Как вести правильно протокол совещания образец: Протокол совещания. Образец 2021 года
Как написать протокол технического совещания
Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами. В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания. Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации. Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия. В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!
Как писать протокол совещания
Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами.
В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания. Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации.
Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия.
В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания. Образец составления является единым для всех подобных мероприятий в границах одной организации.
Таким образом, являясь отображением хозяйственной деятельности предприятия, этот документ имеет важное юридическое значение. Протокол общего собрания, образец его составления и нормы, применяемые к его содержанию, установлены различными законодательными актами РФ.
Поэтому необходимо строго придерживаться установленных требований к его оформлению, так как контролирующие органы при проверках имеют право признать недействительными решения юридического лица на основании имеющихся нарушений и невыполнения основных требований к протоколу.
Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения. Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:.
Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и ание, и результаты, которые были утверждены. Протокол общего собрания — это документ, излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально.
Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний.
Цель протокола — это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.
Любое предприятие или организация должны использовать способы коллегиального принятия решений и уметь грамотно составлять протоколы своих собраний. Важность протоколирования коллегиально принятых решений является хорошим подспорьем правильного ведения своей деятельности юридическим лицом.
Если же в компании учредитель или директор принимает единоличное решение по поводу ведения хозяйственной деятельности, обязательно группируется совещательное собрание для вынесения важных решений о деятельности компании. Таким образом, рассмотрение таких решений и возникших вопросов заносится в протокол общего собрания.
Перед началом проведения переговорных процессов необходимо занести в протокол регистрационные данные участников собрания. С этой целью составляется список всех участвующих, количество которых обязано соответствовать числу необходимых для принятия юридически законного решения.
Для дальнейшего документирования информации о вынесенных решениях и ходе общего собрания применяются современные технические средства звуко- или видеозаписи, которые используются для стенографирования и обработки всех выступлений и принятых решений.
Также одновременно с записью необходимо составлять черновые наброски протокола в письменном виде на протяжении всего собрания. Обязательно указывается список документов, принимавших участие при вынесении вопросов на ание или обсуждение.
Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ. По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания.
В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа. В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой.
Данный документ оформляется с соблюдением всех норм и требований делопроизводства к внесению реквизитов в соответствии с ГОСТом. Протокол общего собрания, образец которого находится в разработке, должен обязательно содержать данные о полном наименовании организации, а также принятые аббревиатуры, касающиеся организационно-правовой формы ООО, АО и прочее.
При этом наименование должно соответствовать тому, которое указано в уставе предприятия и внесено в Единый государственный реестр, а также иметь полную расшифровку без использования аббревиатур.
Если это протокол общего собрания ООО, образец составляется по тем же правилам и нормам, что и для организаций, имеющих иную организационно-правовую форму собственности.
Он фиксирует местонахождение юридического лица, отраженное в виде записи юридического адреса организации, и должен соответствовать внесенному в учредительные документы, а также регистрации в Едином госреестре.
В следующем разделе после указания юридических данных, отображающих фактическое наименование места расположения предприятия, необходимо указать сведения, относящиеся к времени и форме проведения собрания. В первую очередь указывается вид общего собрания, который может быть годовым, внеочередным, плановым и т.
Протокол общего собрания участников ООО по действующему законодательству определяется с периодичностью не реже чем один раз в год. Также отмечаются дата и место собрания совещательной коллегии, указывается фактический адрес, по которому собирались участники.
Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.
Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. Обязательно указывается Ф.
В случае с акционерными обществами также могут заноситься данные об удостоверении личности или выданных доверенностях.
Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги ания, которые фиксируются по времени подсчета.
Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений. После составления протокол общего собрания учредителей, акционеров или других участников скрепляется подписями председателя, а также секретаря собрания.
Также ставится дата его составления, которая может не совпадать с датой проведения собрания. Еще одним интересным экземпляром подобной документации является протокол общего собрания собственников дома или садоводческого товарищества.
Такие собрания и их протоколирование отличаются тем, что участники имеют равные права, и в случае неявки большого количества лиц все равно решения могут приниматься на основании учета мнения тех, кто прибыл и участвовал в решении вынесенных на обсуждение вопросов.
На основании такого протокола остальные члены жилищного фонда или садоводческого товарищества обязаны подчиниться вынесенным решениям вне зависимости от того, принимали ли они участие в этом собрании или нет. При составлении такого документа в нем обычно указывается состав комиссии по пересчету.
В качестве председателя и секретаря собрания могут выступать как уполномоченные лица, так и выбранные путем ания из присутствующих участников. Способ управления многоквартирными домами или садоводческим товариществом выбирается общим собранием собственников жилых помещений или земельных участков.
Вынесенные решения по обозначенным вопросам являются обязательными для всех собственников. Оформление протокола общего собрания требует к себе особого внимания и наличия определенных навыков документальной работы.
Пренебрежение правилами, установленными к оформлению этого документа, нельзя допускать, так как он является единственным документальным отображением правомерности вынесенных решений коллегиального собрания, которые носят важное назначение, а также обладает большой юридической силой и предоставляется во время аудиторских проверок контролирующим органам.
Все решения, принимаемые во время встреч учредителей фирмы, должны протоколировать. Документ необходим для фиксации хода мероприятия. Необходимо четко понимать, как написать протокол общего собрания, образец которого можно скачать ниже, так как дальнейшем бумага может потребоваться для совершения операций с участием государственных органов.
Существует ряд требований, которым должен соответствовать протокол. Если особенности не соблюдаются, все решения, принятые на собрании, считаются недействительными. По этой причине важно знать правила оформления протокола общего собрания. Протокол собрания — документ, который фиксирует ход совместного принятия решений, оказывающих влияние на деятельность учреждения.
Бумага должна быть составлена во время:. Если в организации главное должностное лицо наделено полномочиями самостоятельно решать все вопросы, формируется совещательное собрание, которое принимает участие в рассмотрении спорного момента и оказывает помощь руководителю во время вынесения вердикта и определения курса дальнейших действий.
Как правильно составить протокол собрания? Необходимо изучить образец, который применяется для составления одноименного документа, если решается вопрос о:. Для всех мероприятий, для фиксации хода которых должен быть составлен документ, применяется один и тот же образец протокола внеочередного общего собрания участников ООО.
Контролирующие органы имеют право проверить правильность составления бумаги. Если в ходе мероприятия будет выявлено, что бланк был составлен или заполнен неверно, все решения, которые фиксировала документация, признаются недействительными. Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания.
Документация выпускается в 2 экземплярах. Основные вопросы, которые необходимо решить во время мероприятия, фиксируются в бланке документации в виде тезисов. В бумаге прописывается информация и о решениях, которые стали результатом проведения собрания.
Перед проведением собрания, человек, ответственный за осуществление мероприятия, выполняет ряд процедур, которые должны получить отражение в протоколе:. Для этого составляется перечень лиц, которые должны присутствовать на собрании.
Число , зафиксированных в протоколе, должно соответствовать перечню, который требуется для вынесения вердикта по проблеме. Поток информации, которая становится известной на собрании, сразу зафиксировать не всегда возможно.
Чтобы человек, ответственный за заполнение документации, мог достоверно внести в протокол все данные, используются средства звуко- и видеозаписи. Одновременно секретарь должен составлять наброски. Действие выполняется во время всего мероприятия.
Документация, которая применялась для принятия решения, должна быть внесена в список. Согласно действующему законодательству, разрешается составлять бумагу в 2 видах — развернутом или кратком. Полная форма документации отражает суть всех выступлений, которые происходили во время собрания.
Краткую форму называют протокол-схемой. Она фиксирует только сведения о выступавших. Выбор подходящего вида документации зависит от решения компании. Оно может быть принято председателем собрания или участниками мероприятия.
Во время составления бумаги необходимо соблюсти все нормы делопроизводства. Данные, внесенные в бумагу, должны соответствовать информации, которая присутствует в учредительной документации организации. Сокращать название компании до аббревиатуры запрещается.
Оформляя заголовок к тексту протокола, нужно прописать название органа или вида заседания. Если соблюдается структура бумаги, далее требуется указать информацию о собрании.
Секретарь прописывает:.
Протокол образец
Протокол — это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании. Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании.
Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих.
Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.
Включите JavaScript для лучшей работы сайта. По окончании совещания следует составить протокол, чтобы зафиксировать повестку дня совещания, принятые решения, условия, на которых они будут осуществляться и др. Протокол важно оформить сразу после совещания, а не откладывать «на потом». Хорошо, если вести протокол может профессиональный секретарь.
Бесплатная юридическая помощь
Информационно-справочные документы. Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка. Акт — это документ, составляемый группой лиц преимущественно комиссией , подтверждающий установленные ими факты или события.
Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время. В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа акт , основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.
Общие правила составления и оформления протокола
Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания.
Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний. Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.
Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений.
Считает необходимым провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала, включив в комиссию зам. Если в ходе обсуждения вопроса принимается решение о проведении проверки, сформулировать решение в протоколе нужно следующим образом: РЕШИЛИ: Подготовить проект приказа о создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, согласовать срок проведения проверки с директором филиала в г. Ответственный исполнитель — Медведев В.
Протокол общего собрания: образец как правильно оформить
Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии.
Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т. Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4.
Протокол производственного собрания образец — нужная штука. Подчеркиваем, что вопросов на повестку дня может ставиться несколько — при этом столько же должно быть принято и решений. Как оформить протокол совещания Образец протокола производственного совещания отделения. Основную часть заполняем в последовательности, которая соответствует текущей повестке дня. Протокол производственного совещания образец
Протокол совещания
Информационно-справочные документы.
Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка. Протокол — документ , в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании.
Как писать протокол совещания образец скачать Как ответить на протокол совещания Протокол совещания.
При оформлении перечня присутствующих лиц следует указывать наименования должностей и места работы приглашенных. В том случае, если совещание предусматривает голосование, то присутствующие в протоколе делятся на две группы — с правом голоса и без права принимать участие в голосовании.
Повестка дня заседания формируется до проведения совещания. Однако существуют и исключения, например — при срочных совещаниях.
Системы BFT D относятся к приводам с интегрированным управляющим блоком. При поиске находит всевозможные кроме укр. Купить кальян, кори сандерс владимир кличко анкета на визу в литву. Инструкция подключения шаринга 3, кафе кураж в мелитополе армани мужской аромат.
Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств документов.
Протокол совещания — документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия.
.
.
.
Как организовать совещание и вести протокол
Как подготовиться к совещанию, правильно все организовать и вести протокол? Разберемся подробнее далее в материале.
У личного помощника руководителя много обязанностей и задач. Одной из основных является его способность организовать деловое совещание или заседание.
Ведение протокола — это задание также предназначено не для простого секретаря, а для ассистента начальника или для особой, категории административных специалистов.
А чтобы совещание прошло максимально эффективно, любому ответственному специалисту следует заранее к нему подготовиться и изучить необходимые материалы. Например, ведение протокола.
Для чего нужен протокол в делопроизводстве?
В ежедневной работе личный помощник сталкивается в огромным количеством документации.
Протокол — один из них. Что же это?
Специальная форма документа, в котором секретарь отражает ход делового совещания, обсуждения или встречи и есть протокол, где кратко или детально фиксируется тематика с обсуждениями сторон и конечные результаты.
