Этика деловой переписки по электронной почте: Деловая переписка по электронной почте

Этикет в электронной переписке

Представьте, что два человека подходят к незнакомцу, чтобы попросить воспользоваться телефоном: первый говорит “Простите, пожалуйста, мой телефон разрядился, не могли бы вы одолжить свой, это очень важный для меня звонок. Огромное спасибо!!”, а второй “Эй, ты, дай позвонить, это срочно!”. Кто из них, по-вашему, добьется результата?

Такая же ситуация складывается в деловой электронной переписке – вся беседа может сорваться из за несоблюдения правил этикета. Однако, эти правила иногда менее очевидны, чем в повседневной жизни.

Зачем соблюдать этикет?

Культурно составленное электронное письмо поможет вам:

Повысить количество ответов в холодной переписке

Например, представьте, выпускник Венчурного Акселератора хочет представить свой проект инвесторам. Но он не знает, что отправлять одинаковое письмо сразу нескольким адресатам некультурно, поэтому добавляет в адресную строку сразу 10 получателей. Вроде это логично, ведь информация всем инвесторам нужна одинаковая, а работы меньше. Однако такое поведение считается некорректным и ответ, наверняка, не придет. С другой стороны, если бы он отправил индивидуальные письма каждому получателю, обратившись к каждому инвестору по имени и отчеству, его шансы на начало диалога возросли бы.

Что такое этикет в email переписке?

В деловой переписке этикет – это общепринятый набор правил, соблюдение которых считается нормой, их несоблюдение – неприлично.

Например, согласно правилам этикета, нельзя рассылать одинаковые письма-предложения сразу нескольким адресатам, добавляя их в адресную строку всех вместе. Это считается грубым нарушением этикета и говорит о неуважении к получателям.

“Быть вежливым и заботливым по отношению к другим — все равно, что инвестировать центы и получать доллары.” 

Томас Соуэлл, известный экономист

Кто придумал этикет?

В современном виде и значении слово было впервые употреблено при дворе короля Франции Людовика XIV — гостям были розданы карточки (этикетки) с изложением того, как они должны держаться в обществе..

Когда использовать правила этикета?

Бывает ли вежливость излишней? Нет!  Проявляя вежливость в самом начале общения с потенциальными клиентами и партнерами,  вы сможете выстроить с ними хорошие и долгосрочные отношения..

Где использовать формальные правила этикета?

Правила, о которых мы сегодня поговорим, уместны в любой деловой переписке, неважно, знакомы вы с человеком или нет.

Как соблюсти правила этикета в email переписке?

1. Вступление

Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому важно придумать короткую, но четкую и емкую тему письма.

Такие темы как “Привет” или “Знакомство” ничего не говорят получателю о назначении вашего имейла. Используйте такие темы как  “Запрос о поставке велосипедов”, “Партнерство с магазином велосипедов” и не оставляйте тему пустой.

Кроме того, еще до открытия письма, получатель увидит с какой почты оно пришло. Рабочие почты, привязанные к домену вашего сайта вызывают доверие, в то время как письма даже с хорошо составленной темой, пришедшие с почты [email protected] могут полететь прямиком в корзину.

Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на “вы” и приветствуйте его тактично. Например, напишите “Здравствуйте” или “Добрый день.” Избегайте фамильярности и не пишите  “Привет!” или “Здорово!”.

В продолжение темы приветствия, хорошим тоном считается адресовать письма лично собеседнику. Иными словами, вместо того чтобы написать “Здравствуйте”, постарайтесь узнать кому вы пишете письмо и обратитесь к человеку по имени или даже по имени отчеству.

2. Тело письма

В деловой переписке желательно не шутить и не писать письма с юморком. Такое фривольное  общение воспринимается каждым человеком по- разному, и вы можете непреднамеренно оскорбить собеседника. Более того, в некоторых культурах то, что кажется  смешным нам, может считаться оскорблением у других.

В теле письма  старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно.

Основная мысль  должна находится в начале, а менее важные детали ближе к концу письма. Адаптируйте ваши послания  так, чтобы их было легко прочитать на телефоне. Как правило, это означает, что письмо должно быть не длиннее 3-х абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому старайтесь сообщить о чем-то в “двух словах”. Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать целое полотно. Деловое письмо – это не книга, вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.

Закончив написание письма, не забудьте проверить грамматику и орфографию. Не отправляйте  письма с грубыми ошибками — это характеризует вас, как личность. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте лишних 5 минут, чтобы ими воспользоваться.

Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите “Благодарю, до встречи завтра в 14 : 00” или “Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению”. По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.

В заключение, в конце письма, обязательно оставить подпись, которая должна включать в себя ваше имя и должность в компании, контакты — телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и веб сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически, либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас, как серьезного человека.

3. Ответы

Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.

Отвечать моментально считается необязательным в бизнес переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Тем не менее, задерживать ответ дольше чем на 24 часа некомильфо.

Отвечая на письма, всегда используйте функцию “ответить”, чтобы сохранить историю переписки и помочь собеседнику напомнить, о чем шел разговор.

Используйте функции ответить всем с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован лишь части получателей, участвующих в переписке. В таком случае, лучше использовать функцию “ответить” и добавить нужных получателей руками, вместо того, чтобы засорять почтовые ящики коллег ненужной информацией.

Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действий от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма. Например “Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!”

4. Вложения

Ну и наконец, если вы прикрепляете к письму файл, хорошим тоном считается продублировать его, вставить файл в тело письма. Таким образом, получателю не нужно будет скачивать непонятное вложение, которое теоретически может содержать в себе вирус.

Сколько стоит вежливость?

Написание вежливого и корректного письма ничего не стоит, хоть и занимает больше времени. Особенно в начале, чтобы написать письмо, соблюдающее правила этикета, вам понадобится от 10 минут до получаса, однако, потраченное время однозначно стоит того!

Мы рекомендуем продолжить изучение делового этикета и прочитать книги “Новые правила деловой переписки” Максима Ильяхова и «Правила делового общения» Нины Зверевой.

Этика написания делового электронного письма

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь, и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).

Главное правило «Сетикета», такое же как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.

В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет:«Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важны по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. «Правила бизнес-сетикета» появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».

В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.

Стиль общения

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использует следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Оформление электронного письма

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

1. «Тема» («Subject»).
2. «Кому» («To»)
3. «Важность письма», при необходимости.

При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e – mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Размер электронного письма

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Адресная книга

При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой программе есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e — mail своих корреспондентов и другую контактную информацию. При использовании этой функции отправить электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить нужное имя в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Ответ на электронное сообщение

Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«Reply») в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Цитирование – приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления сути содержания. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком «больше» (>).

Смайлики ( Smileys )

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые «смайлики» (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

Есть очень много смайликов для обозначения как эмоций, так и состояний человека или его внешности. Классические смайлы:

1. 🙂 улыбающийся
2. :-))) смеющийся
3. 😀 радостно смеющийся
4. 😐 задумчивый, нейтральный
5. 🙁 грустный
6. :-/ недовольный или озадаченный
7. :-0 удивлённый (рот открыт)

Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто 🙂 или :(. В последнее время часто двоеточие заменяется знаком равно, например, =) вместо :). «Нос» обычно в таких случаях не ставится. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например, )))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.

Но не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

Электронная подпись

Электронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

1. Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.
2. Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Особенности Сетикета при отправке и получение электронных писем

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Фрагмент книги «Международный этикет. Особенности делового этикета разных стран». Книга готовиться к выходу ИД «Феникс», Ростов-Дон в 2008 году.

Примечания автора:

Netiquette – (англ.Net — сеть + Etiquette — этикет) — нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим.Автора

Сма́йлик, смайл (англ. smiley) — это идеограмма, изображающая эмоцию. Состоит из различных символов, в том числе и служебных. Распространение смайлик получил в Интернете и SMS. Ещё в 1969 году Владимир Набоков в одном из своих интервью упоминал о том, что сто́ит создать специальный знак пунктуации для графического отображения эмоций. Однако только в 1982 году Скотт Фалман первым в мире предложил смайлик в том виде, в котором он используется сейчас. Прим.Автора.

Спам (англ. spam) — сообщения, массово рассылаемые людям, не дававшим согласие на их получение. Нежелательная реклама. Прим.Автора.

Википедия – Свободная энциклопедия, http://ru.wikipedia.org

ICQ — название клиентской программы для сети обмена мгновенными сообщениями по протоколу OSCAR, разработанной компанией Mirabilis. Аббревиатура «ICQ» созвучна английской фразе «I seek you» (я ищу тебя), в русском компьютерном сленге ICQ называют «аськой» или «асей». Прим.Автора

15 правил этикета для электронной переписки, которые должен знать каждый профессионал

Работники тратят, в среднем, около четверти рабочей недели, прочесывая сотни электронных писем.

Несмотря на то, что мы уже успели прилипнуть к своим кнопкам «Ответить», карьерный коач Барбара Пэчтер говорит, что масса профессионалов до сих пор не знает, как уместно пользоваться электронной почтой.

Из-за явного и чрезмерного шума писем, которые мы читаем и пишем, мы можем быть склонны совершать неловкие ошибки, которые могут иметь серьезные последствия.

Пэчтер рассказывает об основных принципах современного этикета электронной переписки в своей книге «Основы делового этикета». Мы собрали самые основные правила, которые вам следует знать.

1. Пишите чёткую и понятную тему письма

Примерами хороших тем письма являются: «Дата совещания изменена», «Быстрый вопрос по поводу вашей презентации» или «Советы по поводу предложения».

«Люди зачастую принимают решение о том, открывать письмо или нет, основываясь на его теме», — говорит Пэчтер. «Выбирайте тему, которая даст читателям знать о том, о каких вопросах или деловых проблемах в нём будет идти речь».

2. Используйте профессиональный электронный адрес

Если вы работаете на компанию, то вы должны использовать корпоративный электронный адрес. Но, если вы используете личный аккаунт электронной почты – не важно, являетесь ли вы фрилансером или используете её для личной переписки – вы должны быть осторожны в выборе адреса, говорит Пэчтер.

Вы всегда должны иметь электронный адрес, который содержит ваше имя, чтобы получатель знал, кто конкретно присылает ему письмо. Никогда не используйте электронные адреса (возможно, оставшиеся со времен вашего выпускного класса), которые являются неуместными для рабочих вопросов, вроде «babygirl@…» или «beerlover@…» — вне зависимости от того, как сильно вы любите холодное пиво.

3. Подумайте дважды, прежде чем нажать на кнопку «ответить всем»

Никто не хочет читать электронные письма от 20 человек, которые не имеют к ним никакого отношения. Игнорировать электронные письма бывает сложно, учитывая, как много людей получают уведомления о новых сообщениях на своих смартфонах или при помощи всплывающих окон на их компьютерах. Воздержитесь от нажатия кнопки «ответить всем», если вы не уверенны до конца, что все люди в списке должны получить ваше электронное письмо, говорит Пэчтер.

4. Включайте блок подписи

Предоставляйте читателям немного информации о себе, рекомендует Пэчтер. «В основном, подпись должна включать в себя ваше полное имя, должность, название компании и вашу контактную информацию, включая ваш телефонный номер. Вы также можете добавить туда немного рекламы для себя, но не переусердствуйте с какими-либо высказываниями или иллюстрациями».

