Деловая переписка Виды деловой переписки Внешняя Внутренняя



Деловая переписка



Виды деловой переписки Внешняя Внутренняя Официальная Адресат: внешний контрагент. Примеры: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз. Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная. Личная Адресат: внешний контрагент. Примеры: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность. Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.



Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами: на бумажных носителях; по электронной почте.



Структура делового письма 1. Обращение 2. Преамбула 3. Основной текст 4. Заключение 5. Подпись 6. Постскриптум 7. Приложения



Обращение • Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. • Стандартным считается обращение “Уважаемый”, которое пишут с большой буквы и по центру листа.



Пример обращения Генеральному директору ООО «Конкорд» Добровольскому П. И. Уважаемый Павел Ильич! или Уважаемый господин Добровольский!



Преамбула • Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. • Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.



Основной текст • В 2 х – 4 х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложениях



Заключение • Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.



Подпись • Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением» . • При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта.



Постскриптум • Постскриптум (P. S. ) служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.



Приложения • Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. • Какие-либо правила их написания отсутствуют.



Оформление делового письма Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: • название организации; • физический адрес организации; • телефон и факс; • web-сайт и e-mail.



Оформление делового письма Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около 3 см, справа – около 1, 5 см.



Оформление делового письма • Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем. • Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. • Пример: Исх. № 546 от 28. 07. 2011 на вх. № 321 от 25. 07. 2011



Оформление делового письма • Шапка письма • Содержит обращение к адресату, • Размещается чуть ниже регистрационного номера • Должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. • Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. • Шапка может быть выделена жирным шрифтом.



Оформление делового письма • Шрифт должен быть одинаковым на всём протяжении письма. • Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12 -м размером кегля и единичным интервалом между строками.



Оформление делового письма • Нумерация листов • для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. • При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word лучше пользоваться функцией «Колонтитулы» – «Вставить автотекст» – «Стр. № из всего» . • Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.



Оформление делового письма • Информация об исполнителе • должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. • должна содержать ФИО (желательно полностью) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты. • Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.



Оформление делового письма • Приложения. • Оформляются на отдельных листах. • Нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. • Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью. Пример: К данному письму прилагается 2 документа на 3 -х листах: акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах; счёт-фактуры. С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря» Никитина Н. К.



Этические нормы деловой переписки При составлении деловых писем НЕ рекомендуется: • начинать послание с констатации отказа; • навязывать адресату ожидаемый исход вопроса; • побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами “срочно”, “незамедлительно”, “в более короткие сроки”; • намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа “Предлагаю внимательно изучить…”.



Этические нормы деловой переписки Для получателя деловых писем обязательными требованиями являются: • отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией; • оперативный и четкий ответ организацииотправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.



Виды деловых писем • • • Благодарность Сопроводительное письмо Гарантийное письмо Письмо-запрос Письмо-предложение Письмо-ответ Сообщения, извещения, уведомления Информационное письмо Письма-напоминания и письма-требования Претензионное (рекламационное) письмо Рекламное письмо



Благодарность • Благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки. • Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. • Благодарность заверяется личной подписью отправителя и в некоторых случаях – печатью организации.



Сопроводительное письмо • Используют для отправки документов • Текст письма может начинаться словами: Направляем…, Высылаем…, Представляем… • Иногда начинается с обоснования или обозначения цели • Обязательным является отметка о наличии приложения



Гарантийное письмо • Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: “Настоящим письмом гарантирую…”. • Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы.



Письмо-запрос • Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. • Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса • Письмо-запрос требует письма-ответа.



Письмо-ответ • В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме. • Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо (”На Ваше письмо от_______№__…”). Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа. • Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: “В связи с…”



Письмо-подтверждение • Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)» . • При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т. д.



Информационное письмо • Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. • Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи.

present5.com

Ведение деловой переписки | Статьи

Ведение деловой переписки — обязательная процедура, сопровождающая любое проявление бизнес-активности предприятия. При этом все виды деловой переписки относятся к категории документов, а это означает, что и к содержанию, и к оформлению предъявляются особые требования. Только при условии соблюдения установленных требований деловая переписка будет иметь юридическую силу.

Из статьи вы узнаете:

  • какие бывают виды деловой переписки;
  • каковы особенности деловой переписки;
  • какую структуру должно иметь деловое письмо;
  • каковы основные требования к ведению деловой переписки.