Важно! Протокол нужный и важный документ, который становится основой для вынесения постановления или какого-либо решения руководителя относительно бизнеса или работников компании. Ведется протокол во время деловой встречи, заседания или совещания.
Как правильно подготовиться и организовать совещание?
Если на мероприятии планируется участие более трех человек, то к организации стоит подходить более тщательно.
Качественная подготовка поможет с пользой потратить время на встрече и быстрее прийти к какому-либо решению по ее итогам.
Важно! Все документы, возникающие в период подготовки к совещанию в дальнейшем становятся приложением к протоколу.
К таким документам, например, относится повестка, составленная по указанию руководителя и рассылаемая всем участникам встречи.
В этом документе отражены:
- вопросы и темы обсуждения;
- ФИО участников;
- место встречи;
- дата;
- время.
В некоторых компаниях перестали практиковать рассылку повестки совещания или заседания, ограничиваются только устным информированием или отправкой сообщений на электронную почту участникам.
Важно! Если на совещании планируется обсуждение каких-либо вопросов, связанных с проектами, то задача помощника сделать достаточное количество копий данных документов и раздать в начале мероприятия всем присутствующим. Копия документа также становится приложением к протоколу.
Как вести протокол совещания
1. Оформление. Заголовок — содержит наименование компании, реквизиты, вид документа и его номер, а также дату проведения и место составления документа.
Необходимо указать председателя и секретаря встречи. Председатель в данном случае — это тот, кто возглавляет собрание.
Секретарем на встречах не всегда является лицо в этой должности. Секретарь совещания — это иная деятельность, за которую часто отвечает личный помощник руководителя.
2. Участники: присутствующие и приглашенные. Первые лица, это те что были заранее оповещены о совещании рассылкой. А вторые могут быть приглашены в последний момент. И тех и других фиксируют в проколе.
3. Повестка встречи. Это вопросы по которым проводится совещание.
4. Детализация хода обсуждения. Не все деловые мероприятия требуют детальной записи переговоров, достаточно кратко записать основные тезисы и мнения собравшихся.
5. Принятое решение. После того, как участники выразили свою позицию по обсуждаемым вопросам и пришли к определенному консенсусу, в протоколе вносится запись о «решении».
Они формулируются в виде: «Проинформировать», «Подготовить» и т. д.
Регистрация протокола. Составленный документ сначала подписывает секретарь, а затем председатель встречи.
Далее протокол регистрируется в реестре или журнале регистрации и учета протоколов.
Больше о организации совещаний и не только, правильном ведении и оформлении протокола Вы узнаете на наших курсах.
Оставьте заявку на обучение уже сегодня и получайте престижные профессии будущего!
Составление заметок о ходе совещания
Из этого руководства вы узнаете, как:
- составить повестку совещания;
- записать всю необходимую информацию о совещании;
- предоставить доступ к заметкам о ходе совещания;
- проверить выполнение поручений.
Создание совещания и повестки
Начните с создания в Wrike родительской папки с названием «Протокол совещания». В этой родительской папке создавайте задачи для каждого проведенного совещания. В названии каждой задачи должно присутствовать название совещания и его дата. В описании задачи изложите повестку. Сначала укажите следующие данные:
- название совещания;
- дату;
- место проведения;
- имена всех приглашенных лиц и участников.
Обязательно проставьте теги, чтобы занести свои заметки о ходе совещания во все папки проекта, к которому относится совещание, для удобного доступа и понимания контекста.
Составление повестки
Какова цель совещания? Будьте конкретными. Создайте новый заголовок для повестки совещания. Укажите все цели или основные темы разговора. Щелкните в поле описания задачи, чтобы открыть инструменты форматирования. Щелкните значок списка задач, чтобы создать флажок рядом с каждым пунктом повестки. Во время совещания отмечайте каждый пункт, когда вопрос будет должным образом рассмотрен.
Запись протокола совещания
Создайте новый заголовок для протокола совещания. Разделите его на четыре части:
- Темы для обсуждения
Перечислите здесь все соответствующие вопросы для обсуждения. Укажите возможности, проблемы или препятствия. - Основные выводы
Каковы были основные идеи? Были ли приняты ключевые решения? Запишите здесь все эти сведения. - Указания к действию
Что нужно сделать сейчас? Кто ответственный? Определите следующие шаги, исполнителей и сроки выполнения. После совещания используйте этот раздел для создания и назначения задач конкретным участникам команды. - Проверка исполнения
Напишите здесь дату следующего совещания или веху. Важно назначить время для повторного совещания, чтобы обеспечить успешное выполнение поставленных задач.
Фильтрация совещаний по настраиваемым полям
Для отслеживания определенных тегов, таких как место проведения совещания, имя председателя и т. д., вы можете использовать настраиваемые поля.
Когда данные вводятся в настраиваемое поле, они становятся видны в таблице, в задачах, а также на информационных панелях папок и проектов. Настройте параметры доступа, чтобы сохранить конфиденциальность настраиваемых полей, или предоставляйте сотрудникам доступ к полям, чтобы ввести их в курс дела.
Создание настраиваемого поля
1. Выберите папку или проект на левой навигационной панели в рабочем пространстве.
2. Перейдите в режим таблицы.
3. Щелкните значок +, который отображается в правой части таблицы.
4. Введите имя нового поля и нажмите клавишу Enter на клавиатуре.
5. Укажите свойства поля в появившемся окне. Вы можете:
- изменить имя поля;
- выбрать тип поля;
- выбрать, где будут применяться настраиваемые поля;
- указать, кому следует предоставить доступ к полю.
6. Нажмите Сохранить.
После создания настраиваемых полей просмотрите архив совещаний, используя режим таблиц, чтобы увидеть все детали в привычной табличной форме.
Преобразование указаний к действию в задачи
- Используя указания к действию в заметках о ходе совещания, создайте новые задачи в соответствующих проектах и назначьте их участникам группы, указав сроки выполнения.
- Добавляйте постоянные ссылки на заметки о ходе совещания для понимания контекста.
- В заметках о ходе совещания @упомяните участников группы, которым вы назначили задачи, с указанием ссылок на задачи. Это обеспечивает ясность и наглядность для всех участников и улучшает подотчетность со стороны исполнителей.
Протоколы заседаний — Студенческий совет — Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»
2021
ПРОТОКОЛ_No_20210414_ЗАСЕДАНИЯ_СТУДЕНЧЕСКОГО_СОВЕТА_от_14.04.2021 (PDF, 202 Кб)
ПРОТОКОЛ No 20210319 ЗАСЕДАНИЯ СТУДЕНЧЕСКОГО СОВЕТА от 19.03.2021 (PDF, 206 Кб)
ПРОТОКОЛ No 20210217 ЗАСЕДАНИЯ СТУДЕНЧЕСКОГО СОВЕТА от 17.02.2021 (PDF, 217 Кб)
ПРОТОКОЛ No 20210120 ЗАСЕДАНИЯ СТУДЕНЧЕСКОГО СОВЕТА от 20.01.2021 (PDF, 211 Кб)
2020
Протокол № 81 заседания от 17 января 2019
2019
Протокол № 80 заседания от 17 октября 2019
Протокол №79 заседания от 10 сентября 2019
Протокол №78 заседания от 24 мая 2019
Протокол №77 заседания от 14 мая 2019
Протокол №76 заседания от 9 апреля 2019
2017
Протокол № 60 заседания от 23 ноября 2017.docx
2016
Протокол №31 заседания от 30 декабря 2016 (PDF, 123 Кб)
Выписка из протокола №29 заседания от 22 декабря 2016 (PDF, 109 Кб)
Протокол №28 заседания от 11 декабря 2016 (PDF, 130 Кб)
Протокол №27 заседания от 9 декабря 2016 (PDF, 130 Кб)
Протокол №25 заседания от 11 ноября 2016 (PDF, 114 Кб)
Протокол №24 заседания от 29 октября 2016 (PDF, 118 Кб)
Протокол №23 заседания от 17 октября 2016 (PDF, 102 Кб)
Протокол №22 заседания от 13 сентября 2016 (PDF, 265 Кб)
Протокол №21 заседания от 9 сентября 2016 (PDF, 191 Кб)
Протокол №20 заседания от 4 сентября 2016 (PDF, 200 Кб)
Протокол №19 заседания от 3 августа 2016 (PDF, 190 Кб)
Протокол №18 заседания от 9 июля 2016 (PDF, 193 Кб)
Протокол №17 заседания от 4 июля 2016 (PDF, 199 Кб)
Протокол №16 заседания от 2 июля 2016 (PDF, 189 Кб)
Протокол №15 заседания от 23 июня 2016 (PDF, 192 Кб)
Протокол №14 заседания от 22 июня 2016 (PDF, 190 Кб)
Протокол №13 заседания от 15 июня 2016 (PDF, 378 Кб)
Приложение 1. Отчёт о работе за январь-июнь 2016 (PDF, 505 Кб)
Приложение 2. План работы на июль-декабрь 2016 (PDF, 157 Кб)
Протокол №12 заседания от 5 июня 2016 (PDF, 203 Кб)
Протокол №11 заседания от 2 июня 2016 (PDF, 192 Кб)
Протокол №10 заседания от 24 мая 2016 (PDF, 358 Кб)
Приложение. Концепция информационной политики Студенческого совета ФСН (PDF, 188 Кб)
Протокол №9 заседания от 13 апреля 2016 (PDF, 343 Кб)
Протокол №8 заседания от 27 марта 2016 (PDF, 201 Кб)
Приложение (PDF, 124 Кб)
Протокол №7 заседания от 16 марта 2016 (PDF, 363 Кб)
Приложение 1. Регламент работы студсовета ФСН (PDF, 305 Кб)
Приложение 2. Заключение Правового комитета Студсовета НИУ ВШЭ (PDF, 104 Кб)
Протокол №6 заседания от 17 февраля 2016 (PDF, 236 Кб)
Протокол №5 совместного заседания с администрацией от 10 февраля 2016 (PDF, 359 Кб)
Протокол №4 заседания от 29 января 2016 (PDF, 245 Кб)
2015
Протокол №3 заседания от 26 декабря 2015 (PDF, 279 Кб)
Протокол №2 заседания от 15 декабря 2015 (PDF, 141 Кб)
Протокол №1 заседания от 9 декабря 2015 (PDF, 270 Кб)
Журнал регистрации протоколов совещаний образец — Документация юрисконсульта — Пример иска жалоба ходатайство
Протокол совещания. Автоматизация подготовки и проведения совещаний
Если проблема требует множества совещаний, они, в конечном счете, станут важнее самой проблемы.
Закон Хендриксона
Протокол совещания в системе ESCOM.BPM
Система документооборота ESCOM.BPM содержит готовый процесс для комплексной автоматизации задач, связанных с подготовкой совещания, а также с формированием протокола совещания, его регистрацией и контролем исполнения решений совещания. ESCOM.BPM обеспечивает возможность отказа от бумаг в данном процессе с полным переходом на безбумажный документооборот .