Используйте один и тот же шрифт, размер и цвет, как и у остального текста электронного письма, говорит она.

5. Используйте профессиональные приветствия

Не используйте просторечные, разговорные приветствия, вроде «Привет, ребята», «Здорово», «Привет, народ».

«Расслабленная природа наших писем не должна влиять на приветствие в электронном письме», — говорит она. «Привет – это очень неформальное приветствие и в большинстве случаев его не стоит использовать на рабочем месте. Слово ‘здорово’ тоже не совсем подходит. Используйте ‘здравствуйте’ или ‘добрый день’ вместо них».

Также она советует не пользоваться сокращенными вариантами имён. Лучше скажите: «Здравствуйте, Майкл», если вы не знаете, что он действительно предпочитает, чтобы его называли «Майк».

6. Не злоупотребляйте восклицательными знаками

Если вы решили воспользоваться восклицательным знаком, то используйте его лишь в тех случаях, когда хотите передать своё волнение, говорит Пэчтер.

«Иногда люди слишком увлекаются и ставят массу восклицательных знаков в конце предложения. В результате письмо может стать слишком эмоциональным или инфантильным», — пишет она. «Во время письма восклицательные знаки следует использовать с большой осторожностью».

7. Подходите к юмору с осторожностью

Юмор может запросто потерять свой изначальный смысл без правильного выражения лица. В профессиональной переписке лучше оставить юмор за границами, если вы точно не уверены, что получатель письма правильно воспримет вашу шутку. Кроме того, фраза, которая может казаться вам смешной, не обязательно покажется смешной другому человеку.

8. Помните, что люди из разных культур говорят и пишут по-разному

Недопонимание может запросто возникнуть на почве культурных различий, особенно в письменной форме, когда мы не можем наблюдать язык тела своего собеседника. Постарайтесь подгонять свои сообщения под культурную платформу получателя, насколько хорошо вы её знаете.

Хорошее правило, которое следует держать в голове, по мнению Пэчтер, заключается в том, что в культурах, где принято общаться лично (японская, арабская или китайская), люди хотят предварительно познакомиться с вами, прежде чем иметь с вами какие-то дела. Отсюда следует и тенденция деловых людей из этих стран быть более личными в своих письмах. С другой стороны, люди из культур, где более распространены электронные переписки (немецкая, американская или скандинавская) предпочитают максимально быстро переходить к основной теме.

9. Отвечайте на ваши электронные письма – даже если оно было предназначено не для вас

Отвечать на абсолютно все полученные электронные письма может быть сложно, но вы точно должны попытаться, говорит Пэчтер. Этот совет включает в себя случайно присланные электронные письма, которые были предназначены не вам, особенно если отправитель ожидает ответа. Ответ на письмо не является обязательным, но такой шаг соответствует духу этикета электронных переписок, особенно если отправитель письма работает в той же компании или в той же сфере, что и вы.

Вот пример ответа на такое письмо: «Я знаю, что вы были очень заняты, но я не думаю, что это письмо предназначалось мне. И я хотел сообщить вам об этом, чтобы вы могли отправить это письмо нужному человеку».

10. Перечитывайте каждое сообщение

Ваши ошибки не останутся незамеченными получателями вашего электронного письма. «И, в зависимости от получателя, вы можете быть подвергнуты осуждению за эти ошибки», — говорит Пэчтер.

Не полагайтесь на орфографическую проверку. Читайте и перечитывайте ваши электронные письма по несколько раз, желательно вслух, прежде чем отправлять их.

«Один из моих руководителей хотел написать мне ‘Простите за беспокойство’», — говорит Пэчтер. «Но он положился на проверку орфографии во встроенном редакторе, что в итоге привело к тому, что он написал мне ‘Простите за недержание’».

11. Добавляйте электронный адрес в последнюю очередь.

«Вы явно не хотите, чтобы ваше письмо случайно отправилось человеку, прежде чем вы закончите писать его и проверите его на ошибки», — говорит Пэчтер. «Даже когда вы отвечаете на чье-то письмо, хорошей мерой предосторожности будет удалить адрес получателя и вставить его только тогда, когда вы будете уверенны в том, что письмо готово к отправке».

12. Дважды проверьте, что вы выбрали правильного получателя.

Пэчтер советует уделять огромное внимание тому, как вы пишите имя получателя в вашей адресной книге в строке «Кому». «Очень легко вписать неправильное имя, что может смутить как вас, так и человека, который получит это письмо по ошибке».

13. Используйте классические шрифты

Фиолетовый Comic Sans имеет своё место и время (а имеет ли?), но для деловой переписки лучше выбирать классические шрифты, цвета и размеры шрифта.

Главное правило: ваши электронные письма должны легко читаться другими людьми.

«В основном, лучше всего отдать предпочтение размеру шрифта в 10-12 пунктов и хорошо читаемый шрифт, вроде Arial, Calibri или Times New Roman», — рекомендует Пэчтер. В качестве цвета чёрный будет самым безопасным выбором.

14. Следите за своим тоном.

Точно так же как в процессе написания могут теряться шутки, ваша внутренняя интонация может быть неправильно истолкована без контекста, начиная с вашего голоса и заканчивая выражением лица. Соответственно, становится гораздо проще показаться более резким, чем вы сами хотели. Вы имели в виду «напрямую», а они прочитали как «зло и кратко».

Чтобы избежать недопониманий, Пэчтер рекомендует читать ваши письма вслух, прежде чем нажимать на кнопку отправки. «Если вам кажется, что какая-то фраза звучит слишком резко, то она покажется резкой и читателю вашего письма», — говорит она.

Для ещё более достойного результата постарайтесь отказаться от использования однозначно негативных слов («провал», «неправильно» или «пренебрежительно») и всегда говорите «спасибо» и «пожалуйста».

15. Ничто не остается конфиденциальным – поэтому пишите соответственно

Всегда помните то, что, по всей видимости, забыл бывший директор ЦРУ Дэвид Петраэус, предупреждает Пэчтер: Каждое электронное письмо оставляет свои следы.

«В качестве базового правила следует помнить, что другие люди могут увидеть то, что вы пишете», — говорит она. «Поэтому не пишите о вещах, о которых вам бы не хотелось рассказывать другим людям». Если говорить более свободно: не пишите ничего, что может навредить вам или другим людям. В конце концов, электронные письма невероятно легко переслать, поэтому лучше следовать базовым мерам безопасности, а не извиняться в дальнейшем.

businessinsider.com, перевод: Артемий Кайдаш

Электронная деловая переписка — презентация онлайн

1. Электронная деловая переписка

2. Использование адресов

• Если это возможно, ваш адрес
электронной почты должен содержать
первые буквы ФИО или ИМЯ или
ФАМИЛИЯ и ИМЯ, разделенные
символом подчеркивания или точкой.

3. Получение писем

• Проверяйте почту хотя
бы 2 раза в день – с
утра и после обеда.
• Если вы долго
отсутствуете на месте,
используйте клиент
автоматического ответа,
чтобы люди знали и не
ждали от Вас
немедленного ответа.

4. Получение писем

• Полученные письма надо читать.
Разумеется, спам здесь не
рассматривается;

5. Получение писем

• Настройте автоматическую
доставку/получение почты хотя бы каждые 10
(а лучше 2 – 3) минуты.
• Они будут сопровождаться открытием
отдельного окна, а также звуковым сигналом.

6. Получение писем

• Если Вы очень заняты и Вам пришло
письмо, оцените от кого оно, тему и
пробегите его глазами – это поможет
быстро понять, требует ли письмо
срочного ответа или может немного
подождать

7. Получение писем

• Самый простой и эффективный способ
двигать дела и не собирать завалы
почты – сразу отвечать на письма.

8. Поле «Кому»

• Если в полученном письме в
поле «Кому» более двух
адресатов, это значит, что
ответить должны оба эти
корреспондента или любой
из них.
• Будьте осторожны с
отсылкой писем,
содержащих в поле «Кому»
более двух адресатов: на
письмо отправленное всем,
Вы рискуете не получить
ответа ни от кого.

9. Поле «Копия»

• Получатели, стоящие в этом поле, получают
письмо для информации или являются
«приглашенными в свидетели».
• Получатель в копиях не должен в общем
случае отвечать на письмо.
• Более того, вежливым считается при наличии
такой необходимости начать с фразы
«извините, что вмешиваюсь».

10. Поле «Скрытая копия»

• О факте отправки письма человеку, указанному в
поле «Скрытая копия» не узнают основной
получатель или стоящие в копиях.
• Также это поле используется для массовой рассылки,
чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели.

11. Функция «Ответить всем»

• При ответах не забывайте о кнопке
«Ответить всем» – это сохранит в
копиях получателей начального письма
и Ваш ответ не пройдет мимо них.

12. Поле «Тема»

Не стоит оставлять это поле пустым.
Тема письма должна кратко отражать
тему письма.
Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или
пустые заголовки выдают в Вас или
новичка, или отсутствие элементарных
навыков владения деловой перепиской.

13. Написание ответа

• Начните с
приветствия, это
вежливо.
• Говорите с
человеком на одном
языке.

14. Написание ответа

• Не используйте транслит, кроме случаев
отправления писем с мобильных устройств.
• Если ваш почтовый клиент не поддерживает
русский язык или портит кодировки,
прилагайте текст ответа в приложении.

15. Написание ответа

• Деловое письмо должно быть точным,
конкретным и лаконичным.
• Если письмо содержит несколько вопросов,
тем или задач, структурируйте их и
отделяйте.

16. Написание ответа

• ОБЯЗАТЕЛЬНО ПЕРЕЧИТАЙТЕ письмо,
прежде чем нажать кнопку отправить.
• Проблемы в орфографии, грамматике,
ошибки и упущения, использование
неправильных слов являются очень
распространенным явлением.
• Ваши друзья могут не обратить внимание, но
ваши деловые партнеры заметят.

17. Написание ответа

• Цитируйте текст оригинального письма.
• При полном цитировании пишите текст ответа
в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!
• Если Ваши ответы по пунктам, отделите
цитату пустыми строками сверху и снизу.
• Обратите внимание: в большинстве
почтовых программ цитируемый фрагмент
выделяется знаком «больше» (>).

18. Написание ответа

• Заказчики и другие деловые партнеры ценят
личный контакт. Если Вы обрабатываете
большой объём почты, то советую включить
функцию «Автоподпись»

19. Электронная подпись

• Включайте в нее несколько возможных
способов связи с вами. Обычно это номера
телефона, адрес электронной почты, факс,
ICQ
Основные правила составления электронной
подписи:
• Электронная подпись не должна превышать
5-6 строк.
• Количество символов в строке должно быть
не более 70-ти.

20. Вложения

• Не вкладывайте в письма файлы форматов
EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие
почтовые клиенты или сервера намертво
блокируют такие вложения, и адресат их
никогда не прочтет.
• Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в
оболочку и уже в таком виде вкладывайте.

21. Вложения

• Нормальным считается
высылать без
предупреждения вложения
до 2-3 мегабайт.
• Если Вы хотите выслать
вложение большего
размера, уточните у
адресанта, пройдет ли
такой файл через его
сервер.
Существует много
других способов
передать большие
тексты, фото или звук,
минуя электронную
почту. Например, через
ftp-сервер или через
веб-интерфейс.

