Gtd это что: Что такое GTD и как это работает

Что такое GTD и как это работает

Что такое GTD?

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель — успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD — фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как говорил Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:

1. Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
2. Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
3. Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
4. Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем — на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней — несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

Надо попробовать. А что ещё почитать по этой теме?

Разумеется, книги Дэвида Аллена: они помогают и новичкам, и опытным пользователям проникнуться философией GTD, применять её в работе и личной жизни, научиться использовать на практике.

И напоследок процитируем очень точное высказывание Дэвида Аллена:

Ваше сознание предназначено для создания идей, а не для их хранения.

Поэтому пользуйтесь GTD, придумывайте отличные идеи и обязательно претворяйте их в жизнь.

что это и как работает — статьи на Skillbox / Skillbox Media

GTD (Getting Things Done) — методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.

GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.

Что почитать о тайм-менеджменте:

Ничего не держать в голове

Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.

Проще значит лучше

Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.

Думать о решении

Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

Одна задача в один момент времени

По системе GTD многозадачность — препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.

Составить список действий

Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.

Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.

Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот.

Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.

Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи.

Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.

Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.

1. Что это за задача?
2. Какой должен быть результат?
3. Нужны ли какие-то действия?
4. Если да, то какое действие следующее?
5. Сколько времени оно займет?

Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.

Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.

Делегировать

Есть кто-то, кто справится лучше, или задача не так важна, чтобы тратить на нее время самому. После передачи такое дело отправится в блок Лист ожидания. Вот здесь мы рассказали, как правильно делегировать задачи в digital.

Отложить

Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия.

В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени. То есть их важно выполнить именно в заданный день.

В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.

В блок

Следующие действия — все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.

Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:

• убрать из списка;
• если хотите вернуться к ним позже, сохранить в раздел напоминаний;
• если это важная информация, которую надо сохранить, — в раздел справочных материалов.

Определите, что будете делать с каждой входящей задачей. Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять.

Цель основного метода GTD — управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.

  Smthngs — менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.

  Gtdagenda.com — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

  Evernote — приложение для создания и хранения заметок. Подходит, чтобы собрать все проекты в одной системе.

  Trello — программа для управления проектами. Можно создавать разные доски, составлять списки, прикреплять документы.

Теперь вы знаете, как применять методологию GTD, когда работаете с задачами. Напоминаем, чем это может быть полезно.

Методология GTD помогает:

• Осознать обязательства: найти проблему или задачу.
• Найти методы, чтобы их выполнить: определить, что нужно сделать, чтобы считать задачу завершенной.
• После определения действий создать систему напоминаний.
• Периодически просматривать списки напоминаний.

В использовании любой методологии главное — не пренебрегать здравым смыслом и всегда учитывать контекст. Все остальное — это навыки и знания: что-то можно выучить, что-то наработать. Опыт придет со временем, а полезные навыки можно получить уже сейчас на курсе Skillbox.

GTD за 2 минуты / Хабр

Часто встречали странные буквы GTD? Боитесь что это очередная секта?

Не бойтесь. Сейчас я все расскажу.

Что такое вообще это GTD?

Что возникает у вас в голове, когда вы слышите название GTD? Я тут поспрашивал знакомых, и нарисовалась забавная картина. Все, кого я знаю, представляют себе ГТД примерно так:

Даже как-то стыдно становится. Люди с высшим образованием, а воображают такую чушь.

GTD, Getting Things Done (по-русски можно смело читать как Гэ-Тэ-Дэ) — это система для самоорганизации, придуманная американским автором Дэвидом Алленом. С момента выпуска соответствующей книги в 2000 году миллионы неорганизованных людей наконец обрели счастье и душевное спокойствие. Ведь система, как заявляется, позволяет привети дела в порядок.

Как работает GTD?

Основные принципы GTD очень просты. В основе лежат три привычки*, к которым должен приучить себя каждый эффективный человек.
1. Записывать свои дела
2. Быстро решать, что делать дальше
3. Делать то, что записал

1. Выписываем дела (у автора — Collect)

Почему многие люди испытывают постоянный стресс и ничего не успевают? Потому, что они хранят все дела в голове. А мозг человека способен одновременно удерживать в памяти только 7 объектов. Если хранить в голове слишком много мусора, многие вещи просто забываются и вспоминаются только тогда, когда уже поздно. В итоге получаются все эти «Забыл», «Не успел», «Ай, сделаю завтра»…

Первым шагом на пути к светлой голове будет отложить на 10 минут все дела в сторону, взять листок бумаги и выписать все дела, вопросы, идеи и прочие вещи, которые не дают вам покоя. Тем самым мы освобождаем голову и переносим все свои дела на «внешний носитель».
Пример? Пожалуйста. Слушаю я радио, и вдруг слышу рекламу про наступающий праздник 8 марта. В голову сразу приходит мысль «Не мешало бы купить подарок маме». Не откладывая в долгий ящик, сразу записываю: «Купить подарок маме на восьмое марта».
Готово? Переходим к следующему пункту.

2. Что дальше? (Process)

На этом этапе нужно пройтись по всем записанным делам и для каждого из них задать себе один важный вопрос: какой следующий шаг?
Этот простой вопрос не так прост, как кажется. Например: вам нужно купить подарок маме и вы прилежно записали в блокнот «купить подарок маме на восьмое марта».

Что из этого получится? Скорее всего, вы будете долго искать себе отмазки, а подарок будет куплен в последний день. Ну и в результате накануне придется отстоять полдня в очередях, хотя на неделю раньше могли бы купить за пять минут.

Давайте посмотрим, что в этом случае советует GTD.
GTD говорит вот что: сначала нужно выделить конкретный следующий шаг для покупки подарка. Конкретный шаг означает то, что ты оторвешься от стула и реально что-нибудь сделаешь. Например «Позвонить тете Оле и посоветоваться насчет подарка». Задача вдруг стала намного конкретнее, не правда ли? Теперь не нужно долго раздумывать: надо взять телефон и позвонить прямо сейчас.
Вот мы и пришли к третьему пункту.

3. Бери и делай (do)

Если до этого было сделалано всё правильно, то на данном этапе есть простая и понятная задача: «Позвонить тете Оле».

Так получается потому, что конечным итогом применения системы GTD является «кристально чистый» список «следующих шагов» по всем задачам. В этом списке собраны конкретные и понятные дела, которые можно выполнять без раздумий. Все раздумия уже проведены на этапе «Что дальше»?..

Теперь, при наличии такого кристально чистого списка, можно спокойно и не отвлекаясь щелкать дела одно за одним, как семечки. Никаких лишних терзаний, никаких сомнений — сплошной концентрированный поток действия. Лично я, когда прохожусь в таком состоянии по таскам, чувствую себя терминатором.

Итого

Вот такая интересная и полезная система. Надеюсь этот обзор помог получить о ней представление. Если понравилось — можете попробовать сами. Но учтите, что GTD немного сложнее, чем те три пункта, про которые я написал 🙂

Где можно еще почитать про GTD?

Вот бумажные книги:
Английская версия, русская версия. Можно и скачать.

Официальный подкаст.

Ну и собственно на хабре.

Удачи!

* Данная статья не претендует на полноту описания системы GTD. В GTD есть множество подробностей, которые я не включал в статью. Тем не менее, считаю, что для начала предложенной информации вполне достаточно чтобы составить представление о GTD.

Доведение дел до завершения: пошаговое руководство

Доведение дел до завершения (сокращенно GTD) – популярная в управлении задачами система, которую придумал консультант по продуктивности Дэвид Аллен. Методология основана на простом факте: чем больше информации курсирует у вас в голове, тем сложнее решить, на что направить внимание. В результате на размышление о задачах вы тратите больше времени, чем на само их выполнение. Переизбыток информации в голове может обескуражить, вызвать стресс и путаницу.

Аллен заметил, что наш мозг гораздо лучше справляется с обработкой информации, чем с ее хранением («голова – паршивый офис»). Его метод GTD позволяет переместить все умственные завалы во внешнюю систему и организовать ее так, чтобы можно было фокусироваться на нужных вещах в нужное время. Когда ваши рабочие процессы устроены согласно GTD, вы в любой момент можете с уверенностью ответить на вопрос «над чем мне нужно работать?», не боясь упустить что-то важное впоследствии.

Попробуйте GTD, если вы…

• Сбиты с толку множеством задач, требующих вашего внимания.

• Беспокоитесь о том, что упустите важные нюансы.

• Берете на себя разные роли в работе и в жизни.

• Начинаете много проектов, но с их завершением есть сложности.

• Никогда до этого не пробовали GTD (каждый должен попробовать GTD хотя бы раз).

В этой статье мы познакомим вас с принципами и методиками GTD, а также расскажем о самом интуитивном, на наш взгляд, способе реализовать их на практике. Мы сконцентрируемся на GTD в сочетании с Todoist, но те же самые принципы годятся и для других приложений. Ключевой момент GTD – не конкретные инструменты, а набор привычек, которым вы следуете каждый день, думая о работе и расставляя приоритеты.

Рекомендуем прочитать

Что такое GTD? Краткий обзор

Метод GTD состоит из пяти простых практик систематизации беспорядка в голове и доведения дел до завершения:

1. Сбор информации. Зафиксируйте все, что приходит в голову. Слишком больших или незначительных дел нет – все они должны попасть в ваш раздел «входящие».

2. Обработка. Выведите из собранной информации конкретные шаги и действия. Определите проекты, ориентиры и ближайшие действия. 

3. Организация. Поставьте все на свои места: добавьте сроки в календаре, делегируйте проекты, отправьте в архив справочные материалы, отсортируйте свои задачи.

4. Обзор. Чаще обращайтесь к своим спискам, дополняйте и пересматривайте их.

5. Действия. Работайте над важными вещами.

В начале, на этапе настройки, методика требует порядочного вложения времени и сил, но это окупается потом, по мере систематического использования. Вам больше не придется переживать о пропущенном дедлайне или забытой задаче. Вместо этого вы сможете спокойно реагировать на поступающую информацию и уверенно расставлять приоритеты.

Отдельные и, на первый взгляд, будничные привычки при должном применении дают потенциал для существования в режиме продуманной спонтанности, что, по моему опыту, является ключевым элементом успешной жизни.

— Дэвид Аллен

В основе GTD всего пять простых шагов, но им не всегда просто следовать. GTD не требует специального инструмента, приложения или сервиса. Аллен даже не делает рекомендаций относительно цифровых или аналоговых систем. При этом самое важное для любой устойчивой системы продуктивности – сохранять ее максимально простой и пользоваться ею как можно чаще. Этот инструмент должен быть достаточно универсальным, чтобы справляться с самыми сложными проектами, и достаточно простым для поддержания, когда у вас мало энергии.

Оставшаяся часть этой статьи рассматривает каждую из пяти практик GTD и рассказывает об их применении в Todoist. Но, опять же, эти практики можно задействовать независимо от выбранного инструмента.

Сбор

Чтобы система GTD работала, перестаньте хранить информацию в голове. Все, что приходит на ум, – задачи, события, идеи, рекомендованные книги и т.д – сразу помещайте для хранения в раздел «входящие». В GTD «входящие» или «корзина», в физическом или цифровом виде, – это визуальное представление всех проявлений извне, с которыми вам приходится ежедневно иметь дело.

Используйте Входящие только для того, чтобы выгрузить хаотичные мысли из вашего ума. Беспокоиться об их организации на этом этапе не нужно.

В Todoist раздел «Входящие» — это место, в которое по умолчанию попадают все поступающие задачи, пока вы их не распределите. Чтобы добавить новую задачу во «Входящие» в приложении для Веб или компьютера, нажмите на значок «плюс» в правом верхнем углу или клавишу “q”. Если вы не укажете какой-то другой проект, задача по умолчанию будет добавлена во «Входящие».

Сделайте первичную разгрузку ума

Если вы только начинаете работать с GTD, проанализируйте все неразрешенные вопросы, о которых вспомните. К ним относится все, что может потребовать ваших действий в будущем. Запишите их в виде задач во Входящих Todoist. Сверьтесь со списком триггеров, чтобы было проще восстановить в памяти обязательства, о которых вы могли забыть.

Сразу фиксируйте новые задачи

Один из ключевых принципов GTD – перемещать задачи из головы во внешнюю систему, как только они появились. Todoist синхронизируется между несколькими платформами – компьютер, телефон, браузер, Email, умные часы, домашний ассистент – что позволяет вам добавлять задачи где и когда угодно.

Возьмите за правило: всякий раз при появлении задачи записывайте ее во Входящие, а организацией занимайтесь позднее. Чтобы вносить задачи максимально быстро, где бы вы ни находились, рекомендуем использовать Todoist или аналогичный сервис:

• в приложении для компьютера

• в мобильном приложении

• в расширении браузера (чтобы добавлять сайты как задачи)

• в плагине для почтового клиента (чтобы создавать задачи из писем)

Посмотреть и установить приложения Todoist

Консолидируйте входящие

В Todoist можно объединить несколько входящих потоков: письма, требующие ответа, сообщения, на которые нужно отреагировать, статьи для прочтения, списки покупок и сохраненные на будущее справочные материалы. Чем меньше разных разделов вам придется проверять на предмет невыполненного, тем проще будет поддерживать систему.

Добавляйте задачи в Todoist из почты и мессенджеров:

• Используйте плагины Todoist для Gmail и Outlook, чтобы создавать задачи из писем.

• Пересылайте письма сразу во Входящие Todoist на адрес проекта.

• Превращайте сообщения в задачи в командных мессенджерах, например в Twist или Slack.

Фиксируйте материалы для справки и чтения

• Фотографируйте визитки или напоминания о событиях и прикрепляйте в комментариях к задачам.

• Добавляйте файлы из Dropbox, Google Диска или с компьютера в любую задачу, чтобы работать с ними в дальнейшем.

• Подключите к Todoist сервисы для чтения, например Pocket, с помощью нашей интеграции IFTTT, и задача будет автоматически создана в Todoist всякий раз, когда вы добавляете статью в Pocket.

• Установите Todoist для Chrome, Safari или Firefox, чтобы сохранять ссылки на потом.

• Используйте расширения общего доступа Todoist на платформах Android или iOS, чтобы превращать страницы приложений в задачи.

Прикрепляйте к задачам справочные материалы: фото, документы, ссылки, заметки и даже аудиофайлы.

Узнайте больше

Обработка

Когда входящие заполнены, пора сделать следующий шаг: превратить хаотичную массу всего собранного в череду конкретных действий. Пройдитесь по всем пунктам во входящих и проделайте с каждым одно из следующего (далее будет подробнее рассказано о каждом шаге):

• Если задача займет не более 2 минут, выполните ее сразу.

• Если ее можно поручить кому-то еще, назначьте исполнителя.

• Если это справочный материал, не требующий действий (например, файл, документ, статья, контактная информация и т. д.), который может понадобиться позднее, поместите его в отдельный проект или прикрепите его в комментарии к соответствующей задаче проекта.

• Если задачу нужно сделать в конкретный день и/или время, добавьте срок выполнения.

• Если задача больше не нужна или ее нельзя выполнить, удалите ее.

• Если выполнение задачи требует более одного шага, создайте проект, в котором будут все пункты и материалы, связанные с этим проектом. Затем выделите одно конкретное действие, с которого нужно начать, чтобы продвинуться в работе над проектом.

Формулируйте задачи максимально конкретно, с прицелом на действие. Добавьте как можно больше информации, чтобы потом не пришлось ломать голову. Например, «Позвонить маме» на самом деле можно записать как «Позвонить маме, обсудить ужин для дня рождения». Или «Налоги» стоит расшифровать как «Позвонить Марии, обсудить налоговую отчетность», добавив  в комментарии к задачи номер телефона Марии и список конкретных документов (подробнее о комментариях к задачам еще будет сказано).

Формулируйте задачи максимально конкретно, с прицелом на действие

Организация

Прояснив пункты во входящих, отсортируйте их и распределите соответственно. Чаще всего обработка и организация задач идут параллельно, когда вы разбираете входящие, но об этих процессах полезно думать как об отдельных.

Есть множество способов организовать задачи по методике GTD. Мы рекомендуем использовать комбинацию проектов и меток.

Разовые задачи

Это все задачи, которые занимают больше 2 минут, но выполняются за одно действие. Например, «Ответить на письмо Ивана насчет ценообразования» или «Заменить номера на машине». Они не относятся к какому-либо проекту и могут загромождать входящие.

Создайте новый проект Todoist для разовых задач

• Создайте новый проект «Разовые задачи».

• Переместите разовые задачи из входящих в этот проект. Просто нажмите на край задачи и перетащите ее поверх названия проекта в меню слева.

• Также вы можете назначить новый проект, набрав «#» в поле задачи. Это вызовет список текущих проектов. Выберите нужный или продолжайте вводить название, сокращая таким образом число результатов.

Используйте символ # для выбора проекта

Проекты

Вы заметите, что многие записанные вами задачи на самом деле – проекты. Согласно философии GTD, проект – это любая задача, которая требует более двух шагов для выполнения. Например, «Покрасить спальню» – это проект, потому что это включает и другие задачи, такие как заказ цветовой палитры, выбор цвета, покупка материалов, подготовка стен и т. д. Вот как работать с проектами в Todoist:

• Создайте новый проект для каждого многоэтапного проекта, который определили при обработке задач.

• Перетащите  в соответствующие проекты все связанные задачи из входящих. Или нажмите на задачу и наберите в поле ввода «#», чтобы выбрать из списка проектов.

• Если поймете, что нужны дополнительные шаги, запишите их в виде новых задач проекта.

Создайте проект для каждого дела, требующего 2 и более шага для выполнения

Области внимания

Полезно группировать проекты на основе ваших «Областей внимания». Это термин GTD для обозначения разных зон ответственности, которые есть в жизни. Эти области – способ направить внимание на более масштабные цели в вашей жизни, когда вы решаете, над чем работать дальше. Если что-либо не попадает в одну из областей внимания, скорее всего, стоит еще раз подумать, нужно ли тратить на это время. Возможно, вам подойдет и другой подход: разделить проекты на «Работу» и «Личное».

Это легко сделать с помощью подпроектов Todoist:

1. Создайте проект для каждой области внимания. Там не будет задач, это нужно только для визуальной организации.

2. Нажмите на серую область слева от названия существующего проекта, перетащите и вложите его в только что созданную родительскую «Папку». Он станет подпроектом.

3. (Необязательно) Чтобы еще более ярко разграничить области внимания, выберите для каждого проекта свой цвет.

Разместите подпроекты в каждой области внимания

Теперь вы можете поддерживать порядок в списке проектов, сворачивая подпроекты родительских проектов. Например, на работе можно держать на виду рабочие проекты, скрывая личные, и наоборот.

Для простоты сначала завершите настройку системы GTD, чтобы сперва понять свой рабочий процесс. Если необходимо, позднее можно вернуться и организовать проекты по более широким категориям.

Следующие действия

Эти задачи предполагают ясное, конкретное действие, которое вы можете выполнить при следующей возможности (например, «Написать Евгению насчет бюджета корпоратива»). Следующие действия стоят отдельно от будущих действий – тех, которые вы совершите в дальнейшем, но не требующих вашего внимания сейчас.

Определите следующее действие для каждого проекта и обозначьте его меткой «@следующее». Для добавления метки просто наберите «@» в поле задачи и начните вводить название метки.

Создание новой метки @следующее

Список всех задач с меткой @следующее

Задачи со сроком

Запланируйте задачи, которые должны быть выполнены в определенный день/время. Но имейте в виду: GTD не рекомендует излишне полагаться на сроки. Добавляйте их только тем задачам, которые действительно должны быть выполнены в конкретный день и время. В остальном полагайтесь на «следующие действия» и еженедельный обзор всех своих списков (подробнее об этом далее).

При редактировании задачи вы можете нажать на поле Срок, чтобы выбрать дату и время в календаре. Также можно просто ввести дату и/или время выполнения в поле задачи своими словами, например следующий понедельник в 8. Функция быстрого добавления автоматически определит и выделит срок, а также назначит его задаче при сохранении. Можно вводить даже повторяющиеся сроки, такие как каждую вторую среду, для задач, которые повторяются регулярно.

Введите срок в поле задачи своими словами, например «в пятницу»

Задачу со сроком можно перенести из входящих в соответствующий проект или в проект «Разовые задачи», если она не связана с многоэтапным проектом.

Совет от Todoist

Синхронизируйте Todoist и Google Календарь, чтобы события календаря отображались в Todoist как задачи, а задачи Todoist со сроком попадали в Google Календарь в виде событий.

Отслеживайте задачи из Todoist в Google Календаре, а события Google Календаря – в Todoist.

Повестки

Некоторые элементы входящих окажутся не следующими действиями, а скорее напоминаниями о вопросах, которые нужно с кем-либо обсудить. Чтобы контролировать повестку:

• Создайте новый проект «Повестки»

• В нём создайте подпроект для каждого собеседника, с которым регулярно обсуждаете дела. Например, подпроект с отчетами для шефа. Также имеет смысл создать подпроекты для регулярных встреч по проектам или командных митингов. Например, такой: «Еженедельная планерка». 

• Темы для обсуждения добавляйте в виде задач в соответствующие подпроекты с повестками.

• Во время встречи или разговора откройте нужный проект и сверьтесь со списком всех пунктов, которых нужно коснуться.

• (Необязательно) Предоставьте доступ к повестками другим участником, чтобы все они могли видеть, добавлять и даже назначать пункты для обсуждения.

Создайте подпроект в проекте Повестки для каждой регулярной встречи

Справочные материалы

Справочные материалы – это сохраненные элементы, не предполагающие действий: налоговые декларации, статьи к прочтению, таблицы, файлы Word, телефонные номера и т. д. Сами они не являются задачами, но часто требуются при выполнении других задач. Вы можете организовать такие вспомогательные материалы в Todoist, приложив их в комментариях к соответствующей задаче или проекту:

Прикрепляйте справочные материалы для конкретных задач в комментариях.

• Материалы проектов более высокого уровня (техзадания, эскизы, общие папки) можно прикрепить (или оставить ссылку на них) в комментариях к проекту.

Сохраняйте справочные материалы проектного уровня в комментариях к проектам.

В этом случае, когда вы приступите к работе над задачей или проектом, вся необходимая информация будет под рукой.

Вероятно, у вас также будут справочные материалы, не связанные с конкретной задачей или проектом. Например, статья из интернета, файл с важной информацией или идея для подарка ко дню рождения близкого человека. Многие люди заносят такую информацию в сторонние приложения для ведения заметок, но для этих целей можно использовать и Todoist. Вот так:

• Создайте проект Заметки

• В него добавьте подпроекты для каждого типа информации, например Идеи для подарков, Дни рождения, Контакты, Рецепты и т. д.

• Задачи, относящиеся к справочным материалам, перетащите из раздела входящие в соответствующий проект. Или выберите новый проект через «Быстрое добавление»: нажмите на задачу для редактирования, введите в поле задачи «#» и название проекта.

Чтобы свернуть справочные подпроекты, нажмите на серую стрелочку слева от родительского проекта Заметки. Это поможет визуально разгрузить ваш список.

Создавайте новые проекты для разных типов справочных материалов

Ожидание

К этой категории относятся все задачи, которые были делегированы или зависят от действий кого-то еще. Например, когда вам нужно закончить пост для блога и вы ждете комментариев редактора по поводу последнего черновика. Обозначьте такие задачи меткой «@ожидание» и храните их в проектах, к которым они относятся, либо в проекте «Разовые задачи».

Выделяйте меткой @ожидание задачи, для выполнения которых нужно чего-то дождаться

Когда-нибудь / может быть

Часть пунктов, которые вы запишете, будут идеями на будущее, заниматься которыми сейчас нет возможности (например, места для путешествий, книги к прочтению, новые проекты, темы для постов в блоге и т. д.). Эти пункты должны быть доступны в дальнейшем, но не должны загромождать вашу систему.

• Создайте проект «Когда-нибудь / может быть»

• Добавьте на будущее все задачи, над которыми не работаете сейчас.

• (Необязательно) Создайте подпроекты для конкретных категорий задач. Например, в «Когда-нибудь / может быть» можно выделить личные и рабочие проекты.

• Когда у вас появляется время и энергия на новую работу, просматривайте этот список.

Создайте проект «Когда-нибудь / может быть» для хранения идей на будущее

Задачи, которые можно поручить

Если вы можете делегировать задачу кому-то еще, это нужно сделать, потому что так вы сэкономите время и энергию. В Todoist можно приглашать в проекты других людей, назначать им задачи со сроком выполнения и обсуждать детали в комментариях.

Приглашайте сотрудников в проекты и назначайте задачи другим

• Создайте отдельный общий проект для каждого сотрудника, с которым работаете (для этой цели можно повторно использовать подпроекты Повесток)

• Создайте общий проект для вашей команды (в этом случае у вас появится дополнительный ящик «Входящие для команды», в который автоматически добавляется вся команда)

• По необходимости предоставляйте доступ к текущим проектам для сотрудничества

Также можно использовать комбинацию всех трех подходов.

