Фасилитационная сессия что это: Фасилитационные сессии от "Серебряной Пули"

Содержание

Фасилитационные сессии от «Серебряной Пули»

upgrade мозгов и технологий

Silver Facilitation

Фассилитация

Фасилитационная сессия — процесс группового обсуждения для решения проблем и планирования, дающий качественные результаты в сжатое время.

Виды сессий

Стратегическое планирование

Зачем проводить?

Для улучшения взаимопонимания между отделами и сотрудниками;
Для настройки коммуникации внутри организации;
Для повышения эффективности процессов.

Подробнее→

Заказать

Фасилитация групп

Для компаний, где:

Назрела необходимость нового рывка для развития и изменений;
Требуется создание новых идей, продуктов, направлений;
Внедряются новые процедуры и технологии.

Подробнее→

Заказать

Индивидуальная встреча
Задача заказчика – познакомить ведущего с бизнесом, помочь ему взглянуть на ситуацию изнутри.

Интервью с заказчиком

Управленческая сессия

Само обсуждение проблемы.(от 4-х часов до 3-х дней)

Подведение итогов

Сделать резюме и зафиксировать, в какой мере достигнуты цели фасилитации и определить шаги заказчика(через 1 месяц после проведения сессии).

Этапы сессии

Фасилитационные сессии
рекомендовано проводить, если

Многие важные вопросы в команде замалчиваются и не обсуждаются открыто
Члены команды по-разному понимают ответы на важные вопросы развития организации
Нужно придать дополнительный мотивационный заряд команде
Есть желание сформировать сильную команду единомышленников
Руководитель хочет делегировать часть полномочий членам своей команды
Необходимо повысить ответственность за принимаемые решения

Silver facilitation — это

Экономия времени

Избежать долгих, неструктурированных споров, которые могут сопровождать процессы принятия групповых решений

Повышение качества

Организовать продуктивный рабочий процесс с достижением конкретных результатов и сфокусироваться на ключевых вопросах

Сплочение команды

Организовать творческую атмосферу и стимулировать творческую активность

Заказать фасилитационную сессию

Методы проведения фасилитации:

Заказать фасилитационную сессию

Связаться

Click to order

Что такое фасилитационная сессия- Фасилитация группы

Итак, у нас должна пройти рабочая встреча и назвали мы ее — фасилитационная сессия. Давайте попробуем разобраться, что такое фасилитационная сессия.

Важное условие фасилитационной сессии: любое обсуждение на сессии идет ради того, чтобы было принято качественное решение (поданы интересные идеи и т. д.) С помощью фасилитационного обсуждения мы:

вовлекаем всех участников сессии в обсуждение
ломаем привычку мыслить шаблонно
актуализируем знания каждого
формируем связи между личной целью и целями организации

Управлять рабочей встречей (фасилитационной сессией) — это значит нужно понимать, как поэтапно выглядит движение группы к тому результату, которого Вы хотите достичь.

Если в основе модели рабочей встречи стоит модель фасилитации — это значит, что процесс имеет внутренние этапы и внутреннюю структуру (по крайне мере должен иметь). Внутри моделей есть инструменты фасилитации, которые необходимо правильно использовать и применять, в зависимости от задач и контента встречи.

HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по проведению (в том числе LEGO SERIOUS PLAY) и обучению (офлайн и онлайн: в том числе LEGO SERIOUS PLAY) фасилитации.
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Александровичу Логинову +7 921 334 67 62 | [email protected]

Что общего во всех этапах фасилитационной сессии?

Это наличие на каждом этапе обязательных компонентов: Контекст – Процесс – Результат. Важно начиная этап мы должны ясно представлять к какому результату мы должны привести группу в конце этапа. Другими словами: какие задачи, как фасилитатор, Вы должны решить. И если решили задачу, то в таком случае Вы привели людей к результату. А главное Вы должны ответить на вопрос: «Что участники унесут в руках, сердце и голове?» Ну, что? Погнали!

Этап открытие

Главный результат этого этапа: создать рабочую среду и включить участников встречи в работу.

Первое. Все участники фасилитационной сессии должны понять, зачем их собрали. Что будет результатом встречи на выходе?

Второе. Все участники фасилитационной сессии одинаково должны понимать вопросы которые будут обсуждаться на встрече и знать программу встречи. Они должны понять, как они будут двигаться по программе встречи. Что будет делать фасилитатор во время фасилитационной сессии.

