Как описать бизнес процессы: Как описать бизнес-процесс? — Trinion. Системный интегратор.

Как описать бизнес-процесс? — Trinion. Системный интегратор.

Существует два диаметрально противоположных подхода к началу описания бизнес-процесса. Некоторые учебники рекомендуют сначала описать все текстом, пошагово, и только потом переходить к графике. Другие советуют сразу моделировать графическую нотацию, а потом описывать ее текстом по мере необходимости.

Я считаю, что начинать с текста – это путь в никуда. Потому что вы таким образом получаете на первом этапе много текстовой информации, в которой даже самому можно запутаться. Кстати, это происходит не так редко, как может показаться. Тем более, ваши заказчики будут долго и с трудом разбираться, что вы им хотите донести.

Другое дело – графическая нотация, где наглядно видно, какое действие выполняется на каждом этапе, где находится «условная вилка» и т.д. В этом случае любые ошибки и недочеты становятся очень заметны.

Я рекомендую такую последовательность действий:

1. Цель описания бизнес-процесса
2. Цели бизнес-процесса
3. Поговорить с руководством в отделах, которые задействованы в бизнес-процессе
4. Поговорить с сотрудниками
5. Выявить наиболее важные задачи  бизнес-процесса
6. Сделать первый вариант бизнес-процесса
7. Выявить начало и конец процесса, начало должно быть только одно, финалов много.
8. Составить список задач с условиями
9. Обсудить детали с руководством и с ключевыми сотрудниками
10. Представить финальный вариант
11. Подготовить текстовое описание бизнес-процесса

Такой подход экономит время и вам, и заказчику. И что еще важнее, гарантирует взаимопонимание. Но давайте разберемся шаг за шагом, с чего начинать и как действовать.

---

Последовательность действий

---

1.      Сформулировать цель описания бизнес процесса

Цель описания бизнес процесса ни в коем случае не надо путать с целью самого бизнес-процесса. Это разные этапы работы.

Цель описания бизнес-процесса – это задача, которая стоит перед вами. Например, это может быть автоматизация процесса продажи, автоматизация приема заявки, процесса управления снабжением и т.д.

Также целью описания может быть не автоматизация, а реинжиниринг или, говоря проще, оптимизация бизнес-процесса. В этом случае вам сначала понадобиться сделать описание «как есть», и только потом его оптимизировать.

Примеры подобных задач: «Оптимизация процесса бизнес-контроля» или «Реинжиниринг процесса планирования».

Т.е. первый этап – это четкое понимание, а еще лучше, сразу краткое текстовое описание того, зачем вы вообще выполняете эту работу.

2.      Описать цели бизнес процесса

Теперь необходимо четко обозначить цели самого бизнес-процесса. Т.е. те финальные результаты, к которым необходимо прийти.

Напоминаю, что в отличие от технологического процесса у бизнес-процесса может быть несколько финалов. Но их число всегда ограничено, и все их необходимо перечислить.

Очень важно, чтобы бизнес-процесс начинался и завершался так, как было запланировано. По сути, таким образом, мы обозначаем точку «выхода», т.е. то, что мы обязательно должны получить в том или ином случае.

Например, процесс продажи или обслуживания клиента может иметь два очевидных финала:

1. Сделка завершена успешно.
2. Сделка проиграна (клиент отказался от сотрудничества).

Оба эти финала должны быть запланированы заранее. Причем, в случае проигранной сделки, обязательно нужно заранее определить, в каких случаях может возникнуть такой вариант выхода из бизнес-процесса, ведь заказчик может отказаться от сделки на разных этапах и по разным причинам. Здесь очень важно определить оптимальные варианты выхода из сделки.

Почему так важно четко определить цели бизнес процесса? Очень важно в любом процессе на выходе получить максимум информации о том, как он проходил, где и на каком этапе завершился, где и по каким причинам он сорвался, или, наоборот, что сделали, чтобы процесс прошел успешно.

3.     Поговорить с руководством отделов,  которые работают в бизнес процессе

Теперь, когда поставлены все необходимые цели, пришло время обсудить нюансы работы с руководителями отделов, которые будут учувствовать в бизнес-процессе.

Важно понимать, что где бы и с кем вы ни работали, вы всегда будете сталкиваться с определенной иерархией внутри организации. Скорей всего, первый этап переговоров у вас будет происходить на уровне руководства. Но дальше вам необходим контакт с подразделениями, которые задействованы в бизнес-процессе. Нужно выявить тех сотрудников, которые будут учувствовать в нем непосредственно. Для этого вам понадобится общение с руководителями этих подразделений.

Важно понимать что иногда вам не нужно будет говорить с каждым с кем запланировано, кто-нибудь из руководства может вам рассказать и за себя и за других людей. Соблюдайте меру, не будьте роботом.

4.      Поговорить с сотрудниками

Далее, уже с согласия и, возможно, при участии этих руководителей, имеет смысл пообщаться с лучшими сотрудниками. Я их называю обычно «звезды». Это те люди, которые в текущих условиях выполняют свою работу наиболее эффективно. Информация от них поможет вам понять, как составить бизнес-процесс наилучшим образом.

Список звезд вы должны получить от руководства отделов, это может быть один или несколько человек.

5.      Выявить наиболее важные задачи в бизнес-процессе

На основе собранных интервью сотрудников и руководства подразделений нужно определить наиболее важные и значимые задачи.

Здесь важно понимать, что каждый сотрудник считает свою работу – самой важной. Почти все уверены, что именно качество их работы лежит в основе результатов коллег и других подразделений. С психологической точки зрения это вполне понятно, более того, разумный руководитель даже стимулирует такое отношение к своей работе у подчиненных.

Но вам важно понять, что действительно значимо с точки зрения бизнес-процесса, а что – нет. Иначе, если вы будете записывать каждое мелкое действие каждого сотрудника, вы сами «заблудитесь» в собственных заметках или переплетениях графической нотации, перегруженной лишними подробностями.

Скорей всего, вам совсем не нужно знать, когда по правилам сотрудник перезагружает компьютер или какой из бланков он использует для оформления делового письма, а какой – для коммерческого предложения. В случае необходимости такие мелкие подробности можно будет уточнить потом, например, для программиста, который будет создавать форму делового письма.

Учитесь выявлять важное и отсекать ненужное. Что именно на самом деле важно, в каждой организации и в каждой ситуации индивидуально. Вы – специалист, и вы должны уметь выявлять то, что действительно требуется для моделирования бизнес-процесса. При этом вы будете исходить из контекста, из поставленной задачи, из ресурса финансового и временного и т.д.

Очень важно понимать что на самом деле вы всегда сможете добавить что то, даже если вы убрали это ранее. Ведь при обсуждении вам скорее всего укажут на вашу недоработку тот, кого вы до этого интрвьюировали.

6.      Выявить начало и конец процесса

Вы уже определяли цели процесса, теперь, после общения с сотрудниками компании-заказчика, их можно и даже нужно уточнить. Кроме того, на этом этапе нужно четко обозначить начало процесса, с учетом всех входящих данных. 

Помните: финалов у бизнес-процесса может быть несколько, начало – всегда одно. В принципе в пункте 2 вы уже описали финалы, но важно понимать что на данном этапе вы пишете конкретно где и сколько будет финалов.

7.      Составить список задач с условиями

Определите основные задачи, которые должны быть решены для достижения результата. Вы уже представляете, как работают сотрудники компании. Опыт и знания позволяют вам понять, как они должны работать, например, после внедрения автоматизации. И вы можете определить «ключевые моменты».

Например, в процессе продажи это может быть получение контактных данных у лида, чтобы иметь возможность вести с ним переговоры. Далее, согласование цены или ассортимента и т.д.

Условия или развилки — это места в  вашем описании бизнес-процесса, где действия процесса будут делиться в зависимости от условия. Обычно условия могут быть “или” или “и”. В зависимости от нотации количество видов развилок может варьироваться.

8.      Сделать первый вариант бизнес процесса

Пришло время заняться созданием самого бизнес-процесса. Я обычно называю первый вариант черновым, но, тем не менее, показываю заказчикам. Именно в качестве черновика.

Необходимо уметь донести до своих клиентов, что это такое и зачем вы им показываете «черновик». Они должны понимать, что вы – специалист в своем деле, но не в особенностях работы их бизнеса. И только совместная работа над бизнес-процессом поможет добиться наилучшего результата. Поэтому вы составляете «черновой» вариант бизнес-процесса, а они его изучают, скорей всего, на уровне руководителей тех самых подразделений, которые будут по этой схеме работать. И вносят свои пожелания и уточнения.

На своем опыте я также понял, что оптимальное решение – разослать черновой вариант бизнес-процесса заранее всем заинтересованным лицам, например, за 1-2 дня до встречи или онлайн-конференции. Графические нотации читаются просто, они понятны интуитивно даже не специалистам, особенно, если составлены грамотно. Нужно стараться делать ваши нотации как можно более понятными. Впрочем, при необходимости вы можете составить краткое пояснение для каких-то сложных или особо важных этапов.

Дайте людям время на изучение бизнес-процесса. Пусть они составят свои вопросы и уточнения заранее. Конечно, никто не гарантирует, что они найдут время и прочитают нотацию заранее. Но все же старайтесь сделать так, чтобы заинтересованные люди успели ознакомиться с вашим «черновиком», и, что еще важнее, смогли понять, что именно вы предлагаете.

9.      Обсудить детали с руководством и с ключевыми сотрудниками

Далее следует этап обсуждения. Здесь важно, с одной стороны, внимательно прислушиваться к мнению руководителей подразделений и самих сотрудников, учитывать нюансы, которые вы могли не совсем верно понять при первом интервью. Но также помните, что эксперт в этом случае – вы. Именно вы знаете, как лучше. А поэтому везде, где сотрудники компании будут стремиться вернуть процесс на «привычные рельсы», а они будут это делать с высокой вероятностью, проявляйте твердость. Они хорошо знают «как есть», а вы – «как должно быть». 

10.  Представить финальный вариант

Черновых вариантов может быть более одного, особенно, если бизнес-процесс сложный и специфический. Но в любом случае, этот процесс согласования не может продолжаться бесконечно. Лучше всего, если заказчик будет понимать заранее, что вы готовы дорабатывать 1,2 или 3 раза. Но не более. Тогда и обсуждение будет максимально конструктивным.

После согласований вы создаете финальный вариант графической нотации.

11.  Подготовить текстовое описание бизнес процесса

Текстовое описание бизнес-процесса следует готовить после всех согласований. Подробно описывать имеет смысл только финальный вариант. Здесь уже вы готовите текстовое описание как документ, прилагаете к нему план работ и т.д. На основании графической нотации и этого описания вы в дальнейшем будете работать.

Правила описания бизнес-процесса

Выше я много сказал о творческом подходе, о возможностях включения условий и вариантов действий в описании бизнес-процессов. В результате может показаться, что любое описание действий человека «на работе» можно считать описанием бизнес-процесса. На самом деле, существуют строгие рамки и правила, которые определяют, можно ли назвать перечень действий описанием бизнес-процесса (в графической или текстовой форме) или нет:

---

1

Законченность

Бизнес-процесс должен четко отвечать на вопрос, стоящий перед ним. Если мы говорим о процессе продажи определенного товара или услуги, то бизнес-процесс должен полностью описывать действия, необходимые для получения указанного результата, и завершающегося именно таким результатом (с определенными допущениями, о которых я говорил выше).

 

2

Лаконичность

Бизнес-процесс должен сочетать в себе достаточность, т.е. описывать все необходимые этапы и действия, при этом быть максимально лаконичным для простоты восприятия. Лично я вывел для себя «правило 15 минут» — если за этот период времени я могу объяснить руководству компании представленный бизнес-процесс, значит, его можно показывать заказчику. Получается быстрее – прекрасно, требует больше времени и слов – надо подумать, что можно сократить и упростить. Я когда-то лично видел графическое описание бизнес-процесса, выполненное на листе в 2 метра длиной (и соответствующей шириной). Его даже просто рассмотреть и понять, куда ведет какая стрелка крайне сложно. А как его пояснять заказчику, я лично не представляю. Помните, что человек воспринимает зрительно определенный объем информации, ограниченный определенным размером листа или экрана (это связано с особенностями зрения), а также числом элементов (возможности мозга также ограничены). Простой и лаконичный бизнес-процесс заказчик поймет, просто «охватив» схему взглядом. Сложный и перенасыщенный деталями придется изучать не один час просто для того, чтобы понять, что там отображено. Скорей всего, руководитель компании, который не является экспертом в работе отдельных подразделений, а также ограничен по количеству свободного времени, просто не будет изучать столь сложную конструкцию и не поймет сути даже самых выгодных предложений..

 

3

Использование общепризнанных нотаций

Не стоит изобретать собственные обозначения и правила. Используйте нотации, которыми пользуются во всем мире. Я видел в книгах некоторых отечественных авторов попытки создания собственной системы обозначений. И, честно говоря, так и не понял, зачем они усложняют жизнь и себе, и своим читателям. Здесь как с языком – вы можете придумать свой особый язык, но понимать его никто, кроме вас, не будет. А если он окажется похож на существующие, то может еще и путаница возникнуть. Либо вас сочтут безграмотным, так как вы не по правилам известных языков используете пунктуацию, склоняете слова и т.д. Так и с нотациями – есть уже устоявшиеся, известные людям и, что также немаловажно, интуитивно понятные нотации. Они потому и стали популярны, что в процессе их создания и доработок постоянно тестировались на простоту, однозначность и удобство. Если вы будете использовать готовые нотации, вас будут понимать, воспринимать, как эксперта, да и сами правила нотаций уберегут вас от логических ошибок. Я лично рекомендую IDEF3 и BPMN 2.

 

4

Все участники бизнес-процесса должны быть учтены и прямо указаны.

И делать это необходимо без использования сносок с нумерациями, комментариях в объектах Swimm line (специальные сноски) и т.д. Этим нередко «грешат» любители создавать собственные конструкции вместо использования готовых нотаций. Где-то у них названия не помещаются, где-то им кажется, что длинное название в теле бизнес-процесса будет неудобным. В результате либо приходится искать в сносках, о ком именно идет речь, либо создатели таких бизнес-процессов просто забывают указать кого-то из участников.

 

5

Понятное потребителю описание.

