Как оформить протокол совещания образец: Пример протокола оперативного совещания (модернизированная форма с поручениями в виде таблицы)

Содержание

Составление и оформление протокола совещания \ КонсультантПлюс

Составление и оформление протокола совещания

3.48. Решения, которые принимаются на совещаниях, проводимых президентом (вице-президентом), а также руководителями подразделений общества, оформляются протоколами на бланках установленной формы.

Пример составления и оформления протокола совещания у президента приведен в приложении N 9.

Материалы к совещаниям, проводимым президентом (вице-президентом), подготавливает ответственный исполнитель с участием причастных подразделений.

3.49. Проект протокола совещания (в случае оперативного рассмотрения вопросов — предложения для включения в проект протокола), проводимого президентом (вице-президентом), завизированный исполнителем документа и ответственным исполнителем, направляется вместе с другими материалами к совещанию в Департамент управления делами (в соответствующий секретариат) не позднее чем за 2 дня до даты совещания.

3.50. Проект протокола совещания, проведенного президентом, составляется и оформляется исполнителем документа совместно с помощником президента, а проведенного вице-президентом — исполнителем документа совместно с советником вице-президента.

Протокол должен быть оформлен не позднее 3 дней с даты проведения совещания.

3.51. Проект протокола совещания, проведенного президентом (вице-президентом), подготавливается с учетом состоявшегося на совещании обсуждения рассматриваемых вопросов и решений, принятых президентом (вице-президентом), и согласовывается в установленном порядке, как правило, с должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к вопросам, рассмотренным на совещании.

Согласованный проект протокола до представления на подпись визируется исполнителем документа, ответственным исполнителем и помощником президента (советником вице-президента).

3.52. Отметки о согласовании и визы ставятся на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Отметка об исполнителе документа располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа проекта протокола и печатается шрифтом размером 10 пт.

3.53. В протоколе сначала указываются должностные лица, присутствовавшие на совещании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже через межстрочный интервал 12 — 24 пт печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей — их фамилии и инициалы через межстрочный интервал 12 пт. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, при этом фамилии печатаются в алфавитном порядке независимо от должности.

Если количество участников совещания превышает 15 человек, список присутствующих на совещании может быть оформлен в виде приложения.

Дата, оформляемая словесно-цифровым способом, и номер протокола печатаются справа.

Если совещание проводилось не в г. Москве, после реквизита «Вид совещания» через межстрочный интервал 24 пт указывается по центру листа место проведения совещания (например, г. Новосибирск).

3.54. Протокол включает в себя вопросы, рассмотренные на совещании, и принятые по ним решения и печатается шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой. Название вопроса печатается центрованным способом, начинается, как правило, с предлога «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем».

Под названием вопроса проводится сплошная черта, под чертой в скобках через межстрочный интервал 12 пт печатаются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании по этому вопросу.

3.55. Решения, принятые по каждому рассмотренному на совещании вопросу, излагаются в протоколе в виде отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, и адресуются соответствующим должностным лицам общества (вице-президентам, руководителям подразделений общества).

3.56. Пункты подразделяются при необходимости на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, либо на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатаются с красной строки со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой.

3.57. Задания, показатели работы, графики, образцы документов и бланков помещаются, как правило, в приложениях к протоколу, которые являются его неотъемлемой частью и должны иметь названия. В тексте протокола делаются ссылки на эти приложения, которые нумеруются в порядке упоминания их в протоколе.

Если к протоколу прилагаются справочно-аналитические и информационные материалы, докладные записки и др., то в протоколе делается об этом соответствующая запись.

3.58. Принятые на совещании решения, требующие срочного исполнения, должны быть незамедлительно, до оформления и рассылки протокола, доведены до соответствующих должностных лиц — исполнителей, которые не принимали участия в совещании, для организации выполнения принятых решений в установленные сроки. В этом случае решения доводятся до этих должностных лиц подразделением общества, которое подготавливает проект протокола совещания.

3.59. Подписанный президентом протокол совещания отдел документационного обеспечения направляет адресатам по ЕАСД, а при необходимости рассылки его на бумажном носителе — изготавливает и рассылает адресатам его копии.

