Повестка дня заседания как правильно – Как писать протокол совещания 🚩 Образец протокола заседания технического совета 🚩 Оформление документов
Как правильно составить повестку дня собрания
Пять базовых вопросов повестки дня
Хорошо составленная повестка дня отвечает на пять базовых вопросов о собрании. На первые четыре ответить достаточно просто, а пятый вопрос может оказаться трудным. Вот эти вопросы.
1. Какая группа вовлечена в совещание? Как называется участвующая группа или команда? Этот пункт следует пояснить в самом начале повестки дня, например:
- совещание высшего исполнительного состава;
- собрание производственного отдела;
- комитет по организации корпоративного празднования Нового года.
Название группы объясняет, кто должен присутствовать на совещании, а кто нет. При таком подходе специалисты, которые должны были прийти, но не явились, не смогут сказать: «Я не знал, что мне нужно присутствовать», а участники, которые ничем не смогут помочь на совещании, не будут отвлекать остальных.
2. Когда состоится собрание? — Дата и время. Когда будет проходить совещание, в котором часу начнется и когда должно закончиться? Если этого пункта не будет, участники не явятся вовремя, собрание затянется и рабочий график нарушится.
3. Каковы цель и смысл собрания? Зачем мы встречаемся? Каков общий смысл собрания и чего мы должны достичь? У совещания может быть несколько целей, но если нет ни одной, то встреча теряет всякий смысл.
4. Какие темы мы должны рассмотреть? Каким темам, вопросам или проблемам посвящено собрание? Перечислите их в повестке дня в том порядке, в каком они будут рассматриваться. Кроме тем, включите в повестку введение и резюме, которые помогут вам начать собрание и закончить его подведением итогов.
5. Какие процессы будут применяться для рассмотрения каждой темы? Процесс описывает, как группа будет решать каждый вопрос от начала и до конца, и состоит из двух элементов:
- шаги, которые следует предпринять при работе с каждой темой или вопросом;
- сотрудники, которые будут принимать участие в решении этих вопросов на каждом этапе.
Чтобы проиллюстрировать процесс обсуждения, рассмотрим пример. Предположим, ваша команда работает над проблемой в сфере обслуживания клиентов. Часть сегодняшнего собрания посвящена поиску решения этой проблемы. Эта часть повестки дня может выглядеть таким образом.
Проблема с обслуживанием клиентов
Пересмотр проблемы
- Краткий обзор проделанной работы — презентация лидера команды.
- Другие комментарии — групповая дискуссия.
Разработка решения
- Техника «мозгового штурма» — участники собрания по очереди предлагают идеи по решению проблемы.
Первичное обсуждение идей
- Разъяснение. Участники называют идеи, нуждающиеся в пояснении, группа их обсуждает.
- Консолидация. Группа обсуждает, можно ли объединить и скомбинировать различные идеи.
- Отсеивание. Группа выясняет, можно ли некоторые идеи отсеять.
- Категоризация. Группа обсуждает, существует ли общая тема для некоторых идей, и если да, то группирует их в категории.
Оценка идей
- Группа поочередно обсуждает достоинства каждой идеи.
- Группа сообща решает, какие идеи можно и нужно применить на практике с максимальной пользой.
Движение к решению проблемы
- Определение следующих шагов и действий — участники собрания высказываются по очереди.
- Утверждение следующих шагов и действий, групповая дискуссия и достижение консенсуса.
Как видите, в процессе решения проблем группа получает ответы на вопросы «Что? Как? и Кто?» То есть «Над чем мы работаем, как мы будем работать и кто будет участвовать на каждом этапе». Четкий план действий помогает участникам сфокусировать свое внимание на значимой теме и позволяет высказаться всем заинтересованным лицам.
Возможно, вам захочется сделать пять названных пунктов повестки дня еще более структурированными. Если вы чувствуете, что нужно повысить дисциплину и активность участников, можно использовать инструменты из следующего перечня.
Специальная тема. Иногда совещания можно посвящать особым темам. В этом случае укажите данную тему сразу после названия группы участников.
Место проведения собрания. Когда команда все время проводит собрания в разных местах, необходимо сообщить, где именно будет проходить данное совещание.
Имена участников. Имена участников нужно указывать, если встречается относительно молодая команда, многофункциональная команда либо в совещании будет участвовать консультант со стороны или представитель руководства.
