Этикет деловой переписки: Новые правила деловой переписки и цифровой этикет

Особенности этикета деловой переписки. Правила и формулировки в общении

Содержание

• Виды деловых писем
• Что важно помнить при написании писем?
• Этикет и грамотность
• В течение какого времени дают ответ на письмо?

Во время общения с партнерами и коллегами существует установленный порядок поведения. Этикет деловой переписки имеет свои правила. Его основой является уважение к партнерам, способность вступать в конструктивный диалог, соблюдение субординации и умение признавать неверно принятые решения.

Виды деловых писем

В деловом общении существует несколько видов писем. По функциональному признаку письма бывают те, которые требуют ответа или нет. В ответе отправитель указывает индекс получателя. По структурному признаку письма бывают нерегламентированные и регламентированные. Первые представляют собой вид делового письма, содержание которого зависит от отправителя. Для регламентированной деловой переписки характерны классические синтаксические конструкции.

Они решают вопросы экономически-правового характера. В зависимости от темы деловые письма бывают коммерческие и обыкновенные. Коммерческая корреспонденция — это текст письма, связанный с разрешением вопросов материально-технического обеспечения и снабжения. Во всех других случаях переписка затрагивает иные формы деятельности компании. В зависимости от адресата делового письма переписка бывает обычной или циркулярной. Обращение составляется одному адресату. Для циркулярных деловых писем характерна возможность отправки в адрес нескольких получателей. Во время деловой переписки письмо может быть одноаспектным или многоаспектным. В таком письме может быть указана одна основная проблема или вопрос, который необходимо разрешить. Таким образом можно донести до получателя информации о возникшей проблеме.

В рамках многоаспектного делового письма отправитель может направить сведения адресату по нескольким вопросам. Например, руководитель может разослать инструкцию всем подчиненным.

Кроме вышеописанной классификации их можно разделить на письмо:

• Запрос. С изложением от первого или третьего лица в любом числе

• Напоминание. Письмо необходимо, если невозможно получить ответ от получателя в ином формате. Например, когда невозможно организовать личную встречу. В его тексте описывается напоминание о необходимости совершения определенных действий и указания мер реагирования при отказе получателя от выполнения условий договора

• Подтверждение. Такое письмо подтверждает факт или совершение определенного действия

• Благодарность за оказанные услуги

• Сопроводительное письмо. В деловой переписке иногда отправляются вещественные предметы и другая важная документация. Поэтому в тексте такого сообщения содержатся разъяснения

• Сообщение. Деловые письма информационного содержания не требуют ответа. С помощью такой корреспонденции адресата оповещают о важном

• Приглашение необходимо для информирования получателя о дате и времени мероприятия. Обязательное условие — указание точного времени предстоящего события

Электронной деловой переписке сейчас уделяют особое внимание. Такой вид коммуникаций стал популярен в XXI веке. Он предполагает общение внутри компании в режиме диалогов, видеоконференций и т. п. Поэтому любые перечисленные виды корреспонденции могут быть составлены в электронном формате и отправлены на mail получателя.

Что важно помнить при написании писем?

Этикет деловой переписки обязывает адресата учитывать сферу деятельности, служебное положение получателя и другие важные критерии. Независимо от обстоятельств конкретного общения общая формула, допустимая при составлении письма, выглядит следующим образом «Уважаемый [Фамилия, имя и отчество]!», иногда при обращении уместно указывать должность. Если по содержанию понятно, что оно начинается с личного обращения, то в конце текста обязательно прописывают «С уважением».

Деловая переписка посредством электронного документооборота — основа коммуникации в современном обществе

Этикет и грамотность

Во время переписки важно быть грамотным. Если в письмах при прочтении текста адресат увидит ошибку, то изменит мнение об отправителе. Пишите грамотно и делайте вычитку текста перед его отправкой. Ошибки и описки можно исправить самостоятельно, либо обратиться за корректировкой или воспользоваться специальными сервисами.

При написании сообщения проверяйте текст на наличие пунктуационных, стилистических и орфографических ошибок. Часто отправители неправильно пишут имена адресата в обращении. Ошибки в имени или отчестве человека огорчат его и произведут неприятное впечатление.

