Участники совещания – протокол проведения, структура и содержание

Содержание

общие особенности, жанровая специфика. — МегаЛекции

Деловое совещание – это форма организации делового общения коллектива с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным вопросам для данного коллектива проблемам.

Причины совещаний:

1. При необходимости принять коллективное решение на основе равных прав каждого, высказывать и обосновывать свое мнение.

2. Если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы.

3. Если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп сотрудников.

Типы деловых совещаний:

1. Проблемное совещание – проводится в кругу специалистов или компетентных лиц для того, чтобы найти оптимальное решение выносимых на обсуждение вопросов. Структура данного совещания включает в себя выступление или доклад специалиста по конкретному вопросу; обсуждение доклада; выработка общего решения.

2. Инструктивное совещание – одноразовое. организуется руководством с целью доведения до работающих общего задания, передача распоряжений, необходимых сведений по управленческой вертикали или горизонтали в зависимости от уровня исполнителей. Структура совещания: распоряжение с уточнением определенных задач и сроков их исполнения.

3. Оперативное (планерка, летучка) совещание – многоразовое. созывается для получения информации о текущем состоянии дел по схеме вертикального распределения информации. Особенность таких совещаний – точное их проведение в назначенные дни и часы.

4. Внеплановое совещание – самый негативный тип совещания, так как оно происходит не по расписанию. Оно отрывает рабочих от их обязанностей. Чаще всего связано с неудачами фирмы, поэтому несет после себя негативный осадок.

 

Участники делового совещания

Участники делового совещания- Это определенная социальная группа, каждый участник которой осуществляет присущие только ему функции, но в то же время данная группа должна действовать как единая группа, что и предопределяет стратегию сотрудничества.



7-10 человек обычно участвует в совещании.

На деловом совещании присутствуют люди:

1. Принимающие ключевые решения по вопросам, запланированным в повестке дня совещания.

2. Люди, которые по роду своей деятельности должны познакомиться с определенной информацией.

3. Люди, которые будут исполнять принятые на совещании решения.

Роль ведущего (руководителя):

1. Открывает совещание и знакомит участников с повесткой дня.

2. Предоставляет слово участникам в определенном порядке.

3. Подводит итоги совещания.

Языковая сторона роли ведущего:Приветствие, Побуждение к действию

Основные речевые действия руководителя:

1. Призывы соблюдать регламент совещания.

2. Определение порядка предоставления слова.

3. Промежуточное подведение итогов.

4. Подведение итогов в конце совещания.

Руководитель должен быть авторитарным, дипломатичным, использовать официально-деловой тип разговора.

Типы участников совещания:

1. Позитивный человек – в критических ситуациях слово предоставляется ему, вместе с ним выясняется и завершается рассмотрение отдельных вопросов.

2. Всезнайка – человек, который думает, что он компетентен в любом вопросе. Время от времени напоминать ему, что другие тоже хотят выступить.

3. Болтун – бестактный, всегда прерывает и всегда обращает на что-то внимание в разговоре.

4. Трусишка – чувствует себя всегда неуверенно во время публичных выступлений, пытается отсидеться. Надо его приободрять.

5. Хладнокровный – очень замкнут, держится отчужденно, бесчувственный. Ему нельзя задавать вопросы, на которые можно ответить да или нет.

6. Важная птица – считает себя лучше других, не выносит критики, очень самолюбив, высоко себя ценит. ДА-да-да-да-да….но вы знаете… Вы правы, но не учли….

7. Почемучка – ему все время все интересно, задает слишком много вопросов. Ему следует отвечать кратко и точно.

 

Подготовка делового совещания, его структура и особенности

Для совещания необходимо подготовить повестку дня, план совещания, сделать какие-нибудь наметки. Для оперативного подготовка нужна и сотрудникам.

Стили проведения совещания: диктаторский(сам созвал руководитель и сделал выводы), автократический (руководитель говорит в отдельности с каждым), псевдодискуссионный, свободный.

 

Участники дебатов, подготовка дебатов.

Дебаты- публичное обсуждение к-либо общественно-важной проблемы, формулирование различных точек зрения на нее.

Этапы подготовки дебатов:

1. Опр. темы проблемы дебатов (проблема должна быть интересной для всех, общественнозначимой, чтобы по ней были различные мнения в обществе)

2. Формирование двух групп участников, имеющих сходные мнения по данной проблеме

3. Формирование команды для дебатов (т.е. распределение кто? и Что? делает)

4. Определение тезисов для дебатов

5. Подготовка команды к дебатам

 

Правила для участников дебатов:

1. Обращаться к оппонентам на «вы»

2. Строго укладываться в опр. регламент

3. Приводить аргументы в поддержку собственной точки зрения, а не аргументы, показывающие слабость позиции оппонента

4. Несогласие с точкой зрения оппонента выражать постановкой соответствующего вопроса к ним

5. В ходе задавания вопросов и ответа на них не выражать несогласие, не вступать в спор

6. Слушать не перебивая, соблюдая приветливость и доброжелательность

7. Благодарить за ответ на данный вопрос

8. При ответе на вопрос оппонента не отвечать «да» и «нет», а приводить аргументы в свою пользу

9. Капитан и член команды могут совещаться друг с другом

10. Аплодировать оппоненту со зрителями после каждого выступления

11. После завершения дебатов пожать руки оппонентам и своей команде

12.Виды невербальных сигналов.

Невербальные сигналы делятся на врожденные и приобретенные. Врожденные сигналы, типа улыбки, инстинктивны и присущи, например, даже слепым, которые не могут копировать что-то из внешнего мира. Такие сигналы универсальны в разных культурах, потому что едины для всех людей. Приобретенные сигналы формируются в рамках конкретной культуры, и поэтому один и тот же жест в разных странах может обозначать разные вещи.

Оперативное совещание

Цели оперативных (диспетчерских) совещаний - получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.


Рекомендуемые страницы:


Воспользуйтесь поиском по сайту:

megalektsii.ru

Проведение совещаний

Юрий Шибалкин, старший преподаватель Московского государственного индустриального университета.

Источник: Elitarium.ru

 

Совещание — это форма умножения интеллектуальных возможностей руководителей и выработки правильных путей управления персоналом. Почему же руководители называют совещания одной из главных причин вечного дефицита времени, срыва сроков работ и, наконец, просто усталости, наваливающейся к концу рабочего дня? Обычно в таких случаях дело заключается в неумении проводить совещания. Вот и растягиваются они на долгие часы, и редкие ценные мысли тонут в болоте долгих словоизлияний.

К сожалению, пока редко обучают будущих руководителей даже азам искусства проведения совещаний. А ведь это действительно искусство, потому что, например, лишь очень искусный руководитель способен обеспечивать во время совещания конструктивное критическое рассмотрение выдвигаемых предложений, избежав при этом перехода критики на личности, личных обид и конфликтных ситуаций.

Как же эффективнее и быстрее проводить совещания? Рассмотрим некоторые особенности этого вида делового общения.

I . Тип совещания

Многие совещания обречены на неудачу еще до того, как они начнутся. Почему? Потому что тот, кто будет руководить этим совещанием, забыл прежде всего подготовиться к нему сам. Он уподобился капитану, который желает управлять кораблем, не имея ясного представления о его курсе.

