Деловая переписка сообщение: Деловая переписка

Содержание

Деловая переписка

Мы все отправляем десятки писем каждый день, привычно разбавляя текст смайлами, или придумывая оригинальную подпись в конце, чтобы скрасить рутину деловой переписки. И если негласные правила рунета понятны каждому, то в англоязычной среде не все так очевидно. Пусть эти советы помогут вам оперативно и грамотно составить business mail.

Адресность

Заранее выясните к кому конкретно адресовано ваше сообщение (Mr/Mrs/Ms) и должность адресата (CEO, CFO, CCO) или отдел (IT, production, R&D department). Если пишите впервые, лучше начинать Dear Sir/Madam, dear All — для гпуппы адресатов.

Не люблю, когда мне пишут Mrs или Madame. Если в подписи я ставлю Elena/Helen, значит, предпочитаю именно такое обращение. Думаю, это актуально для всех участников переписки.

Структурность

Разделяйте основные месседжи как абзацами, так и вводными фразами (firstly, secondly, further on, finally, as a result, moreover, in addition). Если вопросов много, нумеруйте их. Это упростит дальнейшую коммуникацию.

Аббревиатуры, сокращения и смайлики

Если это не первичный контакт, можете разбавить мейл смайлом. CAPS не рекомендую, ровно как и LOL.

Сокращения и аббревиатуры экономят наше время. Главное — правильно их использовать. Самые распространенные формы — AOB(Any Other Business), ASAP (As Soon As Possible), FYI (For Your Information).

Оперативность

Когда возникают ситуации, требующие оперативного ответа, пишу в мессенджеры или соц.сети. На Западе это воспринимается friendly. В смс допускаются такие формы — U (You), 2 (too/to), 8 (ate), R (are), 4 (for), Y (why). Также носители языка часто заменяют звуковое сочетание символами. На заметку: l%k (look), глаголы KNO (know), CHK (check) и союзы (BCZ-because). Но это касается только чатов в мессенджерах.

Менталитет

За годы накопленного опыта у меня отработаны лайфхаки по общению с иностранцами. Немцы очень обязательны. Здесь, как правило, нет проблем ни с ответами, ни с соблюдением DL. Испанцы, итальянцы никогда не отвечают вовремя. Советую перечислять задачи по пунктам, если хотите получить четкие ответы на вопросы. Французы предпочитают мейлы на родном языке. Если пишите на английском, выбирайте международные термины и общепринятые аббревиатуры.

Финал

Мейл можно закончить официально (best regards, wishes), или менее формально (sincerely, with gratitude) – решать вам. Не забудьте указывать skype/мобильный, если цените таймменеджмент. Good Luck!

10 правил написания деловых электронных сообщений

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями

Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

Ваше полное имя
Название компании
Номера телефонов и факсов
Адрес электронной почты
Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Читайте также:

Деловой этикет в США

Деловой этикет в Британии

Презентация на английском

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой английский в США

Правила деловой переписки: почта, мессенджеры, мемы

С развитием онлайн-сервисов люди все реже общаются лично или по телефону и все больше вопросов решают в переписке.

Одни предпочитают использовать почту, другие уходят в чаты и мессенджеры. Кажется, что с этими каналами умеет работать каждый. Но на самом деле в онлайн-переписке легко допустить ошибку, которая испортит впечатление, подорвет веру в ваш профессионализм или вызовет скандал. Разбираем специфику бизнес-коммуникации в почте и мессенджерах: о чем нельзя забывать, а от чего лучше сразу отказаться.

Как написать e-mail, который не отправят в спам

Неумение писать деловые письма приводит к тому, что важные сообщения остаются без ответа, заинтересованные лица выпадают из диалога, получатели не понимают, чего от них хотят, а конфиденциальные данные оказывают в руках посторонних. Чтобы этого избежать, следуйте простым правилам:

Отвечайте на письма в течение двух часов. Если вы физически не успеваете это сделать (например, для сбора информации нужно два дня), напишите, что получили письмо, и укажите, когда сможете ответить.

Используйте функцию «Ответить всем». Вы можете получать ответы только от одного человека, но если в ветке при этом несколько получателей, значит, им всем нужно быть в курсе. Хотите обсудить конкретный вопрос приватно с кем-то из адресатов? Предупредите об этом остальных и заведите отдельную ветку.
Указывайте тех, от кого ждете ответа, в графе «Получатель». Людей, которым нужно просто ознакомиться с письмом и быть в курсе, внесите в поле «Копия».
Если письмо предназначено больше чем десяти людям, внесите их в графу «Скрытая копия». Иначе список получателей будет слишком длинным. Также эту функцию стоит использовать, если получатели не должны знать друг о друге.
Всегда заполняйте графу «Тема». Так адресат сразу поймет, о чем речь, письмо не затеряется и не попадет в спам. Тема должна быть конкретной и отображать суть письма. Например, «Вопрос по проекту» звучит слишком размыто, а «Мероприятие Сбербанка / Согласование сметы» — емко и понятно.

Здоровайтесь в начале письма и обращайтесь к получателю по имени. Так вы покажете, что письмо отправлено не автоматически и вы уважительно относитесь к адресату. Кроме того, если у письма несколько получателей, обращение поможет человеку понять, что вы ожидаете ответа или каких-то действий именно от него.
Обязательно проверяйте имена людей, названия компаний и продуктов. Здесь легко ошибиться и задеть получателя, показав ему свою невнимательность.
Вынесите главную мысль в начало. Это поможет читателю сразу понять, о чем пойдет речь.
Структурируйте письмо по принципу пирамиды
. Разбейте текст на части с подзаголовками, четко идите от общего к частному или наоборот. В структуре должна прослеживаться логика.
Одно письмо = одна тема. Если информации слишком много, разделите ее на два письма и в первом укажите, о чем будет следующее.
Добавьте призыв к действию в конце письма. Четко объясните человеку, чего вы от него ждете.
Под текстом письма укажите свое имя, должность, название компании и контакты. Не заставляйте получателя тратить время на поиски этой информации.
Внимательно вычитайте текст. Опечатки и орфографические ошибки портят впечатление и снижают уровень доверия к вашему профессионализму.
Убедитесь, что не забыли о вложениях. Если отправляете дополнительные файлы, прикрепляйте их до того, как начнете писать письмо. Перед отправкой проверьте, на месте ли все вложения и есть ли в тексте пояснение, что в этих файлах.

Кидать ли мемы любимому клиенту

Мессенджеры — относительно новый канал бизнес-коммуникации, но он уже составляет конкуренцию электронной почте. Во многих компаниях это основной способ общения с коллегами. Например, Екатерина Макарова, сооснователь каршеринга BelkaCar, отмечает: «С появлением мессенджеров электронная почта начала понемногу терять популярность. Так как в каршеринге есть много вопросов, которые требуют немедленной реакции, мы пользуемся Telegram». Внешняя коммуникация с клиентами и подрядчиками тоже вполне может идти через чаты, мессенджеры и соцсети.

Общение между коллегами полностью регламентируется корпоративной культурой. Во внутренних чатах сотрудники могут шутить и разговаривать в крайне фамильярной манере, если в компании это считается приемлемым. Но внешняя коммуникация через мессенджеры, должна проходить только в деловом стиле. Чтобы не испортить впечатление при общении с клиентами, соблюдайте несколько правил:

Держите дистанцию. Мессенджеры — неформальный канал коммуникации, и общение в них кажется более приватным. Когда вы пишете человеку в мессенджер, вы вторгаетесь в его личное пространство. Поэтому стоит для начала поинтересоваться, удобно ли ему обсуждать там рабочие вопросы.
Старайтесь уместить свою мысль в одно сообщение. Людей раздражает, когда в деловой переписке приходится продираться через десяток реплик вроде «Привет!», «Не отвлекаю?» и «Просто тут такое дело…», чтобы добраться до сути вопроса.
Не используйте стикеры и эмоджи. За редким исключением они не подходят для деловой переписки с клиентом, даже если вы давно общаетесь и в целом придерживаетесь неформального стиля. Люди по-разному воспринимают одни и те же изображения и могут неправильно считать ваш посыл.

Соблюдайте деловой стиль. Хотя в мессенджерах мы общаемся в расслабленной манере, не нужно переносить эту привычку на деловую коммуникацию. Сленг, юмор, пренебрежение орфографией и пунктуацией недопустимы.
Скажите «нет» аудио- и видеосообщениям. Во-первых, не всем и не всегда комфортно их прослушивать. Во-вторых, получатель может воспринять это как знак того, что вы не готовы приложить усилия и набрать текст.
Представьтесь, если пишете человеку впервые. Это как минимум признак хорошего тона. Не заставляйте адресата гадать, кто вы — особенно если ваш никнейм не соответствует имени.
Используйте хэштеги для навигации в переписке. Так и вам, и собеседнику будет легче искать важную информацию в диалоге.
Не пишите в нерабочее время. Не все готовы посвящать деловым вопросам 24 часа, а отвлекать человека от личных дел неэтично.

Почта vs мессенджер

Для внутренней переписки каждая компания подбирает вариант на свое усмотрение. А чтобы выбрать оптимальный канал для внешней коммуникации, лучше прислушаться к мнению клиента. Просто уточните, где ему удобнее общаться. Главное, помните, что у каждого из способов есть свои недостатки и преимущества:

Почта

Плюсы:

Письмо на почту выглядит более официально, его воспринимают серьезнее.
Можно скрыть часть получателей.
Чаще всего на сайтах компаний в качестве контакта указывают именно почту, так что получатель готов, что вы ему напишете.

Минусы:

Письмо может попасть в спам.
В отличие от чата, в почте нельзя узнать, прочитал ли человек письмо (если вы не установили заранее специальное расширение, например, MixMax).
Если в ветке переписываются сразу несколько человек, легко запутаться.
Обычно интервал между письмами дольше, чем между сообщениями в чате.

Мессенджеры и чаты

Плюсы:

Больше подходят для оперативной переписки.
Во вложениях легко найти файлы, которыми вы делились с адресатом.
Более широкий функционал. Например, можно удалять и редактировать сообщения после отправки или проводить голосования.

Минусы:

Общение в мессенджере может показаться клиенту нарушением личного пространства.
Во время переписки легко скатиться на фамильярный стиль общения.
Сообщение может потеряться в диалоге, и его будет трудно найти.

Чтобы лучше разобраться в правилах письменной деловой коммуникации, предлагаем прочитать следующие книги:

1. «Принцип пирамиды Минто», Барбара Минто
Автор книги, первая женщина-консультант McKinsey & Company, рассказывает о построении суждений и оформлении документов по принципу пирамиды. Книга помогает логичнее выстраивать свои мысли и доносить их до получателей.

2. «Искусство делового письма», Саша Карепина
Книга о том, как сделать деловое письмо работающим инструментом, способным убеждать. Автор, специалист в области письменной коммуникации, разбирает все ее аспекты и иллюстрирует примерами.

3. «Новые правила деловой переписки», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева
Книга научит избегать штампов и канцеляризмов в деловой переписке и строить ее по принципам уважения и заботы об интересах получателя.

4. «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева.
Авторы культовой книги о работе с текстами рассказывают, как писать убедительно, понятно и кратко. После прочтения вы научитесь анализировать собственные тексты и избавляться от лишних конструкций.

5. «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц», Павел Безручко
Книга учит излагать мысли так, чтобы даже очень занятой человек смог быстро уловить суть написанного. Вы узнаете, как правильно формулировать цель своего обращения и создавать структуру документа.

Деловая переписка (3) (Реферат) — TopRef.ru

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Среднего профессионального образования

Улан-Удэнский инжинерно-педагогический колледж

Реферат

Деловая переписка

Дисциплина:

Имидж и этикет делового человека

Выполнил: студент группы ЗФ 5ГУ — 1

Филаткин Д.В.

Проверил: Филиппова С.Д. .

г. Улан-Удэ 2010 г.

Содержание

Введение

§1. Общие требования к деловому письму

§2. Правила международной переписки. Общие требования к деловым письмам

§3. Характерные типы деловых писем

Заключение

Список литературы

Введение

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени.

Служебная переписка является важной частью делового этикета, «общением в миниатюре». Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.

§1. Общие требования к деловому письму

Джен Ягер в своей книге «Деловой этикет» отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги — светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях — имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

В учебнике «Психология и этика делового общения»* приводится пример делового письма, составленного по данной схеме.

Помните, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку, чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.

Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.

Письмо-заявление об уходе.

Рекомендательное письмо.

Письмо-отказ.

Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.).

Письмо-напоминание.

Письмо-уведомление.

Письмо-благодарность.

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:

письмо должно быть лаконичным;

обязательно должна проставляться дата;

письмо не должно содержать клеветнических измышлений;

должна быть разборчивая подпись.

Примеры оформления деловых писем.

Общие требования к поздравительным письмам.

В деловых взаимоотношениях фирм, их руководителей и сотрудников большое значение имеет оказанное внимания по поводу различных торжественных дат. В связи с этим мы приводим несколько вариантов различных поздравительных текстов.

Поздравления в связи с продвижением по службе

Я (мы) только что узнал (и), что Вы были (назначены, избраны)…, и хотел (и) бы выразить мои (наши) поздравления. Позвольте мне (нам) пожелать Вам всяческих успехов.

С уважением,

Подтверждение получения поздравления

Благодарю (им) за Ваши поздравления по случаю моего (нашего) избрания (назначения и т.п.).

Ваше письмо доставило огромное удовольствие.

С уважением,

Письмо-поздравление

Господа!

Мы узнали, что Вы открыли новое отделение (филиал и т.д.).

Желаем Вам успеха и удачи.

Мы также выражаем надежду, что наши деловые отношения будут продолжать развиваться в той же приятной атмосфере взаимного доверия.

С уважением,

Уважаемый г-н… !

Мне очень приятно узнать о Вашем новом назначении…

Ваш многолетний труд в компании достойно вознагражден, и я с огромным удовольствием шлю Вам пожелание успехов в дальнейшей работе.

С уважением,

Уважаемый г-н…!

Мы хотели бы выразить наши наилучшие пожелания по случаю Вашего дня рождения (… летия).

