Деловой стиль письма этикет деловой переписки: Новые правила деловой переписки и цифровой этикет

Этика деловой переписки

1. Зачем иметь единые корпоративные стандарты в ведении деловой переписки?

Электронная переписка – это обязательный атрибут деловой коммуникации любой компании. Практически нет компаний, в которых бы не использовалась электронная почта. Но задайте себе следующие вопросы: 

• Бывает ли у вас такое, что при отправке электронного письма коллеге, появляется ощущение, будто вы отправляете письмо в черную дыру, и вам запросто могут просто не ответить
• Когда сотрудники звонят друг другу и просят срочно прочитать электронное письмо, и так происходит целый день
• Когда вы решительно не можете понять, что именно от вас хотят в электронном письме
• Когда сложные и непростые вопросы при обсуждении по электронной почте тонут в море информации, подробностей, и вопрос так и не решается 

Если для вас эти вопросы актуальны, то вы можете ежедневно выиграть много времени, внедрив единые правила электронной переписки. В этой статье мы поговорим об этикете деловой переписки. 

2. Семь главных правил этики деловой переписки

Условно разделим правила деловой переписки на правила этики и правила коммуникаций и обмена информацией. 

Правила коммуникации управляются правилами обмена информацией в рамках бизнес-процессов и проектов. Им мы посвятим отдельную статью. Правила же этики формируют стиль внутренних отношений сотрудников компании и неизбежно влияют на формирование образа вашей компании у партнеров. Например, недавно от одного из наших партнеров я получил письмо, начинающееся со слов, «Добрый день, Бехтерев». Как вы думаете, получилось ли у нас сотрудничество? 

Чтобы не «потерять лицо» компании, ведя деловую переписку, необходимо соблюдать «золотые правила» этики деловой переписки: 

1. Письмо всегда начинаем с обращения 
2. Тема письма должна быть обязательно 
3. Перед отправлением необходимо проверить орфографические, пунктуационные, речевые ошибки
4. Письмо должно быть структурировано (Воде НЕТ!) 
5. В письме должны быть корректные формулировки 
6. Если отправляем в письме вложения, то обязательно пишем, что есть прикрепленные файлы (такой ход поможет избежать ситуаций, когда вы отправляете письмо, а файл не прикрепляется; получатель, прочитав письмо и не обнаружив вложенный документ, может оперативно отреагировать и написать вам, что прикрепленные документы, которые вы обозначили в письме, отсутствуют).
7. Никогда не удаляем переписку. Один из самых важных пунктов. Историю сообщений никогда не стоит удалять, так как письмо – это документ. В случае необходимости надо иметь возможность всегда поднять историю переписки. Радислав Гандапас, например, даже включил просьбу не удалять историю переписки в свою подпись.

3. Виды писем 

Существует много различных классификаций, мы предлагаем разграничить письма по структуре оформления: 

1. Письмо-коммуникация (письмо-отказ, письмо-претензия, письмо-признание, письмо-оправдание и т.д.)
2. Письмо-договоренности

Письмо-коммуникация

В этот вид письма мы включаем все виды писем, которые использует сотрудник в ходе своей профессиональной деятельности.

Структура письма

Письмо не должно быть оформлено единым текстом. Оно должно быть четко структурировано и грамотно оформлено, чтобы получатель не упустил из виду важную информацию. Структура письма состоит из четких компонентов:

Тема письма

Тема письма должна содержать конкретное действие, которое вы ожидаете от респондента: «согласовать договор», «предложить вопросы для рассмотрения», «прислать отчет» и т.п. 

Если вы отсылаете документы, то в теме должна быть четкая формулировка документов, которые содержатся во вложении письма.

Зачем важно правильно оформлять тему письма? 

По теме письма очень легко найти необходимое письмо в ежедневном потоке информации. Ни одно письмо не будет потеряно.

