Что такое протоколирование совещаний: Протоколирование совещаний - что это?

Протоколирование совещаний — что это?

Уважаемые специалисты!
Устраиваюсь на новую работу, в должностные обязанности будет входить протоколирование совещаний. Пожалуйста, хотя бы в двух словах напишите-что это и как это делается или посоветуйте, где об этом почитать. Благодарна за любую информацию!

---

Комментарии

сидите на собрании и протоколируете — кто присутствовал, какова повестка. кто выступал, чё сказал, чё в итоге решили.. по-хорошему надо стенографию знать.. знаете? ну или быстро-быстро писать, но чтоб потом разобрать что написано…

+Я. А если быстро писать не умеете, то лучше воспользоваться диктофоном.

Анелия Стать лучше доброй.=) так веселее.

Sweet Surrenderer В суд обязательно диктофон носите. А то всякий бред в протоколах пишуть.

Красная шапочка_ Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов. Как правило, ведется краткая форма протокола без текстов докладов. Протокол может оформляться как на общих бланках, так и на чистых стандартных листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты: — наименование вида документа и его порядковый номер; — дата; — место составления протокола; — заголовок к тексту; — текст; — подписи председателя и секретаря. Заголовок к тексту обычно содержит название собрания, например: Заседание совета Ассоциации Текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной. Во вводной части перечисляются присутствовавшие на собрании, в т. ч. указывается кто был председателем и кто секретарем собрания. Для всех присутствовавших указывается наименование должности, если это протокол производственного совещания. Заканчивается вводная часть повесткой дня. Можно обозначить количество так: Присутствовали… человек. Основная часть протокола строится по схеме СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) отдельно по каждому пункту повестки дня. В разделе СЛУШАЛИ приводятся: инициалы и фамилия докладчика без указания должности (должность названа во вводной части), ставиться тире и с прописной буквы — краткая запись содержания доклада, сообщения. В разделе ВЫСТУПИЛИ практически так же, как и СЛУШАЛИ. В разделе ПОСТАНОВИЛИ по пунктам излагаются принятые постановления. Текст протокола подписывается председателем и секретарем. __________________

Ракиня C возвращением Вас…:-)

Красная шапочка_ Я и не уходила. Решила начать с чистого лмста.

Красная шапочка_ листа

Ракиня я так и поняла… сама думаю, может хоть здесь всё начать сначала…)

Человек Настроения Мафия!!!)))

Красная шапочка_ :-)))

Я в сотый раз опять начну сначала, пока не меркнет свет, пока горит свеча. .

Анелия Прально! Так и надо! Не наю. что там у вас приключилось, но чистых компутерных листов А4 хватит на всех!)))

Красная шапочка_ Ничего не приключилось, просто очень много тем создала, и большенство из них не айс.

Спасибо большое за ликбез, мне уже не так страшно:-)

111я Ни кто не протоколировал. потом сделали протокол по памяти противоположная сторона, и выслали мне. Я чуть не упала со стула. Совещание как-буд-то и не проводилось, всё под себя.

ну а что же ждать-то еще от противоположной стороны? В свою пользу все запротоколировали.

111я Может, в этом смысл для аффотра, что суть записать, или выгоду для одной из сторон.

Варяг Можно так: ПРОТОКОЛ № ____ «01» января 2010 г. г. Любой Еженедельного совещания руководителей Присутствовали: Управляющий Заправляющий Разливающий Глав. бух. Просто бух. и прочие покемоны далее делаете табличку; № п/п ВОПРОС РЕШЕНИЕ Исполнитель СРОКИ 1 2

Анелия Бланков протоколов в инете полно. Спросите в компании, как у них заведено. Смысл сводится к тому, что ты сидишь с ручкой в руке и быстро-быстро пишешь, кто чего сказал, какие результаты получили. А лучше это время время в потолок плевать. а в конце сказать:»Граждане покемоны, давайте теперь для отчетности кратенько запишем, что мы постановили, а на что мы «забили».

И Вам спасибо за полезное, типа что в инете бланков полно, я гляну!!!

В каждой организации по разному..вообще обычно известно вопрос..решение..ну присутствующие по факту..запишите для самоуспокоения на диктофон..а что отразить в протоколе вам скажут..так обычно бывает))) на случай если не скажут у вас будет запись….

Если раньше велись протоколы совещаний — гляньте их. Ну и соотвтетственно делайте подобные. Это что касается оформления протокола. Ну а вообще инфы действительно полно. И в инете и в таких небольших книженциях в мягких обложках с названиями типа «Секретарское дело и прочая лабуда». Короче, флаг в руки и ветер в п..пу!)

5.3. Протоколы совещаний, заседаний / КонсультантПлюс

5.3. Протоколы совещаний, заседаний

5.3.1. Протокол — организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на совещаниях, собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

5.3.2. Подготовка материалов к совещаниям, заседаниям осуществляется структурным подразделением, ответственным за их подготовку.

В ходе подготовки к проведению совещания, заседания составляется комплект документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, проекты решений или постановлений по каждому вопросу.

5.3.3. Решения, принятые на совещаниях, заседаниях, оформляются протоколами. Оформление протоколов осуществляется структурным подразделением, ответственным за подготовку совещания, заседания.

5.3.4. Регистрация и рассылка протоколов заседаний коллегии территориального органа МЧС России, совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России осуществляется в соответствии с разделом II настоящей Инструкции.

5.3.5. Подлинники протоколов и документы, приобщенные к ним, формируются в дело структурного подразделения, ответственного за проведение совещаний, заседаний в соответствии с номенклатурой дел.

5.3.6. Протоколы заседаний технических комиссий, ученых советов, экспертных комиссий и т.д. оформляются в соответствии с положениями об этих органах.

5.3.7. Протоколы совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России печатаются на бланке протокола установленной формы (приложение N 25) размером шрифта N 14 одинарным межстрочным интервалом и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа — П Р О Т О К О Л.

Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным интервалом и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Датой протокола является дата проведения заседания. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола состоит из знака «N» и порядкового номера протокола в пределах календарного года, проставляемого арабскими цифрами.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилия председательствовавшего на совещании (заседании), инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании).

Слова: «Председательствовал», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от левого поля, подчеркиваются, в конце слов ставится двоеточие. Инициалы и фамилии председательствующего и присутствующих печатаются у правой границы текстового поля.

Основная часть протокола печатается через одинарным межстрочных интервала и включает разделы, соответствующие рассматриваемым на совещании (заседании) вопросам, и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центровано шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются одинарным межстрочным интервалом.

Затем указываются принятые по рассматриваемому вопросу решения.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

5.3.8. Протоколы заседаний советов, комиссий могут быть оформлены по форме приложения N 26.

5.3.9. Гриф ограничения доступа к документу (при необходимости) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа и центрируется по отношению к нему.

Группа компаний ЦРТ презентовала систему автоматического протоколирования совещаний — Экономика и бизнес

МОСКВА, 1 июля. /ТАСС/. Группа компаний ЦРТ (входит в экосистему «Сбера») представила новый продукт на основе искусственного интеллекта, который автоматически преобразует голоса спикеров в текстовый протокол. Об этом сообщила в четверг пресс-служба ЦРТ.

«Группа компаний ЦРТ представляет новый продукт на основе искусственного интеллекта для протоколирования совещаний и онлайн-встреч — Нестор.BRIEF. Продукт ЦРТ преобразует голос спикеров — участников совещания — в текст, формирует цифровой архив протоколов совещаний в виде интуитивно понятных объектов, где текст, видео и аудио совмещаются воедино. Уже реализована интеграция с видео-конференц-платформами TrueConf и VideoMost, в планах — интеграция с топ-5 глобальных ВКС (системы видео-конференц-связи — прим. ТАСС)», — говорится в сообщении.

Нестор.BRIEF распознает голоса спикеров независимо от того, проводилось ли совещание в переговорной комнате, онлайн или в смешанном формате. Отмечается, что его внедрение позволит как минимум вдвое сократить время на подготовку протоколов, упростить поиск и сохранение данных с каждого совещания. Продукт будет востребован там, где важна безопасность коммуникаций и защита данных — это крупные корпоративные компании, госкорпорации, федеральные и региональные министерства, городские администрации и центры, считают в ЦРТ.

«В современных бизнес-процессах зачастую более 50% рабочего времени отводится на совещания и встречи, при этом коммуникации остались важным не оцифрованным звеном. Длительная подготовка итогов совещаний — meeting notes — снижает эффективность: требует рутинной ручной работы, вынуждает руководителей тратить время на напоминание поручений, при этом коллеги, которые пропустили встречу, полностью лишаются контекста. Все это оказывает негативное влияние на бизнес и деловую культуру. Новое решение ЦРТ позволяет решить эти вопросы и развивать концепцию единого цифрового рабочего места, где рабочий процесс легко автоматизируется и управляется из простых интерфейсов», — цитирует пресс-служба гендиректора ЦРТ Дмитрия Дырмовского.