Самое главное – ваш потребитель, тот, кто будет читать эту нотацию, должен быстро и, в идеале, даже без ваших пояснений понимать описание бизнес-процесса.

---

Все остальное зависит только от вас и потребителя описания бизнес-процесса. Если нотация соответствует перечисленным выше правилам и понятна вашему потребителю, вы создали именно то, что нужно. И это действительно описание бизнес-процесса, профессиональное и оптимальное для работы.

Вопросы и ответы

      1. Какое количество элементов должно быть в описании бизнес-процесса?

Важно понимать, что чем больше элементов в бизнес-процессе, тем более он подробный и детальный. С другой стороны, обилие элементов делает ваш бизнес-процесс запутанным и повышает вероятность ошибки. Вы на этапе постановки задач уже определили действительно важные. Ориентируйтесь на них.

Лично я считаю, что 40-50 элементов в бизнес-процессе – это допустимый максимум. Это тот объем, который люди могут воспринять. Если необходима на каком-то этапе большая детализация, создавайте отдельные подпроцессы. Здесь главное, чтобы прочесть правильно нотацию смогли и вы, и ваши заказчики. Иначе проблем, недовольства и переделок не избежать.

     2. Как описывать задачи текстом и делать текстовые пояснения в нотации?

Я всегда во время интервью обращаю внимание на то, какие термины, какой сленг используют сотрудники компании. Например, если они привыкли говорить «потенциальный клиент», я не буду писать «лид», хоть это одно и то же. Я постараюсь пользоваться привычной им терминологией.

В черновом варианте можно также пользоваться словами типа «платежка» вместо платежного поручения и т. д. На этом этапе самое главное – взаимопонимание. А люди всегда быстрее понимают привычный им сленг.

В финальном варианте и документе описания уже стоит применять грамотную терминологию и приложить словарь терминов (глоссарий).

     3. В какой нотации лучше описывать бизнес-процесс?

Я считаю, что лучше всего использовать либо BPMN, либо IDEF3. Подробно я о них здесь не буду говорить, но основное отличие заключается в том, что в IDEF3 вы можете декомпозировать элементы, а в BPMN такая возможность отсутствует. С другой стороны, в BPMN вы можете создать около 40-50 элементов, т.е. подробно описать большой процесс. В IDEF3 допустимое число элементов меньше. Потому здесь не выйдет изобразить большой бизнес-процесс, зато можно часть процессов представить «черными ящиками», после чего декомпозировать их в подпроцессы.

Описание бизнес-процессов: 8 шагов к эффективности

23 Января 2012 17:0123 Янв 2012 17:01 | Поделиться Задача описания бизнес-процессов сейчас актуальна во многих крупных российских компаниях. В большинстве случаев для ее решения организованы внутренние подразделения, которые создают графические модели, отражающие особенности организации внутренних бизнес-процессов. Такие департаменты есть в нефтегазовой отрасли и энергетике, банках и страховых компаниях, розничной торговле и телекоммуникационном секторе. Однако если не решить некоторые ключевые вопросы при начале работ по описанию бизнес-процессов, их модели могут не принести никакой пользы.

Задачи повышения операционной эффективности заставляют многих менеджеров начинать оптимизацию внутренних бизнес-процессов, и первым шагом на этом пути становится описание существующей ситуации и формализация фактических бизнес-процессов. При этом трудоемкость создания полноценного описания процессов может превышать несколько человеко-лет, что требует внимательной проработки ключевых вопросов при старте работ.

Средний проект по описанию бизнес-процессов в крупной компании может привести к появлению не одной тысячи моделей. Если представить, что все они нарисованы по-разному — ведь их рисуют разные сотрудники — полученный результат скорее всего можно будет выкинуть в корзину

Заказчик описания процессов, отчетность и регламентация, глубина и методология описания – все эти вопросы необходимо решить перед стартом, иначе полученный результат может не соответствовать ожиданиям.

Шаг первый

Достижение заказчиком понимания создаваемого описания процессов. Наиболее часто встречающейся ошибкой является описание бизнес-процессов ради самого описания. В большинстве случаев такой подход часто приводит к негативной реакции бизнеса, который не получает значимых результатов после нескольких месяцев работы внутренних бизнес-аналитиков, ведь сама модель процесса для бизнеса значимым результатом не является. Это подрывает веру топ-менеджеров в процессный подход вообще и в описание бизнес-процессов в частности. Далее, как правило, следуют организационные решения, после которых аналитические подразделения, описывающие процессы, сильно теряют в численности. Этого можно избежать, если еще на этапе организации работ четко определить, кто является потребителем создаваемого описания и какой результат он ожидает. И лучше, если таких пользователей будет несколько. В первую очередь, это должны быть сами бизнес-подразделения, заинтересованные в регламентации и оптимизации процессов. Затем департаменты, отвечающие за внедрение системы менеджмента качества, поскольку без процессного управления настоящего качества не добиться. Еще одним заказчиком описания процессов является подразделение управления информационными технологиями, ведь модель процессов облегчает формализацию требований к внедряемым информационным системам. Определив потребности можно избавиться от множества лишней работы, что в свою очередь позволит намного быстрее получить значимый для бизнеса результат.

Шаг второй

Избавление от неопределённости методологии описания процессов. Средний проект по описанию бизнес-процессов в крупной компании может привести к появлению не одной тысячи моделей. Если представить, что все они нарисованы по-разному — ведь их рисуют разные сотрудники — полученный результат скорее всего можно будет выкинуть в корзину. Именно поэтому важно не только определиться с заказчиками и зафиксировать их требования, но и определить четкие правила для прорисовки бизнес-процессов. Во многих компаниях документы, закрепляющие методологию описания бизнес-процессов, называются Соглашениями по моделированию. Без данного документа описание процессов не приведет к положительному результату. В нем необходимо закрепить используемые для моделирования нотации, глубину описания процессов, взаимосвязь моделей между собой, перечни заполняемых атрибутов, перечень получаемых на основании моделей документов, правила именования объектов и т.д. И после того как такой документ появился, необходимо контролировать его исполнение в проекте, что обеспечит унификацию создаваемых моделей и возможность их дальнейшего использования в различных проектах.

Шаг третий

Уход от излишней подробности описания процессов. Многие бизнес-аналитики «закапываются» в детализацию бизнес-процессов, описывая отдельные действия сотрудников. Часто это приводит к росту числа создаваемых моделей, а значит и росту трудоемкости, фактически, без особой пользы, поскольку излишняя детализация часто не дает информации для дальнейшей оптимизации процессов, а ресурсы потребляет значительные. На практике доказано, что каждый новый уровень детализации процессов увеличивает объем моделей на порядок, и поэтому необходимо очень внимательно относиться к необходимости и достаточности детализации при их описании. Если необходимо лишь оптимизировать и закрепить ответственность между подразделениями, то следует описывать процессы только до уровня департаментов. Если их описание создается для целей автоматизации или регламентации на уровне отдельных исполнителей, то необходимо описывать до этого уровня. Более подробное описание должно быть в обязательном порядке обосновано со стороны заказчиков.

Шаг четвертый

Повышение внимания к связным областям. Очень часто бизнес-процессы рисуются без понимания используемых информационных систем и документов. Нарисованные таким образом маршруты работ невозможно анализировать в дальнейшем, что делает созданные модели бесполезными для использования. Именно поэтому, начиная описание процессов, необходимо определить и закрепить какие элементы из их окружения необходимо описать. В первую очередь, это ролевая и организационная структура, еще одной необходимой предметной областью являются поддерживающие бизнес-процесс информационные системы, а также носители информации, используемые в нем. Для некоторых случаев описание процессов может быть расширено в части операционных рисков, ключевых показателей, требований к информационным системам и т.д. и т.п. Фактически модель процессов становится «связкой» между различными предметными областями, что повышает ее ценность в разы.

Шаг пятый

Что сегодня понимают под TestOps

Интеграция

Масштабное описание процессов без автоматизации, анализа и оптимизации. Для бизнеса очень важно получить быстрый результат от сделанных в проект инвестиций. Совершенно логично, что под таким углом зрения многие топ-менеджеры рассматривают и проекты по описанию бизнес-процессов и внедрению процессного управления. И если запланировать сначала масштабное описание всех бизнес-процессов, что в крупной компании может занять не один год, а после этого начать автоматизацию ключевых процессов, что тоже не быстро, и лишь через несколько лет заняться анализом и оптимизацией процесса, есть большая вероятность, что подразделение, отвечающее за эту задачу, может прекратить свое существование раньше, чем сможет показать значимый для бизнеса результат. Для того чтобы показать результат как можно скорее, необходимо рассматривать бизнес-процессы последовательно, на каждом из них отрабатывая полный цикл управления процессом от описания к автоматизации, анализу и оптимизации. В таком случае уже через короткое время можно будет увидеть эффект от совершенствования бизнес-процессов, что докажет топ-менеджменту правильность выбранного пути.

Шаг шестой

Увеличение внимания к документации, создаваемой на основе моделей. Начиная создавать модели процессов, нужно понимать, какие документы будут формироваться на их основе. Если в дальнейшем требуется создавать должностные инструкции с нормированием отдельных операций по времени, то необходимо при описании процессов сразу заполнять атрибуты времени исполнения операций, иначе их придется уточнять впоследствии. Если надо подучить техническое задание на внедрение информационной системы, следует жестко ограничивать варианты условных переходов и детализировать описание документов до уровня полей, чтобы при формировании документов не требовалось дополнительных уточнений. Именно поэтому перед тем, как начать создание моделей процессов, надо определить перечни итоговых документов. С учетом этой информации требуется создать методологию описания бизнес-процессов, следуя которой можно будет в проекте получить те материалы, которые необходимы.

Шаг седьмой

Избежание попыток описания бизнес-процессов, там, где их не существует. Многие российские компании все еще управляются по старинке, через назначение и контроль поручений. И если начать описание процессов в такой организации, то с большой вероятностью успешно закончить его не удастся, поскольку вариативность существующих маршрутов прохождения задач по компании не будет укладываться в формат процессных моделей. Особенно часто это проявляется на высших уровнях управления коммерческом и госсекторе. С учетом данного фактора нужно понимать, что процессный подход в целом, как и описание процессов в частности, наиболее эффективно в операционном ядре организации, поскольку именно там находятся массовые бизнес-процессы производства товаров или оказания услуг. Именно в операционном ядре описание бизнес-процессов можно выполнить намного проще, ведь деятельность в нем носит регулярный характер, что дает возможность ее дальнейшей автоматизации, анализа и оптимизации.

Шаг восьмой

Отказ от неопределенности способа внедрения усовершенствованных процессов. Совершенно логично, что созданное описание процессов должно служить основой для их дальнейшей оптимизации. Если нарисовать процесс «как должно быть» и не закрепить его в организации, то он так и останется «на бумаге». Именно поэтому способ внедрения усовершенствованных процессов в компании должен определяться заранее и желательно еще до старта работ по описанию процессов. Наиболее простой и понятный способ внедрения процессов «как должно быть» — регламентация. В данном случае описание форматируется в виде регламента, который закрепляется приказом руководителя. Однако, несмотря на всю простоту создания регламента, контроль его исполнения может быть затруднен или экономически неэффективен. Именно поэтому одним из наиболее результативных способов закрепления процесса «как должно быть» является внедрение информационной системы, и в частности системы класса Business Process Management System (BPMs), что позволяет закрепить не только маршруты и правила в рамках бизнес-процесса, но и поддержать и структурировать основные информационные потоки в рамках процесса.

Можно с уверенностью гарантировать, что, продумав все вопросы, связанные с описанием бизнес-процессов, еще до старта работ, можно создать хорошую основу для внедрения процессного управления на уровне всей компании, оправдав ожидания топ-менеджеров.

Андрей Коптелов

Построение бизнес процессов лучшие практики

Построение бизнес-процессов компании начинается с разработки схемы, отражающей его суть и механизм работы. Создание подобной схемы позволит вам наглядно представить, как работает или должен работать ваш бизнес.

Содержание статьи:

С чего начать построение бизнес-процессов?

Этапы разработки бизнес процесса будет успешным, если вы хорошо разбираетесь в специфике своего бизнеса и понимаете, какие цепочки действий для чего необходимы. Для начала вам нужно установить границы всех процессов. Вам потребуется полный список, в котором подробно перечислены все протекающие на предприятии бизнес-процессы.

Схема создания бизнес-процессов компании

Построение должно быть простым и логичным: длинные заголовки, сложные описания процессов отнюдь не способствуют эффективному понимаю. Необходимо задавать такое название и описание, которое дают содержательную, но краткую характеристику. В описании процесса можно указывать цель или особенности использования. Лаконичные названия и емкое описание упростит и ускорит навигацию, что особенно актуально при большом количестве процессов.

Общий подход к работе по построению бизнес-процессов компании

Работать с бизнес-процессом, а также выполнять его, будет намного проще при продуманной и логичной структуре. Прежде чем начать построение, убедитесь в том, что структура оптимизирована, для чего необходимо выполнить важные рекомендации:

• Создавайте небольшие бизнес-процессы, по возможности разбивая их на логические блоки. На одну диаграмму не стоит помещать более десятка-полутора элементов. Если процесс сложный, лучше реализовать отдельные элементы как подпроцессы и настроить связи между ними;
• Основной поток бизнес-процесса выстраивайте на одном уровне, альтернативные пути, нейтральные и отрицательные события – в ответвлениях;
• Во время построения процесса следите, чтобы наибольшее количество потоков было размещено в одном направлении. Вы можете выбрать один из двух популярных подходов к построению: сверху вниз или слева направо;
• Обеспечьте параметры процесса бизнеса понятными, логичными названиями. Если параметр процесса нигде не используется – удалите его.