Примечание: если отправляете письмо внутри компании, то тема письма оформляется по заданному стандарту, если отправляете письмо вне компании, то желательно тему оформлять по шаблону: Название компании: цель письма.

Содержание

Чем больше конструктива в теле письма, тем лучше! Один из ключевых навыков в умении вести деловую переписку, которую вы должны развивать у сотрудников, – навык четко и кратко формулировать свою мысль.

P.S. Если мы, составляя письмо, упоминаем факт из письма собеседника — его нужно процитировать, отделив цветом или шрифтом.

Корпоративная подпись

Шаблон оформления корпоративной подписи должен быть един у всех сотрудников компании.

В подписи должны быть указаны все ключевые данные адресата, чтобы в случае необходимости получатель письма мог легко с вами связаться. 

С уважением,

Ф.И.О., должность.

Ссылки на сайт и социальные сети

P.S. Если мы хотим теплых отношений с партнером / клиентом, то стоит оформить личную подпись. Любому человеку приятно получить письмо с личностным отношением даже в формальной переписке.

Личная подпись всегда относится к телу письма. Пример: Хорошего дня / Благодарю Вас / Рада была пообщаться сегодня / Спасибо, что уделили время столь важному вопросу / Привет семье и детям и т.д.

Кому/Копия

Поля «Кому» и «Копия» заполняем в последнюю очередь, чтобы случайно не отправить письмо, когда оно еще не готово.

Чем отличаются поля «Кому» и «Копия»?

В поле «Кому» мы вставляем адрес человека, от которого требуется совершить какое-либо действие.

В поле «Копия» мы вставляем адрес человека, которому полезно ознакомиться с содержанием письма.

 

P.S. Наш опыт доказал, что поле «Копия» очень полезно. Если мы ведем переговоры с рядовым сотрудником, обсуждаем важные вопросы, но не получаем ответов по существу и в установленный срок, то стоит вставить в копию письма директора или вышестоящего менеджера, как сразу переписка начнется по конструктиву. 

К сожалению, во многих компаниях уровень корпоративной культуры не на должном уровне, вследствие чего возникают ситуации, когда для того, чтобы сотрудник хорошо выполнял свою работу, необходим жесткий контроль со стороны управляющего состава.

Также в Outlook есть функция, как «Скрытая копия» — важный инструмент, который позволяет проинформировать о письме заинтересованных лиц, но при этом не смущать получателя, что письмо адресовано не ему одному!

Письмо-договоренности

Важный вид письма, который позволяет подвести итоги встречи, в письменном виде сформировать договоренности, обозначить время выполнения и внести ясность: правильно ли обе стороны поняли то, что должны выполнить?

Такие письма полезно составлять после встречи, переговоров и совещаний, чтобы иметь письменно оформленные договоренности и единое видение их исполнения.

Структура письма:

1. Приветствие, обращение и благодарность участникам обсуждения.
2. Повторение цели собрания, на котором формировались договорённости.
3. Перечисление всех вопросов, которые обсуждались, в связке с принятыми по ним решениями и назначением ответственного за исполнение.
4. Фиксация идей, которые не требуют срочной реализации, для истории.
5. Вопрос к адресатам: Всё ли учтено? Есть ли комментарии и дополнения?

Например:

Оформление письма

Шрифт

Шрифт у письма должен быть единый, курсивом можно выделить в тексте ключевые моменты, заголовки, но обязательно надо придерживаться единого стиля оформления.

P.S. Всегда следует помнить, что слова, написанные заглавными буквами, воспринимаются как повышение тона. Их стоит избегать.

Абзац

Каждую отдельную мысль желательно оформлять в отдельный абзац, чтобы текст воспринимался легче.

Отступы 

Абзацы не должны сливаться друг с другом. Чтобы письмо было более читабельным, отступы должны быть после приветствия, перед каждым абзацем и перед подписью:

  

Ссылки

Чтобы визуально письмо выглядело более привлекательным, лучше ссылки в теле письма оформлять в гиперссылки:

 

Стиль письма

Нам очень нравится книга Саши Карепиной «Искусство делового общения. Законы, хитрости, инструменты», советуем к прочтению.