3.60. Подписанный вице-президентом протокол совещания его секретариат направляет адресатам по ЕАСД, а при необходимости рассылки его на бумажном носителе — изготавливает и рассылает адресатам копии исполнитель документа.

3.61. Если на совещании, проведенном президентом (вице-президентом), рассматривалось несколько вопросов, то адресатам могут быть посланы соответствующие выписки из протокола.

3.62. Протокол совещания, проведенного руководителем подразделения общества, составляется и оформляется аналогично протоколу совещания у президента (вице-президента).

3.63. В отдельных случаях подписанные должностным лицом и зарегистрированные в установленном порядке протоколы (протоколы совещаний, заседаний технических, научно-технических, экспертных советов, комиссий, протоколы испытаний и др.) утверждаются вышестоящим должностным лицом, если для реализации принятых решений недостаточно полномочий должностного лица, подписавшего протокол. В этих случаях в правом верхнем углу первого листа протокола ставится гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего протокол, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты утверждения.

3.64. Подготовка и оформление протоколов заседаний совета директоров, правления и ревизионной комиссии общества осуществляется в соответствии с положениями об этих органах и их регламентами.

3.65. Протоколами оформляются решения, принимаемые на совместных заседаниях правления, комиссий, советов общества и соответствующих органов других организаций, на рабочих встречах руководителей общества с руководителями субъектов Российской Федерации, организаций, акционерных обществ и др. Протоколы таких совместных заседаний и рабочих встреч оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.

Рязанский Государственный Медицинский университет имени академика И.П.Павлова

Рязанский Государственный Медицинский университет имени академика И.П.Павлова — официальный сайт

Дополнительное профессиональное образование (4912) 97-18-37

Университет в рейтингах

Учебная операционная WetLab

Новости науки в РязГМУ

16. 03.2023

ДЕНЬ ОТКРЫТЫХ ДВЕРЕЙ для АБИТУРИЕНТОВ

9 апреля в 12.00 в очном формате стартует День открытых дверей, где абитуриенты смогут задать все интересующие вопросы руководству вуза и сразу получить ответ. На сайте университета будет проводиться прямая трансляция официальной части мероприятия.

31.03.2023 РязГМУ в ТОП-100 Национального агрегированного рейтинга на 2023 год Эксперты провели оценку 686 вузов, распределив участников по 10 лигам. 31.03.2023 ОЛИМПИАДЫ ПО ХИРУРГИЧЕСКОЙ СТОМАТОЛОГИИ 29 марта прошла олимпиада по дисциплине «Хирургическая стоматология» среди студентов 3-5 курсов стоматологического факультета на базе кафедры хирургической стоматологии и челюстно-лицевой хирургии с курсом ЛОР-болезней.

31.03.2023 Команда РязГМУ призёр олимпиады по ортопедической стоматологии 28 марта 2023 года команда нашего вуза в составе студентов 4-5 курсов стоматологического факультета: Дедовой В.А., Кожевниковой М.С., Куренкова В.А. и Салтыкова Д.Д. приняла участие во Межвузовской олимпиаде с международным участием «Учебно-научная студенческая олимпиада по ортопедической стоматологии» на базе ФГБОУ ВО ВГМУ им. Н.Н. Бурденко Минздрава России, где студенты завоевали следующие награды: 30.03.2023 Презентация проекта «ПолитСтарт» В РязГМУ состоялась презентация проектов «Единой России» «ПолитСтарт» и «Предварительное голосование».

В начале встречи успеха в новом полезном начинании студентам пожелал ректор РягГМУ Калинин Роман Евгеньевич. 30.03.2023 Видеопаспорт доступности среды РязГМУ Рязанский государственный медицинский университет актуализировал видеопаспорт доступности для лиц с инвалидностью и ограниченными возможностями здоровья. Информирование заинтересованных лиц об условиях образовательной организации является не только обязательным требованием, но проявлением уважительного отношения ко всем посетителям. 30.03.2023 Встреча с будущим работодателем В рамках проведения профориентационной работы Центр содействия трудоустройству выпускников организовал встречу главного врача ГБУ РО «Сасовский ММЦ» Колчевой Юлии Геннадьевны с обучающимися по целевому направлению от этого медучреждения.