Старайтесь соблюдать эти правила, чтобы при получении сообщения получателю было приятно читать его. Придерживайтесь правил официального делового тона, в таком случае связь с адресатом будет налажена.

В течение какого времени дают ответ на письмо?

В деловой переписке лучше ориентироваться на суть вопроса и требования к письму. На отправленное письмо внутри компании сотрудники отвечают в течение 2-3 часов. На некоторых предприятиях такой промежуток времени считается долгим. Если речь касается общения клиента с компанией, то результат продажи зависит от скорости получения первым ответа. Поэтому двухчасовое ожидание недопустимо. Для соблюдения сроков ответа на поступающие от клиентов запросы в компаниях работают десятки и сотни менеджеров. Каждый упущенный час стоит предприятию убытков. В любом случае, когда приходит письмо, адресат может отправить реакцию на него отправителю. Например, «Анна, здравствуйте! Я получила письмо. Предоставлю Вам ответ в течение дня». Лучше в рамках делового этикета не затягивать с ответом.

Сокращение ответа на письмо увеличивает лояльность и повышает имидж получателя

Резюмируем

1. Во время деловых переписок соблюдают этикет. Подготавливая письмо, отправителю лучше указывать тему и обращаться к адресату по имени отчеству. Во время ведения деловой переписки в тексте указывают должность получателя. Правильно оформленное письмо повысит имидж организации и укрепит партнерские отношения.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ

• Как проходить собеседование без стресса и нервов?

• Что рассказать о себе на собеседовании: о чем говорить и чего избегать

• Частые вопросы при собеседовании. Как подготовиться к встрече и избежать стресса

• Адаптация новых сотрудников: внедряем и экономим бюджет компании

Правила деловой переписки в мессенджерах

Пандемия и удаленная работа привели к тому, что деловое общение почти полностью перешло в онлайн. Поначалу ни компании, ни руководители, ни сотрудники не понимали, как грамотно выстраивать взаимодействие в интернете. Но постепенно сформировался цифровой этикет, регулирующий правила делового общения в онлайн-среде. О том, почему не стоит использовать в деловой переписке капслок, сокращения вроде «пжлст» и «очхор» и разбивать фразы в предложении на отдельные сообщения, в колонке для Forbes рассказывает управляющий консультант рекрутинговой компании Hays Екатерина Котова

Самыми популярными мессенджерами для делового общения сегодня являются Telegram, WhatsApp и Microsoft Teams.

Реже — Viber. Это удобно, чтобы оперативно решать вопросы. Главное, чтобы запросы и ответы в мессенджерах были короткими, четкими, по сути. При этом — это все же деловое общение, о чем многие быстро забывают.

В моей практике есть масса комичных и не только примеров. Например, однажды кандидат решил, что если мы перешли в WhatsApp, то это означает, что мне необходимо знать все детали о его жизни в выходные. Конечно, нет ничего плохого в фотографиях новых санок для детей или красиво упакованных подарков для Нового года, но все же важно разделять рабочее и личное. Если так делать не получается, то у собеседника может возникнуть вопрос: «А насколько человек осознает серьезность рабочих процессов?». Кроме того, вторжение в личное пространство без приглашения часто вызывает лишь желание устраниться из беседы.

Материал по теме

Как общаться в мессенджерах

В крупных российских компаниях зачастую больше формализма — и в документах, и в устном общении. Особенно между руководителями и линейным персоналом. Нередки случаи, когда даже в мессенджерах обращаются по имени-отчеству. А вот в пределах одного грейда (сообщества между сотрудниками одинаковых позиций и должностей, например, между менеджерами) общение может быть более демократичным, свободным. Особенно если это высокотехнологичные IT-компании. Западные компании подходят к общению еще более гибко, но и при взаимодействии с их представителями все же важно избегать панибратства и неформального стиля.

Чтобы не вызывать взаимного недовольства, имеет смысл соблюдать несколько простых правил деловой переписки в мессенджерах.