22. Вложения

• Воздержитесь от вложений сомнительного
содержания: во-первых, Ваш корреспондент может
не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете
доставить неприятности человеку, работающему в
организации, где применяется перлюстрация почты.

23. Вложения

• Не открывайте вложения от того, кого вы не
знаете, если Вас не уведомили о каких либо
вложениях.
• При отправке вложений сообщите, что
вложение содержит.
• Если вы отправляете что-то в Adobe Acrobat
формате, не надейтесь, что получатель
имеет программное обеспечение для
просмотра вложений.

24. Ссылки на ресурс

Если в письме
упоминаете какие-то
ресурсы, то ссылки на
них лучше указать не в
теме письма, а
непосредственно в
тексте.
• В этом случае можно
перейти по ссылке в
браузере, клацнув по
ней.
• К ссылкам тоже можно
добавить описание (что
это за ресурс и что там
интересного).

25. Emoticons

• Речь идет об использовании схематического
изображения человеческого лица для
передачи эмоций в электронных текстах.
• Они призваны оживить сухой и краткий язык
E-mail.
• Сюда входят Smileys (улыбки, смешинки) и
Acronyms (слова, сформированные из первых
букв словосочетания).

26. Smileys (смайлики)

🙂 улыбающийся
:-))) смеющийся
😀 радостно
смеющийся
😐 задумчивый,
нейтральный
🙁 грустный
:-/ недовольный или
озадаченный
:-0 удивлённый (рот
открыт)

27. Акронимы (Acronyms)

• ASAP (As soon as possible) – как можно скорее;
• MSG (Message) – послание;
• JIC (Just in case) – при случае;
• CUL (See you later) – встретимся позднее;
• FAQ (Frequently asked question) – часто задаваемый вопрос;
• IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению;
• BTW (By the way) – между прочим;
• (Grin) – усмешка. Ухмылка;
• BRB (Be right back) – немедленно возвращайся;
• GTG (Got to go) – готов идти;
• LOL (Laugh out loud) – заслуживает громкого смеха;
• WTG (Way to go) – куда идти, направление;
• OIC (Oh, l see) – мне все понятно;
• TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.

28. Особенности сленга электронных сообщений

Аккаунт – Это ваша страничка или ваш пользователь (на форуме).
Бан, забанен (от англ. ban – запрет) – Ограничение вас в действиях.
Гостевая книга, гостевуха, гостьбука – раздел сайта, где его
посетители могут оставлять различные сообщения на любую тематику
для админа ресурса.
IMHO (англ. In My Humble Opinion), ИМХО, имхо – употребляется для
подчёркивания того, что высказанное – это личная точка зрения на
предмет разговора.
Камент, коммент (англ. comment) – комментарий.
Тролль, троллинг – пользователь, который любит провоцировать
других пользователей на спор или ругань.

29. Этикет электронной переписки

• Никогда не используйте в
электронном письме
ПРОПИСНЫХ БУКВ.
• Никогда не выделяйте в письме
какую-то мысль другим цветом,
в особенности красным
жирным шрифтом.
• Если вы отвечаете на письмо, в
котором был вложенный файл,
адресованный вам ранее,
удалите этот файл.

30. Этикет электронной переписки

• Время ответа на e-mail
не должно превышать
двух суток.
• Сеанс электронного
диалога заканчивается
по правилам
телефонного этикета:
кто первый начал
переписку, тот первый
ее и заканчивает.

Сетевой этикет: как вести деловую переписку

После перехода на дистанционную работу и учебу самым популярным способом общения между преподавателями и студентами стала деловая переписка. Как правильно писать электронные письма, можно ли использовать смайлики и каких фраз лучше избегать — рассказала преподаватель Института медиа и социально-гуманитарных наук Южно-Уральского государственного университета Алена Тезина.

— Алена Владимировна, что такое деловая переписка и где она ведется?

— Деловая переписка — способ осуществления деловой коммуникации с использованием носителей информации. Самый популярный способ ее осуществления сегодня — интернет. Причем использовать для деловой переписки можно как почтовые сервисы, так и мессенджеры. Важно отметить, что деловая переписка требует обязательного соблюдения делового этикета.

— Как правильно написать деловое электронное письмо?

— Деловое электронное письмо по структуре не отличается от обычного бумажного письма. Оно состоит из приветствия, основной части и подписи отправителя. Но есть некоторые тонкости. Электронное деловое письмо обязательно сопровождается темой. Формулируйте её кратко и ясно. Это облегчит работу вашему партнёру по переписке. Если в тексте письма вы ссылаетесь на документ, то обязательно проверьте перед отправкой, прикреплен ли он к письму. Кроме того, обращайте внимание на электронный адрес, с которого вы пишете. Смешной или непонятный e-mail укажет адресату на несерьезность вашего отношения к процессу делового общения.

— Как вежливо поприветствовать адресата?

— По правилам этикета мы должны правильно приветствовать собеседника. Нейтральными формами считаются „здравствуйте“ и „добрый день“. Тенденция последних лет — форма „доброго времени суток“ — некорректная. Все участники делового общения понимают, что письмо может быть прочитано в любое время дня, потому лучше воздержаться от подобной попытки „угодить“.

— Какие обращения корректны в письме

— Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме — „уважаемый“. С нее можно начинать письмо, а уже затем использовать приветствие. Важно помнить, что обращение к деловому партнёру только по имени находится вне рамок национального русского этикета. Поэтому нужно либо узнать отчество адресата, либо не использовать имя вообще, а заменить его на нейтральное «коллеги». Продолжаются споры об использовании местоимения «Вы», написанного с большой буквы, при обращении к одному собеседнику. Это допустимо исключительно при обращении к одному лицу в официальных или личных письмах, если вы хотите подчеркнуть важность адресата, уважение к нему. Во всех остальных случаях, как при общении с одним человеком, так и при обращении к группе лиц, требуется написание «вы» со строчной буквы.

Фото: А. В. Тезина, преподаватель кафедры «Русский язык и литература» ИМСГН

— Назовите требования к основной части письма?

— Главное требование — соблюдать структуру. Она двухчастная. В первой части мы описываем ситуацию, во второй вносим предложение или озвучиваем просьбу. Эти части целесообразно выделить в разные абзацы. Нужно использовать традиционные кегль и шрифт. Но допустимо выделение отдельных слов полужирным написанием, чтобы привлечь внимание к важным моментам. А ещё важно отметить, что электронное письмо не должно занимать больше половины страницы А4, а строки не должны быть длинными. Иначе на планшете или телефоне (а ваш деловой партнёр может просматривать письма с любого носителя) письмо может отображаться некорректно или будет выглядеть неудобным для чтения.

— Как правильно завершать письмо?

— В конце письма мы обязательно вновь выражаем уважение к собеседнику, тем самым настраивая партнёра на продолжение общения в конструктивном ключе. Лучшие формулировки: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и подобные. Важно избегать фамильярности. Далее следует контактная информация, где указывается фамилия, имя и отчество, должность, организация, контактный телефон и e-mail, словом, в  финальной части письма должно быть указано достаточное количество каналов связи. Однако подпись не должна быть перегружена информацией, лучше ограничиться примерно пятью строками.

— Можно ли использовать в деловой переписке смайлики?

— Можно, если ваши отношения с собеседником позволяют это. Например, вы давние деловые партнеры, между вами есть личные отношения, то есть вы встречались в неформальной обстановке, если вы говорите с ним на одном языке и знаете, что ваш эмоциональный посыл будет правильно понят. Даже студент может дополнить письмо преподавателю смайликом, но только одним и только там, где это уместно. Чрезмерное использование смайлов в тексте делового письма говорит о вас как о легкомысленном собеседнике, несерьезно относящемся к процессу.

—Есть ли антиправила деловой переписки?

— К антиправилам относится все те, что не соответствуют требованиям официально-делового стиля. Он максимально нормированный, требует конкретности, логичности, минимума эмоций, а также отсутствия личных историй. Лучше не приводить в пример антиправила, чтобы они случайно не запомнились. А вот о правилах можно прочесть в учебных пособиях по культуре речи: „Русский язык. Культура речи. Деловое общение“ (Л. А. Введенская) или «Культура речи и деловое общение» (В. В. Химик). А всем студентам ЮУрГУ о том, как вести деловую переписку, рассказывают на занятиях по курсу «Русский язык и культура речи».

Деловая переписка (интернет) — Статьи — Этика бизнеса — Статьи, Тезисы, ЭССе, Рефераты

    Электронная почта (e-mail)  —  один из наиболее широко ис­пользуемых способов деловой и личной коммуникации в Интер­нете. Деловые письма — документы, направляемые адресату  по почтовой связи.  Одним из видов деловой переписки, пересылаемые по каналам электросвязи, является — электронное письмо. Электронное письмо – это документ информационно – справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно — телекоммуникационной сети.[2]

Электронная почта была разработана в 1972 г. Р. Томлинсоном.  Первоначально электронная почта предназначалась исклю­чительно для обмена текстовыми сообщениями между учеными в исследовательских центрах США, как, собственно, и сам Интер­нет является детищем Пентагона.  Далее она стала использоваться для пересылки любых типов файлов, перешагнув границы амери­канского континента.  Сегодня e-mail является самым массовым и чрезвычайно популярным средством общения в компьютерной среде.  Электронные сообщения легко посылать и читать, на них легко отвечать, ими легко управлять.  Электронная почта опера­тивна и удобна. У нее много преимуществ по сравнению с обыч­ными способами передачи сообщений, такими как традиционная почта или факсимильная связь. Значительно легче подготовить электронное письмо, чем, например, обычное письмо на бумаге.  Электронная почта также удобнее телефона, так как позволяет оперативно передавать такую информацию, как отчеты, таблицы, диаграммы и т. п., которые по телефону передать невозможно.

Электронное письмо может быть написано и прочитано в любое время.  Это позволяет очень занятым людям использовать свободные моменты для работы со своей электронной корреспонденцией, обдумать ответ на досуге.  E-mail — это глобальная система, позволяющая передавать письма в любую точку мира за считанные минуты независимо от времени суток, будь это день или ночь.

Электронная почта также очень экономична.  Послать e-mail значительно дешевле, чем отправить обычное письмо или сде­лать междугородный или тем более международный телефонный звонок.  Обычно сообщение электронной почты доставляется за несколько минут, считая с момента его отправления, при этом ответ требует примерно столько же времени.  Электронное пись­мо не требует бумаги и легко уничтожается.  Таким образом, электронная почта является великолепным средством общения, решающим множество проблем.  Однако для эффективной ком­муникации посредством электронной почты необходимо придерживаться определённых правил. [1, c.140]

Правила написания электронных писем.

 Одно из главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности.