30.03.2023 УЧАСТНИКАМ ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОГО ЭТАПА ОТКРЫТОЙ ОЛИМПИАДЫ ШКОЛЬНИКОВ ПО ХИМИИ Уважаемые участники, вы можете ознакомиться с предварительным списком, ранжированным по сумме набранных баллов. Также на официальном сайте олимпиады и на сайте университета размещены задания и ответы олимпиады. 29.03.2023 Быстрее. Выше. Сильнее Сегодня в РязГМУ начались соревнования II этапа I Спартакиады студентов медицинских и фармацевтических вузов России «Физическая культура и спорт – вторая профессия врача» по ЦФО 2022-2023 учебного года. 29.

03.2023 «Химия для любознательных» — это возможность окунуться в мир опытов В начале марта стартовал уникальный курс для старшеклассников, увлекающихся химией. И хотя уже проведено три занятия, для тех кто хочет всегда можно присоединиться.

Новости

14.02.2023

РАССКАЗЫВАЕМ, КОМУ УЖЕ ДОСТУПНА ОНЛАЙН ОПЛАТА ОБУЧЕНИЯ В РЯЗГМУ

Оплатить обучение, не выходя из дома, теперь могут все слушатели ФДПО РязГМУ. Провести оплату онлайн и без комиссии можно с помощью нового сервиса pay.rzgmu.ru

23.09.2022 Новости ФДПО РязГМУ 28.02.2023 ПЛАВАНИЕ В МЕДИЦИНСКОМ СМЫСЛЕ ПОЛЕЗНО АБСОЛЮТНО ВСЕМ Почему — рассказывает Валерий Григорьевич Демихов, доктор медицинских наук, профессор, директор Научно-клинического центра гематологии, онкологии и иммунологии ФГБОУ ВО РязГМУ Минздрава России 22.

02.2023 ВЫЕЗД В ГУЗ «НОВОМОСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА» 16 февраля состоялся выезд в ГУЗ «Новомосковская городская клиническая больница». По поручению министерства здравоохранения Тульской области были подготовлены тесты для оценки знаний врачей акушеров-гинекологов. Заведующий кафедрой акушерства и гинекологии РязГМУ Коваленко М.С. и декан ФДПО РязГМУ Максимцева Е.А. протестировали 21 специалиста ГУЗ «НГКБ» и провели клинический обход отделений филиала №2 ГУЗ «НГКБ» совместно с заместителем главного врача по акушерству и гинекологии Бреус Е.В. и персоналом отделений. 22.02.2023 ЗАВЕРШИЛОСЬ ОБУЧЕНИЕ ПО ПРОГРАММЕ «СЕСТРИНСКОЕ ДЕЛО В ПЕДИАТРИИ» 16 февраля закончилось обучение по программе повышения квалификации «Сестринское дело в педиатрии» объемом 144 часа.

В течение обучения медицинские сестры Рязанской области улучшали знания и совершенствовали навыки сестринского ухода за здоровым и больным ребенком с инфекционной и соматической патологией, профилактики соматической и инфекционной патологии в детском возрасте в соответствии с нормативно-правовой базой, профессиональным стандартом и клиническими рекомендациями. 16.02.2023 WetLab 14.02.2023 БАЗОВЫЙ КУРС ПО ПЕРВОЙ ПОМОЩИ ПРИ НЕОТЛОЖНЫХ СОСТОЯНИЯ 14.02.2023 КУРС «МЕТОДЫ НЕТЕСТОВОЙ ПСИХОДИАГНОСТИКИ ЛИЧНОСТИ» 27.

09.2022 Русский язык как иностранный (курс речевой практики) 23.09.2022 Русский язык как неродной

ФДПО

31.03.2023

ВСЕРОССИЙСКАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ С МЕЖДУНАРОДНЫМ УЧАСТИЕМ «ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ИССЛЕДОВАНИЯ ВНЕШНОСТИ И ОБРАЗА ТЕЛА» пройдёт в РязГМУ

Конференция состоится 18-19 мая 2023 года в дистанционном формате.

30.03.2023 МАСТЕР-КЛАСС «ОПТИМИЗИРУЙТЕ СВОИ КОРОНАРНЫЕ ИНТЕРВЕНЦИИ» 30.

