Как писать протоколы совещаний образец: Протокол совещания. Образец 2021 года

Содержание

Как вести протокол совещания образец

Автор статьи: Судаков А.П.

Функционирование субъекта предпринимательской деятельности, имеющего статус юридического лица, предполагает необходимость принятия управленческих, организационных и производственных решений. Тематика вопросов часто находится в компетенции руководителей структурных подразделений, акционеров, учредителей, а также деловых партнеров. Они выносятся на общее собрание для обсуждения и принятия наиболее выгодного вердикта. Для фиксирования факта проведения мероприятия, рассмотрения актуальных проблем и принятия по ним определенных решений, оформляется протокол общего собрания. Что это за документ, какая информация в нем отображена и какие правила его оформления?

Голосование

Какие вопросы решаются на заседании

На общем собрании рассматриваются те вопросы, решение которых определено таким образом уставной документацией.

Не созывается заседание для вынесения на повестку дня проблем, решаемых специалистами организации и руководителем предприятия посредством ведения переговоров, документального их фиксирования и утверждения внутренней распорядительной документацией, имеющей форму приказов, распоряжений и положений. Итогом заседания уполномоченных лиц является документальное оформление процедуры.

Ведение протокола совещания, а также его учет и хранение, вменены в обязанности секретаря, избираемого отдельным документом, с которым выражают свое согласие все участники операции. Бумага является неотъемлемой частью деятельности компании. С ее помощью, руководители регламентируют изменения в сфере ее функционирования. В ней отображаются корректировки в составе акционеров или учредителей, реорганизация или ликвидация предприятия, а также проведение эмиссии акций.

Параметры общих собраний

Документ оформляется в проблемных ситуациях, требующих коллективного обсуждения и решения. Образец протокола общего собрания с любой повесткой дня, имеет единый шаблон для конкретного предприятия, что упрощает процедуру его оформления. Он отображает параметры хозяйственной деятельности предприятия и является важной юридической бумагой. Ее форма, содержание и порядок заполнения регламентированы в положениях нормативно-правовых источников. Их нарушение может быть выявлено при проверке контролирующими органами, что наверняка станет причиной признания недействительности отраженного в документе решения.

Законодательные требования к оформлению

В правовых актах регламентирован не только порядок проведения процедуры заседания, но и приведен пример оформления протокола совещания. В нем должна содержаться информация:

дата и место проведения мероприятия;
участники события;
количество голосов, которыми владеют присутствующие участники;
общее число голосов с учетом их отсутствующих владельцев;
сведения, идентифицирующие личность председателя;
состав президиума;
вопросы, являющиеся повесткой дня.

Документ составляется в двух экземплярах не позднее 15 дней со дня его проведения. Нарушение сроков оформления бумаги и невключение в нее основных положений, расценивается как нарушение и является основанием считать отраженную в ней информацию неактуальной.

Цель оформления документа

В протоколе заседаний документально отражен ход вынесения коллегиального решения, фиксирующего достигнутые договоренности и определяющего дальнейшее направление деятельности компании.

Руководство любого субъекта предприятия, созданного более чем одним учредителем, должно использовать схему протоколирования своих решений, что определяет их юридическую защищенность. При принятии директором или основателем организации единоличного решения в сфере ведения и управления хозяйственной деятельности, обязателен созыв лиц, имеющих отношение к поднимаемому вопросу, на совещательное собрание, фиксируемого в протоколе, оформленном в соответствии с общими правилами.

Образец протокола общего собрания

Как составить протокол заседаний

Оформление документа, фиксирующего решение руководства, осуществляется в несколько этапов. Изначально проводятся подготовительные мероприятия, направленные на определение повестки дня. В соответствии с ней ответственные лица подготавливают необходимые документы, подтверждающие или обосновывающие определенные события, факты и предположения. После завершения подготовительного этапа деятельности, оформляются приглашения всех участников на мероприятие. Каждому из них рассылаются информационные данные, в которых отображены вопросы, находящиеся в компетенции получателя.

Перед проведением заседания, его секретарь регистрирует всех явившихся участников. Для упрощения процедуры, заранее составляется общий список приглашенных лиц, количество которых должно соответствовать числу голосов, необходимых для признания решения юридически законным.

Документирование хода собрания, рассмотренных вопросов и вынесенных решений проводится при помощи аудио — или видеозаписи, используемых впоследствии для обработки информации с целью достоверного оформления документации и подтверждения определенных фактов. Одновременно с записями, секретарю следует делать письменные черновые наброски об обсуждаемых темах, чтобы впоследствии проще было структурировать документ и отображать в нем информацию. Последним этапом события является отображение в протоколе списка используемой документации, сведения из которой были использованы для докладов, для аргументации точек зрения и для принятия решения.

Как оформить

Бланк протокола рабочей встречи должен быть разработан на каждом предприятии. При его составлении разработчику необходимо учитывать нормы действующего законодательства, а также требования положений делопроизводства в сфере внесения реквизитов.

Документ может быть оформлен в кратком или развернутом виде, идентификация которого зависит от полноты изложения проведенного собрания. В его полную форму включаются все подробности выступлений. В кратком виде отображаются только сведения о выступающих участниках и о поднятой ими теме. Решение о том, в какой форме составлять документ, принимается коллегиально или единолично председателем.

Реквизиты

Шаблон протокола совещания должен содержать сведения о наименовании компании, а также принятую аббревиатуру для конкретной организационно-правовой формы собственности, и ее расшифровку.

Его форма едина для всех типов субъекта. В документе фиксируется юридический адрес местонахождения организации. Если он не совпадает с фактическим параметром, то о нем следует также упомянуть. Все вносимые сведения должны соответствовать информации, отображенной в Уставе субъекта и, соответственно, внесенной в Единый государственный реестр.

Данные о собрании

После отображения всех реквизитов предприятия, по вопросам которого организовано совещание, следует отобразить его характеристики. Они подразумевают время и формат его проведения. Мероприятие может быть плановым, внеочередным, годовым, квартальным или месячным. Законом определено, что оно не может быть проведено реже, чем раз в год.

Формы собраний

Для общего собрания характерна реализация по нескольким схемам. Члены мероприятия могут принимать в нем непосредственное личное участие. Законом допускается его проведение в заочной форме. Ее принцип заключается в сборе документации, отправленной ранее для ознакомления и принятия решения об отдаче своего голоса. Для этого используются современные возможности всемирных сетей, позволяющих передавать и получать информацию по электронной почте, через мессенджеры и по скайпу.

Основная часть протокола

Решение единственного участника

В основной части протокола должны быть отображены вопросы, интерпретируемые как повестка дня. Их перечень определен законом только для собрания, проводимого по итогам года. В остальных ситуациях, он определяется коллегиально или инициатором мероприятия самостоятельно.

В документе следует отобразить временные параметры относительно начала и окончания регистрации участников. Не допускается регистрировать лиц, не обладающих правом на участие в обсуждении. С целью недопущения таких нарушений, секретарю вменяется дополнительная обязанность по установлению личности членов собрания. Их перечень отображается в разделе документа «Присутствовали», в котором следует указать сведения об участнике, идентифицирующие его личность, занимаемую им должность и количество принадлежащих ему голосов.

В протоколах, составленных представителями акционерных обществ, принято дополнительно указывать данные удостоверения личности или оформленной доверенности действовать от имени акционера. В этой же части документа фиксируются временные параметры всех этапов мероприятия и итоги голосования, определяемые по подсчетам.

Рассмотрение каждого вопроса с повестки дня должно сопровождаться записями о количестве голосов лиц, имеющих право на принятие участие в голосовании и непосредственно принявших в нем участие.

Отдельно указывается количество воздержавшихся голосов, что по умолчанию интерпретируется как сомнение участника, и при подсчете не учитывается.Принятые решения фиксируются в соответствии с формулировкой докладчика выступления, а также с указанием его личных данных. Информация подается в виде тезисов, выраженных в виде краткого содержания выступления.

Заключительная часть

В заключительной части документа должны быть отражены подписи и их расшифровки, учредителей, акционеров, других участников, председателя и секретаря. Обязательно указание даты составления документа. Она может не совпадать с днем проведения собрания. Печать на протоколе ставить не нужно.

Особые протоколы и собрания

Протокол

Отдельно стоит рассмотреть, как вести протокол совещания, образец которого можно найти в свободном доступе сети интернет, если его участники являются собственниками многоквартирного дома или садоводческого общества. На таком собрании, все его члены обладают равными правами. При отсутствии большего количества лиц, решения будут приниматься на основании голосов присутствующих на мероприятии участников. Заключение, отображенное в протоколе, обязательно к исполнению всеми членами жилищного фонда или садоводческого общества. При этом не учитывается, были ли они на собрании или нет.

При составлении документа, необходимо отобразить состав комиссии, ответственной за подсчет голосов. Председателем и секретарем могут быть уполномоченные лица или представители структуры, выбранные посредством голосования из присутствующих членов. На мероприятии определяется способ управления субъектом.

Документ должен быть оформлен в соответствии с законодательно предусмотренными правилами. К процедуре следует отнестись ответственно и доверить ее лицу, компетентному в сфере документооборота, поскольку протокол является единственным документальным отображением принятых решений коллегиального собрания. Он является юридическим документом, предоставляемым контролирующим органам во время аудиторских проверок.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Протокол совещания: образец и бланк документа

Образец

Если требуется провести оперативное совещание

Совещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.

У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:

Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
Тематика совещаний примерно одна и та же.
Выступающие все, кто приходит на совещание.
Продолжительность поведения оперативки небольшая.
Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.

Справка

Краткая форма

Данный вид протоколирования содержит информацию о рассмотренных вопросах и принятых решениях. Также в кратком протоколе указываются фамилии выступивших и ответственных за принятые решения лиц. Краткая форма не фиксирует полных ход события, а лишь дает информацию о принятии решений по определенным вопросам.

Краткий протокол образец

Справка

Полная форма

Данная форма протокола содержит более подробную информацию о ходе мероприятия. Можно сказать, что в данном случае в документе отображается в хронологической последовательности все событие. Кроме того, полное протоколирование подразумевает и подробное изложение докладов и выступлений участников, их позицию, прозвучавшие мнения и вопросы.

Полный протокол образец

Справка

Стенографическая форма

Представленный образец протокола заполняется на основании стенограммы мероприятия либо диктофонной записи. Объем данного документа значительно превышает вышеуказанные формы, так как дословно описывает мероприятие. Проще говоря, все высказывания, доклады и вопросы, озвученные в ходе мероприятия, фиксируются в данной форме.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Оформление

Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках. Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти.

В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования. Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества.

Протокол совещания должен содержать следующие сведения:

Обязательные реквизиты:

дату и номер;
наименование организации;
вид документа с указанием мероприятия;
место проведения собрания.

Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания;

Список присутствующих и их роли. Необходимо указать Ф.И.О. и должность специалиста, ведущего протокол, начальника, ведущего совещания, иных участников совещания. Вместо него может быть использован явочный лист, где расписываются пришедшие работники;
Если на мероприятии были лица, представляющие другие организации, то их указывают с пометкой «Приглашённые»;
Основная часть протокола состоит из 3-х последовательных блоков:

Слушали. Указывается Ф.И.О. и должность докладчика, основная тема выступления, краткое изложение сведений выступления;
Выступили. Фиксируется Ф.И.О. и должность лица, которое задавало вопросы или давало комментарии по существу выступления;
Решили. По результату доклада руководитель даёт поручения или накладывает резолюцию. Решение записывается секретарём подробно, так как оно имеет обязательную силу для сотрудников. Указываются сроки выполнения заданий.

Обратите внимание! Если по решению проводится голосование, то следует записать количество голосов «за», «против» и воздержавшихся без указания фамилий.

В конце протокола ставятся подписи секретаря и руководителя совещания. Печать не требуется.

Окончательный вариант документа готовится некоторое время после проведения заседания. Это может занять несколько часов или несколько дней, в зависимости от объёма информации. Далее он подаётся для подписи начальнику, который руководил мероприятием.

После этого протокол рассылается заинтересованным лицам, либо из него делаются официальные выписки с поручениями для конкретных исполнителей.

3 случая, когда прибегают к протоколированию

Подготовка протокола совещания – не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Это связано с тем, что в данном документе необходимо указать очень большой объем информации, который чаще всего не ограничивается парой страниц текста. Для того чтобы акт был составлен корректно и никакие детали не были упущены, лучше приступить к его подготовке заранее, сделав определенный проект протокола совещания

Но прежде важно определиться, какого типа мероприятие необходимо будет в нем зафиксировать и как должен быть оформлен сам документ. Далее обсудим, какие именно собрания важно протоколировать и как это делать правильно.

Совещание
Данный тип мероприятий может проводиться согласно годовому плану предприятия, а также срочно или вне очереди.
Если оно запланированное, то для секретаря это существенно облегчает ход работы. Можно заранее составить шаблон протокола и наметить основные вопросы, которые будут обсуждаться. Это сократит время на заполнение документа во время совещания.
В данном случае в протоколе указываются вопросы, которые планово решаются из года в год, текущие задачи и цели фирмы. Помимо этого, уточняют список лиц, ответственных за принятие решений, а также основные выводы и предложения.
Заседание
Данное мероприятие имеет несколько разновидностей. Выделяют заседания органов управления, учредителей, экспертной комиссии. Обычно на такого рода переговорах обсуждают не текущие задачи, а более глобальные цели деятельности компании. Поэтому заседания чаще всего бывают довольно затяжными.
Например, на них рассматривают, насколько эффективно фирма работала в последние годы, и определяют на основании этого направления дальнейшего развития. То есть, если совещание проводят для решения текущих задач, то заседание – для обсуждения стратегических вопросов.
Протокол хода заседания также должен фиксировать все обсуждаемые на нем темы. При этом могут отсутствовать конкретно принятые решения, но все основные события переговоров должны быть отображены в данном документе.
Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».
Отличительной особенностью заседания экспертной комиссии является то, что оно должно проводиться ежегодно, а вопросы, обсуждаемые на нем, обычно не меняются из раза в раз. Например, на таком собрании утверждают номенклатуру дел, перечень документов, подлежащих уничтожению и т. п. Если будут ликвидированы бумаги без официально оформленного протокола, то это может быть расценено как незаконная процедура. При этом сама форма документа может дублироваться.
Собрание
Собрание и заседание – схожие мероприятия, поэтому протоколы для них оформляются практически одинаково. Разница в том, что на заседании обычно присутствует ограниченный круг лиц, в то время как в собрании может участвовать весь трудовой коллектив. Поэтому и количество участников собрания, и сроки его проведения могут быть в разы больше. Бывает довольно проблематично заполнять протокол в ходе самого мероприятия, гораздо удобнее воспользоваться записывающими устройствами, а документально оформить все после его завершения.
Используя аудио или видеозаписи, можно без труда заполнить бланк протокола. При этом не обязательно подробно записывать предложения каждого выступающего.
Обычно, чтобы принять решение на собрании, прибегают к методу голосования. Поэтому в протоколе фиксируются лишь обсуждаемые вопросы, количество присутствующих, проголосовавших «за», «против» и воздержавшихся.

Правила написания и оформления документа

Протокол собрания учредителей не имеет строго установленного, унифицированного образца, писать его можно в свободном виде. Как правило, на предприятиях имеется шаблон документа, по которому он и оформляется. Основное условие: протокол должен содержать сведения

о компании,
дате составления,
участниках собрания,
теме (если их несколько, они указываются отдельными пунктами)
и решении.

Документ можно писать как от руки, так и печатать на компьютер, большой разницы здесь нет, главное, чтобы он обязательно содержал оригинальные подписи всех собравшихся учредителей. Заверять печатью его не нужно – во-первых, он относится к внутренним документам предприятия, во-вторых, с 2016 года юридические лица на законном основании освобождены от обязательства удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов.

Писать протокол можно как на фирменном бланке организации, так и на стандартном листе А4 формата в том количестве экземплярах, в котором это необходимо.

После проведения собрания, в течение десяти дней каждого его участника следует обеспечить своим экземпляром протокола, а одну копию, заверенную по всем правилам, передать на хранение в архив организации, где она должна содержаться ровно столько, сколько полагается по закону для подобного рода документов.

Основной раздел

Рассматривая вопрос, как вести протокол совещания образец и примеры, следует уделить особое внимание основой части протокола. В данном разделе следует создать несколько полей, в каждом из которых будут рассмотрены решения вопросов, указанных в повестке дня

При составлении полной формы бланка, в каждом поле создается три графы, где отображаются процесс рассмотрения вопроса и различные нюансы, возникшие в ходе принятия решения.