Подсказка: все порученные задачи можно найти с помощью запроса «назначил: я». Это полезно при еженедельном обзоре списков.

Контекст

Когда все проекты определены и задачи отсортированы, вы можете заняться контекстом. Согласно GTD, контекст – это инструменты, места и люди, которые понадобятся для выполнения конкретной задачи. Другими словами, контекст позволяет сфокусироваться на том, чего реально достичь в текущих условиях. Например, если вы у себя в офисе, нет смысла тратить время на выполнение следующих действий, которые ждут дома.

Метки – самый простой способ добавления контекста в рамках описанного выше подхода к выполнению проектов. GTD рекомендует следующие виды контекста:

Можно обозначить и другие проявления контекста, которые помогут вам быстро отсортировать задачи согласно текущему положению вещей. Некоторые добавляют контекст Email, чтобы сразу заняться всей перепиской. Другие добавляют метки со временем, которое займет та или иная задача. Например, если до следующей встречи всего 15 минут, с помощью метки @15_мин будет полезно увидеть все задачи, которые можно быстро выполнить. Для большинства людей метка «Офлайн» будет удобнее метки «Интернет» – чтобы видеть задачи, которые можно выполнить, пока нет подключения к интернету.

Создайте метки для всех контекстов

Не поддавайтесь искушению создавать метки для всего подряд. Чтобы ваша система GTD работала, нужно выработать привычку добавлять к каждой задаче правильные метки. Чем меньше набор доступных меток, тем проще их запомнить.

Чтобы добавить метку, перейдите в секцию меток в меню слева и нажмите на кнопку “+”. Также при редактировании или добавлении задачи можно ввести @ в поле задачи – появится список всех имеющихся меток, который будет сокращаться по мере ввода названия метки. Если нужной не окажется в списке, можно будет создать новую.

Действия

На этом этапе с лихвой окупится время, потраченное на уточнение и организацию задач. Теперь ваша система полна конкретных, ориентированных на действие пунктов, которые логично организованы по категориям и ждут вашего внимания. Вы заметите, что все метки, проекты с сроки, добавленные на предыдущих этапах, помогают в любой момент ответить на вопрос «Что мне нужно сделать прямо сейчас?».

Время, потраченное на уточнение и организацию задач, означает, что когда настанет пора заняться работой, вам не придется подолгу выбирать или искать справочные материалы. Чтобы решить, за что взяться далее, достаточно посмотреть предстоящие задачи со сроком, отсортировать задачи по метке или создать фильтры для следующих действий в зависимости от контекста.

Списки «Сегодня» и «Предстоящее»

Когда вы будете готовы сесть за работу, нажмите на Сегодня в меню навигации слева, чтобы увидеть все задачи к выполнению сегодня. Для просмотра дел на неделю и на будущее откройте список Предстоящее.

Просматривайте задачи на сегодня

Используйте список Предстоящее для визуализации и планирования грядущей недели

Метки для следующих действия и контекстов

Чтобы увидеть полный список следующих действий во всех ваших проектах, наберите «@следующее» в строке быстрого поиска Todoist.

Поиск метки для просмотра всех связанных с ней задач

Просмотр всех следующих действий

Также вы можете быстро отсортировать задачи по контексту, выбрав конкретную метку для просмотра всех связанных с ней задач. Например, запрос по метке @поручения покажет список всех задач с этой меткой, которые можно выполнить в обычном режиме. Чтобы увидеть все задачи, для выполнения которых нужно чего-то дождаться, используйте метку @ожидание.

Все задачи с конкретной меткой можно посмотреть, если в левой части Todoist кликнуть по названию этой метки в списке меток.

Создание своих списков задач с помощью фильтров

Настоящее волшебство GTD происходит, когда вы создаете собственные списки задач в Todoist на основе фильтров. В сущности, фильтры – это сохраненные запросы, которые сортируют общий список за один клик. Можно создавать фильтры, в основе которых:

• Срок выполнения

• Метка

• Приоритет

• Проект

• Дата создания задачи

• Исполнитель

• Ключевые слова

• Комбинация всех или некоторых пунктов выше

Чтобы создать новый фильтр, перейдите в список фильтров внизу слева в меню навигации (после меток и проектов). Затем в конце списка нажмите Добавить фильтр, дайте ему название и укажите поисковый запрос.

Создание собственных фильтров для поиска следующих действий в «областях внимания»

Просмотр следующих действий, отфильтрованных по зоне ответственности

Наиболее подходящие для GTD метки, скорее всего, будут включать «@следующие_действия» в комбинации с областью внимания или контекстом. Например, чтобы задать фильтр для всех следующих действий на работе, используйте запрос «##Работа & @следующие_действия». Он покажет все задачи с меткой @следующие_действия из проекта Работа и его вложенных подпроектов. Или создайте фильтр для следующих действий, которые нужно выполнить из офиса, – используйте запрос «@следующие_действия & @офис».

Самые полезные списки задач зависят от ваших нужд. Вот несколько наиболее используемых:

Фильтрующий запрос	Показывает список
@следующие_действия & сегодня	Все следующие действия и задачи на сегодня из всех ваших проектов.
@следующие_действия & ##Работа	Все следующие действия из проекта Работа и его подпроектов.
@следующие_действия & @Дом	Все следующие действия из всех ваших проектов, которые можно выполнить дома.
@ожидание	Все задачи из всех ваших проектов, для выполнения которых нужно чего-то дождаться.
@email	Все задачи, которые касаются переписки; вы можете выполнить их за раз и минимизировать время, проведенное в электронной почте.

Добавьте самые важные списки задач в избранное, чтобы видеть их вверху списка в меню навигации, сразу над списком проектов. Просто кликните правой кнопкой мыши по фильтру, метке или проекту и нажмите «Добавить в избранное». После этого фильтр появится в панели навигации.

Обзор

Каждую неделю выделяйте время, чтобы просмотреть все свои списки, организовать их и поддержать плавную работу системы. Обзор поможет вам подстроиться под изменения, настроить фокус своего внимания, определить следующий действия и поразмыслить над своим рабочим процессом.

Дэвид Аллен называет еженедельный обзор «критическим фактором успеха», потому что частый обзор системы гарантирует, что вы не просто выполняете задачи, а выполняете нужные задачи.

Для начала импортируйте в свой список проектов шаблон Todoist Еженедельный обзор по GTD. Он включает все действия, которые нужны для выполнения обзора каждую неделю. Настройте шаблон для себя: добавьте подзадачи или комментарии к задачам, чтобы охватить все свои текущие списки и области внимания, или чтобы зафиксировать выводы относительно прошедшей недели.

Импортируйте в Todoist шаблон Еженедельный обзор по GTD

Запланируйте еженедельный обзор на каждую неделю, указав в поле задачи повторяющуюся дату. Просто введите ее своими словами, например «каждое воскресенье в 5». При сохранении задачи Todoist автоматически распознает срок и запланирует ее соответственно.

Что еще почитать

Еженедельный обзор – мощный инструмент продуктивности независимо от того, пользуетесь вы GTD или нет. Поэтому мы написали отдельное руководство по проведению еженедельного обзора.

Миллионы людей по всему миру говорят о том, что «Доведение дел до завершение» изменило их жизнь. И хотя в строгой версии GTD подходит не всем, вы вполне можете позаимствовать одну-две привычки, которые помогут вам делать больше и волноваться меньше. Каждый, кто хочет быть продуктивнее и испытывать меньше стресса, должен дать этой системе шанс.

Попробуйте и посмотрите, какие аспекты GTD вам подходят!

7 фишек GTD, которые помогут вам меньше работать, больше успевать и не уставать

«Очисти свое сознание. Это полезнее, чем очистить желудок»
~Мишель де Монтель

Сегодня я расскажу о фишках технологии GTD, которые позволят вам больше успевать, меньше уставать, повысить эффективность собственного труда, снизить количество стресса и увеличить удовлетворенность от жизни.

Вы знаете, что ваше сознание будет постоянно напоминать вам о тех делах и задачах, которые думали сделать, но оставили без внимания?

Наверняка в вашем мозгу уже висят мертвым грузом тысячи незавершенных задач, необработанных процессов, которые расходуют ваши внутренние ресурсы, силы, энергию, а вы об этом даже не подозреваете. Все это создает стресс и лишает вас сил. Вы хуже выполняете новые задачи, так как ваша голова забита старыми.

О  том, как наконец-то очистить свою голову от всей этой информации, улучшить свою работу и жизнь, я рассказываю в этой статье.

Скорее всего вы слышали аббревиатуру «GTD», которая расшифровывается как Getting-Things-Done («Доведение дел до завершения», «Как привести дела в порядок»). Эта философия или технология стала очень популярной в том числе, благодаря освещению в СМИ. Журналист из газеты the Guardian назвал Дэвида Аллена, автора философии GTD, человеком, который призван привнести порядок во вселенную.

GTD – это не просто система тайм-менеджмента, необходимая для занятых по горло топ менеджеров без личной жизни. Это система оптимизации и организации не только труда, но мышления, сознания, дающая установки о том, как «очистить» сознание от ненужного психического груза, открыть простор для творчества, новых идей и создать психологические предпосылки для комфортного и организованного труда. Эта система предназначена и для бизнесмена с миллионом проектов, и для домохозяйки, которой нужно ухаживать за детьми, оставляя время на чтение художественной литературы, и для школьника, который готовится поступать в институт.

Несмотря на то, что это явление на слуху, не все знают, в чем оно заключается и как это может помочь лично вам. Поэтому сегодня я буквально на пальцах расскажу о том, что это такое. Прочитав эту статью, вы сможете вносить порядок в свою жизнь и мышление уже сегодня и практически сразу увидите положительный результат от этих жизненных нововведений.

Что подтолкнуло меня начать организовывать свои дела?

Чувство тревоги и вины возникает не из-за избытка работы. Оно появляется автоматически, когда вы нарушаете договоренности с самим собой.
~Дэвид Аллен

Не так давно я столкнулся с необходимостью организовать свой собственный рабочий график, в котором я обнаружил массу узких мест. Лет 10 назад из-за своих проблем с концентрацией мне вообще было крайне сложно выполнять любую работу на протяжении продолжительного времени. Со временем я стал работать над улучшением своего внимания и дисциплины. Я стал учиться расслабляться и выполнять данные себе обещания. Это принесло свои плоды.

Я смог создать свой собственный проект, раскрутить его, уйти с наемной работы и начать трудиться на себя, как я и мечтал. Я пребывал в ощущении прогресса в плане работы над собой, которое усиливалось разительным контрастом между моим настоящим и моим прошлым. Еще какое-то время назад я не мог справиться с учебой в институте и несложной наемной работой, а теперь дисциплинированно трудился во благо собственного проекта и людей, которым он приносит пользу, работая день за днем, самостоятельно, а не «из-под палки».

Только потом я заметил, что это не предел. Ощущение успеха на время скрыло от меня те проблемы, которые образовались в организации моего труда.

У меня имеется большое разнообразие работы: письма в почте, статьи на сайте, комментарии, работа со студентами курса «БЕЗ ПАНИКИ» и т.д. и т.п. Все это требует хорошей организации. Я понял об ее отсутствии по тому, что в почте накопилось масса непрочитанных писем, но помеченных как «важные». По всему жесткому диску были раскиданы вордовские файлы с «планами на 2015», «задачами на февраль 2016». В ящиках лежали тетради с пометками, идеями, и, опять же, с описанием задач, которые я должен выполнить. Стоит ли говорить, что я очень редко открывал эти файлы и сверялся с этими списками. И это происходило не столько по причине моей недисциплинированности, сколько из-за того, что все это имело какой-то неудобный вид, вызывая внутреннее ощущение бесполезности всех этих занятий по планированию.

Я понял, что я все равно многое не успеваю, хотя мог бы успевать больше.

В общем, попытки сделать организованный список задач и, главное, следовать ему, проваливались раз за разом.

Конечно, срочные ежедневные дела я выполнял, но при этом чувствовал, как много «задач» и «идей» находятся в подвешенном виде. Все это вылилось в то, что я стал чувствовать меньше удовлетворения от работы. Бывали дни, когда я позволял себе закончить раньше. Я выходил на улицу, садился на велосипед, но вместо того, чтобы радоваться наличию свободного времени, которого у меня бы не было, если бы я работал в офисе, меня преследовало ощущение того, что я что-то не сделал, что-то не успел. В мыслях стали рождаться перфекционистские установки: «Я должен делать больше», «я недостаточно много работаю». Но я понимал, что проблема не в количестве работы, а в ее организации.

Поэтому я решил начать организовывать все свое рабочее пространство. Я взял в руки отличную книгу Дэвида Аллена — «Как привести дела в порядок». Я давно слышал о системе GTD, но только теперь я решил познакомиться с ней поближе.

Что такое GTD?

«Незаконченное дело фактически остается незаконченным в двух местах: в действительности и у вас в голове. Незавершенные дела у вас в голове поглощают энергию вашего внимания, поскольку не дают покоя вашей совести».
~Брахма Кумарис

Когда у меня только появилась эта книга, я ожидал прочитать в ней какие-нибудь банальные советы по тайм-менеджменту, которые я встречал в других источниках, вроде «поделите дела на важные и не важные», «делегируйте то, что можно делегировать».

«Скажем, десять лет назад вы обещали себе навести чистоту в чулане, но к сегодняшнему дню, так этого не сделали… можно сказать, что в данном случае вы занимались уборкой чулана 24 часа в сутки последние 10 лет!»

Но автор говорит о таком стандартном подходе «Тайм-менеджмента» как ограниченном и, во многом, не эффективном. Мне понравилось то, что Дэвид Аллен обращается больше не к соображениям «эффективного труда», а к возможностям и ограничениям человеческого сознания. К тому, чтобы организовать собственные дела так, чтобы они не вступали в конфликт с особенностями нашего мышления. Подход GTD целиком и полностью строится на выводах о том, как устроен наш мозг, как он накапливает информацию, как он обрабатывает нерешенные задачи.

Самой базовой психологической предпосылкой данной философии является тот факт, что любые жизненные задачи, будь то завершение важного проекта или поездка в монастырь на курс медитации, наш мозг воспринимает как нерешенные, держит в памяти, вызывая психическое напряжение, в том случае, если мы не формализуем данные задачи в виде конкретных следующих действий в рамках внешней системы хранения информации.

Не пугайтесь и не надо перечитывать этот абзац! Сейчас я объясню, что все это значит. Хороший пример приводится в самой книге «Как привести дела в порядок». Скажем, десять лет назад вы обещали себе навести чистоту в чулане, но к сегодняшнему дню, так этого не сделали. Каким образом ваш мозг хранил и обрабатывал информацию об этой задаче все эти десять лет?

Дело в том, что психологи уверены, что у нашего сознания в контексте постановки задач нет представлений о прошлом и будущем. Эти представления существуют лишь концептуально, но их нет в самих алгоритмах обработки информации внутри сознания.

Если вы обещаете себе отвезти в машину в сервис на следующей неделе и при этом пытаетесь удержать это обязательство в памяти, то ваше сознание будет считать, что вы должны это сделать прямо сейчас, сегодня, постоянно напоминая вам об этом. И завтра оно тоже будет считать так же.

Ваше сознание не может просто сохранить информацию о ней где-то в архиве, чтобы потом напомнить об этом через семь дней.

Задача будет находиться в статусе «требуется немедленное решение» каждый день, до тех пор, пока вы не поедете в сервис.

Возвращаясь к примеру с беспорядком в чулане, можно сказать, что в данном случае вы занимались уборкой чулана 24 часа в сутки последние 10 лет! Ваше сознание расценивало эту задачу как незаконченную, оставляя ей место в пространстве вашей памяти, создавая напряжение и неудовлетворенность вследствие невыполненной работы.

И чтобы освободить свою память и освободить сознание от незавершенных процессов, напоминания о которых пожирают ваши психические ресурсы (совсем как фоновые процессы на компьютере расходуют ресурсы процессора и памяти, делая машину медленнее), необходимо осуществить два ключевых действия.

1. Перенести задачу из внутренней памяти (ваш мозг) во внешнюю (ваш компьютер, тетрадка, планшет, телефон)
2. Решить, какое будет следующее конкретное действие относительно поставленной задачи. Например, глобальная задача «починить машину» может состоять из многих простых действий. Самое первое действие может быть: «найти подходящие запчасти в интернете».

В таком случае ваше сознание освободит внутреннюю память и перестанет вам постоянно напоминать о том, что вы еще не сделали. Ведь вы переложили все эти задачи на внешнюю систему.

Это, в принципе, ключевые моменты технологии GTD, на которые все опирается. Если вы поняли этот принцип, то уже имеете общее понимание о том, что такое GTD. Эта система эффективного управления делами, создания идей, которая опирается как на внешнюю организацию задач в рамках записей, календарей, системы напоминаний, так и на внутреннюю оптимизацию работы сознания.

Притом, что эти два уровня взаимосвязаны. Внешний порядок служит предпосылкой и инструментом для организованного и «чистого» сознания. А ясное сознание позволяет эффективнее работать* и меньше уставать.

(*Хоть я и употребляю слово «работать», но оно не относится исключительно лишь к профессиональной деятельности. В данном контексте работа касается вообще любых дел. Планирование отпуска – это тоже работа. Так же как обдумывание проблемы отношений с вашей второй половиной).

Далее я расскажу о нескольких несложных фишках этой системы.

Фишка 1 — Решить, какое будет следующее действие

«Когда вы планируете свою деятельность (намерение осуществления) и решаете, какие действия будете выполнять в каком контексте, вы почти автоматически настраиваетесь на нужное поведение вместо того, чтобы собирать всю свою волю в кулак и заставлять себя что-то сделать.»
~Д. Аллен

Если вы будете читать книгу «Как привести дела в порядок», то вы поймете, что это просто самое золотое правило. Автор постоянно к нему возвращается. Более того, он одержим идеей научить весь мир думать о следующем действии!

Да, правило важное, но требуется время и дисциплина, чтобы оно вошло в привычку.

Дело в том, что мы, как правило, рассуждаем о задачах общо и абстрактно. «Надо сделать так, чтобы ребенок учился лучше», «Мне нужно стать спокойнее, чтобы меньше участвовать в конфликтах». Конечно, общую картину нужно держать в голове, но для того, чтобы доводить дела до исполнения, необходимо двигаться на следующий уровень планирования, а именно — подумать о следующем действии.

В рамках рассмотренных нами примеров это может быть:

• «Найти в интернете статьи о развитии силы воли, дисциплины и борьбе с ленью. Или найти в книжном книгу по этой теме».
• «Прочитать о том, какие бывают техники расслабления».
• «Наметить время разговора с сыном о его проблемах в учебе».

Следующим действием не обязательно должно быть именно физическое действие. «Подумать, нужно ли мне поступать в институт вообще» — это тоже действие. Можно просто подумать над задачей, необязательно приступать. Но обозначив всего лишь этот шаг, вы уже освободите часть своего мозга.

Не все проблемы в своей жизни мы можем решить. Поэтому важно понимать, что решение «не делать ничего» тоже является решением.

Данное мероприятие позволяет не только разгрузить сознание, но и зарядиться мотивацией. Многие задачи, когда мы представляем их у себя в уме, кажутся невыполнимыми или очень сложными. «Боже мой, мне придется разбирать весь свой дачный участок, это работа без конца!» Но нам намного легче будет к ней приступить, если мы наметим план в виде следующих действий: «Найти нужные инструменты в интернете». Это уже проще, не правда ли? И когда мы это сделаем, мы почувствуем удовлетворение, приблизившись на шаг к финальной цели.

Фишка 2- Переносить во внешнюю систему

Как вы уже помните из этой статьи, полагаться на память не только ненадежно, но и не эффективно с точки зрения использования ресурсов вашего мозга. Поэтому Дэвид Аллен настойчиво рекомендует переносить все задачи во внешнюю систему, чтобы освобождать память.

Внешней системой может быть планшет, телефон, блокнот, компьютер, тетрадь. Любой удобный носитель, с которым вы можете работать.

Как отмечает автор, многие люди, впервые собрав все свои дела и проекты, чувствуют большое облегчение, ощущение освобождения, хотя иногда это граничит с ужасом из-за понимания того, сколько всего нужно сделать!

Вот, кстати, так выглядит мой список задач после предварительной обработки. Я оттуда удалил много лишнего, дел, которые уже сделал или решил не сделать вообще. То есть на самом первом этапе и до применения «правила двух минут» (о нем ниже) он был намного больше.

Не лишним будет сказать, что список задач должен быть организованным, удобным, доступным из любого места в любое время. Необходимо его постоянно поддерживать в актуальном состоянии и дорабатывать по необходимости. Необходимо к нему обращаться, чтобы сверяться с ним о статусе выполнения ваших проектов.

(То есть не так, как это было у меня (а может и у вас): кипы листов и тетрадок в разных местах моего рабочего пространства, к которым я никогда не обращался.)

И конечно же!!! Каждая задача должна быть записана в виде следующего действия!

Аминь.

Фишка 3 — Организовывать задачи по контексту

«Не так много сил надо, чтобы что-то делать. Куда больше усилий требуется на то, чтобы решить, что делать».
~ Дэвид Аллен

Я не заметил, чтобы книга давала прямые рекомендации о том, как сортировать задачи по приоритетам. Дэвид Аллен уверен, что важность различных задач для нашего сознания не так сильно критична, так как и большие, и маленькие заботы занимают место в нашем сознании и нужно выполнять их все (или решать не выполнять). Не сделанное пустяковое дело, информация о котором хранится в сознании, может отвлекать вас от дел более «важных». Тем не менее, он дает отличный метод организации задач по контексту или по уровню энергии.

К этому методу когда-то отчасти приходил я сам интуитивно, но потом о нем забыл из-за того, что не формализовал его и не ввел в привычку. Например, есть большой список задач. Для выполнения каких-то задач требуется много энергии.

Для меня это «Ответы на комментарии и поддержка студентам», «Статьи».

Для каких-то мало, например, «оплата хостинга», «работа с электронными счетами». Я могу этим легко заниматься, когда у меня не хватает времени на статьи.

Решения о том, «чем мне сейчас заняться» отнимали у меня, во-первых, много энергии, а, во-вторых, негативно сказывались на мотивации. Я не мог выбрать занятие, оптимально подходящее моему уровню энергии и из-за этого бросал работу, заканчивая рабочий день с пресловутым чувством, что я чего-то не сделал. Теперь же, если сил у меня мало, а времени много, я могу просто заняться той работой, которая не требует больших затрат энергии. Я просто могу посмотреть список с названием «низкий уровень энергии» и делать что-то из него. Все гениальное просто!

Так же вы можете организовать список задач по контексту, например, «за компьютером», «в магазине» и т.д. Множество других способов организации представлены в книге.

Фишка 4 — «Правило двух минут»

Довольно бесхитростное, но крайне действенное правило. Если мы организуем информацию о своих делах в рамках списка напоминаний, то можем ужаснуться размерам этого списка. К счастью, есть хороший и простой способ основательно его подчистить.

Не нужно записывать себе: «ответить на письмо друга, как будет свободное время», если этот ответ займет у вас менее 2-х минут!

Просто ответьте прямо сейчас и освободите себе голову и список задач от этого дела. Когда после прочтения книги Д. Аллена я начал разгребать свой почтовый ящик, я обнаружил там много не отвеченных писем. Конечно, когда-то давно, я их помечал галочками, как важные задачи, но потом забывал о них.

В итоге, проведя обзор, я ответил на очень много старых писем, и это отняло у меня не так много времени. Некоторые мои читатели получили ответ от меня спустя год! Не обижайтесь, пожалуйста, на меня, это результат переполненного почтового ящика и неважной организации дел. Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты – это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.

В общем, «правило двух минут» формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.

Фишка 5 — Записывайте идеи

Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.

Аллен уверен, что «форма определяет принципы». По его словам, у человека «Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи».

Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.

Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.

Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.

Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.

Фишка 6 — Не разделяйте жизнь и работу

«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен

Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: «закончить проект по работе», «обсудить проблему в отношениях с женой». И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.

И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. «Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!» — думал я.

Но на самом деле, тот факт, что эти задачи «висят» в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их «висеть». Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о «философских вопросах», которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.

Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: «подумать о смысле жизни» и освободить себе голову от напоминаний об этом.

Фишка 7 — Польза для психотерапии

«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен

Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.

Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие — использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.

Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.

Но я также думаю, что принцип «обозначить следующее действие» и «концентрироваться на цели» может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.

Скажем, вы страдаете ипохондрией.

Вы думаете: «у меня страшная и смертельная болезнь».
Хорошо, теперь подумайте: «А какое следующее действие?»
«Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!»
Все встало на свои места, не так ли?

Или у вас социофобия:

«Люди меня не принимают, я никчемный человек»

Какое следующее действие?

«Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с….» или/и «Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с…». Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!

А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: «Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?»

Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. «У меня мало друзей», «страх не покидает меня», «все обо мне думают плохо» и т.д. Они больше задают вопросы: «почему», чем, «что с этим делать», что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.