Нестор.BRIEF распознает не только русский язык, но также и английский и испанский, планируется добавить поддержку арабского и других языков, добавил Дырмовский. «Языковая локализация позволит масштабировать продукт на глобальном рынке», — говорит гендиректор ЦРТ.

В ЦРТ отмечают, что ключевыми преимуществами продукта являются, в частности, усовершенствованная модель распознавания русского языка, в том числе спонтанной, не вполне разборчивой речи, а также возможность дообучения системы с учетом уникальных и специализированных задач пользователя, возможность выставления тэгов для активного управления совещанием и упрощения поиска информации, веб-интерфейс и мобильное приложение. Еще одно преимущество Нестор.BRIEF — простая интеграция со сторонними решениями, добавили в пресс-службе.

Группа компаний ЦРТ представляет AI-решение для протоколирования корпоративных совещаний

01 Июля 2021 10:1901 Июл 2021 10:19 | Поделиться

Группа компаний ЦРТ (входит в экосистему Сбера) представляет новый продукт на основе искусственного интеллекта для протоколирования совещаний и онлайн-встреч — Нестор.BRIEF. Он позволяет преобразовывать голос спикеров в текст и формировать единый цифровой архив итогов совещаний. Внедрение продукта ЦРТ поможет в оцифровке результатов совещаний и сократит время на подготовку протоколов — минимум в два раза. Он упрощает поиск и сохраняет данные с каждого совещания.

Решение будет востребовано в компаниях, где важна безопасность корпоративных коммуникаций и защита данных, а также цифровизация рабочих мест.

Уже реализована интеграция с видеонконференц-платформами TrueConf и VideoMost, в планах — интеграция с топ-5 глобальных ВКС.

«В современных бизнес-процессах зачастую более 50% рабочего времени отводится на совещания и встречи, при этом коммуникации остались важным не оцифрованным звеном. Длительная подготовка итогов совещаний — meetingnotes — снижает эффективность: требует рутинной ручной работы, вынуждает руководителей тратить время на напоминание поручений. При этом коллеги, которые пропустили встречу, полностью лишаются контекста. Все это оказывает негативное влияние на бизнес и деловую культуру. Новое решение ЦРТ позволяет решить эти вопросы и развивать концепцию единого цифрового рабочего места, где рабочий процесс легко автоматизируется и управляется из простых интерфейсов. Мы уже реализовали простую интеграцию с рядом известных конференц-систем. Кроме распознавания речи на русском языке, продукт ЦРТ поддерживает английский и испанский языки, в планах — арабский и другие. Языковая локализация позволит масштабировать продукт на глобальном рынке», — отметил Дмитрий Дырмовский, генеральный директор группы компаний ЦРТ.

С ростом числа онлайн, оффлайн и гибридных (смешанных) встреч в организациях появился острый запрос на сохранение и накопление важной информации в едином и безопасном месте.

Продукт ЦРТ преобразует голос спикеров — участников совещания — в текст, формирует цифровой архив протоколов совещаний в виде интуитивно понятных объектов, где текст, видео и аудио совмещаются воедино. Каждый авторизованный сотрудник/участник совещания может понять кто, что и когда сказал, вне зависимости от того, как проводилось совещание: физически — в переговорной комнате, онлайн — через видеоконференцсвязь, или в смешанном формате.

Ключевые преимущества нового продукта:

усовершенствованная модель распознавания русского языка, в том числе — спонтанной, не вполне разборчивой речи.

возможность дообучения под уникальные/специализированные задачи: в продукт встроен модуль пополнения словаря на базе корпоративных материалов. Так компании могут добавить внутренние документы или отдельные слова: фамилии, сокращения, сленг, технические термины — все то, что не распространено в русском языке, но используется в конкретной организации

возможность активного управления совещанием во время встречи: можно проставлять теги, что позволит структурировать информацию по ходу записи и в дальнейшем быстро находить по ним нужную информацию

Технологии успешного SOC: тактика и стратегия сбора событий

Безопасность

автоматическая работа с записями онлайн-встреч. Система сама «понимает» где брать запись, распознает ее, а сотрудник получает уже готовый результат, при этом — в кратчайшие сроки

бесшовная интеграция с популярными системами аудио и видеоконференцсвязи. Возможность записи и распознавания в текст физических совещаний и встреч посредством имеющейся системы и микрофонов

интеграция со сторонними решениями посредством API

веб-интерфейс и мобильное приложение

типовой процесс установки решения не превышает недели

В перспективе появится возможность ставить задачи прямо во время совещания и отслеживать их исполнение, а также — следить за совещанием даже с выключенным звуком: субтитры помогут оставаться в фокусе.

Решение ЦРТ позволяет обеспечить приватную систему протоколирования, поэтому его могут использовать в том числе организации, где есть критичные требования к безопасности коммуникаций и защиты данных. Это прежде всего крупные корпоративные компании, госкорпорации, федеральные министерства и службы, региональные администрации и министерства, городские администрации и региональные центры.

Интеграция VideoMost и Нестор.BRIEF – 
интеллектуальное протоколирование видеосовещаний

 

 

Российская компания SPIRIT, разработчик программного продукта для видеоконференций VideoMost объявляет о завершении продуктовой интеграции с системой протоколирования совещаний Нестор.BRIEF (разработчик — группа компаний ЦРТ), в результате которой пользователи VideoMost могут автоматически формировать текстовые протоколы проведенных сеансов видеосвязи. 

Интеграция VideoMost, программного продукта для видеоконференций и совместной работы с клиентами на ПК и мобильных устройствах, и системы Нестор. BRIEF — это возможность автоматического перевода голоса в текст. Весь массив видеосовещаний, проведенных в VideoMost, доступен в цифровом архиве Нестор.BRIEF для подготовки официального протокола встречи, который можно использовать для отчетности. Интеллектуальное протоколирование в реальном времени позволяет всем участникам видеосовещания принимать полноценное участие в дискуссии и не отвлекаться на ведение записей для протокола, который формируется автоматически нажатием пары кнопок сразу по завершении встречи. 

«Российский ВКС продукт VideoMost позволяет записывать и хранить сеансы видеосвязи. При этом голос, видео и контент (документы, screen sharing) могут храниться вместе или отдельно в любых комбинациях, для сокращения емкости СХД. При интеграции VideoMost со speech-to-text продуктами, как Нестор.BRIEF, запись голоса используется для автоматической подготовки текстового протокола. При этом все записи совещаний хранятся в продукте VideoMost на серверах компании-заказчика, а не в облаке, что обеспечивает защиту конфиденциальной информации», – комментирует Андрей Свириденко, председатель правления SPIRIT.  

С  ростом частоты и длительности ежедневных видеосовещаний, массив видеоархивов стремительно возрастает, а поиск нужной информации может отнимать значительное время.Использование интеграции VideoMost + Нестор.BRIEF позволяет оптимизировать процесс документирования онлайн обсуждений, сокращает время на подготовку протоколов совещаний в два раза и упрощает поиск необходимой информации для повторного просмотра и анализа. 

Дмитрий Дырмовский, генеральный директор группы компаний ЦРТ: «Современные цифровые коммуникации сотрудников вышли на принципиально новый уровень. Конфиденциальность обсуждаемых тем, необходимость накопления информации и дальнейшая работа с ней по результату видеоконференции становится критичной бизнес-функцией и для корпоративного бизнеса, и для государственных структур. Интеграция системы протоколирования Нестор.BRIEF от группы ЦРТ с российской ВКС VideoMost дает возможность нашим заказчикам получить единое, комплексное, безопасное решение для улучшения корпоративных коммуникаций и развития бизнеса».

О компании SPIRIT

Российские коммуникационные программные продукты SPIRIT используются операторами связи, производителями оборудования, разработчиками программного обеспечения и обслуживает свыше миллиарда пользователей более чем в 100 странах мира. Программные продукты SPIRIT лицензированы и/или стоят внутри популярных потребительских продуктов Apple, Adobe, ARM, AT&T, Avaya, Blizzard, BroadSoft, BT, China Mobile, Dialogic, Ericsson, HP, HTC, Huawei, Korea Telecom, Kyocera, LG U+, Mavenir, Mitel, Microsoft, NEC, Oracle, Polycom, Reliance, Samsung, Skype, Texas Instruments, Toshiba, Viber, ZTE и более 250 других мировых технологических лидеров. Прямые клиенты SPIRIT сегодня являются производителями более 60% смартфонов в мире.

VideoMost® — программный ВКС сервер российской компании SPIRIT для проведения видеоконференций на ПК, Mac, планшетах, смартфонах и аппаратных ВКС терминалах Polycom, Cisco, Avaya, Huawei и др для корпоративных клиентов. Клиенты продукта SPIRIT VideoMost® для видеоконференций в России и СНГ – тысячи государственных и частных организаций, включая банки, школы и ВУЗы, медучреждения и предприятия. Более подробную информацию о продукте можно найти на сайте www.videomost.com

 

Программы для планирования, организации и ведения протоколов совещаний

2020. Доска для совместной работы Miro интегрирована с Proficonf

Интерактивная доска Miro — незаменимый помощник для дистанционного обучения, видеоконференции, вебинара или совместной работы интегрирована с Proficonf. Теперь проводить видеоконфренции и онлайн-обучение стало еще удобней и проще. Интеграция доступна любому пользователю Proficonf без необходимости регистрации в Miro.

