Деловая переписка что такое: согласовать нельзя игнорировать — CMS Magazine

Содержание

Деловая переписка: как писать просто и понятно :: РБК Pro

Материал раздела Основной

Вебинар полезен как руководителям, так и линейным сотрудникам компаний. Участники узнают о приемах и инструментах, которые помогут сделать деловые письма лаконичными и понятными

Основные темы вебинара

Факторы успеха деловой переписки. Письмо должно быть ясным, кратким и убедительным. Важно, чтобы даже сложные вещи в письме были понятны адресату с первых строк и не требовали дальнейшего уточнения. Проверьте, чтобы письмо было сформулировано кратко, избавьтесь от смыслового и словесного мусора. Так адресат потратит меньше времени на чтение, а вы сможете быстрее получить результат. Письмо должно быть убедительным, то есть адресат должен понимать, какую пользу он может получить.
Цель письма. Определите, что хотите получить от адресата, спросите себя: зачем я пишу это письмо? Затем представьте себе человека, которому вы пишете. Это поможет понять, насколько хорошо он разбирается в теме, и исходя из этого писать более или менее подробно. Ориентируйтесь на потребности и пользу для адресата. Сформулируйте, что ему может быть важно в вашем письме. Существует четыре базовых потребности, которые могут привлечь человека: удобство, безопасность, экономия, престиж — акцентируйте на них внимание в тексте.
Структура письма. Особое внимание следует уделить смысловой структуре. Она подчиняется основным правилам логики: иерархия, однородность и последовательность. Всегда начинайте с сути, только после этого добавляйте детали. Поддерживайте однородность письма: не смешивайте причины и следствия в одном смысловом блоке. Обратите внимание на последовательность: всегда вначале пишите самую важную мысль. Восприятие человека работает таким образом, что акцент всегда делается на информации, которую он получил в первую очередь.

Опрос

Как вам вебинар?

Поделитесь впечатлением

Деловая переписка – средство повышения эффективности бизнеса

Каждый день в электронные почтовые ящики приходит более миллиарда писем. Как небольшой компании привлечь внимание пользователя к своему сообщению в этой лавине информации? Как выделиться среди других рекламных рассылок и создать уникальный имидж своей компании с помощью одного лишь электронного письма? Эта задача кажется невыполнимой… но на самом деле у нее есть очень простое решение.

Представляем вашему вниманию пять простых рекомендаций по ведению переписки, которые помогут вам добиться удивительных результатов с помощью самого простого и привычного инструмента — деловой электронной почты.

Используйте корпоративные адреса электронной почты. Покажите, что ваша компания — не однодневка, довольствующаяся обычным потребительским почтовым сервисом, а солидная организация. Вы удивитесь, как сильно фирменный адрес электронной почты может поднять ваш авторитет в глазах клиентов. Предприниматели, ведущие деловую переписку с личного адреса, обычно не вызывают особого доверия. “Серьезный” адрес должен выглядеть примерно так: [email protected].

Помните о тонкостях использования полей Кому, Копия и Скрытая копия. Одно неверное движение руки — и вы рискуете на следующий день обнаружить, что ваша почта завалена ненужными ответами. Как выбрать между полями “Копия” и “Скрытая копия”? Задайте себе пару вопросов. Знают ли получатели друг друга? Если нет, то хотите ли вы стать невольным виновником их знакомства? Нужно ли всем получателям видеть все ответы на ваше письмо? У поля “Скрытая копия” есть два больших преимущества: указанные в нем адреса получателей видны только вам, и в этом случае вы не рискуете, что кто-то из адресатов нечаянно нажмет “Ответить всем”, отправив свой ответ не только вам, но и остальному десятку получателей. И главный секрет: указывайте любые адреса только после того, как письмо полностью написано, вычитано и готово к отправке. В конце концов, никто не застрахован от шанса случайно послать недописанное сообщение — а так вы спасете себя от возможного позора и сможете лишний раз перечитать письмо перед отправкой.

Девять способов подчеркнуть свой профессионализм с помощью электронной почты

Скачайте эту бесплатную электронную книгу и узнайте простые хитрости, которые помогут вам завоевать лояльность клиентов с помощью деловой переписки.

Скачать бесплатную электронную книгу

Придумывайте цепляющие темы. Интригующая, вдохновляющая, остроумная, необычная… Правильная тема — это половина вашего шанса на то, что письмо не останется непрочтенным. Подбирая тему, ориентируйтесь на целевого читателя. Она должна звучать так, как будто вы писали письмо лично ему. Постарайтесь акцентировать внимание на пользе, которую читатель получит от вашего письма (или показать, почему ваше сообщение необходимо открыть прямо сейчас). Помните: читателей не привлекают туманные, расплывчатые фразы. Четкая тема, явная польза, призыв к действию — вот что нужно, чтобы по вашему письму щелкнули.

Скажите читателю, что делать дальше. Любое ваше сообщение должно содержать четкий призыв к простым понятным действиям: перейти по ссылке, позвонить по телефону, ответить на письмо. Хотите опросить читателей? Не говорите обиняками: в начале письма четко сформулируйте вопрос, а в конце повторите его и подчеркните, что ждете ответов.
Вычитывайте свои письма. Проверка орфографии — это лишь первый шаг. Не забывайте еще и о грамматике, а главное — тщательно следите за тоном письма. Он должен соответствовать вашему посылу, целевой аудитории, специфике бизнеса. Помните, что шутки и особенно сарказм легко понять неправильно (а вы же не хотите обидеть своих клиентов?). И самое главное: если вы написали, что прилагаете к сообщению некий файл, не забудьте вложить его в письмо. Эта досадная и довольно забавная ошибка весьма часто встречается в работе с электронной почтой.

Эти стратегии ведения деловой переписки очень просты, но вы поразитесь тому, насколько они эффективны. Попробуйте применить их в вашем следующем письме, затем вычитайте его еще раз (это никогда не повредит) и отправляйте — результаты не заставят себя ждать.

<!–

Interested in more tips for business email success? Take a look at the “Bump your email up to business-class” e-book. New threats emerging daily, check out the current state of email security.

–>

Деловая переписка

Деловая переписка – это письменная форма переговоров.

У переговоров всегда есть цель – рабочая (сделать задачу по проекту), финансовая (заключить сделку) или другая. Получатель делового письма может быть незнакомцем или вашим близким другом, но это не имеет значения. Нужно всегда соблюдать рамки и думать о цели.

Чтобы вести деловую переписку успешно, вежливо и быстро, нужно соблюдать всего десять правил. Они многократно проверены бизнесменами и сотрудниками разных компаний по всему миру. Попробуйте их использовать, чтобы увеличить эффективность письменного общения.

Заповедь первая – отправляйте деловые письма с рабочего логина

Деловая переписка ведется с рабочей почты, которая привязана к сайту вашей компании. Личная переписка ведется с бесплатных доменов (gmail.com, mail.ru, yandex.ru). В иностранных компаниях эта заповедь используется повсеместно: письмо от потенциального партнера, отправленное с gmail-ящика, никто читать не будет.

Почту на домене spbplaza.ru может иметь только тот, кто непосредственно связан с проектом. Почту на бесплатном домене может иметь кто угодно.

Заповедь вторая – всегда пишите тему письма

Тема письма – самая важная его часть. В одном предложении нужно сформулировать то, что вы хотите обсудить или получить. Желательно, в максимально вежливой и короткой форме.

Примеры:

«Проблемы с отгрузкой товара» — очевидно, получатель может как-то решить проблему. Цель письма ясна.

«Срочный вопрос по аренде в «Плазе» — слово «срочно» намекает, что откладывать нельзя, а конкретизация темы (упоминание названия БЦ) показывает, что вы не спам.

Заповедь третья – здоровайтесь

Все мы любим вежливых людей. Все мы любим свое имя. Здоровайтесь и – если это возможно – обращайтесь к адресату по имени и отчеству. Если вы ведете переписку с коллегой одного «ранга», можно обращаться просто через полное имя (Алексей, Валерия, Александр).

Заповедь четвертая – представляйтесь

Если вы не знакомы с получателем письма, кратко представьтесь. Если хотите, чтобы к вам обращались по имени и отчеству – представьтесь с отчеством, если хотите менее формального общения – ограничьтесь именем и фамилией.

Обязательно еще раз укажите компанию, в которой работаете и от лица которой обращаетесь к получателю (не всегда название домена совпадает с названием компании). Не забудьте должность.

«Меня зовут Андрей Иванов, управляющий бизнес-центра «Санкт-Петербург Плаза».

Заповедь пятая – формулируйте цель и главную мысль письма в первом предложении

Деловое и вежливое письмо – максимальное короткое. Цените время людей и не ходите вокруг да около. Начинайте с главного и конкретизируйте.

«Я бы хотел узнать стоимость аренды офиса №45 в «Санкт-Петербург Плазе».

«Когда можно посмотреть офисы в корпусе №3?».

«Офисы можно посмотреть в любой рабочий день с 11:00 до 19:00. Предварительная запись не требуется».

Если у вас несколько вопросов (целей) – оформите их списком.

Заповедь шестая – верстайте

Нехитрая верстка любого письма – это списки и цитирование.

— Если в письме несколько вопросов, пронумеруйте их.

— Если в письме есть мысль, на которую нужно обратить внимание, выделите ее жирным шрифтом.

— Если вам нужно ответить на несколько вопросов из одного письма, используйте ctrl+c и ctrl+v. Цитата даст понять, к чему относится ваш ответ.