Но вопрос: «какое следующее действие?» сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!

Чего можно достичь благодаря GTD?

«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен

Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.

У человека, который наведет порядок в своих делах, появится порядок в голове, ему будет легче концентрироваться, генерировать идеи и расслабляться.

Стоит лишь перестать судорожно вспоминать о своих обязательствах, держать в памяти массу невыполненных задач и необдуманных проблем, как наше сознание расчистится, и у нас появится больше энергии, больше сил, больше простора для творчества и новых идей. Возможно, это поможет даже и медитации? В голове будет меньше забот и проблем, следовательно, концентрация и спокойствие в медитации будут глубже. Не даром Д. Аллен использует фразу «сознание как вода» на протяжении всей книги.

GTD, по словам ее автора – это глобальная технология самосовершенствования, а не просто способ тайм менеджмента.

Лично я только недавно начал ее применять. И могу сказать, что у меня появилось большее чувство контроля над делами, большее чувство удовлетворения по поводу работы. Я стал ощущать большую радость от выполненных дел и вышел из ощущения «постоянного, нескончаемого проекта». И главное, для меня открылся большой простор для совершенствования своих дел и своей работы.

Да прибудет с вами сила записывания следующего действия в рамках внешней системы напоминаний!

ГТД — это… Что такое ГТД?

ГТД-3 — – турбовальный авиационный двигатель, создавался Омским моторостроительным конструкторским бюро для вертолёта Ка 25. Испытания двигателя были завершены в 1964 г., а в 1965 г. было начато его серийное производство. Выпускались следующие… …   Википедия

ГТД — грузовая таможенная декларация; грузовое таможенное декларирование Словарь: С. Фадеев. Словарь сокращений современного русского языка. С. Пб.: Политехника, 1997. 527 с. ГДТ ГТ ГТД газотурбинный двигатель ГТД Словари: Словарь сокращений и… …   Словарь сокращений и аббревиатур

ГТД — 1) общее обозначение газотурбинных двигателей. 2) Марка некоторых советских вертолётных газотурбинных двигателей, в числе которых ГТД 350 конструкции С. П. Изотова (см. ВК), ГТД 3ф конструкции В. А. Глушенкова. Авиация: Энциклопедия. М.: Большая… …   Энциклопедия техники

ГТД — ГТД — 1) общее обозначение газотурбинных двигателей. 2) Марка некоторых советских вертолётных газотурбинных двигателей, в числе которых ГТД 350 конструкции С. П. Изотова (см. ВК), ГТД 3ф конструкции В. А. Глушенкова …   Энциклопедия «Авиация»

ГТД — ГТД — 1) общее обозначение газотурбинных двигателей. 2) Марка некоторых советских вертолётных газотурбинных двигателей, в числе которых ГТД 350 конструкции С. П. Изотова (см. ВК), ГТД 3ф конструкции В. А. Глушенкова …   Энциклопедия «Авиация»

ГТД — ГТД: Грузовая таможенная декларация Газотурбинный двигатель Getting Things Done Как привести дела в порядок популярное выражение и название книги Девида Аллена, означает программу приложение, с помощью которой упорядочиваются задачи, с функцией… …   Википедия

ГТД — См. ГРУЗОВАЯ ТАМОЖЕННАЯ ДЕКЛАРАЦИЯ Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 …   Словарь бизнес-терминов

ГТД — (грузовая таможенная декларация) см. декларация на партию (грузов …   Большой юридический словарь

ГТД — грузовая таможенная декларация …   Большой бухгалтерский словарь

ГТД — авиац. газотурбинный двигатель …   Универсальный дополнительный практический толковый словарь И. Мостицкого

GTD: 5 шагов по управлению хаосом в жизни и бизнесе

Этот материал был опубликован на сайте KFundMedia

Мозг современного человека похож на жонглера, который подбрасывает и ловит множество предметов. Сегодня каждый день нам приходится решать гораздо больше задач, чем еще 10 лет назад. И надо стараться не забывать ни об одной из них. Постоянная загруженность вызывает чувство неудовлетворенности и тревоги. Три простых действия из методики Getting Things Done (GTD), разработанной Дэвидом Алленом, помогут вам разобраться с внутренними обязательствами. Во-первых, организуйте все незавершенные задачи, которые вы держите в голове, во внешнюю систему, во-вторых, решите, что с этим делать дальше, и, в-третьих, поместите напоминания о задачах в простую логическую систему.

GTD базируется на пяти шагах, касающихся обработки информации: сбор, обработка, организация, обзор и выполнение. Настроив свой мыслительный процесс на их постоянное выполнение, вы выйдете на новый уровень эффективности и будете испытывать гораздо меньше стресса от информационной перегрузки.

Шаг 1: ЗАПИСАТЬ ВСЕ ДЕЛА. ВАША ГОЛОВА — ЭТО НЕ ЧЕРДАК ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ХЛАМА

По данным последних исследований, человек способен держать в голове одновременно не более четырех дел — например, поговорить с начальником, ответить на важное письмо, поздравить маму с днем рождения, забрать ребенка из садика. Однако нам необходимо делать гораздо больше подобных дел, причем каждый день, поэтому мозгу приходится постоянно переключаться с одного на другое, чтобы ничего не забыть. Тогда как он должен сосредоточиваться на выполнении одной задачи в конкретный момент. Ум дается нам для того, чтобы генерировать идеи, а не хранить их. А значит, нужно освободить его даже от этих четырех дел. Не надо держать их в голове!

Первый шаг — записать все, что требует вашего внимания или участия, на удобный внешний носитель. Все означает и такие дела, как покупка зубной пасты или корма для домашнего питомца, обсуждение предложения жены о том, как провести отпуск, ответ на электронное письмо и т. п. Так вы действительно ничего не забудете — а ведь это и есть ваша цель, — и не будете отвлекаться от того, чем занимаетесь в настоящий момент. Записывать задачи можно куда угодно — в блокнот, планировщик на смартфоне — а можно отправить себе электронное письмо. Главное — всегда держать этот носитель под рукой.

Рекомендации:

— Записывая дела, не нужно взвешивать, выполнимы они или нет. Просто запишите их. Позже вы сможете обдумать и решить, что делать дальше.

— Не пытайтесь сразу найти решение вопроса. Не расставляйте приоритеты и не распределяйте задачи по категориям.

— Пишите так, чтобы позже вы поняли, что записали.

Шаг 2: Обработка информации. Отделить зерна от плевел

На втором этапе нужно обработать все записи. Проще говоря, определите, должны ли вы выполнять эти задачи. Если это необходимо, подумайте, что для этого нужно и каким будет следующее ваше действие, что нужно предпринять, чтобы этот вопрос больше не возникал. Если делать ничего не нужно, вычеркните задачу и забудьте о ней.

Рекомендации:

— Чтобы не накапливать кучу дел, очищайте входящие списки каждые 24 или 48 часов.

— Если на выполнение дела уйдет не более двух минут, сделайте его сразу же. Это быстрее и эффективнее, чем откладывать на неопределенное время.

— Если задачу может выполнить кто-то другой, подумайте, кому бы ее поручить.

— Если вы должны сделать дело сами, подумайте, когда вы этим займетесь.

— Сразу принимайте решение о дальнейших действиях.

Шаг 3: Организация задач. Разложить все по полочкам

Образно говоря, теперь каждое дело получило свой билет. Далее их нужно расположить по местам, чтобы ничего не забыть — или составить списки напоминаний, распределив задачи по четырем категориям:

Проекты. Это все задачи, для выполнения которых понадобится выполнить больше одного действия — например, отправка отчета на согласование и получение обратной связи, внесение финальных правок. В GTD это называется «подготовка финального отчета», а действия по ней могут попадать в другие категории.

Календарь. Сюда попадают все дела с конкретным сроком выполнения или задачи без дедлайна, которые должны быть выполнены при первой же возможности. Их можно разбить по содержанию — к примеру, офисные занятия, звонки, покупки и т. п.

Лист ожидания. В него входят дела, которые требуют вашего внимания, а не участия. Это все, что делаете не вы, но в выполнении чего заинтересованы — например, получение ответа на ваше письмо или ожидание посылки.

Распределение дел по этим четырем простым категориям поможет вам всегда поддерживать ясность мыслей, причем это удобнее, чем хранить все вперемешку.

Важно помнить и о контекстном планировании. Когда вы в офисе, вам нет необходимости помнить о домашних делах.

Рекомендации:

— Начинайте запись задачи с глагола. Это повысит мотивацию, когда вы прочитаете напоминание. Например, пишите «заполнить квартальный отчет», а не просто «квартальный отчет».

— Для эффективной организации дел должно быть достаточно контекстов.

— Для явных напоминаний лучше использовать таск-менеджер в смартфоне. Блокнот не напомнит вам о встрече, которая должна состояться через 20 минут.

Шаг 4: Обзор. Видеть все «меню»

Периодически просматривайте списки напоминаний. По окончании встречи загляните в «Календарь», чтобы вспомнить, какие события запланированы далее или какие срочные дела необходимо сделать. Срочными считаются такие дела, невыполнение которых влечет за собой серьезные последствия: потерю работы, ухудшение здоровья или отношений с близкими, отмену заключения контракта и прочие неприятности. Такие задачи относятся к категории «Календарь», и обычно их бывает не так много, как кажется.

Наряду с «Календарем» периодически просматривайте списки того, что можно сделать прямо сейчас. И не забывайте время от времени заглядывать в «Лист ожидания». Возможно, какое-то дело нуждается в скорейшем выполнении.

Рекомендации:

— Просматривайте списки по мере необходимости, чтобы держать все под контролем.

— Отведите время для еженедельного полного обзора всех своих обязательств.

— Подумайте, в каких условиях это было бы сделать легче всего — например, субботним утром в любимом кафе.

Шаг 5: Действие. Уверенный выбор

Сделайте все запланированные дела. Очень легко оказаться занятым по горло, если хвататься за выполнение всего, что валится вам на голову. Однако гораздо эффективнее правильно выбрать следующее действие. Предыдущие четыре шага помогут вам определить, что именно нужно сделать для максимально быстрого продвижения к цели. Кроме того, нужно быть уверенным в правильности своего выбора.

 

GTD — это своеобразный GPS-навигатор, который показывает ваше местонахождение и направление движения. Вначале его нужно внедрить в свою жизнь на базовом уровне, загрузив текущими задачами. После того как справитесь с ними, можете переходить к более отдаленным перспективам.

P.S. Не забывайте, что важно не только работать, но и отдыхать. Мы часто недооцениваем, насколько важно понимать, какие дела делать необязательно. Если не научиться этому, в довершение всего вам придется держать в уме еще и отдых. Запомните слова Дэвида Аллена: «Ничего не делать и чувствовать себя отлично можно только в том случае, если знаешь, что именно ты не делаешь».

GTD за 15 минут — Практическое руководство по выполнению задач

GTD — или «Достижение цели» — это структура для организации и отслеживания ваших задач и проектов. Однако его цель немного выше, чем просто «довести дело до конца». (Его следовало назвать «Делать дела намного лучше, чем просто позволять чему-то происходить, что часто оказывается совсем не крутым».) Его цель — заставить вас на 100% доверять системе сбора задачи, идеи и проекты — как расплывчатые вещи, такие как «изобрести величайшую вещь на свете», так и конкретные вещи, например «позвонить Аде 25 августа, чтобы обсудить расписание конференции». Все !

Звучит как все другие обычные системы списков дел, говорите вы? Во многих отношениях это так, но это еще не все, и это действительно просто. Обещать! Так что, пожалуйста, продолжайте читать.

Одно из основных предположений GTD состоит в том, что вы тупой или, скорее, что ваше подсознание совершенно тупо, когда дело доходит до размышлений о том, что вам следует делать . Например, зная, что вам нужно отремонтировать часы, но вместо того, чтобы напоминать вам, когда вы проезжаете мимо часового магазина, оно внедряет в ваш мозг непрекращающееся чувство «Мне нужно вспомнить… что-то» .

Джессика Керр прекрасно выразилась:

Представьте, что ваш мозг — это белая доска. Там есть списки дел и «НЕ УДАЛИТЬ»? Есть ли место для рисования и объединения идей?

Большая часть «магии» состоит в том, чтобы преобразовать задачи и прихоти в физических и видимых действий , как вы скоро увидите.

То, что GTD дает вам — при правильном понимании и внедрении — это надежная система для отслеживания того, что вам нужно делать, что делать или следует рассматривать как делать .Когда ваша система и ваше доверие к ней на месте, ваше подсознание перестанет отслеживать все, что вам нужно делать, и перестанет постоянно вам напоминать. Это снижает стресс и высвобождает драгоценное время мозга для более продуктивного мышления — может быть, это даже сэкономит реального времени , чтобы у вас было больше времени для уроков балета, рисования и катания на роликах.

Отлично! Так как же это на самом деле работает? Он работает с использованием специальных техник йоги и ежедневных умственных упражнений.Нет, ха-ха! Просто шучу. Он работает путем простого ведения списков, что может сделать каждый ребенок с бумагой и карандашом. В наши дни даже компьютеры могут вести списки!

Вам нужно будет составить следующие списки:

1. В
2. Следующие действия (возможно, несколько — об этом позже)
3. Ожидание
4. Проектов
5. Когда-нибудь / может быть

Эти списки будут регулярно пересматриваться и составляют основу системы GTD.Их работа описана ниже. В дополнение к спискам вам понадобится календарь, который позволит вам записывать задачи и события, чувствительные к дате и времени.

В списке вы фиксируете идеи и задачи по мере их возникновения. Это может быть ваш начальник, который говорит вам испечь ей морковный пирог, или увиденный плакат цирка, который вы хотите увидеть. Барьер для добавления чего-либо в список должен быть как можно ниже — записывайте это в блокнот или нажимайте правые кнопки на смартфоне.Я назвал его в списке , но иметь больше одного — не проблема. Может быть, приложение, когда вы сидите перед компьютером, и ноутбук, когда вы слоняетесь вне торгового центра? Важно то, что вы можете записывать то, что вам приходит в голову. Мы хотим снять нагрузку с мозга, помнишь?

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, вы должны потратить час на то, чтобы записать все, что вы хотите — или должны — сделать. Эти так называемые открытых циклов включают всех вещей, которые не , как , как должно быть, , где они должны быть, и так далее.Вам нужно заменить зубную щетку? Верните чашку чая, которую одолжили у тети? Стоит ли перекрасить кровать в другой цвет? Все это должно быть в вашем списке.

Если вы только начали использовать GTD и собрали тонны элементов в своем списке во время первоначальной «очистки мозгов», обработка может занять некоторое время. Отныне входящий список будет обрабатываться непрерывно.

Элементы в вашем списке должны обрабатываться один за другим в том порядке, в котором они появляются в вашем списке .При обработке элемента в вашем списке первый вопрос, который вам нужно задать: , это , требует ли действия ? — другими словами, нужно ли вам сделать что-то ? Если ответ отрицательный, вы либо выбросите ее, если она вам больше не нужна, сохраните ее в качестве справочного материала («Возможно, когда-нибудь эта статья понадобится мне снова…»), добавьте ее в список, который когда-нибудь / может быть (для вещей как «учите индонезийский»), или инкубируйте его. Подожди, что … Сидеть на нем? Да вроде как. Если вы хотите напомнить себе об этом позже («Я действительно не понял эту статью, мне нужно взглянуть на нее еще раз через две недели»), это должно войти в ваш календарь или в ваш файл Tickler , который скоро будет быть объясненным.(Да даже название странное.)

Теперь, если элемент, который вы в настоящее время обрабатываете , является подлежащим действию — другими словами: с ним нужно что-то делать — вы должны задать вопрос «, что делать дальше? ” Следующим действием должно быть физическое и видимое действие . Другими словами, не «планируйте лотерею тортов», а «отправьте электронное письмо Артуру и Камилле и напомните им испечь свои торты».

Именно это — то, что следующее действие должно быть следующим физическим, видимым действием, чтобы приблизить проект к его цели — возможно, является наиболее важным «правилом» в GTD.Используя несколько дополнительных секунд, чтобы придумать, что нужно сделать физически , вы убедитесь, что ваши списки «следующих действий» будут содержать только те действия, которые вы можете выбрать в любой момент. «Предварительная обработка» уже выполнена (хотя сами действия вполне могут быть задачами планирования), и это значительно снижает сопротивление до делать вещей.

Когда вы определили следующее действие, вы должны подумать, не займет ли оно меньше двух минут.Если это так: сделайте это. Сразу. (Такие вещи, как «отправить бабушке по электронной почте забавное видео с кошками».) Причина этого проста: если действие занимает две минуты или меньше, накладные расходы на его отслеживание будут большими по сравнению с тем, сколько времени потребуется, чтобы всего сделать Это. Если делает более двух минут, вы должны делегировать его , если это уместно — отмечая, что и когда было делегировано, в списке ожидания — или добавить его в свой собственный список следующих действий, которые вы хотите сделать как можно скорее. поскольку у вас есть время и силы.Если ваша секретная сверхдержава — это делегирование полномочий, то, вероятно, в следующих действиях большинство вещей завершится. Если для закрытия разомкнутого цикла потребуется более одного действия, общая цель также должна быть отмечена в списке проектов, который будет объяснен в нескольких разделах.

Подводя итог, при обработке вашего списка (ов) вы должны выполнить следующую процедуру:

Рабочий процесс GTD: открытые циклы собираются в списке, обрабатываются и — если это действие — выполняется немедленно, откладывается или делегируется.Если обрабатываемый элемент требует более одного действия, он также записывается в список проектов.

Итак, каков следующий список действий? Ну, э … очевидно, список твоих следующих действий. Другое название этих действий — «действия как можно скорее» — это просто те вещи, над которыми вы будете выбирать, над чем работать, когда вы не смотрите смешные видеоролики о кошках на YouTube или не играете в Candy Crush Saga .

Когда вы делегируете работу другим, отправляете электронное письмо, на которое ожидаете (или нуждаетесь) в ответе, заказываете что-то или у вас есть задача, которая «заблокирована» из-за того, что вы ждете, что кто-то другой что-то сделает, это должно быть написано в список ожидания.Эти элементы всегда должны быть отмечены текущей датой, чтобы вы могли отправить электронное письмо своему коллеге Марвину и сказать: «Я все еще жду отчет WTF, который, по вашему мнению, вы закончите в течение месяца. Это было 32 дня назад! ».

Если вы все еще со мной, вы можете быть обеспокоены тем фактом, что действие «Изучите учебники искусственного интеллекта» в вашем следующем списке действий — это все, что написано о вашем плане по захвату мира. Разве не легко потерять счет, когда это действие будет выполнено и удалено из вашего списка? Да, вроде бы.Вот тут-то и появляется список проектов.

GTD дает очень широкое определение проекта. Он определяет любую цель, которая требует выполнения более одного действия в качестве проекта. Эти проекты должны быть в вашем списке проектов. Этот список представляет собой просто список названий проектов и, если хотите, описаний и предполагаемых результатов проектов. Просматривая список проектов, вы убедитесь, что в вашем следующем списке действий всегда есть хотя бы одно действие для каждого проекта, что позволит убедиться, что ваши проекты развиваются и не забываются.

Контексты — это «теги», которые вы помещаете на элементы в списках следующих действий, в которых говорится, где можно выполнить действие или какое оборудование необходимо для его выполнения. Действие можно «пометить» контекстом несколькими способами; Самый простой, вероятно, состоит в том, чтобы просто иметь разные списки следующих действий — по одному для каждого контекста. Если вы используете новомодный электронный менеджер списков, вы часто можете иметь «умные» списки для каждого тега, что дает тот же результат. (С так называемыми смартфонами, вероятно, даже можно использовать его определение местоположения, чтобы отображать только те действия, контекст которых соответствует вашему текущему местоположению.Если так: это потрясающе! Мы живем в будущее!)

Принято ставить перед контекстами префикс «@», который имеет смысл, когда контекст является местоположением, но в других случаях его следует рассматривать как нотацию. Примеры контекстов: @ home, @ computer и @ office.

Примеры действий и их контекст

Действие	Контекст
Купите больше корма для собак цвета радуги	@ Город или @ магазин
Просмотрите файл cuteoverload.ком	@ Компьютер или @ всемирные сети
Улыбнись незнакомцу	@ где угодно

Сколько контекстов вам нужно, зависит от того, сколько следующих действий у вас будет и как выглядит ваш рабочий день. Важно иметь возможность оценить — с первого взгляда — свои возможные действия в зависимости от того, где вы находитесь физически и какое оборудование у вас есть.Также может быть хорошей идеей создать контекст «везде» для вещей, которые вы можете делать, где бы вы ни находились («Позвоните маме, чтобы обсудить поездку в Исландию»).

Контексты повестки дня

Если у вас есть регулярные встречи с людьми, может быть полезно иметь «контекст повестки дня» — по одному для каждого человека, — где вы записываете, о чем вы хотите поговорить во время следующей встречи, когда думаете о них. Например, если у вас еженедельная встреча с Фубертом, вы можете подумать о создании контекста «@ Foobert Agenda».Эти контексты, конечно, будут меняться по мере изменения вашей команды / менеджеров / руководителей и т. Д.

Вы не хотите терять свою идею на миллион долларов о том, чтобы сделать «прыжок к выводам», но поскольку это проект, который вы хотите реализовать, когда у вас будет больше времени, вы не хотите, чтобы он «загрязнял» списки ваших следующих действий или список проектов. (Помните, что следующие действия содержат только те действия, которые должны быть выполнены как можно скорее, и что список ваших проектов будет регулярно пересматриваться, чтобы убедиться, что у всех проектов есть хотя бы одно следующее действие.)

Вот где приходит список когда-нибудь / может быть. Этот список просто содержит идеи и проекты, которые может захотеть реализовать в будущем. Это то место, куда должны пойти и «заменить уродливую картину в спальне», и «создать культ». (При условии, конечно, что вы не хотите делать что-либо из этого прямо сейчас .) Этот список следует пересматривать еженедельно вместе с остальной системой, как описано в разделе еженедельный обзор ниже.

Календарь предназначен для вещей, которые у вас есть , которые нужно сделать в определенный день или в определенное время — и ничего больше ! Верно; не ставьте «установить Bonzibudddy» в свой календарь на следующую среду, если вы только думаете, что , вы хотите, чтобы это было сделано тогда.

Но… почему?

Если в вашем календаре есть только те элементы, которые на самом деле чувствительны к дате и времени , это будет более полезно, так как оно фактически сообщит вам, что у вас есть , которые нужно сделать в определенный день, без «разбавления» другими элементами. То, что вы хотите, чтобы сделал, но это не нужно делать в определенное время, в любом случае будет в вашем следующем списке действий, поэтому вам напомнят об этом и у вас будет возможность сделать это.

В книге Дэвида Аллена о GTD еженедельный обзор назван «критическим фактором успеха», и он не шутит.Если вы начнете использовать фреймворк GTD, и вы не робот, все начнёт сбиваться с пути. Вы завершите следующее действие проекта и забудете добавить новое «следующее действие» для этого проекта. Вы забудете удалить следующие действия, которые, если вы действительно думали об этом, знаете, что не будете делать в ближайшем будущем, и так далее.

Еженедельный обзор следует делать — как вы уже догадались — один раз в неделю. Это займет некоторое время, поэтому в идеале вы должны отправиться на некоторое время (вероятно, не менее чем за 30 минут) заранее, например, в пятницу или воскресенье после обеда.Выполняя еженедельный обзор, вы должны как минимум сделать следующее:

• Убедитесь, что в каждом проекте есть хотя бы одно следующее действие .
• Убедитесь, что каждое действие в вашем следующем списке действий — это на самом деле то, что вы хотите или должны сделать, если у вас есть время в течение следующей недели. Если нет, переместите его (и / или проект, которому он принадлежит) в свой список когда-нибудь / может быть, или — если вы не думаете, что когда-нибудь это сделаете — удалите его полностью. (Будь честен с собой.)
• Просмотрите свой список когда-нибудь / может быть, и посмотрите, нужно ли переместить какие-то проекты / действия в список текущих проектов / список следующих действий. (Если вы добавляете новый проект в свой список проектов, обязательно определите его следующее физическое, видимое действие и также поместите его в следующий список действий.)

Триггерные списки

При еженедельном обзоре может быть хорошей идеей работать с «триггерным списком». Триггерный список — это просто список ключевых слов, которые заставляют ваш мозг запоминать любые открытые петли, которые вы еще не зафиксировали в своей системе.Список триггеров может выглядеть следующим образом:

• Бобышка
• Сотрудники
• Проекты начаты, незавершены
• Проекты, которые необходимо запустить
• Люди, мне нужно вернуться на
• …

При работе со списком триггеров помещайте в список все, что вы помните, для последующей обработки.

Пример списка триггеров можно увидеть в списке триггеров Lifehacker для студентов.Вы, вероятно, захотите настроить свой собственный список по мере того, как приобретете больше опыта и узнаете, что лучше всего подходит для или .

