Как вести деловую переписку по электронной почте: Как вести деловую переписку по электронной почте – POPEL Agency

Содержание

Как вести деловую переписку по электронной почте – POPEL Agency

На самом деле, статей о том, как вести деловую переписку, — пруд пруди. Я не расскажу вам чего-то очень уж оригинального. Но сколько бы ни было статей на эту тему, а всё равно она остаётся злободневной, и всё равно нам приходится с прискорбной регулярностью получать письма, которые описанным рекомендациям никак не соответствуют.

Многие к электронной переписке относятся небрежно и строчат письма спустя рукава, не задумываясь и не пытаясь соблюсти даже отдаленное подобие этикета. А зря! По электронному письму можно сделать немало выводов о его авторе — насколько этот человек вежливый, грамотный, вдумчивый и, в конце концов, насколько он адекватный.

Ниже я напишу несколько простых советов, как вести деловую переписку.

1. Пишите осмысленные заголовки к письму

Осмысленные — это не в духе «Привет!» или «Как дела?». В теме письма должна отражаться главная мысль письма.

Например, если речь пойдет о том, когда необходимо сдать визитки в печать, заголовком уместно указать «Сроки сдачи визиток в печать». Не ленитесь!

2. Не отправляйте письма без заголовка

Такие письма — это признак жуткой лени. Кроме того, любая почтовая программа и большая часть адекватных почтовых сервисов и сами будут пытаться подтолкнуть вас к тому, чтоб вы указали тему.

3. Не пишите в заголовке письма само письмо

Жутко раздражает, когда люди пишут письмо в самом заголовке. Не отправляйте писем в духе «Привет! Помнишь, мы вчера общались на тему шин? Так вот…».

4. Если тема общения изменилась — не продолжайте ветку Re:

«Re:» — сокращение от слова Reply, т.е., «ответ». Часто почтовые сервисы и почтовые программы вставляют этот префикс автоматически, когда вы отвечаете на письмо. Многие люди продолжают одну тему переписки бесконечно. В итоге, заголовки к их письмам выглядят как

«Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Как дела?».

Хотя в последнем письмо такой переписки очень может быть уже давно ведётся на совсем другую тему.

5. Начинайте письмо с приветствия!

Начинайте письма с приветствия! Можете писать «Привет!», можете писать «Здравствуйте!». Лучше не писать «Добрый день!» или «Доброе утро!» потому что вы не знаете, когда человек получит письмо. И конечно, не нужно писать «Доброе время суток!».

Ещё лучше, в это приветствие включать имя.

«Здравствуйте, Роман!».

Таким образом, вы продемонстрируете, что относитесь к вашему адресату с уважением. А уважение — это вообще очень полезная в деловой переписке штука.

6. НИКОГДА НЕ ПИШИТЕ ПИСЬМА ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ

На письме заглавные буквы воспринимаются как крик. Не верите? Вот вам пример письма:

«Привет! Когда вернешь удочки?» — это письмо написал нормальный здоровый человек.

Оно же:

«ПРИВЕТ! КОГДА ВЕРНЕШЬ УДОЧКИ?» — от такого письма бросает в дрожь. Вы понимаете, что если вы не вернете удочки, быть беде.

Есть и ещё один вариант, как не нужно писать письма.

«привет! когда вернешь удочки?» — от такого письма веет меланхолией…

Заглавные буквы в предложениях используют не просто так. Они улучшают читабельность. И, кроме того, это же правила русского языка!

7. Не пользуйтесь многоточиями

В деловой переписке лучше вообще никогда не пользоваться многоточиями. Многоточия — это недосказанность. И на мой вкус — меланхоличность.

«Привет… Я сегодня не приду…»

Когда читаешь такое письмо, невольно проскакивает ощущение, что его автор, возможно, уже никогда не придет.

8. Не пишите на подонковском языке

Не используйте в деловой переписке оборотов в духе «Прет!» (вместо «Привет!») или «Дароф!» (вместо «Здорово!»). Ну и всякие там «Збс» и «Пипец» тоже не стоит использовать.

9. Не пишите цветные буквы

Не нужно присылать письмо с раскрашенными буквами в тексте письма. Деловое письмо — это не тетрадка отличницы.

10. Когда же можно писать «Вы» с большой буквы?

Когда вы обращаетесь к человеку в письме на «Вы» — писать это слово с большой буквы можно! И знаете, даже нужно.

11. Подписывайте письма

В конце письма не ленитесь ставить подпись. В подписи обязательно указывайте имя и фамилию, а перед этим уместно сделать приписку

«С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Один мой коллега подписывает письма так: «Улыбаясь».

Но если не хотите оставлять пожеланий — не нужно. Это не догма. А вот имя и фамилию оставлять стоит.

12. Оставляйте дополнительные контактные данные

В конце письма, под подписью, оставляйте контактные данные! Как минимум телефон. А лучше — весь набор (скайп, сайт, телефон, ICQ).

Вот и всё! Казалось бы — ничего сложного. Никаких тут откровений нет. Но если вы будете вести деловую переписку с оглядкой на эти советы, уверен, в вашей жизни случатся скорые и разительные перемены к лучшему!

Как вести электронную переписку, писать письма по e-mail

Ведение деловой переписки по электронной почте: правила и этикет, конфиденциальность и оформление, повышение эффективности и пошаговая инструкция по составлению официального письма, полезные советы и неудобные факты про e-mail.

Выходные прошли и пора снова включаться в трудовые будни. Сегодня хочу рассмотреть важную тему, которая актуальна сейчас для меня, как никогда. Раньше особо не задумывалась о том, как важно уметь правильно составить деловое электронное письмо, чтобы не обидеть собеседника, заинтересовать, расположить к себе.

Тем, кто постоянно общается по электронной почте, достаточно одного короткого послания, чтобы составить о вас свое мнение.

«Грамотная речь, знание элементарных ПРАВИЛ ДЕЛОВОГО ЭТИКЕТА, уважение к собеседнику в виде своевременного ответа – это уже немало!»

Чтобы произвести хорошее впечатление, нужно совсем чуть-чуть постараться. А вот исправить ситуацию и мнение о вас человека, получившего неграмотное непонятное письмо в ответ на важный вопрос, будет гораздо труднее.

Тот, кто сидит по другую сторону монитора, не видит лично вас.

Не поддастся обаянию, не поймет, что вы просто спешили и написали полную белиберду, находу одевая ребенка или летя на пары. В электронном письме вы – это буквы и переданный ими смысл, поэтому нужно сделать так, чтобы послание способствовало налаживанию коммуникации.

Почему так важно уметь вести электронную переписку?

Общение по электронной почте предполагает те же правила, что и ведение переговоров лично или по телефону. Но, ввиду некоторых особенностей этого канала коммуникации, все же, требует изучения и усвоения ряда правил.

«Для меня ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА – это постоянная связь с очень широким кругом людей»

Раньше не было столь распространено общение в социальных сетях, вайбере или вотсапе, поэтому отправка и получение сообщений по e-mail часто были единственной возможностью обмениваться новостями, вести переговоры, пересылать фото и т.д.

Сегодня появилось гораздо больше каналов коммуникации, которые постоянно совершенствуются и трансформируются. Если еще несколько лет назад ВКонтакте я общалась только с друзьями, то теперь в списке фрэндов у меня есть немало заказчиков.

«Невообразимо, но в соцсети можно даже ИНТЕРВЬЮ брать!»

В режиме реального времени задавать вопросы, получать ответы, потом весь этот текст редактировать, форматировать, вставлять присланные фото и публиковать на веб-портале. Можно даже из дому не выходить.

Конечно же, не все так уныло: личное общение для меня (уверена, нас таких много) по-прежнему в приоритете. Я предпочитаю встречаться с друзьями за кофе и фото показывать лично, разговоры по телефону не затягивать, а новостями с близкими обмениваться на уютной кухне.

«С другой же стороны, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ прочно вошли в нашу жизнь…»

Особенно мою, где с Интернетом напрямую связана работа. Какие-то процессы удалось оптимизировать, какие-то – ликвидировать, что-то освоить, с чем-то смириться.

Электронная почта для меня по-прежнему является важным каналом коммуникации, поэтому вопрос о правильном ведении деловой переписки очень актуален. И, не желая довольствоваться обрывочными сведениями и случайными советами, я постаралась более подробно во всем разобраться.

Общие правила ведения деловой переписки

Деловое общение – неотъемлемая часть жизни любого человека. Ежедневно приходится общаться с коллегами и начальством, клиентами и деловыми партнерами. Даже если вы не офисный работник, а фрилансер, вам тоже часто или не очень нужно отвечать на письма заказчиков, искать потенциальных работодателей и т.д.

Многим кажется, что общение в Интернете предполагает больше вольностей – особенно часто так заблуждаются те, кто не заключен в формате офиса и является представителем той или иной креативной профессии.

«Опасно думать, что ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА позволяет больше, чем личное общение!»

Нередко именно из-за незнания элементарных правил ведения переписки и неспособности наладить общение проекты закрываются, не начавшись. И хорошую работу получают те, кто, возможно, менее достоин, но более презентабелен на этапе зарождения профессиональных отношений.

Так или иначе, но знать правила ведения деловой электронной переписки нужно. Ведь каждое письмо становится визитной карточкой отправителя и отображает его деловую позицию.

«Чтобы общение было ПРОДУКТИВНЫМ И КОМФОРТНЫМ, нужно помнить о деловой этике и элементарных правилах хорошего тона…»

Общие правила ведения деловой переписки, независимо от того, идет ли речь об электронной почте или обычной корреспонденции, универсальны:

1. Уважение к личности и деловой позиции оппонентов – как бы ни повернулось дело, всегда нужно соблюдать учтивость и благожелательный тон. Даже самая жесткая позиция должна быть изложена без оскорблений и перехода на личности, аргументированно и твердо

2. Обязательное соблюдение конфиденциальности – в том формате, в котором предполагают формат общения, тема, сфера взаимодействия и т. д.

3. Внимание к деловым интересам оппонента

4. Отсутствие орфографических, грамматических, синтаксических и др. ошибок – обязательно, это базовое требование

5. Пунктуальность в обмене информацией

6. Честность и понятность изложенных мыслей и предложений, чтобы оппоненту не приходилось ни о чем догадываться и «читать между строк»

7. Оперативный ответ: на электронное письмо ответить нужно в течение одного дня. Если для обдумывания ответа нужно больше времени, желательно уведомить об этом оппонента с указанием примерного срока ожидания ответа

Пошаговая инструкция по составлению официального электронного письма

1. Четко и грамотно оформлять поле «Тема/ Subject» — для экономии времени адресата и возможности мгновенно оценить содержание письма

2. Спокойное приветствие и персональное обращение – письмо становится более конкретизированным, повышается доверие. Игнорировать имя адресата некорректно

3. Точность адресации – поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия». Тут есть нюансы:

если имя получателя стоит в поле «Кому» — отправитель ждет ответа;
если в поле «Кому» указано несколько адресатов – отправитель ждет ответа от каждого;
если имя находится в поле «Копия» — отправитель хочет поставить в известность адресата о сути вопроса, но ответа не ждет. Переписка не ведется, а если есть желание вмешаться, так и пишут: «Позвольте присоединиться к обсуждению…», «Позвольте высказать свое мнение…» и т.д.;
если имя получатель стоит в поле «Скрытая копия», о нем не узнает никто из вовлеченных в переписку, но он увидит все письма

4. Корректная работа с информацией – является серьезным инструментом для создания определенного имиджа отправителя, настроя на деловой тон и важные обсуждения:

объем письма должен укладываться в один экран;
максимальный объем вложений не превышает 3МГб, файлы для пересылки лучше форматировать в rar или Zip;
язык сообщения должен быть максимально понятен и прост – минимум непонятных сокращений, сленга, англицизмов и аббревиатур, которые могут ввести получателя в заблуждение или вызвать недоумение, вопросы и т. д.;
при ответе на предыдущие письма ответ нужно писать вверху, чтобы получатель не прокручивал всю переписку;
не стоит писать новое письмо в ответ на предыдущее – лучше воспользоваться кнопкой «ответ», что сохранит переписку и сделает комфортным просмотр информации;
недопустимо выделять информацию ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ;
ссылки в письме выделяются традиционным синим;
количество цветов текста не должно превышать 2-3, лучше – без цветового выделения;
враги официальной переписки – восклицательные знаки.

5. Подпись и контактная информация – в блоке, привязанном к окончанию каждого письма, указывают: имя и фамилию, указание должности (если актуально), контакты (телефон, e-mail, адрес сайта, аккаунты в соц. сетях и все, что облегчит обратную связь)

6. Вставки RE и FWD почтовыми клиентами обычно ставятся автоматически: ответ и пересылка письма, соответственно. Эти короткие символы дают возможность понять адресату, что тема обсуждалась ранее и это ответ на письмо или же письмо было переслано. Если адресат не знает о сути пересылаемого письма, в самом верху можно добавить что-то от себя, вводя в курс дела

7. О наличии вложений в письме принято сообщать («прайс прикреплен к письму», «фото в приложении» и т.д.)

Советы по написанию электронного делового письма

1. Письмо начинают всегда с приветствия – формального и адресного. Современная практика позволяет обращаться без отчества, но на «Вы» и все равно формально (вместо «Добрый день, Анастасия Витальевна!» допустимо «Здравствуйте, Анастасия!»). Можно вставить небольшой уместный комплимент («ознакомившись с Вашими великолепными работами…» и т.д.)