Заповедь седьмая – используйте деловой стиль

Деловая переписка = деловой стиль общения:

— Отсутствие шуточек, метафор, жаргонизмов,

— Отсутствие смайликов.

— Вежливость и отстраненность.

— Безупречная грамотность.

— Короткие предложения.

— Четкая структура письма.

Даже если вы знаете получателя сто лет, в рабочих отношениях нужно сохранять дистанцию.

Заповедь восьмая – используйте футер

Футер – это подпись, которая автоматически прикрепляется к любому вашему письму. Она содержит ваше имя, должность, название компании и контактные данные (телефон, скайп, ссылка на персональный сайт или страницу на сайте компании).

Устанавливая в настройках автоматический футер, не забудьте отбить его двумя пробелами и двумя дефисами (в одной строке). Это такое же малообъяснимое правило этикета, как реверанс с определенным углом наклона головы.

Заповедь девятая – сохраняйте деловой тон

Никогда не выясняйте отношения и не предъявляйте претензии в деловой переписке – для этого есть телефон и личная встреча. Если этим правилом пренебрегать, инструмент делового письма перестанет работать: ваших e-mail-ов будут остерегаться, откладывать их прочтение или не замечать.

Заповедь десятая — отвечайте быстро

В течение рабочего дня ответы на письма должны быть быстрыми и короткими. Если письмо длинное и требует развернутого ответа, оставьте себе сутки на обдумывание.

Как только рабочий день окончен, закрывайте почту – иначе ваши собеседники будут пользоваться возможностью решить пару вопросов на ночь глядя. И сами никогда не отправляйте рабочие письма в выходные дни и вечером в пятницу. Уважайте время собеседника.

Напоследок напомним: кто переписку начал, тот ее и заканчивает. Классический пример последнего сообщения – простое «Спасибо!».

Полезные ссылки:

аренда офисов в бц
аренда помещения под офис
аренда офиса в красногвардейском районе
аренда офиса у метро

Вернуться к списку публикаций

Деловая переписка

Материал подготовила:
Стрелецкая М.В.
г. Никополь, Украина
Биография

Деловая переписка

Cлужебная переписка — важная часть делового этикета. Это общение в миниатюре. Овладение ею — это целое искусство и, порой, нелегкий труд. Толковая деловая переписка способна увеличить оборота фирмы, предприятия, улучшить взаимосвязи различных служб, установить прочные связи с потребителями.

Попытаемся обозначить наиболее существенные моменты деловой переписки:

1. Деловой стиль

Первое что отличает деловую переписку от других стилей переписки это официально-деловой стиль.

Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений.

Особенности делового стиля оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение:

Участники делового общения — преимущественно юридические лица — организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц.
Характер и содержание информации достаточно жестко регламентированы.
Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.

Информация в деловом общении должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:

Официальной по своему характеру.
Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций.
Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени.
Объективной и достоверной.
Убедительной, аргументированной.
Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка — научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

Стандартизация изложения.
Нейтральный тон изложения.
Точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок.
Лаконичность, краткость изложения текста.
Использование языковых формул.
Использование терминов.
Применение лексических и графических сокращений.
Преобладание страдательных конструкций над действительными.
Употребление словосочетаний с отглагольным существительным.
Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже.
Преобладание простых распространенных предложений.

2. Второй особенностью деловой переписки является широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде.

Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:

«Сообщаем, что в период с… по….»
«Сообщаем, что по состоянию на….»
«Направляем Вам согласованный….»
«Просим Вас рассмотреть вопрос о…»
«Проверкой установлено, что…..»
«В связи с отсутствием финансовой помощи….»
«В связи со сложной экономической ситуацией…»

Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях.

К таким формулам относятся термины. Термин — слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие.

При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

Дать официальное определение термина.
Расшифровать значение термина словами нейтральной лексики.
Убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминология находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.

При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения.

3. К особенностям делового письма относят также и применение сокращений. Различают два основных вида сокращения слов:

Лексические (аббревиатуры) — сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, главбух, зав., зам., спецназ.
Графические — применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

4. Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже — еще одна особенность делового письма:

«Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок жилых домов и административных зданий…. »
«Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества…»
«Согласно штатному расписанию…»

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.

Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.

2. Структура текста делового письма

Вторым отличительным моментом в написании делового письма является его характерная структура.

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

Письмо составляется обычно по схеме:

Вступление. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указывается цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок.
Основная часть. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д.
Заключение. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия.

После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать.

Обращение

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений.

Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. При печатании обращение выравнивается по центру.

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца.

Разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие адресатом.

Считается, что средняя длина абзаца должна составлять 4-5 предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей.

Для делового письма лучше использовать бланк с эмблемой фирмы и ее названием, а также фирменные конверты, на которых повторяются те же, что и на бланке, реквизиты.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

С правой стороны пишут дату отправления письма — день, месяц и год полностью.

Еще ниже — обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте.

После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Фамилию можно указывать без инициалов.

После подписи и фамилии обязательно укажите свою должность и название вашей фирмы.
Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой.

Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы.

Общее правило для любой корреспонденции — с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины.

Адрес того, кому отправляется письмо, указывается на конверте, адрес отправителя должен быть указан два раза: на конверте и в тексте письма (в конце, ниже подписи, или в правом верхнем углу первой страницы). Лучше, когда адреса на конверте отпечатаны, а не написаны от руки.

Под адресом в тексте должна быть указана дата написания.

3. Содержание деловой переписки

Третьим обязательным отличительным моментом в написании делового письма является его содержание.

По содержанию и назначению письма могут быть:

Инструктивными
Сопроводительными
Гарантийными
Информационными
Благодарственными
Поздравительными
Рекламными.

Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.

Письма-приглашения

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

Гарантийные письма

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т.д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует (гарантируем), просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем…».

В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты.

Желательно текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.

Письма-просьбы

Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»:

«Просим оказать содействие…»
«Просим выслать на наш адрес…»
«Просим принять участие…»
«Прошу довести до сведения…»
«Прошу ликвидировать задолженность…»
«Прошу принять меры…»

Главная цель данного письма — убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».

Письма-ответы

Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т.е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:

Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему.
Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах.
Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах.
Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей.

Первое и основное правило — не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.

В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

Благодарственные письма

В последнее время в деловой переписке стали широко применяться письма-благодарности.

Письма благодарности — это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т.д.

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения).

Обычно текст сопроводительного письма очень короток, вмещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

Разновидностью сопроводительного письма выступает договорное письмо. В этом письме говориться о конкретном виде документа — договоре. Структура текста этого письма такая же, как сопроводительного письма.

Письма-предложения

В последнее время широкое распространение получили письма с предложениями о сотрудничестве. Логическая схема текста данного письма такая же, как и в письме-просьбе.

В письме уместна формула вежливости. К тексту письма могут быть приложены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов и т. д. Форма изложения текста примерно следующая:

«Мы рады предложить (рекомендовать) Вам… »
«Предлагаем Вам… »

К письмам-предложениям можно отнести следующие виды писем:

Письма-предложения о сотрудничестве.
Письма-извещения.
Рекламные письма (информационные письма).

Этикет, соблюдаемый в письмах

Этикет в письмах по существу это все те же формальности, превратившиеся в правила, традиции и обычаи.

При переписке следует помнить что:

Этикет не требует красоты почерка, но писать неразборчиво также некрасиво, как и бормотать себе под нос, разговаривая с другими.
Письма пишутся только с одной стороны листа, обратная сторона должна всегда оставаться чистой.
Не стоит начинать письмо с местоимения «Я».
Очень не красивым и не вежливым считается ставить одну букву с точкой вместо подписи. Какого бы рода письмо не было: деловое или дружеское.
Никогда не следует писать многословно к лицам, стоящим выше или ниже вас по положению, в первом случае, при многословии можно показать свое неуважение, да и скорее всего длинное письмо просто не будут читать, а во втором случае длинным письмом можно посчитать за фамильярность.
Обращения «господин», «госпожа» подходят для всех случаев, тогда как иные обращения могут оказаться неприемлемыми.
Писать от руки можно только корреспонденции личного характера. Если письмо не отпечатано, а написано от руки, оно должно быть аккуратным, без исправлений.
Общее правило для любой корреспонденции — письмо должно свободно помещаться в конверт.
Поздравление человека, как и выражение соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки. На поздравления отвечают коротко.
Письма, поздравляющие с новым годом, посылаются заранее, для того, что бы они были получены накануне нового года или в день нового года. Этот срок должен соблюдаться в отношениях с родственниками, относительно же друзей или близких знакомых срок поздравления может быть растянут и на первую неделю после нового года, всех остальных можно поздравлять в продолжение всего января.
Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать телеграмму.
Любое письмо, доверенное вам, требует немедленного ответа. Если вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об этом сразу же.
Деловые письма не принято отправлять на половинках листа. Не экономьте бумагу и используйте целый лист, даже если ваше сообщение состоит из единственной фразы.

Взято:
www.bereg.ru
www.etiketdoma.narod.ru
www.jobmoney.ru
www.prostobiz.ua
www.psyfactor.org
www.rudiplom.ru

На нашем сайте Вы можете узнать больше о деловом этикете:

Как написание эффективного делового письма важно для деловой переписки?

Деловая переписка — это обмен информацией в письменном виде для любой отрасли бизнеса. Это может происходить между двумя компаниями, внутри компании или между клиентом и компанией. В бизнесе, когда корреспонденция ведется в письменном формате, она поддерживает надлежащие отношения между ними, а также создает и поддерживает деловую репутацию. Будучи не только недорогим и удобным, он, наконец, служит доказательством формального общения.