2018. Клиентская база выпустила дополнение «Собрания»

Уходит много времени на организацию собрания и оповещение всех участников? Часть важной информации бывает утеряна? Нет возможности оценить эффективность выполнения задач, принятых на совещании? Клиентская база выпустила дополнение «Собрания», предназначенное для лёгкой организации собраний, внесения и хранения всей информации по ним в одном месте. Используя дополнение «Собрания», вы получите возможность: экономить время на организацию собраний и приглашение участников, удобно, структурированно хранить и использовать всю информацию по собраниям, мониторить исполнение задач, принятых на собрании, в режиме онлайн, распечатывать протоколы собраний со всей необходимой информацией и др.

2018. DirectumRX 2.8 упрощает организацию и проведение совещаний

Вышла новая версия системы DirectumRX 2.8. В ней внимание уделено решению узкоспециализированных задач, в частности проведению совещаний. Теперь вы сможете создавать повестку и протокол совещания прямо из карточки совещания, при этом все нужные документы привязаны к карточке и всегда «под рукой»; оформлять документы из предзаполняемых шаблонов — данные подтягиваются автоматически из карточки документа; передавать решения на исполнение за пару кликов — система сама создает поручения из протокола, остается только отправить их в работу; контролировать текущее состояние работ прямо из карточки совещания. Также, в новой версии улучшена работа с организационно-распорядительными документами, создание и утверждение проектов резолюций. А также повысилось удобство веб-клиента и мобильных приложений.

2015. Office FindTime — сервис для планирования совещаний
Раньше состав офисного пакета MS Office был довольно стабильный: Word, Excel, PowerPoint, Access +/- OneNote, Project, SharePoint. А теперь у Офиса есть собственный магазин приложений, в который и сама Microsoft часто добавляет свои новинки. Одна из последних новинок — FindTime — сервис для планирования совещаний. Он призван решить проблему согласования времени со всеми участниками встречи. Обычно вы отправляете всем приглашения, а потом (если кого-то данное время не устраивает) — начинается длительный процесс согласования и пересогласования. FindTime работает по другому. Вы отмечаете на онлайн-календаре 2-3 варианта даты/времени встречи, отправляете приглашения сотрудникам, а они заходят на эту онлайн страничку и голосуют за наиболее удобный вариант. Таким образом, можно быстро найти оптимальное время. Есть интеграция с Outlook. Приложение доступно бесплатно для тарифов Office 365 Business и Enterprise.

2015. Видео: глючная видеоконференция в реальном мире

Популярный западный сервис видеоконференций Zoom выпустил смешной видеоролик о том, как бы выглядело бизнес-совещание в реальном мире, если б на нем происходили глюки, которые иногда случаются во время сеансов видеоконференцсвязи. Конечно, уточняют в Zoom, таких неприятностей никогда не случается в их сервисе.

2007. WebEx WebOffice обеспечивает групповое календарное планирование

Пакет WebOffice компании WebEx превосходно справляется с коллективным календарным планированием, а также выполняет базовые функции СУБД, управления групповыми обсуждениями и документами. Этот продукт наилучшим образом подходит небольшим организациям, насчитывающим от 5 до 100 территориально разбросанных пользователей, имеющим немногочисленный штат специалистов по инфраструктуре ИТ или не имеющим его вовсе. Вероятно, WebOffice больше всего понравится тем организациям, которым необходимо коллективное использование календаря событий и документов без трудоемкой настройки сетевой инфраструктуры.Во время тестирования WebOffice в лаборатории eWeek Labs (последний раз оно проводилось в апреле) возможности этого сервиса произвели на нас большое впечатление. Однако мы сочли его слишком дорогим по сравнению с тем, что предлагают конкуренты, также предоставляющие через Интернет доступ к инструментам коллективной работы. При цене 60 долл. в месяц в расчете на пять пользователей, или 144 долл. на каждого пользователя в год, WebOffice, например, почти втрое дороже Google Apps Premier Edition. WebEx Mail обойдется еще в 4 долл. на каждого пользователя в месяц, а WebEx Meeting Center добавит к общей сумме еще 50 долл. в месяц за одно рабочее место. Шифрование с использованием SSL (Secure Sockets Layer) означает дополнительные 300 долл. в год, а полнотекстовый поиск в документах — добавит еще 199 долл. в год. Следует обратить внимание еще на одну цифру. Утверждается, что WebOffice доступен по меньшей мере 99,99% времени. Это означает, что в течение года сервис может быть недоступен на протяжении не более 53 мин. Наиболее важными приложениями в пакете WebOffice являются групповой календарь, коллективно используемые документы и базы данных. Чтобы задействовать эти возможности, нет необходимости приобретать аппаратуру или ПО. Хотя установка клиентской программы не предусматривается, для корректной работы некоторых вызываемых по запросу функций нам пришлось установить Sun Microsystems Java 2 Runtime Environment (JRE). Приступаем к работеМы обнаружили, что WebOffice прост в настройке и применении. Практически все заботы пользователей, включая регистрацию домена и первоначальную настройку учетных записей, взяла на себя компания WebEx. Однако продукт можно практически бесконечно подстраивать под свои потребности. Именно этим мы и занимались основную часть времени, отведенного на тестирование. Первое, что нам пришлось усвоить, — в WebOffice закладка для доступа к документам предназначена для хранения создаваемых другими программами коллективно используемых документов и управления ими. Такими источниками документов могут быть помимо прочего Microsoft Word, PDF-файлы или простые текстовые документы. Собственных инструментов для работы с текстами WebOffice не имеет. Продукт показал нам, как поместить наши документы в коллективно используемую папку. Мы могли по собственному желанию определить, сколько пользователей получат к ней доступ. Владелец коллективной папки может также задать уровень доступа для каждого из них, определив его как менеджера или предоставив ему право либо только читать, либо одновременно редактировать документы в папке. Вероятно, это можно рассматривать как возврат к прошлому, но документы допускается размечать с помощью метаданных, в том числе таких, как ключевые слова и дескрипторы, которые члены группы имеют возможность использовать для поиска документов в папках. Как мы уже отметили выше, полнотекстовый поиск, являющийся, по нашему мнению, одной из важнейших функций, доступен за дополнительную плату. Нами также было обнаружено, что работать с хранящимися в WebOffice документами не всегда удобно. Мы сохранили наши тестовые документы, затем зарегистрировались под учетной записью конкретного пользователя и загрузили один из тестовых документов. Для этого потребовалось лишь щелкнуть правой кнопкой мышки на имени файла и сохранить файл на локальном компьютере. После этого у нас появилась возможность вносить изменения в наши тестовые документы. Но нам пришлось вручную заменить документ в коллективно используемой папке. Дабы гарантировать, что никто другой не модифицирует файл, пока с ним работает один из пользователей, было применено сообщение (check-out flag), предупреждающее всех прочих, что в настоящий момент уже идет работа с данным файлом. Мы использовали также интернет-папки, создав их на настольном ПК, работающем под управлением Windows. Эти папки открывались с помощью Windows Explorer. Запускать веб-браузер, чтобы получить доступ к коллективно используемым файлам, не приходилось. Мы имели возможность работать с файлами Word, Excel и PowerPoint, которые сохранили в этих общих папках. Но мы всегда применяли предупредительное сообщение, чтобы гарантировать, что лишь один документ является конечным продуктом. Одно из наиболее ценных свойств интернет-папок заключается в быстром сохранении документов. Мы могли встроить интернет-папку в “дерево” Windows Explorer, которое показывало весь перечень документов, и мышкой перетаскивать документы по “дереву”. Это делается значительно быстрее, чем с помощью пользовательского интерфейса WebOffice. КалендарьКоллективно используемый календарь — самая большая жемчужина в короне WebOffice. Мы обнаружили, что календарь WebOffice прост в применении. Нам понравились его удобные возможности составления графика задействования ресурсов, таких как переговорные комнаты. Кроме того, он позволяет учесть все обстоятельства, связанные с приглашением участников дискуссии. Поскольку наш вариант WebOffice включал дополнительную функцию WebEx Mail, мы имели возможность направлять участникам дискуссии приглашения, на которые те могли отвечать по электронной почте. Мы могли не только добавлять новых участников дискуссии к имеющемуся списку, выбирая их в ниспадающем перечне пользователей WebOffice, но и на том же экране проверять, свободны ли участники в то время, когда должна состояться дискуссия. Можно было внести в список участников дискуссии тех, кто территориально располагался вне нашего офиса. Для этого требовалось либо выбрать их из коллективно используемого списка контактов, либо ввести их адрес электронной почты. Для пользователей Windows нами применялся WebOffice Desktop Assistant. В настоящее время это приложение из состава WebOffice в наибольшей степени приближается к работающей в офлайновом режиме клиентской программе. WebOffice Desktop Assistant напоминал о предстоящих событиях даже тогда, когда мы не были подключены к Интернету и при отключенной функции WebEx Mail. Desktop Assistant загружается и устанавливается отдельно на каждом компьютере, на котором предполагается использовать это приложение. Не составило для нас особого труда и настроить календарь для коллективного или индивидуального применения. Другие могут либо только просматривать его, либо просматривать и вносить изменения. При составлении графика совещаний мы видели, свободен человек или занят, независимо от индивидуальных настроек календарей наших пользователей. Главный недостаток календаря заключается в том, что он не позволяет создавать новые события, перетаскивая в него почтовые сообщения с помощью мышки. Это, разумеется, не конец света, если приходится сначала открыть сообщение, а затем уже вносить в календарь новое событие. Но мы считаем, что возможность перетаскивания относится к базовым функциям и должна быть включена в пакет. А так нам приходилось постоянно переключаться между окном сообщения и окном нового события, чтобы занести в календарь все необходимые сведения о совещании, которое мы собирались созвать. WebOffice обладает функциями довольно мощной СУБД и поставляется с восемью типовыми базами данных, охватывающих такие основные бизнес-функции, как управление активами, прогнозирование продаж, отношения с клиентами и графики рабочего времени. Если рассматривать эти БД в качестве шаблонов, с помощью которых можно создавать собственные приложения, то организациям, вероятно, понравятся скромные возможности продукта. Создавали мы и базы данных с чистого листа. Но организациям следует учитывать, что настройка под свои потребности и применение функций СУБД в WebOffice потребует гораздо больших усилий, чем использование какой-либо другой функции продукта. Базы данных можно совершенствовать практически до бесконечности. После тщательного планирования и обдумывания владельцы компаний смогут составлять полезные отчеты с помощью коллективно используемых баз данных. Однако, как уже говорилось, эти функции WebOffice не соответствуют принципу “включи и работай”. Следует привлечь специалиста по СУБД в качестве консультанта или по крайней мере поручить ответственному сотруднику создавать новые базы данных либо модифицировать имеющиеся шаблоны. Компаниям, которые предполагают воспользоваться сервисом WebOffice, следует быть готовыми к тому, что пользователям придется установить JRE. Это делается лишь один раз и занимает всего несколько минут. https://pcweek.ru