   Для того чтобы электронное письмо было официальным, рекомендуется использовать следующею  форму обращения:                                                                                                                    «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адресата». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки.  Основной  текст должен быть не многословным, в котором должна точно излагаться главная мысль. Рекомендуется умещать послание на одной странице.  Предложения и абзацы строить краткими.  Если  абзацев несколько желательно разделять их пробелами.  Изображения, графики, фотографии следует прикреплять в аттаче. Не желательно отправлять «тяжелые» письма, поскольку они могут не дойти до адресата.  Не стоит выбирать большой шрифт, это тяжело для чтения. В деловой переписке не нужно использовать смайлики.  Недопустимы ошибки и опечатки. [3]

Завершаются письма кратким выражением уважения или пожеланием и обязательной подписью. Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна бить:

   • компактной;

   • содержать ФИО или псевдоним автора;

   • содержать какое-нибудь пожелание для получателя (пусть ему будет приятно)

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

[ пустая строка ]

—

 

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Сизых, Sizykh.S@ляляля.ru

ООО «Виртуальные технологии», www.virtech.ru

664025, Россия, Иркутск, бульвар Гагарина 38 А, оф. 309

Телефон: (3952) 21-11-01, 20-20-86

Подпись позволяет идентифицировать вас и дает адресату альтернативные способы связаться с вами, а иногда ваша подпись может оказаться единственным средством для адресата понять, кто вы.[5]

При оформлении электронного письма необходимо заполнить такие поля: тема сообщения, адрес и имя получателя, адрес и имя отправителя, а также необязатель­ные пометки, которые могут использоваться в заголовке. Поле  «Тема сообщения»  настоятельно рекомендуется заполнять, чтобы сразу дать краткое и четкое описание сути вашего вопроса и (или) обращения к получателю. При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится  e-mail адрес получателя. [1, c.145]            

Если нужно отправить письмо нескольким адресатам не используйте массовую рассылку. Желательно каждое письмо отправлять индивидуально.

Ответ на электронное письмо

Что бы ответить на полученное письмо достаточно нажать кнопку  «Ответить»  в почтовой программе.

          На электронные письма обязательно нужно отвечать.  Время ответа не должно превышать двух суток. Если вы в течение 7 дней не ответите на письмо — это значит явный отказ от сообщения. [4]

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма.  Это поможет вам сохранить деловые отношения.

Если вы не получили ответ на отправленное деловое письмо, не засыпайте адресата гневными или требовательными письмами с просьбой обратить на вас внимание.  Уместно напомнить о себе через пару дней после отправки письма и через неделю после первого напоминания.  Во второй раз можно и позвонить, но не с вопросом, почему ваше письмо осталось без ответа.  Вежливо поинтересуйтесь, было ли получено письмо.  Вполне возможно, что почтовый ящик вашего собеседника переполнен или ваше письмо попало в спам.  В таком случае вас даже поблагодарят за важное напоминание.

В электронной переписке – и деловой, и личной – не стоит забывать о некоторых простых правилах сетевого этикета, которые сделают общение по почте более эффективным.

 

Список использованных ресурсов:

1.Борисов В. К., Панина £. М., Панов М. И. и др. «Этика деловых отношений»: Учебник. — М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2006. — 176с.

2.Здравру  «Виды и разновидности деловой переписки» http://www.zdrav.ru/articles/practice/detail.php?ID=75982

3.Секретарское дело  «Электронная деловая переписка» http://sekretarskoe-delo.ru/index.php?id=762

4.Клеркру  «Сетикет — Этикет электронной почты или правила написания электронного письма» http://www.klerk.ru/boss/articles/107872/

5.Виртуальные технологии «Правила оформления электронных писем» http://www.virtech.ru/qa/275.html

 

Правила и этикет электронной переписки

На главную страницу библиотеки

Вернуться в каталог статей по деловым коммуникациям

Краткое оглавление «Как вести электронную переписку»

• Шесть губительных для карьеры ошибок, связанных с электронной почтой — стр. 1
• Как мы грубим в переписке. И даже не замечаем 3
• 12 способов выглядеть умнее в электронной переписке 5
• Этика деловой переписки по электронной почте: основные правила 9
• Некоторые правила электронной пееписки 12
• 100 золотых правил деловой email-переписки 14
• Правила деловой электронной переписки 19
• ЭТИКЕТ В ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКЕ 23
• 10 правил этикета электронной почты 26
• 7 правил делового общения по электронной почте 30
• Деловая переписка по электронной почте 38

Скачать сборник Правила электронной переписки — файл docx, 42 с.

Вернуться в каталог статей по деловым коммуникациям

Перейти в Общий каталог сборников для повышения квалификации

Посмотрите также:

• Учебники по деловым коммуникациям
• Сборники рекомендаций по карьерному росту

Школьникам и их родителям!

Онлайн-репетиторы и курсы по школьным предметам

Сделаем ваш текст уникальным

Проверим по antiplagiat.ru

В библиотеке 4 раздела по экономике и праву:

1. Учебники

2. Готовые дипломы

3. Диссертации

4. Сборники для самообразования менеджеров и преподавателей, для студенческих работ

Алфавитные каталоги:

• Учебники по авторам
• Учебники по названиям
• Диссертации по авторам
• Диссертации и готовые дипломы по названиям
• Комментарии к законам
• Шпаргалки для студентов

Сделаем ваш текст уникальным

Проверим по antiplagiat.ru

Заказать написание курсовой, контрольной…

Заказать написание научной статьи, диссертации…

Вернуться в Каталог сборников по деловому общению

Вернуться в Общий каталог сборников для самообразования

На главную страницу библиотеки

МЕНЕДЖЕР! Развивай профессиональные навыки.
СТУДЕНТ! Пиши оригинальные рефераты и курсовые работы.
ПРЕПОДАВАТЕЛЬ! «Украшай» лекции актуальными примерами и фактами.

Читай наши УНИКАЛЬНЫЕ СБОРНИКИ

Подробнее о нашей библиотеке
Что вам не понравилось на сайте?
[email protected]

15 правил этикета электронной почты, которым должен следовать каждый профессионал

Средний сотрудник в США тратит около четверти рабочей недели, просматривая сотни электронных писем, которые мы все отправляем и получаем каждый день.

Но, несмотря на то, что мы приклеены к кнопкам ответа, карьерный тренер Барбара Пачтер говорит, что многие профессионалы все еще не знают, как правильно использовать электронную почту.

Фактически, из-за огромного количества сообщений, которые мы читаем и пишем каждый день, мы можем быть более склонными к досадным ошибкам, и эти ошибки могут иметь серьезные профессиональные последствия.

Пачтер излагает основы современного этикета электронной почты в своей книге The Essentials of Business Etiquette . Мы выделили самые важные правила, которые вам нужно знать.

Вивиан Джианг и Рэйчел Шугар внесли свой вклад в более ранние версии этой статьи.

1. Включите ясную и прямую строку темы.

Примеры хорошей темы: «Дата встречи изменена», «Быстрый вопрос о вашей презентации» или «Предложения по предложению».«

» Люди часто решают, открывать ли электронное письмо на основе темы, — говорит Пахтер. «Выберите тот, который позволит читателям узнать, что вы решаете их проблемы или деловые вопросы».

2. Используйте профессиональный адрес электронной почты.

Если вы работаете в компании, вы должны использовать адрес электронной почты вашей компании. Но если вы используете личную учетную запись электронной почты — независимо от того, работаете ли вы на себя или просто любите время от времени использовать ее для служебной переписки — вам следует быть осторожными при выборе этого адреса, — говорит Пахтер.

У вас всегда должен быть адрес электронной почты, на котором указано ваше имя, чтобы получатель точно знал, кто отправляет письмо. Никогда не используйте адреса электронной почты (возможно, остатки школьных дней), которые не подходят для использования на рабочем месте, такие как «babygirl @ …» или «beerlover @ …» — независимо от того, насколько вы любите холодный напиток.

3. Подумайте дважды, прежде чем нажимать «Ответить всем».

Никто не хочет читать электронные письма от 20 человек, которые не имеют к ним никакого отношения. Игнорировать электронные письма может быть сложно, поскольку многие люди получают уведомления о новых сообщениях на свои смартфоны или отвлекают всплывающие сообщения на экранах своих компьютеров.«Не нажимайте« Ответить всем », если вы действительно не думаете, что все в списке должны получить электронное письмо», — говорит Пахтер.

4. Добавьте блок подписи.

Предоставьте вашему читателю некоторую информацию о вас, предлагает Пачтер. «Как правило, это будет содержать ваше полное имя, должность, название компании и вашу контактную информацию, включая номер телефона. Вы также можете добавить немного рекламы для себя, но не переусердствуйте с какими-либо высказываниями или произведениями искусства».

Используйте тот же шрифт, размер шрифта и цвет, что и в остальном письме, — говорит она.

5. Используйте профессиональные приветствия.

Не используйте непринужденные разговорные выражения вроде «Привет, ребята», «Йо» или «Привет, ребята».

«Расслабленный характер наших писем не должен влиять на приветствие в электронном письме», — говорит она. «Привет — это очень неформальное приветствие, и, как правило, его не следует использовать на рабочем месте. И Йо тоже не в порядке. Вместо этого используйте Привет или Привет ».

Она также не советует сокращать чье-либо имя. Скажите «Привет, Майкл», если вы не уверены, что он предпочитает, чтобы его называли «Майк».»

6. Умеренно используйте восклицательные знаки.

Если вы решите использовать восклицательный знак, используйте только один, чтобы передать волнение, — говорит Пачтер.

«Люди иногда увлекаются и ставят несколько восклицательных знаков в конце своих предложений. Результат может показаться слишком эмоциональным или незрелым», — пишет она. «Восклицательные знаки следует использовать умеренно в письменной форме».

7. Будьте осторожны с юмором.

Юмор легко потеряется при переводе без правильного тона или мимики.В профессиональном обмене лучше не использовать юмор в электронных письмах, если вы хорошо не знаете получателя. Кроме того, то, что вы считаете смешным, может не показаться смешным кому-то другому.

Пахтер говорит: «Что-то, что воспринимается как смешное, когда произносится, может выглядеть совсем иначе, когда написано. Если есть сомнения, оставьте это в стороне».

8. Знайте, что люди из разных культур говорят и пишут по-разному.

Непонимание может легко произойти из-за культурных различий, особенно в письменной форме, когда мы не можем видеть язык тела друг друга.Адаптируйте свое сообщение к культурному фону получателя или тому, насколько хорошо вы его знаете.

Хорошее правило, о котором следует помнить, говорит Пачтер, заключается в том, что культуры с высоким контекстом (японские, арабские или китайские) хотят узнать вас лучше, прежде чем вести с вами дела. Поэтому деловые партнеры из этих стран могут быть более личными в своих трудах. С другой стороны, люди из культур с низким уровнем контекста (немецкая, американская или скандинавская) предпочитают очень быстро переходить к делу.

9.Отвечайте на свои электронные письма, даже если они предназначены не для вас.

Трудно отвечать на каждое электронное сообщение, которое когда-либо было отправлено вам, но вы должны попытаться это сделать, говорит Пактер. Сюда входит случай, когда электронное письмо было случайно отправлено вам, особенно если отправитель ожидает ответа. В ответе нет необходимости, но он служит соблюдением правил этикета электронной почты, особенно если этот человек работает в той же компании или отрасли, что и вы.

Вот пример ответа: «Я знаю, что вы очень заняты, но не думаю, что вы хотели послать мне это письмо.И я хотел сообщить вам, чтобы вы могли отправить его нужному человеку ».

10. Корректируйте каждое сообщение.