Построение схемы и этапы

Построение можно выполнять по следующему алгоритму:

1. Установка границ. Любой процесс бизнеса начинается определенным событием и оканчивается другим событием. Для начала вам необходимо обозначить события, которые являются началом и окончанием процесса.
2. Нарисуйте блоки процесса. Выполните построение всех блоков (подпроцессов и операций) в порядке их выполнения. Помните, что на этом этапе схема должна быть упрощенной.
3. Усложните схему. Добавьте в нее возможные варианты развития событий, а также промежуточные операции бизнеса.
4. Расставьте роли. Построение бизнес-процесса не подразумевает введение в схему конкретных должностей или определенных сотрудников. В построении используется понятие роли. Одна роль может исполняться разными сотрудниками, один сотрудник может выполнять несколько ролей.
5. Разместите документы, которые представляют собой любую информацию (письма, доклады, сообщения). Также на этом этапе построения нужно учесть промежуточные продукты, в качестве которых могут выступать переходящие из одного блока в другой процессы.
6. Укажите используемые программы, а также базы данных.
7. Расположите материалы и инструменты, которые используются в бизнес-процессах. Однако не стоит делать описание на этом этапе построения слишком детальным.
8. Определите показатели эффективности, учитываемые в системе, и добавьте их на схему построения.
9. Схему свяжите с другими процессами бизнеса. Укажите, чем ваш процесс обменивается с другими.
10. Проверьте полученную модель после построения.

Моделирование бизнес-процессов

Чтобы лучше построить процесс, его изначально лучше визуализировать. Для этого есть ряд программ.

ELMA BPM

ELMA BPM

Преимущества:

• Визуализация с помощью диаграмм;
• Не требует навыков программирования;
• Возможность контроля отслеживать выполнения задач;
• Интеграция с платформой 1С Битрикс
• Назначения ролей;
• Присутствует полна документация по работе с ELMA BPM

Система бизнес-моделирования Business Studio

Business Studio

Преимущества:

• Позволяет сформировать наглядную организационную структуру компании;
• Ведение штатного расписания;
• Возможность моделирования бизнес-процессов;
• Визуализация и контроль системы KPI.

Visual Paradigm

Visual Paradigm

Преимущества:

• Построение любых моделей
• Проверка моделей на жизнеспособность
• Авто-генерация документов
• Точная настройка моделей бизнес-процессов
• Модели можно перевести в код
• Выгрузка модели в графическом виде
• Версия для Mac OS X

Какими качествами должна обладать готовая схема бизнес-процессов?

Построение бизнес-процессов должно окончиться наличием четкой и продуманной схемы. Глядя на нее, вы должны получить представление о следующих вещах:

• чем процесс начинается и заканчивается;
• с какими другими процессами и чем он связан;
• какие операции, кем и в каком порядке выполняются;
• какие документы используются и в каких операциях;
• какие требуются инструменты и материалы;
• насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.

Качественная схема, подготовленная с учетом всех рекомендаций по построению, должна быть информативной и простой для восприятия. Из нее должно быть очевидно, каким образом процесс выполняется в реальной жизни.

Бизнес будет прибыльным лишь при условии, что своевременно созданы важные бизнес-процессы. По сути, они представляют собой стратегию, которая помогает достичь желаемых результатов. Поэтому построение бизнес-процессов, выделение самых важных и их моделирование должно стать обязательным этапом развития компании.

Пример схемы бизнес-процессов

Зачем нужно построение бизнес-процессов?

Работа по созданию процессов занимает немало времени, однако приносит эффективные результаты. Выделяют следующие цели построения:

• Описание. Формирование модели поможет вам изучить процесс от начала до завершения, оценить его сильные и слабые стороны.
• Нормирование. Любой вид деятельности осуществляется по правилам, поэтому важно регламентировать разработку бизнес-процессов.
• Взаимосвязи. Создание бизнес-процессов помогает установить взаимосвязь между отдельными элементами.

Однако одного построения модели мало – нужно также установить логические связи между разными процессами. Формирование процессов выполняется в определенной последовательности:

• Подготовка: определение сроков выполнения проекта, а также состава участников.
• Разработка: анализ инициирующих событий, оценка примерных результатов и возможных рисков.
• Проверка: сравнение полученных результатов с ожидаемыми.

Построение бизнес-процессов компании выполняется с использованием современных компьютерных технологий и программного обеспечения.

Как построить схему бизнес-процессов?

Этапы составления бизнес-процессов:

1. Установка границ. Обозначение событий, которые является началом и окончанием процесса.
2. Схематичное изображение блоков процесса. Расположение блоков подпроцессов, операций в порядке выполнения.
3. Усложнение схемы. Добавление в нее различных вариантов развития событий и промежуточных операций.
4. Распределение ролей. Для построения бизнес-процесса не требуется вводить в схему конкретные должности или определенных сотрудников — используется понятие роли. Один исполнитель не обязательно выполняет только одну роль.
5. Размещение документов (докладов, сообщений, писем), учет промежуточных продуктов.
6. Уточнение используемых программ, систем и баз данных.
7. Расположение материалов и инструментов, применяемых в бизнес-процессах предприятия.
8. Определение показателей эффективности.
9. Связывание схемы с прочими процессами.
10. Проверка структуры полученной модели.

Результат построения схемы бизнес-процессов

Четкая, продуманная и понятная схема – ценный результат, к которому нужно стремиться, создавая бизнес-процессы компании. Построение, выполненное по всем правилам, должно давать представление о следующих вещах:

• чем процесс начинается и заканчивается;
• с какими другими процессами чем он связан;
• какие операции, кем, в каком порядке выполняются;
• какие документы применяются в различных операциях;
• какие требуются инструменты и материалы;
• насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.

Качественная схема всегда является информативной, простой для восприятия. Она дает представление, как процесс выполняется в реальных условиях.

Видео про построение бизнес-процессов

10 причин провала проекта внедрения

О преимуществах процессного управления, наверное, многие из вас уже слышали. Об успешных кейсах также написано немало статей. Но на практике всё бывает зачастую не так просто и радужно. Исходя из статистики, достаточно много проектов по описанию бизнес-процессов заканчиваются досрочно, так и не достигнув своих целей. Мы, разработчики программного продукта для моделирования бизнес-процессов и эксперты по внедрению процессного управления, готовы поделиться своими наблюдениями и размышлениями о причинах провалов проектов по описанию бизнес-процессов на предприятии. Итак, перед вами ТОП-10 причин неудач внедрения исходя из нашего личного опыта:

1. Невнятные цели и нечёткие сроки

Деятельность по описанию бизнес-процессов необходимо рассматривать как проект. А у проекта должен быть руководитель, этапы, чёткие сроки и конкретные измеримые задачи (цели). Само по себе «описание процессов» — не может являться конечной целью проекта.

Несколько хороших примеров постановки целей проекта:

• Регламентировать ответственность сотрудников подразделений логистика и производство, сформировать онлайн базу знаний и нормативных документов
• Создать подробную бизнес-модель предприятия с целью дальнейшего масштабирования и работы по франшизе
• Определить требования к компетенциям и личным качествам сотрудников отделов производства и продажи для быстрого поиска и закрытия вакансий, а также адаптации новых сотрудников на рабочем месте

За каждой такой целью могут стоять конкретные задачи, которые необходимо реализовать. Например, для регламентации ответственности необходимо построить и декомпозировать модели процессов, а затем сгенерировать из них соответствующие регламенты (должностные инструкции, положения и т.п.). Первично оценить выполнение таких целей достаточно просто (речь пока что не идёт об эффективности): вы либо сформировали набор документов, либо нет; требования к вакансиям либо определены, либо нет.

Примеры плохих целей:

• Устранить узкие места в деятельности предприятия
• Повысить конкурентоспособность предприятия на рынке
• Улучшить взаимодействия между сотрудниками

В отличие от предыдущих примеров оценить достижение этих целей практически невозможно. Это скорее побочные эффекты, которые мы можем получить от внедрения процессного подхода, но они не могут быть первичной целью проекта для описания бизнес-процессов.

Отсутствие конкретных измеримых целей, конечного срока и руководителя проекта – гарантия того, что работы не будут выполнены никогда.

2. Отсутствие вовлечённости руководства

Инициатива по внедрению процессного управления должна исходить от руководителя или собственника компании. Или хотя бы должна активно ими поддерживаться. Рядовым сотрудникам описывать бизнес-процессы не интересно, для них это пустая трата времени. У них уже выработались свои привычки, они установили личные связи со своими коллегами и не всегда желают делиться навыками и знаниями с молодыми специалистами, так как видят в них своих потенциальных конкурентов. И их можно понять, ведь отсутствие регламентации и чётких правил позволяет им оставаться «незаменимыми» специалистами, не бояться увольнения и выполнять работу так как удобно лично им.

Руководитель должен показать своим подчинённым важность данного проекта для предприятия, а также обозначить личную ответственность и возможные последствия за нежелание сотрудничать с группой, занимающейся описанием процессов. Также важно дать понять сотрудникам, что целью описания бизнес-процессов является не только желание руководства заставить всех работать больше за те же самые деньги. При построении процессов можно учесть пожелания всех его участников, уменьшить количество конфликтов и переделок, избежать переработок, избавиться от внеплановых совещаний и «летучек».

3. Перекладывание ответственности на консультантов

Даже опытные руководители зачастую не желают вникать в нюансы, выделять и обучать специалистов, которые должны заниматься проектом описания бизнес-процессов на предприятии. Они рассуждают так: «Почему бы не поручить данную задачу консультантам или привлечённому со стороны бизнес-аналитику? Ведь они построили уже множество процессов и наверняка справятся с этой работой лучше нас».

К сожалению, это большая ошибка. Даже самые опытные консультанты, построившие сотни процессов не могут знать все нюансы деятельности вашего предприятия. В лучшем случае, они проведут опрос персонала и построят модель с их слов. А что произойдёт, когда консультанты завершат свою работу? Кто будет поддерживать построенную модель, вносить в неё изменения?

Модель процессов строится не навсегда. Для наилучших результатов рекомендуется постоянно совершенствовать модель с применением цикла Деминга.

При этом важно заметить, что польза от опытных консультантов конечно же есть. Они могут помочь с обучением сотрудников, формированием планов и постановкой целей. На начальных этапах они помогут выделить основные бизнес-процессы и, за счёт своего опыта, избежать типичных ошибок и подводных камней. В идеале консультанты должны сопровождать проект до полного его внедрения. Например, наша команда консультантов, практикует установление промежуточных дедлайнов с обязательным посещением предприятий до окончания проекта.

Тем не менее, основную работу по описанию бизнес-процессов должны выполнять сотрудники предприятия, которое внедряет данный проект. Из нашей практики, ни один проект, в котором консультанты выполняли все работы самостоятельно, без участия руководства и специалистов от предприятия, нельзя назвать успешным.

4. Недостаточный уровень зрелости предприятия

Вот вам реальный пример из нашей практики. Руководитель одного производственного предприятия обратился к нам за помощью. Проблемы стандартные: сотрудники работают неэффективно, перекладывают ответственность друг на друга, заказы срываются, клиенты не довольны. Было решено выполнить проект по описанию бизнес-процессов с целью регламентации ответственности и внедрения простой системы контроля.

Но в результате этой деятельности большинство сотрудников решило уволиться. Оказалось, что все они получали минимальный оклад, а работали только потому, что имели возможность дополнительного заработка, делая часть заказов «налево». Оперативно найти им замену не удалось, так как предложение руководителя на рынке труда было неконкурентоспособно, ведь на соседнем заводе платят в 2.5 раза больше.

Какая мораль данного кейса? Вы, как руководитель, можете требовать от своих подчинённых «нормальной» работы только в случае, если предлагаете им «нормальные» условия труда и оплаты. Разумеется, уровень зрелости предприятия измеряется не только окладами подчинённых. Предприятие, как минимум, должно уже иметь конкурентоспособный продукт или услугу на рынке, а также сформировавшийся коллектив из 20-30 сотрудников, как минимум. В случае, если вы только начинаете свою деятельность и не определили основной вид деятельности, а при этом с вами работает только жена, ваш друг детства (подробнее о родственниках чуть ниже) и наёмный бухгалтер, то думать об описании бизнес-процессов вам ещё рано.

5. Построение модели под конкретных людей (родственников/друзей и т.п.)

Важно понимать, что в моделируемой бизнес-модели предприятия первичны именно процессы, которые строятся для достижения заданных целей, а сотрудники – это ресурс, который необходим для эффективного выполнения данных процессов. Если на предприятии появляется сотрудник, который работает неэффективно, то у вас есть следующий выбор:

• Перевести сотрудника на другую должность, которая соответствует его навыкам и личным качествам;
• Оправить сотрудника на дополнительное обучение;
• Уволить сотрудника;

А что делать, если этот неэффективный сотрудник чей-то друг/сват/брат? В лучшем случае – такому сотруднику найдут такую работу, где он не будет мешать остальным. А в худшем – поставят руководить подразделением или создадут под него целую отдельную бизнес-структуру.

Кейс из нашей практики: описывая бизнес-процессы небольшого предприятия мы обнаружили, что должность «заместитесь главного маркетолога» практически ничего не делает. Всю основную работу выполняют либо подчинённые, либо руководитель подразделения. Наше предложение сократить данную должность либо распределить ответственность за текущие работы более равномерно было проигнорировано, так как данную должность занимала двоюродная сестра директора из другого города. Вместо этого, для создания видимости, на данную должность были возложены дополнительные ненужные и дублирующие функции абстрактного анализа и контроля. Естественно, ни о каком эффективном построении бизнес-модели в данном случае не может быть и речи.

6. Нежелание руководства делегировать ответственность

Обычно одной из целей проекта по описанию бизнес-процессов является освобождение руководства от «текучки». Но что делать, если директор не готов делегировать часть полномочий на нижестоящих сотрудников, а хочет всё контролировать сам. Замыкая все ключевые задачи на себя, он сам становится узким местом бизнес-процессов своего предприятия.

Как правило, такие руководители жалуются на недостаток свободного времени, в их кабинет всегда выстраивается очередь, а телефон звонит каждые несколько минут. Описание бизнес-процессов и распределение ответственности за функции может решить данную проблему, но только в том случае, если руководитель сам готов делегировать часть ответственности своим подчинённым и заняться стратегическим планированием и развитием бизнеса.

К сожалению, не все руководители готовы пойти на данный шаг, в нашей практике были примеры, когда директор продолжал координировать все работы вручную в обход установленных правил и регламентов работы. В итоге построенные схемы бизнес-процессов не работали, а предприятие продолжало работать точно также, как и до внедрения процессного подхода к управлению.

7. Саботаж со стороны наёмных сотрудников

Иногда подчинённый персонал делает вид, что согласен с целями проекта, но делает всё от него возможное, чтобы его сорвать, например, специально излишне усложняет схемы собственной работы, даёт неправдивую информацию и сроках выполнения своих функций, отказывается принимать на себя ответственность за выполнение части работ.