Для того, чтобы ваша система GTD действительно заработала, есть несколько важных «передовых практик», которым вам рекомендуется следовать. Когда вы начнете привыкать к использованию GTD, вы можете быть немного снисходительнее, если считаете, что так будет лучше.

• Важно, чтобы между вашими списками было резких краев . Если вы часто задаетесь вопросом, к какому контексту относится следующее действие, возможно, вы захотите пересмотреть свои контексты.
• Ваши инструменты должны быть забавными в использовании — но не слишком забавными (!). Если у вас есть медленный и сложный инструмент для управления списками, вы подсознательно будете сопротивляться сбору небольших задач, а если ваш инструмент слишком увлекателен для использования, вы в конечном итоге начнете им злоупотреблять и потратите время, играя с его удивительными функциями. Найдите то, что вам подходит.

Папка для чтения / просмотра и файл Tickler — это два инструмента, которые, хотя они и не являются непосредственно частью метода GTD, могут быть полезны для использования вместе с GTD.

Папка для чтения / просмотра

У вас, вероятно, будет довольно много действий «прочитать [какой-то документ]» в вашем следующем списке действий. Папка для чтения / рецензирования — это просто папка (физическая или цифровая), которая содержит статьи, документы и все, что вы хотите прочитать. Идея состоит в том, чтобы этот материал был доступен всякий раз, когда у вас есть несколько минут, чтобы убить. В приемной стоматолога? В ожидании еды в кафе? И то и другое — прекрасная возможность просмотреть статью о филогенезе Periophthalmus modestus или притвориться, что вы читаете записку своего начальника!

Здесь тоже очень важно иметь «острые грани».В эту папку следует класть только то, что вы действительно хотите прочитать, когда у вас есть время, чтобы вы на самом деле забирали ее в те маленькие окна свободного времени, которые появляются в течение дня.

Тиклерный файл

Эта концепция со странным названием представляет собой просто набор из 43 (физических) папок с файлами. Почему 43? Потому что это означает, что у вас может быть один для каждого из 31 дней месяца плюс один для каждого из 12 месяцев в году.Если вы сейчас тянетесь за калькулятором, просто поверьте мне, по номеру 43.

Так для чего используются эти папки? Идея состоит в том, что вы можете разместить физические предметы, которые вам понадобятся в определенный день (билеты на концерт), напоминания о том, что вы, возможно, захотите сделать в конкретную дату (помните, что календарь предназначен только для вещей, которые должны выполнить ). в конкретную дату / время), или заметки из лекции, которую вы действительно не поняли («Я хочу просмотреть их через неделю, когда мое подсознание какое-то время пережевало это»).

Каждый день, вставая, вы открываете папку с текущей датой. Затем вы кладете билеты на концерт, решаете, что вы с по хотите отвести собаку в парикмахерскую сегодня, но откладываете конспекты лекций на три дня, так как сейчас у вас нет времени. Освободив папку, вы кладете ее на задний план, а завтрашнюю папку переносите на передний план. В конце каждого месяца вы открываете папку для нового месяца и обрабатываете ее содержимое — например, помещаете элементы в папки правильного дня.

Файл тиклера, таким образом, дает возможность отправлять себе напоминания в будущем — щекочет вашу память. Ага!

---

Это руководство было написано, чтобы служить простым и прагматичным руководством по методу «довести дело до конца». Этот прогон метода GTD должен быть кратким. Он написан с точки зрения одного человека, и другие люди, вероятно, по-разному оценили бы важность различных аспектов GTD.

Если вам нужен полный обзор GTD, было бы разумно прочитать книгу Дэвида Аллена, формализовавшую разработанный им метод: «Как сделать все: искусство продуктивности без стресса» (Amazon, Kindle Store, Bookdepository, Google Книги , Википедия).

Визуальный стиль руководства был вдохновлен прекрасным руководством Мирана Липовачи по языку программирования Haskell «Learn You a Haskell for Great Good!».

Руководство написано на Markdown, и я использую pandoc для генерации HTML. Чтобы связаться со мной, отправьте мне электронное письмо на erlendαhamberg.no.

Устали не доводить дело до конца? Освойте метод GTD за 5 шагов • Asana

Не столь спорное мнение: ваш мозг не создан для хранения информации.Это потому, что, когда ваш разум загроможден делами и напоминаниями, у вас меньше мозгов, чтобы тратить на работу, которую вам действительно нужно выполнить.

Это центральный принцип, лежащий в основе метода «Все готово» (GTD). Перемещая задачи из своего мозга в инструмент для создания списков дел, у вас появляется больше возможностей для работы, которая имеет значение. Вот как начать.

Что такое метод GTD?

Метод GTD, или «Как добиться успеха», основан на убеждении, что чем больше информации вы мысленно отслеживаете, тем менее продуктивным и сосредоточенным вы становитесь.Вместо того, чтобы полагаться на свой мозг, методика GTD поощряет вас хранить всю рабочую информацию во внешнем организованном источнике истины. Таким образом, вы всегда будете знать ответ на вопрос «Что мне делать дальше?» не беспокоясь о провале работы.

Что означает GTD?

GTD — это аббревиатура от Getting Things Done, метода повышения производительности, впервые разработанного Дэвидом Алленом в 2001 году. Аллен описывает метод GTD в своей книге «Getting Things Done: The Art of Stressless Productivity».«

GTD — это популярная стратегия тайм-менеджмента, потому что она проста в реализации и насколько эффективна на практике. Даже если вы не знаете об этом, ваш мозг постоянно« включен »в фоновом режиме, перемещается и переставляя ваши предстоящие дела, чтобы ничего не пропустить. Каждый раз, когда вы вводите новую задачу в микс, вашему мозгу необходимо продумать все, что у вас есть в списке дел, и изменить приоритеты вашей работы относительно этой новой задачи.

Прочтите: 18 советов по тайм-менеджменту, стратегии и быстрые победы для наилучшего выполнения вашей работы

Внедрение метода GTD с управлением работой

Вместо того, чтобы пытаться сохранить всю информацию о вашем проекте в вашем мозгу, метод GTD использует пятиступенчатую систему для захвата и каталогизируйте свои дела во внешнем источнике, таком как инструмент управления работой.Ваш мозг не предназначен для хранения больших массивов систематизированной информации, но инструменты управления работой таковы. Превращая эту информацию в практические элементы, вы лучше настроитесь на долгосрочный успех.

Инструменты, которые вы используете, имеют значение. Ищите инструмент, который позволяет собирать и систематизировать личную, проектную и программную информацию. Метод GTD не только помогает вам организовать ваши личные дела — хотя он отлично подходит для этого — он также может помочь вам зафиксировать недействительную справочную работу, работу, которую необходимо выполнить другим членам команды, и цели, связанные с работой, которую вы делаем.

Вместо того, чтобы хранить эту информацию в разных местах, метод GTD помогает вам вводить и организовывать ее в один инструмент, такой как инструмент управления работой. Естественно, мы думаем, что Асана — хороший вариант. Asana воплощает в жизнь метод GTD, организовывая вашу работу и снижая умственное напряжение, чтобы вы могли вовремя завершить свою высокоэффективную работу.

Попробовать Asana бесплатно

Плюсы и минусы метода GTD

Метод Getting Things Done — это всего лишь одна стратегия тайм-менеджмента. Как и у всех техник тайм-менеджмента, у него есть свои плюсы и минусы.Стратегия, которую вы выберете для реализации, во многом зависит от того, какие навыки вы хотите улучшить с помощью тайм-менеджмента.

Плюсы

Система GTD проста в настройке и гибка в использовании. Это:

• Снижает когнитивную нагрузку и умственное напряжение, возникающее при попытке запомнить все, что у вас на тарелке.

• Устраняет многозадачность, поэтому у вас есть больше времени, чтобы быть в потоке.

• Создает центральный источник всей информации, даже не требующей действий.

• Дает четкое представление о работе на вашей тарелке, поэтому при необходимости легко изменить приоритеты или перенести график.

Минусы

Прежде чем приступить к использованию метода GTD, следует помнить о некоторых ограничениях. Метод GTD:

• Требуется время для настройки. Если вы еще не используете систему управления задачами, создайте ее, чтобы документировать всю свою работу.

• Может быть слишком гибким. Метод GTD только помогает вам организовать ваши задачи — он не поможет вам составить график вашей еженедельной или ежедневной работы. Некоторые люди борются с таким уровнем неограниченной гибкости. Если вы один из них, объедините метод GTD с другим методом управления временем, например с блокировкой времени или тайм-боксом.

Прочтите: Попробуйте временные рамки: стратегия управления временем, ориентированная на достижение цели

Начало работы: попробуйте эти 5 шагов в рабочем процессе GTD

Пять шагов метода «Getting Things Done» помогут вам добиться успеха.Эти шаги помогут вам каталогизировать и организовать вашу предстоящую работу с помощью внешнего инструмента, такого как Asana, так что вы больше не будете мысленно отслеживать предстоящие дела. Затем, когда ваша работа организована в методе GTD, вы можете приступить к выполнению задач.

1. Захват

Прежде чем вы сможете организовать свою работу, вам сначала нужно ее зафиксировать — в месте за пределами вашего мозга. Дэвид Аллен называет это почтовым ящиком «Входящие» независимо от того, какой инструмент вы используете. Это потому, что любая задача, информация или напоминание (или, как Аллен любит это называть, «что-то») попадают прямо в ваш почтовый ящик.Думайте об этом не столько как о почтовом ящике, а как о списке задач, которые нужно обработать позже.

Где собирать информацию

Если вы пытаетесь повысить личную продуктивность, рассмотрите возможность использования списка дел для отслеживания своей работы. В качестве альтернативы, если вы работаете в команде, попробуйте платформу управления работой, чтобы не только фиксировать и отслеживать свою собственную работу, но также организовывать и управлять работой вашей команды.

Сосредоточьтесь на съемке, а не на систематизации

Не беспокойтесь, если работа, которую вы снимаете, не организована или хорошо документирована.Первый шаг — просто вывести материал из вашего мозга во внешний источник. Захват — это первый шаг к организации ваших дел в более продуктивную систему.

Убедитесь, что вы используете систему, которая упрощает сбор информации. Ключевым принципом метода GTD является получение информации, как только она попадает в ваш мозг. Это сразу же облегчает нагрузку и гарантирует, что ничто не выйдет из трещин. Если возможно, не забудьте добавить дополнительный контекст, например документы, соавторов, сроки выполнения или ключевые детали.

Используйте виртуальную систему

Лучший способ захватить все эти данные — использовать виртуальную систему, а не аналоговую. Письменные списки дел дают удивительно приятное чувство вычеркивания чего-то, но они также являются худшим способом отслеживать ваши дела. На самом деле письменный список дел часто дезорганизован, подвержен ошибкам, легко теряется и неэффективен.

Естественно, мы рекомендуем Асану. Asana — это система управления работой, которая организует работу, чтобы ваша команда знала, что делать, почему это важно и как это делать.

Подробнее

2. Разъяснить …

После того, как вы все запечатлели, самое время уточнить. На этапе уточнения вы превращаете собранную информацию в практические задачи, подробные заметки или надежный контекст. Шаги прояснения и организации идут рука об руку — когда вы проясняете, вы также организуете эту работу в соответствующий проект.

Чтобы уточнить, убедитесь, что каждый элемент в вашем почтовом ящике содержит достаточно информации, в том числе:

• Заголовок, требующий действия (мы рекомендуем начинать с глагола).

• Любой контекст, документы, файлы или соавторы, которые необходимо включить в работу.

• Связанная инициатива проекта, список дел или цели, к которым прикреплен элемент.

• Любой связанный контекст, например этап, на котором выполняется работа, связанный бюджет, расчетное рабочее время или приоритет.

• Независимо от того, заблокирована ли эта работа другими результатами или ожидает дополнительной информации.

Пока не беспокойтесь о переносе этих задач.Вы переместите задачи из папки «Входящие» в соответствующий проект на этапе «Упорядочить».

Приоритет имеет значение

Как вы уточнить, добавьте связанный приоритет для каждого элемента. Неизбежно что-то всплывает, сроки сдвигаются, а приоритеты меняются. Имея четкое представление о приоритетах каждой задачи, вы можете изменить сроки выполнения, если это необходимо, чтобы вы всегда выполняли свою работу с максимальной отдачей — и вы знали, что откладывать или делегировать, если это необходимо.

Прочтите: четыре способа управления плотным графиком и смещением приоритетов

Быстрые задачи

Иногда быстро завершить работу проще, чем упорядочить и прояснить ее:

• Если на выполнение элемента требуется менее двух минут, делайте это немедленно.Это не только удаляет его из головы, но и из вашего списка дел.

• Если что-то не входит в ваши обязанности, делегируйте работу тому, кто ее выполняет.

При необходимости разбейте элементы на несколько задач

Возможно, вы записали элементы, которые представляют несколько задач. Например, представьте, что у вас возникло вдохновение создать новую электронную книгу, и вы добавили быстрое напоминание в свой почтовый ящик. Создание электронной книги требует множества шагов и вовлекает множество заинтересованных сторон.Итак, на этапе прояснения разбейте эту инициативу на несколько отдельных задач. Создайте задачу для «Наброски электронной книги», задачу для «Обзорной схемы», задачу для «Черновик электронной книги» и т. Д.

В качестве альтернативы, если захваченный вами элемент представляет информацию всего проекта или программы, используйте управление проектом. инструмент для захвата всех движущихся частей этой инициативы. Например, если вы работаете над запуском нового продукта, используйте инструмент управления проектами, чтобы отслеживать различные составляющие, идущие к запуску: проектирование и разработка продукта, стратегия вывода на рынок, пресс-релиз и т. Д. на.

3.… и организовать

Пока вы проясняете, вы должны также организовывать. На этапе «Организовать» переместите элементы в соответствующие проекты в инструменте управления работой. Вы можете думать о проектах как о виртуальных папках для хранения важной связанной информации. Организуя задачи и помещая их в соответствующие проекты, вы превращаете их из заметок в практическую работу.

Прочтите: 11 шаблонов проектов, чтобы начать работу в правильном направлении

Настройка организационной структуры

Каждый раз, когда вы приходите к элементу в папке «Входящие» — после того, как вы уточнили и добавили любой дополнительный контекст, — перемещайте его из папки «Входящие» и в соответствующий проект.Если вы еще этого не сделали, создайте проекты для различных инициатив. Мы рекомендуем:

• Проект для всей вашей практической работы, отсортированный по приоритету

• Проект для заметок или справочных материалов

• Проект или инструмент для отслеживания личных и командных целей

• Проект для инициатив, на которые у вас нет времени, но вы хотите вернуться к ним в будущем

• Проект или раздел для заблокированной работы

• Групповой проект для обмена информацией и повесток дня

Организация является важной частью метод GTD — но конкретная организационная система, которую вы создадите, зависит от вас.В Asana все, что вам назначено, автоматически попадает в ваши Мои задачи. Это обзор всей работы, которую вам нужно выполнить. Вы можете создать дополнительные разделы в разделе «Мои задачи», чтобы упорядочить высокоприоритетные работы, которые должны быть выполнены сегодня, работы, которые должны быть выполнены на этой неделе, и более долгую работу.

Очистка папки «Входящие»

Все задачи сохранены в папке «Входящие» как «непрочитанные», чтобы вернуться к ним позже. Но эти вещи занимают умственное пространство и на самом деле не являются продуктивными. Вместо этого превратите каждую задачу в практическую задачу — и немедленно переместите ее в соответствующий проект.

По окончании шагов «Уточнение и систематизация» ваш почтовый ящик должен быть пуст. Все должно было быть перемещено в соответствующий проект или рабочий документ, чтобы при следующей проверке папки «Входящие» вы сортировали новые задачи.

4. Отражение

Метод GTD — это не метод «поставил и забыл». Вместо этого вам нужно часто пересматривать свои задачи и при необходимости менять приоритеты. Вот почему так важно понимать приоритетность каждой задачи. Если новые задачи имеют более высокий приоритет, чем старые работы, понимание относительного приоритета каждой задачи поможет вам изменить график работы и легко управлять сменой приоритетов.

Когда отражать

Шаг «Отражение» может быть скользким спуском — последнее, что вам нужно, — это постоянно проверять папку «Входящие», поскольку это сокращает возможное время фокусировки.

Мы рекомендуем размышлять дважды в день — в начале и в конце каждого дня. Сделайте размышление частью своего утреннего ритуала, а затем снова проведите сортировку в конце дня, чтобы подготовиться к завтрашнему дню. Таким образом, вы подходите к каждому дню с ясной головой, не чувствуя, что вам нужно проверять свой список дел и реорганизовывать свой ежедневный календарь.Помните: метод GTD разработан, чтобы облегчить умственную нагрузку, поэтому убедитесь, что вы не рефлексируете слишком часто, потому что это противоречит цели.

Затем проводите более тщательный еженедельный обзор работы, которую вы выполнили за последние несколько дней, и задач, которые предстоит выполнить на следующей неделе. Убедитесь, что ничего не упало, и при необходимости уточните приоритеты, чтобы начать следующую неделю, готовой к работе.

5. Engage

На этапе Engage вы выполняете основную часть своей работы в рамках метода GTD.Вы очистили свой разум и организовали все, что вам нужно сделать. Теперь все, что осталось — это сделать.

Что делать, когда

Нет никаких строгих правил или указаний относительно того, что делать, когда. Если вы предпочитаете такую ​​структуру, объедините метод GTD с другими техниками тайм-менеджмента, такими как метод Помидора.

Четыре аспекта взаимодействия

Если вы не знаете, с чего начать, ознакомьтесь с четырьмя рекомендациями по взаимодействию, прежде чем приступить к работе.Затем выберите задачу, наиболее подходящую для вашей текущей ситуации.

1. Приоритет: Какие задачи имеют наивысший приоритет? Что вам абсолютно необходимо сделать сегодня?

2. Контекст: Подобно тому, как наш мозг не может выполнять несколько задач одновременно, лучше выполнять аналогичные задачи одновременно. Это методология блокировки времени. Выполнение всех писем одновременно — вместо того, чтобы переключаться между задачами, электронной почтой и обратно — помогает выполнять задачи быстрее, потому что ваш мозг уже находится в этом контексте.Если вы думаете, что делать дальше, попробуйте выполнить всю аналогичную работу за один временной блок.

3. Свободного времени: Сколько у вас сейчас времени? В идеале выберите задачи, которые вы можете выполнить в то время, которое у вас есть, чтобы вам не пришлось останавливаться на полпути.

4. Доступная энергия: Как вы себя чувствуете? Важно учитывать не только свои теоретические способности, но и фактические. Может быть, вы действительно не в настроении писать тот блог, который вам нужен.Вы можете заставить себя сделать это, но это займет в два раза больше времени, чем обычно. Вместо этого посмотрите, можете ли вы сделать что-нибудь еще — может быть, что-то менее приоритетное — чтобы проникнуть в дух и поднять вашу энергию.

Прочтите: Вы не блокируете свой календарь по времени? Вот почему вам следует начать прямо сейчас. Хотя этот метод требует предварительных усилий, со временем и практикой он станет вашей второй натурой.

Чтобы начать работу с методом GTD, попробуйте Asana. Кроме того, скачайте мобильное приложение Asana, чтобы снимать все, что вам нужно, на ходу.

A Beginner’s Guide to Getting Things Done®

Getting Things Done — это метод управления временем, который взял штурмом мир, когда он был впервые опубликован в 2001 году. Он был создан Дэвидом Алленом после многих лет исследований и практики в области методы продуктивности. (Как некоторые из вас уже знают, основатель и генеральный директор Zenkit Мартин Велкер имел честь взять интервью у г-наАллен для The Next Web в этом году.)

GTD остается популярным и по сей день и пользуется большой популярностью во всем мире. Если вы новичок в GTD, это руководство познакомит вас с основными принципами. Если вы опытный, не пропустите статью на следующей неделе о том, как настроить GTD в Zenkit.

Что такое GTD?

Getting Things Done (сокращенно GTD) — это гораздо больше, чем просто способ добиться цели. Это структура для организации и отслеживания задач, так что вы можете на 100% доверять , что дела в вашем списке дел действительно то, что вам нужно делать.

GTD вынуждает вас добавлять к задачам как контекст , , так и структуру — избавляя вас от мыслей и помещая их в пространство, где вы можете начать над ними работать.

«Ваш ум для того, чтобы иметь идеи, а не удерживать их»

Дэвид Аллен

Основная концепция GTD состоит в том, что ваш мозг отлично умеет придумывать новые идеи, но плохо их запоминает. Например, он запоминает, что вам нужно получить подарок на день рождения мамы на следующей неделе, но вместо того, чтобы напоминать вам, когда вы проходите мимо ее любимого магазина, он просто оставляет вас с неприятным ощущением, что вы должны были что-то купить … для кого-то … ?

При правильном использовании GTD представляет собой надежную систему, которая помогает превратить ваши расплывчатые идеи, прихоти, вдохновения и ночные размышления в действия.Идея состоит в том, что как только вы доверяете своей системе, ваш мозг перестанет пытаться все отслеживать, тем самым уменьшая стресс и высвобождая мозговые силы для более продуктивных вещей. Звучит потрясающе, правда?

Как на самом деле работает GTD?

GTD опирается на серию списков, которые вы используете для организации всего, что приходит вам в голову. Чтобы реализовать GTD, вам нужно фиксировать и обрабатывать «вещи», которые входят в вашу жизнь, следуя рабочему процессу, состоящему из 5 шагов.

• Захват : собирайте то, что привлекает ваше внимание.Это все, что у вас на уме, от электронных писем, требующих действий, до блестящих идей, которые приходят вам в голову в душе. Вы можете использовать блокнот или приложение, или даже электронное письмо самому себе в качестве «почтового ящика». Будь то занятие, что-то, что вам понравилось, что-то, что вам нужно запомнить для работы, запишите это . Убедитесь, что вы регулярно проверяете все свои почтовые ящики.
• Разъяснить : обработать, что это означает. Спросите себя, можно ли что-то предпринять, нужно ли с этим что-то делать.Это очень быстрый шаг, который нужно делать регулярно. Позже я покажу вам, как быстро работать с простым деревом решений.
• Организуйте : Положите его на место. Сохраните его как ссылку, добавьте в свой календарь, добавьте в приложение для управления задачами или просто переместите в корзину. Вы также можете добавить сюда «контекст». Я расскажу об этом позже, но вкратце, контексты — это способ пометить задачи человеком, местом или предметом, который вам нужен, чтобы что-то сделать. «Офис» или «дом» — общие контексты местоположения.»Телефон» или «Электронная почта» — это обычные контексты.
• Reflect : Проверяйте часто. Просмотрите свои списки — каждый из них — и при необходимости внесите поправки. Делайте еженедельный обзор, чтобы очистить свои списки и очистить свой разум. Отсутствие регулярного обзора означает, что вещи накапливаются, и вся система ломается.
• Задействуйте : Просто сделайте это. Это самый простой шаг, если вы правильно настроили свою систему! Если вы регулярно прорабатываете первые 4 шага, то со 100% уверенностью знаете, что дела в вашем списке — это то, что вам нужно сделать, чтобы добиться уверенного прогресса в достижении ваших целей.

Далее идут ваши списки: «входящие», «следующие действия», «ожидание…», «проекты» и «когда-нибудь». Эти списки составляют основу системы GTD. Каждая вещь, которая требует вашего внимания, попадает в список «Входящие», а затем просачивается в другие списки через этапы уточнения и систематизации. От того, как вы обрабатываете и сортируете эти списки, зависит, над чем вы будете действовать, а над чем — нет.

Захват — все записать

Входящие — это то место, куда попадает всего , где вы фиксируете свои мысли.Это почтовый ящик для вашего мозга — электронные письма, телефонные звонки, идеи, которые у вас возникли по дороге на работу, кто-то просит вас присесть с собакой на выходных… все. Некоторые люди носят с собой блокнот, чтобы записывать мысли, другие используют приложение или записывающее устройство. Неважно, что вы используете или сколько их у вас (у вас может быть более одного списка входящих). Главное, чтобы вам было где выгружать мысли по мере их прихода к вам, где бы вы ни находились.

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, вы должны сделать дамп всех вещей, которые у вас на уме или разбросаны по вашей жизни.Запишите все, что вам нужно или что вы хотите сделать, все, что было у вас на уме в последние несколько дней или недель. На языке GTD это называется «открытые петли». Открытые петли — это то, о чем вы задумываетесь, вещи, которые вы вспоминаете, когда не можете заснуть в четыре утра, вещи, которые беспокоят вас, когда вы снова сталкиваетесь с ними (например, тот кусочек краски). Это ваша возможность закрыть эти петли и не дать им занять место в вашей голове. Добавьте все в свой почтовый ящик.

Разъяснение и систематизация — Обработайте свой почтовый ящик

Это ключ к работе всей системы. Когда вы изложите все свои мысли, следующим шагом будет обработка. Здесь вы берете все, что у вас есть. захватили , затем уточнили, и упорядочили их. Может потребоваться некоторое время, чтобы пройти через все, что вы добавили в список после первой первоначальной «свалки мозга», но как только вы закончите, это происходит постоянно. Чем чаще вы обрабатываете, тем меньше усилий.