Ваши ошибки не останутся незамеченными получателями вашего письма. «И, в зависимости от получателя, вас могут судить за их изготовление», — говорит Пахтер.

Не полагайтесь на средства проверки правописания. Прочтите и перечитайте свое письмо несколько раз, желательно вслух, прежде чем отправлять его.

«Один руководитель намеревался написать:« Извините за неудобства », — говорит Пачтер. «Но он полагался на свою проверку орфографии и в итоге написал:« Извините за недержание мочи ».'»

11. Добавьте последний адрес электронной почты.

«Вы не хотите, чтобы случайно отправить электронное письмо до того, как закончите написание и проверку сообщения», — говорит Пачтер. «Даже когда вы отвечаете на сообщение, хорошей мерой предосторожности является удаление адреса получателя и вставка его только тогда, когда вы уверены, что сообщение готово к отправке».

12. Еще раз убедитесь, что вы выбрали правильного получателя.

Пахтер советует уделять особое внимание при вводе имени из адресной книги в строке «Кому» электронного письма.«Легко выбрать неправильное имя, что может смутить вас и человека, получившего письмо по ошибке».

13. Используйте классические шрифты.

У

Purple Comic Sans есть время и место (может быть?). Но для деловой переписки используйте классические шрифты, цвета и размеры.

Главное правило: ваши электронные письма должны быть удобными для чтения.

«Как правило, лучше всего использовать шрифт с 10 или 12 пунктами и легко читаемый шрифт, такой как Arial, Calibri или Times New Roman», — советует Пачтер.Что касается цвета, то черный — самый безопасный выбор.

14. Следите за своим тоном.

Подобно тому, как шутки теряются при переводе, тон легко неверно истолковать без контекста, который можно получить из голосовых сигналов и выражений лица. Соответственно, легко показаться более резким, чем вы могли себе представить: вы имели в виду «прямолинейно», они читали «сердитый и резкий».

Во избежание недоразумений Пачтер рекомендует прочитать сообщение вслух, прежде чем нажимать кнопку «Отправить». «Если вам это покажется резким, это будет резким для читателя», — говорит она.

Для достижения наилучших результатов избегайте однозначно отрицательных слов («неудача», «неправильно», «пренебрегли») и всегда говорите «пожалуйста» и «спасибо».

15. Ничего секретного — пишите соответственно.

Всегда помните то, что, по-видимому, забыл бывший глава ЦРУ Дэвид Петреус, предупреждает Пачтер: Каждое электронное сообщение оставляет за собой след.

«Основное правило — предполагать, что другие увидят то, что вы пишете, — говорит она, — поэтому не пишите ничего, что вы бы не хотели, чтобы все видели.»Более либеральная интерпретация: не пишите ничего, что могло бы быть разрушительным для вас или обидным для других. В конце концов, электронную почту опасно легко пересылать, и лучше перестраховаться, чем сожалеть.

Эта история впервые появилась в Business Insider.

Этические проблемы и учетные записи электронной почты на рабочем месте | Работа

Автор Chron Contributor Обновлено 09 октября 2020 г.

Многие рабочие места полагаются на электронную почту, чтобы помочь сотрудникам оставаться на связи и общаться с клиентами.Однако закон об использовании электронной почты иногда сбивает с толку, и во многих компаниях отсутствует политика в отношении того, как сотрудники могут и не могут использовать электронную почту на рабочем месте. Если компании не решат эти проблемы, они могут оказаться в этическом и юридическом затруднительном положении. Этичная система электронной почты дает сотрудникам четкие параметры для личного и профессионального использования электронной почты ресурсов компании.

Проблемы конфиденциальности

Сотрудники иногда предполагают, что их электронные письма являются конфиденциальными, но все большее число работодателей регулярно отслеживают электронные письма сотрудников, отправляемые с учетных записей компании или с компьютеров.На веб-сайте Laws.com говорится, что в федеральном законе нет ясности в отношении мониторинга электронной почты, поскольку Закон о конфиденциальности электронных коммуникаций 1986 года запрещает преднамеренный перехват «любых проводных, устных или электронных сообщений». Компании должны контролировать электронную почту сотрудников. Хотя законы открыты для толкования, SBA сообщает, что работодатели имеют право контролировать электронные письма, если они отправляются с компьютера компании и если компания может продемонстрировать законную деловую причину для этого.

Представительство компании

Сотрудники обязаны придерживаться этических норм электронной почты и стандартов профессионализма. Когда сотрудники используют корпоративную электронную почту, они действуют как представители своего работодателя, даже если они отправляют обычное электронное письмо профессиональному знакомому. AllBusiness.com предупреждает, что если сотрудники используют неуместные, клеветнические или расистские выражения, это может негативно отразиться на компании, создать ответственность, оттолкнуть потенциальных клиентов или запятнать имидж компании.Кроме того, если сотрудник делает заявления или обещает, используя электронную почту компании, получатель может считать, что все, что говорит сотрудник, представляет точку зрения компании, и что все обещанное является обязательным.

Ограничения на использование в личных целях

Поскольку люди проводят так много времени на работе, многие сотрудники используют свои рабочие компьютеры для отправки или проверки личной электронной почты. Однако некоторые компании запрещают использование личной электронной почты на рабочем месте на том основании, что она отвлекает сотрудников или угрожает компьютерным системам компании.Например, использование компьютеров на рабочем месте для отправки больших файлов может замедлить работу сети компании.

Использование в личных целях также увеличивает риск компьютерных вирусов. Или работодатели могут не захотеть, чтобы сотрудники использовали компьютеры компании для отправки электронных писем, содержащих нецензурную лексику, изображения или материалы, или сообщения религиозного, политического или другого, возможно, спорного содержания. Некоторые разрешают ограниченное личное использование, например, только во время обеденных перерывов. Университет Брауна, например, разрешает ограниченное личное использование, если это не влияет на работу или школьную сеть.

Правительственные органы имеют правила о том, как и где отправлять и архивировать электронную почту. Например, использование кандидатом в президенты США Хиллари Клинтон в 2016 году личного сервера, содержащего секретные электронные письма, стало горячей проблемой кампании, как сообщает U.S.A. Today.

Важность политик

Важно, чтобы компании создавали политики в отношении использования электронной почты на рабочем месте. Этичные поставщики услуг электронной почты точно раскрывают, что разрешено, а что запрещено. Если политика расплывчата, она не может защитить работодателей.Например, если работодатели планируют отслеживать как корпоративную, так и личную электронную почту, в политике должно быть указано, что даже личные учетные записи подлежат проверке.

Если компания разрешает ограниченное личное использование, в политике следует указать, когда сотрудники могут это делать, например, только во время перерывов и в обеденные часы. Если политика расплывчата, сотрудники могут успешно оспорить ее в суде.

Этика @ E-Mail

Этика @ E-Mail

Требуют ли новые СМИ новой морали?

Пол Соукуп, С.J.

Чем больше и больше повседневного взаимодействия в бизнесе и академических кругах начал осуществляться по электронной почте, вероятно, каждый у одного из пользователей произошел сбой. К настоящему времени мы привыкли ожидать случайных отказов оборудования, но человеческий одни по-прежнему застают нас врасплох.

Пол Соукуп, С.J.

Фото Чарльза Барри

Это сообщение, которое мы отправили без злого умысла, получено с сильные чувства. Или он пересылается тому, кого мы никогда не имели в виду должен это увидеть.Или, без нашего ведома, его читает наш босс.

Электронная почта подняла множество этических вопросов о том, как мы относиться друг к другу и как мы работаем, но это новизна как средний может сделать ответы более неясными.

Электронная почта по сравнению с P-mail
Хотя он похож на своего кузена, работающего на бумажных носителях, электронная почта имеет свои особенности.Во-первых, он сочетает в себе разговорный стиль с письменной формой. Как следствие, он страдает от проблемы неправильного толкования. Потому что это разговорный, редко придумывается; потому что это зависит от текста, получатели предполагаю, что это так.

Также, в отличие от бумажной почты, электронная почта предлагает скорость доставки, постоянную хранение и простая репликация. Эти характеристики могут размываться ряд границ, которые большинство из нас принимает как должное.Якобы личные комментарии передаются непреднамеренным получателям. Быстро наброшенные заметки находят место в постоянных архивах. И личное жизнь (записки друзьям, пересылаемые анекдоты, болтливые комментарии) разливается в рабочее время.

Смешение профессиональной и личной жизни напоминает еще одна важная характеристика этой новой среды: Кто-то иначе часто работодатель владеет частью или всей структурой, которая заставляет электронную почту работать.Написание об этике и этикете электронной почты, Норман Шапиро и Роберт Андерсон отмечают конкурирующие интересы желания и способности организации фильтровать, направлять, записывать и контролировать сообщения »и желание автора владеть сообщение. Возникает вопрос: кому принадлежит электронная почта? Отправитель? Получатель? Организация, предоставляющая оборудование?

Старые принципы новой этики
Хотя эти новые вопросы, кажется, требуют новых законов или новых этика, новейшая история коммуникационных технологий в США демонстрируют отставание в правовом и этическом мышлении инновации.Обычно из-за отсутствия других вариантов мы занимаем руководящие принципы из того, что мы знаем. Например, когда Конгрессу понадобилось для регулирования радио и телевидения требовалось, чтобы вещатели — как железные дороги, в Законе о торговле между штатами — служить «общественный интерес, удобство и необходимость».

Обсуждение электронной почты и электронной этики только начинается. Однако некоторые люди предложили несколько почтенных принципов. иметь в виду.Голландский ученый в области коммуникации и бывший президент Международной ассоциации исследований в области массовых коммуникаций, Cees Hamelink, предлагает три руководящих точки зрения с точки зрения человека. теория прав:

• Равенство или недискриминация в доступе и использовании

• Неприкосновенность или недопустимость умышленного причинения вреда против людей

• Свобода, или отсутствие внешнего принуждения или ограничений что препятствует самоопределению

По мнению Хамелинка, Билль об электронных правах и этике добавляет права на общение, конфиденциальность и юрисдикцию — то есть подчиняться законам своего государства.Этот документ также предлагает руководящие принципы терпимости, доверие и внимание.

Общие принципы должны воплощаться в конкретные действия. Например, принцип равенства Хамелинка должен привести к серьезное рассмотрение универсальной электронной почты, позиция также заявлено в праве на общение. Люди, аргумент идет, должен иметь средства и доступ для отправки и получения коммуникации.Почему? Ответ кроется в принципах прав человека. Права теоретики считают, что фундаментальное моральное право должно рассматриваться как свободный и равноправный человек, способный принимать решения по продвижению как человек. Если сегодня это право не может быть реализовано (т.е. нельзя устроиться на работу, на медицинское обслуживание или на что-то еще фундаментальное) без электронных коммуникаций, то есть моральное право иметь доступ к электронной почте.

Принцип свободы Хамелинка закладывает основу для размышлений цензуры электронной почты: если правительство или организация ограничивать самовыражение человека? Появляется та же проблема в Билле об электронных правах с точки зрения юрисдикции. Должен физические лица несут ответственность за материалы электронной почты, запрещенные в одном месте но разрешены в месте их происхождения?

Закон о реформе электросвязи 1996 г. некоторые из этих вопросов, особенно касающиеся непристойности; этот вопрос в настоящее время рассматривается в судах.Суды низшей инстанции сочла формулировку законопроекта слишком расплывчатой.