В любом современном офисе на Ближнем Востоке есть много способов улучшить вашу деловую переписку. Деловая переписка очень важна, потому что многие соискатели используют ее для профессионального общения со своими работодателями.

Эффективное общение в любом бизнесе очень важно, особенно когда вы имеете дело с клиентами из других стран. Поскольку они не понимают ваш язык, службы перевода корреспонденции на арабский могут переводить ваши проекты на несколько языков.

Как упоминалось выше, есть много способов улучшить вашу деловую переписку. Некоторые из этих основных типов улучшающей корреспонденции можно разделить на: деловые письма, деловые записки, деловые факсы и деловые электронные письма.

Разберем детали деловых писем.

Что такое деловые письма?

В любом виде деловой переписки деловые письма всегда были наиболее распространенным способом общения друг с другом.В современной передовой отрасли почти каждая компания постоянно зависит от своего отдела маркетинга и продвижения своих продуктов или услуг. Лучший способ сделать это — отправить правильно написанные и хорошо отформатированные деловые письма всем вашим клиентам и покупателям.

Сегодня очень важно переводить бизнес-ориентированные письма, особенно для малых и средних международных предприятий, где языковая разница может помешать вам обратиться к большему количеству потенциальных клиентов.Из-за увеличения использования Интернета, перевода деловых писем от поставщика языковых онлайн-переводов, ваши международные клиенты могут правильно понимать ваши письма, не сталкиваясь с какими-либо недоразумениями при размещении заказа и следовании инструкциям.

Каковы цели деловых писем?

Каждая известная компания старается поддерживать контакты со своими партнерами, такими как клиенты, поставщики, государственные учреждения и так далее. Таким образом, деловое письмо служит мостом для общения с этими партнерами.Ниже указаны различные цели делового письма.

Основная цель делового письма — поддержание хорошей репутации и доброжелательного отношения к вашей компании. Выступая в качестве посла вашей страны от имени вашей компании, он нацелен на установление доброй воли между различными отношениями, будь то местные или международные.
Деловые письма также полезны в качестве записей или справок для любых предыдущих транзакций, которые вы когда-либо совершали раньше. Находясь в деловой индустрии, становится невозможным запомнить все транзакции и коммуникации, которые произошли со многими клиентами.Здесь деловые письма служат полезным инструментом для любых справок в будущем.
Деловые письма действительно очень полезны для построения и поддержания деловых отношений с различными сторонами, такими как производители, дистрибьюторы, службы поддержки, а также потребители.
Так как очень сложно отправить представителей повсюду, деловое письмо можно очень легко отправить во все желаемые места. Хотя иногда с руководителями, профессионалами, политиками и т. Д. Трудно связаться лично, деловое письмо может легко получить доступ к каждому.
Деловое письмо также может служить доказательством, что означает, что оно становится письменным обязательством между обеими заинтересованными сторонами. Это лучший способ заставить ваших клиентов соблюдать правила и положения, указанные в письме.

Почему важен перевод деловых документов?

Бизнес-индустрия сегодня является одной из наиболее быстро развивающихся отраслей в мире. Работая с международными клиентами, всегда используйте документы и корреспонденцию, переведенные профессиональными онлайн-переводчиками, говорящими на разных языках.Главный девиз вашей компании должен заключаться в том, чтобы легко общаться, делать вас и ваших клиентов счастливыми и легко понимать друг друга.

В меняющейся деловой среде при написании делового письма для международного клиента наймите поставщика услуг онлайн-перевода, который сможет предоставить точные и точные переводы. Нет ничего необычного в том, что международный клиент не знаком с арабским языком. Это основная причина, по которой деловое письмо необходимо переводить на разные языки.Это письмо должно быть написано профессионально, простым и конкретным, независимо от того, является ли оно рекомендательным письмом, письмом сочувствия или любым другим типом.

Среди основных характеристик деловых писем перевод должен включать не только строгие правила, но и стандартные языковые клише. Чтобы качественно перевести деловые письма, воспользуйтесь услугами агентства языковых онлайн-переводов. Причина в том, что это агентство не только свободно владеет иностранными языками, но и знает правила делового письма, а также деловой этикет.

Многие переводческие компании используют индивидуальный подход к каждому клиенту; когда клиенты получают переведенные письма, они проявляют большой интерес. Основная цель этого перевода — перевести каждую деталь, такую как имена, условия и другую важную информацию, включенную в письмо. Для этих онлайн-переводческих компаний очень важно предоставить вам услуги высочайшего качества.

Служба арабского перевода корреспонденции имеет профессиональных и опытных переводчиков, которые могут перевести любое деловое письмо на любой иностранный язык с полной конфиденциальностью.Тарифы на услуги онлайн-перевода не очень высоки и полностью зависят от исходного и целевого языков, а также от характера контента. При переводе небольшого письма, которое меньше одной страницы, многие компании онлайн-переводов также имеют систему гибких скидок.

Итак, деловая переписка — это форма письменного общения между вами и вашими клиентами. Его основная цель — представить ваши новые продукты вашим клиентам, как местным, так и международным.Деловые письма адресованы любому конкретному человеку или компании. Вот почему они должны иметь четкую и краткую цель, быть убедительными и заканчиваться конкретной целью, например, датой встречи.

7 частей делового письма

В какой-то момент вам может потребоваться написать официальное деловое письмо для отправки или запроса информации физическому лицу, организации, агентству или клиенту. Хотя в большинстве случаев деловое общение осуществляется виртуально или по телефону, печатные деловые письма остаются важным методом профессиональной переписки в некоторых отраслях.Традиционные деловые письма имеют особый формат, который позволяет получателям легко понять информацию, которую вы хотите передать, включая вашу и их контактную информацию, а также текст вашего письма.

В этой статье мы опишем каждую из семи ключевых частей делового письма с примерами, чтобы вы могли легко составить свое собственное.

Связано: Как написать профессиональный адрес электронной почты

Элементы делового письма

Независимо от того, где вы находитесь в своей карьере или в какой сфере деятельности, знание того, как оформить деловое письмо, имеет жизненно важное значение.Вам следует использовать деловые письма при отправке документов в правительственное учреждение, заполнении официальных запросов, отправке профессиональных документов или составлении сопроводительного письма. Формат профессионального делового письма обычно включает семь ключевых элементов. Вот что вы должны включать в каждое деловое письмо:

1. Заголовок письма

Заголовок письма, обычно находящийся в верхнем левом углу страницы, знакомит вас с получателем и включает важную контекстную информацию, такую как ваш имя, обратный адрес, номер телефона, адрес электронной почты и дата.Включайте только ту информацию, которая нужна вашей аудитории. При написании заголовка письма пропустите строку между контактной информацией и датой. Пропустите следующую строку и укажите контактную информацию получателя. Пропустите следующую строку и начните свое письмо.

Например:

Алисия Вашингтон
Офисы Бербанк и Брукс
105 Бербанк Стрит
[email protected]

21 июня 2021 г.

Ms.Райли Джонс
River Tech
River Tech Dr. Ste 1

Уважаемая мисс Джонс,
. ..

Если письмо напечатано на фирменном бланке, указывать обратный адрес необязательно. который включает адрес. Бланк — это логотип компании, который обычно находится вверху по центру деловых документов, связанных с компанией, государственным учреждением или другой организацией.

2. Адрес получателя

Оставьте дополнительную строку между датой и адресом получателя, и она должна быть на левом поле.Вы должны указать имя человека, которому вы отправляете деловое письмо, включая префикс его имени. Убедитесь, что их имя написано правильно, а адрес как можно более полный, чтобы они могли получить письмо. Адрес должен отображаться в стандартном окошке конверта, когда бумага складывается втрое.

3. Тема

Тема должна быть краткой и прямой, ясно показывающей получателю, о чем ваше письмо. Если у вас есть ссылочный номер, такой как номер претензии, номер дела или ссылочный номер, вы должны указать его в этой строке.Тема не обязательно должна быть написана как полное предложение.

Ваша тема может также начинаться с «RE:», чтобы показать, что вы пишете в ответ на предыдущий разговор или запрос или относительно предыдущего разговора. Например, строка темы может гласить: «RE: Заявление № 129523 — Подача документов и информация о политике». Это позволит читателю найти вашу претензию и узнать, чего ожидать от остальной части делового письма.

4. Приветствие

Приветствие должно быть формальным и вежливым.Лучше всего начать с профессионального приветствия, например «Уважаемый», и префикса человека, если вы его знаете. Например, вы не стали бы писать «Дорогой Тейлор Спенсер» , если знаете, что они врач. В этом случае вы должны написать «Уважаемый доктор Спенсер». По возможности избегайте использования префиксов с указанием пола — используйте вместо этого имя человека. Например, «Уважаемый Тейлор Спенсер», вместо «Уважаемый мистер Спенсер».

Если вы не знаете, кто будет получать ваше письмо напрямую, вам следует использовать другие ссылки, такие как их должность, команда, организация или должностные обязанности. Например, «Уважаемый менеджер по персоналу», «Уважаемый отдел кадров», или «Уважаемый рекрутер компании». По возможности избегайте использования «Для кого это может касаться», , так как он может показаться обезличенным или устаревшим.

5. Тело

Тело — это то место, где вы пишете детали своего делового письма. Начните с краткого введения, объясняющего, почему вы их пишете. Введение должно состоять из одного или двух предложений и содержать самые важные детали.Остальная часть тела включает детали вашего письма.