Название каждой из частей следует указывать прописью, выделяя под каждую графу отдельное поле. В графе «Слушали» указывается фамилия докладчика, который освещает производственный вопрос. Указывать фамилию следует только в именительном падеже. После указания фамилии приводится краткое (или полное) изложение доклада. В том случае, когда изложить информацию невозможно, то полный текст доклада следует приложить в отдельном документе, который выступит в роли приложения к самому акту. При этом, в разделе «слушали» необходимо сделать отметку, что текст выступления развернуто описан в приложении.

После этого следует перейти к заполнению графы «Выступили». В этом поле указываются высказывания прочих участников собрания, которые рассматривали вопрос, лежащий на повестке дня. Здесь также следует указать фамилию и инициалы каждого члена коллегии, выступившего с речью. После указания инициалов следует изложить текст самого выступления.

В графе «Решили» следует зафиксировать решение членов собрания, касаемо вопроса, лежащего на повестке дня. Согласно установленному регламенту, в данном поле необходимо указать полную информацию, вне зависимости от того, какая форма заполнения протокола используется. Если вопрос был решен методом голосования, следует привести общее количество голосов, а также указать, кто из участников собрания проголосовал «против» или «за».

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения

Ведение протокола совещаний, излагающего суть поставленных вопросов в сжатой форме, требует правильного подхода к заполнению бланка. В этой ситуации, следует приводить только базовую часть информации в графах «Слушали» и «Выступили». После того как документ будет подписан руководителем совещания и секретарем, этот акт вступает в свою юридическую силу. Все установленные решения касаемо вопросов, поднятых на собрании, следует довести до лиц, которые были назначены исполнителями. Для этого исполнительному лицу может быть вручена как копия самого акта, так и выписка с подписью секретаря.

В каких случаях требуется протоколирование

Совещание

Известно, что совещание является одним из важнейших событий в жизнедеятельности любой организации. Оно может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и носить срочный характер. В любом случае ход данного события должен быть зафиксирован в протоколе совещания.

В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения. Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица и т.д

Заседание

К примеру, в ходе данного мероприятия могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия и т.д. Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, касающиеся политики организации и ее деятельности.

Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению и т.д. В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола). При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год.

Образец протокола заседания

Собрание

Пример протокола собрания

В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.

Для чего нужен протокол проведения совещания

Специальный документ, который составляется с целью фиксирования всех основных вопросов, обсуждаемых на собраниях трудового коллектива, в деловой практике называется протоколом совещания. Законодательство не требует обязательного ведения таких протоколов, чаще всего порядок их оформления закреплен во внутреннем документообороте организации. Тем не менее иногда это бывает просто необходимо.

Независимо от того, в какой сфере действует фирма, каковы масштабы ее деятельности и численность персонала, периодически везде проводятся собрания коллег с целью обсуждения тактических и стратегических целей функционирования предприятия. Это нужно для того, чтобы вовремя определить пути развития бизнеса и способы решения текущих задач.

Не все подобные собрания фиксируются протоколами, и это вполне нормально. Руководство предприятия может самостоятельно решать, какие совещания должны быть запротоколированы, а какие нет.

Главная цель ведения подобных актов – фиксация всех основных вопросов, обсуждаемых на собрании, предложений, выдвинутых сотрудниками, и принятых решений.

Лучше, когда протоколы ведутся подробно, и вся информация прописывается особенно тщательно.

Чаще всего данный документ составляется в обязательном порядке, когда на собраниях обсуждаются стратегически важные для организации вопросы или в них участвуют представители фирм-партнеров, государственных органов, иных служб.

Основными функциями ведения протоколов совещания являются:

Закрепление на бумажном носителе информации о количестве сотрудников, присутствующих на собрании, а также имен выступавших коллег.
Фиксирование ключевых вопросов, обсуждаемых на совещании.
Документальное отображение решений, принятых в процессе коллегиального обсуждения основных проблем фирмы.

Другими словами, протокол рабочего совещания призван регистрировать все решения, которые были приняты к исполнению в результате совместного обсуждения трудовым коллективом целей и задач деятельности предприятия.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

_________________________________________________________________

(полное наименование акционерного общества)

ПРОТОКОЛ

заседания коллегиального исполнительного органа акционерного общества

(правления, дирекции)

г. _________________ “___”__________ ____ г.

Место проведения заседания: ____________.

Время проведения заседания: __ час. __ мин.

На заседании присутствуют __ из __ членов коллегиального исполнительного органа акционерного общества (правления, дирекции) АО “_______”: ____________, __________, ____________, ___________, __________.

Коллегиальный исполнительный орган акционерного общества (правление, дирекция) в соответствии с абз. 1 пункта 2 статьи 70 Федерального закона “Об акционерных обществах” вправе принимать решение по вопросу повестки дня.

    На заседании присутствуют приглашенные: ______________________________.

                                        (фамилия, имя, отчество, должность)

Повестка дня:

1. Решение вопросов управления оперативной (текущей) деятельностью Общества;

2. Обеспечение реализации решений общего собрания акционеров;

3. Осуществление хозяйственной политики Общества в целях повышения прибыльности и конкурентоспособности;

4. Утверждение корпоративных актов управления;

5. Разработка организационной, управленческой и производственно-хозяйственной структуры Общества;

6. Рассмотрение иных вопросов, переданных Генеральным директором.

    Слушали   по   первому   (второму   и   т.д.)   вопросу  повестки  дня:

____________________________ с предложением ______________________________.

    (фамилия, инициалы)                                 (тезисы)

Голосовали:

“За” – ________.

“Против” – ____.

“Воздержались” – ___.

    (если решение принято) Постановили:

    ______________________________________________________________________.

                           (содержание решения)

Председатель коллегиального исполнительного органа акционерного общества (правления, дирекции): _____________/____________/

Секретарь: ______________/___________/

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Протокол: образцы (Полный перечень документов)
Поиск по фразе «Протокол» по всему сайту
«Протокол заседания коллегиального исполнительного органа акционерного общества (правления, дирекции)».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Протокол заседания ревизионной комиссии общества с ограниченной ответственностью по вопросу о созыве внеочередного общего собрания участников общества
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества с ограниченной ответственностью по вопросу о созыве внеочередного общего собрания участников общества
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества с ограниченной ответственностью по вопросу о проведении годового/внеочередного общего собрания участников общества
Протокол заседания ликвидационной комиссии общества с ограниченной ответственностью о распределении между участниками общества оставшегося после расчетов с кредиторами имущества ликвидируемого общества с ограниченной ответственностью
Протокол заседания комиссии по социальному страхованию по вопросу обращения в ФСС в целях выделения ассигнований на детские оздоровительные путевки
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества по вопросу определения цены (денежной оценки) имущества (или цены размещения, цены выкупа эмиссионных ценных бумаг общества)
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества по вопросу определения цены отчуждаемого или приобретаемого имущества (услуг) по крупной сделке
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества о вынесении вопроса об одобрении крупной сделки на общее собрание акционеров
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества об одобрении крупной сделки
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества об одобрении сделки, в совершении которой имеется заинтересованность

Как организовать совещание и вести протокол

У личного помощника руководителя много обязанностей и задач. Одной из основных является его способность организовать деловое совещание или заседание.

Ведение протокола — это задание также предназначено не для простого секретаря, а для ассистента начальника или для особой, категории административных специалистов.

А чтобы совещание прошло максимально эффективно, любому ответственному специалисту следует заранее к нему подготовиться и изучить необходимые материалы. Например, ведение протокола.

Для чего нужен протокол в делопроизводстве?

В ежедневной работе личный помощник сталкивается в огромным количеством документации. Протокол — один из них

Что же это? Специальная форма документа, в котором секретарь отражает ход делового совещания, обсуждения или встречи и есть протокол, где кратко или детально фиксируется тематика с обсуждениями сторон и конечные результаты. Важно! Протокол нужный и важный документ, который становится основой для вынесения постановления или какого-либо решения руководителя относительно бизнеса или работников компании. Ведется протокол во время деловой встречи, заседания или совещания.

Как правильно подготовиться и организовать совещание?

Если на мероприятии планируется участие более трех человек, то к организации стоит подходить более тщательно.Качественная подготовка поможет с пользой потратить время на встрече и быстрее прийти к какому-либо решению по ее итогам.

Важно! Все документы, возникающие в период подготовки к совещанию в дальнейшем становятся приложением к протоколу.К таким документам, например, относится повестка, составленная по указанию руководителя и рассылаемая всем участникам встречи.

В этом документе отражены:

вопросы и темы обсуждения;
ФИО участников;
место встречи;
дата;
время.

В некоторых компаниях перестали практиковать рассылку повестки совещания или заседания, ограничиваются только устным информированием или отправкой сообщений на электронную почту участникам.

Важно! Если на совещании планируется обсуждение каких-либо вопросов, связанных с проектами, то задача помощника сделать достаточное количество копий данных документов и раздать в начале мероприятия всем присутствующим. Копия документа также становится приложением к протоколу.

Как вести протокол совещания

1. Оформление. Заголовок – содержит наименование компании, реквизиты, вид документа и его номер, а также дату проведения и место составления документа. Необходимо указать председателя и секретаря встречи. Председатель в данном случае — это тот, кто возглавляет собрание. Секретарем на встречах не всегда является лицо в этой должности. Секретарь совещания — это иная деятельность, за которую часто отвечает личный помощник руководителя.

2. Участники: присутствующие и приглашенные. Первые лица, это те что были заранее оповещены о совещании рассылкой. А вторые могут быть приглашены в последний момент. И тех и других фиксируют в проколе.

3. Повестка встречи. Это вопросы по которым проводится совещание.

4. Детализация хода обсуждения. Не все деловые мероприятия требуют детальной записи переговоров, достаточно кратко записать основные тезисы и мнения собравшихся.

5. Принятое решение. После того, как участники выразили свою позицию по обсуждаемым вопросам и пришли к определенному консенсусу, в протоколе вносится запись о «решении».Они формулируются в виде: «Проинформировать», «Подготовить» и т. д.

6. Регистрация протокола. Составленный документ сначала подписывает секретарь, а затем председатель встречи. Далее протокол регистрируется в реестре или журнале регистрации и учета протоколов.

Больше о организации совещаний и не только, правильном ведении и оформлении протоколаВы узнаете на наших курсах.

Оставьте заявку на обучение уже сегодня иполучайте престижные профессии будущего!

Выводы о ведении протокола совещания

Подведем итоги относительно оформления и хранения протоколов совещания:

Форму данного документа утверждает руководство организации или его структурного подразделения.
Протокол заполняется прямо во время совещания. Для этого назначается ответственный сотрудник, чаще всего это делопроизводитель, которые исполняет обязанность секретаря заседания.
Как написать протокол совещания? Чтобы данные в нем были максимально корректными, допускается фиксирование событий совещания с помощью специальных устройств. Аудио или видеозаписи прикладываются к протоколу. Стенограммы выступлений используются для того, чтобы точно отображать содержание докладов, вопросы и решения, принятые по ним.
Обычно протокол составляется в одном экземпляре. Большее количество оригиналов данного документа может понадобиться в том случае, если в заседании принимают участие представители сторонних организаций, например, на этапе ведения переговоров о сотрудничестве.
Копии документа можно составлять в неограниченном количестве. Их используют, например, для того, чтобы довести принятые на собрании решения до всех структурных подразделений предприятия. В таком случае каждая копия оформляется личной подписью и печатью руководителя.

Для более достоверного отображения информации используют аудио и видеоматериалы, которые позволяют точно воспроизвести содержание докладов выступающих, вопросы и решения по каждой проблеме, обсуждаемой на совещании.

Руководство компании должно придерживаться следующих правил, чтобы сделать собрания трудового коллектива более эффективными:

Тему совещания нужно определить заранее

Также важно понимать, какие итоги вы хотите получить от данных переговоров.

Повестка дня также должна быть разработана заблаговременно. Важно правильно составить перечень вопросов, переходя от простых к более сложным.

До совещания всех участников необходимо ознакомить с повесткой дня.

Важно заранее определить круг лиц, присутствие которых на собрании желательно, и своевременно оповестить их об этом

Если кто-то не может посетить собрание, необходимо подготовить для него копию протокола.

Заранее необходимо определить, где будет проходить заседание. Продуктивность и эффективность переговоров во многом зависит от деловой обстановки.

В результате протокол совещания оформляют в одном экземпляре, а при необходимости делают нужное количество копий.

Данный документ подписывается секретарем, руководителем и членами заседания.

Составляют протокол на белом листе бумаги формата А4 либо на фирменном бланке организации. Законодательно данный вопрос никак не регламентируется, поэтому каждая фирма может решать самостоятельно, как именно оформлять протокол – от руки или в печатном виде. Необязательно заверять документ печатью предприятия, так как с 2016 года юридические лица могут не использовать штампы для внутренней документации.

Когда протокол совещания заполнен, оформлен соответствующими подписями и печатями, его помещают на хранение с другими документами, фиксирующими собрания в организации. По прошествии определенного срока эти документы отправляются на хранение в архив, где они должны находиться не менее трех лет (согласно законодательству) или более длительный срок, если это регламентировано внутренними распоряжениями фирмы. Далее архивированные протоколы уничтожаются в порядке, установленном законодательством РФ.

Читайте нашу статью «Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность».

Итак, в любой организации с определенной периодичностью проводятся совещания трудовых коллективов. Они необходимы для решения как текущих, так и стратегических задач фирмы, обсуждения острых вопросов, путей развития и антикризисного управления. Не все собрания оформляются протоколами, это допустимо. Руководство организации может самостоятельно решать, какие мероприятия необходимо оформлять документально, а какие можно проводить без протокола.

ПРИНЯТЬ РЕШЕНИЕ ЖИТЬ ПО-ДРУГОМУ! | Разбор с Петром Осиповым. Бизнес Молодость

Составляем краткий протокол оперативного совещания

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.

Общие правила оформления протокола

Наш словарик

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов*.

Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения.

Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.

Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.

Обязательными реквизитами протокола являются:

наименование организации;
наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания;
дата заседания;
регистрационный номер протокола;
место проведения совещания;
подписи.

Датой протокола является дата события.

Проблемы и решения

Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.

■ Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.

■ Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.

Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.

■ Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.

Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.

Текст краткого протокола

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.

В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О плане командировок на 2012 г.

Финансовый директор Молчанов С.А.

…

Обратите внимание

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемого вопроса. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное» или «Разные вопросы».

Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. Каждый из них строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О.

…

ВЫСТУПИЛИ:

…

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

…

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления.

В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ:)» кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования, записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить…», «Предусмотреть…», «Проинформировать…». По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса по повестке дня, например:

РЕШИЛИ:

1.1. Подготовить план-график работ …

Ответственный исполнитель – Фамилия И.О.

Срок исполнения – 20.12.2011

1.2. Проинформировать директоров филиалов о…

Ответственный исполнитель – Фамилия И.О.

Срок исполнения – 15.12.2011

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», а также воздержавшихся.

От теории к практике

Представим, что после расшифровки записи, сделанной от руки или на диктофон, мы получили текст, на основании которого нам необходимо составить краткий протокол:

Вопрос повестки дня: 2. О ходе реконструкции склада готовой продукции № 2

Текст выступления:

Васильев П.Р. По плану реконструкции мы должны были в конце месяца 25-го числа начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов. ЗАО «Профиль» – наш поставщик стеллажного оборудования – нарушает сроки. 20-го мы должны были получить первую партию, через 10 дней – вторую. У нас – поставка двумя равными партиями, так в договоре. Мы оплатили полностью, то есть 100%-ная предоплата, потому что в прошлый раз, когда мы переоборудовали первый склад, у нас не было с ними проблем. Сегодня – 28-е, а мы еще не получили. Факсы им направляли, звонили, вчера они ответили, что первую партию отгрузили, но она будет два-три дня идти, то есть у нас задержка из-за поставщика. Думаю, надо им официально претензию выставлять о нарушении сроков поставки.

Для того чтобы сделать протокольную запись, необходимо выделить самую важную информацию. Чтобы это сделать, попробуем поставить ряд вопросов и получить на них ответы. Из приведенного текста мы можем получить ответы на следующие вопросы:

Кто?	1) Мы (у нас проблемы с соблюдением сроков реконструкции склада) 2) ЗАО «Профиль»
Что делает?	(Мы) направляли факсы, звонили, предлагаем направить претензию о нарушении сроков поставки. (ЗАО «Профиль») нарушает сроки отгрузки стеллажного оборудования
Где?	Нет информации
Когда?	25-го числа (мы) должны были начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов. 20-го (мы) должны были получить первую партию, через 10 дней – вторую. 28-го оборудования еще нет, поступит не ранее 30–31-го числа
Как?	Нет информации

Мы видим, что в тексте содержится информация, которая не отражена в ответах: организация полностью оплатила товар, причем была произведена 100%-ная предоплата, так как имеется положительный опыт сотрудничества с ЗАО «Профиль». Имеет ли данная информация значение для той ситуации, которая является предметом рассмотрения? Очевидно, что нет, следовательно, эту и в протокол включать ее не нужно. Таким образом, основываясь на ответах на вопросы, которые мы получили, можно составить краткий протокол выступления:

СЛУШАЛИ:

Васильев П.Р.

