания о предоставлении отпуска генеральному директору, редакция 1 от 16. 02.2022

Протокол общего собрания об отзыве из отпуска генерального директора, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол общего собрания ООО о переизбрании генерального директора на новый срок, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол общего собрания ООО о предоставлении отпуска генеральному директору, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол общего собрания ООО об избрании на должность генерального директора, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол общего собрания ООО об отзыве из отпуска генерального директора, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол общего собрания участников ООО о продлении полномочий руководителя организации, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол общего собрания участников ООО о распределении доли чистой прибыли, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол общего собрания участников ООО о согласии на совершение крупной сделки, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол общего собрания участников ООО об утверждении промежуточного ликвидационного баланса, редакция 1 от 16. 02.2022

Протокол общего собрания учредителей о переходе на типовой устав, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол опроса пострадавшего при несчастном случае (очевидца несчастного случая, должностного лица) (форма 6), редакция 1 от 16.02.2022

Протокол осмотра места несчастного случая, происшедшего (форма 7), редакция 1 от 16.02.2022

Протокол оценки обеспечения работников средствами индивидуальной защиты (г. Москва), редакция 1 от 16.02.2022

Протокол оценки травмобезопасности рабочего места (г. Москва), редакция 1 от 16.02.2022

Протокол разногласий к договору поставки, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол разногласий по заключению коллективного договора, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол разногласий по проекту локального нормативного акта, редакция 1 от 16.02.2022

Протокол разногласий по проекту приказа о расторжении трудового договора, редакция 1 от 16.02.2022

Планерки и собрания — Битрикс24 — ООО Автоматизация

• org/ListItem»> Главная страница
• Разработка Web сайтов
• Битрикс24

Планерки — обязательный инструмент деятельности любой организации. Новый инструмент сокращает время на подготовку, делает удобным и быстрым проведение и сбор отчетности по собранию, позволяет контролировать исполнение поставленных на собрании целей, хранить историю и обеспечить «прозрачность» всего процесса для руководства.

Участники собрания распределяются по ролям и действуют в соответствии с ними. «Организатор» создает собрание, распределяет обязанности между участниками и закрывает его. «Секретарь» пишет отчет. «Докладчики» отчитываются по вопросам повестки дня. Все накопленные материалы собрания уходят в архив и доступны в дальнейшем для просмотра участниками собрания и руководством компании. Между однотипными собраниями устанавливается связь — незакрытые вопросы из предыдущих планерок наследуются, а на текущем совещании планируется следующее. 

Создание нового собрания

 
Новое собрание 

«Организатор» при создании собрания указывает тему (предмет обсуждения), добавляет описание и подгружает к нему, если нужно, файлы, выносит на повестку вопросы. Каждый вопрос повестки кроме короткого названия можно расширить — прикрепить к нему файлы и подробное описание, назначить ответственного и задать срок. Задается дата, время и длительность собрания, приглашаются участники, назначается секретарь, выбирается место проведения. После нажатия кнопки «Создать собрание» мероприятие готово и ждет своих участников в назначенное время. Инициатор собрания может его начинать. 

Подготовка к собранию

Как только создается новое собрание, его участники получают уведомления — извещения о предстоящем собрании со всеми подробностями и приложенными файлами. Механизм подтверждения или отказа от участия в собрании, как и прежде, включается через календари. Каждый участник видит полное описание — повестку собрания, его вопросы, что конкретно ему приготовить к собранию — какие вопросы на нем, как ответственном и так далее. 

 
Предварительные отчеты 

Участники могут подготовиться к собранию — написать комментарии как к самой планерке, так и к своим вопросам, подгрузить к вопросам файлы, написать предварительные отчеты, а также предложить рассмотреть на собрании другие вопросы. 

Связь с предыдущими планерками

Следующее собрание по образу и подобию предыдущего — или из интерфейса самого собрания, или из списка всех собраний на портале. 

 
Создание новой планерки на основе предыдущей 

При этом видно, что именно было на прошлой планерке — какие вопросы остались незавершенными, какие задачи невыполненными, какие документы использовались и т.д. Все это можно и нужно использовать при создании новой планерки. 
 
Перенос старых вопросов 

Часто вопросы «перетекают» по времени, переносятся, откладываются.

