Как написать протокол совещания: Протокол совещания. Образец 2021 года

Как написать протокол технического совещания

Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами. В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания. Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации. Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия. В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Оформление протокола общего собрания в соответствии с Приказом Минстроя от 28.01.2019 N 44/пр

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Как писать протокол совещания

Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами.

В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания. Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации.

Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия.

В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания. Образец составления является единым для всех подобных мероприятий в границах одной организации.

Таким образом, являясь отображением хозяйственной деятельности предприятия, этот документ имеет важное юридическое значение. Протокол общего собрания, образец его составления и нормы, применяемые к его содержанию, установлены различными законодательными актами РФ.

Поэтому необходимо строго придерживаться установленных требований к его оформлению, так как контролирующие органы при проверках имеют право признать недействительными решения юридического лица на основании имеющихся нарушений и невыполнения основных требований к протоколу.

Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения. Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:.

Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и ание, и результаты, которые были утверждены. Протокол общего собрания — это документ, излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально.

Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний.

Цель протокола — это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.

Любое предприятие или организация должны использовать способы коллегиального принятия решений и уметь грамотно составлять протоколы своих собраний. Важность протоколирования коллегиально принятых решений является хорошим подспорьем правильного ведения своей деятельности юридическим лицом.

Если же в компании учредитель или директор принимает единоличное решение по поводу ведения хозяйственной деятельности, обязательно группируется совещательное собрание для вынесения важных решений о деятельности компании. Таким образом, рассмотрение таких решений и возникших вопросов заносится в протокол общего собрания.

Перед началом проведения переговорных процессов необходимо занести в протокол регистрационные данные участников собрания. С этой целью составляется список всех участвующих, количество которых обязано соответствовать числу необходимых для принятия юридически законного решения.

Для дальнейшего документирования информации о вынесенных решениях и ходе общего собрания применяются современные технические средства звуко- или видеозаписи, которые используются для стенографирования и обработки всех выступлений и принятых решений.

Также одновременно с записью необходимо составлять черновые наброски протокола в письменном виде на протяжении всего собрания. Обязательно указывается список документов, принимавших участие при вынесении вопросов на ание или обсуждение.

Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ. По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания.

В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа. В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой. Форма составления протокола определяется председателем собрания или в ходе вынесения коллегиального решения.

Данный документ оформляется с соблюдением всех норм и требований делопроизводства к внесению реквизитов в соответствии с ГОСТом. Протокол общего собрания, образец которого находится в разработке, должен обязательно содержать данные о полном наименовании организации, а также принятые аббревиатуры, касающиеся организационно-правовой формы ООО, АО и прочее.

При этом наименование должно соответствовать тому, которое указано в уставе предприятия и внесено в Единый государственный реестр, а также иметь полную расшифровку без использования аббревиатур.

Если это протокол общего собрания ООО, образец составляется по тем же правилам и нормам, что и для организаций, имеющих иную организационно-правовую форму собственности.

Он фиксирует местонахождение юридического лица, отраженное в виде записи юридического адреса организации, и должен соответствовать внесенному в учредительные документы, а также регистрации в Едином госреестре.

В следующем разделе после указания юридических данных, отображающих фактическое наименование места расположения предприятия, необходимо указать сведения, относящиеся к времени и форме проведения собрания. В первую очередь указывается вид общего собрания, который может быть годовым, внеочередным, плановым и т.

Протокол общего собрания участников ООО по действующему законодательству определяется с периодичностью не реже чем один раз в год. Также отмечаются дата и место собрания совещательной коллегии, указывается фактический адрес, по которому собирались участники.

Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.

Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. Обязательно указывается Ф.

В случае с акционерными обществами также могут заноситься данные об удостоверении личности или выданных доверенностях. Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги ания, которые фиксируются по времени подсчета.

Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений. После составления протокол общего собрания учредителей, акционеров или других участников скрепляется подписями председателя, а также секретаря собрания.

Также ставится дата его составления, которая может не совпадать с датой проведения собрания. Еще одним интересным экземпляром подобной документации является протокол общего собрания собственников дома или садоводческого товарищества.

Такие собрания и их протоколирование отличаются тем, что участники имеют равные права, и в случае неявки большого количества лиц все равно решения могут приниматься на основании учета мнения тех, кто прибыл и участвовал в решении вынесенных на обсуждение вопросов.

На основании такого протокола остальные члены жилищного фонда или садоводческого товарищества обязаны подчиниться вынесенным решениям вне зависимости от того, принимали ли они участие в этом собрании или нет. При составлении такого документа в нем обычно указывается состав комиссии по пересчету.

В качестве председателя и секретаря собрания могут выступать как уполномоченные лица, так и выбранные путем ания из присутствующих участников. Способ управления многоквартирными домами или садоводческим товариществом выбирается общим собранием собственников жилых помещений или земельных участков.

Вынесенные решения по обозначенным вопросам являются обязательными для всех собственников. Оформление протокола общего собрания требует к себе особого внимания и наличия определенных навыков документальной работы.

Пренебрежение правилами, установленными к оформлению этого документа, нельзя допускать, так как он является единственным документальным отображением правомерности вынесенных решений коллегиального собрания, которые носят важное назначение, а также обладает большой юридической силой и предоставляется во время аудиторских проверок контролирующим органам.

Все решения, принимаемые во время встреч учредителей фирмы, должны протоколировать. Документ необходим для фиксации хода мероприятия. Необходимо четко понимать, как написать протокол общего собрания, образец которого можно скачать ниже, так как дальнейшем бумага может потребоваться для совершения операций с участием государственных органов.

Существует ряд требований, которым должен соответствовать протокол. Если особенности не соблюдаются, все решения, принятые на собрании, считаются недействительными. По этой причине важно знать правила оформления протокола общего собрания. Протокол собрания — документ, который фиксирует ход совместного принятия решений, оказывающих влияние на деятельность учреждения.

Бумага должна быть составлена во время:. Если в организации главное должностное лицо наделено полномочиями самостоятельно решать все вопросы, формируется совещательное собрание, которое принимает участие в рассмотрении спорного момента и оказывает помощь руководителю во время вынесения вердикта и определения курса дальнейших действий.

Как правильно составить протокол собрания? Необходимо изучить образец, который применяется для составления одноименного документа, если решается вопрос о:. Для всех мероприятий, для фиксации хода которых должен быть составлен документ, применяется один и тот же образец протокола внеочередного общего собрания участников ООО.

Контролирующие органы имеют право проверить правильность составления бумаги. Если в ходе мероприятия будет выявлено, что бланк был составлен или заполнен неверно, все решения, которые фиксировала документация, признаются недействительными. Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания.

Документация выпускается в 2 экземплярах. Основные вопросы, которые необходимо решить во время мероприятия, фиксируются в бланке документации в виде тезисов. В бумаге прописывается информация и о решениях, которые стали результатом проведения собрания.

Перед проведением собрания, человек, ответственный за осуществление мероприятия, выполняет ряд процедур, которые должны получить отражение в протоколе:. Для этого составляется перечень лиц, которые должны присутствовать на собрании.

Число , зафиксированных в протоколе, должно соответствовать перечню, который требуется для вынесения вердикта по проблеме. Поток информации, которая становится известной на собрании, сразу зафиксировать не всегда возможно.

Чтобы человек, ответственный за заполнение документации, мог достоверно внести в протокол все данные, используются средства звуко- и видеозаписи. Одновременно секретарь должен составлять наброски. Действие выполняется во время всего мероприятия.

Документация, которая применялась для принятия решения, должна быть внесена в список. Согласно действующему законодательству, разрешается составлять бумагу в 2 видах — развернутом или кратком. Полная форма документации отражает суть всех выступлений, которые происходили во время собрания.

Краткую форму называют протокол-схемой. Она фиксирует только сведения о выступавших. Выбор подходящего вида документации зависит от решения компании. Оно может быть принято председателем собрания или участниками мероприятия.

Во время составления бумаги необходимо соблюсти все нормы делопроизводства. Данные, внесенные в бумагу, должны соответствовать информации, которая присутствует в учредительной документации организации. Сокращать название компании до аббревиатуры запрещается.

Оформляя заголовок к тексту протокола, нужно прописать название органа или вида заседания. Если соблюдается структура бумаги, далее требуется указать информацию о собрании.

Секретарь прописывает:.

Протокол образец

Протокол — это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании. Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании. Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Включите JavaScript для лучшей работы сайта. По окончании совещания следует составить протокол, чтобы зафиксировать повестку дня совещания, принятые решения, условия, на которых они будут осуществляться и др. Протокол важно оформить сразу после совещания, а не откладывать «на потом». Хорошо, если вести протокол может профессиональный секретарь.

Бесплатная юридическая помощь

Информационно-справочные документы. Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка. Акт — это документ, составляемый группой лиц преимущественно комиссией , подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время. В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа акт , основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Общие правила составления и оформления протокола

Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания. Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний. Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений.

Считает необходимым провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала, включив в комиссию зам. Если в ходе обсуждения вопроса принимается решение о проведении проверки, сформулировать решение в протоколе нужно следующим образом: РЕШИЛИ: Подготовить проект приказа о создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, согласовать срок проведения проверки с директором филиала в г. Ответственный исполнитель — Медведев В.

Протокол общего собрания: образец как правильно оформить

Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т. Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4.

Протокол производственного собрания образец — нужная штука. Подчеркиваем, что вопросов на повестку дня может ставиться несколько — при этом столько же должно быть принято и решений. Как оформить протокол совещания Образец протокола производственного совещания отделения. Основную часть заполняем в последовательности, которая соответствует текущей повестке дня. Протокол производственного совещания образец

Протокол совещания

Информационно-справочные документы. Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка. Протокол — документ , в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании.

Как писать протокол совещания образец скачать Как ответить на протокол совещания Протокол совещания.

При оформлении перечня присутствующих лиц следует указывать наименования должностей и места работы приглашенных. В том случае, если совещание предусматривает голосование, то присутствующие в протоколе делятся на две группы — с правом голоса и без права принимать участие в голосовании. Повестка дня заседания формируется до проведения совещания. Однако существуют и исключения, например — при срочных совещаниях.

Системы BFT D относятся к приводам с интегрированным управляющим блоком. При поиске находит всевозможные кроме укр. Купить кальян, кори сандерс владимир кличко анкета на визу в литву. Инструкция подключения шаринга 3, кафе кураж в мелитополе армани мужской аромат.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств документов.

Протокол совещания — документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия.

.

.

.

Составление заметок о ходе совещания

Из этого руководства вы узнаете, как:

• составить повестку совещания;
• записать всю необходимую информацию о совещании;
• предоставить доступ к заметкам о ходе совещания;
• проверить выполнение поручений.

Создание совещания и повестки

Начните с создания в Wrike родительской папки с названием «Протокол совещания». В этой родительской папке создавайте задачи для каждого проведенного совещания. В названии каждой задачи должно присутствовать название совещания и его дата. В описании задачи изложите повестку. Сначала укажите следующие данные:

• название совещания;
• дату;
• место проведения;
• имена всех приглашенных лиц и участников.

Обязательно проставьте теги, чтобы занести свои заметки о ходе совещания во все папки проекта, к которому относится совещание, для удобного доступа и понимания контекста.

Составление повестки

Какова цель совещания? Будьте конкретными. Создайте новый заголовок для повестки совещания. Укажите все цели или основные темы разговора. Щелкните в поле описания задачи, чтобы открыть инструменты форматирования. Щелкните значок списка задач, чтобы создать флажок рядом с каждым пунктом повестки. Во время совещания отмечайте каждый пункт, когда вопрос будет должным образом рассмотрен.

Запись протокола совещания

Создайте новый заголовок для протокола совещания. Разделите его на четыре части:

• Темы для обсуждения
  Перечислите здесь все соответствующие вопросы для обсуждения. Укажите возможности, проблемы или препятствия.
• Основные выводы
  Каковы были основные идеи? Были ли приняты ключевые решения? Запишите здесь все эти сведения.
• Указания к действию
  Что нужно сделать сейчас? Кто ответственный? Определите следующие шаги, исполнителей и сроки выполнения. После совещания используйте этот раздел для создания и назначения задач конкретным участникам команды.
  
• Проверка исполнения
  Напишите здесь дату следующего совещания или веху. Важно назначить время для повторного совещания, чтобы обеспечить успешное выполнение поставленных задач.

Фильтрация совещаний по настраиваемым полям

Для отслеживания определенных тегов, таких как место проведения совещания, имя председателя и т. д., вы можете использовать настраиваемые поля.

Когда данные вводятся в настраиваемое поле, они становятся видны в таблице, в задачах, а также на информационных панелях папок и проектов. Настройте параметры доступа, чтобы сохранить конфиденциальность настраиваемых полей, или предоставляйте сотрудникам доступ к полям, чтобы ввести их в курс дела.

Создание настраиваемого поля

1. Выберите папку или проект на левой навигационной панели в рабочем пространстве.

2. Перейдите в режим таблицы.

3. Щелкните значок +, который отображается в правой части таблицы.

4. Введите имя нового поля и нажмите клавишу Enter на клавиатуре.

5. Укажите свойства поля в появившемся окне. Вы можете:

• изменить имя поля;
• выбрать тип поля;
• выбрать, где будут применяться настраиваемые поля;
• указать, кому следует предоставить доступ к полю.

6. Нажмите Сохранить.

После создания настраиваемых полей просмотрите архив совещаний, используя режим таблиц, чтобы увидеть все детали в привычной табличной форме.

Преобразование указаний к действию в задачи

1. Используя указания к действию в заметках о ходе совещания, создайте новые задачи в соответствующих проектах и ​​назначьте их участникам группы, указав сроки выполнения.
2. Добавляйте постоянные ссылки на заметки о ходе совещания для понимания контекста.
3. В заметках о ходе совещания @упомяните участников группы, которым вы назначили задачи, с указанием ссылок на задачи. Это обеспечивает ясность и наглядность для всех участников и улучшает подотчетность со стороны исполнителей.