• Первое — выражайте мысли без лишних эмоций. Они в деловом общении отпугивают, здесь нужна сдержанность. Не стоит увлекаться смайликами, стикерами и анимационными картинками. И нужно отказаться от прописных букв (капслока) — они воспринимаются как слишком громкая речь и могут вызвать неприязнь. Также всеми любимые мемы не слишком подходят для ответов на важные вопросы. Однажды кандидат на роль руководителя юридического департамента получил от нанимающей стороны забавную картинку в ответ на вопрос, стоит ли рассчитывать на обратную связь до конца недели. Кандидата это очень расстроило, для него вопрос был очень важным, и он воспринял такой ответ как несерьезное отношение к себе и в дальнейшем отказался от конкурса, хотя, как оказалось, в этом человеке была заинтересованность.
• Второе правило — не разбивайте фразы в предложении или словосочетании на отдельные сообщения. Ведь человек каждый раз будет получать новые уведомления. Собеседник лучше среагирует на одно сообщение, чем на несколько подряд, каждое из которых будет раздражать его своим звуковым сигналом.
  
• Третье — пишите в мессенджеры по деловым вопросам во время общепринятого рабочего дня, примерно с 9:00 до 19:00. Безусловно, могут возникать срочные важные вопросы, требующие немедленного рассмотрения. Но если дело терпит до завтра, лучше проявить такт и отправить сообщение на следующий день. Одной из ключевых проблем во время удаленной работы стала сложность разделения времени на рабочее и личное. Сейчас многие учатся более эффективно выстраивать свой график и соблюдать work-life баланс, а бесконечное вечернее или ночное обсуждение рабочих вопросов явно будет этому мешать.
  

Кроме того, закон об удаленной работе (ФЗ-407 о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования работы на удаленке) таит в себе много подводных камней. Например, время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время. Получается, что если ваш сотрудник или партнер читает ваши сообщения в мессенджере и отвечает вам поздним вечером или ночью, это уже сверхурочная работа. Поэтому стоит избегать поздней переписки по рабочим вопросам не только с точки зрения этики, но и в связи с изменениями в законодательстве.

Материал по теме

• Четвертое — избегайте голосовых сообщений. Если вопрос требует обсуждения голосом, лучше договориться в чате о созвоне в удобное для партнера время. Чаще всего голосовые сообщения слушать неудобно, это требует лишних усилий и вызывает ненужное раздражение.
• Пятое — даже в мессенджерах стоит избегать сленговых выражений или излишних сокращений слов. Безусловно, это средство связи требует краткости, но важно искать баланс. Если сокращения «гендиректор» или «допсоглашение» — это нормально, то «пжлст» или «очхор» могут вызывать недоумение и недовольство.
  
• И последнее, но очень важное правило, которое на ходу и в спешке многие игнорируют, даже если помнят, как правильно вести деловую переписку, — обязательно перечитайте текст, прежде чем нажать кнопку «отправить». Убедитесь, что не наделали ошибок и успеете устранить нежелательные автозамены Т9. Этот полезный сервис иногда может заставить краснеть и оправдываться перед адресатом. Однажды клиент написал мне «больной потенциал», вместо «большой потенциал», что явно изменило смысл сообщения. В целом было ясно, что скорее всего сработала автозамена. Данная ситуация больше забавная, чем трагичная, но так бывает далеко не всегда.
  

Как общаться в социальных сетях

Страница в Instagram, Linkedin или на Facebook уже не только личная территория владельца. Это инструмент, с помощью которого специалисты ищут партнеров и демонстрируют экспертизу, а работодатели знакомятся с соискателями. Но в то же время соцсети используются и для общения с друзьями и близкими, поэтому приходится пробовать сочетать личное с деловым и учиться деловому этикету в социальных сетях.

Перед тем, как пригласить коллегу и клиента или подписаться на него, оцените его аккаунт. Посмотрите, открыт ли профиль. Обратите внимание, что размещает владелец. Если большая часть постов — это фото детей, собак и пляжные сюжеты, не спешите оставлять лайки и комментарии, пока не познакомитесь ближе. Не спешите вторгаться в личное пространство нового делового знакомого.