Данная проблема возникает как следствие из уже описанных в предыдущих пунктах проблем: недостаточной вовлечённости руководства и перекладывания ответственности за проект по описанию бизнес-процессов на внештатных специалистов. Обмануть привлечённого консультанта намного проще, ведь он не знает специфику работы предприятия. Но если в проекте участвует руководство, то соврать или исказить информацию так просто уже не выйдет.

К сожалению, бывают случаи, когда сотрудники в сговоре с руководителями своих подразделений целенаправленно и довольно успешно зарывают проект: сначала специально описывают схемы бизнес-процессов недостаточно точно, а затем принципиально срывают работы придерживаясь несовершенных алгоритмов, заложенных в бизнес-процессы, чтобы показать, что весь этот процессный подход – полная ерунда и стало только хуже. В итоге предприятию приходится либо уволить таких сотрудников, либо отказаться от проекта и вернуться к ручному управлению. Естественно, наилучший вариант – вовремя предотвратить подобные действия сотрудников максимальным вовлечением и участием руководителей в проекте.

8. Перфекционизм и стремление к совершенству

Прочитав множество литературы и прослушав специализированные тренинги по процессному управлению, многие сотрудники начинают думать о бизнес-процессах как о чём-то чрезвычайно сложном и непонятном. Ответственный специалист пытается следовать всем рекомендациям и с нуля выстроить совершенную бизнес-модель, идеально распределив ответственность и загрузку персонала. При этом он ставит целью решить сразу множество задач: и распределить ответственность за функции, и пронормировать все работы, и определить требования к компетенциям для каждой функции для дальнейшего подбора персонала. Переходя к моделированию следующего процесса, он вдруг понимает, что утверждённый ранее процесс можно усовершенствовать и возвращается к нему. В итоге проект по описанию процессов затягивается, участники теряют терпение, а уже построенные графические диаграммы теряют свою актуальность.

Наша практика показывает, что проекты описания бизнес-процессов, которые длятся больше года, обычно заканчиваются неудачей. Важно понять, что моделирование и улучшение бизнес-процессов – это не разовая задача, а постоянная работа. Поэтому ничего страшного не случится, если модели процессов на первом этапе выйдут несовершенными. Важно получить обратную связь и со временем внести соответствующие правки. Не пытайтесь сразу предусмотреть всё, если в каком-то процессе возникают сбои – детализируйте его при необходимости.

Если на данном этапе развития вашего предприятия у вас всё ещё не сформирована оргструктура и ответственность за большинство работ не распределена, то начните с решения данных задач. Не пытайтесь сразу «перепрыгнуть» через несколько уровней зрелости и внедрить постоянный контроль и совершенствование процессов с вовлечением всех сотрудников предприятия, созданием отделов орг. развития и процессных офисов. Двигайтесь к цели постепенно, итерационно. Попытка прыгнуть с места выше головы – частая причина провалов проектов по описанию бизнес-процессов.

9. Ложные надежды и ожидания

Давайте будем откровенны, описание бизнес-процессов – это не панацея от всех бед. Если ваше предприятие в глубоком кризисе, ваши товары никто не покупает, а предлагаемые услуги больше не нужны на рынке, то никакой процессный подход вам не поможет. Вы можете оптимизировать свои процессы по времени, снизить издержки и количество брака, но, если в вашей бизнес-модели заложены стратегическое недочёты, то это не принесёт желаемого результата.

Другими словами, даже самая совершенная бизнес-модель не позволит вам продать песок в пустыне, а эскимосам — лёд. Чтобы избежать будущих разочарований, важно определить круг проблем своей организации и убедиться, что выбранный инструмент способен их решить.

Проект по описанию бизнес-процессов не увеличит ваши продажи, не выведет вас на новые рынки и не привлечёт новых партнёров. Но он может предоставить нужную руководителю информацию, которая позволит решить эти проблемы принимая правильные стратегические решения.

10. Нежелание обучаться/читать руководство пользователя и методики

Конечно читать руководство пользователя скучно, а проходить обучение – не интересно. Но знаете, что ещё менее интересно? Построить множество бизнес-процессов и лишь после этого понять, что выбранный программный продукт не поддерживает подобное расположение блоков и для полноценной работы необходимо описать бизнес-процессы заново. Или вот вам ещё один пример из нашей практики: пользователь распределял ответственность за функции бизнес-процессов не на должности, а на физических лиц и понял это только после попытки сформировать должностную инструкцию. После этого, начал строить дерево оргструктуры заново, меняя походу ответственность за процессы, но со временем сдался и создал новую базу данных, потеряв несколько недель своей работы.

Из этого кейса следует простой вывод: перед описанием бизнес-процессов необходимо хотя бы минимально ознакомиться с возможностями и методологией моделирования бизнес-процессов того программного продукта, с которым вы планируете работать. Если вы до этого строили бизнес-процессы в CRM-системе или системе документооборота, то этот опыт хоть и будет полезен, но не всегда применим к системам бизнес-моделирования, ведь у них разные цели и задачи. Если не желаете самостоятельно изучать документацию, то пройдите хотя бы минимальное онлайн-обучение или посмотрите видеоролики.

Вывод: описывать или не описывать процессы?

Заниматься описанием ради описания процессов однозначно не стоит. Вместо этого – поставьте конкретную измеримую цель, которую вы хотите достигнуть, реально оценив текущий уровень зрелости своего предприятия. Если вы не руководитель, убедитесь, что топ-менеджмент и/или собственник полностью поддерживает вашу инициативу и добейтесь понимания наёмных сотрудников. Будьте готовы к тому, что с некоторыми сотрудниками придётся попрощаться, а «пристроенные» на хлебные должности родственники вас возненавидят. При всех описанных сложностях важно понимать, что альтернативного пути развития крупных и средних предприятий на сегодняшний день не существует. Рано или поздно ручная координация работ сделает невозможным или неэффективным масштабирование вашего бизнеса.

Автор: Петров Дмитрий
Руководитель отдела разработки и совладелец
ГК «Фокс Менеджер»

8 шагов, чтобы описать бизнес-процессы с помощью нотации BPMN

Найти общий язык с коллегами по отделу легко — все свои. Но чтобы бизнес рос и сохранял устойчивость, понимать друг друга должны все подразделения в компании. Для этого нужно наладить понятные каждому сотруднику процессы. Описать их можно даже без слов — с помощью нотации BPMN. 

Георгий Ржавин — руководитель BPM-направления в GlowByte Consulting и вице-президент Ассоциации профессионалов управления бизнес-процессами, более 10 лет помогает описывать процессы с помощью BPMN в компаниях из разных сфер.

Георгий рассказал, чему нужно научить сотрудников, чтобы начать использовать нотацию BPMN, и как этот инструмент поможет компании быстрее решать проблемы.

#1. Ответьте на вопрос: нужно ли это вашему бизнесу?

Итак, BPM (Business Process Management) — это управленческая дисциплина, набор знаний о том, как регулировать процессы в компании. А BPMN (Business Process Model and Notation) — инструмент описания бизнес-процессов в рамках BPM.

Считается, что маленьким компаниям и стартапам не нужно использовать нотацию BPMN. Но я все же вижу в этом смысл, если в организации уже есть более-менее понятная бизнес-модель и пройден этап ежедневных изменений. 

Когда планируется новое направление, можно еще «на берегу» побрейнштормить, посмотреть на бизнес-процессы с точки зрения клиента, описать их — и только потом запустить. 

Приведу пример из практики. Я внедрял BPMS в небольшой компании (20 человек) из сферы импорта/экспорта. Формально описывать процессы с помощью нотации BPMN было рано — команда сидит в одном помещении и легко синхронизирует работу. Но руководитель считал, что систематизация поможет им развивать бизнес. 

Мы описали и автоматизировали основные процессы, в том числе обслуживание клиентов. И это позволило быстро и безболезненно перейти на удаленку при карантине: люди сидят по домам, а процессы уже описаны и налажены.     

#2. Заручитесь поддержкой руководителей 

«Продать» идею использования нотации BPMN владельцу и топам может любой руководитель в компании. Для этого можно протестировать инструмент в своем подразделении. Локальный успех — это аргумент, чтобы масштабировать его применение на всю компанию. Например, если описание процессов по нотации BPMN позволило найти «бутылочное горлышко» в работе с клиентами, открывается возможность исправить его и улучшить результаты. 

Поддержка топ-менеджмента необходима. Появление нового инструмента — это перемены, и сопротивление может возникнуть даже в продвинутых командах. Без содействия топов любое изменение будет в лучшем случае локальным.

Но идеальный вариант, когда инициатор — даже не наемный менеджмент, а владелец. 

#3. «Продайте» выгоды BPMN команде

По сути, нотация BPMN — это общий язык для коммуникации между IT-специалистами, бизнес-подразделениями и программами (его хорошо понимают BPM-движки).  

Если вы начинаете использовать инструмент BPMN и в офисном коридоре услышите фразу «Процессы какие-то “кривые”» — это повод радоваться, а не отчаиваться, потому что бизнес начал мыслить процессами. В этом и заключается основная ценность нотации. 

Да, в бизнес-подразделениях все трансформируется в деньги. Но сначала необходимо наладить именно процессы — это помогает быстро меняться и решать проблемы.  

Если бизнес мыслит процессами, ему проще объяснить потребности компании IT-специалистам. А они, в свою очередь, лучше понимают и поддерживают бизнес. 

#4. Подготовьтесь к сложностям «на берегу»

Все компании разные, но препятствия, с которыми они могут столкнуться при внедрении BPM, — одинаковые:

#1. Сопротивление изменениям. Здесь необходима поддержка руководителей и «продажа» выгод использования BPMN сотрудникам.

#2. «Слом» мышления с функционального (привычен для 90% компаний) на процессный. Нужно учиться думать не только о своей роли, но и о том, как она связана с работой остальных подразделений. Например, если коллега из другого отдела отправляет сотруднику документ на 100 записей, а нужны только 3 — человек поднимет этот вопрос, чтобы упростить процесс. Никто не должен выполнять лишнюю работу. BPM вводит новые роли. Руководители становятся владельцами процессов, а значит, привыкают нести больше ответственности.

#3. Команде бывает сложно научиться обмениваться информацией в виде схем. Но именно так формируется процессное мышление. Описание процессов визуально и дублирование текстом — это только переходный этап. Например, в одной из компаний нотация BPMN использовалась годами. И когда я предложил все-таки завершить процесс — оставить только схемы и сноски, сотрудники стали жаловаться, что документы приходят с ошибками — мол, тексты с длинными описаниями исчезли. Оказалось, что на схемы никто и не смотрел. 

#5. Организуйте обучение 

Применение нотации BPMN — это микс теории и практики. Нужно выучить базовые понятия, а потом — анализировать процессы, описывать их и переводить в схемы. Этот навык, как и любые другие, формируется только на практике. Например, мой курс «Нотации BPMN» состоит из 10 занятий — для старта этого более чем достаточно.

Учебников по BPMN на русском языке с качественным переводом еще мало. Но есть общая «библия» для тех, кто хочет управлять процессами, — BPM CBOK (Business Process Management Common Body of Knowledge). 

Нотация BPMN живет не в вакууме, а в рамках управленческой дисциплины BPM. Это полезный инструмент, но сформировать процессное мышление поможет только изменение системы в целом. 

Из программного обеспечения подходят, например, Сawemo, Business Studio, Camunda-modeller, STORM.

#6. Начните с базового уровня 

Владение нотацией BPMN можно условно разделить на три уровня: базовый, средний и высокий. 

Чтобы запустить BPMN в компании, освойте начальный. Он включает основные термины и навыки, которых достаточно для описания процессов в подразделениях, общения с коллегами на первом этапе. И этого хватит, чтобы согласовывать процессы с руководством — с понятной логикой, но без погружения в детали. 

Например, базовый уровень в рамках моего курса включает такие пункты теории и практики:

• Токен
• Экземпляр процесса 
• Развилка «И», развилка «ИЛИ/ИЛИ» 
• Начальное и конечное событие
• Абстрактная задача
• Распределение ответственности: пулы и дорожки
• Демонстрация создания схемы бизнес-процесса на базовом уровне BPMN в программе Cawemo
• Моделирование простого процесса

Приведу самый простой пример описания процесса — «письмо от клиента»:

• Начальное событие — получение письма от клиента.
• Первая задача — «Что делать?»: прочитать письмо и принять решение, требуется ответ или нет. Если требуется, то назначить ответственного за его подготовку.
• Вторая задача — ответственный, получив письмо, готовит и отправляет ответ клиенту.
• Третья задача (опционально) — если ответственный нарушает SLA подготовки ответа клиенту, система сообщает о факте нарушения, а руководитель принимает соответствующие меры.

Для составления схем в нотации BPMN используется много специальных значков. Но только пара десятков нужны для работы постоянно: их легко запомнить, а редкие — при необходимости «подсмотреть» в глоссарии. 

Не пытайтесь «перепрыгнуть» базовый уровень и описать все процессы в компании сразу, да еще и детально. Я сталкивался с такими кейсами. Итог один: проходит год, и руководитель, ответственный за использование нотации BPMN, едва живой от усталости. В компании есть тысячи схем, но половина — уже не актуальны, потому что бизнес успел измениться. 

Запускайте использование BPMN поэтапно:

#1. Начните с «крупных мазков»: опишите общую архитектуру компании.

#2. Определите процессы трех категорий: основные, вспомогательные и процессы развития.

Основные сквозные процессы — те, на которых компания зарабатывает (в них всегда есть клиент и деньги). Например, это работа с лидами и клиентами, предоставление услуг. 

Вспомогательные процессы не приносят деньги напрямую, но необходимы для основных (например, бухгалтерия, маркетинг, HR) — обработка платежей, выплата налогов, наем сотрудников и пр. 

Процессы развития отвечают за то, чтобы компания оставалась современной и эффективной, например, разработка стратегии.

#3. Переходите к деталям: распределите процессы по степени важности в текущей ситуации и опишите их. 

#4. Регулярно сверяйте процессы со стратегией бизнеса и пересматривайте их. 

#7. Выберите подход к масштабированию ВPMN 

Это зависит от размеров компании. Например, в маленькой организации владелец может пройти обучение сам и передать знания команде. 