Саша предлагает «измерять» стиль письма по шкале от личного, до формального. Делая замечание, что «Чем больше в письме обнаружится приемов из левой колонки, тем оно будет более личным, а чем более из правой, тем более формальным» 

Какой результат можно получить с помощью внедрения правил этикета деловой переписки?

Сколько писем в день вы получаете? Обычно 20-30, но нередки случаи, когда и 50, и 60.

И на каждое письмо мы тратим ресурс внимания — время на то, чтобы понять суть письма и что на него ответить. Если вы будете тратить на понимание цели письма хотя бы на 10-15 секунд меньше (а это можно сделать, если каждое письмо будет с темой, где есть глагол и результат), то экономия на 60 письмах составит 10 минут! Мы привыкли не замечать это время, распыляя его в течение дня, но если собрать его вместе и улучшить, получается именно столько!  

В следующих статьях мы расскажем о том, как выиграть ежедневные драгоценные минуты за счет внедрения правил коммуникаций по Skype, телефону и корпоративному планировщику. 

Эта статья входит в цикл статей об этике коммуникаций. 

Читайте другие статьи цикла:

Этика коммуникаций I. Дресс-код

Этика коммуникаций II. Золотые правила субординации

Этика коммуникаций III. Этика деловой переписки

как вести переписку с парнёрами

Дополнительные материалы

Шаблон: заявление о приёме на работу

Дополнительные материалы

Шаблон: заявление о приёме на работу

 

Без деловой переписки бизнес вести невозможно — ведь в большинстве случаев она может заменить встречу, а значит, сэкономить время предпринимателя. Чтобы деловая переписка была эффективной, важно придерживаться этикета — письмо не должно навредить, оттолкнуть потенциального партнера, клиента, работодателя. 

Разберемся, как это сделать.

 

Общие правила и ГОСТы для оформления

 

Все деловые письма делятся на презентационные (или письма-знакомства), письма-заказы, письма-напоминания, письма-претензии, гарантийные письма (обязательства) и сопроводительные письма. Сопроводительные письма встречаются наиболее часто, так как их отправляют вместе с разными вложениями, от резюме до презентации или прайса.

 

Пример гарантийного письма.Пример сопроводительного письма.

 

Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

 

Общие правила включают такие требования к деловому письму

 

Лаконичность.

Без лирических отступлений и длинных экскурсов в историю. Оптимально, если письмо умещается на одном бумажном листе или на одном экране, максимум — на двух.

Одно письмо — один вопрос.

В деловых письмах не принято смешивать темы. Если это запрос на поставку канцелярских товаров — не нужно писать «заодно» и о том, какие услуги оказывает компания. Это темы для двух деловых писем.

Уважительный тон.

Даже если отправитель близко знаком с адресатом, в деловой переписке недопустима фамильярность. В деловом письме нет места «Серёге», «дружочку», «братану» — возможно обращение по имени и отчеству, а в некоторых случаях просто по имени.

Использование бланков.

Даже электронные письма, если они отправляются от лица организации, необходимо оформлять на бланке с логотипом и реквизитами отправителя.

Письмо на языке адресата.

При международной переписке письма составляются либо на языке получателя, либо на английском как признанном языке международного общения.

 

Отчёт о прибылях и убытках: основы

Инструмент для отслеживания финансовых результатов компании.

УрокОтчёт о прибылях и убытках: основы

Инструмент для отслеживания финансовых результатов компании.

УрокОтчёт о прибылях и убытках: основы

С чего начать онлайн привлечение сотрудников?

Два простых инструмента, с которых любой предприниматель сможет начать привлечение сотрудников в онлайн.

УрокС чего начать онлайн привлечение сотрудников?

Два простых инструмента, с которых любой предприниматель сможет начать привлечение сотрудников в онлайн.