2. Если получатель просил прислать ему письмо, об этом стоит упомянуть

3. С адресатом общаются на его языке – не стоит сыпать терминами, обращаясь к непрофессионалу и писать коллеге «ну, вы поняли, о чем я». Все мысли и предложения, идеи излагаются предельно ясно, лаконично и понятно

4. Недопустимо использование транслита, кроме редких ситуаций, когда нужно срочно отправить письмо с мобильного, к примеру

5. Деловые письма должны быть короткими, емкими, информативными, выдержанными – указывать точную информацию, конкретные данные, не добавлять «воды» и писать только по делу

6. Если в письме нужно рассмотреть несколько вопросов, каждый из них можно пронумеровать и разделить пустой строкой. Структурированность письма даст возможность «не потерять» ни одной детали, все обсудить и не допустить недоразумений

7. На просьбы дают подробный ответ – не «Ок» или «Хорошо», а «Хорошо, работа будет выполнена в указанные сроки, о выполнении извещу и т.д.»

8. После того, как письмо составлено, его обязательно нужно вычитать: убрать лишнее, исправить ошибки, исключить недоговоренности и непонятные фразы

9. Если в письме вмещена важная информация, его стоит отметить специальным флажком

10. Перед отправкой письма стоит удостовериться в хорошем соединении (да, и так бывает: письмо вроде отправлено, ждешь ответа, а оно не «ушло»), нажать на соответствующую кнопку и подождать сообщения, что «письмо отправлено», лишь потом закрывать страницу

11. Адрес получателя вставлять стоит лишь после составления текста письма, добавления вложений, тщательной проверки, чтобы случайно не «ушло» недописанное или неоткорректированное послание

Полезная информация: несколько важных принципов

При создании e-mail адреса для ведения деловой переписки лучше забыть о милых именах и прозвищах – идеальный адрес выглядит так: [email protected].
Статистика говорит, что не вызывают доверия у получателей адреса, которые начинаются с office@, info@, reklama@, ad@, inbox@ и т. д.
Обычно электронные деловые письма относятся к одному из двух видов: письмо для информирования собеседника и для побуждения его к какому-либо действию. Письма второго типа пишутся чаще, и лучше в тексте все подавать прямо и понятно. Призывы к действию обычно сопровождают обращением по имени и размещают в конце. В качестве примера: неправильный вариант «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку», правильный «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!». Собеседник не должен самостоятельно ничего додумывать и придумывать, ему нужно давать понятные и конкретные инструкции.
Желательно соблюдать правило «один информационный повод = одно письмо», официальное послание должно предполагать лишь одно целевое действие.

Общее правило электронной переписки: письмо должно быть в два раза меньше, чем аналогичное, написанное на бумаге. Чем короче и лаконичнее – тем лучше.
Неприемлемы тона – угрожающий, умоляющий, приказной, слишком самоуверенный.
При написании «холодных» писем людям, которые не давали лично своего адреса, нужно сообщать, откуда этот адрес был получен. В противном случае информация будет воспринята как обыкновенный спам и улетит в корзину.
Классическая структура письма: вводная часть (кратко цель и причины письма), основная (главная мысль обращения и его суть), заключительная (выводы, указания, предложения, просьбы, информация о желаемых действиях и т.д.).
Приветствуется структура Интернет-текстов: подзаголовки, небольшие абзацы, нумерованные и ненумерованные списки. Все это облегчает восприятие информации.

Лучше использовать активный залог вместо пассивного, который уместен лишь в слишком официальной переписке. В других же случаях нужно демонстрировать заинтересованность и лояльность.
Постскриптум использовать нежелательно. Если что-то вспомнилось в процессе – нужно гармонично включить в общую структуру электронного письма, а превращать текст в пьесу с эпиграфами и другими подобными элементами не стоит.
В контактных данных лучше указывать один электронный адрес и номер телефона, по которым действительно можно быстро связаться с отправителем.
Работа с приложениями: названия файлов должны быть выполнены не в формате кракозябров, а отображать их содержание. Все приложения описываются кратко и понятно в теле письма. Слишком большие приложения заливаются на облачные хранилища и предоставляются в качестве прямых ссылок для скачивания или просмотра. Приложения с расширением .exe и иные программные форматы по электронной почте не отправляют.

Не приветствуется отправка делового письма в праздничные и выходные дни, до обеда понедельника и после обеда пятницы.
Отправляясь в отпуск, можно настроить в почтовой программе автоответ при отсутствии, где будет указана информация касательно того, куда обращаться, когда будет получен ответ, почему получатель не отвечает и т. д. (в зависимости от ситуации).
И в качестве завершающего пункта могу посоветовать просмотреть полученные от компаний или людей электронные письма и проанализировать, что в них раздражает, что не понравилось, по какой причине перехотелось отвечать или ответ был отправлен в последнюю очередь и т.д. А потом сделать выводы и не повторять аналогичных ошибок.

7 неудобных фактов об электронной почте:

1) Неравноценные по содержанию и форме письма – это нехорошо. Если вы пишете много и по делу, а вам отвечают односложно; если вы составляете письмо исключительно грамотно и красиво, а отвечают чуть ли не сленгом, а также другие ситуации должны заставить задуматься и проанализировать такую переписку, сделать выводы.

2) Общение с теми, кто родился и вырос до эры Интернета, будет трудным. Речь идет о людях, которые не очень хорошо умеют пользоваться всеми возможностями сети и переписка с ними требует особого внимания к содержанию и форме. Максимально просто и доступно, без большого количества приложений и непонятных аббревиатур, электронное письмо в таком случае должно стать поводом, чтобы получить контакты и связаться по телефону, назначить личную встречу, где удастся более эффективно построить коммуникацию.

3) Фразы-роботы дают обратный эффект. Нужно очень осторожно использовать избитые «вежливые выражения», которые часто воспринимаются как спам и полное отсутствие индивидуального обращения.

4) Правильное использование знаков препинания точно передаст смысл. Знаки восклицания в деловой переписке не актуальны вообще, остальные нужно расставлять верно.

5) Шутки лучше оставить личному общению. Иначе есть риск потерять клиента или обидеть партнера и даже не заметить этого – далеко не все оригинальные фразы и метафоры без искажения воспринимаются в электронной переписке.

6) Если вам не отвечают – скорее всего, вам не хотят отвечать или нет такой возможности. О входящем письме обычно сигнализирует компьютер или телефон, папку спама все регулярно проверяют. Вероятность, что письмо действительно потерялось – ничтожна. Что забыли или не заметили – велика, но это и есть показатель отношения получателя к отправителю письма. Если письмо важное – достаточно напомнить о нем через день, справившись, не потерялся ли мейл. Забрасывать вопросительными месиджами точно не стоит, как бы сильно ни обижал игнор.

7) Вернуть отправленное письмо не удастся. И если вы отправили всем участникам разговора то, что предназначалось кому-то одному или переслали всю переписку с конфиденциальными данными либо случайно написали письмо не тому адресату с неприятным или непристойным содержанием – вернуть ничего не удастся.

Поэтому всегда проверяйте, что и кому отправляете, тщательно перечитывайте и не жмите на все кнопки подряд. Если же катастрофа случилась – в зависимости от ситуации можно попробовать все исправить последующим письмом с объяснениями и извинениями. Но бывают случаи, когда все это бесполезно, поэтому лучше не допускать таких неприятностей.

А как вы пишете официальные письма? Или не приходилось? Пользуетесь электронной почтой часто для решения деловых вопросов или только для развлечений, получения рассылок и извещений? Обмен советами и опытом приветствуется в комментариях;) L

YOU MAY ALSO LIKE

образец. Как отправить письмо по электронной почте. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

Copyright Shutterstock

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:

«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»

Правильно:

«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»

4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

Правильно

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.

Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.

Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).

Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на…» (Attention of…). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).

Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).

При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания (« вам следует связаться с нами по телефону… »). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .». Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п . Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.

В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.

Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!

Дорогие друзья, сегодня я решил написать о наболевшем — о том, как писать письма 😉 . Думаю, многие специалисты в различных областях ежедневно получают много писем с вопросами и просьбами о помощи.

Ваш покорный слуга не исключение 🙂 . Количество писем с вопросами и просьбами о помощи в среднем составляет 40-50 в день и порой превышает мои физические возможности ответов на них.

В переписке значительную часть составляют письма, в которых вопросы и описания проблем не совсем правильно сформулированы, из-за чего требуют дополнительных уточняющих писем, что занимает лишнее время как отправителя, так и получателя.

В этом посте я хочу рассказать о том, как нужно правильно писать письма с вопросами специалистам, чтобы получение нужной вам информации занимало минимум времени и не требовало лишней переписки.

Главное правило, на мой взгляд, заключается в том, что в письме очень важно дать понять, что вы дорожите временем получателя. Все должно быть кратко и четко сформулировано.

1. Приветствие

Я считаю, что любое письмо обязательно должно начинаться с приветствия. «Здравствуйте», «Привет», «Добрый день» — написать эти слова не составляет никакого труда и занимает секунды. Мне лично не нравятся письма, в которых нет приветствия. Ничто не ценится так дорого и не дается так дешево, как вежливость.

2. Обращение по имени

На всех страницах блога сайт, где есть форма обратной связи (например, страница « »), я всегда пишу «Меня зовут Михаил», поэтому не вижу проблемы, чтобы не обращаться в письмах по имени. Подсознательно любой человек любит, когда его называют по имени.

И хотя «Майк» я люблю больше, чем «Михаил» 😉 , любое обращение по имени сойдет 🙂 .

3. Сначала погуглите свой вопрос

Сколько раз в переписке мне приходилось давать ссылки на материалы, которые я нашел, просто набрав заданный мне вопрос в поисковике! У меня даже пальцев не хватит на руках и ногах 😉 !

Если серьезно, то искренне советую сначала погуглить интересующий вас вопрос в различных вариантах (в том числе на английском, перевести можно через Google Переводчик) и потратить время, чтобы изучить найденные материалы.

В большинстве случаев вы без труда найдете ответы на свои вопросы в поисковиках или на форумах (туда многие люди и приходят, чтобы общаться, обсуждать специфические проблемы по разным тематикам и отвечать на вопросы). Зачем тратить время другого человека, когда во многих случаях вы сами без труда можете найти все, что нужно?

🔥 Кстати! Я провожу платный курс по продвижению англоязычных сайтов SEO Шаолинь. Если интересует, можете подать заявку на его сайте seoshaolin.com .

Желаю вам успешного увеличения посещаемости ваших сайтов!

Десерт на сегодня — видео о том, как парень подтягивается на турнике на одном пальце. Тоже так хочу 🙂 :

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

Адрес и имя отправителя.

Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

Важность письма (это при необходимости).

Тема письма.

Приложение.

Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. .

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:») только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия — это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса, но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

о чем и как писать контрагенту, чтобы избежать исков и других проблем

Рекомендация 1. В основном бумажном договоре или его приложениях необходимо указать возможность обсуждения условий в электронной переписке. Для этого нужно прописать:

— с каких электронных адресов будет вестись официальная переписка,

— кто из должностных лиц уполномочен вести такую переписку. Например, если в договоре фигурирует только гендиректор, а письмо будет подписано менеджером, даже если оно уйдет с официального e-mail вашей компании, контрагент может признать его недействительным. И не соблюдать достигнутые в ходе такой переписки договоренности.

В договоре этот пункт может выглядеть следующим образом: «Стороны согласовали, что электронная переписка, осуществляемая Сторонами в рамках выполнения настоящего Договора по e-mail, адреса которых указаны в реквизитах настоящего Договора, имеет юридическую силу. От лица компании переписку уполномочены вести…»

Сами адреса электронной почты могут быть как указаны в реквизитах договора, так и прописаны в отдельном пункте. Если договор уже заключен, то узаконить будущую электронную переписку можно, заключив допсоглашение.

При соблюдении этих условий переписка будет иметь юридическую силу и может рассматриваться судом как доказательство.

Мессенджеры тоже можно указать в договоре как возможные каналы переписки. В этом случае указываются название мессенджера и номер привязанного к нему телефона. Но помните, что сообщения в большинстве мессенджеров можно удалить, в том числе они исчезнут у собеседника. В этом случае, чтобы подтвердить, что переписка была, придется запрашивать информацию с серверов компании, которой принадлежит мессенджер. А это крайне трудоемкий процесс.

Рекомендация 2. Все отправленные сканы документов должны быть заверены электронной подписью. Если вы обсуждаете какие-то незначительные условия работы с контрагентом, то это возможно в «теле» письма. Но если нужно внести ключевые изменения в договор (от переноса сроков вплоть до отказа от услуг), отправьте по электронной почте отсканированный подписанный документ. В принципе в большинстве компаний так и делают, если нет возможности быстро передать оригинал документа. Но! Если у вас нет оригинала, а есть только скан, позаботьтесь о том, чтобы он был подписан электронной подписью. Кто знает, как сложатся ваши отношения с контрагентом завтра. Как говорится, доверяй, но… Только при условии наличия документа, подписанного электронной цифровой подписью, он будет действительным.

Рекомендация 3. Старайтесь не обсуждать изменения условий договора в переписке. Речь идет не о будущем сотрудничестве, когда договор еще не подписан. А когда вы уже подписали договор и пишете контрагенту, например, о том, что вам нужно срочно изменить сроки поставки. Вы обсуждаете, при каких условиях это можно сделать, договариваетесь и обмениваетесь «ок». Дальше вы идете согласовывать с юристами или совладельцами предприятия эти изменения и уверены, что пока вы не подписали допсоглашение, договор нельзя считать измененным. А тут ваш партнер уже выполняет его по новым правилам. Например, отгружает вам продукцию. А если вы отказываетесь платить, идет в суд. С вероятностью 99% решение суда будет на вашей стороне. Но нужен ли вам сам этот процесс и связанные с ним прежде всего временные потери?

Все ключевые вопросы лучше обсудить по телефону. Либо четко прописать в письме, что условия вас заинтересовали, но работать начнем по ним только после подписания допсоглашения.

Рекомендация 4. Не обсуждайте в переписке действия, идущие вразрез с законодательством. Как юрист, я считаю, что такие действия в целом обсуждать и совершать нельзя. Но если вдруг по какой-то причине вы все же на них решились (например, вам нужно заключить договор с партнером задним числом и прочее), не оставляйте следов в электронной почте. Помните, что контролирующие органы могут получить доступ к вашей корпоративной почте (а в некоторых случаях — и к личной). И для них это будет как минимум фактом, работающим не в вашу пользу.

как вести переписку с парнёрами

Без деловой переписки бизнес вести невозможно — ведь в большинстве случаев она может заменить встречу, а значит, сэкономить время предпринимателя. Чтобы деловая переписка была эффективной, важно придерживаться этикета — письмо не должно навредить, оттолкнуть потенциального партнера, клиента, работодателя.

Разберемся, как это сделать.

Общие правила и ГОСТы для оформления

Все деловые письма делятся на презентационные (или письма-знакомства), письма-заказы, письма-напоминания, письма-претензии, гарантийные письма (обязательства) и сопроводительные письма. Сопроводительные письма встречаются наиболее часто, так как их отправляют вместе с разными вложениями, от резюме до презентации или прайса.

Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Общие правила включают такие требования к деловому письму

Лаконичность.

Без лирических отступлений и длинных экскурсов в историю. Оптимально, если письмо умещается на одном бумажном листе или на одном экране, максимум — на двух.

Одно письмо — один вопрос.

В деловых письмах не принято смешивать темы. Если это запрос на поставку канцелярских товаров — не нужно писать «заодно» и о том, какие услуги оказывает компания. Это темы для двух деловых писем.

Уважительный тон.

Даже если отправитель близко знаком с адресатом, в деловой переписке недопустима фамильярность. В деловом письме нет места «Серёге», «дружочку», «братану» — возможно обращение по имени и отчеству, а в некоторых случаях просто по имени.

Использование бланков.

Даже электронные письма, если они отправляются от лица организации, необходимо оформлять на бланке с логотипом и реквизитами отправителя.

Письмо на языке адресата.

При международной переписке письма составляются либо на языке получателя, либо на английском как признанном языке международного общения.

Структура делового письма

Как правило, структура современного делового письма включает:

Данные отправителя и дату подготовки письма.
Адрес получателя, с указанием конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «в отдел продаж компании «НатурСтрой»).
Вступительное обращение: «Уважаемый Андрей Анатольевич», «Уважаемые коллеги».
Основной текст, состоящий из двух частей. В первой — приведены причины или цели письма, во второй — изложены выводы, просьбы или предложения.
Указание на приложения к письму, если они есть: «Актуальный прайс приложен», «Расчет эффективности инвестиций — см. Приложение».
Заключение — «формула вежливости». «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» — достойная и часто встречающаяся форма. «Искренне Ваш…» — вариант, допустимый в случае, если отправитель и адресат хорошо знакомы.
Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при пересылке письма по электронной почте не указывается.

Нюансы и тонкости

Обращайте внимание на размер. Как указано в ГОСТах, при оформлении делового письма используют размер шрифта 12, 13 или 14. Как правило, чаще встречается 12-й размер.
Выбирайте простое. Не рекомендуется использование вычурных, специализированных шрифтов или шрифтов, за использование которых взимается плата. Наиболее распространенный шрифт деловых писем — Times New Roman. Использование этого шрифта гарантирует отсутствие проблем с кодировкой писем при отправлении по электронной почте.
Заботьтесь о легкости. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Текст, написанный с интервалом 1,5, легче для восприятия, и этот интервал используется чаще.
Думайте о комфорте получателя. Для комфортного чтения абзацы отбивают дополнительным межстрочным интервалом.
Правильно используйте обращение. При обращении к конкретному адресату «Вы», «Вас», «Вам» в деловом письме пишутся с прописной буквы, при обращении к группе людей (например, к сотрудникам отдела сбыта) — со строчной.

Пример оформления короткого делового письма.

Проверяйте орфографию. Например, при помощи бесплатного сервиса Advego.ru. Сервис прост в использовании; он укажет на недочеты и поможет избежать грубых ошибок и опечаток.

Ошибки деловых писем, которых лучше избегать

Не используйте узкие специализированные термины. Получатель может не знать их точного значения и истолковать по-своему.
Не вносите в деловое письмо длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — по возможности краткими.
Не употребляйте обращение на ты, даже если получатель хорошо знаком.
Не прибегайте к креативу. Загадочные заголовки-квесты в стиле «Как наше оборудование втрое увеличило прибыль строительной компании» или «Почему лидеры рынка выбирают продукцию компании N», обилие эпитетов, восклицательные знаки оставьте для других жанров. Стиль делового письма консервативен.

Правила делового письма несложны и логичны. Следование этим правилам поможет сделать деловую переписку компании максимально результативной и укрепит бизнес-репутацию.

Как правильно начать электронное письмо

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: как отправить письмо по электронной почте так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Благодаря скорости доставки писем электронная почта упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия – это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После приветственного слова можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса , но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Структурирование делового письма

Суть делового письма должна излагаться по существу

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, начальник отдела продаж Петров Николай Александрович, +79810000000».

Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Называйте по имени

Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.

Говорите по делу

Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.

Указывайте точный срок

Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

Форматируйте текст

Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.

Пишите нейтрально и деликатно

Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.

Сохраняйте историю переписки

Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.

Подписывайте письма

Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида [email protected] вместо svinkapeppa или superboy.

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.

Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.

Называйте понятно файлы и документы

Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.

Перечитайте перед отправкой

Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.

Отвечайте быстро

Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.

Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу:

Звуковое оповещение может разбудить адресата.
Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой.
Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.

Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»

Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

Пишите тему письма

Называйте по имени

Говорите по делу

Указывайте точный срок

Форматируйте текст

Пишите нейтрально и деликатно

Сохраняйте историю переписки

Подписывайте письма

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Называйте понятно файлы и документы

Перечитайте перед отправкой

Отвечайте быстро

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу:

Звуковое оповещение может разбудить адресата.
Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой.
Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь, и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).

В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет:«Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важны по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. «Правила бизнес-сетикета» появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».

В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.

Стиль общения.

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использует следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Оформление электронного письма.

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почты и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

3. Содержание, цель обращения

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

«Тема» («Subject»).
«Кому» («To»)
«Важность письма», при необходимости.

При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e – mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Размер электронного письма.

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Адресная книга.

При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой программе есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e – mail своих корреспондентов и другую контактную информацию. При использовании этой функции отправить электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить нужное имя в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Ответ на электронное сообщение.

Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«Reply») в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Цитирование – приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления сути содержания. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком «больше» (>).

Смайлики ( Smileys ).

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые «смайлики» (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

Есть очень много смайликов для обозначения как эмоций, так и состояний человека или его внешности. Классические смайлы:

🙂 улыбающийся
:-))) смеющийся
😀 радостно смеющийся
😐 задумчивый, нейтральный
🙁 грустный
:-/ недовольный или озадаченный
:-0 удивлённый (рот открыт)

Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто 🙂 или :(. В последнее время часто двоеточие заменяется знаком равно, например, =) вместо :). «Нос» обычно в таких случаях не ставится. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например, )))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.

Но не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

Электронная подпись.

Электронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.
Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Особенности Сетикета при отправке и получении электронных писем.

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Фрагмент книги «Международный этикет. Особенности делового этикета разных стран». Книга готовиться к выходу ИД «Феникс», Ростов-Дон в 2008 году.

Примечания автора:

Netiquette – (англ.Net – сеть + Etiquette – этикет) – нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим.Автора

Сма́йлик, смайл (англ. smiley) – это идеограмма, изображающая эмоцию. Состоит из различных символов, в том числе и служебных. Распространение смайлик получил в Интернете и SMS. Ещё в 1969 году Владимир Набоков в одном из своих интервью упоминал о том, что сто́ит создать специальный знак пунктуации для графического отображения эмоций. Однако только в 1982 году Скотт Фалман первым в мире предложил смайлик в том виде, в котором он используется сейчас. Прим.Автора.

Спам (англ. spam) — сообщения, массово рассылаемые людям, не дававшим согласие на их получение. Нежелательная реклама. Прим.Автора.

Википедия – Свободная энциклопедия, http://ru.wikipedia.org

ICQ — название клиентской программы для сети обмена мгновенными сообщениями по протоколу OSCAR, разработанной компанией Mirabilis. Аббревиатура «ICQ» созвучна английской фразе «I seek you» (я ищу тебя), в русском компьютерном сленге ICQ называют «аськой» или «асей». Прим.Автора

Правила деловой переписки по электронной почте

В современном бизнесе деловые вопросы все чаще решаются по переписке. С помощью писем компании находят новых клиентов, договариваются о сотрудничестве, урегулируют разногласия. Грамотная переписка помогает добиться успеха, неграмотная – приводит к потерям денег, времени, репутации.

Не удивительно, что интернет пестрит статьями о том, как вести переписку. «100 принципов делового письма». «200 советов для успешной переписки». Авторы соревнуются, кто сколько пунктов придумает.

Мы не стали включаться в эту гонку и подготовили короткий, но действительно актуальный список из 15 правил деловой переписки. Следуя этому списку, можно писать ясно, убедительно и профессионально.

Виды деловой переписки

К сфере деловой переписки эксперты относят два вида писем:

официальные письма на бланке,
сообщения по электронной почте.

Наши 15 правил применимы к первым, и ко вторым. Для удобства мы разбили их на 3 группы: первые 8 посвящены структуре письма, следующие 4 построению предложений, и последние 3 – формату.

Структура письма

Успех письменного сообщения в первую очередь зависит от того, по какому плану оно написано. С чего начинать письмо, чем заканчивать его, как упорядочить факты в основной части – на каждый из этих вопросов есть ответ-правило.

Правило 1. Скажи, зачем пришел

Представьте, что вы решили обратиться к вашему адресату не письменно, а лично. Вы входите к нему в кабинет, здороваетесь: «Добрый день, Василий Петрович». Вряд ли сразу после этого начнется разговор о деталях. Скорее, вы скажете: «Я пришел поговорить о проекте …» Или «Хочу предложить решение для ХYZ…» или «Давно собирался попросить у Вас разрешения на то-то и то-то».

Так же и в деловой переписке – читатель хочет сразу понять, что вы собираетесь делать: информировать, предлагать, советоваться, жаловаться, просить помощи… Нужно дать ему ответ на этот вопрос.

Сразу пишите, что сейчас будет происходить.

В официальной переписке:

Сообщаю вам, что…
Для … прошу вас предоставить информацию о …
Предлагаю рассмотреть возможность…

В сообщении по e-mail:

Мы выяснили/обнаружили, что…
Вышлите, пожалуйста, информацию…
Хочу предложить вам…

Правило 2. Ставь суть на первое место

Хуже нет – слушать собеседника и гадать, к чему же он клонит. Начал бы с вывода, сказал, что имеет в виду, а уж потом подтверждал свою позицию фактами. Или объяснял. Или аргументировал.

В переписке адресат тоже обрадуется, если вы начнете с сути.

Например, вам поручили разобраться, как идут работы на объекте N. Вы выяснили, что котлован выкопан, фундамент залит, первая очередь конструкций смонтирована – а дальше дело встало, и есть риск не уложиться в срок.

Не начинайте письмо словами «В ответ на ваш запрос сообщаю, что на объекте N выкопан котлован, подготовлен фундамент и смонтирована первая очередь…»

Начните с сути: «Сообщаю, что работы на объекте идут с отставанием от графика». А дальше рассказывайте, что там у вас выкопано и что залито.

Если суть вашего сообщения слишком негативна, сформулируйте ее аккуратнее: «Информирую вас, что работы находятся в подготовительной стадии».

Правило 3. Сделай суть вкусной

Если мы что-то предлагаем адресату, начало предложения должно выглядеть привлекательно. Например, у вас есть идея: если отказаться от работы с бумажными документами и перейти на работу с электронными, можно сократить затраты компании на 1 млн. в год.

Вы хотите рассказать о своей идее руководству.

Конечно, можно начать со слов «Предлагаю рассмотреть возможность внедрения системы электронного документооборота…»

Но лучше написать: «Хочу предложить возможность сокращения затрат на 1 млн. р. в год». /div

Правило 4. Используй тему

При переписке по e-mail почтовая программа просит заполнить поле «Тема». В начале письма мы сформулировали его суть, а в тему стоит поместить суть этой сути, своего рода выжимку.

Лучше формулировать тему телеграфным стилем, без лишних слов.

Для нашего письма о документообороте (выше) подойдет тема «Оптимизация делопроизводства» или «Снижение затрат на работу с документами»

Правило 5. Дели текст на абзацы

Одна из массовых фобий – боязнь, когда «много букв». Сплошной «кирпич» текста пугает людей. Гораздо лучше воспринимается текст, разделенный на абзацы. Хорошее письмо строится по принципу «одна мысль – один абзац».

Например, в письме про строительство (выше) первый абзац мог бы быть посвящен выполненным работам, а второй – тому, из-за чего дело встало.

Правило 6. Начинай длинный абзац с сути

Иногда в одном абзаце собирается много фактов.

Например, предлагая свои услуги, компания пишет: «Продукция, выпускаемая ЗАО «Стройдеталь», изготавливается в соответствии со стандартами Российской Федерации. На предприятии внедрена и успешно применяется система менеджмента качества в области производства, охраны труда и промышленной безопасности, соответствующая требованиям международного стандарта ISO».

Компания хочет сказать, что она хорошая. Но сделает ли такой вывод адресат? Вдруг он решит, что это просто абзац «ерунды для веса»?

Длинный абзац нужно начинать с вывода:

«ЗАО «Стройдеталь» — передовое, современное предприятие. Наша продукция отвечает стандартам Российской Федерации. Мы используем систему управления качеством производства, охраны труда и промышленной безопасности ISO».

Правило 7. В конце делайте вывод

Допустим, мы грамотно начали письмо и сообщили в нем все, что хотели.

«В соответствии с Вашим поручением информирую, что строительство объекта N идет с отставанием от графика.
По состоянию на 20.06.17 выполнены только работы нулевого цикла:

-завершен проект;
-подготовлен фундамент…

Сейчас строительство приостановлено из-за проблем с поставкой металлоконструкция: у завода-изготовителя закончился срок действия лицензии, и он ведет переговоры о ее продлении».

Если закончить на этом, будет казаться, что письмо обрывается на середине.

Разместите в конце вашего письма вывод: «Отставание может привести к срыву сроков проекта»

Правило 8. Предлагай следующие шаги

Вспомним снова письмо о переходе на электронные технологии.

«Предлагаю вам рассмотреть возможность экономии средств предприятия за счет оптимизации процессов делопроизводства.
Сейчас мы тратим на работу с документами …. в год.

-Плата за аренду помещения для архива составляет ….
-Защита информации обходится в …

При использовании современных IT-решений расходы можно снизить до ….

-Цена лицензии на программное обеспечение не превышает …

Таким образом, переход на работу с электронными документами выгоден нашему предприятию».

Вывод в конце письма сделан, читатель с ним согласен – и что дальше?

В заключении письма-предложения перечислите конкретные шаги, которых мы ждем от адресата.

«Поскольку электронный документооборот выгоден предприятию, предлагаю создать рабочую группу для изучения возможности его внедрения».

Стиль и слог

Мы составили грамотный план письма. Теперь важно написать письмо правильным языком. Поэтому нам нужны еще несколько правил.

Правило 9. Выбирай конкретные подлежащие

Каждому приходилось читать опусы в духе «Во избежание наличия проблем по факту оплаты туристами туров и последующего обнаружения невозможности выдачи им посольством визы, турагентством было произведено изменение процедуры приема и проверки документов туристов на визу».

В этом тексте подкачало подлежащее, главный член предложения, обозначающий героя или предмет повествования. Здесь оно всего одно – «изменение».

Перечислите, о ком или о чем говорится в предложении:

туристы
агентство
посольство…

Сделайте самых главных героев или предметы из списка подлежащими.

«Турагентство изменило процедуру приема документов, чтобы исключить случаи, когда посольство отказывает туристам, уже оплатившим поездку».

Правило 10. Используй глаголы-сказуемые

За действие героя или признак предмета в предложении отвечает сказуемое. Оно может быть и простым («проектируем», «контролируем») и составным («осуществляем проектирование», «обеспечиваем контроль»).

Даже если слов в сказуемом несколько, главным все равно остается глагол. В простом варианте весь смысл сказуемого в глаголе (Что делаем? Проектируем!). В составном глагол пуст (Что делаем? Осуществляем!), а смысл надо искать дальше по тексту.

Простое глагольное сказуемое легче воспринимать. Вместо «провожу консультирование», пишите «консультирую».

Правило 11. Избегай «необитаемых» кусков текста

Подлежащее и сказуемое – локомотив предложения. Если к одному локомотиву мы «цепляем» пару десятков слов, предложение «не поедет». Вместо «В случае неиспользования платных услуг связи посредством абонентского номера в течение 150 дней и при условии положительного баланса лицевого счета, тарификация услуг связи на данном Абонентском номере осуществляется в соответствии с условиями тарифного плана «Запасной»

напишите «Если вы не пользуетесь платными услугами больше 150 дней, и баланс счета у вас положительный, ваш номер автоматически переводится на тариф «Запасной»

Текст должен быть «густо населен» подлежащими и сказуемыми – как показано на схеме «по мотивам» стихов Агнии Барто. Чем выше конструкция на схеме, тем легче адресату ее воспринимать. Чем ниже, тем адресату сложнее.

Правило 12. Ставь подлежащее в начало предложения

Предложению-«составу» особенно тяжело тронуться, если локомотив оказался не в голове, а в хвосте. Так бывает, когда в начале предложения идет длинный деепричастный оборот. Вместо «Учитывая возможность возникновения неисправностей автомобиля вдали от автомастерской, необходимо, чтобы водитель умел сам устранять мелкие неисправности».

напишите «Поскольку автомобиль может выйти из строя вдали от автомастерской, водитель должен уметь сам устранять мелкие неисправности».

Форматирование

Мы выбрали правильный план, написали правильные предложения. Осталось хорошо отформатировать текст. Поэтому три последних правила посвящены форматированию в деловой переписке.

Правило 13. Оставляй между абзацами место

Правило №5 предписывает делить текст на абзацы. Но много ли будет толку, если никто не узнает, где заканчивается один абзац и начинается другой? Нужно, чтобы абзацы были отделены друг от друга и их можно было пересчитать беглым взглядам.

Чтобы абзацы не «склеивались», используйте увеличенное межстрочное расстояние между ними

Правило 14. Маркируй списки

Адресат не любит монотонности, и маркированный список – хороший способ внести разнообразие в текст.
Текст без маркированного списка проигрывает.

«Мы тратим на работу с бумажными письмами …. в год. Стоимость аренды помещения для архива …. Проведение требуемых законодательством противопожарных мероприятий обходится в …»

Со списком – выигрывает.
«Наша компания расходует на бумажную переписку ….

За аренду помещения для архива мы платим …
Проведение противопожарных мероприятий обходится в …»

Правило 15. Используй жирный шрифт компактно

Часто нам бывает нужно выделить что-то в письме жирным шрифтом. Это удобно – и делает текст не таким монотонным.

Но не «разбрасывать» выделенные жирным слова по всему тексту. Жирный шрифт должен располагаться компактно, притягивая взгляд к одной точке, иначе возникает «эффект скарлатины».

Неудачное форматирование.
«Мы тратим на традиционное делопроизводство больше 2 200 000 р. в год.

Помещение архива обходится в 1 400 000 р.
Защита информации стоит еще 500 000 р. …»

И удачное
«Мы тратим на работу с бумажными письмами больше 2 200 000 р. в год.

Затраты на архив превышают 1 400 000 р.
На информационную безопасность расходуется 500 000 р. …»

Заключение

Следуя этим 15 правилам, вы сможете привлечь адресата, заинтересовать его, представить ему свои аргументы – и показать, что именно требуется предпринять. Результативность деловой переписки вырастет, а трудозатраты на нее снизятся.

Неплохо для списка из 15 пунктов!

25 советов по совершенствованию электронного этикета

В эпоху Интернета вы можете обнаружить, что нажимаете «ответить», набираете быстрый ответ и нажимаете «отправить», даже не задумываясь о том, что вы делаете. я только что написал. Но эксперты сходятся во мнении, что ваше поведение с электронной почтой может подорвать вашу репутацию как в личном, так и в профессиональном плане. Inc.com связалась с некоторыми из самых опытных экспертов в области электронной почты и попросила их взвесить, как улучшить ваш почтовый этикет.

1. Обсуждайте только общественные вопросы. Все мы слышали истории о «частном» электронном письме, которое в конечном итоге передавалось всей компании, а в некоторых случаях и всему Интернету. Когда дело доходит до этикета электронной почты, важно учитывать, является ли обсуждаемый вами вопрос публичным или тем, о чем следует говорить за закрытыми дверями. Прежде чем нажать кнопку «отправить», спросите себя, написали ли вы обсуждаемую тему на фирменном бланке компании или на доске объявлений, чтобы все увидели.»- Джудит Каллос ,
автор книги E-Mail Etiquette Made Easy, E-Mail: The Manual и E-Mail: A Write It Well Guide

2. Кратко представьтесь. Не предполагайте человек, получающий ваше электронное письмо, знает, кто вы, или помнит, что встречал вас. Если вы не уверены, узнает ли получатель ваш адрес электронной почты или имя, включите простое напоминание о том, кто вы по отношению к человеку, с которым обращаетесь к; формальная и обширная биография себя не обязательна.- Пегги Дункан , эксперт по личной продуктивности и автор книги Conquer Email Overload with Better Habits, Etiquette and Outlook 2007

3. Не пишите «злой» по электронной почте. Электронная почта с плохими новостями, увольнение клиента или поставщика, выражение гнева, выговор кому-то, пренебрежительное отношение к другим людям в электронных письмах (особенно если вы говорите что-то менее доброжелательное о своем начальнике) — все это основные запреты. Поскольку электронная почта может показаться такой неформальной, многие люди попадают в эту ловушку.Всегда помните, что переписка по электронной почте длится вечно. — Линдси Поллак , эксперт по вопросам карьеры и рабочего места, консультант по этикету электронной почты и автор книги Как перейти от колледжа к карьере

4. Осторожно используйте восклицательные знаки. Максимальное количество восклицательных знаков в деловой электронной почте? Один. В противном случае вы рискуете выглядеть по-детски и непрофессионально. — Поллак

5. Будьте осторожны с конфиденциальной информацией. Воздержитесь от обсуждения конфиденциальной информации в электронных письмах, например, чьей-либо налоговой информации или подробностей особо конфиденциальной деловой сделки.Если электронное письмо попадет не в те руки, вы можете столкнуться с серьезными — даже юридическими — последствиями. — Питер Пост , директор Института Эмили Пост в Берлингтоне, штат Вермонт, который предлагает советы по этикету и ответы на такие вопросы манеры, как свадебный этикет, вопросы воспитания детей и правила поведения за столом.

6. Своевременно отвечайте. Если вы не работаете в чрезвычайных ситуациях, нет необходимости быть доступным сразу после получения электронного письма.В зависимости от характера электронного письма и отправителя, ответ в течение 24–48 часов является приемлемым. — Дункан

7. Воздержитесь от отправки однострочных сообщений. «Спасибо» и «О, хорошо» никоим образом не продвигают разговор. Если вы не ожидаете ответа, не стесняйтесь помещать «Ответ не требуется» в верхней части электронного письма. — Дункан

8. Избегайте использования ярлыков для реальных слов, смайликов, жаргона или сленга. Слова от взрослых, деловых людей, использующие такие сокращения, как «4 u» (вместо «для вас»), «Gr8» (для отличного) в деловой электронной почте неприемлемы.Если вы не добавляете смайлик или смайлик в свою деловую переписку, не добавляйте его в сообщение электронной почты. Любое из вышеперечисленного может сделать вас менее профессиональным. — Дункан

9. Содержите его в чистоте. Ничто не раздражает получателей больше, чем когда люди отвечают и оставляют сообщения беспорядочными, например, цепочка электронной почты, содержащая чрезмерное количество знаков вставки (>>>), или страницы и страницы адресов электронной почты, которые не были защищены с помощью скрытой копии.Вы можете избавиться от каретки, выделив текст, Ctrl + F, чтобы использовать команду «Найти и заменить», чтобы найти курсор и заменить их все ничем. Вы можете избавиться от всех адресов электронной почты, просто удалив. Очистите его, затем отправьте. — Дункан

10. Четко говорите в теме письма. Поскольку почтовые ящики забиты сотнями электронных писем в день, очень важно, чтобы ваша тема доходила до сути. Он должен быть достаточно простым и информативным по отношению к тому, о чем вы написали.Ожидайте, что любое электронное письмо с милой, расплывчатой или неясной темой будет удалено. Кроме того, подтвердите свою тему так же тщательно, как и остальную часть электронного письма. — Сообщение

11. Не путайте со спамом. Избегайте строк темы, написанных заглавными буквами и строчными буквами, а также строк, содержащих URL-адреса и восклицательные знаки, которые могут выглядеть для получателя как спам. — Джудит Каллос ,
автор книги E-Mail Etiquette Made Easy, E-Mail: The Manual и E-Mail: A Write It Well Guide

12.Ваша тема должна соответствовать сообщению. Никогда не открывайте старое письмо, нажмите «Ответить» и отправьте сообщение, не имеющее ничего общего с предыдущим. Не бойтесь сменить тему, как только изменится цепочка писем или их содержание. — Пегги Дункан , эксперт по личной продуктивности и автор книги Conquer Email Overload with Better Habits, Etiquette and Outlook 2007

13. Предоставьте предупреждение при отправке больших вложений. Отправка необъявленных больших вложений может засорить почтовый ящик получателя и привести к тому, что другие важные сообщения электронной почты будут отклоняться.Если вы отправляете что-то размером более 500 КБ, отправители должны спросить: «Не возражаете, если я пришлю вам вложение? Когда для вас будет лучшее время? — Kallos

14. Не более двух вложений, укажите логическое имя. Если это специально не запрошено, воздержитесь от отправки сообщения с более чем двумя вложениями. Кроме того, дайте прикрепленным файлам логическое имя, чтобы получатель сразу знал тему и отправителя. — Дункан

15.Отправляйте или копируйте других только в случае необходимости. Перед тем, как щелкнуть «Ответить всем» или указать имена в строках «Копия» или «Скрытая копия», спросите себя, всем ли получателям нужна информация в вашем сообщении. Если нет, зачем его отправлять? Найдите время, чтобы отправить свои сообщения нужным людям. — Дункан

16. Остерегайтесь «ответить всем». Не нажимайте «ответить всем», если каждый участник цепочки электронной почты не должен знать об этом. Вы должны быть уверены, что не отправляете всем в списке свой ответ — независимо от того, нужно ли им знать или нет.- Дункан

17. Поднимите трубку. Если тема имеет множество параметров, которые необходимо объяснить или обсудить, и которые вызовут слишком много вопросов и путаницу, не обрабатывайте ее по электронной почте. Кроме того, электронную почту не следует использовать для отмены встреч, обедов, интервью в последнюю минуту и никогда для сообщений ужасных новостей. Если у вас есть сотрудник или друг, которому нужно сообщить плохие новости, предпочтительнее телефонный звонок. Если это новость, которую нужно доставить большой группе, удобнее пользоваться электронной почтой.- Дункан