Это необходимо, чтобы люди почувствовали себя в безопасности и у них появилась мотивация достижения результата сессии. Важно понимать какие этапы будут на фасилитационной сессии. Что будет происходить на этих этапах и какие инструменты мы можем использовать на разных этапах.

В нашем разделе, посвященном инструментам фасилитации, мы постепенно будем делать описание уже известным методам, которые мы используем. А так же мы будем описывать новые методы и инструменты, которые мы заимствуем у наших коллег со всего мира.

Как начинать сессию, зависит от культуры компании, количества участников, предыдущих навыков участников группы. Так, например, где-то надо обязательно обозначить роли: кто, например, будет вести встречу. Обязательно нужно обозначить результат фасилитационной сессии, который заранее был согласован с заказчиком до начала сессии.

Можно выделить несколько важных моментов на этом этапе

Необходимо проинформировать участников о целях и задачах сессии, ожидаемом результате и предстоящем процессе. Желательно, чтобы часть информационного потока взял на себя «заказчик». Всегда необходимо с заказчиком проговорить кто и, что говорит. Правда иногда приходится все-таки вслед за заказчиком проводить корректировку. Будьте к этому готовы!

Необходимо обозначить роль фасилитатора в этом процессе.
Необходимо вовлечь участников в процесс сессии. Этого можно добиться с помощью объяснения того, что может измениться от принятых решений на этом мероприятии (работа станет легче, коммуникации станут комфортней и т. д.). Нужно описать важность и значимость их присутствия. Лучше, чтобы это сделал заказчик. Именно заказчик может сказать почему важно участие каждого и почему важна эта фасилитационная сессия.

На этом этапе фасилитационной сессии нужно открыть «три двери»

Первая: открытие пространства. Каждый участник должен понимать, как устроено пространство, для чего это нужно, где находятся «удобства». Как будут использоваться столы, стены.
Вторая: открытие самой сессии. Мы объясняем формат. Чем он хорош. Какими преимущества, какие особенности, какие правила. Согласовываем правила.

Третья: открытие темы. Вопрос сессии, цели сессии, контекста, смысловые ограничения.

Таким образом, мы получаем мотивированных, в активной позиции участников. Люди в конце этапа понимают каких результатов в совместной работе они должны достичь. Знают какие вопросы они будут обсуждать (программу, повестку) и как они будут работать (что они должны будут делать). В этом они должны найти для себя смысл работать над этими вопросами. Обязательно нужно проговорить тайминг встречи (начало, окончание и перерывы)! Выход с этапа открытия является входом в этап построения общего понимания.

Основной результат этапа: Участники поняли цель и программу встречи, нашли свои смыслы в них, и они готовы начинать.

Во время планирования этого этапа нам нужно держать в фокусе задачу, которую хочет решить заказчик. Здесь нужно понять, насколько заказчик готов погружаться в процесс.

Соответственно исходя из задачи мы отбираем самые подходящие инструменты, которые можно использовать, которые приведут нас к намеченному результату.

Варианты структуры построения начала фасилитационной сессии

Чаще всего встречаются два сценария начала фасилитационной сессии. Следует отметить, что начало сессий Lego Serious Play отличается от описанных ниже вариантов.

Первый вариант – это донесение или, другими словами, передача информации от заказчика (эксперта) всем присутствующим участникам. Этот вариант создания общего понимания называют «Информационное копирование». В рамках такого варианта построения общего понимания мы используем инструменты, как «Три уровня вопросов» или «MeWeUs».

Как выглядит примерная структура этого варианта начала фасилитационной сессии.

Изначально мы задаем фокусирующие вопросы. Эти вопросы нужны для того, чтобы когда участники слушают информацию выбирали в ней важную информацию для себя. Если люди знают, что делать с информацией ценность информации повышается
Идет информирование участников по теме фасилитационной сессии. Например выступает либо заказчик либо эксперт
Для вовлечения каждого мы просим участников индивидуально отвечать фокусирующие вопросы. Этим действием мы добиваемся вовлечения каждого участника в процесс фасилитационной сессии
Затем мы формируем группы. Это нам нужно, чтобы каждый был в активной позиции. Работа в группе позволяет сформировать общее понимания темы фасилитационной сессии. Группа совместно может подготовить обратную связи и вопросы к спикеру
Группы дают обратную связь и задают вопросы
Спикер структурирует и отвечает на вопросы