Тело должно быть сосредоточено на том, почему вы пишете, и должно быть максимально прямым и вежливым. Разделите каждый абзац с выравниванием по левому краю, пропуская пробел. Завершите текст заключительным абзацем из двух предложений, чтобы прояснить, почему вы пишете, и поблагодарить их за внимание. Убедитесь, что заключительный абзац соответствует тональности письма. Хороший заключительный абзац может выглядеть так: «Спасибо, что обновили мою претензию и изучили обстоятельства. Я с нетерпением жду вашего ответа ».

6. Бесплатное закрытие

Всегда заканчивайте деловое письмо профессиональным завершением. Вот некоторые примеры: « С уважением », « С уважением », и « Спасибо » you. » Заключительное слово должно быть на отдельной строке, с заглавной первой буквой и запятой в конце.

Подробнее: 22 Примеры закрытия деловых писем

7. Подпись

Оставьте два, чтобы четыре строки между закрывающей строкой и вводом своего имени, чтобы вы могли подписать деловое письмо.Ваше имя должно быть вашим первым инициалом отчества (если он у вас есть) и вашей фамилией. Добавьте к своему имени соответствующие суффиксы, например MA или MD. Если вы пишете для компании или организации, вы должны указать свою должность сразу под напечатанным именем. После того, как вы распечатаете деловое письмо, подпишите свое имя синими или черными чернилами непосредственно над напечатанным именем.