Отгрузка первой партии стеллажного оборудования была произведена поставщиком ЗАО «Профиль» с нарушением срока, в результате чего не соблюдены сроки проведения работ по реконструкции склада № 2. Первая партия оборудования должна была поступить 20 декабря, вторая – через 10 дней. Установка стеллажей и монтаж подъемных механизмов должны были начаться 25 декабря. По информации поставщика, первая партия оборудования поступит не ранее 30–31 декабря. Предложил направить претензию о нарушении сроков поставки.

Обратите внимание

Если в выступлении использовались выражения «20-го числа», «25-го числа» и т.п., в протоколе нужно указать конкретный месяц, например: «20 декабря», «25 декабря» и др.

Предположим, что на совещании в ходе обсуждения сложившейся ситуации предложение о направлении претензии не было поддержано. Было решено направить поставщику письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки, установленных договором. Решение в этом случае должно быть зафиксировано в протоколе следующим образом:

РЕШИЛИ:

Подготовить и направить в адрес ЗАО «Профиль» письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки стеллажного оборудования.

Ответственный исполнитель – Васильев П.Р.

Срок исполнения – (дата).

Рассмотрим еще один пример.

Вопрос повестки дня: 5. О проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности филиала общества в городе Перми

Текст выступления:

Медведев В.В. В течение этого года финансовый отдел и наша бухгалтерия неоднократно сталкивались с тем, что филиал в г. Перми представлял нам отчетность с ошибками. Дважды они сами обнаруживали эти ошибки, сообщали нам об этом и потом досылали исправленные отчеты. Дважды наша бухгалтерия обнаруживала ошибки в подсчетах, а также в том, что расходы филиала были проведены не по тем статьям, по которым это нужно было сделать. Если бы эти ошибки вовремя не были исправлены, это могло бы привести к проблемам с уплатой налогов. Также наши специалисты обратили внимание на то, что постоянно нарушаются сроки представления отчетов по представительским расходам. Главный бухгалтер филиала дважды был у нас в командировке, мы разбирались с допущенными филиалом ошибками, но ситуация почти не изменилась. Руководитель административно-хозяйственной службы Полозов Р.А. также жаловался на то, что в Перми имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Дело в том, что первоначально отчеты по транспортным расходам представляются ему, а затем уже сводный отчет по всем филиалам он представляет в бухгалтерию. Учитывая все это, считаю, что нужно организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, чтобы в дальнейшем не иметь проблем.

Руководитель: Кого, вы считаете, нужно включить в комиссию и сколько потребуется времени для проведения выездной проверки?

Медведев В.В. Считаю, нужно три человека: одного на бухгалтерию, другого – в финансовый отдел, третьего – в административно-хозяйственную службу и отдел МТО. Предварительно мы обсуждали с руководителями отделов, кто бы мог поехать, поэтому предлагаю трех человек: зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б. Проверку можно провести в течение 3–5 дней.

Проанализируем текст основного выступления по прежней схеме:

Кто?	1) Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании 2) Филиал в г. Перми
Что делает (делал)?	1) (Филиал в городе Перми) представляет отчетность с ошибками, проводит расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, нарушает сроки представления отчетов по представительским расходам. 2) (Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании) анализировали допущенные ошибки с главным бухгалтером филиала. 3) (Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании) предлагают организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, направив трех работников организации
Где?	В Перми
Когда?	В течение этого года
Как?	Положительных результатов нет

И в этом случае мы видим, что в тексте осталась информация второго плана. Прежде всего, это упоминание о руководителе административно-хозяйственной службы Полозове Р.А., который также жаловался на то, что в филиале имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Эту информацию мы относим к второстепенной по той причине, что отчеты по транспортным расходам только первоначально представлялись руководителю административно-хозяйственной службы для подготовки сводного отчета. Поскольку в настоящее время порядок представления отчетов о транспортных расходах иной, эта информация для оценки сегодняшней ситуации большого значения не имеет.

К второстепенной информации следует отнести и упоминание о том, что дважды ошибки обнаруживал сам филиал, а дважды – бухгалтерия головной организации. Можно просто сказать, что ошибки обнаруживались неоднократно.

В кратких протоколах не отражаются вопросы, заданные докладчику. Однако если в ответе на вопрос имеется существенная информация, она заносится в протокольную запись выступления. В приведенном выше примере это информация о том, кого предлагается включить в состав комиссии.

Опираясь на полученные ответы, мы можем составить протокольную запись выступления:

СЛУШАЛИ:

Медведев В.В.

В течение этого года филиал в г. Перми неоднократно представлял отчетность с ошибками, проводил расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, а отчеты по представительским расходам представлял с нарушением сроков. Несмотря на анализ ошибок с главным бухгалтером филиала, ситуация не изменилась. Считает необходимым провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала, включив в комиссию зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б.

Если в ходе обсуждения вопроса принимается решение о проведении проверки, сформулировать решение в протоколе нужно следующим образом:

РЕШИЛИ:

Подготовить проект приказа о создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, согласовать срок проведения проверки с директором филиала в г. Перми.

Ответственный исполнитель – Медведев В.В.

Срок исполнения – (дата)

* Краткий словарь видов и разновидностей документов. М.: Главархив, ВНИИДАД.

В.Ф. Янковая,
канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД

Образец протокола заседания комиссии | Делопроизводство

Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте.

Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАЛЕНЬКИЙ БУБЛИК»
(ОАО «Маленький бублик»)

ПРОТОКОЛ
заседания (его вид)

«_____» __________ 20___ г. № _________

г. Омск

Председательствующий – И.М. Загорулько
Секретарь – М.П. Ягодкина
Присутствовали: 16 человек (список прилагается)
                         или перечислить их в алфавитном порядке

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. СЛУШАЛИ:
Вольскую М.С. – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:
Андреянко И.О. – подчеркнула важность…

Вопрос: экономия средств по статье …?
Ответ: да, 3%.

Кузюкина К.У. – текст выступления прилагается

РЕШИЛИ:
1.1.
1.2.

2. СЛУШАЛИ:
Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы …

РЕШИЛИ:
2.1. Принять к сведению и использованию в работе …

2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента. Срок – 21.11.2014.

2.3. Завершить … к 30.11.2014. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.

Председательствующий И.М. Загорулько

Секретарь М.П. Ягодкина

Как можно еще составить протокол посмотрите на конкретном примере протокола заседания экспертной комиссии. Приведенный в данной статье образец оформления протокола доступен к скачиванию в формате doc.

Теперь несколько пояснений. Датой протокола (указывается словесно-цифровым способом) всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Для совместных заседаний указывают составные номера (через дробь).

Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы.

Вопросы повестки нумеруются и всегда начинаются с предлога «О…» или «Об…».

Схема каждого рассматриваемого вопроса строится стандартно: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» (если не было обсуждения или задано вопросов, то эту часть можно пропустить) – «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».

После фамилии (внимание на падеж – «слушали» кого? и «выступили» кто?) включается в текст протокола основное содержание выступлений (излагается в прошедшем времени от третьего лица ед. числа – «ознакомил», «отметил», «предложил» и т.д.) или оформляется в виде отдельных приложений к протоколу.

Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах («утвердить положение», «подготовить программу» и т.д.). Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: «за» – 5 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 2 голоса, решение принято 5 голосами.

Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. В этом случае добавляем гриф утверждения.

Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 31 комментарий

Ведение протокола совещания \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Ведение протокола совещания (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Ведение протокола совещания

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Ведение протокола совещания Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Документы к протоколам: как оформлять и хранить
(Иритикова В.)
(«Юридический справочник руководителя», 2021, N 2)Интерес к хранению протоколов и документов, которые обеспечивают процесс подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов, вновь возник в связи с вступлением в силу Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236; вступил в силу с 18.02.2020). Его ст. 18 предусматривает, что протоколы, постановления, решения, стенограммы коллегиальных органов и документы к ним, т.е. справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки, на основе которых разрабатывались и принимались зафиксированные протоколами решения, имеют единый и, как правило, постоянный срок хранения. Исключения составляют, например, протоколы оперативных совещаний, которые проводят руководители организации (ст. 18 е) с примечанием (3) и оперативных совещаний и собраний, которые проводятся в структурных подразделениях организации (ст. 18 з)). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
«Налоговая выгода при дроблении бизнеса: позиция налоговых органов и судебных инстанций»
(выпуск 3)
(Шишкин Р.Н.)
(«Редакция «Российской газеты», 2019)Во-первых, установить и опросить руководителей, лиц, ответственных за исполнение и принимающих товары (работы, услуги), а также бухгалтеров организации-налогоплательщика и его контрагентов об обстоятельствах заключения и исполнения сомнительного договора, истребовать документы, подтверждающие сомнительные финансово-хозяйственные операции, в том числе не обязательные для ведения (переписка, заявки, протоколы совещаний, складские книги, журналы въезда и выезда, журналы выдачи пропусков и др.), провести их анализ. Сопоставив между собой оправдательные документы налогоплательщика, налоговые органы могут установить несоответствия.

Нормативные акты: Ведение протокола совещания «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
(утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)
(ред. от 14.05.2018)Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Правила составления протокола совещания образец. Составление и оформление протоколов

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
Состав присутствующих:

председатель комиссии;
ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.

Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
Решения, которые были приняты в результате совещания.
Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2019

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Протокол — это своего рода отчет, содержащий записи процесса обсуждения вопросов и решений по ним, принятых на заседаниях, деловых встречах и собраниях. Данный документ имеет важное место в системе документооборота организационно-распорядительного типа.

Что такое протокол

Протокол — это отчетный документ, в котором четко зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятых решений на официальных мероприятиях. Более полное толкование слова предоставляют словари, определяющие это понятие как документ с записью всего происходящего на определенном мероприятии.

Общая информация

Протоколом можно назвать документ, содержащий определенную информацию. Он включает в себя сведения о течении обсуждения конкретных вопросов. Кроме этого, протокол заседания включает в себя постановления, что дает возможность отнести его к распорядительным документам.

Во время заседания удается сделать лишь черновой вариант протокола. В течение 5 дней составление протокола должно быть завершено полностью.

Оформление

Протокол — это документ, оформленный на базе черновых заготовок. Если в процессе заседания велась стенограмма, то затем она поддается расшифровке, оформляется нужным образом и добавляется к готовому протоколу.

Секретарь несет полную ответственность за процесс подготовки и ведения всего протокола, а также за верность вносимых в него данных. Некоторые виды протоколов необходимо дополнительно утвердить у руководителя компании.

Формы ведения протокола

Применяется 3 формы ведения протокола:

Стенографическая;

Краткая.

В кратком протоколе фиксируются вопросы, которые были обсуждены. Также вносятся фамилии участников и решения, которые были вынесены. Протокол мероприятия такого типа рекомендовано вести тогда, когда собрание стенографируется, а тексты выступлений и доклады предоставляются ответственному секретарю.

Полный протокол фиксирует не только вышеперечисленные моменты, но и содержит более подробные записи. Полный протокол должен позволять отразить подробную картину мероприятия полностью.

Стенографический протокол проводится ответственным секретарем на основании сделанного стенографического отчета о совещании.

Руководящий состав компании решает то, какая форма протокола будет предпочтительнее для каждого заседания. Все виды такого рода документов должны быть оформлены на фирменномм бланке предприятия (компании) с указанием наименования типа документа — Протокол. Либо на специально оформленном готовом бланке протокола. Обязательные реквизиты любого документа подобного типа — это регистрационный номер, дата, заголовок, текст и подписи ответственных лиц.

Кто ведет протокол

Протокол — это документ, который ведется во время мероприятия. Составлять его должен профессионально подготовленный секретарь. От его уровня квалификации и профессиональных навыков будет зависеть качественность записи выступлений. Поэтому выбор человека, составляющего протокол заседания, является ответственной задачей в подготовке мероприятия.

Как вести протокол: образец протокола

Пример ведения протокола можно посмотреть на фото ниже. Там представлен образец протокола. Если заседание будет проходить в течение нескольких дней, то должна быть указана дата начала заседания и после дефиса дата его окончания. К примеру, 12.03.2016-14.03.16.

В графе «Место заседания» указывается город или населенный пункт, где проходило мероприятие.

Заголовок протокола пишется в родительном падеже и содержит в себе расшифровку вида мероприятия (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа. Название вида заседания должно согласовываться с названием коллегиального органа. К примеру, «Собрание комитета».

Само текстовое наполнение протокола разделяется на две части:

1. Вводная часть, где указываются фамилия и инициалы председателя, ответственного секретаря, всех присутствующих и тема повестки дня.

2. Основная часть, где описывается сам процесс заседания.

Непосредственно со слова «председатель» начинается протокол, после дефиса указываетя фамилия председателя и инициалы. Точно так же оформляется и слово «секретарь». При проведении срочных и быстрых совещаний эта часть протокола не производится.

Затем оформляется список всех присутствующих. После данного перечня записываются фамилии приглашенных, где указываются и занимаемые ими должности. На длительных конференциях и заседаниях с большим количеством присутствующих их состав должен указываться исключительно количественно, а список с указанием фамилий прилагается к протоколу, о чем делается соответствующего рода запись в самом протоколе. Например: «Присутствовали 42 человека (список прилагается)».

На мероприятиях, где для принятия решения требуется определенное количество человек, в разделе «Присутствовали» указывается количество человек, которое должно было быть, и число пришедших участников.

Затем следует повестка дня. В данной части протокола перечисляются рассмотренные вопросы. Каждый имеет свой номер и начинается с предлога «О» («Об»).

Основополагающая часть текста протокола составляется по разделам, соответствующим пунктам на повестке дня.

По каждому из пунктов могут быть выделены такие части, как:

Слушали.
Выступили.
Решили (постановили).

Каждое из этих слов пишется с новой строчки.

Данные докладчика (ФИО) и всех выступающих пишутся с новой строки.

Заключительная часть раздела по каждому пункту повестки дня — это запись утвержденного по поставленному вопросу решения (постановления). Решения, имеющие несколько разделов, делятся на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений должна быть конкретной и содержать составные части: кому что нужно сделать и к какому числу.

При выборе должностных лиц в протоколе отмечаются итоги голосования по каждой из кандидатур отдельно.

Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления -протокола заседания / собрания:
Если в повестку дня включается вопрос информативного характера, например, «О ходе строительства…», то:
Необходимо ли выносить какое-либо решение типа: «Принять -к сведению». Или можно вопрос оставить без постановляющей части?
Нужно ли такие вопросы вообще включать в повестку дня?
Всегда ли в протоколе необходимо хотя бы кратко приводить содержание выступлений в ходе обсуждения вопроса, требующего принятия решения, или можно просто указать: «Проведено обсуждение…» и далее -«Постановили (решили)»?

На вопрос отвечает Брызгалова К.М., эксперт журнала

Ответ на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е. процесс принятия управленческих решений и сами решения.

Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним. Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня. Тогда и решение типа «Принять к сведению» записывать в протоколе не потребуется.

Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку «Принять к сведению» в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным. Да, допустимо. Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см. Пример 2).

Но в реальной практике управленческой деятельности «голое информирование» встречается крайне редко. Да и ход строительства требует постоянного контроля. Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительст-ва, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.

Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».

Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается. Тогда его формулировку и нужно -зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

Ответить на второй вопрос читателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводст-ву в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).

Текст протокола состоит из двух частей:

вводной и
основной.

Образец полного протоколам. в Примере 1.

Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня — перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование -начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Содержание выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска «текст выступления прилагается» (см. раздел 2 протокола из Примера 1).

Если выступлений и обсуждений не было, то часть «ВЫСТУПИЛИ» просто не включается; тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» (см. раздел 1 протокола из Примера 1).

В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.

В таком протоколе указывают только:

список присутствующих,
рассматриваемые вопросы и
принятые решения.

Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола. При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти. Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536

2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии -печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Рос-архива от 27.11.2000 г. № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу. Т.е. раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации. А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют «инновации в оформлении», которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:

исключение из вводной части повестки дня;
центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки;
оформление информации о присутствующих;
правила оформления основной части.

Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола.

Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования. В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях требуется протоколирование

Многие сотрудники секретариата не понаслышке знают, что оформление и составление протокола является долгим и утомительным занятием. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами. Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ более информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации. По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол (образец доступен для скачивания).

Совещание

Удобство проведения плановых совещаний (раз в месяц, квартал, полугодие) заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов. Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.

Заседание

Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии и т.д. При этом в данном случае абсолютно необязательно наличие каких-либо текущих вопросов, требующих решения. Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер. К примеру, в ходе данного мероприятия могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия и т.д. Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, касающиеся политики организации и ее деятельности.

Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия. При этом в рамках события могут отсутствовать какие-либо решения, однако ход обсуждения различных вопросов должен быть отображен в соответствующем документе.

Образец протокола заседания

Собрание

Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания. Главное отличие документов состоит в самом мероприятии: если в заседании принимают участие ответственные лица, то собрание может происходить среди всех работников организации. По этой причине количество участников события может в разы превышать аудиторию заседания, как и продолжительность мероприятия. В связи с этим целесообразно фиксировать все происходящее с помощью записывающих средств. В последствии на их основании заполняется предварительно составленная форма протокола собрания.

Отметим, что протокол собрания (образец представлен ниже) не должен содержать подробные высказывания всех присутствующих. Как правило решения на мероприятиях такого масштаба принимаются с помощью голосования. В таком случае протоколирования состоит из озвученных вопросов и результатов голосования с принятыми решениями.

Пример протокола собрания

Читайте также:

Помимо того, что протоколы, образца которых мы рассмотрим, различаются по разновидности мероприятия, они также могут иметь полную и краткую форму. Предлагаем рассмотреть, в чем заключаются их отличия.

Краткая форма

Данный вид протоколирования содержит информацию о рассмотренных вопросах и принятых решениях. Также в кратком протоколе указываются фамилии выступивших и ответственных за принятые решения лиц. Краткая форма не фиксирует полных ход события, а лишь дает информацию о принятии решений по определенным вопросам.

Краткий протокол образец

Полная форма

Данная форма протокола содержит более подробную информацию о ходе мероприятия. Можно сказать, что в данном случае в документе отображается в хронологической последовательности все событие. Кроме того, полное протоколирование подразумевает и подробное изложение докладов и выступлений участников, их позицию, прозвучавшие мнения и вопросы.

Полный протокол образец

Стенографическая форма

Составление документа

Образец составления протокола подразумевает разбитие текста на две части: вводную и основную. Документ начинается со слова «председатель». Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например,

Председатель — Матвеев В.И. Секретарь — Иванова СБ.

Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей. Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.

Образец заполнения протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Протокол (пример составления)

Оформление и протоколирование

Только правильно порядок оформления протокола (образец представлен ниже) в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, основанием для принятия которых стало заседание, совещание или собрание. В данном случае основы оформления и протоколирования помогут вам разобраться в данной процедуре.

Пример оформления протокола является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если образец оформления протокола отсутствует, то документ оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Следует учитывать, что пример протокола датируется датой проведения мероприятия, а не составления и оформления документа. В случае, если заседание длилось на протяжении нескольких дней, дату следует проставлять через тире, например, 12-15.06.2016. Каждому документу присваивается свой номер, соответствующий порядковому номеру события, начиная с нового календарного года. При этом номера заседаний, совещаний и собраний определяются обособленно друг от друга. Под местом заседания подразумевается город, в котором проходило мероприятие.

Ниже представлен протокол, скачать образец которого вы можете по

Новая страница 1

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности , например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись , после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон , после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Оформление реквизитов протокола

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области .

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: ( или: ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается) .

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме:

Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?

Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить…», «Предусмотреть…», «Внести изменения…». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа — секретаря.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

— место и время проведения общего собрания акционеров;

— председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Сокращенный вариант оформления протокола

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Выписка из протокола

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее.

Типы совещаний

Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

Зачем требуется протокол совещания?

Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений. Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.

Ведение

Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов. Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи. Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.

Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.

Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.

Оформление

Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.

Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.

Оперативное совещание

Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
Определенный состав присутствующих.
Подобные темы и вопросы.
Небольшая длительность.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.

Хранение

Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

Вывод

Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.

Шаблоны и примеры протоколов встреч

— Notejoy

Будь то деловые, клубные или спортивные мероприятия, протоколы встреч могут быть ключевой частью информирования всей команды о том, что произошло. И это не должно быть сложной задачей.

Ниже приведены несколько примеров шаблонов, а также советы и идеи, которые помогут вам начать писать и составлять эффективные протоколы собрания.

Для чего нужны протоколы собрания?

Протокол встречи — это заметки, в которых фиксируется, что произошло на встрече! В отличие от повестки дня собрания, в нем записываются принятые решения и действия, запрошенные группой.Несмотря на команду, они не являются поминутной записью, но включают ключевые детали, которые команда захочет узнать. В протоколе встречи важно фиксировать такую информацию, как:

принято решений
следующие шаги
действий и ответственных лиц

Протокол — это запись о том, кто там был и что произошло. Они являются важным источником информации для людей, которые не смогли присутствовать или оглянулись, чтобы поразмышлять о том, что произошло.Они также являются невероятно эффективным инструментом для уведомления или напоминания людям о назначенных им задачах или сроках, чтобы держать всех в курсе.

Что должно входить в протокол собрания?

Вот некоторые детали, которые вы должны указать в протоколе встречи.

Дата и время встречи
Имена участников
Пункты повестки дня и обсуждаемые темы
Действия

Материалы по теме: Составление эффективных повесток дня встреч с примерами и 5 шаблонов повестки дня

Пример протокола заседания

Ниже приведен пример неформальной встречи, на которой собраны только самые важные факты.

Зарегистрируйтесь и получите бесплатную учетную запись Notejoy, чтобы начать делать заметки со всей командой.

Шаблон протокола неформального собрания команды

Дата: Сегодняшняя дата

Участники

Повестка дня

Пункт 1, включая ключевые обсуждения, принятые решения, следующие шаги
Шт. 2
Позиция 3

Следующие шаги

Список представлен здесь в формате: мероприятие, ответственное лицо, дата
Пример: Брайан свяжется с этой группой со списком целевых компаний к концу недели

Ниже приведен пример более официального заседания совета директоров.

Зарегистрируйтесь и получите бесплатную учетную запись Notejoy, чтобы начать делать заметки со всей командой.

Шаблон официального протокола заседания совета директоров

ДАТА: Дата собрания

ПРИСУТСТВУЕТ: имена и фамилии всех присутствующих на собрании

ОТСУТСТВИЕ: имена и фамилии членов Комитета, которые не могут присутствовать на заседании.

1. ПОЗВОНИТЬ ДЛЯ ЗАКАЗА / ОТКРЫТИЕ СООБЩЕНИЙ

Время и кем было созвано собрание.
Все вступительные замечания резюмируются здесь.

2. УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОТОКОЛА С (ДАТА)

Вам необходимо ходатайство об утверждении протокола предыдущего собрания.
Ходатайство: Утвердить протокол (ДАТА) как распространенный (или ИЗМЕНЕННЫЙ) Ходатайство: Имя лица (ПЕРВОГО И ПОСЛЕДНЕГО), внесшего ходатайство
Прикомандировано: Имя человека (ПЕРВОГО И ПОСЛЕДНЕГО), поддержавшего ходатайство. Принято или отклонено.

3. ДОБАВЛЕНИЯ В ПОВЕСТКУ ДНЯ

Если есть дополнения к повестке дня или требования к повестке дня следующего собрания, они будут помечены здесь.

4. УТВЕРЖДЕНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ

Предложение: утвердить повестку дня в распространенной (или ИЗМЕНЕННОЙ) форме.
Ходатайство Автор: имя лица (ПЕРВЫЙ И ПОСЛЕДНИЙ), подавшего ходатайство
Прикомандировано: имя лица (ПЕРВОГО И ПОСЛЕДНЕГО), сделавшего ходатайство. Осуществлено или проиграно.

5. ДЕЛО ИЗ ПРЕДЫДУЩЕЙ ВСТРЕЧИ

Любые вопросы предыдущего собрания, которые необходимо обсудить дополнительно.

6. ПУНКТ № 1 ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ

Выложите резюме обсуждения вокруг темы
Если были внесены какие-либо ходатайства, укажите информацию здесь
Если требуется дополнительная информация, укажите здесь дальнейшие действия, имена и дату.

7.ПУНКТ № 2 ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ

8. ДОБАВЛЕНИЯ В ПОВЕСТКУ ДНЯ

Любой добавленный пункт повестки дня, включая резюме обсуждений по этому пункту
Если были внесены какие-либо ходатайства, укажите здесь информацию
Если необходима дополнительная информация, укажите здесь дальнейшие действия, имена и дату.

9. ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Записать время закрытия собрания

10. СЛЕДУЮЩЕЕ ЗАСЕДАНИЕ (ДАТА)

Дата следующего собрания должна быть определена в конце собрания до того, как все уйдут.Это удобное напоминание, которое нужно включить в нижнюю часть шаблона протокола, чтобы его не пропустили.

Notejoy — более эффективный способ управления совещаниями

Проведение эффективных и продуктивных встреч — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление передачей информации во время встречи. Все ли согласны с тем, каковы темы и цели встречи? Были ли решения доведены до сведения всех, кому нужно знать? Если вы пропустили встречу, как узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в зале заседаний, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими планами встреч и заметками, чтобы оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в реальном времени — В качестве облачного решения Notejoy позволяет заранее делиться повесткой дня встречи с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня встреч, а также просматривать последнюю версию.

Always in Sync — Вместо того, чтобы управлять разными версиями повесток дня или несколькими потоками разговоров, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, одновременно.

Улучшенный поиск и видимость — Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, задокументированным непосредственно в повестке дня, группы могут хранить детали в контексте и поддерживать единую систему записи всего, что произошло. Управляйте тем, у кого есть доступ к какой информации, и позволяйте старым и новым членам команды выполнять поиск по прошлому и текущему содержимому собраний.

Начните работу с Notejoy бесплатно

Связанные ресурсы

Примеры протокола собрания и образец протокола собрания

Один из (не очень) секретных ингредиентов успешного собрания — эффективный протокол.

Продуктивная встреча состоит из множества частей. Это означает, что у вас должна быть четкая повестка дня, а ход встречи должен быть плавным. Вы также должны убедиться, что гости встречи вовлечены в обсуждение.

И на протяжении всего этого собрания необходимо вести протокол.

Это сделано для того, чтобы каждый гость встречи знал, что произошло во время встречи. Они также являются полезным способом отметить, какие задачи необходимо выполнить дальше.

Но во время встречи многое может случиться. Записывать все сказанное — возможно, не самый эффективный способ потратить несколько минут.

Так как же вести протокол собрания?

Прежде чем мы выясним, какие шаги необходимо предпринять для создания эффективных протоколов, мы можем сначала взглянуть на то, из чего состоят протоколы собрания.

PS: Ознакомьтесь с Meetric — инструментом, который позволяет вам легко записывать протоколы встречи с любым участником встречи и автоматически связывать эту информацию с нужной встречей в вашем календаре. Обсуждение, решения, действия — ничего не теряется, ответственность повышается!

Что такое протокол собрания?

Вкратце, протокол собрания — это запись того, что произошло во время собрания.

Для тех, кто не смог присутствовать на собрании, они могут обратиться к протоколу собрания.Это дает им представление о том, что происходило во время обсуждений. Он также представляет собой документ, на который люди могут ссылаться при принятии решений в будущем.

Однако протоколы собрания не являются стенограммами.

Слово «минуты» не вводит вас в заблуждение! Это не означает, что вы должны записывать каждую точку, которая появлялась каждую минуту.

Нет смысла записывать каждую мелочь, произошедшую во время встречи. Если вы сделаете это, вы рискуете перегрузить читателей информацией.

Это также вытеснит информацию, которая действительно важна и полезна.

Вместо этого протокол собрания должен содержать краткое, но актуальное изложение основных обсуждаемых вопросов. Они также включают в себя, какие следующие шаги следует предпринять. Эти следующие практические шаги обычно согласовываются во время самой встречи.

Как подготовиться к ведению протокола

Если вам поручили вести протокол собрания, не паникуйте!

Первое, что вам нужно сделать, это посмотреть повестку дня собрания .Сильная и четкая повестка дня часто является первым шагом к продуктивной встрече.

Повестка дня проинформирует гостей о том, что будет обсуждаться. Предоставляя обзор того, что необходимо сделать, повестка дня направляет ход собрания.

Таким образом, он представляет собой полезную схему, которую участники протокола могут использовать перед тем, как собрание начнется.

В зависимости от темы собрания вы можете подготовить шаблон для протокола.

Подготовка макета экономит ваше драгоценное время.Создавать новый документ каждый раз, когда вы делаете заметки, неэффективно. Используя шаблон, вы можете сразу узнать, какую информацию следует включить.

Лучший способ решить, что включить в шаблон протокола, — это проконсультироваться с руководителем группы. У разных команд могут быть свои собственные правила относительно того, какая информация необходима.

Ваш шаблон или план может включать важные детали, такие как различные пункты повестки дня собрания. Оставьте немного места под каждой точкой, чтобы вы могли записывать свои заметки.

Затем, когда состоится собрание, вы можете просто записать, что обсуждалось по каждому пункту повестки дня.

Наконец, перед началом встречи вы должны также ознакомиться с гостями встречи . Это сделано для того, чтобы вы могли приписать каждое утверждение правильному говорящему.

Что включать в протокол заседания

Трудно решить, что именно включать.

Однако есть хорошее практическое правило для любого набора протоколов собрания.

Если кто-то, кто не присутствовал на собрании, читает протокол, он должен быть в состоянии понять, что произошло и что им нужно делать дальше.

Как правило, протокол собрания должен отвечать на следующие вопросы:

Когда собрание началось и закончилось?
Где проходила встреча? Было ли это в реальной жизни или по видеозвонку?
Кто присутствовал на встрече? Кто должен был присутствовать, но не явился?
Какое решение было принято по каждому пункту повестки дня?
Каковы следующие шаги для каждого собрания?

Теперь перейдем к микроуровню ведения протокола собрания.

Как упоминалось ранее, протокол не означает буквально, что вы должны записывать каждую минуту встречи.

Но вы должны обязательно записать основных моментов , которые были затронуты во время встречи.

Обычно они привязаны к пунктам повестки дня. Не забывайте записывать все, что важно. Не упускайте вещи специально. Имейте в виду, что протокол должен быть объективным и нейтральным отчетом о встрече.

Вы также должны записать решений , которые были приняты во время собрания.Как только будет принято решение — например, относительно нового найма — запишите его.

Еще одна важная вещь — это записать следующих шагов , по которым было принято решение. Это означает, что нужно отслеживать, какие шаги должен предпринять каждый член команды после окончания встречи. Такой список дел в протоколе важен, чтобы все знали, что им нужно делать.

Если в вашем плане были моменты, которые не были рассмотрены, не бойтесь уточнить их с командой.

Что делать после собрания

Итак, собрание закончилось, и у вас есть протокол.

Что дальше?

Пока все еще свежо в вашей голове, первое, что вы должны сделать, это прибрать свои минуты .

Запись минут во время собрания может быть сложной задачей. Это означает, что у вас могут быть несоответствия форматирования или орфографические и грамматические ошибки. Потратьте несколько минут на их очистку.Это облегчает чтение другим людям.

Затем отредактируйте свои протоколы в последний раз и отправьте их своему руководителю.

Готово!

Выведите протоколы собрания на новый уровень

Вот образец протокола собрания, который мы подготовили в Meetric:

‍

Образец включает в себя все моменты, затронутые в этой статье. Вы можете использовать его как руководство или план для своих будущих минут.

Но минуты все равно могут быть утомительным занятием.

Вот где на помощь приходит Meetric.

Выведите протоколы совещаний на новый уровень с помощью Meetric — инструмента, который поможет вам проводить продуктивные совещания.

Meetric полностью бесплатен. Это помогает с легкостью записывать протоколы собраний, заметки и задачи. Для тех, кто использует Google Meet и Календарь, есть расширение Chrome, которое легко интегрируется с вашими видеозвонками и расписаниями.

Минуты не обязательно должны быть болезненными.С Meetric вы можете превратить свои собрания в продуктивные и эффективные обсуждения.