03.2023 ПРИГЛАШАЕМ К УЧАСТИЮ В ОЛИМПИАДЕ ПО СКОРОЙ МЕДИЦИНСКОЙ ПОМОЩИ Приглашаем студентов 3-6-го курсов лечебного факультета принять участие в предметной олимпиаде по скорой медицинской помощи. 22.03.2023 ОЛИМПИАДА ПО ХИРУРГИЧЕСКОЙ СТОМАТОЛОГИИ Кафедра хирургической стоматологии и челюстно-лицевой хирургии с курсом ЛОР-болезней приглашает студентов 3-5 курсов стоматологического факультета к участию в олимпиаде по хирургической стоматологии. 15.03.2023 ПРИГЛАШАЕМ К УЧАСТИЮ В ОЛИМПИАДЕ ПО ЭНДОКРИНОЛОГИИ Кафедра факультетской терапии имени профессора В.

Я. Гармаша приглашает студентов 6-го курса лечебного факультета принять участие в предметной олимпиаде по эндокринологии. 09.03.2023 Первая помощь: актуальные вопросы Приглашаем Вас принять участие в межрегиональной научно-практической конференции «Первая помощь: актуальные вопросы», которая состоится в РязГМУ Минздрава России 14 марта 2023 года в 12.00 час. ( по Московскому времени) в дистанционном формате с использованием платформы Pruffme.com. 28.02.2023 ПРИГЛАШАЕМ К УЧАСТИЮ В IV ВСЕРОССИЙСКОЙ КОНФЕРЕНЦИИ «ЕСТЕСТВЕННОНАУЧНЫЕ ОСНОВЫ МЕДИКО-БИОЛОГИЧЕСКИХ ЗНАНИЙ» Кафедра математики, физики и медицинской информатики приглашает принять участие в IV ВСЕРОССИЙСКОЙ КОНФЕРЕНЦИИ СТУДЕНТОВ И МОЛОДЫХ УЧЕНЫХ С МЕЖДУНАРОДНЫМ УЧАСТИЕМ «ЕСТЕСТВЕННОНАУЧНЫЕ ОСНОВЫ МЕДИКО-БИОЛОГИЧЕСКИХ ЗНАНИЙ», посвященная 80-тилетию РязГМУ 27.

02.2023 ПРИГЛАШАЕМ СТУДЕНТОВ ПРИНЯТЬ УЧАСТИЕ В ОЛИМПИАДЕ ПО АНГЛИЙСКОМУ ЯЗЫКУ Кафедра иностранных языков с курсом русского языка объявляет о проведении предметной внутривузовской Олимпиады по английскому языку среди студентов 1-2 курсов стоматологического факультета РязГМУ, приуроченной к Международному дню стоматолога. 21.02.2023 Актуальные вопросы совершенствования медицинской помощи. Мещерские встречи 1-2 марта в очном формате состоится X Юбилейная междисциплинарная научно-практическая конференция «Актуальные вопросы совершенствования медицинской помощи. Мещерские встречи» посвященная посвященная 80-летию Рязанского государственного медицинского университета им. академика И.П. Павлова. 20.

02.2023 Международной научно-практической конференции «Фундаментальные и прикладные аспекты микробиологии в науке и образовании» Кафедра микробиологии ФГБОУ ВО РязГМУ Минздрава России приглашает принять участие специалистов медицинского, биологического, ветеринарного, сельскохозяйственного профиля в очередной международной научно-практической конференции «Фундаментальные и прикладные аспекты микробиологии в науке и образовании». объявление

Анонсы

5 простых шагов

Что представляют собой письменные протоколы собраний?

Во время ежегодного собрания корпорации требуется, чтобы кто-то из присутствующих, обычно секретарь Совета, делал заметки и записывал, какие события происходили на собрании. Эти заметки называются протокол заседаний , и они являются неотъемлемой частью корпоративного управления.

Корпус С и S корпус должны следовать определенным законам о бизнесе, чтобы сохранить свой корпоративный статус. Проведение ежегодных собраний и запись протоколов собраний (иногда сокращенно «MoM») — это два требования, которые должны выполняться в большинстве штатов.