УрокС чего начать онлайн привлечение сотрудников?

Как реабилитировать бизнес

Куда обращаться, в каком порядке, какие документы нужно подготовить

УрокКак реабилитировать бизнес

Куда обращаться, в каком порядке, какие документы нужно подготовить

УрокКак реабилитировать бизнес

 

Структура делового письма

 

Как правило, структура современного делового письма включает:

 

1. Данные отправителя и дату подготовки письма.
   
2. Адрес получателя, с указанием конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «в отдел продаж компании «НатурСтрой»).
   
3. Вступительное обращение: «Уважаемый Андрей Анатольевич», «Уважаемые коллеги».
   
4. Основной текст, состоящий из двух частей. В первой — приведены причины или цели письма, во второй — изложены выводы, просьбы или предложения.
   
5. Указание на приложения к письму, если они есть: «Актуальный прайс приложен», «Расчет эффективности инвестиций — см. Приложение».
   
6. Заключение — «формула вежливости». «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» — достойная и часто встречающаяся форма. «Искренне Ваш…» — вариант, допустимый в случае, если отправитель и адресат хорошо знакомы.
   
7. Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при пересылке письма по электронной почте не указывается.

 

Нюансы и тонкости

 

• Обращайте внимание на размер. Как указано в ГОСТах, при оформлении делового письма используют размер шрифта 12, 13 или 14. Как правило, чаще встречается 12-й размер.
• Выбирайте простое. Не рекомендуется использование вычурных, специализированных шрифтов или шрифтов, за использование которых взимается плата. Наиболее распространенный шрифт деловых писем — Times New Roman. Использование этого шрифта гарантирует отсутствие проблем с кодировкой писем при отправлении по электронной почте.
• Заботьтесь о легкости. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Текст, написанный с интервалом 1,5, легче для восприятия, и этот интервал используется чаще.
• Думайте о комфорте получателя. Для комфортного чтения абзацы отбивают дополнительным межстрочным интервалом.
• Правильно используйте обращение. При обращении к конкретному адресату «Вы», «Вас», «Вам» в деловом письме пишутся с прописной буквы, при обращении к группе людей (например, к сотрудникам отдела сбыта) — со строчной.

 

Пример оформления короткого делового письма.

 

• Проверяйте орфографию. Например, при помощи бесплатного сервиса Advego.ru. Сервис прост в использовании; он укажет на недочеты и поможет избежать грубых ошибок и опечаток.

 

Сервис работает очень просто.Результат должен быть таким.

 

Ошибки деловых писем, которых лучше избегать

 

• Не используйте узкие специализированные термины. Получатель может не знать их точного значения и истолковать по-своему.
  
• Не вносите в деловое письмо длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — по возможности краткими.
  
• Не употребляйте обращение на ты, даже если получатель хорошо знаком.
  
• Не прибегайте к креативу. Загадочные заголовки-квесты в стиле «Как наше оборудование втрое увеличило прибыль строительной компании» или «Почему лидеры рынка выбирают продукцию компании N», обилие эпитетов, восклицательные знаки оставьте для других жанров. Стиль делового письма консервативен.

 

Правила делового письма несложны и логичны. Следование этим правилам поможет сделать деловую переписку компании максимально результативной и укрепит бизнес-репутацию.

 

ВЫГОДНЫЕ ТАРИФЫ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА ОТ БАНКА ОТКРЫТИЕ

 

Заполните заявку и ожидайте звонка от представителя банка

Этикет для написания деловых писем | Малый бизнес

Миранда Брукинс

Как профессионал в бизнесе, вы понимаете важность общения с коллегами, клиентами, продавцами и поставщиками лично и посредством письменного общения. Несмотря на популярность электронной почты и обмена мгновенными сообщениями как форм письменного общения, руководители компаний по-прежнему используют деловые письма. Когда вы составляете деловое письмо, соблюдайте надлежащий этикет, независимо от получателя, чтобы общение было профессиональным, а ваше сообщение ясным.

Определение

1. Деловое письмо — это письменная форма общения, которую используют владельцы и руководители компаний, потребители, соискатели, сотрудники и члены сообщества. Английский клуб, онлайн-ресурс для письма и грамматики, отмечает, что в деловых письмах делятся идеями, предоставляют информацию, принимают и делают предложения, запрашивают информацию, выражают благодарность, отправляют поздравления, представляют людей, извиняются и дают рекомендации.

Форматы

1. Деловые письма можно форматировать тремя способами: блочным, модифицированным блочным и полублочным. Практикуйте надлежащий этикет написания деловых писем, выбрав формат и следуя его правилам на протяжении всего письма. Лаборатория онлайн-письма Университета Пердью отмечает, что печатные буквы выравниваются по левому краю и с одинарным интервалом, с двойным интервалом между каждым абзацем. В измененных печатных буквах адрес отправителя и адрес получателя выровнены по левому краю и разделены одинарным интервалом, а дата и закрытие перенесены в центр. Полублок, наименее используемый из трех форматов, следует тем же правилам, что и модифицированный блок, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Разделы

1. Деловые письма имеют определенный формат и включают несколько ключевых частей. Правильный этикет — включать необходимые разделы в каждое деловое письмо, которое вы составляете. Вверху письма напишите дату, когда вы его написали. Включите почтовые адреса отправителя и получателя. Начинайте каждое письмо с приветствия, которое приветствует получателя, а затем продолжайте с основной части, которая объясняет цель письма. В конце делового письма можно сказать «Спасибо» или «С уважением» и указать ваше имя и должность, если ваша должность не указана вверху бланка.

Льготы

1. Деловые письма предоставляют отправителю и получателю письменную документацию по важным вопросам. Они легко регистрируются через традиционные системы регистрации или сканируются и сохраняются в электронном виде для использования в будущем. Более формальные, чем электронная почта, деловые письма представляют собой профессиональный способ общения с широким кругом лиц, компаний и организаций. Соблюдение соответствующего этикета делового письма гарантирует, что письма будут правильно отформатированы и содержат необходимую информацию для создания четкого и лаконичного сообщения.

Предупреждения

1. Деловые письма должны быть четкими и не содержать жаргона. Прежде чем отправить письмо, прочитайте его вслух, чтобы убедиться, что оно понятно, и что вы рассмотрели все свои пункты. Пишите ли вы потенциальному работодателю, клиенту или деловому партнеру, важно проверять текст на наличие грамматических и типографских ошибок. Крайне важно правильно написать имя получателя и использовать его правильный титул. Дважды проверьте почтовый адрес получателя, чтобы избежать задержки доставки.

Ссылки

• «Справочник деловой переписки AMA»; Джеффри Л. Сеглин; 2007
• «Как лучше писать деловые письма»; Андреа Б. Геффнер; 2007
• Purdue.edu: Написание основных деловых писем
• English Club: Деловые письма на английском языке

Ресурсы

• Purdue.edu: Написание основных деловых писем: Образцы

Miranda маркетинг3 9000 Writer Bio 9000 профессионал с более чем семилетним опытом работы в копирайтинге, прямом ответе и веб-маркетинге, управлении публикациями и бизнес-коммуникациях. Она имеет степень бакалавра в области бизнеса и маркетинга Университета Тоусона и работает над получением степени магистра дизайна публикаций в Университете Балтимора.

Этикет написания писем — продвинутый этикет

Вас беспокоит, когда вы получаете деловое письмо, которое плохо написано, неправильно отформатировано и плохо оформлено? Это беспокоит меня. Создание хорошего первого впечатления имеет решающее значение для успеха в бизнесе. Вы знаете, как важно хорошее рукопожатие произвести хорошее первое впечатление при личной встрече. Не менее важно, как часть вашего общего профессионального образа, произвести хорошее первое впечатление с помощью вашей деловой переписки.