Виды деловой переписки

Деловая переписка может классифицироваться по многим параметрам. Так, например, деловая корреспонденция подразделяется по таким признакам, как:

  • территориальный — внутренние или международные письма;
  • вид доставки — курьерской, фельдъегерской или обычной почтовой связью, или при помощи электронных средств связи: телетайп, факс, электронная почта;
  • область применения — коммерческая, производственная, управленческая или личная переписка;
  • статус отправителя и получателя — юридическое или физическое лицо;
  • роль в информационном обмене — инициативное письмо или письмо, написанное в ответ на инициативное обращение;
  • иерархический — письма из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций;
  • тематический — информационные, распорядительные письма, корреспонденция по финансовым, договорным, правовым или материально-техническим  вопросам;
  • характер воздействия на адресата — деловая и этикетная переписка.

Но в основном, при ведении деловой переписки применяется классификация по назначению. Основной объем документопотока в организации, это корреспонденция, носящая информационный характер. К таким видам деловой переписки относятся:

  • информационные письма, содержащие сведения официального характера, например, разъяснения отдельных положений правовых актов и рекомендации по их практическому применению;
  • письма-сообщения, в которых содержатся сведения, которые, по мнению автора, представляют интерес для адресата;
  • сопроводительные письма, направляемые вместе с пакетами документов, не имеющих адресатов;
  • письма-напоминания, содержащие информацию, отправляемую повторно;
  • письма-извещения и письма-приглашения с информацией о проведении каких-либо публичных мероприятий и условиях участия в них;
  • рекламные письма, содержащие рекламу продукции или услуг, которые, по мнению автора, могут заинтересовать получателя.

Кроме этого, образцы писем деловой переписки содержат такие виды корреспонденции, как:

  • письма, в которых содержится предложение или просьба;
  • письма, содержащие претензию, условие или требование;
  • письма, содержащие подтверждение, обязательства, предоставляющие гарантии;
  • этикетные письма — благодарственные, поздравительные, с выражением соболезнований или с извинениями.

Особенности деловой переписки

Вся корреспонденция, составляющая деловую переписку, считается документами, то есть, имеет юридическую силу и значимость, подтверждаемые наличием обязательных реквизитов. Это означает, что ведение деловой переписки осуществляется либо на специальных бланках, либо на обычном листе, с заполнением всех основных реквизитов и заверением подписи автора при помощи печати, если автор — должностное лицо.

Правила деловой переписки установлены как негласным этикетом делового взаимодействия, так и государственными стандартами. Так, правила оформления деловой корреспонденции регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003, который с 1 июля 2017 года будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016. 

Читайте, какие реквизиты не вошли в ГОСТ Р 7.0.97-2016, а какие подверглись изменениям

Как правило, каждая организация разрабатывает собственные бланки, на которых и ведется переписка. Бланк делового письма содержит уже заполненные и отпечатанные типографским способом такие обязательные реквизиты, как:

  • логотип компании и ее полное наименование;
  • справочные сведения о компании, в том числе юридический адрес, телефоны, электронная почта.

При оформлении делового письма заполняются остальные поля реквизитов:

  • адрес получателя;
  • дата и место составления документа;
  • краткое содержание — заголовок письма;
  • обращение к адресату или адресатам;
  • текстовая часть;
  • подпись руководителя;
  • сведения об исполнителе;
  • отметки о наличии и количестве приложений, копий.

Обратите внимание: если для оформления документа используется бланк делового письма, печать, заверяющая подпись руководителя, может отсутствовать.

Главная особенность текстового содержания деловой переписки — обязательное наличие стандартных словесных оборотов и штампов. Официальные письма — образец тех редких случаев, когда стандартные фразы являются более предпочтительными, чем вольная трактовка. В этом случае повторение единообразных речевых средств позволяет более четко сформулировать смысл и исключить двойное толкование. Именно штампы и клише позволяют сделать письмо более лаконичным, облегчают его составление.

Особое внимание при ведении деловой переписки уделяется фактам. Любое суждение или оценка, высказываемая в письме, должна подтверждаться ссылками и примерами, достоверность которых не вызывает сомнений. Аргументы, подкрепленные фактами и примерами, позволяют убедить адресата и, тем самым достичь цели, с которой написано данное письмо.

Структура делового письма

Правилами деловой переписки устанавливаются четкие требования и к структуре делового письма, которое, по сути, непосредственно состоит из двух обязательных реквизитов — обращения и текстовой части.