Будущее протоколов совещаний с AI | by Eugene K

AI-Сервисы в будущем заменят работу написания протоколов совещаний — на примере Otter.ai (не реклама)

“Что написано пером, того не вырубишь топором” — пословица, которая подчеркивает важность фиксирования диалогов, дискусссий, собраний, совещаний.

Протоколирование совещаний само по себе — является довольно рутинной и ресурсоемкой (человеко-часы) работой.

Можно выделить несколько подзадач в написании протоколов.

• Участники
• Темы для обсуждения
• Принятые решения
• Нерешенные вопросы — дискуссионные пункты
• Поставленные задачи с указанием ответственных лиц

О самом Otter.ai

Работает просто: загружаете аудиофайл или записываете аудио непосредственно на сайте, ждёте и получаете полный разбор текста.

Для примера использовал аудиодорожку из первого попавшегося видео интервью с Илоном Маском длительностью 17 минут.

• обработка файла заняла 14 минут (думаю, что это чисто из-за бесплатной подписки и вообще обрабатывать такие вещи можно прямо на лету и к концу совещания)
• после обработки у меня появился полный текст интервью с разбивкой (пока неидеальной) на безымянных спикеров, после чего можно было
• вручную редактировать текст, обогащать его изображениями и фото
• отмечать участников (причем выделив их по разу и нажав кнопку Rematch, система сама всех спикеров дальше по интервью переопределила и подписала)
• выделять быстро обычным маркером в тексте важные моменты
• экспортировать полученный контент (PDF, TXT…) и делится ним

https://youtu.be/B4Yd-A32rHU — небольшое обзорное видео otter.ai

Выбор спикера для отметки в протоколеАвтоматически отмеченные спискеры после RematchЭкспорт

Собственно, такой системе будущего нужно:

• Учится распознавать участников по их голосу (тембру и манере общения)
• Выделять темы для обсуждения, принятые, непринятые решения (возможно не без взаимодействия с ведущим совещания), постановку задач
• вот здесь по началу может пригодится небольшое устройство (или приложение) с кнопками, с помощью которых можно быстро устанавливать метки пунктов совещаний с их типами (“переход к новой теме”, “решение”, “постановка задачи” и т. п.)
• Из нефункционального: качество обработки речи (ну, вот, otter.ai не знает, как правильно пишется “Илон Маск” — yomayo) и, конечно же, скорости, но думаю, то последнее уже давно — не проблема
• Все может работать ещё круче, если такие сервисы будут интегрированы в существующие приложения видео-связи и уже будут создавать протоколы совещаний в виде презентаций со слайдами (документы, схемы, код)

Кроме корпоративных совещаний с чего я начал данный топик применений такого сервиса может быть масса:

• Интервью (как в примере), пресс-релизы, брифинги
• Образование (быстрая оцифровка лекций, докладов)
• Ваши варианты?

Также, если вы знаете подобные и более интересные решения в этом плане, то обязательно пишите в комментарии.

В чем разница между протоколом собрания и записями собрания?

«Без подкрепления средний человек забудет примерно половину того, что он узнал в течение трех недель, а затем дела продолжат ухудшаться. Последующие исследования показали, что кривая забывания может быть еще круче, когда 90% знаний теряются через неделю ».

— Джим Ниниваджи

Мы все стали жертвами кривой забывания; Мы на встрече, принимаем решения и следующие шаги, и следующее, что вы знаете, это через неделю, и вы не можете вспомнить ничего из того, что было решено!

Это случается с лучшими из нас, и один из способов предотвратить это — вести протокол собрания и делать записи о собрании.

Итак, без лишних слов, позвольте мне объяснить разницу между протоколом встречи и заметками о встрече и о том, как писать каждый из них…

Что такое протокол собрания?

Подробные протоколы собрания, официальные стенограммы собрания. Эти стенограммы включают в себя обсуждаемые действия, принятые решения и дальнейшие шаги. Эти протоколы собрания затем передаются всем после завершения собрания, чтобы на них можно было ссылаться позже.

Протокол собрания также полезен для членов группы, которые не могут присутствовать на собрании, поскольку они содержат краткое изложение собрания. По словам Пола Экстелла, автора Harvard Business Review,

«Они помогают информировать людей, которых не было, о том, что произошло, и напоминают присутствующим о том, какие договоренности они заключили. Вы можете использовать их, чтобы держать всех на одной странице и сосредоточиться на том, что вам всем нужно сделать до следующей встречи ».

Что такое заметки о встрече?

В отличие от протоколов собрания, которые представляют собой официальные стенограммы, записи собрания представляют собой простые краткие заметки о важных вещах, обсуждаемых во время собрания.Сюда входят такие вещи, как быстрые записи решений и сроков.

Заметки к собраниям

также хороши тем, что они позволяют делать заметки своими словами, не беспокоясь о том, чтобы следовать определенному шаблону или формату, которому может следовать каждый. Например, в заметках к собранию я люблю ставить «Д.Л.» для «крайнего срока», чтобы он был кратким.

Основное различие между протоколом собрания и протоколом собрания

Итак, теперь, когда мы обсудили, что такое протоколы собраний и заметки о собраниях, давайте обсудим основные различия между ними:

Протокол собрания	Заметки о собрании
Официально написано	Неофициально написано
Включает стенограмму собрания	Включает только ключевые детали собрания
Следует шаблону	Не соответствует шаблону
Требуется одобрение	Не требует одобрения
Передано членам группы после встречи	Сохранено для личного пользования

Как составлять протокол собрания

Знать разницу между протоколами собрания и заметками о собрании — это здорово, но вам также нужно научиться их писать. Вот 8 шагов для написания протокола встречи:

1 Дата и время проведения

Включение даты и времени встречи может показаться очевидным, но из-за того, что это так просто, мы иногда забываем об этом важном шаге. Важно включить это, потому что часто люди будут возвращаться, чтобы сослаться на протокол собрания, поэтому им нужно будет знать, какие протоколы собрания соответствуют какому собранию.

Совет от профессионала: Сотрудник вносит дату и время встречи прямо в протокол встречи, избавляя вас от необходимости делать это самостоятельно!

2 Имена участников

Следующим шагом является включение имен всех приглашенных участников (присутствующих и отсутствующих).Этот шаг важен, потому что он гарантирует, что, когда вы вернетесь и посмотрите протокол собрания, вы сможете увидеть, кто был включен в это собрание. Например, если у вас есть вопрос по принятому решению, вы можете посмотреть, кто был на собрании, и спросить одного из этих членов команды.