Итак, как вы на самом деле обрабатываете свой почтовый ящик? Что ж, вот удобное дерево решений, которое поможет вам:

Обещаю, это намного проще, чем кажется!

Вы обрабатываете новый элемент в своем почтовом ящике, задавая себе ряд вопросов о нем:

• Можно ли принять меры?
• Для завершения требуется всего один шаг?
• Это займет больше 2 минут?
• Стоит мне это сделать или я могу отдать это кому-нибудь другому?
• Нужно ли это делать в определенный день или время?

Вот и все.От того, как вы ответите, зависит, в какой список будет добавлен ваш элемент. Если он не добавлен в список, вы либо делаете это немедленно, либо отправляете в архив, либо отправляете его в корзину.

Можно ли принять меры?

Это в основном спрашивает, нужно ли вам сделать что-то , чтобы убрать это из вашего списка. Если элемент не требует действий, вы можете переместить его в одно из трех мест: корзину, ссылки или список «когда-нибудь». Элементы, с которыми не стоит иметь дело или которые вообще не требуют вашего внимания, отправляются в корзину .

Вещи, которые полезны или информативны, но не требуют каких-либо действий (например, рецепт, который вы хотите сохранить, или информативная статья, которая может вам понадобиться однажды), должны быть сохранены в соответствующем месте как ссылка .

Наконец, если что-то может потребовать действий когда-нибудь, но не сейчас, оно добавляется в список когда-нибудь . Это то, что вы хотите запомнить, но не загромождайте свой список «следующих действий». Здесь можно найти такие вещи, как «учить японский» или «написать книгу».

Требуется ли для выполнения более одного шага?

В GTD «проект» — это все, что требует выполнения более одного действия. Если ваш список «Входящие» содержит несколько связанных задач, создайте отдельный проект для управления этими задачами.Добавьте заголовок проекта как элемент в список проектов и выберите один элемент действия из этого списка, чтобы добавить его в следующий список действий.

Сколько времени потребуется на выполнение?

Если что-то можно сделать за 2 минуты или меньше, нужно сделать это сразу . Идея в том, что, если это так быстро, было бы пустой тратой времени добавлять его в список или делегировать. Это может включать в себя отправку полезного электронного письма коллеге или отправку забавной гифки с кошкой вашей маме.

Если это занимает более 2 минут, вы должны выяснить, можете ли вы это сделать только вы или можете передать это кому-то другому.

Может кто-нибудь еще это сделает?

Если вы можете легко передать дело кому-то другому, сделайте это. Если вы хотите, чтобы напоминание сопровождалось чем-то или кем бы то ни было, вам следует добавить этот элемент в свой , ожидающий… список . В список ожидания можно добавить элементы, которые заблокированы по любой причине — вам нужен ответ на отправленное вами электронное письмо, прежде чем вы сможете продолжить, или вы ожидаете доставки.Всегда отмечайте дату добавления элемента в этот список, чтобы вы могли следить за ним в нужное время.

Если вы не можете делегировать что-то, вам нужно добавить это либо в календарь , либо добавить в список следующих действий , желательно с тегом context .

Нужно ли это делать в определенный день или время?

Если у чего-то есть конкретная дата или время, то вы должны добавить это в свой календарь . Сюда входят такие вещи, как прием к стоматологу, встречи и перелеты.Не включайте ничего, что вы хотите, чтобы было сделано в определенный день, только то, что должно быть выполнено . Включение в календарь только «срочно» убережет его от беспорядка и сделает его более полезным, показывая только то, что у вас есть , которые нужно сделать в определенный день.

Если что-то требует от вас действий, но не имеет определенного срока, вы должны добавить это в свой список следующих действий . Ваш следующий список действий содержит то, что нужно сделать как можно скорее.Все в этом списке должно быть физическим , видимым действием — «напишите письмо Джону о бронировании места проведения вечеринки» вместо «запланировать вечеринку». Это — самое важное правило в GTD. (Изменить: вот как можно лучше писать элементы действий.)

Записывание чего-либо как физического, видимого действия снижает барьер для начала выполнения задачи. С точки зрения умственных усилий гораздо проще «позвонить Дженнифер, чтобы заказать присмотр за детьми на четверг», чем «организовать услуги няни», хотя технически это одно и то же.

В идеале вы должны добавить тег контекста к элементам в вашем следующем списке действий. Тег контекста сообщает вам, где вы должны быть, какие инструменты вам нужны и / или кто вам нужен для выполнения задачи. Примеры контекстных тегов: «За покупками», «на работе», «с детьми», «телефон» или «компьютер». Другие контексты, которые вы могли бы использовать, включают время, которое у вас есть, сколько у вас энергии или какой приоритет имеет предмет.

Если вы можете просмотреть свой список следующих действий, отсортированный по контексту, то вы можете легко проверить свой список дел «на работе» или «за покупками», пока вы находитесь в этих местах.

Reflect — Еженедельный обзор

Совершенно необходимо, чтобы вы еженедельно просматривали все в каждом из ваших списков. В своей книге Дэвид Аллен говорит, что еженедельный обзор является «решающим фактором успеха». Почему? Это просто: чем дольше вы позволяете накапливаться в почтовом ящике, тем сложнее будет со всем этим разобраться. Обработать всего 15 предметов намного проще, чем обработать 50 или 500!

Регулярный просмотр ваших списков — вот что делает систему или ломает ее. Если вы этого не сделаете, вещи начнут ускользать.Вы забудете добавить что-то в следующий список действий или забудете удалить то, чего больше не должно быть в списке.

Вот несколько вещей, которые вы должны проверять каждый раз:

• У каждого проекта должно быть следующее действие.
• Каждая вещь в вашем следующем списке действий должна быть чем-то, чем вы хотите заняться на следующей неделе. Если нет, переместите его в свой список когда-нибудь или удалите его полностью!
• Что-то из вашего списка когда-нибудь может потребоваться переместить в следующий список действий.Ура!

Бонусные баллы: Вы также можете использовать «триггерные списки» во время обзора, чтобы помочь вам запомнить открытые циклы, которые вы, возможно, забыли добавить в свой почтовый ящик. Триггерный список — это просто список слов, которые «побуждают» вас запоминать вещи. Вы можете настроить один для работы: «начальник, коллега, незавершенные проекты, люди ждут моего ответа …», один для дома: «работа по дому, домашние животные, дети, партнер …», один для вещей, которые вы изучаете, или для хобби, которое у вас есть.

Взаимодействие — Делай все!

Уф! Ваша система в порядке, вы начинаете комфортно обрабатывать свой почтовый ящик, и вы начали выбрасывать вещи из своего списка как профессионал.Потрясающие.

Наслаждайтесь душевным спокойствием, которое вы приобрели благодаря созданию системы, которая дает вам 100% уверенность в ваших списках дел.

Дополнительные ресурсы

Это лот , который стоит взять, но в него стоит инвестировать по очень веской причине: если вы сможете заставить его работать на вас, то это может изменить вашу жизнь.

К счастью для вас, с годами он стал суперпопулярным, а это значит, что о нем написали многие люди. Вот список ресурсов, которые вы можете использовать, чтобы узнать больше, получить вдохновение или найти способы настроить его так, чтобы он работал на вас:

---

Надеюсь, вам понравилось глубокое погружение в GTD на этой неделе! Есть тонны вещей, которые можно узнать о GTD, и я едва прикоснулся к поверхности, поэтому, если вам интересно, обязательно ознакомьтесь с ресурсами выше.Вы GTD-er? Вы используете Zenkit для управления рабочим процессом GTD? Делитесь советами со всеми в комментариях!

Edit: здесь вы можете найти руководство по GTD в Zenkit!

Ура,

Шивон и команда Zenkit

* GTD® и Getting Things Done® являются зарегистрированными товарными знаками компании David Allen, и эта статья никоим образом не поддерживается ими и не связана с ними.

Была ли эта статья полезной? Пожалуйста, оцените это!

Getting Things Done (GTD) в 2019 году: обновленный подход к достижению стресса-F…

Джори Маккей

Джори — писатель, контент-стратег и отмеченный наградами редактор Unsplash Book. Он вносит свой вклад в Inc., Fast Company, Quartz и другие.

24 мая, 2019 · 13 мин чтения

Что вам нужно сделать сегодня? Это простой вопрос, который может быстро отправить вас в состояние стресса, пропитанного потом.

Конечно, в вашем ежедневном списке есть задачи. Плюс планирование следующего спринта.Ой! Позже у вас будет встреча с генеральным директором, к которой вам нужно подготовиться. И… Что это? Извините, только что пришло срочное электронное письмо, в котором вам нужно … Черт … Кто-то только что написал вам в чате об ошибке … О чем мы снова говорили?

Учитывая, насколько наши дни наполнены неразберихой, отсутствием ясности и постоянно конкурирующими приоритетами, неудивительно, что мы изо всех сил пытаемся добиться цели. Но так быть не должно.

Что, если бы у вас была система повышения производительности, которая помогла бы вам отслеживать и расставлять приоритеты всему, что вам нужно сделать, , чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном: выполнении задач.И что может быть лучше для этого, чем метко названная Getting Things Done (GTD) Дэвида Аллена?

В этом посте мы познакомим вас с основами того, что такое GTD и как вы можете внедрить его в свою жизнь, чтобы вы были организованы, продуктивны и свободны от стресса за считанные минуты.

Попасть в ♥ с Project Management. Попробуйте Planio.

Что заставляет все делать? Значение GTD, история и предыстория

Выполните быстрый поиск в Google, и вы обнаружите, что «Getting Things Done» — это на самом деле две вещи: книга-бестселлер и рабочий процесс (оба созданы гуру продуктивности Дэвидом Алленом).

Впервые опубликованная в 2001 году с пересмотренной версией в 2015 году, книга и сопутствующая система сосредоточены на одной центральной теме: организации всех «вещей», борющихся за ваше внимание, чтобы вы могли принимать разумные решения, правильно расставлять приоритеты и выполнять целенаправленную работу без стресс.

Цель GTD — дать вам 100% уверенность в том, что вы собрали и классифицировали все свои задачи, идеи и проекты, от расплывчатого, чрезмерно амбициозного «запустить бизнес на миллион долларов» до более конкретного «подготовить повестку дня для встреча на следующей неделе.

Как описывает Аллен:

Внедрение GTD снимает чувство подавленности, вселяет уверенность и высвобождает прилив творческой энергии. Он обеспечивает структуру без ограничений, управляя деталями с максимальной гибкостью.

Для этого система Аллена следует довольно простой методологии:

• Захватывайте все, что привлекает ваше внимание
• Определите следующие действия, которые нужно предпринять
• Организуйте по категориям и контекстам
• Используйте регулярные напоминания, чтобы держать вас в курсе
• Настройте регулярные проверки, чтобы система не развалилась.

На практике GTD помогает не только справляться с внешними отвлекающими факторами современного рабочего места, но и с теми, которые находятся в вашей голове.Как, по словам профессора Глории Марк из Калифорнийского университета в Ирвине, , вероятность того, что мы прервем нас, так же велика, как и внешний источник.

Программное обеспечение для управления проектами, которое вы действительно захотите использовать.

Используя GTD, вы, по сути, отдаете свою память на аутсорсинг, чтобы вместо назойливых напоминаний в неподходящие моменты (почему — это ) вы думаете о том, чтобы послать дополнительное письмо Дебби из отдела маркетинга во время ужина со своим семья?), вы можете быть уверены, что все, что вам нужно сделать, находится в одном месте и имеет приоритет по истинной важности, поэтому вы всегда знаете, что делать дальше.

Мы так же часто прерываем себя, как и внешний источник.

Не существует модных приложений или «хаков», которые заставили бы вас устанавливать таймеры или следовать строгим правилам. Однако это не означает, что эту систему легко реализовать. Успешное завершение работы требует значительных предварительных вложений, а также приверженности постоянному отслеживанию, управлению и проработке всего, что встречается у вас на тарелке.

Хотя это вложение означает, что многие люди считают GTD слишком сложным или сложным, мы покажем, насколько это на самом деле не так уж и плохо, и как небольшие первоначальные вложения, которые вам нужно вложить do , окупаются в огромной степени.

Зачем вам нужен GTD: ваша рабочая память может работать только так много

Так почему вы должны думать об использовании такой системы, как GTD? Помимо очевидных преимуществ большей организованности, есть довольно убедительные научные данные о преимуществах Getting Things Done.

Во-первых, давайте поговорим о небольшой вещи, называемой рабочей памятью.

Рабочая память — это часть мозга, которая активна, когда вы работаете над определенным проектом. Ваш разум начинает собирать соответствующие воспоминания, идеи, идеи, знания и контекст о проекте в одном месте, где вы можете «поработать» над ним.

Никогда не пропустите еще один крайний срок. Попробуйте Planio.

Проблема в том, что наша рабочая память не может вместить столько. Хуже того, он не очень хорош в блокировке всех тех срочных вещей, которые приходят вам в голову (например, не забывать брать молока после работы или что вам нужно забрать детей из класса карате в 16:45 в следующий вторник). Фактически, американский психолог Джордж Миллер обнаружил, что в среднем человек могут одновременно удерживать в своей рабочей памяти только семь «элементов» информации.

Что еще хуже (и несколько иронично), стресс может ухудшить нашу рабочую память. Таким образом, чем больше вы нервничаете из-за того, что вспомните все, что вам нужно запомнить, тем меньше вы запомните.

Чем больше вы нервничаете, вспоминая все, что вам нужно запомнить, тем меньше вы запомните.

GTD дает отдых вашей рабочей памяти. Вместо того, чтобы забивать ценное ментальное пространство полу-воспоминаниями, нечеткими идеями и расплывчатыми примерами «Я должен что-то сделать… но что!» С GTD вы можете быть уверены, что все находится там, где должно быть, и у вас есть напоминания, которые помогут вам не сбиться с пути.

Как следует из названия книги, это способ создать (почти) продуктивную работу без стресса в вашей жизни.

Рабочий процесс «Getting Things Done» за 5 шагов

Так как же «Getting Things Done» выглядит на практике? Как и некоторые другие рабочие процессы, которые мы описали в предыдущем посте, GTD представляет собой серию шагов и утверждений «если-то», которые помогают направлять ваш день, сохранять организованность и оставаться продуктивными. Это не значит, что это конкретное пошаговое руководство. Напротив, это изменение в том, как вы думаете и справляетесь с обязанностями.

Программное обеспечение для управления проектами, которое не отстой.

На высоком уровне GTD включает этап приема , на котором вы собираете и уточняете задачи, проекты и идеи. Этап организации и расстановки приоритетов , на котором вы решаете, над чем и когда работать, а также устанавливаете сроки и напоминания, чтобы не сбиться с пути. И, наконец, этап action , на котором вы прорабатываете свои приоритеты и, как следует из названия, добиваетесь своего.

Одна из замечательных особенностей GTD заключается в том, что ее можно сделать настолько просто или сложно, насколько вы захотите.Вы можете использовать ручку и бумагу или более мощный инструмент управления проектами (например, Planio!), Чтобы отслеживать свои задачи. Система действительно не зависит от инструментов. Но есть несколько вещей, которые вам нужно сделать , чтобы заставить его работать:

• Календарь или где-то еще, чтобы установить напоминания и сроки и не сбиваться с пути
• Время каждый день / неделю / месяц для размышлений, очистки свой список и переориентируйте задачи

Вот и все. Все просто, правда? Давайте углубимся в основы настройки вашей системы Getting Things Done:

GTD Шаг 1. Захват

Первый шаг в GTD — это захват всего «материала», занимающего ваше внимание.Это означает основные задачи, электронные письма, на которые вам нужно ответить, домашние дела, напоминания о разговоре с людьми, идеи для романов, имена для потенциальных домашних животных… (Вы уловили идею). Думайте об этом как о своем списке «в».

Маленький, большой, личный, профессиональный … GTD все равно! Единственное, что имеет значение, это то, что вы можете быстро и легко добавить эти элементы в свой список . Никакого трения. Никаких сложных рабочих процессов. Одна кнопка или запись на листе бумаги — это все, что должно происходить.

Например, предположим, что вы решили использовать инструмент управления проектами, например Planio, для отслеживания всего, что вам нужно делать (вы мне уже нравитесь!). Вы можете добавлять новые задачи или идеи в Planio одним щелчком мыши, нажав кнопку + кнопку в верхнем левом углу экрана проекта (или в мобильном приложении, если вы в пути).

Получите всех на одной странице. С Планио.

Каждая задача может включать столько или меньше деталей, сколько вам нужно, от базового описания до приоритета, контекста, категорий и файлов.

Когда вы впервые начнете использовать систему GTD, вам понадобится час или два, чтобы записать все, что вы можете придумать, что вы хотите, что вам нужно или что нужно сделать. Это открытых петель вашего мозга, которые возвращаются, чтобы отвлечь вас, когда вы пытаетесь сосредоточиться. Вот две идеи, которые помогут вам выполнить как можно больше задач:

• Сделайте «дамп мозга» для каждой части своей жизни: Выберите область своей жизни и просто начните записывать все, что вы хотите, что вам нужно, или хотел бы сделать.Мне нравится начинать с целей более высокого уровня и планов на будущее в моей профессиональной и личной жизни, а затем переходить к задачам, которые необходимо выполнить для каждой из них.

• Поговорите со своей командой, друзьями и экспертами, чтобы заполнить пробелы: Вероятно, вы не сможете сразу вспомнить все, что хотите сделать. Поэтому рекомендуется взаимодействовать с людьми, которым вы доверяете, чтобы они рассказали вам о ваших целях и потребностях. Обсудите общие цели и попросите их помочь вам разбить их или разобрать идеи.

Здесь важно то, что вы получите всего вниз. Не сдерживайте и не подвергайте цензуре то, что вы добавляете в этот список. Теперь мы займемся его обрезкой.

GTD Шаг 2: Уточнение

Если вы потратили несколько часов на написание, вы, скорее всего, сейчас смотрите на список задач, на выполнение которых потребуется целая жизнь. Так что же нам делать? Мы проясняем, обобщаем, делегируем и расставляем приоритеты, какие из них мы действительно хотим выполнить.

В GTD прояснение вашего списка — это непрерывный процесс, который может занять некоторое время, чтобы вы могли осмыслить.Чтобы упростить задачу, давайте разберемся на несколько золотых правил.

Инструмент управления проектами, который нравится разработчикам и менеджерам.

Правило №1 — Работайте со своим списком один за другим и в том порядке, в котором они появляются .

Это довольно просто. Не пропускать и не сдаваться. Просто найдите время и прочтите свой список.

Правило № 2 — Спросите, применимо ли оно к каждому элементу? (т.е. вам нужно сделать что-то ?)

Если ответ отрицательный, у вас есть несколько вариантов:

1. Выбросьте его (если он вам больше не нужен.)

2. Сохраните его в качестве справочного материала (если вы действительно думаете, что он вам понадобится в будущем. Например, у меня есть папка «для чтения» на моем рабочем столе, где я храню документы или идеи, которые я хочу вернуть. в)

3. Инкубируйте его (если вы в чем-то не уверены. Оставьте его или установите напоминание в вашем календаре, чтобы использовать его позже). следующий шаг и добавьте их в свой «Список действий»

   Недостаточно знать, что вам нужно что-то делать, вам нужно точно знать , какие действия необходимо предпринять в следующий , чтобы приблизиться к вашей цели.Аллену ясно, что это должны быть физических и визуальных действий. Поэтому вместо «организовывать обзор спринта» запишите «по электронной почте всем членам команды с датой, повесткой дня и пунктами действий для собрания по обзору спринта». Каждый попадает в ваш «Список действий».

   Эта «предварительная обработка» элементов гарантирует, что ваш список будет наполнен задачами и идеями. , над которыми вы можете работать * сейчас, *, поэтому, когда приходит время работать, упор делается на действие. Не обдумывание.

   Правило № 3.5 — Сделайте все, что займет 2 минуты или меньше, прямо сейчас.

   Умственные издержки, связанные с отслеживанием простых задач, таких как «отправить Джен письмо с напоминанием о завтрашней распродаже выпечки», часто требуют больше усилий, чем простое выполнение задачи. Так что найдите минутку, чтобы просмотреть свой список действий, и сделайте все, что займет всего пару минут .

   Управляйте проектами как профессионалы. Попробуйте Planio.

   Правило № 4 — Делегируйте там, где это возможно

   Цель GTD — убедиться, что вы делаете правильно вещей.Но есть большая вероятность, что ваш список действий переполнен задачами, которые вам не обязательно выполнять. По возможности (и уместно) делегируйте эти задачи другим людям , а затем переместите их в список «Ожидание» с напоминанием о том, кому они были делегированы, когда и крайний срок.

   В этом списке вы также можете отметить задачи, которые вы заблокированы, электронные письма, на которые вам нужно ответить, а также любые другие задачи, в которых вы полагаетесь, что кто-то другой сделает что-то за вас.

   Правило № 5 — Группируйте соответствующие элементы действий в проекты

   Разбивка больших задач на шаги, требующие выполнения, часто может затруднить понимание общей картины.Но GTD не только для пунктов списка дел. Чтобы отслеживать более крупные проекты, в которых может быть множество мелких задач, требующих выполнения, добавьте их в свой список проектов — специальное место, где можно отслеживать, над какими проектами вы работаете, какие задачи необходимы и какой прогресс вы достигли. Вы можете регулярно просматривать этот список, чтобы убедиться, что в вашем списке действий есть хотя бы одна действенная задача из каждого проекта.

   А теперь вернемся к нашему примеру Planio GTD. Одной из замечательных функций Planio является возможность назначать отдельные задачи конкретным проектам или родительской задаче.Таким образом, все ваши задачи связаны таким образом, который имеет смысл в контексте проекта.

   GTD Шаг 3. Организуйте

   Наверное, кажется, что все, что мы делали до сих пор, — это организация. Но мы не собираемся останавливаться на достигнутом. Затем давайте еще больше уточним наш Список действий. Однако, прежде чем мы это сделаем, давайте кратко рассмотрим все списки, которые у нас должны быть в настоящее время настроены:

   • Список действий: Все, что нам нужно, что мы хотим или должны сделать. Задачи написаны в виде четких физических и видимых действий, которые необходимо предпринять.
   • Список ожидающих: Все, что мы делегировали или ожидаем от кого-то другого (либо потому, что мы заблокированы, либо ждем ответов / информации / решений).
   • Список проектов: Напоминание о крупных проектах с разбивкой на следующие шаги и прогресс.

   Откажитесь от электронных таблиц и начните действовать с помощью управления проектами.

   А теперь давайте добавим еще один: когда-нибудь / может быть, список. Здесь вы будете хранить свои идеи на миллион долларов или вещи, которые вы хотите сделать в какой-то момент, но не хотите загромождать свои текущие списки.(Опять же, мы будем проверять этот еженедельный обзор, чтобы убедиться, что его приоритет не повысился.)

   Наконец, мы собираемся поставить любую действенную задачу с жестким сроком в нашем календаре. Для некоторых элементов действий и задач есть жесткие сроки, которые мы должны выполнить , чтобы к выполнить их. Для этого вам нужно либо переместить их в свой календарь и установить напоминания, либо установить крайний срок в инструменте управления проектами. В Planio вы можете назначить каждой задаче или проекту определенный крайний срок или временные рамки, а затем переключиться на просмотр календаря , чтобы увидеть их на карте.

   
   
   

   Кажется естественным моментом поговорить о важности напоминаний. Одна из главных целей GTD — не просто собрать задачи и прояснить их следующие шаги, но и снизить стресс от попыток их запомнить. Добавление крайних сроков и напоминаний в список действий и другие ключевые моменты гарантирует, что ваше подсознание не начнет зацикливаться на элементах в вашем списке.

   И, наконец, есть еще два аспекта организации ваших задач с помощью GTD, которые мы должны рассмотреть.Во-первых, мы не можем говорить об организации, не упомянув хотя бы о приоритетах . Каждая задача должна каким-то образом осознавать ее важность. В нашем Руководстве по управлению задачами мы рассмотрим несколько методов приоритизации задач, но несколько простых способов включают:

   • Приоритезация по шкале важности , например Критический, Высокий, Средний, Низкий

   • Использование нумерованной системы для отображения различных уровней важности, таких как A1, A2, A3, B1, B2, B3 и т. Д…

   • Расставьте приоритеты по срочности и важности с помощью матрицы Эйзенхауэра

   Завершите проекты вовремя и в бюджет. С Планио.

   Во-вторых, GTD предлагает использовать что-то под названием Contexts . Проще говоря, контекст — это тег или заметка о задаче, которая позволяет вам быстро увидеть, как, когда, где и с кем эта задача должна быть выполнена. Базовая версия этого может быть «Дом», «Работа», «По делам», «Звонки», «Встречи» и т. Д. Каждый контекст успешно сообщает вам, где выполняется эта задача, и дает вам представление о том, когда вы будете решать ее в течение дня.