Спикер или ведущий резюмирует

Второй вариант построения общего понимания — это совместное построение общей картины самими участниками фасилитационной сессии. Они определяют текущее и целевое состояния вопроса обсуждения. Определяют наиболее приоритетные вопросы для обсуждения. На этом этапе фасилитатору важно собрать как можно больше мнений и вместе с группой построить общую картину. Поэтому этот вариант развития сессии можно назвать «От частного к общему». При этом варианте мы используем очень удобный инструмент фасилитации Поиск смысла.

Как только мы построим общее понимание можно переходить к поиску совместного решения.

Что такое фасилитационная сессия. Управление этапом открытия

Процессом на этапе открытия фасилитационной сессии нужно управлять. Для этого существует, например такой инструмент как «Три уровня вопросов». Заказчику важно рассказать, как это инструмент работает и договорится как его будем использовать во время сессии.

При подготовке этой части программы могут быть использованы как консервативные подходы, так и совсем необычные.

В конце этого этапа (его иногда называют этапом «построение общего понимания») участники одинаково понимают вопросы и контекст фасилитационной сессии. И так. В этой статье мы разобрали что такое фасилитационная сессия и первый ее этап. В следующей статье мы разберем такие этапы фасилитационной сессии, как: поиск решений, план действий.

Продолжение читайте в статье Фасилитационная сессия или фасилитация что это такое. Часть 2.

Краткое руководство по фасилитации совещаний

Фасилитация заключается в том, чтобы взять на себя ответственность за то, чтобы было легко , включительно и эффективно . Он основан на ценностях общей власти, равенства и вере в то, что потребности каждого имеют значение и все голоса должны быть услышаны.

При фасилитации следует помнить о двух основных моментах:

Создание пространства, в котором каждый чувствует себя ценным и может полноценно участвовать в обсуждениях и принятии решений.
Помощь группе в эффективной работе и выполнении задач, таких как обмен информацией, принятие решений, обсуждение конфликта или выполнение работы.

Фасилитация — это проактивная роль, но не роль «властной». У фасилитатора не больше власти, чем у кого-либо другого, и он не принимает решения за группу. Они должны оставаться нейтральными в обсуждениях или давать понять, когда они выходят из роли фасилитатора, чтобы высказать собственное мнение.

Вспомогательные задания

Фасилитация может включать в себя различные задачи в зависимости от ситуации. Их могут взять на себя один или несколько фасилитаторов. Этот список задач актуален для большинства совещаний:

Помощь группе в определении реалистичной повестки дня и временных рамок собрания. Своевременное проведение собрания и обеспечение письменной записи любых пунктов действий и решений, согласованных на собрании. (Можно назначить протоколиста для записи).
Выяснение и выполнение любых требований к доступу в группе, которые помогут людям участвовать, например. требования к рассадке, различные способы обработки информации или регулярные перерывы.

Регулирование хода обсуждения, т.е. вытягивая тихих людей или тех, у кого есть соответствующий опыт. Часто на собраниях одних людей слышно больше, чем других; эта динамика власти может быть отражением общества в целом. Фасилитаторы должны обращать внимание на тех, кто много говорил, и стараться, чтобы все были услышаны.
Сосредоточение внимания собрания на одном вопросе за раз, пока проблема не будет решена. Этому может помочь прояснение и обобщение пунктов, а также проверка согласия для принятия четких решений.
Внедрение инструментов содействия, где это уместно, т.е. идейные бури, чтобы помочь людям придумать творческие идеи, или беседы в небольших группах для расширения участия. См. Инструменты для совещаний ниже.

Иногда фасилитация включает в себя помощь группе в разрешении конфликтов или в достижении согласия по трудному решению. Предлагаемый процесс см. в наших ресурсах по принятию решений на основе консенсуса.

Навыки фасилитации

Активное слушание: Сознательное усилие, направленное на получение точного понимания того, откуда кто-то исходит. При активном слушании вы откладываете свой собственный ответ на то, что кто-то говорит, и вместо этого сосредотачиваетесь на том, чтобы действительно слушать и помогать им чувствовать себя услышанными.