Что касается обращения, в том случае, когда письмо имеет конкретного адресата, в этом реквизите должны быть упомянуты его имя и отчество полностью. Допускается начинать обращение со слов: «Уважаемый», «Глубокоуважаемый» или «Дорогой» с указанием имени и отчества. Если адресатов несколько или конкретное имя респондента неизвестно, обращение пишется во множественном числе и может выглядеть так: «Уважаемые господа!», «Дорогие коллеги!» и пр.

При ведении деловой переписки структура текстовой части делового письма подразделяется на три основных логических блока:

  • вступление — вводная часть, в которой даются все необходимые начальные сведения и отражена причина и цель написания этого документа;

     
  • основная часть, из которой адресат должен четко понять суть вопроса и то, что именно требуется от него. В этой части приводятся объяснения, рассуждения или доказательства;

     
  • заключение — в нем резюмируется вышесказанное, делаются выводы, излагается конкретное требование, просьба.

Основные требования к ведению деловой переписки

Правила деловой переписки подразумевают, что основная, текстовая часть письма, должна соответствовать основным требованиям установленным для делового общения и этикета. Поэтому при составлении письма необходимо руководствоваться следующими правилами:

  • изложение сути вопроса должно быть последовательным и логически обоснованным;
  • текстовое содержание должно соответствовать установленным языковым нормам как в отношении изложения смысла, так и в отношении требований синтаксиса, грамматики и лексики;
  • смысл излагаемого должен быть понятен, а использование специальной терминологии — необходимым и обоснованным. Если использование узкоспециального термина необходимо, дается его толкование;
  • предложения в тексте не должны быть длинными, текст их формируется с использованием прямого порядка слов, который подразумевает, что подлежащее ставится непосредственно перед сказуемым, определение — перед определяемым словом, а приложение — после управляющего слова;
  • при ведении деловой переписки следует избегать употребления смысловых конструкций с глаголами в активной форме, если это возможно, предпочтительнее использование пассивной формы. Так, например, вместо: «Комиссия утверждает проект» следует написать: «Проект утверждается комиссией». Активная залоговая форма может употребляться только когда необходимо дать распоряжения конкретным исполнителям;
  • при необходимости, допускается использование только общеизвестных и общеупотребительных аббревиатур и сокращений;
  • необходимо избегать употребления слов и словосочетаний, имеющих эмоциональную окраску, смысл следует излагать сухим, «канцелярским» языком, даже если документ относится к этикетным письмам;
  • исключено употребление междометий или суффиксов, выражающих личностное отношение, например, уменьшительно-ласкательных;
  • нельзя использовать образные и просторечные выражения, тем более, сленг;
  • везде, где возможно, применять общепринятые формы вежливости.

Примеры деловой переписки

Соответствие требованиям оформления — одно из условий, которым должны отвечать официальные письма. Образец сопроводительного письма, направляемого компанией вместе с пакетом документов, представлен ниже.


Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Еще один образец деловой переписки — гарантийное письмо. Пример его оформления представлен ниже.


Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Деловая переписка, примеры писем, имеющих различное назначение, приведены ниже.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Виды деловой переписки, классификация

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются спосо­бами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида — почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имею­щих нормативный характер писем и телеграмм государственных ор­ганов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием пере­писки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтвержде­ния, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требо­вания:

— письма оформляются на специальных бланках — бланках для писем и подписываются руководителем организации или его замес­тителями в рамках предоставленной им компетенции;

— письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлении;

— независимо от содержания письмо должно излагаться спокой­ным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать доста­точной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характери­стик, краткостью и последовательностью изложения;

— содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняю­щие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует исполь­зовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной спо­соб обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Официальное письмо — один из важнейших каналов связи пред­приятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, те­леграфа, факса, модемной связи и т.п., — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управ­ленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых пи­сем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой клас­сификации. Огромное количество писем при однотипности управ­ленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает ост­рую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письма должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточи­тельству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а инфор­мация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

mirznanii.com

Ведение и особенности деловой переписки

26 Февраль 2018      

1ps            Просмотров:  

Виды деловых писем
Основные требования
Правила деловой переписки
Стиль деловой переписки

Деловая переписка – термин, определяющий обмен информацией, имеющей отношение к ведению бизнеса. Является инструментом, позволяющим улучшить взаимодействие между клиентом и компанией либо между деловыми партнерами. Предполагает постоянное соблюдение определенных этических норм. В противном случае связи, которые были успешно налажены, могут оборваться. Результат – клиент либо партнер по бизнесу прекратит общение. Поэтому деловая переписка должна быть грамотной, выстроенной в таком ключе, чтобы она способствовала созданию благоприятного впечатления о компании, ее руководстве.