‍

7 шагов для написания четких и кратких протоколов встречи + шаблон

Первый раз, когда кто-то просит вас вести протокол встречи, может, мягко говоря, сбить с толку. Вы можете неопределенно кивнуть. Конечно, вы можете взять протокол встречи. Вы знаете, что такое собрание, и вы, конечно, знаете, какой протокол, поэтому, очевидно, протокол собрания…

Когда вы думаете о только что принятом задании, возникает леденящая кровь неизбежная правда.На самом деле вы понятия не имеете, что такое протокол собрания, и, следовательно, вы не знаете, технически говоря, как его записывать.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это записи, которые помогают заинтересованным сторонам быстро понять цель и результаты собрания. Ясные и краткие, эти записи должны включать ключевые моменты, потребности, действия и обсуждаемые возможности. Любая заинтересованная сторона, независимо от того, присутствовала ли она на данной встрече или нет, должна иметь возможность бегло просмотреть протокол и знать, как они могут внести свой вклад в проект или принять ключевое решение.

Протоколы собраний могут быть средством прозрачности, если, например, вы используете их для общения и разъяснения того, как руководство принимало определенные решения. Минуты могут быть спасителями непрерывности, если, например, они знакомят новых сотрудников и руководителей с историей проекта. Они могут даже выступать в качестве трекеров прогресса, если вы используете их для запуска и управления мини-проектом с согласованными сроками, пунктами действий и целями.

Итак, как видите, протоколы заседаний могут быть такими, какими вы их называете, они служат разным целям и поддерживают множество целей.

Если все сделано правильно, протоколы собраний могут действительно послужить стратегической и обогащающей цели, улучшая решения в вашей компании , особенно если, как Марсия В. Бленко, автор и консультант, сказала в одном из 10 обязательных для чтения материалов по стратегии HBR, примечания стратегически запланировано для демократизации знаний компании и развития общего понимания:

«Если менеджеры внезапно осознают, что они проводят меньше времени, сидя на собраниях, гадая, почему они там находятся, это ранний сигнал о том, что компании стали лучше принимать решения.Когда встречи начинаются с общего понимания того, кто несет ответственность за внесение ценного вклада и у кого есть степень D, метаболизм организации при принятии решений получит импульс ».

Несмотря на терминологию, ведение «протокола собрания» не означает, что вы должны детализировать каждую минуту встречи. Никто, особенно не все, кто уже просидел собрание, не хочет свернуться калачиком с кропотливо детализированной пьесой за игрой. Оказывается, если называть эти важные выводы «протоколами встречи», они звучат гораздо более детально, чем нужно.Фактически, мы узнали от Wild Apricot, что «минуты» относятся к практике записи мелких деталей, а не к реальным протоколам встречи.

Продолжайте читать, чтобы узнать не только о том, как вести протокол заседаний, но и о том, как отводить минуты, которые помогут каждому в вашей компании быть более стратегическими, решительными и информированными. Используйте советы вместе с нашим шаблоном протокола собрания, чтобы заработать репутацию мастера протокола собрания.

Скачать бесплатный шаблон минут встречи

Pro-Tip: если вам нужна поддержка и ресурсы, необходимые для управления не только протоколами собраний, но и другими вашими должностными обязанностями, тогда вы, вероятно, захотите подписаться на Assist, бесплатную еженедельную рассылку, которая предоставляет советы, инструменты и поддержка, необходимые для того, чтобы сделать абсолютно все или даже начать новую карьеру в EA.

Как вести протокол собрания и записи: пошаговые инструкции

Шаг 1. Разработка процесса и шаблона

Процесс

Сделайте это за несколько недель / месяцев до встречи

Точно так же, как дому нужен твердый план, если вы хотите, чтобы процесс строительства шел гладко, протоколы собраний нуждаются в прочном базовом процессе и структуре, если вы хотите, чтобы они были одновременно полезными и гладкими для людей, которые могут использовать и записывать.

Протокол вашей встречи должен состоять из твердого шаблона, а также хорошо задокументированных задач или контрольных списков, которые будут понятны любому, кто потратит на это минуты.

Шаблон

В идеале, ваш шаблон будет основан на протоколах предыдущих встреч, проведенных в вашей организации. Если у вас нет прецедента в организации, создайте свой собственный шаблон, используя повестку дня собрания и готовый шаблон, который вам нравится.

Зачем использовать повестку дня в качестве отправной точки? Как рассказал на monday.com один внештатный консультант проекта:

«Используйте повестку дня встречи, чтобы отразить то, что обсуждается, чтобы вы не дублировали эту информацию, проясните, что нужно сделать в результате встречи, запишите аудио, чтобы ничего не пропустили, а затем отправьте свои заметки всем участникам, давая понять, кому нужно выполнить домашнее задание.”

Если вы создаете шаблон на 100% с нуля, вам следует включить следующие элементы:

Основы

Имя делопроизводителя
Название организации
Дата и время
Участники встречи
- Включите всех, кто присоединился после начала собрания, но отметьте время, когда они прибыли, чтобы четко понимать, за какие решения они голосовали или принимали участие.
- Отметьте, какие участники занимают ключевые должности в вашем совете директоров или в кадрах некоммерческих спонсоров.
Цель встречи (вы запросите это у владельца встречи на следующем шаге!)
Сводки отчетов и объявлений

Настоящая субстанция

Решения приняты
Обсуждаемые альтернативные действия / варианты
Последующие действия, включая согласованные роли и обязанности

Контрольный список протокола собрания

Этот контрольный список суммирует все шаги, которые мы подробно описываем ниже.Это должно помочь коллегам и сотрудникам понять, как занять минуты в случае вашего отсутствия.

Создайте шаблон специально для предстоящего собрания, обновив стандартный шаблон, используя пункты из повестки дня следующего собрания, а также учитывая участников и стиль собрания.
- Например, если ваше следующее собрание будет заседанием правления, на котором будут присутствовать всевозможные подзаконные акты, вам может потребоваться обновить свой шаблон, чтобы он отражал стандартную рабочую процедуру, такую как правила порядка Роберта.Предварительно загруженные в шаблон шаги помогут не отставать от темпа обсуждения.
Попросите владельца собрания составить список приоритетных пунктов для записи.
- Например, этому человеку может потребоваться только подробный отчет о предложениях и голосовании, но не краткое изложение представленных отчетов или представленных презентаций
Примите участие в собрании и заполните шаблон примечаний к собранию.
Пересматривайте примечания, пока не останутся только критические события, решения и элементы действий.
Раздайте протокол участникам и заинтересованным лицам. Обязательно назовите назначенные элементы действий и отметьте все шаги по подотчетности на месте. (Например, если вы вводите задачи в систему управления проектами и т. Д.)
Запишите протокол в систему учета, которую используете вы и ваша команда.

Шаг 2: Будьте готовы делать самые лучшие записи

Лучший способ подготовиться к записи собрания — это точно выяснить, что будет наиболее полезным и наиболее стоящим для записи.Для этого обратитесь к владельцу собрания за списком приоритетных вопросов. Если можете, подтолкните этого контактного лица к раскрытию наиболее важной информации, которую нужно зафиксировать в своих заметках.

Вот несколько советов от опытных помощников руководителей, которых нам посчастливилось иметь в нашем сообществе:

«Я бы нашел несколько минут с других встреч и сначала прочитал их, чтобы понять, что они ищут. Спросите у своего руководителя: «Это то, что вы ищете?»

«Прежде чем приступить к делу, я выяснил, на что надеется организатор, по протоколу.Я беру несколько минут на еженедельное собрание топ-команды, и моему руководителю нужны только основы, ничего особенного. Но для нашего ежегодного ретрита я придерживаюсь более формального формата, на написание которого уходит значительно больше времени. Так что узнайте это, а затем вы можете искать шаблоны, которые могут уже существовать для других комитетов в вашей организации, и / или шаблоны, которые вы найдете здесь / в Интернете ».

Pst! Если вы хотите получить такой совет и многое другое, вы действительно можете присоединиться к нашему сплоченному сообществу EA, подписавшись на Assist.

Вот несколько вопросов, которые следует задать организатору встречи, когда вы позвоните:

Какова самая важная цель этой встречи?
Какие второстепенные цели?
Почему вы назначили эту встречу? (На самом деле это просто еще один способ спросить людей о цели встречи; это просто более простой вопрос для людей, чем «Какова ваша цель?»
Какое самое важное решение вы надеетесь принять во время этой встречи?
Какой из этих пунктов повестки дня является для вас самым важным?
У кого, вероятно, будут какие-то действия в конце этой встречи?
Есть ли контекст, который мне следует понять? (Возможно, вам и не нужно знать об этом, но было бы полезно узнать, есть ли история или конкретный политический ландшафт рабочей силы, влияющий на решения или тон обсуждений на собрании.)
Что вы ждете от этих минут?
На что вам нужны эти минуты?
У вас есть предпочтительный формат?
Кто-нибудь еще говорит по нотам?

Шаг 3. Делайте заметки как абсолютный мастер

Теперь мы подошли к сути этого процесса: собственно к написанию протокола собрания. Если вы создали надежный шаблон и получили все необходимые ответы от организатора встречи, значит, вы уже сделали большую часть тяжелой работы по созданию эффективных протоколов встречи.

Вот что еще вы можете сделать, чтобы протоколы встречи соответствовали своему назначению.

Не просто записывать. Слушать. Считайте себя больше терапевтом, чем роботом-автоматом. Внимательно слушайте и используйте свое экспертное суждение, чтобы выявить ключевые моменты, потребности и возможности, лежащие в основе всех слов.
Следуйте совету, который однажды получил этот блоггер EA, и перестаньте сосредотачиваться на записи , кто что и когда сказал. Протоколы заседаний — это не стенограммы зала суда или тяжелые диалоги фильмов.Отпустите, кто что сказал, и сосредоточьтесь на сути того, что произошло.
Примите тот факт, что вы, вероятно, не сможете записать все во время встречи, а также получите идеально чистые записи. (В конце концов, доработка — это часть процесса.) Эксперты рекомендуют просто записывать заметки и потом беспокоиться обо всем остальном. Один из членов нашей группы руководителей высшего звена в Facebook даже сказал: «Люди склонны либо идти по кроличьему следу, либо говорить более подробно, чем вам нужно.Легче делать заметки и потом убирать.
Сосредоточьтесь на фиксации действий , если, в соответствии с правилами вашей компании, вы не должны фиксировать все дословно.
Используйте маркированные списки, чтобы сэкономить время , оставаясь при этом понятным.
Следите за ключевыми фразами, такими как
- Надо / нужно / нужно…
- Я приеду / протяну руку / посмотрю…
- Давайте узнаем больше о…
Переключение между фактическим протоколом встречи и черновиком электронного письма.Скопируйте и вставьте элементы действий прямо в электронное письмо, чтобы вы могли легко редактировать и отправлять их позже.

Выражаем благодарность всем экспертам нашей группы в Facebook за эти бесценные лакомые кусочки! Запросите Assist, нашу еженедельную рассылку freemium, чтобы получать еще больше подобных советов по всем вопросам, от управления календарем до расшифровки ваших должностных обязанностей.

О ведении протокола виртуального собрания…

Приведенные выше правила применимы как к личным, так и к виртуальным встречам.Тем не менее, есть несколько дополнительных советов для тех, кто записывает протокол виртуального собрания:

Используйте все технологии (например, варианты, указанные ниже в разделе «Программное обеспечение и инструменты для протоколов заседаний») вы можете, что облегчит вашу жизнь . Это одно из преимуществ виртуальных встреч. Вы можете присутствовать при наличии нескольких запущенных программ.

Записывайте встречи, если позволяет ваша технология, а также если у вас есть разрешение .Большинство технологий предлагают ненавязчивые функции записи, которые позволяют легко загружать файлы и работать с ними позже.

Используйте индикатор выполнения записи, чтобы отмечать временные метки, когда происходят важные обсуждения . Таким образом, если вы обнаружите, что какая-либо из ваших заметок неясна, вы будете точно знать, в какое место нужно перейти в записи, чтобы получить необходимые разъяснения.

Говорите, если из-за проблем с подключением, пропускной способности или других проблем слышно людей .Вам нужно все слышать и четко слышать, чтобы выполнять свою работу, поэтому обозначьте все проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, когда пытаетесь запечатлеть встречу.

Шаг 4: Пересматривайте и полируйте банкноты, пока они не станут сияющими

В процессе редактирования вы полируете потенциально беспорядочный набор сделанных вами заметок до тех пор, пока они не станут сиять, как безупречная официальная запись, которой им суждено стать. Ваша цель на этом этапе — вырезать свои заметки до тех пор, пока не останутся основные, желательно действенные, пункты.«Совершенство достигается не тогда, когда больше нечего добавить, а когда нечего убирать». Нажмите, чтобы твитнуть

Как однажды сказал французский писатель Антуан де Сент-Экзюпери: «Совершенство достигается не тогда, когда больше нечего добавить, а когда нечего убирать».

Помните: исправляйте как можно скорее.

Лучше вычитайте и исправляйте, пока встреча еще свежа в вашей памяти. Вы можете быть удивлены, как поможет даже такой, казалось бы, небольшой контекст, который у вас в голове через несколько часов после встречи.Просто попробуйте подождать неделю, чтобы отточить свои минуты, чтобы осознать важность исправления как можно скорее. Подождите слишком долго, и вам, возможно, придется подвергать сомнению даже небольшие предложения, недоумевая, о чем вы говорите.

Plus, как мудро сказал один из членов нашего сообщества EA:

«Чем дольше мы храним протоколы заседаний и заметки, тем меньше вероятность того, что кто-то их прочитает».

Установите предпочтительный процесс проверки, опираясь на приведенные ниже шаги и даже превращая их в контрольный список.

Пронумеруйте страницы и отформатируйте все , прежде чем начать. Это упростит работу глаз.
Убедитесь, что вы включили базовую информацию для минут , включая дату и время встречи, список участников, название организации или команды и любые другие приоритетные элементы из вашего шаблона.
Удалите все редакционные статьи , любые личные суждения, мнения или идеи, которые вы могли случайно вставить.
Организуйте заметки в маркированный список общих тем и ключевых моментов.
Определите, что действительно важно. Вот несколько вопросов, о которых следует помнить при оценке своих заметок:
- Это действительно «общая картина» или просто мелочи?
- Будет ли это иметь значение через несколько месяцев?
- Подразумевается ли эта информация?
- Понимает ли это отсутствующий?
Корректура! Если вы работаете на экране компьютера, распечатайте копии, чтобы не упустить опечатки, иначе глаза могли бы скользить по яркому экрану.

Шаг 5. Электронная почта с заметками и последующими действиями

После того, как вы сократили количество минут встречи до абсолютного совершенства — возможно, это 3-5 основных выводов — пора отправить их в мир, чтобы они творили чудеса. Фактически, вам нужно разослать их заинтересованным сторонам, если вы хотите, чтобы они стали официальными письменными документами, которыми они должны быть. (Согласно этому сообщению, ничто не является официальным, пока заинтересованные стороны не одобрят их.)

Однако отправка протокола собрания — это гораздо больше, чем просто отправка любого старого электронного письма.Распределение протоколов собрания действительно является следующим большим призывом к действию после собрания. Ясность, которую вы используете для обмена протоколами собрания, а также для делегирования последующих действий и действий, может серьезно повлиять на успех проекта. Ваша миссия при рассылке протокола собрания:

Запросить согласование
Поблагодарить всех участников собрания и членов правления за потраченное время и усилия
Обобщите ключевое решение, чтобы даже скиммеры могли убрать ключевые моменты
Делегировать действия участников собрания
Сообщите крайние сроки для этих действий пункты
Перенести дату следующей встречи, если применимо
Предлагаю ответить на вопросы.Как официальный хранитель, а не просто хранитель протокола собрания, вы можете просто иметь ответы, которые нужны кому-то для успешного выполнения своих задач.

Подсказка: продолжение встречи почти похоже на маленькие мини-проекты. Держите всех в курсе с помощью Toggl Plan. Внесите в этот удобный инструмент итоги встречи, чтобы прояснить обязанности каждого, а также обеспечить полную прозрачность того, что было сделано и что необходимо сделать.

Шаг 6. Сохраните заметки в базе знаний

Хотя отправка протокола собрания по электронной почте всегда является хорошей идеей, вам может потребоваться резервная копия для использования в будущем — на тот неизбежный момент, когда кто-то обратится к вам и не сможет найти электронное письмо, случайно удалил или не получил его и т. Д.Вот почему мы рекомендуем вести протокол в любой системе учета, которую используете вы и ваша команда.

Все, от простой папки на Google Диске до выделенного места в сети вашей компании, может вместить минуты. Ключевым требованием является то, чтобы каждый рассматривал это место как надежный источник информации. Таким образом, вам не придется задавать всевозможные вопросы от людей, которые просто пытаются найти протокол.

Подождите! На этом этапе крайне важно, если вы еще этого не сделали, дать файлу имя, которое имеет смысл сразу же и соответствует всем установленным соглашениям об именах.