Для повторяющихся собраний вы можете вернуться к протоколу предыдущего собрания и скопировать список участников, отредактировав любые изменения.

Совет от профессионала: Сотрудник будет указывать имена (вместе с аватаркой) прямо в протоколе собрания, так что вам будет о чем меньше беспокоиться!

3 Цель встречи

Независимо от того, является ли цель встречи — проверить команду или обсудить запуск нового продукта, важно включить это в протокол собрания.Это гарантирует, что, когда вы будете оглядываться на старые протоколы собрания или делиться ими с людьми, которые не присутствовали на собрании, ясная цель была проиллюстрирована.

Чтобы написать цель, важно быть как можно более конкретным. Стивен Дж. Рогельберг, участник Harvard Business Review, предлагает записать цель вашей встречи в виде вопросов,

«В своей простейшей форме собрание существует для того, чтобы в отведенное время ответить на ряд убедительных вопросов. Вместо темы под названием «Бюджетные проблемы» рассмотрите такой вопрос, как «Как мы сократим наши расходы на 100 тысяч к концу финансового года?» »

4 Обсужденные пункты повестки дня и темы

Следующим шагом будет включение всех пунктов повестки дня и тем, обсуждаемых на собрании.Чтобы иметь эффективные пункты повестки дня, важно поделиться повесткой дня собрания с вашими участниками до начала собрания. Это позволит каждому внести свой вклад в обсуждение.

При написании пунктов повестки дня в протоколе собрания полезно следовать шаблону. Используя шаблон, вы можете сохранить порядок и убедиться, что все включено. Также важно указать, чей пункт повестки дня / тему был включен в протокол собрания.

Совет для профессионалов: Fellow позволяет вам назначать пункты и темы в повестку дня собрания, чтобы вы могли отслеживать, кто внес каждую идею.Товарищ также предоставляет шаблоны для пользователей.

5 Действия

Действия — это одна из самых важных вещей, которые нужно включить в протокол собрания, потому что они представляют собой следующие шаги, которые необходимо предпринять. Вспомните начало, когда мы говорили о кривой забывания…

Если вы забудете порученные вам задачи, вы не сможете выполнять свою работу. И вы не хотите выглядеть безответственным, спрашивая начальство: «Подождите, что я должен был делать снова?».Поэтому важно включать в протокол собрания пункты действий, чтобы вы могли вернуться и увидеть, что вы должны были сделать.

Наконечник Pro

Используйте инструмент управления собраниями, например Fellow, для записи и назначения элементов действий с указанием сроков выполнения, чтобы ничего не было забыто после собрания!

6 Дата и время следующих встреч

Для повторяющихся собраний ближе к концу протокола собрания следует добавить, когда будет следующее собрание.Добавление даты и времени встречи избавит вас от необходимости рассылать всем приглашения по электронной почте. Это также полезно для тех, кто не присутствовал на встрече, поскольку они могут видеть, когда будет следующая встреча.

Совет для профессионалов: Fellow позволяет создавать повторяющиеся встречи с использованием одних и тех же шаблонов.

7 Роли, назначенные на следующее собрание

На каждом собрании есть много ролей, которые обычно (и должны быть) ротации. Некоторые из этих ролей включают организатора, ведущего, хронометриста и делопроизводителя.Следовательно, важно записать назначенные роли для следующих повторяющихся собраний в протокол собрания, чтобы дать членам команды достаточно времени для подготовки к своим новым обязанностям.

8 Подтверждающие документы, обсужденные на собрании

Последнее, что вы должны включить в протокол собрания, — это сопроводительные документы, обсуждаемые во время собрания. Это важно, потому что, если в одном из пунктов действий или тем для обсуждения содержится ссылка на документ X, этот документ сразу же будет у вас.

Совет для профессионалов: Fellow позволяет пользователям вставлять изображения / документы в повестку дня, которые также отображаются в нижней части повестки дня в галерее.

Как писать отличные заметки о собраниях

Вот 5 советов, как писать отличные заметки о встречах:

1 Дата и время проведения

Как и в случае с протоколом собрания, важно также указать дату и время собрания. И опять же, по тем же причинам — когда вы вернетесь и посмотрите свои заметки, вы сможете увидеть, какие заметки соответствуют каким встречам.

2 Фамилия участников

Также, как и в случае с протоколом собрания, важно включать имена участников даже в личные заметки собрания. Это важно, потому что, если вам нужно увидеть, над чем кто-то работает, или обратиться к кому-то за помощью, вы сможете получить доступ к этому в своих заметках.

3 Ключевые решения и действия

Включение ключевых решений в заметки о собрании важно, потому что вам нужно будет ссылаться на эти заметки, чтобы увидеть, какие решения были приняты.Кроме того, важно записывать свои действия, чтобы вы могли оглянуться назад и увидеть, что вам нужно сделать.

4 Заданные вопросы и предоставленные ответы

Никто не любит отвечать на одни и те же вопросы снова и снова. Поэтому важно записывать вопросы, которые были заданы и на которые были даны ответы во время встречи, чтобы вы могли просмотреть свои записи и увидеть, задавал ли кто-нибудь этот вопрос. А если нет, обязательно спросите!

5 Итоги встречи

Последнее, что нужно включить в свои заметки о встрече, — это краткое ее содержание.Этот протокол, в отличие от протокола собрания, составляется кратко и быстро в любом удобном для вас стиле.

Например, вы можете написать это резюме, используя ярлыки или маркированные списки. Просто убедитесь, что вы понимаете, о чем он говорит!

Использование инструмента для отслеживания протоколов встреч и заметок

Попытка не забыть включить все вышеперечисленные шаги при составлении протокола собрания и заметок к собранию может показаться немного утомительной. Поэтому очень полезно иметь такой инструмент, как Fellow, для отслеживания протоколов и заметок ваших встреч.

Fellow позволяет создавать совместные повестки дня собрания, которые передаются участникам до собрания. Затем Fellow также позволяет вам создавать протоколы встреч и заметки о встречах, упрощая задачу, включая шаблоны, имена участников, а также дату и время встречи.

Расставание

Пытаетесь ли вы вести протокол собрания или делать заметки о встрече, если вы будете следовать приведенным выше советам, вы будете воспринимать их как эксперт.

И, пользуясь преимуществами таких инструментов, как Fellow, вы можете гарантировать, что ваши протоколы встреч и заметки о встречах отражают ваши восхитительные встречи наиболее продуктивным способом!

Разница между протоколом и отчетом собрания

Разница между протоколом и отчетом собрания состоит в том, что протоколы более структурированы и подробны, а отчет короче и охватывает основные моменты. Читать 3 мин.

1. Что такое протокол собрания?
2. Что такое ретритные заметки?
3. Каков формат протокола собрания?
4. Как распределяются протоколы собраний?

Разница между протоколом и отчетом собрания заключается в том, что протоколы более структурированы и подробны, а отчет короче и охватывает только основные моменты. Чаще используются протоколы, хотя некоторые компании также используют отчеты.

Что такое протокол собрания?

Протокол корпоративных собраний содержит ключевую информацию для исторической документации.Они сохраняют то дело, которое было сделано на собрании, плюс принятые решения. Протоколы также включают действия, предпринятые советом директоров, любых избранных должностных лиц или директоров, а также отчеты различных комитетов и групп. Протокол — это запись того, что произошло на встрече, а не того, что было сказано. Протоколы ведутся на различных собраниях, включая собрания совета директоров, собрания акционеров и собрания менеджеров.

Минуты полезны, чтобы оглянуться назад и поделиться информацией с людьми, которые не смогли присутствовать на собрании.В большинстве компаний секретарь или соответствующий секретарь записывает собрание, а затем расшифровывает протокол и отправляет его всем участникам. Термин «минуты» относится не к измерению времени, а скорее к подробным сведениям о том, что произошло на встрече.

Протокол не оформляется и не утверждается до следующего собрания, когда он представляется участникам. В большинстве случаев протокол утверждается ответственным лицом, например советом директоров или руководителями собрания.

Что такое ретритные записки?

Для событий, которые происходят вне офиса, заметки о ретрите содержат записи о том, что было сделано и выполнено. Многие компании проводят выездные выездные семинары для создания команды и планирования в менее структурированной среде. Во время этих мозговых штурмов рождается множество идей и творческих решений.

Многие сотрудники делают случайные заметки, чтобы записывать свои мысли или то, что они хотят попробовать позже. Эти записи могут стать отличной отправной точкой для официального отчета, но их следует проверить, прежде чем они будут включены в официальный протокол собрания для исторических целей.Было бы неразумно включать идеи, которые невозможны или не работают.

Какой формат протокола собрания?

Протокол собрания становится частью официального отчета компании, поэтому каждый раз его нужно форматировать одинаково. Это не только создает более цельный вид, но и упрощает поиск вещей в разные минуты. Протоколы не обязательно должны включать все, но они должны быть достаточно подробными, чтобы их можно было использовать в будущем.