Вопросы: Задавание вопросов может прояснить проблемы и помочь людям изучить их потребности. Фасилитаторы могут задавать уточняющие вопросы, чтобы получить более четкое представление о том, что кто-то говорит, или задавать группе открытые вопросы, чтобы открыть больше возможностей для исследования.

Подведение итогов: Регулярное подведение итогов обсуждения может помочь избежать повторения, заверяя участников в том, что их точки зрения были услышаны, и выделяя ключевые поднятые вопросы. Фасилитатор должен предварительно предложить краткое изложение и дать людям возможность исправить их, например: «До сих пор я слышал, как люди говорили… Я что-то пропустил?»

Содействие принятию решений

Ключевая роль фасилитатора на собрании по принятию решений заключается в том, чтобы помочь группе изучить вопросы и достичь четких соглашений, которые работают для группы.

Чтобы принимать решения, максимально удовлетворяющие людей, важно уделить достаточно времени изучению вопроса и пониманию различных точек зрения. Диаграмма иллюстрирует этот момент — обсуждение должно начаться для изучения различий, прежде чем пытаться объединиться в предложении.

Еще один ключевой момент — быть максимально ясным и четким в момент принятия решения. В противном случае очень легко каждому уйти с собрания с другим представлением о принятом решении.

Прочитайте предложение и проверьте, кто с ним согласен. Потратьте время, чтобы убедиться, что у всех есть общее понимание того, с чем они соглашаются. При голосовании простым большинством вам потребуется более 50% людей, которые поддержат предложение, при консенсусе вам потребуется, чтобы все хотя бы дали свое согласие на принятие предложения, даже если это не было предпочтением всех. Если вы не получили достаточного согласия, вернитесь к стадии обсуждения и найдите новое предложение.

Мощь и доступность

Еще одна важная роль фасилитатора — убедиться, что собрание работает для разных участников. Как минимум, фасилитатор должен предпринять шаги для выполнения требований доступа, при необходимости с помощью остальной группы. Также важно попытаться удовлетворить различные предпочтения и сбалансировать силовую динамику в группе.

Доступность: Требования к доступу — это то, что люди должны иметь для полноценного участия в собрании. Это может включать в себя физические особенности места проведения мероприятия, такие как доступ без ступенек и доступные туалеты. Это также могут быть вещи, связанные с самой встречей, например, наличие ноутбука с наушниками и программой для чтения с экрана, если кому-то это нужно для чтения длинного фрагмента текста, например. политика, с которой вы соглашаетесь. По возможности дайте людям возможность рассказать вам о своих требованиях до встречи, чтобы у вас было время подготовиться.

Предпочтения: У всех нас есть предпочтения относительно того, как мы участвуем в собраниях, например. мы предпочитаем маленькие группы или большие? Можем ли мы сосредоточиться, если кто-то говорит долго? Что позволяет нам легко обрабатывать информацию, чувствовать себя комфортно, получать удовольствие, высказывать свое мнение и слышать, что говорят другие? Когда что-то не является нашим предпочтением, можно немного поднапрячься и справиться с этим на какое-то время. Это может быть ценой того, что вы больше устанете или не получите столько же от обсуждения. В качестве фасилитатора создание множества разнообразных мероприятий поможет сбалансировать ситуацию, чтобы каждый время от времени удовлетворял свои предпочтения!

Сила: То, как люди участвуют в собрании и слышат ли их другие, очень тесно связано с тем, сколько власти они имеют в группе! Фасилитация никогда не «решит» дисбаланс сил. Тем не менее, это может помочь создать пространство, в котором люди имеют возможность высказать свои мысли и мнения и получить поддержку, чтобы слушать и принимать во внимание то, что сказали друг друга. Некоторые практические способы сделать это включают в себя: выявление моментов, которые упускают, и просьбу людей расширить/повторить; использование таких инструментов, как обход, который позволяет каждому быть услышанным; преодоление проблемного поведения и микроагрессии.

Инструменты для совещаний

Повестка дня: Список тем, которые вы планируете обсудить на совещании. Это придает собранию структуру и направленность, а также позволяет людям понять, чего ожидать. Это можно сделать заранее или в начале встречи. Соберите пункты повестки дня из группы и оцените время, необходимое для каждого пункта. Старайтесь быть реалистом и при необходимости расставляйте приоритеты. Отправка повестки дня заранее даст людям время подумать перед встречей.