Виды деловых писем

Деловые письма могут быть различными по своему содержанию. Принято выделять следующие виды деловых писем:

  • Письма, выполняющие коммуникационную роль, которые содержат отказ, претензию, признание, оправдание;
  • Письма-договоренности, позволяющие подвести итог деловой встречи, сформировать определенную договоренность, обозначить сроки исполнения задач, а также убедиться, что обе стороны правильно поняли особенности договора;
  • Письмо-запрос, отправляемое с целью получить какую-либо информацию от адресата;
  • Письмо-предложение, которое зачастую является ответом на письмо-запрос.

Основные требования деловой переписки

К основным требованиям деловой переписки относится:

  • Ясность изложения;
  • Краткость излагаемых фактов;
  • Полнота;
  • Учтивость;
  • Грамотность.

Ясность письма строится на подходящих, понятных адресату словах. Не следует перегружать текст сложными предложениями, которые способны запутать. Краткое, лаконичное письмо позволит респонденту уловить смысл послания. Следует помнить о полноте включаемой информации, не принося в жертву данное требование краткости изложения. Речь идет о завершенности, без включения излишних подробностей.

Безусловно, учтивость – одно из важных требований. Компания, бизнесмен, озабоченный своей репутацией, никогда не допустит неучтивого ведения деловой переписки. При этом важно «не пересластить» соответствующими фразами письмо. Необходимо знать меру учтивости. Грамотность также важна. Неграмотно составленное письмо, наличие ошибок негативно отображается на общем впечатлении. Соответственно, послание должно быть грамотно написанным.

Правила деловой переписки

Грамотное ведение деловой переписки строится на определенных правилах. Так, разговорный вариант в данном случае будет неуместным. Не допустимо делать ошибки, опечатки. Это станет причиной думать об отсутствии образованности, что негативно скажется на образе компании, впечатлении от общения с ее руководством.

К основным правилам ведения деловой переписки также относится:

  • Отсутствие слов, определение которых отправителю неизвестно. При необходимости следует сверять свои знания со словарем. Кроме того, не стоит указывать термины, которые адресат может не понять. Если все-таки нужно внести в текст такие термины, им нужно давать пояснение;
  • Текст, составленный на основе коротких предложений. Слишком длинные предложения с множеством оборотов не подходят для составления писем делового характера;
  • Предварительная подготовка письма в текстовой программе. Рекомендуется использовать Microsoft Word, который поможет увидеть грубые ошибки;
  • Использование компьютеров, ноутбуков для отправки писем по электронной почте. Планшеты, телефоны автоматически могут исправить текст и, как следствие, изменить его содержание;
  • Тщательная проверка, анализ логического построения текста, что позволит составить максимальное грамотное деловое письмо.

Стиль деловой переписки

Грамотная деловая переписка – это своего рода искусство. Общение по-приятельски в данном случае не подойдет, как и слишком суровый стиль. Для грамотного построения обмена сообщениями уместно следующее:

  • Строгость включаемых в текст конструкций;
  • Приветствие с указанием имени, отчества адресата;
  • Ответ, отправленный не позднее 2 суток с момента получения письма;
  • Отсутствие назойливости, постоянных вопросов об одном и том же;
  • Использование правила зеркала – обращение к адресату в том же стиле, в каком он предпочитает общаться;
  • Поздравление с

www.training-partner.ru

Виды и разновидности деловых писем

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Деловая переписка — это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма, если они только не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный — деловой стиль изложения.

Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в деловых письмах излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т.п. Письма сопровождают материальные ценности и иные важные документы.

И даже, несмотря на наличие в современной жизни стационарного и мобильного телефонов, факса, электронной почты и Интернета, объем деловой переписки все равно ведется глобальный, даже в сравнительно маленькой фирме. Из-за этого огромное количество отправляемых писем требует однотипного их составления, оформления. То есть требуется своеобразная унификация формы делового письма. Если проанализировать современную деловую переписку между организациями и предприятиями, то выяснится интересный момент — большинство секретарей и работников, в чьи должностные обязанности входит составление и оформление деловых писем, не знают точно, какие реквизиты в нем должны присутствовать, как его правильно оформлять. Это затрудняет работу с письмами. Эксперты считают, что любое деловое письмо должно занимать по своему объему не более страницы. Ведь данные письма — это не художественная проза для чтения, эта сжатая информация, которая должна быть донесена до клиента либо партнера и побудить их к совершению определенных действий.