Даже если в вашем штате не требуется запись протоколов собраний, компаниям все равно рекомендуется вести протоколы. Протоколы совещаний полезны для компании, поскольку в них подробно описаны:

Кто присутствовал на встрече
Все вопросы, которые обсуждались
Решения, принятые посредством предложений или голосований
Планы дальнейших шагов по этим решениям

Это может обеспечить вашей компании юридическую защиту, поскольку это запись всех действий, предпринятых участниками. В некоторых случаях IRS будет запрашивать протоколы во время аудита. Кроме того, если член правления пропустил собрание, он может обратиться к протоколу, чтобы узнать, что произошло.

Протоколы заседаний должны храниться не менее семи лет и должны быть доступны всем членам правления по запросу. Эти записи полезны совету, когда он принимает решения о том, как продвигаться вперед с решениями или новыми проектами.

кликните сюда чтобы узнать больше о протоколах собраний и их целях.

Как написать протокол встречи

Протоколы собраний можно составлять различными способами, и существует несколько форматов, которые можно использовать при подготовке протоколов собраний. Важно, чтобы структура была профессиональной, и была включена вся ключевая информация со встречи.

Выполните следующие действия, чтобы узнать, как правильно и профессионально вести протокол собрания во время корпоративного собрания.

Шаг 1: Планируйте заранее

Если вам поручили записывать протокол во время корпоративного собрания, планирование и составление плана — хороший первый шаг. Перед собранием встретьтесь с председателем, чтобы обсудить повестку дня собрания. Используя повестку дня, вы можете подготовить план с уже отмеченным пунктом повестки дня. По мере обсуждения каждой темы во время встречи вы сможете делать организованные и точные заметки.

Шаг 2: Делайте заметки во время встречи

Во время встречи вы будете делать заметки и записывать все важные действия и решения. Ваши заметки должны быть как можно более подробными, чтобы вы ничего не упустили при составлении официального протокола собрания.

Примечания, которые вы должны принять, включают:

Обсуждены пункты повестки дня
Решения, принятые на собрании
Любые предпринятые действия
Планируемые действия
Будущие шаги, которые обсуждаются
Кто сделал движения
Итоги голосования по каждому предложению
Как каждый член проголосовал за предложение
Ходатайства, которые могли быть отклонены
Обсуждается информация о новом бизнесе
Дата и время следующей встречи

Если вы делаете заметки и в любой момент что-то упускаете, не стесняйтесь попросить разъяснений или попросить кого-нибудь повторить то, что они сказали. Некоторые люди, которые делают заметки для протокола встречи, идут еще дальше и записывают встречу, чтобы ссылаться на запись при составлении официального документа.

Познакомьтесь с юристами на нашей платформе

Брюс Б.

24 проекта на СС

Просмотр профиля

Дэн «Драган» И.

3 проекта на СС

Просмотр профиля

Мэтью С.

10 проектов на СС

Просмотр профиля

Эмбер М.

1 проект на CC

Просмотр профиля

Шаг 3: Составление официального протокола собрания

После встречи, используя ваши подробные записи, вы можете написать окончательный вариант протокола встречи. Вы захотите написать протокол встречи как можно скорее, пока она еще свежа в вашей памяти.

Обычно вы будете следовать профессиональному шаблону или формату, выбранному вашей корпорацией для протокола собрания.

Шаг 4: Представление и утверждение протокола собрания

После составления протокола собрания вы должны указать свое имя в качестве лица, представившего протокол, и утвердить его. В большинстве корпораций председатель обычно просматривает и утверждает протокол собрания для распространения.

Шаг 5: Распространение протокола собрания

Распределение протоколов собраний может происходить несколькими способами. Многие корпорации перешли на использование облачной платформы, к которой все члены правления могут получить доступ для получения протоколов совещаний.

Дополнительные ресурсы о том, как составлять протокол собрания, см. проверить эту статью .

Что входит в протокол собрания?

Вы обнаружите, что протоколы собраний могут быть написаны в разных форматах, но обычно они включают одинаковую ключевую информацию.

Протокол собрания должен содержать следующую информацию:

Дата и время встречи
Какие члены правления присутствовали на заседании, а кто не присутствовал
Принятие и/или исправления к протоколу предыдущего собрания
Каждый пункт повестки дня, который обсуждался с принятыми решениями или следующими шагами, которые необходимо предпринять

Как лицо, ответственное за ведение протокола собрания, вы познакомитесь с ключевыми терминами, часто используемыми на собрании. Вы должны понимать эти термины, так как вам, вероятно, придется использовать их в официальном протоколе собрания.