Мы желаем Вам прекрасного здоровья на многие годы и надеемся, что Вы будете продолжать неустанно трудиться на благо нашей (Вашей) фирмы.

Искренне Ваш,

Уважаемый г-н… !

Сегодня исполняется… лет Вашей работы в качестве главы основанной Вами фирмы.

На протяжении этих лет Вы неутомимо и вдумчиво руководили фирмой, полагаясь на свой обширный опыт, что в конечном счете привело ее к настоящему видному положению в деловом мире.

Я (мы) хотел (и) бы поздравить Вас и пожелать Вам дальнейших успехов и доброго здоровья.

Искренне Ваш (и),

Господа!

Хотим поздравить Вас и пожелать всего наилучшего по случаю… годовщины учреждения Вашей фирмы.

Пользуемся случаем, чтобы поблагодарить Вас за приятное сотрудничество в течение всех этих лет.

Искренне Ваши,

Деловая переписка по электронной почте – примеры

Когда мы пишем письмо другу или родственнику, то можем не обращать внимания на ошибки и знаки препинания, как угодно сокращать слова, использовать сленг. Главное, чтобы было понятно, о чем речь. А вот если мы пишем незнакомому или малознакомому человеку и хотим получить от него ответ, то следует учитывать некоторые правила.

Правила общения

1. Всегда указывайте тему письма.

Поле «Тема» должно быть заполнено в любом случае и очень желательно, чтобы оно соответствовало содержанию сообщения.

Хотите вы, например, записаться на консультацию пятого марта, так и напишите: «Запись на консультацию (05.03)».

2. При ответе на письмо сохраняйте историю переписки.

Когда вы получаете от кого-то письмо, то на него можно ответить тремя способами:

Скопировать адрес отправителя и написать ему новое письмо.
Нажать на специальное поле для ответа внизу сообщения.
Использовать кнопку «Ответить».

При деловой переписке отвечать следует третьим способом, то есть нажать на кнопку «Ответить». Откроется новое письмо, повторяющее то, которое вы получили. Тема такая же, только с приставкой «Re:», изначальный текст полностью процитирован.

Это общепринятая форма ответа и вы в ней ничего не должны менять. Свой ответ нужно печатать перед процитированным текстом. Это делается для того, чтобы каждый участник беседы в любой момент мог вспомнить, о чем шла речь.

3. Всегда здоровайтесь и обращайтесь к собеседнику на «вы».

Любое сообщение следует начинать с приветствия. И лучше, если оно будет индивидуальным. Если уместно, называйте собеседника по имени, в противном случае – по имени и отчеству.

Заканчивать письмо желательно конструкцией: С уважением, … (имя/фамилия или имя/отчество).

Например: Здравствуйте, Алексей Петрович. Отправьте, пожалуйста, договор Ивану Михайловичу. С уважением, Илья Кривошеев

4. Отвечайте как можно быстрее.

Чем раньше вы ответите на сообщение, тем лучше. Идеально – в течение нескольких часов. Но допустимо и в течение нескольких суток. Чем дольше тянете с ответом, тем хуже это сказывается на репутации.

Содержание письма

Что касается текста сообщения, то при его написании тоже следует руководствоваться некоторыми правилами.

Пишите конкретно, но подробно

Не заставляйте собеседника догадываться, что вы имели в виду. Если проблема неочевидна, опишите ее как можно подробнее: как получили тот результат, который имеете, чего именно хотите достичь и что требуется от собеседника.

Но это вовсе не означает, что нужно указывать все детали в мельчайших подробностях. Опустите лишнее – цените время другого человека.

Старайтесь писать кратко и по делу

Не нужно, например, рассказывать о том, как поживает ваша жена, теща и прочие родственники.

Что касается размера, то в идеале – один «экран» (без прокрутки). Максимум – размер текста, умещающийся на листе формата А4.

Руководствуйтесь здравым смыслом и правилами приличия

Будьте вежливы, внимательны, благодарите за письма и уделенное время.

Чего делать категорически НЕЛЬЗЯ

1. Злоупотреблять знаками препинания.

Вполне достаточно одного восклицательного или вопросительного знака. Не следует их дублировать. Также не следует злоупотреблять многоточием.

Пример «плохого» письма:

2. Использовать разные шрифты, размер и цвет букв.

Почтовые сайты и программы позволяют менять эти параметры. Можно выбрать необычный шрифт, увеличить или уменьшить буквы, раскрасить текст в разные цвета. Но в деловой переписке это неуместно!

Лучше вообще ничего не менять и оставить всё так, как оно указано по умолчанию. Единственное, что допустимо, это выделить некоторые слова полужирным или курсивным начертанием. Но только если это необходимо!

Пример «плохого» письма:

3. Вставлять смайлики-картинки.

Веселые и грустные рожицы, цветочки и сердечки оставьте для личной переписки. В деловых письмах лучше не использовать смайлики – ни текстовые, ни картинки.

Пример «плохого» письма:

4. Печатать текст заглавными буквами.

Печатать текст большими буквами в интернете считается дурным тоном. Это касается как деловой переписки, так и личной, а также общения в социальных сетях, в скайпе, на форумах и в других местах. Причем это касается как всего текста, так и отдельных слов.

За заглавные буквы отвечает клавиша клавиатуры Caps Lock. То есть, если у вас все буквы набираются большими, нужно просто нажать на нее один раз и отпустить.

Тем более не печатайте большими буквами «Тему» письма — это верх неуважения!

На заметку. Печать отдельных слов и всего текста заглавными буквами воспринимается как крик. А крик – это агрессия, что выходит за рамки культурной переписки.

Если вам очень надо что-то выделить в тексте, лучше сделайте это при помощи полужирного или курсивного начертания.

И еще очень желательно избегать в теме письма слов «Срочно», «Важно» и других, выражающих нетерпение.

Грамотность

Не следует относиться к этому слишком строго, но в своих письмах старайтесь писать грамотно. Несколько простых советов:

Каждое предложение должно начинаться с большой буквы. Чтобы ее набрать, удерживайте клавишу Shift.
В конце каждого предложения должна стоять точка. В русской раскладке клавиатуры она находится в нижнем ряду справа (перед Shift).
Для печати запятой удерживайте Shift и нажмите клавишу с точкой.
Не ставьте пробел перед запятой или точкой. Пробел должен быть после них.

И еще один совет для тех, кто хоть чуть-чуть умеет пользоваться текстовым редактором Word (Writer). Напечатайте сначала письмо в этой программе. Она подчеркнет красной линией ошибки и, нажав по такому слову правой кнопкой мышки, его можно исправить.

Готовый текст скопируйте и вставьте в поле для письма. Но перед вставкой следует отключить форматирование, чтобы он добавился без оформления из программы Word (Writer).

В почте mail.ru для этого нужно нажать на надпись «Убрать оформление» вверху.

В Яндекс.Почте – кнопку «Отключить оформление» справа.

После вставки оформление можно снова включить.

Автор: Илья Кривошеев

Деловая переписка посредством SMS-ок

SMS-сообщения могут использоваться в качестве доказательств в суде, для заключения гражданско-правовых договоров, направления различного рода извещений, имеющих юридическое значение, и т.д. Этот вид коммуникаций уже вошел в практику деловой переписки. Какие сферы делового применения SMS-ок широко распространены? Какие условия использования важно соблюдать, чтобы SMS-ка была признана юридически значимой?

Мобильные телефоны в настоящее время используются повсеместно. В стандартный пакет услуг сотовой связи любого оператора входят SMS-сообщения (Short Message Service – служба коротких сообщений). Они являются самостоятельным средством общения. Сфера их применения не ограничивается личным или деловым общением людей. SMS-сообщения, как это ни удивительно, могут использоваться в качестве доказательств в суде, для заключения гражданско-правовых договоров, направления различного рода извещений, имеющих юридическое значение, и т.д.

Для обретения SMS-кой юридического значения важно, чтобы:

она была отправлена на абонентский номер, принадлежащий адресату такого сообщения;
она была читаемой и распознаваемой;
отправитель мог доказать факт отправки и доставки SMS-ки.

Теперь поясним подробнее три озвученных пункта этого списка.

Принадлежность номера

Абонентский номер, на который направляются SMS-сообщения, должен принадлежать адресату таких сообщений. Это главное (но не единственное!) условие, при соблюдении которого отправленное сообщение будет считаться надлежащим. В противном случае факт направления сообщения определенному лицу в отсутствии доказательств принадлежности ему абонентского номера является недоказанным.

Пример 1. из судебной практики

ФАС Уральского округа в постановлении от 28.12.2010 № Ф09-11030/10-С3 по делу № А60-18525/2010-С12 отклонил довод компании о том, что она своевременно возвратила арендуемые помещения, уведомив арендодателя отправленным SMS-сообщением. Суд указал на то, что арендатор не представил доказательств принадлежности арендодателю абонентского номера, на который была отправлена SMS-ка.

Доказательством принадлежности абонентского номера конкретному лицу могут быть сообщенные им лично сведения об этом. Например, лицо, в отношении которого возбуждено производство по делу об административном правонарушении, сообщает в числе сведений о себе абонентский номер; участники судебного разбирательства в процессуальных документах, адресованных суду, сообщают свои контакты; участники и акционеры хозяйственных обществ при формировании списков участников или реестра акционеров сообщают свои персональные данные и т.д.

Абонентские номера могут быть приведены на сайтах органов и организаций в сети Интернет в разделе, где содержится контактная информация.

Сведения об абонентских номерах могут быть и в заключаемых договорах. Указание в реквизитах одной из сторон определенного телефонного номера является признанием соответствующей стороной факта его принадлежности ей. Компания тем самым указывает своему контрагенту, куда он может обращаться по вопросам, связанным с данным договором. Если в тексте заключенного соглашения был указан телефонный номер, то предполагается, что пользуется им уполномоченное компанией лицо. При отказе от его использования, утрате, а также в иных подобных случаях компания, указавшая на него своим контрагентам, должна известить их о данном факте (исходя из требований добросовестности и разумности по ст. 10 ГК РФ).

Сведения о принадлежащих абонентских номерах могут содержаться на фирменных бланках компаний, используемых при оформлении деловой корреспонденции.

Кроме того, возможно направление SMS-сообщений на телефонный номер, указанный представителем одной из компаний в переписке по e-mail (при условии, что полномочия представителя, сообщившего номер телефона, явствуют из обстановки, в…

Правила деловой переписки — Work.ua

Электронная почта — важный канал для общения и решения рабочих вопросов. Как бы свободно мы не ориентировались в интернете, порой правила рабочей переписки приходится узнавать, наступая на собственные грабли.

Рабочая переписка — дело серьезное. Неважно с кем вы переписываетесь — с коллегами, заказчиками, клиентами или поставщиками. От корректности ваших писем зависит не только ваш авторитет, но и непосредственный итог обсуждения. Work.ua подготовил правила деловой переписки, которые помогут вам выглядеть настоящим профессионалом своего дела.

Работа с письмами

Полученные письма необходимо читать. Ведь, кто-то и зачем-то написал их вам. Разумеется, это не относится к спаму.
Если для вас почта — не один из основных инструментов в работе, то проверяйте ее пару раз в день. Например, утром и после обеда.
Если переписка для вас такой же инструмент как и телефон, то почтовый клиент должен быть запущен постоянно с автоматической проверкой новых сообщений каждые несколько минут.
Вы очень заняты и получили письмо. Быстро изучите его тему и отправителя, чтобы понять требует ли оно срочного ответа. Если это не простое дружеское сообщение, а важная деловая беседа, то ответьте сразу, не откладывая на потом. Это отличный способ не накапливать кучу сообщений, с которой в дальнейшем будет трудно разобраться.

Адресаты

Следует всегда замечать, правильно понимать и использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия».

«Кому» — здесь все понятно. Письмо и его содержание адресованы именно этому получателю, их может быть несколько.
«Копия» — адресаты, которые стоят в копии, получают письмо «к сведению» и ответ от них не обязателен.
«Скрытая копия» — указывая таким образом адресата, вы тайно отсылаете ему письмо. Об отправке письма этому человеку не узнают основные получатели или те, кто был указан в копии. Можно использовать для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не узнали все получатели.
Если в письма указано несколько получателей, то для ответа используйте «Ответить всем», тогда ваш ответ не пройдет мимо них. Добавлять и удалять получателей можно в любой момент.
Отправляя письмо нескольким адресатам, вы рискуете не получить ответ вообще. Поэтому делайте это по согласованию или в крайнем случае.

Советуем так же прочитать нашу статью как повысить эффективность работы.

Тема письма

Ни в коем случае не оставляйте тему пустой. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать множество писем в день, и ваше может просто затеряться и остаться без своевременного ответа.
Тема должна быть краткой, но понятной. Бессодержательные или слишком длинные заголовки писем выдадут в вас или новичка или отсутствие элементарных правил переписки.

Содержание

Начинайте письмо с простого приветствия. Обычного «Добрый день» или «Здравствуйте, Игорь» будет достаточно.
Если вам пришло формальное письмо, то и отвечать на него следует так же. Неформальный ответ будет не кстати — это неуважение к респонденту и демонстрация низкой культуры.
Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и содержательным. Указывайте точные даты, цифры и факты. Старайтесь изложить свои мысли кратко, но понятно.
Деловая переписка — не место для ярких эмоций. Это не сухость — это экономия времени.
Если в письме несколько вопросов или задач, то не забудьте структурировать свои ответы. Не отвечайте односложно: «Сделаем», «Будет готово». Хотя бы напишите сроки или дополните важными нюансами.
Никаких ошибок! Проверить орфографию очень просто, не игнорируйте это.
Не отправляйте письмо, не прочитав написанное. Убедитесь, что все написано верное и понятно, проверьте правильность адресатов.
Цитируйте текст письма в ответе. Собеседник может не вспомнить о чем конкретно идет речь, поэтому не стоит заставлять его искать предыдущие сообщения.

Вложения

Без предупреждения можете приложить к письму небольшой файл объемом 2-3 мегабайта. Для отправки более крупных файлов поинтересуйтесь у получателя сможет ли он получить такое письмо.
Прикладывайте свободно к письмам текстовые файлы и изображения. Другие же типы файлов могут быть заблокированы почтовыми серверами, объедините их в архивы, чтобы этого избежать. Лучше использовать формат ZIP, так как RAR может некорректно обрабатываться в разных операционных системах.