Поэтому прежде всего необходимо четко определить характер того совещания, которое вы намерены провести.

Специалисты выделяют следующие типы совещаний:

  1. Учебное (конференция), цель которого дать участникам необходимые знания и повысить их квалификацию.
  2. Информационное, необходимое для обобщения сведений и изучения различных точек зрения на возникающие проблемы.
  3. Разъяснительное, в ходе которого руководство стремится убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики и неизбежности предпринятых шагов.
  4. Проблемное, которое собирается для того, чтобы выработать метод решения существующих проблем.

II. Подготовка совещания

Для обеспечения высокой эффективности совещаний руководящие работники должны придерживаться следующих пяти правил.

  1. Необходимо четко и однозначно определить тему и желаемый результат совещания. Нередко тема определена так расплывчато, подразумевает столько аспектов, что после обсуждения у участников остается чувство неудовлетворенности. Кроме того, следует определить для себя, какой результат вам необходим: принять решение по тому или иному вопросу; выработать рекомендации для принятия такого решения; убедить присутствующих, что уже предпринятые вами шаги правильны.
  2. Тщательнейшим образом разработайте повестку дня. Выбрать наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов. При этом исходите не из деловых критериев, а из психологических. Начинать лучше всего с той подтемы, которую решить легче всего. Достигнутый таким образом «успех» подбодрит участников совещания. Выделите вопросы, которые могут вызвать оживленную дискуссию, и продумайте, как придать этой дискуссии нужное направление. Особо сложные проблемы постарайтесь проиллюстрировать наглядными материалами, потому что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Заранее обдумайте, какие черты характера тех или иных участников совещания могут проявиться в его ходе и как надо на них реагировать. Продумайте заранее, как втянуть в обсуждение проблем даже самых инертных и немногоречивых из присутствующих. Мнение этой категории специалистов может оказаться весьма ценным, и нельзя им давать отмалчиваться.
  3. Ознакомьте участников совещания с фактами, которые будут обсуждаться в ходе дискуссии. Такое ознакомление можно организовать до начала совещания, предоставив его будущим участникам соответствующую документацию.
  4. Пришлите как можно раньше приглашение лицам, которые должны принять участие в совещании. Из такого приглашения должно быть ясно видно, каковы тема и цель совещания. Тот, кто не может эффективно помочь в достижении желаемых результатов, но должен быть проинформирован о ходе совещания, может затем получить протокол и ознакомиться с результатами.
  5. Выберите место проведения совещания исходя из его целей. Условия размещения участников имеют очень большое значение для создания соответствующей деловой обстановки. Помещение должно иметь нормальную температуру воздуха, хорошую вентиляцию и не слишком роскошную обстановку. Каждый из присутствующих должен иметь возможность без труда видеть и слышать выступающего.

III . Начало совещания

Начинать совещание нужно точно вовремя. Во вступительном слове необходимо ясно и предельно конкретно обрисовать обсуждаемую проблему и еще раз обратить внимание всех присутствующих на конечную цель совещания. Чтобы создать стимул для дискуссии, подчеркните практическую значимость обсуждаемых вопросов, а еще лучше — сразу поставьте перед слушателями ряд конкретных вопросов. Особенно постарайтесь, чтобы отчетливо была видна связь между темой совещания и интересами тех его участников, кому оно может показаться бесполезным.

Согласуйте с участниками совещания правила совместной работы. Поручите одному из участников ведение протокола. Все вступительное слово должно уложиться в 10 минут. Рекомендуется записать главную тему и очередность подтем на доске таким образом, чтобы они все время были перед глазами слушателей и выступающих.

IV . Организация дискуссии

Организовать дискуссию можно по-разному. Открытая и плодотворная дискуссия возможна лишь в атмосфере непринужденности. Советуем все время сохранять спокойный и дружеский тон, чрезмерная официальность способна задушить дискуссию. Попробуйте расположить выступления в таком порядке, чтобы дискуссия развивалась постепенно.

Если вы действительно хотите извлечь пользу из совещания, вам необходимо ознакомиться со всеми точками зрения на обсуждаемые проблемы, в том числе и с теми, которые противоположны вашей. А это означает, что вам нужно очень осторожно выбирать слова. Острая реплика типа «это абсолютно неверно» или «вы в корне заблуждаетесь» убивает мысль и задевает чувство собственного достоинства у выступающего, а значит, преграждает дорогу истинной дискуссии.

Иногда бывает полезно давать немедленную оценку каждому вносимому предложению. Однако если есть опасение, что критические оценки могут остудить творческий пыл участников, то лучше использовать метод так называемой «мозговой атаки». Здесь разрешается высказывать любые, самые невероятные на первый взгляд предложения, а критика их запрещена до окончания «атаки».

Развития дискуссии в нужном направлении вы сможете добиться только в том случае, если все время будете следить, чтобы выступающие оставались в рамках обсуждаемой проблемы и их «не заносило» в сторону. Но действовать при этом необходимо весьма дипломатично.

Как же следует полемизировать, чтобы не обидеть и не унизить оппонента? Советуем вам придерживаться следующих правил.

  1. Несмотря на раздражение, говорите медленно и негромко.
  2. Обращайтесь не непосредственно к своему противнику, а ко всей аудитории. Благодаря этому возникает деловая и спокойная обстановка.
  3. В самом начале своей реплики подчеркните, что по некоторым вопросам взгляды ваши и вашего оппонента полностью совпадают. Можно даже подкрепить это каким-нибудь новым аргументом. И только затем можно переходить к контраргументам, формулируя их в виде конкретных вопросов.

Умелая постановка вопросов — самое верное средство управления дискуссией. Благодаря этому методу можно переключать внимание присутствующих с одной темы на другую; нацеливать внимание на те аспекты проблемы, которые еще остались в тени. Это дает возможность выяснить новые важные данные или заставить участников совещания занять более четкую позицию по тому или другому вопросу.

Одно из важнейших требований к руководителю совещания: не навязывайте с самого начала свою позицию остальным участникам. Помните, что должность руководителя придает вашим словам особый вес и те из присутствующих, которые придерживаются противоположных взглядов на рассматриваемую проблему, могут просто не решиться их высказать, чтобы не противоречить начальству.

Кроме того, нейтральная позиция вовсе не исключает возможности высказать свое мнение. Только надо излагать его от третьего лица: «Недавно читал, что...» или сформулировать в виде вопроса: «А может быть, стоит задуматься над вопросом...».

V . Завершение совещания

Заканчивая совещание, кратко суммируйте проведенное обсуждение и определите будущие мероприятия, которые планируется осуществить согласно принятому решению.

Совещание завершайте на позитивной ноте. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем шла речь на совещании, у них складывается убеждение, что в ходе дискуссии достигнут определенный прогресс.

Результаты совещания необходимо зафиксировать в протоколе и разослать всем лицам, которые должны быть о них информированы.

Эффективность совещания целиком зависит от общего стиля руководства. Принцип «в этом доме хозяин я» неминуемо скажется на атмосфере совещания. Открытой и непринужденной дискуссии в этом случае не получится. Такая дискуссия возможна лишь при действительно коллегиальном стиле руководства.

VI. Типы участников совещания

При проведении совещания следует исходить из того, что зачастую приходится иметь дело с одними и теми же характерными типами участников обсуждения. Ниже следуют советы относительно того, как с ними обходиться или как их нейтрализовать.