Автоматизация процесса работы с совещанием
Подготовка и проведение совещания
Протокол заседания совместного совещания по вопросам
Предложенная система соответствует рабочей документации и техническому заданию. Регистрация присутствующих на заседании чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям. Но сначала можно пройти несколько бесплатных уроков оказывается я оформляла протоколы бог знает как.
Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится (перед словом слушали цифра 1 не ставится). О ходе работы над темой правила издания исторических документов в беларуси.
Ягодкина 16 человек (список прилагается) или перечислить их в алфавитном порядке доклад заместителя главного бухгалтера вольской м. О хранении аудиозаписей протоколируемых заседаний и совещаний читайте на стр. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.
Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой печатается после перечисления присутствующих и приглашенных во вводной части текст состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Протокол, как правило, относят к группе справочно-информационных документов, так как в нем фиксируется информация, необходимая в справочных целях, в первую очередь для принятия управленческих решений. Итак, посмотрите на возможные варианты оформления датой протокола является день проведения заседания. При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций? Нет, будут выпущены только обыкновенные акции. Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа.
Оформление протокола заседания
Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления протокола заседания / собрания:
На вопрос отвечает Брызгалова К.М. эксперт журнала
Ответ на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е. процесс принятия управленческих решений и сами решения.
Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним. Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня. Тогда и решение типа Принять к сведению записывать в протоколе не потребуется.
Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку Принять к сведению в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным. Да, допустимо. Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см. Пример 2).
Но в реальной практике управленческой деятельности голое информирование встречается крайне редко. Да и ход строительства требует постоянного контроля. Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительства, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.
Итак, вопрос О ходе строительства&hellip может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:
Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается. Тогда его формулировку и нужно зафиксировать в протоколе в части ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Ответить на второй вопрос читателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).
Текст протокола состоит из двух частей:
Образец полного протоколам. в Примере 1.
Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня — перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога О (Об), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В части ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Содержание выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска текст выступления прилагается (см. раздел 2 протокола из Примера 1).
Если выступлений и обсуждений не было, то часть ВЫСТУПИЛИ просто не включается тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) (см. раздел 1 протокола из Примера 1).
Пример 1
В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.
В таком протоколе указывают только:
Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола. При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти. Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.
Фрагмент документа
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536
2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово Присутствовали печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога О (Об), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу. Т.е. раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации. А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.
В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют инновации в оформлении, которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:
Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола:
Пример 2
Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.
Как оформить протокол?
Учитывая, что протокол является документом, который фиксирует принятие всех важных решений, из-за допущенных нарушений в его оформлении, протокол могут признать недействительным. Во избежание такой ситуации, нужно иметь четкое представление о том, как оформить протокол. Однако суровые требования предъявляют не к его форме, а к содержанию.
Вам нужно подготовить бланк компании, на котором размещены реквизиты и название предприятия. Или же это будут обычные листы стандартного формата А4. Сначала указываем название документа – «Протокол», а затем кратко излагаем тему данного собрания. После этого пишем название организации, а также дату и место проведения совещания. Текст протокола делим на две логические части: вводную и основную.
Начинать заполнять вводную часть нужно с обозначения ведущего собрания (председателя) и протоколирующего (секретаря). Тут нужно будет указать их фамилии, инициалы и, конечно же, должности. Затем, выделяем список всех, кто присутствует на заседании. Обозначаем этот список подзаголовком «Присутствовали» и перечисляем их также как и тех, кого указывали в начале. Для собраний, где присутствующих было предельно много, можно просто указать их количество исходя из итогов регистрации. В этом случае нужно приложить полный список к протоколу. В конце нужно привести перечень всех вопросов, которые будут рассматриваться в ходе заседания. Данный раздел называем «Повестка дня».
Основную часть заполняем в последовательности, которая соответствует текущей повестке дня. Тут по каждому вопросу нужно обозначить фамилии, инициалы и должности тех, кто выступал. Оформляем это в раздел «Слушали». А затем нужно привести тексты каждого из докладов. По аналогии заполняем пункт «Выступили». В разделе «Постановили» нужно сообщить о принятых решениях. Если в процессе обсуждения было голосование, то нужно указать число голосов «За», «Против», а также «Воздержались». В конце оставляем место для подписи председателя собрания и секретаря, который вел протокол.
Протокол собрания: инструкция по заполнению
Как правильно оформить протокол для собрания? Протокол собрания составляется на протяжении следующих трех дней после собрания. Давайте разберем правила по оформлению данного вида документа.
- Протокол совещания необходимо оформлять, взяв за основу черновые рукописные записи, стенограммы или аудиозаписи, которые секретарь делает в процессе заседания. Также можно использовать материалы, которые были подготовлены непосредственно для собрания: проекты решений, тексты выступлений, повестка дня и списки тех, кто присутствовал.
- В первой строке протокола собрания нужно указывать официальное название организации или предприятия. На второй – пишем заглавными буквами вид нашего документа «ПРОТОКОЛ». Чуть ниже указывает дату проведения собрание (не путайте с днем оформления Ваших записей), номер, который был присвоен при регистрации, а также место составление данного документа. Затем заглавными буквами в левом нижнем углу делаем запись о виде самого заседания. Их нужно согласовать в родительном падеже со словом «протокол». К примеру, «собрания руководителей отделов».
- ФИО председателя и секретаря указывается в водной части протокола. А также тут указываем общее количество участников заседания и людей, которые были специально приглашены, не забываем обозначить повестку дня. Фамилии лиц, которые имеют право голоса и членов коллегиального органа, пишем строго в алфавитном порядке. Обязательно нужна сноска на регистрационный список («сноска прилагается»), когда указываем общее количество всех присутствующих без перечисления их фамилий. Список необходимо включать в приложении к протоколу. Номерной перечень всех вопросов, которые обсуждаются на совещании, в котором указываем фамилии выступающих и докладчиков, записываем в последнюю очередь.
Как оформить протокол заседания в основной его части
- Перейдя к основной части, которая состоит из трех частей, логически разделяемых по количеству обсуждаемых вопросов на повестке дня. Каждую часть нужно строить по схеме «выступили» или «слушали», «решили» или «постановили». В них нужно записывать ход самого собрания и обсуждения по каждому пункту нынешней повестки. Иногда, в части «выступили» указывают вопросы и ответы. К примеру: «Вопрос: Если предприятие будет реорганизовано, подлежат ли сотрудники увольнению? Ответ: «Нет». Без указания фамилий.
- В пункте «Постановили» нужно записывать результаты голосования. Текст принятого решения необходимо записывать в форме повелительного наклонения, с обязательным указанием срока исполнения, а также исполнителя.
- В конце оформления протокола собрания обязательно наличие подписи председателя заседания и секретаря, который вел протокол.
Следует помнить, что перед тем как оформить протокол собрания, нужно убедиться, что в него включены все необходимые данные.
Виды протоколов
Протоколы совета директоров или правления акционерного общества должны быть подписаны всеми, кто присутствовал на заседании. В некоторых важных случаях члены собрания, которые выступали должны визировать протокол. Визы нужно проставлять в левом поле документа. Протокол необходимо датировать тем числом, когда проходило описанное заседание. Если его продолжительность проходила с перерывами, и в итоге, заседание длилось несколько дней, то в этом случае, указываем через тире даты начала и окончания собрания. Сотрудники организации уведомляются о принятых решениях с помощью копий протоколов или же с помощью записки, в которой имеется раздел «Решили» или «Постановили».
На сегодняшний день существует два вида протоколов: полные и краткие.
Как оформить протокол заседания экспертной комиссии? Некоторые виды протоколов могут утверждаться руководителем компании, к примеру, протокол заседания экспертной комиссии. В таком случае нужно добавлять гриф утверждения документа (реквизит официального документа, который придает правовой или нормативный характер содержанию протокола). У протоколов имеется постоянный срок хранения.
Итак, мы разобрали с Вами как оформить протокол заседания. Надеюсь, данное руководство, окажется весьма полезным при заполнении таких видов документа. Если же Вам нужен готовый пример оформления протокола, Вы можете ознакомиться с ним на сайте «www.edou.ru «.
Протоколы заседаний: составление и оформление
В.Ф. Янковая
Новая страница 1
Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений
Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.
Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.
Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.
Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности . например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.
Подготовительный этап
Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.
Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.
Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).
Если заседание стенографировалось или велась звукозапись . после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.
Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон . после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.
Оформление реквизитов протокола
С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.
Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.
Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.
Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.
Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.
Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области.
Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:
ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов
Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:
Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).
Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.
В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:
Повестка дня:
1. О формировании сметы расходов фирмы на 2005 г.
Доклад финансового директора Мовчана С.А.
2. О подготовке рекламной кампании сезона «Весна-Лето-2005»
Доклад зав. отделом рекламы Сомовой Н.Н.
Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».
Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:
1. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ: ( или: ПОСТАНОВИЛИ:)
Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается).
В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.
При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме:
Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?
Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.
Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.
В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить. », «Предусмотреть. », «Внести изменения. ». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.
Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:
УТВЕРЖДЕНО
Советом директоров ОАО «Росток»
(протокол от 11.02.2005 № 2)
Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа — секретаря.
В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.
Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:
— место и время проведения общего собрания акционеров
— общее количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций общества
— количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании
— председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.
В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.
Сокращенный вариант оформления протокола
Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).
Выписка из протокола
Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.
Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.
Источники: www.escom-bpm.com, powerlifting-nn.ru, www.klerk.ru, elhow.ru, www.profiz.ru
Пишем протокол
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол общего собрания акционеров…).
Текст полного протокола состоит из двух частей:
-
вводной;
-
основной.
В вводной части указываются:
-
ФИО председателя (председательствующего),
-
ФИО секретаря,
-
ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».
Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:…
ВЫСТУПИЛИ:…
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):…
В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Например: 16 – 17.06.2010 или 16.06.2010 – 17.06.2010.
Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.
Образец.
Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение
города Москвы «Школа № 9999»
(ГБОУ СОШ Школа №9999)
ПРОТОКОЛ
26.08.2014 №01
Москва
Заседания педагогического совета
Председатель – Антонов А.А.
Секретарь – Борисова Б.Б.
Присутствовали: Васильева В.В., Глебова Г.Г., Денисов Д.Д.,
Егорова Е.Е., Ильина И.И., Константинова К.К.,
Леонидов Л.Л., Максимова М.М., Николаева Н.Н.,
Петрова П.П., Романова Р.Р., Сергеев С.С.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
-
Об основных положениях ФГОС ООО. Доклад зам. директора по УВР Егоровой Е.Е.
-
Об организации работы в школе по подготовке к введению ФГОС ООО в 2014-2015 учебном году. Доклад директора ГБОУ СОШ Школа №9999 Антонова А.А.
1. СЛУШАЛИ:
Егорову Е.Е. – текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Егоровой Е.Е.
ПОСТАНОВИЛИ:
-
Принять к сведению информацию зам.директора по УВР Егоровой Е.Е. об основных положениях ФГОС ООО.
-
Продолжить самостоятельное изучение ФГОС.
2. СЛУШАЛИ:
Антонова А.А. – текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Антонова А.А.
ПОСТАНОВИЛИ:
-
Создать координационный совет и творческие группы по введению ФГОС ООО в марте 2014 года.