В функционале собраний на портале такие «переходящие» вопросы можно просто вставить в новую планерку, а не создавать заново. 

 
Вопросы из предыдущего собрания 

Вы видите, какие из вопросов/подвопросов не завершены и добавляете их в новую планерку по одному или целыми группами. 

Протокол

 
Отчет по вопросу собрания 

По умолчанию протокол собрания пишет назначенный «Секретарь». Однако каждый участник может добавлять свои отчеты-комментарии, привязывая их к вопросам повестки. Возможно, протокол по вопросам, у которых назначены ответственные, будет удобнее вести этим ответственным сотрудникам. 

Интеграция с задачами

Это очень удобно — распределять задачи сразу по ходу планерки. И «раздавать» эти задачи тут же — прямо на планерке. Чем хорош такой способ постановки задач из планерок — задачи всегда под контролем. Переходя от планерки к планерке, вы отслеживаете ход выполнения этих задач. 

 
Задачи, привязанные к собранию 

Каждый вопрос собрания можно добавить в новую задачу или привязать какой-то вопрос к задаче существующей. Эти задачи и ход их выполнения отображаются в отчете по каждому вопросу. В списке связанных с вопросами собрания задач отображаются все самые важные параметры — ответственный и постановщик, статус, важность и срок. Прямо из этого списка можно быстро отредактировать любую из задач, например, передвинуть какой-то задаче дедлайн, если ответственный занят другими работами. 

Оценка руководителем

 
Просмотр материалов собрания 

Руководитель компании может просматривать все текущие и завершенные собрания по подразделениям и давать им оценки. Он видит, что именно обсуждалось на планерке, какие решения приняты, какие документы выработаны, какие задачи поставлены по каждому вопросу, кто за них отвечает и в каком статусе они находятся на текущий момент. Руководитель делает выводы, планирует дальнейшую работу подразделений и всегда находится в курсе текущих проектов в компании. 

Функционал организации собраний, планерок и совещаний — эффективный сервис планирования. Теперь в вашей компании собрания будут проходить под контролем, нацеливаться на результат и станут еще одним инструментом для повышения эффективности бизнеса.  

Как вести протокол встречи (и почему он важен)

Протокол встречи структурирует вашу встречу. Ведение протокола фиксирует все ходы встречи, включая ключевые моменты обсуждения и решения, и помогает всем заинтересованным сторонам понять цель и результаты конференции.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это записи, сделанные во время собрания, которые служат официальным отчетом собрания о ходе заседания. В протоколе встречи предполагается сформулировать всеобъемлющую основу и подтвердить цель встречи. Они служат в качестве плана встречи для определения плана до встречи группы и документального подтверждения сессии после нее.

Протокол собрания представляет собой письменный отчет обо всем, что произошло во время определенного сеанса. Они информируют людей, которые не присутствовали на собрании, о том, что произошло во время собрания. Они также помогают в принятии будущих решений.

Какой смысл вести протокол собрания?

Протоколы, по словам Феллоу, представляют собой подробный исторический отчет о краткосрочном и долгосрочном планировании компании. Участники используют протоколы для дальнейшего использования и понимания прогресса компании.

Протокол даже обеспечивает юридическую защиту компании. Комплексная проверка часто фиксируется в протоколах собраний компании, проводится официально и каталогизируется для подтверждения этических и ответственных практик учреждения.

Протокол собрания также подтверждает намерения и механизмы компании, принимающие определенные решения. Это будет полезно при ответе на любые вопросы, которые могут возникнуть в связи с предыдущими решениями.

Наряду с другими причинами, протоколы собраний жизненно важны, потому что они:

• Предоставить протокол решений учреждения или группы и обсуждений
• Они определяют людей, наделенных различными обязанностями
• Они служат доказательством сроков выполнения заданий и результатов
• Они приносят пользу отсутствующим для принятия решений во время собрания
• Идентификация и действий по отслеживанию

Встречи служат точкой отсчета, когда:

• Выводы встречи влияют на другие совместные задачи или проекты в учреждении.
• Минуты могут помочь в оценке (или напоминании) товарищам по команде о назначенных им заданиях и сроках.