В среднем и крупном бизнесе есть два подхода запуска BPM и нотации BPMN как ее инструмента:

• централизованный
• децентрализованный

Централизованный: создается специальное подразделение, так называемый центр компетенций по BPM, куда приглашаются подготовленные специалисты или сотрудники компании, которые прошли обучение. Они транслируют свои знания всем подразделениям и помогают бизнесу описывать процессы. 

Децентрализованный: в этом случае отдельный бизнес-аналитик (или правильнее говорить — процессный аналитик) «прикреплен» к каждому большому подразделению. Но даже при таком подходе лучше иметь центр компетенций по BPM, чтобы создать общие правила игры, или «регламент регламентов» — документ с нюансами описания процессов в компании. 

Нотация BPMN — строгая, но без центра управления каждое подразделение может придумать «авторский стиль» ее реализации. Например, дорожки схем можно оформлять вертикально, а можно — горизонтально. Если все будут делать это по-разному — у IT-специалистов закружится голова. 

#8. Следите за прогрессом и повышайте левел 

Управление бизнес-процессами — это как ЗОЖ: игра в долгую, постоянное поддержание компании в хорошем тонусе. В отличие, например, от модного сейчас RPA (Robotic Process Automation), которое дает быстрые эффекты. В управлении бизнес-процессами нет финальной точки: нужно постоянно сверяться со стратегией, вносить изменения в описание, повышать уровень процессной зрелости. 

Чтобы определить, на каком уровне находится компания, можно использовать шкалу из стандарта CMMI (Capability Maturity Model Integrated):

#1. Начальный: процессы не идентифицированы, плохо контролируются, новые создаются в результате событий или по указанию руководства. 

#2. Управляемый: процессы определены на уровне проектов, формируется политика и процедуры.

#3. Определенный: описаны основные процессы (модели, жизненные циклы). 

#4. Управляемый на основе количественных данных: процессы мониторятся, контролируются и анализируются по общим критериям, все время улучшаются. Как правило, уже используется автоматизированная ВРМ-система.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

#5. Оптимизируемый: процессы «живут» — постоянно пересматриваются, совершенствуются, компания быстро адаптируется к внешним вызовам. 

Повышение уровня процессной зрелости увеличивает эффективность и конкурентоспособность компаний. Например, McDonald’s: рестораны открыты по всех регионах, меняют меню, поставщиков — но качество услуг одинаково высокое в каждом уголке планеты. 

Хороший пример — Dodo Pizza: российская сеть быстро захватывает новые рынки, от Китая до Европы, потому что в ядре ее бизнеса — информационная система с описанными и автоматизированными процессами. 

Когда процессы управляемы, описаны и понятны всем сотрудникам — компания готова к изменениям. Именно такие организации сохранили устойчивость и легче других адаптировались к коронакризису. 

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.

Спасибо за подписку!

Последние материалы

Юнит-экономика для IT-продуктов

Мини-лекция с Александром Емельяновым.

Как сделать EVP (ценностное предложение работодателя)?

Мини-лекция с Анастасией Стеценко.

Rework. Бизнес без предрассудков

Обзор книги Дэвида Хайнемайера Хенссона и Джейсона Фрайда.

Бизнес-процессы

Механизм бизнес-процессов — это один из прикладных механизмов платформы. Он позволяет описывать, создавать и управлять выполнением бизнес-процессов в прикладных решениях. Целью этого механизма  является автоматизация цепочек связанных операций, направленных на достижение общей цели, обычно в контексте организационной структуры, определяющей функциональные роли и связи.

Механизм бизнес-процессов обеспечивается следующими объектами прикладного решения:

Этот механизм включает средства для описания схем бизнес-процессов, и их ролевой маршрутизации, средства для формирования заданий, выполняющихся в каждой точке маршрута, средства для управления бизнес-процессом и организации его связи с другими функциями прикладного решения.

Данный механизм предоставляет разработчику гибкие возможности управления ветвлением процесса и формирования задач. Например, кроме обычного условного ветвления разработчик может визуально описать параллельное прохождение нескольких веток маршрута, и указать точку их слияния. Допускается направление одного задания группе потенциальных исполнителей, например, если выписать счет должен один из менеджеров отдела. И наоборот, в некоторой точке маршрута можно инициировать несколько заданий, например, если финансовые отчеты должны представить все руководители отделов.

Ролевая маршрутизация позволяет формировать задачу не только непосредственно конкретному сотруднику, но и распределять задачи по ролям, подразделениям и другим критериям, которые может описать разработчик прикладного решения. При осуществлении ролевой маршрутизации разрешается указывать текущее распределение обязанностей сотрудников с учетом временных замещений, совмещений нескольких должностей и т. д.

Механизм бизнес-процессов предлагает готовую стратегию автоматизации совместной деятельности работников предприятия. Для описания простейших бизнес-процессов достаточно визуального задания схемы маршрута и указания условий ветвления в их узловых точках. Все остальные действия выполняются системой автоматически. При реализации сложных бизнес-процессов усилия разработчика требуются в основном для тесной их увязки с функциями прикладного решения.

Для чего нужны «бизнес-процессы»?

Учитель философии:
Да, сударь. Все, что не проза, то стихи, а все, что не стихи, то проза.

Журден:
Скажите на милость! Сорок с лишком лет говорю прозой — и невдомек!

Мольер Жан-Батист
«Мещанин во дворянстве»

Каждый человек в жизни и на работе совершает некоторые наборы действий для достижения своих целей (получение чего-то полезного). Одни наборы действий совершает однократно, а некоторые выполняет многократно.

Многократное повторение набора действий (операций), совершаемое одним или несколькими исполнителями для изменения (преобразования) материальных предметов и информации (принято называть «входом»), производимое с помощью других предметов (инструментов, оборудования, информации) и направленное на получение желаемого результата («выхода») — называется
бизнес-процессом.

Любой бизнес — это сеть бизнес-процессов, независимо от того описаны они или нет. Когда говорят об описании бизнес-процесса, в первую очередь подразумевают создание его реальной модели.

Почему нужна такая модель? Потому что бизнес-процессы выполняются в разных условиях (среду нельзя назвать 100% стабильной) и разными людьми. «Вход», входящая информация, сырье – раз от раза может отличаться как по количеству, так и по качеству. Поэтому каждый раз процесс (экземпляр) протекает несколько иначе, чем было задумано.

Итак, описание бизнес-процесса — это создание модели действительности, либо текстовым образом (инструкция, регламент, стандарт), либо графическим (схема). Например, рис.1. Способов создания схем довольно много и они называются нотациями или языками.

Рис.1.

Но зачем создавать модели, коль скоро мы и так делаем то, что положено и получаем ожидаемый результат?

Об этом мы и поговорим.

Как уже было сказано, результат чаще всего бывает разный — мы получаем или не совсем то, что планировали, или совсем не то, чего ожидали — некоторый разброс, как по количеству, так и по характеристикам.

Обычно в таком случае мы пытаемся разобраться, кто виноват, что делать и в чем причина. Мы что-то меняем, объясняем и отдаем на откуп исполнителям, мотивируя их на «правильный» результат.

Но потери уже произошли (время, материалы и т.п.), издержки выросли, производительность упала.

Рис.2.

Как не допустить повторения ошибок в будущем? Решат ли проблему предлагаемые изменения?

Первое применение моделирования бизнес-процессов

Создав модель, мы можем протестировать, проверить ее на устойчивость к отклонениям, используя тот или иной метод («Что если?», HAZOP и др.) и заранее, до того как наступит нежелательное событие, улучшить наш бизнес-процесс, избежав потерь и снижения производительности.

Как написать «правильную» инструкцию для работника? Как обеспечить согласованность действий многих работников?

Второе применение моделирования бизнес-процессов

На основе нашей модели бизнес-процесса, тех действий, в которых участвует данный сотрудник, мы можем не только перечислить действия работника, но и описать когда и как он должен их совершать, а также то, как должен выглядеть результат.

Модель бизнес-процесса требует описания «входов-выходов», инструментов, трудоемкости, условий, частоты и т.п.

Третье применение моделирования бизнес-процессов.

Эта модель позволяет понять сколько людей потребуется для успешной работы при увеличении/снижении объемов работ.

Как между сотрудниками распределить обязанности, чтобы гарантированно области ответственности не пересекались (не дублировались) или чтобы какая-то работа, действие не осталось без исполнителя?

Четвертое применение моделирования бизнес-процессов

Коррекция/создание структуры, штатного расписания предприятия.

Рис.3.

Разработали новую стратегию? Изменились условия (внутренние, внешние)? Как это повлияет на работу организации? Что и как надо изменить чтобы достойно встретить вызовы?

Пятое применение моделирования бизнес-процессов

Изменение в стратегии (продуктах/услугах, клиентах), в обстоятельствах неизбежно влияет на бизнес, на его отдельные бизнес-процессы. Моделирование бизнес-процессов позволит понять, что требуется изменить перестроить в них чтобы добиваться нужного результата.

Рис.4.

Как описывать бизнес-процессы, разрабатывать регламенты/инструкции, изменять в соответствии с ними структуру предприятия, адаптировать к целям, стратегиям, управлять бизнес процессами можно узнать из других публикаций или на наших общих и/или корпоративных семинарах: «Процессный подход: Бизнес-процессы, регламентация, целостность системы БП, управление, организационная структура»

23 апреля 2018

Поделитесь с друзьями интересным материалом

Краткое руководство по поиску и описанию бизнес-процессов

Так что же такое «бизнес-процесс»?

Есть много сложных способов определить значение бизнес-процесса, но вот простой:

Бизнес-процесс — это заранее определенная последовательность шагов, многократно выполняемая в компании для получения определенного результата.

Вот несколько хороших примеров бизнес-процессов:

• Шаги по переходу от запроса коммерческого предложения, отправленного с веб-сайта компании, к подписанному контракту.
• Шаги, чтобы заставить гостя пройти от входа в ресторан до места и, наконец, до оплаты ужина.

Процессы обычно повторяются снова и снова почти одинаково. Благодаря этому вы можете описать процесс, один раз задокументировать его, а затем уточнить и улучшить.

Но что значит улучшить процесс?

Улучшенный процесс может занять меньше времени, потребовать меньше ресурсов или повысить ценность.

Помните мои примеры выше? Вот как их можно улучшить:

• Клиент получает предложение за один час вместо одного дня.
• Компания закрывает за это же время на 20% больше сделок.
• Гость сидит за 15 секунд вместо 15 минут.
• Три официанта теперь могут делать то, что раньше требовали 5 официантов.

Итак, как видите, улучшение существующих бизнес-процессов так же важно, как и их наличие.

Если у вас есть бизнес, у вас есть процессы — хотим мы этого или нет. Вы можете распознать их или проигнорировать, но здесь есть процессы, и они определяют, как работает ваш бизнес.

Что делать с бизнес-процессами?

• Распознать и описать.
• Следуй за ними.
• Уточняйте и улучшайте.

Четко определенные процессы — вот что отличает упорядоченный, эффективный бизнес от хаотичного.

Надеюсь, я убедил вас в важности четких бизнес-процессов. Итак, давайте поговорим о процессах распознавания и документирования.

Распознавание процессов

Первое, что вам нужно узнать, это как увидеть существующие бизнес-процессы.В любом бизнесе процессы есть, замечаем мы их или нет. Любая компания — от Google и Apple до технологического стартапа из одного человека — использует бизнес-процессы.

Взгляд на вашу компанию через призму бизнес-процессов — это суть процессно-ориентированного управления. Этот подход сильно отличается от традиционного, основанного на рассмотрении компании через ее организационную структуру.

Большинство успешных компаний уже используют процессы сегодня, поэтому нет никаких сомнений в том, нужны бизнес-процессы или нет.

Все процессы можно разделить на:

• Операционные процессы.
• Вспомогательные процессы.
• Управленческие процессы.

Операционные процессы

Возможно, наиболее часто используемым и самым важным типом процессов в любой компании являются операционные процессы. Это процессы, которые определяют основные виды деятельности, которые компания должна выполнять для успешного ведения своего бизнеса.

Результатами любого операционного процесса являются:

• Обеспечение ценности для клиента.
• Получение прибыли — может быть в форме денег, но также и в виде дополнительного опыта, узнаваемости бренда, новых деловых партнеров и т. Д.

Примеры операционных процессов:

• Разработка дизайна сайта.
• Оформление визитки.
• Продам дом.
• Проведение маркетинговой кампании.
• Организация свадебной церемонии.

Простой рабочий процесс цифрового агентства может выглядеть так:

Обратите внимание, что шаг (3) не называется «Внести предоплату».Всегда называйте шаги с точки зрения единой компании, даже если задача предназначена для кого-то за пределами компании: клиента, делового партнера или подрядчика.

…

Скоро выйдет часть 2 этой статьи, подпишитесь, чтобы получать обновления!

10 простых шагов, чтобы сделать это правильно

Использование хорошо написанной документации по бизнес-процессам позволяет быстро масштабироваться в будущем. В то же время, если ваши бизнес-процессы точно задокументированы, члены вашей команды будут точно знать, как предоставлять услуги внутренним и внешним клиентам.

Если вам интересно, как начать проектировать и документировать бизнес-процесс, но вы не знаете, с чего начать, мы составили контрольный список из 10 шагов.

Что такое документация бизнес-процессов?

Документация бизнес-процесса — это полное описание бизнес-процесса с использованием слов, изображений и символов для точного обозначения того, как процесс должен функционировать в идеальной среде. Документация должна включать, какие данные требуются для завершения процесса, каков рабочий процесс и любые решения, которые необходимо принять.

Чтобы бизнес-процессы были полезными и эффективными, они должны быть тщательно спроектированы, структурированы и задокументированы. Получив как можно больше подробностей о бизнес-процессе, вы сможете достичь желаемых результатов.

Хотя вы можете предположить, что документирование процесса — это всего лишь бюрократический и непродуктивный аспект, на самом деле он невероятно полезен для обеспечения успеха бизнес-процесса.

Вы можете обратиться к этому документу для улучшения процесса, поскольку он сможет предоставить вам согласованную и надежную основу для понимания необходимых улучшений, которые необходимо сделать для оптимизации общей производительности.

Шаги по созданию успешной документации бизнес-процесса

Шаг 1: Имя процесса

Чтобы начать работу, выберите имя процесса и запишите его описание вместе с основной целью.

