Составление делового письма. Обращение и приветствие.

В этой статье – разговор пойдет о составлении делового письма, а именно об обращении и приветствии в деловом письме. Каких ошибок важно избежать, чтобы выглядеть в глазах делового адресата не забавно, а достойно?  Поделюсь с вами своими правилами и наблюдениями.

1. Форма приветственной фразы.

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если мы руководствуемся при этом желанием соответствовать часовому поясу адресата. Фраза звучит безвкусно и даже вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте», «Добрый день». По возможности, хорошо добавить к этому приветствию имя адресата. Гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное: «Здравствуйте, Тамара!».

2. Форма имени.

Не следует употреблять при обращении к деловому партнеру/клиенту короткую форму имени: «Саш» вместо «Саша», «Ань» — вместо «Аня». Каким бы демократичным ни был стиль нашего письма, и сколь давней ни была бы переписка. То, что хорошо и привычно звучит в устной речи, на письме выглядит слишком просторечным вариантом. Не берусь говорить о любом адресате, но мне такое обращение напоминает простецких героев песни Высоцкого: «Ой, Вань, гляди, какие клоуны!».

Если велико желание сохранить живость стиля устного общения и его неформальный характер – достаточно использовать простую форму имени: «Аня» вместо «Анна», «Саша» – вместо «Александр».

Несколько слов – об употреблении в письме имени или имени с отчеством.

Такой вопрос часто возникает. Здесь важно следовать той информации, которая у нас есть об адресате. Такой информацией может быть: визитка; поле «From»/ «От кого» или  блок контактной информации с подписью, которой заканчивается письмо.

Если в визитке или в подписи к своему письму наш адресат указывает имя (а не имя с отчеством) – то все просто, вопросов нет, обращаемся по имени («Здравствуйте, Светлана!»).

А если в одном блоке – информация одна, а в другом – другая?

Например, в поле «From»/ «От кого»  указано «Светлана Котова»:

 Subject: Запрос информации

Date: Mon, 18 Oct 2010

From: Светлана Котова

To: Тамара Воротынцева

А в подписи в теле письма адресат написал:

С уважением,

Светлана Васильевна Котова

Менеджер по персоналу

ООО «Трензор»

Как в таком случае лучше обратиться в ответном письме: «Светлана» или «Светлана Васильевна»?

Я предпочитаю второй вариант. Объясню почему: блок контактной информации с подписью адресат помещает в письмо собственноручно. Он подписывается так, как ему привычно и комфортно. Информация в поле «От кого» / «From» часто заполняется не самим владельцем данного e-mail адреса. Нередко в компаниях параметры почтового ящика сотрудника настраивают IT- специалисты. При этой настройке в основу могут быть положены иные основания, нежели комфорт и этические предпочтения пользователя данного e-mail адреса.

Правило, которому я следую: если хотя бы в одном из блоков информации фигурирует имя с отчеством – обращаюсь по имени и отчеству. Руководствуюсь простым соображением: из двух вариантов это предельно корректный.

3. Если имя адресата неизвестно.

Достаточно часто бывает, что письма, которые мы получаем, не содержат информации об  имени адресата, а отвечать, тем не менее, нужно. В этом случае уместно употребить нейтральное «Здравствуйте!». А можно несколько персонифицировать это приветствие обращением к адресату (указав на принадлежность к тому или иному процессу, функции или др.): «Здравствуйте, уважаемый пользователь нашего сервиса!» «Добрый день, уважаемый подписчик!». Я уверена, что любой из персонифицированных вариантов выигрышнее: это проявление внимательного отношения к человеку.

4. Ты или вы?

Ответ на этот вопрос изначально лежит в плоскости требований этикета (правил поведения). Согласно этим правилам, на «вы» следует обращаться к людям старшим по возрасту и служебному положению. Обращение на «вы» в данном случае является знаком уважительного отношения. Однако при этом вовсе не значит, что все, к кому мы обращаемся на «ты» (друзья, близкие люди, коллеги),  не достойны нашего уважения. Дело в том, что помимо указания на почтение к возрасту и статусу, обращение на «вы» еще является способом обозначить межличностную дистанцию. Психологи говорят, что существует такое негласное правило (помогающее объяснить, к кому мы обращаемся на «ты», а к кому – на «вы»): если наше общение с человеком предполагает возможность физического контакта ( прикоснуться, похлопать по плечу, обнять и т.д.) – органично и уместно использование «ты»-обращения. Если же наше общение — это только речевой вариант — лу

www.training-partner.ru

Приветствие в письме — 22 лучших примера для делового письма

Что обычно подсказывает покупателям, что письмо, которое они читают, отправлено с коммерческой целью?