Совещания

При подготовке и проведении совещаний много времени уходит на формирование повестки, протокола и отправку поручений. Модуль «Совещания» избавит секретарей и председателей совещаний от рутины и позволит:

• быстро создавать повестку и протокол из карточки совещания, при этом документы привязаны к карточке и всегда «под рукой»;
• использовать шаблоны для быстрого оформления документов по совещанию;
• передавать решения на исполнение за пару кликов: система сама создает поручения по протоколу;
• отслеживать состояние работ по совещанию с помощью удобных инструментов для контроля.

Подготовка совещания

Для проведения совещания секретарь создает карточку, которая позволит в любой момент обратиться ко всей информации по совещанию и проконтролировать исполнение решений. Прямо из карточки формируется повестка, информация о времени, длительности, месте и участниках автоматически переносится в документ.

Чтобы забронировать время на совещание и отправить приглашения всем участникам, из карточки совещания можно создать встречу в календаре Microsoft Outlook. В окне встречи поля автоматически заполняются данными из карточки совещания. Также добавляются ссылки на документы по совещанию.

Оформление результатов совещания

Протокол создается прямо из карточки совещания, при этом часть данных будет уже заполнена, секретарю останется указать только принятые решения. Поручения по совещанию можно отправить в работу за пару кликов: система сама сформирует их из протокола, вам останется только проверить их и отправить на исполнение.

Создание поручений по протоколу

 

Поиск документов по совещанию

Получайте полный список связанных документов в один клик из карточки совещания:

Контроль работ по совещаниям

Как правило, один секретарь отвечает сразу за несколько совещаний, и по каждому должен контролировать исполнение решений. Для упрощения контроля используйте следующие возможности:

• закладка «Поручения» в карточке совещания позволяет отслеживать исполнение поручений, созданных по протоколу;
• реестр совещаний позволяет определять текущее состояние работ по всем совещаниям;
• список протоколов позволяет узнать ход работ по протоколам совещаний, где вы участник, секретарь или председатель, а также по протоколам на исполнении у вас, ваших подчиненных или любого другого сотрудника;
• отчет позволяет контролировать сроки исполнения решений по отдельному совещанию и по совещаниям за конкретный период.

Закладка «Поручения»

Оптимизируйте совещания с Directum RX

Directum RX повышает эффективность подготовки и проведения совещаний, а также позволяет:

• сократить трудоемкость оформления повестки и протокола;
• ускорить передачу решений на исполнение;
• получить быстрый доступ к связанным документам по каждому совещанию;
• упростить контроль исполнения решений совещания.

Управление совещаниями и заседаниями, контроль исполнения решений совещания

Совещания — один из основных элементов коллективной работы, позволяющий повысить эффективность внутрикорпоративной коммуникации, ускорить процессы обмена информацией и принятия решений. С использованием функционала модуля системы Directum «Управление совещаниями и заседаниями» предприятие получает возможность максимально результативно использовать время, отведенное для совещаний.

В модуле поддерживается полный жизненный цикл совещания (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений).

При этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться под конкретные процессы организации. Модуль позволяет грамотно спланировать ресурсы компании при подготовке, проведении и исполнении решений совещания.

Автоматизироваться могут как единичные, так и регулярные совещания или несколько совещаний, объединенных одной темой, что предполагает удобную работу с единым пополняемым после каждой встречи протоколом.

Подготовка совещания

Модуль предполагает автоматизацию совещаний в одном из двух режимов: либо с назначением собрания в календаре MS Outlook, либо созданием совещания непосредственно в Directum. Вариант выбирается в зависимости от сложившейся в компании практики организации деловых встреч

Собрание в Outlook с синхронизацией в Directum

Собрание привычно планируется в Outlook и за счет интеграции модуля с Exchange переносится в Directum.

Синхронизация с Directum

Синхронизация собраний Outlook в Directum не обязательна, но предоставляет дополнительные возможности для работы с модулем: формирование повестки, рассылка материалов совещания участникам, оформление и согласование протокола, контроль исполнения поручений по совещанию.

Подготовка совещания в Directum

Если в организации не используется Exchange, выполняется в Directum. Создать совещание можно либо с помощью мастера действий, либо из справочника «Совещания».

Подготовка к совещанию начинается с определения его параметров (дата, время, место, участники, продолжительность, повестка) с использованием данных системы. С помощью навигации из карточки совещания можно проверить возможность резервирования помещения.

Календарь резервирования помещений

В качестве участников совещания могут быть указаны как сотрудники компании (выбираются из справочника «Работники»), так и внешние контрагенты (Выбираются из справочника «Контактные лица»). Для внешних контактных лиц может быть также указан тип связи, с помощью которого будет осуществляться приглашение участника: телефонный номер, адрес e-mail, почта.

Затем с помощью механизма задач происходит предварительное согласование параметров совещания в электронном виде путем рассылки всем участникам необходимых документов.

Карточка совещания

По результатам предварительного согласования можно до начала совещания скорректировать повестку, список участников и планируемую продолжительность.

В итоге система позволяет еще на стадии подготовки совещания исключить возможные срывы по причине неподготовленности присутствующих на совещании сотрудников или их отсутствия на рабочем месте (командировка, отпуск и т.д.).

Создание совещания также возможно с помощью Мастера действий, который запрашивает у пользователя сведения, необходимые для проведения совещания. В зависимости от выбранных параметров с помощью мастера осуществляется резервирование помещения, отправка совещания на согласование, а также формирование повестки и протокола с помощью Конструктора документов.

Проведение совещания

На этапе проведения совещания фиксируются принятые решения, согласовывается и утверждается протокол совещания.

Протокол совещания

Протокол совещания создается автоматически на основе единого шаблона, при этом его форма может быть настроена в соответствии с принятыми в организации стандартами.

Созданный протокол автоматически рассылается участникам совещания на согласование. Согласование протокола совещаний в электронном виде и утверждение его ЭП ускоряет процедуру и позволяет быстрее довести до сотрудников принятые решения.

Контроль исполнения решений

Не менее важным является этап контроля и мониторинга исполнения решений.

В практике проведения совещаний бывает, что после утверждения протокола принятые решения забываются, игнорируются либо не исполняются. Благодаря взаимодействию с модулем «Канцелярия» такие ситуации исключаются. Сотрудник, назначенный контролером за исполнением решений совещания, с помощью механизма работы с поручениями всегда может проследить ход исполнения и при необходимости принять соответствующие меры.

Кроме того, наличие в модуле «Управление совещаниями» аналитических отчетов позволяет четко планировать и проводить совещания, а также оценивать эффективность их проведения.

Таким образом, модуль «Управление совещаниями» системы Directum позволяет оперативно и качественно проводить совещания, контролировать исполнение решений по протоколу совещания, а также накапливать корпоративную базу знаний принятых решений. Все это, в совокупности с анализом принятых решений, значительно повышает эффективность управления любой организацией.

Веб-модуль «Управление совещаниями и заседаниями»

Функционал модуля «Управление совещаниями и заседаниями» также доступен в веб-доступе системы Directum. Доступные функции веб-модуля «Совещания»:

• организация и подготовка: разработка повестки, определение участников, резервирование помещения, согласование повестки, времени и места проведения совещания с участниками, рассылка электронных писем с приглашением на участие в совещании сотрудникам внешних организаций;
• фиксация принятых решений: формирование и согласование протокола, оповещение участников и заинтересованных лиц об утверждении протокола;
• исполнение принятых решений: рассылка заданий исполнителям, контроль исполнения принятых решений, оповещение заинтересованных лиц об исполнении всех решений;
• работа с регулярными и нерегулярными сериями совещаний;
• накопление истории по совещаниям и заседаниям, проводимым в организации.

Веб-модуль доступен при наличии лицензий:

• Веб-доступ;
• Управление совещаниями и заседаниями;
• Канцелярия (для работы с поручениями по совещаниям).

Перед использованием веб-модуля администратору системы необходимо настроить его в desktop-клиенте и выдать права пользователю. Перейти в веб-модуль можно через список веб-модулей.

как вести протокол совещания  

Мы уже рассмотрели разницу между конспектированием устных сообщений и печатных текстов, поэтому в этой статье давайте более подробно остановимся на отдельном виде конспектирования устной речи, а именно ведении протокола совещания.

Протокол совещания – это запись всего, о чем говорится на совещании. Задача составления протокола совещания заключается в том, чтобы обеспечить наличие документа, в котором последовательно зафиксированы все вопросы, рассмотренные на совещании.

Шаг 1 — Решите, кто будет вести протокол

Если в вашей компании кто-то постоянно берет на себя эту обязанность, тогда можете пропустить этот шаг. Если такого человека нет, решите, кто будет вести протокол, либо до начала совещания, либо в самом его начале. Это сэкономит время для всех остальных участников совещания и позволит им сосредоточиться на ходе обсуждения, а не на конспектировании.

 

Шаг 2 — Выберите способ ведения протокола (печатный или рукописный)

Ведение протокола на компьютере является эффективным способом выполнения этой задачи, потому что позже вам не нужно будет приводить протокол к печатной форме, а кроме того, вы сможете добавлять в него информацию по ходу составления. Но будьте осторожны: в некоторых компаниях и организациях требуется, чтобы все присутствующие подписывали протокол в подтверждение его подлинности. Если это ваш случай, составьте протокол от руки или быстро распечатайте его в конце совещания, чтобы все участники могли расписаться.

 

Шаг 3 — Фиксируйте

Первоочередная информация, которую вам необходимо зафиксировать, – это время, дата и место проведения собрания. Это указать несложно и можно сделать заранее, чтобы не тратить время на совещании. Далее, вам нужно будет составить список всех присутствующих на совещании. Его также можно подготовить заранее, если вы знаете, кто придет. Если нет, вносите фамилии участников в список по мере их прибывания, с тем чтобы никого не упустить.

В ходе совещания фиксируйте все его ключевые моменты, и отмечайте, кто с чем выступил. Не пытайтесь записывать предложения полностью, иначе вам будет трудно поспевать за ходом дискуссии.

К примеру, вместо: “Simon said that we should try advertising in different magazines.”

Напишите: “Simon – try advertising in different magazines.”

Когда решение принято, запишите, о чем договорились участники, и отметьте, поставлены ли для них какие-нибудь задачи, обязательные для исполнения. Перечислите задачи, если они имеются, а также укажите ответственных лиц и сроки исполнения. Вы можете оформить эту главу протокола как список, озаглавленный ‘Action points.’

Если у вас запланировано другое совещание, подготовьте список в конце составления протокола. Это поможет сотрудникам планировать свой рабочий график заблаговременно.

На данном этапе попросите присутствующих подписать протокол, если этого требуют правила организации.

 

Шаг 4 — Форматируйте

После совещания вы можете отредактировать или, в случае необходимости, напечатать протокол на компьютере, чтобы представить его в четкой и ясной форме. Для улучшения читабельности используйте маркированный список и выделяйте основные положения жирным шрифтом.

Если потребуется, можно расширить текст протокола, чтобы дополнить сокращенные предложения и тем самым сделать его более понятным. Прибегая к этому, убедитесь, что вы не добавляете ничего, что могло бы изменить смысл написанного вами ранее.

 

Последний совет:

По завершении форматирования и вычитывания текста протокола как можно скорее разошлите его адресатам, чтобы участники совещания могли использовать его для решения поставленных задач.

Как правильно писать протокол собрания образец

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

• Для жителей Москвы и МО — +7 (499) 110-86-37
• Санкт-Петербург и Лен. область — +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Автор: garin найти еще статьи по теме: Данный документ разработан на основе реального документа, реального предприятия, прошедшего сертификационный аудит по ISO В данной организации было разработано 7 документированных процедур и процедура «Внутренние проверки» получила порядковый номер Д Автором документа является начальник отдела контроля качества. Проверка 1. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Планируется совещание и сразу возникает вопрос, а как составить протокол, кто его будет вести, ведь на совещании присутствие директора. Протокол совещания — это обычный внутренний документ предприятия или организации, который регистрируется в книге за соответствующим номером.

Протокол совещания — документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим. Открыть и скачать онлайн. Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой.

Подготовка совещаний и оформление протокола

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств документов.

В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии. Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций — протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др.

Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму. Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия — собрания, совещания или заседания.

Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений. В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения.

Исторически сложилось, что протокол является:. В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит.

Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

Постоянно действующие коллегиальные органы советы, коллегии, комиссии отличаются высокой степенью организации своей работы. Данный список из трех пунктов программа максимум в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа программа минимум. Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее. В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания.

Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности. Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения.

Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления то есть распорядительного документа данного коллегиального органа.

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год , в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению. Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат , который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.

Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Первым документом из этого ряда является повестка дн я. Она составляется секретарем на основе указаний председателя коллегиального органа или данного конкретного собрания и положений регламента если таковой имеется.

При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время. Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря.

Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания. В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников.

Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый — более официальный см. Пример 1 , а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний см. Пример 2.

Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников. В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений , а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.

Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им. Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря — своевременно получить эти документы и размножить в необходимом по числу участников количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться к обсуждению.

Для рассылки часто используют электронную почту. В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников см. Пример Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу , а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа на нем важно наличие кворума.

Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным — данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих — это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

Наименование организации всегда указывается вместе с организационноправовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию в уставе или положении об организации. При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью. Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования см.

Пример 3. Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации — автора документа, желательно в сокращенном виде см.

Пример 5. Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия. Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января года.

Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания — 16 января. Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером индексом протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.

Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика. Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация — автор документа.

Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности совещание, собрание, заседание и др. Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным Пример 8 или угловым способом Пример 9. Выбор варианта остается за организацией.

Камышин Заседания руководителей структурных подразделений. Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания.

Следует иметь в виду, что в протоколе председатель — должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается. Секретарь — лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, то есть составление и оформление протокола.

Секретарь совещания заседания не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно.

Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение. Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания — его личный помощник Егорова.

В этом случае их должности по штатному расписанию заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора в протоколе отсутствуют. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания см. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций см.

Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала. Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря.

Список составляют заранее по указанию руководителя он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению.

В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц. При оформлении протокола расширенного заседания более 15 человек или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу см.

Пример заполнения протокола ?? внутреннего совещания по качеству

Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже. По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:. Таким образом, основная задача документа — зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

Образцы протоколов совещания

Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании. Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным. Вы можете скачать заполненный образец пример протокола рабочего производственного совещания или заседания:. В любой компании регулярно происходят различные совещания. Данный вид встреч дает возможность разрешить большое число острых проблем, вовремя среагировать на сложные вопросы, сформулировать стратегию развития предприятия и т. В то же время часть совещаний не подлежит фиксации посредством протокола, что также является нормой.

Протокол совещания

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют — оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью как правило, раз в неделю и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения. Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др. Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех — пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Лекция 1.1: Протокол, этикет, церемониал

Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств документов. В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.

Активировать демодоступ. Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования.

.

Составляем краткий протокол оперативного совещания

.

.

.

.

.

Электронный протокол заседания — Санкт-Петербургский государственный университет

Сергей Кондаков, заместитель начальника Главного управления по организации работы с персоналом СПбГУ, рассказал о том, как ручной набор документов в Университете заменяется автоматическим.

«Ранее секретарь печатал протокол вручную, основываясь на пометках, сделанных в ходе совещания, затем в документ вносились стилистические правки, и только после этого он утверждался председателем заседания. Благодаря появлению нового сервиса у сотрудников СПбГУ появляется возможность фиксировать результаты обсуждения с помощью веб-интерфейса непосредственно в ходе заседания и печатать документ на основе готового шаблона. Информация, необходимая для составления протокола заседания, вносится преимущественно путем выбора из выпадающих списков, вручную потребуется вписывать только сведения о внешних специалистах, не связанных с Университетом, или дополнительные комментарии участников заседания», — пояснил Сергей Юрьевич. Теперь протоколы формируются автоматически в соответствии с требованиями делопроизводства. Фактически сервис является конструктором готовой информации, что позволяет свести к минимуму вероятность ошибок ручного ввода и повысить качество документооборота.

Результаты заседаний и решения коллективов научно-педагогических работников кафедр теперь сохраняются в единой базе данных. Таким образом, каждый сотрудник через свою учетную запись может войти в систему и просмотреть предыдущие протоколы, а представители руководства Университета — оперативно проанализировать результаты обсуждений.

Одна из ключевых особенностей сервиса — синхронизация с другими электронными системами Университета.

Так, например, сведения о работниках СПбГУ при формировании протокола доступны на основе актуальных данных из системы SAP «Управление персоналом и расчет заработной платы». Кроме того, в настоящее время прорабатывается вопрос о взаимосвязи новой службы с системой электронного документооборота «Дело»: после завершения работы над документом протоколу совещания сразу же будет присваиваться номер соответствующей регистрационной карточки.

Сергей Кондаков отметил, что необходимость в подобном сервисе существует давно.

В СПбГУ работают более пяти тысяч научно-педагогических работников, многие из которых создают различные документы. Собирать и вручную обрабатывать всю эту информацию неудобно и несовременно, а главное — это сложно сделать быстро и качественно. Необходимо использовать современные инструменты, позволяющие связывать все эти документы в одну сеть, чтобы сократить скорость принятия решений на основе точной информации.

Заместитель начальника Главного управления по организации работы с персоналом СПбГУ Сергей Кондаков

Сергей Юрьевич также отметил, что если до конца учебного года сервис пройдет проверку на прочность, то его на основе планируется создать подобные службы для формирования протоколов заседаний ученых советов, учебно-методических, научных и других комиссий.

Электронный сервис по созданию протоколов можно назвать успешной разработкой в области структурирования электронных сервисов СПбГУ, и опыт Университета по его созданию и использованию может быть полезен для других вузов. Подробнее читайте в материалах ректорского совещания, которое состоялось 29 января.

Как писать лучшие заметки о встрече за 5 шагов (с помощью бесплатного шаблона заметок о встрече!)

Джори Маккей

Джори — писатель, контент-стратег и отмеченный наградами редактор Unsplash Book. Он вносит свой вклад в Inc., Fast Company, Quartz и другие.

6 августа 2020 г. · 11 мин чтения

🎁 Бонусный материал: шаблон бесплатных заметок

Просидите достаточно встреч, и вы начнете думать, что их единственная цель — назначить еще одну встречу .

Хотя ваша основная обязанность — всегда следить за тем, чтобы вы планировали (и посещали) эффективные встречи, важно то, что вы делаете. Но не всегда понятно, что это такое. Без четкого процесса для ведения заметок о встречах и отслеживания действий, встречи сливаются друг с другом без какого-либо реального прогресса.

Перейти к разделу

Попасть в ♥ с Project Management. Попробуйте Planio.

Если вы когда-нибудь пытались делать заметки о встрече, вы знаете, в чем проблема.Вы входите в желание записать и анализировать сказанное, но в итоге получаете расплывчатые каракули и стрелки, которые в то время имели смысл, но теперь чувствуете, что расшифровываете какой-то древний язык.

Либо так, либо вы потратите всю встречу, пытаясь все записать, только для того, чтобы понять, что вы не поняли ничего из этого. В любом случае результат один и тот же: потраченное впустую время и еще одна встреча для реального продвижения проекта вперед.

Но так быть не должно.

В этом руководстве мы познакомим вас с простым процессом подготовки, написания и обмена заметками к собранию, которые на самом деле позволяют добиться желаемых результатов.

Получите бесплатный шаблон и структурируйте свои заметки о встрече, как профессионал.

Мы разработали простой в использовании шаблон, который вы можете использовать бесплатно.

Заметки о собраниях

— это не протоколов собрания (но они могут включать много одной и той же информации!)

В целом собрания получают плохую репутацию. Большинство людей считают их пустой тратой времени. Однако правда в том, что одно из лучших действий, которое вы можете сделать, — это собрать кучу умных людей в одной комнате, чтобы они обменивались информацией.

Однако именно здесь большинство людей ошибаются. Недостаточно собрать людей в одной комнате, нужно знать, что делать дальше.

Есть два инструмента для сбора информации о собрании: протоколы и заметки. И хотя в некоторых отношениях они похожи, они служат разным целям для разных людей. Давайте начнем с выяснения этого.

Инструмент управления проектами, который нравится разработчикам и менеджерам.

Заметки о встрече — это ваши личные рекомендации с встречи, включая идеи, цели, сроки, данные, следующие шаги и все остальное, что вы сочли интересным и полезным .

Каждый человек ведет свои собственные записи встречи, и их сила заключается в синтезе вашего собственного контекста и знаний с тем, что обсуждается на встрече.

С другой стороны, собрание минут является официальным документом о том, что произошло во время собрания и включает:

• Полный список участников и пропавших без вести
• Время начала и окончания собрания
• Ключевые темы, которые были охвачено
• Любые действия или решения, принятые во время собрания, и кто за них отвечает.

Разница с протоколами собрания заключается в том, что за их выполнение отвечает один человек, и они следуют очень структурированному процессу.(Протоколы собраний являются юридическими документами и должны быть составлены очень специфическим образом).

В протоколах встречи не хватает , вашего контекста . Хотя вы можете получить базовую информацию о встрече за считанные минуты, они не отражают тех мгновенных идей и достижений, которые продвигают проект.

Как вы делаете заметки о встречах, которые действительно работают? Сделайте ваши встречи более значимыми за 5 шагов.

Итак, , как делать заметки о встречах, которые действительно работают?

Это тот же процесс, что заставляет встречу работать: планирование, структура и выполнение.

Хотя заметки на собраниях не так структурированы, как протоколы, вам все же нужно установить некоторые ограждения. Самый простой способ сделать это — воспользоваться шаблоном заметок — просто отформатированным документом, который поможет вам в процессе создания заметок.

Лучшие заметки о встречах начинаются с лучших встреч.

Здесь мы собрали загружаемый шаблон для использования на следующей встрече.

Управляйте проектами как профессионалы. Попробуйте Planio.

Но сначала давайте поговорим о том, что вы на самом деле будете делать заметки, и о том, как наилучшим образом использовать шаблон заметок к собранию:

1.Отработайте свой план встречи

В нашем Руководстве по организации эффективной встречи мы нарушили правило номер один для встреч, которые не тратят время зря:

«Не просто назначьте встречу и надейтесь, что дела пойдут дальше их. Вам нужно управлять кораблем. Это начинается с точного понимания того, что вы хотите получить от встречи. Если нет четкой цели, никто не узнает, чего от них ждут ».

Эта четкая цель выражается в форме повестки дня. Повестка дня встречи не только объединяет всех, но и является идеальным планом для заметок о встрече.

Вместо того, чтобы отчаянно нацарапывать ключевые моменты, настройте шаблон заметок заранее из повестки дня. Запишите каждый пункт и оставьте место для записи краткого изложения и любых результатов, идей и заметок. Ограничьте каждый ключевой момент несколькими предложениями.

Однако не у каждой встречи есть повестка дня (особенно у неформальных или импровизированных, для которых больше всего нужны записи о встрече!). В этом случае оставьте поле пустым в шаблоне и заполняйте его по мере продвижения.

2. Сосредоточьтесь на форматировании

Даже с повесткой дня собрания редко проходят точно так, как планировалось.Однако вы можете восполнить это отсутствие структуры с помощью четко отформатированного шаблона заметок к собранию.

Вот несколько пунктов, которые вы должны указать.

• Имя, дата и время встречи (или ссылка на видеочат, который вы используете)
• Какова цель встречи?
• Кто там должен быть? (Вы можете обновить это, если ключевые люди отсутствуют и вам необходимо связаться с ними)
• Ключевые моменты из вашей повестки дня
• Ваши вопросы, на которые необходимо ответить
• Принятые решения
• Пункты действий, включая правопреемника, срок выполнения и следующие шаги

Остановите хаос электронной почты, загромождающий ваш почтовый ящик.

Правильный формат заметок о встрече гарантирует, что они будут действенными, удобными и контекстными. Более того, это дает вам пространство и структуру, чтобы продумать встречу до того, как вы даже посетите . Это все равно что превратить чистый холст в раскраску по номерам. Все, что вам нужно сделать, это оставаться в рамках.

3. Убедитесь, что у вас есть четкие элементы действий (например, организовать действия).

Цель встречи — создать действие. Вы задаете вопросы и предлагаете решения (или, по крайней мере, идея того, что делать дальше).

С деловой точки зрения это задачи , и они являются важной частью ваших заметок о встрече.

Легко пообещать на собрании, а затем выйти и сказать «Что я должен был делать снова?»

Элемент действия — это дискретная задача, которая отвечает на три вопроса:

• Кто? Дело не только в том, кто отвечает за задачу (то есть вы). Но также и того, с кем вы будете работать или других людей, от которых вы зависите для выполнения этой задачи.
• Что? Это краткое описание задачи. Сосредоточьтесь на одном или двух предложениях и сосредоточьтесь на глаголах действий (например, « Просмотрите бэклог продукта и подготовьте идеи для собрания по определению приоритетов функций». )
• Когда? Это когда элемент действия необходимо выполнить или продолжить. Используйте конкретную дату и время, чтобы нести ответственность.

Действия — это то, что делает заметки о собрании значимыми и гарантирует, что вы действительно получите рентабельность инвестиций во время собрания.Убедитесь, что вы точно знаете , чего от вас ждут дальше.

4. Оставьте место для идей и творческих мыслей

Заметки о встрече — это не просто фиксация фактов (для этого и нужны протоколы вашей встречи!)

Никогда не пропустите еще один крайний срок. Попробуйте Planio.

Вы должны использовать свои записи как возможность зафиксировать все идеи и мысли, которые возникают у вас в голове на протяжении всей встречи. Вы можете отформатировать это в заметках к собранию двумя способами:

1. Оставьте специальное место внизу для идей. Это позволяет вам быстро записывать мысли по мере их появления и знать, где их искать позже. Обратной стороной этого является то, что иногда вы теряете контекст относительно , почему вы подумали, что это была хорошая идея.
2. Разделите шаблон заметок на две части. Проведите линию посередине документа-шаблона (или немного сбоку). Левая часть предназначена для ваших более официальных заметок. Хотя право на идеи, которые возникают. Это дает вам контекст и помогает держать идеи ближе к их ключевым моментам.Однако это также может сделать ваш шаблон заметок к собранию немного беспорядочным.

Не существует «правильного» способа фиксировать идеи в записях собрания. Попробуйте оба метода и посмотрите, какой из них вам больше подходит.

5. Относитесь к записям встречи как к управлению знаниями (включите протокол встречи, если таковой имеется)

Заметки к встрече являются частью знаний вашей команды. Чем больше вы сможете делиться ими с другими, тем лучше будет вам всем.

Убедитесь, что вы используете систему для хранения заметок о собраниях в открытом доступе и делитесь ими с заинтересованными сторонами или другими соответствующими людьми в вашей команде, которые пропустили встречу.

Лучший способ поделиться заметками о встрече, убедиться, что у вас всегда есть чистый и структурированный шаблон, готовый к работе, и превратить свои идеи и решения в элементы действий, — это использовать инструмент управления проектами, такой как Planio.