Шаг 2: Границы процесса

Определите начальную и конечную точки бизнес-процесса. Вы должны знать, что запускает процесс и как он завершается, прежде чем вы сможете начать добавлять другие более мелкие детали.

Шаг 3: Выходные данные процесса

Вы должны выбрать выходы процесса или окончательный результат, который вы получите, когда процесс будет завершен.

Шаг 4: Входные данные процесса

Выберите данные, необходимые для выполнения процесса. Вы также должны определить, откуда поступают входные данные.

Шаг 5: Действия процесса

Перечислите все действия или шаги, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуть процесс от начала до конечной точки.

Шаг 6: Организация процесса

Возьмите все действия, перечисленные на предыдущем шаге, и упорядочите их в соответствии с потоком бизнес-процессов.На этом этапе важно определить все ключевые моменты принятия решений в вашем процессе.

Шаг 7. Обзор процесса

Проверьте последовательность действий, созданную на последнем шаге, чтобы убедиться, что она совпадает с границами процесса, созданными на втором шаге.

Шаг 8: Роли процесса

Теперь, когда весь процесс намечен, вам нужно выбрать различные роли (или членов команды), которые будут выполнять различные действия в процессе.

Шаг 9: Создайте блок-схему

Спланировав все, создайте четкую блок-схему процесса, чтобы сделать ее легко понятной для всех участников.

Шаг 10: Окончательная проверка

Последний шаг — обсудить поток процесса со всеми заинтересованными сторонами и получить необходимые разрешения для запуска процесса.

Сборка документации для бизнес-процесса поможет вам увидеть, как все это сочетается, когда процесс выполняется в организации.

Например, вот как будет документироваться процесс расчета заработной платы

• Название процесса : Расчет заработной платы
• Границы процессов : Ежемесячная оплата сотрудникам осуществляется автоматическим банковским переводом
• Выходные данные процесса : Расчет заработной платы и ежемесячные отчеты о заработной плате
• Входные данные процесса : табели учета рабочего времени сотрудников, отчеты об отпусках и реквизиты банковского счета
• Операции процесса : Проверка табелей учета рабочего времени сотрудников, проверка заявлений об отпуске, добавление реквизитов банковского счета, перевод ежемесячной заработной платы на соответствующие счета и создание отчетов о заработной плате
• Роли процесса : Сотрудник, менеджер и отдел кадров

Как Kissflow может помочь документировать ваш процесс

Kissflow — это инструмент управления бизнес-процессами, который может превращать рабочие процессы в автоматизированные задачи и может помочь вам в создании автоматизированной документации бизнес-процессов.

Вместо того, чтобы отображать бизнес-процессы в отдельном инструменте документации, вы можете документировать, проектировать, автоматизировать и управлять процессами непосредственно в Kissflow.

Начните работу с Kissflow Process сегодня и узнайте, как вы можете претворить в жизнь свои документированные процессы!

Связанные ресурсы

Моделирование бизнес-процессов | Определение, зачем, методика и преимущества

Моделирование бизнес-процессов не является радикальной концепцией — оно существует уже давно.Однако изменения, которые он может вызвать в производительности и эффективности бизнеса, являются не чем иным, как революционными.

Но что это такое и зачем оно вам?

Что такое моделирование бизнес-процессов (BPM)?

Моделирование бизнес-процессов (или) моделирование процессов — это аналитическое представление или просто иллюстрация бизнес-процессов организации. Моделирование процессов — важнейший компонент эффективного управления бизнес-процессами.

Программное обеспечение для моделирования процессов дает аналитическое представление о процессах «как есть» в организации и противопоставляет его процессам «как есть», чтобы сделать их более эффективными.

Многие инструменты моделирования бизнес-процессов выдают что-то вроде этого:

Зачем использовать моделирование бизнес-процессов?

Ваш первый шаг в моделировании — это ручка и бумага. Однако, чтобы на самом деле запустить бизнес-процесс, вам необходимо оцифровать этот процесс таким образом, чтобы механизм рабочего процесса мог его понять.

Программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов позволяет представить ваш процесс в цифровом виде, который затем может быть перенесен в текущий автоматизированный процесс.

Моделирование бизнес-процессов дает множество преимуществ:

• Дает всем четкое представление о том, как работает процесс
• Обеспечивает согласованность и контролирует процесс
• Выявляет и устраняет дублирование и неэффективность
• Устанавливает четкое начало и конец процесса

Моделирование бизнес-процессов также может помочь вам сгруппировать похожие процессы и предвидеть, как они должны работать.Основная цель инструментов моделирования бизнес-процессов — проанализировать, как обстоят дела сейчас, и смоделировать, как их следует выполнять для достижения лучших результатов.

Kissflow, наше программное обеспечение для управления бизнес-процессами, оптимизируйте ваш бизнес с помощью сверхмощных процессов.

Методы моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов может быть выражено посредством блок-схем, программ, гипертекста или сценариев. Не существует единственного способа реализовать моделирование бизнес-процессов; Фактически, вы можете выбирать из 12 техник.

Вот некоторые из наиболее распространенных методов моделирования бизнес-процессов:

Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN)

BPMN 2.0 стала чем-то вроде стандартного синтаксиса, используемого аналитиками процессов и теми, кто создает инструменты бизнес-моделирования. Это относительно простое использование линий, стрелок и геометрических фигур, которые передают ход и нюансы процесса. Консультант по процессам может взглянуть на модель BPMN 2.0 и точно знать, как она должна функционировать.

«В конце концов, когда [эти] компании начнут поставки своих продуктов и запустят свои маркетинговые машины, BPMN станет неоспоримым стандартом для моделирования и выполнения процессов.Но сейчас мы все еще находимся между новостями и реальностью ». — Брюс Сильвер, консультант по процессам и автор книги «Метод и стиль BPMN

».

Однако BPMN 2.0 все еще изучаемый язык, и хотя он относительно прост, он не сразу становится интуитивно понятным для обычного бизнес-пользователя. Это отличный инструмент для консультантов по процессам, но он не поможет тем, кто хочет создавать свои собственные приложения.

Универсальная нотация процесса

Вместо того, чтобы изучать новый язык, более интуитивно понятная система — это универсальная нотация процессов или UPN.

UPN предоставляет простой блок для каждой задачи, которую необходимо выполнить. Поле показывает, что происходит, кто назначен для этого и когда это происходит в последовательности. ИТ-специалистам чрезвычайно полезно разрабатывать и анализировать процессы, чтобы руководство соответствовало бизнес-нормам, и, что более важно, конечные бизнес-пользователи понимали процессы, как задумано. Kissflow использует UPN в своем моделере.

Блок-схема метода

Блок-схемы

объясняют сложные потоки процессов простым, но эффективным способом.Они иллюстрируют этапы процесса в их последовательном порядке, от входов к фактическому процессу и к выходам. Фактически, блок-схемы обеспечивают базовую структуру для BPMN для отображения расширенных потоков процессов.

Диаграммы Ганта

Вместо того, чтобы показывать шаги последовательно, диаграммы Ганта могут отображать весь процесс, используя «затраченное время» в качестве одной из главных осей. Он лучше показывает общее время, затраченное на выполнение проекта, чем другие варианты.

Сети Петри

Сети Петри, традиционно являющиеся методом моделирования в математике, также используются для моделирования бизнес-процессов.Сети Петри классифицируют или выделяют цветом сложные этапы рабочего процесса, пользователей и маршруты разными цветами.

Что мне нужно в программном обеспечении для моделирования процессов?

Большинство пакетов BPM включают в себя инструменты моделирования бизнес-процессов. Однако в некоторых моделлер представлен в виде отдельного приложения.

Разработчик моделей — один из наиболее важных элементов BPMS, и вам следует потратить много времени на его изучение, прежде чем покупать пакет.

Отличные инструменты бизнес-моделирования должны:

• Легкость обучения для бизнес-отделов
• Упростите взаимодействие ИТ-специалистов с другими отделами
• Быть недорогим и соответствовать отраслевым требованиям
• Имеют встроенный редактор рабочего процесса с графическим интерфейсом
• Уметь смоделировать рабочий процесс перед внедрением.

Узнайте больше о разработчиках моделей процессов.

? Узнайте, почему это программное обеспечение 6 BPM является лучшим среди конкурентов!

Заключение

Мощь моделирования процессов неоспорима для предприятий любого размера и отраслевой вертикали. Воспользуйтесь возможностями моделирования повседневных процессов в своей компании уже сегодня и подпишитесь на бесплатную пробную версию.

Тебе также может понравиться,

Управление бизнес-процессами (BPM) — определение, шаги и преимущества

Управление бизнес-процессами — огромная проблема для большинства организаций.Многие владельцы бизнеса полагают, что это огромные расходы или что они окупаются только для масштабных процессов. Однако BPM важен независимо от размера вашего бизнеса. Вот подробное руководство по управлению бизнес-процессами с помощью автоматизации.

Что такое управление бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами (BPM) — это организационная дисциплина, в которой компания делает шаг назад и рассматривает все эти процессы в целом и по отдельности. Он анализирует текущее состояние и определяет области, требующие улучшения, чтобы создать более эффективную и действенную организацию.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это то, как компания создает, редактирует и анализирует предсказуемые процессы, составляющие основу ее бизнеса.

Каждый отдел компании отвечает за преобразование некоторых исходных материалов или данных во что-то еще. Каждый отдел может обрабатывать дюжину или более основных процессов.

BPM — это как управление задачами или проектами?

Управление бизнес-процессами не является ни управлением задачами (которое фокусируется на отдельных задачах), ни управлением проектами (которое обрабатывает разовые или непредсказуемые потоки).

Управление задачами — это обработка или организация набора действий, вытекающих из проекта. Эти проекты часто бывают разовыми и неповторяемыми. Когда эти проекты хорошо организованы, как, например, строительные работы, используется программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project. Trello, Asana или Kissflow Project — хорошие инструменты для управления задачами в специальных проектах.

Управление бизнес-процессами больше ориентировано на повторяющиеся и продолжающиеся процессы, которые следуют предсказуемой схеме, или на управлении процессами.

Почему важно управление бизнес-процессами?

Если оставить неорганизованный и несистематизированный, плохие бизнес-процессы могут привести к хаосу. На индивидуальном уровне люди видят только одну часть процесса, и очень немногие могут отсканировать и увидеть все эффекты процесса, где он начинается и заканчивается, ключевые необходимые данные и где находятся потенциальные узкие места и неэффективность.

Неуправляемые хаотические процессы наносят ущерб бизнесу и приводят к одному или нескольким из следующих сценариев:

• Потерянное время
• Больше ошибок
• Повышенная вина
• Отсутствие данных
• Деморализованные сотрудники

Применяя управление бизнес-процессами, организации могут улучшить свои процессы и поддерживать все аспекты операций в оптимальном режиме.

Шаг 1 : Дизайн

Большинство процессов включают форму для сбора данных и рабочий процесс для их обработки. Создайте свою форму и определите, кому будет принадлежать каждая задача в рабочем процессе.

Шаг 2 : Модель

Изобразите процесс наглядно. Зафиксируйте такие детали, как крайние сроки и условия, чтобы дать четкое представление о последовательности событий и потоке данных в процессе.

Шаг 3 : Выполнить

Выполните процесс, сначала протестировав его вживую с небольшой группой, а затем откройте его для всех пользователей.Убедитесь, что вы ограничили доступ к конфиденциальной информации.

Шаг 4 : Монитор

Следите за процессом по мере его выполнения. Используйте правильные показатели для определения прогресса, измерения эффективности и поиска узких мест. Вот более подробная статья об этом шаге.

Шаг 5 : Оптимизировать

Во время анализа обращайте внимание на любые изменения, которые необходимо внести в вашу форму или рабочий процесс, чтобы сделать их более эффективными. Рассмотрите шаги по улучшению бизнес-процессов.

Какие существуют типы управления бизнес-процессами?

Системы

BPM можно разделить на категории в зависимости от цели, которой они служат. Вот три типа управления бизнес-процессами:

BPM, ориентированный на интеграцию

Этот тип системы управления бизнес-процессами обрабатывает процессы, которые в основном переключаются между вашими существующими системами (например, HRMS, CRM, ERP) без особого участия человека. Системы управления бизнес-процессами, ориентированные на интеграцию, имеют обширные соединители и доступ к API, что позволяет создавать процессы, которые быстро меняются.

Человекоцентричный BPM

BPM, ориентированный на человека, предназначен для тех процессов, которые в основном выполняются людьми. У них часто есть много утверждений и задач, выполняемых отдельными лицами. Эти платформы отличаются удобным пользовательским интерфейсом, простыми уведомлениями и быстрым отслеживанием.

Документо-ориентированный BPM

Эти решения для управления бизнес-процессами требуются, когда документ (например, контракт или соглашение) лежит в основе процесса. Они позволяют выполнять маршрутизацию, форматирование, проверку и получение подписи документа по мере прохождения задач в рабочем процессе.

Большинство систем управления бизнес-процессами могут включать элементы каждого из них, но каждая из них обычно имеет одну специальность.

Примеры управления бизнес-процессами

HR

Вы когда-нибудь чувствовали, что процесс адаптации в вашей организации слишком сложен и хаотичен? Ваш отдел кадров просит кандидатов заполнить бумажные формы, которые их утомляют? Это связано с тем, что в вашем отделе кадров отсутствует принцип управления бизнес-процессами (BPM).Применение управления бизнес-процессами помогает автоматизировать процессы управления персоналом от начала до конца, тем самым сокращая затраты, время и бумажные формы. Вот несколько примеров того, как управление бизнес-процессами помогает вашему HR-отделу улучшать свои процессы:

• Утверждайте табели учета рабочего времени быстрее
• Наем новых сотрудников без проблем

Продажи

В большинстве организаций отдел продаж тратит значительное количество времени на координацию с отделом дебиторской задолженности (AR) для утверждения счетов-фактур.Даже небольшая опечатка в счетах портит жизнь продавцам. Здесь на сцену выходит управление бизнес-процессами, поскольку оно автоматизирует процесс утверждения счетов, тем самым устраняя вероятность ошибок вручную и взаимных разъяснений между продавцами и командой AR. Вот несколько сценариев в отделе продаж, где управление бизнес-процессами может помочь им оптимизировать свои процессы:

Финансы

Финансовую команду каждый день засыпают бумажными формами и электронными письмами, поскольку все, что связано с деньгами, должно проходить через них.Например, если группа управления активами хочет приобрести 50 ноутбуков, они отправляют предложение, полученное от поставщика, финансовой группе для утверждения. Это всего лишь один случай. Представьте, сколько писем и бумажных форм они получают ежедневно от разных команд. Без системы им сложно управлять всем этим. Система управления бизнес-процессами (BPM) помогает им управлять всем этим. Вот пара сценариев в финансовом отделе, где управление бизнес-процессами становится спасительной возможностью:

• Одобрение заявок на командировку в один клик
• Настроить рабочие процессы для уникальных сценариев

Узнайте больше о Project vs.Процесс

Функции, которыми должен обладать каждый грамотный инструмент управления бизнес-процессами.