Здравствуйте, меня зовут Иван Иванов, и я представитель Компании.

Да. Именно это.

С одной стороны, не нужно активно скрывать от покупателей свою должность, но позиционирование себя как консультанта, делового эксперта или заинтересованной стороны в приветствии создаст определенное впечатление и заставит потенциального клиента читать дальше.

Продающие заголовки. 14 примеров как писать продающие заголовки для E-mail

Те, кто испытывают трудности с написанием приветствия в письме, могут попробовать один из вариантов, представленных дальше, и посмотреть, насколько это будет эффективно.

Приветствие в письме, которое немедленно «зацепит» деловых читателей:

1. Приветствие с использованием вопроса
2. Приветствие, которое отсылается к триггерным событиям
3. Приветствие, которое повышает самооценку получателя
4. Приветствие, которое подчеркивает сходства
5. Приветствие, которое добавляет ценность

Пример приветствия в официальном деловом письме с использованием вопроса

Открываемость писем: 3 тактики увеличения открытий писем в рассылке

1. «X для вас сейчас в приоритете?»

Ничто не стимулирует разговор лучше, чем вопрос к потенциальному клиенту. Коммерческий директор HubSpot Майкл Пики рекомендует использовать вопросы в письмах продаж, чтобы вызвать у получателя интерес и подтолкнуть его к мыслям о текущем состоянии дел.

Этот в особенности может помочь продавцу получить представление о приоритетах и проблемах человека. Если удастся попасть в нужную точку, успех гарантирован.

2. «Вы знали [интересную статистику]?»

Возможно, потенциальный клиент пытается решить бизнес-задачу, решение для которой может предложить компания. Предложить статистику, касающуюся его проблемы, которая дает пищу для размышлений — отличная тактика.

3. «Что вы думаете о [отраслевом мероприятии]?»

Учитывая тот факт, что цель первого письма состоит в том, чтобы начать разговор, а не заключить сделку, подобный вопрос может подтолкнуть к весьма результативной беседе.

4. «Что это значило бы для вас, если бы ваш бизнес смог достигнуть [выгоды]?»

Этот вариант любезно предоставлен InsideSales.com. Основное умение продаж — способность создать картину привлекательного будущего и описать, как дела могут пойти с самого первого взаимодействия, благодаря чему потенциальный клиент задумается об альтернативах существующему положению вещей. Для максимального воздействия стоит использовать конкретную выгоду, такую как «увеличение дохода на 50%» или «уменьшение затрат на 70%».

5. «Вчера вы сделали X. Почему?»

Если потенциальный клиент посетил профиль компании в соцсети, добавил в избранное один из постов или взаимодействовал с компанией в социальных сетях каким-либо другим способом? Стоит связаться с ним и спросить, что вызвало это действие.

Если кажется, что эта вступительная строка могла бы произвести немного пугающее впечатление, есть вариант: «Я заметил, что вы поделились моим постом Вконтакте. Чем привело вас? Могу ли я вам чем-то помочь?» Иногда самые простые письма оказываются самыми эффективными.

Приветствие в письме, которое отсылается к триггерным событиям

Триггеры доверия: 6 принципов убеждения и триггеров в продажах

1. «Я заметил, что ваша компания недавно …»

При правильном подходе триггерные события невероятно эффективны для вступлений. Используя оповещения Google, можно следить за компанией и наблюдать за самыми значительными шагами. Если выясняется, что планируется какое-то важное событие — это отличный повод послать письмо, связывающее это событие с определенным продуктом или услугой.

2. «Поздравляю с [карьерным продвижением] …»

Потенциальный клиент недавно получил повышение или перешел в другую компанию? Это подходящее время, чтобы связаться и предложить свою помощь. Человек будет взволнован своим новым достижением, и начало с сердечного поздравления начнет взаимодействие на положительной ноте.

3. «У меня есть несколько предложений, как извлечь выгоду из [возможности]».