Подпись

Наличие подписи — очень полезно и показывает ваш профессионализм.
Подпись должна включать в себя имя и фамилию, должность и название компании, сайт, ваш контактный телефон или другую актуальную контактную информацию. Постарайтесь, чтобы ваша подпись была не длиннее 5-6 строк.

Так же прочитайте нашу статью о правилах составления деловых писем.

Учтите, что ваша рабочая почта — более открытое пространство нежели личная. Не используйте ее для любовных переписок или для регистрации на различных сайтах.

Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

типов профессиональных деловых писем

В профессиональном мире вам часто нужно будет написать деловое письмо или отправить профессиональное электронное письмо. От подачи заявки на новую работу, написания благодарственной записки, отправки записки с извинениями или отправки прощального письма при отъезде — существует множество обстоятельств, при которых потребуется письмо или электронное письмо в надлежащем формате.

Как написать деловое письмо

Деловое письмо — это официальный документ с установленной структурой.Как видно из примеров по ссылкам ниже, деловое письмо имеет очень определенный формат.

Деловое письмо включает контактную информацию, приветствие, текст письма, приветственное закрытие и подпись.

Что вы должны включить в профессиональное письмо, написанное для деловых целей? Деловое письмо — это официальный документ с установленной структурой. Как видно из примеров по ссылкам ниже, деловое письмо имеет очень определенный формат.Деловое письмо включает в себя контактную информацию, приветствие, текст письма, приветственное закрытие и подпись.

Есть правила для всего, от того, насколько широкими должны быть поля букв, до шрифта какого размера использовать.

В целом, разумно, чтобы основная часть вашего делового письма была прямой и краткой.
Объясните, почему вы пишете в первом абзаце,
В следующем абзаце укажите подробности, а
Используйте заключительный абзац, чтобы повторить причину написания
Поблагодарите получателя за чтение и, возможно, упомяните дальнейшие планы

Ниже вы найдете список примеров деловых писем для разнообразной переписки по работе и деловой переписке, а также советы о том, как написать подходящее и эффективное деловое письмо.Используйте эти образцы как отправную точку, когда вам нужно написать собственное письмо.

Шаблон делового письма

Это пример профессионального делового письма. Загрузите профессиональный шаблон делового письма (совместимый с Google Docs и Word Online) или посмотрите другие примеры ниже.

Образец делового письма (текстовая версия)

Дженнифер Фамилия
{Почтовый адрес}
{Город}, {Штат} {Почтовый индекс}
555-555-5555
email @ email.com

17 июня 2020

Мишель Фамилия
Менеджер
Название компании
{Почтовый адрес}
{Город}, {Штат} {Почтовый индекс}

Уважаемая госпожа Фамилия:

Большое спасибо за то, что нашли время встретиться со мной, чтобы обсудить продажу моих свитеров ручной работы в вашем замечательном магазине.

Как я уже упоминал в нашем разговоре, я был покупателем вашего магазина с тех пор, как на свое пособие за третий класс купил свою самую первую пару вязальных спиц. Для меня большая честь, что вы подумали о продаже одного из моих оригинальных творений в The Yarn Company вместе со своими собственными работами.

Мы обсудили пробную консигнационную схему, при которой часть продаж пойдет в магазин. Мне это более чем приятно.

Дайте мне знать, как вы хотите действовать. Я доступен почти во второй половине дня по телефону 555-555-5555, или вы можете написать мне по адресу [email protected], и я отвечу на ваше сообщение как можно скорее.

Спасибо и всего наилучшего,

Дженнифер Фамилия

Другие шаблоны и форматы деловых писем

Шаблон делового письма
Этот шаблон включает всю информацию, которая должна быть включена в деловое письмо.Есть примеры каждого раздела письма и советы по выбору стиля для переписки.

Формат для написания делового письма
Этот формат письма включает информацию о выборе подходящего макета, шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Примеры деловых писем, перечисленные по типу

Письма с извинениями
Когда и как извиняться на работе, а также примеры писем с извинениями для работодателей и коллег.Используйте эти письма, если вы допустили ошибку, плохо себя вели, пропустили собеседование или в других обстоятельствах, когда вы допустили ошибку и вам нужно извиниться.

Благодарственные письма
Очень часто отзывы на работе преобладают негативные. Если кто-то, с кем вы тесно сотрудничаете, отлично справляется со своей работой, не упускайте возможности похвалить его и дать положительный отзыв. Отправка письма — хороший способ показать сотрудникам, коллегам, коллегам, клиентам и другим людям, насколько вы их цените.

Деловые благодарственные письма
Если кто-то окажет вам услугу или поможет вам каким-либо образом, всегда не забудьте отправить благодарственное письмо. Перейдите по этой ссылке, чтобы найти образцы писем с благодарностью для бизнеса для различных сценариев, связанных с бизнесом и трудоустройством.

Письмо об отказе от кандидата
Когда вы отвечаете за прием на работу, вам нужно будет сообщить соискателям вакансии, когда они не получат вакансию. Вот пример письма с отказом от кандидата, которое нужно отправить человеку, который не был выбран для работы.

Поздравительные письма
Все любят, когда их признают за свои достижения, даже если это всего лишь быстрое сообщение электронной почты или рукописная заметка. Ознакомьтесь с образцами поздравительных писем для новых рабочих мест, новых предприятий, рекламных акций и других дел, связанных с бизнесом.

Примеры сообщений электронной почты
Хотя часто удобно отправлять рукописные или распечатанные заметки по почте, в наши дни более распространено электронное письмо. Здесь вы найдете примеры электронных писем, связанных с бизнесом и работой.

Письма сотрудникам
Просмотрите образцы писем сотрудников и писем для кандидатов на работу, включая рекомендательные письма сотрудников, письма с предложениями о работе, благодарственные и поздравительные письма и другие примеры писем.

Письмо с подтверждением трудоустройства
Арендодатели часто запрашивают письма с подтверждением занятости, чтобы подтвердить, что человек работает в компании. См. Информацию о том, что должно быть включено в письмо, и образец письма с подтверждением занятости.

Прощальные письма
Примеры прощальных писем, чтобы коллеги, клиенты и ваши знакомые знали, что вы движетесь дальше. Отправка прощального письма — хороший способ сообщить людям новую контактную информацию, чтобы вы могли поддерживать связь в будущем.

Письма-запросы
Используйте письма-запросы, чтобы запрашивать встречи и узнавать о возможностях трудоустройства, которые не были объявлены. Эти письма — способ получить доступ к потенциальному работодателю, который не опубликовал список доступных вакансий.

Письма с предложениями о работе
Примеры писем с предложениями о работе, письма с отказом от работы, встречных писем и других писем, связанных с предложениями о работе.

Письмо о продвижении по службе
В письме о повышении по службе содержится информация о повышении, включая новое звание, зарплату и дату перехода сотрудника на новую роль.

Сетевые письма
Образцы писем о поиске работы и карьерных сетей, включая рекомендательные письма, рекомендательные письма и информационные письма для установления контактов.

Письмо новому сотруднику
Образец приветственного письма для отправки новому сотруднику, а также подробные сведения, которые следует включить в этот тип письма.

Объявление о продвижении
Образец сообщения электронной почты, уведомляющего сотрудников компании о продвижении.

Рекомендательные письма
См. Примеры рекомендательных писем, рекомендательных писем, личных рекомендаций, профессиональных рекомендаций, ссылок на персонажей и академических ссылок.

Реферальные письма
Примеры реферальных писем, включая письма и сообщения электронной почты с просьбой о направлении, письма с указанием сотрудников, коллег или знакомых для работы, а также примеры сопроводительных писем и благодарственных писем.

Письма об увольнении
Если вы планируете уволиться с работы, ознакомьтесь с этим письмом об увольнении и примерами электронных писем. Их можно использовать в различных ситуациях, включая увольнение с уведомлением, увольнение по электронной почте и немедленное увольнение.

Письма о выходе на пенсию
См. Примеры писем для объявлений о выходе на пенсию, когда вы выходите на пенсию, а также поздравительных писем и электронных писем для знакомых, которые вышли на пенсию.

Письмо об увольнении
Образец увольнения сотрудника из организации.

Письма с приветствием
Примеры писем с приветствием для новых сотрудников и сотрудников, возвращающихся на работу после отпуска.

Шаблоны писем Microsoft Word
Когда вам нужно написать письмо о приеме на работу, может быть полезно начать с шаблона.Шаблоны Microsoft Word доступны для резюме, сопроводительных писем, писем об увольнении, рекомендательных писем и писем для интервью.

Как написать официальное деловое письмо

Урок 7: Как написать официальное деловое письмо

/ ru / business-communication / business-writing-essentials / content /

Как написать официальное деловое письмо

Если вам нужно пообщаться с другой компанией или поделиться важными новостями, деловых писем представят ваше сообщение в классическом изысканном стиле.В отличие от внутренних служебных записок, деловые письма обычно отправляются от одной компании к другой, поэтому они настолько формальны и структурированы, как . Однако письма также довольно универсальны, так как их можно использовать для официальных запросов, объявлений, сопроводительных писем и многого другого.

Несмотря на формальность, письма могут иметь дружественный тон , особенно потому, что они включают краткое введение перед тем, как перейти к основному вопросу. Независимо от тона, который вы используете в своем письме, ваше письмо должно оставаться кратким, ясным и легко читаемым.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об официальных деловых письмах.

Этот урок посвящен американской деловой литературе. Письма, написанные в других частях света, могут иметь небольшие различия в форматировании.

Структура делового письма

Деловое письмо четкая структура имеет решающее значение для его внешнего вида и удобочитаемости. При написании письма вы можете следовать приведенной ниже структуре, чтобы создать эффективный документ.

Открытие : Укажите свой почтовый адрес, полную дату (например, 30 июля 2017 г.), а также имя, компанию и адрес получателя. Пропустите одну строку между вашим адресом, датой и информацией о получателе. Не добавляйте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, который уже содержит его.
Приветствие : Обращайтесь к получателю, используя «Уважаемый» вместе с его титулом и фамилией, например «Уважаемый мистер Коллинз» или «Уважаемый директор Кинкейд».«Если вы не знаете пол получателя, используйте его полное имя, например« Уважаемый Тейлор Дин ». Наконец, не забудьте добавить двоеточие в конце приветствия.
Тело : В первом абзаце представьтесь и представьтесь и суть вашего письма. Следующие абзацы должны подробно описать вашу основную мысль, в то время как ваш последний абзац должен повторить цель письма и при необходимости содержать призыв к действию.
Закрытие : Рекомендуемое официальное закрытие включает «С уважением» или «Искренне Ваш.»Для более личного завершения рассмотрите возможность использования« Сердечно »или« С наилучшими пожеланиями ». Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.
Подпись : пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя. Пропустите следующую строку и введите название должности и название компании. Если вы отправляете бумажную копию, подпишите свое имя в пустом месте синими или черными чернилами.
Приложения : Если вы прилагаете документы с этим письмом, укажите их здесь.

Другой важной частью структуры является макет , который определяет форматирование текста.Наиболее распространенный макет делового письма известен как формат блока , при котором весь текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойных пробелов между абзацами. Благодаря такому расположению письмо выглядит чистым и легко читаемым.

Редакция

Как указано в Business Writing Essentials, версия является важной частью письма. Просмотрите свое письмо, чтобы оно было кратким, и выровняйте его на предмет орфографических и грамматических ошибок. Когда вы закончите писать, попросите кого-нибудь прочитать ваше письмо и дать вам отзывов , поскольку они могут обнаружить ошибки, которые вы могли пропустить.Также убедитесь, что к вашему документу приложены все приложения и что все бумажные копии подписаны.

После проверки содержания рассмотрите вид вашего письма. Если вы печатаете бумажную копию, обязательно используйте качественную бумагу. Также попробуйте использовать фирменный бланк, чтобы придать вашему документу более официальный вид.

Пример делового письма

Чтобы увидеть этот урок в действии, давайте взглянем на безупречное деловое письмо, рассмотрев приведенный ниже пример.

Это письмо выглядит великолепно! Структура идеальная, текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом.Тело формальное, дружелюбное и лаконичное, а приветствие и завершение выглядят хорошо. Он также содержит собственноручную подпись, что означает, что он готов к отправке в виде бумажной копии.

Умение написать деловое письмо пригодится вам на протяжении всей вашей карьеры. Продолжайте практиковаться и изучать его, и вы сможете общаться в классическом стиле.

/ ru / бизнес-коммуникация / как написать мощный бизнес-отчет / контент /

деловых писем | Техническое письмо

Деловые письма — это письменные сообщения человеку или группе в профессиональной среде.Деловые письма используются, когда писатель хочет быть официальным и профессиональным. Письма могут различаться по длине в зависимости от цели, цели и содержания письма. Письмо может быть адресовано любому, включая, помимо прочего: клиентов и заказчиков, менеджеров, агентства, поставщиков и других сотрудников или организаций бизнеса. Важно помнить, что любое деловое письмо — это юридический документ между заинтересованными сторонами. Эти документы могут храниться до семи лет, поэтому важно, чтобы вся информация была честной и законной.

Отличие делового письма от других писем

Главное, что отличает деловое письмо от других писем, — это то, что деловое письмо является юридическим документом. Автор может быть привлечен к ответственности за все, что написано в письме. Например, если в деловом письме указано, что проект будет завершен к определенной дате, проект по закону должен быть завершен к этой дате. Однако, если проект не может быть завершен к этой дате, можно написать еще одно письмо, в котором будет указано, что проект отстает от графика и почему.По этой причине деловые письма должны быть написаны иначе, чем письма, используемые для личного пользования.

Деловое письмо используется в первую очередь для запроса или предоставления информации, для сообщения о сделке, для начала или продолжения разговора и / или для обсуждения ранее проведенных переговоров. Деловое письмо можно классифицировать как частное, однако оно обычно не рассылается другим, а скорее предназначено для глаз участников. Поэтому деловое письмо должно быть четким, целенаправленным и по существу.При написании делового письма автор не должен вставлять личные истории.