  1. Спорщик. Сохранять невозмутимость и деловитость. Предоставить группе участников опровергать его утверждения.
  2. Позитивист. Предложить ему подведение итогов, сознательно втянуть в дискуссию.
  3. Всезнайка. Призвать группу участников занять определенную позицию по отношению к его утверждениям.
  4. Словоохотливый. Тактично прерывать. Напоминать о регламенте.
  5. Застенчивый. Ставить несложные вопросы, укреплять уверенность в его силах.
  6. Негативист. Признать и оценить его знания и опыт.
  7. Не проявляющий интереса. Спросить его о работе. Привести примеры его сферы интересов.
  8. «Крупная шишка». Избегать прямой критики, применять технику «да, но…»
  9. Расспрашивающий. Адресовать его вопросы группе участников.

VI I. Общие советы

Чем выше будет ваш пост, тем более широкими проблемами вам придется заниматься. А значит, с большим числом людей придется эту работу согласовывать и координировать. Поэтому постарайтесь преодолеть неприязнь к совещаниям и научитесь извлекать из них максимальную пользу.

Этого вам удастся добиться, если вы будете следовать следующим советам.

  1. Не пожалейте 10 минут на то, чтобы составить для себя хотя бы схематичный план предстоящего совещания. Наметьте, кому в какой очередности дать слово, на что обратить особое внимание присутствующих и чего от них надо добиваться.
  2. Приучитесь выделять в каждом выступлении основную мысль. Абстрагируйтесь от «словесного шума», который присущ многим специалистам, искренне полагающим, что кратко высказать свое мнение или предложение просто не солидно, и поэтому старающимся полностью занять отведенное им по регламенту время.
  3. Подавляйте любые вспышки эмоциональности в ходе совещания. Помните о том, что эмоции резко снижают результативность обмена мнениями, но зато сильно увеличивают продолжительность совещаний.
  4. Незамедлительно пресекайте попытки отдельных специалистов заморочить голову остальным присутствующим, используя для этой цели крайне специфическую терминологию, понятную лишь им самим.
  5. Постарайтесь до самого последнего времени скрыть от участников совещания, если они ваши подчиненные, то личное мнение, с которым вы пришли на это совещание.

hr-portal.ru

Совещания для успешной организации работы (с видео)

Деловые совещания как форма организации работы выполняют различные задачи: установление взаимодействия между партнерами  или членами рабочего коллектива, управление процессом и персоналом, сбор информации или обмен информацией, планирование, проектирование и анализ деятельности, генерирование идей, поиск решения вопросов, принятие коллективных решений, контроль за выполнением поручений.

Организация и проведение совещаний

Организация и проведение совещания лежит на руководителе, его умение выстроить совещание грамотно, сделать его полезным, продуктивным базируется на нескольких правилах:

  • Правило цели. Обязательна четкая и ясная постановка цели каждого совещания (этому способствует, во-первых, повестка, присланная заранее и поясняющая задачу каждому участнику, во-вторых, оглашение этой цели в начале и в финале работы совещания).
  • Правило экономии времени. Время должно стать непререкаемой ценностью для всех участников совещания (для этого время заседания лучше оговорить заранее и определить лимит для каждого высказывающегося).

Есть мнение, что если назначить совещание на 10:24 или 11:37, то участники реже будут опаздывать.

  • Правило мотивации. Организатору совещания, который, несомненно, имеет свою мотивацию для проведения совещания, желательно иметь представление о том, какая мотивация есть у каждого приглашенного, несмотря на то, кто приглашен на совещание: равные ему руководители или подчиненные.
  • Правило адресного приглашения. Для того чтобы совещание не превращалось в формальное и бесполезное заседание, необходимо приглашать именно тех участников, которые будут способствовать решению вопроса (конструктивное количество участников 6-8 человек). Обширные собрания решают формальные вопросы и требуют иных и подхода, и подготовки.

Участники совещания – протокол проведения, структура и содержание

  • Правило адекватного метода. Форма и метод работы совещания должен соответствовать цели и способствовать решению поставленных цели и задач.

Формы совещаний

Руководитель, управляющий компанией, отделом, который видит в совещаниях средство взаимодействия с сотрудниками, найдет нужные механизмы для организации оптимальной работы через различные формы совещаний. Любой руководитель не только имеет право,  но и должен доверить проведение некоторых совещаний сотрудникам, компетентным в данном вопросе, подобное делегирование полномочий избавит его от лишних обязанностей, но и будет способствовать самоорганизации коллектива.

Существует несколько форм совещаний, каждая из которых может решить узкие или, наоборот, широкие задачи. Выбор подходящий формы – главное требование к организатору совещания.

Традиционная форма подачи материала – доклад – удобна для начального или финального информирования о деятельности компании, отдела, сотрудника.

Несмотря на то, какой материал излагает докладчик:

  • описывает проблемную ситуацию или вопрос,
  • представляет проект,
  • презентует новую форму работы,
  • читает отчет о завершившемся проекте,
  • очерчивает причины неудачного проекта,

к нему предъявляются одинаковые требования: соблюдение регламента (желательно не более 7 минут), наличие наглядности (таблицы, схемы, презентации), выигрышно выглядят те доклады, автор которых подготовил материалы, которые можно было бы изучить заранее, а также автор доклада должен быть готов и к дополнительным вопросам, критике и обсуждению деталей.

Участники совещания – протокол проведения, структура и содержание

Обмен мнениями – более сложная форма работы с точки зрения организации, построенная на обмене информацией, возможной дискуссии, поиске решения. Обмен мнениями позволяет видеть целостную картину, разноречивые позиции, так как каждый из участников по очереди должен выказать свое мнение по поводу. Лимит выступления ограничен 2-3 минутами, поэтому подготовка каждого выступающего должна быть более внимательной: необходимо сообщить не только позицию, но и веские аргументы в её защиту.

Обсуждение – это форма совещания, которая обычно сочетается с докладом или обменом мнениями, если обмен мнениями требует высказаться всех участников совещания, то в обсуждении могут участвовать те, у кого есть конкретные вопросы, критика. Для одного или двух участников обсуждения спорные моменты могут потребовать детального разбора, тогда возможна дискуссия, чтобы вопрос оказался решенным.

Другая совместная форма поиска решений – мозговой штурм. Он отличается возможной хаотичностью в поиске идей, формулировании возможных решений и безоценочной позицией по отношению к каждой идее. Основная задача мозгового штурма – генерирование идей, даже самых абсурдных и невозможных. Практикуется в творческой среде, имеет массу секретов проведения, но может стать полезным и в деловом офисе, чтобы создать непринужденную атмосферу при поиске ответов на нестандартные вопросы. Он требует серьезной подготовки организатора, верного окончания, которое бы хаос мыслей привело к оптимальному и продуктивному решению вопроса.

Участники совещания – протокол проведения, структура и содержание

Планерка – это такая форма совещания, которая основной целью ставит четкое планирование и контроль за исполнением распоряжений. Организатором в данном случае выступает руководитель для подчиненных. Особенность их проведения – регулярность, соблюдение субординации, жесткость требований и краткость. Другая форма, близкая к планерке, –  мотивационное совещание, основная задача которого – психологически настроить сотрудников на работу, в ходе подобного совещания также раздаются роли и описываются задачи. Мотивационные совещания нередко опираются на нематериальную мотивацию сотрудников.