Если помочь покупателю использовать в своих интересах последний ход его компании, можно не только быстро заработаете доверие, но и узнать ценные детали об их ситуации в процессе сотрудничества.

Приветствие в письме, которое повышает самооценку получателя

Вовлечение аудитории: 3 способа вовлечения клиентов с помощью анимации

1. «Мне понравился ваш пост/фото/сайт на X.»

Все любят получать (искренние) комплименты. Эта вступительная строка не только начинает разговор на тему, которая интересует покупателя, но и показывает, что компания заинтересовалась им. В результате потенциальный клиент воспримет вопрос или предложение более серьезно.

2. «Отличные инсайты на конференции/выставке Y …»

Этот человек выступал на конференции, лекции или вебинаре? Можно начать разговор о его выступлении и коснуться любых проблемных вопросов, которые он затрагивал.

3. «Я долго был поклонником …»

Возможно, потенциальный клиент ведет превосходный блог или управляет филиалом компании, постоянно показывающим отличные результаты. Опять же, искренний комплимент никогда не повредит. Заводя разговор о человеке, а не о себе, можно быстрее сблизиться и получить доверие.

4. «Надеюсь получить ваш совет относительно X.»

Это могло бы выглядеть плохим вариантом для письма продаж; в конце концов, не принято просить о чем-то, прежде чем предложить какую-то ценность. Но в случае совета все немного не так. Большинство людей любит давать советы.

Обращение за советом взывает к их эго, и становится трудно устоять перед таким вопросом. Главное, чтобы запрос был искренним, или потенциальный клиент может рассердиться.

Приветствие в письме, которое подчеркивает сходства

Эффективная рассылка: 5 советов для максимально эффективной email рассылки

1. «Откуда вы знаете [общего знакомого]? Мы вместе работали над …»

Можно использовать этот вариант, если с потенциальным клиентом есть общий знакомый, который конкретно не упоминал отправителя. Эта строка помогает извлечь выгоду из социального доказательства, не игнорируя свое отношение к покупателю.

2. «[Общий знакомый] порекомендовал поговорить с вами».

Что люди делают в первую очередь, прежде чем идти в новый ресторан? Большинство из них читают отзывы. Социальное доказательство — мощная сила, которую нужно использовать в своих интересах, когда есть возможность. Чем ближе потенциальный клиент с общим знакомым, тем лучше, так как это вызовет больше доверия.

3. «Как и вы, я [люблю деятельность X, интересуюсь причиной Y, участвую в организации Z]».

Упомянув что-то общее между собой и покупателем, легко построить взаимопонимание. Люди психологически предрасположены доверять тем, кто похожи на них, поэтому подобная строка с большей вероятностью побудить получателя продолжить читать.

4. «Я видел ваш комментарий в [организации X, группе Facebook, и т.д.] и подумал, что это интересная идея».

Нужно заходить дальше, чем «Я вижу, что вы учились в [колледже X]. Это так интересно!» Создатель программы обучения Your SalesMBA™, Джефф Хоффман, рекомендует продавцам спрашивать потенциальных клиентов о чем-то, что они сказали, вместо произвольного заявления о том, что они сделали. Это более искренний подход к узнаванию человека, который приводит к более интересному разговору.

Приветствие в письме, которое добавляет ценность

Как писать email письма грамотно — E-mail этикет

1. «У меня есть идея относительно [проблемного вопроса]».

Если покупатель пытается справиться с проблемой, он будет рад любому совету о том, как решить ее. Эта вступительная строка привлекает внимание сразу же.

2) «Я недавно наткнулся на этот контент и подумал, что вас это может заинтересовать»

Если предложить что-то ценное с самого первого контакта, покупатель поймет, что не потратит свое время зря. Нужно найти интересный пост в блоге, электронную книгу или отчет, чтобы поделиться со своим потенциальным клиентом и узнать мысли об определенной области, к которой принадлежит это предложение.

3. «Я следил за Y, и мне хотелось бы узнать немного больше о X.»

Как выражается Джефф Хоффман, «Потенциальные клиенты более положительно реагируют на любопытство, чем авторитет. Каждый торговый представитель стремится изобразить из себя эксперта, но не многие берут на себя роль любопытного студента».