Станьте боссом рок-звезды, преуспев в управлении проектами.

Planio — это место, где вы храните все, что вы будете обсуждать во время встречи, включая проблемы, задачи, невыполненные проекты, планирование спринтов и многое другое. Это делает его идеальным местом для хранения заметок о встрече, поскольку вы сможете ссылаться на предыдущие проблемы и ссылаться на них, добавлять контекст и даже назначать и отслеживать элементы действий.

Давайте кратко рассмотрим несколько способов использования Planio для создания заметок о собраниях.

Во-первых, Planio Wikis — идеальное место для хранения заметок о встречах.

Вики-сайты полностью настраиваются с помощью расширенного текста и форматирования, внутри-вики-ссылок (а также ссылок на задачи, проекты, файлы репозитория и т. Д.), Поддержки изображений и многого другого.

Это отличное место для отслеживания хода выполнения ваших действий. Каждый элемент действия из заметок к собранию можно переместить в отдельную задачу, назначить товарищу по команде и установить крайний срок.Вы даже можете сделать обратную ссылку на заметки о встрече, чтобы добавить контекст к задаче.

Наконец, все эти заметки о собрании хранятся в безопасном и организованном пространстве с полной историей версий и разрешениями. Это означает, что если вам когда-нибудь понадобится вернуться и посмотреть, что было решено на собрании, оно ждет вас там.

Бесплатный шаблон заметок для собраний, чтобы вы были организованы

В этом посте мы много говорили о важности использования шаблона для заметок.И хорошая новость в том, что вам не нужно создавать его с нуля!

Загрузите эту удобную для уценки версию нашего шаблона заметок о собраниях, чтобы использовать в Planio или просто как есть.

10 лучших практик для написания заметок о встречах, которые побуждают к действию

Лучшие заметки о встречах начинаются с лучших встреч. И раньше мы подробно писали о том, как правильно сплотить вашу команду. Однако, как только вы разберетесь с основами (и подготовите шаблон заметок к собранию), вам следует знать несколько вещей.

Завершить проекты в срок и в установленный бюджет. С Планио.

1. Начните с ручки и бумаги (но сразу переведите на цифровой инструмент)

Есть наука о том, как делать заметки лучше. И хотя мы считаем, что ваши заметки о встречах всегда должны попадать в такой инструмент управления проектами, как Planio, они не обязательно должны начинаться там.

Напротив, исследования показывают, что лучший инструмент для заметок — это простая ручка и бумага. Это имеет смысл по нескольким причинам.

Записывание встреч вручную заставляет вас быть экономным.Вы должны целенаправленно подходить к тому, что записываете, и сосредотачиваться только на том, что важно.

Во-первых, когда мы печатаем заметки, есть тенденция попытаться уловить все дословно. Но либо вы не можете набирать достаточно быстро и теряете ход мыслей. Или вы можете идти в ногу со временем, но на самом деле не участвуете в собрании. (Не говоря уже обо всех отвлекающих факторах, таких как электронная почта и чат, которые ждут вас на вашем компьютере).

Написание от руки заставляет вас экономно делать заметки.Вы должны целенаправленно подходить к тому, что записываете, и сосредотачиваться только на том, что важно. Кроме того, это значительно упрощает перенос заметок в такой инструмент, как Planio.

Если ваша цель — запечатлеть все в минуты встречи, переходите на цифровой формат. Если ваша цель — быть активным на собрании и делать заметки, которые действительно вдохновят на действия и будут иметь смысл, используйте аналог.

2. Выберите правильный метод для правильной встречи

Итак, как сделать так, чтобы ваши рукописные заметки имели смысл? Вам нужно выбрать правильный способ делать заметки в данный момент.

Во-первых, вам следует отразить шаблон заметок, приведенный выше, чтобы убедиться, что вы охватываете все свои базы. Затем выберите простой метод, который позволит вам оставаться на связи с тем, что на самом деле происходит на встрече. Вот парочка, которую стоит попробовать:

Корнельский метод

Корнельская система создания заметок включает в себя разделение страницы на основные заметки справа и ключевые моменты и выводы слева. Нижняя часть страницы зарезервирована для краткого обзора ваших заметок.

Превосходно управляйте проектами и будьте любимы своими товарищами по команде.

Сведения о встрече: Имя, дата, время и цель	Примечания
Ключевой момент 1:
Ключевой момент 2:
Ключевой момент 3:			Ключевой момент 4:
Сводка заметок Принятые решения Действия

Это простая структура, которая отражает наш шаблон, но ее быстро и легко записывать на собраниях, где вы нет повестки дня.

Квадранты

Метод Квадрантов — еще более простой способ делать заметки от руки (и его используют такие люди, как Билл Гейтс).

Возьмите лист бумаги и разделите его на четыре части:

1. Вопросы: Все, что возникает во время собрания и на которое вы получите ответ.
2. Примечания: Возникающие мысли, идеи и темы для обсуждения.
3. Предметы личного действия: За что вы отвечаете.
4. Назначьте другим: Что нужно делать другим или информацию, которую нужно передать заинтересованным сторонам.

Это немного сложнее и сложнее уместить в приведенный выше шаблон, но все же позволяет быстро собирать релевантную информацию. Используйте его, когда вас втянули на встречу, и у вас нет времени на подготовку.

Есть наука о том, чтобы делать заметки лучше. Убедитесь, что вы используете лучший для вас метод.

3. Не пытайтесь все записать!

Если есть один передовой прием, который вы извлечете из всего этого, это должен быть , чтобы ваши записи собрания были краткими.

Нет смысла записывать каждое слово. Сосредоточьтесь на ключевых моментах, выводах, вопросах и идеях, а все остальное оставьте на рассмотрение протокола собрания.

Получите всех на одной странице. С Планио.

В конце концов, краткость — лучший друг для записных книжек.

4. Сделайте свои заметки доступными для сканирования.

Структура и форматирование — вот что превращает заметки на собраниях из плотных в восхитительные.

Убедитесь, что в заметках к собранию используются четкие заголовки и структура, чтобы вы могли быстро найти то, что вам нужно.Как минимум используйте заголовки в шаблоне выше. Однако для более интенсивных стратегических встреч или встреч с большим количеством ключевых моментов вы можете использовать подзаголовки или другие способы разбить свои категории.

Например:

Ключевой момент: Планирование функций на 2020 год	Примечания
Q1: — Ключевой момент 1: — Ключевой момент 2:	— — —
Q2: — Ключевой момент 1: — Ключевой момент 2:	— — —
Q3: — Ключевой момент 1: — Ключевой момент 2:	— — —
Q4: — Ключевой момент 1: — Ключевой момент 2:	— — —

5.Используйте коды для выделения важных моментов.

Записывая заметки о встрече на бумаге, вам нужно будет быстро отметить, что является наиболее важным. Вместо того, чтобы портить свои заметки, попробуйте использовать несколько кодов:

• Добавьте «⭐» перед ключевыми темами или проблемами, которые привлекают много внимания
• Пронумеруйте 3 основных обязанности в порядке важности
• Используйте « ❓ »перед вопросами, что вам все еще нужен ответ для
• Сократите как можно больше (не теряя смысла)

6.Контекст имеет значение (но используйте его экономно)

В какой-то момент своей жизни вы, вероятно, оглядывались на сделанные заметки и не имели представления, о чем вы думаете. Контекст помогает нам понять, почему было принято решение и как мы к нему пришли. И хотя ваши заметки о встрече могут извлечь выгоду из контекста, слишком большая его часть их утомляет.

Откажитесь от электронных таблиц и начните действовать с помощью управления проектами.

Используйте верхнюю часть шаблона заметок о собрании — цель и цель — чтобы дать немного контекста, чтобы вы знали, о чем вы думали, собираясь на собрание.Сведите максимум к одному или двум предложениям.

Например:

Планирование второго квартала по контент-маркетингу

• Цели и задача: После того, как мы увидели успех нашего плана по содержанию в прошлом квартале, на этой встрече мы обсудим, как мы можем продолжать расти и внедрять инновации в наш текущий контент. календарь. Ключевыми темами будут расписание публикаций, стратегия в социальных сетях и работа с влиятельными лицами.

7. Ответьте на несколько простых вопросов

до встречи

Многие встречи, вероятно, можно было бы заменить электронной почтой (или более эффективным управлением задачами) всего с несколькими вопросами (в основном «В чем смысл этой встречи?»)

Когда дело доходит до эффективных заметок на собраниях, стоит задать некоторые из этих вопросов заранее.Взгляните на свою повестку дня и уделите несколько минут каждому ключевому моменту. Какие у вас есть вопросы? Как подготовиться к тому, чтобы встреча проходила быстрее?

8. Сосредоточьтесь на том, что будет дальше

В то время как заметки фиксируют прошлое, ваши мысли должны быть сосредоточены на будущем.

Ничего страшного, если вы пропустите заметки по некоторым вопросам для обсуждения. Ничего страшного, если вы пропустите задание или срок выполнения. Убедитесь, что вы записываете вопросы по мере их появления, а затем потратьте несколько минут после встречи, суммируя свои обязанности собственным голосом.

Это поможет закрепить их в вашей памяти, а также поможет другим заметить, если у вас что-то не так.

9. Принимайте решения и действия сверхчеткие

Если что-либо требует вашего действия, вы должны записывать его как можно яснее. Если вы не можете этого сделать, это довольно четкий сигнал, что вам нужно обсудить это со своей командой.

Попасть в ♥ с Project Management. Попробуйте Planio.

Записывая элементы действий, вы хотите убедиться, что вы следуете 3C:

1. Очистить: Сразу становится ясно, что нужно делать? Вы отвечаете, кто, что и когда?
2. Краткий: Это одно или два предложения? Если нет, достаточно ли вы его понимаете, чтобы сделать его короче?
3. Согласованный: Используете ли вы тот же формат, чтобы было легко сканировать заметки?

(Подробнее о том, как писать полезные статьи и заметки в нашем Руководстве по написанию статей базы знаний!)

10.Делитесь заметками о собраниях с заинтересованными сторонами

Заметки о собраниях отлично подходят для вас. Но они еще лучше для людей, которые не смогли прийти на встречу, но все еще должны знать, что происходит.

Если у вас есть план коммуникации по проекту, обратитесь к нему, чтобы узнать, кто должен знать о результатах встречи. Затем отправьте им ссылку на свои заметки о собраниях в Planio или назначьте им задачу с их элементами действий.

Если вы использовали наш шаблон и храните заметки о встрече в Wiki, у них будет доступ ко всему, что необходимо для продолжения проекта.

Сделайте ваши встречи значимыми с помощью более качественных заметок. Но как только вы овладеете основами и начнете использовать шаблон заметок о встрече, вы станете более организованным и продуктивным. Более того, чем активнее вы станете, тем меньше встреч вам придется посещать!

Как написать эффективный протокол встречи (с примерами) — Zippia

Статьи в жизни на работе Руководство

Найдите действительно нужную работу в

В этой статье

Перейти в раздел

Статьи в Life At Work Guide

Информация, которая обсуждалась на собрании компании, может легко потеряться при переводе, если она не записана должным образом.Чтобы избежать недоразумений, многие компании используют протоколы собраний для систематизации информации.

Протокол встречи гарантирует, что важные детали во время деловой встречи будут отслеживаться для дальнейшего использования. Эти письменные документы сохраняются для использования в будущем или для передачи информации сотрудникам, которые не присутствовали на встрече.

Почему важны протоколы собрания?

Компании, которые работают бесперебойно и прибыльно, всегда озабочены своей эффективностью.Встречи считаются временем для общения в компании. Если информация, обрабатываемая во время встреч, искажается, это огромная трата времени и усилий.

Составление протокола собрания повышает эффективность за счет точного учета того, что произошло. Это устраняет возможность ошибки, которая возникает из-за отсутствия документации. Мониторинг встреч со структурированным подходом к обсуждениям и последующим действиям ведет к успеху.

Что включать в протокол собрания

Смысл составления протокола собрания — записывать все важные события, которые произошли.Они должны быть достаточно подробными, чтобы коллега, который не присутствовал на мероприятии, все равно мог их полностью понять.

Поэтому необходимо включить определенную информацию, чтобы сделать ваш протокол собрания достаточно исчерпывающим и полезным для всех в будущем.

Следующая информация должна быть включена при составлении действующего протокола собрания:

• Цель собрания

• ФИО всех присутствующих

• Дата и время встречи

• Подробная информация о проектах, кому они были назначены, и когда они должны быть выполнены до

• Заключительные звонки по решениям на собрании

• Любые обновления предыдущей встречи

• Подробная информация о том, когда состоится следующая встреча, когда она актуальна

Как писать протокол собрания

Составление протокола собрания — простой процесс, но все же важно уделять внимание деталям и тщательно выполнять его.Рассмотрим приведенные ниже шаги для создания протокола собрания, в котором успешно отражены важные моменты, требующие документации:

1. Подготовьте заранее. Лучший способ составить безупречный протокол собрания — это подготовиться соответствующим образом, прежде чем идти на собрание. Многие профессионалы предпочитают составлять шаблон, который направляет их к информации, которую им необходимо собрать во время встречи.

   Понимание того, какие данные вам нужно собрать заранее, значительно упрощает определение того, когда на самом деле происходит встреча.Чтобы помочь с подготовкой, спросите своих руководителей, какова будет общая цель встречи, и соберите информацию о мероприятии.

   Благодаря тщательной подготовительной работе ведение заметок в протоколах собрания во время самого собрания больше, чем просто заполнение пропусков. По крайней мере, четко понимайте цель встречи.

2. Делайте подробные записи во время встречи. На встрече основное внимание уделяется вниманию и четким заметкам.

   Обязательно запишите полные имена всех присутствующих и дату собрания, прежде чем что-либо начнется. Приходите пораньше, чтобы убедиться, что это не съедает время обсуждения.