Материал по теме

Всю информацию на собственной странице сейчас рекомендуется фильтровать и тщательно взвешивать, прежде чем разместить какой-то пост. Все-таки это не исключительно личный канал. Страницы в соцсетях мониторят и текущие, и возможные будущие работодатели. Лучше избегать любых сообщений, связанных с политикой, религией, сложными или спорными социально-экономическими проблемами. Не рекомендуется размещать любой негатив о работе, клиентах и коллегах.

При этом многих волнует вопрос, как быть с личными постами, например, с отдыха или вечеринок. Имеет смысл делать закрытые посты или сторис, которые будут предназначаться для определенного круга подписчиков — близких или друзей. Здесь правило такое: если пост вызывает какие-то внутренние сомнения, лучше для общего доступа его не публиковать.

Мне приходилось встречать людей, которые в соцсетях спешат рассказать всему сообществу, что известный бренд стал их клиентом, или что человек теперь работает под руководством известного специалиста. Прежде чем «тегнуть» человека или компанию, лучше спросить разрешения. То же самое лучше сделать, если хотите разместить на своей странице фото соискателя на вакансию, коллеги или тимлида дружественной компании.

На что обращать внимание при общении в электронной почте

Во многих крупных компаниях сотрудники и партнеры привыкли общаться в основном по электронной почте. Если сравнивать с мессенджерами, то на сегодняшний день почта используется в основном для решения более важных вопросов, которые требуют длительного обсуждения, возможно, с привлечением разных людей. Кто-то выбирает этот инструмент, чтобы фиксировать долгосрочные договоренности или вести важные переговоры. Тем более что информацию, которая содержится в имейле, можно использовать как официальное доказательство при разрешении конфликтов и споров в суде.

Переписка в электронной почте по-прежнему более формализованный канал, требующий делового стиля и вежливости. Многие, переписываясь в мессенджерах, уже забыли, что в тело письма нужно добавлять информацию о себе. В подписи поместите свои данные — должность, компанию, сайт, телефон, дополнительные контакты, например, Telegram. Не забудьте заполнить графу с темой — иначе адресат не увидит послание или удалит его как спам. Тема должна быть конкретной и понятной. Так и вам, и вашему адресату будет удобно ориентироваться в папках с письмами. Например, тема «Предложение о сотрудничестве» — это не очень хороший вариант, потому что он обезличенный. Лучше добавить подробности: «Предложение о сотрудничестве от компании Ивана Иванова».

Материал по теме

Старайтесь по возможности побыстрее отвечать на письма. Иначе партнер подумает, что письмо попало в спам или его игнорируют. Человек вынужден будет писать снова и начнет раздражаться. Если вы понимаете, что сходу решить вопрос или дать ответ на запрос не получится, напишите, что приняли письмо и нужно столько-то времени, чтобы изучить вопрос и подготовить ответ. Так вы избавите собеседника от переживаний и необходимости быть навязчивым.

Как быть с видеоконференциями

Многие уже привыкли к созвонам по Zoom или Microsoft Teams и даже предпочитают видеоконференции встречам в реальности и переговорам в офлайне. Это удобно, потому что не нужно тратить время на дорогу, тщательно наряжаться и сохранять социальную дистанцию. Но тем не менее, видеоконференция — это все-таки деловая встреча, поэтому важно подойти к ней соответствующе.

Многие, чтобы чувствовать себя более расслабленно и свободно, стараются избегать включения камеры. Но если бы этого не требовалось, достаточно было бы организовать совместный звонок. Формат видеоконференции все-таки предполагает общение лицом к лицу, поэтому, если не было договоренности, что общение пройдет без видео, камеру все-таки лучше включить.

Материал по теме

Во-первых, надо помнить, что собеседник во время конференции увидит только то, что вы решите ему сами в кадре показать. Это значит, что задний план должен быть максимально продуман. Лучше всего, если это будет просто однотонная стена или спокойный фон, не перегруженный деталями. Если вы понимаете, что такое место найти нереально, воспользуйтесь функцией создания фона, которая есть в большинстве популярных программ для видеоконференций.