   Контексты не обязательно должны зависеть только от местоположения. Вы можете добавлять людей, события, настроения, обязательства по времени… все, что поможет вам быстро выбрать задачи, которые имеют смысл для того места, где вы находитесь.

   GTD Шаг 4. Отражение

   Кажется, сейчас самое время подумать о том, где мы находимся. В течение нескольких часов вы перешли от кучи идей, задач, назойливых напоминаний, целей и проектов, кружащихся в вашей голове, к серии организованных и расставленных по приоритетам списков с четкими, действенными дальнейшими шагами, которые продвигают вас к вашим целям. .

   Не только это, но вы также выполнили кучу небольших задач. Удалил неважное. Делегировал все, что мог. Отложите на время свои «когда-нибудь» задачи. И установите своевременные задачи в своем календаре с напоминаниями о том, когда они должны быть выполнены.

   Короче говоря, вы перешли от подавленности к контролю.

   Работы было много. Но единственный способ продолжить работу такой системы, как GTD, — это если вы будете за ней не отставать. Здесь в игру вступает еженедельный обзор.

   Дэвид Аллен называет еженедельный обзор «решающим фактором успеха». Думаю, это преуменьшение. Чтобы такая система, как GTD, имела смысл, она не может захватить вашу жизнь. Вот почему так важны короткие периоды регулярных размышлений, анализа и переоценки.

   Попрощайтесь с сверхурочной работой и ночами в офисе.

   Хорошее практическое правило — выделять 30 минут один раз в неделю на просмотр ваших текущих списков и просмотр . Помимо простой очистки и добавления новых задач, идей и проектов, вот краткое описание того, как может выглядеть еженедельное планирование GTD:

   1. Начните со своего списка проектов: Каждое из «следующих действий» в списке то, что вы на самом деле хотите или должны сделать ? Если нет, переместите его (и, возможно, проект) в «Список на будущее».Если это так, переместите его в свой список действий.

   2. Посмотрите на свой список на будущее: Изменились ли ваши приоритеты в отношении каких-либо проектов здесь? Если это так, переместите его в свой список проектов и убедитесь, что у него есть физический и видимый следующий шаг, готовый к работе.

   3. Просмотрите свои «триггерные слова» : Это набор ключевых слов, которые заставляют ваш мозг задуматься о вещах, которые вы, возможно, забыли добавить в свою систему. Для вашей работы этот список может включать такие вещи, как начальник, менеджер, люди, к которым мне нужно вернуться, встречи на следующей неделе, проекты с установленными сроками и т. Д. когда ваш ум свеж с прошлой недели или воскресенья, когда вы думаете о будущем.Опять же, цель здесь — обеспечить бесперебойную работу системы. Установите ограничение по времени для своих отзывов и придерживайтесь его.

      Кроме того, ваши обзоры не обязательно должны быть только еженедельно. Если вы скептически относитесь к системе и чувствуете себя рассеянным, выделяйте 5 минут каждое утро, чтобы составлять свой ежедневный список дел и сравнивать его с другими списками, чтобы убедиться, что вы ничего не забываете.

      Попасть в ♥ с Project Management. Попробуйте Planio.

      GTD Шаг 5. Привлечение

      Теперь вы готовы к работе!

      Просмотрите свои списки и выберите следующую действенную задачу, которая соответствует контексту, в котором вы находитесь, и работайте над ней.Когда вы закончите, у вас будет организованный и расставленный по приоритетам список задач, которые можно выполнить.

      Больше никакой путаницы. Больше нет неуверенности в том, что нужно сделать и что наиболее важно. Теперь вы — хорошо отлаженная машина для повышения производительности!

      Что нужно для успеха с GTD в 2019 году

      Getting Things Done впервые вышло в 2001 году, а это значит, что Дэвид Аллен писал в то время, когда не было смартфонов, Slack и безостановочного цифрового отвлечения. Хотя принципы GTD по-прежнему применимы, мир, в котором мы живем, кардинально изменился.

      
      
      

      Итак, что вам нужно сделать, чтобы убедиться, что вы сможете успешно внедрить GTD в 2019 году?

      1. Не останавливайтесь перед выбором: За последние два десятилетия произошел взрывной рост программного обеспечения, и легко подумать, что вам нужно найти «идеальный» инструмент для GTD. Но правда в том, что идеальный инструмент — это то, что работает для вас . Попробуйте ручку и карандаш. Или, если вы хотите иметь больше возможностей и лучше организовать свои задачи, используйте инструмент управления проектами, такой как Planio!

      2. Имейте систему для электронной почты: Электронная почта может отбить нас от наших продуктивных задач, как ничейный бизнес, и в наши дни необходимо иметь возможность добавить электронную почту в вашу систему GTD.Это может означать обработку вашего почтового ящика за день до еженедельного обзора (чтобы вас не перегружали) или выделение нескольких раз в неделю, чтобы добраться до нулевого почтового ящика.

      3. Начните с малого и стройте оттуда: Поскольку все конкурирует за ваше внимание, может показаться невозможным даже начать работу с чем-то вроде GTD. В этом случае попробуйте минимальную версию этого, просто запечатлев кучу задач и идей для одной части вашей жизни, прояснив и упорядочив ее.

      4. Не отвлекайтесь на еженедельный обзор: Вы упадете с повозки GTD, если ваши еженедельные обзоры затянутся слишком долго. Один из способов быстро пройти через это — не отвлекаться. Положите телефон в другую комнату, установите компьютер в режим «Не беспокоить» и используйте какой-нибудь блокировщик отвлекающих факторов, чтобы не отвлекаться на социальные сети или YouTube.

      5. Вознаградите себя, чтобы помочь выработать привычку к GTD: Если говорить об этом, GTD — это просто набор привычек, которые вы развиваете с течением времени.И, как и с любой другой привычкой, единственный способ закрепиться — это если вы видите результаты и чувствуете, что они вознаграждены. Хотя технически система сама по себе является наградой, на ранних этапах вы можете захотеть соединить ее с чем-то еще, что вам нравится (например, с чашечкой вкусного кофе во время еженедельного обзора), чтобы сохранить приверженность делу.

      Последний инструмент управления проектами, который вам когда-либо понадобится.

      Системы повышения производительности не должны быть сложными

      Существуют всевозможные системы, которые люди используют, чтобы работать более продуктивно.Но самое замечательное в «Getting Things Done» — это то, насколько это просто. Захватывать. Объяснить. Организуйте. Отражать. Привлекать. Вот и все.

      Вместо набора жестких правил или сложных «уловок», GTD разработан, чтобы быть адаптированным для вашей жизни. Это другой способ думать о продуктивности, который фокусируется на том, чтобы дать вам пространство для размышлений, сосредоточения и работы над тем, что для вас важно, , без стресса.

      Как создать идеальный рабочий процесс GTD с помощью MeisterTask

      GTD — это метод повышения продуктивности, разработанный Дэвидом Алленом и описанный в его книге Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity .Это методика, которая побуждает людей вносить все свои задачи в центральный список и обрабатывать их еженедельно, чтобы оставаться в курсе нерешенных задач и достигать большего.

      Чтобы добиться успеха с GTD, важно использовать правильный инструмент для сбора и организации вашего списка дел, и хотя мы признаем, что мы немного предвзяты, мы думаем, что MeisterTask — идеальный инструмент.

      В этом посте мы расскажем, как использовать MeisterTask для GTD, продемонстрировав как простой подход для новичков в GTD, так и более продвинутый подход для мастеров GTD, которые хотят воспользоваться некоторыми преимуществами автоматизации MeisterTask.

      Простой GTD с MeisterTask

      GTD — это невероятно масштабируемая система, которая может быть настолько простой, насколько вы хотите, или настолько сложной, насколько вам нужно.

      Но если вы только начинаете знакомиться с этой техникой, вероятно, лучше всего сделать вещи относительно простыми и научиться собирать и обрабатывать ваши задачи, прежде чем вводить возрастающие уровни сложности.

      Имея это в виду, вот как можно простой подход к GTD с помощью MeisterTask.

      Шаг 1. Создайте проект GTD в MeisterTask

      Первый шаг, который вам нужно сделать, — это создать проект GTD в MeisterTask. Зарегистрируйте бесплатную учетную запись MeisterTask или войдите в свою учетную запись, если она у вас уже есть. Затем щелкните значок «плюс» рядом с «Projects», чтобы создать новый проект GTD.

      Дайте вашему проекту имя и, при необходимости, настройте параметры общего доступа, затем нажмите «Создать проект».

      Шаг 2. Настройте полосу захвата

      Одним из основных клиентов GTD является то, что вы должны собирать все ваши невыполненные задачи в центральной системе.Это означает, что нужно выкинуть из головы все дела, почтовый ящик, телефон и т. Д. И поместить их в единый список.

      Если вы используете MeisterTask для GTD, вы можете настроить первую полосу на доске в качестве списка захвата. Щелкните текст с надписью «Открыть» и дайте полосе новое имя, например «Входящие», «Захват» или «Для обработки».

      Это переулок, на котором будут жить все ваши необработанные дела.

      Есть несколько разных способов перенести ваши дела в этот переулок MeisterTask.

      Добавить задачи вручную

      Если вы переписываете свои задачи из рукописного списка или просто занимаетесь дампом нерешенных задач в своей голове, вы можете добавить новую задачу вручную, щелкнув значок плюса в полосе захвата.

      Дайте своей задаче название, а затем повторяйте процесс, пока не добавите задачи для всех ваших дел.

      Отправьте список дел на переулок MeisterTask

      Если у вас есть задачи в папке входящих сообщений электронной почты, вы можете переслать их на определенный адрес электронной почты, чтобы добавить эти задачи в полосу захвата.

      Щелкните стрелку вниз в правом углу полосы и выберите «Автоматизация». Внизу вы увидите адрес электронной почты, на который вы можете пересылать электронные письма, чтобы они отображались как задачи в полосе захвата.

      Скопируйте этот адрес электронной почты и добавьте его в свою адресную книгу, чтобы вы могли начать пересылать любые существующие и новые задачи в MeisterTask, чтобы все было в вашей полосе захвата.

      Пользователи

      Gmail также могут использовать надстройку Gmail MeisterTask для добавления задач в MeisterTask, не пересылая электронные письма и не выходя из интерфейса Gmail.То же самое касается пользователей Outlook или Spark.

      Добавить задачи из других инструментов

      Чтобы добавить задачи на дорожку сбора MeisterTask из других приложений, вы можете использовать одну из наших интеграций Zapier. Это позволяет вам делать такие вещи, как:

      • Создавайте задачи MeisterTask из заметок Evernote.
      • Создавайте задачи MeisterTask из событий Календаря Google.
      • Добавить строки Google Таблиц в MeisterTask как задачи.
      • Создавайте задачи в MeisterTask из сообщений Slack.

      Zapier позволяет подключать MeisterTask к более чем 1500 другим приложениям, поэтому вы можете использовать его автоматизацию, чтобы убедиться, что ваши задачи в любом приложении добавлены на вашу дорожку сбора.

      А если вы вместо этого являетесь пользователем IFTTT, вы также можете использовать нашу интеграцию IFTTT для создания собственных рабочих процессов для добавления ваших задач в полосу захвата.

      Перенести задачи из Trello или Asana

      Если вы использовали Trello или Asana и хотите переключиться на MeisterTask, вы можете импортировать свои доски Trello или проекты Asana всего несколькими щелчками мыши, чтобы сэкономить время на ручное копирование и вставку всех ваших задач между ними. инструменты.

      Шаг 3. Создайте полосы обработки

      Когда у вас есть все невыполненные задачи в полосе захвата, пора принять некоторые решения о том, как вы будете организовывать и обрабатывать свои задачи. GTD рекомендует множество списков, которые вы, возможно, захотите добавить, но для простого подхода мы рекомендуем следующие:

      • Следующие действия: Задачи, которые необходимо выполнить
      • Проекты: задачи, которые представляют собой большие объемы работы и несколько задач
      • Tickler: То, что вам нужно сделать в будущем, но пока нельзя начинать
      • Когда-нибудь: То, что вы хотели бы сделать на днях, но не являются приоритетом
      • Выполнено: Выполненных задач

      Вы можете редактировать любые существующие полосы на вашей доске GTD, чтобы дать им соответствующие названия, щелкнув текст текущего названия полосы, и вы можете добавить новые полосы, нажав «+ Добавить секцию».”

      Вы также можете изменить цвет фона любого заголовка полосы, щелкнув стрелку вниз в правом углу заголовка и выбрав другой цвет фона.

      Наконец, когда вы создали все свои полосы, вы можете просто щелкнуть значок в заголовке любой полосы и перетащить его в нужное место, чтобы расположить полосы по своему желанию.

      Шаг 4. Начните обработку ваших дел

      После того, как вы настроили все дорожки, вы готовы приступить к обработке своих задач в рамках еженедельного обзора.Пройдите через каждый объект на своей полосе захвата и перетащите их на соответствующие полосы:

      • Если задача займет у вас менее двух минут, просто сделайте ее, а затем перетащите ее на полосу «Готово».
      • Если на выполнение задачи у вас уйдет больше двух минут, перетащите ее на нужную полосу: «Следующие действия», «Тиклер» или «Когда-нибудь».
      • Если задача очень большая и ее необходимо разбить на несколько подзадач, перетащите ее на полосу «Проекты».

      Когда вы закончите, дорожка захвата должна быть пустой.Все ваши задачи должны быть на других полосах вашей доски.

      Во время еженедельного обзора вы также можете начать разбивать свои проекты с помощью функции контрольного списка MeisterTask. Щелкните задачу проекта, чтобы открыть ее, затем выберите «Добавить элемент контрольного списка». Введите задачи, которые вам нужно будет выполнить в рамках этого проекта. Когда вы будете готовы, вы можете превратить эти элементы контрольного списка в отдельные задачи.

      Для чувствительных ко времени элементов на дорожках «Следующие действия» и «Тиклер» вы можете добавить даты выполнения к своим задачам, чтобы ничего не упустить из виду.Просто щелкните задачу, чтобы открыть ее, щелкните «Срок выполнения» и выберите срок выполнения.

      Вы также можете отфильтровать свою доску, чтобы отображать только те элементы, которые подлежат оплате сегодня, завтра, в течение недели, в течение двух недель, в течение месяца или в прошлом. Чтобы отфильтровать доску, переключите переключатель в правом меню навигации, чтобы открыть ее, щелкните значок фильтра, щелкните раскрывающийся список рядом с «Срок сдачи» и выберите желаемый период времени.

      Если вы выберете, например, «Срок выполнения сегодня», ваша доска обновится, чтобы отображать только задачи с установленными сроками на сегодня.

      Наконец, вы также можете установить приоритеты для любого элемента в вашем списке, перетаскивая свои карточки задач в том порядке, в котором вы планируете / должны их выполнить.

      Шаг 5. Начните делать дела

      Теперь, когда у вас настроен проект, созданы дорожки, а задачи объединены и организованы, вы можете приступить к работе. Просто работайте в полосе «Следующие действия», ежедневно просматривайте задачи в этой полосе, фиксируйте свои задачи по мере их поступления и обрабатывайте полосу захвата раз в неделю.

      Advanced GTD с MeisterTask

      Если вы освоили базовый процесс GTD и готовы сделать еще один шаг, MeisterTask может помочь и в этом.

      Например, на этапе «Вовлечение» Дэвида Аллена рабочего процесса GTD он рекомендует дополнительно упорядочить задачи по контексту (например, работа или дома), доступному времени (сколько времени это займет), доступной энергии (сколько энергии вы необходимо выполнить задачу), и приоритет (насколько важно выполнить задачу).

      Назначение категорий задачам не только помогает вам упорядочить задачи, т. Е. у вас могут быть отдельные списки для рабочих и личных дел, но это также поможет вам принимать более правильные решения, когда вам нужно выбрать, над чем работать дальше.

      Например, вы можете выбрать задачи, которые отнесены к категории низкоэнергетических, когда чувствуете усталость, или задачи, которые, как вы решили, займут всего несколько минут, когда у вас мало времени. А поскольку вы принимали эти решения во время обработки своих задач, вам не нужно продумывать все эти детали в момент принятия решения.

      Если вы хотите участвовать в более продвинутых GTD с MeisterTask, вам нужно будет создать другой проект. Вот как это сделать.

      Шаг 1. Создайте новый захват и классифицируйте проект

      Этот новый проект будет одновременно и местом, где вы фиксируете свои задачи, и местом, где вы добавляете контекст к этим задачам.

      Начните с создания нового проекта в MeisterTask. Назовите свой проект примерно так: «Входящие GTD». Как только ваш проект будет создан, добавьте дорожки, необходимые для добавления контекста к вашим задачам.Например:

      • Вам может понадобиться полоса для «Дома» и полоса для «Работа», чтобы классифицировать дела, которые вам нужно сделать, по месту их выполнения.
      • Вам могут понадобиться полосы для таких временных рамок, как «30 минут», «Один час», «Два часа», «Четыре часа» и «Один день», чтобы классифицировать задачи по тому, сколько времени, по вашему мнению, потребуется для их выполнения.
      • Вам могут понадобиться полосы для «Высокая энергия», «Средняя энергия» и «Низкая энергия», чтобы классифицировать задачи по тому, сколько энергии они потребуют для выполнения.
      • Вам могут понадобиться полосы для «Высокого приоритета», «Среднего приоритета» и «Низкого приоритета», чтобы классифицировать задачи по их важности.

      Добавьте полосы для любой из категорий, которые вы хотите использовать, слева от полосы захвата в MeisterTask.

      Шаг 2. Создайте теги для каждой из категорий

      Теперь мы хотим создать теги для каждой из наших категорий. Это позволит нам сразу увидеть категории каждой задачи.

      Откройте любую из ваших задач, щелкнув по ней, нажмите «Теги» и выберите «Управление».

      Щелкните «Добавить тег», затем введите имя своей первой категории.

      Повторяйте этот процесс, пока не получите по одному тегу для каждой категории. Вы также можете изменить цвет ваших тегов, если хотите, щелкнув любой тег и выбрав цвет.

      Шаг 3. Создайте автоматизацию для автоматического применения тегов к задачам

      Затем мы хотим настроить автоматизацию, которая помечает карточки их категориями, когда мы помещаем их в нужные полосы.

      Начните с полосы первой категории. Щелкните стрелку вниз в заголовке полосы и выберите «Автоматизация»> «Добавить автоматизацию».”

      На экране выбора автоматизации выберите «Обновить теги».

      На экране «Добавить автоматизацию» выберите переключатель «Добавить эти теги», выберите соответствующий тег для категории, установите флажок «Выполнить это действие для всех существующих задач в этом разделе» и нажмите «Готово». ”

      Повторите эти шаги для каждой из своих категорий.

      Когда вы закончите, перетаскивание любой карточки на полосу категорий автоматически добавит тег этой категории к этой задаче.Это позволяет вам перемещать карточки в каждую группу категорий (контекст, доступное время, доступная энергия и приоритет), чтобы добавить теги, которые вам понадобятся позже, чтобы принимать решения о том, какие задачи выбрать.

      Шаг 4. Создайте автоматизацию для перемещения ваших карт на основную доску GTD

      Поскольку эта доска предназначена только для захвата задач и их категоризации, нам нужен способ переноса захваченных и категоризированных задач на нашу основную доску GTD. Мы можем сделать это автоматически, создав последнюю полосу «Move» на нашей плате GTD Capture и создав еще одну автоматизацию.

      Создав полосу «Переместить», нажмите стрелку вниз в ее заголовке и выберите «Автоматизация»> «Добавить автоматизацию».

      Выберите «Переместить задачу».

      Щелкните раскрывающийся список под «Переместить в» и выберите свой основной проект GTD.

      Выберите название вашего списка захвата в разделе «Разделы».

      Наконец, установите флажок «Выполнить это действие для всех существующих задач в этом разделе», затем нажмите «Готово».”

      Теперь, когда вы закончили категоризацию своих задач, вы можете перетащить их в полосу «Переместить», чтобы автоматически отправлять их на полосу захвата вашего основного проекта GTD.

      Шаг 5. Начните классифицировать свои задачи

      Когда вы делаете еженедельный обзор, начните с доски захвата и категоризации. Перетащите каждую задачу на соответствующую полосу, чтобы добавить ее тег. Когда вы закончите, перетащите задачу на полосу «Переместить», чтобы автоматически отправить ее на главную доску GTD.

      После этого вы можете использовать свою основную доску GTD, чтобы принимать решения о том, как организовать и выполнить свои задачи. И вы даже можете отфильтровать свою доску, чтобы отображать только задачи, помеченные определенными категориями (например, только рабочие задачи или только задачи, выполнение которых займет менее 30 минут), чтобы быстрее принимать решения.

      Другие способы, которыми MeisterTask помогает с GTD

      В дополнение к рекомендациям по рабочему процессу, которыми мы поделились, в MeisterTask есть много других функций, которые вы можете лучше использовать для GTD:

      • Нужно делегировать некоторые из ваших задач? Вы можете добавлять сотрудников, коллег или даже супруга в свой проект MeisterTask, чтобы легко делегировать задачи.
      • Вам нужно отслеживать время, которое вы тратите на выполнение задач? Включите отслеживание времени для вашего проекта, чтобы ваши задачи и учет времени в одном инструменте.
      • Хотите видеть свой список задач в пути? Загрузите наши приложения для Android или iOS, чтобы быстро получить доступ к своим задачам из любой точки мира, даже если вы не подключены к Интернету.

      Если вы используете MeisterTask с GTD и у вас есть совет, который мы не рассмотрели в этой публикации, мы хотели бы услышать об этом больше в комментариях ниже!

      методов Getting Things Done (GTD) и 26 лучших приложений и инструментов GTD

      Вы когда-нибудь чувствовали себя перегруженными всем, что вам нужно сделать в течение дня или в течение недели?

      Мы все делаем!

      Поверьте, когда мы говорим следующее: каждый из нас думает, по крайней мере, один раз в день, что, возможно, 24 часа в сутки не были отведены для того, чтобы мы могли выполнять такую ​​большую работу.Или, может быть, нам нужно лучше управлять своими задачами? Однозначно последнее!

      Но как именно? Вопрос, который могут задать многие из вас. Позвольте мне познакомить вас с методом GTD для достижения результатов.

      Что такое GTD?

      GTD или Getting Things Done — популярный метод тайм-менеджмента и название самой продаваемой книги автора и консультанта по продуктивности Дэвида Аллена.

      После многих лет исследований и практики Дэвид Аллен разработал методику выполнения всех ваших задач, выполняя систематические серии шагов.

      Часто перед вами может быть множество задач, которые необходимо решить, или вы можете испытать внезапный всплеск вдохновения, чтобы реализовать идею.

      Как говорит Дэвид Аллен: «Ваш разум для того, чтобы иметь идеи, а не хранить их», поэтому GTD приходит вам на помощь, чтобы вытащить эти идеи из вашего мозга и превратить их в действия.

      GTD — это не просто выполнение задач, а пошаговый способ выполнения задач с помощью базовой концепции передачи идей из вашего разума во внешнюю систему, разбиения их на действенные шаги и, наконец, их воплощения. сделано.

      Следуя методу GTD, вашему мозгу не придется запоминать и отслеживать все остальное (что в любом случае невозможно по-человечески), и он будет способствовать достижению результатов.

      Правильная реализация метода может высвободить часть умственных способностей и, таким образом, повысить общую продуктивность отдельного человека или группы.

      Давайте углубимся в изучение основных принципов метода GTD и того, как его можно реализовать.

      Pro Совет: nTask привязан к специфическим функциям GTD, таким как; возможность настраивать напоминания, предупреждения о встречах, автоматические всплывающие окна всякий раз, когда менеджеры проектов отправляют новую работу по трубам, и многое другое! Завершите это табелями учета рабочего времени, чтобы максимально повысить подотчетность и продуктивность в целом, и вы получите команду, продуктивную на разных фронтах!

      Реализация метода GTD:

      Подход GTD реализуется посредством последовательности шагов, которые, по сути, составляют 5 столпов этого метода, которые облегчают операционные процессы:

      Захват

      Если есть что-то, что вам нужно сделать, что застряло в вашей голове, вы должны это сделать, чтобы это сделать.Очистить свой разум от всего беспорядка и правильно организовать свои задачи — один из способов эффективного решения проблем.

      Первый шаг к реализации метода GTD — собрать то, что застряло у вас в голове. Это может быть что угодно, начиная от профессиональных ожидающих писем, телефонных звонков, встреч и заканчивая простой уборкой вашего гардероба. Перенесите все эти задачи во внешнюю систему, которая может быть инструментом управления задачами, простым приложением со списком дел или даже бумагой.

      Уточнить

      Часто человеческий разум действует как кладезь идей, какими бы тривиальными они ни были.Чтобы правильно преобразовать все эти запутанные идеи в жизнеспособные действия, вам нужно различать практические и недействительные задачи, чтобы избавиться от тех, которые не могут быть выполнены, и, таким образом, прояснить некоторую память мозга. Это составляет второй шаг метода GTD.