Конфиденциальность
Остались нерешенными и другие этические вопросы, в том числе конфиденциальность. Кому принадлежит электронная почта? Этот вопрос сложен, поскольку конфликтующие существуют правовые нормы. С одной стороны, Электронный Закон о конфиденциальности связи запрещает доступ к отправляемой почте по телефонным линиям общего пользования, как и корреспонденция почтового отделения защищен.

С другой стороны, суды постановили, что частные организации могут просматривать электронную почту в своих собственных сетях. Многие компании утверждают, что они делают это по тем же причинам, по которым могут контролировать телефон звонки для улучшения обслуживания клиентов, расследования преступлений или для предотвращения нарушений безопасности.

Люди спорят о достоинствах обеих сторон этого вопроса.А пока сотрудники и пользователи системы должны попросить показать политика конфиденциальности их компании. Даже если конфиденциальность — это компания политика, пользователи никогда не должны предполагать, что она существует. Не авторизованный доступ может иметь место и имеет место. Когда что-то требует абсолютной конфиденциальности, используйте другой носитель.

Атрибуция
Проблема владения электронной почтой имеет и другие этические разветвления. это может быть под заголовком атрибуции.Кто правда автор сообщения и как его следует отметить?

В электронном виде письмо может пройти через несколько публичных или частные машины, прежде чем он прибудет в пункт назначения и нет никаких доказательств того, что он был открыт кем-то другим. Некоторые системы электронной почты позволяют редактировать строку «от», чтобы автор буквы можно изменить или скрыть.Вопросы, поднятые эти характеристики электронной почты варьируются от подделки до анонимности просто отдавая должное.

Хотя неправомерность подделки очевидна, в чем польза? псевдонимов? Может ли неподписанная почта служить цели? Или, если письмо подписано, как люди должны его цитировать, особенно где нет бумажных копий?

Пожалуй, лучшее решение в вопросах атрибуции лежит просто рассматривая их.Каждая организация должна развивать политика атрибуции, обсуждение того, как отдать должное работе который приходит по электронной почте.

Такая политика должна также включать инструкции по использованию анонимность, соответствующая организации. Например, в университет, факультеты могут запросить неподписанные вклад студентов в продвижение безрискового мозгового штурма или защитить их от любого реального или воображаемого возмездия за непопулярные идеи.

Неправильная интерпретация
Является ли это следствием среды, того, как мы пишем электронные сообщения, или, судя по тому, как мы их сканируем, возникают недопонимания и иногда приводят к гневным ответам, обиженным чувствам и повреждению рабочие отношения. Хотя это может показаться не таким важным этический вопрос, такой как конфиденциальность или атрибуция, он имеет прямое отношение принципам доверия и терпимости, изложенным в Билле об электронных Права и этика.

И отправители, и получатели могут решить эту проблему в письменной форме. разборчиво и перечитал перед отправкой. Никогда не помешает добавить интерпретирующие реплики или для разделения и обозначения мнений и эмоций.

Получатели почты должны исходить из доброй воли своих корреспондентов. Если сообщение вызывает гневную реакцию, спросите, почему, и поищите возможное недоразумение.Прежде всего, успокойтесь, прежде чем ударить кнопка ответа.

Этикет
Вежливость имеет большое значение для создания более внимательного отношения — и, следовательно, более этичным — окружающая среда. Шапиро и Андерсон предлагают ряд разумных рекомендаций.

Они предлагают, чтобы люди, отправляющие электронную почту, создавали единственную тему сообщения, иметь в виду модель целевой аудитории, список получателей сведите к минимуму, используйте метки содержимого, сознательно выбрать уровень формальности для сообщения, идентифицировать себя и их аффилированности, и избегайте критики третьих лиц если у них нет возможности ответить.

Получая электронное письмо, они предлагают людям подтвердить сообщения, предполагайте честность и компетентность отправителя, попробуйте отделить мнение от несогласия, избежать несоответствий и рассмотрите возможность ответа на другом носителе — например, сделайте телефонный звонок, чтобы уточнить электронную почту, которая может иметь сбивает с толку.

Получатели почты не должны пересылать личную электронную почту без проверка с отправителем — кто может, а может и не пожелать поделиться переписка.Точно так же получатели не должны пересылать общедоступная или деловая электронная почта без добавления пояснительных контекст.

Понятно, что эти предложения — только начало. Разговоры продолжаются почти ежедневно в Интернете, что кажется уместным место для обсуждения этики электронной почты.

Paul Soukup, S.J., доцент кафедры коммуникации в университете Санта-Клары, где он преподает основную учебную программу конечно Технологии и связь. Вместе с Филипом Дж. Росси он отредактировал СМИ и моральное воображение (Канзас Город: Sheed & Ward, 1994).

Ссылки на некоторые источники, упомянутые в этой статье, могут можно найти на веб-сайте Центра, The Ethics Connection: http: // www.scu.edu/ethics/.

Дополнительная литература
Электронные права и этика. Доступно в Интернете по адресу http://www.zip.com.au/~pete/ere.html.

Hamelink, Cees. «Глобализация и человеческое достоинство: случай Информационной супермагистрали ». Media Development 43.1 (1996).

Шапиро, Норман З., и Андерсон, Роберт Х. На пути к Этика и этикет для электронной почты (1985). Доступный в Интернете по адресу http://www.rand.org/publications/MR/R3283.

8 Лучшие практики делового этикета электронной почты

Электронная почта в значительной степени вытеснила бумажную связь на рабочем месте, поэтому этикет электронной почты стал таким же важным, как и этикет деловой почты. Правильный этикет деловой электронной почты поможет вам произвести благоприятное впечатление на клиентов, коллег и руководителей.С соответствующим форматированием и языком вы можете завоевать профессиональную репутацию и четко донести свое сообщение. В этой статье мы обсудим, что такое этикет деловой электронной почты, и дадим советы по улучшению вашего этикета.

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты

1. Строка темы
2. Приветствие
3. Тело
4. Закрытие
5. Подпись

Рекомендации:
Определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, исправьте свое письмо, используйте соблюдайте этикет и не забывайте следить за ним.

Что такое этикет деловой электронной почты?

Этикет деловой электронной почты — это обычный набор правил, используемых при профессиональном общении по электронной почте. Соответствующий этикет электронной почты включает в себя включение необходимых элементов сообщения, таких как четкая строка темы, приветствие, закрытие, хорошо организованные абзацы основного текста и правильный язык. Сотрудники должны тщательно продумывать формат и формулировку своих профессиональных сообщений, чтобы убедиться, что они отправляют сообщения надлежащим образом.

Как соблюдать правила делового этикета электронной почты

Эти правила этикета электронной почты помогут вам составить вежливое и профессиональное электронное письмо для работы.

1. Составьте ясную и простую строку темы.
2. Используйте стандартный шрифт.
3. Официально обратитесь к получателю.
4. Правильно используйте копию и слепую копию.
5. Четко структурируйте свое сообщение.
6. В конце укажите призыв к действию.
7. Включите профессиональное закрытие.
8. Внимательно вычитайте свою электронную почту.

1. Составьте четкую и простую строку темы

Тема — одна из самых важных частей электронного письма, поскольку это то, что получатели видят первым в своем почтовом ящике. Вы можете думать о строке темы как о заголовке вашего сообщения. Он должен рассказать читателю, почему вы пишете или о чем пишете.

Создайте прямую строку темы, чтобы получатель сразу понял, о чем идет речь.Эта строка темы должна кратко излагать цель вашего электронного письма в нескольких словах или лаконичном предложении. Краткость и включение только основной части электронного письма может улучшить способность получателя видеть ваше сообщение в своем почтовом ящике.

Ваша тема должна состоять из трех-пяти слов. Для заявлений о приеме на работу используйте простые идентификаторы, такие как «Заявка на вакансию графического дизайнера», или «Запрос-команда графического дизайна». Эти строки темы лаконичны и точно сообщают читателю, чего он может ожидать от вашего электронного письма.

Всегда пишите в теме письма. В электронных письмах без такового будет написано «Без темы» в почтовом ящике получателя, и они могут остаться непрочитанными. Вы можете произвести хорошее первое впечатление, написав четкую, лаконичную и привлекающую внимание тему.

2. Используйте стандартный шрифт

Сохраните шрифт и цвет текста электронной почты по умолчанию для аккуратного профессионального внешнего вида. Настройки по умолчанию часто представляют собой черный или темно-серый текст простым, легко читаемым шрифтом. Используя стандартные шрифты и цвета, вы можете лучше убедиться, что получатель понимает ваше сообщение и верит, что оно действительно от вас.Вот некоторые примеры хорошо читаемых шрифтов:

• Avenir
• Arial
• Calibri
• Cambria
• Constantia
• Corbel
• Garamond
• Georgia
• Gill Sans

• Gill Address
• Gill Sans

• Адрес получателя: «г-н», «г-жа». или «Миссис» , если вы не знаете их очень хорошо. Вы можете обращаться к людям по имени, если вы часто находитесь в сердечном контакте.Используйте профессиональное приветствие, например «Здравствуйте, мистер Чо» или «Дорогая мисс Эли» , чтобы начать свое электронное письмо вежливо и профессионально.

  Особенно важно проявлять профессионализм при обращении к вашему контактному лицу, если вы спрашиваете о работе. Если ваше заявление о приеме на работу отправлено в общий почтовый ящик и в списке вакансий не указано имя человека, который будет рассматривать ваше заявление, отправьте электронное письмо на номер «Для кого это может касаться» или «Уважаемый менеджер по найму» . верный.

  4. Правильно используйте копию и слепую копию

  Используйте копию или копию для группы деловых контактов, которые знают друг друга, чтобы открыто связать каждого человека с цепочкой электронной почты. Это уместно, когда вы отправляете электронное письмо команде коллег и хотите, чтобы получатели видели, кто еще входит в команду. Параметр «Копия» открыто предоставляет общий доступ к именам и адресам электронной почты всех, поэтому вы должны использовать его только в том случае, если обмен такой информацией подходит для группы.

  Используйте скрытую копию, или скрытую копию, если вы отправляете свое сообщение группе людей, которые не знают друг друга.Эта функция скрывает имена и адреса электронной почты других получателей, чтобы защитить их конфиденциальность, когда вы не хотите, чтобы все участники сообщения получали контактную информацию других получателей. Он также запрещает получателям случайно ответить большой группе людей.

  5. Четко структурируйте свое сообщение

  Вы можете использовать различные структурные методы, чтобы организовать основные абзацы и разбить большие блоки текста для улучшения читаемости. По возможности постарайтесь сделать свое электронное письмо кратким, включив до трех коротких разделов.Если вы отправляете более длинное сообщение, используйте короткие абзацы и маркированные или нумерованные списки, чтобы выделить или выделить важную информацию.

  Убедитесь, что каждый абзац связан со следующим, и используйте первое предложение каждого в качестве тематического предложения, в котором излагаются идеи вашего сообщения. Используйте простое форматирование. Большие вложения, такие как изображения, иногда перехватываются спам-фильтром вашего работодателя, и преобразование HTML в обычный текст или наоборот часто выглядит беспорядочным. Используйте обычный шрифт с засечками или без засечек и черный текст на белом поле.