Связано: Рекомендательное письмо: Обзор и примеры

Описание изображения
Формат делового письма
1.Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Вступительный абзац
5. Заключительный абзац
6. Бесплатное закрытие и подпись
Рекомендации по деловому письму
Вот еще несколько вещей, о которых следует помнить при написании Ваше деловое письмо:
Формат документа
Деловые письма составлены таким образом, что обратный адрес и адрес получателя отображаются в окошках стандартного девятидюймового конверта. Деловое письмо следует распечатать на 8 без подкладки.Бумага размером 5 x 11 дюймов с полями в один дюйм со всех сторон. Не забудьте вычитать свое деловое письмо несколько раз, чтобы выявить возможные орфографические или грамматические ошибки. Вы должны использовать стандартный шрифт, например Times New Roman.
Каждый раздел должен быть разделен пропуском строки, и все должно быть выровнено по левому краю. Деловые письма могут быть сколь угодно длинными, поэтому вам не нужно помещать все, что вам нужно, на одной странице.
Приложения
Если вы отправляете какие-либо другие документы вместе с деловым письмом, вы можете сообщить читателю, что еще включено, набрав «Приложения» или включив названия документов в заголовок «Приложения» .Это должно быть разделено, пропустив строку под вашим введенным именем, и должно быть выровнено по левому краю в соответствии с заголовками даты и адреса.
Другие форматы
В некоторых организациях может использоваться несколько иное форматирование, такое как отступ абзацев в теле письма или использование определенного шрифта. Если ваша организация использует другой шаблон, вы должны следовать ему, чтобы любая деловая переписка от организации была единообразной и последовательной.
Несколько получателей
Если вы отправляете деловое письмо нескольким людям, распечатайте по одному для каждого из них и отправьте письмо им напрямую. Обязательно меняйте имя и адрес получателя, а также приветствие каждый раз при печати письма. Вы также должны включить «CC:» и имена других людей, получающих копию письма, чтобы все, кому вы отправляете письмо, знали, у кого еще есть копия.
Письмо группе
Если вы пишете группе, например совету директоров или собранию заинтересованных сторон, вам следует написать одно письмо, адресованное группе, и отправить его по официальному адресу. Ваше приветствие также должно быть адресовано всей группе.Например, групповое приветствие может быть «Ассоциация уважаемых домовладельцев Уиллоу-Парка».
Шаблон делового письма
Вот шаблон делового письма, который вы можете использовать в качестве руководства, когда вам нужно создать свой собственный:
[Имя]
[Название компании]
[Почтовый адрес]
[Город, штат и почтовый индекс]
[Номер телефона]
[Номер факса]
[Адрес электронной почты]
[Дата]
[Имя получателя]
[Название компании]
[Почтовый адрес]
[Город, штат и почтовый индекс]
[Тема]
Уважаемый [Имя получателя]:
[Основной абзац 1]
[Основной абзац 2]
[Заключительный абзац]
С уважением,
[Ваше имя и суффиксы]
[Должность в компании ]
[Название вашей компании]
[Приложения]
Примеры деловых писем
Вот пример делового письма, включая правильное форматирование и правильное использование слов:
Ms. Элиза Стоктон
1351 Weeping Willow Lane
Memphis, TN 37501
555-555-5555
[email protected]
16 октября 2019 г.
Г-жа Хуанита Родригес
Greene Insurance Agency
3516 Main St.
Greensboro, NC 27401
RE: Претензия 96792-01
Уважаемая г-жа Родригес:
Я прошу несколько документов относительно претензия 96792-01.Мне нужна копия полных условий страхового полиса, результатов контрольной проверки и самых последних записей о платежах.
Я обеспокоен тем, что по крайней мере за одну встречу был неправильно выставлен счет, что привело к тому, что моя учетная запись стала просроченной. По мере того, как мы продолжаем лечение, я хочу иметь четкое представление о том, что покрывает мой страховой полис. Я также хочу знать, какие врачи и медицинские учреждения входят в сеть.
Вы можете отправить документы по почте или электронной почте. Спасибо за ваше время и внимание в этом вопросе. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.
С уважением,
Элиза Стоктон
Что важно помнить при написании делового письма? | Small Business
Автор Chron Contributor Обновлено 28 апреля 2021 г.
Сопроводительное письмо, ответ на запрос клиента и инкассовое письмо с просьбой о немедленной оплате — это примеры писем, которые должны соответствовать деловому формату.Хотя деловые письма не так уж сложно написать, они значительно отличаются от академических или личных писем. Помня об основных, но, тем не менее, важных концепциях делового письма, вы можете сделать вашу переписку более профессиональной и эффективной.
Читатель приходит первым
Не зацикливайтесь на том, что вы хотите сказать — убедитесь, что вы правильно понимаете то, что читатель хочет услышать, даже если вы что-то продаете. Чрезвычайно важно твердо помнить об ожиданиях, целях, ситуации и потребностях читателя или читателей. По этой причине деловое письмо должно быть ориентировано не только на читателя, но и с риторической точки зрения.
Осведомленность означает прежде всего думать о своих читателях, о том, что они ожидают получить от общения, и о том, что вам нужно включить в текст письма, чтобы оправдать ожидания читателей. Затем убедитесь, что предоставленная вами информация удобна и понятна.
Подчеркните положительное
Большинство читателей, независимо от типа письма, скорее положительно отреагируют на словоблудие, чем отрицательное.По этой причине важно сосредоточиться на положительном словоблудии, независимо от того, содержит ли деловое письмо положительную или отрицательную информацию.
Старайтесь избегать использования слов с негативным подтекстом, включая такие слова, как «не делать», «отказываться», «к сожалению» и «неудача». Например, когда вы пишете инкассовое письмо, начните с благодарности человеку за то, что он покупатель.
Продолжайте словоблудие, которое, в рамках кредитной политики компании, позволяет клиенту знать, что, хотя его или ее аккаунт просрочен или платеж просрочен, вы готовы работать с клиентом, чтобы найти взаимоприемлемое решение. Сосредоточьтесь на преимуществах, которые получит читатель от работы с вами, а не просто говорите о характеристиках вашего продукта или услуги.
Краткое, краткое и простое
Краткое, краткое и простое — три важных слова, которые следует помнить при написании деловых писем, советует MediaCollege.com. В деловом мире время — деньги, и если ваше письмо будет длинным и растянутым, есть шанс, что читатель отложит ваше письмо.
Если это произойдет, он либо будет прочитан намного позже, либо, возможно, никогда не будет прочитан.Ближе к делу и постарайтесь составить деловое письмо, используя как можно меньше слов. Общее правило — хранить деловое письмо на одной машинописной странице.
Проверка, редактирование и чтение
Никогда не отправляйте деловое письмо, не проверив его на наличие орфографических и грамматических ошибок. Кроме того, проверьте письмо на наличие длинных слов, технического жаргона, запутанных мыслей или предложений и типографских ошибок. Прочтите его вслух или попросите коллегу прочитать его, чтобы понять, как он будет звучать для читателя.Если вам нужно каким-либо образом изменить или отредактировать письмо, проверьте, просмотрите и прочитайте письмо вслух еще раз, прежде чем отправлять его.
5 инструментов для улучшения навыков ведения деловой переписки
Гостевой пост Скотта Рэйгина
Неважно, какой у вас бизнес; вам нужно будет письменно общаться с клиентами и другими организациями, а также с сотрудниками в организации.
Типичная деловая корреспонденция представлена в виде письма , состоящего из следующих частей:
Адрес отправителя
Дата
Адрес получателя
Приветствие
Тело
Закрытие
Приложения
Написание реальных предложений в этих абзацах не так просто, как кажется.К счастью, деловая переписка стала более гибкой благодаря онлайн-инструментам. Теперь, когда вы можете ежедневно общаться со своими партнерами, сотрудниками и коллегами, тон может стать более дружелюбным, и не нужно поддерживать форму делового письма.
В продолжении вы найдете список из 5 инструментов, которые помогут вам овладеть искусством деловой переписки.
Просмотрите несколько образцов деловых писем , которые у вас есть. Некоторые из них производят сильное впечатление, потому что писатель кажется уверенным и знающим, но при этом они поддерживают надлежащий деловой этикет.Некоторые другие буквы вызывают смех просто потому, что писатель понятия не имел, как должно выглядеть деловое общение. Вы не хотите быть одним из тех, кто занимается бизнесом.
Этот онлайн-курс (доступен на Coursera) научит вас кратко излагать свои мысли, инструкции и идеи, приемлемые для деловой переписки.
Если у вас нет времени на полный курс делового письма, вы можете положиться на это руководство.Лаборатория письма Purdue Online проведет вас через каждый раздел делового письма.
В дополнение к пояснениям о формате, шрифте и пунктуации вы также найдете образец делового письма. Тщательно проанализируйте это и возьмите за образец. Ваше собственное деловое письмо должно выглядеть примерно так же, но не пытайтесь копировать его стиль. Имейте в виду, что вам также нужно продемонстрировать некоторую индивидуальность , если вы хотите отправить памятное деловое письмо.
С развитием технологий деловая переписка больше не ограничивается письмами и электронной почтой.Есть много других возможностей для изучения, и OfficeSuite является одной из них. Этот набор инструментов дает вам все необходимое для общения по телефону, факсу или в Интернете. У него отличные функции телефонной системы и приложения для смартфонов.
Факс, пожалуй, самый важный инструмент в деловой переписке. Он позволяет отправлять факсы практически на любое устройство, даже не требуя телефонных линий.
Быть отличным бизнесменом не значит, что ты тоже великий писатель.Покупка паршивого писателя также не означает, что вы плохо разбираетесь в бизнесе. Что происходит, когда вам нужно писать деловые письма и другие типы документов, но вы не можете освоить этот процесс, как бы вы ни старались? AussiEssay — это инструмент, который можно попробовать в таких ситуациях.
Это онлайн-писательская компания с отличной командой подготовленных писателей. Они могут следовать вашим инструкциям и помочь вам написать профессиональное деловое письмо за считанные часы. Прямое общение с авторами послужит мини-курсом письма, поскольку вы увидите их в действии и поймете, как идеи могут быть переведены в четкое письмо.
Каждой серьезной организации нужен внутренний портал, где каждый может получить доступ к соответствующей информации, документам, сообщениям и контрактам.
Программное обеспечение для интрасети может сделать это возможным. С его помощью вы сократите внутреннюю переписку по электронной почте. Зачем тебе это нужно? Что ж, электронные письма могут быть действительно беспорядочными. Не все организуют свой почтовый ящик, поэтому людям сложно найти нужное сообщение или документ в нужной команде. С программным обеспечением для интрасети все организовано.
Неважно, нравится вам или ненавидите деловую переписку; вы не можете избежать этого. Самое меньшее, что вы могли сделать, — это попытаться стать лучше; и 5 инструментов, перечисленных выше, помогут вам в этом процессе.
Об авторе:
Скотт Рэгин (Scott Ragin) — эксперт по цифровому маркетингу, специалист по социальным сетям, работающий в области многоканального маркетинга, контент-стратегии и подключения социальных сетей к бизнес-инициативе. Скотт любит помогать другим людям в их деловой практике и делится своими идеями как блогер.Не стесняйтесь обращаться к нему по телефону , Facebook, или Linkedin.
Деловое письмо — значение, цель и составные части
Письмо — цена разговора по почте. Это важнейшее средство письменного общения. Каждая организация должна поддерживать контакты со своими клиентами, поставщиками, государственным департаментом и так далее. Организация также должна обмениваться информацией с различными сторонами. Для размещения заказов, получения запросов, выполнения заказов и т. Д. Требуется общение. Для такого типа коммуникации средство массовой информации, используемое организацией, — это письмо. Это письмо известно как деловое письмо.
По словам Х. А. Мерфи и других: «Средством, наиболее часто используемым для письменных сообщений лицам за пределами вашей организации, является деловое письмо».
W. J. Weston сказал: «Деловое письмо — это процесс совершения деловой операции в письменной форме».
Цели делового письма
Деловые люди должны общаться с поставщиками, дебиторами, кредиторами, клиентами и другими заинтересованными сторонами для обмена информацией.Деловые письма в основном используются для общения с вышеуказанными сторонами.
По словам Рикса и Гоу, «основные цели деловых писем — информировать, инструктировать, запрашивать, запрашивать, пересылать, заказывать, советовать, исправлять и задавать вопросы».
Основными целями Делового письма являются:
Передавать информацию: Основная цель любого делового письма — передать информацию, касающуюся деловой активности. Информация может быть передана через деловое письмо клиентам, поставщикам, должникам, государственным органам, финансовым учреждениям, банкам и страховым компаниям, а также любым другим сторонам, связанным с бизнесом.
Заключить транзакцию: Это одна из конкретных целей делового письма. Для заключения завершенных сделок часто используются деловые письма.
Создание спроса: Деловые письма, особенно циркулярные письма, используемые для создания спроса на новые продукты. Циркулярные буквы могут одновременно общаться с множеством людей.
Создание доброй воли: В эту электронную эпоху сообщения можно отправлять в течение нескольких секунд через электронные носители, но хорошо оформленное деловое письмо имеет особое значение для создания положительного имиджа компании.
Расширение бизнеса: Посредством доброй воли и циркулярных писем существующий рынок может быть расширен.
Установление взаимоотношений: Другая важная цель делового письма — помочь установить взаимоотношения с клиентами, поставщиками и другими заинтересованными сторонами.
Доказательства: Деловые письма также используются для документального подтверждения. Письма можно сохранить для использования в будущем.
Для запроса: Компания не только отправляет сообщения, но и получает информацию извне. Для ведения бизнеса любой фирме нужна различная информация извне. С помощью деловых писем фирмы могут узнать о необходимых вопросах.
Размещение заказа: Это очень распространенная цель использования деловых писем. Как торговые, так и производственные предприятия должны размещать заказы на готовую продукцию или сырье для ведения бизнеса.