      Начните обрабатывать задачи, которые записаны перед вами, и разбейте их на более мелкие, более управляемые действия, чтобы убрать беспорядок и получить четкое представление о том, что ждет вас впереди в производственных процессах.

      Организовать

      После того, как вы определились с практическими задачами, распределите их по категориям и расставьте по приоритетам в соответствии с сроками выполнения или срочностью, чтобы эффективно организовать их. Перед вами множество задач, некоторые из которых вам не нужно выполнять сразу, это единственная запись, поэтому положите их в место, где вы можете получить их позже, когда это необходимо.

      Но как именно вы организуете свои задачи? Через дерево решений метода GTD! Простой процесс принятия решений, помогающий классифицировать задачи с помощью серии вопросов, которые в конечном итоге приводят к соответствующим действиям.

      Вам необходимо решить, являются ли ваши конкретные задачи выполнимыми, а затем перейти к другим вопросам, чтобы решить, что именно вам нужно делать для операционных процессов.

      Давайте посмотрим на это дерево, чтобы лучше понять:

      Источник: Asian Efficiency

      Это не так запутанно, как может показаться, потому что, как только вы овладеете им, вы легко сможете принять решение о своих дальнейших действиях.

      Здесь также вступает в игру понятие «контекст». Классифицируйте свои задачи в соответствии с контекстом, к которому они относятся, и связывайте похожие задачи вместе. Например; важных последующих электронных письма, которые необходимо отправить, будут сгруппированы в контексте «электронное письмо». Это делает отслеживание задач чрезвычайно удобным и быстрым.

      Вы можете овладеть игрой в организацию, разделив свои задачи на соответствующие списки задач в соответствии с их приоритетом и уровнем срочности.Сначала вам нужно решить, является ли задача выполнимой или нет. Если это не так, вы перемещаете его в корзину, в ссылки или в список, который когда-нибудь / может быть.

      Списки задач в GTD

      1. Корзина: предметы, которые не стоят вашего времени и не требуют какого-либо внимания, перемещаются в список мусора
      2. Ссылки: этот список содержит всю полезную информацию, которая не требует каких-либо действий, но может потребоваться когда-нибудь в ближайшем будущем.
      3. Список когда-нибудь / может быть: категория всех задач, которые вы не уверены, следует ли их выполнять немедленно.Уберите их, но регулярно просматривайте их, чтобы увидеть, нужно ли предпринимать какие-либо действия

      Теперь мы подошли ко второму аспекту — задачам, требующим выполнения. Если задача является действующей, вам также необходимо определить, можно ли выполнить следующее действие в течение 2 минут. Сделайте это сразу, если это можно сделать менее чем за 2 минуты. Если нет, поместите его в список «проектов» . В контексте GTD «проект» — это все, что требует более одного шага для завершения. Если для выполнения задач требуется более одного шага, поместите их в любую из следующих трех категорий:

      1. Список ожидающих: все задачи, которые вы делегировали другим людям для выполнения
      2. Список следующих действий: действий, которые необходимо выполнить, но без срока выполнения
      3. Календарь: действий, которые должны быть выполнены в определенный день или время

      Организовав задачи, вы на один шаг ближе к их эффективному выполнению.

      Отражение

      Для эффективной работы GTD вам необходимо часто пересматривать свой рабочий процесс. Углубленный анализ для отслеживания прогресса и определения следующих действий очень помогает в отражении ваших решений и корректировок, которые вам необходимо внести.

      Занять

      Наконец, просто приступайте к выполнению задач и начинайте работать над ними. Все прямо перед вами, от сроков до уровней приоритета.Вам просто нужно приступить к работе и покончить с делами.

      26 лучших приложений GTD на рынке

      Теперь, когда мы рассмотрели основные концепции, связанные с методом GTD, вы, вероятно, задаетесь вопросом, есть ли какие-либо инструменты и приложения, которые помогают в его реализации, и да, они есть! Для работы с этим уникальным методом специально разработаны и разработаны многочисленные приложения.

      Мы собрали и протестировали некоторые из лучших приложений GTD, которые помогут вам делать больше.Это:

      1. nTask

      nTask занимает первое место в нашем списке лучших приложений GTD просто потому, что в этом простом в использовании приложении есть все, что делает реализацию GTD удобной для вас. Программное обеспечение обладает возможностями, которые позволяют этому методу работать идеально и эффективно синхронизироваться с основными компонентами.

      Он разработан, чтобы помочь командам и руководителям проектов из всех отраслей интуитивно организовать свои проекты и задачи таким образом, чтобы они могли выполнять работу быстрее.

      Давайте посмотрим на некоторые особенности nTask и то, как они облегчают легкий и четкий подход к методу GTD:

      Захват

      Независимо от того, насколько велика или мала задача, с помощью nTask вы можете записать или перечислить все свои задачи в форме контрольного списка и преобразовать их в независимых проектов. Это закладывает основу для следующего шага по разъяснению того, где вы можете создавать задачи и подзадачи, чтобы выполнять задачи организованным образом.

      Вам просто нужно депортировать все (профессиональное или личное), что у вас на уме, в программу nTask и TADA! Вы только что сделали шаг к лучшему управлению задачами.

      Уточнить

      Уточнение того, что именно необходимо сделать, — одна из основных задач, связанных с методом GTD. Используя nTask, вы можете удобно разделить все свои большие проекты на более мелкие, действенные задачи и подзадачи , чтобы получить четкое представление о том, что вас ждет впереди.

      Задачи, которые необходимо выполнить в будущем, можно легко запланировать в вашем календаре, и вы даже можете делегировать задачи соответствующим членам команды, используя функцию назначения задач.

      Организовать

      Следующим шагом в методе GTD является организация всех задач в соответствии с их категорией и уровнем приоритета. С помощью nTask — это действие, всего за несколько щелчков мышью, вы можете установить уровни приоритета в соответствии с необходимостью и срочностью задач, и даже можете установить напоминания для назначенных, чтобы оставаться в курсе задач в очереди.С помощью полезных фильтров задач находите и просматривайте задачи, которые вам нужны, и работайте над ними.

      Что касается категоризации действий по конкретным спискам, вы можете создавать отдельные проекты, обслуживающие каждый тип категории, а затем связывать соответствующие задачи, относящиеся к уровню срочности. nTask предоставляет платформу для систематической организации дел, которые необходимо сделать, не впадая в разочарование из-за того, что у вас слишком много дел.

      Отражение

      Вы можете достичь настоящей производительности только благодаря постоянному анализу и обратной связи.Обдумайте свои действия на протяжении всего проекта и при необходимости внесите поправки. nTask упрощает анализ эффективности проекта благодаря встроенной функции диаграмм Ганта . Помимо этих диаграмм, вы можете своевременно просмотреть свой календарь , чтобы увидеть, где вы находитесь в данный момент и какие действия могут быть следующими в отношении отдельных проектов.

      Занять

      Если вы правильно выполните первые четыре шага метода GTD, последний шаг будет проще простого.Когда у вас есть все, систематически организованное и распределенное по категориям, окончательное выполнение не потребует от вас дополнительных усилий, и корабль ваших задач будет готов к плавному плаванию.

      Стоимость

      • Бесплатный и профессиональный план. Тарифный план Pro от 3 долларов США за пользователя в месяц.
      • Ищете идеальный инструмент GTD?

        nTask бесплатен и позволяет создавать неограниченное количество задач, контрольных списков, встреч и многого другого.

      • Начать бесплатно

      2. HubSpot CRM

      Когда дело доходит до продаж и маркетинга, бесплатная навсегда CRM-система HubSpot имеет множество полезных функций, которые помогут вам в работе:

      • Управляйте сделками и проектами в конвейерах, где вы можете устанавливать свои собственные шаги
      • Добавляйте примечания к каждому проекту / сделке
      • Установить напоминания / задачи
      • Запись электронных писем с важными контактами

      HubSpot CRM также изначально интегрирован с другими бесплатными функциями, необходимыми для управления проектами и задачами: электронный маркетинг (до 2000 писем в месяц), планировщик встреч, формы, отслеживание электронной почты, чат, конструктор чат-ботов, панель отчетности, контакты, и управление трубопроводом.

      Hubspot — один из лучших специалистов по планированию.

      Стоимость
      • 100% Free Forever, неограниченное количество контактов
      3. FacileThings

      Во-вторых, в нашем списке лучших приложений GTD находится FacileThings. Инструмент повышения производительности, специально разработанный для реализации философии выполнения задач, FacileThings позволяет вам организовывать и управлять своими задачами, учитывая все основные компоненты структуры GTD.

      Это приложение GTD, предназначенное для людей, которые строго следуют методологии GTD. Инструмент обслуживает индивидуально каждый компонент метода, так что у вас есть все возможности для выполнения шагов один за другим или заполнения деталей в случайном порядке, все в соответствии с вашими потребностями.

      Благодаря эстетичному дизайну и простому для понимания интерфейсу, FacileThings пытается объединить каждый компонент GTD в один рабочий процесс, чтобы упростить выполнение задач за вас.Легко фиксируйте идеи, как простой блокнот, уточняйте и систематизируйте в соответствии с их курсом действий и, наконец, просматривайте их еженедельно для отслеживания эффективности.

      FacileThings определенно оправдывает свое включение в наш список планировщиков выполнения задач и поддержит вас в искусстве достижения цели.

      Стоимость

      • 30-дневная бесплатная пробная версия и платные ежемесячные планы. Платные планы начинаются с 12 долларов в месяц.
      4.Todoist

      В отличие от FacileThings, Todoist использует довольно упрощенный подход к методу GTD и работает над быстрым сбросом идей, создавая списки дел, организуя и приоритизируя задачи, создавая подзадачи и зависимости, а также создавая проекты и подпроекты.

      Благодаря датам выполнения и напоминаниям о повторяющихся задачах вы можете легко организовать все свои задачи в соответствии с их частотой возникновения и отметить задачи, которые были выполнены.Таким образом, вы можете получить четкое представление обо всех задачах, которые выполняются в настоящее время, и о задачах, которые необходимо выполнить в будущем.

      Кроме того, с помощью Todoist вы также можете анализировать эффективность своего проекта с помощью наглядных диаграмм и графиков, которые помогают понять текущий прогресс и будущие действия для достижения целей.

      Стоимость

      • Бесплатно для планов Basic и Premium (29 долларов в год).
      5.Нирвана

      Наша четвертая рекомендация для лучших приложений GTD — это Nirvana.

      Nirvana — облачный диспетчер задач, специально созданный для реализации метода GTD. Приложение имеет встроенные функции, определяющие, сколько времени и энергии потребуется для выполнения задачи, а также возможность устанавливать сроки выполнения, чтобы не отставать от предстоящих проектов.

      Приложение также поставляется с предварительно загруженными списками, помеченными как «следующий», «ожидающий», «запланированный» и «когда-нибудь», что делает прояснение и организацию этапов реализации метода GTD чрезвычайно удобными для реализации.

      Доступны теги, позволяющие разделить ваши задачи на профессиональные и личные, для облегчения доступа. Также есть множество других настроек задач, которые делают приложение настраиваемым и удобным для пользователя.

      Стоимость

      • Бесплатные (основные функции) и платные планы. Платные планы начинаются с 5 долларов в месяц.

      6. ProofHub

      ProofHub — это облачное приложение для повышения продуктивности и совместной работы, которое помогает командам внедрять методологию GTD.Вы можете создавать собственные рабочие процессы, чтобы упорядочить работу ваших команд. Благодаря таким функциям, как задачи со сроками выполнения, календарь, контрольные точки и отслеживание времени, ProofHub гарантирует, что у вас всегда будет четкое представление о ваших задачах и проектах.

      ProofHub отправляет вам ежедневные электронные письма с повесткой дня, чтобы предупредить вас о том, что запланировано на день, чтобы вы могли соответствующим образом спланировать. Диаграммы Ганта и сроки проекта гарантируют, что вы всегда полностью контролируете ход проекта.

      Универсальное приложение способствует сотрудничеству в команде благодаря мощному групповому чату, онлайн-проверке, онлайн-обсуждениям и функциям обмена файлами.

      Стоимость:
      • Максимальный план управления с неограниченным количеством проектов и пользователей, доступный по цене 89 долларов в месяц (оплата ежегодно).

      7. OmniFocus

      OmniFocus — это приложение GTD, предназначенное для пользователей Mac и iOS. Это прекрасное решение, позволяющее добиться желаемых результатов.Не будет преувеличением, если мы скажем, что его можно рассматривать как одно из лучших приложений со списком дел. Инструмент разработан специально для наиболее эффективного внедрения методологии.

      С легкостью добавляйте действия и ничего не пропустите. Чтобы упростить вам задачу, это можно сделать и с помощью Siri, поэтому вам не нужно ничего писать вручную. Преобразуйте свои действия в проекты и классифицируйте их в соответствии с вашими требованиями.

      Вы можете добавлять в свои проекты точки зрения, чтобы дать им контекст и лучше понять их.OmniFocus отлично подходит для планирования работы.

      OmniFocus обладает высокой степенью структуры, которая позволяет легко управлять своими проектами с помощью множества функций. Вот почему оно может показаться непосильным для начинающих пользователей, но в приложении есть довольно сильные функции, позволяющие эффективно справляться с вашими задачами.

      Стоимость

      • Pro (99,99 долл. США), стандартные (49,99 долл. США) планы

      См. Также:

      Лучшие инструменты Scrum 2020 года для гибкого управления проектами

      8.Evernote

      Переходим к следующему лучшему приложению GTD — Evernote. Популярное приложение для создания заметок, оснащенное интеллектуальным набором инструментов для управления вашими делами. Приложение предоставляет множество встроенных функций, позволяющих всесторонне организовать свои мысли.

      Если вы склонны терять полезную информацию, найденную в Интернете, вам больше не нужно. С помощью функции вырезки из Интернета можно добавлять в закладки любые ссылки, которые вы найдете в Интернете, и открывать их позже в любое время.

      Мало того, если набор текста — одна из ваших любимых головокружений, с удобством сохраняйте идеи в Evernote с помощью голосовых команд, используя Google или Siri в качестве помощника. Затем вы можете организовать их в заметки, установить напоминания и использовать теги для придания им контекста.

      Стоимость

      • Бесплатно
      • Premium за 7,99 долл. США в месяц
      • Business по цене 14,99 долл. США за пользователя в месяц

      9. 2Do

      Искусство добиваться результатов имеет решающее значение для успеха в нынешних быстро меняющихся условиях.

      # 7 в этом сборнике лучших приложений GTD — это 2Do. 2Do бесплатно для Android и по разумной цене для пользователей Mac и iOS, поставляется с набором функций, который упрощает внедрение GTD для вас. Создавайте списки задач и добавляйте теги в качестве контекста, чтобы быстро их находить.

      Организуйте свои списки задач, распределив их по определенным цветовым кодам. Это также помогает отличать категории друг от друга и при необходимости быстро получать к ним доступ.

      Функция быстрого добавления в приложение позволяет мгновенно зафиксировать свои идеи, прежде чем они выйдут из головы.В приложении также есть встроенные поля для добавления конкретных деталей к вашим задачам. Отдельные задачи снабжены напоминаниями в установленное время, чтобы вы могли выполнять их без задержек. Это помогает облегчить использование в качестве планировщика выполненных задач.

      Вы также можете объединить несколько задач вместе и просто перетащить их в календарь, чтобы быстро создать график работы.

      Стоимость

      • 2Do для Android — бесплатно
      Приложение
      • для iOS — 14 долларов США.99
      • Клиент для Mac — 49,99 долларов США

      10. Понятие

      Notion — это сложное приложение для создания заметок, которое имеет несколько функций управления задачами. Приложение позволяет вам успешно записывать ваши задачи в виде заметок или контрольного списка и грамотно их выполнять.

      Это легкое приложение GTD позволяет преобразовывать ваши задачи в соответствующие проекты и задачи и проверять их прогресс с помощью досок Канбан.Инструмент также поставляется с базой знаний, которая действует как центральное место для хранения всей важной информации.

      Кроме того, создавайте групповые информационные панели и приглашайте членов команды для совместной работы над ключевыми показателями эффективности.

      Notion поможет вам усовершенствовать искусство достижения цели.

      Стоимость

      • Бесплатное, личное (4 доллара США в месяц)
      • Команда (8 долларов США за члена в месяц)
      • Enterprise (16 долларов США за участника в месяц), планы

      11.Вещи

      В наши дни искусство доводить дело до конца является решающим фактором.

      Как следует из названия, Things — это приложение GTD, которое превращает ваши мысли в простые списки и дает вам ясность. Благодаря простому пользовательскому интерфейсу и легким параметрам перетаскивания организовывать списки в Things проще, чем когда-либо.

      Вы можете добавить больше деталей к своим задачам и дать им контекст с помощью тегов, дат начала и крайних сроков.Используйте Siri для голосовых команд для создания напоминаний. Инструмент также предоставляет несколько отчетов для мониторинга эффективности вашего проекта, например круговые диаграммы.

      Настраиваемый набор инструментов для анимации позволяет весело проводить время, выполняя задания. Более того, на iPad боковую панель можно легко свернуть, чтобы сосредоточиться только на текущем списке.

      Единственный недостаток Things в том, что он поддерживает только Mac и iOS.

      Стоимость

      • 9.99 для iPhone
      • $ 19.99 за iPad
      • 49,99 долларов США для Mac

      12. Firetask

      Firetask предназначен исключительно для пользователей Mac и iOS; компания хотела выпустить что-то, чтобы облегчить менеджерам проекты, ориентированные на GTD. Прямо сейчас магазин Mac App изобилует более чем 100 различными приложениями. Все эти приложения ориентированы на управление задачами, управленческие аспекты и наоборот.

      Однако те приложения, которые на самом деле ориентированы на критерий «Как сделать все», довольно сложно найти — и это тоже, если вы ищете долгосрочный коэффициент надежности.По этим причинам мы считаем, что настоящий «кикер» проявляется в очень плавной кривой обучения.

      Firetask имеет очень простой и уникальный дизайн и поддерживает его использование в качестве планировщика задач. По умолчанию вы получаете двухпанельный дизайн в одном окне. Одна из панелей предназначена для групп задач. Дополнительная панель сбоку добавляет текущие «фокусы», на которые вы щелкнули. Например, вы можете выбрать группу или отдельную задачу на левой панели.На правой панели будут отображаться все виды деталей в информационной палитре внутри второй панели.

      Короче говоря, он краток, ясен и содержит множество важных наборов данных без лишних помех. Это поможет вам в процессе совершенствования искусства достижения цели.

      Стоимость

      • Firetask Basic Version: БЕСПЛАТНО для Mac OS
      • Версия Firetask Pro: 19,99 долл. США за месяц для Mac OS

      13.Фокусер

      Как следует из названия, Focuster призван помочь профессионалам «сосредоточиться» на ряде связанных с работой мероприятий для всей их команды. Это полный визуальный пересмотр ваших типичных повседневных действий наряду с безупречной интеграцией с Календарем Google для эффективного дополнения этих задач.

      Профессиональные мероприятия помогут разобраться во всех ваших встречах в течение недели. Это похоже на секретаря, но с более визуально привлекательным подходом.Окно по умолчанию разделено на 3 разных столбца. В крайнем левом углу Focuster показывает список дел. Затем на средней панели есть активные задачи, а на правой панели отображается разбивка всего расписания по датам, что отлично подходит для планировщика задач.

      Более подробную информацию можно найти на официальном сайте Focuster.

      Стоимость

      • Базовая версия: 7,99 долл. США в месяц
      • Pro версия: 14 долларов.99 в месяц

      14. Nozbe

      Если вы спешите, то Nozbe — ваше приложение.

      Nozbe — это краткое бизнес-ориентированное решение для менеджеров и профессионалов, находящихся в движении. По сравнению с Firetask и Focuster, Nozbe не ограничен одной конкретной операционной системой; у них есть более широкий охват аудитории через Windows, Linux и даже мобильные телефоны, если вы находитесь вдали от своего рабочего стола.

      Поскольку в Nozbe загружены всевозможные интеграции с Evernote, Google и DropBox, и это лишь некоторые из них, кривая обучения этому приложению немного крутая. Но, как только вы освоите это, вы по-настоящему осознаете его потенциал с точки зрения буквально «доведения дела до конца» без каких-либо очевидных неудач.

      Вкратце, Nozbe предлагает различные панели задач, которые отлично подходят для планировщика задач. На задней панели они синхронизируются с Google Calendar и Evernote.Когда у вас есть задача в процессе, вы можете перетаскивать различные подзадачи и членов команды, чтобы они оставались на одной странице.

      Существует также множество вариантов классификации и дальнейшей сортировки этих действий по их приоритету. Наиболее важные задачи продвигаются вперед, в то время как второстепенная работа добавляется дальше в панели «Список текущих дел».

      Самое лучшее в Nozbe — это все шаблоны, которые создаются после того, как программа «узнает» о вашем планировании деятельности.Если вы постоянно выполняете одни и те же задачи на ежедневной основе, программа предлагает шаблон, который можно использовать в целом для всех видов деятельности. Звучит интересно, не правда ли?

      Стоимость

      • Базовая версия: 10 долларов в месяц
      • Small Business Edition: 23 доллара в месяц
      • Business & Enterprise Edition: 99 долларов в месяц

      15. Todo от Appigo

      «Appigo» — американская компания-разработчик программного обеспечения; они разработали множество продуктов для профессионалов из разных секторов рынка.Если вы не слышали об Appigo, вам следует изучить предлагаемые ими программы для отчетности, геймификации и общей цели совместной работы в команде — задолго до того, как даже рассматривать Todo.

      В любом случае, Todo стал полноценным приложением GTD после того, как компания провела несколько подробных анализов рынка. Они хотели создать что-то, что даже работающие профессионалы могли бы использовать как семью, находясь в отпуске или работая за пределами предприятия.

      Todo широко используется в Mac OS, Windows, Mobile и Linux.Программа позволяет пользователю создавать виртуальные вехи в рамках специализированных проектов. Вы можете дополнительно назначать членов команды и категоризировать их роли в соответствии с их задачами. Вдобавок ко всему, в Todo есть очень понятный и свободный от загромождений интерфейс; это было сделано для того, чтобы с первого взгляда удержать внимание новых пользователей.

      Единственное предостережение относительно Todo заключается в том, что он не синхронизируется автоматически с другими вашими устройствами.

      В целом, если вы спешите с делом, мы рекомендуем Appigo в качестве приложения.

      Стоимость

      • Базовая версия: Бесплатно
      • Облачная версия: 19,99 долл. США в месяц
      • Business Version с облачными функциями: 39,99 долларов США в год

      16. TickTick

      Помимо причудливого названия в честь нашего сердца, это мощное приложение GTD для тех, кто хочет индивидуальное решение. Приложение имеет очень простой интерфейс для управления недельным расписанием и всеми последующими действиями.

      TickTick универсален, но он в значительной степени опирается на «личное» управление списком дел, а не на бизнес-ориентированность. Это не означает, что команды не могут использовать эту программу, просто вам будет лучше, если вы будете использовать это программное обеспечение в малых и средних масштабах. Делать дела — это искусство продуктивности без стресса.

      Программа окрашивает различные задачи в соответствии с их приоритетом. В первую очередь вы получаете календарь в виде окна с добавлением поддержки различных тегов для настройки контрольных точек.Как только задача будет завершена, вы можете снять флажок простым нажатием!

      Стоимость

      • Базовая версия: Бесплатно!
      Премиум-версия
      • : 2,99 доллара в месяц или 27,99 доллара в год.

      17. GanttPRO

      GanttPRO — это элегантный инструмент для управления проектами, основанный на диаграммах Ганта. Программное обеспечение позволяет легко создавать задачи с датами их начала и окончания и четко выполнять их.

      С помощью GanttPRO вы можете разбить свои проекты, независимо от того, насколько они велики или малы, на более мелкие и более простые в управлении части работы. Вам решать, сколько их у вас будет и сколько времени они займут.

      Программное обеспечение предлагает надежное управление задачами с множеством опций. Вы можете устанавливать приоритеты, статусы, даты, продолжительность и оценку, а также точное время, потраченное на задачи, работать с прогрессом и стоимостью, а также определять исполнителей, если вы работаете с командой.Кроме того, он предлагает настраиваемые столбцы, которые вы можете настроить самостоятельно.

      GanttPRO — это интуитивно понятное программное обеспечение с короткой кривой обучения. Просто планируйте и планируйте, и все ваши задачи будут прямо перед вами.

      Стоимость
      • Доступна 14-дневная бесплатная полнофункциональная пробная версия
      • Индивидуальный: от 15 долларов США на пользователя в месяц
      • Team: от 8,9 долл. США за пользователя в месяц

      18.Zendone

      С Zendone вы можете создавать неограниченное количество действий, чтобы делать больше. Вы можете получить бесплатное мобильное приложение, получить учебное пособие, неограниченное количество проектов, безопасный SSL и воронку GTD. Zendone — мощное приложение, когда дело доходит до работы. В приложении есть тиклерная папка, в которой вы можете организовать все свои дела на день, такие как бронирование билета, оплата счетов, электронная почта клиентам и т. Д.