Протоколы должны быть четкими и краткими, и эти записи должны включать обсуждаемые возможности, ключевые моменты, действия и потребности. Когда вы используете протоколы совещаний для обмена информацией и объяснения того, как высшее руководство принимало конкретные решения, они являются проводниками прозрачности и подотчетности.

Минуты могут сохранить непрерывность программы, например, полностью информируя новых сотрудников об истории программы. Они даже могут служить в качестве мониторов прогресса, когда вы используете минуты для раскрытия и наблюдения за мини-проектом с определенными сроками, списками задач и целями.

Как эффективно вести протокол встречи

Вести протокол во время встречи может быть сложно, но очень важно делать точные записи. Вот некоторые вещи, которые вы должны иметь в виду, проводя минуты.

Предварительное планирование и подготовка к встрече

Повышает эффективность встречи. Когда все стороны, включая председателя и секретаря, работают вместе, чтобы определить повестку дня собрания, вести протокол становится проще. Вы также должны выбрать инструмент, который будете использовать для ведения протоколов.

Кроме того, выберите формат протокола собрания, который вы будете использовать. Необходимо рассмотреть повестку собрания. Обзор устанавливает ожидаемых участников и темы для обсуждения во время встречи. Кроме того, повторно оцените предыдущие встречи, чтобы определить любые последующие действия по пунктам действий, которые необходимо рассмотреть на этой встрече.

Во время встречи

Важно делать заметки. Прежде чем делать заметки на собрании, необходимо знать информацию, требуемую в протоколе. Некоторые организации имеют другие форматы и ожидания.

Однако некоторая общая информация, которую секретарь должен включать в протокол, включает:

• время и дату собрания
• ФИО участников собрания и отсутствующих, и отсутствующих с извинениями
• Принятие, исправления или поправки к протоколу предыдущего собрания
• Участники обсуждают и принимают решения по каждому пункту повестки дня. Эти решения могут включать:
  • Действия
  • Следующие шаги
  • Исходы предложений, если в повестке дня были вопросы для голосования
  • Назначенные обязанности, их сроки и результаты
  • Предметы, хранящиеся более
  • Любые другие вопросы помимо того, что было в повестке дня
  • Дата и время следующей встречи

Согласно Note Joy, во время встречи вам потребуется:

• Записать участников встречи.  Если собрание большое, раздайте регистрационную форму, чтобы все могли войти. Кроме того, укажите отсутствующих среди гостей.
• Убедитесь, что вы знаете, кто есть кто . Если есть дебаты или концепция, вам удастся точно задокументировать конкретные индивидуальные вклады.
• Составьте список всех соответствующих дискуссий или идей и участников, которые их предоставили . Запишите содержание всех выявленных решений и действий, а также ответственных за них лиц.
• При необходимости получить разъяснения . Как человек, который ведет протокол, поощряйте команду добавлять больше деталей к своим вкладам, когда это необходимо. Например, после определения элемента действия вы можете запросить разъяснения по ответственному лицу.
• Запишите только самые важные пункты; не все . Можно включать только основные моменты, а не подробные пояснения. В качестве альтернативы, если разговор идет быстро, сделайте заметку, которая послужит напоминанием и позволит вам позже заполнить пробелы.
• Ваши минуты должны быть объективными и точными . Сообщайте факты, не проецируя личного мнения или провокационных комментариев. Ничего не упускайте, но убедитесь, что это проверяемый и беспристрастный отчет.

После собрания

Как можно скорее переоцените и подчистите все детали для протокола. Пока конференция еще запоминается, откорректируйте протокол и добавьте любую важную информацию.

Вычитка и перепроверка позволяют добавлять информацию к заметкам, сделанным во время встречи, которая могла развиваться очень быстро. Удивительно, насколько полезным может быть даже кажущийся несущественным контекст в вашей голове через несколько часов после сеанса.

Чтобы узнать о важности переписывания как можно раньше, подождите неделю, прежде чем полировать свои протоколы. Если вы будете говорить слишком долго, вы можете подвергнуть сомнению даже простые предложения, не зная, о чем вы говорите.

Вы также можете указать такие детали, как тема встречи, место и время обсуждения, а также форма встречи, чтобы в будущем было проще обращаться к ней. Кроме того, делитесь и распространяйте протокол собрания среди соответствующих членов вашей команды.

Убедитесь, что вы понимаете, кого включать, потому что степень распространения почти всегда распространяется не только на участников.