Деловое письмо должно быть кратким и ясным. Слишком многословие — самый большой недостаток в этой форме письма. Делайте предложения короткими и точными. Избегайте чрезмерного использования прилагательных и наречий, которые отвлекают от основной темы сообщения. Организуйте письмо от наиболее важных к наименее важным. Содержание письма должно быть убедительным и удобным. Тон письма должен быть формальным и профессиональным.

Кроме того, в деловом письме предпочтительно использовать личные местоимения единственного числа, такие как «я» и «ты». Избегайте использования местоимений во множественном числе, таких как «мы», поскольку это может ввести аудиторию в заблуждение, чтобы предположить, что компания поддерживает послание письма. Кроме того, личные местоимения легче понять, потому что они напрямую относятся к вовлеченным сторонам.

Форматирование делового письма

Используйте одинарный интервал. НИКОГДА не используйте двойные пробелы в деловом письме.
Используйте простой формат с легко читаемым шрифтом.
Для блочного и модифицированного блочного форматов используйте одиночные пробелы.
Оставляйте пустую строку между каждым абзацем. Это упрощает отслеживание смены тем в письме.

Введение

Этот абзац должен объяснить, почему вы пишете письмо, и резюмировать ключевые моменты в следующих абзацах.
Включите заявление, которое показывает, что вы знакомы с аудиторией, которой адресовано ваше письмо.

Корпус

Предоставьте предысторию или историю относительно цели письма.
Обсудите ключевые моменты, которые вы делаете.
Включите обоснование важности основных моментов.
Перечислите все важные даты, обсуждения и разговоры, которые имеют отношение к делу.
При необходимости задавайте вопросы.

Заключение

Обобщите основные моменты письма.
Укажите проблему и решение, если необходимо.
Включите сроки.
Укажите контактную информацию (электронная почта, номер телефона, факс и т. Д.).

Заключительное приветствие

При завершении любого делового документа важно учитывать вашу аудиторию. Уважительное отношение и профессионализм — два важных элемента вашего окончательного приветствия. Вы должны помнить, что у каждого работодателя, начальника или коллеги могут быть разные ожидания относительно того, что приемлемо в качестве надлежащего приветствия.Несколько общих заключительных приветствий, которые считаются профессиональными, включают:

С уважением,
С уважением,
С Уважением,
Best,

Их следует использовать с людьми, с которыми у вас нет отношений, с новыми коллегами, потенциальными клиентами или с большими электронными письмами, адресованными широкому кругу лиц. Когда вы отправляете деловой документ человеку, к которому вы привыкли, ваше приветствие должно измениться. Подумайте о профессиональном приветствии, которое не является слишком формальным.Примеры включают:

С уважением,
С уважением,
Большое спасибо,
С признательностью,
С наилучшими пожеланиями,

Если вы сомневаетесь, какой тип приветствия следует использовать, всегда уместно простое «Спасибо» или «Спасибо».

«Блок подписи»

Всегда закрывайте письмо. «С уважением» было бы самым безопасным способом закрыть деловое письмо. В напечатанном деловом письме после закрытия вы должны оставить место, чтобы подписать свое имя ручкой.Это позволит придать более индивидуальный подход к безвкусному письму. Это единственный почерк на бумаге, поэтому убедитесь, что подпись четкая. Под этой личной подписью должны быть введены ваше имя и фамилия, чтобы их было удобно читать. После этого вы можете включить все, что читателю может понадобиться. Это может включать в себя все, что угодно, от должности, удостоверения личности, отметки о том, что в нижней части документа есть копии, или другой контактной информации, такой как адрес электронной почты или номер рабочего телефона.

Советы по написанию деловых писем

Обращайтесь к читателю официально (мистер, мисс или миссис), если не указано иное.
По возможности адресуйте письмо конкретному человеку, а не компании, чтобы его не выбросили.
Используйте двоеточие после приветствия, если используете фамилию читателя, и запятую, если используете его имя.
Используйте фирменный бланк компании, чтобы сделать документ более профессиональным, если документ связан с делами компании.
Используйте тему письма, чтобы быстро проинформировать читателя о содержании документа.
Подпишите свое имя аккуратно чернилами внизу, между закрытием и электронной подписью документа.
Если письмо не занимает всю страницу, убедитесь, что содержание письма находится посередине страницы и документ сбалансирован.
Обязательно перечислите людей в письме, которому вы отправляете копии, чтобы не пропустить определенного человека.
Можно использовать определенные местоимения, такие как «Я» и «Ты», но будьте осторожны при использовании «Мы».Это просто потому, что это может заставить вашу компанию следовать тому, что вы написали.

15 типов деловых писем и когда их использовать

Деловые письма — важный инструмент коммуникации в профессиональной среде. Скорее всего, вам нужно будет знать, как писать разные типы деловых писем и электронных писем на протяжении всей вашей карьеры, от убедительного сопроводительного письма при подаче заявки на вакансию до убедительного коммерческого письма или официального заявления об увольнении. В этой статье мы обсудим основные типы деловых писем, когда использовать каждый из них, а также советы, как эффективно написать собственное.