      В приложении Zendone вы можете легко создавать свои ежедневные задачи, редактировать и просматривать их.Кроме того, вы можете включить оценку времени, добавить теги и узнать, сколько усилий вам потребуется, чтобы выполнить конкретную задачу. Он предлагает несколько интеграций, которые помогут вам управлять своими проектами. Вы можете интегрировать его с Evernote, Google Calendar для удобного управления задачами. Приложение Zendone поддерживается в Интернете, iOS и macOS.

      Если вы спешите с делом, вам следует выбрать приложение Zendone.

      Стоимость:

      • Месячный план: 9 долларов в месяц
      • Годовой план: 5 долларов в месяц

      19.HiTask

      Спешите что-то сделать?

      HiTask предлагает множество функций управления задачами и выполнения задач (GTD). Основные функции HiTask включают создание календаря, задач, подзадач, группировку, хранение и совместное использование документов, а также отслеживание времени. Это может помочь вам организовать работу и стать продуктивным с помощью простого в использовании инструмента. Вы можете получить бесплатное хранилище до 100 МБ с бесплатной учетной записью.

      Он помогает вам добиваться успеха в ваших проектах, выполняя все вовремя.У него больше возможностей, чем у обычных приложений GTD. HiTask устраняет сложность вашей работы и дает вам больше контроля. Эта платформа оснащена расширением Chrome, приложениями HiTask для Android и iOS.

      Стоимость:

      • Бесплатный тариф до 5 пользователей
      • Бизнес-план начинается с 5 долларов в месяц за пользователя.
      План
      • Enterprise начинается с 20 долларов в месяц за пользователя.

      20. Pomodoro Apps

      Вы можете загружать различные приложения Pomodoro из магазинов приложений Google и Apple, чтобы поддержать вашу тягу к работе по старинке.

      Когда вы находитесь в типичном режиме «Я тороплюсь с делом» — и это тоже, когда у вас есть привычка откладывать дела на потом, ничто так не помогает, как Помидор. Это старинная методика тайм-менеджмента, согласно которой рабочие интервалы сменяются прерывистыми перерывами.

      Типичный Помидор работает так:

      • Создайте список всех задач в диапазоне от высокого до низкого приоритета.
      • Выполнение одной задачи в течение 15–20 минут.
      • Делать перерыв на 5 минут после каждого рабочего занятия.
      • Увеличьте продолжительность перерыва до 20 минут после завершения 4 Помидоров или выполнения задачи.

      Что касается альтернативы выполнению задач, приложения Pomodoro — это удобный способ избавиться от отвлекающих факторов и сосредоточиться на самом важном.

      21. Рабочий день

      Weekdone использует методологию выполнения задач, чтобы помочь вам организовать эффективное планирование и завершение проекта.

      Программное обеспечение имеет древовидную иерархию, которая обеспечивает хорошую структуру управления. С Weekdone вы можете оставлять отзывы о выполненных задачах, а также держать членов вашей команды в курсе, чтобы все были на одной странице.

      Weekdone имеет функции, которые включают информативные панели мониторинга, на которых отображается прогресс работы каждого члена команды, еженедельное планирование, отчеты о ходе выполнения и отображение приоритетов задач. Вы также можете включить напоминания по электронной почте и импортировать элементы для создания отчетов из другого программного обеспечения.

      Стоимость :
      • Weekdone предоставляет 14-дневную бесплатную пробную версию!
      • Вы также можете получить бесплатный доступ к программному обеспечению для трех участников.
      • Если вы хотите использовать Weekdone для более чем трех пользователей, ознакомьтесь с их тарифными планами по этой ссылке.

      22. Помни о молоке

      Remember the Milk — это онлайн-программа для создания списков дел и управления задачами.

      С помощью Remember the Milk вы можете легко создавать еженедельные обзоры, использовать теги для создания контекстов, пользоваться их ненавязчивой системой напоминаний, а также использовать их гибкие ярлыки и папки для работы, личных и отложенных задач.

      Программное обеспечение синхронизируется со всеми вашими устройствами, поэтому вы можете получать напоминания в любом месте.

      Приложение также позволяет вам делиться своими списками или передавать задачи другим, чтобы вы могли быстрее делать больше.

      Стоимость:
      • Вы можете бесплатно подписаться на «Помни молоко»

      Подождите, есть еще …

      Знаете ли вы, что существует множество приложений GTD, которые не попадают на первую страницу результатов поиска Google?

      Это не означает, что приложения не пользуются популярностью или у них есть проблемы.Правда в том, что у многих стартапов по разработке программного обеспечения с отличными идеями не так много средств на рекламу. Вот почему многие приложения для выполнения задач не попадают в выдачу верхнего уровня.

      Тем не менее, вот несколько приложений, которые мы хотели бы, чтобы вы использовали.

      23. Campfire Technology

      Приложение Campfire может помочь вам устранить дезорганизацию, если вы пишете текст.Это потрясающее приложение GTD для писателей, которые могут планировать, проводить мозговой штурм и писать лучшие истории.

      Он может помочь вам создать свой сюжет, построить сюжетных персонажей и управлять своей историей в одном приложении. Сценаристы и создатели контента могут использовать Campfire для создания блогов, процесса разработки видео на YouTube, написания книг и создания подкастов.

      Вы можете использовать его не только для написания проектов, но в Campfire также есть сообщество в Discord для коллег-авторов, и они также публикуют работы сообщества в различных социальных сетях.

      Стоимость:
      • Бесплатная пробная версия на 10 дней.
      Пакет
      • Pro по цене 49,99 долларов США (единовременная покупка)
      • Пакет Pro и Word Building Pack за 74,98 доллара США (единовременная покупка)
      24. Помидоры

      Что хорошего в приложении, которое делает все, если в нем нет таймера?

      В конце концов, мы все работаем по часам! Помидоры — это технически таймер Pomodoro с чистым пользовательским интерфейсом.Это означает, что нет отвлекающих факторов, сложных ярлыков интерфейса и прочего беспорядка, который может помешать вам быстро выполнить работу.

      Вы также можете превратить свою продуктивность в конкуренцию, если решите использовать Помидоры в своей организации. Установите таймер для занятия и позвольте всем начинать одновременно. Посмотрите, кто добьется лучших результатов в кратчайшие сроки.

      Стоимость:
      • Помидоры — это бесплатно для всех, и на данный момент для них нет премиальных планов.
      25. Задачи Microsoft

      Microsoft To-Do изначально создавался как самостоятельное приложение. Видя его популярность, вскоре он стал расширенной версией безумно популярного приложения Wunderlist.

      Конечно, Wunderlist больше нет, но, как я сказал ранее, Microsoft To-Do довольно хорошо заполняет пробелы.

      По сравнению с Wunderlist, Microsoft To-Do имеет чистый пользовательский интерфейс с яркими визуальными эффектами без отвлекающих факторов.Все там, где должно быть. Ярлыки инструментов не загромождены, для начинающих пользователей легко научиться, и вы получаете бесшовную интеграцию со всей средой приложений Microsoft.

      Например, если вы в настоящее время используете Outlook в качестве платформы для управления электронной почтой, вы можете автоматически синхронизировать все с мобильным приложением Microsoft To-Do. Как вариант, то же самое можно сделать с помощью портативного или настольного компьютера; это зависит от тебя.

      Возвращаясь к Wunderlist, приложение стало культовым среди сообществ опытных пользователей GTD.Поэтому, если бы вы были убежденным поклонником Wunderlist, Microsoft To-Do не почувствовала бы ничего другого.

      Совместная работа на ходу, планирование встреч, завершение работы по мере ее поступления.

      Удачи!

      Стоимость:

      • Базовая версия бесплатна — т.е. 0 долларов США за пользователя в месяц.
      • Доступно на платформах Windows, Android и iOS.

      26. Улей

      Бонусное приложение для вас в этом списке — Hive.Это программное обеспечение является одним из лучших инструментов, которые вы можете использовать в 2021 году, поскольку это целый ряд различных приложений для Интернета и настольных компьютеров, и когда все они синхронизируются вместе, они могут создать невероятно продуктивную рабочую среду для вас и вашей команды.

      Приложение позволяет всем членам команды проверять свои списки дел и общаться друг с другом в течение дня в режиме реального времени. Это помогает убедиться, что все в курсе, и нет пробелов в общении относительно процесса разработки проекта или проекта в целом.

      В дополнение к замечательному мобильному приложению, Hive также предлагает различные настольные и веб-приложения, которые еще больше повышают уровень вашей продуктивности. Каждый проект можно рассматривать по-разному в соответствии с потребностями и требованиями аудитории.

      Эти способы включают в себя такие представления, как диаграммы Ганта, представление календаря, посадку по Канбану и многое другое.

      Приложение можно загрузить бесплатно, также доступна платная подписка с надстройками.

      Приложение доступно для iOS, Desktop и Android.

      Стоимость:

      • Платный план из расчета 12 долларов США за пользователя в месяц (оплачивается ежегодно).
      • Вы также можете выбрать другие надстройки рабочего пространства со своим планом
      • Ищете бесплатный инструмент GTD?

        nTask бесплатен и позволяет создавать неограниченное количество задач, контрольных списков, встреч и многого другого.

      • Начать бесплатно
      Дэвид Аллен добивается цели

      Пора овладеть методологией GTD, как книжным червем.Если вам нужно что-то сделать, вы, возможно, наткнулись на «Дэвид Аллен, как все делается». Если нет, ничего страшного.

      «Дэвид Аллен добивается цели» — замечательная книга, в которой описывается, как каждый может использовать свои навыки и повысить производительность в десять раз.

      Более 267 страниц, вас не кормят ни хренью, ни какой-то волшебной сутрой, где вы могли бы чудесным образом улучшить, как только перевернете последнюю страницу. На самом деле, напротив, философия «Дэвид Аллен добивается цели» довольно странная и облегчает людям стратегию и операции.

      Дэвид проповедует, что нужно начинать с самой скучной и раздражающей задачи и продвигаться оттуда до достижения результатов. Да, бывают случаи, когда нам мешает сделать первый шаг из-за скучных вещей. Просто закройте глаза в голове и приступайте к работе как можно скорее.

      Некоторые из ключевых шагов в книге Дэвида Аллена GTD по преодолению невзгод:

      1. Определение скучной, отвлекающей или неинтересной задачи.
      2. Записать в какой-то форме описание того, почему задача не выполнена и когда именно она будет завершена.
      3. Собственно приступаю к завершению работы.
      4. Самооценка и оценка после успешного выполнения задания. Подумайте об ретроспективе и размышлениях о причинах, по которым вы никогда не могли добиться результатов раньше.

      Наряду со своими замечательными советами по более плавным операционным процессам, Дэвид рассказывает своим читателям, как навести порядок в них, используя способы хранения, организации и перечисления вещей.Они средство для достижения цели!

      По шкале от 1 до 10 мы оцениваем эту книгу на звездную цифру «9». Прочтите его всякий раз, когда вы хотите добиться успеха на профессиональном уровне.

      Полностью ли необходимы приложения для работы с делами?

      Один из вопросов, на который многие веб-мастера «не могут» ответить, — важно ли полагаться на приложения.

      Простой и понятный ответ — нет. Да, мы знали, что это звучит невероятно, но в этом есть загвоздка.

      Хотя выполнение задач / приложения GTD отлично подходят для умной работы, они не нужны, если ваши требования к рабочему процессу не так велики.

      Во-вторых, если вы индивидуальный фрилансер, подрядчик или менеджер проекта, который в настоящее время выполняет очень небольшое количество операций, то вы можете сохранить большую часть информации в своей памяти или в обычном блокноте. Возьмите лист бумаги или ведите дневник для списка дел, остальное придет к вам само собой.

      Однако, если вы отвечаете за управление несколькими проектами и одновременные рабочие процессы с высокоприоритетными CPM, то важно использовать приложение для выполнения задач. Фактически, в таких случаях эти приложения дополняют эффект высокой текучести кадров с максимальной степенью удовлетворенности клиентов / клиентов.

      Мы рекомендуем в первую очередь проанализировать и оценить ваши личные / деловые потребности. После этого вы сможете лучше понять, нужно ли вам приложение для работы или нет.

      Есть ли у вас предложение по бесплатному программному обеспечению для управления проектами, которое соответствует подходу GTD? Не стесняйтесь комментировать ниже свои предложения.

      Взлет и падение достижения цели

      В начале двухтысячного периода Мерлин Манн, веб-дизайнер и известный энтузиаст Macintosh, работал внештатным менеджером проекта в компаниях-разработчиках программного обеспечения. Он много лет занимал аналогичные должности, поэтому знал все тонкости работы; поэтому он был удивлен, обнаружив, что был ошеломлен — не интеллектуальными аспектами его работы, а множеством мелких административных задач, таких как планирование конференц-звонков, которые возникали из бурного потока сообщений электронной почты.«Я был в этой клетке, заваленной информацией», — сказал он мне недавно. «Я пошел в колледж. Я был умным. Почему мне было так тяжело? »

      Не только Манн был разочарован. В девяностые годы распространение электронной почты изменило интеллектуальную деятельность. Поскольку в профессиональном общении почти все трения устранены, каждый мог беспокоить кого угодно в любое время. Многие электронные письма содержали обязательства: ответить на вопрос, изучить потенциальных клиентов, назначить встречу или оставить отзыв.Рабочая жизнь, которая когда-то была последовательной — два или три рабочих блока, разбитых на встречи и телефонные звонки, — стала безумной, импровизационной и невероятно перегруженной. «Электронная почта — это клубок неуверенности, который представляет собой тревогу», — сказал Манн, размышляя об этом периоде.

      В 2003 году он наткнулся на книгу, которая, казалось, решила его проблемы. Он назывался «Как добиться успеха: искусство продуктивности без стресса», и для Манна он все изменил. Описанная в нем система тайм-менеджмента получила название G.T.D. был разработан Дэвидом Алленом, консультантом, ставшим предпринимателем, который жил в хрустящем горном городке Охай, штат Калифорния. Аллен сочетал идеи дзен-буддизма со строгими организационными методами, которые он оттачивал при консультировании корпоративных клиентов. Он предложил теорию о том, как работает наш разум: когда мы пытаемся отслеживать обязательства в своей голове, мы создаем «открытые петли», которые вызывают у нас беспокойство. Это беспокойство, в свою очередь, снижает нашу способность эффективно мыслить. Если бы мы могли не беспокоиться о том, что мы должны были делать , как предполагалось, , мы могли бы более полно сосредоточиться на том, что мы на самом деле делали , достигая того, что Аллен называл «разумом, подобным воде».

      Чтобы поддерживать такой ум, нужно иметь дело с новыми обязательствами, прежде чем они могут закрепиться в виде открытых петель. Решение G.T.D. представляет собой многоступенчатую систему. Он начинается с того, что Аллен описывает как полный захват: идея состоит в том, чтобы поддерживать набор почтовых ящиков, в которые вы можете опускать обязательства, как только они возникают. Одним из таких почтовых ящиков может быть физический лоток на вашем столе; когда вы внезапно вспоминаете, что вам нужно закончить задание перед предстоящей встречей, вы можете записать напоминание на листе бумаги, бросить его в лоток и, не нарушая концентрации, вернуться к тому, чем вы занимались.В течение дня вы можете добавлять похожие мысли в другие почтовые ящики, например, в список на своем компьютере или в карманный блокнот. Но записывать заметки само по себе недостаточно, чтобы замкнуть петли; ваш разум должен верить, что вы вернетесь к своим почтовым ящикам и обработаете то, что внутри них. Аллен называет этот последний, решающий шаг регулярным обзором. Во время проверки вы превращаете случайные напоминания в конкретные «следующие действия», а затем вносите их в основной список.

      Теперь этот список может стать движущей силой для ваших усилий.В своей книге Аллен рекомендует организовать главный список по контекстам, таким как @phone или @computer. В течение дня вы можете просто смотреть на задачи, перечисленные в вашем текущем контексте, и выполнять их одну за другой. Аллен использует аналогию с запуском виджетов, чтобы описать этот спокойный механический подход к работе. Это строгая система для создания безмятежности.

      Для кого-то с инженерной чувствительностью Манна точность G.T.D. был привлекательным, и сам метод казался созревшим для оптимизации.В сентябре 2004 года Манн завел блог под названием 43 Folders — ссылку на организационный взлом, «файл Tickler», описанный в книге Аллена. Во вступительном посте Манн написал: «Поверьте мне, если вы продолжаете обнаруживать, что вода вашей жизни каким-то образом потекла на пол, GTD может оказаться просто стаканом, который вам понадобится, чтобы собрать все вместе». Он опубликовал девять постов о G.T.D. в течение первого месяца блога. Обсуждение часто носило сугубо технический характер: в одном посте он предлагал создать унифицированный формат XML для G.Данные T.D., которые позволят разным приложениям отображать одни и те же задачи в разных форматах, включая «графическую карту, схему, RDF, структурированный текст». Он сказал мне, что писатель Кори Доктороу связался с ранним постом 43 Folders на популярном сайте Доктороу, посвященном культуре ботаников, Boing Boing. Движение увеличилось. Вскоре Манн объявил, что всего за тридцать дней 43 Folders приняли более ста пятидесяти тысяч уникальных посетителей. («Это просто чушь», — писал он.) Сайт стал настолько популярным, что Манн бросил свою работу, чтобы работать над ним полный рабочий день.По мере того, как его влияние росло, он популяризировал новый термин для жанра, который он помогал создавать: «продуктивная жизнь», адаптация слова «давай говори» или гиковского жаргона, обозначающего порнографию. Он заметил, что жажда этого pr0n была ненасытной. Люди отчаянно пытались возиться со своими системами продуктивности.

      То, что делали Манн и его товарищи-энтузиасты, казалось совершенно естественным: они пытались быть более продуктивными в среде интеллектуальной работы, которая казалась все более безумной и трудной для контроля.Чего они не понимали, так это того, что они отреагировали на глубокие изменения на рабочем месте, которые остались практически незамеченными.

      До того, как появилась «личная производительность», была просто производительность: мера того, сколько рабочий мог произвести за фиксированный интервал времени. На рубеже двадцатого века Фредерик Тейлор и его помощники изучали физические движения фабричных рабочих в поисках мест, где можно сэкономить время и сократить расходы. Не сразу было очевидно, как эту промышленную концепцию производительности можно адаптировать от конвейера к офису.Важной фигурой в этом переводе был Питер Друкер, влиятельный ученый в области бизнеса, которого многие считают создателем современной теории менеджмента.

      Друкер родился в Австрии в 1909 году. Его родители, Адольф и Кэролайн, проводили вечерние салоны, которые посещали Фридрих Хайек и Йозеф Шумпетер, а также другие известные экономические деятели. Интеллектуальная энергия этих салонов, казалось, вдохновляла самого Друкера на продуктивность: он написал тридцать девять книг, последнюю незадолго до своей смерти, в возрасте девяноста пяти лет.Его карьера пошла вверх после публикации его второй книги «Будущее промышленного человека» в 1942 году, когда он был тридцатитрехлетним профессором Беннингтон-колледжа. В книге спрашивается, как «индустриальное общество», разворачивающееся в «совершенно новой физической реальности, которую западный человек создал в качестве своей среды обитания с тех пор, как Джеймс Ватт изобрел паровой двигатель», — может быть лучше всего структурирован таким образом, чтобы уважать свободу и достоинство человека. Книга оказалась в разгар промышленной мировой войны и нашла широкую аудиторию.Прочитав его, руководство General Motors пригласило Друкера потратить два года на изучение деятельности крупнейшей на тот момент корпорации в мире. Книга 1946 года, появившаяся в результате этого взаимодействия, «Концепция корпорации» была одной из первых, в которых серьезно рассматривалось, как на самом деле выполняются работы в крупных организациях. Он заложил основу для отношения к менеджменту как к предмету, который можно изучать аналитически.

      В 1950-х годах американская экономика начала переходить от физического труда к умственному труду.Друкер помог бизнес-лидерам понять эту трансформацию. В своей книге 1959 года «Ориентиры завтрашнего дня» он ввел термин «интеллектуальная работа» и утверждал, что автономия станет центральной чертой нового корпоративного мира. Друкер предсказал, что корпоративная прибыль будет зависеть от умственных усилий, и что каждый отдельный работник умственного труда, обладающий слишком специализированными навыками, чтобы их можно было разбить на «повторяющиеся, простые, механические движения», поставленные сверху, должен будет решить, как «применить свои знания как профессионал »и следить за собственной продуктивностью.«За работником умственного труда нельзя наблюдать внимательно или подробно, — писал Друкер в книге« Эффективный руководитель »1967 года.« Он должен руководить собой ».

      Акцент Друкера на автономии работников умственного труда имел смысл, поскольку не было очевидного способа деконструировать усилия, необходимые для новых важных рабочих мест середины века, таких как корпоративные исследования и разработки или рекламный копирайтинг, на последовательность оптимизированных последовательностей в стиле конвейера. шаги. Но на Друкера также повлияла политика «холодной войны».Он рассматривал творчество и инновации как ключ к опережению Советов. Ссылаясь на изобретение атомной бомбы, он утверждал, что научная работа такой сложности и двусмысленности не могла осуществляться с использованием жестких методов индустриальной эпохи, которые он сравнивал с централизованным планированием советской экономики. Он предположил, что будущие отрасли промышленности должны будут работать «локально» и «децентрализованно».

      Чтобы поддержать свой акцент на автономии работников умственного труда, Друкер представил идею управления по целям, процесс, в котором менеджеры сосредотачиваются на постановке четких целей, но детали того, как они достигаются, оставлены на усмотрение отдельных лиц.Эта идея чрезвычайно важна и редко обсуждается. Вот почему современный офисный работник завален количественными ежеквартальными целями и мотивирующими заявлениями о миссии, но почти не получает указаний о том, как на самом деле организовать эти усилия и управлять ими. Таким образом, во многом благодаря Друкеру в 2004 году, когда Мерлин Манн оказался подавленным своей работой, он принял как должное, что решение своих проблем будет найдено в оптимизации его личных привычек.

      По мере того, как популярность 43 папок росла, росло влияние Манна на мир онлайн-производительности.Одним из прорывов этого периода стало новое организационное устройство, которое он назвал «хипстерский КПК». Карманные устройства до смартфонов, такие как Palm Pilot, часто описывались как «персональные цифровые помощники»; хипстер П.Д.А. был гордо аналогом. Инструкции по его изготовлению были очень простыми: «1. Возьмите пачку каталожных карточек размером 3×5 дюймов. 2. Скрепите их вместе зажимом для бумаг. 3. Шага 3 нет ». «Устройство», как предположил Манн, идеально подходило для реализации GTD: верхняя учетная карточка могла служить входящим ящиком, где задачи можно было записывать для последующей обработки, а цветные карточки в стопке могли действовать как разделители для организации задач по проект или контекст.В статье 2005 года в газете Globe and Mail отмечалось, что Ян Кэпстик, пресс-секретарь Новой демократической партии Канады, владел хипстером P.D.A. вместо BlackBerry.

      Так же, как G.T.D. становился все более популярным, однако рвение Манна к собственной практике начало угасать. Переломный момент в его творчестве наступил в 2007 году, вскоре после того, как он выступил с речью об управлении электронной почтой перед переполненной аудиторией в штаб-квартире Google в Маунтин-Вью. Основываясь на классической идее продуктивности о том, что офисный работник не должен касаться одного и того же листа бумаги более одного раза, Манн изложил новый метод быстрой обработки электронной почты.В этой системе вы должны прочитать каждое электронное письмо только один раз, а затем выбрать из ограниченного набора параметров — удалить его, ответить на него, отложить его (переместив его в папку сообщений, требующих длинных ответов), делегировать его или «Делать» это (извлекая и выполняя действие в его ядре, или захватывая его для последующего внимания в системе, подобной GTD). Цель заключалась в том, чтобы механически применять эти правила до тех пор, пока ваша стопка цифровых сообщений не опустеет. Манн назвал свою стратегию Inbox Zero. После того, как Google загрузил видео с его выступлением на YouTube, этот термин вошел в обиход.Редакторы начали расспрашивать о продаже книг.

      Вскоре после этого Манн опубликовал саморефлексивное эссе «43 папки», в котором показал растущее недовольство миром личной продуктивности. Он предположил, что принцип продуктивности становится непостижимой и усложняющей самоцелью — составление списков как «культ карго», а настройка системы — как пристрастие. «Более чем несколько дней я задавался вопросом, чего именно я пытался достичь», — писал он. Частично проблема заключалась в рекурсивном качестве его работы.Усовершенствование своей системы продуктивности, чтобы он мог более эффективно вести блог о продуктивности, заставил его почувствовать себя так, как будто его «швыряет угрожающее устройство Руба Голдберга» его собственной разработки; временами он говорил: «Я думал, что схожу с ума».