Количество времени, отведенное для каждой темы. Ограничение времени для каждого вопроса помогает команде не терять фокус внимания и не отвлекаться на досужие рассуждения. Это не означает, что нужно прерывать продуктивное обсуждение только потому, что исчерпано время. Используйте планирование времени для собраний, посвященных обзору деятельности команды. Планирование времени позволит вам избежать ситуации, когда повестка дня перегружена вопросами для обсуждения, на добрую половину которых не остается времени.
Время на перерывы. Каждое собрание продолжительностью больше двух часов должно включать время на перерыв, иначе участники начнут постоянно отвлекаться и периодически будут выбегать из комнаты «на перекур».
Желаемые результаты. Эта часть повестки дня описывает, какие решения нужно выработать во время совещания и какие другие результаты получить.
Подготовка участников. Практика показывает, что очень полезно напоминать членам команды, что именно они должны подготовить для продуктивного участия в совещании или что из запланированного на прошлом собрании они должны были сделать к настоящему времени.
Пункт «Оценка собрания» можно ввести, если команда молодая и только начинает привыкать к трудовой дисциплине. Оценка поможет повысить индивидуальную и групповую ответственность. По окончании собрания ваша команда может по пунктам оценить его эффективность. В оцениваемые параметры можно включить соответствие регламенту, качество и уровень участия каждого, качество фасилитации, сфокусированность на теме собрания и прочее.
sd-company.su
Как правильно составлять протокол совещания. Как правильно составлять. KakPravilno-Sdelat.ru
» Как правильно составлять
Протокол заседания — оформляем правильно
Протокол заседания — это документ, отражающий информацию о рассматриваемых на заседании вопросах и принятых решениях. Он относится к организационно-распорядительной документации. Сведения в протокол вносятся секретарем заседания или другим уполномоченным лицом на основании диктофонной или ручной записи. До начала заседания должны быть подготовлены все необходимые документы: повестка дня, список участников, тексты выступлений, а также проекты возможных решений.
Протокол заседания комиссии или другого органа власти может быть издан в полной или краткой форме. Последняя не включает в себя ход обсуждения решаемых вопросов и фиксирует только принятые решения.
Протокол в полной форме обычно включает две части — вводную и основную. Вводная содержит фамилии (а также инициалы) председательствующего, секретаря и участников заседания, а также присутствующих лиц. Если число присутствующих больше 15, делается ссылка на обязательный полный список фамилий. Если присутствующие относятся к разным органам власти, для каждого указывается должность и место работы.
Кроме того, во вводной части должна быть обязательно указана повестка дня с перечислением вопросов в порядке значимости и указанием фамилии докладчика по каждому вопросу.
Протокол заседания в своей основной части состоит из разделов в соответствии с повесткой дня. Текст каждого из пунктов, как правило, строится по краткой схеме:
— Постановили (или решили): ФИО.
Краткое содержание каждого выступления заносится в текст протокола или прилагается в виде отдельного материала (при этом в тексте протокола делается пометка с соответствующей ссылкой). В случае голосования приводятся его итоги. В протокол обязательно должно вноситься принятое по каждому пункту решение.
Протокол заседания должен быть подписан председателем, а также секретарем заседания. Датой протокола считается дата проведения совещания или заседания. Каждому протоколу дается порядковый номер отдельно по соответствующей группе протоколов, при необходимости с буквенным кодом. Нумерация ведется по нарастающей в течение года.
Протокол заседания совета директоров имеет свои особенности. Общие требования к этому документу приводятся в тексте ФЗ Об акционерных обществах (ст.68). Кроме того, в случае если совет директоров на заседании принимает постановление о выпуске акций (ценных бумаг), то, согласно утвержденным в РФ Стандартам эмиссии ценных бумаг протокол такого заседания должен отражать результаты поименного голосования всех членов совета. Это основное нормативное требование к протоколу.
На практике оформление таких протоколов может сильно различаться по способу составления и степени детализации. Одни протоколы соответствуют подробной стенограмме заседания с отражением всех реплик и задаваемых вопросов. Требование к такому ведению протокола обычно зафиксировано в положении о совете директоров.
Другая крайность — предельно краткий протокол заседания, включающий только сведения о составе участников, повестку дня, формулировку поставленных вопросов и принятых решений.
Оптимальный вариант обычно представляет собой нечто среднее. Чрезмерно подробный протокол составляется, как правило, на основании аудиозаписи заседания. При ее расшифровке возможны неточности, искажающие смысл решаемых вопросов. К тому же не следует забывать, что право быть ознакомленным с протоколом заседания имеет любой акционер. При обсуждении коммерческих вопросов подробный протокол может зафиксировать массу сведений, являющихся коммерческой тайной.