Описание изображения
Формат делового письма
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Начальный абзац
5. Заключительный абзац
6. Бесплатное закрытие и подпись
Типы деловых писем
Вот некоторые из наиболее распространенных типов деловых писем и когда их использовать:
Сопроводительные письма
Рекомендательные письма
Последующие письма интервью
Письма-предложения
Коммерческие письма
Благодарственные письма
Письма об отставке
Благодарственные письма
Письма с жалобами
Письма с извинениями
Служебная записка
Приветственные письма
Письма-запросы
Письма с объявлениями
Письма об увольнении
1.Сопроводительные письма
Сопроводительное письмо — это деловое письмо, которое обычно отправляется вместе с резюме при приеме на работу. Хотя не всем работодателям требуется сопроводительное письмо, это отличная возможность объяснить свой профессиональный опыт, квалификацию и интерес к компании и работе.
Сопроводительное письмо должно включать следующие разделы:
Контактная информация
В верхней части сопроводительного письма укажите свое имя, номер телефона и адрес электронной почты, чтобы читатель знал, как с вами связаться после просмотра вашего заявления.
Приветствие
Начните письмо с адреса человека, которому вы пишете письмо. Это может быть менеджер по найму, руководитель отдела или другой представитель компании, указанный в списке вакансий. Используйте нейтральное с гендерной точки зрения приветствие, например «Дорогой Чарли Вашингтон».
Если вы не знаете их имя, используйте наиболее подходящее название должности, например, «Уважаемый менеджер по найму», «Уважаемый рекрутер» или «Уважаемый руководитель группы XYZ». Избегайте использования «Для кого это может касаться», , так как оно может показаться устаревшим или обезличенным.
Цель письма
Во введении обсудите, почему вы пишете, указав название должности, название компании и где вы нашли список вакансий. Продемонстрируйте свое исследование работы и компании, проявив конкретный интерес к обоим, объяснив, почему вас привлекло объявление о вакансии и что вас интересует в их организации.
Квалификационные навыки
В теле письма выделите конкретные навыки, которые делают вас сильным кандидатом на открытую позицию.Сопроводительное письмо должно дополнять ваше резюме, поэтому используйте информацию в своем резюме, чтобы предоставить более конкретные сведения о вашем профессиональном опыте. Если возможно, включите краткий анекдот, который представляет ваши соответствующие навыки, опыт и качества из описания должности работодателя.
Заключение
Завершите сопроводительное письмо запоминающимся заявлением о том, почему вы подходите для открытой позиции. Включите призыв к действию, который побуждает читателя следить за вашим заявлением, если он захочет взять у вас интервью и узнать больше о том, как вы могли бы вписаться в их компанию.
Другие типы сопроводительных писем включают:
Связанные: Как оформить сопроводительное письмо (с примерами)
2. Рекомендательные письма
Рекомендательное письмо написано от имени другого специалиста для проверки их квалификация и трудовая этика. Рекомендательное письмо может усилить ходатайство о приеме на работу, получение высшего образования или другой профессиональной возможности.
Рекомендательное письмо должно включать следующие разделы:
Связь с рекомендацией
В письме должны быть указаны родственные связи лица, делающего рекомендацию, чтобы читатель знал, что дает писателю право выступать от имени заявителя.Рекомендательные письма часто пишут коллеги, руководители, наставники или учителя.
Оценка квалификации кандидата
Рекомендация часто является основной частью письма и напрямую касается навыков кандидата, черт характера, профессиональных целей и его потенциала в программе или должности. Квалификация в этом разделе должна соответствовать программе или работе, для которой автор рекомендует профессионала.
Примеры
Автор должен включить конкретные примеры того, как кандидат продемонстрировал свои навыки во время совместной работы.Эта информация может помочь потенциальным работодателям понять, как именно кандидат положительно влияет на своих коллег и работодателей.
Заключительное заявление
Рекомендательное письмо должно заканчиваться окончательным подтверждением квалификации кандидата с контактной информацией автора, если читатель захочет узнать больше.
К другим типам рекомендательных писем относятся:
Связанные: Как написать рекомендательное письмо (с примерами)
3.Письма о ходе собеседования
После собеседования на открытую вакансию вы можете отправить письмо с просьбой поблагодарить интервьюера за его время и продемонстрировать свой интерес к работе.
Дополнительное письмо должно включать следующие разделы:
Обзор собеседования: Включите ключевые темы, обсуждавшиеся во время собеседования, такие как конкретные рабочие задачи или тема для разговора, которая вас заинтересовала. Обязательно укажите название должности.Эти детали демонстрируют активное слушание, выражая при этом ваш постоянный интерес к открытой позиции.
Навыки, связанные с должностью: Последующее письмо — хорошее время, чтобы повторить навыки, которые вы предлагаете, поскольку они относятся к открытой позиции.
Благодарность: Вы также можете использовать дополнительное письмо, чтобы поблагодарить менеджера по найму за то, что он нашел время встретиться с вами. Этот шаг демонстрирует профессиональную вежливость, которая может произвести хорошее впечатление на вашего потенциального работодателя.
Связано: Последующие электронные письма после собеседования
4. Письма с предложениями
Письмо с предложением — это официальное предложение о приеме на работу, в котором описаны конкретные условия должности. Если вы согласны с условиями, предложенными в письме, вы подпишете письмо с предложением и примете работу.
Письмо с предложением должно включать следующее:
Описание должности: В этом элементе излагаются конкретные рабочие задачи и требования к должности.
Должность: Письмо с официальным названием должности может гарантировать, что вас наняли на нужную должность.
Запрошенная дата начала работы: Это дата, когда вы начнете трудоустроиться. Вы можете обсудить со своим работодателем, если вам нужно изменить дату.
Заработная плата и льготы: Эта информация включает предлагаемую заработную плату, бонусы и льготы, связанные с должностью. Некоторые работодатели могут указать, когда они распределяют бонусы и когда начинаются льготы, такие как медицинское обслуживание.
Срок принятия: Это дата, до которой вы должны ответить на письмо с предложением.
Связано: Как принять предложение о работе
5. Коммерческие письма
Целью коммерческого письма является ознакомление клиента с услугой или продуктом. Специалисты по продажам часто используют эти письма при установлении новых контактов с потенциальными покупателями или укреплении отношений с давними клиентами.
Коммерческое письмо часто включает следующее:
Описание продукта или услуги
Включите конкретную информацию о товаре или услуге, которые вы предлагаете.Рассмотрите возможность определения возможного решения, которое этот продукт или услуга предоставляет получателю, чтобы наилучшим образом продемонстрировать их ценность.
Стоимость
Некоторые письма содержат информацию о цене продукта или услуги, особенно если покупатель является постоянным клиентом. Он может быть включен, если стоимость уже обсуждалась на предыдущей встрече.
Призыв к действию
Включите для читателя инструкции, объясняющие, как им следует действовать, если они хотят купить.Вы можете указать свою контактную информацию, время, когда с вами лучше всего связаться, и дату, когда они должны ответить, чтобы воспользоваться вашим предложением.
Связано: 15 хорошо оплачиваемых рабочих мест в продажах
6. Благодарственные письма
Благодарственные письма являются формой признательности сотрудникам, и компании рассылают их всему персоналу, чтобы поздравить сотрудника с работа сделана хорошо. Они могут включать следующее:
Цель: Начать написание благодарственного письма с указанием того, кого и по какой причине поощряют.
Подробная информация о награде: Включите подробную информацию о конкретных задачах, достижениях или наградах, за которые был отмечен член команды.
Призыв к действию: Это письмо может содержать призыв к действию, побуждающий коллег поздравить члена команды с успехом.
К другим типам благодарственных писем относятся:
По теме: Важность положительных отзывов и способы их передачи другим
7.Заявления об увольнении
Заявление об увольнении информирует вашего работодателя о вашем намерении уйти в отставку. Хотя вы можете устно уведомить своих коллег и работодателя о своих планах увольнения, многие организации предпочитают получать официальное письмо для документации.
Заявление об увольнении часто включает следующее:
Заявление об увольнении
Начните это письмо с официального заявления о том, что вы уходите из компании.
Причина увольнения
В зависимости от вашей ситуации вы можете упомянуть, почему вы увольняетесь, чтобы ваш работодатель понял ваше решение. Это может включать получение возможности в другом месте, получение высшего образования или переезд.
Даты
Укажите дату доставки письма и дату вашего официального последнего дня работы. Этот шаг может гарантировать, что ваш работодатель сможет лучше подготовиться к вашему уходу и заполнить вашу вакансию.
Спасибо
Вы можете поблагодарить своего работодателя за возможность и навыки, которые вы приобрели, работая на него. Этот шаг — профессиональная вежливость, которая может укрепить ваши профессиональные отношения с работодателем, если вам понадобится их рекомендация в будущем.
Другие типы писем об увольнении включают:
Связанные: Письма об увольнении: советы, шаблоны и примеры
8. Благодарственные письма
Профессиональное благодарственное письмо — важный способ позволить коллегам, работодателям , поставщики или другие деловые контакты знают, что вы цените их время или усилия.Отправив профессиональное благодарственное письмо, вы наладите взаимопонимание с получателем и расскажете о ваших намерениях на будущее. Было бы уместно отправить благодарственное письмо после того, как кто-то поможет вам в поиске работы, когда клиент совершит покупку или если компания заключает с вами контракт. Вы также можете отправить официальное письмо с благодарностью, чтобы просто выразить свою признательность кому-либо.
Деловое благодарственное письмо обычно включает в себя следующее:
Приветствие: Начните свое письмо с простого, но профессионального приветствия.Обдумайте свои отношения с получателем.
Причина благодарности с конкретными примерами: В одном или двух коротких абзацах четко выразите свою благодарность получателю, конкретизируя то, за что вы его благодарите.
Подробности из вашего разговора: Если вы поделитесь дополнительными подробностями из вашей встречи, это поможет персонализировать письмо и показать глубину вашей благодарности.
Вежливое завершение: Завершите свое электронное письмо заключительным заявлением, например, «мои наилучшие пожелания», «еще раз спасибо», или другим представительным, но профессиональным заключением.
Другие типы благодарственных писем включают:
Связанные с: Как написать профессиональное благодарственное письмо (с примерами)
9. Письма с жалобами
Письма с жалобами обычно отправляются потребителями предприятиям, когда они: недовольны услугой или продуктом. Иногда компаниям может потребоваться написать письмо с жалобой. Например, сотрудника могут попросить написать письмо с жалобой от имени компании, которая недовольна продуктом.
Компоненты письма с жалобой включают:
Официальное приветствие: При письме в компанию допустимо использовать «Кого это может касаться», поскольку может быть неясно, кто прочитает вашу жалобу и отреагирует на нее.
Описание покупки: Включите все относящиеся к делу детали, такие как номер счета или номер заказа, что и сколько продукта или услуги было куплено и когда была совершена транзакция.
Объяснение проблемы: Четко укажите проблему, с которой вы столкнулись с продуктом или услугой.Например, продукт не работает должным образом, услуга была оказана некорректно, вам выставили неверный счет, что-то не было четко раскрыто или было искажено.
Требуется конкретный запрос или решение: Предложите удовлетворительное решение, такое как возврат или скидка на выполненные услуги, ремонт или обмен.
10. Письма с извинениями
Письмо с извинениями — важный инструмент на рабочем месте, позволяющий признать ошибку, выразить сожаление и попросить прощения или терпения у получателя письма.Письма с извинениями представляют собой официальную запись вашего признания и попытки исправить ошибку или провал.
Письмо с извинениями должно включать следующее:
Признание ошибки
Начните с объяснения того, что вы сделали неправильно, и признайте последствия своей ошибки. Признание своей ошибки с самого начала письма показывает искренность и поможет убедиться, что получатель узнает о вашей ошибке от вас, а не от кого-то еще.Если вы столкнетесь с ошибкой и напрямую обратитесь к пострадавшей стороне, это поможет вам решить проблему как можно быстрее.
Искренние извинения
Искренние извинения подразумевают извинение без каких-либо оговорок или попыток переложить вину на кого-либо еще. Выражение искреннего сожаления о последствиях, которые вы вызвали, может быть достаточным, чтобы заслужить прощение вашего получателя.
Ваш план решения проблемы
Заверьте получателя, что вы сделаете все возможное, чтобы исправить проблему, и расскажите о конкретных шагах, которые вы предпримете для этого.Будьте готовы пойти на любые личные жертвы, чтобы наладить отношения с вашим читателем.
Подробнее: Как написать письмо с извинениями (с примерами)
11. Офисный меморандум
Офисный меморандум или бизнес-меморандум — это короткий, но формальный документ, используемый для общения между компанией и ее сотрудниками. Эффективные заметки краткие и удобные. Документ предназначен в первую очередь для внутреннего использования, например для объявления об изменениях в составе персонала в организации или обновлении информации о собраниях компании.
Служебные служебные записки должны включать:
Четкая и понятная тема: Если вы отправляете электронное письмо, укажите его сообщение в строке темы. Если памятка будет разослана сотрудникам на бумаге, вы все равно можете указать краткую тему письма в верхней части письма.
Цель памятки: Укажите цель памятки во вводном абзаце. Будьте лаконичны и всегда говорите позитивно.
Разбивка информации: Используйте основной абзац и заключение, чтобы обрисовать информацию, которой вы делитесь.Включите подробную информацию о том, как сотрудники могут действовать в соответствии с этой памяткой, или обратиться к конкретному ответственному лицу с любыми дополнительными вопросами.
Подробнее: Как написать деловую памятку (с шаблоном и примерами)
12. Приветственные письма
Приветственное письмо — это формальный способ представить компанию или сотрудника и предоставить получателю основную информацию. Например, в то время как приветственное письмо нового сотрудника предоставляет сотрудникам информацию, которая поможет им лучше подготовиться к первому рабочему дню, новое приветственное письмо клиента благодарит клиента за его бизнес и дает им обзор компании.В целом, в этих письмах используется приветственный тон, чтобы помочь установить более тесные рабочие отношения.
Приветственное письмо обычно включает в себя следующее:
Теплое приветствие
Первые несколько строк вашего письма могут отличаться в зависимости от вашего намерения. Например, если вы пишете приветственное письмо новому сотруднику, подчеркните свой энтузиазм по поводу того, что он присоединится к вашей команде. Чтобы получить приветственное письмо нового клиента или клиента, начните с выражения признательности за их бизнес.
Персонализированная информация
Персонализируйте свое письмо, ссылаясь на предыдущие разговоры, которые у вас были. Если вы пишете приветственное письмо для нового сотрудника, объясните, почему вы так рады его видеть, упомянув то, что обсуждалось во время собеседования. Если вы пишете новому клиенту письмо, заверьте его в ценности продукта или услуг, которые они приобрели. В приветственном письме нового клиента заверьте его, как вы можете оправдать или превзойти их ожидания.
Важные сведения о вашем бизнесе
Убедитесь, что получатель знает все, что ему нужно знать в начале этого нового партнерства. Например, в приветственном письме нового сотрудника объясните процесс ориентации, дайте ему представление о том, как будет выглядеть их первый день и куда они должны пойти. Вы также можете составить список необходимых документов, которые им нужно принести в первый день, и обозначить дресс-коды компании.
Другие типы приветственных писем включают:
Подробнее: Как написать приветственное письмо
13.Письма-запросы
Письмо-запрос — это способ официально попросить что-то на рабочем месте. Вы можете использовать это письмо, чтобы запросить повышение, учебный класс, рекомендацию или даже встречу, чтобы попросить о повышении. Письма-запросы также могут быть полезным способом получить конкретную информацию.
Письма-запросы должны включать:
Объяснение запроса
Начните свое письмо с ясного и краткого объяснения вашего запроса. Общий тон вашего письма с просьбой должен быть вежливым, но убедительным.
Подтверждающая документация
Если возможно, приложите доказательства или другую документацию, относящуюся к вашему запросу. Например, если вы запрашиваете рекомендацию, было бы полезно приложить свое резюме, чтобы они могли быстро освежить в памяти вашу квалификацию. Если вы запрашиваете повышение, вы можете включить абзац, объясняющий ценность, которую вы привносите в должность, или приложить документ с более конкретным подтверждением поставленных вами целей или средней заработной платы в отрасли в зависимости от ваших профессиональных навыков и уровня опыта.
Крайний срок для ответа
Для многих писем-запросов также может быть важно указать сроки. Например, если вы запрашиваете рекомендательное письмо, вам может потребоваться отправить его к определенной дате. Если вы поделитесь этим крайним сроком и попросите их сообщить вам, если они не смогут предоставить письмо к этому времени, вы сможете отправить свой запрос кому-то другому.
К другим типам писем с запросами относятся:
14. Письма с объявлениями
Деловое письмо с объявлением — это письмо, рассылаемое сотрудникам, поставщикам, клиентам или прессе, чтобы объявить о чем-то важном для компании, например об изменении политики, смены сотрудника или руководства, слияния, поглощения, выпуска продукта или события.Письмо, как правило, короткое и написано в виде официальной заметки.
Письма с объявлениями должны включать:
Вводный абзац с объявлением
Не хороните lede — представьте новости, которые вы объявляете, в первом или втором абзаце. Это заявление должно быть кратким и по существу.
Дополнительные сведения
Далее в вашем письме следует более подробно разъяснить ваше объявление. Если вы проводите мероприятие, расскажите о его цели здесь.Если вы объявляете об открытии своего бизнеса, поделитесь подробностями, например, как долго вы работали за кулисами, чтобы открыть свои двери, или о специальной акции, которую вы предлагаете, чтобы отпраздновать свое открытие.
Специфика
Самое главное, ваше объявление должно включать конкретные детали, относящиеся к вашему объявлению. Это может включать часы работы магазина или контактную информацию, такую как физический адрес, номер телефона или веб-сайт. Если вы объявляете сотрудникам о чем-то внутреннем, например о слиянии, вы можете предложить сотрудникам ответственного за вопросы.
Другие типы писем-объявлений включают:
15. Письма об увольнении
Письмо об увольнении — это уважительный, но эффективный способ уволить сотрудника с его текущей работы. Письма о расторжении контракта также называются «письмом о прекращении службы», «уведомлением об увольнении» или «письмом о расторжении контракта».
Письма об увольнении должны включать:
Уведомление о дате увольнения
Во-первых, проинформируйте сотрудника о прекращении его работы и укажите дату его фактического прекращения.Это исключает любую потенциальную путаницу и позволяет сотруднику подготовиться к увольнению.
Причины увольнения
Ваше объяснение недобровольного увольнения сотрудника должно оставаться ясным и точным, чтобы избежать неправильного толкования. Если возможно, включите доказательства, подтверждающие вашу аргументацию.
Компенсация и льготы в будущем
Затем объясните, какие льготы или компенсации они получат после завершения работы.Это может включать выходное пособие, выплату за неиспользованные дни отпуска и любую другую причитающуюся заработную плату. Также сообщите им, что будет с их медицинским обслуживанием, страхованием жизни и пенсионными фондами. Напомните им о любых подписанных соглашениях, например о соглашении о неразглашении информации или других документах из процесса адаптации, которые могут повлиять на их компенсацию и выплату пособий.
Следующие шаги
Наконец, перечислите следующие шаги, которые должен предпринять сотрудник. Сообщите сотруднику обо всем имуществе компании, которое они должны вернуть, например о сотовом телефоне, ноутбуке, ключах, удостоверениях личности и пропусках на парковку.Затем укажите в письме контактные данные их представителя по персоналу, чтобы направлять любые вопросы, касающиеся компенсации, льгот и других деталей.
Подробнее: 3 примера писем о расторжении (с шаблоном)
Семь частей делового письма
Хотя многие типы писем имеют определенные требования к форматированию и содержат различную информацию, есть несколько компонентов, которые совпадают во всех деловых письмах, в том числе:
1.Контактная информация
Этот шаг очень важен, особенно когда заканчивается бумажная копия делового письма. Ваша контактная информация должна включать ваше имя, номер телефона и служебный адрес или адрес электронной почты.
2. Строка темы
Строка темы используется при отправке делового письма по электронной почте. Эта короткая строка часто включает краткое изложение цели вашего письма.