Решение проблем: В ходе работы могут возникать споры и недопонимание.Деловые письма играют жизненно важную роль в разрешении таких недоразумений.
Основы хорошего делового письма
Деловые письма — важная часть любого бизнеса или профессии. Они написаны разным людям с разными мотивами. Написание писем — это в основном искусство. Писатель может развить хороший стиль написания различных деловых писем путем постоянной и регулярной практики. Ниже перечислены некоторые важные особенности, которым должен внимательно следовать составитель письма:
Ясность: Письмо должно быть ясным.Цель сообщения должна быть ясна. Будь то информирование, приглашение, повторение, подчеркивание, напоминание, объявление, поиск участия или ясности и исправление более раннего сообщения, цель должна быть четко указана. Отсутствие ясности влияет на предполагаемое назначение письма.
Влияние: Письмо должно произвести необходимый эффект. За каждой буквой стоит цель, и у письма должна быть четкая цель. Цель написания письма — не просто связаться с клиентом.Каждая буква имеет намеченное воздействие, которое необходимо почувствовать.
Для создания желаемого эффекта: Часто необходимо сделать упор. Акцент можно сделать по-разному. Это можно сделать, правильно расположив их — поместив их в важное положение. Это можно сделать повторением.
Соответствующая информация: В письме должны быть указаны соответствующие детали, составляющие часть сообщения. В письмо должны быть включены факты, цифры, иллюстрации и другая подобная информация, которая является точной и надежной, а также имеет отношение к контексту сообщения.
Краткость: Любое хорошее общение — устное или письменное — обязательно должно включать эту важную особенность. Краткость — очень важный атрибут любого делового письма. Для всех, кто связан с бизнесом, время имеет большое значение.
Краткий: Время, которое можно выделить для чтения деловых писем, конечно, ограничено. У получателя нет неограниченного времени для чтения и перечитывания письма, а также для составления сообщения целиком.
Простота: Простота — отличительная черта любого хорошего общения. Простота означает легкость понимания. Простое письмо противоположно сложному и запутанному письму. Искусство простого письма овладевает сознательными усилиями и практикой. Письмо, написанное простым, легким, неформальным стилем с использованием понятных слов, привлекает внимание и производит впечатление.
Своевременность: Деловые письма, чтобы быть эффективными, должны быть своевременными.Письма должны быть написаны и отправлены вовремя. Некоторые сообщения имеют срочность. Они призывают к действиям, которые являются «немедленными» или «срочными» или в течение определенного периода времени. Письма, содержащие такие сообщения, должны отражать соответствующую срочность.
Язык: Язык — чрезвычайно важный аспект делового общения. Прежде всего, необходимо убедиться, что используемый язык является подходящим, то есть языком, с которым читатель чувствует себя непринужденно. Помимо английского и хинди, в различных частях страны широко используются различные региональные языки. Организации государственного сектора, такие как банки, используют трехъязычную формулу.
Appeal: Хорошее письмо должно понравиться читателю. Он должен выходить за рамки сообщения, которое он передает, и производить хорошее впечатление. В нем должна быть элегантность, а значит вкус, красота и порядочность.
Стиль: Стиль относится к манере письма. Он составляет коллективные характеристики письма, впечатления или способа представления вещей. У каждого человека индивидуальный стиль.Стиль письма, чтобы произвести впечатление, опять же требует сознательных усилий на постоянной основе.
Положительный подход: Хорошее деловое письмо, в конечном счете, — это письмо с положительным подходом. Создает дружескую атмосферу. Избегает негативных переживаний. Чтобы написать действительно хорошее письмо, нужно быть в хорошем настроении.
Компоненты делового письма
Компоненты письма составляют различные части письма. Следующие части обычно составляют структуру делового письма.
Заголовок: Заголовок, также известный как «головной адрес» или «фирменный бланк», содержит информацию, относящуюся к названию организации и ее адресу. Обычно он помещается в центре вверху или в правом верхнем углу листа. В заголовке представлена следующая информация. Название фирмы, адрес, торговая марка, номер телефона, номер телекса, адрес электронной почты по вопросам этики и т. Д.
Справочный номер: Номер, на который получатель будет ссылаться во всей будущей переписке, называется справочным номером.Обычно он печатается под линией даты или в той же строке, где дата написана справа. Назначение ссылочного номера — дать возможность связать ответы с предыдущей корреспонденцией и отправить ответы на эти письма соответствующему должностному лицу или отделу.
Дата: Дата состоит из дня, месяца и года. Дата находится либо в начале левого поля, либо в конце правого поля в зависимости от принятого стиля. Дата позволяет делать быстрые ссылки в будущем и помогает в быстрых действиях и упорядоченном хранении.
Внутренний адрес: Внутренний адрес содержит название и адрес организации или лица, которому написано письмо. Оно написано под контрольным временем, начиная с левого поля. Внутренний адрес делает запись на копии, которая помогает в идентификации для целей заполнения.
Строка внимания: Строка внимания расположена под временем внимания и над приветствиями и подчеркнута. В нем указаны имена тех, для кого предназначена буква.
Приветствие: Приветствие означает приветствие адресата. Это дополнительное приветствие, с которого писатель начинает свое письмо. он пишется под внутренним адресом или линией внимания, оставляя некоторое пространство. Он начинается с левого края. Оно может заканчиваться запятой, а может и не заканчиваться, в зависимости от стиля письма.
Строка темы: Строка темы сообщает, о чем идет речь. Он находится чуть ниже линии приветствия. Обычно он начинается с левого края, а также может начинаться с центра.Помимо темы, он может содержать любые конкретные идентификационные материалы, например дату предыдущего письма, номер счета и т. Д.
Тело письма: Это та часть письма, которая содержит сообщение, которое нужно объединить. Это самая важная часть письма и обычно состоит из трех-четырех абзацев.
Первый (или первый абзац) начинается с письма и устанавливает отношения с читателем.
Второй абзац содержит надлежащую тему.Это главный абзац письма.
Третий абзац является продолжением второго абзаца.
Четвертый (или заключительный абзац) завершает письмо. Оно должно быть естественным и логичным, должно быть окончательным и законченным.
Закрытие с важным заявлением, вопросом, предложением или просьбой оставляет дверь открытой для дальнейшего общения.
Официальное закрытие: Это также известно как подписка. Это просто вежливый способ закончить письмо.Он пишется под последним абзацем тела письма, либо слева, либо справа, в зависимости от стиля письма. Подписка должна соответствовать обращению.
Блок / слот для подписи: Подпись — это согласие автора на предмет письма и практическая необходимость. Обычно он пишется от руки и содержит имя автора, статус, отдел, фирму и т. Д. Подпись ставится сразу под дополнительным закрытием.
Вложения: Иногда к письму прилагаются некоторые документы, например, прайс-лист и т. Д. В приложении упоминаются документы, которые прилагаются к письму или прилагаются к нему. Вложения обычно находятся на нижнем левом поле.
Постскриптум: Широко известно, что это что-то написанное после того, как письмо закрыто. Обычно это делается, когда писатель забывает вставить какую-то информацию или сообщение в основную часть. Он должен быть очень точным и по существу.
«CC» или обозначение под копирку: Если копии письма предназначены для отправки более чем одному человеку, они упоминаются под «CC» или примечанием под копирку.
Начальный номер ссылки: Когда вводятся печатные инициалы, это относится к инициалам ссылки. Это полезно для проверки в офисе. Они печатаются рядом с левым полем.
Различия между деловым письмом и другими письмами
Характер: Деловое письмо или коммерческое письмо оно безлично и универсально по своему характеру.Но другие письма могут быть полностью или частично личными по своему характеру.
Цель: Деловое письмо — обмен различными деловыми вопросами и информацией. Но другие письма в основном обмениваются личными или семейными делами и информацией.
Объем: Объем деловых писем широк и содержит различные типы деловой информации. Но объем других писем ограничен и содержит только личную информацию.
Состав: Деловое письмо следует официально признанной структуре.Но другие буквы могут следовать или не следовать какой-либо признанной структуре.
Формальность: Деловое письмо содержит формальные правила и процедуры. Но другие письма могут быть неформальными.
Размер: Деловое письмо, как правило, краткое по размеру и избегает лишних вопросов. Но другие буквы могут быть лаконичными или большими по размеру.
Типы: Деловое письмо можно отнести к разным категориям. Но другие буквы, как правило, нельзя разделить на категории.
Язык: Деловой язык письма должен быть легким и простым.Но язык другого письма может быть легким, поэтическим, эмоциональным и т. Д.
Копия: Деловое письмо Копия делового письма сохраняется. Но копии других писем могут или не могут быть сохранены.
Метод: Деловое письмо использует прямой и убедительный метод. Но другие письма могут использовать только прямой способ.
Деловые коммуникации Связь в бизнесе, методы коммуникации
Papyrus Software — Business Apps — Customer Communications Management (CCM)
Client Challenge
Компаниям необходимо улучшить взаимодействие со своими клиентами, клиентами, заинтересованными сторонами, агентами и поставщиками.Им также необходимо перейти с устаревших систем корреспонденции и бизнес-пользователей, чтобы поддерживать контент и поддержку онлайн / пакетной, интерактивной / специальной и веб-коммуникации. Ключевыми потребностями являются безопасность, быстрая разработка новых документов / приложений, управление изменениями, соответствие требованиям, стандартизация, согласованность корпоративного брендинга и персонализация.
Обзор решения
Пакетный вывод документов / онлайн / интерактивный пользовательский / по запросу
Пакетный вывод генерируется высокоскоростным форматером Papyrus DocEXEC на серверной платформе.Мы поддерживаем все распространенные серверные платформы и мэйнфреймы. Мы выводим окончательный формат из DocEXEC в AFP и PDF, включая индексы. В дальнейшем документы могут быть напрямую напечатаны или доставлены по электронной почте, или, в качестве альтернативы, они могут сначала попасть в пул документов для объединения и сортировки нескольких документов в один конверт.
DocEXEC может выполнять любое правило на основе результатов форматирования и, следовательно, напрямую взаимодействовать с доступным пустым пространством, последствиями разрывов страниц, разрывов таблиц и результатов вычислений при вводе переменных данных.Большинство команд форматирования можно определить как переменные и, следовательно, полностью управлять данными. DocEXEC легко обрабатывает несколько кодовых страниц, поскольку каждая строка входных данных сохраняется с исходной кодовой страницей. Сложный бизнес-документ должен иметь дело с 5 настройками кодовой страницы (ОС, ввод, правила, шрифты, вывод), а для интерактивности дополнительно с кодовыми страницами поиска и ввода данных. Многоязычные документы представляют собой очень сложную тему, но они полностью обрабатываются в рамках DocEXEC, клиента и платформы Papyrus.
DocEXEC имеет самое мощное средство динамических диаграмм на рынке. Язык сценариев обеспечивает более гибкий подход к объектно-ориентированным компонентам, чем встраивание XML-объектов в XSL-FO.
Тесты форматирования Papyrus DocEXEC
Конфигурация сервера:
2 x Intel Xeon Quadcore X5570 (2,93 ГГц), Windows Server 2008 R2 Standard 64bit, 48 ГБ ОЗУ, 4x одиночных SSD Intel G2
Маркетинговое письмо — одностраничные документы, адресные данные из входного файла, маркетинговые тексты из оверлея, контурные шрифты
страниц / сек страниц / час
AFP 12 569.05 45 248 580
PDF 3 070,03 11 052 094
5 798,48 20 874 514
Выписка из банка — 2-страничные документы, адрес и данные счета из входного файла, отформатированные с помощью команды TABLE, наложения, изображения в IOCA и IM1, контурные шрифты
страниц / сек страниц / час
AFP 1,783.25 6 419 711
PDF 560,83 2,018 970
1066,88 3 840 764
Интерактивность встроена в архитектуру документа.Каждый документ, созданный для пакетной обработки или в режиме онлайн, также можно сделать интерактивным с запросом для конечного пользователя. Механизм форматирования DocEXEC, используемый для пакетной обработки и онлайн, также используется на ПК и ноутбуках, что гарантирует одинаковые результаты.
Вывод по запросу
Papyrus поддерживает веб-формы, может захватывать все данные, введенные в веб-форму, и немедленно возвращать составленный документ PDF через HTTP в браузер.
Интерактивные возможности
Функциональность
Papyrus может доставлять электронные формы и PDF-документы, включая URL-адреса и QR-коды, а также определения заполнения форм.Papyrus немедленно захватывает данные, полученные при заполнении форм и каждом щелчке по URL-адресу, и сразу же могут быть выполнены дальнейшие процессы в бэк-офисе. Papyrus также поддерживает двустороннюю передачу сообщений и замыкает цикл обратной связи с помощью своих исходящих и входящих коммуникационных возможностей.
Управление реагированием
Поскольку Papyrus управляется состоянием и событиями, обратная связь поступает как события по любому входящему каналу. Papyrus будет отслеживать и немедленно обрабатывать эти события как задачу в процессе, которая затем автоматически или вручную направляется в конкретный почтовый ящик пользователя или группу пользователей.
Дополнительная информация в разделе Capture и ACM
Управление кампанией / Целевой обмен сообщениями
Papyrus предлагает мощное фреймворк для управления кампанией, которое может снабжать маркетинговую базу данных, взаимодействовать с базами данных и включать данные из бизнес-документов. Таргетированные сообщения, созданные отделом маркетинга, можно динамически включать в деловые документы, такие как счета-фактуры. Последовательные рассылки писем составляются для определенной группы людей с определенными интересами.Редактор правил Папируса позволяет вам разрезать базу данных по очень конкретным критериям для каждого человека. Все шаблоны и контент для рассылок могут поддерживаться и создаваться маркетинговыми командами.
Дополнительная информация в разделе «Целевые сообщения / кампании».
Мощные интегрированные возможности управления выходом