Например, MeetingTitle_Team_Data или MeetingOwner_MeetingType_Data. Этот шаг в миллион раз упростит вам и всем остальным поиск нужных минут.

Профессиональный совет: полностью освоите этот шаг, используя такой инструмент, как monday.com, для хранения заметок и совместной работы над ними.

Шаг 7: Привлечение заинтересованных сторон к ответственности за принятие мер

Выше мы упоминали, что некоторые встречи, особенно последующие, могут превратиться в мини-проекты.И по характеру работы человек, ведущий протокол собрания, часто получает или просто естественным образом берет на себя роль координатора проекта. Это верно как для неформальных встреч, так и для заседаний совета директоров.

К тому времени, когда вы дойдете до этого шага, вы уже пересмотрели свои протоколы и раздали их с четкими инструкциями. На этом этапе вы следите за тем, чтобы все были подотчетны, чтобы убедиться, что они используют предоставленные вами ресурсы и информацию для достижения прогресса и принятия мер по ключевым выводам встречи и новым делам.Короче говоря, на этом этапе вы убедитесь, что то, что все сказали, что они будут делать, — то, о чем все говорили, — действительно выполняется.

Использование таких инструментов, как Toggl Plan или monday.com, упростит эту задачу, так как вы и все остальные легко сможете проверить проекты и просмотреть официальные записи собрания. Если вы не пользуетесь никакими технологиями, то еженедельная или ежемесячная проверка должна помочь. Просто позвоните или отправьте электронное письмо с просьбой обновить статус и напомнить всем об их обязанностях.

На этом этапе вы также можете помочь команде, взяв на себя инициативу при расстановке приоритетов. Теперь, когда у вас было немного времени, чтобы обозначить все события встречи, для вас имеет смысл организовать все действия по уровню важности. Один из простых способов сделать это — распределить все элементы собрания по секторам в соответствии с их приоритетом и срочностью.

ЭЙ! Вы хотите стать более профессиональным?

Да!

Программное обеспечение и инструменты для минут встречи

1) Выдра

Укрепите свои записи с помощью искусственного интеллекта

Otter был разработан, чтобы делать заметки более эффективными, организованными и полезными.Он предлагает запись и редактирование в реальном времени, и он даже превращает записи встреч в расшифровки стенограмм. Благодаря аккуратным заметкам, которые вы можете легко читать и бегло просматривать, у вас есть вся необходимая информация, чтобы сделать командные собрания продуктивными для всех участников.

Почему это поможет вам с протоколом встреч:

Если у вас есть привычка записывать встречи, а затем расшифровывать записи вручную, то вы знаете, сколько времени этот инструмент сэкономит вам. Если вы обычно не создаете полную стенограмму встречи, Otter дает вам способ сделать это быстро и легко.Расшифровка стенограммы будет неоценимой, когда вы будете систематизировать и редактировать свои записи.

Один участник нашего сообщества EA в Facebook сказал об Otter следующее:

«Я использовал OtterAi, когда составлял протокол собрания. Это стоило каждого пенни, поскольку мои протоколы подлежали нормативной проверке ».

2) monday.com

Упрощает и расширяет процесс минут, от создания шаблона до отслеживания отчетности

monday.com — это комплексный центр продуктивности, который вы можете использовать, чтобы максимально упростить время проведения встреч.Вы можете построить свой процесс с помощью шаблона заметок, а затем использовать платформу, чтобы обеспечить идеальную прозрачность в ходе ключевых последующих действий, что упростит для всех, без дополнительных встреч, обмен идеями и получение информации.

Почему это поможет вам с протоколом встреч:

Оптимизирует процесс. С monday.com у вас не только есть инструмент, который предоставляет готовые шаблоны, но у вас также есть платформа, необходимая для обмена заметками и управления последующими действиями.

3) Отличный

Сделайте последующие действия за вашей встречей абсолютно действенными и легко отслеживаемыми

Nifty — это приложение, которое позволяет вам управлять документами и задачами и совместно работать над ними в режиме реального времени. Создавайте свои идеально отформатированные протоколы в Nifty, а затем легко делитесь ими, чтобы соавторы добавляли комментарии и материалы.

Почему это поможет вам с протоколом встреч:

В дополнение к предоставлению платформы для создания и распространения заметок о встречах, Nifty также помогает вам настроить центр знаний, где другие участники встречи могут обсудить вопросы, которые вы, возможно, пропустили.(В конце концов, вы всего лишь человек!)

4) Evernote

Визуальный способ поделиться заметками и идеями

Evernote предлагает множество функций, позволяющих полностью изменить способ ведения заметок. Используйте их шаблоны для создания идеальной основы и даже сканируйте физические документы, чтобы импортировать их в виртуальный центр заметок.

Почему это поможет вам с протоколом встреч:

Evernote заставляет ваши минуты работать на вас. Это поможет вам делать заметки, которые настолько организованы, что вы можете легко найти нужную информацию, а затем вернуться к работе.

5) Нуклино

Командная синхронизация, создающая ощущение, будто вы делитесь одним мозгом.

Nuclino называет себя «коллективным мозгом», потому что он распределяет знания по вашей команде, как будто вы действительно разделяете коллективный мозг. Эта совместная вики предоставляет домашнюю онлайн-базу для документов, заметок и других источников ценной информации.

Почему это поможет вам с протоколом встреч:

Со временем Nuclino поможет вам превратить все протоколы заседаний совета директоров вашей организации в полезный центр знаний.Этот продукт позволяет ссылаться на другие соответствующие заметки и даже группировать заметки по категориям. Это означает, что у вас не будет просто папка, полная документов встречи, а вместо этого будет база знаний, которую люди могут использовать для сбора контекста и истории и принятия обоснованных решений.

6) Ассист

Бесплатная еженедельная рассылка новостей, которая поможет вам справиться с задачей

The Assist — это еженедельный информационный бюллетень по электронной почте, который предоставляет советы, рекомендации и советы, необходимые помощникам для выполнения более важных задач, а также личного и профессионального развития.

Почему это поможет вам с протоколом встреч:

Благодаря еженедельной доставке новой информации, Assist будет держать вас в курсе всех техник и ресурсов, которые вам понадобятся, чтобы постоянно улучшать процесс использования минут встречи и выполнения всех других удивительных вещей, которые вы упаковываете в день.

Люди также задают эти вопросы о протоколах встреч

Q: Для чего нужен протокол собрания?

A: Цель составления протокола собрания [ССЫЛКА] — помочь всем, включая людей, которые не присутствовали на собрании, быстро понять цель и результаты собрания.Несмотря на номенклатуру, ведение «протокола встречи» не означает, что вы должны детализировать каждую минуту встречи. (Никто, особенно не все, кто уже просидел собрание, не хочет свернуться калачиком с кропотливо детализированной пьесой за игрой.)

Q: Что должно быть включено в протокол собрания?

A: То, что вы включаете в протокол собрания, в конечном итоге зависит от конкретной встречи и целей. Вот несколько вещей, которые должны быть у всех минут:
- Имя человека, делающего заметки
- Название организации
- Дата и время
- Участники встречи
- Цель встречи
- Сводки отчетов и объявлений
- Принятые решения
- Обсуждаемые альтернативные действия / варианты
- Последующие действия, включая согласованные роли и обязанности

В: Чем полезен протокол собрания?

A: Протокол собрания приносит пользу всем — участникам, которые были в центре внимания, отсутствующим, будущим сотрудникам, ключевым заинтересованным сторонам и многим другим.Протоколы встреч дают всем заинтересованным сторонам, решающим помочь или пытающимся принять всеобъемлющие стратегические решения, возможность быстро понять контекст и статус конкретного проекта или цели.

В. Могу ли я использовать Документы Google, чтобы вести протокол собрания?

A: Да, вы можете использовать Документы Google, чтобы вести протокол собрания. Начните с шаблонов и инструкций в этом посте.

Q: Как мне составить эффективный протокол собрания?

A: Напишите эффективный протокол собрания, включив в него только то, что нужно знать, — ключевые моменты, потребности и возможности, лежащие в основе всех слов.Краткость и ясность — лучший способ составить полезные протоколы встреч, потому что, упрощая их, вы гарантируете, что люди могут и действительно будут использовать ваши минуты. Не будьте рабом шаблона; используйте его как руководство, но используйте свое экспертное суждение, чтобы определить, какая информация понадобится людям позже.

Q: Есть ли образец формата протокола собрания, который я могу использовать?

A: Да, вы можете использовать множество примеров формата протокола заседаний. Этот пост включает в себя все, что вам нужно — шаблоны, советы и инструкции — для составления эффективных, организованных протоколов встреч.

Q: Есть ли приложения для протоколирования собраний, которые я могу использовать?

A: Да, есть приложения для протоколирования собраний, которые вы можете использовать. Как подробно описано здесь, вы можете использовать monday.com для совместной работы над своими заметками и последующими действиями, Evernote, чтобы обновлять заметки в режиме реального времени, или даже Nuclino, чтобы превратить свои заметки в интерактивный центр знаний.

Q: Как мне написать отчет о собрании?

Напишите отчет о собрании, начав сначала с шаблона, в идеале — на основе предыдущих отчетов в вашей организации.Если у вас нет прецедента в организации, создайте собственный шаблон, используя повестку дня собрания и организуя его в соответствии с понравившейся схемой дизайна.

Базовый образец протокола заседания Совета директоров

Большая часть содержания в этой теме относится к коммерческим и некоммерческим организациям. Эта книга также затрагивает эту тему.

Описание

Следующий пример повестки дня представляет типичный формат и содержание доски. Отчет протокола собрания.Этот образец должен быть адаптирован к конкретной культуре. и цель организации. Обратите внимание, что протоколы заседаний совета директоров очень важны. Протоколы считаются юридическими документами аудиторами, IRS и судами, и они представляют действия доски. Многие утверждают, что если его нет в минут, этого не произошло.

Нет стандартизированного уровня содержания и формата для доски. минут. В судах так же важно, как то, что вы сделали, это то, что вы были разумно, когда вы это сделали.Поэтому достаточно информации должны быть включены, чтобы описать, как члены совета директоров обоснованно пришли к разумным решениям.

Укажите название организации, дату и время встречи, кто призвал его к порядку, кто присутствовал и если есть кворум, все сделанные ходатайства, любые конфликты интересов или воздержания от голосования, когда закончилось собрание и кто составил протокол.

Секретарь правления обычно ведет протокол во время заседаний. Письменные протоколы раздаются членам совета директоров перед каждым собранием. для обзора участников.Протокол предыдущего заседания должен быть рассмотрен сразу на следующей встрече. Любые изменения должны быть внесены изменения в протокол, и новая версия представлена до следующее собрание, на котором рассматривается новая версия для принятия. Протоколы должны храниться в руководстве и передаваться всем членам Правления. члены.

Образец протокола заседания совета директоров
Название организации
(Протокол заседания совета директоров: день месяца, Год)
(время и место)

Члены Правления:
Присутствуют: Бхата Бхатачария, Джон Уайт Беар, Дуглас Карвер, Элизабет Друкер, Пэт Киумото, Джек Портер, Мэри Рифкин и Лесли Зевон
Отсутствует: Мелисса Джонсон
Кворум есть? Есть

Другие присутствуют:
Exec.Директор: Шейла Суонсон
Другое: Сьюзан Джонс, бухгалтер-консультант

Ход работы:
· Встреча, назначенная по порядку в 19:00. Председатель, Элизабет Друкер
· Протоколы собрания (в прошлом месяце) были изменены и утверждены

· Отчет главного исполнительного директора:
— Рекомендует, чтобы, если мы не сможем найти новый объект до конца этого месяца, организация должна оставаться в текущем местоположении на зиму. После краткого обсуждения Правление согласилось.
— Сотрудники Джексон Браун и Свонсон посетили Национальный практикующий врач. Встреча сети в Атланте в прошлом месяце и краткая импровизированная презентация. Оба будут приглашены в следующем году, чтобы сделать более длинную презентацию о нашей организации. После краткого обсуждения Правление поздравило Суонсон и попросило ее передать их поздравления и Брауну.
— Друкер утверждает, что наша организация должна гарантировать, что ее название связано с какие бы материалы ни распространяли на собрании практикующего в следующем году.По возможности организация должна получать доходы от материалов, тоже.
— Свонсон упомянул, что сотрудник, муж Шейлы Андерсон болен и в больнице. ДВИЖЕНИЕ отправить подарок мужу Андерсона, выражая сочувствие и поддержка организации; прикомандирован и прошел.

· Отчет Финансового комитета предоставлен председателем Элизабет Друкер:
— Друкер объяснила, что консультант, Сьюзан Джонс, изучила отчеты организации. бухгалтерские процедуры и сочли их удовлетворительными, при подготовке к предстоящий ежегодный финансовый аудит.Funds рекомендует нашей компании обеспечить аудитор предоставляет письмо руководству вместе с финансовым отчетом по аудиту.
· — Друкер рассмотрел основные моменты, тенденции и проблемы баланса, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств. Проблемы включают в себя высокие счета дебиторская задолженность требует внимания Финансового комитета к политике и процедурам убедиться, что наша организация получает больше платежей вовремя. После краткого обсуждения о проблемах и предложениях по обеспечению своевременного получения платежей, ДВИЖЕНИЕ принять финансовую отчетность; прикомандирован и прошел.

· Bo Отчет Комитета по развитию предоставлен председателем Дугласом Карвер:
— Карвер напомнил Правлению о запланированном ретрите, который состоится через три месяца, и предоставил составленный график выездных совещаний для рассмотрения советом директоров. ДВИЖЕНИЕ принять повестка дня отступления; прикомандирован и прошел.
— Карвер представил членам проект измененного параграфа Устава, который позволит членам проводить действия по электронной почте. Карвер предложил обзор и решение об изменении Устава соответствующим образом.Кюмото предложил что Swanson сначала обратится за помощью к юрисконсульту, чтобы проверить, соответствует ли предлагаемое изменение с государственным уставом. Swanson согласился принять это действие и уведомить участников об итогах на следующем заседании Совета.

· Прочие вопросы:
— Портер отметил, что он работал с сотрудником Джейкобом Смитом, чтобы помочь в разработке план системы управления информацией, и что две недели назад он (Портер) разослал участникам по почте три резюме от консультантов, чтобы помочь с планом.в рассылки, Портер попросил участников высказать свое мнение, чтобы помочь выбрать консультанта. Портер попросил участников высказать свое мнение. (ПРИМЕЧАНИЕ: Зевон отметила, что она также консультант по компьютерам и была обеспокоена конфликтом интересов в своем совете роль в этом выборе, и попросил воздержаться от этого выбора. Члены согласились.) Большинство членов согласились с консультантами по аренде или покупке. ДВИЖЕНИЕ использовать консультантов по аренде или покупке; прикомандирован и прошел.
— Свонсон объявила, что недавно наняла нового секретаря, Карлу Ритуэлл.

· Оценка встречи:
— Кюмото отметил, что последние три встречи заняли запланированные двухчасовые временной интервал на полчаса. Он попросил участников быть более внимательными и сосредоточенными во время обсуждений и предложил Председателю Совета директоров принять меры по определить решения этой проблемы. Председатель, Карвер, согласился.

· Заседание закрывается в 21:30.
· Протокол предоставлен секретарем Бхатой Бхатачарией.

Вернуться на борт Протокол заседания

Для категории советов директоров:

Чтобы расширить свои знания по этой теме библиотеки, вы можете просмотреть некоторые связанные темы, доступные по ссылке ниже.Каждая из связанных тем включает бесплатные онлайн-ресурсы.

Также отсканируйте рекомендованные книги, перечисленные ниже. Они были выбраны из-за их актуальности и практического характера.

Связанные темы библиотеки

Рекомендуемые книги

Полное руководство и бесплатный шаблон

Размещено: 22.07.2020

Протоколы заседаний совета директоров, безусловно, утомительны, и временами должность секретаря совета директоров кажется неблагодарной работой.Однако задача невероятно важная.

Во-первых, протоколы заседаний совета директоров критически важны для ведения журнала принятых решений, а также необходимы для соблюдения юридических требований вашей некоммерческой организации. Фактически, многие организации узнали, что возвращение к ведению протоколов помогает им решать юридические вопросы, экономя как время, так и деньги для организации.

С учетом всего этого, к этой задаче нельзя относиться легкомысленно. Умение эффективно использовать протоколы заседаний совета директоров стоит потраченных времени и энергии, и ваши коллеги-члены совета оценят конечный результат.