Несколько полезных советов, как занять минуты

1. Помните, что стоит отметить, а что нет.

Не заставляйте себя постоянно делать заметки на собрании. Перед посещением убедитесь, что вы достаточно изучили сессию. Во время встречи основное внимание уделяется ключевым моментам, о которых говорят участники, а не всему их вкладу.

2. Определите время, когда вам нужно больше сосредоточиться на слушании.

Укрепление уверенности и понимания того, что вам нужно делать заметки, позволит вам узнать, когда лучше всего слушать. Крайне важно концентрироваться на различных вкладах, но вам не нужно будет записывать некоторые части обсуждений.

3. Заранее должным образом подготовиться к встрече.

Это также поможет вам определить, какую информацию вы должны делать для заметок. Почти наверняка вы будете отвечать за планирование расписания, в котором излагаются темы для обсуждения на собрании. Если вы недостаточно подготовлены, вы, скорее всего, неверно истолковаете обсуждение, и это будет отражено в ваших заметках и протоколах собрания.

4. Используйте шаблоны.

Скорее всего, вы будете нести ответственность за то, что минуты будут занимать более одного раза, создание нового документа каждый раз, когда вы пишете минуты, тратит много времени. Использование шаблонов может помочь сократить эти потери времени. Вы будете знать конкретную информацию, которую вы должны включить, и, как следствие, то, к чему вы всегда должны прислушиваться и записывать, если используете шаблоны.

Использование шаблонов также обеспечивает согласованность и профессионализм ваших деловых записей. Вы основываете шаблон на предыдущих протоколах собраний. Если нет прецедентов, используйте повестку дня встречи, чтобы начать создавать свою.

Несколько вещей, которые вы должны включить, если вы создаете шаблон протокола собрания с нуля:

1. Имя ведущего
2. Название вашей организации и/или команды
3. Дата и время встречи
4. Участники собрания, указывающие на тех, кто занимает важные посты в вашей организации
5. Цель вашей встречи
6. Резюме любых необходимых отчетов и/или объявлений
7. Решения, к которым пришла ваша команда
8. Альтернативные действия и обсуждения
9. Согласованы роли/обязанности и вопросы для последующих действий 

Не стесняйтесь копировать и вставлять те, которые вы хотели бы включить в файл Google Doc или Microsoft Word для использования в будущем.

5. Встретьтесь с председателем собрания и проведите предварительное обсуждение.

Это позволяет прояснить вопросы, поскольку председатель отвечает за организацию собрания и управление им.

6. ​​Поговорите с участниками до собрания, чтобы лучше понять предмет обсуждения.

Это также поможет вам определить важные детали, которые вы должны отметить в ходе сеанса.

7. Введите заметки и протокол встречи как можно скорее.

Своевременный набор текста позволит вашей памяти лучше усвоить любую важную деталь.

8. Будьте объективны.

Протоколы должны быть полностью объективными, без предпочтения каких-либо высказываний или выражений участников. Отчет, который вы создаете, должен давать непредвзятый отчет о проблемах и решениях.

Советы по ведению протоколов виртуальных совещаний

Прежде всего убедитесь, что вы находитесь в месте, где вас никто не отвлекает и не отвлекает. Это означает отсутствие фоновых шумов и комфортное рабочее место.

Если вы пропустите вклад определенного участника, обязательно попросите его повторить. Получение разъяснений в течение всей встречи важно, чтобы оставаться фактическим. Делать заметки — это хорошее начало, но обеспечение того, чтобы вы рисовали полную картину в своих заметках, — это еще один неотъемлемый шаг.

Согласно Snack Nation, вы можете записывать встречи после получения разрешения от соответствующих лиц. Используйте индикатор выполнения записи, чтобы отслеживать важные разговоры. Если какая-либо из ваших заметок неоднозначна, вы будете точно знать, куда в записи следует обратиться, чтобы получить необходимую информацию.

Если из-за межсоединения, скорости Интернета или других проблем сложно услышать участников собрания, сообщите об этом. Чтобы эффективно выполнять свою работу, вы должны все слушать и четко понимать. Итак, поднимите такие вопросы, с которыми вы столкнетесь во время записи встречи.