Председатель А.А. Антонов
Секретарь Б.Б. Борисова
Использованный источник: Делопроизводство (документационное обеспечение управления): методическое пособие для студентов. – М.: 2004.
Как эффективно писать протокол собрания (с примерами)
«Быть продуктивным — это здорово. Это действительно так. Но иногда мы настолько гонимся за продуктивностью, что это делает нас непродуктивными. Легко прочитать много о том, как стать более продуктивным, но не забывайте, что это время нужно наверстывать ».
Мэтт Каттс писал, что еще в 2013 году
«Сегодня поиск по запросу« продуктивность »и Google вернутся с примерно 663 000 000 результатов. Если вы решите спуститься в эту кроличью нору, вас засыпают бесконечным количеством контента.Я говорю о книгах, блогах, видео, приложениях, подкастах, научных исследованиях и субреддитах, посвященных продуктивности ».
Как и многие другие люди, я тоже попал в эту ловушку. В течение многих лет я был в поисках тенденций и приемов, которые помогут мне работать быстрее и эффективнее, а также тенденций, которые помогают мне помогать другим работать быстрее. Я экспериментировал с различными стратегиями и инструментами. И хотя некоторые из этих стратегий и решений оказались чрезвычайно полезными — без быстрого разбора того, что вам нужно — они контрпродуктивны.
Иногда вы в конечном итоге тратите больше времени на то, чтобы быть продуктивным, вместо того, чтобы быть продуктивным.
«Самые продуктивные люди, которых я знаю, не читают эти книги, они не смотрят эти видео, они не пробуют новое приложение каждый месяц», — написал Джеймс Беделл в сообщении на Medium. «Они слишком заняты своими делами, чтобы читать о том, как все делается».
Это моя мантра:
Я с гордостью говорю: «Я пристрастился к продуктивности — я хочу быть зависимым от продуктивности — продуктивность — это моя жизнь и моя миссия — и я также хочу найти лучший способ вести за собой других. через продуктивность к лучшему.
Но в большинстве случаев продуктивность — это опустить голову и работать, пока работа не будет сделана ». –Джон Рэмптон
Зависимость от продуктивности реальна
Доктор Сандра Чапман, директор Центра здоровья мозга в Далласе Техасского университета, отмечает, что мозг может пристраститься к продуктивности точно так же, как и к более распространенным источникам зависимости, таким как как наркотики, азартные игры, еда и покупки.
«Человек может жаждать признания своей работы или повышения заработной платы, — сказал Чепмен Би-би-си.«Проблема в том, что, как и все зависимости, со временем человеку нужно все больше и больше, чтобы быть удовлетворенным, и тогда это начинает работать против вас. Симптомы отмены включают повышенное беспокойство, депрессию и страх ».
Несмотря на пагубные последствия, зависимость рассматривается некоторыми экспертами как заболевание мозга, которое влияет на систему вознаграждения мозга и заканчивается компульсивным поведением. Тем не менее, общество склонно вознаграждать производительность — или, по крайней мере, относиться к ней положительно. В результате это еще больше усугубляет проблему.
«Это хорошо: чем больше работаешь, тем лучше», — добавляет Чепмен. «Многие люди не осознают, какой вред это причиняет до тех пор, пока не разводится и семья не распадается, или о том, какой урон это наносит психическому здоровью».
Из-за периодических отрицательных проблем с производительностью неудивительно, что это считается «смешанной зависимостью».
«Трудоголик может зарабатывать много денег, точно так же, как наркоман от физических упражнений в хорошей форме», — объясняет доктор Марк Гриффитс, выдающийся профессор поведенческой зависимости в Университете Ноттингем Трент.«Но суть любой зависимости в том, что в долгосрочной перспективе пагубные последствия перевешивают любые краткосрочные выгоды».
«Может быть начальный период, когда человек, у которого развивается рабочая зависимость, более продуктивен, чем тот, кто не зависим от работы, но он дойдет до точки, когда он больше не будет продуктивен, а его здоровье и отношения затронуты », — пишет Гриффитс в« Психологии сегодня ». «Это может произойти через год или больше, но если человек ничего не предпримет, он может иметь серьезные последствия для здоровья.
«Например, я предположил, что последствия зависимости от работы могут быть переклассифицированы как нечто иное: если кто-то в конечном итоге умирает от сердечного приступа, связанного с работой, это не обязательно рассматривается как имеющее какое-либо отношение к зависимости от человека. se — это может быть связано с чем-то вроде выгорания », — добавляет он.
Существует три «разных типа экстремальной производительности»
Сирил Пейпион, сиднейский эксперт по производительности, наблюдал чрезвычайно высокую производительность среди клиентов как в крупных, так и в средних компаниях.«Большинство людей, которые приходят ко мне, очень успешны и успешны. Но часто слово, которое они используют для описания своего стиля работы, звучит как «неустойчивый», и им нужна помощь, чтобы вернуть его в нужное русло ».
Изменяя их рабочие привычки, Peupion помогает командам и отдельным сотрудникам повышать их производительность и обеспечивать соответствие их усилий всеобъемлющей стратегии бизнеса, а не сосредотачиваться на работе как средстве для достижения цели. В своей классификации он выделил три типа экстремальной продуктивности: одержимость эффективностью, эгоистичная продуктивность и зацикленность на количестве.
Эффективность навязчивая. «Их столы очень аккуратные, а ручки, вероятно, имеют цветовую маркировку. Они — хозяева «нулевого почтового ящика». Но они упустили из виду общую картину и не понимают разницы между эффективностью и действенностью «.
Эгоистично продуктивный. «Они настолько сосредоточены на своем собственном мире, что, если их просят сделать что-то вне его, им это не интересно. Они действительно имеют в виду общую картину, но она слишком много о них ».
Одержимые количеством.»Они думают; «Чем больше писем я отвечаю, чем больше встреч я посещаю, тем больше делаю, тем выше моя производительность». В результате они сталкиваются с реальным риском выгорания ».
Peupion считает, что люди, «помешанные на количестве», являются наиболее распространенным типом, «потому что широко распространено мнение, что« больше »означает« лучше »в работе».
Предупреждающие признаки зависимости от производительности
Вот несколько вопросов, которые вы должны задать себе, если считаете, что можете поддаться зависимости от производительности.В конце концов, большинство из нас не осознает этого, пока не станет слишком поздно.
- Можете ли вы сказать, когда «зря теряете» время? Если да, чувствовали ли вы когда-нибудь себя виноватым?
- Играют ли технологии большую роль в оптимизации вашего тайм-менеджмента?
- Вы говорите о том, насколько вы заняты большую часть времени? По вашему мнению, толкаться лучше, чем делать меньше?
- Как вы относитесь к своему почтовому ящику? Вы постоянно его проверяете или получаете фантомные уведомления?
- Когда вы отмечаете только один пункт из своего списка, чувствуете ли вы себя виноватым?
- Мешает ли вам спать стресс на работе?
- Вы откладывали что-то, например, отпуск или побочный проект, потому что вы «слишком забиты»?
Первый шаг к тому, чтобы избавиться от навязчивой идеи продуктивности, — это признать ее.Если вы ответили «да» на любой из вышеперечисленных вопросов, то пора составить план, как преодолеть свою зависимость от продуктивности.
Преодоление зависимости от производительности
К счастью, есть способы обуздать зависимость от производительности. И вот 9 таких способов достичь этой цели.
1. Установите пределы
Просто потому, что вы увлечены производительностью, не означает, что вы должны полностью от нее воздерживаться. Вместо этого вам нужно установить границы.
Например, существует множество удивительных подкастов по продуктивности.Но это не значит, что вы должны слушать их все в течение дня. Вместо этого вы можете послушать один или два подкаста, например «Подкаст о продуктивности» или «Перед завтраком», во время поездки на работу. И это будет ваше единственное время дня, чтобы улучшить свою продуктивность.
2. Создайте список того, что не нужно делать
По сути, идея списка того, что нельзя делать, состоит в том, чтобы исключить необходимость практиковать самодисциплину. Избавление от малоценных задач и вредных привычек позволит вам сосредоточиться на том, чем вы действительно хотите заниматься, вместо того, чтобы взвешивать все за и против или сокращать запросы времени.Что еще более важно, это избавит вас от чувства вины за то, что вы не вычеркнули все из нереалистичного списка дел.
3. Будьте уязвимыми
Под этим я подразумеваю признание того, где вы могли бы улучшить. Например, если вы новичок в удаленной работе и испытываете трудности с этим, вам следует сосредоточиться только на темах в этой области. Предлагается, как создать рабочее место дома, не отвлекаясь, когда дети не в школе, или как улучшить удаленное общение и сотрудничество с другими.
4. Поймите, почему вы откладываете на потом
Часто мы откладываем на потом, чтобы свести к минимуму негативные эмоции, такие как скука или стресс. В других случаях причиной может быть усвоенная черта, недооценка времени, необходимого для выполнения чего-либо, или предвзятое отношение к задаче.
Независимо от точной причины, мы в конечном итоге делаем занятую работу, просматриваем социальные сети или просто смотрим еще одну серию нашего любимого сериала. И хотя мы знаем, что это не к лучшему, мы делаем то, что заставляет нас чувствовать себя лучше, чем работа, которую мы должны делать, чтобы восстановить свое настроение.
Есть много способов преодолеть прокрастинацию. Но первый шаг — это знать об этом, чтобы вы могли действовать. Например, если вы боитесь сложной задачи, не просто смотрите Netflix. Вместо этого лучше откладывайте на потом, например, ответьте на телефонный звонок или поработайте над презентацией для клиента.
5. Не будьте подражателем
Давайте будем краткими и милыми. Когда вы найдете приложение или методику повышения производительности, которые вам подходят, придерживайтесь их.
Это не значит, что вы не можете вносить коррективы по ходу дела или пробовать новые инструменты или хитрости.Однако главный вывод должен заключаться в том, что то, что кто-то клянется Техникой Помидора, не означает, что она вам подходит.
6. Меньше говори «да»
Ваша философия должна быть меньше, да лучше.
Это означает, что загружайте только те приложения, которые вы действительно используете и хотите сохранить (после того, как опробуете их), и удаляйте те, которые вы не используете. Например, вы сейчас читаете книгу о продуктивности? Не покупайте следующую книгу, пока не дочитаете ту, которую сейчас читаете (или не позволяйте себе выбросить книгу, которая вам не приносит никакой пользы).- а если вы действительно хотите закончить книгу быстрее, слушайте книгу по дороге на работу и обратно.
У вас уже есть планы на эти выходные? Не устраивайте вечеринку по случаю дня рождения. А если у вас забронирован день, отклоните запрос на встречу в последний момент.
7. Перестаньте сосредотачиваться на том, что будет дальше
«В эпоху, когда покупка вещи из-за границы — это всего лишь один щелчок, а разговор с другим человеком — это одно движение вправо, приобретение новых предметов или впечатлений может вызывать привыкание, как и все остальное», — пишет Патрик. Банки для Лайфхака.
«Это не обязательно должен быть ты», — добавляет он. «Вы можете остановить добавление к« следующему », начиная с сегодняшнего дня». В конце концов, «всегда будет что-то еще, если вы не примете сознательного решения, чтобы восстановить свою жизнь и быть главным».