Все протоколы собрания должны включать основную информацию, например:

• Дата и время собрания
• Имена пришедших
• Имена лиц, не явившихся на встречу
• Имена гостей
• Отчеты правления и комитетов
• Любые действия, предпринятые советом директоров, такие как утверждения, директивы и решения.

Заметки отличаются от протоколов, потому что они не добавляются в официальный отчет.Заметки, написанные человеком во время собрания, могут включать комментарии, сделанные другими людьми во время собрания. В некоторых случаях конфиденциальная информация включается в примечания, но не является частью протокола.

Как распределяются протоколы собраний?

Секретарь, отвечающий за ведение протокола во время собрания, часто также отвечает за распространение протокола после него. Прежде чем их можно будет распространить, протокол должен быть утвержден председателем совета директоров.

Протокол должен быть расшифрован из записи собрания и любых сделанных заметок. Затем письменные заметки следует разослать каждому из списка рассылки и внести в официальный отчет компании. Протоколы также могут быть переданы любым акционерам, которые запросят копию.

Протокол становится частью постоянного учета после утверждения на следующем собрании. Это означает, что все согласны с тем, что протоколы точны и, следовательно, могут быть использованы в качестве доказательства в судебных разбирательствах или, если необходимо, во время аудита, проводимого IRS.

С другой стороны, банкноты

не распространяются и не становятся частью постоянного учета. Заметки носят личный характер и часто делаются стенографией, которую понимает только тот, кто их пишет. Заметки выдаются не всем участникам, хотя ими можно поделиться с небольшими группами людей.

Если вам нужна помощь с разницей между протоколом встречи и отчетом о встрече, вы можете опубликовать свою юридическую потребность на торговой площадке UpCounsel. UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов.Юристы UpCounsel являются выпускниками юридических школ, таких как Harvard Law и Yale Law, и имеют в среднем 14 лет юридического опыта, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.

минут встречи: только факты

Что протокол ваших собраний говорит о вашей родительской группе? Если ваша группа похожа на многие, они, вероятно, слишком много говорят.

Протокол служит официальным протоколом действий, произошедших на собрании. Часто участники хотят сделать протоколы максимально полными, чтобы они служили исторической записью.Но включать слишком много деталей неразумно с юридической точки зрения.

На всех заседаниях совета директоров и общих собраниях следует вести протокол. Если ваша группа зарегистрирована, ведение протокола показывает, что группа функционирует как корпорация. Это также один из способов защиты ваших сотрудников от индивидуальной ответственности, который обеспечивает инкорпорация. В организационных целях вы также можете вести протоколы на заседаниях комитета. Как правило, ведите протокол на любом собрании, на котором люди голосуют.

Протокол должен включать четыре основных типа информации:

• Время, дата и место встречи.

• Тот факт, что было сделано надлежащее предварительное уведомление о собрании или что уведомление было отклонено участниками собрания.

• Кто присутствовал (имена членов правления или приблизительное количество присутствовавших) и имелся ли кворум.

• Официальные действия участников собрания (внесенные, одобренные или отклоненные).

Не требуется включать в протокол:

• Имена делающих и вторых ходов.

• Голосование (число голосов за и против) по каждому предложению.

• Подробная информация о дебатах по каждому предложению.

Почему так тише?

Протоколы собраний служат в качестве юридических документов, которые могут быть изучены, когда в отношении организации ведется расследование или предъявляется иск.Поэтому важно вести точные записи встреч, но не включать ненужную информацию, которая может оказаться вредной в будущем.

Включение имен тех, кто делает и повторных ходатайств, может помочь потенциальным истцам найти «друзей» и «врагов». Подсчет голосов в протоколе показывает, насколько разделилась группа и нет необходимости. Необходимо только то, что ходатайство прошло или не прошло. (Однако участники собрания могут потребовать, чтобы их голоса против были занесены в протокол. )

Поскольку дебаты нечасто отражают сбалансированное мнение или консенсус членов (мнение меньшинства или большинства аргументируется сильнее), включение дебатов в протокол может привести к искаженным историческим данным. Кроме того, включение деталей дебатов может создать в обществе видимость разногласий, когда более желательным является единый общественный фронт.

Скажем, например, ваша группа решает спонсировать осенний карнавал. Вы подробно обсуждаете мероприятия, которые должны быть включены в карнавал, и их безопасность.К сожалению, во время прыжка на Луну пострадал ребенок. Родители подают в суд на PTO, утверждая, что организация знала или должна была знать об опасностях. Если в вашем протоколе собрания перечислены дискуссии о безопасности, это может сработать против вас.

Чтобы протоколы было легче составлять и использовать, рекомендуется, чтобы они следовали повестке дня. По каждому пункту повестки дня должен быть соответствующий пункт в протоколе. Таким образом, подтверждающие отчеты и документы могут быть прикреплены к повестке дня и сохранены. Кто-то, просматривающий протокол позже, может легко сослаться на повестку дня и вложения.

Первоначально опубликовано в 2002 г. и регулярно обновляется. Сандра Пфау Инглунд — адвокат, специализирующийся на юридических вопросах для некоммерческих организаций.

Лучшие советы, идеи и вдохновения, предоставляемые еженедельно. Не пропустите!

минут встречи | Министерство финансов США

Получите обновления этого контента.

Протоколы прошлых заседаний Совета представлены ниже.Протоколы последнего заседания Совета обычно утверждаются на следующем заседании Совета и вскоре после этого размещаются в Интернете. По возможности открытые заседания Совета становятся доступными для общественности посредством прямой трансляции в Интернете. Эти веб-трансляции также можно будет просмотреть после того, как они появятся здесь.

15 ноября 2021 г.

21 октября 2021 г.

9 сентября 2021 г.

16 июля 2021 г.

11 июня 2021 г.

31 марта 2021 г.

3 декабря 2020 г. (утверждено нотариальным голосованием 24 декабря 2020 г.)

25 сентября 2020

14 июля 2020

14 мая 2020

26 марта 2020

5 марта 2020 г. Нотационное голосование

4 декабря 2019

7 ноября 2019

4 сентября 2019 г. (Обновлено 8 ноября 2019 г.)

30 мая 2019 г.

6 марта 2019

19 декабря 2018

16 октября 2018

12 сентября 2018

17 июля 2018 г.

15 июня 2018

24 апреля 2018 г., голосование

12 апреля 2018

13 марта 2018 г., голосование

нотариально

21 февраля 2018

14 декабря 2017

16 ноября 2017

29 сентября 2017

22 сентября 2017

28 июля 2017

8 мая 2017 г.

2 марта 2017

11 января 2017 г. (утверждено нотариальным голосованием 19 января 2017 г.)

16 ноября 2016

28 октября 2016 г. , голосование

нотариально

22 сентября 2016

18 июля 2016 г.

28 июня 2016 г., голосование

нотариально

24 июня 2016

21 июня 2016

21 июня 2016 г., голосование

нотариально

18 апреля 2016 г.

21 марта 2016

2 марта 2016

28 января 2016

17 декабря 2015 г.

17 декабря 2015 г., голосование

нотариально

2 ноября 2015 г.

21 сентября 2015 г.

31 июля 2015 г.

19 мая 2015

20 апреля 2015 г.

11 марта 2015 г.

4 февраля 2015 г.

21 января 2015

18 декабря 2014 г.

3 ноября 2014 г.

6 октября 2014 г.

4 сентября 2014 г.

19 августа 2014 г., голосование

нотариально

31 июля 2014 г.

24 июня 2014 г.

7 мая 2014 г.

27 марта 2014 г.

13 февраля 2014 г.

9 января 2014 г.

9 декабря 2013 г.

31 октября 2013 г.

8 октября 2013 г.

19 сентября 2013 г., голосование

нотариально

10 сентября 2013 г.

16 июля 2013 г.

8 июля 2013 г., условное обозначение

3 июня 2013 г.

24 мая 2013 г., голосование

нотариально

25 апреля 2013 г.

4 апреля 2013 г.

28 февраля 2013 г.

31 января 2013 г.

14 января 2013 г., голосование

нотариально

13 декабря 2012 г.

3 декабря 2012 г.

13 ноября 2012 г.

30 октября 2012 г.

29 октября 2012 г.

18 октября 2012 г.

28 сентября 2012 г.

18 июля 2012 г.

11 июня 2012 г.

22 мая 2012 г.

14.05.2012, голосование

нотариально

3 апреля 2012 г.

1 февраля 2012 г.

21 декабря 2011 г.

5 декабря 2011 г.

11 ноября 2011 г.

31 октября 2011 г.

11 октября 2011 г.

15 сентября 2011 г.

8 августа 2011 г.

22 июля 2011 г., Национальное голосование

18 июля 2011 г.

13 июля 2011 г.

24 мая 2011 г.

17 марта 2011 г.

18 января 2011 г.

23 ноября 2010 г.

1 октября 2010 г.