Текст делового письма не должен допускать двояких толкований. Ввиду юридической значимости писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов и иных нормативных актов в государстве. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу».

Унификация стиля и формы деловых писем затрагивает абсолютно все: и словарный состав, и синтаксис с морфологией, графику, пунктуацию.

Важным является и тон делового письма: он не должен быть сухим и бесчувственным. Самое лучшее, если в письме будут присутствовать достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а именно мосты.

Каждое письмо преследует свою собственную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт.

Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, которые давно потеряли всякий смысл. Таких выражений следует избегать, так как они, во-первых, устарели, во-вторых, нарушают четкость стиля.

Цель:

· проанализировать составление и оформление делового письма;

· изучить виды и разновидности деловых писем.

Задачи:

1. Изучить и проанализировать имеющуюся по данной теме литературу и нормативные документы.

2. Раскрыть сущность понятия «деловое письмо», «бланк», «реквизит» и т.п.

3. Рассмотреть требования к оформлению текста делового письма

4. Рассмотреть виды деловых писем.

Для написания курсовой работы была использована литература, в которой содержатся виды и формы документов, связанных с различными сторонами отношений организации с внешним по отношению к ней миром (партнеры и конкуренты по коммерческой деятельности, различные инстанции государственной, региональной и муниципальной власти, клиенты, граждане и их представители и т.п.). В частности, рассматривается порядок оформления документов, связанных с внешнеэкономической деятельности.

Сведения по правовому регулированию в Российской Федерации работы с информацией, использованию языка для деловой переписки, отношений в области связи.

По большинству видов деловых писем даны рекомендации по их составлению.

Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка литературы и приложений к работе.

В первой части работы «Составление и оформление делового письма»:
культура оформления официальной переписки начинается с бланка для письма организации. Бланк письма – это визитная карточка организации, которая при правильном оформлении позволяет получить достаточно полную информацию об адресанте, его правовой основе, месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информации, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.

Деловая переписка – это процесс коммуникации, поэтому при ее ведении должно учитывать следующее:

— понимание или интерпретация существа сообщения его автором;

— целевые установки и интересы автора сообщения;

— целевые установки, интересы и восприимчивость адресата;

— соответствующий перечисленному способу изложения текста.

Во второй части работы «Виды и разновидности делового письма»:
содержательное богатство и разнообразие форм деятельности при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции делиться на группы.

Группы деловой корреспонденции:

· Письма, связанные с распространением информации.

· Письма, связанные с обращениями.

· Письма-ответы.

· Письма претензионного характера.

· Письма, связанные с выражением личного участия.

· Рекомендательные письма.

· Сопроводительные письма.

Заключения
содержит основные итоги курсовой работы

Глава 1. Составление и оформление делового письма

1.1 Оформление делового письма

1.1.1. Бланк письма

Каждый документ помимо текса содержит отдельные информационные элементы, которые называются реквизитами (подпись, печать, дата и т.п.). Реквизит является законченным информационным компонентом, т.е. содержит полную информацию по свое локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими

(герб, печать, эмблема), но в основном текстовыми

. Текстовые реквизиты могут быть простыми

, состоящими из одного — двух слов и цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью

. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью

.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр

. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец

. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположения всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерные именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и д.р.), называется типовым формуляром

.

Государственным стандартом ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» установлены:

— форматы бумаги: от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста (для писем применяются только форматы А4 и А5
L
)[1]
;

— служебные поля: поле подщивки — не менее 20 мм, верхнее, нижнее и правое поля – не менее 10 мм;

— состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Частью реквизитов являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида, они называются постоянными и полностью или частично заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с использованием устройства печати компьютерной системы или (реже) специального штампа и образуют официальный бланк документа.

mirznanii.com

Содержание и виды деловых писем

Деловое письмо – один из важнейших способов связи в деловом мире между представителями разных организаций. Оно характеризуется строгим, точным, официальным стилем.

Деловое письмо

Сейчас, в век Интернета значимость деловой переписки не уменьшилась, а просто сменила носители — с бумажных на электронные — и стала более быстрой. Поэтому крайне важно для каждого работающего, ищущего работу, а также для людей, занимающих руководящие должности, уметь правильно составлять различные виды деловых писем.