Обход: Выслушивание всех по очереди по определенному вопросу или теме. Это может помочь группе услышать мнение людей, которые мало что говорили, или проверить, согласны ли они с чем-то. Его также часто используют в начале встречи, чтобы люди представились. Четко сформулируйте тему обхода и смоделируйте ответ желаемой длины, чтобы точно уложиться во время.

Ideastorms: Выдвижение большого количества идей перед их оценкой или принятием решений может помочь людям быть более творческими и увидеть новые решения. Задайте четкий вопрос и предложите людям выдвинуть как можно больше идей, например. выкрикивая их или записывая их на стикерах. Убедитесь, что все идеи записаны для последующего обсуждения.

Небольшие группы или пары: Разделение на небольшие группы может помочь большему количеству людей принять активное участие в собрании. Это дает людям возможность обдумать свои мысли, прежде чем вернуться к общей групповой дискуссии. Четко объясните, что вы хотите, чтобы люди обсудили в своих малых группах, сколько у них есть времени и что им нужно будет сообщить после этого. Назначение координатора в каждой небольшой группе может помочь им не сбиться с пути.

Перерывы и стимуляторы: Перерывы дают людям время передвигаться, обрабатывать информацию или обдумывать свои мысли. Организуйте регулярные перерывы или предложите быструю групповую игру.

Дополнительные идеи по фасилитации и советы по устранению неполадок на совещаниях см. в нашем более подробном руководстве по фасилитации совещаний.

Как организовать встречу: руководство по эффективному проведению личных встреч

Совещания имеют дурную репутацию как пустая трата времени. Но проблема не в собраниях, а в том, как они организованы и проводятся.

Проведение и содействие встречам — это два разных подхода. Если вы проводите собрание, вы, вероятно, большую часть времени говорите и используете подход «сверху вниз» к распределению задач. Для других участников это может показаться упражнением для галочки, которое не является лучшим использованием их времени. Фасилитаторы используют гораздо более совместный подход, привлекая всех к обсуждению, чтобы улучшить процесс принятия решений в группе.

Эти советы помогут вам переключиться с режима «бег» на режим «фасилитации» и повысить эффективность ваших личных встреч.

Определите цель встречи

Согласуйте цель и требуемые результаты встречи, прежде чем рассылать приглашения из календаря. Это поможет вам (и остальным участникам) оставаться сосредоточенными и максимально эффективно использовать время вашей команды.

Как координатор собрания вы, вероятно, хорошо понимаете цель собрания, но в компании могут быть и другие люди, с которыми вам нужно проконсультироваться. Работайте с другими ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы договориться о том, почему вы проводите встречу и чего вам нужно достичь за это время.

Примечание. Убедитесь, что вам действительно нужна встреча с инфографикой «Должна ли вам быть эта встреча».

Забронируйте подходящее помещение или помещение

Ваше помещение для проведения совещаний влияет на то, насколько комфортно будут чувствовать себя участники и насколько легко они смогут участвовать в беседе. Например, если вокруг огромного стола рассредоточена небольшая группа, может быть трудно услышать друг друга и почувствовать связь со всеми в комнате. Или, если в вашей комнате для совещаний нет необходимых вам технологий (например, экрана), становится сложно делиться слайдами или интерактивными элементами со всеми.

При бронировании конференц-зала учтите:

Вам нужна внутренняя конференц-зал или внешняя площадка?
Сколько человек будет присутствовать?
Есть ли у кого-либо из посетителей особые потребности в доступе, например средства передвижения или вспомогательные технологии?
Какие технологии вам нужны для правильного проведения собрания, например, доступ в Интернет, централизованный экран или питание, чтобы каждый мог принести свой ноутбук?

Кроме того, не поддавайтесь искушению провести большую встречу в центре вашего офиса открытой планировки, чтобы избежать хлопот с бронированием конференц-зала. Это отвлечет других сотрудников, которые не присутствуют на собрании, и заставит участников бояться мешать своим коллегам. В результате ваша встреча будет страдать от низкой вовлеченности, что затруднит получение нужной вам ценности.

Пригласите нужных участников

Люди на собрании влияют на его успех. Слишком много участников затрудняют выслушивание идей каждого и достижение консенсуса для принятия решений. Слишком мало, и у вас не будет всего контекста и опыта, необходимых для принятия обоснованных решений. Кроме того, вам нужны правильные люди — участники с соответствующими знаниями, опытом и полномочиями для принятия решений и эффективного продвижения вперед.