Вот дюжина идей, которые помогут вам вести профессиональную и стильную деловую переписку. Если вы хотите попрактиковаться в письме, пришлите мне образец, и я с удовольствием проведу бесплатный раунд коучинга по отправленному вами письму. Не забудьте указать свой адрес электронной почты для личного ответа.

1. Бланк: Как правило, деловые письма пишутся на 8,5 x 11 листов качественной обычной бумаги или бланков с предварительной печатью. Ваше имя или название компании должно быть четко идентифицируемым. Ваш адрес и другую контактную информацию также должно быть легко найти и прочитать.

2. Форматирование письма: Используйте одинаковый размер и стиль шрифта, которые легко читаются и помогают определить общий имидж вашей компании. Наиболее распространенный стиль оформления деловой корреспонденции — выравнивание по левому полю и добавление дополнительного межстрочного интервала для обозначения новых абзацев. Делаете ли вы отступ в первой строке или нет, это вопрос стиля, и оба варианта хороши. Моя единственная рекомендация — не выравнивать письмо по правому краю, так как это часто затрудняет чтение письма. Будьте осторожны при размещении вашего письма, чтобы все поля были сбалансированы.

3. Заголовок: Начинайте все деловые письма со следующей информации в следующем порядке:

Дата

Укажите дату отправки письма, полностью указав дату в американском (1 апреля 2011 г.) или европейском (1 апреля 2011 г.) стилях. Не используйте никаких сокращений. Обычно за этой строкой следует не более двух-трех пробелов.

Адресат и внутренний адрес

Запишите следующую информацию в каждой отдельной строке:

Имя

Название или должность

Название компании

Адрес

, включая офисный номер

.

Город, штат, почтовый индекс и страна (при необходимости)

В знак уважения, особенно при первом письме человеку, которого вы никогда не встречали, лучше всего правильно обращаться к человеку как «мисс», «мисс», «миссис» или «мистер» (в зависимости от обстоятельств), а затем его первое и последнее имя. Если адресат имеет звание, например, доктора медицины или доктора философии, используйте только один стиль за раз. Например, перечислите John Smith, MD, а не Dr John Smith, MD. Пожалуйста, помните, что Ms — это правильное слово, не требующее точки; это не аббревиатура.

При вводе названия штата введите полное название, например Пенсильвания, а не почтовый индекс PA. Почтовый индекс должен быть указан только на конверте. Следуйте за этим блоком информации с двумя пробелами.

4. Приветствие и приветствие: Согласно протоколу написания деловых писем, деловые письма должны начинаться с «Уважаемый», за которым следует почетное имя и фамилия адресата, за которыми следует двоеточие, а не запятая. Например, напишите «Дорогой доктор Смит:» Опять же, «Дорогая мисс Смит» лучше всего подходит для первого письма. По мере того, как вы лучше знакомитесь с человеком, один из способов состоит в том, чтобы напечатать его собственное имя, затем вычеркнуть его ручкой и написать от руки его имя, чтобы не выглядеть формально. Следуйте этой информации с двумя пробелами между строками. Только в личных письмах после приветствия и имени ставится запятая.

5. Основной текст: В настоящее время письма пишутся в как можно более разговорной манере. Давно прошли те времена, когда письма звучали более официально, чтобы повысить свой уровень профессионализма и образования. Избегайте таких фраз, как «В соответствии с» или «Пожалуйста, приложите» и придерживайтесь тех же фраз, которые вы используете в деловом разговоре. Мне нравится писать письма, используя метод сэндвича: начинать и заканчивать всю переписку с позитивных и сердечных чувств. В середине напишите основную информацию, которую хотите передать. Разделяйте каждый абзац текста двумя пробелами.

6. Завершение: Заканчивайте письма сердечной фразой, которую вам удобно использовать — С уважением, С уважением или С наилучшими пожеланиями — после запятой. В зависимости от свободного места в нижней части листа оставьте от четырех до пяти строк для подписи.