Мнение из сети: 1. Сотрудники нередко ждут порицания или поощрения, чтобы начать работать.

Эффективное совещание

Выделают 2 типа коммуникации на совещании: эффективный и экспрессивный.

Условия эффективного типа коммуникации: установление ролевого типа взаимодействия участников и результативность. Если участники видят в совещании продуктивную работу, то спокойно и адекватно выполняют роли модератора, секретаря, докладчика и признают роль руководителя совещания. Роль руководителя совещания может взять на себя начальник, так и любой член коллектива, тогда на его плечи ложатся управление совещанием и конечное решение.

Результатом совещания являются не только документ (приказ, распоряжение, протокол), но и действия сотрудников на основе выработанного в ходе совещания плана работы, а также управленческое решение. Не стоит забывать и о неком психологическом мнении участников совещания, удовлетворенности, неудовлетворенности совещанием. Правильные задачи, представления о способах и методах их решения, плюс верная мотивация – главный результат успешного совещания.

Мнение из сети: Если начальник будет помогать менеджерам зарабатывать, то есть станет их постоянным коучем, тренером, то они будут посещать планерки и совещания с удовольствием.

Неэффективное совещание

Деструктивный вариант совещаний основан на экспрессивном типе коммуникации, когда бурная дискуссия не приводит к ощутимым результатам, а обсуждение вопроса перерастает в нездоровую критику или выяснение отношений, производственный или личный конфликт.

Участники совещания – протокол проведения, структура и содержание

Экспрессивный тип коммуникации построен не на ролевом типе коммуникации, а на личностном, это возникает при неверном выборе формы совещания, неясных задачах, ошибочном подборе участников совещания, в этом случае не профессиональные задачи, а личностные становятся ключевыми: прояснение личных отношений, удовлетворение личных амбиций, решение личных проблем (вместо проблем команды). Возможное манипулирование руководителем совещания – опасное следствие подобного типа взаимодействия.

Иными словами, чаще всего конфликты возникают именно в результате неудачного управленческого решения, а хороший менеджмент улучшит работу и установит атмосферу сотрудничества внутри компании.

Сергей Филиппов о секретах проведения совещаний

Для каждой сферы деятельности вырабатывается свой ритм и требования к проведению совещаний, но сверхцелью каждой из форм является стратегическое планирование, мотивация каждого члена коллектива, предоставление возможности быть услышанным, улучшение взаимодействия между сотрудниками.

Facebook

Twitter

Google+

Вконтакте

Pinterest

Одноклассники

Мой мир

delovoi-etiket.ru

Подготовка и проведение делового совещания

Cтатья посвящена одной из форм деловой коммуникации – подготовке и проведению делового совещания. Рассматриваются порядок проведения совещания, модели участников совещания, роль председательствующего.

Деловая практика XXI века представляет собой новый этап в развитии деловых отношений, когда первостепенное значение приобретает профессиональная подготовка будущих специалистов в любой сфере общественной жизни. Вместе с тем, сегодняшнее, быстроменяющееся время, с новым образом мыслей и действий, предъявляет спрос на активных, предприимчивых, компетентных деловых людей. А это, в свою очередь, требует развития коммуникативных возможностей современного специалиста.

Каждый, кто стремиться добиться успехов в жизни, успешно продвигаться по карьерной лестнице, эффективно и грамотно общаться с людьми должен овладеть определенными знаниями и навыками в области межличностного и делового общения [1; 2].

В деловом общении важную роль играют совещания. От их успешного проведения зависит не только престиж людей и фирм, но также и сама возможность продолжения деловой деятельности.

Деловое совещание – форма совместного обсуждения вопросов с целью информирования и принятия решений по ним [3].

Для достижения успеха в области деловых совещаний необходимо иметь представление об их видах и всевозможных правилах их проведения. Существует ряд несложных правил [4; 13].

Точное определение его темы и цели

Тема совещания – это предмет обсуждения. Чем точнее он сформулирован, тем больше шансов получить нужный результат. Лучше обозначить темы конкретно и в активном ключе. Например, вместо формулировки «Рост затрат в прошлом году» целесообразно записать: «Что сделать, чтобы снизить наши затраты?»

Цель совещания – это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы.

Всем участникам совещания заранее рассылается повестка совещания, включающая в себя тему и цель совещания; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания совещания; место, где оно будет проходить; фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос.

Круг участников совещания не должен быть большим, оптимальный вариант – 5-7 человек. Увеличение количества приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Поэтому целесообразно минимизировать количество людей на совещании.

Время и продолжительность совещания должны быть хорошо продуманы. Внеплановые совещания выбивают из рабочего ритма, мешают сотрудникам распределять свое время и распоряжаться им, срывают руководителю запланированные встречи и дела. Целесообразнее всего устраивать совещания в конце рабочего дня или во второй его половине.

Общая длительность совещания не должна превышать двух часов. Однако если стремление закончить совещание вовремя станет самоцелью, то это может привести к тому, что ради экономии нескольких минут придется пожертвовать важной дискуссией и ценными идеями. Естественно, что в этом случае разумнее допустить исключение.

Организация пространственной среды

Рекомендуется во время совещания рассаживать его участников так, чтобы люди видели друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Следует позаботиться и о совместимости персонала. При равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже те, кто сидит рядом. Организатор совещания, зная характеры и другие психологические особенности приглашенных, может, не привлекая внимания к этому, посадить участников так, чтобы не оказались визави те, кто может эмоционально сорваться и помешать рассмотрению вопросов.

Размещение участников совещания

№ 1. Место, где сидит человек, ведущий заседание или председательствующий на совещании.

№ 2. Благоприятная позиция. Она расположена под углом 90° к начальственной и поэтому благоприятна для того, кто на ней располагается.

№ 3. Независимая позиция. Человек, сидящий на этом месте, пользуется на совещании определенной независимостью, что и демонстрирует занятая им позиция. Довольно большое расстояние до № 1 предполагает, что такому человеку нет нужды подсаживаться поближе к начальству.

№ 4. Конкурентная или оборонительная позиция. Для человека, сидящего на этом месте, стол играет роль барьера, отделяющего его от всех остальных. № 4 может быть как позицией соперничества (я не хочу быть рядом с вами), так и оборонительной (я нуждаюсь в защите при помощи барьера).

№ 5. Независимая позиция. Аналогична позиции №3.

№ 6. Благоприятная позиция. Аналогична позиции № 2. Пожалуй, лучшая.

№ 7. Позиция сотрудничества.

Человек, расположившийся в позиции № 7, находится в прямом и переносном смысле по ту же сторону стола, что и человек, занимающий позицию № 1. Данная позиция является идеальной в тех случаях, когда человек в позиции № 1 не испытывает неудобств от вашей близости.

Если человеку в позиции № 1 не нравится тот, кто расположился в позиции № 7, его недовольство всегда бросается в глаза окружающим. Начальник в позиции № 1 начинает откидываться назад, как бы пытаясь увеличить расстояние, или сильно наклоняется вперед, словно стараясь столкнуть сидящего с позиции № 7.

Если вам представилась вдруг возможность занять позицию № 7, позицию сотрудничества, мы настоятельно рекомендуем вам сделать это. Однако предварительно непременно удостоверьтесь, что вы не вторгаетесь на территорию человека, занимающего позицию № 1 [5].