3. Приветствие
Формальность приветствия будет зависеть от типа деловых отношений, которые у вас есть с читателем.Если вы ищете новую работу, ваше приветствие должно быть формальным. Если вы отправляете быстрое последующее сообщение клиенту, с которым вы уже установили отношения, вы можете использовать его имя.
4. Введение
Во введении описывается цель письма и то, чего вы надеетесь достичь с его помощью. Это ваш шанс привлечь внимание читателя такой информацией, как скидка на продукт, который вы продаете или что вы запрашиваете об открытой позиции.
5. Подробная информация
В тексте вашего делового письма содержится конкретная информация о вашей цели, включая вопросы и ответы на них, а также дополнительную информацию.
6. Заключение
Ваше заключение должно вызывать у читателя призыв к действию, например, как читатель может заказать продукт или обратиться к вам за дополнительной информацией.
7. Подпись
Подпись может быть такой простой, как указание вашего имени, так и сложной, как указание ваших учетных данных и сертификатов.То, как вы подпишете деловое письмо, также будет зависеть от ваших текущих отношений с читателем.
Подробнее: 7 частей делового письма
Советы по деловому письму
Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при написании делового письма:
Настройте свое письмо. Все деловые письма должны быть написаны явно для предполагаемого получателя. Например, в сопроводительном письме должно быть указано, почему вы хотите работать в этой конкретной компании.
Будьте пунктуальны с доставкой. Своевременные деловые письма могут продемонстрировать ваши навыки тайм-менеджмента потенциальному работодателю или сообщить получателю, что вы цените его время.
Рассмотрим способ доставки. Ваши отношения с получателем, тип письма и степень срочности могут повлиять на то, отправляете ли вы его по электронной или обычной почте.
Выберите подходящий уровень формальности. Большинство деловых писем, которые вы пишете, будут написаны профессионально.Ваши отношения с получателем, тип письма и ваши намерения могут диктовать формальность языка вашего письма.
Ограничьте свое письмо одной страницей. Краткие деловые письма, которые быстро переходят к сути дела, с большей вероятностью будут прочитаны полностью. Оценивайте каждый абзац на предмет релевантности и включайте только ту информацию, которую читатель должен знать.
Деловое письмо — Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл
О чем этот раздаточный материал
Этот раздаточный материал объясняет принципы делового письма, которые применимы ко многим различным ситуациям, от подачи заявления на работу до профессионального общения в рамках деловых отношений.Хотя конкретно обсуждаются примеры письма-заявки и сопроводительного письма, в этом раздаточном материале также освещаются стратегии эффективного делового письма в целом.
Что такое деловая переписка?
Деловая переписка относится к профессиональному общению, включая такие жанры, как политические рекомендации, реклама, пресс-релизы, письма-заявки, электронные письма и служебные записки. Поскольку деловое письмо может принимать разные формы, деловые писатели часто учитывают свою цель, аудиторию и динамику отношений, чтобы помочь им сделать эффективный стилистический выбор.В то время как нормы различаются в зависимости от риторической ситуации писателя, деловые писатели и аудитория склонны ценить письмо, в котором говорится эффективно, действенно и лаконично.
Если вам был назначен жанр делового письма для класса, это может помочь подумать о стратегиях, которые бизнес-писатели используют для сбора и производства знаний. Деловой коммуникатор или писатель может использовать следующие формы доказательств: статистику, изучение прошлых тенденций, примеры, аналогии, сравнение, оценку риска или последствий или цитирование авторитетных фигур или источников.Ваши знания и отношение к вашей аудитории помогут вам выбрать типы доказательств, наиболее подходящие для вашей ситуации.
Кто ваша аудитория?
Для эффективного общения важно учитывать вашу аудиторию, ее потребности и то, как вы можете эффективно обращаться ко всем членам вашей аудитории. Готовясь написать, подумайте над следующими вопросами:
Каковы приоритеты и ожидания вашей аудитории?
Чему ваша аудитория должна научиться из вашего документа?
Как вы привлечете внимание читателей, когда будете бороться за их внимание?
Как вы поможете читателю более эффективно перемещаться по документу? Когда эффективно использовать маркированные списки, визуальные элементы, жирный шрифт и заголовки разделов, чтобы привлечь внимание читателя?
Что больше всего нужно знать вашей аудитории?
Чего ожидает ваша аудитория? Ваша цель — оправдать их ожидания или вы хотите удивить их новой идеей?
Как вы будете сообщать о неудачах? Когда уместно сочетать плохую информацию с позитивным прогнозом? Как заинтересованные стороны, клиенты или сотрудники отреагируют на плохие новости?
В целом, как вы можете адаптировать организацию и стиль письма к соображениям и потребностям вашей аудитории?
Отвечая на последний вопрос, не упускайте из виду следующие соображения:
Заголовок. Уместно ли обращаться к вашей аудитории по имени или нужно приветствовать? Вы обращаетесь к кому-то, кто предпочитает, чтобы к нему обращались с официальным титулом, например, доктор или профессор? Если вы пишете о третьем лице, знаете ли вы, какой титул и местоимения использовать? Если имя человека, которому вы пишете, неизвестно, принято направлять ваше письмо «Кому это может быть интересно». Но это может быть невежливо, если имя человека известно или его легко узнать. Вы можете найти дополнительную информацию о названиях, именах и местоимениях в нашем раздаточном материале по гендерно-инклюзивному языку.
Язык . Если вы пишете на английском, спросите себя: является ли английский первым языком для всех членов вашей аудитории? Вы используете идиомы или другие выражения, которые могут быть непонятны кому-то с другим знанием английского языка? Например, вы используете выражения, требующие специфических для США культурных знаний?
Культура . У вашей аудитории другие обычаи и культурные нормы? Как эти обычаи и нормы могут повлиять на то, как они получают ваше сообщение?
Как только вы поймете свою цель и свою аудиторию, вы можете начать рассматривать более конкретные элементы, такие как организация и стиль.
Какова ваша цель?
Чтобы лучше понять, как цель вашего письма повлияет на ваш стиль, может быть полезно просмотреть существующие сообщения и документы от организации, задав следующие вопросы:
Что это за документ (например, электронное письмо, сопроводительное письмо, сообщение в социальной сети, памятка и т. Д.)?
Какова общая длина документа?
Как организован документ?
Какова длина абзацев или разделов?
Как организовано деловое письмо?
Общая организационная модель, используемая в разных жанрах в деловой переписке, — это OABC: открытие, повестка дня, тело и завершение.Хотя точное содержание вашего вступления, повестки дня, тела и закрытия может меняться в зависимости от вашего контекста, вот общая цель каждого компонента шаблона OABC:
Начало: Этот раздел знакомит читателя с целью вашего документа или предметом обсуждения. Это позволяет им узнать, почему вы общаетесь с ними и почему информация важна для вашего читателя.
Повестка дня: Этот раздел позволяет читателю более или менее узнать, чего ожидать от остальной части сообщения.Вы можете думать об этом как о дорожной карте для вашего документа.
Body: В этом разделе вы изложите свои основные идеи и передадите читателю свое общее послание. Этот раздел часто является самой длинной частью делового документа.
Закрытие: Здесь вы повторяете основные моменты для читателя и при необходимости включаете любые последующие действия или рекомендации. В большинстве случаев вы можете попросить о встрече для дальнейшего обсуждения ваших идей.
Какие соображения стиля распространены в деловой письменной форме?
Деловые писатели предпочитают четкое и краткое общение.Когда вы пишете в бизнесе, тщательное рассмотрение следующих элементов стиля, а также вашей цели и аудитории может помочь вам более эффективно общаться:
Активная голосовая связь. Один из навыков делового письма — как тактично брать на себя ответственность или распределять вину за определенные действия. Активный залог относится к структуре предложения, в которой актер предложения является его грамматическим субъектом. В целом, активный голос кажется более четким, прямым и лаконичным, чем пассивный — все это элементы хорошего делового письма.Однако пассивный залог может быть полезным инструментом в юридически чувствительном письме, потому что пассивный залог может передать то, что произошло, не называя имен.
Жаргон. Как правило, ваша аудитория предпочтет простой и понятный язык жаргону, потому что он позволяет им быстро читать ваше письмо без недопонимания. Однако вы можете столкнуться с жаргоном. Спросите себя, может ли этот язык использоваться как стенография или помогает установить ожидания или нормы в деловых отношениях.Понимание вашей аудитории и того, почему они могут выбрать использование жаргона или избегать его, поможет вам определить, что лучше всего подходит для вашего собственного письма.
Тон. Деловой текст должен быть ясным и кратким, но «краткий» не обязательно означает «прямой». Во время написания подумайте о том, как вы относитесь к читателю и как аудитория может интерпретировать ваш тон. Рассмотрим следующие примеры:
Идея вашего проекта никому не понравилась, поэтому мы не будем давать вам никакого финансирования.
После тщательного изучения этого предложения мы решили определить приоритетность других проектов в этом квартале.
Хотя первый пример может быть более прямым, вы, вероятно, заметите, что второе предложение более дипломатично и уважительно, чем первая версия, которая излишне резка и может вызвать негативную реакцию.
Если вам интересно, как ваша аудитория отреагирует на ваше письмо, может быть также полезно, чтобы незаинтересованный читатель поделился с вами своим впечатлением о вашем сообщении и тоне после прочтения документа.Что можно сказать домой? Выделяется ли какой-либо язык неожиданным, сбивающим с толку или неуместным? Где письмо более или менее убедительно? Если вы хотите получить больше идей, просмотрите наши раздаточные материалы по получению отзывов.
Пересмотр
Есть много обстоятельств, при которых деловые письма — это ваша возможность произвести первое впечатление, например, в сопроводительном письме. В этих сценариях особое внимание уделяется деталям. Полезной стратегией для пересмотра бизнес-письма является использование аббревиатуры ОБЛАКО: согласованность, длина, организация, единство и развитие.Рассмотрение каждого из этих элементов может помочь вам подумать о том, как каждый раздел передает ваши идеи вашей аудитории и как разделы работают вместе, чтобы выделить наиболее важные части вашего сообщения.
Просматривая аббревиатуру CLOUD, вы можете задать себе такие вопросы, как:
Насколько согласован каждый отдельный компонент вашего документа?
Соответствует ли каждый компонент рекомендациям по длине и (если они есть) или иным образом передает ваше сообщение кратко? В нашем раздаточном материале по лаконичности представлены 7 распространенных схем письма, которые делают письмо менее кратким, что вы можете иметь в виду, когда пишете для бизнеса.
Четко ли организована информация ?
Как унифицирован сообщение передается всеми компонентами, взятыми вместе?
Ваши идеи полностью разработаны? , или у вашего читателя могут возникнуть важные вопросы?
По мере того, как вы отвечаете на эти вопросы и начинаете пересматривать, пересмотр своей цели, аудитории, стиля и структуры может помочь вам решить проблемы, которые вы выявили с помощью CLOUD. После того, как вы обдумали эти элементы, получение обратной связи от другого человека может помочь вам убедиться, что ваш проект ясен, а ваши идеи полностью разработаны.Вычитка может помочь вам выявить ошибки и оценить тон вашего документа, а чтение черновика вслух позволит вам услышать свои слова и оценить свой тон.
Примеры деловой переписки
Теперь, когда вы готовы приступить к написанию, вы можете ознакомиться с некоторыми примерами делового письма, которые помогут вам в процессе написания. Ниже вы можете узнать больше и увидеть примеры двух контекстов делового письма: сопроводительные письма для приложений и сопроводительные письма для отправки информации.Дополнительные примеры можно найти на портале резюме и писем University Career Services.
Сопроводительные письма к заявкам
Может быть, вас попросили написать сопроводительное письмо к заявлению на работу или стипендию. Этот тип сопроводительного письма используется, чтобы представиться и объяснить, почему вы подходите для данной возможности, и ваша цель — привлечь внимание читателя и убедить его, что вы являетесь квалифицированным кандидатом на эту работу. Хотя этот тип письма имеет некоторые уникальные особенности и соглашения, он по-прежнему соответствует шаблону организации OABC и обычно занимает 3-4 абзаца.
Открытие: В начале вашего письма укажите причину, по которой вы написали. Обычно это включает упоминание названия должности (если применимо) и того, как вы узнали о должности. Расскажите, как вы узнали о работе.
Повестка дня: В сопроводительном письме раздел вашей повестки дня создает основу для обсуждения вашей квалификации, сначала суммируя ваш интерес к должности, компании или организации. Что отличает вас от конкурентов? Почему вам интересно работать на этой должности или в компании? Этот раздел можно объединить с первым абзацем.
Body: Здесь вы подчеркиваете свою квалификацию для работы, включая опыт работы, действия, демонстрирующие ваши лидерские качества, и ваше образование. Если вы подаете заявку на конкретную работу, включите любую информацию, относящуюся к должности, которая не включена в ваше резюме. Вы также можете определить другие способы, которыми вы подходите для компании или должности, например, приобретенные вами специальные навыки. Проиллюстрируйте, как опыт и навыки из вашего резюме дают вам право на работу, а не просто повторяйте информацию, как она представлена в вашем резюме.
Закрытие: Теперь, когда вы продемонстрировали свой интерес и соответствие читателю, пришло время запросить интервью и, при необходимости, сослаться на ваше резюме. Укажите, как с вами можно связаться, и укажите свою контактную информацию для дальнейших действий. Обязательно закройте письмо, поблагодарив читателя за время и внимание, прежде чем печатать и печатать свое приветствие и имя.
Ниже представлены два образца писем-заявлений. Первое письмо (Образец №1) было написано недавним выпускником колледжа в ответ на статью в местной газете о планах компании по строительству нового компьютерного центра.Писатель не претендует на конкретную вакансию, а описывает вакансию, которую ищет. Второе письмо (образец № 2) от старшекурсника колледжа, который не уточняет, откуда она узнала о вакансии, потому что не уверена, доступна ли вакансия.
Образец № 1
6123 Farrington Road
Apt. B11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514
11 января 2020
Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708
Уважаемый директор по персоналу:
Я только что прочитал в News and Observer статью о новом компьютерном центре Тейлора к северу от Дарема.Я хочу подать заявку на должность программиста начального уровня в центре.
Я понимаю, что Тейлор готовит как внутреннюю документацию, так и документацию для клиентов. Мои навыки технического письма, как описано в прилагаемом резюме, хорошо подходят вашей компании. Я недавно закончил Технологический институт ДеВри в Атланте со степенью младшего специалиста в области компьютерных наук. Помимо прохождения широкого круга курсов, я работал компьютерным консультантом в компьютерном центре колледжа, где помогал обучать пользователей работе с новыми системами.
Я буду рад встретиться с вами в удобное для вас время и обсудить, насколько мое образование и опыт соответствуют вашим потребностям. Вы можете связаться со мной по телефону (919) 233-1552 или по адресу [email protected]. Спасибо за ваше время и внимание, и я с нетерпением жду вашего ответа.
С уважением,
Раймонд Крок
Образец № 2
6123 Farrington Road
Apt. G11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514
11 января 2020
Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708
Уважаемая госпожаЛамоника Джонс:
Я ищу место в вашем инженерном отделе, где я смогу использовать свое образование в области компьютерных наук для решения инженерных задач Тейлора. Я хотел бы быть частью отдела, который разработал Интернет-систему отбора, но не уверен, есть ли у вас текущая вакансия.
Я рассчитываю получить степень бакалавра инженерных наук в Университете штата Северная Каролина в мае и к тому времени закончу программу «Инженерия компьютерных систем».С сентября 2019 года я участвую через университет в программе профессионального обучения Computer Systems International в Роли. По программе меня распределили подмастерьем в несколько отделов персонала. Совсем недавно я был программистом-стажером в инженерном отделе и приобрел большой опыт работы с компьютерными приложениями. Подробная информация об академических курсах, которые я прошел, включены в прилагаемое резюме.
Если есть открытая позиция в Taylor Inc., пожалуйста, дайте мне знать, с кем мне следует связаться для получения дополнительной информации. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время. Со мной можно связаться в моем офисе (919-866-4000, доб. 232) или по электронной почте ([email protected]). Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду вашего ответа.
С уважением,
Ребекка Брок
Сопроводительные письма для отправки информации
Некоторые сопроводительные письма просто содержат запись о передаче информации — скажем, отправку резюме рекрутеру или отправку проекта на курс — и даже могут иметь форму электронного письма.Несмотря на то, что они короткие, по существу и часто содержат всего один или два коротких абзаца, эти сообщения по-прежнему соответствуют основным принципам делового письма с использованием шаблона организации OABC в более сжатом формате:
Открытие: Кратко объясните, что вы отправляете и почему.
Повестка дня: В необязательном втором абзаце вы можете включить краткое изложение информации, которую вы отправляете в качестве повестки дня для вашего читателя. Письмо, сопровождающее предложение, например, может указывать на разделы в предложении, которые могут представлять особый интерес для читателя.
Body: Затем вы можете перейти к изложению одного или двух ключевых моментов, объясняющих, почему ваша фирма лучше всего подходит для этой работы.
Закрытие: Вы можете закончить свое письмо благодарностью, предложить дополнительную помощь или выразить надежду, что материал выполнит свое предназначение.
Ниже приведены примеры таких сопроводительных писем. Первая буква (Образец №1) краткая и по существу. Второе письмо (Образец № 2) немного более детально, поскольку касается способа сбора информации.
Образец № 1
Логотип вашей компании и контактная информация
11 января 2020
Брайан Ино, главный инженер
Carolina Chemical Products
3434 Pond View Lane
Durham, NC 27708
Уважаемый г-н Ино:
Прилагаю окончательный отчет, который мы отправляем с разрешения компании Eastern, об установке оборудования для контроля загрязнения в Eastern Chemical Company ,. Пожалуйста, позвоните мне по телефону (919) 962-7710 или напишите мне по указанному ниже адресу, если я могу ответить на какие-либо вопросы.
С уважением,
Нора Кэссиди
Менеджер по техническим вопросам
[email protected]
Приложение: Отчет
Образец № 2
Логотип вашей компании и контактная информация
11 января 2020
Брайан Ино, главный инженер
Ecology Systems, Inc.
8458 Obstructed View Lane
Durham, NC 27708
Уважаемый г-н Ино:
Прилагаем отчет с оценкой нашего годового энергопотребления в соответствии с запросом вице-президента Джона Бренана 4 сентября.
Отчет является результатом нескольких встреч с Джейми Энсон, управляющим производством завода, и ее сотрудниками, а также обширного опроса всех наших сотрудников. Обследование было отложено из-за перевода ключевого персонала в здание A. Однако мы полагаем, что в отчете будет представлена информация, необходимая для предоставления нам сметы затрат на установку вашей системы энергосбережения Mark II.
Мы хотели бы поблагодарить Билли Бадда из ESI за его помощь в подготовке обзора.Если вам нужна дополнительная информация, дайте мне знать.
С уважением,
Нора Кэссиди
Офис новых проектов
[email protected]
Приложение: Отчет
Работы консультировались
Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала. Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования.Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC. Мы периодически пересматриваем эти советы и приветствуем отзывы.
Бейкер, Уильям Х. и Мэтью Дж. Бейкер. 2015. Writing & Speaking for Business , 4-е изд. Прово, штат Юта: Академическое издательство Университета Бригама Янга.
Кови, Стивен. 2002. Style Guide for Business and Technical Writing , 5-е изд. Река Аппер Сэдл, Нью-Джерси: Франклин Кови.
Локер, Китти и Донна Кинцер.2012. Деловые и административные коммуникации , 10-е изд. Бостон: Макгроу-Хилл.
О’Хара, Кэролайн. 2014. «Как улучшить свое деловое письмо». Harvard Business Review , 20 ноября 2014 г. https://hbr.org/2014/11/how-to-improve-your-business-writing.
Правительство США. 2011. «Федеральное руководство по простому языку». Plain Language, март 2011 г. https://www.plainlanguage.gov/guidelines/.
Программа письма Университета Северной Каролины. 2019. The Tar Heel Writing Guide , rev. изд. Чапел-Хилл, Северная Каролина: Программа письма UNC.
Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указали источник: The Writing Center, University of North Carolina at Chapel Hill
Сделать подарок
Техническое письмо онлайн: Обзор деловой переписки