- Подумайте о своем нынешнем образе жизни и о человеке, на котором вы находитесь, чтобы понять, что вас не устраивает.
- Ставя перед собой четкие цели на будущее, вы сможете преодолеть свою зависимость.
- Ставьте перед собой реалистичные цели.
- Чтобы бороться с зависимостью, вы должны знать, что происходит вокруг вас, а также в вашей голове в любой момент времени.
- Не проводите время с людьми, ведущими нездоровый образ жизни.
- Возьмите на себя ответственность.
- Ведите дневник и записывайте, что вы хотите преодолеть.
- Цените, что больше не зависите от того, что будет дальше.
8. Упростите
Каждый день выбирайте одну приоритетную задачу.Вот и все. Пока вы концентрируетесь на одной задаче за раз, вы с меньшей вероятностью отвлечетесь или будете перегружены бесконечным списком задач. Простая мантра, которой следует придерживаться: работайте умнее, а не усерднее.
То же самое и с инструментами и инструментами повышения производительности. Ведение журнала пули — отличный пример. К сожалению, для многих пулевой журнал отнимает больше времени и утомляет, чем традиционный планировщик.
9. Научитесь расслабляться
«Конечно, нам иногда нужно производить, особенно если мы должны оплачивать счета, но запрещать одержимость производительностью вредно для здоровья», — пишет Лео Бабаута.«Когда вы не можете заставить себя работать продуктивно, расслабьтесь». Не беспокойтесь о сверхэффективности. И не ругайте себя за то, чтобы повеселиться.
«Но что, если вы не можете мотивировать себя… когда-либо?» он спрашивает. «Конечно, это может быть проблемой. Но если вы расслабитесь и получите удовольствие, вы станете счастливее ».
«И если вы работаете, когда вы взволнованы, над вещами, которые вам нравятся, и создаете удивительные вещи, это мотивация», — утверждает Лео. «Не заставляйте себя работать, когда вы не хотите, над вещами, над которыми вы не хотите работать — мотивация — это делать то, что вам нравится, когда вы взволнованы.”
Но как именно можно расслабиться? Вот несколько советов от Лео;
- Проведите 5 минут на прогулке на свежем воздухе.
- Дайте себе больше времени для выполнения дел. Меньше спешки — меньше стресса.
- Если есть возможность, выходите после работы на улицу, чтобы насладиться природой.
- Играй как ребенок. Даже лучше? Играйте со своими детьми. И, повеселитесь на работе — возможно, попробуйте геймификацию.
- Возьмите выходной, отдохните и займитесь чем-нибудь, не связанным с работой.
- Позвольте себе час отдыха. Постарайтесь в это время не работать продуктивно. Просто расслабься.
- Вам следует работать с увлекательным человеком. Сделайте свой проект увлекательным.
- Не работаю по вечерам. Шутки в сторону.
- Посетите массажиста.
- Просто дыши.
«Шаг за шагом научитесь расслабляться», — предлагает он. «Узнайте, что продуктивность — это еще не все». В связи с этим утверждением, извини, Лео, я говорю, что продуктивность — это еще не все — это единственное.Однако, если вы не можете расслабиться, расслабиться, заниматься веселыми делами и заниматься жизненно важной частью своей жизни — вы сильно сломаетесь — вы действительно это сделаете.
Создавать и продвигаться вперед — это здорово — просто помните, что это не означает, что каждую минуту нужно тратить на работу или одержимость проблемами производительности. Вместо этого потратьте свое время на значимую, высокоэффективную работу, займитесь ею, сконцентрируйтесь, много времени уделите, а затем расслабьтесь.
Вы зависим от производительности? был первоначально опубликован в календаре Джоном Рэмптоном.
Автор фотографии: Christina @ wocintechchat.com через unsplash.com
Бесплатный и простой шаблон протокола собрания для эффективного собрания
Простой шаблон протокола собрания для повышения производительности команды
Ведение надлежащего протокола собрания важно, потому что он помогает вашей команде четко сформулировать выводы, сделанные на собрании, зная, каковы действия предметы, которые им нужно взять с собой после встречи, и вести записи, на которые будет легко ссылаться в будущем.
Выработка привычки вести хорошие протоколы собрания гарантирует, что ваша команда действительно сможет действовать в соответствии с тем, что обсуждается на собрании, и не тратить время на повторение одних и тех же вопросов снова и снова.
Если ваша команда работает удаленно, ознакомьтесь с публикацией в нашем блоге «12 советов о том, как проводить эффективные удаленные собрания».
Что такое протокол собрания?
Протоколы собрания, также называемые протоколами, резюме или отчетами о собраниях, представляют собой краткое изложение и запись того, что обсуждается на собрании.Но вам не нужно бояться термина «протокол», так как хорошо составленный протокол встречи должен отражать суть встречи, а не записывать все по минутам.
Этот образец шаблона протокола собрания и руководство предоставят вам советы и идеи, которые помогут вам составить и подготовить эффективные протоколы собрания и заметки о собраниях.
Каковы преимущества ведения хорошего протокола собрания?
Держите встречу целенаправленной и эффективной
Процесс ведения протокола встречи помогает вам сохранять целенаправленность встречи и избегать долгих и бесцельных встреч, которые проводятся без какой-либо структуры.
За счет предварительного заполнения пунктов повестки дня перед собранием и отметки пунктов повестки дня в протоколе собрания один за другим по мере их обсуждения во время собрания, это помогает убедиться, что все важные пункты, которые вы планировали обсудить в встречи адресованы.
И, поделившись справочной информацией и пунктами повестки дня с участниками встречи перед встречей, ваши товарищи по команде могут подготовиться перед встречей и избежать ситуаций, когда они только понимают, что им следовало подготовить некоторое исследование / сбор данных, чтобы принять решение, которое предполагается сделать на собрании.
Следите за действиями
Последнее, чего вы хотите, потратив драгоценное время на собрания, — это чтобы ничего не предпринималось после обращения к ним на собрании. Если четко перечислить элементы действий, будет легче отслеживать прогресс после собрания, чтобы убедиться, что все последующие шаги, запланированные на собрании, выполняются.
Информировать всех (особенно тех, кто отсутствует)
Иногда люди вынуждены пропускать встречи по разным причинам.Ведение четких и хорошо структурированных протоколов встреч помогает держать в курсе тех, кто отсутствует. Для тех, кто присутствовал, протокол собрания может послужить хорошим подведением итогов и кратким изложением того, что обсуждалось, чтобы каждый мог прийти к единому мнению по ключевым выводам.
Ведение записей для удобства использования в будущем
Важные решения часто принимаются во время собраний, и полезно записывать обоснование и голоса за эти принятые решения, чтобы вам и другим товарищам по команде было легко оглянуться назад и понять, почему были приняты определенные решения.
Это особенно полезно, когда новые руководители групп присоединяются к вашей команде и задаются вопросом, почему определенные процессы выполняются определенным образом, и избегают ситуаций, когда они могут упустить из виду то, что уже было продумано ранее, и вернуться к предыдущему подходу, который не работал в прошлом.
Как использовать этот бесплатный шаблон протокола собрания
Перед встречей
- Заполните оба пункта повестки дня и Справочная информация (справочная информация или исследование, которое участники должны прочитать перед встречей) разделы
- Поделиться протокол собрания (с предварительно заполненными двумя разделами) с вашими товарищами по команде, чтобы они могли подготовиться к собранию, чтобы оно было эффективным
Во время собрания
- Запишите присутствующих и отсутствующих на собрании для облегчения последующие действия и обмен протоколами собрания после этого
- Отметьте пункты в Пункты повестки дня , поскольку они обсуждаются, чтобы убедиться, что все запланированные пункты рассмотрены
- По мере принятия решений и планирования следующих шагов во время обсуждения запишите ключ пункты и задачи в разделе Основные выводы и Действия Пункты 900 61 Если есть вещи, которые невозможно завершить на этом собрании, отметьте их в Незаконченные пункты, которые будут храниться в течение и спланируйте дату следующего собрания
Обмен и хранение протоколов собрания
Обмен протоколами собрания в Интернете и сохранить их в облаке.
После встречи поделитесь протоколом встречи с соответствующими товарищами по команде, чтобы все были в курсе и могли действовать в соответствии с запланированными действиями.
Хранение протоколов собрания в облаке — отличный способ упростить обмен протоколами собрания и их использование в будущем. Например, используя программное обеспечение для совместной работы с документами, такое как Kipwise, вы можете не только сотрудничать со своими товарищами по команде в написании протокола встречи во время встречи с помощью нашего интерактивного онлайн-редактора в режиме реального времени, наша система управления знаниями также упрощает вам поиск сохраненной информации. в будущем.
Как вести протокол на заседании совета директоров: полное руководство
Один из надежных способов повысить эффективность вашей доски — это использовать более удобные минуты.Что делает минуты хорошими ? Мы слышим от директоров, что хорошие минуты короткие, их легко отсканировать и вернуться к ним.
Ведение четких и кратких заметок о заседаниях имеет решающее значение для соблюдения нормативных требований, а также для использования членами совета директоров в будущем. В конце концов, протоколы заседаний совета директоров не просто резюмируют заседания — они представляют собой письменный отчет, который также дает участникам понимание действий, которые необходимо предпринять в результате.
Но если вы новичок в своей роли счетчика минут или хотите повысить эффективность протоколов встречи, может быть трудно понять, с чего начать.Узнайте, как составлять четкие, краткие и ценные протоколы заседаний, с помощью нашего полного руководства, которое включает:
10 простых шагов, как вести протокол на заседании совета директоров
До заседания правления
1. Изучите свою роль и политику совета директоров
Перед тем, как начать, вы должны иметь четкое представление о том, чего вы ожидаете от своей роли хранителя протокола встреч. Ознакомьтесь с Правилами работы Роберта и конкретной политикой вашего совета директоров, а затем уточните все, в чем вы не уверены, со своим председателем совета директоров или менеджером.
2. Подготовьте шаблон протокола заранее
Заранее подготовив шаблон, вы сможете оставаться организованным, уделяя несколько минут заседанию совета директоров. Это может значительно упростить создание заметок к собранию и поможет вам сэкономить время, зная, какие разделы и информация нужно будет заполнить. Использование единообразного формата также позволяет заместителю использовать один и тот же эффективный шаблон для обозначения знакомых протоколов на каждой встрече.
Чтобы подготовить шаблон, по возможности получите повестку дня заседания совета директоров.Затем начните создавать следующие разделы с имеющейся у вас информацией:
- Тип собрания, например регулярное или специальное
- Дата, время и место встречи
- Имя председателя и секретаря совета директоров
- Имена предполагаемых участников, включая докладчиков и гостей
- Обзор протокола и результатов предыдущего заседания совета директоров
- Все пункты повестки дня
- Планируемый час перерыва
- Любые запланированные сеансы руководителя / в камере
Если в повестку дня включены какие-либо дополнительные материалы, такие как отчеты или раздаточные материалы, отметьте их в соответствующих разделах.
Нужен шаблон для начала? Загрузите шаблон протокола заседания совета директоров Aprio здесь.
3. Принесите необходимые материалы на собрание совета директоров.