  Подробнее: Как написать профессиональный адрес электронной почты

  6. В конце укажите призыв к действию

  Завершите свое электронное письмо четким призывом к действию, который сообщает получателю, что вы хотите, чтобы он сделал следующий. Вы можете попросить о личной встрече, RSVP, доставке файла или общем ответе. Укажите временные рамки для этого сообщения, например, конец дня или конец недели. Этот призыв к действию позволяет вашему получателю узнать, что им нужно сделать и сколько времени им нужно выполнять.

  7. Добавьте профессиональное закрытие.

  Включите свое полное имя внизу вместе с должностью и основной контактной информацией, например номером телефона. Это закрытие дает вашему получателю все подробности, необходимые для ответа.

  Подпись электронного письма с псевдонимом допустима, если это имя является именем, по которому все вам звонят (заменив «Билл» на «Уильям» ) или если вы пишете коллеге, с которым вы дружите.Как и в случае с текстом электронного письма, избегайте использования цветов, выделения, необычных шрифтов или изображений в подписи электронного письма.

  Подробнее: Как завершить электронное письмо

  8. Внимательно вычитайте свое электронное письмо

  Перечитайте свое сообщение перед его отправкой. Проверка орфографии может выявить множество ошибок, но убедитесь, что вы проверили опечатки самостоятельно. Ищите правильную пунктуацию, орфографию и грамматику. Если вы обращаетесь к важному клиенту, подумайте о том, чтобы коллега также просмотрел сообщение, прежде чем отправлять его.

  Описание изображения

  Профессиональные советы по приветствию по электронной почте:
  1. Избегайте гендерного языка
  2. Избегайте восклицательных знаков
  3. Избегайте случайных слов, таких как «Привет,
  » 4. Избегайте чрезмерно формальных выражений, таких как «Сэр» или «Мадам»
  5. Избегайте использования
  «Для кого это может беспокоить» 6. Избегайте использования времени суток, например «Доброе утро» или «Добрый вечер»
  7. Избегайте использования «Уважаемый [Должность]», если возможно.

  Советы для этикет профессиональной электронной почты

  Следующие ниже рекомендации по электронной почте для деловых сообщений помогут вам составить профессиональные электронные письма, подходящие для любой отрасли.

  • Будьте вежливы и позитивны. Для поддержания профессиональных отношений с работодателями, клиентами, клиентами и коллегами, с которыми вы общаетесь по электронной почте, требуется профессиональный тон. Вы можете добиться этого, используя формальный язык вместо сленга, полные предложения, правильную пунктуацию, записывая все слова и избегая восклицательных знаков. Если вам нужно разрешить разногласия по электронной почте, оставьте положительный отзыв и убедитесь, что любая критика, которую вы даете, носит конструктивный характер.Держите эти электронные письма краткими и, если возможно, используйте личную встречу или телефонный звонок.
  • Используйте личную электронную почту для обычных сообщений. Если вы отправляете неофициальные сообщения на темы, не связанные с бизнесом, вам следует использовать свою личную учетную запись электронной почты. Использование разных адресов электронной почты для разделения личного и профессионального общения также помогает правильно организовать ваши сообщения и контакты.
  • «Ответить всем» только при необходимости. Тщательно подумайте, должен ли ваш ответ дойти до всех, кто был включен в исходное сообщение. Используйте параметр «Ответить всем» только в том случае, если вы предоставляете информацию, имеющую отношение ко всей группе. В противном случае вариант «Ответить» обычно лучше.
  • Создавайте новые цепочки писем для новых тем. Если вы хотите обратиться к новой теме с группой или отдельным человеком, начните новое сообщение, а не добавляйте вопрос в существующую и не имеющую отношения к беседе. Этот метод может гарантировать, что вы и другие получатели будете вести общение как можно более организованно.
  • Оперативно отвечайте на сообщения. Своевременный ответ помогает клиентам и коллегам не отставать от графика. Краткий ответ часто подходит для таких вещей, как подтверждение получения файла или подтверждение времени встречи.
  • Учитывайте культуру. Если вы общаетесь с деловыми партнерами за границей, учитывайте их культуру. Некоторые культуры предпочитают общаться только с уже установленными деловыми контактами, в то время как другие открыты для сообщений от новых знакомых.В некоторых культурах также есть определенные стандарты, когда дело касается приветствий и вступительных слов. Попытки учесть эти и другие культурные предпочтения помогут вам построить более благоприятные отношения с глобальными контактами.
  • Сохраните смайлы для личных сообщений. Хотя смайлики — обычная часть поп-культуры, они больше подходят для обычных сообщений, чем для делового общения.
  • Запросите перед установкой навесного оборудования. Спросите получателя, можете ли вы отправить вложение, прежде чем включать его в электронное письмо.Поинтересуйтесь, какой формат лучше всего подходит для этих файлов, чтобы получатель мог легко их открыть. Включение ссылки на файл, размещенный в облаке, часто бывает проще, чем прикрепление файлов, особенно если файлы большие. Внутреннее общение часто является исключением из этого правила, то есть вы можете отправлять документы коллегам, используя свой внутренний почтовый сервер.

  Правила поведения и этики специалистов по электронной почте

  Вы когда-нибудь получали по электронной почте жалобу на себя и замечали, что отправитель отправил копию электронной почты группе друзей и / или коллег по бизнесу? Согласны ли вы, что обмениваться сообщениями таким образом ужасно и позорно, особенно в наши дни в бизнесе!

  Использовать Интернет для того, чтобы выкинуть мусор, проветривать грязное белье или выговаривать / разглагольствовать — это просто неправильно, трусливо, односторонне и мало что дает.В наши дни люди могут прятаться за экранами своих компьютеров, вместо того, чтобы брать трубку или тратить время на то, чтобы обсудить этот вопрос лицом к лицу лично. У этих людей явно одна цель: саботировать, причинять боль и разглагольствовать о себе в надежде заручиться поддержкой или поддержкой других, хотя, честно говоря, это заставляет их выглядеть непрофессионально и трусливо.

  Итак, как вы, возможно, догадались, это случилось со мной в прошлом, поэтому я задумался, что такое электронный этикет? Для чего следует использовать электронную почту?

  Я помню, как открыл свою первую учетную запись электронной почты и подумал, как весело было отправить сообщение другу.Однако большинство людей теперь больше не находят электронную почту простой или забавной. обмен сообщениями электронной почты в настоящее время превышает объем телефонного трафика и является доминирующей формой делового общения. Некоторые профессионалы говорят мне, что обработка электронной почты отнимает у них половину дня.

  Разве вы не хотите, чтобы каждый человек, получивший новую учетную запись электронной почты, соглашался следовать определенным правилам для ее использования? Для использования электронной почты существуют определенные профессиональные стандарты. Вот некоторые вещи, о которых следует помнить в отношении профессионального поведения по электронной почте:

  12 советов по улучшению электронного этикета

  1. Будьте неформальным, а не небрежным. Ваши коллеги могут использовать общепринятые сокращения в электронной почте, но при общении с внешними клиентами каждый должен следовать стандартному протоколу письма. Ваше электронное сообщение отражает вас и вашу компанию, поэтому применяются традиционные правила орфографии, грамматики и пунктуации.
  2. Сообщения должны быть краткими и по существу. То, что вы пишете грамматически правильно, не означает, что оно должно быть длинным. Нет ничего более разочаровывающего, чем просмотр сообщения электронной почты, которое вдвое длиннее необходимого.По возможности сосредотачивайтесь на одной теме сообщения.
  3. Используйте падеж предложений. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВСЕХ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ ВЫГЛЯДИТ, как если бы вы кричали. Использование строчных букв выглядит ленивым. Для выделения используйте звездочки или жирный шрифт, чтобы выделить важные слова. Однако не используйте много цветов или графики, встроенные в ваше сообщение, потому что не все используют почтовую программу, которая может их отображать.
  4. Используйте слепые и бесплатные копии надлежащим образом. Не используйте скрытую копию, чтобы никто не видел, кого вы скопировали; это показывает уверенность, когда вы напрямую отправляете копию любому, кто получает копию.Однако используйте скрытую копию при отправке в большой список рассылки, чтобы получателям не приходилось видеть огромный список имен. Будьте осторожны при использовании CC; чрезмерное использование просто загромождает почтовые ящики. Копируйте только тех, кто непосредственно вовлечен.
  5. Не используйте электронную почту как предлог для избежания личных контактов. Не забывайте о ценности личного или даже голосового общения. электронная почта не подходит для отправки запутанных или эмоциональных сообщений. Вспомните случаи, когда вы слышали, как кто-то в офисе возмущенно говорил: «Ну, я отправил вам электронное письмо.«Если у вас есть проблема с кем-то, поговорите с этим человеком напрямую. Не используйте электронную почту, чтобы избежать неприятных ситуаций или скрыть ошибку.
  6. Помните, что электронная почта не является частной. Я видел, как людей увольняли за ненадлежащее использование электронной почты. электронная почта считается собственностью компании и может быть извлечена, исследована и использована в суде. Если вы не используете устройство шифрования (аппаратное или программное), вы должны предполагать, что электронная почта через Интернет небезопасна. Никогда не помещайте в электронное сообщение ничего такого, что не поместили бы на открытке.Помните, что электронную почту можно пересылать, так что непредусмотренная аудитория может увидеть то, что вы написали. Вы также можете случайно отправить что-то не той стороне, поэтому всегда держите контент профессиональным, чтобы избежать затруднений.
  7. Берегитесь групповой почты. Отправлять групповое электронное письмо только тогда, когда оно полезно для каждого получателя. Используйте кнопку «ответить всем» только при компиляции результатов, требующих коллективного ввода, и только если вам есть что добавить. Получатели очень раздражаются, открывая электронное письмо, в котором написано только «Я тоже!»
  8. Используйте поле темы, чтобы указать содержание и цель. Не говорите «Привет!» или «От Лауры». Договоритесь об использовании сокращений, которые быстро определяют действия. Например, ваша группа может использовать для обозначения «Требуется действие» или для ежемесячного отчета о состоянии. Также рекомендуется при необходимости включать слово «Длинный» в поле темы, чтобы получатель знал, что для прочтения сообщения потребуется время.
  9. Не отправляйте письма счастья, предупреждения о вирусах или нежелательную почту. Всегда проверяйте авторитетный антивирусный веб-сайт или свой ИТ-отдел, прежде чем отправлять сигнал тревоги.Если постоянный поток шуток от друга вас раздражает, будьте честны и попросите исключить вас из списка. Направляйте личную электронную почту на свой домашний адрес электронной почты.
  10. Помните, что ваш тон нельзя услышать в электронной почте. Вы когда-нибудь пытались использовать сарказм в электронном письме, а получатель неправильно понимал его? электронная почта не может передать нюансы вербального общения. Пытаясь определить тон голоса, некоторые люди используют смайлики, но используют их экономно, чтобы не показаться непрофессиональным.Кроме того, не думайте, что смайлик поможет распространить сложное сообщение.
  11. Используйте подпись, содержащую контактную информацию. Чтобы люди знали, кто вы, поставьте подпись с вашей контактной информацией, включая ваш почтовый адрес, веб-сайт и номера телефонов.
  12. Подведите итоги долгих дискуссий. Прокрутка страниц ответов, чтобы понять обсуждение, раздражает. Вместо того, чтобы продолжать пересылать строку сообщения, выделите минуту, чтобы подвести итоги для вашего читателя.Вы можете даже выделить или процитировать соответствующий отрывок, а затем включить свой ответ. Несколько слов предостережения:
  • Если вы пересылаете или повторно отправляете полученное сообщение, не меняйте формулировку.
  • Если вы хотите отправить группе сообщение, полученное вами индивидуально, сначала спросите разрешения у автора.
  • Дайте надлежащую атрибуцию.