По связанным вопросам:
Общие компоненты
Следующее касается механических и физических деталей деловых писем.Все компоненты, обсуждаемые ниже, проиллюстрированы следующим образом:

Общие компоненты деловых писем
Заголовок. В заголовке указан адрес автора и дата письма. Имя писателя не включено; только дата нужна в заголовках на бланках. Помните, что если вы используете канцелярские бланки, первая страница которых содержит причудливый заголовок и логотип, не используйте этот тип страниц на следующих страницах.Используйте канцелярские принадлежности для следующей страницы, которые поставляются с канцелярскими принадлежностями для страницы с логотипом.
Если вы изучаете письменный курс, почему бы не создать свой собственный причудливый логотип с придуманным названием компании и адресом (если ваш инструктор разрешает)? Рассмотрим эти два примера:

Одна возможность для придуманных канцелярских принадлежностей с логотипом

Еще одна возможность для придуманных канцелярских принадлежностей с логотипом
Внутренний адрес. Внутренний адрес показывает имя и адрес получателя письма.Эта информация может помочь избежать путаницы в офисах получателя. Кроме того, если получатель переехал, внутренний адрес помогает определить, что делать с письмом. Во внутреннем адресе укажите соответствующий титул уважения получателя; и скопируйте название компании в том виде, в котором оно написано. Когда у вас есть имена людей, не забывайте обращаться к ним соответствующим образом: миссис, мисс, мистер, доктор и так далее. Если вы не уверены, что подходит человеку, попробуйте выяснить, как он подписывает буквы, или обратитесь к разделу «Формы адреса» в словаре.
Приветствие. Приветствие напрямую обращается к получателю письма и сопровождается двоеточием (кроме случаев, когда предполагается дружественный, знакомый, общительный тон, и в этом случае используется запятая). Обратите внимание, что в упрощенном формате букв строка приветствия вообще удаляется. Если вы не знаете, мужчина или женщина получатель, традиционная практика заключалась в том, чтобы написать «Уважаемый господин» или «Уважаемые господа», но это сексизм! Чтобы избежать этой проблемы, были испробованы приветствия, такие как «Дорогой сэр или мадам», «Дорогие дамы и господа», «Дорогие друзья» или «Дорогие люди», но без особого признания.Удаление строки приветствия или вставка вместо нее «Кого это может касаться» тоже обычно не является хорошим решением — это безлично.
Лучшее решение — сделать быстрый анонимный телефонный звонок в организацию и попросить имя; Или адресуйте приветствие названию отдела, названию комитета или названию должности: «Уважаемый отдел кадров», «Уважаемый комитет по найму», «Уважаемый председатель», «Уважаемый директор по финансовой помощи», например.

Формат печатных букв
Тема или ссылка.Как показано в письме заказа, строка темы заменяет приветствие или включается в него. Строка темы объявляет о главном деле письма.
Основная часть письма. Фактическое сообщение, конечно же, содержится в теле письма, в параграфах между приветствием и приветственным завершением. Стратегии написания основной части письма обсуждаются в разделе, посвященном стилю деловой переписки.
Бесплатное закрытие.Элемент делового письма «С уважением» называется приветственным завершением. Другие распространенные — «С уважением», «Сердечно», «С уважением» или «С уважением». Вы можете создать свой собственный, но будьте осторожны, не создавайте витиеватых или многословных. Обратите внимание, что заглавными являются только первая буква, за которой всегда следует запятая.
Блок подписи. Обычно вы вводите свое имя на четыре строки ниже бесплатного закрытия и подписываете свое имя между ними.Если вы женщина и хотите четко указать свое семейное положение, используйте мисс, мисс или миссис в скобках перед напечатанным вариантом вашего имени. По возможности указывайте свой титул или название должности, которую вы занимаете, чуть ниже своего имени. Например, «Студент технического письма», «Второкурсник по обработке данных» или «Студент муниципального колледжа округа Таррант» вполне приемлемы.
Концевые обозначения. Прямо под блоком подписи часто есть несколько сокращений или фраз, которые имеют важные функции.
Инициалы. Инициалы, написанные заглавными буквами на предыдущих рисунках, принадлежат автору письма, а инициалы, написанные строчными буквами сразу после двоеточия, принадлежат машинистке.
Корпуса. Чтобы получатель знал, что к письму прилагаются предметы в одном конверте, используйте такие обозначения, как «Вложение», «Приложение», «Вложения (2)». Например, если вы отправите резюме и образец письма с письмом-заявкой, вы должны сделать это: «Прилож.: Резюме и образец письма «. Если вложение будет потеряно, получатель узнает об этом.
Копий. Если вы отправляете копии письма другим лицам, укажите этот факт также среди заключительных обозначений. Если, например, вы были недовольны тем, как местный продавец решает ваши проблемы с ремонтом, и отправляли копию своего письма в Better Business Bureau, вы бы написали это: «Копия: Better Business Bureau». Если вы планируете отправить копию своему юристу, напишите что-то вроде этого: «Копия: г-ну Рэймонду Мэйсону, адвокату.»
Следующие страницы. Если ваше письмо длиннее одной страницы, заголовок вверху последующих страниц можно обработать одним из следующих способов:

Примеры формата заголовка следующей страницы.
Если вы используете канцелярские бланки, не используйте их для последующих страниц. Однако вы должны использовать чистый лист бумаги того же качества, плотности и текстуры, что и фирменный бланк (обычно бланки поставляются с таким же чистым листом).
Форматы деловых писем
Если вы пишете деловое письмо, выберите один из распространенных форматов, как показано в примерах писем, перечисленных ниже. К ним относятся печатная буква, полукруглая буква, альтернативная печатная буква и упрощенная буква.
Какой из этих форматов использовать, зависит от форматов, обычно используемых в вашей организации, или от ситуации, в которой вы пишете. Используйте упрощенное письмо, если вам не хватает имени человека или отдела, которому вы хотите написать.
Стиль в деловой переписке
Написание деловых писем и служебных записок по некоторым важным отличиям от написания отчетов. Помните о следующем совете, когда пишете, и особенно когда пересматриваете деловые письма или служебные записки.
Сразу же укажите основной бизнес, цель или тему. Дайте читателю понять с самого первого предложения, о чем ваше письмо. Помните, что когда деловые люди открывают письмо, их первая забота — знать, о чем оно написано, какова его цель и почему они должны тратить свое время на его чтение.Поэтому избегайте беспорядочных начинаний. Если вы пишете, чтобы подать заявление о приеме на работу, начните с чего-то вроде этого: «Я пишу, чтобы подать заявку на вакансию, которую вы в настоящее время открыли …». Если у вас есть плохие новости для кого-то, вам не нужно излагать все это в первое предложение. Вот пример того, как избежать негативной формулировки: «Я пишу в ответ на ваше письмо от 24 июля 1997 г., в котором вы обсуждаете проблемы, которые у вас возникли с электронной таблицей, купленной в нашей компании». Ниже показан дополнительный пример.

Сразу же укажите основную цель или цель письма. Проблемная версия просто с самого начала начинает рушиться. В исправленной версии, по крайней мере, указывается цель письма (а затем начинается махинация).
Если вы отвечаете на письмо, определите это письмо по его теме и дате в первом абзаце или предложении. Занятые получатели, которые сами пишут много писем, могут не помнить свои письма к вам.Чтобы избежать проблем, укажите дату и тему письма, на которое вы отвечаете:
Уважаемый мистер Стаут:
Пишу в ответ на ваше письмо от 1 сентября 19XX, в котором вы опишите проблемы, которые у вас возникли с одной из наших бензопил. я жалею что вы понесли эти неудобства и расходы и ….
Уважаемая г-жа Коэн:
Я только что получил ваше письмо от 4 августа 19XX, в котором вы перечисляете имена и другие источники, из которых я могу получить дополнительную информацию по производству и использованию пластиковых бутылок в безалкогольных напитках промышленность….
В большинстве деловых писем абзацы должны быть короткими. Абзацы деловых писем, как правило, короткие, а некоторые — всего лишь предложения. Деловые письма не читаются так же, как статьи, отчеты или книги. Обычно они быстро читаются. Большие, толстые, плотные абзацы длиной более десяти строк, требующие большой концентрации, не могут быть прочитаны внимательно или вообще прочитаны.
Чтобы получатель мог быстрее читать ваши письма, понимать и запоминать важные факты или идеи, создайте относительно короткие абзацы длиной от трех до восьми строк.В деловых письмах абзацы, состоящие только из одного предложения, являются обычными и вполне приемлемыми. В этой главе вы увидите примеры более коротких абзацев, обычно используемых в деловых письмах.
«Разделите» содержание вашего письма. Когда вы «разделяете» содержание делового письма на части, вы помещаете каждый отдельный сегмент обсуждения — каждую отдельную тему письма — в отдельный абзац. Если вы писали жалобу на проблемы с системным блоком вашего персонального компьютера, у вас могут быть следующие абзацы:
Описание проблем, которые у вас были с ним
Неэффективные ремонтные работы, которые у вас были
Компенсация, которую, по вашему мнению, вы заслуживаете, и почему
Изучите каждый абзац своих писем на предмет его цели, содержания или функции.Когда вы находите абзац, в котором говорится о нескольких вещах, подумайте о том, чтобы разделить его на два абзаца. Если вы обнаружите два коротких отдельных абзаца, которые делают одно и то же, подумайте о том, чтобы объединить их в один.
Предоставьте указатели тем в начале абзацев. Проанализируйте некоторые буквы, которые вы видите в этой главе, с точки зрения содержания или цели их отдельных абзацев. В первом предложении любого основного абзаца делового письма попытайтесь найти слово или фразу, которые указывают на тему этого абзаца.Если в абзаце обсуждаются ваши проблемы с персональным компьютером, вставьте слово «проблемы» или фразу «проблемы с моим персональным компьютером» в первое предложение. Это дает получателям четкое представление о содержании и цели каждого абзаца. Вот отрывок до и после включения тематических индикаторов:
Проблема:
Я работал электриком в Декейтере, Иллинойс, области около шести лет. С 1980 года я получил лицензию город Декейтер в качестве подрядчика по электрике, имеющего квалификацию выполнять коммерческие и производственные работы, а также жилая работа.
Ревизия:
Что касается стаж работы , то работал электриком в районе Декейтер, штат Иллинойс, около шести лет. С 1980 г. Я получил лицензию города Декейтер в качестве Электротехнический подрядчик, квалифицированный для выполнения коммерческих и промышленные работы, а также работы по дому. (Курсивом нет в оригинал.)
По возможности перечисляйте или перечисляйте их в деловом письме.В листинге расширяется текст письма, что позволяет быстро подобрать важные моменты. Со списками можно работать несколькими способами, как описано в главе, посвященной спискам. Примеры списков в деловой переписке см. В предшествующем формате печатных букв, в письме-запросе и письме-заказе.
Стратегически размещайте важную информацию в деловых письмах. Информация в первой и последней строках абзацев легче читается и запоминается.Это очень заметные точки. Информация, спрятанная в середине длинных абзацев, легко упускается из виду или забывается. Например, в письмах-заявках, которые должны убедить потенциальных работодателей в том, что вы подходите для работы, размещайте информацию о ваших привлекательных качествах в начале или в конце абзацев для большего акцента. Поместите менее положительную или вредную информацию в менее заметные места. Если вам нужно сказать какие-то сложные вещи, хорошая (и честная) стратегия — уменьшить акцент, поместив их в области, которым уделяется меньше внимания.Если для работы требуется три года опыта, а у вас есть только один, похороните этот факт в середине или нижней половине основного абзаца письма-заявления. Полученное письмо будет честным и полным; он просто не будет подчеркивать без надобности слабые места. Вот несколько примеров этих идей:
Задача:
В июле я закончу Канзасский университет с дипломом. Бакалавр наук в области питания и диетологии. Над за последние четыре года, в течение которых я получил эту степень, я работал лаборантом у доктораЭлисон Ласло и был активен в двух связанных организациях, Студент Диетическая ассоциация и американская домашняя экономика Ассоциация. В моей биохимии питания и науке о продуктах питания лабораторий, я написал много технических отчетов и научных документы. Я также работала диетологом в больнице Св. Госпиталь Дэвида в Лоуренсе последние полтора года. (г. вакансии для технического писателя; давайте подчеркнем это в первую очередь, потом упомяните об остальном!)
Ревизия:
Во время обучения в Канзасском университете я значительный опыт написания технических отчетов и научные статьи.Большинство этих отчетов и документов имеют был в области питания и диетологии, в которой я буду в июле этого года я получу степень бакалавра наук. В течение за четыре года в университете я тоже много бумажной работы в качестве лаборанта доктора Элисон Ласло, в качестве член двух связанных организаций, Студенческой диетологии Ассоциация и Американская ассоциация домоводства, а также как диетолог, как Св.Больница Давида в Лоуренсе в последние полтора года.
Проблема:
На сегодняшний день я не проводил независимую инспекцию здания мой собственный. Последние два года я работаю под присматривал за мистером Робертом Паквудом, который часто давал мне основная ответственность за осмотр и имущество инспекции. Это мистер Паквуд посоветовал мне подать заявку на эту должность.Я также немного отремонтировал старые дома на контрактной основе и есть некоторый опыт в в промышленном строительстве в качестве сварщика и служащего в атомная строительная площадка. (Давайте не будем лгать о том, что нам не хватает опыта, но не будем и на афишах!)
Ревизия:
Что касается опыта работы, то я выполнил множество строительных работ. обходы и осмотр имущества под присмотром мистераРоберт Паквуд за последние два года. Мистер. Паквуд, который рекомендовал мне подать заявку на эту должность, имеет часто возлагал на меня основную ответственность за многие проверки рабочие места. Я также провел ремонт старых домов на на контрактной основе и есть некоторый опыт работы в промышленных строительство как сварщик и как клерк в атомной строительная площадка.
Найдите позитивные способы выразить плохие новости в своих деловых письмах.Часто деловые письма должны сообщать плохие новости: сломанную клавиатуру компьютера нельзя заменить, или нельзя нанять человека. Такие плохие новости можно передать тактично. Это снижает шансы на разрыв деловых отношений с получателем плохих новостей. Чтобы передать плохие новости в позитивном ключе, по возможности избегайте таких слов, как «не могу», «запретить», «потерпеть неудачу», «невозможно», «отказаться», «запретить», «ограничить» и «отрицать». Первые версии приведенных ниже примеров сформулированы в довольно холодной и недружелюбной негативной манере; вторые версии гораздо более позитивны, сердечны и тактичны:
Проблема:
Из-за количества информации, которую вы запрашиваете в своем письмо, я просто не могу вам помочь, серьезно не нарушив мой рабочий график.
Ревизия:
В письме вы просите много информации который я хотел бы помочь вам найти. Из-за моей работы обязательств, однако, я смогу ответить только на несколько вопросов ….
Проблема:
Если вы не заполните и не вернете это объявление контракт до 1 июля 19XX, вы не получите рекламное место в Capitol Lines в этом году.Если у нас есть не получил известий от вас к этому сроку, мы продадим вам ваш рекламное место другому клиенту.
Ревизия:
Пожалуйста, заполните прилагаемый договор и верните его нам 1 июля 19XX. По истечении этого срока мы начнем продавать любые неиспользованное рекламное пространство в Capitol Lines этого года, так что я надеюсь, что мы получим известие от вас раньше.
Проблема:
Хотя я готов обсудить изменения в конкретных аспектах эта статья или идеи о дополнительных областях, которые следует охватить, я не готовы изменить основную тему статьи: удобство использования микрокомпьютерной системы Victor.
Ревизия:
Я, конечно, открыт для предложений и комментариев по поводу конкретные аспекты этой статьи или любые ваши мысли по дополнительные области, которые, по вашему мнению, мне следует охватить. Я действительно хочу, однако, чтобы сохранить основную тему статьи: удобство использования микрокомпьютерной системы Victor.
Сосредоточьтесь на потребностях, целях или интересах получателя, а не на своих собственных. Избегайте эгоистичного сосредоточения на своих заботах, а не на заботах получателя.Даже если вам нужно много говорить о себе в деловом письме, делайте это так, чтобы ваши опасения были связаны с опасениями получателя. Этот стиль, ориентированный на получателя, часто называют «отношением к себе», что не означает, что нужно использовать больше «вас», а делать получателя в центре внимания письма.
Проблема:
Пишу вам об изменении нашей ценовой политики, которое сэкономит время и деньги нашей компании. В такой операции, как наши, это стоит нам большого количества рабочего времени (и, следовательно, расход), чтобы очистить и ополоснуть использованную посуду, когда она возвращается с больших партий.Кроме того, мы понесли большие расходы на замену постельного белья, испорченного пятна, которые могли пропитаться сразу после вечеринки и сохранил.
Ревизия:
Пишу, чтобы сообщить вам о новой политике, которую мы начиная с 1 сентября 19XX года, что позволит нам чтобы обслуживать большую вечеринку чаще и без задерживать. В такой операции, как наша, мы поставляем партии до 500, время оборота критично; неочищенная и непромытая посуда вызывает задержки в доставке время очистки и, что более важно, реже и реже быстрое обслуживание клиентов.Кроме того, можно избежать дополнительных сборов за окрашенное белье, если сразу замачивать. После вечеринки.
Проблема:
По этим причинам наша новая политика, вступающая в силу 1 сентября, 19XX, будет взиматься дополнительная плата в размере 15% за непромытые посуда и 75% оптовой стоимости окрашенного белья которые не пропитались.
Ревизия:
Таким образом, чтобы мы могли поставить вашу большую партию нужно срочно, мы начнем заряд 15% на всю непромыванную посуду и 75% на оптовая стоимость загрязненного белья, которое не было замочено.Мы надеемся, что эта политика вдохновит наших клиентов на кухню. помочь сделать быстрое и простое ополаскивание и / или замачивание в конец больших вечеринок. Это обеспечит более быструю и эффективную частое обслуживание.
Избегайте помпезных, надутых и законно звучащих фраз. Остерегайтесь напыщенных, важных слов. Поначалу такой язык может показаться деловым; это на самом деле смешно. Конечно, такая формулировка явно необходима в юридических документах; но зачем использовать его в других письменных ситуациях? Когда вы пишете деловое письмо, представляйте себя простым, здравомыслящим и приземленным человеком (но избегайте сленга).Посмотрите на следующую иллюстрацию, чтобы увидеть серьезную бюрократию.

Избегайте напыщенных, назойливых писем. Мало того, что тон проблемной версии оскорбляет, она почти вдвое длиннее, чем исправленная версия!
При необходимости дайте вашему деловому письму «окончание действия». «Окончание действия» проясняет, что автор письма ожидает от получателя и когда. Неэффективные выводы из деловых писем часто заканчиваются довольно вялыми, уклончивыми заявлениями, такими как «Надеюсь скоро услышать от вас» или «Дайте мне знать, могу ли я оказать какую-либо дополнительную помощь.»Вместо этого или в дополнение укажите действие, которое должен предпринять получатель, и график этого действия. Если, например, вы пишете письмо с запросом, вежливо попросите редактора сообщить вам о своем решении, если это вообще возможно в месяц. Если вы пишете письмо-заявку, попробуйте установить дату и время собеседования. Вот несколько примеров:
Как только вы утвердите этот план, я начну связываться с отделом продаж представители сразу же оформят покупку и доставку портативных компьютеров.Могу ли я ожидать услышать от вас внутри неделя?
Я свободен после 14:00. в большинстве дней. Можем ли мы создать назначение, чтобы обсудить мое прошлое и эту должность в дальнейшем? Я с нетерпением жду вашего ответа.
Буду признателен за ваши мысли, реакцию, критику по поводу этой главы: ваш ответ — Дэвид МакМерри .
Разница между личным деловым письмом и личным письмом | Small Business
Автор Chron Contributor Обновлено 27 октября 2020 г.
Навыки письменного общения могут развиваться с течением времени на практике или могут быть приобретены, следуя руководящим принципам, подходящим для бизнеса или личных обстоятельств.Правильное деловое общение, будь то в форме сообщения электронной почты или традиционного письма, иллюстрирует ваши знания об организационной структуре, определяет получателя вашего сообщения и демонстрирует профессиональную вежливость. Личное письменное общение, как правило, менее формально, но автор должен продемонстрировать такой же уровень вежливости даже при личном письме близкому другу.
Цель личного делового письма
Личное деловое письмо — это машинописное общение между коллегами, которые лично знакомы, но работают в разных компаниях.Например, если один из ваших коллег работает в компании, получившей похвалу за отмеченную наградами технологию, вы можете написать поздравительное письмо своему профессиональному коллеге за то, что вы являетесь членом команды, которая разработала эту технологию. Личные деловые письма поддерживают отношения с профессиональными контактами, устанавливаемыми посредством сетевых или деловых операций. Сопроводительное письмо, передающее ваше резюме, также считается личным деловым письмом.
Два основных стиля отчетов — бизнес и академический.Иногда деловое письмо предшествует деловому отчету; в этом автор подробно описывает содержание и обстоятельства отчета. Между академическим и деловым письмом есть много общего, поскольку они представляют собой очень структурированные формы, но личное деловое письмо инкапсулирует их и создает основу для них.
Цель личного письма
Личное письмо — это сообщение между двумя знакомыми или друзьями по некоммерческим вопросам. Примером личного письма является поздравление с праздником, отправленное другу, который живет за границей, с пожеланиями счастливых праздников и обновлениями личных событий за последний год.Личные письма обновляют и поддерживают отношения с людьми, которых вы считаете друзьями. Личные письма можно писать на машинке, если они длинные; однако, по данным Института Эмили Пост, можно также написать личное письмо от руки, если ваш почерк разборчив.
Канцелярские товары для личных деловых писем
Фирменные бланки с индивидуальной печатью широко используются в качестве стандарта для деловых писем. Деловой бланк содержит название организации, логотип и контактную информацию, такую как адрес, номера телефонов и факсов, а также URL-адрес веб-сайта, согласно Purdue University.
Фирменный бланк для личных деловых писем во многом аналогичен тому, что он содержит ваше имя, адрес, контактную информацию и URL-адрес вашего личного веб-сайта, если он у вас есть. На некоторых фирменных бланках, особенно для некоммерческих организаций, указаны имена должностных лиц или имена членов совета директоров организации. Деловые бланки обычно носят формальный характер; многие специалисты рекомендуют использовать для канцелярских принадлежностей нейтральный цвет, например кремовый или яичную скорлупу.
Канцелярские товары для личных писем
Некоторые эксперты по этикету сетуют на утраченное искусство написания писем и предлагают использовать печатные канцелярские товары для повышения качества написания письма вместо простой отправки электронного письма друзьям.Канцелярские товары для личных писем часто могут отражать ваш личный стиль за счет использования креативного шрифта, дизайна или цветной бумаги.
Различные стили письма
Личное деловое письмо, в силу своего предназначения, написано официальным тоном, чтобы передать ваше сообщение на профессиональном уровне. Отправка резюме в личном деловом письме демонстрирует ваш интерес к карьере; Таким образом, ваше сопроводительное письмо демонстрирует вашу способность общаться в деловой манере.С другой стороны, личное письмо, особенно близкому другу, может быть неформальным и даже содержать разговорные выражения, которые обычно неприемлемы в деловом общении.

Деловая переписка сообщение: Деловая переписка

Деловая переписка

10 правил написания деловых электронных сообщений

Электронное сообщение – это официальный документ

Приветствия

Проверьте правописание

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Будьте максимально корректны

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Вежливая подпись – залог успеха

Контактная информация

Не увлекайтесь украшательством

Правила деловой переписки: почта, мессенджеры, мемы

Как написать e-mail, который не отправят в спам

Кидать ли мемы любимому клиенту

Почта vs мессенджер

Почта

Мессенджеры и чаты

Теги

Деловая переписка (3) (Реферат) — TopRef.ru

Введение

§1. Общие требования к деловому письму

Деловая переписка по электронной почте – примеры

Правила общения

Содержание письма

Пишите конкретно, но подробно

Старайтесь писать кратко и по делу

Руководствуйтесь здравым смыслом и правилами приличия

Чего делать категорически НЕЛЬЗЯ

Грамотность

Деловая переписка посредством SMS-ок

Принадлежность номера

Правила деловой переписки — Work.ua

Работа с письмами

Адресаты

Тема письма

Содержание

Вложения

Подпись

типов профессиональных деловых писем

Как написать деловое письмо

Шаблон делового письма

Образец делового письма (текстовая версия)

Другие шаблоны и форматы деловых писем

Примеры деловых писем, перечисленные по типу

Как написать официальное деловое письмо

Урок 7: Как написать официальное деловое письмо

Как написать официальное деловое письмо

Структура делового письма

Редакция

Пример делового письма

деловых писем | Техническое письмо

Отличие делового письма от других писем

«Блок подписи»

Советы по написанию деловых писем

15 типов деловых писем и когда их использовать

Типы деловых писем

1.Сопроводительные письма

Контактная информация

Приветствие

Цель письма

Квалификационные навыки

Заключение

2. Рекомендательные письма

Связь с рекомендацией

Оценка квалификации кандидата

Примеры

Заключительное заявление

3.Письма о ходе собеседования

4. Письма с предложениями

5. Коммерческие письма

Описание продукта или услуги

Стоимость

Призыв к действию

6. Благодарственные письма

7.Заявления об увольнении

Заявление об увольнении

Причина увольнения

Даты