Некоторые секретари совета директоров предпочитают использовать ноутбук для протоколирования заседаний, в то время как другие предпочитают старомодные ручки и бумагу. Какими бы ни были ваши предпочтения, убедитесь, что вы упаковали и подготовили все необходимое, в том числе блокнот, шнур питания, ручку и т. Д. Вы также можете убедиться, что у вас есть резервный метод для минут на случай, если ваш первый вариант не удастся.
Во время заседания правления
4. Присутствие на заседании совета директоров
В зависимости от предпочтений совета директоров, приходите непосредственно перед началом заседания совета директоров или в самом начале. Некоторые распространенные методы определения присутствия включают вычеркивание имен в шаблоне протокола собрания совета директоров или распространение листа для входа.
Обязательно отметьте всех опоздавших директоров. Важно точно подсчитывать, кто присутствовал, а кто не присутствовал при каждом движении.
5. Заполняйте свой шаблон по ходу заседания совета директоров.
По мере продвижения заседания совета директоров заполняйте шаблон протокола заседания совета директоров. Вы можете организовать свои заметки, записав номер пункта повестки дня, которому соответствует каждая минута. Это упростит вам подготовку окончательного протокола собрания после собрания.
По каждому пункту повестки дня, требующему принятия решения, обязательно укажите:
- Действия, предпринятые и в какое время
- Точная формулировка принятых ходатайств, результат и лицо, подавшее ходатайства
- Директора, голосовавшие за, против или воздержавшиеся по каждому из предложений
- Любые конфликты интересов и способы их разрешения
Не забудьте также записать, были ли утверждены протоколы предыдущих собраний, вопросы по порядку ведения заседания и апелляции, какие-либо новые дела и какие-либо исполнительные заседания.Обратите внимание, что протоколы заседаний не ведутся во время исполнительных заседаний, но важно записывать их появление.
Пусть ваш шаблон направляет ваши протоколы, а во время написания постарайтесь сосредоточиться на критических моментах, оставаясь максимально объективным и ясным. Полезно сосредоточиться на темах и результатах, а не пытаться записывать обсуждения дословно. Знайте, что вполне приемлемо написать «обсуждение возможных вариантов». Если вам нужны разъяснения по чему-либо, обязательно спросите.
6. Запишите время закрытия собрания
Как только собрание закончится, не забудьте зафиксировать время его отсрочки. Если дата и время следующей встречи уже определены, обратите внимание и на это.
7. Получить копии всех отчетов
Если во время собрания были представлены новые отчеты или если у вас отсутствуют какие-либо отчеты, поговорите с человеком, который их представил, чтобы убедиться, что вы получите копию до окончания собрания.
Узнайте больше о программном обеспечении портала Aprio Board
После заседания правления
8.Расшифровывать протокол заседания правления
Постарайтесь написать «хороший» экземпляр протокола собрания совета директоров как можно скорее после его окончания, когда детали еще свежи в вашей памяти. Потратьте время на то, чтобы внимательно просмотреть записанные вами протоколы, и, при необходимости, добавить дополнительные примечания для ясности. Убедитесь, что каждое действие, предпринимаемое правлением, включает краткое объяснение и обоснование решения, а если вы в чем-то не уверены, спросите председателя правления.
Важно помочь обеспечить подотчетность организации и директора.В нижней части протокола собрания отметьте обязательства, взятые на себя руководством и директорами в отношении действий, чтобы председатель совета директоров мог привлечь их к ответственности.
Наконец, обязательно приложите любые дополнительные документы или отчеты с протоколом в качестве приложения или хотя бы объясните, где их можно найти.
9. Раздайте протоколы заседаний
Некоторые советы директоров предпочитают рассылать окончательные протоколы заседаний совета директоров по электронной почте или на бумажном носителе. Однако наиболее безопасно использовать программное обеспечение портала досок.Порталы правления также позволяют вам безопасно ссылаться на дополнительные документы прямо из вашего протокола, а члены правления могут напрямую добавлять свои комментарии для обсуждения, если это необходимо.
10. Сохраните протоколы для использования в будущем.
Протокол заседаний Совета директоров всегда должен храниться в надежном месте и быть доступным для использования в будущем. Многие советы директоров предпочитают хранить протоколы своих собраний в Интернете, но просто убедитесь, что выбранный вами метод безопасен, защищен паролем и доступен только членам совета директоров.Многие опции программного обеспечения портала плат позволяют вам это делать.
Кроме того, не забудьте сохранить любые дополнительные документы с завершенным протоколом для дальнейшего использования в правлении и на случай, если члены правления не смогут присутствовать на собрании.
Шаблон протокола заседания Совета директоров
Убедитесь, что в шаблон протокола собрания включены следующие основные сведения:
- Дата, время, место
- Тип заседания совета директоров — регулярное, внеочередное или ежегодное
- Присутствие председателя правления, членов правления, секретаря и других гостей
- Если соблюдены требования кворума
- Утверждение протокола предыдущего собрания
- Отчеты и презентации, включая имена и должности докладчиков
- Необходимые действия
- Разосланные приложения к презентациям или документам
- Заключительное резюме, которое включает отметку времени перерыва, дату и время следующего собрания, а также подпись президента.
Нужен шаблон для начала? Загрузите шаблон протокола заседания совета директоров Aprio здесь.
Образец протокола заседания правления
Raynor Inc.
Протокол заседания Совета директоров: июнь 2021 г.
13:00 PST, By Zoom, Ванкувер, Британская Колумбия,
Член правления:
Присутствуют: Кэрол Дево, Райан Сантос, Николас Паулино, Кейт Льюис, Дайан Уилсон, Мэтью Лоуэлл, Дин Стивенс, Тэмми Берк
Сожалеет: Кара Джонсон
Гости: Exec. Директор Шейла Суонсон, Чарльз Столлворт, бухгалтер-консультант
Кворум есть? Да
Позвоните, чтобы заказать
- 1:00 стр.м. Председатель, Кэрол Дево
Заказы бизнеса
ОТЧЕТЫ
Отчет генерального директора предоставлен исполнительным директором Шейлой Суонсон
- Суонсон представил Совету директоров краткое изложение различных целей компании, включая обновленную информацию о маркетинговых инициативах, продажах, новых сотрудниках и разработках продуктов. Директора задали несколько вопросов, на которые были даны удовлетворительные ответы, после чего последовало обсуждение.
Отчет Финансового комитета предоставлен председателем Кэрол Дево
- Дево представил Чарльза Столлуорта, который проверил бухгалтерские процедуры организации и нашел их удовлетворительными при подготовке к предстоящему ежегодному финансовому аудиту.Сталлворт рекомендует нашей компании обеспечить, чтобы аудитор предоставил письмо руководству вместе с финансовым отчетом по аудиту.
- Следующий квартальный финансовый отчет будет готов к заседанию совета директоров в следующем месяце.
НЕЗАВЕРШЕННЫЙ БИЗНЕС
- В протокол от 14 мая 2021 г. внесены изменения и утверждены
НОВЫЙ БИЗНЕС
- Дево объявила, что недавно наняла нового секретаря, Карлу Портер.
- Льюис подтвердил, что Дайан Уилсон уходит из Совета по личным причинам, оставляя пробел в Финансовом комитете.Кроме того, Льюис сообщил Правлению, что Комитет по поиску еженедельно получает обновления от консультанта по поиску и что запросы от Правления приветствуются.
Действия в будущем
Дево отвечает за подготовку следующего квартального финансового отчета к 15 июля 2021 г. перед следующим собранием.
Закрытие
- Заседание закрывается в 14:30.
- Дата следующей встречи: 26 июля 2021 г., 14:00.
Протокол предоставил: Тэмми Берк
________________
Подпись Президента
Теперь, когда у вас есть основы и вы видели примеры протоколов заседаний совета директоров, вот 6 дополнительных советов, которые сделают ведение заметок более эффективным.
Узнайте больше о программном обеспечении портала Aprio Board
6 практических советов по повышению эффективности протокола заседаний совета директоров
1. Подготовка — это все.
Подготовьтесь к конкретному заседанию совета директоров, на котором вы будете делать заметки. Это поможет вам понять, что будет уместно резюмировать, и значительно упростит задачу. Дайте себе достаточно времени, чтобы ознакомиться с протоколами предыдущих заседаний совета директоров, а также с предстоящей повесткой дня. Убедитесь, что вы знаете цель предстоящей встречи — регулярная это встреча или специальная, кто, как ожидается, будет присутствовать, что будет обсуждаться и какие документы будут рассмотрены или распространены.
2. Стремитесь к краткости и точности.
Хорошие минуты — это краткое изложение того, что произошло и было согласовано, а не запись всего, что было сказано. Так что пропустите длинное описание и сделайте минуты кратким и сжатым изложение фактов и действий. Например, «мы назначили [этого человека] на [эту должность] на [этот срок], на [эту дату]».
Обратите внимание на отсутствие прилагательных, наречий, эмоций или красочного языка. Избегайте сокращений и жаргона — возможно, все директора не знакомы с вашими отраслевыми терминами, юридическим языком и языком инсайдеров.Для новичков в ведении заметок требуется практика и прилежное редактирование. Не забудьте дважды проверить:
- Использование простого языка, легко интерпретируемого
- правильная грамматика и пунктуация
- правильное написание
3. Говорите объективно.
Протокол собрания должен быть кратким, основанным на фактах и непредвзятым. Следуйте этим инструкциям, чтобы убедиться, что ваши протоколы объективны:
- Строго сообщайте о фактах и решениях, сохраняя нейтральный тон.
- Не записывайте критику, личные аргументы или разногласия, а также политику.
- Оставьте в протоколе незанятый чат, шутки, обзоры текущих событий или личные анекдоты. Хотя чаты могут помочь улучшить взаимодействие с советом директоров, если они не имеют ценности для управления, не документируйте.
- Удалите все, что может повлечь за собой чрезмерную ответственность.
4. Обеспечьте подотчетность членов совета директоров.
Протокол заседаний Совета директоров служит протоколом действий и решений.Одна из наиболее важных задач при ведении протокола — прояснить, какие задания, делегирование и сроки были выдвинуты после собрания, чтобы члены совета директоров были подотчетны.
Это может быть полезно для специального форматирования разрешений или последующих действий в таблице с выделением жирным шрифтом или подчеркиванием. Каждое решение должно быть легко понято без объяснения или контекста из остальной части протокола. Сделайте еще один шаг и кратко изложите решения собрания в конце документа, чтобы потом их было легко вспомнить.
5. Не бойтесь просить разъяснений.
Встречи проходят быстро и охватывают большую территорию. Если вы что-то упускаете или что-то вам непонятно, немедленно обратитесь за разъяснениями, чтобы вы могли точно записать, что было решено или каков следующий шаг. Иногда юридический или отраслевой язык может быть вам незнаком, поэтому обязательно остановитесь и спросите, не уверены ли вы.
6. Время имеет ключевое значение.
Написание и редактирование протокола как можно скорее, пока темы еще свежи в вашей голове, упростят ведение заметок.Это также гарантирует, что протоколы собрания будут своевременно рассылаться членам совета директоров для утверждения, когда их воспоминания также свежи, а задания и сроки являются наиболее актуальными.