Как вести протокол собрания

Многих людей фраза «занять минуты» может устрашить.Человек, ведущий протокол, должен хорошо осознавать, что происходит во время заседания совета директоров, но от него не ожидается, что он будет цитировать все, что сказали его коллеги-члены совета.

Целью протоколирования заседаний совета директоров является, в основном, юридическая запись предложений, голосований, следующих шагов, хода выполнения пунктов и т. Д.

По этой причине важно, чтобы протоколист внимательно следил за ходом собрания и решениями, принимаемыми на нем.Ведущему протокола не нужно записывать ничего, что можно было бы рассматривать как субъективное — на самом деле, им следует избегать использования прилагательных и наречий, чтобы гарантировать, что они записывают только фактическую информацию о предстоящей встрече.

Вот пять шагов для ведения протокола собрания:

Форматирование и подготовка

Найдите время, чтобы подумать, в каком формате будут записаны ваши минуты. Вы хотите представить его в виде разделов или маркеров? Какие стили использовались в прошлом? Есть ли у вашей компании какие-либо подзаконные акты, конкретно касающиеся учета минут?

Эффективные заметки

После начала встречи убедитесь, что вы активно записываете этапы встречи.Если вы сомневаетесь, нужно ли записывать элемент, запишите (или напечатайте) его. Вы сможете просмотреть эти заметки позже, чтобы получить самую важную информацию. Вообще говоря, это вопросы, на которых протоколист должен сосредоточиться на записи во время встречи.

• Дата и время созыва собрания
• Имена присутствующих (а также отсутствующих)
• Принятие (или внесение изменений) в протокол предыдущего собрания
• Все и вся, что связано с выдвинутыми предложениями: действия, которые необходимо предпринять, следующие шаги, голоса, отклонения, новые дела, отложенные предметы и т. Д.
• Основные моменты открытого обсуждения
• Дата и время следующей встречи
• Время официального перерыва

Если вы новичок в использовании минут и это разрешено в соответствии с уставом, вы можете сделать аудиозапись встречи, чтобы воспроизвести ее позже. Это поможет вам меньше нервничать во время отведенного минутного времени и даст вам кое-что из практики встреч с запасным вариантом, на который можно положиться.

Составление официального протокола

Обязанности составителя протокола выходят за рамки времени встречи.Им нужно будет объединить сделанные заметки в организованный и разборчивый формат и отредактировать их для краткости и ясности. В идеале протокол должен составлять одно время и редко использовать имена отдельных людей, за исключением случаев, когда речь идет о конкретном движении или секунде.

Если вы не знаете, как обычно выглядит протокол собрания, вот простой пример.

Распространение протокола

Как только вы почувствуете, что составили протоколы правильно и у вас есть соответствующий формат, раздайте их членам совета директоров в соответствии с внутренним законодательством вашей компании. В большинстве случаев это будет связано с использованием онлайн-инструмента. Если в вашей компании действуют строгие законы о конфиденциальности, убедитесь, что вы используете безопасную систему распределения минут.

Сдача протокола

После того, как протоколы будут официально утверждены, вам нужно будет подать их в соответствии с практикой вашего правления. Эти протоколы будут служить юридической справкой в ​​ближайшие месяцы и годы. Разумно хранить минуты в двух разных форматах на тот случай, если что-то случится, что помешает доступу к одному из них.

Протокол заседания ТСЖ

Требуется протокол . Протоколы являются официальными протоколами заседаний организации (Кодекс корпорации §8320) и очевидным доказательством действий совета директоров. (Кодекс корпорации §7215.) Ассоциации обязаны вести протоколы заседаний правления и членов, а также некоторых заседаний комитетов.

1. Заседания Совета директоров . Корпорации должны вести письменные протоколы заседаний своих советов. (Кодекс корпорации §8320 (а) (2).) Это включает: (a) открытые заседания совета директоров (включая регулярные, специальные и экстренные заседания) и (b) заседания исполнительной сессии

2. Членские собрания . Ассоциации должны вести протоколы своих ежегодных и специальных членских собраний. (Кодекс корпорации §8320 (a) (2).)

3. Заседания Комитета . Комитеты, наделенные полномочиями принимать решения, также должны вести протоколы. (Гражданский кодекс §5210 (a) (2).)

Легко доступный . Протоколы должны храниться в папке в папках с тремя кольцами (или аналогичных папках) с названием ассоциации на папке и датами, указанными в протоколах.Это делает их легко доступными для просмотра и копирования директорами и участниками. Протоколы должны быть постоянно доступны для проверки. Отсутствие проверки может повлечь за собой штрафные санкции против ассоциации. Доступ членов к протоколам комитета должен быть предоставлен в течение 15 календарных дней после утверждения. (Гражданский кодекс §5210 (a) (2).) Составьте протокол открытого заседания в течение 30 дней после собрания.

Собственность . Протоколы являются собственностью корпорации.

Кто принимает протокол .Ведение протоколов заседаний правления и членов — одна из основных обязанностей секретаря. Секретарь может составлять протоколы напрямую или наблюдать за их подготовкой другими, а затем подписывать их после утверждения советом. Правление может уполномочить менеджера, помощника менеджера, сотрудника управляющей компании, секретаря по записи или домовладельца-добровольца оказывать помощь в ведении и подготовке протоколов. Назначение «помощника секретаря» должно быть записано в протоколе, чтобы облегчить страховое покрытие.В небольших комитетах председатель обычно действует как секретарь, но в больших комитетах и ​​постоянных комитетах может быть выбран секретарь для ведения протокола. (Правила Роберта, 11-е изд., Стр. 500.)

Запись открытых собраний . С разрешения правления секретарь может записывать открытые заседания правления, чтобы помочь в составлении протокола. Как только протокол будет утвержден советом, запись должна быть стерта. Секретарь записи может, но не обязан, объявить, что он / она записывает собрание.Несмотря на то, что секретарь может записывать собрания с целью подготовки протоколов, совет может запретить запись другим лицам, будь то члены или другие директора.

Запись исполнительного заседания . Из-за деликатного характера вопросов, рассматриваемых на исполнительном заседании (вопросы судебных споров, общение между адвокатом и клиентом, дисциплина членов, кадровые вопросы и т. Д.), Заседания исполнительного заседания не должны записываться.

Чего не должно быть в минуты. Протокол не должен содержать комментариев владельца и никогда не должен быть расшифровкой каждого заявления, сделанного директорами и участниками. Запись каждого комментария создает потенциальные иски о клевете. Протоколы должны отражать решения и причины этих решений, а не разговоры. «Протоколы ни в коем случае не должны отражать мнение секретаря, положительное или иное, о чем-либо сказанном или сделанном». (Правила Роберта, 11-е изд., Стр. 468.) См. Образец протокола.

Что включить . Как правило, протокол должен фиксировать то, что было сделано на собрании, а не то, что было сказано.(Правила Роберта, 11-е изд., Стр. 468.) Даже в этом случае ходатайство должно включать обоснование действий Правления. Ниже приводится список важной информации, которую следует искать в каждой секунде:

1. Название ассоциации .
2. Тип встречи . Очередная, внеочередная, экстренная, исполнительная сессия.
3. Дата / время / место . Дата, время и место встречи.
4. Участники . Присутствующие и отсутствующие директора, а также их должности (президент, казначей и т. Д.)). В протоколе также должны быть указаны гости, которые были приглашены выступить перед советом, например, CPA ассоциации, подрядчики, участвующие в торгах по проектам, поверенный ассоциации и т. Д. Лица, присутствующие на встрече, не должны указываться в протоколе. (Если их имена занесены в протокол, они могут быть вызваны в суд для дачи показаний в случае судебного разбирательства по поводу собрания.) Вместо имен участников некоторые ассоциации указывают общее количество участников собрания. Это не обязательно, но необязательно.
5. Утверждение протокола . Следует прочитать и утвердить протокол предыдущего собрания. (Правила Роберта, 11-е изд., Стр. 473-474.)
6. Отчет казначея . Устного отчета достаточно.
7. Отчеты Комитета . Тот факт, что был предоставлен отчет должностного лица и комитета, если таковой имеется. Когда отчет комитета имеет большое значение, его можно полностью занести в протокол. (Правила Роберта, 11-е изд., С. 471.)
8. Приглашенные докладчики .«Можно указать имя и тему приглашенного оратора, но не следует прилагать никаких усилий, чтобы резюмировать его замечания» (Правила Роберта, 11-е изд. , Стр. 471.)
9. Обращения . Движения и как голосовали директора.
10. Исполнительная сессия . Общее описание вопросов, рассмотренных на исполнительном заседании.
11. Следующая встреча . Дата следующей встречи.
12. Отсрочка . Время встречи было перенесено.

ПРИМЕЧАНИЕ : Поскольку Правило делового суждения требует, чтобы правление выполняло свои фидуциарные обязанности при принятии решений, правление должно включать в свои протоколы причины, по которым они предприняли действия, которые они сделали.См. Разрешение образца.