Начните с определения людей, которым необходимо посетить собрание, и разошлите приглашения из календаря. Максимально ограничьте количество приглашенных людей — большие встречи обходятся компании дороже и их труднее проводить эффективно. И если вы пригласите людей «на всякий случай», они почувствуют, что должны присутствовать.

Когда вы отправляете приглашение на собрание, включите как можно больше информации, чтобы помочь участникам понять, почему они должны быть здесь. Объясните цель встречи и желаемые результаты, чтобы участники были проинформированы заранее.

Заранее поделитесь повесткой дня собрания

Подробная повестка дня поможет участникам заранее подготовиться к собранию. Они знают, что вы обсуждаете, и могут начать предлагать свои собственные идеи и точки зрения, поэтому они готовы внести свой вклад в разговор. Это поможет вашей встрече пройти более гладко, поскольку вы не тратите время впустую, объясняя всем контекст того, почему вы встречаетесь и о чем вы говорите.

Затем, во время встречи, повестка дня помогает поддерживать предмет разговора. Вы тратите меньше времени на обсуждения не по теме, потому что все знают, что вам нужно обсудить на собрании. Суть в следующем: четкие цели, повестка дня и определенные роли никогда не выйдут из моды».

Работа с заинтересованными сторонами и ключевыми участниками для согласования повестки дня собрания на основе заявленной цели и необходимых результатов. Как координатор собрания, вы можете разработать повестку дня на основе этих разговоров или создать ее совместно, попросив всех участников добавить свои темы для обсуждения к установленной дате.

Когда повестка дня будет завершена, поделитесь ею со всеми участниками, чтобы они могли подготовиться. Затем добавьте его в приглашение на собрание, чтобы люди могли легко его найти.

Дайте каждому возможность внести свой вклад

Эффективные собрания — это те, на которых каждый вносит свой вклад в обсуждение и участвует в процессе принятия решений.

Одна из самых больших проблем на собраниях — это когда в разговоре доминирует один человек. Такое поведение мешает другим найти возможность внести свой вклад. Но если некоторые люди не участвуют в вашей встрече, вы упускаете их конкретные идеи, и они тратят впустую свое время, находясь там.

Одним из ключевых навыков фасилитатора является умение вовлечь всех участников встречи. Обратите внимание на тех, кто не говорит на собрании, и найдите возможности, чтобы их голос был услышан. Вы можете напрямую спросить их мнение или задать более открытые вопросы.

И если у вас есть один участник, который доминирует в разговоре, назначьте ему другую роль, чтобы освободить место для выступления других. Например, вы можете назначить их хронометристами совещаний или главными ведущими заметки.

Связано: Как улучшить участие в собраниях

Используйте инструменты для совместной работы, чтобы поддерживать высокий уровень вовлеченности

Инструменты, которые поощряют сотрудничество, делают ваши собрания более эффективными, заставляя всех делиться своими идеями, а не только самых громких голосов.

Онлайн-инструмент для совместной работы, такой как Mural, создает цифровую доску, где каждый может добавить свои идеи. Это гарантирует, что все идеи будут записаны, чтобы вы могли вести более целенаправленные обсуждения, охватывающие предложения всех в комнате. Визуальное изложение идей также может стимулировать дебаты, поскольку они становятся отправной точкой для разговора.

Инструменты для совместной работы, такие как Mural, также облегчают создание и последующую рассылку заметок о встрече. Это дает вам визуальную запись того, что вы обсуждали на собрании, и может быть предоставлено быстро и легко. Таким образом, во время встречи участники могут тратить меньше времени на собственные заметки и больше времени на беседу.

Используйте рамки для распространения идей

Наименее продуктивные встречи — это те, на которых вы ожидаете обсудить много идей, но когда вы просите о предложениях, вы не получаете ответа. Чем дольше длится молчание, тем труднее найти первую идею и тем больше времени вы теряете как группа.

Но так же, как пустая страница может пугать, когда вы начинаете писать, может быть пугающим быть первым, кто предложит идею на мозговом штурме или сеансе решения проблем. Использование фреймворков может помочь людям начать работу, так что вы потеряете меньше времени на колеблющихся участников.