Типовая модель участников совещания

В ходе совещания руководитель неизбежно столкнется с типовой моделью участников обсуждения. В соответствии с типовой реализацией поведения участников вырабатывается стратегия их нейтрализации. В обсуждении могут встретиться следующие типовые проявления.

  • «Агрессор» – критикует всех подряд, принижает статус других, не соглашается с тем, что предлагается. Целесообразно ставить перед ним вопрос «А вы что предлагаете?» и напоминать о том, что излишняя критика гасит конструктивные идеи.
  • «Блокировщик». Упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены. Надо тактично напоминать ему, что он уходит в сторону, напоминать о цели и предмете обсуждения, задавать вопросы типа: «То, что вы говорите, относится к этому обсуждению?»
  • «Удалившийся». Не хочет участвовать в обсуждении, рассеян, разговаривает на личные темы. Следует предложить ему высказаться и внести свои предложения: «Какие предложения есть у вас?» или «А вы что думаете по поводу…?».
  • «Ищущий признания». Хвастается, много говорит, утверждает свой статус. Имеет смысл ставить его на место вопросами: «То, что вы нам сообщили, можно ли использовать для решения данного вопроса?».
  • «Прыгающий с темы на тему». Постоянно меняет тему разговора. Надо останавливать его вопросами типа: «Мы разве закончили рассмотрение проблемы?»
  • «Доминирующий». Пытается захватить власть и манипулировать присутствующими. Надо спокойно и уверенно останавливать его высказывания встречными: «Ваше предложение - лишь только одна из возможных альтернатив. Давайте послушаем и другие предложения».
  • «Повеса». Тратит время собравшихся, пуская пыль в глаза, рассказывает смешные истории, беспечен, циничен. Следует спрашивать: соответствуют ли его высказывания теме совещания.
  • «Адвокат дьявола». Для них все спорно. Хорошо то, что, обвиняя, они часто докапываются до истины. Плохо то, что они отнимают слишком много времени и наносят немало ран. На совещание следует приглашать не более одного из них.
  • «Государственные мужи». Эти продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Таким государственным мужем должен быть руководитель совещания.

Порядок выступлений должен быть такой, чтобы очередность была обратной авторитету и положению выступающего. Тогда над участниками с низким статусом не будет довлеть уже высказанное суждение более авторитетных коллег [6].

Роль председательствующего

Главная цель председателя на совещании – найти по всем вопросам повестки дня оптимальные решения за минимальное время. Для этого ему нужно обеспечить отдачу каждого участника и придать конструктивный характер обсуждаемого в целом.

Председательствующий должен регулировать направленность, деловитость выступлений. Для этого не следует допускать отклонений в сторону, затягивания выступлений, стимулируя конкретность, содержательный анализ и реальные предложения. Если начало обсуждения выявило неподготовленность вопроса, то необходимо решительно снимать его с обсуждения с записью в протоколе замечания готовившему вопрос [7; 8].

Одна из задач председательствующего – предварительно согласовать, а затем требовать соблюдения регламента. Чтобы не злоупотреблять вниманием слушателей, издавна применялись специальные приемы. Например, в некоторых племенах выступающий должен был стоять на одной ноге и поэтому старался говорить покороче. В датском парламенте устроено специальное приспособление, поднимающее трибуну по истечении отведенного докладчику времени все выше и выше. Смех и реплики присутствующих являются столь неприятным аккомпанементом, что мало найдется желающих испытать эту процедуру на себе. В помощь докладчику можно ставить песочные или шахматные часы.

Протоколирование и другие особенности

По ходу совещания необходимо вести протокол. Если нет специального секретаря или диктофона, то это могут делать по очереди сами участники.

Решение по каждому вопросу необходимо доводить до согласованной письменной формулировки, включающей собственно содержание решения, ответственного за его реализацию и сроки выполнения [9; 10].

Через каждые 40-45 минут работы необходимо делать перерывы. Они полезны в двух отношениях. Во-первых, это физиологически необходимый отдых. Во-вторых, во время перерывов в иной, непринужденной обстановке, в частных «кулуарных» беседах, так или иначе, продолжается работа над темой совещания и легче достигаются договоренности.

Принятие решений и завершение делового совещания

Эффективно проведенное совещание должно иметь конкретные последствия в виде подведения итогов. Обычно это итоговое заключение стараются опустить – все устали и торопятся уйти. Но именно на этом конечном этапе могут затеряться хорошие идеи и действия.

Очень важно зафиксировать, кто и что будет выполнять. И, кроме того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания. На основании этого официального документа руководитель вправе требовать от сотрудников выполнения принятых решений.

Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренного или умышленного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела.

Совещание завершается точно в назначенное время. Таким образом, руководитель обеспечит себе репутацию умелого организатора и опытного ведущего.

Завершая совещание, необходимо поблагодарить участников за участие в работе, сотрудничество в совместном решении проблемы и высказать в позитивном смысле несколько итоговых фраз. При необходимости надо уточнить возникшие неясности и ответить на все вопросы.

Соблюдение указанных правил, позволит значительно повысить эффективность совещаний.

В заключение отметим, что сегодня новые экономические и социальные условия выдвинули на первый план необходимость повышения коммуникативной компетентности. Поэтому овладение искусством делового общения необходимо для каждого человека независимо от того, каким видом деятельности он занимается или будет заниматься [11; 12].

novainfo.ru

Участники совещания | Первостольник.рф

[ad#verh]

Участники совещания – протокол проведения, структура и содержание

Специалисты по менеджменту выделяют следующие наиболее встречающиеся типы участников различных собраний и совещаний. Этим типам участников совещания руководительдолжен уделять особое внимание, понимать их "телодвижения" и корректировать и контролировать ситуацию.

Основные типы участников совещания:

1. Вздорный тип. Данный тип нетерпелив, несдержан. Требует признания своей позиции (невсегда правильной). Его при­ходится постоянно одергивать и возвращать в русло совещания. Таких людей лучше всего (и безопаснее) делать своими союзниками. Опровергать их лучше не самому, а с помощью других участников совещания.

2. Позитивный тип. Данный тип добродушен, участвует и в дискуссии довольно активно, ока­зывает поддержку руководителю в спорных вопросах и трудных ситуациях.

3. Тип "всезнайка". Данный тип серьезно считает, что он лучше всех все знает, и следовательно легко включается в обсуждение любой темы или проблемы. Чтобы контролировать данного участника совещания, его необходимо посадить недалеко, а лучше всего рядом с руководителям и переодически напоминать ему о том, что и другие участники совещания хотят высказаться. Это поможет ему лучше понять ситуацию во время пауз.

[ad#200] 4. Тип "болтун". Ну тут все ясно! Много говорит и почти всегда не по делу и не по необходимости. Совсем не обращает внимание на время и остановить его трудно, если он еще и хорошо освещен в предмете разговора. Также как и "всезнайку" его луше посадить поближе к руководителю для его контроля.

5. Тип "трус". Данный тип не уверен в себе, чаще всего отмалчивается и старается спрятаться за других участников совещания. Боится "ляпнуть" что то не то, боится ошибиться. Руководи телю стоит общаться с ним деликатно, одобрять его и помогать формулировать свои мысли.