Собеседники не только видят окружающую обстановку, но и слышат посторонние звуки. Изначально постарайтесь выбрать тихое место, закрыть дверь в комнату и не забывайте выключать микрофон, когда не вы ведете диалог. Звуковой фон стоит продумать не менее тщательно, чем визуальный.

Форму одежды лучше выбирать деловую. Удаленный формат многих расслабил и позволил работать практически в пижамах. Но взаимодействие с коллегами и партнерами в таком виде нежелательно, оно сбивает деловой настрой и препятствует серьезному взаимодействию. Поэтому как минимум верх должен быть выдержан в деловом стиле. 

Материал по теме

Но помните про возможность непредвиденных ситуаций. В ходе видеоконференции нередко требуется встать и что-то взять, и к таким вещам лучше быть готовым заранее, чтобы не выглядеть глупо в своих смешных тренировочных штанах.

При этом сейчас и партнеры, и потенциальные работодатели стали более гибко и спокойно реагировать на различные внештатные ситуации в ходе видеоконференций. Не стоит сокрушаться, если ваш котик случайно открыл дверь и пробрался на задний фон. Лучшее, что можно сделать, — это извиниться, улыбнуться и не обращать далее на это внимания, сконцентрировавшись на собеседнике.

Правила деловых телефонных звонков

Отношение к общению по телефону у многих за последние несколько лет изменилось. Сейчас незапланированный разговор часто воспринимается как помеха — нужно оторваться от чего-то, настроиться на разговор, ответить на звонок и выдать мгновенную реакцию или ответ.

Но есть вопросы, которые по телефону решить проще и продуктивнее, поэтому деловые звонки — это не пережиток прошлого, а важный рабочий инструмент и эффективная форма коммуникации, при использовании которой опять же лучше соблюдать некоторые правила.

Материал по теме

В ситуации, когда разговор предпочтителен, заранее договоритесь с абонентом о времени и обозначьте тему. Для этого проще всего использовать мессенджеры. За 10–15 минут уточните, все ли в силе и всем ли удобно говорить.

Если требуется решение срочного вопроса, то, позвонив без предупреждения, уточните, может ли собеседник сейчас разговаривать, обозначьте тему разговора и время, которое потребуется. В таком случае человеку проще сориентироваться и понять, может ли он сейчас уделить необходимое время. Если ситуация не критически важная, желательно обозначить возможность созвониться позднее, в удобный для собеседника момент. Это и снизит вероятность раздражения от незапланированного звонка, и поможет эффективно разобраться с проблемой, требующей решения.

Этикет делового общения: определение и примеры

29 июля 2022 г.

Технический прогресс упростил общение с кем угодно в любое время. Эта простота общения помогла организациям сохранить согласованность, особенно во время пандемии COVID-19. Но одним побочным эффектом стало изменение стандартов профессионального общения, поскольку рабочее место стало более непринужденным. По мере того, как общение становится более быстрым и распространенным, соблюдение основных правил делового этикета поможет укрепить положительное восприятие себя.

Заинтересованные стороны, которые имеют право голоса в формировании корпоративной культуры, должны рассматривать введение этикета делового общения как важную бизнес-стратегию. Деловой этикет не только создает более справедливую рабочую среду, но и может помочь организации достичь нового уровня зрелости. Получение ученой степени, такой как степень магистра делового администрирования, может помочь профессионалам создать прочную основу для четкого и уважительного общения.

Что такое деловой этикет?

Деловой этикет – это согласованный перечень правил общения, которые помогают создать здоровую рабочую атмосферу; тот, который способствует уважению к коллегам, поставщикам и клиентам. Глубокое понимание делового этикета и способов проведения организационных изменений может помочь укрепить доверие между сотрудниками вашей организации, а также способствовать их профессиональному росту.

Примеры делового этикета

Профессионалы, интересующиеся передовой практикой делового этикета, должны как можно больше усвоить предмет. Business Insider резюмировал некоторые основные правила современного этикета общения, взятые из книги Барбары Пахтер, Основы делового этикета . Ниже приведены некоторые из лучших примеров и стратегий делового этикета Пахтера.