Теперь, когда вы знаете, зачем нужна система BPM, вот список функций, которые должна иметь хорошая система управления бизнес-процессами.

• Инструмент для визуального построения диаграмм процесса
• Конструктор форм с перетаскиванием
• Управление доступом на основе ролей
• Мобильная поддержка
• Мощные функции администратора
• Единый вход (SSO)
• Интеграция с существующими программными системами
• Отчеты и аналитика
• Производительность для больших баз пользователей
• Показатели производительности процесса

Прочтите эту статью для подробного объяснения перечисленных выше особенностей хорошей системы управления бизнес-процессами.

Каковы преимущества включения управления бизнес-процессами?

Вот некоторые из основных преимуществ использования BPM в вашем бизнесе:

• Получите контроль над хаотичными и громоздкими процессами
• Создание, отображение, анализ и улучшение бизнес-процессов
• Более эффективное выполнение повседневных операций
• Реализуйте более крупные организационные цели
• Переход к цифровой трансформации
• Улучшение и оптимизация сложных операций
• Тщательно отслеживайте отдельные элементы в процессе их выполнения

Действительно ли BPM дорогой?

Обычно да.Системы управления бизнес-процессами (BPM) могут быть довольно сложными. Установка локального решения может стоить более 250 000 долларов с учетом затрат на технологии и консультантов. Но процесс Kissflow начинается всего с 390 долларов в месяц, чтобы сделать BPM намного более доступным. Кроме того, за поддержку не взимается дополнительная плата. Выберите процесс, который вам было сложно автоматизировать, и начните работу с Kissflow сегодня.

Узнайте, почему эти 7 инструментов для автоматизации процессов лидируют среди конкурентов!

Что такое бизнес-процесс? Определение, примеры и преимущества

Бизнес-процесс — это совокупность бизнес-задач и действий, которые при выполнении людьми или системами в рамках структурированного курса дают результат, который способствует достижению бизнес-целей.В этой статье мы научим определять бизнес-процессы и рассмотрим их преимущества, примеры и связанные с ними бизнес-термины.

Процессы в бизнесе повсюду. От приема на работу новых сотрудников до собеседований при выходе, выставления счетов поставщикам и продаж. Каждый бизнес-результат — это результат повторяемых задач и действий.

Некоторые из этих процессов выполняются строго в рамках задокументированных руководящих принципов, в то время как некоторые из них выполняются с большей гибкостью. Это зависит от приоритета и важности бизнес-результата, полученного в результате процесса.

Тем не менее, бизнес не может функционировать без надлежащего выполнения своих процессов. В этой статье мы углубимся в концепцию бизнес-процесса, его примеры, преимущества, ссылки и важность в ваших бизнес-операциях.

Содержание

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс определяется как набор бизнес-задач и действий, которые при выполнении людьми или системами в рамках структурированного курса дают результат, который способствует достижению бизнес-целей.Бизнес-процесс включает как минимум один из следующих элементов, но не ограничивается ими:

• задача / мероприятие
• система
• сотрудник (а)
• рабочий процесс
• данные

Бизнес-процессы созданы для достижения целей организации. Непрерывное и многократное выполнение бизнес-процессов имеет решающее значение для успешных бизнес-операций и роста бизнеса.

Структуры бизнес-процессов могут быть простыми или сложными в зависимости от элементов, вовлеченных в процесс.В каждом бизнес-процессе компания стремится достичь определенных целей.

Некоторые ключевые атрибуты, отличающие бизнес-процессы от других бизнес-задач и действий:

• процесс повторяется
• процесс гибкий, а не жесткий
• процесс специфичен и имеет начальную и конечную точки
• процесс измерим

Чтобы лучше понять это, давайте рассмотрим пример процесса увольнения сотрудников, который состоит из следующих этапов:

• Подтверждение отставки / увольнения
• переговоры с работником на удержание
• период уведомления и процедуры окончательного расчета
• планирование незавершенных проектов и поставленных задач
• передача и передача знаний о проекте и реквизитах компании
• выездное интервью

Это наиболее распространенные виды деятельности, связанные с увольнением сотрудников в глобальном масштабе.Посредством признания и переговоров бизнес пытается урезонить и удержать сотрудника. Срок уведомления и процедуры окончательного урегулирования помогают сотруднику и компании получить ясность в отношении условий контракта, ожидающего завершения после увольнения. Планирование проекта и мероприятия по передаче помогают бизнесу убедиться, что на повседневные процессы не повлияет увольнение сотрудника. Наконец, выходное собеседование дает бизнесу возможность улучшить свою работу благодаря подробным отзывам о деятельности и политике компании.

Бизнес-процессы являются основой ваших бизнес-операций, поэтому их улучшение имеет стратегическое значение для вашего бизнеса. По данным Gartner, внедрение стратегии управления бизнес-процессами увеличивает вероятность успеха ваших проектов на 70%. Организации по всему миру вкладывают много времени и денег в управление своими бизнес-процессами и их улучшение.

Бизнес-процессы часто путают с проектами и процедурами. Процессы конечны, гибки и повторяемы, и создают ценность после их выполнения.Давайте разберемся, чем они отличаются от проектов и процедур.

Процессы и проекты

Проект ориентирован на создание чего-то нового или внесение изменений, тогда как процесс нацелен на создание ценности путем многократного выполнения задачи. Проще говоря, проекты — это действия, которые вы никогда раньше не выполняли в своем бизнесе, тогда как процессы — это действия, которые вы выполняете неоднократно.

Например, приготовление ежедневной чашки кофе — это процесс.Вам нравится добавлять одни и те же ингредиенты в одинаковом количестве и делать это каждый день. Почти нет шансов, что вкус испортится, но если это так, я знаю, как это вас беспокоит!

Но пытаться сделать популярный в Instagram рецепт кофе из Кореи — не то, чем вы занимаетесь каждый день. Вы экспериментируете с новыми ингредиентами и методами, которые превращают его в проект. Это ново, захватывающе, и вы не знаете, как все будет развиваться.

Процессы и процедуры

Процесс — это поток бизнес-операций, связанных с достижением бизнес-результата, тогда как процедура — это предписанный способ выполнения процесса или части процесса.В то время как процесс — это набор определенных действий, процедура — это набор инструкций, которые детализированы по своей природе.

Например, адаптация нового сотрудника в вашей организации — это процесс. Он направлен на представление компании новому человеку и ознакомление его с политикой компании, культурой и командами.

Тогда как бортовая документация — это процедура. В нем есть подробный набор инструкций, связанных с документами, подписями и соглашениями.

Чтобы управлять бизнес-процессами и улучшать их, вы должны лучше их понимать.Давайте рассмотрим еще несколько примеров бизнес-процессов, их преимуществ и контекста с другими бизнес-практиками.

Примеры бизнес-процессов

Процессы различаются в зависимости от типа, отрасли, местоположения и т. Д. Бизнеса, но есть несколько процессов, которые практикуются во всех этих сегментах бизнеса по всему миру. Чтобы это было легко понять, мы рассмотрим примеры таких процессов.

Процесс продаж

Продажа — это фундаментальный бизнес-процесс в различных отраслях, предложениях и других сегментах.Обычный процесс, наблюдаемый большинством предприятий, включает следующие этапы:

• делится коммерческим предложением
• отправка котировок
• переговоры
• прием заказов на товар / услугу
• обновление записей продаж
• поставка товара / услуги
• биллинг
• платеж

Это повторяющиеся шаги, рабочий процесс и структура процесса гибки в зависимости от бизнеса.

Служба поддержки клиентов

Обслуживание клиентов — еще один важный процесс, который является частью глобальных бизнес-операций.Он включает в себя следующие шаги:

• получать жалобы / проблемы клиентов через CRM
• признать озабоченность клиентов
• логин, реквизиты выдачи в CRM системе
• решить проблему
• сообщить статус клиенту

Еще несколько примеров бизнес-процессов:

• процесс набора
• процесс выставления счетов
• обработка заказов
• процесс адаптации клиентов
• бухгалтерский процесс
• процесс исследования рынка
• процесс разработки продукта

Общие термины, относящиеся к бизнес-процессам

Мы перечисляем несколько общих бизнес-терминов, которые напрямую связаны с бизнес-процессами:

Управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами определяется как дисциплина в управлении операциями, в которой люди используют различные методы для обнаружения, моделирования, анализа, измерения, улучшения, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Используйте это подробное руководство, чтобы узнать больше об управлении бизнес-процессами.

Улучшение бизнес-процессов

Business Process Improvement определяется как практика управления, используемая для повышения эффективности и результативности бизнес-процессов путем обнаружения, отображения, документирования, анализа и изменения процессов. В этой статье мы узнаем больше о том, почему вам следует инвестировать в дальнейшее улучшение своих бизнес-процессов.

Отображение бизнес-процессов

Отображение бизнес-процессов определяется как действие по созданию диаграммы рабочего процесса для получения четкого понимания процесса и того, как он пересекается с другими процессами.Это инструмент документирования бизнес-процессов, который использует наглядные пособия для документирования и передачи деталей процесса в компании. Прочтите это руководство, чтобы узнать все о картировании бизнес-процессов.

Документация бизнес-процессов

Документация бизнес-процесса — это процесс подробного описания того, как процесс должен быть выполнен. Это метод, применяемый предприятиями для того, чтобы сделать свои процессы доступными для изучения, просмотра и улучшения.В первую очередь он сосредоточен на ответе на вопрос — «как реализуется процесс?». Узнайте больше о документации бизнес-процессов в этом подробном руководстве.

Обнаружение бизнес-процессов

Обнаружение бизнес-процессов определяется как набор методов, которые создают представление о текущих бизнес-процессах организации, включая их рабочие процессы, структуры и элементы. Узнайте все, что вам нужно знать об обнаружении процессов, в этой статье.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов определяется как практика использования технологий для автоматизации сложных и избыточных бизнес-процессов и рабочих процессов.Это помогает предприятиям экономить ручные усилия, сокращать расходы, повышать эффективность и оптимизировать производительность процессов.

Передача бизнес-процессов

Передача бизнес-процессов определяется как передача информации, обязанностей или людей в вашем бизнесе от одной организации к другой. Они критически важны для бесперебойной работы ваших бизнес-операций в случае увольнения сотрудников, реструктуризации команды и т. Д. Для получения более подробной информации прочтите наше руководство по передаче бизнес-процессов.

Почему вы должны улучшать свои бизнес-процессы?

Эффективные и действенные процессы — ключ к росту и устойчивости вашего бизнеса. Опросы из отчета «Состояние BPM» показывают, что компании сделали улучшение процессов приоритетом в своих общих бизнес-стратегиях. Но почему вам следует подумать об улучшении ваших процессов?

Вот несколько причин, чтобы вы начали улучшать бизнес-процессы:

Помогает сократить расходы

Улучшение процессов позволяет выявлять ненужные траты ресурсов и находить эффективные способы достижения наилучших результатов процесса.Это позволяет вам сэкономить на расходах, которые в противном случае можно было бы использовать для других важных приоритетов. И, как показывают большинство бизнес-блогов и исследовательских статей, легче сэкономить на существующих расходах, чем привлекать новых клиентов, что является еще одной причиной для улучшения ваших процессов и, в свою очередь, для снижения затрат.

Повышает продуктивность ваших команд

Улучшение процессов помогает исключить из процесса повторяющиеся и ненужные задачи и действия. Это позволяет вам реорганизовать существующий процесс с помощью более эффективных методов.Это побуждает ваших сотрудников браться за более сложные задачи, а не выполнять избыточную канцелярскую работу, повышая тем самым производительность ваших операций.

Повышает качество обслуживания клиентов

Бизнес-процессы приводят к результатам, которые напрямую способствуют достижению бизнес-целей, одна из которых — удовлетворение потребностей клиентов. Эффективные и действенные бизнес-процессы приносят исключительные результаты, которые радуют ваших клиентов. Следовательно, улучшение бизнес-процессов улучшает качество обслуживания клиентов.

Помогает жить лучше

Усовершенствованные процессы приводят к улучшению работы, лучшим бизнес-результатам и лучшей жизни. Как только ваши процессы будут оптимизированы, вы сможете наслаждаться личной жизнью без стресса, беспокойства или чувства вины — потому что ваши процессы позаботятся о себе сами!

Возьмите под контроль свои бизнес-процессы с помощью процессологии

Бизнес-процессы — движущая сила вашей деятельности. Вам необходимо взять под контроль свои бизнес-процессы, прежде чем они начнут контролировать ваш бизнес.В Processology мы помогаем таким компаниям, как вы, распутать ваши процессы, чтобы ваша команда могла работать лучше, чтобы жить лучше, с помощью нашей простой дорожной карты из 4 шагов:

1. Оценка потребности и возможностей улучшения
2. Открытие «КАК ЕСТЬ» Процесс
3. Улучшение процессов и проектирование
4. Технологическая документация

Изучите возможность улучшения своих бизнес-процессов с помощью этой простой, но эффективной программы — свяжитесь с нами сегодня.

Вот простые шаги по определению бизнес-процессов для более быстрого масштабирования

Стандартизация процессов важна для растущего бизнеса, но мало кто точно знает, как это сделать.В большинстве случаев то, что создается, является слишком общим или подробным и обременительным и откладывается на полку, чтобы никогда больше на него не взглянуть. Хороший процесс является инструментом управления и обеспечивает тонкий баланс между полнотой и эффективностью.