Приложения к протоколу . Предложения по контрактам, рассмотренные советом, обычно не прилагаются к протоколу. Основные документы, подтверждающие решение совета, хранятся в пакете совета, который хранится в файле в офисе управления. Документы могут быть приложены к протоколу и включены в него, но только с одобрения совета директоров. Отдельные директора не имеют права прилагать документы к протоколу без одобрения совета директоров.

Переписка .Ни члены, ни директора не имеют права включать свою корреспонденцию в протокол. Цель протоколов — фиксировать официальные дела правления, а не выступать в качестве источника жалоб. Если письма включены в протокол, некоторая переписка может быть подстрекательской, неточной и дискредитирующей, что может привести к судебному разбирательству.

Проект протокола . Проект протокола открытых заседаний совета директоров должен быть доступен членам в течение 30 дней. Невыполнение этого требования может повлечь за собой штрафные санкции против ассоциации.Уведомление о праве участников на ведение протокола должно производиться ежегодно.

ПОМОЩЬ : Ассоциации, нуждающиеся в юридической помощи, могут связаться с нами. Чтобы быть в курсе проблем, влияющих на общественные ассоциации, подпишитесь на рассылку новостей Дэвиса-Стирлинга.

Как лучше записывать встречи

Приходилось ли вам когда-нибудь усердно сидеть на собрании компании и забыть то, что вы обсуждали, как только вы покидаете конференц-зал?

Если да, то похоже, что вам нужно освежить свои навыки ведения заметок, чтобы вы могли следить за ними, фиксируя важную информацию, которую вам нужно знать. Но как?

В этом посте мы рассмотрим некоторые из лучших советов по созданию заметок на собраниях, чтобы вы могли стать их MVP.

Начать работу с monday.com

Заметки о встрече или протокол?

Прежде чем мы пойдем дальше, давайте сначала определим, какая ваша цель — улучшить записи встреч или взять минут встречи . Хотя оба они используются для резюмирования ключевых моментов встречи, они не полностью идентичны.

Примечания к собранию — это именно то, что следует из названия — примечания.Это быстрые ссылки на идеи, цели, сроки, данные и все остальное, что важно на вашей встрече.

Протоколы, однако, носят более формальный характер и часто включают:

• Список всех участников собрания
• Заочный список
• Когда собрание началось и когда оно было отложено
• Ключевые темы, затронутые на собрании
• Любые действия принятые и / или решения, принятые во время собрания

Информация, содержащаяся в протоколе, не сильно отличается от заметок собрания, но имеет более структурированный формат. Причина в том, что протоколы служат юридической документацией того, что освещается на ваших встречах, и рассматриваются как таковые судом и аудиторами.

Как эффективно вести заметки на собрании

Протоколы выступают в качестве центрального документа, затрагивающего все важное на собрании, но иногда вы хотите делать свои собственные заметки отдельно от протокола собрания. Возможно, ведение заметок помогает в творческом процессе или позволяет записывать информацию таким образом, чтобы вам было легче ее понять.Вот здесь и пригодятся заметки о встречах.

Хотя заметки на собраниях не такие формальные и структурированные, как протоколы, вам все же нужно придерживаться определенной структуры при их написании. В противном случае ваш блокнот может оказаться загроможденным сбивающими с толку сокращенными предложениями, которые содержат очень мало контекста и информации.

Цель состоит в том, чтобы делать записи как можно проще, не теряя при этом важных деталей.

Давайте посмотрим на основную информацию, которую вам нужно записать, когда вы будете делать заметки о встрече:

• Ключевые моменты в повестке дня: Запишите краткое изложение каждого пункта повестки дня и результатов, которые вы обсуждали. Постарайтесь ограничить каждый пункт не более чем тремя предложениями и не забудьте попросить подтверждение, прежде чем записывать какие-либо планы или решения.
• Предметы действий: Поскольку на собрании предлагаются задачи, обязательно запишите задание, кому оно поручено и срок его выполнения.
• Идеи : Если у вас есть идеи, вопросы или дальнейшие действия, которые вы хотите сделать после завершения встречи, включите раздел для записи этих типов заметок во время встречи, чтобы не забыть.

Внештатный консультант по проектам Клэр Эмерсон говорит, что есть несколько основных способов, которыми она научилась делать заметки о встречах A +: «Используйте повестку дня встречи, чтобы отразить то, что обсуждается, чтобы вы не дублировали эту информацию, дайте понять, что нужно сделайте это по итогам встречи, запишите звук, чтобы ничего не пропустить, а затем разошлите свои заметки всем участникам, указав, кому нужно выполнить домашнее задание ».

Шаблон заметок к собранию

Следование шаблону может помочь уменьшить беспорядок и упростить чтение заметок к собранию.Вот простой в использовании шаблон заметок о встрече, который вы можете попробовать для следующей встречи.

Начать

Дата встречи:

Участники

• Список людей, присутствующих на встрече

Повестка дня встречи

Вопросы и ответы

• Записывайте любые вопросы вопросы и ответы, данные во время встречи

Действия

• Здесь вы перечисляете элементы действий, исполнителей и крайние сроки
• e.g .: Джеймс представит отчет о расходах к следующей пятнице

Идеи / общие примечания

• Идеи, которые возникают во время разговора, дальнейшие действия, которые нужно сделать после завершения встречи

Теперь, когда у вас есть Представление о том, что входит в заметки о встрече, давайте посмотрим, как вы можете записывать эти заметки более эффективно.

Советы по написанию заметок на собраниях

Структура, безусловно, является важным элементом для написания хороших заметок, но вам также необходимо иметь хорошие навыки ведения заметок.В противном случае вам будет сложно успевать за темпом встречи, что может привести к тому, что вы отстанете и упустите важную информацию. Если вам сложно делать заметки и следить за обсуждениями на собрании, вот несколько советов, которые могут вам помочь.

Придерживайтесь ручки и бумаги

Многим людям нравится делать заметки на своем ноутбуке или планшете, потому что их легче редактировать и систематизировать их заметки и задачи, но это может работать против вас. По словам исследователей, люди, которые делают заметки на ноутбуках, чаще печатают стенографические заметки, тогда как люди, использующие ручку и бумагу, как правило, записывают ключевые моменты.Другими словами, этот ноутбук или планшет может замедлять работу и , загромождая ваши заметки нерелевантной информацией.

Используйте стенографию

Знаете ли вы, что существует целая система письма для заметок? Это называется стенографией, и ее обычно используют люди, которым необходимо делать много заметок на работе, например, помощники администратора и стенографистки. С сокращением вы можете писать со скоростью 225 слов в минуту после того, как освоите систему. Обратной стороной является то, что вам придется выучить немного другую систему письма, которая выглядит как каракули, и вам может потребоваться время, чтобы к ней привыкнуть.

Упростите свои сообщения с помощью кодов

Если у вас встреча в конце недели, у вас, вероятно, не будет времени выучить стенографию в следующие несколько дней. Вы по-прежнему можете ускорить написание, используя упрощенные коды.

• Если есть важная тема, добавьте «!» перед ним
• Вместо того, чтобы писать «задал вопрос», обозначьте вопросы знаком «?». Например. «Брайан? когда срок реализации проекта »
• По возможности сокращайте слова. Минимум становится минимальным, максимум становится максимальным, количество становится количеством и т. Д.

Если вы поклонник метода Bullet Journal, попробуйте делать заметки о встрече в Bullet Journal.У него уже есть собственная система кодирования, которой вы можете следовать. Если вы не знакомы с Bullet Journaling, у нас есть руководство по нему, которое поможет вам начать работу.

Начало работы

Записывайте свои собрания

Один из подходов, который следует учитывать, когда дело доходит до заметок собрания или целых собраний, — это поделиться ими в аудиоформате с остальной частью вашей команды.

Но что, если бы они могли их послушать? Голос более интересен, и его можно использовать во время простоя, например, пешком до обеда или по дороге на работу.

В настоящее время все больше и больше компаний используют частные подкасты и находят это отличным способом для внутреннего общения со своей командой. Чтобы узнать, как это работает, ознакомьтесь с этим руководством о том, как настроить частный подкаст. Существует также ряд различных типов инструментов для совместной работы, которые позволяют превратить ваши текстовые или аудиозаметки в вики, где ваша команда сможет искать и ссылаться на них.

Делать качественные заметки на собраниях проще, чем вы думаете.

Независимо от того, занимаетесь ли вы минутами или просто записываете ключевые моменты последней встречи команды, важно, чтобы ваши записи были как можно более организованными.Упомянутые выше рекомендации помогут вам не превратить ваш блокнот в неразборчивый беспорядок.

Помните, что хорошие навыки ведения заметок не означают уметь записывать разговор дословно. Это означает способность резюмировать важную информацию в несколько предложений, сосредотачиваясь только на том, что необходимо знать.

Когда у вас появится такая возможность, вы сразу сможете делать качественные заметки о встрече. И если вы когда-нибудь дойдете до того, что будете проводить собрания вместо того, чтобы делать заметки, у нас также есть руководство по этому поводу.