   Задавать эти вопросы после встречи может быть немного неудобно, поэтому передайте лист посещаемости в начале встречи, чтобы не запрашивать информацию у каждого человека позже.

   По мере того, как разговор начинается и возникают темы, которые необходимо рассмотреть, запишите краткие, но прямые заметки по основным затронутым вопросам.

   Несмотря на то, что этот термин относится к каждой минуте встречи, это не означает, что вам нужно записывать каждую мелочь. Включите только самую актуальную информацию, которая отражает, какие решения, предложения или проекты были обработаны.

   В этих примечаниях укажите, кто отвечает за конкретные задачи, которые были делегированы на собрании. Постарайтесь разделить свои мнения при записи протокола собрания, потому что он должен быть объективным отчетом о том, что произошло.

3. Получите копии всех отчетов, использованных на собрании. Документы, отчеты и презентации часто предоставляются во время собрания, чтобы дать участникам больше разъяснений. Перед тем, как покинуть собрание, попросите координатора переслать вам эти материалы, чтобы внести ясность в протокол собрания.

4. Аккуратно печатайте заметки после встречи. После завершения собрания у вас должна быть наполовину сложенная серия рукописных заметок.

   Имея в виду только что обсуждавшуюся информацию, принесите свои заметки и напечатайте их более организованно.

   Наличие цифровой копии протокола собрания упрощает редактирование. Это также дает вам возможность поделиться им со своими руководителями и коллегами одним нажатием кнопки.

5. Просмотрите и отправьте руководству на утверждение. Имея в руках вычитанный окончательный экземпляр протокола собрания, отправьте его своему руководителю на утверждение.

   Сделайте тщательное редактирование, прежде чем отправлять протокол собрания своему руководителю по электронной почте. После того, как они предоставят вам свою печать одобрения, протокол собрания окончательно оформляется и отправляется коллегам.

   Включите как участников собрания, так и коллег, которые могли отсутствовать и которым необходимо узнать подробности.

Советы по написанию протокола собрания

1. Оперативно обрабатывайте протоколы собраний. Быстрое составление протокола собрания после его завершения важно по нескольким причинам.Во-первых, принятые решения просто произошли, поэтому маловероятно, что вы забыли какие-то детали.

   Во-вторых, информация должна быть незамедлительно отправлена ​​другим сотрудникам, особенно если они пропустили встречу и требуют подробностей, которые они пропустили.

2. Не включать случайный разговор. Несмотря на то, что встречи должны быть нацелены на конкретную цель, вполне естественно, что сторонние разговоры происходят время от времени.

   Однако их не нужно включать в протокол собрания. Это отвлекает от более важной информации и приводит к разговору, не имеющему отношения к цели встречи.

   Если разговор не имеет прямого отношения к теме собрания или принимаемым решениям, не включайте его в протокол собрания.

3. Укажите, кому были даны задания. Часто цель встреч — обсудить новый проект или план действий, за которые команда собирается приступить.Когда это цель собрания, руководители будут тратить часть времени, делегируя задачи конкретным сотрудникам.

   Важно указать, кто был назначен для выполнения каждой задачи или ответственности во время встречи, потому что это позволяет избежать несоответствий позже.

4. Посмотрите шаблоны протоколов собраний. Один из способов убедиться, что протоколы ваших собраний правильно отформатированы, — это просмотреть шаблоны в Интернете. Шаблоны общих протоколов собрания дают представление о том, как ваш протокол должен выглядеть, когда вы закончите и готовы отправить его на утверждение руководителю.

   Используйте шаблоны для подготовки при создании собственного плана для проведения собрания.

5. Избегайте записи мнений. Записывая протоколы заседаний, строго придерживайтесь фактов. Хотя во время встречи можно обмениваться мнениями, это не самая важная информация, которую нужно включать в свои заметки.

   Мнения могут привести к окончательному решению, но только это окончательное решение должно быть включено в протокол собрания.

6. Сосредоточьтесь на том, чтобы слушать, а не делать заметки. Несмотря на то, что вести протокол собрания означает делать заметки при каждом удобном случае, все же рекомендуется держать уши открытыми и слушать.

   При ведении протоколов заседаний возникает давление, когда необходимо записывать все детали, но такая стратегия может иметь нежелательный результат.

   Лучше всего разделить ведение заметок на здоровый баланс: записывать важные вещи и внимательно слушать, не отвлекаясь на письмо.

Шаблон протокола собрания

Название вашей компании
Цель собрания (дата)
Дата собрания / время собрания / место собрания

Присутствующие на собрании

ФИО, ФИО, ФИО

ПРОГРАММА

Продолжение последней встречи

1. Подробная информация о том, что обсуждалось на последнем собрании и как это соотносится с текущим

Текущая цель встречи

• Важные моменты, которые обсуждались

• Принятые решения

• Переданные задачи

ПРИМЕЧАНИЯ

Действия в будущем

1. Когда встреча касается проекта, используйте это место, чтобы записать, кому было поручено каждое конкретное задание.

2. Укажите имена, обязанности и срок сдачи

Подробности о следующей встрече

Если следующее собрание компании запланировано, используйте это место, чтобы подробно описать, когда и где оно будет проведено.

Протокол собрания Пример

Компания Johnson Bath Products Company
Запуск новой кампании по производству мыла (14.01.2021)
14 января 2021 г. / 13:30 / Зал 32 Северное здание штаб-квартиры Johnson

человек, посетивших

Джейми Клоуз, Джеймс Кларк, Аарон Смит, Анджела Сноу, Кимберели Райли, Марк Тафт

ПРОГРАММА

Продолжение последней встречи

1. Последняя встреча была посвящена рекламной и маркетинговой стратегии новой линии астрологического мыла.Было решено, что эта кампания будет нацелена на социальные сети и задействовать влиятельных лиц, чтобы привлечь внимание публики.

Текущая цель встречи

• Определите наиболее удачную дату запуска

• Решите, какие влиятельные лица в социальных сетях будут использоваться для продвижения этой линейки продуктов

• Назначить работы по окончательной подкраске до даты запуска

ПРИМЕЧАНИЯ

• В ходе проведенного маркетингового исследования было обнаружено, что целевой демографической группой для астрологической линии мыла являются женщины в возрасте от 16 до 35 лет

• Определенная дата запуска маркетинговой кампании — 1 февраля 2021 года

Дальнейшие действия

1. Анджеле Сноу было поручено создать список потенциальных влиятельных лиц в социальных сетях, с которыми можно будет заключить маркетинговую сделку (Срок сдачи: 21.01.21)

2. Джеймс Кларк был назначен копирайтером для публикаций в Instagram компании, запускающей новую линию астрологии (Срок сдачи: 21.01.21)

3. Кимберели Райли была назначена роль поставщиков фоторедакторов для публикаций в социальных сетях (Срок сдачи: 21.01.21)

Подробности о следующей встрече

Следующее собрание состоится 22 января 2021 года.Его цель будет заключаться в том, чтобы следить за работой кампании за неделю.

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Автор

Крис Колмар

Крис Колмар — соучредитель Zippia и главный редактор блога карьерных советов Zippia. За свою карьеру он нанял более 50 человек, его нанимали пять раз, и он хочет помочь вам найти вашу следующую работу.Его исследование было опубликовано в New York Times, Thrillist, VOX, The Atlantic и в множестве местных новостей. Совсем недавно его цитировали USA Today, BusinessInsider и CNBC.

Найдите работу, которая лучше всего соответствует вашей карьере

Где вы хотите работать?

Найти работу

минут собрания — определение, как записывать, шаблон

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это заметки, которые записываются во время собрания.Они выделяют ключевые обсуждаемые вопросы, предложения или голосование, а также действия, которые необходимо предпринять. Протокол собрания обычно ведется назначенным членом группы. Их задача — обеспечить точную запись того, что произошло во время встречи.

Этапы записи протокола собрания

Запись протокола собрания состоит из пяти основных этапов. Это:

• Предварительное планирование
• Ведение записей
• Запись или расшифровка протокола
• Обмен протоколами собрания
• Хранение или хранение минут для использования в будущем

Предварительное планирование

Если Встреча хорошо спланирована заранее, взять минуты будет намного проще.При этом председатель CEOA CEO, сокращенно от «Главный исполнительный директор», является высокопоставленным лицом в компании или организации. Генеральный директор отвечает за общий успех организации и за принятие управленческих решений на высшем уровне. Прочтите описание должности, и секретарь или протоколист должен работать вместе, чтобы заранее определить повестку дня собрания. Например, человек, ведущий протокол, может работать с председателем над составлением документа, который будет служить повесткой дня и предоставит формат для собрания.

Повестка дня собрания

Если председатель и секретарь не могут встретиться и предложить проект, то секретарь должен получить копию повестки дня до начала собрания. Повестка дня собрания послужит руководством к тому, как делать заметки и составлять протокол. Кроме того, повестка дня также включает другие детали, которые необходимо занести в протокол. В их число входят:

• Имена всех присутствующих членов — включая гостей и докладчиков
• Документы, которые можно раздавать по ходу собрания, например, копии списка предложений для голосования

Ожидания

Когда человек выбран в качестве регистратора минут, для него важно знать, что от него ожидается.Таким образом, человек должен подойти к председателю комитета и спросить, какова будет его роль на собрании. Например, если собрание будет включать предложение предложений Голосование по доверенности Голосование по доверенности — это делегирование права голоса представителю от имени первоначального обладателя голоса. Сторона, которая получает право голоса, называется доверенным лицом, а первоначальный обладатель голоса известен как принципал. Эта концепция важна на финансовых рынках, и особенно в публичных компаниях, назначенный член должен узнать, следует ли ему включать имена тех, кто предлагает предложения, и тех, кто поддерживает.

Что включать в протокол собрания

Перед тем, как записывать какие-либо подробности, назначенный регистратор протоколов должен ознакомиться с типом информации, которую они должны записывать. Группа может использовать определенный формат для записи заметок, но в целом протокол собрания обычно включает следующие сведения:

• Дата и время проведения собрания
• Имена участников, а также отсутствующих участников
• Принятие или поправки, внесенные в протокол предыдущего собрания
• Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
  • Предпринятые или согласованные действия
  • Следующие шаги
  • Результаты выборов Прямое голосование Прямое голосование, широко известное как обязательное голосование, является корпоративная система голосования, которая может использоваться для избрания директоров или голосования по важным вопросам
  • Принятые или отклоненные предложения
  • Новый бизнес
  • Дата и время следующего собрания

Процесс составления протокола собрания

По окончании встречи человек, которому поручено составить протокол, должен получить все необходимые ему ресурсы. вести протокол в ясной и презентабельной форме.Вот несколько советов, на которые следует обратить внимание:

• По окончании встречи не занимайте много времени, чтобы написать протокол. Таким образом, все, что происходило на встрече, еще свежо в памяти.
• Просмотрите схему, которая была создана ранее, и при необходимости внесите изменения. Это может включать добавление дополнительной информации или разъяснение некоторых поднятых вопросов. Также проверьте, чтобы все приговоры, действия и ходатайства были четко записаны.
• Проверьте протокол и убедитесь, что он краток, но ясен.

Распространение протокола собрания

Как только секретарь завершит написание протокола, он должен поделиться им с членами группы. Они могут быть опубликованы в Интернете или в облаке. Учитывая, что протоколы и другие типы документов могут повлечь за собой много бумажной работы, может быть предпочтительнее использовать безбумажный подход к совместному использованию.

Например, если регистратор минут документировал протоколы с помощью Microsoft Word, который не предлагает онлайн-обмен, то они могут рассмотреть возможность использования Google docs, который предлагает способ обмена документами онлайн с другими пользователями.

Регистратор также должен сохранять копию протокола собрания для дальнейшего использования. Большинство компаний хранят свои минуты в Интернете — в Google Docs или OneDrive.

Ключевые выводы

Протоколы собрания важны, потому что они используются для документирования ключевых вопросов, поднятых во время собрания. Например, эффективные минуты могут указывать подходы, которые были предложены для решения конкретной проблемы, и основную причину, по которой участники предпочитают один метод другому.

Протокол встречи можно записывать вручную или на электронном устройстве, таком как ноутбук или iPad. После собрания диктофон просматривает протокол и при необходимости вносит правки. Затем протокол собрания передается участникам группы. Помимо распределения, протоколы также сохраняются для использования в будущем.

Шаблон

Дополнительные ресурсы

CFI является официальным поставщиком программы финансового моделирования и оценки (FMVA) ™. Станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ®, предназначенным для превратите любого в финансового аналитика мирового уровня.

Для продолжения обучения и развития ваших знаний в области финансового анализа мы настоятельно рекомендуем дополнительные ресурсы CFI, указанные ниже:

• Action LearningAction LearningАктивное обучение — это процесс разработки творческих решений для решения сложных проблем отдельных лиц, групп людей и корпораций
• Корпоративная стратегияКорпоративная стратегияКорпоративная стратегия фокусируется на том, как управлять ресурсами, рисками и доходностью в рамках всей фирмы, а не на поиске конкурентных преимуществ в бизнес-стратегии для выполнения конкретных задач в
• Публичные выступления Публичные выступления Публичные выступления, также называемые ораторским искусством или речью, — это процесс передачи информации живой аудитории.Тип передаваемой информации намеренно структурирован так, чтобы информировать, убеждать и развлекать. Великолепное публичное выступление состоит из трех компонентов: Стиль: мастерски построенный с использованием слов для создания

Как записывать протокол собрания: 11 советов по максимальной эффективности

Успешные организации не только знают, как эффективно управлять операциями, но и проводят регулярные эффективные встречи, которые фактически приводят к действиям.