Нарисуйте схему на доске в конференц-зале, чтобы дать людям отправную точку для позиционирования своих идей.

Более того, Mural предлагает сотни бесплатных шаблонов для различных типов совещаний, которые помогут вам начать работу. Например, стартовые проекты, командные стендапы, мозговой штурм идей или шаблоны планирования спринта.

Задавайте вопросы, чтобы облегчить беседу

Координация собраний направлена на поощрение обсуждения, сотрудничества и совместного принятия решений, а не на то, чтобы один человек диктовал решения и распределял задачи. Поэтому вместо того, чтобы относиться к встрече как к возможности выполнить заранее заданный список задач или отметить пункты повестки дня, используйте ее для начала разговора.

Один из простых методов фасилитации — задавать вопросы, чтобы стимулировать разговор. Подготовьте и отрепетируйте список вопросов, которые вы можете использовать, чтобы побудить людей делиться информацией, идеями и предложениями. Например:

Не могли бы вы рассказать об этом подробнее?
Что вы думаете?
Почему вы рекомендуете это?
Как это будет выглядеть на практике?
Как это работает?

Следите за ходом разговора, чтобы не тратить время попусту

Обсуждения не по теме — самая большая проблема для людей на собраниях. Они тратят время впустую, поэтому у вас остается меньше времени и энергии, чтобы обсудить пункты повестки дня и уделить достаточно времени идеям каждого. Они отвлекают всех от ваших основных целей, делая вашу команду менее продуктивной, а встречи менее эффективными.

Преодолейте отвлекающие факторы и разговоры не по теме, установив ограничение по времени для каждого пункта повестки дня или раздела собрания. Вы также можете создать «парковку», где будете записывать хорошие идеи из этих обсуждений, чтобы вы могли вернуться к ним на следующей встрече, а не обсуждать их сейчас.

Препятствуйте нарушениям и негативным взаимодействиям

Деструктивное поведение делает всю вашу встречу менее эффективной, поскольку вы получаете менее полезный вклад от участников. Негативное поведение, даже со стороны одного или двух участников, заставляет других чувствовать себя некомфортно, когда они откровенны и открыто делятся своими идеями или опытом. Это может включать:

Переговаривание или перебивание людей
Доминирование в разговоре
Отвержение или высмеивание предложений
Конфронтационное или агрессивное поведение.

Препятствуйте негативному общению, изложив основные правила вашей встречи. Напомните всем о лучших практиках и конструктивном разговоре. В случае деструктивного поведения предупредите людей и сообщите о том, что вы заметили.

Помните, что создание атмосферы психологической безопасности имеет решающее значение для способности вашей команды эффективно проводить мозговой штурм и сотрудничать — не забудьте напомнить всем, что слушать и отвечать, не перебивая (и без осуждения), важно как для участия, так и для генерации лучших идей.

Делайте совместные заметки, чтобы отслеживать решения

Если у людей есть отдельные записи с вашей встречи, трудно быть уверенным, что все записали все одинаково. У вас могут быть конфликтующие даты выполнения или неясное право собственности на элементы действий.

Делайте заметки на совещаниях более эффективно, если с самого начала у вас будет специальный ведущий. Создайте совместный и централизованный документ для ваших заметок, чтобы обеспечить единый источник достоверной информации для документирования ключевых решений и следующих шагов. Если вы использовали Mural или аналогичный инструмент виртуальной доски во время встречи, добавьте эту ссылку в заметки, чтобы обеспечить дополнительный контекст — не беспокойтесь о дублировании того, что уже есть на Mural.

Добейтесь максимальной эффективности, договорившись о следующих шагах на собрании.

То, как вы завершаете свои собрания, так же важно, как и подготовка к ним. Совещание не стало концом проекта, поэтому у вас еще есть чем заняться, чтобы достичь желаемых результатов. Повысьте эффективность своей встречи, обеспечив всем ясность в отношении следующих шагов и того, кто что делает. Это повысит вероятность того, что последующие задачи будут выполнены в установленные сроки.

Используйте последние пять или 10 минут встречи, чтобы согласовать и задокументировать следующие шаги. Договоритесь, кто возьмет на себя конкретные задачи, которые вы обсудили, и назначьте сроки выполнения для каждой.

Женский волейбольный клуб «ДИНАМО-МЕТАР»