Чтобы обеспечить максимально эффективное использование минут на доске, мы составили полное руководство, в котором подробно описаны все аспекты этого. Прежде чем переходить к мельчайшим деталям протоколов эффективных заседаний совета директоров некоммерческих организаций, давайте определим, что они собой представляют, чтобы все мы были на одной странице.

Если вы устали тратить часы времени и пачки бумаги на создание громоздкой настольной книги для каждого заседания совета директоров, у нас есть помощь.

Может быть, пора подумать о том, чтобы взорвать доску. Загрузите нашу бесплатную электронную книгу, чтобы узнать, как это сделать! Вы можете сократить время на подготовку к встрече с часов или дня до минут. Более того, члены вашего совета смогут готовиться к встречам из любого места — в цифровом формате!

Скачать мою электронную книгу

Что такое протокол заседания совета директоров?

Протокол заседания Совета директоров фиксирует действия и решения Совета директоров.Они служат официальным и юридическим протоколом заседаний совета директоров некоммерческих организаций, а это означает, что они должны включать больше, чем простой обзор обсуждений. Основная цель протоколов заседаний совета директоров — показать, что члены совета директоров сделали следующее:

Выполнены соответствующие процедуры.
Соответствует законам штата в отношении некоммерческих организаций, освобожденных от налогов.
Соблюдал устав организации и согласовывал решения с ее миссией.

Теперь, когда мы рассмотрели основы того, что такое протоколы заседаний совета директоров, мы можем глубоко погрузиться во все, что они влекут за собой, чтобы вы могли начать создавать эффективные протоколы заседаний совета директоров в кратчайшие сроки.Вот что мы расскажем:

1. Каковы преимущества протокола заседаний совета директоров?

2. Как вести протокол на заседании совета директоров

3. Что не включать в протокол заседания совета директоров

4. Форма протокола заседания Совета директоров

5. Как инструменты Board Minutes могут помочь

Не стесняйтесь использовать ссылки перехода выше, чтобы перейти к наиболее подходящему или интересному для вас разделу. В противном случае давайте начнем с эффективных минут заседаний совета директоров, чтобы вы могли проводить более продуктивные встречи!

1.Каковы преимущества протоколов заседаний совета директоров?

Помимо документирования того, что собрание действительно состоялось, протоколы собрания совета некоммерческих организаций полезны по ряду причин. Прежде чем тратить минуты, важно понять эти причины, чтобы убедиться, что вы документируете все соответствующие действия.

Чтобы понять, зачем нужны минуты, давайте рассмотрим три основных преимущества записи эффективных заметок:

После утверждения протоколы правления становятся юридическим документом о том, что на самом деле произошло на собрании. В случае судебного процесса может быть вызван протокол, и, в свою очередь, члены совета директоров потенциально могут быть привлечены к ответственности. Если важные детали отсутствуют или если голоса регистрируются неправильно, это может иметь катастрофические последствия для некоммерческой организации и ее членов совета директоров.
Действующий протокол заседаний совета директоров служит надежной точкой отсчета для принятия решений в будущем. Они служат напоминанием о том, о чем говорилось на собрании, кто что сказал, каковы были намеченные следующие шаги и кто несет ответственность за какие предстоящие проекты.
Потенциальные спонсоры, желающие расширить свою благотворительную деятельность или другие источники финансирования, могут получить доступ к протоколам заседаний совета директоров. Спонсоры могут использовать минуты, чтобы определить, насколько эффективно совет директоров ведет организацию к ее целям. Другими словами, это может быть определяющим фактором того, решит ли кто-то финансово поддержать ваше дело.

Как видите, протоколы заседаний совета директоров некоммерческих организаций являются важным ресурсом не только для использования в будущем самим советом директоров, но и для юридических целей.Теперь давайте рассмотрим передовые методы создания согласованных и хорошо организованных протоколов.

2. Как вести протокол на заседании совета директоров

Составление полных протоколов заседаний совета директоров некоммерческих организаций, отвечающих потребностям тех, кто их использует, имеет решающее значение для эффективного принятия решений и ведения документации в вашей организации. Чтобы вы могли создать максимально эффективные минуты, давайте рассмотрим передовые методы документирования четкого и точного отчета о действиях вашего совета.

1. Используйте свою повестку дня в качестве шаблона протокола собрания совета директоров.

Как и в случае с большинством собраний, заблаговременное планирование имеет решающее значение для создания определенной схемы, которая приведет к эффективному общению на собрании совета директоров. Если администрация совета директоров создает шаблон протокола собрания совета директоров, который совмещен с повесткой дня, протокол становится невероятно простым, а гораздо менее подвержен ошибкам.

Многие секретари совета директоров или административный персонал составляют план для заметок за несколько дней до собрания.Рассмотрите возможность использования повестки дня собрания в качестве ориентира и обозначьте важные вопросы, которые будут рассмотрены. Этот план дает вам заранее определенную структуру, которой нужно следовать, поэтому вы можете проводить больше времени, слушая и точно фиксируя беседу, вместо того, чтобы пытаться начать с нуля и записывать все на лету.

2. Заблаговременно назначьте минутку.

Напряжение члена совета директоров могло стать очень неприятным сюрпризом. Фактически, это, безусловно, поставит под угрозу качество вовлеченности и уровня участия этого члена совета директоров и может даже зайти так далеко, что ухудшит качество протоколов заседаний.Поэтому вам нужно заранее выбрать минутку.

Попросите одного и того же человека вести протокол на каждом собрании и назначьте резервного человека, который будет вести их на тот случай, когда этот постоянный протоколист не может присутствовать. Это позволит этим людям ознакомиться с процессом и в конечном итоге приведет к составлению более точных и четких протоколов на доске. Как правило, протоколом назначается секретарь правления.

Назначив кому-то задачу, вы захотите прояснить ожидания.Сюда входят:

Какой формат следует использовать — Есть ли какой-то конкретный формат, которому должен подражать протоколист? Точный используемый формат варьируется в зависимости от организации, хотя передовой опыт управления показывает, что все они должны включать некоторую базовую информацию, такую как существенные детали, касающиеся ходатайств и голосования. Использование минут на доске в качестве шаблона может быть эффективным вариантом, а инструмент для создания минут еще больше упростит этот процесс.
Должны ли они участвовать в обсуждении — Является ли ваш протоколист член совета директоров? В противном случае они НЕ должны участвовать ни в каком обсуждении, если это не было специально предложено.Случай, когда их приглашают к участию, может быть, когда правление желает выслушать точку зрения не члена правления по вопросу.
Как они должны учитывать минуты — Технологии могут упростить процесс измерения минут, но только если счетчик минут знает, как работать с системой минут на доске. Во время встречи — не оптимальное время для обучения использованию этих инструментов, поэтому убедитесь, что ваш протоколист прошел обучение, чтобы ознакомиться с ними заранее.

2.Пишите объективным голосом.

Один из наиболее важных аспектов, о котором следует помнить вашему секретарю совета директоров, — это то, что протоколы заседаний совета директоров должны составляться объективно. Когда вы сталкиваетесь со спорными вопросами или разногласиями при голосовании, попытайтесь обобщить дебаты и аргументы. Избавьтесь от всех эмоций, следуя этим советам:

Придерживайтесь фактов, включая голоса за предложение, голоса против предложения, воздержавшиеся и соответствующие подробности обсуждений.Внимательно слушайте основные темы и просто документируйте значительную часть обсуждения.
Попросите третью сторону — кого-то, кто не входит в состав совета директоров, — прочитать протоколы совета директоров, чтобы высказать объективное мнение. При этом убедитесь, что третья сторона не имеет доступа к какой-либо конфиденциальной информации.
Вернитесь к ним на следующий день. Поскольку секретарь также является членом совета директоров с правом голоса, объективная запись информации может быть сложной задачей.Если вы не уверены, объективны ли протоколы вашей доски объявлений, выспитесь и перечитайте их на следующий день со свежей головой.

Следуя этим советам для обеспечения объективности, вы создадите непредвзятые заметки, в которых будет собрана важная информация для дальнейшего использования.

3. Включите соответствующие подробности.

Протокол заседаний Совета директоров некоммерческих организаций является предметом закона. Они служат официальным протоколом, чтобы показать, что встреча действительно состоялась и обсуждались важные вопросы, и поэтому всегда важно зафиксировать все необходимые детали.

Хотя не существует юридических правил относительно того, что должен включать в себя протокол заседаний информационного совета, большинство советов основывают свои контуры на Правилах порядка работы Роберта. Полное использование этих правил было бы обременительным для большинства некоммерческих организаций, но ограниченное использование может быть полезным для поддержания порядка и быстрого решения вопросов повестки дня. При соблюдении Правил регламента Роберта протоколы заседаний должны включать:

Тип встречи.
Дата, время и место встречи.
Список участников, включая участников, не имеющих права голоса, с их именами, титулами и причинами посещения.
Когда собрание было объявлено и когда закрыто.
Запись о движениях, секундах, и о том, прошло ли движение.

В целом, постарайтесь составить протоколы заседаний совета директоров, которые были бы достаточно конкретными, чтобы отражать направленность и решения совета, но не настолько разреженными, чтобы вы не могли понять, что на самом деле произошло во время заседания через несколько месяцев. Кроме того, скудные минуты на доске могут открыть доску вопросов об ответственности, поэтому вы никогда не хотите, чтобы они были настолько минимальными, чтобы вызывать подозрения.

Подумайте об этом так: основные решения и вопросы для обсуждения всегда следует фиксировать, но в «короткой и понятной» форме.

4. Вычитайте и делитесь протоколами надежно.

Когда все будет сказано и сделано, вы захотите просмотреть протокол собрания совета директоров, прежде чем делиться им. Убедитесь, что они одинаково отформатированы и представлены. Если есть примечания, которые необходимо преобразовать в протокол, постарайтесь сделать это сразу после собрания.

Отсюда протоколы заседаний должны быть завершены и розданы участникам как можно скорее, пока встреча еще свежа в памяти доски и берущего протокол.Безопасная платформа позволит членам совета директоров легко открывать протоколы заседаний совета директоров, повестку дня и любые другие относящиеся к делу документы.

3. Что не включать в протокол заседания совета директоров

Знать, что не включать в протокол заседания совета директоров, так же важно, как и знать, что включить. Имея это в виду, давайте рассмотрим пять вещей, которые некоммерческие советы обычно фиксируют, но не должны.

1. Не указывайте, как проголосовали отдельные лица.

На каждом заседании совета директоров у вас, вероятно, будет несколько вопросов, по которым нужно будет проголосовать.В то время как вы должны указывать , кто подал и поддержал предложение, вы не должны указывать, как проголосовали отдельные люди. Исключите их имена и просто отметьте количество тех, кто за, против и тех, кто воздержался. Как правило, ведите запись обезличенно.

Однако из этого правила есть исключение. Если речь идет о финансовых транзакциях с участием членов совета директоров или если размер оплаты труда установлен, пусть протокол заседаний совета директоров отражает то, как люди проголосовали за и за свои доводы.В случае возникновения каких-либо юридических проблем обоснование будет обоснованным.

2. Не включайте отдельные мнения членов Правления.

Как упоминалось ранее, протокол вашего заседания совета директоров должен быть объективным. По этой причине протоколы правления должны быть сосредоточены на решениях, а не на обсуждениях.

Иногда несогласные члены могут прямо заявить, что они хотят, чтобы их несогласие было записано. Избегайте этого, а вместо этого просто отметьте, что это произошло — никаких дополнительных объяснений не требуется.

Точно так же, если произошла дискуссия, упомяните об этом, но не делайте самоуверенных комментариев. В конце концов, протоколы заседаний совета директоров — это доступные документы, которые можно использовать в любой потенциальной правовой ситуации.

3. Не включайте резюме документов или презентации.

Вы должны указать представленные материалы в своем протоколе форума. Однако не стоит вдаваться в подробности его содержания. Вместо этого отметьте, где его можно получить, чтобы участникам не пришлось копаться в лишней информации в самом протоколе.

Благодаря комплексным инструментам презентации легко найти в любом месте. В частности, с такими решениями, как Document Center Boardable, вы можете систематизировать и хранить соответствующие записи, презентации и другие документы вместе с протоколами заседаний совета директоров.

Plus, Boardable совместим с Dropbox и другими широко используемыми облачными системами хранения данных, что делает его легко доступным для всех членов правления.

4. Не включайте вещи, которые могут подвергнуть лицо, освобожденное от налогообложения, тщательной проверке.

Несмотря на то, что на каждом заседании совета директоров есть обычные отвлекающие факторы, их запись может быть проблематичной при судебном расследовании. Вам нужно исключить эти отвлекающие факторы. Например, не учитывайте:

Похвала или неудовольствие.
Светская беседа или политическое подшучивание.
Отрицательный спин.
Ненужные юридические термины.

Если сомневаетесь, просто оставьте это. Это касается всего, что может вызвать осложнения при последующем рассмотрении другими.Если были сделаны юридические комментарии или юрист некоммерческой организации сообщил правлению, просто отметьте, что это произошло в протоколе правления. Кроме того, не записывайте суть юридической консультации.

5. Не включайте разговоры не для записи.

Побочные обсуждения неизбежны, но их нельзя записывать. Эти неофициальные комментарии и обсуждения, безусловно, разрешены, но они должны быть четко обозначены как неофициальные. Если член совета директоров поднимает вопрос, который стоит прояснить, но не фигурирует в повестке дня, обычно нет необходимости в его подробном описании.

Вместо этого обратите внимание на то, что директора нашли время, чтобы обсудить вопросы, которых не было в повестке дня. Ничего другого не следует записывать ни о каких касательных.

Чтобы избежать этих осложнений, создайте папку Запросы повестки дня в Центре документов. Таким образом, будущие темы для обсуждения правильно запланированы на будущие встречи.

4. Форма протокола заседания Совета директоров

Хотя содержание протоколов правления вашей некоммерческой организации будет меняться от одного собрания к другому, следование стандартному плану поможет в процессе ведения протокола, чтобы обеспечить последовательность и точность.Не существует «правильного способа» составления протоколов встреч, и каждая организация имеет свои собственные предпочтения в отношении того, как должны выглядеть эффективные протоколы. Однако есть несколько деталей, которые каждый совет некоммерческих организаций должен записывать во время собраний.

Если вы новичок в этом процессе, вы, вероятно, не знакомы с этими компонентами и можете не знать, с чего начать при создании многоразовой схемы. Чтобы помочь вам, мы создали шаблон протокола заседания совета директоров, который вы можете использовать в своих собственных операциях на основе правил Роберта.