С другой стороны, излишняя краткость протокола может навести рядовых акционеров на мысль о формальном подходе и недостаточной эффективности работы совета директоров. Желательно по каждому вопросу указывать инициаторов и участников дискуссии, аннотацию выступления, суть и авторов задаваемых вопросов. Данный подход, помимо прочего, позволяет более эффективно оценить вклад каждого участника.
Протокол рабочего совещания (собрания): шаблон, скачать образец
Протоколирование совещаний – это общепринятая практика, позволяющая фиксировать все наиболее важные детали обсуждений, включая принятые по их итогам решения. Кто присутствовал на собрании, кто выступил, какие вопросы поднимались, какие решения были приняты – всё это можно найти в итоговом документе – протоколе рабочего совещания.
Что такое протокол совещания?
Этот распорядительный документ не имеет унифицированной формы, однако всегда составляется согласно определенной структуре. Поскольку в нём необходимо отразить всё происходящее на совещании (заседании, собрании), то его основные пункты и будут носить соответствующие названия:
- повестка дня
- присутствовали
- выступили
- постановили и т.п.
Как вести протокол совещания?
Бланк протокола собрания обычно заполняется присутствующим на встрече секретарем либо любым другим уполномоченным лицом. Исходя из целей составления документа, ответственное за оформление документа лицо составляет либо краткий, либо полный вид протокола. В первом приводятся лишь фамилии докладчиков и темы их докладов, в то время как второй вариант подразумевает ведение записи каждого доклада.
Бланк протокола совещания
Универсальный шаблон протокола совещания можно скачать на нашем сайте:
Образец оформления протокола совещания
Чтобы понять, как правильно протоколировать совещания, можно рассмотреть следующий пример оформления протокола:
Образец протокола встречи с клиентом
Среди многочисленных форм протоколов в число наиболее часто используемых можно отнести также документ, составляемый при проведении деловых переговоров. На нашем сайте можно скачать образец протокола встречи с деловым партнером:
Часто задаваемые вопросы:
Как правильно протоколировать совещания?
Перед началом встречи секретарь должен подготовить бланк документа, заполнив номер протокола, а также дату и место заседания. Затем необходимо перечислить всех присутствующих и обозначить лиц, которые будут выступать с докладами. Отдельным абзацем следует записать решения (постановления) собрания.
Что является датой протокола?
Как правило, окончательный вариант такого документа составляется после совещания, поэтому его датой станет непосредственно день заседания. При длительности такой встречи в несколько дней указывать дату необходимо включая все дни проведения собрания: 5-7.07.15 г.
Подготовка к совещанию и оформление протокола
8 октября , просмотров: 17319, Раздел: Бизнес-статьи
Подготовка к совещанию.
После проведения заседания необходимо составить протокол. Он считается основным документом, потому что он фиксирует сам факт заседания, какое на нем было принято решение и срок его выполнения. Данный документ в дальнейшем служит основанием для издания постановления или решения.
Собрание, как правило, проводиться в любом составе. В него могут входить не только члены коллегиального органа, но и руководители департамента или специалисты определенных структур подразделения. Чем тщательнее пройдет подготовка собрания, тем меньше времени уйдет на подготовку к совещанию и тем больше эффективных решений будет принято.
В ходе заседания составляются некоторые документы, которые впоследствии служат приложением к протоколу.
Первым из этого ряда документов считается повестка дня. Она, как правило, составляется секретарем. Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания. Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний.
Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.
Так же в состав документов входит и проект по решению каждого из вопросов, которые были включены в данную повестку. Готовят эти проекты сами докладчики.
В ходе подготовки к собранию также готовиться явочный лист или лист регистрации участников, его пример показан в примере под номером тринадцать. Его необходимо составляет, когда участников собрания больше пятнадцати.
Типовые правила оформления протокола.
Порядок оформления протокола определен ГОСТом. В данном ГОСТе указаны правила оформления протокола, а именно его заголовок и заключительная часть, а также требования, предъявленные к тексту этого документа.
В нем указывается полное название предприятия, протокол, ставится его номер и дата, а так де место, где он был составлен и заголовок текста.
Если предприятие имеет официальное сокращенное наименование, то его можно указать строкой ниже в скобках. Это показано на примере три.
Если предприятие имеет вышестоящую организацию, то ее название должно быть указано выше названия организации. Это показано на примере пять.
Пример 3
Датой протокола считается день проведения самого заседания. Если заседание длилось не один день, то в протоколе следует указать дату его начала и конца. Это показано на примере шесть.
Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.
В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».
Номером протокола считается порядковый номер самого заседания.
Заголовок к тексту указывает вид коллегиальной деятельности. Это показано на примере семь.
Реквизиты заголовка можно расположить продольно. Это показано на примере восемь. Или угловым способом. Это показано на примере девять.
В примере двадцать один показано правильное оформление протокола при полном варианте его оформлении.
Пример двадцать два показывает краткое оформление протокола.
Оформление выписки из протокола
Выписка из протокола-точная копия части текста самого протокола. Она подписывается секретарем. Ее пример заполнения указан в примере двадцать четыре.
Источники: http://fb.ru/article/46720/protokol-zasedaniya—oformlyaem-pravilno, http://mosadvokat.org/protokol-rabochego-soveshhaniya/, http://bbcont.ru/business/podgotovka-k-soveszaniyu-i-oformlenie-protokola.html
Комментариев пока нет!
www.kak-sdelatpravilno.ru
Повестка дня. Проведение собраний и совещаний
Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Этот рабочий документ, как компас, направляет собрание по правильному пути. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах.
Хорошо подготовленная повестка дня состоит из:
• цели, даты, времени и места проведения собрания;
• списка приглашенных лиц;
• перечня обсуждаемых проблем;
• главной темы;
• разного;
• даты следующего собрания.
Повестка дня определяет ход совещания. Вначале нужно обсуждать легкие для принятия решения вопросы, а уже потом – спорные. Чтобы заставить присутствующих последовательно принимать решение, нужно начинать собрание с вопросов закрытого типа, подразумевающих выбор между «да» и «нет». Сказав «да» в первый раз, люди будут склонны к утвердительному ответу и в остальных случаях.
Повестка дня информирует участников о том, какие вопросы выносятся на обсуждение и требуют принятия решения.
Если ответственный за проведение собрания заранее разошлет повестку дня (пусть даже в черновом варианте) всем участникам, каждый приглашенный сможет подготовиться и внести свои предложения для обсуждения. Кроме того, это дает возможность своевременно узнать, будет ли сам приглашенный присутствовать на собрании или же пришлет вместо себя другое лицо.
Поделитесь на страничкеСледующая глава >
marketing.wikireading.ru
Образцы протоколов общего собрания. Дата и место проведения собрания, повестка дня, состав президиума, участники :: SYL.ru
Все важные решения, принимаемые на общих собраниях, обязательно должны протоколироваться. Документальная фиксация того, как проходило мероприятие, может в дальнейшем понадобиться при возникновении разногласий — вплоть до обращения в вышестоящие инстанции.
Что это за документ
Образцы протоколов общего собрания должны соответствовать ряду требований, которые мы и рассмотрим в нашей статье. Если правильная форма его не соблюдена, с юридической точки зрения принятые решения можно считать недействительными.
Именно поэтому знание правил того, как составить протокол, очень важно. Любой, кому предстоит за это отвечать, обязан владеть данной информацией.
Обязательны к составлению протоколы, если общее собрание участников ООО посвящено встрече с представителями иных фирм, решению выносимых на комиссию споров и проблем, производственным переговорам. Его главная цель — зафиксировать документально те договорённости, которые совместным решением оказались принятыми в ходе мероприятия.
Если затрагиваются такие серьёзные моменты, как изменения в составе учредителей, вопросы реформирования или полной ликвидации фирмы и т. п., протокол составляется с предварительным изучением того образца, который брался во внимание при написании предыдущего аналогичного документа.
Право проверки правильности его ведения принадлежит контролирующим органам. Если ими обнаружатся юридические несоответствия, итоги мероприятия будут объявлены недействительными.
Что конкретно он содержит
Составляется протокол в двух экземплярах и не позже, чем через 15 дней с даты, когда проводилось собрание. Вот перечень сведений, обязательных для указания в нем:
- время и дата проведения собрания;
- адрес, где шло заседание;
- общее количество голосов участников с учетом отсутствующих;
- данные лица, назначенного председателем, и тех, кто составил президиум.
Обязательным пунктом является список вопросов, которые содержит повестка дня. Главные из них, подлежащие разрешению, формулируются в форме тезисов и перечисляются в бланке протокола. В обязательном порядке фиксируется и информация о принятом решении по каждому конкретному пункту.
Предварительная подготовка
Тот, кто отвечает за организацию и проведение всего мероприятия, должен позаботиться о выполнении ряда предварительных процедур, а именно: он формулирует повестку собрания, заботится о сборе нужных документов и занимается оповещением о его месте и дате всех, кто имеет право на участие. Те обязаны быть проинформированы по вопросам предполагаемой повестки дня, чтобы иметь возможность подготовиться.