Это включает в себя четкую повестку дня для всех собраний, а также четкую запись протокола собрания, чтобы любой мог рассмотреть вопросы, которые обсуждались на предыдущем собрании.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания, иногда известный как M-O-M, относится к письменной записи обсуждаемых вопросов, а также любых решений, которые были приняты во время собрания.

Эти записи ценны по многим причинам:

• Лица, принимающие решения, могут оглянуться назад и просмотреть их;
• Лица, принимающие решения, могут назначать и выполнять задачи для решений, принятых во время собрания;
• Те, кто отсутствовал, могут наверстать упущенное и пересмотреть принятые решения.

Кто обычно ведет протокол собрания?

Обычно секретарь организации отвечает за ведение протокола собрания. В случае отсутствия секретаря задание может быть поручено другому лицу.

Что включается в протокол собрания?

Поскольку составление протокола собрания — это способ ведения записей, хорошие протоколы собрания обычно включают следующую информацию:

• Имена и обозначения людей, присутствующих на собрании
• Имена и причины отсутствия людей (необязательно)
• Повестка дня собрания
• Основные темы обсуждения
• Результаты голосования
• Установленные цели и планы действий
• Принятые решения
• Будущие решения, которые необходимо принять
• Дата и время следующего собрания

Вы можете загрузить и использовать наш PDF-шаблон протокола собрания, который поможет вам в процессе написания протокола собрания.

Помните, что протокол собрания должен быть кратким, поэтому вы должны резюмировать основные моменты обсуждения на собрании, а не перечислять то, что все сказали.

Что

не следует включать в протокол собрания?

Как правило, протоколы собрания представляют собой объективные заявления, поэтому вам не нужно записывать субъективные комментарии или эмоции, если это не оговорено председателем. Держите свои высказывания как можно более нейтральными.

И, как отмечалось выше, протокол должен быть как можно более кратким, поэтому вам не нужно пытаться транскрибировать каждое произнесенное слово дословно.Просто перечислите основные моменты и важные действия, которые были предприняты.

Какие примеры протокола собрания?

Базовый протокол неформальной встречи может выглядеть так:

Дата: мм / дд / ггггг

Участники:

Имя + Обозначение 1

Имя + Обозначение 2

Имя + Обозначение 3

Повестка дня

Позиция 1

Bullet point 1

Bullet point 2

Bullet point 3

Item 2

Bullet point 1

Bullet point 2

Bullet

Позиция 3

Bullet point 1

Bullet point 2

Bullet point 3

Принятые решения:

План действий:

Более официальное собрание может включать другие вопросы, такие как вступительное слово, утверждение протокола предыдущего собрания и формальный перерыв.

Запись протокола собрания

В зависимости от характера собрания можно использовать разные способы записи протокола собрания. Вот некоторые из наиболее распространенных:

1. Verbatim

Дословно — латинское слово, означающее «слово в слово». Большинство людей, составляющих протоколы собраний, не делают стенографических записей, если только вы не стенографистка, которая может записывать так же быстро, как человек говорит.

С появлением технологии записи голоса теперь можно вести письменную стенограмму встречи без дополнительных человеческих усилий с помощью инструментов искусственного интеллекта.Однако большинство встреч не требуют такой подробной информации в своих записях.

2. Повествование

Повествовательный способ записи протокола собрания включает в себя записывать в повествовательной форме все, что обсуждается на собрании. Он включает в себя все представленные идеи, независимо от того, были ли они выбраны в итоге.

3. Разрешение

Протокол собрания типа резолюции фокусируется только на повестке дня и принятых решениях. По сути, он записывает только завершение встречи, независимо от того, какой мыслительный процесс был достигнут.

4. Действие

Протокол собрания типа действия подчеркивает пункты действия, которые необходимо выполнить. Другие решения, не требующие прямого действия, не могут быть включены в протокол собрания.

Как писать протокол собрания

Теперь, когда вы знаете различные способы записи протоколов заседаний, вот наши главные советы, которые помогут вам делать это эффективно и результативно:

1. Сядьте рядом с председателем или лидером.

Если вам поручено вести протокол собрания, первое, что вам нужно сделать, это найти место рядом со стулом.Вы должны уметь слышать каждую важную деталь. Это также позволяет вам уточнять информацию по мере продвижения встречи.

2. Принесите свои записывающие инструменты и шаблоны.

Если вы записываете минуты вручную, лучше всего подойдет глянцевый блокнот, так как глянцевые страницы позволяют писать более плавно, чем на грубой бумаге. В качестве альтернативы вы можете распечатать шаблоны протоколов встреч, чтобы убедиться, что вы охватываете всю важную информацию.

Если вы записываете минуты на своем компьютере, убедитесь, что у вас есть необходимая программа для обработки текста.Вы также можете захотеть иметь диктофон, чтобы вести голосовую запись собрания.

3. Будьте готовы и вовремя.

Это означает, что вам нужно целенаправленно готовить все до начала встречи, поскольку вам нужно будет присутствовать при каждом обсуждении.

Например, если вы обычно пьете кофе на собраниях, обязательно приготовьте его рядом с вами. Также сходите в туалет до начала встречи.

4. Составьте список участников по мере их прибытия.

Чтобы сэкономить время и убедиться, что вы не пропустите эту важную часть протокола встречи, приучите себя записывать имена участников сразу по их прибытии.

В качестве альтернативы, вы можете передать шаблон протокола собрания во время перерыва, чтобы узнать имена и подписи всех участников. Помните, что это будет эффективно только для небольших встреч с небольшим количеством людей.

5. Задокументируйте повестку дня в виде заголовков в заметках.

Перед началом собрания запишите повестку дня.Запишите их в виде заголовков на страницах записной книжки, оставив место ниже, чтобы вы могли записать важные моменты, обсужденные во время встречи.

6. Перечислите важные моменты.

Затем, в начале встречи, напишите список основных представленных идей. Убедитесь, что вы оставили пространство между маркерами, чтобы освободить место для уточнений, которые вы можете добавить по ходу.

7. Составьте таблицу для точек принятия решения.

Хороший способ записать точки принятия решения для повествовательного типа протокола собрания — создать таблицу, в которой вы можете легко разделить комментарии за или против определенного решения.

Вы не только будете вести хороший учет основных комментариев, но также сможете ознакомиться со своим списком во время самой встречи, чтобы помочь в заключении.

Однако для протоколов собрания типа «Разрешение» или «Действие» вам не нужно этого делать, а вместо этого нужно только ждать окончательного решения.

8. Запишите важные даты.

На протяжении всей встречи обращайте внимание на важные даты. Сюда могут входить:

• Сроки выполнения планов действий
• Сроки последующих действий по нерешенным вопросам
• Сроки выполнения принятых решений
• Запланированная дата следующего собрания

9.Уточняйте информацию по мере продвижения.

Если во время встречи что-то не имеет смысла, не стесняйтесь обращаться за разъяснениями. Гораздо лучше задавать вопросы во время встречи, чем рисковать перечислить неточную информацию в протоколе встречи.

10. Уточните свои записи.

Независимо от того, делали ли вы ручные заметки или голосовую запись собрания, вам необходимо уточнить протокол собрания, чтобы все остальные могли его понять.

Если вы написали их от руки, самое время напечатать их.Если вы уже набрали их, прочтите свои заметки, чтобы узнать, нужно ли вам подробно описать или уточнить определенные пункты.

11. Поделитесь протоколом собрания.

У вашей организации может быть предпочтительный способ хранения и обмена протоколами собрания, например сохранение его в сетевой папке. Если нет, обсудите со своим председателем возможные варианты передачи протокола собрания.

Некоторые идеи включают:

• Размещение копии протокола на доске объявлений компании в течение недели со дня встречи
• Распечатка или отправка копии протокола по электронной почте всем членам команды
• Отправка ссылки на онлайн-файл всем участникам команда

Протокол заседания Шаблон

После того, как вы запишете протокол собрания, вам нужно будет иметь его с собой для просмотра в начале следующего собрания.

Хотя использование записной книжки с пустыми страницами дает вам свободу писать протокол собрания в собственном стиле, шаблон протокола собрания может помочь вам начать привыкать к хранению важной информации.

Это также поможет вам разработать последовательный метод ведения заметок во время встреч.

Загрузите наш бесплатный шаблон в формате PDF для протоколов встреч, чтобы быстро начать эффективную запись встреч в компании.

Вы нашли этот пост полезным? Дайте нам знать в комментариях ниже!

Если вам понравился этот пост, то вам также может понравиться:

Йен Кабаг — автор блогов TCK Publishing.Она также занимается домашним обучением, семейным тренером и лектором по методу Шарлотты Мейсон, философии образования, в которой большое внимание уделяется классической литературе и шедеврам искусства и музыки. Она также написала несколько книг, как художественных, так и документальных. Она страстно желает, чтобы следующее поколение детей стало любителями чтения и обучения в условиях короткого промежутка времени.

Как писать эффективные протоколы заседаний

Встречи могут поставить под сомнение нашу направленность, мягко говоря.Вот почему протоколы собраний имеют решающее значение. Хорошие минуты помогают всем запомнить сказанное, отследить любые решения и прояснить действия. Без них может начаться замешательство, так как всеобщее внимание начнет ослабевать.

Если вы обязаны вести протокол собрания, вы, несомненно, столкнулись с вечной дилеммой: напишите слишком мало, и вы рискуете упустить важную деталь. Пишите слишком много, и вы обременяете своих коллег неприятной задачей отделить важное от совершенно неуместного.Предполагая, что вы не хотите умышленно мучить своих коллег, вот пять стратегий, которые помогут вам уловить самое главное и сделать ваши встречи более эффективными.

1. Составьте повестку дня

Вы когда-нибудь были на собрании, которое так далеко отклонялось от темы, что вы молча спрашивали вселенную, когда это закончится? У нас тоже есть. Вот здесь и пригодится хорошая повестка дня. По словам доктора Табиты Харт из Университета Сан-Хосе, повестка дня придает структуру вашим собраниям.Это помогает каждому сосредоточиться на том, что важно, и вам не придется перебирать столько нерелевантных идей, пока вы тратите несколько минут.

Чтобы составить повестку дня, запишите каждый этап встречи и убедитесь, что каждый пункт:

• Конкретно и реалистично в рамках встречи
• Ориентировано на результат и помогает направлять обсуждение
• Отведено разумное количество времени для обсуждения

2. Используйте надежное приложение для заметок

В середине встречи не всегда ясно, как идеи каждого должны быть структурированы на странице.Если вы записываете протокол собрания вручную, его трудно реорганизовать позже. Использование надежного приложения для создания заметок, такого как Evernote, значительно повысит эффективность использования минут, а также обеспечит четкость и простоту обновления деталей встречи. Вы сможете быстро записывать минуты и делиться информацией с коллегами, а также искать в предыдущих заметках.

3. Включите в протокол собрания несколько ключевых компонентов.

Минуты должны быть понятными с первого взгляда, чтобы любой, кто их прочитал через несколько дней или недель, мог быстро найти то, что им нужно.Для этого укажите:

• Имена всех участников собрания
• Пункты повестки дня
• Календарь сроков и пунктов действий
• Основные моменты обсуждения
• Любые решения, принятые в ходе собрания

4. Подумайте о будущем

Это простая, но действенная стратегия, которая поможет вам легко избежать ловушки удаления каждой мелочи. Пока вы берете минуты, спросите себя, будет ли то, что вы пишете, иметь значение в будущем — если нет, оставьте это в стороне.Обобщайте разговоры, если они действительно важны, и избегайте эмоций в своих записях.

5. Не бойтесь говорить по телефону

Вы ведете протокол собрания, и кто-то использует кодовое слово или аббревиатуру, которую вы раньше не слышали, или, может быть, они не так четко сформулированы, как могли бы. Вы вмешиваетесь и просите разъяснений? Да! Если вы записываете протоколы собраний, вам может быть страшно приостановить беседу. Однако вам следует высказаться, если вы не уверены в том, что кто-то сказал или что только что обсудила группа.Если вы отстаете, вероятно, вы не единственный.

Вот несколько фраз, которые помогут собрать всех на одной странице:

• «Я думаю, вы только что сказали [заявление]. Это верно?»
• «Извините, если я отстал от графика, но не могли бы вы пояснить [концепцию]?»
• «Я не уверен, что слежу за этой частью разговора. Не могли бы вы вспомнить, что вы сказали о [концепции]? »
• «Прошу прощения, если это очевидно для всех, но что означает [понятие / слово]?»

Эти советы должны помочь вам избежать ощущения, что вам нужно яростно щелкать по клавиатуре, чтобы записать все, что говорится.Применяйте эти стратегии в свои минуты, чтобы выразить более важные идеи меньшим количеством слов, и ваши товарищи по команде будут вам благодарны.

Как писать протоколы собраний

Поначалу написание протокола собрания может показаться сложной задачей. Есть группа людей, которые обсуждают множество тем в сжатые сроки. Ваша задача — решить, что является наиболее важным, и записать это таким образом, чтобы все могли просмотреть позже.

Протоколы собраний ценны по нескольким причинам.Они могут иметь жизненно важное значение для обеспечения подотчетности членов команды. Они используются для информирования тех, кто не присутствовал на собрании. Они являются исторической записью, так что идеи и решения не забываются.

Ведение протоколов встреч может вызывать стресс, но они могут оказаться бесценными. Члены вашей команды будут чрезвычайно благодарны, если в будущем вы сможете вытащить протокол собрания, чтобы напомнить им о важных задачах и ответить на забытые вопросы.

Следующие советы помогут вам составить эффективный протокол встречи.Даже если у вас был опыт приема минут за несколько минут до этого, вы можете найти что-то, что поможет вам повысить свою эффективность:

1. Заранее знайте, о чем будет встреча.