6. Незаинтересованный тип. Данный тип почти всегда неприступен. Руководителю необходимо выяснить причины данного поведения, мотивировать его деятельность, стимулировать.

7. Тип "важная птица". Руководителю необходимо своим поведением заставить его быть наравне с другими участниками собрания. Можно использовать прием "Да, но...". Данный прием позволяет формально признать правоту его слов, но фактически опровергает их.

8. Тип "почемучка". Руководителю необходимо просить его высказывать свое мнение по тому или иному вопросу или просить задавать вопросы другим участникам собрания.

Первостольник.рф

Рубрика: Аптечный менеджмент Автор: Провизор Метки: руководителю

www.xn--b1afkidmfaflnm6k.xn--p1ai

Признаки хорошего совещания и других видов коммуникации между сотрудниками, протокол собрания

Добавлено в закладки: 0

Продуктивное совещание

Каждый человек – рядовой сотрудник или руководитель, мечтает успевать больше и эффективнее выполнять свои обязанности. При этом совершенно неважно, занимаетесь ли вы фрилансингом у себя на дому удаленно и при этом не любите общаться с людьми, или же у вас огромный штат подчиненных – совещаний в той или иной форме избежать не удастся. Конечно, фрилансеру все вопросы можно обсудить с заказчиком в Интернете. Но иногда бывает так, что в проекте задействованы сразу несколько человек, и чтобы сделать свою часть работы правильно, придется встретиться с каждым участником проекта, а делать это по отдельности не всегда удобно и доступно. Если говорить о бизнесе в целом, то совещания крайне важны, однако не стоит путать их с пожирателями времени, которые в итоге приносят компании только убытки.

 

На что чаще всего уходит рабочее время

Как провести совещание с максимальной отдачей?

Что принято считать совещанием?

 

Что такое совещание

Стоит помнить, что процесс управления – это серии навыков, которые нарабатываются со временем и им можно обучиться, и систематические повторяющиеся процессы.

У любого совещания есть SMART цели.

SMART это:

  • Specific (Конкретная, четко сформулированная цель).
  • Measurable (Измеряемая – цифры и факты).
  • Attainable, Achievable (Цель должна быть реально достижимой).
  • Relevant (Актуальная).
  • Time-bound (Ограниченная во времени).

Классификация совещаний

Виды совещаний

По целямПо способу проведенияПо степени подготовленности По периодичностиКоличество участниковПо составу
Обучающее

Передача участникам знаний, умений, повышение их квалификации

 Диктаторское Запланированное Разовое Сокращенное число участников (до пяти)С постоянными сотрудниками
Пояснительное

Убеждение участников в необходимости правильности и своевременности предложенных стратегий и действий

 Автократическое Внеплановое Регулярное Расширенное (до 20-ти) С непостоянным составом
Проблемное

Выявление проблем;

Разработка путей и методов решения проблем.

Координация работы отделов

 Сегрегативное Периодическое Представительское

(от 20-ти и больше)

 Смешанный состав
Информационное

Осуществление сбора, обмена и систематизации данных, касающихся проблемы и выявление подходов к ее решению среди сотрудников

Дискуссионное Состав, регламентированный нормативным актом
В свободной форме

 

Содержание совещания:

 

Все мы помним время, когда совещания длились по два часа и были скучными и неинформативными. При этом они созывались часто без повода. Теперь все совещания можно условно разделить на те, которые представляют собой мозговой штурм, решают проблему или доносят важную информацию. Совещания-информацию и мозговой штурм можно вынести в онлайн обсуждение – все, что нужно, работники прочтут и прокомментируют. Исключением является личная встреча с руководством компании.

Руководитель совещания должен обеспечить:

  • формирование умения вести коллектив к заранее намеченным целям и обеспечение максимальной эффективности каждого его участника. Ведение конструктивного обсуждения вопросов;
  • Регуляцию направленности выступлений, слежение за временем;
  • Слежение за корректностью ведущихся дискуссий;
  • Умение направлять и управлять вниманием коллектива, использовать при этом разнообразные приемы;
  • В процессе подведения итогов совещания руководитель обобщает все вышесказанное, формулирует выводы, определяет задачи;
  • Завершение сбора точно в намеченное время.

Регламент совещания

Памятка участникам совещания:

  1. Все люди разные и могут иметь отличное от вашего, мнение.
  2. То, что кажется вам истинным, может быть неприемлемым для другого человека.
  3. Люди не умеют читать мысли – делитесь своим опытом с другими.
  4. Относитесь к другим с уважением – вы же хотите, чтобы уважали и вас?
  5. Не унижайтесь, но и не имейте завышенной самооценки.
  6. Все приемы, которыми вы пользуетесь, заметны.
  7. Ваша цель – преодоление проблемы, а не споры и разногласия.
  8. Не применяйте силовых методов воздействия.
  9. Человеку думающему нравится менять мир, который его окружает – дайте ему эту возможность.
  10. Примите все варианты решения проблемы, а каждый участник определит для себя, нравится ему такой способ или нет.

Конструктивное общение возможно только при наличии одинакового видения проблемы, но это не означает, что у каждого участника собрания нет личной цели.

Признаки неэффективного совещания:

  1. Отсутствует программа.
  2. Нет должной подготовки.
  3. Собрано слишком большое количество сотрудников.
  4. Регламент времени не соблюден.
  5. Низкий уровень дисциплины.
  6. Конфликты.
  7. Нет процедуры должного завершения мероприятия.

Как вызывать интерес слушателей

Комментарии в режиме онлайн хороши тем, что сотрудники ведут себя немного раскованнее: стоящая идея может показаться блеклой, если ее подать в публичном выступлении вяло и испуганно – не всем дан ораторский талант. Проблемы серьезные решаются путем личной встречи – и не иначе. Почему совещания вызывают раздражение? Зачастую они просто  занимают довольно много времени.

ПреимуществаНедостатки
Руководство адекватно оценивает рабочий процесс, а сотрудники видят пути направления стратегии компании;Режим рабочего дня нарушен и эффективность его снижается;
Такой метод позволяет согласовать работу людей из разных отделов, и объединяют их в единую команду;Иногда превращается в доклад;
Позволяют оперативно разрешить спорные вопросы.Вопросы могут быть абстрактными и не до конца сформулированными, сразу их решить не всегда получается.

Руководство компании видит минусы, однако преимущества здесь явные и можно пожертвовать несколькими часами продуктивной работы раз в определенный период. Совещания призваны наладить рабочий процесс, выстроить командные отношения в коллективе. Рядовые сотрудники не видят преимуществ – им нужно рассказывать о них, а недостатки при этом минимизировать.

Проводить или не проводить совещание?

Можно ли избежать общего сбора коллектива? Попробуйте ответить на ряд вопросов:

Основной недостаток сборов – нарушение режима рабочего дня. Сотрудники в ожидании совещания просто не могут сосредоточиться на выполнении своих должностных обязательств – так устроен человеческий мозг, а общий сбор является событием важным. Внимание рассеивается, и в итоге эффективность снижается.

Сразу после совещания наблюдается похожая ситуация, однако теперь люди должны воспринять полученную информацию и критически ее осмыслить.
Если в день запланировано несколько совещаний, важные дела будут неминуемо отодвинуты в сторону. Чтобы успеть запланированное на этот день, приходится задержаться допоздна, когда большая часть коллектива уже ушла домой.