18. Оцените важность своей электронной почты. Не злоупотребляйте опцией высокого приоритета. Если вы будете злоупотреблять этой функцией, мало кто отнесется к ней серьезно. Лучшее решение — использовать описательные строки темы, которые точно объясняют, о чем идет речь. — Дункан

19. Сохраняйте конфиденциальность. Если вы отправляете сообщение группе людей и вам необходимо защитить конфиденциальность своего списка, вы всегда должны использовать «Скрытую копию.»Кроме того, избегайте передачи адресов электронной почты третьим лицам (таким как Evite, информационный бюллетень и т. Д.). Убедитесь, что адреса, которые вы добровольно передаете третьим лицам, остаются с ними, особенно когда предлагаемая ими услуга бесплатна. . — Дункан

20. Будьте краткими и переходите к сути Длинные электронные письма ушли в прошлое. Пишите кратко, с большим количеством пробелов, чтобы не перегружать получателя. Убедитесь, что когда вы смотрите на то, что вы отправляете, это не кажется обременительным для чтения — не стесняйтесь использовать маркеры.Человеку, читающему вашу электронную почту, не нужно копаться в нескольких абзацах, чтобы понять, о чем вы спрашиваете. Вы должны указать цель электронного письма в первых двух предложениях. Будьте ясны и будьте впереди. — Линдси Поллак , эксперт по вопросам карьеры и рабочего места, консультант по этикету электронной почты и автор книги От колледжа к карьере

21. Знайте свою аудиторию. Ваше приветствие по электронной почте и подписка должны соответствовать уровню уважения и формальности человека, с которым вы общаетесь.Кроме того, напишите для человека, который будет его читать — если он, как правило, очень вежлив и формален, пишите на этом языке. То же самое и с приемником, который ведет себя неформально и расслабленно. — Линдси Поллак , эксперт по вопросам карьеры и рабочего места, консультант по вопросам этикета электронной почты и автор книги От колледжа к карьере

22. Всегда ставьте подпись. Вы никогда не хотите, чтобы кто-то узнал, как с вами связаться. Если вы разбираетесь в социальных сетях, включите в подпись всю свою информацию из социальных сетей.Ваша подпись в электронной почте — отличный способ рассказать людям больше о вас, особенно если ваш адрес электронной почты не включает ваше полное имя или название компании. — Pollak

23. Используйте автоответчик только при необходимости. Автоматический ответ, в котором говорится: «Спасибо за ваше электронное сообщение. Я отвечу вам, как только смогу», бесполезен. Однако одна вещь, которую делают эти сообщения, — это предупреждение спамеров о том, что ваша электронная почта настоящая и что они могут добавить вас в свой список спама.- Пегги Дункан , эксперт по личной продуктивности и автор книги Conquer Email Overload with Better Habits, Etiquette and Outlook 2007

24. Обучите свой персонал. Владельцы бизнеса должны убедиться, что их сотрудники обучены общению по электронной почте — не предполагайте, что они знают, что делают и что считается профессиональным. Установите стандарты электронной почты, которых должен придерживаться каждый в компании. — Pollak

25. Ваш e-mail — это ваше отражение. Каждое электронное письмо, которое вы отправляете, увеличивает или снижает вашу репутацию. Если ваше электронное письмо разрознено, неорганизовано и полно ошибок, получатель будет склонен думать о вас как о разрозненном, беспечном и неорганизованном бизнесмене. Мнение других людей имеет значение, и в профессиональном мире их восприятие вас будет иметь решающее значение для вашего успеха. — Питер Пост , директор Института Эмили Пост в Берлингтоне, штат Вермонт, который предлагает советы по этикету и ответы на такие вопросы манеры, как свадебный этикет, вопросы воспитания детей и правила поведения за столом.

Использование электронной почты в деловом общении | Малый бизнес

Келси Кассельбери Обновлено 12 марта 2019 г.

Когда дело доходит до ведения бизнеса, электронная почта — это король коммуникации, но это не значит, что она уместна в любой форме и в любой ситуации. Утонченное, хорошо написанное электронное письмо многое говорит о вашем стиле работы, в то время как плохо написанное, нечеткое электронное письмо может вызвать путаницу и проблемы, которые приведут к потере времени и производительности. Хуже того, это может навредить вашей репутации.

Подходит ли электронная почта?

Эффективное использование электронной почты в деловой среде включает в себя знание того, когда уместно отправлять электронную почту, а когда нет. Прежде чем начать писать, подумайте, будет ли в долгосрочной перспективе легче провести личную беседу или телефонный звонок. Вы можете выбрать один из этих вариантов, если ваше сообщение длинное и сложное, если передаваемая информация является конфиденциальной или если тон вашего электронного письма может быть легко неправильно понят.

Строки эффективной темы

Тема электронного письма кажется ненужной, но это совсем не так.Строка темы должна быть конкретной, особенно если речь идет о дате встречи или крайнем сроке. Строка темы из одного слова, например «К вашему сведению» или «Вопрос», не передает, что вам нужно или когда вам это нужно. Будьте как можно более конкретными — просто подумайте, сколько писем получает человек за день.

Вы хотите убедиться, что получатель видит вашу тему и понимает, что это электронное письмо, требующее немедленного внимания.

Будьте кратки и по делу

Если вам нужно передать получателю электронной почты очень длинное сообщение, подумайте о телефонном звонке.В противном случае, придерживайтесь сути. Сюда входит, чтобы ваши предложения были короткими и легкими для понимания.

Примечание. Тот факт, что вы хотите быть кратким, не означает, что вам следует использовать общепринятые сокращения, такие как «bc» для «потому что» или «U» для «вы». Будьте профессиональны и правильно произносите все слова.

Выберите правильный тон

Очень легко неверно истолковать тон электронного письма — просто вспомните все случаи, когда вы думали, что кто-то намекнул на что-то немного грубое, но на самом деле они ничего не имели в виду.В деловом общении оставайтесь формальными, даже если у вас личные отношения с этим человеком. Измените вежливость, используйте правильную пунктуацию и, во многих случаях, пропускайте смайлы.

Если вы расстроены или сердиты после получения электронного письма, подождите немного, прежде чем ответить. Когда вы реагируете негативно, этот тон может возникнуть — и это может вызвать проблемы в будущем. Не используйте заглавные буквы в деловом общении, так как это выглядит так, как будто вы кричите непрофессионально.

В качестве получателя

Надлежащее использование электронной почты в качестве делового общения возлагается не только на отправителя. Проверяя корпоративную электронную почту, делайте все возможное, чтобы общаться эффективно. Не оставляйте отправителя в подвешенном состоянии; даже если вы не можете написать длинный ответ на электронное письмо, по крайней мере сделайте заметку, которая позволит отправителю узнать, что вы его получили, и что вы планируете ответить в ближайшее время.

Как написать деловую электронную почту (обновлено для 2020)

Деловая электронная почта — это основа современного общения.В любой день средний офисный работник получает более 80 писем.

Это много общения.

Хотя мы отправляем много электронных писем, многие из них неэффективны. В каждом почтовом ящике хранятся трудные для чтения или обработки электронные письма, потому что получатель не понимает, как ему ответить или как действовать. Не позволяйте этому случиться с вашей деловой электронной почтой. Этикет, стиль и формат важны для написания электронных писем, которые приносят результат.

В этой статье представлены передовые методы и пошаговые инструкции по созданию эффективного делового электронного письма.Интегрируя эти методы в подготовку электронной почты, вы сможете писать более качественные электронные письма и улучшать общение в целом.

Четыре ключевых вопроса:

Есть четыре вопроса, которые вы должны рассмотреть, когда приступаете к составлению делового электронного письма:

1. Кто моя аудитория?

Во всех деловых письмах главное внимание уделяется аудитории. Кто , для кого вы пишете, определит, , как вы напишете электронную почту. Читатель определит тон, формальность и содержание сообщения.

Читателем вашего электронного письма может быть ваш коллега, клиент или руководитель. Каждый читатель будет иметь разный опыт, знания о проектах и приоритеты. Вы можете использовать аббревиатуры проекта вместе с коллегой, у которого такие же глубокие знания проекта, как и у вас. Эти же аббревиатуры сбивают с толку руководителя, которому требуется обновление для прогнозирования бюджета.

Если ваша аудитория находится на переднем плане, вы всегда напишете более эффективное электронное письмо.

Аудитория включает всех людей, указанных в полях отправителя.Это включает в себя To :, CC :. и BCC: поля, но основное внимание следует уделять тем, которые находятся в поле «Кому». Написание для аудитории также означает правильное использование этих полей.

Поле «Кому:» предназначено для прямой аудитории, которой необходимо ответить или предпринять действия в соответствии с содержанием электронного письма. Поле «CC:» предназначено для читателей, которым необходимо получать сообщения электронной почты для справки или ясности, но им не нужно предпринимать действия или отвечать. Поле «Скрытая копия:» предназначено для аудитории, которой нужно видеть только исходное электронное письмо, а не последующую цепочку ответов.

Неправильное использование полей отправителя — распространенная ошибка деловой электронной почты. Это происходит, когда аудитория и их роли не рассматриваются вдумчиво.

Используйте поле «Скрытая копия» очень разумно. Часто лучше пересылать электронное письмо отдельно с кратким изложением причины, по которой вы отправляете эту информацию.

2. Какова цель?

У электронного письма должна быть цель. И у него должна быть только одна цель.

Такая практика электронной почты называется «правилом одного».’

Каждое электронное письмо должно охватывать только один конкретный элемент, задачу или запрос.

Описание нескольких действий в одном письме может вызвать путаницу и неэффективность. Одно электронное письмо не должно включать одновременно заметки о пересмотре отчета клиента и вопрос о расписании ежеквартального собрания. Этот сценарий требует двух отдельных писем.

Ограничение количества писем одним делом облегчает получателю их понимание, обработку и действия. Эта ясность увеличивает понимание и продуктивность.

На практике нам иногда приходится запрашивать несколько единиц информации, относящихся к одной и той же теме. В этом случае используйте нумерованный список, чтобы прояснить для читателя, что запрос имеет компоненты. Это поможет вашему читателю легко ответить и гарантирует, что вы получите всю необходимую информацию.

Мне нужно, чтобы вы рассмотрели эти три пункта, прежде чем мы передадим эскиз производственной группе:

1. Содержание
2. Дизайн
3. Выбор цвета

3.Этот адрес электронной почты необходим?

Существует тенденция к чрезмерному общению по электронной почте. Хотя электронная почта эффективна и обеспечивает электронный документооборот, не все общение должно происходить по электронной почте.

Спросите себя: «Это письмо действительно необходимо?» Возможно, более уместен быстрый телефонный звонок или пинг в корпоративном мессенджере. Если вы ожидаете много споров по этой теме, короткий разговор поможет избавиться от длинной цепочки писем.

Выберите правильный канал для отправки информации.Электронная почта — это здорово, но это один канал.

4. Подходит ли электронная почта?

Электронная почта может использоваться во многих сценариях, но не всегда уместна.

Если вы доставляете плохие новости, сделайте это лично или тщательно сохраните электронную почту. Электронное письмо безлично, и в нем трудно передать сочувствие или сострадание. Если вам необходимо написать письмо с извинениями по делу, следуйте этим правилам.

Конфиденциальная информация, отправляемая по электронной почте, может быть случайно раскрыта. Случаев неудач с электронной почтой очень много, от забавных до серьезных.Независимо от того, является ли информация личным контактом или личным мнением, подумайте, подходит ли она для электронного письма. Если вы не хотите, чтобы его случайно отправили, подумайте прежде всего о том, как его отправить.

Если вы не уверены, подходит ли электронное письмо, спросите себя, комфортно ли вам, если это письмо будет проецироваться на собрании. На встрече присутствуют ваш начальник, все ваши будущие начальники и ваша мама. Если он проходит этот тест, отправьте его. Если нет, вероятно, что-то не подходящее.

5. Стиль электронной почты

Деловые письма имеют очень специфический стиль. Они профессиональные, но краткие. Они должны быть написаны так, чтобы их можно было бегло просмотреть, но с достаточным количеством информации, чтобы дать полный ответ.

Если вам понравилась эта статья, возможно, вас заинтересует наш онлайн-курс по написанию электронной почты.

Тон
Поиск правильного тона может быть самой большой головной болью при составлении электронного письма. Тон меняется в зависимости от вашей аудитории. Он может варьироваться от формального до дружелюбного, но всегда профессионален и всегда должен соответствовать вашей аудитории.
Многословная вежливость часто может быть упущена из виду, если в электронных письмах нужно быть кратким. Тем не менее, «, пожалуйста, » и «, спасибо, » должны быть включены в любое время, когда это уместно.
Избегайте ВСЕГО ЗАГЛАВНЫХ букв, потому что это ЗВУЧИТ КАК ВЫ КРИЧИТЕ.
Кроме того, написание заглавными буквами может направить вашу электронную почту в папку для спама). Если вы не хотите выкрикивать заявление лично, не пишите его по электронной почте. Вместо этого используйте курсив , подчеркивание , или жирный шрифт , чтобы выделить важные моменты.
Пример: Заявки на отпуск необходимо подавать не позднее, чем за две недели до .
Обратите внимание на резкий тон, если жирный текст заменен заглавными буквами: запросы на отпуск должны подаваться НЕ МЕНЬШЕ ДВЕ НЕДЕЛИ ЗАРАНЕЕ.
Одно исключение: используйте заглавные буквы в заголовках электронной почты при письме в любую организацию, которая удаляет HTML-форматирование из электронной почты. Военные, военные академии и некоторые финансовые учреждения со строгими протоколами безопасности часто удаляют форматирование HTML.
Заголовки очень полезны для читателей. Они позволяют читателю бегло просматривать и легко находить информацию. Они — лучшее оружие делового писателя против информационной перегрузки.
Избегайте чрезмерного использования знаков препинания и смайликов. Восклицательные знаки следует использовать с осторожностью! Эмодзи продолжают играть более важную роль в цифровой коммуникации, и несколько руководств по стилю одобрили их разумное использование в деловых письмах. Я следую правилу использования их только после того, как другая сторона отправила их.Их никогда не следует использовать в официальных деловых письмах.
Формат
Электронные письма
предназначены для беглого просмотра, поэтому в них должно быть достаточно свободного места, чтобы помочь читателю. Используйте более короткие абзацы, списки и маркеры, чтобы упростить информацию. И используйте заголовки, чтобы разбить концепции и позволить читателю бегло просмотреть.
Кроме того, неудобное форматирование, скопированное из других документов или электронных писем, может отвлекать. Чтобы обеспечить бесшовное форматирование электронной почты, удалите форматирование текста из нового содержимого с помощью функций удаления или форматирования вашего почтового клиента.
Вот наиболее распространенные функции форматирования и способы их использования.

Шрифт: Шрифт — это шрифт, который вы должны выбрать для своего электронного письма. Лучше всего выбирать без засечек (шрифт без декоративных штрихов в конце), поскольку он более современный, простой и легко читаемый на экране. Их также легче читать при небольшом размере. Gmail по умолчанию использует шрифт Sans Serif. Вы также можете использовать Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet MS или Verdana.

Размер текста: Старайтесь, чтобы размер вашего электронного письма оставался нормальным. Это от 10 до 12 пунктов.

Полужирный: Вы можете использовать полужирный шрифт для заголовков и выделения важного текста. Жирный текст привлекает внимание читателей, просматривающих письмо.

Курсив: Курсив — это более мягкий способ привлечь внимание к области текста. Они используются для выделения части предложения.Они не выделяют слова, когда пользователь просматривает страницу, как это делает жирный текст. Курсив также следует использовать для названий полных произведений.

Подчеркнутый: Подчеркнутый текст легко спутать со ссылкой. При написании электронного письма лучше не использовать подчеркнутый текст, чтобы привлечь внимание к определенной области электронного письма. Лучше использовать жирный шрифт или курсив.

Цвет текста: Вам следует избегать использования нескольких цветов текста в электронном письме, так как это привлекает внимание к разным адресам и выглядит непрофессионально.Вполне вероятно, что ваша почтовая программа делает ваши гиперссылки синими.

Выравнивание: В деловых письмах используется текст, полностью выровненный по левому краю. Академическое письмо делает отступ в первом предложении абзаца через пять пробелов. В деловой электронной почте вам никогда не нужно делать отступ в начале абзаца.
Пользователи сканируют страницы по F-образному шаблону. Из-за изменения выравнивания читателю становится труднее бегло просматривать.
Номера: Использование нумерованного списка может помочь организовать контент там, где важна последовательность.Например, если вы описываете шаги, вы можете использовать нумерованный список.
маркеров: маркеров — отличный способ создать пустое пространство на странице и привлечь внимание к связанным элементам. Маркеры лучше всего подходят для неупорядоченных списков.
Увеличить отступ: В деловых письмах не следует делать отступ в первом предложении нового абзаца. Разрыв строки представляет собой начало нового абзаца. Кнопка увеличения отступа позволяет добавить отступ к тексту.Это полезно в редких случаях, когда вы хотите указать, что некоторая информация является подмножеством того, что ей предшествовало. Это создает визуальное указание на то, что информация с отступом менее важна.

Меньший отступ: Это позволяет перемещать содержимое влево.

Текст цитаты: Если вы имеете в виду цитируемый текст, вы должны использовать функцию цитирования текста. Он обеспечивает небольшой отступ для вашего контента и серую вертикальную линию слева.Это показывает читателям, что вы цитируете текст.

Удалить форматирование: Если вы вставляете текст в сообщение электронной почты, очень важно использовать функцию удаления форматирования. В противном случае вы вставите стили текста, и вашему читателю будет очевидно, что вы скопировали и вставили этот текст. Чтобы использовать эту функцию, выделите текст, форматирование которого нужно удалить. Затем нажмите кнопку удаления форматирования.
Части большого электронного письма
Давайте проанализируем каждый раздел делового электронного письма, чтобы выделить передовые методы, которые вы можете применить в своем письме.
Subject Line
Строка темы — это краткое изложение вашего электронного письма. Это лучшая возможность обеспечить прочтение вашей электронной почты. Цель строки темы — заставить читателя открыть письмо, не обманывая его. Это также место, где чаще всего совершаются ошибки.
Думайте об этом как о заголовке вашего электронного письма. Это должен быть обзор содержания из 3-8 слов.
Слишком короткие или слишком длинные строки темы вызывают путаницу. Если из-за этого письмо кажется трудным или запутанным для ответа, получатель может не открыть его сразу или вообще.
Плохие примеры:
«Важно!»
«Для вашего обзора»
«Вопросы о продлении крайнего срока отчета о целевой эффективности расширения» для встречи с клиентами »
Хорошие примеры:
«Доставка вашего заказа в книжном магазине 2 декабря»
«Изменения в отчете клиента: просмотрите до 16:00»
«Запрошено расширение отчета о расширении до пятницы»
Почтовые клиенты также проверят строку темы на наличие признаков спама.Это особенно важно для отделов продаж, которые могут вести холодную переписку по электронной почте. Некоторые термины являются флагами для алгоритмов спама и могут быть отфильтрованы в папку нежелательной почты. Избегайте использования таких слов, как «Продажи», «Пожалуйста, прочтите» или «Прибыль», а также используйте темы, состоящие из одного слова.
Также убедитесь, что вы отвечаете в правильную цепочку. Не используйте старую цепочку писем для новой темы.

Приветствие
Ваше приветствие должно быть профессиональным и лаконичным. Всегда предпочтительно обращаться к получателю, используя его имя, но это не всегда возможно.
Добрый день,
Привет,
Уважаемая мисс Джонс:
Привет, Джефф, (формат приветствия)
Привет, Джефф. (формат предложения)