Покупатели любят говорить о себе и о том, что они делают. Если задать продуманный вопрос о проекте, над которым они работают, или подразделением, за которым они наблюдают, они с удовольствием ответят. И это открывает дверь к большему количеству вопросов, которые могут в конечном итоге подвести к продукту или услуге компании в качестве ответа.

4. «Я не знаю, что вы думаете о X, но для мне это…»

Вот пример того, как выглядит эта вводная строка на практике от Майка Маккормика:

Я не знаю, что вы думаете о прогулке на холодном рассвете вдоль ручья с пестрой форелью, но как по мне, это достаточно хорошее определение совершенства

По словам копирайтера Райана Макграта, у этого подхода есть два главных достоинства: это достаточно чувственно, и позволяет получателю высказать свое мнение. Таким образом, отправитель не будет выглядеть чрезмерно настойчивым или неуважительным.

Человек может легко сказать: «Если честно, меня это действительно не интересует», не чувствуя себя виноватым, и продавец может перейти к следующей возможности.

5. «Я помогаю таким компаниям, как ваша, решить [проблему] с помощью…»

У покупателей не так много времени, и некоторые могут оценить прямой подход. Однако вместо того, чтобы заявить свое имя и компанию, лучше начать с ценностного предложения. Это сделает письмо релевантным для потенциального клиента с самого начала.

6. «Я недавно помог компании, похожей на вашу [увеличить доход на X процентов, начать экономить Y часов каждый месяц, производите на Z процентов больше продукта за квартал]».

Начиная с впечатляющей статистической величины, можно немедленно захватить внимание потенциального покупателя. Для дополнительного эффекта можно взять эту статистику из недавнего отчета и добавить ссылку на него.

Было полезно? Оцените, пожалуйста, и поделитесь с друзьями!

Приветствие в письме — 22 лучших примера, чем «Здравствуйте, меня зовут…»

digistr.ru

Составление делового письма. Обращение и приветствие.

22.06.15 16:03

1. Форма приветственной фразы.
Часто употребляемая в последнее время фраза «Доброго времени суток!» звучит несколько некорректно, и использовать ее в процессе деловой переписки — не самый подходящий вариант. Лучше остановиться на нейтральных и более привычных версиях, например, «Здравствуйте!» или «Добрый день!». В идеале не забывать обращаться к адресату персонально, по имени. Согласитесь, выражение «Здравствуйте, Екатерина!» звучит гораздо приятнее и убедительнее, нежели безликое приветствие – просто «Здравствуйте».

2. Форма имени.
Исключено употребление краткой формы имени при обращении к адресату в письме: Кость вместо Константин, Свет — вместо Светлана. Насколько бы вы ни были близко знакомы с адресатом, опускаться до такой неуважительной и фамильярной модели обращения не стоит. Она характерна лишь для разговорного стиля в обыденной жизни или для переписки с друзьями, родными людьми в сервисах быстрого обмена сообщениями.
Конечно, в практике встречаются случаи, когда есть смысл сохранить именно неформальную нотку в деловом общении или переговорщики сами договорились и перешли на более простую форму диалога. Однако и при таком стечении обстоятельств обращаться стоит уважительно, используя только уменьшительный вариант имени – Галя вместо Галина, Коля – вместо полного Николай.
Иногда у отправителя может возникнуть вопрос, а как правильнее будет обратиться к адресату просто по имени либо по имени-отчеству?
В этом случае необходимо ориентироваться на имеющуюся у вас информацию об адресате: визитку или блок контактов, указанных вначале/конце письма. Если на визитке значится только имя фамилия, то ответ найден сам собой – обращаемся исключительно по имени, придерживаемся европейского стиля коммуникации.
В случае если визитки у вас нет, вы ориентируетесь на данные, указанные в письме, то здесь обращаем внимание на пункт «от кого письмо» и саму подпись. Увидели, что они различаются. Например, в строке «от…» указано Артем Подлесный, а в финале письма – «С уважением, Артем Игоревич Подлесный», не страшно. Действуем согласно логике и этическим соображениям. Ориентируемся на ту информацию, которая указана в завершающем блоке. Поскольку этот пункт заполняется, как правило, адресатом самостоятельно. И обозначая свое имя, человек напишет именно так, как хотел, чтобы к нему обращались. Все просто.
В то же время необходимо учитывать следующий момент, если хотя бы в одном месте письма было использовано имя с отчеством, то обращаемся именно в таком ключе и никак иначе. То есть из двух версий выбираем наиболее корректную и уважительную форму имени.