Ключевые термины, часто используемые на корпоративных встречах, включают:

Повестка дня: План встречи, обычно изложенный в виде списка вопросов для обсуждения.
Поправка: Модификация движения, которая не заменяет движение, а дополняет его
Извинения: Уведомление об отсутствии участника
Возникновение бизнеса: Записанные обсуждения в протоколе предыдущей встречи
Председатель: Иногда его просто называют «председателем» — это человек, который ведет собрание совета директоров.
Консенсус: Принятие решения без проведения голосования
Конституция: Уставный документ корпорации
Общий бизнес: Основные задачи, которые будут обсуждаться
Минуты: Письменный протокол встречи
Движение: Предлагаемое действие, вынесенное на собрание для обсуждения и голосования по
Перевозчик: Член, который предлагает движение
Другой бизнес: Это возможность для членов поднять дополнительные вопросы, не включенные в повестку дня.
Пункт заказа: Жалоба на оратора во время собрания
Процедурное движение: Внесено предложение об изменении времени проведения мероприятий на собрании
Кворум: Минимальное количество участников, необходимое для участия в собрании
Постоянные заказы: Правила, определяющие порядок проведения собрания

Каков профессиональный формат протоколов совещаний?

Многие корпорации используют стандартный шаблон протокола собрания для форматирования своих протоколов. Шаблоны могут быть разными, но важно, чтобы они были профессиональными, включали всю необходимую информацию и были организованы.

Большинство совещаний придерживаются следующего профессионального формата:

Открытие: Включает название собрания, место, время и дату собрания.
Присутствующие участники: В списке присутствующих членов должны быть указаны полные имена и должность этого лица в компании.
Отсутствующие участники: Должен также включать полные имена и титул
Утверждение повестки дня: Этот раздел подтверждает, что повестка дня была утверждена и распространена среди членов
Утверждение предыдущих протоколов: Одним из первых дел является утверждение протокола предыдущего собрания.
Дело с предыдущей встречи: После того, как протокол последней встречи будет утвержден, будет краткое изложение дел, которые обсуждались на последней встрече.
Новое дело: Раздел «Новый бизнес» будет самым объемным и подробным. В нем должен быть указан каждый пункт повестки дня с кратким изложением того, что обсуждалось. Вы должны включить описание действия, какое решение было принято и почему, а также основные аргументы за или против ходатайства.
Дополнения к повестке дня: Если кто-либо из членов поднимает новые вопросы, это необходимо включить в протокол собрания.
Повестка дня следующей встречи: Перечислите темы, которые будут обсуждаться на следующей встрече
Отсрочка: Завершите документ протокола собрания, указав время окончания собрания, а также дату и время следующего собрания.

Кто обычно пишет протоколы совещаний?

В большинстве корпораций секретарю совета директоров обычно поручают делать заметки и составлять официальный протокол собрания. Однако эту работу может выполнить любой из членов правления. Человека, который ведет протокол собрания, иногда называют писцом, регистратором или блокнотом.

Получите помощь в написании протокола встречи

У вас есть вопросы о составлении протоколов совещаний и вы хотите поговорить с экспертом? Опубликовать проект TodayonContractsCounseland получает предложения от корпоративных юристов, специализирующихся на написании протоколов собраний и корпоративном управлении.

Как составить протокол собрания (бесплатный шаблон включен)

Совещания являются неотъемлемой частью любого бизнеса или организации. Они предоставляют членам команды форум для обсуждения важных вопросов, принятия решений, отслеживания прогресса и распределения обязанностей. Но при таком большом количестве участников и стольких обсуждаемых темах легко упустить из виду то, что было сказано и согласовано. Вот тут-то и появляются протоколы собраний.

Не знаете, как вести протокол собрания? Не волнуйся. На самом деле все намного проще, чем кажется.

Эта статья научит вас всему, что вам нужно знать, чтобы правильно вести протокол. И если вы останетесь до конца, есть бесплатный шаблон протокола встречи, который поможет вам начать работу.

Содержание

📝

Что такое протокол совещания?

Протокол собрания — это письменный отчет обо всем, что происходит во время собрания. Они служат официальной документацией того, кто присутствовал на собрании, что обсуждалось, какие решения были приняты и что команда будет делать дальше.