Краткое удовольствие
Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, ваша первая строка может быть короткой любезностью, соединяющей вас и получателя. Одного предложения должно хватить. Укажите, как вы подключились. Это напоминание даст читателю контекст для следующей информации.
«Было здорово встретиться с вами вчера вечером на мероприятии по нетворкингу.”
Если вы получили что-то от получателя, поблагодарите его. Это может быть благодарность за предложение помощи, за интересный контент, которым они поделились, или даже за то, что вы просто прочитали письмо.
«Спасибо, что поделились своей статьей о стратегиях управления. Полученные данные ценны ».
«Спасибо, что нашли время помочь мне в этом проекте».
Если вы хотите сохранить общий язык, подойдут теплые добрые пожелания.
«Надеюсь, у тебя все хорошо!»
Опустите приятное приветствие, если вы недавно или часто общаетесь друг с другом.
Будьте очень осторожны, чтобы в начале письма не было слишком много любезностей. Целью вашего электронного письма должно быть открытое начало. Помните аббревиатуру B.L.O.T. — нижняя строка сверху. Что вы хотите, чтобы ваш читатель знал или делал? Это самый важный дебют.
Назначение
Как отмечалось ранее, каждое электронное письмо должно адресовать только одну вещь, одну цель. Эта задача, просьба или информация должны быть представлены четко и сразу после любезности. Это B.L.O.T.- нижняя строка сверху.
Будьте краткими и прямыми. Не скрывайте свой запрос, иначе его можно упустить из виду или проигнорировать.
«Пожалуйста, поделитесь своим мнением о бюджете».
«Можете ли вы принять участие в стартовом совещании по проекту в следующий четверг?
«Были ли у вас изменения к окончательному отчету?»
Помните аббревиатуру B.L.O.T. — Нижняя строка сверху.
Дополнительная информация
Некоторые деловые электронные письма могут потребовать от читателя дополнительной информации.Это может быть пояснение по задаче, ссылка на ресурсы или примеры или другая полезная информация. Эту информацию следует включать вдумчиво. Следует добавлять только непосредственно релевантный контент.
Призыв к действию
В конце электронного письма включите конкретный призыв к действию. Электронное письмо отправлено для выполнения одной задачи. Призыв к действию не должен вызывать путаницы в отношении вашего запроса. Не думайте, что читатель понимает желаемый результат на основе предшествующей информации.Электронные письма можно легко неверно истолковать, если есть серая зона.
Это заявление должно включать в себя конкретное действие и график. Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, уточните ответственность за задачу, прямо указав имя предполагаемого человека.
Разъяснение задач и ожиданий позволяет получателю реагировать более эффективно.
Плохие примеры: «Сможете ли вы об этом позаботиться?»
«Дайте мне знать, что вы думаете».
Хорошие примеры: «Сара, не могли бы вы разослать опрос всему персоналу до пятницы в полдень, пожалуйста?»
«Буду признателен за отзыв о проекте повестки дня.Если у вас есть правки, пришлите их завтра, во вторник, в 10 часов утра ».
Если вы хотите получить подтверждение, вы можете сформулировать призыв к действию в виде вопроса. Если призыв к действию является уведомлением, которое не обязательно требует ответа, вы можете структурировать призыв к действию как утверждение.
Закрытие сообщения
Заключительное сообщение просто указывает на то, что электронное письмо готово. Хотя это не является обязательным требованием в современном письме электронной почты, короткая вежливая фраза прекрасно завершит ваше письмо.
«Спасибо за уделенное время»
«Жду вашего ответа»,
«С уважением»
Подписание и подпись
В конце электронного письма указано ваше имя. Формулировка должна соответствовать формальности электронного письма.
Самый официальный: Доктор Джон Смит
Доктор Смит
Джон Смит
Наименее формальный и самый распространенный: Иоанн
Ваша электронная подпись — это электронная визитная карточка, которая добавляется к вашему электронному письму.Он должен включать наиболее важный контекст и контактную информацию для вашего читателя. Это место, где вы можете помочь вашему читателю с помощью соответствующей контактной или контекстной информации, а не хвастаться или вставлять философские цитаты. Изображения и логотипы могут быть полезны, но помните о размерах и о том, как они будут отображаться на мобильных устройствах.
Вложения и ссылки
Все упомянутые вложения или ссылки должны быть включены в электронное письмо. Либо назовите файл так, чтобы он был четко идентифицирован, либо включите заголовок документа в круглые скобки сразу после того, как вы упомянули его в электронном письме.
Не заставляйте читателя искать нужную информацию.
Если вложение было отправлено получателю ранее, все равно вложите его снова. Таким образом, они могут легко получить доступ к информации, а не искать в своем почтовом ящике. Конечно, еще раз проверьте, что файл прикреплен и исправен. Если вы забыли добавить вложение, вам потребуется ненужный (и неудобный!) Ответ с его запросом, что может задержать работу.
Ссылки могут направлять читателя либо на веб-сайты, либо в каталоги интрасети.Эти гиперссылки могут быть длинными и отвлекать внимание в тексте электронного письма. Вместо этого включите гиперссылку в существующее предложение.
Плохой пример: этот ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета: http://www.instructionalsolutions.com/blog/technical-writing-engineers
Хороший пример: этот технический письменный ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета.
Вы также должны проверить ссылку, чтобы убедиться, что она открывает правильный сайт.
Обзор
Когда ваше электронное письмо будет составлено, не нажимайте кнопку «Отправить».Еще.
Найдите минутку, чтобы просмотреть свою электронную почту. Проверьте грамматические или орфографические ошибки (у Grammarly есть полезный бесплатный инструмент). Опечатки говорят о невнимательности и даже могут передать неверную информацию.
Перепроверьте даты, время, имена, ссылки, вложения и другие конкретные данные.
Трижды проверьте правильность адреса получателя в полях отправителя.
Наши любимые способы взлома электронной почты
Отменить отправку
Вы когда-нибудь нажимали кнопку «Отправить», а затем ахнули от ужаса? Возможно, это ситуация типа «Я не хотел отправлять на номер тот Брэд!».Или это может быть менее смущающий, но все же раздражающий сценарий «Я имел в виду, чтобы включил Брэда в это электронное письмо!».
К счастью, некоторые почтовые клиенты нашли решение этой потенциальной проблемы, добавив «Отменить отправку».
В Gmail вы можете включить эту функцию в настройках. Вы можете выбрать период отмены от 5 до 30 секунд.
В Outlook вы можете вспомнить непрочитанное электронное письмо, отправленное получателю с учетной записью Exchange в той же организации.Эта функция не работает на практике, потому что, если ее кто-то прочитал, ее нельзя отозвать. В этом случае просто отправьте электронное письмо с ошибкой и извинитесь и объясните свои пояснения.
Шаблоны ответов в Gmail
Вы отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова? Экономьте время, используя шаблоны ответов в Gmail.
Эта функция позволяет сохранять стандартные электронные письма. Если вы хотите отправить стандартный ответ, просто выберите предпочтительный подготовленный шаблон в окне «Написать».Вы также можете настроить автоматическую отправку шаблонных ответов на входящую почту с определенными деталями.
Фильтры и папки
Ваш почтовый ящик переполнен? Продуманное использование фильтров и папок может помочь снизить нагрузку на электронную почту.
Вы можете маркировать электронные письма от конкретных людей или даже целых доменов и даже помечать их цветом. Эти ярлыки позволят легко архивировать электронные письма после прочтения.
Вы можете настроить фильтры для автоматической пометки электронных писем с низким приоритетом как прочитанные или архивные, например, обновления отслеживания доставки.
Короткие вложения во время настройки обеспечат долгосрочную экономию времени.
Расписание писем в Gmail
Вы работаете допоздна, но хотите, чтобы электронная почта пришла в почтовый ящик вашего клиента завтра утром?
Раньше мы предлагали использовать Boomerang для планирования электронной почты, но теперь вы можете делать это прямо в Gmail. Если вы нажмете маленькую стрелку справа от кнопки отправки, вы можете указать, когда будет отправлено электронное письмо.
Запланированные электронные письма появятся в новой папке с названием «запланированные» прямо под папкой «отправленные».Оттуда вы можете отменить отправку в любое время до отправки электронного письма.
Внимание! Если вы отправляете информацию получателям, которые сообщают вам, не отправляйте электронные письма поздно вечером, потому что это может создать ожидание круглосуточной работы в вашей команде. Запланируйте рассылку писем в начале обычного рабочего дня.
Сочетания клавиш
Составление эффективного делового электронного письма требует времени. Однако вы можете сэкономить время, используя сочетания клавиш. Сохраняйте клики при выборе писем, отметке непрочитанных, добавлении гиперссылки и т. Д.Ознакомьтесь с ярлыками для Gmail и Outlook.
Отслеживание открытия электронной почты
Если вы когда-нибудь отправляли электронное письмо: «Я просто проверяю, получили ли вы это», то вам следует использовать отслеживание электронной почты.
Существует широкий спектр надстроек и приложений электронной почты, которые будут отслеживать, открывает ли ваше электронное письмо получатель.
Заключение
Объем получаемой и отправляемой электронной почты иногда может снизить нашу мотивацию к написанию эффективного делового электронного письма. При подготовке электронного письма рассмотрите четыре ключевых вопроса.Напишите его кратко, но ясно передавая информацию и просьбу читателю.
Ваш читатель (и его почтовый ящик) оценят это.
Эффективное общение по электронной почте — Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл
О чем этот раздаточный материал
Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы помочь студентам, преподавателям и профессионалам университета научиться более эффективно пользоваться электронной почтой. Это может помочь вам определить, является ли электронная почта лучшим способом общения в конкретной ситуации, и написать сообщения, которые успешно передают ваш смысл предполагаемой аудитории.
Фон
Хотя электронная почта является ценным инструментом, она создает некоторые проблемы для писателей. Непонимание может легко возникнуть, когда люди по-разному относятся к сообщениям, которые они отправляют и получают. Электронная почта используется для множества различных целей, в том числе для связи с друзьями, общения с профессорами и руководителями, запроса информации и подачи заявок на работу, стажировку и стипендии. В зависимости от ваших целей отправляемые вами сообщения будут различаться по своей формальности, целевой аудитории и желаемым результатам.
Итак, как вы узнаете, что отправка электронного письма является наиболее эффективным способом достижения ваших коммуникационных целей? Когда короткое сообщение подходит, а когда лучше отправить более длинное и профессионально звучащее электронное письмо? Как решить, какой стиль письма подходит для каждой задачи? Продолжайте читать, чтобы получить ответы на эти вопросы!
Когда электронная почта является подходящей формой общения?
Электронная почта — хороший способ донести ваше сообщение, когда:
Вам необходимо связаться с человеком, с которым трудно связаться по телефону, который не ходит в кампус регулярно или не находится в той же части страны или мира (например, с кем-то, кто живет в другое время зона).
Информация, которой вы хотите поделиться, не зависит от времени. Отправка электронного письма происходит мгновенно, но это не означает, что писатель может ожидать мгновенного ответа. Для многих людей ведение электронной переписки является частью их работы, и они делают это только в обычные рабочие часы. Если ваш читатель не пообещал иное, предположим, что ему может потребоваться несколько дней, чтобы ответить на ваше сообщение.
Вам необходимо отправить кому-нибудь электронный файл, например документ курса, электронную таблицу с данными или черновик вашей статьи.
Вам необходимо быстро распространить информацию среди большого количества людей (например, записку, которую нужно разослать всему персоналу офиса).
Вам необходима письменная запись разговора. Сохранение важных писем может быть полезно, если вам нужно вернуться к тому, что кто-то сказал в предыдущем сообщении, предоставить какое-либо доказательство (например, доказательство того, что вы заплатили за услугу или продукт) или просмотреть содержание важной встречи. или памятка.
Когда электронная почта НЕ является подходящей формой общения?
Электронная почта не является эффективным средством связи, если:
Ваше сообщение длинное и сложное или требует дополнительного обсуждения, которое лучше всего провести при личной встрече.Например, если вы хотите получить отзывы от своего научного руководителя о вашей работе или если вы задаете преподавателю вопрос, требующий большего, чем ответ «да / нет» или простого объяснения, вам следует вместо этого назначить встречу.
Информация строго конфиденциальна. Электронная почта НИКОГДА не является приватной! Имейте в виду, что ваше сообщение может быть отправлено другим людям без вашего ведома. Резервная копия вашей электронной почты всегда хранится на сервере, откуда ее могут легко получить заинтересованные стороны, даже если вы удалили сообщение и думаете, что оно исчезло навсегда.
Ваше сообщение эмоционально заряжено, иначе тон сообщения может быть легко неверно истолкован. Если вы не решаетесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите это по электронной почте.
Кто ваша аудитория?
Люди по-разному думают, как должна выглядеть электронная почта, поэтому всегда полезно знать ожидания своей аудитории. Например, некоторые люди считают электронную почту быстрой и неформальной формой общения — способом поздороваться или задать быстрый вопрос.Однако другие считают электронную почту просто более удобным способом передачи официального письма. Такие люди могут посчитать неформальное электронное письмо грубым или непрофессиональным.
Такое сообщение можно отправить другу, но не профессору:
Хотя для вас может быть очевидно, что вы не стали бы отправлять такое электронное письмо своему профессору, давайте внимательно рассмотрим, какие предположения это сообщение делает о читателях и их ожиданиях. Тон этого сообщения очень небрежный; предполагается, что читатель знает, кто отправитель, и имеет с ним тесные личные отношения.Поскольку оно содержит двусмысленную ссылку на «задание», это сообщение также предполагает, что читатель знаком с рассматриваемым предметом (например, предполагается, что читатель будет знать, какой курс и какое конкретное задание имеет в виду отправитель). Писатель также делает неявное предположение о том, что читатель комфортно владеет языком, который часто используется при отправке мгновенного сообщения или текстового сообщения. Некоторые читатели могут принять букву «U» как знак того, что писатель слишком ленив, чтобы напечатать слово «ты».”
Делать предположения об ожиданиях вашей аудитории увеличивает риск того, что ваше сообщение или его тон будут неверно истолкованы.
Чтобы убедиться, что ваше сообщение имеет ожидаемый эффект, используйте следующие вопросы, которые помогут вам задуматься о своей аудитории и ее потребностях:
Кто ваша аудитория? Как часто ваша аудитория использует электронную почту для общения?
Как ваша аудитория относится к вам — например, читатель — ваш учитель? Ваш босс? Друг? Странник? Насколько хорошо вы их знаете? Как бы вы поговорили с ними в социальной ситуации?
Что вы хотите, чтобы ваша аудитория думала или предполагала о вас? Какое впечатление вы хотите произвести?
Важные составляющие эффективного электронного письма:
Тематические строки
Строки темы электронного письма похожи на заголовки газет.Они должны передавать суть вашего сообщения или идею, которую вы хотите, чтобы читатель унес. Поэтому будьте как можно более конкретными. Однословные темы, такие как «Привет», «Вопрос» или «К вашему сведению», неинформативны и не дают читателю представления о важности вашего сообщения. Если ваше сообщение чувствительно ко времени, вы можете указать дату в строке темы, например «Встреча в четверг, 2 декабря». Подумайте о строках темы в сообщениях электронной почты, которые вы получаете. Какие из них, по вашему мнению, наиболее эффективны? Почему?
Приветствия и сообщения
Используйте какое-нибудь приветствие и какую-нибудь подписку.Не начинайте с текста и не останавливайтесь в конце без вежливой подписи. Если вы плохо знаете этого человека, вы можете не знать, как к нему обращаться («Как мне называть моего преподавателя / профессора?») Или как подписаться (С уважением? С уважением?). Тем не менее всегда лучше приложить какие-то усилия. В случае сомнений обращайтесь к кому-нибудь более формально, чтобы не обидеть его. Вот несколько распространенных способов обращения к читателю:
Уважаемый профессор Смит,
Здравствуйте, мисс.МакМахон,
Привет, Мэри Джейн,
Если вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь, или если адрес электронной почты принадлежит разнородной группе, попробуйте что-нибудь общее, но вежливое:
Кому это может быть интересно,
Уважаемые члены приемной комиссии,
Всем привет,
Ваше заключение чрезвычайно важно, потому что оно позволяет читателю узнать, кто с ним связывается. Всегда подписывайте свое имя в конце сообщения.Если вы плохо знаете читателя, вы можете также подумать о том, чтобы указать свою должность и организацию, к которой вы принадлежите; например:
Мэри Уоткинс
Старший научный сотрудник
Bain and Company
Джозеф Смит
UNC-CH, Class of 2009
В заключение для большей части переписки подойдет что-нибудь краткое, но дружелюбное или, возможно, просто ваше имя:
Спасибо,
С наилучшими пожеланиями,
Увидимся завтра,
С уважением,
Для очень формального сообщения, такого как заявление о приеме на работу, используйте вид закрытия, который вы можете увидеть в деловом письме:
С уважением,
С уважением,
Копия: и Скрытая копия: («точная копия» и «слепая копия»)
Копирование отдельных лиц в электронном письме — хороший способ отправить ваше сообщение основному получателю и одновременно отправить кому-нибудь копию.Это может быть полезно, если вы хотите передать одно и то же сообщение более чем одному человеку. В профессиональных условиях копирование другого лица по электронной почте может помочь в работе, особенно если человек, получающий копию, выполняет надзорную роль. Например, копирование вашего босса в электронном письме не отвечающему коллеге может побудить сотрудника ответить. Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес с использованием поля «Копия:», как исходный получатель, так и все получатели копий могут видеть все адреса в полях «Кому:» и «Копия:».Каждый человек, получивший сообщение, сможет увидеть адреса всех, кто его получил.
Слепое копирование электронных писем группе людей может быть полезно, когда вы не хотите, чтобы у всех в списке были адреса друг друга. Единственный адрес получателя, который будет виден всем получателям, — это адрес, указанный в поле Кому :. Если вы не хотите, чтобы кто-либо из получателей видел адреса электронной почты в списке, вы можете указать свой адрес в поле Кому: и использовать скрытую копию: исключительно для отправки вашего сообщения другим пользователям.Однако не думайте, что слепое копирование всегда будет мешать получателям узнать, кто еще был скопирован — кто-то, кто слепо скопировал, может нажать «ответить всем» и отправить ответ всем, показывая, что они были включены в исходное сообщение.
Дополнительные советы по написанию более эффективных писем
Подумайте о своем сообщении, прежде чем писать его. Не отправляйте электронные письма в спешке. Во-первых, определитесь с целью вашего сообщения и того, какого результата вы ожидаете от общения. Затем подумайте об аудитории вашего сообщения и о том, что им может понадобиться, чтобы ваше сообщение принесло желаемый результат.Вы также улучшите ясность своего сообщения, если систематизируете свои мысли до того, как начнете писать. Запишите несколько заметок о том, какую информацию вам нужно передать, какие вопросы у вас есть и т. Д., А затем организуйте свои мысли в логической последовательности. Вы можете попробовать такие методы мозгового штурма, как составление карт, составление списков или набросков, чтобы упорядочить свои мысли.
Обдумайте тон вашего сообщения. Когда вы общаетесь по электронной почте, ваши слова не поддерживаются жестами, интонациями голоса или другими сигналами, поэтому кому-то может быть легче неправильно понять ваш тон.Например, сарказм и шутки часто неверно истолковываются и могут оскорбить вашу аудиторию. Точно так же будьте осторожны с тем, как вы обращаетесь к своему читателю. Например, начав электронное письмо своему профессору или ТА со слов «Привет!» может восприниматься как грубый или самонадеянный (например, «Эй, ты!»). Если вы не уверены, как ваше сообщение может быть получено, вы можете попробовать прочитать его вслух другу, чтобы проверить его тон.
Стремитесь к ясности и краткости в написании. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое приводило к замешательству и требовало еще хотя бы одного сообщения, чтобы исправить? Непонимание может возникнуть, если сообщение нечеткое, дезорганизованное или слишком длинное и сложное, чтобы читатели могли легко его понять. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы убедиться, что ваше сообщение понято:
Кратко изложите цель написания в самом начале сообщения.
Обязательно предоставьте читателю некоторый контекст. Если вы задаете вопрос, вырежьте и вставьте любой соответствующий текст (например, сообщения об ошибках компьютера, приглашения к назначению, которые вы не понимаете, часть предыдущего сообщения и т. Д.) В электронное письмо, чтобы у читателя был какой-то фрейм ссылка на ваш вопрос.При ответе на чужое письмо часто бывает полезно включить или переформулировать сообщение отправителя.
Используйте абзацы, чтобы разделять мысли (или подумайте о написании отдельных писем, если у вас много не связанных между собой моментов или вопросов).
Наконец, укажите желаемый результат в конце сообщения. Если вы запрашиваете ответ, сообщите читателю, какой тип ответа вам требуется (например, ответ по электронной почте, возможное время встречи, рекомендательное письмо и т. Д.)) Если вы запрашиваете что-то, у кого есть срок выполнения, обязательно выделите этот срок на видном месте в своем сообщении. Завершение электронного письма следующим шагом может быть действительно полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать «Я позвоню вам в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это дальше. на собрании в среду »).
Отформатируйте сообщение так, чтобы его было легко читать. Используйте пробелы, чтобы визуально разделить абзацы на отдельные блоки текста.Выделите важные детали, чтобы их было легко различить. Используйте жирный шрифт или заглавные буквы, чтобы выделить важную информацию, например сроки выполнения. (Но не набирайте все свое сообщение заглавными буквами или жирным шрифтом — ваш читатель может воспринять это как «крик» и не сможет определить, какие части сообщения особенно важны.)
Корректура. Перечитайте сообщения перед их отправкой. Проверьте грамматику, орфографию, заглавные буквы и пунктуацию. Если ваша почтовая программа поддерживает это, используйте инструменты проверки орфографии и грамматики.Попробуйте прочитать свое сообщение вслух, чтобы вы могли уловить ошибки или неуклюжие фразы, которые вы могли бы пропустить.
Вопросы, которые следует задать себе перед отправкой сообщения электронной почты
Подходит ли это сообщение для электронной почты, или я мог бы лучше передать информацию с помощью письма, телефонного звонка или личной встречи?
С какой целью я отправил это письмо? Будет ли сообщение показаться получателю важным или будет восприниматься как раздражение и пустая трата времени?
Сколько писем обычно получает читатель и что заставляет его прочитать это сообщение (или удалить его)?
Соответствуют ли формальность и стиль моего письма ожиданиям моей аудитории?
Как будет выглядеть мое сообщение, когда оно дойдет до получателя? Легко ли читать? Правильно ли я использовал грамматику и пунктуацию? Разделил ли я свои мысли на отдельные абзацы? Выделены ли в тексте важные элементы, такие как сроки выполнения?
Обеспечил ли я достаточно контекста, чтобы моя аудитория могла легко понять или проследить за цепочкой сообщения?
Я представился и помог читателю ответить соответствующим образом?
Сможет ли получатель открывать и читать какие-либо вложения?
Примеры писем
Используйте то, что вы только что узнали, чтобы объяснить, почему электронное письмо Студента 2 профессору Джонсу более эффективно, чем электронное письмо, написанное Студентом 1.Чем отличается тон сообщений? Что делает электронную почту Студента 2 более уместной? Какие элементы придают ему ясность? Если бы вы были профессором Джонсом и получили оба сообщения, как бы вы ответили на каждое из них?
Электронное письмо от студента 1:
эй,
мне нужна помощь с моей бумагой, могу я прийти к вам в офис завтра
thx
Электронное письмо от студента 2:
Привет, доктор Джонс!
Я нахожусь в вашем классе ENGL 101 по четвергам, и у меня есть вопрос по поводу доклада, который должен быть сдан в следующий вторник.Я не уверен, что понимаю, что означает следующее предложение в подсказке:
«Напишите 10-страничный документ, аргументирующий за или против требования ENGL 101 для всех первокурсников UNC и обеспечивающий адекватную поддержку вашей точки зрения».
Я не уверен, что можно считать «адекватной» поддержкой. Можно ли использовать 3 источника?
Могу я прийти к вам в офис завтра в 14:00, чтобы обсудить с вами свой вопрос? Пожалуйста, дайте мне знать, подходит ли это вашему расписанию. В противном случае я мог бы прийти в пятницу после 1:00.
Спасибо,
Тим Смит
Вот две версии электронного письма от руководителя, Джейн Доу, группе ее сотрудников. Какая версия, по вашему мнению, наиболее эффективна? Почему?
Версия 1 электронного письма Джейн Доу:
Тема: завтра
Как вы знаете, завтра днем мы встретимся, чтобы обсудить статус всех наших текущих проектов. Пончики будут предоставлены. Обязательно приходите вовремя и возьмите с собой материалы, над которыми вы работали на этой неделе — принесите достаточно копий для всех.Некоторые из этих материалов могут включать ваши календари, отчеты и любые важные электронные письма, которые вы отправили. Кроме того, я хотел бы напомнить вам, что запросы на разрешение на парковку должны быть поданы позже на этой неделе; вам следует передать их мисс Джонс, и если ее нет за своим столом, когда вы заходите, вы можете отправить их ей по электронной почте.
Версия 2 электронного письма Джейн Доу:
Тема: материалы для ср. встреча персонала
Привет всем —
На завтра в 15:00. собрание персонала в конференц-зале просьба принести 15 копий следующих материалов:
Календарь вашего проекта
Одностраничный отчет с описанием вашего прогресса
Список целей на ближайший месяц
Копии любых сообщений с отчетами о ходе работы, которые вы отправили клиентам за последний месяц
Увидимся завтра —
Джейн
Консультации с работами
Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала.Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC. Мы периодически пересматриваем эти советы и приветствуем отзывы.
Lamb, Sandra E. 2006. Как это написать: полное руководство ко всему, что вы когда-либо напишете , 2-е изд.Беркли: Ten Speed Press.
Терминелло, Верна и Марсия Дж. Рид. 2002. Электронная почта: эффективное общение . Нью-Джерси: Прентис-Холл.
Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указали источник: The Writing Center, University of North Carolina at Chapel Hill
Сделать подарок
Как написать эффективное деловое письмо
Урок 9: Как написать эффективное деловое письмо
/ ru / бизнес-коммуникация / как написать мощный бизнес-отчет / контент /
Как написать эффективное деловое письмо
С тех пор, как мир профессионалов охватил Интернет, электронная почта стала краеугольным камнем делового общения.За прошедшие годы деловых писем разработали стиль и структуру, которые можно использовать для создания более эффективных сообщений.
Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об основах написания деловой электронной почты.