3. Имя адресата неизвестно. Как быть?
Нередко мы сталкиваемся с ситуацией, когда имя адресата нам неизвестно. В таком случае возможны два варианта приветствия:

1. Обойтись нейтральным «Здравствуйте!» или пожелать «Доброго дня!».
2. Обращаться персонально, чтобы человек почувствовал интерес к своей личности. Но вместо имени употребить обобщенный вариант приветствия. К примеру: «Здравствуйте, уважаемый (-ая)!» или «Добрый день, уважаемый подписчик!» и т. д.

4. ТЫ-каем или ВЫ-каем вот в чем вопрос?
Как ни странно, отвечая на него, потребуется обратиться и к правилам хорошего тона, и к психологии, и к профессиональному опыту. Требования этикета нам диктуют, что на «вы» мы должны обращаться к людям старшего возраста или личностям с именем, занимающим определенное место в обществе, имеющим некий статус, положение. Тем самым мы проявляем свое уважение и почтение к ним. Но в то же время это вовсе не означает, что близких нам людей, друзей, коллег мы обязаны лишать подобной прерогативы, нет. Они также достойны уважения и особого внимания. Здесь, пожалуй, и стоит вспомнить о психологическом аспекте, касаемо обращения на «вы». Специалисты утверждают, что, используя в речи это слово, мы негласно устанавливаем дистанцию с тем, к кому обращаемся. Поэтому если вы планируете не заходить дальше делового сотрудничества, уместнее будет использовать форму «вы». Когда вы хотите обнять человека, похлопать по плечу, прикоснуться, границы допустимого стоит расширить употреблением более неформального обращения – ты. Как видите, формула достаточно простая. «Ты» указывает на близость отношений, «вы» — фиксирует наличие дистанции. Если вернуться к разговору о деловом стиле письма, то действие этого правила никто не отменял.

Выбирайте уместные обращения и приветствия в вашей деловой и личной корреспонденции! Устанавливайте правила конструктивного и комфортного человеческого общения!

secretarus.ru

5 наиболее популярных приветствий в деловой переписке 2018 года

Приветствие «Hey» звучит слишком неформально, а «Dear» — слишком официально? Начать электронное письмо правильно – непростая задача, особенно, когда письмо предназначено незнакомому человеку.

Если вы считаете, что правильно подобранное приветствие не столь значительно и этому вопросу нет необходимости уделять особое внимание, то отложите эти мысли на время. Фактически начало письма устанавливает последующий тон переписки. Кроме того, правильно подобранное приветствие также может оказать положительное первое впечатление на адресата и побудить продолжить прочтение письма.

Барбара Пачтер, эксперт по деловому этикету, считает, что многие люди обращают внимание на то, как к ним обращаются. Если приветствие оскорбляет чьи-то чувства —  это, несомненно, повлияет на мнение о вас.

Лучший способ написания письма – придерживаться наиболее простых вариантов приветствия и прощания. Они зависят от получателя письма и, как правило, это человек малознакомый. Чтобы помочь вам определиться с наиболее подходящим вариантом приветствия мы подобрали лучшие приветствия деловой переписки 2018 года. Кроме того, мы добавили несколько вариантов, которых следует избегать.

Лучшие приветствия в деловых письмах

«Hi [Name], …»

Когда дело доходит до деловой переписки, приветствие «Hi [Name]» является одним из наиболее популярных и используемых в 2018 году. Эксперты считают, что это простой и эффективный способ обращения к кому-либо независимо от близости знакомства.

Хотя приветствие «Hi» и звучит довольно неформально — оно является одним из лучших приветствий для деловых писем. Добавив к этому приветствию фамилию человека, вы сможете сохранить формальный тон.

«Hi Mr. Houston, …»

Также такое приветствие – отличный выбор при отправке «холодных» сообщений, когда фамилия получателя не известна. Не стесняйтесь уточнить как именно получатель предпочитает, чтобы к нему обращались.

«Hello [Name], …»

Для желающих добавить более формальный тон существует отличная альтернатива: «Hello [Name]». Среди всех приветствий, это — золотая середина между приветствиями «Hi» и «Dear», обеспечивающая оптимальный баланс между профессионализмом и дружественным отношением.