Лицо, ответственное за собрание, должно подготовить повестку дня, чтобы вы могли ознакомиться с ним до начала собрания. Вы можете использовать эту повестку дня, чтобы подготовить свою организацию заметок, за что вы будете очень благодарны позже.

Для систематизации заметок будет полезно создать своего рода шаблон, который можно будет быстро заполнить во время встречи.

Если у вас нет повестки дня, возможно, эта задача ляжет на вас. Повестка дня очень полезна для того, чтобы встречи проходили гладко и эффективно.

Вы можете подтолкнуть свою команду лидеров к ее созданию. Или вы можете создать свой собственный, расспрашивая окружающих, какие темы для обсуждения есть у руководителей собрания.

2. Настройте шаблон протокола встречи

Будет легче корректировать ваши цифровые записи, если будут сделаны ошибки или изменения. Однако, если вы не умеете набирать текст, возможно, лучше будет придерживаться ручки и бумаги, а потом переписать то, что является наиболее важным.

Для чистых цифровых заметок вы можете попробовать использовать шаблоны электронных рассылок, которые вы можете найти в Интернете, чтобы оставаться организованными. Они визуально привлекательны для совместного использования (подробнее об этом позже). Цифровые заметки также будет легче распространять в целом.

Другой вариант создания цифровой схемы — использование таблиц в Google Docs. Выберите или создайте правильный шаблон или программу, которые соответствуют информации, которую вам нужно будет написать.

3. Составьте то, что вы будете писать

Каждая организация и, возможно, команда будут иметь разные шаблоны для протоколов встреч.Важно решить, какая информация важна, и создать вокруг нее четкую организацию.

Вы можете проконсультироваться с участниками собрания до и после каждого собрания, чтобы узнать, каковы их предпочтения в отношении протоколов собрания.

Вот несколько важных пунктов, которые следует включить в протокол собрания:

• Дата и время
• Участники
• Протокол предыдущего заседания
• Решения приняты, мероприятия
• Дата и время следующей встречи

Участники важны для внесения в список, чтобы их можно было привлекать к ответственности и для целей ведения документации.Вы также можете указать, кто не смог присутствовать на встрече, и обязательно попросите кого-нибудь просмотреть с ними протокол вашей встречи позже.

Для элементов действий обязательно укажите конкретные шаги, которые необходимо предпринять, и тех, кто отвечает за каждую часть. Элементы действий должны выделяться среди всего содержимого в отдельном разделе или выделяться жирным шрифтом. Это, вероятно, самые важные записи в протоколе вашей встречи.

Опять же, члены команды могут пожелать большего или меньшего содержания на основе ваших первых нескольких испытаний.Проконсультируйтесь с ними, чтобы узнать, что еще нужно включить, а что удалить. Они также могут предпочесть другой дизайн.

Отнеситесь к обратной связи с недоверием и постарайтесь добиться максимального консенсуса в группе. То, что может предпочесть один человек, может не подойти для всей группы.

4. Делайте хорошие заметки

Существует множество способов ведения заметок, поэтому вам нужно будет найти наиболее подходящий для вас.

Помните, что вам не нужно записывать каждое сказанное слово.Просто запишите сокращенный вариант того, что важно, чтобы участники собрания запомнили позже.

Если вы беспокоитесь о том, чтобы получить всю важную информацию, вы даже можете попробовать записать заметки на свой телефон или компьютер, чтобы просмотреть их позже. Будьте внимательны, но не напрягайте себя.

Вы всегда можете попросить кого-нибудь быстро просмотреть все, что вы, возможно, пропустили. Ваша команда будет благодарна, если вы попросите разъяснений, потому что они понимают важность получения этих сведений позже.

Если вы обнаружите, что изо всех сил стараетесь оставаться внимательными, ваши минуты встречи, скорее всего, пострадают. Прежде чем перекусить и выпить, убедитесь, что у вас достаточно энергии. Избавьтесь от отвлекающих факторов, например телефона. Возможно, вам придется пожертвовать сидением рядом с любимым коллегой, если вы обнаружите, что слишком много перешептываетесь.

Просто помните о важности вашей задачи. Вы не хотите нести ответственность за то, что упускаете важное решение или действие.

Некоторые элементы должны иметь сроки выполнения.Для выполнения действий могут потребоваться перечисленные шаги. У всех элементов действий должно быть указано, кто их выполняет.

Если руководитель собрания не может назначить кому-либо задачу или срок выполнения, они будут признательны за ваш вопрос. У Стива Джобса из Apple был «напрямую ответственный человек» (DRI) для выполнения каждой задачи, назначенной на встрече.

Сроки и имена обеспечивают выполнение задач. Это не список покупок, это карта на следующую неделю.

5.Сделайте это привлекательным

Что хорошего в протоколах собрания, если их никто не хочет читать?

У вас уже должен быть аккуратный и организованный шаблон. Добавьте элементы, которые упростят усвоение, например правильное использование полужирного шрифта и курсива. Полужирный шрифт можно использовать для заголовков разделов или для выделения очень важной информации.

Не используйте слишком много полужирного шрифта, иначе он потеряет свою ценность и станет беспорядочным. Цветные шрифты также могут выглядеть липкими или привлекать слишком много внимания; так что будьте осторожны при их использовании.

Цветная рамка может быть эффективной для выделения важных разделов действий. Поэкспериментируйте и посмотрите, что лучше всего подходит для того, чтобы ваши протоколы встречи были привлекательными.

Помимо выделения важной информации с помощью привлекательного дизайна, вы можете улучшить брендинг на рабочем месте. Включая брендинг в протоколы встречи, вы можете вдохновить членов вашей команды на более постоянное понимание бренда. [2] Они увидят ваши усилия и привлекательность материала, а затем захотят применить это к своим собственным результатам.Добавьте логотип вашей организации и цвета бренда.

Главное, чтобы протоколы были удобоваримыми.

6. Раздайте протоколы

Протокол вашей встречи должен быть распространен как можно скорее после собрания, чтобы члены группы могли приступить к работе над пунктами действий. Это также важно для тех, кто мог пропустить встречу.

Проще всего распространять протоколы в цифровом виде по электронной почте или с помощью ссылки на Google Doc, которую может просмотреть каждый.Многие люди по-прежнему предпочитают хранить при себе печатные копии. Таким образом, они могут делать заметки на нем и физически вычеркивать элементы по мере их заполнения.

Вы можете получить их в обычном месте в офисе или спросить, кто хотел бы получить им распечатанную копию.

Заключительные мысли

Протокол заседаний требует упорного и внимательного отношения к делу. Время от времени вы, вероятно, будете слышать жалобу от коллеги о том, что чего-то не хватает в протоколе собрания.

Не принимайте это на свой счет. Это сложная задача, требующая много внимания и усилий. Бывают случаи, когда ваша команда не полностью понимает протокол встречи. Но никогда не знаешь, в какой день или неделю у них действительно будут проблемы без них.

Ваша задача вести протокол собрания неоценима, потому что вы держите команду подотчетной. Ваш учет делает их более эффективными, потому что, честно говоря, люди часто бывают забывчивыми. Благодаря вам встречи остаются значимыми в течение недели.

Желаем удачи в определении и совершенствовании своего процесса. Продолжайте получать отзывы, чтобы улучшить свои навыки и шаблоны. Каждая группа индивидуальна и предпочитает разные типы протоколов встреч. Найдите то, что лучше всего подходит для вашей команды.

Прилагая большие усилия, вы повышаете эффективность и подотчетность своей команды.

_{Статья Кристины Сандерс, Lifehack}

_{Фотография предоставлена ​​Unsplash через unsplash.com}

Полное руководство и бесплатный шаблон

Опубликовано: 07.22.2020

Протоколы заседаний совета директоров, безусловно, утомительны, и временами должность секретаря совета директоров кажется неблагодарной работой. Однако задача невероятно важная.

Во-первых, протоколы заседаний совета директоров критически важны для ведения журнала принятых решений, а также необходимы для соблюдения юридических требований вашей некоммерческой организации. Фактически, многие организации узнали, что обращение к ведению протоколов помогает им решать юридические вопросы, экономя как время, так и деньги для организации.

С учетом всего этого, к этой задаче нельзя относиться легкомысленно. Умение эффективно использовать протоколы заседаний совета директоров стоит потраченных времени и энергии, и ваши коллеги-члены совета оценят конечный результат.

Чтобы обеспечить максимально эффективное использование минут на доске, мы составили полное руководство, в котором подробно описаны все аспекты этого. Прежде чем переходить к мельчайшим деталям протоколов эффективных заседаний совета директоров некоммерческих организаций, давайте определим их, чтобы убедиться, что мы все на одной странице.

Если вы устали тратить часы времени и пачки бумаги на создание громоздкой настольной книги для каждого заседания совета директоров, у нас есть помощь.

Может быть, пора подумать о том, чтобы взорвать доску. Загрузите нашу бесплатную электронную книгу, чтобы узнать, как это сделать! Вы можете сократить время на подготовку к встрече с часов или дня до нескольких минут. Более того, члены вашего совета смогут готовиться к встречам из любого места — в цифровом формате!

Что такое протокол заседания совета директоров?

Протокол заседания совета директоров фиксирует действия и решения совета директоров.Они служат официальным и юридическим протоколом заседаний совета директоров некоммерческих организаций, а это означает, что они должны включать больше, чем простой обзор обсуждений. Основная цель протоколов заседаний совета директоров — показать, что члены совета директоров сделали следующее:

• Выполнены соответствующие процедуры.
• Соответствует законам штата в отношении некоммерческих организаций, освобожденных от налогов.
• Соблюдал устав организации и согласовывал решения с ее миссией.

Теперь, когда мы рассмотрели основы того, что такое протоколы заседаний совета директоров, мы можем глубоко погрузиться во все, что они влекут за собой, чтобы вы могли сразу приступить к созданию эффективных протоколов заседаний совета директоров.Вот что мы расскажем:

1. Каковы преимущества протокола заседаний совета директоров?

2. Как вести протокол на заседании совета директоров

3. Что не включать в протокол заседания совета директоров

4. Форма протокола заседания Совета директоров

5. Как инструменты Board Minutes могут помочь

Не стесняйтесь использовать ссылки перехода выше, чтобы перейти к наиболее подходящему или интересному для вас разделу. В противном случае давайте начнем с самого начала и воспользуемся преимуществами эффективных минут правления, чтобы вы могли проводить более продуктивные встречи!

1.Каковы преимущества протоколов заседаний совета директоров?

Помимо документирования того, что собрание действительно состоялось, протоколы собрания совета некоммерческих организаций полезны по ряду причин. Прежде чем тратить минуты, важно понять эти причины, чтобы убедиться, что вы документируете все соответствующие действия.

Чтобы лучше понять, зачем нужны минуты, давайте рассмотрим три основных преимущества записи эффективных заметок:

1. После утверждения протокол правления становится юридической записью того, что на самом деле произошло на собрании. В случае судебного процесса может быть вызван протокол, и, в свою очередь, члены совета директоров потенциально могут быть привлечены к ответственности. Если важные детали отсутствуют или если голоса регистрируются неправильно, это может иметь катастрофические последствия для некоммерческой организации и ее членов совета директоров.
2. Действующий протокол заседаний совета директоров служит надежной точкой отсчета для принятия решений в будущем. Они служат напоминанием о том, о чем говорилось на собрании, кто что сказал, каковы были намеченные следующие шаги и кто берет на себя ответственность за какие предстоящие проекты.
3. Потенциальные спонсоры, желающие расширить свою благотворительную деятельность или другие источники финансирования, могут получить доступ к протоколам заседаний совета директоров. Спонсоры могут использовать минуты, чтобы определить, насколько эффективно совет директоров ведет организацию к ее целям. Другими словами, это может быть определяющим фактором того, решит ли кто-то финансово поддержать ваше дело.

Как видите, протоколы заседаний совета директоров некоммерческих организаций являются важным ресурсом не только для дальнейшего использования самим советом директоров, но и для юридических целей.Теперь давайте рассмотрим передовые методы создания согласованных и хорошо организованных протоколов.

2. Как вести протокол на заседании совета директоров

Составление полных протоколов заседаний совета директоров некоммерческих организаций, отвечающих потребностям тех, кто их использует, имеет решающее значение для эффективного принятия решений и ведения документации в вашей организации. Чтобы вы могли создать максимально эффективные минуты, давайте рассмотрим передовые методы документирования четкого и точного отчета о действиях вашего совета.

1. Используйте свою повестку дня в качестве шаблона протокола собрания совета директоров.

Как и в случае с большинством собраний, заблаговременное планирование имеет решающее значение для создания определенной схемы, которая приведет ваше собрание совета к эффективному диалогу. Если администрация совета директоров создает шаблон протокола собрания совета директоров, который совмещен с повесткой дня, протокол становится невероятно простым, а — гораздо менее подверженным ошибкам.

Многие секретари совета директоров или административный персонал составляют план для заметок за несколько дней до собрания.Рассмотрите возможность использования повестки дня собрания в качестве ориентира и обозначьте важные вопросы, которые будут рассмотрены. Этот план дает вам заранее определенную структуру, которой нужно следовать, поэтому вы можете проводить больше времени, слушая и точно фиксируя беседу, вместо того, чтобы пытаться начать с нуля и записывать все на лету.

2. Заблаговременно назначьте минутку.

Напряжение члена совета директоров могло стать очень неприятным сюрпризом. Фактически, это, безусловно, поставит под угрозу качество вовлеченности и уровня участия этого члена совета директоров и может даже зайти так далеко, что ухудшит качество протоколов заседаний.Поэтому вам нужно заранее выбрать минутку.