🏭 Этимология: термин «минуты», возможно, происходит от латинской фразы minuta scriptura (буквально «мелкое письмо»), означающей «грубые записи».

Протокол собрания служит для информирования тех, кто не присутствовал на собрании, о его ходе. Они также предоставляют краткую справочную информацию для отслеживания принятых решений, чтобы их можно было пересматривать и использовать для принятия будущих решений.

Почему важны протоколы совещаний?

Протоколы совещаний важны для обеспечения прозрачности и подотчетности в организации. Они обеспечивают четкое и краткое изложение обсуждаемых тем и решений, принятых во время встречи, обеспечивая осведомленность всех участников.

Протокол встречи также может использоваться в качестве дополнительного инструмента. Задокументировав все назначенные действия, а также ответственную сторону и срок выполнения, протокол собрания может помочь обеспечить эффективное выполнение задач на высоком уровне.

Сделав протоколы совещаний одним из основных элементов культуры совещаний, организации могут повысить свою общую эффективность и производительность.

Кто отвечает за ведение протокола собрания?

Обычно фасилитатор собрания или назначенный протоколист несут ответственность за ведение протокола собрания. Этот человек отвечает за точную запись событий встречи и распространение заметок для просмотра и подтверждения среди участников.

Этот процесс проверки позволяет выявить и исправить любые ошибки или неточности до того, как протокол будет завершен и использован в качестве официального протокола.

В некоторых организациях, таких как государственные учреждения и профсоюзы, есть назначенный секретарь, ответственный за ведение протокола собрания. Вы также можете чередовать роль ведущего записи между участниками собрания, чтобы обеспечить равное участие.

Важно, чтобы ответственность была возложена на надежного и дотошного человека. Будь то назначенный протоколист или один из участников собрания, наличие четкой и точной записи собрания имеет решающее значение для обеспечения прозрачности и подотчетности.

✏️

Как составить протокол встречи

Начните с основ

Ведите протокол встречи кратко и по делу. Включение слишком большого количества информации может затруднить чтение и понимание протокола. Как минимум в ваших заметках должно быть:

🗓️ Дата и время встречи
👥 Имена участников (включая отсутствовавших)
📑 Обсуждаемые пункты повестки дня или темы
✅ Действия или принятые решения (с указанием сроков)
💬 Вопросы для обсуждения или резюме каждого пункта повестки дня
🗳️ Любые итоги голосования или достигнутые соглашения

Следите за ключевыми темами для обсуждения

При написании протокола собрания важно резюмировать основные темы, обсуждавшиеся на собрании, включая любые принятые решения и назначенные действия.

Включите основные моменты обсуждения, но не вдавайтесь в подробности. Это обеспечит четкую и краткую запись того, что обсуждалось и какие решения были приняты во время встречи.

Последующие действия и запрос обратной связи

После встречи найдите время, чтобы просмотреть и обобщить ключевые моменты, решения и действия, которые обсуждались. Когда закончите, отправьте протокол остальным членам команды.

Важно раздать их всем участникам для ознакомления и подтверждения. Этот шаг имеет решающее значение, поскольку он помогает убедиться, что все четко понимают, что обсуждалось.

Вы можете легко улучшить качество своих заметок, запросив отзывы у участников. Вы даже можете пригласить свою команду для совместного редактирования заметок (подробнее об этом чуть позже).

Используйте ясный и лаконичный язык

При составлении протокола собрания важно использовать ясный и лаконичный язык, который легко понять. Вот несколько советов, которые облегчат жизнь вашей команде:

🐇 Используйте короткие простые предложения, чтобы передать свои идеи.
⚙️ Избегайте использования слишком сложной или технической лексики.
⚡️ Используйте активный залог вместо пассивного залога.
🗑️ Удалите ненужные слова или фразы.
🌟 Используйте знакомые термины и избегайте сокращений и аббревиатур.
🪨 Разбивайте длинные абзацы на более мелкие и удобные части.
👀 Рассмотрите возможность использования примеров или наглядных пособий, чтобы более эффективно проиллюстрировать свою точку зрения.

Наконец, используйте заголовки и маркеры, чтобы упорядочить документ и облегчить его чтение. Это гарантирует, что ваши протоколы будут полезны для участников, а также для всей вашей организации.