Повысьте эффективность минут заседаний совета директоров с помощью Aprio
Теперь, когда вы знаете, как вести протокол на заседании совета директоров, повысьте его эффективность с помощью инструментов, предоставляемых в программном обеспечении для управления советами директоров, таком как Aprio.
Знаете ли вы, что Aprio включает в себя инструмент для сборки минут? Эта функция предоставляет вам шаблон протокола собрания начального совета, который предварительно заполняет такие элементы, как список участников, дату и место встречи, а также пункты повестки дня собрания совета директоров.Также есть возможность включать удобные гиперссылки для быстрого ознакомления с отдельными пунктами повестки дня, что делает каждый документ в вашем пакете легкодоступным и общедоступным из вашего защищенного портала доски объявлений.
С помощью Aprio протоколы собраний хранятся в центральной библиотеке, в которой легко выполнять поиск, что делает задачу получения разрешений безопасной и простой. А с помощью удобной функции клонирования администраторы могут легко дублировать папки и документы собрания, чтобы сэкономить время и обеспечить согласованность с пакетами досок.
Позвольте нам показать вам, как Aprio может помочь вам выделить минуты на заседании совета директоров еще быстрее. Получите персонализированную демонстрацию.
Как делать безупречные заметки о встречах (в комплекте бесплатный шаблон)
Вы когда-нибудь обращались к заметкам о встрече своей команды только для того, чтобы понять, что вы написали страницы бессмысленной каракулей? Ты не одинок.
Записать ключевые моменты, пока каждый пытается высказать свое мнение, бывает сложно. Идеи часто упускаются, очки действий теряются при переводе, а ваш почерк иногда становится просто неразборчивым.
Хуже всего, когда приходит время делать работу, вы не можете вспомнить детали, необходимые для выполнения ваших задач.
Научиться эффективно делать заметки на собраниях может показаться неблагодарным занятием, но оно дает большие преимущества. И мы сидим на кучу встреч.
Данные Attentive показывают, что каждый день проходит около 11 миллионов встреч. Исключительные заметки о встрече могут иметь решающее значение.
Они не только помогут вам быть в курсе ключевых деталей, но и сэкономят ваше драгоценное время. и повысят вашу продуктивность.
Общайтесь красивоTeamwork Chat помогает командам работать продуктивно, легко интегрируясь в полноценную платформу для совместной работы. Функции мгновенного личного или командного видеочата сохраняют человеческий контакт, а выделенные каналы чата сокращают ненужные встречи и электронные письма.
Что именно определяет заметки о встрече?
Заметки к собранию — это не то же самое, что протокол собрания.
В то время как протоколы собрания представляют собой формальное структурированное резюме собрания, записи собрания группы являются вашим личным справочником по обсуждаемым темам.
Протоколы создаются, чтобы поделиться ими со всеми участниками, но заметки о встречах часто предназначены для вашего личного использования.Это не значит, что вы, , не можете поделиться ими с , но вы хотите, чтобы они были разборчивыми, прежде чем вы это сделаете.
Заметки собрания и протоколы собрания
Для ясности, вот несколько различий между заметками собрания и протоколом собрания:
Заметки собрания носят неофициальный характер; протоколы заседаний являются официальными
Протоколы заседаний подписывать не нужно; протокол собрания делать
Заметки собрания документируют ключевые моменты; протокол собрания как можно больше
Оптимизируйте обмен и совместную работу над важной информацией или документами в вашей организации.
Почему так важно научиться делать заметки о встречах
Нет ничего хуже, чем покинуть встречу, чувствуя себя прекрасно и полностью забыть о том, что произошло, когда приходит время сосредоточиться. Это проблема, поскольку вам действительно нужны эти детали для правильного выполнения работы.
Мы все были там. Легко разочароваться и даже отчаяться найти нужную информацию, не выглядя небрежно или невнимательно.
Вот почему записи собрания команды так важны — они снимают нагрузку с запоминания деталей и позволяют оставаться на месте (и более продуктивно) как во время, так и после собрания.
Все сделано правильно, записи собрания позволяют:
Записывать информацию своими словами. Запись идей и ключевых моментов своими словами облегчает понимание и сохранение информации.
Получение информации в реальном времени. Написание или набор заметок поможет вам усвоить информацию и сохранить ее дольше.
Сделайте встречи более продуктивными. Точное документирование любых идей, действий и целей, обсуждаемых на собрании, увеличивает ваше внимание и помогает оставаться на связи.
Храните и делитесь записями. Храните заметки в безопасности и убедитесь, что они удобочитаемы, чтобы делиться ими с остальной частью вашей команды и заинтересованными сторонами.
Сохраняйте важную ссылку. Просмотрите свои записи после встречи, чтобы увидеть, были ли достигнуты обсуждаемые цели (или вам нужно вернуться к чему-то, что было упущено).
Какие записи о встрече нужно делать?
Легко попытаться записать все, что упомянул на встрече, но действительно ли вам нужны письменные свидетельства того, что главный дизайнер Тим сделал на выходных?
Нет, не знаешь.
Записывая только самую полезную информацию, делает ваши заметки более эффективными и упрощает просеивание идей.
Вот виды заметок, которые вам следует рассмотреть:
1. Обсуждения повестки дня
Обобщите ключевые моменты каждого пункта повестки дня, включая то, что обсуждалось, и любые упомянутые результаты. Постарайтесь, чтобы каждый пункт был коротким (менее трех предложений) для краткости.
2. Действие
Действие превращает собрание из командного чата в продуктивную часть вашего расписания. Запишите каждое действие, назначенное ему и срок его выполнения.Еще лучше, добавьте эти действия прямо в Teamwork, чтобы уведомить соответствующих членов команды в режиме реального времени.
3. Идеи команды
Встречи часто приносят свежие идеи, особенно если вы сотрудничаете с несколькими отделами одновременно. Запишите особенно хорошие из них, которые вы можете использовать позже.
4. Ключевые вопросы
Какие важные вопросы возникли во время встречи? Запишите их, а также любые ответы, которые были предоставлены. Если есть открытые вопросы, требующие ответа от вашего имени, сделайте специальную пометку, чтобы не забыть добавить связанные задачи в свой список дел.
5. Основные решения
Решения — основа ваших встреч. Детали ускользнут на второй план, но важно следить за тем, что было решено, включая следующие шаги и любые результаты.
Как делать заметки о встречах?
Знать, о чем делать заметки — это одно. Знать , как эффективно делать заметки на собраниях, взломать сложнее.
Как и большинство советов по продуктивности, все сводится к планированию и структуре:
Начните делать заметки перед встречей
Потратьте пару минут, чтобы собрать своих уток в ряд перед тем, как отправиться на встречу, может иметь огромное значение .
Составьте шаблон заметок к собранию со всеми деталями, которые вы хотите отметить. Это особенно полезно, когда вы находитесь в агонии встречи и изо всех сил пытаетесь вспомнить, что вы хотите от нее получить.
Ваш шаблон заметок о встрече может включать:
Дата и время встречи
Цель встречи
Ведущие
Цели встречи
Ответы на любые оставшиеся вопросы
Действия и следующие шаги
Сроки и этапы
Перечисление этих разделов до того, как вы начнете собрание, позволяет легко переносить заметки в соответствующие области по мере продвижения.
Выберите способ ведения заметок по своему усмотрению.
Целью заметок на встрече является сохранение организованности и запоминание обсуждаемых ключевых моментов. Следовательно, бессмысленно следовать методике, которая вам не подходит. Мы все воспринимаем и обрабатываем информацию по-разному, поэтому ваши заметки должны отражать то, что кажется наиболее естественным для вашего уникального процесса.
Например, некоторые люди предпочитают цветовое кодирование своих заметок, в то время как другие предпочитают записывать вещи в виде списка. Не существует универсального подхода.
Но есть — это несколько популярных методов, которые можно использовать в качестве вдохновения.
Корнельский метод
Система записи заметок Корнелл требует, чтобы ведущие записывали основные заметки в правой части страницы, а ключевые выводы — в левой.
Это поможет вам быстро сканировать наиболее важные точки, сохраняя при этом важную справочную информацию.
В методе Корнелла пять основных шагов:
Запись: Запишите ключевую информацию
Уменьшите: Обобщите ключевую информацию с помощью ключевых слов
Прочтите : Перепишите ключевую информацию в своими словами
Размышляйте: Выясните, как работать с записанной информацией
Обзор : периодически просматривайте заметки после встречи
Квадрантный подход
Этот простой метод ведения заметок предлагает вам разделить страницу на четыре раздела и заполнить каждый:
Вопросы, которые возникают во время встречи
Идеи, которые приходят в голову во время обсуждений
Личные дела, включая сроки и вехи
Задачи, переданные другим лицам
Метод Mind Mapping
Заметки в формате списка (как два предыдущих метода) не для всех.
Если вы более склонны к визуализации, попробуйте метод отображения разума, при котором вы создаете графическое представление идей и концепций.
Ключевые фрагменты информации объединены в виде диаграммы, что позволяет быстро увидеть встречу с высоты птичьего полета. Согласно одному исследованию, нелинейные записывающие на 20% лучше понимают текст, чем линейные.
Позаботьтесь о своих записях после встречи
Вы когда-нибудь клали блокнот в сумку после встречи только для того, чтобы вернуться к потрепанному беспорядку? Или открыли свой компьютер, чтобы найти неорганизованные заметки, сохраненные в разных местах на разных платформах?
Если ответ положительный, вам просто нужно немного позаботиться о заметках после встречи.
Чем больше времени вы потратите после встречи на обобщение, хранение и работу со своими заметками, тем меньше времени вы потратите, пытаясь отсеять беспорядочную информацию по строке.
После встречи подумайте:
Ввод любых рукописных заметок
Добавление заметок в CRM
Превращение элементов действий в задачи в вашем инструменте управления проектами
Добавление напоминаний и сроков выполнения для любых задач
Сохранение заметок в соответствующей папке или добавление их на панель управления проекта
Обмен заметками с соответствующими членами команды и заинтересованными сторонами
Быстрые советы по созданию замечательных заметок о встречах
Практика делает совершенным когда дело доходит до записи встреч.Чем чаще вы это делаете, тем легче это становится и тем быстрее вы найдете метод, который вам подходит.
Воспользуйтесь этими главными советами, чтобы получить максимальную отдачу от своих усилий по созданию заметок.
1. Запись собраний
Спросите разрешения на запись собраний, чтобы вы могли вернуться к ним позже. Это особенно полезно для подробных встреч, на которых передается много важной информации. Используйте программное обеспечение, такое как Zoom, или простое записывающее устройство, чтобы фиксировать ключевые моменты и при необходимости прослушивать встречу.
2. Структурируйте свои заметки
Используйте один из упомянутых выше методов создания заметок или создайте свой собственный. Чем более структурированы ваши заметки, тем проще оставаться организованными и максимально использовать их при повторном обращении.
3. Сделайте свои заметки доступными
Не позволяйте заметкам пылиться. Держите их актуальными, убедившись, что они доступны для всех, кто участвует в проекте, чтобы вы и ваши коллеги могли вовремя достичь своих целей (не упуская ни одной важной части головоломки).