Попросите одного и того же человека вести протокол на каждом собрании и назначьте резервного человека, который будет вести их на тот случай, если этот постоянный протоколист не сможет присутствовать. Это позволит этим людям ознакомиться с процессом и в конечном итоге приведет к составлению более точных и четких протоколов на доске. Как правило, протоколом назначается секретарь правления.

Назначив кому-то задачу, вы захотите прояснить ожидания.Сюда входят:

1. Какой формат следует использовать — Есть ли какой-то конкретный формат, который должен имитировать протоколист? Точный используемый формат варьируется в зависимости от организации, хотя передовой опыт управления показывает, что все они должны включать некоторую базовую информацию, такую ​​как существенные детали, касающиеся предложений и голосования. Использование минут на доске в качестве шаблона может быть эффективным вариантом, а инструмент для создания минут еще больше упростит этот процесс.
2. Следует ли им участвовать в обсуждении. — Является ли ваш протоколист член совета директоров? В противном случае они НЕ должны участвовать ни в каких обсуждениях, если только они не были специально приглашены к этому.Случай, когда их приглашают к участию, может быть, когда правление желает выслушать точку зрения не члена правления по вопросу.
3. Как они должны измерять минуты — Технологии могут упростить процесс измерения минут, но только если счетчик минут знает, как управлять системой минут на доске. Во время встречи — не оптимальное время для обучения использованию этих инструментов, поэтому убедитесь, что ваш протоколист прошел обучение, чтобы заранее ознакомиться с ними.

2.Пишите объективным голосом.

Один из наиболее важных аспектов, о котором следует помнить секретарю совета директоров, — это то, что протоколы заседаний совета директоров должны составляться объективно. Когда вы сталкиваетесь со спорными вопросами или разногласиями при голосовании, попытайтесь обобщить дебаты и аргументы. Избавьтесь от всех эмоций, следуя этим советам:

• Придерживайтесь фактов, включая голоса за предложение, голоса против предложения, воздержавшиеся и соответствующие подробности обсуждений.Внимательно слушайте основные темы и просто документируйте значительную часть обсуждения.

• Попросите третью сторону — кого-то, кто не является членом правления, — прочитать протоколы правления, чтобы высказать непредвзятое мнение. При этом убедитесь, что третья сторона не имеет доступа к какой-либо конфиденциальной информации.

• Вернитесь к ним на следующий день. Поскольку секретарь также является членом совета директоров с правом голоса, объективная запись информации может быть сложной задачей.Если вы не уверены, объективны ли протоколы вашей доски объявлений, выспитесь и перечитайте их на следующий день со свежей головой.

Следуя этим советам для обеспечения объективности, вы создадите непредвзятые заметки, содержащие важную информацию для дальнейшего использования.

3. Включите соответствующие подробности.

Протокол заседаний Совета директоров некоммерческих организаций является предметом закона. Они служат официальным протоколом, чтобы показать, что встреча действительно состоялась и обсуждались важные вопросы, и поэтому всегда важно зафиксировать все необходимые детали.

Хотя не существует юридических правил относительно того, что должен включать в себя протокол заседаний информационного совета, большинство советов основывают свои контуры на Правилах порядка работы Роберта. Полное использование этих правил было бы обременительным для большинства некоммерческих организаций, но ограниченное использование может быть полезным для поддержания порядка и быстрого решения вопросов повестки дня. При соблюдении Правил регламента Роберта протоколы заседаний должны включать:

• Тип встречи.
• Дата, время и место встречи.
• Список участников, включая участников, не имеющих права голоса, с их именами, титулами и причинами посещения.
• Когда собрание было объявлено и когда оно было перенесено.
• Запись о движениях, секундах, и о том, прошло ли движение.

В целом, постарайтесь составить протоколы заседаний совета директоров, которые были бы достаточно конкретными, чтобы отражать направленность и решения совета, но не настолько разреженными, чтобы вы не могли понять, что на самом деле произошло во время заседания через несколько месяцев. Кроме того, скудные минуты на доске могут открыть на доске вопросы ответственности, поэтому вы никогда не хотите, чтобы они были настолько минимальными, чтобы вызывать подозрения.

Подумайте об этом так: основные решения и вопросы для обсуждения всегда следует фиксировать, но «коротко и приятно».

4. Вычитайте и делитесь протоколами надежно.

Когда все будет сказано и сделано, вы захотите просмотреть протоколы собрания совета директоров, прежде чем делиться ими. Убедитесь, что они правильно отформатированы и представлены. Если есть примечания, которые необходимо преобразовать в протокол, постарайтесь сделать это сразу после встречи.

Отсюда протоколы заседаний должны быть завершены и розданы участникам как можно скорее, пока встреча еще свежа в памяти доски и берущего протокол.Безопасная платформа позволит членам совета директоров легко открывать протоколы заседаний совета директоров, повестку дня и любые другие относящиеся к делу документы.

3. Что не включать в протокол заседания совета директоров

Знать, что не включать в протокол заседания совета директоров, так же важно, как и знать, что включить. Имея это в виду, давайте рассмотрим пять вещей, которые некоммерческие советы обычно фиксируют, но не должны.

1. Не указывайте, как проголосовали отдельные лица.

На каждом заседании совета директоров у вас, вероятно, будет несколько вопросов, по которым необходимо проголосовать.В то время как вы должны указать , кто сделал и поддержал ходатайство, вы не должны указывать, как проголосовали отдельные лица. Исключите их имена и просто отметьте количество тех, кто за, против и тех, кто воздержался. Как правило, ведите запись обезличенно.

Однако из этого правила есть исключение. Если речь идет о финансовых транзакциях с участием членов совета директоров или если размер оплаты труда установлен, пусть протокол заседаний совета директоров отражает то, как люди проголосовали за и за свои доводы.В случае возникновения каких-либо юридических проблем, обоснования подтверждают разумность.

2. Не включайте отдельные мнения членов Правления.

Как упоминалось ранее, протокол вашего заседания совета директоров должен быть объективным. По этой причине протоколы правления должны фокусироваться на решениях, а не на обсуждениях.

Иногда несогласные члены могут прямо заявить, что они хотят, чтобы их несогласие было записано. Избегайте этого, а вместо этого просто отметьте, что это произошло — никаких дополнительных объяснений не требуется.

Точно так же, если произошла дискуссия, упомяните об этом, но не делайте самоуверенных комментариев. В конце концов, протоколы заседаний совета директоров — это доступные документы, которые можно использовать в любой потенциальной правовой ситуации.

3. Не включайте резюме документов или презентации.

Вы должны указать представленные материалы в своем протоколе форума. Однако не стоит вдаваться в подробности его содержания. Вместо этого отметьте, где его можно получить, чтобы участникам не пришлось копаться в лишней информации в самом протоколе.

Благодаря комплексным инструментам презентации легко найти в любом месте. В частности, с такими решениями, как Document Center Boardable, вы можете систематизировать и хранить соответствующие записи, презентации и другие документы вместе с протоколами заседаний совета директоров.

Plus, Boardable совместим с Dropbox и другими широко используемыми облачными системами хранения данных, что делает его легко доступным для всех членов правления.

4. Не включайте вещи, которые могут подвергнуть лицо, освобожденное от налогообложения, тщательной проверке.

Несмотря на то, что на каждом заседании совета директоров есть обычные отвлекающие факторы, их запись может быть проблематичной при судебном расследовании. Вам нужно исключить эти отвлекающие факторы. Например, не учитывайте:

.

• Похвала или неудовольствие.
• Светская беседа или политическое подшучивание.
• Отрицательный спин.
• Ненужные юридические термины.

Если есть сомнения, просто оставьте это в стороне. Это касается всего, что может вызвать осложнения при последующем рассмотрении другими.Если были сделаны юридические комментарии или юрист некоммерческой организации сообщил правлению, просто отметьте, что это произошло в протоколе правления. Кроме того, не записывайте суть юридической консультации.

5. Не включайте разговоры не для записи.

Побочные обсуждения неизбежны, но их нельзя записывать. Эти неофициальные комментарии и обсуждения, безусловно, разрешены, но они должны быть четко обозначены как неофициальные. Если член совета директоров поднимает вопрос, который стоит прояснить, но не фигурирует в повестке дня, обычно нет необходимости в его подробном описании.

Вместо этого обратите внимание, что директора нашли время, чтобы обсудить вопросы, которые не были в повестке дня. Ничего другого не следует записывать ни о каких касательных.

Чтобы избежать этих сложностей, создайте папку Запросы повестки дня в Центре документов. Таким образом, будущие темы для обсуждения правильно запланированы на будущие встречи.

4. Бланк протокола заседания Совета директоров

Хотя содержание протоколов правления вашей некоммерческой организации будет меняться от одного собрания к другому, следование стандартному плану поможет в процессе ведения протокола, чтобы обеспечить последовательность и точность.Не существует «правильного способа» составления протоколов встреч, и каждая организация имеет свои собственные предпочтения в отношении того, как выглядят эффективные протоколы. Однако есть несколько деталей, которые каждый совет некоммерческих организаций должен записывать во время собраний.

Если вы новичок в этом процессе, вы, вероятно, не знакомы с этими компонентами и можете не знать, с чего начать при создании многоразовой схемы. Чтобы помочь, мы создали шаблон протокола заседаний совета директоров, который вы можете использовать в своих собственных операциях на основе правил Роберта.

Если вы не можете просмотреть приведенный выше шаблон протокола заседания совета директоров, мы разделим его на пять основных этапов:

1. Открытие собрания, , где вы указываете дату и время начала собрания, принимаете участие и голосуете за утверждение протокола предыдущего собрания.

2. Отчеты должностных лиц, постоянных комитетов и любых специальных комитетов

3. Старый бизнес, , где вы обсуждаете нерешенные вопросы из предыдущих встреч

4. Новое дело, , где вы обсуждаете любые другие вопросы повестки дня

5. Закрытие собрания, , где вы указываете дату и время закрытия

Хотя приведенный выше шаблон протокола собрания совета директоров послужит надежной отправной точкой, вам нужно будет настроить его в соответствии с конкретными потребностями совета. Имея план, который нужно придерживаться, вы настроите свою команду на успех и обеспечите запись всех важных обсуждений и действий в связном, ясном и последовательном виде от встречи к встрече.

Хотя создание шаблона вручную может работать, это не оптимально. К счастью, современные технологии предлагают несколько вариантов точной записи собрания с помощью шаблонов протоколов заседаний совета директоров. Например, Boardable предлагает инструменты, позволяющие записывать минуты прямо в повестку дня — вариант, который мы подробно обсудим ниже.

5. Как инструменты для ведения протоколов могут помочь

Как вы теперь знаете, протокол заседаний требует значительной работы и неуклонного внимания, чтобы уловить все относящиеся к делу детали.Как и большинство ваших повседневных задач, этот процесс можно оптимизировать с помощью подходящей технологии.

Укрепив свою цифровую стратегию и вложив средства в специальные инструменты для заметок, можно даже иметь заполненные протоколы, готовые к распространению среди всех, всего через несколько минут после завершения собрания.

Для тех, кто хочет улучшить протоколы заседаний совета директоров и упростить процесс в целом, инструмент Boardable Minutes Maker — отличный вариант!

С нашими специальными инструментами вы можете потратить несколько минут, используя уже составленную повестку дня, чтобы не упустить ни одной детали.Просто откройте свою повестку дня и быстро вводите заметки, назначайте задачи и записывайте голоса. Отсюда любые задачи будут отображаться на панели управления назначенного человека в качестве напоминания. Посмотрите, насколько просты записи заметок и назначение задач:

Плюс еще никогда не было так просто поделиться своими минутами доски! После того, как вы доработаете их и получите подписку с помощью наших инструментов электронной подписи, опубликуйте их и немедленно распространите среди желаемой аудитории. При желании вы можете сделать протокол собрания общедоступным, и он всегда будет связан с собранием и его участниками.Вы можете сохранить запись в Центре документов или отправить PDF-файл по электронной почте, чтобы все были в курсе.

Лучше всего то, что вы можете связать протоколы, повестку дня и задачи прошлой встречи с материалами для следующей, что упрощает процесс утверждения, проверки и подготовки к предстоящим обсуждениям! Посмотрите, насколько просто сгруппировать информацию о собрании:

Использование специальных инструментов может помочь защитить вашу доску от ответственности и неэффективности, гарантируя, что вы уловите все жизненно важные детали.Пусть Boardable возьмет на себя тяжелую работу, чтобы вы могли сосредоточиться на создании эффективных заметок, отражающих суть вашей встречи.

---

Завершение

От документирования обсуждений до важных голосований и последующих поручений — многое входит в протоколы заседаний совета директоров. Подведем итог: они представляют собой нечто большее, чем общий отчет о беседах и действиях вашей доски. Они служат ориентиром для будущих обсуждений, информируют тех, кто не смог присутствовать, и служат официальным и юридическим документом о ваших встречах, поэтому к работе не следует относиться легкомысленно.

Если вы не знаете, с чего начать, документируя следующую встречу, не стесняйтесь составлять свой протокол, используя приведенный выше шаблон протокола заседания совета директоров. Для более индивидуального подхода наше мощное программное обеспечение для доски и интуитивно понятный инструмент Minutes Maker еще больше оптимизируют процесс, гарантируя, что вы зафиксируете все важные моменты обсуждения.

Чтобы помочь вам продолжить изучение эффективности работы совета директоров, мы составили список ресурсов, которые, по нашему мнению, могут быть вам полезны.Изучите каждую из этих страниц, чтобы расширить свои знания и понять, как привить дух сотрудничества и эффективности в своей некоммерческой организации:

Если вы устали готовить повестки дня, бюджеты, отчеты, протоколы и все документы, которые входят в книгу доски объявлений, как насчет вас… ВЗРЫВАЙТЕ ЭТО?

Узнайте все о том, как избавиться от традиционной книги на картоне, в этой бесплатной загрузке электронной книги.