В нашем архитектурном подходе вывод AFP / PDF с индексом из нашего средства форматирования также является копией архива. Теперь в Papyrus можно гибко выбирать, будет ли документ доставлен в формате PDF по электронной почте или, например, распечатан в большом объеме.Все документы могут быть собраны с течением времени из различных форматов, выполняемых на сервере и ПК конечного пользователя. На втором этапе у нас есть гибкость для добавления дополнительной информации к уже составленной странице AFP или PDF, такой как штрих-код, если документ должен быть напечатан, или оглавление, когда мы хотим объединить разные документы вместе для одного конверта или добавить нумерация страниц и др.
Выбор канала доставки в момент доставки является наиболее гибким и эффективным. Это позволяет избежать манипуляций с форматированным документом или, что еще хуже, форматирования документа для каждого канала! Papyrus может доставить в зависимости от предпочтений клиента на мобильный телефон SMS, на сервер электронной почты, электронное письмо с вложением в формате HTML или PDF, а на принтер — поток данных печати IPDS, PCL, PS без каких-либо дополнительных действий.Каждый документ всегда можно просмотреть в идеальном качестве. PDF и AFP будут выглядеть на 100% идентично на принтерах и для просмотра, HTML использует разные шрифты, но мы контролируем разрыв строки и разрыв страницы.
Дополнительная информация в разделе Управление выводом и АПД.
Папирус — уникальные возможности компоновки документов
В Papyrus один дизайн приложения может использоваться для пакетной, интерактивной, интерактивной и пакетной компоновки.
Все строительные блоки можно повторно использовать через центральную коллекцию ресурсов.
Все результаты имеют 100% WYSIWYG.
Нет экранных шрифтов или внутренних форматов ISIS Papyrus.
Никаких манипуляций с данными и тегов.
Поддерживаются любые записи данных или файлы.
Внешнее кодирование не требуется.
Вся продукция может быть отправлена по любому из выбранных заказчиком каналов в момент доставки в отличном качестве.
Комплексная безопасность.
Центральный репозиторий объектов для одноразовой установки, администрирования и развертывания, отслеживания, отслеживания, мониторинга, отчетности, сквозного аудита — от данных до архива.
Полная независимость от платформы.
Редактор правил естественного языка.
Комплексная автоматизированная фабрика документов.
Управляемый состоянием и событием.
Платформа Papyrus была разработана ISIS Papyrus. Это не набор продуктов от разных поставщиков, которые необходимо интегрировать.
WYSIWYG Дизайн документов бизнес-группами и ИТ
Пакет Papyrus Designer Package предоставляет мощные прикладные инструменты для разработки динамических отчетов, счетов-фактур, предложений, контрактов, маркетинговых писем и форм на основе данных для крупномасштабной пакетной, онлайновой, интерактивной с пользователем деловой корреспонденции и деловой переписки по запросу.
Очень мощный интегрированный способ работы и немедленное отображение каждого изменения, сделанного на экране, включает профилировщик производительности, список трассировки и отладчик для ИТ-персонала. Документы можно структурировать в виде стандартных блоков для повторного использования во многих документах. Они версируются, проверяются и хранятся в центральном веб-репозитории как объект с идентификатором объекта.
Авторизованные бизнес-пользователи в бизнес-отделах имеют право определять контент, текст и таблицы, правила, изображения и собирать их в качестве шаблонов опытных пользователей для пакетного, интерактивного, интерактивного производства и производства по запросу.Уникальной особенностью Папируса является то, что любой из этих документов и строительных блоков может включать части с подсказками, которые должны быть заполнены или отредактированы клерком. Благодаря интерактивности Papyrus это встроено в архитектуру документа, так что каждый пакетный документ также может быть интерактивным, если это необходимо, без его повторения.
Программа форматирования документов Papyrus DocEXEC, включенная в Papyrus Designer и программное обеспечение Papyrus Client, работает для высокоскоростного производственного форматирования на серверных платформах, включая мэйнфреймы.Это гарантирует 100% безупречный результат во время проектирования. Все строительные блоки и ресурсы не зависят от какой-либо операционной системы и любого выходного канала. Все документы могут быть отправлены на любой канал вывода для печати или электронной доставки.
Концепции дизайна документов
Business Teams разрабатывает шаблоны документов в сотрудничестве с IT
Интегрированное управление изменениями и выпусками с развертыванием по дате и времени
Авторизованные бизнес-администраторы могут создавать и управлять шаблонами документов из многоразовых элементов, таких как абзацы текста, таблицы, изображения и рекламные сообщения.Бизнес-пользователи могут поддерживать текст, изображения и шаблоны документов, которые можно использовать в интерактивных / пакетных, интерактивных / специальных и веб-коммуникациях. Все функции форматирования являются стандартными функциями Papyrus, включая стили текста, вставку переменных, подсказки, переключатели, флажки, изображения, цвет, линии, динамическую обработку разрывов страниц, вдову и сироту, столбцы, таблицы, многоязычность, OMR и штрих-коды, гиперссылки, наклейки, ориентация текста, динамическое управление пустым пространством, автоматическое изменение размера изображений, создание оглавления, повторная сортировка страниц, верхние и нижние колонтитулы, мастера, сравнение шаблонов и текста и многоэтапный выход.
Дизайн шаблона
Papyrus WYSIWYG включает команды перетаскивания и выбор переменных из раскрывающегося списка для их перемещения в фиксированном или относительном положении на странице. Шаблоны можно собирать, загружая различные строительные блоки. Конечным пользователям могут быть предоставлены поля выбора и переключатели для множественного выбора. Функция сравнения в Papyrus позволяет сравнивать новую версию шаблона со старой версией, показывая различия в данных и содержании для процессов выхода. Пользователю может быть разрешено добавлять электронные вложения и определять количество необходимых копий.В качестве альтернативы при серийном производстве электронные вложения добавляются в пул документов. Все разрывы страниц в документах полностью динамически контролируются модулем форматирования. Можно определить, что должно произойти во время разрыва страницы, то есть закрыть таблицу, вычислить сводку страницы, вдовы и сироты и т. Д. Пользователю также может быть предоставлен выбор каналов вывода.
Business Administration собирает шаблоны, используя существующие стандартные блоки из библиотеки
Бизнес может моделировать с помощью данных, предоставленных ИТ
Разрабатывать дизайн для каждого канала отдельно — это опция, но не обязательная в случае Papyrus.Строительные блоки и шаблоны лучше всего разрабатывать для однократного использования на любом выходном канале.
Документ Составление повторно используемых строительных блоков во многих типах документов ограничивает количество шаблонов до гораздо меньшего количества, упрощает внесение изменений и обслуживание.
Стандартные блоки, используемые в различных шаблонах, управляются на протяжении всего процесса.Функция USED-IN показывает весь документ, в котором использовался определенный строительный блок.
Все ресурсы корпоративных документов, такие как шрифты, формы и логотипы, поддерживаются с помощью идентификатора объекта в центральной коллекции ресурсов. Они используются на протяжении всего процесса от разработки документа до доставки и архивирования.
Центральная коллекция ресурсов
Центральная коллекция ресурсов
Проектирование и администрирование стандартных блоков, версии и варианты с управлением арендаторами
Группы
Выбор макета и администрирование
Выбор переменной перетаскиванием
Правила естественного языка, определенные бизнесом с помощью встроенного редактора правил Papyrus
Насадки и вставки
Сравнение и утверждение документов: поддерживаются электронные наклейки для заметок
Сравнение и утверждение документов: поддерживаются электронные наклейки для заметок
Пользовательские возможности создания интерактивных документов
Интерактивность встроена в архитектуру Papyrus с возможностью редактирования в документе.Каждый документ, используемый для интерактивной или пакетной обработки в темноте, также можно сделать интерактивным для редактирования пользователем. В некоторых частях документа пользователю может быть предложено ввести дополнительный текст и переменные или выбрать дополнительные строительные блоки, которые станут частью всего документа. Документ немедленно форматируется, и каждый щелчок мыши записывается, чтобы отобразить все внесенные изменения, включая разрывы страниц. Кроме того, Papyrus также поддерживает тонкий клиент, в котором выполняются записи на основе браузера, а документ форматируется на сервере.Сгенерированный документ со всеми пользовательскими записями, включая бизнес-данные и определения макета, форматируется в PDF и представляется обратно в браузер через HTTP. (Эта возможность создания документов по запросу отличается от интерактивного редактирования документов.)
Создание интерактивного письма с помощью пользователя
Деловая переписка полностью интегрирована в кейс
Доставка документов
Многоканальный выход из одних рук
Papyrus Automated Document Factory ADF позволяет клиентам отслеживать, отслеживать и контролировать весь вывод на электронные и печатные каналы.ADF — это полное управление состоянием задания / спула / очередью / доставкой и событиями.
Дополнительная информация в разделе Управление выводом и АПД.
Управление процессами
Сквозная отчетность: отслеживайте все
Конфигурация продукта: Деловая переписка — Управление коммуникациями с клиентами (CCM) — Клиент / сервер и специальные веб-приложения
Papyrus WebRepository на центральном сервере обеспечивает инфраструктуру управления для безопасности пользователей и документов, управляет версией ресурсов и приложений, управлением изменениями и централизованным сбором ресурсов.Пользовательские приложения разрабатываются с помощью графического интерфейса пользователя Papyrus EYE. Встроенный портал доставляет приложения внутренним именованным пользователям. Прокси-репликация предлагает автономным пользователям портативных компьютеров (страховым агентам) ту же инфраструктуру в локальной библиотеке.
Papyrus Client / Desktop при одновременном использовании позволяет бизнес-пользователям работать в разных ролях с шаблонами, собирать контент и создавать новые строительные блоки, редактировать текст с проверкой орфографии, бизнес-правилом (NLR) и определением процесса, т. Е.подпишите, местная или центральная печать. Пользователи могут дополнительно вводить данные в интеллектуальную веб-форму для специальной доставки динамически создаваемого бизнес-документа PDF на сервер. Papyrus Client с возможностью полного редактирования текста может быть установлен как толстый клиент или плагин для браузера.
Papyrus Designer Package на рабочей станции для разработки документов WYSIWYG включает определение данных / переменных и сложной логики, редактирование шрифтов и изображений, преобразование шрифтов, драйвер принтера и дизайнер графического интерфейса Papyrus EYE.
Адаптер Papyrus / MQ, адаптер SOAP, адаптер Java
Слабое связывание бизнес-данных для создания бизнес-документов, независимость от платформы и компилятора, интерфейсы обмена сообщениями и SOA-совместимые приложения.
Услуг Примерно
Предварительная оценка — 3 дня
Пилот — в среднем 10 дней
Поддержка внедрения и консультации — в среднем от 20 до 40 дней
Тренинг —
Papyrus Designer, 5 дней
Администратор объектов, 5 дней
Разработчик объектов, 5 дней
Конфигурация продукта: деловая переписка — онлайн и массовые партии
Papyrus Designer Package на рабочей станции для разработки динамических документов WYSIWYG, включая определение данных / переменных и сложной логики, редактирование шрифтов и изображений, преобразование шрифтов, драйверы принтера и дизайнер графического интерфейса Papyrus EYE.
Papyrus DocEXEC
Высокоскоростной механизм форматирования, доступный на 11 платформах, генерирующих AFP и PDF, включая AFP-совместимые индексы документов и закладки для PDF. Полноцветная поддержка, графики, диаграммы, динамические таблицы, разрывы страниц и условная логика, а также фиксированные и относительные позиции. Включены функции постобработки: штрих-коды, OMR, логические страницы на физических страницах, индекс, нумерация страниц, оглавление и т. Д.
Papyrus WebRepository
Управление версиями, проверка, управление изменениями, авторизация пользователей, бизнес-правила, управление процессами.
Услуг Примерно
Пилот — в среднем 10 дней
Поддержка внедрения и консультации — в среднем 15 дней
Тренинг —
Papyrus Designer, 5 дней
Администратор объектов, 5 дней
Разработчик объектов, 5 дней
Дополнительно: централизованное управление выводом — печать и почта, электронная доставка, архивирование
Papyrus Postprocessing / PrintPool
Объединение различных выходных документов и писем, созданных в разное время, в один конверт для каждого адресата, а также сортировка и оптимизация для печати и почты
Papyrus Server
Печать на всех стандартных центральных и удаленных лазерных принтерах, факсах и серверах электронной почты
Папирус WebArchive
Интегрированная электронная доставка, обслуживание клиентов и архивирование
Хранит и обеспечивает мгновенный поиск проиндексированных электронных входящих и исходящих документов, электронной почты, данных, голоса, видео и другого контента во многих форматах.Прямой просмотр AFP или преобразование AFP в PDF на лету.
Интерфейсы со сторонними архивами с использованием стандартных адаптеров (XML и CMIS).
Что такое деловое письмо и как его написать?
Написать профессиональное, безупречное деловое письмо или деловую электронную почту станет легко, если вы знаете основы. Большинство деловых писем написано в простом формате, который легко адаптируется к потребностям любой компании, и деловая электронная почта имеет такой же простой формат.Читайте дальше, чтобы узнать больше о том, как сделать вашу деловую переписку лучше.
Как написать деловое письмо: основы
Деловое письмо всегда содержит несколько стандартных частей:
Дата
Информация об отправителе и получателе
Приветствие
Тело, состоящее из нескольких кратких абзацев
Закрытие
Подпись отправителя
Введите имя, должность и контактную информацию отправителя
Перечень вложений, при необходимости
Адрес компании:
Если у вашей компании есть фирменный бланк, вы можете использовать его вместо того, чтобы печатать информацию.В противном случае адрес вашей компании должен быть выровнен по правому или левому краю вверху страницы. Выпишите каждое слово в адресе вместо сокращений. Например:
ABC, Inc.
400 Leafy Lane
Лос-Анджелес, Калифорния