Телефон

• Не отвечайте на звонки при встрече с другими — это означает, что тот, кто разговаривает по телефону, важнее.
• Не кладите телефон на стол при встрече с другими людьми; в противном случае это будет выглядеть так, как будто вы больше заинтересованы в общении с кем-то еще.
• Сообщите другому человеку, когда вы говорите с ним по громкой связи, чтобы он знал, что разговор может быть не приватным.

Электронная почта

• Используйте служебный адрес электронной почты, желательно тот, который включает ваше имя, а не псевдоним, который может быть неуместным на рабочем месте.
• Дважды подумайте, прежде чем нажимать «Ответить всем». Спросите себя, действительно ли вы хотите, чтобы все в списке получили ваш ответ?
• Будьте осторожны с юмором. То, что вы находите забавным, другим может показаться оскорбительным. Если вы сомневаетесь, ошибитесь в сторону осторожности.

Обмен мгновенными сообщениями

• Помните, что плохие новости лучше всего сообщать лично, а если это невозможно, то по электронной почте, где вы сможете все подробно объяснить.
• Держите цифровые разговоры краткими. Если разговор особенно запутан или требует долгих размышлений, может быть предпочтительнее телефонный звонок.

Текстовые сообщения

• Будьте осторожны с сокращениями и другими сокращениями. Несмотря на то, что это обычное дело, вы хотите, чтобы ваше профессиональное общение оставалось профессиональным независимо от среды.

Видеоконференция

• Когда говорите, смотрите в камеру, а не на человека на экране. Может казаться более естественным смотреть прямо на человека на вашем экране, но это будет означать, что он увидит ваш взгляд направленным вниз, а не вперед.

Даже физические пространства, в которых мы работаем, со временем изменились. Там, где частные офисы или кабинеты предлагали различные уровни конфиденциальности, сегодняшние более открытые концепции могут способствовать прерыванию. Однако помнить и уважать время других людей означает приближаться к своему коллеге в пределах их видимости, объявлять о своем присутствии с помощью «извините» и ждать приглашения, чтобы вовлечь их в разговор. Также никогда не будет плохой идеей позвонить или написать по электронной почте заранее, чтобы назначить время встречи.

Повсеместное распространение электронных устройств и наша культура всегда на связи предлагают много преимуществ занятым профессионалам. Тем не менее, это делает более важным всегда вести себя профессионально и соблюдать этикет делового общения.

Изучение основ делового общения

Признанная на национальном уровне U.S. News & World Report как «Лучшая онлайн-программа MBA», онлайн-программа MBA Университета Огайо включает в себя концентрацию на стратегических продажах и лидерстве в продажах. Курсы посвящены построению отношений с клиентами, количественным навыкам, необходимым для специалистов по продажам, и лидерству в продажах.

Другие концентрации программы включают бухгалтерский учет, бизнес-аналитику, исполнительное руководство, финансы, здравоохранение, управление операциями и цепочками поставок, а также венчурный бизнес и предпринимательство. Узнайте, как опытный преподавательский состав Университета Огайо, гибкая онлайн-платформа и целенаправленные учебные программы могут помочь начать вашу деловую карьеру.

Рекомендуемая литература

Изучение типов корпоративной социальной ответственности в бизнесе

Как проводить эффективные виртуальные встречи: ресурсы для менеджеров и бизнес-лидеров

Причины получить степень магистра делового администрирования

Источники:

Amazon.com, Основы делового этикета: как приветствовать, есть и твитить на пути к успеху

Businessinsider.com, «15 правил коммуникативного этикета Профессионалы должны знать»

Чудовище, деловой этикет меняется — и вам нужно следовать его примеру

Office Depot, эволюция офисного пространства

Узнайте больше об онлайн-программе MBA штата Огайо.

Получить сведения о программе

Понимание правильного этикета для написания деловых писем

Деловые письма — это не старый способ общения, который устарел благодаря компьютерам. По-прежнему важно понимать, как писать деловые письма, отправляете ли вы их через почтовую службу или по электронной почте. Независимо от способа общения, вам нужно знать, как писать деловое письмо и понимать 9 правил.0097 управляет , чтобы обеспечить эффективное общение .