7. Строки подписи: Введите имя человека, который написал и подписал письмо, используя его имя и фамилию. В тех случаях, когда женщина хочет, чтобы к ней обращались особым образом, не забудьте добавить в скобках перед ее именем миссис, мисс или мисс. Если письмо написано более чем одним человеком, включите строку подписи для каждого. Вторая строка подписи может использоваться для указания титула или должности лица, если это применимо.

8. Обозначения: В нижней части письма, как правило, на две строки ниже второй строки подписи перечисляются обозначения для приложений, постскриптумов и бесплатных копий. Укажите бесплатные копии как «cc» с именами всех лиц, которые получают копию письма. Мне нравится выделять имя каждого человека с копией при отправке его копии.

9. Идентификационные инициалы: Когда кто-то, кроме автора, печатает и завершает письмо, обычно включается строка, указывающая, кто выполнил эту работу. Укажите инициалы автора письма заглавными буквами, затем двоеточие или косую черту, а инициалы ассистента строчными буквами. Например, RFH:sjs или RFH/sjs.

10. Вычитка: Всегда распечатывайте копию письма и читайте ее перед тем, как подписать и отправить по почте. Следите за тем, чтобы поля и формат были приятны для глаз. Прочтите письмо на предмет орфографии, грамматики и правильного контакта.

11. Складывание: Одно из самых больших разочарований, когда я получаю письмо, это то, как неаккуратно и неправильно оно сложено. Криво сложенное письмо говорит об отсутствии заботы, интереса и профессионализма. Письма, напечатанные на стандартной бумаге 8,5 x 11, отправленные по почте в стандартном конверте делового размера № 10, должны быть сложены втрое, оставляя верхний клапан чуть меньше, чем нижний сгиб на одну треть. Оставив небольшой клапан, получатель может легче открыть письмо. Если вы используете конверт меньшего размера, сложите бумагу сначала пополам по длине, а затем втрое по горизонтали.

12. Вставка: Поместите сложенное письмо в конверт верхним клапаном вперед и вертикально в конверте. Когда человек открывает конверт, он или она может легко вытащить письмо, открыть его и прочитать. Вставка любым другим способом затрудняет открытие и чтение.

13. Адресация на конверте: Для создания хорошего первоначального впечатления используйте конверты с напечатанным шрифтом, соответствующие бланку вашего письма. Ваш обратный адрес должен быть легко найден и прочитан. При адресации конвертов используйте рекомендации почтовой службы США для максимально быстрой доставки: введите все адреса. Используйте все заглавные буквы. Уберите все знаки препинания. Вставьте один пробел между городом и штатом и два пробела между штатом и почтовым индексом. Опять же, между городом и штатом нет запятой. Используйте только двухбуквенный код штата. Для получения полной информации об этом и других связанных почтовых правилах см. http://pe.usps.com/businessmail101/addressing/deliveryAddress. htm.

БОНУС: Специально для важных писем распечатайте черновик, прежде чем он будет доработан на фирменном бланке. Еще одно раздражение вызывает то, что письма, напечатанные на машинке, сбиваются в кучу вверху бланка или печатаются неравномерно на листе. Опять же, это показывает отсутствие заботы и заботы о форматировании письма, чтобы оно хорошо отображалось на странице. Позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо имело сбалансированные поля.

Вопрос: Какие еще пункты вы должны добавить к этому списку? Дайте нам знать о вас, разместив эту статью на www.AdvancedEtiquette.com/blog. Вы также можете связаться с нами по адресу [email protected]. Если вам понравилась эта статья и вы хотите узнать больше, подпишитесь на нашу бесплатную рассылку «Совет месяца по этикету», в которой вы найдете полезные ежемесячные советы по самым разным темам: от международного делового и социального этикета и протокола до предметов повседневной жизни. Будет здорово, если вы станете членом нашей дружной семьи подписчиков на сайте www.