Если вы не можете просмотреть приведенный выше шаблон протокола заседания совета директоров, мы разделим его на пять основных этапов:
1. Открытие собрания, , где вы указываете дату и время начала собрания, принимаете участие и голосуете за утверждение протокола предыдущего собрания.
2. Отчеты должностных лиц, постоянных комитетов и любых специальных комитетов
3. Старый бизнес, , где вы обсуждаете нерешенные вопросы с предыдущих встреч
4. Новое дело, , где вы обсуждаете любые другие вопросы повестки дня
5. Закрытие собрания, , где вы указываете дату и время переноса
Хотя приведенный выше шаблон протокола собрания совета директоров послужит надежной отправной точкой, вам нужно будет настроить его в соответствии с конкретными потребностями совета. Имея план, который нужно придерживаться, вы настроите свою команду на успех и обеспечите запись всех важных обсуждений и действий в связном, ясном и последовательном виде от встречи к встрече.
Хотя создание шаблона вручную может работать, это не оптимально. К счастью, современные технологии предлагают несколько вариантов точной записи собрания с помощью шаблонов протоколов заседаний совета директоров. Например, Boardable предлагает инструменты, которые позволяют записывать минуты прямо в повестку дня. Этот вариант мы подробно обсудим ниже.
5. Как инструменты Board Minutes могут помочь
Как вы теперь знаете, протокол заседаний требует серьезной работы и неуклонного внимания, чтобы уловить все относящиеся к делу детали.Как и большинство ваших повседневных задач, этот процесс можно оптимизировать с помощью подходящей технологии.
Укрепив свою цифровую стратегию и вложив средства в специальные инструменты для заметок, можно даже получить заполненные протоколы, готовые к распространению среди всех, всего через несколько минут после завершения собрания.
Для тех, кто хочет улучшить протоколы заседаний совета директоров и упростить процесс в целом, инструмент Boardable Minutes Maker — отличный вариант!
С нашими специальными инструментами вы можете потратить несколько минут, используя уже составленную повестку дня, чтобы не упустить ни одной детали.Просто откройте свою повестку дня и быстро вводите заметки, назначайте задачи и записывайте голоса. Отсюда любые задачи будут отображаться на панели управления назначенного человека в качестве напоминания. Посмотрите, насколько просты записи заметок и назначение задач:
Плюс еще никогда не было так просто поделиться своими минутами доски! После того, как вы доработаете их и получите подписку с помощью наших инструментов электронной подписи, опубликуйте их и немедленно распространите среди желаемой аудитории. При желании вы можете сделать протокол собрания общедоступным, и он всегда будет связан с собранием и его участниками.Вы можете сохранить запись в Центре документов или отправить по электронной почте PDF-файл, чтобы все были в курсе.
Лучше всего то, что вы можете связать протоколы, повестку дня и задачи прошлой встречи с материалами для следующей, что упрощает процесс утверждения, проверки и подготовки к предстоящим обсуждениям! Посмотрите, насколько просто сгруппировать информацию о собрании:
Использование специальных инструментов может помочь защитить вашу доску от ответственности и неэффективности, гарантируя, что вы уловите все жизненно важные детали.Пусть Boardable возьмет на себя тяжелую работу, чтобы вы могли сосредоточиться на создании эффективных заметок, отражающих суть вашей встречи.
Заключение
От документирования дискуссий до важных голосований и последующих поручений — многое входит в протоколы заседаний совета директоров. Подведем итог: они представляют собой нечто большее, чем общий отчет о разговорах и действиях вашей доски. Они служат ориентиром для будущих обсуждений, информируют тех, кто не смог присутствовать, и служат официальным и юридическим документом о ваших встречах, поэтому к работе нельзя относиться легкомысленно.
Если вы не знаете, с чего начать, документируя следующую встречу, не стесняйтесь составлять свой протокол, используя приведенный выше шаблон протокола заседания совета директоров. Для более индивидуального подхода наше мощное программное обеспечение для доски и интуитивно понятный инструмент Minutes Maker еще больше упростят процесс, гарантируя, что вы зафиксируете все важные моменты обсуждения.
Чтобы помочь вам продолжить изучение эффективности работы совета директоров, мы составили список ресурсов, которые, по нашему мнению, могут быть вам полезны.Изучите каждую из этих страниц, чтобы расширить свои знания и понять, как привить дух сотрудничества и эффективности в своей некоммерческой организации:
Если вы устали готовить повестки дня, бюджеты, отчеты, протоколы и все документы, которые входят в сводную книгу, как насчет вас… ВЗРЫВАЙТЕ ЭТО?
Узнайте все о том, как избавиться от традиционной книги на картоне, в этой бесплатной загрузке электронной книги. Поделитесь PDF-файлом со своей командой и никогда больше не создавайте еще одну громоздкую доску!
Шаблон протокола заседания совета директоров
| Совет директоров Best Practices
Каким бы обычным ни было занятие секретарями совета директоров протоколами собрания, вы можете удивиться, узнав, что по закону советы директоров вообще не обязаны вести протоколы.Протокол заседаний с помощью программного обеспечения для заседаний совета директоров стал лучшей практикой по множеству причин хорошего корпоративного управления.
Образец протокола заседания Совета директоров
Члены организаций имеют право получать определенные корпоративные записи, такие как финансовые отчеты и протоколы собраний. Что еще более важно, на советов директоров возложены юридические и фидуциарные обязанности, поэтому важно вести записи о действиях, предпринятых советом во время заседаний.
Кроме того, протоколы заседаний совета директоров служат руководством для совета директоров при планировании и принятии стратегических решений.Ведение протокола заседаний совета директоров с использованием указанного формата и шаблона также служит правовой защитой для совета директоров и организации.
Загрузите наш шаблон протокола заседания Совета директоров!
Загрузите копию здесь
Какую информацию должны регистрировать секретари совета директоров?
Лучший источник, который секретари совета директоров могут использовать в качестве руководства для записи протоколов заседаний — это Правила Роберта.
Протокол правления должен включать обзор того, что происходило на собрании, но не быть излишне многословным.Секретарь совета директоров должен задокументировать дату, время и место проведения собрания, а также то, было ли это обычным или внеочередным заседанием.
Протокол также должен включать список председательствующего, директоров, сотрудников, гостей и любых других участников. Нет необходимости указывать процент присутствующих членов, составляющих кворум. Секретарю нужно только задокументировать, существует ли кворум или нет.
В протоколе должно быть указано, был ли прочитан и утвержден протокол предыдущего собрания.Самая важная часть протокола — это точное изложение любых действий, которые члены совета директоров предприняли во время собрания.
Протокол заседания Совета директоров: что не записывать
Секретарям совета директоров важно понимать, что ведение протокола — это не эквивалент дословной записи обсуждений. Мало того, что это усложняет работу секретаря, большинство юридических представителей советуют этого не делать.
Протокол заседания Совета директоров не следует читать как рукопись.Вместо этого они должны служить точным и общим документом о действиях совета директоров. Протокол правления должен отражать имена членов, которые вносят и поддерживают ходатайство. Что касается последующих обсуждений, протокол должен включать основные аргументы за или против предложения, без указания имен. Включение слишком большого количества информации в протоколы правления может привести к тому, что члены правления будут воздерживаться от свободно распространяемых идей во время обсуждений в правлении.
Включая слишком много информации в протоколы заседаний, существует юридический риск.Секретарям советов следует знать, что протоколы заседаний являются юридическим документом и могут использоваться в суде. Обсуждения и прямые цитаты членов совета директоров могли быть неверно истолкованы судами через много лет, когда члены совета могли забыть контекст, в котором они говорили. Юристы изучают протоколы заседаний, чтобы выявить слабые стороны противоположной стороны. Заявления в протоколе могут быть вырваны из контекста, что может нанести вред репутации организации или повлечь за собой необоснованную юридическую ответственность.
Некоммерческим организациям следует принять во внимание §29-406.24 Кодекса округа Колумбия, в котором говорится, что предполагается, что все члены совета директоров соглашаются с действиями, предпринимаемыми их советами. По этой причине секретари правления должны отметить в протоколе, что член или члены возражали против действия, предпринятого голосованием всего правления.
Каковы передовые методы ведения протокола заседаний совета директоров?
Точный формат протоколов заседаний совета директоров варьируется в зависимости от организации, хотя передовая практика управления указывает, что все протоколы заседаний должны содержать некоторую основную информацию.Передовой опыт также побуждает советы директоров придерживаться последовательных методов отчетности, чтобы информация была достоверной.
Протокол правления должен тщательно документировать все решения, принятые правлением, а также любые последующие шаги. Протокол также служит официальным документом для определения и отслеживания действий.
Заявления должны быть краткими и емкими. Как минимум, протокол должен включать следующую информацию:
Дата, время и место
Время объявления заседания и перенесения заседания
Имена присутствующих и отсутствующих
Исправления и дополнения к протоколу предыдущего собрания
Дополнения к повестке дня
Статус кворума
Ходатайства приняты или отклонены
Голосование по поводу предложения и второго с указанием результата голосования
Действия, которые необходимо предпринять
Новый бизнес
Открытое обсуждение и участие
Дата и время следующего заседания
Секретарь совета директоров играет решающую роль в ведении протоколов заседаний.По этой причине секретарям совета директоров важно не просто приходить на встречу с бумагой и ручкой. Небольшое планирование со стороны секретаря, в том числе использование шаблона для протоколов заседаний совета директоров, значительно упростит работу.
Подготовка секретарей совета директоров: использование шаблона заседания совета директоров
Секретарь правления и президент правления должны прийти к соглашению о том, что необходимо включить в протокол правления. Они также должны прийти к соглашению о том, что не следует регистрировать, чтобы защитить совет и его директоров от юридической ответственности.
Секретари Совета
могут подготовиться к собраниям, просмотрев форматы протоколов прошлых собраний и используя шаблоны для образцов протоколов заседаний правления. В шаблонах будут области для заполнения соответствующей информации, такой как дата, время и обычные пункты повестки дня, с возможностью добавления новых пунктов. Это помогает просматривать форматы протоколов заседаний совета директоров, которые успешно использовали другие организации.
Перед каждым собранием секретарю совета директоров необходимо будет получить от президента совета информацию о посетителях, гостях, выступающих или специальных презентациях.Секретарь также захочет просмотреть протокол прошедшего собрания и собрать все документы для собрания. Наконец, секретарь вместе с президентом совета директоров определит и утвердит повестку дня.
Несколько заключительных слов о протоколе заседаний
Шаблоны и форматы — важные инструменты для секретарей правления. Почему бы не использовать их, чтобы убрать большую часть работы с протоколами доски? Хорошее практическое правило для тех, кто следит за протоколом, — записывать заявление для каждого действия на доске, чтобы не быть излишне многословным.
Надеюсь, ваши протоколы никогда не будут представлены в суде в качестве доказательства. Однако, если они используют эти инструменты, ваше правление может быть уверено, что протоколы точно отражают дела правления.
Как написать эффективный протокол встречи (с бесплатным шаблоном)
В то время как термин «протокол собрания» может заставить вас представить, как транскрибер в зале суда лихорадочно набирает каждое слово дословно, в реальности гораздо меньше стресса.
Мы все были на тех собраниях, на которых вы уходите, чувствуя себя более сбитым с толку, чем когда пришли.Возможно, вы не совсем понимаете, какие решения были приняты, или, возможно, не знаете, что делать дальше. И когда приходит время для продолжения, кажется, что никто не на той же странице. Протоколы встреч — простое решение этих проблем.
Продолжайте читать, чтобы открыть для себя :
Что такое протокол собрания и его значение
Как составить эффективный протокол собрания
Бесплатный шаблон протокола собрания и образец, чтобы помочь организовать ваши собрания и обеспечить их продуктивность
Что такое протоколы собрания?
Протокол собрания — это, по сути, письменный отчет обо всем, что происходит во время собрания.В протоколе указывается, кто, что, где и когда на вашей встрече, чтобы все остались на одной странице. Интересный факт: часть этого термина «минуты» на самом деле относится к переходному глаголу «минута», что означает «делать заметки или краткое изложение», а не к измерению времени.
Действующий протокол собрания должен включать :
Название собрания
Имена участников
Время и дата
Любые дела, оставшиеся после предыдущего собрания (при необходимости)
Повестка дня
Ключевые моменты, обсуждавшиеся во время собрания
Любые решения, принятые во время собрания
Предметы действий (вместе с исполнителями для каждого)
Секция парковки (для будущих обсуждений)
Почему важны протоколы собраний?
Они помогают тем, кто не смог присутствовать на собрании, наверстать упущенное о том, что обсуждалось, и о любых принятых решениях.
Они побуждают к действию. Напоминание об обязательствах, взятых на себя участниками во время собрания, протокол собрания повышает подотчетность и гарантирует, что каждый знает, какую работу необходимо выполнить.
Они могут помочь развеять аргументы . Как письменный отчет о событиях и обсуждениях, они могут помочь избежать недоразумений до того, как они произойдут. В случае возникновения конфликтов протокол собрания выступает в качестве объективной третьей стороны.
Они экономят время и деньги вашей компании .Если люди не знают, что делать на собрании, они либо потратят драгоценное время, пытаясь прояснить ситуацию, либо просто продвинутся вперед и рискнут сосредоточиться на неправильных задачах. Встречи позволяют избежать этих дорогостоящих ситуаций.
В чем разница между протоколом собрания и записями собрания?
Вы можете подумать: «Я делаю заметки во время собраний, так что это в основном одно и то же». В то время как записи собраний имеют более неформальный и свободный формат, протоколы собраний имеют четкую структуру, что на самом деле упрощает их запись и использование.
Вам не нужно беспокоиться о том, как отформатировать свои заметки, или тратить время на попытки расшифровать, какие моменты были связаны с каким обсуждением. И хотя вы можете понимать свою собственную стенографию или структуру заметок, другие — нет, что ограничивает их ценность для более широкой команды.
Протокол собрания позволяет очень четко и объективно изложить и интерпретировать содержание собрания не только для делающего заметки, но и для всех участников.
Как писать протокол собрания
Хотя у вас может возникнуть соблазн начать записывать каждое обсуждение дословно, транскрипция не дает очень эффективных минут встречи (никто не хочет тратить 40 минут на чтение разговоров после 30-минутной встречи).Кроме того, вы, вероятно, не сможете принять участие, так как будете очень заняты письмом или набором текста.
Поскольку объем человеческого внимания становится все короче и короче, а «беглое чтение» становится нормой, протоколы заседаний должны выделять общие идеи и информацию, которые ваша команда будет использовать. И это должно быть сделано в удобном для чтения формате.
Вот несколько советов по созданию наиболее эффективных протоколов встречи.
До встречи:
Составьте четкую повестку дня. Прочная повестка дня встречи даст вам основную схему протокола встречи. Не знаете, как составить полезную повестку дня встречи? Мы собрали практическое руководство по составлению эффективных повесток дня встреч, а также несколько простых в использовании шаблонов, которые станут отличным местом для начала. Просто убедитесь, что в вашей повестке дня есть место под каждым пунктом обсуждения, чтобы вы могли делать заметки.
Заранее запишите то, что вы знаете. Запишите все, что вам известно заранее, например дату, время, место, название встречи, цели встречи, важную информацию из предыдущих встреч и повестку дня.Это даст вам больше времени во время самой встречи для записи другой возникающей информации.
Назначьте регистратор. Если вы не планируете вести протокол встречи самостоятельно, обязательно поговорите с кем-нибудь заранее, чтобы сделать работу. Если это регулярная встреча, вы можете переключаться между участниками или просто обратиться к тому, кто не ведет встречу. И не назначайте автоматически участника, идентифицирующего женский пол, вести протокол собрания.Это происходит слишком часто и способствует гендерным предубеждениям на рабочем месте.
Во время встречи:
При необходимости записать. Если встреча носит формальный характер и принимаемые решения важны, вы можете записать ее на свой телефон или другое устройство в дополнение к протоколу встречи. Это гарантирует, что вы не упустите ничего важного. Конечно, перед началом сообщите всем участникам, что встреча записывается.
Задокументируйте все принятые ключевые решения. По мере того, как участники переходят по пунктам повестки дня, записывайте все решения, принятые по соответствующим темам, по мере их появления. В противном случае вы рискуете забыть важную информацию или записать неточно. Например, если пункт повестки дня — «Кто должны быть нашими будущими гостями вебинара?» отметьте окончательное решение, как только оно будет принято. Прежде чем переходить к следующему пункту повестки дня, поясните, что все согласны с этим решением.
Запишите действия. После того, как вы записали решение, связанное с пунктом повестки дня, самое время записать следующие шаги. Используя тот же пример спикера вебинара, приведенного выше, если группа выберет Джейн Смит в качестве спикера, следующие шаги могут включать в себя назначение кого-то, кто будет обращаться к ней напрямую. Убедитесь, что вы назначаете конкретных людей или команды для каждого элемента действия, чтобы повысить ответственность — и не забудьте указать крайний срок, где это возможно.
Спросите уточнить. Если обсуждение переходит к следующему пункту повестки дня без принятия решения или каких-либо дальнейших шагов, не стесняйтесь возвращать всех к предыдущей теме.
Будьте объективны. Хотя у вас могут быть личные мысли по поводу определенных обсуждений или принятых решений, важно избегать любых личных заметок или наблюдений в протоколе собрания.
Не используйте имена людей без крайней необходимости. Это позволяет объективно составлять отчеты и просматривать протоколы, особенно лицам, которые не смогли присутствовать. Вы, конечно, можете включать имена рядом с элементами действий.
Включите раздел «парковка». Если возникает что-то, что требует дальнейшего обсуждения или отдельного собрания, или если не все пункты повестки дня рассмотрены, отметьте эти пункты в разделе о парковке.
После встречи:
Просмотрите протокол собрания. Сразу после собрания найдите время, чтобы просмотреть протокол и при необходимости добавить уточняющие моменты. Убедитесь, что пункты действий и конечные цели для каждого пункта повестки дня ясны, чтобы все были на одной странице.
Добавьте краткое описание каждого человека. Чтобы сделать протокол собрания максимально эффективным, полезно добавить краткое резюме, организованное для каждого человека, в конце протокола. Например, если Пегги из команды мероприятий была поручена работа со спикером вебинара, вы должны написать имя Пегги вместе с ее обязанностями в конце страницы.
Распространяйте как можно быстрее. После того, как вы ознакомитесь с протоколом встречи, отправьте его всем соответствующим лицам как можно скорее (желательно в течение 24 часов). Это позволяет им просмотреть минуты и приступить к следующим шагам, пока все еще свежо в их памяти. Это также позволяет любому, кто не смог присутствовать, попросить разъяснений по решениям или обсуждениям до того, как начнется работа над следующими шагами.
Бланк протокола заседания и образец
Вот простой шаблон протокола собрания, который вы можете использовать или настроить в соответствии с вашими потребностями.