Как избежать недовольства:

  • Выберите правильное время для проведения совещания.

Опытные руководители взяли на вооружение практику проведения собраний коллектива в утренние или послеобеденные часы. Волнение перед совещанием придется как раз на время обеда и будет не так сильно влиять на уровень  работоспособности. Если выступать будут одни и те же люди на двух встречах, то лучше провести одну утром, а вторую вечером – так рабочий процесс не пострадает. Интервал между встречами – около пяти часов. Для того чтобы держать руку на пульсе всего, что происходит в команде, можно попробовать метод ежедневных послеобеденных собраний по 15 минут.

Компания «Мегаплан» и ее руководитель, Сергей Козлов, поделилась своим опытом забавных, но действенных совещаний: коллектив стоя выстраивается в круг и предоставляет коротенький отчет. Это помогает сосредоточить внимание на главном. Чтобы совещание не превратилось в театр одного актера, следуйте правилам. Если говорит один человек, он может увлечься и другим становится скучно слушать рассказы, совершенно не относящиеся к повестке дня.

  • Время идет, а основная тема так и остается нераскрытой

Лечится это строгим ограничением времени и регламентом количества выступающих докладчиков.

Дельцы с опытом отмечают, что совещание не должно занимать больше часа, а количество участников должно быть не более пяти. Подчиненный, который скатывается к лирическим отступлениям, останавливается руководством, подводится итог его докладу и слово передается другому человеку – только так директор успеет прийти к определенному мнению и выслушать всех.

  • Вопросы на совещании сформулированы недостаточно четко

Цель совещания – осветить важные вопросы. Однако выступающий отвлекается, его захватывают эмоции и желание высказать личное мнение. Если есть необходимость выступить, набросайте тезисы и идите выступать с ними – схематичный план поможет не распаляться на мелочи. Руководитель и подчиненные должны иметь возможность подготовить текст выступления.

Сколько времени должно занимать совещание?

Сколько времени должно занимать совещание

Понять, собирать ли по тому или иному вопросу коллектив можно, проработав краткую схему:

Мне действительно нужно решить эту проблему?
ДаНет
Находим время для
стратегического планирования
Нужен ли мне совет коллег?
 Да Нет
 Нахожу время для работы
над задачей
  Могу обсудить вопрос только лично?
 Да Нет
Планируется совещаниеОтправляется электронное письмо, вопрос выносится на всеобщее обсуждение в используемой системе автоматизации бизнеса

Схема ответит на несколько вопросов:

  1. Что — корень проблемы;
  2. Как — варианты ее разрешения;
  3. Кто — компетентные профессиональные сотрудники;
  4. Когда — срок выполнения задания.

«Что» и «кто» — решает до совещания руководство. Событие можно создать в личном кабинете компании, куда имеют доступ все подчиненные, там же указать фамилии работников, явка которых обязательна. Так работник получает возможность изучить суть вопроса, набросать план ответов на возможные вопросы и свериться со статистическими данными, касающимися похожей проблемы.

У работников есть понимание сути проблемы, они знают тему и еще до совещания собирают полезную информацию, статистические данные, анализируют прошлые похожие проблемы. Только при таком подходе можно ждать результативного совещания.

Еще одна важная составляющая совещания – наличие грамотного протоколирования. Зафиксированное решение – половина пути к следующему шагу к успеху.

Протокол совещания должен иметь такие пункты:

  1. Название компании.
  2. Наименование документа.
  3. Дата собрания.
  4. Где проводится.
  5. ФИО секретаря и председателя совещания.
  6. Список присутствующих.
  7. Повестка дня (вопросы, выдвинутые на рассмотрение).
  8. Текст заседания.
  9. Результаты и подписи.

Протокол собрания

Протокол ведется как в онлайн (смарт-режиме), так и в более привычном. В последнее время набирает обороты популярности смарт-совещание и ведение протокола, и вот почему:

Обычное протоколированиеИдеальный протокол
Люди сосредоточены на ведении записи, а не содержании собранияВнимание коллег сосредоточено на смарт-доске, на которой ведется протоколирование
Итоги встречи для каждого человека разныеВсе осознанно подошли к пониманию итогов встречи, целевые сотрудники поняли возложенные на них задачи, и будут стремиться достичь необходимых результатов
Участники уходят с совещания усталыеУчастники совещания наполнились энергией и энтузиазмом, он сосредоточены на выполнении конкретных задач
Отсутствует мотивация сотрудников к выполнению заданийСотрудники мотивированы выполнить поставленные задачи
Повестки совещания нет или она не вполне соответствует своему прямому назначениюВсе следуют визуальной повестке совещания
Согласованный протокол готовится несколько днейПротокол согласуется и подписывается непосредственно после окончания совещания!
Контроль выполнения решений и задач осуществляется бессистемноПринятые решение контролируются легко и быстро с помощью систем автоматизации бизнеса

Как добиться хороших результатов

Если сотрудники не сумели самостоятельно решить какой-либо вопрос по причине недостатка знаний в определенной области, то такой результат считается негативным. Результатом совещания должна стать четкая стратегия решения насущных вопросов, а также четкие сроки и назначение определенных лиц, которые будут заниматься решением вопросов. После проведения совещания удобно в любой системе автоматизации бизнеса создать проект и описать в нем полученные результаты. В проекте смогут отписываться ответственные сотрудники и предлагать свои идеи.

На видео: Искусство управления

Корпоративная культура

Такой способ позволит легко проверить, кто действительно занят выполнением работы, а кто предпочитает проводить рабочее время «день до вечера».

Специалисты уверены, что успех бизнеса напрямую зависит от людей, которых руководитель собрал вокруг себя. Люди должны общаться внутри коллектива – только так их действия будут максимально скоординированы. Проблемы, требующие обсуждения, в личной переписке с каждым сотрудником займут очень много времени. Опыт прошлого стоит использовать с поправкой на новые технологии и соединять опыт и современные достижения – только так в такой сложный период времени можно удержать бизнес на плаву и заработать.

biznes-prost.ru

Разновидность совещаний и их организация — Мегаобучалка

Глава 4. Роль секретаря в организации совещаний

Цели совещания

Деловое совещание – это процесс обмена информацией между его участниками с целью повышения эффективности деятельности предприятия.