Ключ к разработке хорошего процесса в любом бизнесе — это рассматривать его как инструмент для общения между людьми и командами, который постоянно обновляется и изменяется по мере роста бизнеса. Выполните следующие действия и сбалансируйте потребность в деталях с простотой использования.

1. Сосредоточьтесь на основных возможностях

Бизнес состоит из множества взаимосвязанных процессов, и вы не сможете определить их все на одном уровне. Лучше всего сосредоточить свои усилия на одной или двух дюжинах процедур, которые действительно задействуют возможности, критически важные для вашего бизнеса, и создают ваше конкурентное преимущество.

2. Начните со стандартного пути

Часто команды зацикливаются на деталях и ожиданиях. Я предлагаю вам отложить в сторону «а что, если» и сначала сосредоточиться на стандартном пути через ваш процесс.Пока не беспокойтесь обо всем, что может случиться. Просто определите, как обычно работает система.

3. Выберите начальную точку

Уточнение начальной и конечной точек — важные первые шаги. При запуске процесса соберите всех на одной странице и определите предварительные условия и другие требования. Точно так же изложение вашего определения готового поможет всем узнать, когда процесс завершен и закрыт.

4. Составьте список участников и отделов

Проведите мозговой штурм по всем задействованным ролям и отделам, а также о том, чем они занимаются.Учитывайте всех, у кого есть ввод, утверждения, проверки и уведомления. Мне нравится делать роли и отделы столбцами или полосами на диаграмме процесса и кодировать их цветом, чтобы я мог видеть поток по всей организации.

5. Определите этапы развития

Создайте несколько этапов между начальной и конечной точками. Это поможет людям узнать, где что-то происходит. Например, если я определяю процесс продаж, у меня могут быть фазы, помеченные как потенциальный, интерес, предложение, утвержденный и подписанный контракт.Это поможет людям узнать, на каком месте находится объект в процессе, а также создаст общий язык и поможет с измерением.

6. Создайте ключевые контрольные точки

На различных этапах процесса вам потребуются контрольные точки с подробными требованиями. Как минимум, вам понадобятся контрольные точки на ваших этапах, но вам также понадобятся другие для определения более мелких шагов. Каждый человек определит минимальные условия, которые должны быть выполнены для продолжения процесса.

7.Уточнение передачи и интеграции

Для каждой передачи мне нравится видеть контрольный список того, что передается, и условий, которые необходимо выполнить. Например, если я передаю лида от маркетинга к продажам, я ожидаю увидеть полный профиль с подтвержденной контактной информацией. Обе стороны должны согласиться с деталями.

Точно так же я хочу, чтобы интеграции определялись тем, что доставляется, как и кем. Вы отправляете его мне на электронную почту или вносятся в базу данных? Если вы имеете дело с физическими товарами, где они находятся и как маркируются? Это детали, которые заставляют систему работать.

8. Определите ключевые точки принятия решений и утверждения

Часто в процессах есть этапы, требующие участия конкретных людей — например, контроль качества или утверждения бюджетов или ценообразования. Хотя я предлагаю вам минимизировать бюрократию и сложность, иногда эти шаги необходимы. Отметьте их в своем процессе, указав четких владельцев, руководящие принципы и временные рамки.

9. Рассмотрите альтернативные пути

После того, как вы наметили идеальный путь, начните рассматривать альтернативные сценарии, которые могут возникнуть, и то, как вы хотите их обрабатывать.Не пытайтесь охватить каждую возможность. Как правило, я хочу, чтобы стандартный процесс охватывал от 80 до 95 процентов стандартных случаев. Исключения можно обрабатывать отдельно. Избегайте раздувания стандартного процесса слишком большим количеством ситуаций типа «что, если», которые только усложнят его реализацию.

10. Установите временные рамки и контрольные точки

После того, как вы разработали процесс с фазами и контрольными точками, вы можете прикрепить к процессу некоторые ожидаемые временные рамки и руководящие принципы.Это ключ к улучшению процесса. Определение цели, а затем измерение фактического времени и отклонений — вот где вы найдете части процесса, которые работают хорошо, а те, которые нет.

Общая цель любого процесса — упростить и согласовать ведение бизнеса. И по мере роста бизнеса его процессы будут меняться. В общем, один процесс, который необходимо разработать каждой компании, — это процесс создания и развития своих процессов.

Мнения, выраженные здесь Inc.com — их собственные обозреватели, а не сотрудники Inc.com.

Как объяснить управление бизнес-процессами (BPM) простым английским языком

Управление бизнес-процессами (BPM) — не новомодная тенденция. Первые корни того, что мы сегодня называем BPM, обычно уходят корнями в более чем столетнюю историю от теории научного менеджмента Фредерика Уинслоу Тейлора.

С тех пор, конечно, многое изменилось, включая широкое использование самого термина «управление бизнес-процессами», а также дисциплины и практики, которые этот термин представляет.Само значение термина также регулярно меняется — значения (множественное число) могут быть более точными. Попросите 10 человек дать определение BPM, и вы, скорее всего, получите 10 ответов, которые хотя бы немного — если не значительно — отличаются.

[Как автоматизация может высвободить больше времени сотрудников для инноваций? Получите бесплатную электронную книгу: Управление ИТ с помощью автоматизации. ]

BPM обычно определяется как дисциплина или практика, но это также и общий термин для описания инструментов.

Вот фундаментальный пример: BPM обычно определяется как дисциплина или практика — например, подобная DevOps — а не то, что вы покупаете или иным образом просто внедряете и завершаете.Это то, что делают люди, а не какой-то конкретный инструмент или фреймворк BPM. Но даже это не факт — BPM также используется как общий термин для обозначения таких вещей, как программное обеспечение, которое некоторые организации используют в своей работе. (Пурист может поспорить с этим и попросить выделить технологии BPM в отдельную категорию, например «BPM», для пакета управления бизнес-процессами или программного обеспечения для управления бизнес-процессами. Но мы отвлеклись…)

Почему используется управление бизнес-процессами (BPM)?

BPM помогает систематизировать, оптимизировать и постоянно улучшать операции или процессы.

Название BPM похоже на то, что мы должны уметь определить без особой помощи: оно влечет за собой управление бизнес-процессами, верно? Но это слишком упрощенно. BPM — это многоуровневая практика, связанная с кодификацией, оптимизацией и постоянным улучшением операций или процессов — особенно такого рода, который в противном случае можно было бы рассматривать как специальные решения или тип «институционального IQ», который выходит за дверь, когда люди уходят.

«Управление бизнес-процессами (BPM) — это управление бизнес-процессами, которые обычно скрыты в головах людей, [а также] руководствах, правилах, законах и рабочих таблицах.[Они] неизбежно создаются и существуют в любом бизнесе, как правило, без достаточного управления, связанного с их долгосрочным обслуживанием », — говорит Джим Тиррелл, старший архитектор решений в группе государственного сектора Red Hat. «Эти процессы иногда создаются органически, иногда через законодательство, а иногда просто создаются на месте».

Давайте начнем с некоторых определений, помимо приведенных выше Тиррелла, которые вы можете использовать. Они могут быть полезны при размышлениях о роли BPM в вашей организации или при объяснении этого другим.Затем мы углубимся в взаимосвязь между BPM и ИТ и рассмотрим несколько примеров BPM.

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

«Управление бизнес-процессами — это функциональная дисциплина для владельцев бизнес-процессов и операционных групп, позволяющая обнаруживать, документировать, анализировать, проверять и оптимизировать существующие процессы и внедрять новые для повышения операционной производительности, улучшенного управления рисками и оптимизированного управления всем процессом. ” –Маркус Торрес, вице-президент по управлению продуктами, платформа в ServiceNow

«Управление бизнес-процессами определяет конкретные организационные задачи, уточняет, как эти задачи выполняются, и устанавливает систему, которая может анализировать и контролировать, насколько эффективны рабочие процессы.BPM не характеризуется отдельной задачей или операцией. Это целостная программа, требующая постоянной перестройки бесчисленных процессов для точной настройки ». –Тони Хиггинс, технический директор Blueprint

«BPM — это методология, которая следует за определенными шагами для анализа, измерения, оптимизации и улучшения бизнес-процессов. Он используется для оптимизации работы компании ». — Акрам Ассаф, технический директор Bayt

«BPM состоит из различных методов обнаружения, моделирования, анализа, измерения, улучшения и оптимизации бизнес-процессов.Он координирует людей, системы и данные, чтобы гарантировать, что бизнес-результаты поддерживают бизнес-стратегию. BPM — это постоянная [попытка] улучшить бизнес-процессы ». –Эрик МакГи, старший сетевой инженер TRG Datacenters

Как BPM и ИТ сочетаются друг с другом

В век облачных технологий и искусственного интеллекта автоматизация и данные играют все более важную роль в BPM.

BPM само по себе не обязательно рассматривалось как ИТ-функция, даже если ИТ-отделы могли попросить закупить, внедрить или поддержать традиционные инструменты BPM.Это потому, что он выходит за рамки отделов.

Тем не менее, похоже, существует растущая взаимосвязь между успехом BPM и ИТ-стратегией. Это потому, что автоматизация и данные играют все более важную роль в BPM. И угадайте, что: современные ИТ выходят за рамки отделов.

«Программное обеспечение BPM существует уже несколько десятилетий, — говорит Торрес из ServiceNow. «Однако достижения в области облачных вычислений, искусственного интеллекта / машинного обучения, интеллектуального анализа процессов, обнаружения и интеграции привели к тому, что эта практика перешла от оптимизации к автоматизации.”

BPM + автоматизация: как они работают вместе?

В то время как BPM всегда стремилась к повышению эффективности, на ранних этапах никто не мог представить — по крайней мере, в большом количестве — возможности, которые большие данные и техническая автоматизация могут привнести в практику.

«Проблема для многих предприятий и организаций, особенно острая [одна] для правительства, — это согласованность, которой может не хватать без некоторой компьютерной или технической автоматизации в отношении использования, хранения и отчетности по этим процессам», — говорит Red Hat. — говорит Тиррелл.«Автоматизация их с помощью технологий также дает вам возможность измерять различные действия, а затем давать рекомендации по их улучшению».

Таким образом, хотя некоторые могут рассматривать BPM как унаследованную дисциплину, сродни громадному монолиту корпоративного приложения, работающего в нестабильной инфраструктуре, на самом деле, возможно, он вступает в новое возрождение. Более того, стратегические ИТ-команды делают это возможным благодаря своему опыту и навыкам в области автоматизации, архитектуры, данных и многого другого. BPM больше не является прерогативой бизнес-консультантов и аналитиков.

То, как люди описывают BPM, в наши дни даже начинает иметь много общего со списками приоритетов многих ИТ-руководителей. В разделе определений мы немного задержались на вас: рассмотрим еще одно от Анурага Шаха, руководителя отдела разработки решений для Северной Америки в Newgen:

«Управление бизнес-процессами (BPM) — это подход, который использует автоматизацию процессов для преодоления разрозненных операционных структур и трансформации клиентского опыта. BPM использует новейшие технологии, в том числе роботизированную автоматизацию процессов, искусственный интеллект и машинное обучение, для выявления пробелов в процессах, подключения внешних и внутренних операций и разработки гибких бизнес-приложений.”

[Ссылки по теме: Как объяснить роботизированную автоматизацию процессов (RPA) на простом английском языке и Как объяснить Kubernetes на простом английском языке.]

BPM + цифровая трансформация: как они связаны?

Вот расширение Хиггинса из более раннего определения Blueprint:

«BPM — это методичный пошаговый план для достижения конкретных бизнес-целей. Внедряя более четкое планирование и техническую автоматизацию в существующие бизнес-процессы, цель BPM — повысить операционную эффективность.Обещание успешной стратегии BPM — это способность быстрее предоставлять услуги и продукты ».

Это очень похоже на то, как ИТ-директора и другие руководители ИТ и бизнеса говорят о цифровой трансформации. Фактически, есть аргумент, что цифровая трансформация — это крупный потомок традиционного BPM.

Президент Laserfiche Карл Чан, по сути, приводит этот аргумент: «BPM — это целостный стратегический подход к цифровой трансформации, который концентрируется на изменении существующих бизнес-процессов организации для повышения эффективности, производительности и прозрачности.Это постоянная работа — процессы следует оценивать по мере того, как организации лучше понимают процессы, меняются потребности бизнеса и развиваются технологии ».

Другими словами, современный BPM зависит от лидерства и навыков ИТ. Без этого компании будут отставать от своих конкурентов и коллег, вполне возможно, потому, что они не инвестировали должным образом в технологии автоматизации и другие технические области.

Примеры

BPM: помощь в обеспечении соответствия

Есть еще один аспект взаимоотношений между ИТ и BPM: ИТ также могут извлечь выгоду из внутренней дисциплины, часто для общего блага всей организации.

МакГи из TRG говорит, что BPM может играть жизненно важную роль в обеспечении безопасности, защищенности и соблюдения нормативных требований, например, в компании. При соблюдении требований, например, BPM может помочь обеспечить прозрачность и широкое распространение стандартов, а не запертые в пыльном шкафу для хранения документов.

«BPM [может помочь] убедиться, что все процессы соответствуют внутренним и внешним стандартам безопасности, соответствия и безопасности, снижая ответственность и проблемы безопасности», — говорит МакГи.

Как BPM может помочь в управлении облаком

Тиррелл из Red Hat завершает свое выступление еще одной важной проблемой, в которой может помочь BPM: затратами на облако и другими проблемами управления облаком.Хотя Тиррелл отмечает, что вам нужно следить за тем, чтобы ваши рабочие процессы не становились слишком обременительными (тем самым снижая скорость, гибкость и другие причины, по которым вы в первую очередь перешли на облако), BPM может дать толчок управлению ИТ в эпоху облачных вычислений.

«BPM играет критически важную роль в обеспечении правильного управления и аудита для создания развернутых ИТ-активов», — говорит Тиррелл.

«Управление количеством экземпляров зомби, особенно по мере того, как организации переходят в облако, критически важно для управления затратами, присущими модели оплаты за выпивку, используемой гипермасштабирующими устройствами.Знание того, что вы развертываете, также позволяет вам планировать и планировать то, что будет необходимо в будущем, на основе прошлых шаблонов использования ».

[Узнайте, что можно и чего нельзя делать при миграции в облако: получите бесплатную электронную книгу «Стратегия гибридного облака для чайников». ]

.