Типичные проблемы при ведении протоколов

Ведение протоколов — простой процесс. Я имею в виду, мы просто делаем заметки, верно? Но это не значит, что с ним не будет проблем.

1. Переизбыток информации от участников собрания.

Большинство диалогов следуют последовательной и прямолинейной схеме:

Человек А говорит, Человек Б слушает, Человек Б говорит, а Б слушает.

Однако, когда вы добавляете в диалог нескольких человек, все становится намного сложнее. Проблема в том, что теперь у вас есть много людей с разным опытом и мышлением, пытающихся превзойти других участников. Переговоры друг с другом иногда могут увести разговор в сторону и отвлечь внимание от первоначальной темы.

Учитывая, что высказанные опасения законны, протоколисту становится трудно решить, что принять к сведению.

2. Иногда у составителя протокола может быть информация о предмете, требующем его активного участия в собрании.

Активное участие является сложной задачей, потому что становится трудно решить, на чем они должны сосредоточиться, будь то протоколирование или активное участие.

Вы можете решить эту проблему, попросив кого-нибудь из присутствующих на собрании взять на себя обязанности по написанию минут, пока вы делаете презентацию и участвуете в обсуждении темы.

3. Ведение протокола плохо проведенного собрания может быть не только трудным, но и контрпродуктивным.

Без хорошей модерации сложно провести несколько минут, когда люди постоянно переговариваются друг с другом, постоянно отвлекаются и отвлекаются, а также ведут посторонние разговоры. Таким образом, сотрудничество между председателем и секретарем необходимо для обеспечения упорядоченного проведения собрания.

Что нужно и что нельзя делать при составлении полезных протоколов совещаний

DO:

• Используйте повестку дня собрания в качестве руководства
• Укажите дату и время встречи. Кроме того, рассмотрите возможность включения списка участников с их должностями.
• Документируйте все заседания, на которых проводится голосование, включая результаты голосования.
• Оставайтесь объективными: язык должен быть ясным, непредвзятым и легким для понимания. Сведите к минимуму использование наречий и прилагательных, чтобы избежать предвзятости.

НЕЛЬЗЯ:

• Напишите стенограмму: запишите важные решения, действия, проблемы и предлагаемые решения.
• Включайте личные мнения/комментарии: Ваши протоколы должны быть профессиональными, непредвзятыми и беспристрастными.
• Слишком долго не вводите минуты.
• Напишите протокол от руки.

Заключительные мысли

Попытка зафиксировать все, что обсуждалось на совещании, может быть ошеломляющей, особенно когда ответственным является один человек. Но когда вы помните, насколько ценно время каждого человека на собрании, становится ясно, насколько важно, чтобы вы максимально эффективно использовали время, проведенное вместе. Так что, рискуя показаться слишком драматичным, обеспечение того, чтобы все было хорошо задокументировано, действительно может сделать разницу между продуктивной встречей и непродуктивной.

Надеюсь, теперь у вас есть кое-что полезное для вашей следующей встречи. Возможно, вас даже вдохновит начать вести протокол во время совещаний, на которых раньше не было элемента ведения заметок.

Как вести протокол собрания? Руководство для профессионалов

Ведение протокола на совещании — важная работа, это наше простое руководство о том, что должен учитывать профессиональный протоколист при посещении собрания.

Take Note уже более десяти лет предоставляет профессиональные услуги по ведению протоколов и транскрипции компаниям по всему миру; это наше руководство о том, как вести протоколы совещаний в качестве профессионала, мы чувствуем, что можем написать на основе опыта 🙂

Протокол регистрирует присутствующих, принятые решения и последующие действия для сохранения письменного отчета о событии. Для создания полезных протоколов, на которые могут ссылаться и которые могут быть поняты как участниками, так и отсутствующими, протоколисты (также известные как записные книжки) должны быть проинформированы о цели собрания и подготовлены с помощью своих инструментов. Обычно на корпоративных собраниях, заседаниях совета директоров, фокус-группах, заседаниях комитетов, жалобах на персонал или просто для ведения официальных записей принято вести протоколы.