Сегодня деловые письма по-прежнему используются для многих видов связи. Их можно отправить, чтобы передать идею, создать или принять предложение, узнать о работе, запросить информацию и многое другое. По большей части правила делового письма просты. Деловое письмо должно соответствовать стандартному формату , чтобы все выглядело аккуратно и не содержало ошибок.

На что обратить внимание при написании делового письма

Так же, как и при телефонном звонке, вы всегда должны иметь в виду цель для письма, когда вы готовитесь написать деловое письмо. Вам также нужно убедиться, что вы тратите время на составление письма должным образом. По большей части написание деловых писем не должно быть трудным, но вам нужно убедиться, что вы придерживаетесь темы и избегаете многих общих проблем, которые могут возникнуть у авторов писем.

Вопросы, о которых вы должны знать при составлении делового письма, включают использование жаргон, касательные, грамматические ошибки, проблемы с читабельностью, орфографические ошибки, и неверный адрес письма. Все это вызывает беспокойство, независимо от того, печатаете ли вы письмо для отправки по обычной почте или отправляете его по электронной почте.

Даже если вы решите отправить электронное письмо, важно быть кратким и правильно написать письмо, чтобы произвести хорошее впечатление.

Избегайте жаргона

Этикет деловой переписки требует, чтобы вы по возможности избегайте жаргона . Хотя вы можете точно знать, о чем говорите, возможно, человек, которому вы пишете, не поймет всех терминов, которые вы используете, если вы используете в своем письме профессиональные термины.

Вместо этого используйте язык, который средний человек сможет прочитать и понять, чтобы ваше сообщение было максимально понятным .

Избегайте касательных

Письмо должно быть коротким, чтобы получатель прочитал его полностью.

При написании деловых писем никогда не стоит отклоняться от темы. Вместо этого убедитесь, что вы придерживаетесь основной темы вашего письма и делаете его максимально кратким . У современных бизнес-профессионалов не так много времени на чтение писем, поэтому чем короче ваше письмо, тем больше вероятность того, что они прочтут его полностью .

Когда вы добавляете ненужные темы в свое письмо, это увеличивает вероятность того, что получатель перестанет читать его, прежде чем полностью поймет причину вашего письма.

Избегайте грамматических ошибок

Большинство профессионалов бизнеса считают грамматических ошибок недопустимыми сегодня. С компьютерами и возможностью добавить средство проверки грамматики в электронную почту или в программу обработки текстов ожидается, что вы потратите время на исправление грамматических ошибок в своем письме перед его отправкой.

Программы обработки текстов уже должны иметь средство проверки грамматики , , и некоторые из них можно загрузить для использования с вашими электронными письмами, чтобы вы могли убедиться, что все правильно, прежде чем отправлять письмо.

Избегайте неудобных фраз и других проблем с удобочитаемостью

Все ваше письмо должно быть легко читаемо получателем . Вам следует избегать неудобных фраз или любых других моментов, которые затрудняют чтение вашего письма.

Чтобы ваше письмо было легко читать, прочтите его вслух . Ваше ухо легко уловит неловкие фразы или другие проблемы, даже если вы не видите их, пока вычитываете письмо.

Избегайте орфографических ошибок, особенно имен

Перед отправкой делового письма убедитесь, что все написано правильно.

Средства проверки орфографии, как и средства проверки грамматики, сегодня жизненно необходимы. Вы должны убедиться, что все написано правильно , прежде чем отправлять письмо. Кроме того, этикет письма диктует вам, что вы должны убедиться, что имя получателя написано правильно.

Избегайте неправильной адресации письма

Пока вы проверяете написание имени получателя, продолжайте и проверьте также письмо на адрес . В случае с электронной почтой и почтовыми службами неправильный адрес означает, что письмо не дойдет до получателя, и у него не будет возможности его прочитать. Всегда тщательно проверяйте адрес, чтобы убедиться, что все верно , прежде чем отправлять .

 

Хотя написание делового письма не должно быть сложным, существуют правила, которым необходимо следовать, чтобы ваше письмо было хорошо воспринято и понято получателем. Помните о вышеупомянутых правилах делового письма всякий раз, когда вы пишете письмо.