По целям созыва совещания можно подразделить на следующие категории:

1) совещание аналитического характера. Докладчик знакомит участников совещания с аналитической информацией, новыми технологиями, новыми продуктами и т. д. Это в основном монолог. Если объем доклада велик, то имеет смысл разослать его полный текст или его тезисы участникам заблаговременно, а на совещании сократить объем выступления, провести лаконично логическую нить рассуждений, представить иллюстративный материал, сделать выводы и ответить на вопросы;

2) выработка коллективного решения. На таком совещании каждому участнику предоставляется возможность выразить свое мнение и внести предложение по конечному решению. Отсюда важное условие: на совещание приглашаются только те, чье мнение важно для решения вопроса. Руководителю не следует назначать совещание по вопросу, решение по которому он уже принял. Участники это поймут и сочтут этот созыв немотивированным. Такое совещание окажет отрицательное воздействие на рабочий настрой участников, причем не только во время совещания, но и после него. Если руководителю нужно получить одобрение коллектива по принятому им решению, то именно так это и должно быть заявлено;

3) одобрение идей, программы, решения. Для того чтобы заручиться поддержкой участников совещания, нужно, чтобы предложенная идея или программа вызвали у них интерес и положительный резонанс. Здесь, вероятно, необходимо провести соответствующую подготовительную работу. Если обсуждаемый вопрос не вызывает у участников энтузиазма или характеризуется отрицательно, вполне возможно, что другого отношения он и не заслуживает. В любом случае у участников совещания должна быть возможность внести конструктивные предложения, влияющие на принятие решения;



4) примирение различных точек зрения. Иногда возникает необходимость собрать «круглый стол», для того чтобы погасить внутренний конфликт. Нужно выслушать и обсудить различные точки зрения и привести их к согласию. Нельзя допустить, чтобы противники укрепились в своих противоположных позициях. Если в конфликт вовлечены большие группы, результативнее будет провести предварительные переговоры с представителями этих групп. Здесь важно как дать возможность высказаться участникам «круглого стола», так и дать им возможность услышать оппонентов, а для этого количество участников должно быть минимальным;

5) возобновление прерванного проекта. Если возобновляется прерванный проект, нужно восстановить и сделать прозрачной всю цепочку административного управления проектом. Необходимо снять все сомнения и разрешить организационные вопросы участников проекта, тем самым преодолеть торможение и препоны в каких-либо звеньях цепи;

6) выработка новых идей и концепций. Это совещание творческого характера. По духу ему больше соответствует метод «мозговой атаки». Совещание подобного рода желательно проводить в атмосфере, отличной от обычных служебных совещаний, более раскованной, более комфортной. Главный принцип – выслушиваются все предложения, запрещается критиковать, высмеивать и отвергать предложения. Наиболее плодотворные идеи записываются и выносятся для дальнейшего обсуждения и доработки.

Все участники совещания должны быть заблаговременно ознакомлены с повесткой дня. Никто не должен испытывать недопонимания целей созыва совещания и сомневаться в его мотивированности.

Подводя итоги:под совещаниями следует понимать форму управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса в заранее определенный хронологический период, в заранее обусловленном месте для выработки и принятия решения по заранее определенному вопросу. Поскольку круг вопросов, по которым может собираться совещание, очень широк, поэтому и существует такое многообразие категорий совещаний.

Разновидность совещаний и их организация

Комплекс организационно-технических мероприятий по организации и проведению совещаний включает следующие мероприятия:

1) выработку повестки дня и определение круга предполагаемых участников;

2) ознакомление с повесткой дня предполагаемых участников;

3) выработку регламента совещания;

4) подготовку материалов, намечаемых для рассмотрения на совещании:

а) доклада, информации организатора совещания;

б) доклада, информации предполагаемых участников совещания;

в) справочно-информационных материалов (справок, актов, заключений и т. п.), которые могут потребоваться в ходе работы совещания;

г) проекта решения;

5) организационное обеспечение совещания:

а) регистрацию участников;

б) размещение участников;

в) транспортное обеспечение участников;

г) питание участников;

д) культурно-массовые мероприятия;

е) информирование участников по интересующим их вопросам;

ж) снабжение участников канцелярскими принадлежностями;

6) организацию работы секретаря совещания;

7) техническое обеспечение проведения совещания:

а) оснащение помещения техническими средствами.

8) документирование работы совещания;

9) оформление документальных материалов совещания:

а) изготовление протокола (стенограммы), итоговых материалов;

б) размножение итоговых документальных материалов;

в) обеспечение участников итоговыми документальными материалами;

10) анкетирование участников совещания:

а) о работе совещания;

б) об уровне организации и проведения совещания.

В зависимости от количества участников, сложности, объемов вопросов предполагаемого совещания и от других факторов выполнение перечисленного комплекса организационно-технических мероприятий может быть возложено на одного работника (например, секретаря учреждения), на специально выделенное подразделение (например, на хозяйственную службу) или на специально созданную группу сотрудников из разных подразделений. В случае привлечения к организации и проведению совещания группы сотрудников следует составлять план работы этой группы с четким разграничением выполняемых задач и закреплением за каждой такой задачей конкретного сотрудника. План утверждается должностным лицом, ответственным за проведение совещания.

Работа по подготовке к проведению совещания начинается после получения указания должностного лица, ответственного за данное совещание. Указание необходимо даже в том случае, если совещание проводится на основании заранее утвержденного плана подобных мероприятий. Это не бюрократическая процедура и не перестраховка, а подтверждение того, что необходимость в проведении конкретного совещания не утрачена.

Вместе с получением указания о проведении совещания решается и вопрос о его финансовом обеспечении, если это не было предусмотрено при формировании текущего бюджета организация.

Получение задания на проведение совещания предопределяет ход последующих мероприятий: выработку повестки дня и определение круга лиц, привлекаемых или приглашаемых для участия в совещании.

В каждой организации для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, конференции и т. п.

Нередко из-за плохой организации и подготовки совещаний они неоправданно затягиваются и являются малоэффективными.

Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Если руководитель приглашен на совещание к руководителю высокого ранга, то секретарь должен заранее подготовить для него нужные документы, отпечатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.

Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если по каким-либо причинам возникает ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.

К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1, 5 – 2 недели до их проведения. Совместно с руководителем секретарь должен:

1) уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков;

2) уточнить регламент совещания;

3) оповестить участников;

4) оформить и подготовить к рассылке повестку дня совещания и тезисы основных сообщений;

5) обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования;

6) обеспечить регистрацию участников;

7) обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформить результаты протокола и решения, проконтролировать ход выполнения решений. В ряде случаев секретарь может выполнять функцию регистратора. В ходе совещания он не дает никому никаких оценок. Он просто фиксирует идеи. Он ни в коем случае не должен редактировать высказывания, основываясь на собственном мнении. Именно он должен уловить рациональное зерно, понять его суть и записать. Он может на секунду прервать выступавшего, чтобы тот четко сформулировал свое предложение. Поэтому совещание идет своим ходом, не затягиваясь, а может, и, наоборот, ускоренными темпами, так как регистратор в состоянии сразу определить повтор предложений. Он должен записывать основные мысли собравшихся на больших листах бумаги.

Для оповещения участников секретарь вместе с руководителем составляет текст телефонограммы, приглашения.

За 1 – 1, 5 ч до начала совещания секретарь готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой и стакан (для выступающих) или минеральную воду и т. п.

Регистрацию участников начинают за 30 мин до начала совещания.

Если на совещание прибыли приглашенные, гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания размещаются произвольно.

Место руководителя – в середине стола президиума, остальные члены президиума размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей, почетные места – справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам – участницам совещания.

Рабочее место стенографистки следует выбрать так, чтобы она хорошо слышала речи выступающих.

Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется.

Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входят раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших; сообщение руководителю об участниках совещания, которые просят слова; предупреждение о наступлении времени перерыва.

По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.

На оформление протокола совещания отводят обычно 2 – 3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания.

По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Устанавливать пепельницы и другие курительные принадлежности для участников совещания не следует.

Подводя итоги:секретарь как помощник руководителя должен владеть все необходимой информацией по подготовке и проведение совещаний, так как о того, как подготовлено совещание, напрямую зависит его результат.

megaobuchalka.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *