Деловая переписка примеры писем по электронной почте: Деловая переписка по электронной почте

10 правил написания деловых электронных сообщений

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек.

Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении.

В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

• Ваше полное имя
• Название компании
• Номера телефонов и факсов
• Адрес электронной почты
• Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую).

Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Читайте также:

Деловой этикет в США

Деловой этикет в Британии

Презентация на английском

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой английский в США

образец. Узнаем как отправить письмо по электронной почте

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: как отправить письмо по электронной почте так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки писем электронная почта упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия — это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в неформальном общении.

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После приветственного слова можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса , но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10. 02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, начальник отдела продаж Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

Электронное письмо – как правильно написать

Каждый день я получаю и отвечаю на десятки писем по электронной почте. Поэтому могу сделать вывод – несколько нехитрых правил будут весьма полезны для многих и помогут понять, как правильно написать электронное письмо.

Сделайте разные почтовые ящики для личной и деловой переписки. Иначе рано или поздно вы отправите контрагенту или коллеге по работе свою личную информацию, которой вовсе не намеревались делиться.

Проверяйте деловую почту не реже 2-х раз в день. Иногда напишешь электронное письмо, требующее оперативного ответа, а в ответ «тишина». Если есть время, отвечайте сразу. Может от вас ждут важную информацию и вам будет хорошо – не соберется огромная «куча» непрочитанных писем.

Отвечает на письмо адресат, проставленный в поле «Кому». Если адресат указан в поле «Копия», то обычно не отвечают, письмо отправлено для информации.

Всегда заполняйте поле «Тема». Это ну очень важно. Люди делают первоначальную оценку по теме– стоит читать или сразу удалить электронное письмо. Если адрес неизвестен получателю, то тема должна вызвать интерес ознакомиться с письмом. Отсюда правило – тема должна состоять приблизительно из 3-4 слов, быть привлекательной и отражать содержание письма. Плохие примеры тем: «вопрос», «письмо», «срочно».

Как написать текст электронного письма

Начните письмо с приветствия. Для деловой переписки «Здравствуйте, уважаемый господин Залихватский» или «Добрый день, уважаемая Алена Игоревна» то, что нужно. Заканчивать послание возможно традиционным «С уважением, …».

Если вы не знакомы адресату, тогда укажите цель своего обращения («…видел Ваше рекламное объявление там-то, Вы заинтересованы получить то-то, могу предложить …»).

Экономьте время свое и чужое – пишите кратко, но отвечайте на все поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ не должен быть намного короче цитаты. При полном цитировании ваш текст должен быть вначале письма.

Текст не должен представлять собой длинную «простыню». Каждую тему своего послания отделяйте пустой строкой (играют роль абзацев) для лучшего восприятия информации.

Не вставляйте в письмо мелкие подробности – для этого служат вложенные файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip, предупредите об этом в тексте послания (чтобы не подумали, что это вирус).

Подпись в электронном письме ставить обязательно – максимум 4-6 строк. Она непременно должна включать ваше имя (отчество, если хотите, чтобы к вам так обращались) и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы связи с вами.

Образец подписи в электронном письме:

С уважением,
Евгения Полоса
kontakt @delo-ved.ru

http://delo-ved.ru

Окончательная проверка электронного письма

Чем важнее послание, тем больше времени уделяем проверке – отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок, точность и понятность фраз, логичность построения текста.

Контролируем – начало предложений и имена собственные идут с прописной буквы, между словами обязательны пробелы. Дурное впечатление накладывается от злоупотребления заглавными буквами и знаками препинания для придания выразительности (например, СРОЧНО!!!!). Многие недооценивают степень негативного отпечатка наличием указанных недостатков.

И, наконец, оцените, что выгоднее и сэкономит вам время: лишний раз позвонить по телефону и какие-то вопросы решатся быстрее, или долго набирать текст электронного письма для необходимости  документального подтверждения взаимодействия.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 8 комментариев

Теория и практика прикладных исторических исследований

Студенты, так или иначе, участвуют в деловой переписке. Это может быть официальное обращение в деканат или электронное письмо преподавателю. Однако, многие забывают (или не знают) о формальных правилах этикета, которые им кажутся неважными. Но эти правила – те магниты, что помогают выстраивать общение, существенно облегчают работу преподавателей и сотрудников университета, ведущих большую переписку. Публикуем для Вас несколько советов от руководителя нашей магистратуры, доктора исторических наук Галины Александровны Янковской и кандидата политических наук, начальника управления общественных связей Пермского государственного национального исследовательского университета Ксении Александровны Пуниной  о том, как вести деловую переписку по электронной почте.

Форматы переписки в социальных сетях не подходят для email, т.к. в последнем случае общение растягивается по времени и адресат (в студенческой деловой переписке чаще всего преподаватель) просто может не помнить о сути беседы. Многие преподаватели в день получают десятки писем, и послание от студента может просто затеряться, что может повлечь за собой непонимание, негативную оценку по предмету (такое действительно часто случается). Поэтому даже если Вы давно знакомы с преподавателем и переписываетесь с ним как в социальных сетях, так и по email, то при составлении письма в электронной почте Вы должны помнить несколько правил.

 

Обозначение темы важно для поиска и хранения электронной корреспонденции. Если адресат не помнит Ваше имя, то тема может быть единственным ключом для нахождения Вашего письма. Формулировка темы должна быть конкретной. Например, указывать тему «Эссе», посылая письмо преподавателю, который ведет разные предметы у нескольких курсов, так же бессмысленно, как и вообще не указать тему.

Если вы отвечаете на послание, но меняете тему переписки, поменяйте также текст в поле «Тема», а еще лучше — создайте новое письмо. Указание темы — самый простой способ сохранять нить беседы, поэтому изменение ее содержания без соответствующего изменения в поле «Тема» может затруднить Ваше общение.

• Вступительное обращение

Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, играющую в письмах ту же роль, какую в разговоре играют соответственно выражения «good morning» и «good-bye». Если в жизни не принято обращаться по имени при приветствии, то в электронной переписке, наоборот, следует называть имя (или имя и отчество) адресата. Еще один возможный вариант — нейтральное вежливое именование того, к кому Вы обращаетесь в письме. Например,

1.​ «Уважаемый организационный комитет конференции»;

2.​ «Добрый день, + Имя Отчество»;

3.​ «Дорогой/Дорогая (или Уважаемый / Уважаемая + Имя Очество»;

4.​ на английском языке самая распространенная форма — «Dear + И».

Примеры писем без личного обращения (так НЕЛЬЗЯ!):

Тема: Педагогическая практика

«Здравствуйте! Я хотела узнать, можно ли мне в рамках педагогической практики вести не семинары, а экскурсии в музее истории Пермского университета? С уважением, […]»

Правильный вариант вступительной части письма:

Тема: Английский клуб

«Dear colleagues and students,

[…]

All best, […]»

• Длина, содержание и формат письма

Длина письма должна соответствовать стилю беседы; если вы хотите получить быстрый ответ, вопрос должен быть сформулирован коротко и по существу. Не пишите письмо сплошь прописными (заглавными) буквами — его будет трудно читать.  Старайтесь разбить ваше письмо на логические параграфы и сократите предложения до такого размера, чтобы они легко воспринимались. Желательно не делать грамматических и орфографических ошибок. То, что электронная почта функционирует быстро, не означает, что можно писать небрежно, неряшливо. Если ваши слова достаточно важны, чтобы быть написанными, они также достаточно важны, чтобы быть написанными правильно.

Если ваша электронная почта поддерживает специальные шрифтовые начертания (полужирный, курсив), убедитесь, что у адресата имеется программа, которая сможет это прочитать. Многие программы поддерживают только стандартное начертание (хотя со временем все меняется).

• Прощание и подпись

В конце письма можно поблагодарить преподавателя, кафедру и т.п. за потраченное время и за будущий ответ и попрощаться. Формулировку «С уважением» следует использовать в официальной, сугубо деловой переписке. Такие конструкции, как «Всего доброго», «С наилучшими пожеланиями», «Best wishes» и т.п. свидетельствуют о меньшей дистанции и уже налаженной коммуникации, например, между преподавателем и его курсовиком. После заключительного предложении в подписи следует указать имя и группу, например, «Щукина Ксения. ИСТ-1-2015 НМ», либо инициалы, если переписка ведется длительное время и Вы уверены, что адресат поймет, от кого было письмо («К.Щ.»).

В электронной почте уместны основные правила вежливости. Если Вы просите о чем-то, не забудьте сказать «пожалуйста». Аналогично, если для Вас что-то сделали, не вредно сказать «спасибо».

Не ожидайте немедленного ответа. То, что Вы не получили ответа в течение 10 минут, не означает, что вас игнорируют, и не является причиной для обиды. Допустимым считается ответить в течение суток после прочтения письма. Если Вы получили письмо, но Вам требуется больше времени для ответа, то необходимо сообщить об этом отправителю и указать время, за которое Вы сможете предоставить ему всю необходимую информацию.

Помните, что соблюдать все правила деловой переписки необходимо даже в том случае, если Вы отпарвляете текст эссе или реферата. Должна быть указана тема, например, «Эссе по исторической политике» или «Эссе по Энгельштейн черновой вариант «. Затем следует поприветствовать адресата и в одном-двух предложениях изложить суть: что это эссе по такому-то предмету по такой-то теме от студента (если Вы впервые вступаете в переписку с данным адресатом). В конце стоит поблагодарить преподавателя и подписаться.

Так нужно делать ВСЕГДА!

 

Предлагаем Вам подборку электронных материалов, которые будут полезны при составлении деловых писем:

Пишите письма правильно!

Деловая переписка: о чем не забыть, когда пишешь e-mail? | КонсультантПлюс

Электронная почта — основной способ деловой коммуникации. Мы пишем сотни писем, когда учимся, работаем, взаимодействуем с организациями. Писать электронные письма непросто, ведь мы лишены главной составляющей общения – непосредственного отклика, реакции собеседника. Поэтому придерживайтесь формального и уважительного тона, пишите грамотно и вежливо. О чем еще не забыть, когда пишешь e-mail?

Напишите тему письма

Сформулируйте максимально конкретно суть письма в нескольких словах: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».

Так письмо не потеряется в сотнях аналогичных писем, которые получают ваши адресаты. Кроме того, открывать письма без темы или с непонятной темой – небезопасно! Получатель может удалить его, не прочитав! И будет прав.

Обращайтесь по имени

Это вежливо. Это выглядит как важное письмо, а не спам. Форму приветствия выбирайте в зависимости от контекста.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Варвара, добрый день!
Вася, привет!

Приветствие – единственное место в деловом письме, где уместен восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить письмо со следующей строки и с маленькой буквы:

Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.

Приветствие «Доброго времени суток!» — слишком сложная и, увы, неграмотная конструкция. В русском языке родительный падеж используется для фраз, означающих прощание: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»

Так что в любой ситуации и в любое время вас выручит простое «Здравствуйте!»

Пишите коротко, сразу о деле

В деловой переписке неуместны долгие вступления, сложные речевые конструкции, рассуждения на темы, не относящиеся к рабочему процессу. В первых строчках сформулируйте главную мысль письма. В следующих абзацах приводите аргументы и объяснения. Четко формулируйте вопросы и просьбы, обозначайте желательный срок ответа.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.

1. У студентов нет учебных занятий.
2. Студия в это время свободна, у нас будет хорошее качество связи, звук и картинка.
3. Представители работодателей смогут подключиться, мы предварительно согласовали.

Прошу ответить до вторника, чтобы я успел всех оповестить.
С уважением,
Иван Павлов

Избегайте нагромождения шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цвета. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст прикрепленным файлом, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если хотите обсудить несколько разных вопросов, для каждого напишите отдельное письмо со своей темой, чтобы его можно было легко найти в переписке по прошествии времени.

Прикрепленные файлы называйте понятно

Называть прикрепленные файлы нужно так, чтобы было понятно, о чем они и кто автор. Так будет удобнее всем участникам переписки. Можно продублировать название файла и тему письма: «Домашнее задание 5 – Петрова». Кстати, и свой почтовый ящик для деловой переписки тоже лучше назвать понятно и нейтрально, используя в названии фамилию и полное имя: mariapetrova@… выглядит гораздо солиднее, чем masha98@…

Подпишите письмо

Самое простое и правильное — написать свои имя и фамилию. В зависимости от ситуации и степени знакомства можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, спросите у коллег, принято ли в вашей компании указывать еще какие-то сведения, например, номер телефона.

Иван Павлов,
староста 203 группы

Варвара Кузнецова,
стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32

Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты считают, что уважение к адресату мы проявляем грамотной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками, а не речевым штампом. Тем не менее, в письмах к преподавателям и старшим коллегам это не будет лишним.

Перечитайте и отправляйте

Перечитайте текст, исправьте ошибки. Проверьте, прикреплены ли нужные файлы. Отправлять письма лучше в рабочее время и точно не поздно вечером: оповещение может разбудить адресата.

Соблюдение этих правил поможет вам приобрести репутацию человека, с которым приятно иметь дело.

Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

«Прощальные формулировки» в имейле — почему это важно?

• Кристин Ро
• BBC Capital

14 июля 2019

Автор фото, Getty Images

Слова, которые вы используете, подписывая электронное письмо, значат не меньше, чем его содержание. И могут стоить вам дорого.

Как американка, живущая в Британии, я уже привыкла к тому, что время от времени невольно оскорбляю местных жителей тем, как пользуюсь английским.

Хотя такие оплошности, как pants («трусы» в британском варианте английского, «брюки» в американском английском) вместо trousers, можно быстро исправить, требуется время, чтобы понять: у многих других слов есть свои скрытые значения и оттенки, которые не сразу доступны даже англоязычному, но родившемуся в другой стране.

Одно из таких слов — «Regards» (это слово ставится в конце имейла перед именем отправителя и представляет из себя усеченный вариант Best regards — «наилучшие пожелания». — Прим. переводчика). Это слово я никогда не употребляю в повседневной устной речи, но оно стабильно присутствует в рабочей переписке.

На протяжении многих лет я беспечно писала «regards» в конце всех имейлов — пока в одном из разговоров не выяснилось, что для британца это звучит холодно.

«Kind regards» («с добрыми пожеланиями») или «Best regards» («с наилучшими пожеланиями») — это приемлемо и гораздо теплее. А «Regards» само по себе звучит резковато.

«Когда я жила в Великобритании, я думала, что «Kind regards» — это довольно стандартно, и если бы я захотела сократить его до «Regards», мне было бы неспокойно — а не обижу ли своего адресата», — говорит Лиэнн Стоддарт, поэт и волонтер нескольких норвежских благотворительных организаций. Она родилась в Британии, но еще ребенком переехала в Норвегию.

Когда, уже будучи взрослой, она вернулась в Британию и начала работать в клиентской службе, она испытала культурный шок. Ей понадобилось время, чтобы приспособиться и найти правильный тон с верной степенью официальности в имейлах, которые она рассылала. «Такие слова, как «Regards», повергали меня в панику».

Автор фото, Getty Images

Подпись к фото,

В Нигерии принято заканчивать имейлы религиозным высказыванием — например, «Да благословит вас Господь»

Почему верный тон — это непросто

Порой бывает непросто соблюсти баланс, когда подписываешь имейл. Луиз Иган испытывала это много раз.

Как президент Soho Language Group, помогающей бизнесменам в Нью-Йорке подтянуть английский, она сталкивается с тем, что те, для кого английский неродной, дословно переводят «прощальные» формулировки из своего языка, не придавая значения контексту.

Например, «тысяча поцелуев» — прямой перевод Mille baisers, употребляемого в переписке между друзьями во Франции — звучит тревожаще интимно в рабочем имейле, отмечает она.

Прощание по-английски в электронном письме может выглядеть холодно для тех, у кого родной — арабский. На арабском языке имейлы часто заканчиваются цветистыми выражениями типа مع جزيل الشكر و التقدير (дословно — «Примите изобилие уважения и признательности»).

В сравнительном исследовании корейских и австралийских ученых делается вывод, что такие элементы электронного письма, как его завершение, в действительности влияют на восприятие его людьми из разных стран как вежливое или не очень.

Автор фото, Getty Images

Подпись к фото,

Манера завершать письма во многих странах Европы схожа — часто это один из вариантов «с наилучшими пожеланиями»

Около 40% корейцев в этом исследовании расценили имейлы австралийцев как невежливые, в то время как лишь 28% участников-австралийцев нашли невежливыми имейлы корейцев.

Во многих странах восприятие завершения имейла схоже. Во многих европейских государствах это — тот или иной вариант «наилучших (или дружеских) пожеланий»: Med vänliga hälsningar (Mvh) в Швеции, Med vennlig hilsen (Mvh) в Норвегии, Mit freundlichen Grüßen (MfG) или Liebe Grüsse (LG) в Германии и Üdvözlettel (Üdv) в Венгрии.

Хотя в некоторых культурах сокращения этих пожеланий считаются приемлемыми, в Британии это не так. «Rgds» (нечто вроде ПЖЛН. — Прим. переводчика) как укороченный вариант «Regards» пока не получил распространения, и я ни разу не видела имейла, заканчивающегося «KR» (Kind regards).

В Латинской Америке распространенная форма окончания электронного письма — Saludos/Saudações (примерно то же, что и «Regards») или, если вы хотите звучать менее официально — Un abrazo/Um abraço («обнимаю»).

Однако надо учитывать то, что завершение имейла «объятиями» может показаться неловким представителям тех культур, где ценится сдержанность (например, в Великобритании). Но, скажем, в Бразилии это приемлемо в полуофициальной переписке.

Впрочем, и британцы стали частенько употреблять в конце полуофициальных и неформальных имейлов «xx» («поцелуи»). Похоже, что и они не чураются проявлений физического влечения — главное, чтобы об этом было написано не слишком открыто.

Это «xx» в конце имейла распространено и в США, как и «Cheers» («пока»). Но последнее употребляется лишь иногда — из опасений быть обвиненным в претенциозности. Ну и кроме того, «cheers» — слишком многозначное слово (может означать «спасибо», «ура», «ваше здоровье» и т. д.), так что его присутствие в конце имейла может поставить адресата в тупик.

Почему это важно

«Завершая письмо, мы исходим из таких вещей, как степень нашего знакомства с адресатом и его общественный статус», — объясняет Кен Танн, преподаватель управления коммуникациями Квинслендского университета (Австралия).

Несколько слов в самом конце имейла могут содержать информацию не только о социальном статусе, гендере, динамике отношений и офисной культуре, но и о культуре в более широком смысле.

Автор фото, Getty Images

Например, в Нигерии общепринято заканчивать имейл на религиозной ноте — например, различными вариантами «Stay blessed» («Будьте благословенны»).

Инносент Чилува, возглавляющая факультет иностранных языков в Ковенантском университете в Нигерии, подчеркивает, что такие окончания имейлов — по сути молитвы. И в имейле из Нигерии окончание может быть более важным, чем начало.

Это относится ко многим нигерийским имейлам, независимо от того, на каком языке они написаны. «Формулировки, употребляемые в таких имейлах, есть ни что иное, как прямой перевод (например, на английский) с языков коренных народов Нигерии, в том числе и с пиджин», — объясняет Чилува.

Иногда то, как нигерийцы заканчивают свои письма, может произвести совсем не то впечатление, на которое они рассчитывают, и даже испортить карьеру.

Фарук Кпероги, ведущий блог о нигерийском английском и нигерийской культуре на сайте Notes from Atlanta, приводит в пример случай с одним нигерийским профессором, который завершил письмо коллеге из США, с которой до этого не встречался, фразой «Надеюсь вскоре прочитать ваш ответ».

Однако американскому профессору такое окончание имейлов встречалось только в печально известных «нигерийских письмах» (распространённый вид мошенничества, когда у получателя просят помощи в финансовых операциях, обещая потом вернуть гораздо более крупную сумму. — Прим. переводчика).

Американка решила, что имейл нигерийского профессора — фейк, и отозвала свое предложение представить его своим коллегам.

В нигерийском же варианте английского это выражение абсолютно приемлемое. И весьма прискорбно, что большинство англоговорящих впервые сталкивается с нигерийским английским (по оценке Кпероги, самым быстрорастущим неродным вариантом английского) именно в «нигерийских письмах».

Автор фото, Getty Images

Подпись к фото,

Если вы работаете на неродном для себя языке, вам обычно требуется некоторое время, чтобы понять все тонкости этикета деловой электронной переписки

Добавить индивидуальности

Важность культурных ориентиров вовсе не означает, что для проявления индивидуальности нет места. Один мой знакомый, работающий в Голивуде, подписывает свои имейлы «LTD» (‘Living the dream‘, «живу, как мечтал», «мечты сбылись»).

А то, как завершает письма кенийский шеф-повар Нжати Кабуи, — и профессионально, и политически оправдано — «Eat well» («Питайтесь хорошо»).

По словам Кабуи, «большинство кенийцев завершает деловые имейлы в типично колониальном стиле» — чисто британскими выражениями «Искренне ваш» и «Всего наилучшего», а он, Кабуи, решил произвести деколонизацию во всем, даже в стиле электронных писем.

Ну и конечно, популярность той или иной формулировки зависит от того, к какому поколению вы принадлежите.

Розена Кроссман, парижская журналистка, отмечает, что во Франции bonne journée — хороший выбор в переписке профессионалов. Это пожелание хорошего дня, только без привкуса службы поддержки пользователей.

«Оно постепенно переросло в belle journée [«прекрасного дня»], что вполне в духе миллениалов-инфлюенсеров».

Ну а если вас угнетает сама необходимость выбирать правильную формулировку из большого количества вариантов и вам хочется поскорее уж нажать на кнопку «послать», можете взять пример с некоторых китайцев, которые вообще не сопровождают собственную подпись никакими словами.

Однако что бы вы ни выбрали, следует позаботиться о том, чтобы не оставить вашего адресата в недоумении. Как это случилось со мной, когда я впервые получила имейл, заканчивающийся причудливо — «TTFN».

Те из вас, кто хорошо помнит книги о Винни-Пухе на английском языке или знакомы со стилем британской военной связи, расшифруют это сразу (сокращение «ta ta for now«, «пока-пока», «до встречи». — Прим. переводчика). Но мне пришлось поломать голову…

Прочитать оригинал этой статьи на английском языке можно на сайте BBC Capital.

Правила оформления электронных писем

Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.

Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.

Время реакции на входящие письма

Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.

Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.

На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).

Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.

Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается «RE:«.

Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается «FWD:«.

Вставку «RE:» и «FWD:» почтовые клиенты обычно делают автоматически.

Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.

Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как «возможный спам».

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.

Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.

Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.

Например:

Sergius Sizykh [sizykh.s@ляляля.ru]

Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.

Приветствие

В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:

Добрый день, Иван Иванович!

Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.

Подпись

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна быть:

• компактной;

• содержать ФИО или псевдоним автора;

• содержать какое-нибудь пожелание для получателя (пусть ему будет приятно)

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

[ пустая строка ] — С наилучшими пожеланиями, Сергей Сизых, Sizykh. S@ляляля.ru 664025, Россия, Иркутск, бульвар Гагарина 38 А, оф. 309 Телефон: (3952) 21-11-01, 20-20-86

Цитирование исходного письма

При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.

Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.

Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком «развесистой» или «уходит в сторону», то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.

Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.

Например:

ИИ> Сколько стоит разработка сайта? Разработка сайта стоит 3 рубля. ИИ> Срок? 2 часа

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.

Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.

Сергей Сизых,
ООО «Виртуальные технологии»

Как написать деловую электронную почту (обновлено в 2021 году)

Деловая электронная почта — это основа современного общения. В любой день средний офисный работник получает более 80 писем.

Это много общения.

Хотя мы отправляем много электронных писем, многие из них неэффективны. В почтовом ящике каждого хранятся трудные для чтения или обработки электронные письма, потому что получатель не знает, как ему ответить или как действовать. Не позволяйте этому случиться с вашей деловой электронной почтой. Этикет, стиль и формат важны для написания электронных писем, которые приносят результат.

В этой статье представлены передовые методы и пошаговые инструкции по созданию эффективного делового электронного письма. Интегрируя эти методы в подготовку электронной почты, вы сможете писать более качественные электронные письма и улучшать общение в целом.

Четыре ключевых вопроса:

Есть четыре вопроса, которые вы должны рассмотреть, когда приступаете к составлению делового электронного письма:

1. Кто моя аудитория?

Во всех деловых письмах главное внимание уделяется аудитории. Кто , для которого вы пишете, определит , как вы будете писать электронную почту. Читатель определит тон, формальность и содержание сообщения.

Читателем вашего электронного письма может быть ваш коллега, клиент или руководитель. Каждый читатель будет иметь разный опыт, знания о проектах и ​​приоритеты. Вы можете использовать аббревиатуры проекта вместе с коллегой, который обладает такими же глубокими знаниями проекта, как и вы. Эти же аббревиатуры сбивают с толку руководителя, которому требуется обновление для прогнозирования бюджета.

Если ваша аудитория находится на переднем плане, вы всегда напишете более эффективное электронное письмо.

Аудитория включает всех людей, указанных в полях отправителя. Это включает в себя To :, CC :. и BCC: поля, но основное внимание следует уделять тем, которые находятся в поле «Кому». Написание для аудитории также означает правильное использование этих полей.

Поле «Кому:» предназначено для прямой аудитории, которой необходимо ответить или предпринять действия в соответствии с содержанием электронного письма. Поле «CC:» предназначено для читателей, которым необходимо получать сообщения электронной почты для справки или ясности, но которым не нужно предпринимать действия или отвечать.Поле «BCC:» предназначено для аудитории, которой нужно видеть только исходное электронное письмо, а не последующую цепочку ответов.

Неправильное использование полей отправителя — распространенная ошибка деловой электронной почты. Это происходит, когда аудитория и их роли не рассматриваются вдумчиво.

Используйте поле «Скрытая копия» очень разумно. Часто лучше пересылать электронное письмо отдельно с кратким изложением причины, по которой вы отправляете эту информацию.

2. Какова цель?

У электронного письма должна быть цель.И у него должна быть только одна цель.

Такая практика электронной почты называется «правилом одного».

Каждое электронное письмо должно охватывать только один конкретный элемент, задачу или запрос.

Описание нескольких действий в одном письме может вызвать путаницу и неэффективность. Одно электронное письмо не должно включать одновременно заметки о пересмотре отчета клиента и вопрос о расписании ежеквартального собрания. Этот сценарий требует двух отдельных писем.

Ограничивая электронные письма одним предметом, получателю становится легче понимать, обрабатывать и действовать в соответствии с ними.Эта ясность увеличивает понимание и продуктивность.

На практике нам иногда приходится запрашивать несколько единиц информации, относящихся к одной и той же теме. В этом случае используйте нумерованный список, чтобы прояснить для читателя, что запрос имеет компоненты. Это поможет вашему читателю легко ответить и гарантирует, что вы получите всю необходимую информацию.

Мне нужно, чтобы вы рассмотрели эти три пункта, прежде чем мы передадим эскиз производственной группе:

1. 1. Содержимое
   2. Дизайн
   3. Выбор цвета

3.Это электронное письмо необходимо?

Существует тенденция к чрезмерному общению по электронной почте. Хотя электронная почта эффективна и обеспечивает электронный документооборот, не все общение должно происходить по электронной почте.

Задайте себе вопрос: «Это письмо действительно необходимо?» Возможно, более уместен быстрый телефонный звонок или пинг в корпоративном мессенджере. Если вы ожидаете много споров по этой теме, короткий разговор поможет избавиться от длинной цепочки писем.

Выберите правильный канал для отправки информации.Электронная почта — это здорово, но это один канал.

4. Подходит ли электронная почта?

Электронная почта может использоваться во многих сценариях, но не всегда уместна.

Если вы доставляете плохие новости, сделайте это лично или тщательно сохраните электронную почту. Электронное письмо безлично, и в нем трудно передать сочувствие или сострадание. Если вам необходимо написать письмо с извинениями по делу, следуйте этим правилам.

Конфиденциальная информация, отправляемая по электронной почте, может быть случайно раскрыта. Случаев неудач с электронной почтой очень много, от забавных до серьезных.Независимо от того, является ли информация личным контактом или личным мнением, подумайте, подходит ли она для электронного письма. Если вы не хотите, чтобы его случайно отправили, подумайте прежде всего о том, как его отправить.

Если вы не уверены, подходит ли электронное письмо, спросите себя, комфортно ли вам, если это письмо будет проецироваться на собрании. На встрече присутствуют ваш начальник, все ваши будущие начальники и ваша мама. Если он проходит этот тест, отправьте его. Если нет, вероятно, что-то не подходящее.

5. Стиль электронной почты

Деловые письма имеют очень специфический стиль. Они профессиональные, но краткие. Они должны быть написаны так, чтобы их можно было бегло просмотреть, но с достаточным количеством информации, чтобы дать полный ответ.

Если вам понравилась эта статья, возможно, вас заинтересует наш курс написания электронной почты — один из онлайн-курсов делового письма, которые мы предлагаем для отдельных лиц и групп.

Тон

Поиск правильного тона может быть самой большой головной болью при составлении электронного письма.Тон меняется в зависимости от вашей аудитории. Он может варьироваться от формального до дружелюбного, но всегда профессионален и всегда должен соответствовать вашей аудитории.

Многословная вежливость часто может быть упущена из-за того, что в электронных письмах нужно быть кратким. Тем не менее, «, пожалуйста, » и «, спасибо, » должны быть включены в любое время, когда это уместно.

Избегайте ВСЕХ ЗАГЛАВНЫХ букв, потому что это ЗВУЧИТ КАК ВЫ КРИЧИТЕ.

Кроме того, написание заглавными буквами может направить вашу электронную почту в папку для спама).Если вы не хотите выкрикивать заявление лично, не пишите его по электронной почте. Вместо этого используйте курсив, подчеркивание, или полужирный , чтобы выделить важные моменты.

Пример:
Заявки на отпуск необходимо подавать не позднее, чем за две недели до .

Обратите внимание на резкий тон, если жирный текст заменен заглавными буквами:
Запросы на отпуск должны подаваться НЕ МЕНЬШЕ ДВЕ НЕДЕЛИ ЗАРАНЕЕ.

Одно исключение: используйте заглавные буквы в заголовках электронной почты при письме в любую организацию, которая удаляет HTML-форматирование из электронной почты. Военные, военные академии и некоторые финансовые учреждения со строгими протоколами безопасности часто удаляют форматирование HTML.

Заголовки очень полезны для читателей. Они позволяют читателю бегло просматривать и легко находить информацию. Они — лучшее оружие делового писателя против информационной перегрузки.

Избегайте чрезмерного использования знаков препинания и смайликов. Восклицательные знаки следует использовать с осторожностью! Смайлики продолжают играть более важную роль в цифровой коммуникации, и несколько руководств по стилю одобрили их разумное использование в деловой переписке.Я следую правилу использования их только после того, как другая сторона отправила их. Их никогда не следует использовать в официальных деловых письмах.

Формат

Электронные письма предназначены для беглого просмотра, поэтому в них должно быть достаточно свободного места, чтобы помочь читателю. Используйте более короткие абзацы, списки и маркеры, чтобы упростить информацию. И используйте заголовки, чтобы разбить концепции и позволить читателю бегло просмотреть.

Кроме того, неудобное форматирование, скопированное из других документов или электронных писем, может отвлекать.Чтобы обеспечить бесшовное форматирование электронной почты, удалите форматирование текста из нового содержимого с помощью функций удаления или форматирования вашего почтового клиента.

Вот наиболее распространенные функции форматирования и способы их использования:

Шрифт: Шрифт — это шрифт, который вы должны выбрать для своего электронного письма. Лучше всего выбирать без засечек (шрифт без декоративных штрихов в конце), поскольку он более современный, простой и легко читаемый на экране. Их также легче читать при небольшом размере. Gmail по умолчанию использует шрифт Sans Serif. Вы также можете использовать Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet MS или Verdana.

Размер текста: Старайтесь, чтобы ваша электронная почта оставалась в нормальном размере. Это от 10 до 12 пунктов.

Полужирный: Вы можете использовать полужирный шрифт для заголовков и выделения важного текста. Жирный текст привлекает внимание читателей, просматривающих письмо.

Курсив: Курсив — это более мягкий способ привлечь внимание к области текста.Они используются для выделения части предложения. Они не выделяют слова, когда пользователь просматривает страницу, как это делает жирный текст. Курсив также следует использовать для названий полных произведений.

Подчеркнутый: Подчеркнутый текст легко спутать со ссылкой. При написании электронного письма лучше не использовать подчеркнутый текст, чтобы привлечь внимание к определенной области электронного письма. Лучше использовать жирный шрифт или курсив.

Цвет текста: Вам следует избегать использования нескольких цветов текста в электронном письме, так как это привлекает внимание к разным адресам и выглядит непрофессионально.Вполне вероятно, что ваша почтовая программа сделает ваши гиперссылки синими.

Выравнивание: В деловых письмах используется текст, полностью выровненный по левому краю. Академическое письмо делает отступ в первом предложении абзаца через пять пробелов. В деловой электронной почте вам никогда не потребуется делать отступ в начале абзаца.

Пользователи сканируют страницы по F-образному шаблону. Из-за изменения выравнивания читателю становится труднее бегло просматривать.

Номера: Использование нумерованного списка может помочь организовать контент там, где важна последовательность. Например, если вы описываете шаги, вы можете использовать нумерованный список.

Маркированные точки: Маркированные точки — отличный способ создать пустое пространство на странице и привлечь внимание к связанным элементам. Маркированные списки лучше всего подходят для неупорядоченных списков.

Увеличенный отступ: В деловых письмах не следует делать отступ в первом предложении нового абзаца. Разрыв строки представляет собой начало нового абзаца. Кнопка увеличения отступа позволяет добавить отступ к тексту.

Это полезно в редких случаях, когда вы хотите указать, что некоторая информация является подмножеством того, что ей предшествовало. Это создает визуальное указание на то, что информация с отступом менее важна.

Меньший отступ: Это позволяет перемещать содержимое влево.

Текст цитаты: Если вы имеете в виду цитируемый текст, вы должны использовать функцию текста цитаты. Он обеспечивает небольшой отступ для вашего контента и серую вертикальную линию слева.Это показывает читателям, что вы цитируете текст.

Удалить форматирование: Если вы вставляете текст в сообщение электронной почты, очень важно использовать функцию удаления форматирования. В противном случае вы вставите стили текста, и вашему читателю будет очевидно, что вы скопировали и вставили этот текст. Чтобы использовать эту функцию, выделите текст, форматирование которого нужно удалить. Затем нажмите кнопку удаления форматирования.

Части отличного электронного письма

Давайте проанализируем каждый раздел делового электронного письма, чтобы выделить передовые методы, которые вы можете применить в своем письме.

Тема сообщения

Строка темы — это краткое изложение вашего электронного письма. Это лучшая возможность обеспечить прочтение вашей электронной почты. Цель строки темы — заставить читателя открыть письмо, не обманывая его. Это также место, где чаще всего совершаются ошибки.

Думайте об этом как о заголовке вашего электронного письма. Это должен быть обзор содержания из 3-8 слов. Он должен быть прямым и естественным, но актуальным и точным.

Слишком короткие или слишком длинные строки темы вызывают путаницу.Если из-за этого письмо кажется трудным или запутанным для ответа, получатель может не открыть его сразу или вообще.

Плохие примеры:
Важно!

Для вашего обзора

Вопросы о продлении срока отчета о целевой производительности расширения Запрос на продление встречи с клиентом

Хорошие примеры:
Доставка заказа в ваш книжный магазин 2 дек

Изменения в отчете клиента

: просмотрите до 16:00

Расширение отчета о расширении запрошено до пятницы

Почтовые клиенты также проверят строку темы на наличие признаков спама.Это особенно важно для отделов продаж, которые могут отправлять холодные электронные письма. Некоторые термины являются флагами для алгоритмов спама и могут быть отфильтрованы в папку нежелательной почты. Избегайте использования таких слов, как «Продажа», «Пожалуйста, прочтите» или «Прибыль», а также не используйте темы, состоящие из одного слова.

Оптимизация темы письма очень важна.

Также убедитесь, что вы отвечаете в правильную цепочку. Не используйте старую цепочку писем для новой темы.

Приветствие

Ваше приветствие должно быть профессиональным и лаконичным.Всегда предпочтительно обращаться к получателю, используя его имя, но это не всегда возможно.

• Добрый день,
• Привет,
• Уважаемая мисс Джонс:
• Привет, Джефф, (формат приветствия)
• Привет, Джефф. (формат предложения)

Краткая шутка

Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, ваша первая строка может быть короткой любезностью, соединяющей вас и получателя. Одного предложения должно хватить. Укажите, как вы подключились.Это напоминание даст читателю контекст для следующей информации.

Было приятно встретиться с вами на вчерашнем мероприятии по нетворкингу.

Если вы получили что-то от получателя, поблагодарите. Это может быть благодарность за предложение помощи, за интересный контент, которым они поделились, или даже за то, что вы просто прочитали письмо.

Спасибо, что поделились своей статьей о стратегиях управления. Выводы ценные.

Спасибо, что нашли время помочь мне с этим проектом.

Если вы хотите сохранить общий язык, подойдут теплые добрые пожелания.

Надеюсь, у вас все хорошо!

Опустите приятное приветствие, если вы недавно или часто общаетесь друг с другом.

Будьте очень осторожны, чтобы в начале письма не было слишком много любезностей. Целью вашего электронного письма должно быть открытое начало. Помните аббревиатуру B.МНОГО. — нижняя строка сверху. Что вы хотите, чтобы ваш читатель знал или делал? Это самый важный дебют.

Назначение

Как отмечалось ранее, каждое электронное письмо должно адресовать только одну вещь, одну цель. Эта задача, просьба или информация должны быть представлены четко и сразу после любезности. Это B.L.O.T. — нижняя строка сверху.

Будьте краткими и прямыми. Не скрывайте свой запрос, иначе его можно упустить из виду или проигнорировать.

Пожалуйста, поделитесь своим мнением по бюджету.

Можете ли вы принять участие в стартовом совещании по проекту в следующий четверг?

Вносили ли вы какие-либо изменения в окончательный отчет?

Дополнительная информация

Некоторые деловые электронные письма могут потребовать от читателя дополнительной информации. Это может быть пояснение по задаче, ссылка на ресурсы или примеры или другая полезная информация. Эту информацию следует включать вдумчиво. Следует добавлять только непосредственно релевантный контент.

Призыв к действию (CTA)

В конце электронного письма включите конкретный призыв к действию. Электронное письмо отправлено для выполнения одной задачи. Призыв к действию не должен вызывать путаницы в отношении вашего запроса. Не думайте, что читатель понимает желаемый результат на основе предшествующей информации. Электронные письма можно легко неверно истолковать, если есть серая зона.

Это заявление должно включать в себя конкретное действие и график. Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, уточните ответственность за задачу, прямо указав имя предполагаемого человека.

Разъяснение задач и ожиданий позволяет получателю реагировать более эффективно.

Плохие примеры:
Сможете ли вы об этом позаботиться?

Дайте мне знать, что вы думаете.

Хорошие примеры:
Сара: не могли бы вы разослать опрос всему персоналу до пятницы в полдень, пожалуйста?

Буду признателен за ваш отзыв о проекте повестки дня. Если у вас есть правки, пришлите их завтра, во вторник, в 10:00.

Если вы хотите получить подтверждение, вы можете сформулировать призыв к действию в виде вопроса. Если призыв к действию является уведомлением, которое не обязательно требует ответа, вы можете структурировать призыв к действию как утверждение.

Сообщение о закрытии

Заключительное сообщение просто указывает на то, что электронное письмо готово. Хотя это не является обязательным требованием в современном письме, короткая вежливая фраза прекрасно завершит ваше письмо.

Спасибо за ваше время,

Жду вашего ответа,

С уважением,

Подписание и подпись

В конце электронного письма указано ваше имя.Формулировка должна соответствовать формальности электронного письма.

Самый официальный:
Доктор Джон Смит

Доктор Смит

Джон Смит

Наименее формальный и наиболее распространенный:
Джон

Ваша электронная подпись — это электронная визитная карточка, которая добавляется к вашему электронному письму. Он должен включать наиболее важный контекст и контактную информацию для вашего читателя. Это место, где вы можете помочь вашему читателю с помощью соответствующей контактной или контекстной информации, а не хвастаться или вставлять философские цитаты.Изображения и логотипы могут быть полезны, но помните о размерах и о том, как они будут отображаться на мобильных устройствах.

Вложения и ссылки

Все упомянутые вложения или ссылки должны быть включены в электронное письмо. Либо назовите файл так, чтобы он был четко идентифицирован, либо включите заголовок документа в скобки сразу после того, как вы упомянули его в электронном письме.

Не заставляйте читателя искать нужную информацию.

Если вложение было отправлено получателю ранее, все равно вложите его снова.Таким образом, они могут легко получить доступ к информации, а не искать в своем почтовом ящике. Конечно, еще раз проверьте, что файл прикреплен и исправен. Если вы забыли добавить вложение, вам потребуется ненужный (и неудобный!) Ответ с его запросом, что может задержать работу.

Ссылки могут направлять читателя либо на веб-сайты, либо в каталоги интрасети. Эти гиперссылки могут быть длинными и отвлекать внимание в тексте электронного письма. Вместо этого включите гиперссылку в существующее предложение.

Плохой пример:
Этот ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета: http://www.instructionalsolutions.com/blog/technical-writing-engineers

Хороший пример:
Этот технический письменный ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета.

Вы также должны проверить ссылку, чтобы убедиться, что она открывает правильный сайт.

Обзор

Когда ваше электронное письмо будет составлено, не нажимайте кнопку «Отправить». Пока что.

Найдите минутку, чтобы просмотреть свою электронную почту.Проверьте грамматические или орфографические ошибки (у Grammarly есть полезный бесплатный инструмент). Опечатки говорят о невнимательности и даже могут передать неверную информацию.

Перепроверьте даты, время, имена, ссылки, вложения и другие конкретные сведения.

Трижды проверьте правильность адреса получателя в полях отправителя.

Наши любимые электронные письма

Отменить отправку

Вы когда-нибудь нажимали кнопку «Отправить», а затем ахнули от ужаса? Возможно, это ситуация типа «Я не хотел отправлять на номер тот Брэд!».Или это может быть менее смущающий, но все же раздражающий сценарий «Я имел в виду, чтобы включил Брэда в это электронное письмо!».

К счастью, некоторые почтовые клиенты нашли решение этой потенциальной проблемы, добавив «Отменить отправку».

В Gmail вы можете включить эту функцию в настройках. Вы можете выбрать период отмены от 5 до 30 секунд.

В Outlook вы можете вспомнить непрочитанное электронное письмо, отправленное получателю с учетной записью Exchange в той же организации.Эта функция не работает на практике, потому что, если ее кто-то прочитал, ее нельзя отозвать. В этом случае просто перешлите письмо с ошибкой и извинитесь и объясните.

Шаблоны ответов в Gmail

Вы отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова? Экономьте время, используя шаблоны ответов в Gmail.

Эта функция позволяет сохранять стандартные электронные письма. Если вы хотите отправить стандартный ответ, просто выберите предпочтительный подготовленный шаблон в окне «Написать».Вы также можете настроить автоматическую отправку шаблонных ответов на входящую почту с определенными деталями.

Фильтры и папки

Ваш почтовый ящик переполнен? Продуманное использование фильтров и папок может помочь снизить нагрузку на электронную почту.

Вы можете маркировать электронные письма от конкретных людей или даже целых доменов и даже помечать их цветом. Эти ярлыки позволят легко архивировать электронные письма после прочтения.

Вы можете настроить фильтры для автоматической пометки электронных писем с низким приоритетом как прочитанные или архивные, например, обновления отслеживания доставки.

Короткие вложения во время настройки обеспечат долгосрочную экономию времени.

Как запланировать электронную почту в Gmail?

Щелкните синюю стрелку раскрывающегося списка справа от обычного электронного письма. Затем нажмите «Расписание отправки», после чего у вас будет возможность выбрать предлагаемое время в следующие несколько дней или выбрать собственное время и дату.

Вы работаете допоздна, но хотите, чтобы электронная почта пришла в почтовый ящик вашего клиента завтра утром?

Раньше мы предлагали использовать Boomerang для планирования электронной почты, но теперь вы можете делать это прямо в Gmail.Если вы нажмете маленькую стрелку справа от кнопки отправки, вы можете указать, когда будет отправлено электронное письмо.

Запланированные электронные письма появятся в новой папке с названием «запланированные» прямо под папкой «отправленные». Оттуда вы можете отменить отправку в любое время до отправки электронного письма.

Внимание! Если вы отправляете информацию получателям, которые сообщают вам, не отправляйте электронные письма поздно вечером, потому что это может создать ожидание круглосуточной работы в вашей команде. Запланируйте рассылку писем в начале обычного рабочего дня.

Составление эффективного делового электронного письма требует времени. Однако вы можете сэкономить время, используя сочетания клавиш. Сохраняйте клики при выборе писем, отметке непрочитанных, добавлении гиперссылки и т. Д. Ознакомьтесь с ярлыками для Gmail и Outlook.

Объем получаемых и отправляемых электронных писем может иногда снизить нашу мотивацию к написанию эффективного делового электронного письма. При подготовке электронного письма рассмотрите четыре ключевых вопроса. Напишите его кратко, но ясно передавая информацию и просьбу читателю.

25 формальных примеров и передовых методов написания электронных писем

Формальное и неформальное написание электронной почты

Формальное электронное письмо обычно используется в сценариях B2B или B2C или профессиональное электронное письмо между коллегами, компаниями или партнерами. Неформальное письмо по электронной почте — это то, что вы можете отправить другу, члену семьи, а иногда даже быстрое электронное письмо, которое вы отправляете коллеге.

Когда вы отправляете электронное письмо другу, нет большого риска ошибиться в словах или смыслах, и есть небольшой риск навредить своей репутации или лишить невероятных деловых возможностей.Но когда вы пишете деловое письмо, на карту поставлено многое и многое может пойти не так, как надо. Вот почему наша статья в основном будет посвящена формальному написанию электронных писем и тому, как каждый раз делать это правильно.

Здесь мы рассмотрим все тонкости структуры электронной почты, различные форматы электронной почты, которые вы можете использовать, а также короткие шаблоны электронной почты, которые вы можете использовать в различных сценариях. Продолжайте читать, чтобы узнать, как написать идеальное письмо.

Базовая формальная структура электронной почты

Прежде чем мы перейдем к различным шаблонам электронной почты, важно знать, как создать письмо самостоятельно.По большей части каждое электронное письмо, независимо от его содержания, будет следовать одной и той же структуре с одними и теми же базовыми элементами. Вы должны знать эти элементы, чтобы обеспечить правильное и эффективное написание электронной почты в целом.

Основные элементы профессионального электронного письма:

1. Ваш адрес электронной почты
2. Строка темы
3. Открытие электронной почты
4. Текст электронной почты
5. Окончание электронной почты
6. Электронная почта Выход из системы
7. Подпись электронной почты / нижний колонтитул

Теперь давайте разберем их по очереди.

Адрес электронной почты

Ваш адрес электронной почты часто находится вне вашего контроля. Если вы работаете в компании или работаете под эгидой бренда, ваш адрес электронной почты, скорее всего, будет включать название компании или домена бренда.

Например, все электронные письма в WiseStamp имеют следующий формат: [имя_ сотрудника] @ wisestamp.com. Это гарантирует, что у всех нас будет профессиональный рабочий адрес электронной почты. Поскольку только владелец wisestamp.com может выдавать адреса электронной почты под этим доменным именем, это гарантирует, что наши электронные письма выглядят законными.

Представьте, что у каждого сотрудника будет случайный адрес Gmail, например [имя] [email protected], который может создать любой, это было бы немного подозрительно. Показатели открытия электронной почты в первую очередь зависят от доверия, поэтому убедитесь, что у вас есть надежный адрес электронной почты или у вас очень низкие показатели открытия.

Если вы фрилансер и работаете отдельно от известного бренда, подумайте о покупке доменного имени для своего личного бренда. Вы можете найти доступные домены у регистратора доменов Google.

Строки темы

Тема письма будет самым важным элементом в официальном письме. Это первое, что увидит ваш получатель, и если вы не убедите его тут же, что ваша электронная почта безопасна, актуальна и имеет высокий приоритет (в таком порядке), она может никогда не быть открыта. Если это произойдет, любые усилия, которые вы приложите к остальным элементам электронного письма, будут потрачены зря.

Ваша тема будет зависеть от цели или содержания вашего электронного письма, но в целом вы хотите, чтобы получатель мог щелкнуть что-то достаточно интересное.

Рекомендации по теме сообщения электронной почты:

• Будьте ясны и конкретны — избегайте общих тем или заголовков, которые ничего не говорят или дают нереалистичные обещания, например «узнайте, как удвоить свой бизнес за неделю».
• Будьте оригинальны — избегайте слишком распространенных шаблонов строк темы, которые вы найдете в Интернете. Вместо этого сделайте оригинальные темы, которые будут актуальными, личными и краткими.
• Добавьте релевантность — укажите то, что получатель узнает, например имя знакомого или статью / шоу / книгу, в которой они появлялись.

Исследования показали, что персонализированные темы открываются на 26% чаще. Вы также хотите адаптировать тему письма к своей цели, будь то коммерческое письмо, личное письмо, информационный бюллетень или что-то еще. Я советую вам подумать о 3-4 усовершенствованных вариантах, а затем подумать, какой из них, вероятно, будет наиболее подходящим.

Открытие электронной почты

Следующий по важности способ привлечь получателя к вашему письму — написать четкую вступительную строку.Как и ваша тема, открытие электронного письма в основном используется как еще один этап фильтрации для большинства людей. Если он не выполнит обещание, данное в теме письма, ваши читатели откажутся от него.

Следовательно, чрезвычайно важно сформулировать основную мысль в 1-2 абзаца сверху. Если вы четко сформулировали свой запрос или вопрос и ваш читатель считает, что он актуален и интересен, он продолжит читать ваше письмо. Если вам удастся уговорить их остаться после этого момента, в большинстве случаев они вернут вам письмо.Повезло тебе.

Правила открытия электронной почты:

• Обратитесь к получателю по желаемому имени — найдите написанную им статью или его страницу в LinkedIn и посмотрите, какое имя он использует. Некоторые люди будут использовать свое полное имя или псевдоним соответственно (например, Дэвид против Дэйва или Анастасия против Аны).
• Установите соединение — свяжите свою электронную почту с личным опытом, связанным с получателем, например со статьей или новостью, которую вы читали о нем, или беседой, которую вы вели со знакомым.
• Сопоставьте начало со строкой темы — ваше вступительное сообщение должно отражать обещание, данное в строке темы, потому что так читатель проверяет релевантность. Если вы не свяжете тему письма с открытием, читатели будут сбиты с толку и даже решат, что это кликбейт.
• Быстро переходите к делу — расскажите своему читателю, почему вы связались с ней и что это для нее значит.

Тело сообщения электронной почты

В теле письма вы переходите к основному сообщению.Независимо от того, пишете ли вы электронное письмо для установления нового делового контакта или просто следите за встречей, тело вашего письма должно быть достаточно подробным, чтобы читатель не запутался, но также кратким и конкретным. Никто не хочет сидеть и читать длинное электронное письмо, когда в его почтовом ящике находятся десятки других автоматических сообщений.

Правила написания основного сообщения электронной почты:

• Будьте кратки — укажите только то, что необходимо, чтобы донести вашу точку зрения.
• Используйте слова, которые передают (подлинные) положительные личные эмоции — такие слова, как «рад», «взволнован», «заинтригован», «уверен».
• Используйте слово «потому что », когда о чем-то просите — научно доказано, что людей легче убедить сделать что-то, если им объяснят почему, и тем более, если причина важна для них.
• Показать, не говори — если вы не можете объяснить что-то в двух словах, попробуйте добавить снимок экрана, видео или ссылку, которые лучше это объяснят.
• Используйте заголовки для разделения длинного содержания на подтемы — если вы не можете избежать написания длинного электронного письма, обязательно разбейте его на подразделы с заголовками. Это поможет вашим ограниченным во времени читателям сканировать и находить интересующие их места.
• Добавьте свой конкретный запрос или вопрос жирным шрифтом — чтобы ваши читатели не пропустили самый важный фрагмент контента (ваш запрос или вопрос) — выделите его в отдельной строке и выделите жирным шрифтом. Вы также можете использовать цвет.Если вы все же избегаете светлых оттенков (вам нужен высокий контраст между текстом и белым фоном. Выбрав цвет, придерживайтесь его.

Электронное письмо с окончанием

После того, как вы обсудили все основные моменты в теле письма, вы захотите закончить его уважительным и кратким приветствием. Вы можете пригласить получателя задать больше вопросов, пожелать ему успехов или задать вопрос. Все зависит от мотива вашего письма. Если это было длинное письмо , неплохо было бы мягко повторить свой основной запрос, вопрос или мотивацию.

Подпись по электронной почте

При закрытии электронной почты вы захотите выбрать подходящую подписку для электронной почты. В каждом случае вы можете использовать разные подписи, например «с наилучшими пожеланиями», «искренне» или «с любовью», но вы, очевидно, не захотите отправлять последнее своему руководителю. Убедитесь, что ваша подписка соответствует содержанию вашего электронного письма и получателю.

Примечание:

Хороший совет, который вы можете применить, — это поставить подпись от руки.
Рукописная подпись создаст у получателя ощущение, что вы уделили этому электронному письму особое внимание и сделали его индивидуальным. Вы можете создать его здесь.

Ваша подпись в электронном письме (или нижний колонтитул) — это ваша волна прощания. То, как вы это сделаете, может повлиять на впечатление, которое вы создали до этого момента. Если вы сделаете этот момент запоминающимся, организованным и эстетичным, вы сможете получить дополнительную оценку и положительное отношение от своего читателя. С другой стороны, если вы все испортите, все ваше сообщение или предложение может быть поставлено под сомнение.Итак, убедитесь, что ваша подпись в электронном письме выглядит привлекательно и хорошо организована.

Подумайте о создании профессиональной электронной подписи, чтобы произвести неизгладимое впечатление. Используйте простую текстовую подпись электронной почты, которую мы все использовали при запуске электронной почты по вашему усмотрению. Что бы вы ни выбрали, обязательно укажите всю свою профессиональную и контактную информацию. Также было бы неплохо добавить ссылки на свой веб-сайт, сайты социальных сетей, в которых вы наиболее активны, или целевую страницу.

Как написать эффективное деловое письмо

Урок 9: Как написать эффективное деловое письмо

/ ru / бизнес-коммуникация / как написать мощный бизнес-отчет / контент /

Как написать эффективное деловое письмо

С тех пор, как мир профессионалов охватил Интернет, электронная почта стала краеугольным камнем делового общения.За прошедшие годы бизнес-письма разработали стиль и структуру, которые можно использовать для создания более эффективных сообщений.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать основы написания деловой электронной почты.

Основы деловой электронной почты

Все деловые электронные письма должны быть прямыми, четкими и легко читаемыми. Однако тон делового письма может варьироваться от неформального до формального. Формальность может зависеть от вашей компании, целевой аудитории, тематики и ряда других факторов.Если вы не уверены, насколько формальным должно быть электронное письмо, просмотрите наш урок о том, насколько формальным должно быть электронное письмо.

Независимо от формальности, не забудьте оставаться профессиональным , потому что вы потеряете контроль над электронной почтой, как только нажмете «Отправить». Электронные письма можно копировать и пересылать другим людям на неопределенный срок, и если вы ведете себя неуместно или непрофессионально, то ваш плохой выбор слов может следовать за вами.

Написание рабочего электронного письма

Как и любое другое электронное письмо, деловое электронное письмо должно включать краткую, но информативную строку темы , одного или нескольких получателей и вложение , если необходимо.Если вы включаете нескольких получателей, рассмотрите возможность использования поля CC (копия), чтобы удерживать дополнительных получателей в цикле, не требуя от них ответа. Чтобы узнать больше об основных частях электронного письма, ознакомьтесь с нашим уроком об общих функциях электронной почты.

Когда вы начинаете писать основное содержание электронного письма, вы можете следовать простой и эффективной структуре:

• Приветствие: Сделайте кратким и дружелюбным и обращайтесь к получателю по имени, если вы его знаете.Например, «Привет, Джонатан» или «Привет, мисс Чилдресс» — оба надежных вступления. Имя предпочтительнее, если вы лучше знакомы с получателем, в то время как вы должны использовать его фамилию, если хотите быть более формальным.
• Body: Начните с основной идеи , чтобы никому не пришлось за ней охотиться, и пишите кратко и сосредотачивайте внимание на проблемах вашей аудитории. Если вам нужен ответ от получателя, обязательно включите призыв к действию , чтобы они знали, как и почему отвечать.Кроме того, если у вас прикрепил файл , не забудьте упомянуть его здесь.
• Окончание : Предложите быстрое прощание , например «Спасибо» или «С уважением», а затем назовите свое имя и контактную информацию на случай, если у них возникнут вопросы.

Редакция

Хотя электронная почта должна быть быстрой, всегда нужно время, чтобы проверить свое письмо, прежде чем вы нажмете «Отправить». Проверьте свою орфографию и грамматику и подтвердите точность всех приведенных вами фактов. Если вы прочитаете письмо вслух, вы можете обнаружить дополнительные ошибки или понять, что в ваших словах отсутствует профессиональный тон.

Убедитесь, что все упомянутые вами вложения действительно прикреплены, и убедитесь, что все включенные веб-ссылки верны. Неработающие ссылки, отсутствующие вложения и неверная информация только замедляют работу и вынуждают вас отправлять электронные письма с исправлениями.

Примеры деловых писем

Чтобы продемонстрировать принципы этого урока, давайте рассмотрим два примера деловых писем. Во-первых, давайте начнем с плохого примера.

Пример выше выглядит грубым. Строка темы расплывчата, текст полон орфографических ошибок и бессвязных мыслей, и трудно найти суть.К тому же общий тон непрофессионален.

А теперь давайте взглянем на более совершенный пример.

Этот пример выглядит неплохо! Тема сообщения привлекает ваше внимание, текст краткий и безошибочный, и есть четкий призыв к действию. Подобные электронные письма помогают компаниям работать более эффективно и без сбоев.

Написание кратких электронных писем — ключевой навык в профессиональном мире, который вы можете развить путем последовательной практики. Продолжайте писать и учиться, и вы станете более эффективным коммуникатором с каждым созданным электронным письмом.

/ ru / business-communication / how-to-a-clear-business-memo / content /

57 способов подписать письмо по электронной почте

Однажды прошлой осенью мой коллега Мигель Моралес получил электронное письмо с подписью, которое было настолько странным, что запомнилось ему весь последний год. Его предложила Мелисса Гейслер, которая занимается программированием и производством цифровых видов спорта в компании Yahoo . Под титулом Гейслер и над номером ее мобильного телефона была таинственная цитата: «Птица равна Слову или превосходит его», приписываемая человеку, которого называли просто «ученым».”

Помня об этом и других странных выводах, Мигель предложил мне заняться вопросом о том, как лучше всего завершить электронное письмо. Я опросил коллег, друзей и четырех человек, которых считаю экспертами, в том числе 55-летнюю Синтию Летт, консультант по бизнес-этикету из Силвер-Спринг, штат Мэриленд. Ниже приводится их объединенная мудрость и некоторые мои собственные комментарии. Я предлагаю четыре правила и длинный список возможных решений.

Галерея: 10 самых счастливых и несчастных вакансий

21 фото

Но сначала цитата Гейслера.Она говорит, что это произошло из эпизода анимационного кабельного телешоу « Family Guy » о песне 1960-х годов. «Это я пыталась немного развлечься», — говорит она, добавляя, что с тех пор она изменила свою подпись, добавив новый логотип Yahoo, и отказалась от цитаты, которая, как она надеялась, понравится получателям, пока она продолжалась. Как бы я ни уважал легкомыслие Гейслера, я считаю ошибкой заставлять людей гадать о том, что вы хотите сказать.

Вот мои четыре правила подписания писем:

1. Без кавычек.

2. Избегайте крупных корпоративных логотипов. Иногда у нас нет выбора, потому что наши компании настаивают, чтобы мы включали эти вещи, но если они слишком велики, они отвлекают внимание от сообщения.

3. Укажите свою должность и контактную информацию, но сделайте ее краткой. В большинстве деловых писем вы оказываете человеку услугу, делясь важной информацией. Но сделайте это минимальным. Моя просто говорит: «Сьюзан Адамс, старший редактор Forbes 212-206-5571.Короткая ссылка на ваш сайт — это хорошо, но избегайте длинного списка ссылок, рекламирующих ваши проекты и публикации.

4. Сделайте какую-нибудь подпись. Марк Херст, 40 лет, автор книги Bit Literacy: Productivity in the Age of Information and E-mail Overload , говорит, что функция подписи — сигнализировать о конце сообщения, чтобы получатель знал, что это не так. закоротить. «Для меня подписание — это не столько стиль, сколько функция, направленная на четкую передачу вашего сообщения», — говорит он.

Консультант по этикету Летт выступает за более формальный подход. «Я не верю, что электронные письма — это разговоры», — говорит она. «Это буквы». Я не согласен. Электронная почта — это их собственная форма общения, и они быстро развиваются. Фархад Манджу, 35, , обозреватель Wall Street Journal по технологиям и до недавнего времени автор подкаста Slate «Манеры для цифровой эпохи» хорошо выразился: «Электронное письмо — это и письмо, и мгновенное сообщение», — отмечает он. .

С учетом всего сказанного, вот список распространенных и не очень распространенных подтверждений электронной почты с комментариями и примечаниями экспертов.

Best — самый распространенный; это совершенно безопасно. Я очень рекомендую его, как и эксперты.

My Best — Немного неестественный. Консультанту по этикету Летт это нравится.

My best to you — Lett тоже нравится. Я думаю, это старомодно.

All Best — Безвредный.

Всего наилучшего — Это тоже работает.

С наилучшими пожеланиями — Слишком похоже на поздравительную открытку, но неплохо.

Bests — Я знаю людей, которым это нравится, но я считаю это суетливым. Зачем вам лишние буквы?

С уважением — Более формальный, чем вездесущий «Best». Я использую это, когда хочу отметить формальность.

С уважением — Прекрасно, безболезненно, услужливо кратко.Я использую это.

Rgds — Раньше я использовал это, но прекратил, потому что он слишком старается для сокращения. Почему бы не набрать еще три буквы? ОК, если вы отправляете его со своего телефона.

С уважением, — Мне нравится это письмо для личного письма кому-то, кого вы не очень хорошо знаете, или для делового письма в знак благодарности.

С наилучшими пожеланиями — Так же хорошо, как и с теплыми пожеланиями, с добавлением тепла.

Самый теплый — Я часто использую его для личных писем, особенно если я с кем-то близок, но не общаюсь регулярно.

Тепло — Симпатичный рифф на «теплую» тему, который смело можно использовать в кругу коллег.

Будьте осторожны — В определенных случаях, особенно для личных писем, это работает.

Спасибо — Lett говорит, что это не-нет.«Это не закрытие. Спасибо, — настаивает она. Я не согласен. Редактор Forbes Leadership Фред Аллен использует его регулярно, и я думаю, что это уместно и тепло сказать. Я тоже им пользуюсь.

Большое спасибо — Мне это тоже нравится, и я использую его, особенно когда кто-то — коллега, источник, кто-то, с кем у меня есть деловые отношения — вложил время и силы в задачу или электронное письмо.

Спасибо! — Это меня неправильно расстраивает, потому что раньше у меня был начальник, который заканчивал каждое электронное письмо таким образом.Обычно она просила меня выполнить задание, и это делало ее отказ больше похожим на строгий приказ с вынужденной благодарностью, чем на искреннее выражение признательности. Но в правильном контексте это может быть нормально.

Спасибо — Более формально, чем «Спасибо». Я иногда этим пользуюсь.

Спасибо! — У этого нет такого же качества решетки, как у «Спасибо!» Добавленное «ты» смягчает это.

Большое спасибо — Я часто использую это, когда искренне ценю усилия получателя.

Спасибо за ваше внимание. — Немного неестественно с ноткой подобострастия, это может сработать в бизнес-контексте, хотя почти требует отказа. Избегайте этого, когда пишете записку, связанную с поиском работы.

Thx — Я предсказываю, что это станет популярным, поскольку наши электронные письма станут больше похожи на тексты. Латыш не одобрил бы.

Надеюсь, это поможет. — Мне нравится это письмо, в котором вы пытаетесь помочь получателю.

Ждем — я тоже этим пользуюсь. Я думаю, что это любезно и тепло, и показывает, что вы очень хотите встретиться с получателем.

Rushing — Это работает, когда вы действительно торопитесь. Он выражает смирение и уважение к получателю.

В спешке — Также хорошо, когда у вас нет времени корректировать .

Будь здоров — Некоторые люди находят эту решетку.Не подходит для деловой электронной почты.

Peace — Ретро, ​​этот знак несет свою политику на рукаве. Меня это не беспокоит, но другие могут отпрянуть.

С уважением, — Мне это не нравится. Это заставляет меня чувствовать, что мне десять лет и я получаю записку от друга по переписке из Швеции.

Ваш — Та же проблема, что и выше.

Very Truly Yours — Lett любит это для деловых писем, но я считаю это неестественным и у него проблемы с перепиской.

С уважением, — Lett это тоже нравится, но для меня это означает, что писатель застрял в прошлом. Может быть, можно вести официальную деловую переписку, например, от адвоката, занимающегося имуществом вашей покойной матери.

С уважением — Та же проблема, что и «С уважением», но более хитроумная. Lett любит это для деловой переписки. Я не.

Ура! — Интересно, насколько это распространено в Великобритании.Я видел это только у американцев, которые пытаются притвориться британскими. Я знаю, что меня это не должно раздражать, но это действительно так. Еще я не люблю, когда мне говорят поднять настроение.

Ciao — Претенциозно для англоговорящего, хотя я вижу, как использовать его в личном, игривом письме.

-Ваше имя — Лаконично, но прекрасно во многих случаях. Наверное, не лучшая идея для первоначального письма.

-Initial — Хорошо, если вы знаете получателя, и даже хорошо в деловом контексте, если это тот, с кем вы часто переписываетесь.

Любовь — Это кажется слишком неформальным, как чрезмерное разделение в деловом контексте, но Фархад Манджу отмечает, что для некоторых людей объятия являются обычным явлением даже на деловых встречах. Для них такая подписка может сработать.

XOXO — Я слышал, что это используется в деловой электронной почте, но не думаю, что это хорошая идея.

С любовью — Я бы использовал это только в личном письме.«Много чего» делает его еще более неуместно эксцентричным, чем простое и чистое «Любовь».

Hugs — Трудно представить это в деловом письме, но это здорово, когда вы пишете своей бабушке.

Смайлик — Смайлы принимаются все чаще, хотя некоторые люди находят их раздражающими. Я бы не подписал так, если бы не писал своему ребенку.

😉 — Я получил электронные письма от коллег с этими символами и считаю, что они делают мой день ярче.

[:-) — Я любитель вариаций смайликов, сделанных с использованием знаков препинания, хотя подозреваю, что большинству людей они не нравятся.

Дай пять снизу минимум — Коллега поделился этой ужасной подписью, которую регулярно использует публицист, работающий с техническими клиентами. Попытка звучать круто, но безуспешно.

Успокойся, братан — Ричи Фриман, 34 года, автор новой книги « Ответить всем… и другие способы улучшить свою карьеру» , говорит, что регулярно получает это от веб-дизайнера в Санта-Крус, Калифорния.Хотя это может оттолкнуть некоторых людей, мне было бы хорошо получить электронное письмо с такой подписью, зная, что отправитель живет в неформальной среде.

Увидимся около — Lett съежится, но мне это кажется нормальным.

Удачного и сладкого дня — Тим Фергюсон, редактор Forbes Asia, регулярно получает это одобрение от Джоан Кох, писателя-путешественника из Юго-Восточной Азии. Это странно и отталкивает.

Отправлено с моего iPhone — Возможно, это самая распространенная подпись.Раньше меня это беспокоило, но я понимаю, что это объясняет краткость и опечатки. Я стер его из своей подписи на iPhone, потому что не люблю перегружать электронную почту лишними словами, и во многих случаях я не хочу, чтобы получатель знал, что меня нет за рабочим столом. Но, может, мне стоит его восстановить. То же самое и с автоматическим сообщением на других устройствах.

Опечатки любезно предоставлены моим iPhone — Немного умно, но он уже устарел. Лучше использовать автоматическое сообщение.

Отправлено с доисторической каменной таблички — Я засмеялся в первый раз, когда прочитал это, но потом шутка исчезла.

Простите за мои обезьяньи пальцы — Здесь та же проблема.

Пожалуйста, обратите внимание на окружающую среду, прежде чем печатать это электронное письмо. — Проповеднический пережиток прошлого. Кто не знает, что для печати используется бумага?

vCards — Думаю, это отличная идея. По крайней мере, они хорошо работают на моем рабочем столе Dell, когда я хочу загрузить контакт в Outlook.

Это электронное письмо не для записи, если не указано иное. — Мой коллега Джефф Берковичи, освещающий СМИ, говорит, что получил это письмо от друзей, которые приглашают его на дни рождения или другие мероприятия, и находит это чрезвычайно раздражающим.Мне интересно, какие параноики ставят это в свои подписи.

Подробные заявления об отказе от ответственности — Мы все видели это и игнорировали их, хотя я понимаю, что они требуются многим компаниям. Внутренний юрисконсульт Forbes Кай Фалькенберг говорит, что ей не известно ни одного дела, в котором использовались бы юридические оговорки, хотя, по ее словам, они могли бы служить убедительным доказательством в деле о коммерческой тайне, когда сторона пыталась сохранить конфиденциальность информации.

Что вы думаете о моем списке? Какие странные, забавные, оскорбительные или элегантные подписи я пропустил?

СМОТРЕТЬ: 30 Младше 30: Мой лучший совет

Как отформатировать деловую электронную почту

Деловое общение существует с тех пор, как люди продавали друг другу товары и услуги.За эти тысячелетия мы разработали официальные шаблоны для написания деловых писем, но нам еще предстоит разработать официальный шаблон для форматирования деловой электронной почты. (Конечно, электронная почта стала широко доступной для широкой публики только около двадцати лет назад.)

Однако у нас есть широко используемый формат электронной почты, который показан на изображении ниже.

Используйте этот формат в соответствии со следующими пятью рекомендациями, чтобы написать деловую электронную почту, которую можно легко изменить практически для любых деловых целей.

(Щелкните изображение, чтобы увеличить его.)

1. Используйте короткую, но подробную строку темы.

Вместо использования общей темы, такой как «Предложение», создайте короткую, но информативную тему, например «Предложение по продукту XYZ», чтобы получатель знал, чего ожидать.

(И знание того, чего ожидать, может в первую очередь побудить получателя открыть письмо. Тайна — не всегда хорошо!)

2. Начните с приветствия.

Начните с приветствия «Уважаемый [имя получателя]:», если ваше сообщение носит особенно формальный характер.

В большинстве случаев «Здравствуйте, [имя получателя]». — лучший вариант, потому что дорогой может показаться слишком зарезервированным для формата электронной почты, который явно более расслаблен, чем письмо.

Если ваше сообщение более повседневное, вы также можете настроить приветствие в соответствии с временем дня, например «Доброе утро, [имя получателя]».

Посетите мой пост «Как подчеркивать приветствия в электронных письмах и письмах», чтобы получить дополнительную информацию о том, как вы уже догадались, о том, как подчеркивать приветствия.

3. Напишите короткое сообщение.

Пропустите одну строку после приветствия и начните свое сообщение.

Пропускайте одну строку между каждым абзацем вместо того, чтобы делать абзацы с отступами, потому что текстовые форматы на основе электронной почты, включая отступы, заведомо ненадежны.

Помните, что получатель может читать вашу электронную почту на устройстве с маленьким экраном, поэтому постарайтесь сделать ваше сообщение как можно более кратким — конечно, без ущерба для ясности.

4. Используйте закрытие.

Несмотря на то, что в обычных электронных письмах обычно подписывается только свое имя, завершайте официальные электронные письма традиционным приветственным завершением (например,g., «С уважением») или предложение в форме эллипса (например, «Спасибо.») помещается на одну строку под сообщением.

Менее формальное электронное письмо может заканчиваться предложением, подразумевающим закрытие (например, «Пожалуйста, позвоните мне, если у вас есть какие-либо вопросы»). Введите свое имя под закрывающим или закрывающим предложением.

Если вы хотите узнать больше о дополнительных закрытиях, закрытии эллиптических предложений и закрывающих предложениях, посетите мои сообщения «Как закрыть электронные письма и письма, часть 1» и «Как закрыть электронные письма и письма, часть 2.”

5. Убедитесь, что информация в блоке подписи верна.

Блок подписи — это, по сути, электронная визитка под ваше закрытие. Обычно он включает ваше имя, название компании, номер телефона, адрес электронной почты и веб-сайт. Он также может включать ваш служебный адрес, ссылки на социальные сети, а также изображение или логотип.

Как и настоящая визитная карточка, получатель будет предполагать, что он или она может использовать любую предоставленную информацию, поэтому убедитесь, что ваш блок подписи обновлен, прежде чем нажимать кнопку «Отправить».

Дополнительная литература: Три вещи, которые следует включить, и три вещи, которые следует исключить в официальных деловых письмах

шаблонов электронной почты для деловых писем

Написание электронной почты требует времени. Фактически, опрос, проведенный McKinsey Global Institute, показал, что квалифицированные офисные работники тратят в среднем 28% своей рабочей недели на работу с сообщениями электронной почты. И этот процент не учитывает время, потраченное на переживания по поводу сложного сообщения.

По мере того, как вы разрабатываете свой собственный стиль написания электронной почты, может быть полезно иметь несколько базовых шаблонов, на которых можно строить.Шаблон служит шаблоном или образцом для электронного письма. В вашей программе электронной почты могут быть образцы шаблонов, которые вы можете адаптировать для личного использования. Вы можете добавить свою подпись, логотип своей компании или другие пользовательские иллюстрации.

Еще одна идея — просмотреть ваши входящие и исходящие сообщения на предмет тенденций и сходства между сообщениями, которые вы регулярно получаете и отправляете. Вырежьте и вставьте из этих сообщений, чтобы создать свои собственные шаблоны электронной почты.

Вы можете сделать это, создав базовый формат с введением (кто вы и почему вы пишете), телом (детали вашего сообщения) и заключением (шаг действия и дальнейшие контактные данные) с пустыми ячейками, которые можно заполнить с конкретными именами и деталями, а также любыми дополнительными личными штрихами, которые вы можете сделать.Не забудьте создать краткую строку темы, чтобы ваше сообщение было открыто.

Если вы агент по недвижимости и рассылаете обновления всем своим клиентам, вы можете добавить личное примечание, например: «Готов поспорить, вы наслаждаетесь своим новым бассейном и колодой во время этой жары!» или «Как вам и вашей семье нравится проводить отпуск в вашем новом доме?»

Вот несколько примеров форматов электронной почты для других рабочих ситуаций, с которыми вы можете столкнуться. Конечно, это шаблоны, и поэтому их необходимо настроить для вашего конкретного бизнеса и вашей конкретной ситуации.Обратите внимание, что все они стремятся быть краткими, в открытом, удобочитаемом формате и, что наиболее важно, «сфокусированными на вас», а не «сфокусированными на мне».

Базовое последующее сообщение

Тема: Спасибо за ваш ______

Уважаемый ______,

Спасибо, что нашли время ______ (встретиться со мной, посетить наш офис, поговорить со мной) вчера. Мне понравился наш разговор и возможность узнать _________ (другие подробности здесь).

Пожалуйста, дайте мне знать, если вам понадобится дополнительная информация. Еще раз спасибо, и я надеюсь снова услышать от вас в ближайшем будущем.

С уважением,

Ваше имя

Советы на вынос

Базовое приветственное сообщение

Subject Line: Добро пожаловать в нашу команду!

Уважаемый ______,

Добро пожаловать в ______ (название вашей команды)! Мы рады, что вы присоединились к нам, и надеемся, что вам понравится _______ (работа с нашей компанией).

В приложении находится наш ______ (информационный бюллетень, справочник, каталог и т. Д.), В котором содержится дополнительная информация о том, что значит быть _____ (членом команды).

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы сейчас или в будущем. Я буду рад помочь вам или свяжу вас с соответствующим членом команды.

С уважением,

Ваше имя

Советы по выносу:

Простое сообщение с извинениями

Вы пропустили встречу.Вы отправили неправильный ответ. Вы опоздали в срок. Вы напортачили. Отправка электронного письма с извинениями будет иметь большое значение для исправления ситуации. Используйте сообщение, чтобы взять на себя ответственность за то, что произошло, и показать, что вы цените отношения, которые у вас сложились с получателем.

Тема: Мои извинения

Уважаемый _____,

Пишу, чтобы извиниться за __________. Я понимаю, что в моих действиях было неверное суждение. Как ______ (ваша должность) в _______ (ваш отдел).Я знаю, что мои действия (укажите здесь) широко отражаются на всей компании.

Я ценю свою работу и свою роль здесь, и я искренне сожалею о любых проблемах, которые мог вызвать мой ______ (ошибка, отсутствие суждения).

Я уже ________ (написал заказчику, извинился перед другой стороной). Пожалуйста, дайте мне знать, как я могу исправить это.

С уважением,

Ваше имя

Советы по выносу:

Сообщение с базовым запросом

Уважаемый __________,

Пишу с просьбой ___________ (время отпуска, рекомендательное письмо и т. Д.) за _______ (причина) __________ (даты, если применимо).

Благодарю вас за внимание и помощь в этом запросе. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам понадобится дополнительная информация.

С уважением,

Ваше имя

Советы на вынос:

• Включите контактные данные для рекомендательного письма, в том числе, зачем оно вам нужно, куда его отправить и когда оно вам нужно.

Вы хотите поговорить с начальником или руководителем.

Тема: Продолжение ______ (ваша задача)

Уважаемый _________,

Я хотел проинформировать вас о моем прогрессе в моих _______ (прогресс, исследования) после нашей встречи на прошлой неделе.

Я считаю, что два наших лучших варианта — это ________. Оба варианта соответствуют критериям, которые мы обсуждали, и сэкономят нам деньги по сравнению с нашими текущими поставщиками.

Я предоставлю полную информацию и сравнительные данные для вашего рассмотрения на пятничной встрече.Пожалуйста, позвоните мне, если у вас возникнут какие-либо вопросы.

С уважением,

Ваше имя

Вы хотите кого-нибудь познакомить.

Деловой знакомый знает кого-то, кто может помочь вам с проектом. Вы хотите, чтобы вас представили. Вот шаблон запроса.

Тема: Введение к [имя] для [1-2 слов, описывающих вашу причину]

Привет ______,

Надеюсь, у вас все хорошо.Я обращаюсь к вам напрямую, потому что я работал (опишите работу или текущий проект) и заметил, что вы связаны с [имя] в LinkedIn. Не могли бы вы представить нас по [вашей причине]. Я был бы очень признателен за вашу помощь в этом.

Я вставил аннотацию о своем проекте ниже, чтобы представить контекст для введения. Если есть какая-либо другая информация, которая, по вашему мнению, может помочь, дайте мне знать. Я ценю вашу помощь!

С уважением,

Ваше имя

Вставка здесь (1-2 строки о вас и вашем проекте)

Советы по выносу

Вас попросили представить

А теперь посмотрим на это с другой стороны.Как вы отвечаете на просьбу о представлении? Первый шаг — узнать у вашего контактного лица разрешение.

Вот шаблон, чтобы легко выполнить эту задачу.

Тема: Могу я познакомить вас с контактным лицом?

Привет _____,

Мой _________ (коллега, друг, студент) по имени ___________ попросил меня познакомить вас. Я подумал, что это может быть полезным для вас знакомством, потому что ________ (вы разделяете интерес к _________ или вы оба работаете в _______).Вот анонс о нем.

Из уважения к вашему времени я хотел сначала запустить его у вас. Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я познакомить вас обоих.

Спасибо,

Ваше имя

Советы по выносу

Незнакомец спросил у вас совета / информации.

Никто из нас не был бы там, где мы сейчас, без наших наставников. Конечно, неплохо было бы встретиться с людьми, которые ищут от вас совета по вопросам карьеры или информации.Однако, если эти запросы отвлекают вас от работы или простои, вам может потребоваться установить некоторые границы.

Вот предлагаемый шаблон:

Уважаемый _____,

Спасибо за вашу электронную почту и ваше любезное предложение встречи за кофе. Мне нравится разговаривать с людьми о том, как начать работу в _______ (сфере вашей деятельности). У меня довольно плотный график, но я бы с удовольствием поговорил с вами по телефону. У меня есть 20-минутный интервал _____ или _______ (предлагаю два дня / раз).

Подойдет ли вам любой из этих вариантов?

С уважением,

Советы по выносу

Вы не знаете, чего хочет отправитель.

Стремясь быть краткими или просто по неосторожности, некоторые деловые партнеры могут послать вам электронное письмо с просьбой ответить, не предлагая достаточно информации.

Если, перечитав исходное сообщение несколько раз, вы все еще не знаете, как ответить.Вот базовый адрес электронной почты:

Уважаемый _____,

Спасибо за ваше письмо. Не могли бы вы дать мне небольшую справочную информацию о ______? Как только вы пришлете это, я смогу лучше ответить на ваш запрос.

Спасибо!

С уважением,

или

Уважаемый ______,

Спасибо за письмо. Правильно ли я предполагаю, что вы хотите, чтобы я ______? Я просто хотел убедиться, что мы находимся на одном пути, прежде чем приступить к работе над этим запросом.

Спасибо!

С уважением,

Ваше имя

Советы по выносу:

Вы хотите сказать «нет» рабочему запросу.

Мы все были там. Коллега заваливается и просит вас помочь с проектом. Деловому знакомому нужно, чтобы вы вмешались, чтобы что-то исправить. Подруга вашей мамы услышала, что вы хорошо разбираетесь в своем деле, и хочет, чтобы вы помогли с проектом.

Хотя вы стремитесь помочь людям, когда можете, эта просьба приходит в неподходящее время.

Может быть, у вас уже есть собственная прессовая нагрузка, а может быть, сейчас выходные, и вам нужен заслуженный отдых. Сказать «нет» всегда непросто, но это может быть проще, если у вас есть шаблон электронного письма.

Здравствуйте ______,

Спасибо за ваше сообщение. Мне приятно, что вы попросили меня о помощи. Однако мне нужно сказать нет, потому что моя рабочая нагрузка уже достаточно высока.(Если у вас есть конкретная информация, например: «Я работаю над таким-то проектом, и у меня сжатые сроки, вы можете добавить их сюда».)

Я хотел бы предложить свою поддержку другим способом. (Здесь вы можете добавить несколько быстрых советов, ссылку на полезный веб-сайт или, возможно, рекомендацию или личное знакомство с кем-то еще, кто может помочь.

Удачи в вашем проекте.

С уважением,

Ваше имя

Советы по выносу:

Вы хотите предложить коллеге изменения.

Допустим, вы придумали способ упростить групповой проект. Вы хотите поделиться своими идеями, позволяющими сэкономить время, с другими членами команды, не проявляя при этом напористости. Вот шаблон:

Привет ______,

Я думал о нашем проекте на выходных, и у меня есть несколько мыслей о том, как мы могли бы упростить этот процесс. Я думаю, это может сэкономить нам время и даже помочь достичь лучшего результата.

У вас будет время встретиться сегодня? Я хотел бы поделиться с вами своим планом за чашкой кофе.Я свободен после 14:00. Какое время было бы для тебя?

Спасибо!

Советы по выносу

Когда вы изменяете шаблон электронного письма в соответствии с вашими конкретными потребностями, обязательно учитывайте точку зрения человека, который будет его читать. Внимательно прочтите свое электронное письмо (следуя нашим правилам корректуры), чтобы убедиться, что оно имеет смысл.

Было бы неудобно, например, если бы вы оставили в ______ или слова «ваше имя» из шаблона.Использование шаблона может быть удобным способом упростить вашу частую переписку. Тем не менее, очень важно, чтобы вы уделяли время каждому сообщению с осторожностью и личным вниманием.

10 советов о том, как написать деловое письмо на английском языке

Написание и получение электронных писем стало неотъемлемой частью повседневной жизни, как в частной, так и в деловой переписке. Когда вы пишете электронное письмо своей семье или друзьям, вы можете вести себя как угодно непринужденно. Но подождите, вы уверены, что сможете написать нормальное деловое письмо своему боссу или клиенту? Существуют некоторые правила этикета деловой электронной почты, которым обязаны следовать все, даже если вы не являетесь носителем английского языка.

Не волнуйтесь! В этой статье вы найдете 10 советов, как профессионально писать деловые письма.

1. Тема сообщения говорит о многом

Без сомнения, тема письма — это первое, что читает получатель. Решение о том, открывать электронное письмо или нет, во многом зависит от того, как выглядит тема. Убедитесь, что тема письма проста, конкретна, но запоминается. Используйте ключевые слова, которые кратко излагают содержание вашего сообщения.
« FYI » в строке темы — это обычно используемое сокращение от « для информации ».

2. Начните письмо с приветствия

Существует множество вариантов приветствий, с которых вы можете начать свое электронное письмо, но самые стандартные из них:
Уважаемое имя Фамилия
Уважаемый господин / госпожа. Фамилия
Уважаемый господин / госпожа. Имя Фамилия
Уважаемый доктор Фамилия
Кому это может относиться

Всегда важно иметь контактное имя, за исключением случаев, когда получатель неизвестен (в случае «, к кому это может относиться »).При необходимости не стесняйтесь позвонить и спросить, как зовут человека. Некоторые люди используют неформальные приветствия, такие как « Доброе утро, » или « Привет, ». Это полностью зависит от того, насколько формальны ваши отношения.

3. Скажи спасибо

Если человек ответил на ваше электронное письмо, вы должны поблагодарить его / ее, написав « Спасибо за ваш (быстрый) ответ ». Важно начинать электронное письмо с позитивной ноты, так как это создаст хорошее первое впечатление о вас.

4.Будьте ясны и точны

Независимо от того, насколько сложным кажется ваше электронное письмо, постарайтесь четко определить его цель в самом начале электронного письма, написав « Я связываюсь с вами как… » или « Я пишу вам относительно / относительно… ». Это помогает читателю понять цель вашего электронного письма.

Важно быть ясным и точным, поскольку у большинства деловых людей нет времени читать все получаемые электронные письма. Если вы укажете конкретную цель своего электронного письма, они сэкономят время и будут очень благодарны.

5. Экономьте чужое время

Согласно опросу McKinsey Global Institute, мы тратим 13 часов в неделю, или 28 процентов рабочей недели, на управление электронной почтой. Видимо, это не из приятных фактов! Итак, чтобы сэкономить драгоценное время, делайте электронные письма точными и краткими. Также неплохо разделить тело письма на несколько абзацев в зависимости от поднимаемых вами тем. Вы также можете использовать маркированные списки, что упрощает чтение.

6. Неформальное против формального

Ваша манера говорить зависит от того, с кем вы разговариваете.Обычно это происходит естественно и основывается на ваших отношениях с собеседником.

Это относится и к электронной почте.
Вот несколько примеров, демонстрирующих разные способы написания одного и того же:

Неофициальный : Сможете ли вы…?
Официально : Мне было интересно, можете ли вы…
Неформально : Извините, я не могу с вами встретиться. В тот день я занята.
Официально : Боюсь, я не смогу сделать это в тот день.

7. Всем нравятся бутерброды или не избегайте негатива

Сообщать плохие новости никогда не бывает легко! Но иногда это то, что вам нужно делать, когда вы работаете в деловой среде.

Хороший способ сделать это — сначала предоставить читателю нейтральную или положительную информацию. Только затем переходите к отрицательной части, объясняя, чем это вызвано и почему это важно. Заключительная часть сообщения должна содержать возможное решение проблемы или оптимистическую ноту.Это как приготовить бутерброд!

Ваша цель здесь не в том, чтобы скрыть или минимизировать масштаб проблемы, а в том, чтобы у читателя сложилось впечатление, что вы заботитесь или принимаете меры для ее решения.

8. Последний обет

Перед тем, как закончить электронное письмо, еще раз поблагодарите получателя, сказав: « Спасибо за внимание, ». Также очень часто добавляют «, если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь, свяжитесь со мной » или « Я с нетерпением жду вашего ответа ».

9. Напишите завершение на свой электронный адрес

Хорошо, вы почти у цели, но есть еще кое-что, что нужно сделать:

Поскольку вы уже красиво составили свое электронное письмо, оно также требует красивого закрытия. Есть много способов сделать это, и, опять же, это зависит от формальности отношений между вами и читателем.

Выберите наиболее подходящую фразу, прежде чем вводить свое имя.
— С уважением, (если вы знаете имя получателя, формально)
— С уважением, или С уважением , (формально, наиболее часто)
— Позаботьтесь, спасибо или хорошего дня (менее формальный)

10.