«Dear [Name], …»

Приветствие «Dear» в деловых письмах используется уже на протяжении многих лет. Однако сегодня такое приветствие звучит достаточно старомодно. Использовать приветствие «Dear» при электронной переписке – не ошибка, но в определенных случаях такое приветствие может показаться слишком формальным.

Используйте такое приветствие в таких деловых документах как сопроводительное письмо, чтобы выразить свое уважение, профессионализм и вежливость. В таком случае после «Dear» можно использовать обращение (Mr., Ms.) и фамилию:

«Dear Mr. Houston, …»

Если вы не знаете пол получателя письма, то используйте полное имя без обращения:

«Dear Alex Houston, …»

Избегайте обращений, определяющих семейное положение – вместо «Mrs.» используйте «Ms.»

«Greetings, …»

Это отличная альтернатива приветствию «Hi [Name], …», если вы отправляете деловое письмо на общий почтовый ящик или не знаете, кто именно получатель. С другой стороны, мы рекомендуем приложить максимум усилий и узнать эту информацию.

«Hi, everyone …»

Если вы отправляете письмо группе людей — используйте это приветствие. Оно является одним из самых популярных деловых приветствий, используемых при отправке письма более чем одному получателю.

Избегайте таких приветствий как «All», поскольку такие приветствия звучат грубовато, или слишком подчеркивающих пол получателей («Ladies», «Gentlemen»).

Улучшите навыки деловой переписки – ознакомьтесь с одной из новейших статей «Как начать письмо и привлечь внимание».

Худшие примеры приветствий в деловых письмах

«Hey!»

Начинать письмо со слов «Hey!» или «Hey [Name], …» — отличный способ начала разговора с друзьями, но, когда дело касается деловой переписки, использование подобных приветствий является грубым и неуважительным. Такие приветствия выглядят особенно непрофессионально, если письмо отправляется незнакомому человеку.

«To whom it may concern, …»

Такое приветствие – худший пример, который только можно вообразить. Получив письмо с подобным приветствием, получатель может подумать: «Это письмо не мне». Также большинство людей могут принять подобные письма за рекламу и не открывать их.  

Даже если вы не знаете, как зовут получателя письма, проводите некоторые исследования, чтобы узнать эту информацию. Например: вы подаете заявку на работу, но не знаете к кому лучше с ней обратиться. В таком случае лучше всего разузнать как зовут специалиста по подбору персонала в данной компании. Не получается ничего найти в Интернете? Просто позвоните в компанию и узнайте напрямую.

«[Misspelled Name], …»

Золотое правило делового общения: никогда не пишите имя или фамилию получателя письма с ошибками, поскольку это очень раздражает.

Чтобы избежать данной проблемы, всегда проверяйте правильность написания имени и фамилии адресата. Правильное написание имени и фамилии можно найти в подписи или строке «Кому». Также люди часто используют свои имя и фамилию в адресе электронной почты.

«Hi [Nickname], …»

Если вы провели исследование и узнали, как зовут получателя письма, например, Benjamin, то не стоит сокращать это имя до Ben. Использование уменьшительного имени может быть уместно только если вы уже знакомы с адресатом или же получили ответ с подписью «Best regards, Ben».

«Dear Sir/Madam, …»

Почему получатели ваших писем должны заинтересоваться ими, если вы не знаете кто они? Фактически подобное «Dear Sir/Madam» формальное приветствие демонстрирует, что вы не особо заинтересованы вашими получателями и, следовательно, не знаете об их потребностях и пожеланиях.

В завершении

Деловой язык постоянно меняется, пытаясь соответствовать современным тенденциям. Пока старомодное обращение «Dear» угасает, приветствия «Hi» и «Hello» набирают все большую популярность при деловой переписке. Поддерживайте профессионализм в деловом общении выбирая беспроигрышные варианты приветствий.