Тем более что это частично характеризует его как профессионала, расширяет возможности карьерного роста. Поэтому так важно для любого неравнодушного к своей карьере человека знать правила ведения деловой переписки и учитывать при этом ее различные виды. И содержание деловых писем, а также их качество будет зависеть от профессионализма корреспондента.

С помощью деловой переписки решаются вопросы, предъявляются претензии, обсуждаются контракты, обеспечивается сопровождение ценностей и документов.

Деловой стиль

Стиль деловых писем должен быть точным и не допускать вариантов толкования слов. Должна присутствовать строгая служебная субординация, даже если это письмо подруге. Допускается, и даже приветствуется, повторение (в ограниченном количестве) лексических штампов. Как правило, различные виды деловых писем освещают несколько вопросов, ограниченных деловой тематикой. Тон используется только нейтральный, не допускающий личностных оценок и неуместной эмоциональности.

Деловая переписка всегда официальна, она часто регистрируется и протоколируется.

Виды писем

Развитие бизнеса, информационных технологий влияют на деловое письмо и его виды, принуждая его принимать новые формы. На сегодняшний момент различают следующие виды писем:

  1. Коммерческой и деловой тематики. С помощью деловых решают вопросы экономические, организационные, правовые. Объем этих посланий — от нескольких строчек до нескольких страниц. Коммерческие решают проблемы продажи услуг или товаров и снабжения. Это запросы, оферты, рекламации.
  2. Письма, требующие ответа (такие как запросы, обращения, просьбы, рекламации, предложения) и не требующие (содержат уже описанные события и факты — сопровождения, приравниваемые к квитанции, подтверждения).
  3. Выделяют такие деловые письма: обычные и циркулярные – имеющие одного отправителя и несколько нижестоящих по карьерной лестнице адресатов.
  4. Стандартной считается переписка, которая содержит готовые формы документов, образцы. Виды деловых писем, представленных таким образом, называют регламентированными. Если отправитель пишет послание от себя, то нерегламентированное.
  5. Когда в письме раскрывается одна тема, его называют одноаспектным, если несколько – многоаспектным.
  6. Отдельно позиционируют виды деловых писем, которые отражают индивидуальную информацию для адресата: поздравления, благодарности, соболезнования, рекомендации, сопровождения.

Содержание делового письма

  1. Обращение, призванное привлечь внимание, заинтересовать, установить уровень контакта. Обращение может быть по должности, по фамилии, имени и отчеству или обобщенное.
  2. Введение в суть письма, проясняющее цель или причину письма, заключающееся в описании, ссылке, благодарности, поздравлении, претензии и так далее.
  3. Основная часть (должна иметь любая деловая переписка). Виды деловых писем различных назначений содержат главную информацию, предложения, требования, приглашения, просьбу, приказ. Здесь содержатся логические обоснования, строго хронологическое изложение фактов, анализ проблемы, структурированные выгоды или возможные потери.
  4. Все виды деловых писем должны иметь заключение, состоящее из выводов, предложений, соглашений, отказов, предупреждений. Например, такие: напоминаем, предлагаем, просим, предупреждаем.
  5. Стандартные заключительные фразы, призванные настроить на дальнейшее сотрудничество, временное ограничение, возможный отказ. Также заключительное обращение подчинено системе социальных ценностей и приоритетов.

Рекомендации по написанию писем

1. Письмо должно быть грамотным и удобным для прочтения, не стоит нагромождать слова и употреблять лексические единицы, точное значение которых не известно.

2. Все виды деловых писем не должны быть слишком большими, лучше максимально сократить и структурировать информацию.

3. В процессе прочтения адресат должен ощущать уважение, индивидуальность письма, владение темой, позитивный настой автора.

4. Важно в процессе письма установить договоренности по времени, срокам, условиям контактов и договоров. Это можно сделать в виде списка вариантов или наводящих вопросов.

5. Тактичный и профессиональный, благожелательный тон письма обязательно настроит получателя на положительный и быстрый ответ.

Одна из составляющих успешного бизнеса – соблюдение правил деловой переписки, составляющей не менее 80 % от всей документации организаций. Строгое следование всем нормам подчеркивает юридическую ценность деловых писем и обеспечивает быстрое достижение коммерческих целей.

fb.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о