4. Добавьте ссылки и соответствующие вложения
Превратите свои заметки в интересный ресурс, добавив соответствующие ссылки и вложения в CRM или инструмент управления проектами. Собирая ваши ресурсы в одном месте, все члены команды могут легко получить доступ к инструментам и информации, которые им необходимы для правильного (и своевременного) выполнения работы.
5. Не записывайте все
Не записывайте все, что говорится на собрании. Вместо этого придерживайтесь основных моментов, таких как обсуждаемые ключевые идеи, любые принятые решения, согласованные действия и любые возникающие важные вопросы.
6. Обдумайте главную цель
Цель встречи будет влиять на то, какие заметки вы будете делать и что вы будете делать с ними после. Например, если вы участвуете в мозговом штурме, записывать каждую идею необязательно. Вместо этого более продуктивно составить краткий список лучших идей, а не записывать те, которые, как вы знаете, не сработают.
С другой стороны, если вы встречаетесь один на один, большинство тем для обсуждения, вероятно, будут очень ценными. В этом случае, вероятно, стоит запомнить, что говорит ваш менеджер (или член команды, если вы руководите им).
7. Постоянно делайте хорошие заметки с помощью шаблона.
Облегчите себе жизнь, используя готовый шаблон заметок для собраний. Это избавляет от всех догадок при ведении заметок, предоставляя соответствующие подсказки и помогая вам структурировать заметки в запоминающейся и удобной для восприятия форме.
Загрузите наш простой шаблон заметок и настройте его в соответствии со своими потребностями .Создайте копию документа и сразу же начните делать заметки.Или же настройте разделы в соответствии со своими потребностями и создайте шаблон, который можно будет использовать снова и снова.
бесплатных шаблонов протоколов встреч | Adobe Spark
Отправьте отчеты о собраниях с помощью Adobe Spark.
После важной встречи на работе или в школе, в клубе общественных работ или даже в команде по кикболу всегда полезно составить резюме, которое напомнит участникам о том, что обсуждалось и было решено. Это резюме — это протокол вашей встречи, и это полезный инструмент для поддержания организации.Протоколы собрания часто представляют собой краткое, но подробное изложение того, что произошло на собрании, когда оно произошло и кто там присутствовал. Обычно он также называет будущие встречи, сроки, цели или действия.
Создайте минуту встречи прямо сейчас
Как составлять протокол собрания.
Начнем с деталей.
Прежде чем создавать свою страницу, вы можете сузить круг вопросов до важных фактов и деталей. Когда вы начнете составлять свой протокол, обязательно укажите, кто там был и когда это произошло, а затем укажите содержание встречи.Не забывайте о важных решениях, новых идеях и будущих событиях. Будьте конкретны с датами, именами и всеми мельчайшими деталями, но не используйте пустые выражения. Ваш протокол встречи должен быть чем-то, что ваш читатель может быстро просмотреть за короткий промежуток времени, чтобы обновить важную информацию.
Настройте протокол встречи с фотографиями и видео.
Хотя детали не всегда вызывают интерес, протокол вашей встречи может быть интересным. Загрузите фотографии и видео со встречи, включая фирменные логотипы или канцелярские заголовки.Поиграйте со шрифтами и темами, чтобы найти тот, который лучше всего подходит для вашего минутного содержания.
Отправляйте и делитесь своими минутами.
Хотя с Adobe Spark Post легко сделать ваши минуты красивыми, их еще проще отправить. Распечатайте, отправьте электронное письмо или поделитесь пользовательской ссылкой со своей командой.
Создайте минуту встречи прямо сейчас
Шаблоны минут встречи от Adobe Spark упрощают процесс проектирования.
Будь то корпоративные протоколы, протоколы заседаний совета директоров или протоколы проведения местного шоу талантов, Adobe Spark Post может быть полезным инструментом.Интуитивно понятный пользовательский интерфейс Adobe Spark позволяет легко добавлять заметки к собранию вместе с любыми мультимедийными материалами. Придерживайтесь стандартного формата протокола встречи или создайте свой собственный.
Позвольте Adobe Spark стать экспертом по дизайну на вашей встрече.
Оттачивайте свои творческие способности с помощью Adobe Spark Post. Изучите профессионально разработанные шаблоны, которые заставят вас крутиться, или создайте минуту встречи с нуля. Создайте тему для своих дизайнов, используя фотографии, значки, логотипы, персонализированные шрифты и другие настраиваемые элементы, чтобы они выглядели полностью аутентичными.Дублируйте дизайны и измените их размер, чтобы обеспечить единообразие для нескольких типов ресурсов. С Adobe Spark Post можно бесплатно и легко создавать, сохранять и делиться своими дизайнами за считанные минуты.
Как вести протокол на заседании совета директоров
Эффективный шаблон протокола собрания объединяет все вышеперечисленное в трех основных элементах: формат, посещаемость и тело.
Формат
Важно использовать один и тот же формат каждый раз, когда вы готовите протокол собрания.Используйте в документе логотип или бренд вашей организации и включите официальный заголовок с датой, временем, местом и типом встречи. Вы также можете включить заявление о конфиденциальности и безопасности, чтобы напомнить членам совета директоров о том, что они не должны разглашать информацию публично.
Посещаемость
Присутствие на вашем заседании совета директоров имеет большое значение, особенно в случае судебных споров или других вопросов, которые могут возникнуть после спорного голосования или решения совета. Точный и исторический учет посещаемости также показывает инвесторам и другим заинтересованным сторонам, как члены совета директоров выполняли свои обязанности и обязательства.
Задокументируйте имена присутствующих, а также отсутствующих. Отметьте, присутствует ли кто-нибудь удаленно по телефону или в режиме видеоконференции. Кроме того, запишите, когда собрание началось, кто председательствовал на нем и кто вел протокол собрания.
Тело
Тело вашего протокола собрания обычно включает два основных компонента: административные дела и основные дела.
Раздел административных дел включает в себя рутинные пункты, такие как утверждение повестки дня, утверждение протокола последнего собрания и согласованную повестку дня для подтверждения различных отчетов комитета и других повторяющихся пунктов.
В основной бизнес-раздел входят вопросы, требующие более строгого надзора, обсуждения и принятия решений. Основная часть вашего протокола собрания — это, по сути, основное блюдо или место, куда следует включить основную часть того, что произошло на заседании совета директоров. Как правило, основной бизнес включает утверждение бюджета, обсуждение инициатив по созданию новых продуктов, принятие официальных решений и другие важные вопросы, требующие одобрения совета директоров.
Для каждого элемента укажите:
- Отдельный абзац с заголовком или рубрикой
- Предпринятые действия (например,g., одобрено или отказано советом)
- Действия не предприняты (например, правление получило и обсудило, но представило его)
- Если возможно, добавьте соответствующую справочную информацию для более широкого контекста
Все, что вам нужно знать
S Протоколы собраний корпорации являются одним из требований, предъявляемых к структурированию вашего бизнеса как корпорации S, и к этой ответственности следует отнестись серьезно. 3 мин. чтения
1. Корпорации и требования2.Протокол собрания
3. Корпоративные действия без собрания
4. Последствия несоблюдения протокола собрания
5. Как вести протокол собрания Протоколы собраний
S corp — одно из требований, которое необходимо для структурирования вашего бизнеса как S. Хотя протокол собрания может показаться незначительным требованием, на самом деле это очень большая ответственность, к которой следует отнестись серьезно.
Корпорации и требования
При структурировании бизнеса в качестве корпорации и последующем выборе статуса корпорации S для целей налогообложения есть много преимуществ, и это также связано с требованиями.
- Совет директоров
- Должностные лица, избранные советом директоров
- Протокол заседания
Эти требования устанавливаются законами большинства штатов. Например, нет федеральных законов, требующих ведения протоколов заседаний. Однако IRS спросит их, проводится ли аудит компании.
Нет требований к файлам протоколов собраний, но государственные копии должны храниться вместе с корпоративными записями. Эти подробные записи корпоративных действий могут быть полезны в будущем.Судебные иски или другие юридические вопросы могут быть усечены этими записями.
Протокол заседания
Протокол должен быть написан от руки или напечатан. Один и тот же формат следует использовать для всех протоколов собрания, чтобы при поиске предмета кто-то мог посмотреть в нужном месте, чтобы найти подробности.
Формат протокола собрания может включать:
- Время встречи
- Дата проведения встречи
- Место проведения собрания
- Кто присутствовал на встрече
- Кто отсутствовал на встрече
- Вопросы и вопросы, обсужденные на собрании или вынесенные на обсуждение в будущем
- Принятые голоса и результаты или действия
Обратите внимание, что все акционеры, должностные лица и директора имеют законное право требовать копии протокола собрания.Эти просьбы важны, и к ним следует отнестись серьезно. Судебный иск может быть подан, если протокол собрания не предоставлен после действительного запроса.
Корпоративное действие без собрания
Встречи не требуются во всех штатах для того, чтобы корпорация начала действовать. Однако в этих государствах письменное согласие должно быть получено заранее определенным числом акционеров, чтобы действие было предпринято. Согласие акционеров должно храниться в остальном протоколе собрания, потому что это, по сути, протокол собрания.Эта формула письменного согласия может быть очень удобной для корпорации. Это особенно верно для корпораций с небольшим количеством акционеров, где официальные собрания могут стать ненужным бременем.
Последствия несоблюдения протокола заседания
Если корпорация не ведет протокол собрания, последствия могут быть ужасными.
Очевидно, что наиболее суровым наказанием для корпорации является потеря защиты ответственности, которую она предоставляет своим акционерам.Это означает, что личные активы акционера могут быть использованы для погашения долгов и юридических обязательств. Этот прорыв корпоративной завесы может произойти, когда корпорация не в состоянии вести надлежащий набор записей, книг и протоколов.
Как вести протокол собрания
Как описано выше, протоколы собраний важны для S-корпорации. Есть несколько простых шагов, которые необходимо предпринять, чтобы ваша S-корпорация удовлетворяла этому требованию.
- Проверить повестку дня перед собранием
- Запишите факты о встрече, например, была ли это обычная или специальная встреча, кто присутствует, кто отсутствует, название корпорации, время, дату, место и кто ведет протокол
- Обрисуйте повестку дня и напишите что-нибудь примечание
- Предпринятые действия должны быть зарегистрированы
- Сделанные движения должны быть записаны и результат каждого движения
- Уведомления на собрании
- Выступления по порядку ведения заседания должны быть зарегистрированы как парламентский вопрос
- Протокол должен включать отчеты, представленные на собрании
- Время отсрочки заседания должно быть зафиксировано.
- Протокол должен быть рассмотрен и утвержден
- Утвержденный протокол должен быть помещен в файлы корпорации для минут
Многие люди не понимают важного юридического требования о протоколе собрания для S-корпорации. Надеюсь, в нашей статье вы узнали, насколько важно это требование для любой корпорации S.
Если вам нужна помощь в создании корпорации S или возникла другая юридическая потребность, вы можете опубликовать свою юридическую потребность на торговой площадке UpCounsel.Upcounsel — это торговая площадка юридической помощи для вас и вашего бизнеса. UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы UpCounsel являются выпускниками юридических школ, таких как Harvard Law и Yale Law, и имеют в среднем 14 лет юридического опыта, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.
.