Не знаете, как быстро улучшить навыки владения английским языком? Подпишитесь на нашу рассылку и еженедельно получайте полезные советы по улучшению навыков на электронную почту.

preply.com

Обращение в деловом письме

Обращение в деловом письме – важное условие установления и поддержания доверительных отношений между партнерами. Как соблюсти тонкую грань между фамильярностью и заискиванием? Как оказать уважение партнеру и при этом сохранить достоинство? О правилах обращения в деловой переписке рассказывается в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

Главная задача речевого этикета – это выражение вежливости, уважения и искренних намерений. Даже самое незначительное проявление бестактности и некорректность в выборе выражений могут сыграть злую шутку с автором письма и зарубить на корню начало взаимовыгодного сотрудничества.

Хорошо известен факт, что некоторые просьбы выполняются с удовольствием, а некоторые – через силу. Две одинаковых по смыслу просьбы может различать только форма выражения, наличие нескольких незначительных на первый взгляд слов и обращений, а результаты этих просьб окажутся диаметрально противоположны: решительный отказ и безоговорочное согласие. В чем секрет?

 Официальное обращение в письме

Такими «незначительными» для неискушенного человека элементами в деловом письме являются формы обращения к деловому партнеру. Обращение – это начальная часть послания, прощание – заключительная. Вместе они составляют этикетную рамку письма, функция которой – установление и поддержание контакта с адресатом.

Иногда, еще до обращения, в тексте используется стандартная форма приветствия. Здесь важно сделать несколько замечаний.

Никакого «Доброго времени»

Не смотря на свою распространённость в бытовой переписке, в деловом письменном общении недопустимо использование выражения «Доброго времени суток!» Не тешьте себя иллюзией, что адресат оценит вашу смекалку и желание соответствовать «времени суток» часового пояса адресата.

Когда-то давно, когда интернет только появился, какой-то человек решил пошутить и обратился к своим читателям «Доброго времени суток!», шутка настолько всем понравилась, что ее стали использовать в качестве приветствия в электронных письмах. Шутка, повторенная дважды, становится глупостью. Не тиражируйте ее в своей деловой переписке, не выставляйте себя дешевым юмористом в самом начале общения.

Если вы не знаете, в какое время будет прочитано ваше послание, пишите просто, без затей: «Здравствуйте» и «Добрый день».

Как писать обращение в письме

После стандартного приветствия следует добавить обращение к адресату. Здесь может быть несколько вариантов, выбор которых зависит от степени близости ваших отношений, цели письма и информации об адресате, которой вы располагаете. Рассмотрим их все.

Если вам известно имя человека, которому вы пишите, то предпочтительнее использовать его. Здесь есть ряд правил, которые необходимо соблюдать.

Даже если вы находитесь в очень доверительных отношениях с деловым партнером, употребление усеченной формы имени, строго запрещено. Нельзя, писать «Добрый день, Саш» или «Привет, Ань». Что уместно в устной речи, в письменной выглядит убого и унизительно для адресата. Если вы действительно хотите подчеркнуть свои доверительные отношения и хотите вместо официальных имен «Александр» или «Анна» использовать неофициальные «Саша» или «Аня», то употребляйте их в полной форме.

Справка

Употребление неофициальных имен

Конечно, употребление неофициальных имен — достаточной редкий для деловой переписки случай. Чаще всего здесь используются полные имена или имена с отчествами. Выбор правильного варианта не всегда очевиден. Руководствоваться следуют той информацией, которую сам адресат предоставил о себе. Обычно ее можно извлечь из визитной карточки, из поля «From»/ «От кого» в электронных письмах или из стандартного блока с контактной информацией, которая располагается в конце текста.  Например, в визитной карточке и в подписи человек, к которому мы обращаемся, указал свое имя без отчества – «Алексей Смирнов». В этом случае мы так к нему и обращаемся: «Здравствуйте, Алексей!». Если он указал свое имя «Алексей Николаевич Смирнов», то пишем «Здравствуйте, Алексей Николаевич!».

Иногда бывает так, что в поле «От кого» указано имя «Алексей Смирнов:

 Subject: Поставка оборудования
Date: Mon, 15 May 2017
From: Алексей Смирнов
To: Николай Степанов

А в блоке контактной информации – «Алексей Николаевич Смирнов»:

С уважением,
Алексей Николаевич Смирнов
Менеджер по работе с клиентами
ООО «Восход»

В таком случае нужно выбрать вариант с отчеством. Логика здесь такая – блок с контактной информацией адресат вашего письма продумывал заранее и составлял собственноручно, информацию в поле «От кого» мог внести машинально или даже не сам, а поручить это IT-специалисту своей фирмы. В любом случае, если вы где-нибудь – на визитке или в подписи – видите имя с отчеством, то обращайтесь по имени-отчеству.