Метод, которым вы пользуетесь, чтобы вести хороший протокол собрания во время собрания, может различаться в зависимости от формальности собрания и вашего знакомства с организацией и предметом. Как правило, запись встречи — хорошая идея. Если вы что-то упустили или вам нужно перепроверить свой ответ, вы можете вернуться к аудио (но обязательно уточните у организатора, что можете). Печатание на ноутбуке — это самый быстрый и эффективный способ ведения протоколов совещаний. Лучше всего взять с собой резервный источник, например, бумагу и ручку, на случай, если у вашего компьютера возникнет техническая проблема.

Как вести протокол собрания – перед собранием.

Если вы ведете протокол со стороны, узнайте у организатора собрания, существует ли стандартный шаблон протокола собрания или формат документа, например PDF или Google Docs. Получите список участников собрания, повестку дня собрания и пункты действий, которые будут использоваться для формирования основы вашего собственного протокола. Любая запись собрания всегда должна содержать дату, время, название организации, организатора собрания, участников, место, а также время начала и окончания.

Убедитесь, что ваш ноутбук полностью заряжен и что у вас есть запасной блокнот и ручка на случай, если с вашим компьютером возникнет техническая проблема. Прочтите повестку дня и просмотрите любые предоставленные справочные материалы. Понимание контекста и цели встречи поможет вам делать соответствующие полезные заметки и познакомит вас с жаргоном и сокращениями, которые могут использоваться.

Подготовка к ведению протокола собрания — когда вы прибываете на собрание

Приходите как минимум на десять минут раньше, чтобы вы могли занять свое место, обсудить любые изменения повестки дня или конкретные указания с организатором собрания. Проверьте график того, когда вы вернете завершенные минуты. Ведущий протокол никогда не должен опаздывать, и собрание никогда не должно откладывать начало из-за ведущего протокол.

Убедитесь, что вы сидите удобно и можете видеть любые визуальные эффекты, такие как слайды Powerpoint, отображаемые для группы. Вы должны быть в состоянии записать встречу без напряжения. Старайтесь не сидеть там, где несколько участников будут стоять к вам спиной. В идеале вы будете сидеть за столом для переговоров, рядом с источником питания для вашего ноутбука, с листом посещаемости и там, где вы сможете легко установить зрительный контакт с организатором встречи. Может быть полезно использовать список участников, чтобы записать их позиции, чтобы помочь вам во время собрания.

Написание протокола собрания – во время собрания

Запишите всех присутствующих и тех, кто присылает свои извинения. Запишите их имена и титулы, указанные в повестке дня.

Цель ведения протоколов — зафиксировать, какие решения были приняты и кем. Вы обнаружите, что разговор на собраниях не всегда соответствует повестке дня. Например, дружелюбные коллеги могут потратить первые несколько минут на небрежную беседу перед официальным началом встречи. Вы не обязаны это записывать. В зависимости от типа встречи некоторые организаторы не придерживаются строго своей повестки дня, и встреча может проходить по нескольким направлениям. Записывайте эти отвлечения так же старательно, как и пункты повестки дня. Вы можете использовать собственные сокращения и сокращения, чтобы сэкономить время и не отставать от обсуждения.

Как секретарь, вы никогда не должны прерывать собрание. Однако, если вы не видите или не слышите или пропустили важный момент, подождите, пока человек закончит говорить, чтобы вмешаться. Сделайте это уверенно, быстро и профессионально: «Извините, я не расслышал, какой номер вы только что назвали?» Если ваш вопрос касается информации, которая не будет потеряна в памяти, например, написания чьей-то фамилии, свяжитесь с организатором позже.

Поскольку ведение протокола — это не то же самое, что транскрипция, вам не нужно писать дословный отчет обо всем сказанном, чтобы составить эффективный протокол. Вместо этого подведите итоги обсуждения по каждому пункту повестки дня, отнеся каждый существенный момент к конкретному участнику. Конечным этапом является запись решений, которые были приняты, и того, как они были достигнуты, поэтому включите разногласия и стороны обсуждения. Решение обычно влечет за собой последующие действия. Обязательно записывайте, кто кому поручил последующие задачи и когда их сроки.

После собрания

Как только собрание закончится, засеките время, заполните детали и проверьте свою работу, пока все еще свежо в памяти. Замените стенографию полностью написанными словами и уточняйте у организатора все неясности.

Если позволяет срок, установленный организатором собрания для протоколов, сделайте перерыв перед их отправкой. Просмотр ваших заметок свежим взглядом через несколько часов может помочь вам найти незначительные опечатки.