Пишите объективно и точно

Составление протоколов собрания объективным, беспристрастным и точным образом имеет решающее значение. Избегайте мнений и личных комментариев и придерживайтесь обсуждаемых фактов и основных моментов.

Использование ясного и лаконичного языка также поможет поддерживать объективный и точный тон. Старайтесь не использовать слишком сложный или цветистый язык, а вместо этого сосредоточьтесь на простом, прямом языке.

Сохраняйте чувство беспристрастности при написании протокола собрания. Не занимайте чью-либо сторону и не проявляйте фаворитизма по отношению к каким-либо конкретным лицам или точкам зрения. Вместо этого представляйте информацию в нейтральной и сбалансированной форме, точно отражающей состоявшуюся дискуссию.

Поддерживайте согласованность протоколов совещаний

Наличие формата или шаблона поможет вам поддерживать согласованность ваших заметок. Это, в свою очередь, облегчит чтение и понимание протоколов, сэкономив время и усилия вашей команды в будущем.

Не знаете, с чего начать? Вот бесплатный шаблон повестки дня встречи, который может служить дорожной картой для вашей следующей встречи. Имея четкую структуру, все, что вам нужно сделать, это заполнить пробелы.

🤔

Есть ли более простой способ вести протокол собрания?

Составление эффективных протоколов совещаний не должно быть трудным. С помощью 🐑 Taskade вы можете легко записывать и систематизировать протоколы встреч, общаясь в чате и сотрудничая с вашей командой, не переключая несколько приложений. Вот как Taskade может сделать ваши встречи лучше:

⚡️ Ведение заметок в режиме реального времени : Taskade позволяет вам делать заметки в режиме реального времени во время встречи, чтобы вы могли фиксировать ключевые моменты обсуждения и любые принятые решения.
🤝 Сотрудничество : С Taskade вся ваша команда может работать, общаться и делать заметки в одном проекте в одно и то же время. Все синхронизируется в режиме реального времени.
👨‍💻 Встроенный видеочат : Вы можете организовать совещание с помощью встроенной функции видеовызова Taskade, которая обеспечивает беспрепятственное сотрудничество с вашей командой.
🗂️ Простая организация : Taskade помогает упорядочивать информацию как на уровне проекта (#хэштеги, обратные ссылки), так и на уровне рабочих областей (теги, глобальный поиск).
📲 Доступность : Taskade доступен на всех основных платформах, включая веб-сайты, компьютеры и мобильные устройства, что упрощает доступ к протоколам совещаний из любого места.

И самое приятное?

Taskade поставляется с сотнями бесплатных шаблонов, которые вы можете использовать для ускорения своих проектов. Так же, как и этот шаблон протокола собрания, вы можете скопировать его в свое рабочее пространство и поделиться им со своей командой.

👋

Напутствие

Независимо от того, являетесь ли вы опытным протоколистом или только начинаете, правильное составление протоколов совещаний — ценный навык. Мы надеемся, что советы из этой статьи помогут сделать ваши протоколы встреч четкими, лаконичными и более привлекательными.

Используйте Taskade для проведения собраний и ведения протоколов в одном проекте и в одном приложении. Бесплатная функция видеозвонка Taskade поможет вам проводить встречи внутри вашей команды, совместно работать над проектами в режиме реального времени и работать эффективнее и быстрее. Попробуйте Taskade бесплатно уже сегодня! 👈

Кто отвечает за ведение протокола собрания?

Протокол собрания обычно ведет специально назначенное лицо, например координатор собрания или назначенный протоколист.

Что должно быть включено в протокол собрания?

Протокол собрания должен включать название организации, сведения о собрании (дата, время и место), участников, основные обсуждаемые темы, принятые решения, проведенное голосование и присутствующих гостей/докладчиков.

Как должен быть составлен протокол собрания?

Протоколы собраний должны быть написаны четко и кратко, с заголовками и маркерами, чтобы помочь систематизировать информацию. Используйте объективный, беспристрастный и точный язык, избегайте мнений и личных комментариев и придерживайтесь фактов и основных моментов, которые обсуждались во время встречи.

Женский волейбольный клуб «ДИНАМО-МЕТАР»