Иногда возникают ситуации, когда нужно написать письмо человеку, имени которого вы не знаете. В таких случаях придется использовать стандартное «Здравствуйте!» или «Добрый день!» Если допускает ситуация, можно сделать это обращение более персонифицированным и назвать адресата по его принадлежности к некоему классу людей, например: «Уважаемый коллега», «подписчик», «пользователь нашего сервиса».

Читайте также:

Письмо обращение к руководителю

При обращении к руководителю важно соблюсти стандарт и общепринятые формы.

Обращение располагается посредине письма и пишется с большой буквы. Оно должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. При адресации к руководителю общепринятой нормой считается употребление слова «уважаемый»:

Слово «уважаемый» применительно к руководителю – предпочтительный, но не единственный вариант. Существует стандартная формула обращения к особо важной персоне, т.е к VIP (very important person). Кто относится к их числу? Это члены правительства, Государственной думы, губернаторы, мэры, заслуженные деятели науки, искусства, а также известные общественные деятели. Когда вы адресуете письмо таким персонам, то вместо слова «уважаемый» следует использовать слова «глубокоуважаемый» или «высокоуважаемый».

Справка

Использование восклицательного знака

Отдельный вопрос – использовать восклицательный знак в конце обращения или нет. Если вы придаете факту написания послания к данному человеку особое значение или затрагиваемый вопрос очень важен для вас, то можно поставить восклицательный знак. В любом случае, его отсутствие не будет считаться ошибкой.

Если вы обращаетесь не к одному человеку, а к целой группе – то уместно обращение «Уважаемые господа!». При написании письма к лицам одной с вами профессии и равным по должности допустимо использование формулы «Уважаемые коллеги!».

Иногда возникает вопрос, какую форму обращения лучше выбрать – «Уважаемый господин Смирнов» или «Уважаемый Алексей Николаевич». Правило здесь такое. Если письмо носит официальный характер и отношения с партнером только налаживаются, то более уместен первый вариант, когда же отношения уже налажены, то можно использовать второй.

Заключительная часть письма

Не менее важной частью письма-обращения к руководителю является заключительная часть. Получение положительного отзыва на свое предложение, установление и поддержание доверительных отношений зависят не только от грамотного обращения, но и от грамотного финала. В заключительной части следует обозначить перспективы сотрудничества, деловых отношений, реализации проекта, положительного решения вопроса. В этой части уместно выразить надежду, одобрение, признательность, уверенность.

Не стоит в конце письма напоминать о прошлых негативных моментах, если таковые были. Например, вы не получили вовремя ответ или не получили его вовсе. Напоминание об этом может вызвать отрицательную реакцию или быть расценено как знак неуважения.

Любое деловое письмо заканчивается подписью. Обязательно следует указать вашу должность, имя и фамилию. Перед этим можно вставить стандартную этикетную формулу:

«С уважением». Возможные варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

Особенно важно при постановке подписи учитывать должностное положение адресата и адресанта.  Если послание адресуется генеральному директору, то подписать его должен тоже генеральный директор, в крайнем случае – его заместитель. Разумеется, что подпись должна соответствовать ее расшифровке: недопустима ситуация, когда рядом с фамилией директора ставится косая черта, а саму подпись ставит его заместитель.

Постскриптум в деловой переписке используется крайне редко. Особый случай – необходимость сообщить человеку, которому адресовано послание, какую-то важную новость, которая произошла уже после и в момент написания письма. Возможен также вариант, когда есть необходимость сообщить адресату какие-то сведения, косвенно касающиеся основной темы письма.

Приложения также не являются обязательной частью письма. Если они есть, то важно обратить внимание, что в деловой переписке приложения оформляются на отдельных листах и нумеруются тоже отдельно. Особых стандартных правил оформления приложений не существует.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Как правильно начать письмо? — Говорим и пишем правильно

pishu-pravilno.livejournal.com

Деловой этикет: пишите правильные письма!

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы. 

Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.

Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).

Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на…» (Attention of…). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).

Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).

Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания (« вам следует связаться с нами по телефону… »). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .». Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п . Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.

В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.

Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!

www.pravda.ru