Дата:
Напишите дату, а не сокращайте ее только цифрами. Например, «1 марта 2015 г.» или «1 марта 2015 г.». Дата должна быть выровнена по левому краю и размещена на две или три строки над адресом получателя.
Имя и адрес получателя:
Добавьте имя получателя, его титул, если он известен, и его адрес. Запишите каждое слово в адресе получателя. Эту информацию следует оставить по ширине на несколько строк над приветствием. Например:
Г-н Джек Ричер
Менеджер по продажам
Craft Supply Provider, Inc.
602 Spinner’s Road
Лос-Анджелес, Калифорния
Обращение:
Выберите свое приветствие, основываясь на том, знаете ли вы человека, которому пишете, насколько хорошо вы его знаете, если да, и степень формальности ваших отношений.Приветствие — это больше, чем простое приветствие; это показатель уважения. В зависимости от ситуации можно использовать несколько вариантов:
Кому это может быть интересно: Используйте это стандартное приветствие, только если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь.
Уважаемый господин / госпожа: Это еще одно стандартное приветствие, которое следует использовать только в том случае, если вы не знаете, кто будет читать ваше письмо.
Имя и фамилия получателя: Это широко распространенный метод включения приветствия в деловую переписку.Примеры включают: «Уважаемый доктор Джеймисон» или «Уважаемый профессор Уильямс». Приветствия «Дорогой мистер Смит», «Дорогая мисс Кеннеди» и «Дорогая миссис Роллинз» являются дополнительными примерами такого рода приветствия.
Имя получателя: Используйте это, только если вы и получатель уже поддерживаете неформальные отношения. Пример: «Дорогая Мария».
Полное имя получателя: Если у получателя нет титула и вы не уверены в его поле, вам следует приветствовать его, используя его полное имя.Например: «Дорогой Пэт Браун».
Всегда добавляйте запятую после приветствия, если только вы не используете «Для кого это может касаться», и в этом случае двоеточие уместно.
Кузов:
Тело вашего делового письма должно содержать несколько кратких абзацев, ясно передающих ваше сообщение. Подберите правильный тон, избегая длинных, извилистых предложений и сразу переходя к сути. Если вы не знаете, с чего начать, подумайте о том, чтобы использовать «Я пишу вам по поводу…» в качестве вступительной фразы.
Ваш читатель получит лучшее впечатление, когда ваш смысл будет кристально ясен. Вы должны объяснить свою позицию, используя как можно меньше слов. В то же время не стесняйтесь разговаривать, если это уместно. Деловая переписка должна быть по возможности дружеской и полезной.
Четко изложите свои мысли в последнем абзаце и опишите свои ожидания или планируемый курс действий. Это подходящее место для упоминания о том, что получатель может связаться с вами с вопросами или проблемами.Обязательно поблагодарите получателя за внимание к письму или делу.
Закрытие:
Как и приветствие, завершение делового письма является показателем уважения, которое должно отражать формальность ваших отношений.
Официальное закрытие: Закрытие, такое как «С уважением», «С уважением», «С уважением», «С уважением», «С уважением» и «Сердечно», подходят для всех видов деловой переписки.
Неофициальное закрытие: Менее формальное закрытие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «Спасибо» и «Всего наилучшего», по-прежнему профессионально, но лучше всего подходит для писем людям с с которыми вы поддерживаете постоянные дружеские деловые отношения.
Используйте запятую после закрытия, независимо от того, что вы выберете. По левому краю выровняйте закрытие.
Подпись:
Оставьте около четырех строк текста пустыми, чтобы у вас было место для подписи. Используйте синие или черные чернила, чтобы получить чистый профессиональный вид.
Имя и контактная информация отправителя:
Введите свое имя, затем добавьте заголовок в следующую строку. Пропустите строку, затем введите свой номер телефона. В следующей строке введите свой адрес электронной почты. Например:
Терри Браун
Вице-президент ABC, Inc.
223-555-1212
[адрес электронной почты защищен]
Эту информацию следует оставить по ширине.
Корпуса (если есть):
Если вы планируете приложить что-либо к своему деловому письму, введите слово «Приложения» с двоеточием и сделайте пометку, в которой получателю сообщается, что еще искать в конверте. Например:
Корпуса (2): брошюра, флаер
Корпуса: две брошюры
Эта информация должна быть выровнена по левому краю и размещена на несколько строк ниже вашей контактной информации.