Основы деловой электронной почты
Все деловые электронные письма должны быть прямыми, четкими и легко читаемыми. Однако тон делового письма может варьироваться от неформального до формального. Формальность может зависеть от вашей компании, целевой аудитории, тематики и ряда других факторов.Если вы не уверены, насколько формальным должно быть электронное письмо, просмотрите наш урок о том, насколько формальным должно быть электронное письмо.
Независимо от формальности, не забудьте, что оставайтесь профессионалом , потому что вы теряете контроль над электронной почтой, когда нажимаете «Отправить». Электронные письма можно копировать и пересылать другим людям на неопределенный срок, и если вы ведете себя неуместно или непрофессионально, то ваш плохой выбор слов может следовать за вами.
Написание рабочего электронного письма
Как и любое другое электронное письмо, деловое электронное письмо должно включать краткую, но описательную строку темы , одного или нескольких получателей и при необходимости вложение .Если вы включаете нескольких получателей, рассмотрите возможность использования поля CC (копия), чтобы удерживать дополнительных получателей в цикле, не требуя от них ответа. Чтобы узнать больше об основных частях электронного письма, ознакомьтесь с нашим уроком об общих функциях электронной почты.
Когда вы начинаете писать основное содержание электронного письма, вы можете следовать простой и эффективной структуре:
Приветствие: Сделайте кратким и дружелюбным и обращайтесь к получателю по имени, если вы его знаете.Например, «Привет, Джонатан» или «Привет, мисс Чилдресс» — оба надежных вступления. Имя предпочтительнее, если вы лучше знакомы с получателем, в то время как вы должны использовать его фамилию, если хотите быть более формальным.
Body: Начните с основного тезиса , чтобы никому не приходилось за ним охотиться, и старайтесь писать кратко и сфокусировать внимание на проблемах вашей аудитории. Если вам нужен ответ от получателя, обязательно включите призыв к действию , чтобы он знал, как и почему ответить.Кроме того, если вы прикрепили файл , не забудьте упомянуть его здесь.
Окончание : Предложите быстрое прощание , например «Спасибо» или «С уважением», затем назовите свое имя и контактную информацию на случай, если у них возникнут вопросы.
Редакция
Несмотря на то, что электронная почта должна быть быстрой, всегда требуется время, чтобы отредактировать свое письмо, прежде чем нажать «Отправить». Проверьте свою орфографию и грамматику и подтвердите точность всех приведенных вами фактов. Если вы прочитаете письмо вслух, вы можете обнаружить дополнительные ошибки или понять, что в ваших словах отсутствует профессиональный тон.
Убедитесь, что все упомянутые вами вложения действительно прикреплены, и убедитесь, что все включенные веб-ссылки верны. Неработающие ссылки, отсутствующие вложения и неверная информация только замедляют работу и вынуждают вас отправлять электронные письма с исправлениями.
Примеры деловых писем
Чтобы продемонстрировать принципы этого урока, давайте рассмотрим два примера деловых писем. Во-первых, давайте начнем с плохого примера.
Пример выше выглядит грубо. Строка темы расплывчата, текст полон орфографических ошибок и бессвязных мыслей, и трудно найти суть.К тому же общий тон непрофессиональный.
А теперь давайте взглянем на более совершенный пример.
Этот пример выглядит хорошо! Тема сообщения привлекает ваше внимание, текст краткий и безошибочный, и есть четкий призыв к действию. Подобные электронные письма помогают предприятиям работать более эффективно и без сбоев.
Написание кратких электронных писем — ключевой навык в профессиональном мире, который вы можете развить последовательной практикой. Продолжайте писать и учиться, и вы станете более эффективным коммуникатором с каждым созданным электронным письмом.
/ ru / business-communication / how-to-a-clear-business-memo / content /
Формат и содержание деловой почты | Как написать деловое электронное письмо
Фактический текст вашего электронного письма начинается с комбинации приветствия и обращения к читателю. Хотя, как известно, многие люди ошибаются в этом.
Насколько формально мне нужно вести себя?
Всегда лучше быть слишком формальным и вежливым, чем быть недостаточно формальным или вежливым.Будьте осторожны и придерживайтесь классической фразы «Уважаемый господин / госпожа. / Мисс … ‘, особенно если вы пишете кому-то, кого вы не знаете или кто, как вы знаете, занимает более высокое положение по сравнению с вами. Если вы уже достаточно хорошо знакомы с этим человеком, вы можете использовать «Уважаемый…» и имя человека. Только когда вы пишете коллегам или клиентам, которых вы очень хорошо знаете, вы можете использовать «Привет» или «Привет».
Какой заголовок использовать при обращении к читателю?
Иногда написание профессиональных электронных писем может означать обращение к людям с академическим образованием , может быть, даже с несколькими.Однако это действительно становится актуальным только в том случае, если вы имеете дело со степенью доктора философии. Или может даже быть, что человек или отдельные лица, о которых идет речь, являются профессорами. В этом случае звание профессора заменяет часть звания «Доктор»; как можно увидеть в примерах ниже:
Уважаемый доктор Мерфи
или
«Уважаемый сэр / мадам» или «Кого это может касаться»?
Только если у вас нет имени контактного лица, вы можете использовать « Уважаемый господин / госпожа» или даже « Для тех, кого это может касаться» , хотя последнее считается несколько устаревшим.Поэтому, возможно, лучше будет написать «Уважаемый господин / госпожа».
Запись нескольким получателям
Если электронное письмо имеет несколько получателей, то, естественно, все адреса должны быть адресованы в начале текста. Если количество людей, которым вы пишете, меньше пяти, лучше всего включить их всех:
Дорогой мистер Мерфи, мисс Смит, миссис Джонс, мистер Мэлоун и мисс Литтлвуд
или
Дорогие Мэтью, Марк, Люк, Джон и Джонас

Если количество получателей превышает пять, то вам, вероятно, следует выбрать « Дорогие все, » вместо того, чтобы прилагать усилия перечислить все соответствующие имена.
Что мне делать, если я не уверен, является ли получатель мужским или женским?
Иногда может случиться так, что у вас есть только фамилия контактного лица, или, может быть, дело в том, что по имени человека не ясно, какого он пола, например Алекс Джонс. В этом случае вам следует заняться детективной работой, потому что обращение к кому-то с неправильным названием может привести к тому, что ваше электронное письмо будет полностью проигнорировано . Веб-сайты компаний, страницы в социальных сетях и даже телефонные книги могут помочь в подобных ситуациях.Если вы имеете дело с более крупными компаниями, возможно, стоит также связаться с отделом кадров. Однако, если ни один из этих вариантов недоступен, вам следует просто выбрать «Уважаемый сэр / госпожа». Хотя это может быть немного безлично, по крайней мере, это безопасный вариант.
Как должно выглядеть мое вступительное предложение?
После адресации получателя следует поставить запятую. Эта запятая не влияет на следующее предложение — оно все равно должно начинаться с заглавной буквы:
Уважаемый господин / госпожа,
Спасибо за быстрый ответ…
СОВЕТЫ ПО НАПИСАНИЮ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
Электронные письма
являются важной частью делового общения, хотя они не полностью заменили более формальное письмо.
Недавняя занимательная статья об исторических руководствах по написанию писем в онлайн-журнале BBC заставила нас задуматься об официальных деловых электронных письмах и разнице между электронными письмами, написанными от имени компании, и теми, которые вы могли бы написать друзьям.
Поскольку работодатели, как сообщается, часто жалуются на стандарты грамотности, письменного английского, орфографии и грамматики среди молодых людей, которых они нанимают, мы подумали, что контрольный список основ деловой электронной почты может быть полезным.
1.Орфография и грамматика важны:
человека действительно замечают, и это может вызвать вопросы о внимании к деталям, если электронные письма компании содержат такого рода ошибки.
2. Будьте ясны и просты:
при ответе на вопрос или запрос ответьте на поднятые вопросы, чтобы избежать использования отраслевого жаргона или сокращений и акронимов, которые читатель может не понять.
3. Не разговаривайте по тексту
В то время как руководство таких известных писателей, как Джейн Остин, в прошлом по написанию писем включало написание письма прямо сейчас, в менее формальную эпоху обмена текстовыми сообщениями и твитов, возможно, этот совет уже не так актуален, особенно в бизнес-контексте — так что избегайте используя текст, говорите как «LoL» или «IMHO».