  Используйте эти предложения в качестве отправной точки для создания правил этикета электронной почты, которые помогут вашей команде оставаться эффективной и профессиональной.

  П.С. Если вам понравилась эта статья, нажмите «Нравится» или оставьте комментарий, так как это побудит меня публиковать больше. Делитесь и вдохновляйте. Спасибо.

  Правила этикета электронной почты

  Мнения, высказанные предпринимателями. участников являются их собственными.

  Когда использование электронной почты стало обычным явлением в начале 90-х, деловой мир изменился. Электронная почта теперь занимает значительную часть нашего рабочего дня. Согласно исследованию, проведенному Международной корпорацией данных (IDC), работники тратят 28 процентов своей рабочей недели на чтение и ответы на электронную почту.

  Shutterstock

  Хотя мы стараемся работать быстрее и эффективнее, мы не должны забывать социальные правила, которые сопровождают любую форму общения. Вот некоторые из правил этикета электронной почты.

  У должна быть четкая тема.

  Большинству из нас приходится конкурировать с сотнями электронных писем, забивающими наш почтовый ящик каждый день, поэтому чем четче ваша тема, тем больше вероятность, что ваше сообщение будет прочитано.Например, если вы отправляете кому-то предложение, будьте конкретны и напишите: «Предложение Fitch прилагается».

  Не забудьте свою подпись.

  Каждое электронное письмо должно включать подпись, сообщающую получателю, кто вы и как с вами связаться. Настройте автоматическое отображение в конце каждого письма. Включите все свои контактные данные, чтобы получателю не приходилось искать ваш адрес, электронную почту или номер телефона.

  Используйте профессиональное приветствие.

  Использование «Привет», «Йо» или «Хия» непрофессионально, независимо от того, насколько хорошо вы знаете получателя. Вместо этого используйте «Привет» или «Привет». Чтобы быть более формальным, используйте «Уважаемый (укажите имя)». Использование имени человека в приветствии — «Привет, Роберт» — вполне уместно, но помните, что нельзя сокращать имя человека, если у вас нет на это разрешения.

  Не используйте юмор.

  Юмор плохо передается по электронной почте. То, что вы считаете смешным, может быть неверно истолковано собеседником или воспринято как сарказм без сопутствующего тона голоса и мимики.В случае сомнений исключите юмор из делового общения.

  Вычитайте свое сообщение.

  Не удивляйтесь, если о вас будут судить по тому, как вы составляете электронное письмо. Например, если в вашем электронном письме много слов с орфографическими ошибками и грамматических ошибок, вас могут посчитать неряшливым, небрежным или даже необразованным. Прежде чем нажать «отправить», проверьте правописание, грамматику и сообщение.

  Не следует предполагать, что получатель знает, о чем вы говорите.

  Создайте свое сообщение как отдельную заметку, даже если оно является ответом на цепочку электронных писем. Это означает отсутствие «однострочников». Включите тему и любые ссылки на предыдущие электронные письма, исследования или разговоры. Оглядываться на цепочку, чтобы освежить в памяти контекст, может быть неприятно и отнимать много времени. Ваш получатель может получать сотни писем каждый день и, скорее всего, не запомнит цепочку событий, приведших к вашему письму.

  По теме: функция Google «Умный ответ» появилась на настольных компьютерах сегодня

  Сделайте ответов на все электронные письма.

  Своевременно и вежливо отвечайте на каждое законное письмо, адресованное вам. Даже если у вас нет ответа в данный момент, найдите секунду, чтобы написать ответ, сообщив отправителю, что вы получили его электронное письмо. Сообщите отправителю, если его электронное письмо было отправлено не тому получателю.

  Связано: когда-либо получал «Пожалуйста, сделайте это, как можно скорее!» Отправить заповеди по электронной почте в 16:50? Не круто.

  Не стреляйте с губ.

  Никогда не отправляйте гневное электронное письмо и не давайте быстрых ответов.Перед отправкой внимательно обдумайте свое сообщение. Если вы злитесь, поместите свое сообщение в папку «черновики» и просмотрите его позже, когда вы успокоитесь и у вас будет время сформулировать соответствующий ответ.

  Сохраняет ли конфиденциальность личных материалов.

  Слишком просто поделиться электронной почтой, даже непреднамеренно. Если вам нужно поделиться сугубо личной или конфиденциальной информацией, сделайте это лично или по телефону. Спросите разрешения, прежде чем публиковать конфиденциальные материалы либо в теле письма, либо во вложениях.

  Связано: электронная почта требует бесконечного управления. Следуйте этим 4 простым правилам, чтобы повысить производительность.

  Не надо! чрезмерное использование восклицательных знаков.

  Восклицательные знаки и другие признаки возбуждения, такие как смайлики, сокращения, такие как LOL, и заглавные буквы, плохо переводятся в деловом общении. Оставьте их, если вы не очень хорошо знаете получателя. Также непрофессионально использовать строку восклицательных знаков !!!!!

  Для того, чтобы ваша электронная почта была профессиональной и точной, может потребоваться некоторая практика, но в долгосрочной перспективе вы будете выглядеть более безупречно и организованно.

  Правила этикета деловой электронной почты

  Мало что может так запятнать ваш профессиональный бренд, как плохо написанное и ошибочное электронное письмо. Одно нажатие кнопки «отправить» может стать решающим фактором между успешным деловым обменом и потенциальной проблемой с персоналом или конфликтом между коллегами. И хотя американцы отправляют сотни тысяч электронных писем в день, это не следует воспринимать как должное.

  Независимо от того, являетесь ли вы старшим специалистом или новичком в офисе, вот 13 правил этикета деловой электронной почты, которые необходимо помнить.

  Обращайте внимание на тему сообщения

  Напишите четкую и лаконичную строку темы, отражающую текст сообщения электронной почты. Избегайте строк темы с общими словами, такими как «Привет», «Касаясь базы» или «К вашему сведению», и не оставляйте строку темы пустой.

  Используйте правильное приветствие

  «Привет» и «Привет» передают отсутствие профессионализма и зрелости. Начните свое электронное письмо с таких фраз, как «Доброе утро», «Добрый день», «Добрый вечер» или «Здравствуйте.«Добрый день» или «Приветствую» — другие фразы, часто используемые на международной арене.

  Используйте введение

  В таких странах, как США, лучше всего, чтобы отправитель представлялся по имени и фамилии с некоторой справочной информацией в первых нескольких строках. Например: «Уважаемая г-жа Манделл! Меня зовут Шэрон Швейцер, основатель Access to Culture. Вы меня порекомендовали. . . » или «Меня зовут Шэрон Швейцер, и я, эксперт по международному бизнесу, пишу вам об этом.. . » Это особенно важно, когда вы знакомитесь с новыми контактами, потенциальными клиентами, клиентами и работодателями, которые хотят знать, как вы получили их контактную информацию.

  Знать культуру

  При отправке электронных писем людям, принадлежащим к косвенным культурам, правильным протоколом и передовой практикой является изучение обычаев страны. Например, в Японии вежливо, уместно и принято спрашивать о погоде в первом предложении делового электронного письма.Напротив, было бы неуместно отправлять электронное письмо, представляющее себя потенциальному японскому контакту. В непрямых культурах знакомство осуществляется только уважаемыми сторонами по обычаю; холодные письма игнорируются, удаляются, блокируются и / или помечаются как нежелательные.

  Не включайте юмор и сарказм

  Электронные письма можно легко неверно истолковать из-за текста без контекста. Юмор зависит от культуры. Избегайте юмора и сарказма в электронных письмах, так как получатель может быть сбит с толку или, что еще хуже, оскорблен.

  Дважды проверьте свои вложения

  Когда вы прикрепляете файл, будьте любезны, потратьте несколько дополнительных секунд, чтобы также вставить его в тело письма. Это показывает внимание к получателю, экономя время и риск при открытии вложений. Это отнимает у вас больше времени? да. Стоит ли оно того? да.

  Не нажимайте «Ответить всем»

  Избегайте использования «Ответить всем», если это не нужно всем. Когда C-Suite (CEO / COO) или административный помощник отправляет электронное письмо 10 сотрудникам с запросом волонтеров для проекта общественных работ, отвечайте администратору, а не всем 10 членам.Зачем заставлять десять других удалить вашу электронную почту? «Ответить всем» — это функция для постоянного обсуждения определенной темы.

  Ответить оперативно

  Ответ в течение 24 часов является обычным делом. Если оставить кого-то висящим дольше, то вас не только посчитают грубым, но и в конечном итоге это может стоить вам бизнеса. Если вы непреднамеренно заставили кого-то ждать дольше 24 часов или возникли смягчающие обстоятельства, вежливо объясните ситуацию и принесите свои извинения.

  Не используйте смайлы

  Эти маленькие подмигивающие, улыбающиеся значки предназначены для текстовых сообщений. Они неуместны и непрофессиональны в деловой переписке. Смайлики могут перенаправлять электронные письма в фильтр спама или в ящик нежелательной почты, и это может выглядеть незрелым и непрофессиональным.

  Do Protect Privacy

  Электронная почта общедоступна. Несмотря на то, что электронное письмо удалено, онлайн-сервисы и программы могут получать доступ к сообщениям на жестком диске. Прежде чем щелкнуть «отправить», подумайте, что может произойти, если ваше электронное письмо прочитает ваш коллега по бизнесу, ваш конкурент, работодатель, ФБР или любой непредусмотренный получатель.Подумайте об этом так: Как бы выглядело мое электронное письмо, если бы оно было размещено на Facebook?

  Не будь отрицательным

  Неуместно отправлять отрицательные комментарии по электронной почте. Письмо, написанное заглавными буквами, означает гнев в электронном письме. Эти антагонистические сообщения вызывают неловкость еще долго после того, как письмо было отправлено и получено. Если вам необходимо передать плохие новости по электронной почте, используйте объективные слова и изложите факты. Личное общение лучше всего подходит для передачи плохих новостей.

  Сделать корректуру

  Проверить и перепроверить на предмет орфографических и грамматических ошибок.Эти ошибки заставят вас казаться непрофессиональным и уменьшат вероятность того, что письмо будут восприняты серьезно. Программное обеспечение электронной почты поставляется с множеством профессиональных инструментов, таких как проверка орфографии — используйте их.

  Не забывай разговор поближе

  Сообщая получателю, что в ответе нет необходимости, цикл электронной почты не может продолжаться бесконечно. Завершите словами «Ответить не нужно», «Еще раз спасибо», «Увидимся на заседании правления во вторник» или «Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я оказать дальнейшую помощь.Завершите свое электронное письмо такими словами, как «С уважением», «С уважением», «С уважением», «Спасибо» или другой подходящей фразой.