Информация о присутствующих вносится в протокол секретарем до начала совещания. Для этого количество зафиксированных в протоколе голосов должно находиться в соответствии с предварительно составленным перечнем предполагаемых присутствующих.
Так как порой невозможно моментально зафиксировать всю информацию, поднимаемую в ходе обсуждения, ответственному за ведение протокола позволяется для соблюдения достоверности использовать аудио- и видеозапись. Кроме того, секретарю предписывается вести наброски от руки на бумаге.
В обязательном порядке образцы протоколов общего собрания содержат сообщения всех, кто выступал, краткое содержание предлагаемых к реализации проектов и всю документацию, на основании которой принималось окончательное решение. Если что-то из этого будет упущено, юридически документ можно признать недействительным.
Разные формы ведения
Законодательство позволяет вести протокол в развернутом или же кратком виде. Последняя форма получила название протокола-схемы. Туда, как правило, заносится информация о докладчиках и краткие итоги дебатов. В подробной же форме расписывается суть каждого из выступлений.
Какой именно вид документа выбрать, решает руководство. Чаще всего этот вопрос согласовывается председателем с участниками.
Протокол общего собрания ООО не может быть признан действительным, если в нём не указано название организации в полном виде. Сокращенная аббревиатура должна быть прописана лишь после того.
Все данные обязаны соответствовать учредительным документам. В заголовке протокола указывается вид заседания или наименование проводящего его органа. Далее секретарем прописывается вся информация по ведению мероприятия, которое может быть плановым, внеочередным либо ежегодным. Возможны и другие варианты.
Закон требует составления протоколов с периодичностью не реже раза в год. Форма мероприятия также обязательна к фиксации в протоколе и подразумевается с личным присутствием участников либо заочной.
Что еще важно
Образцы протоколов общего собрания в обязательном порядке содержат фактический адрес проведения. Основная часть бланка содержит тот перечень задач, которые требуется решить на совещании. Если речь идет о годовом собрании, по закону следует проработать определённое количество обязательных вопросов.
Немаловажный пункт — регистрация каждого члена собрания. При этом указывается его ФИО, должность и число голосов, имеющихся в обладании. Если речь идет об акционерном обществе, вносятся данные паспортов или доверенностей.
Время начала и окончания совещания также фиксируется секретарем, что немаловажно. Если будут обнаружены фактические (даже формальные) погрешности заполнения бланка, все принятые решения станут недействительными.
По результатам выступлений вписываются их основные положения без приведения полного текста каждого доклада, то есть информация подается секретарем тезисно. Процедура завершается подписанием протокола председателем и секретарем с обязательным проставлением фактической даты заполнения.
Если предстоит собрание трудового коллектива
Таковое проводится по поводу событий, значимых для всех. Цель его — решить накопившиеся разногласия, проконтролировать выполнение нормативных внутренних актов предприятия и т. д.
Согласно Трудовому кодексу, число присутствующих обязано составлять от половины до 2/3 всего коллектива. Решение, как правило, принимается простым большинством голосов.
Требования к протоколу такого собрания аналогичны приведённым выше для общих случаев. Составлен документ должен быть на фирменном бланке предприятия (организации). Перечислять выступающих принято с указанием должности каждого.
Если повестка дня состояла из нескольких вопросов, трудовой коллектив обязан рассмотреть каждый из них по отдельности и принять решение в индивидуальном порядке. В подводимых итогах должны отражаться вопросы, по которым решение оказалось положительным либо, соответственно, отрицательным.
Как составляются протоколы общих собраний многоквартирного дома
В настоящее время много вопросов возникает по собраниям собственников многоквартирных домов или ТСЖ. Это относится, как к ведению самих собраний, так и к правильному оформлению протоколов.
Следует отметить, что единой законодательно принятой универсальной формы данного документа не существует. В каждом ТСЖ или многоквартирном жилом доме (МКД) может иметься собственный шаблон такого документа. В связи с этим порой могут возникнуть противоречия на тему того, как составить протокол, какие вопросы можно и нужно включать в него.
Прежде всего, это вопрос о назначении председателя и секретаря. Они избираются из числа собственников, собравшихся на мероприятии. Если предложено сразу несколько кандидатур, решения принимаются голосованием. Затем председателем поручается секретарю протоколирование результатов.
О счетной комиссии
Часто собственники на таких собраниях выбирают и счетную комиссию, хотя жилищным кодексом данная процедура не предусмотрена. Так как по закону подобное действие не относится к обязательным, то отсутствие комиссии не сделает итоги голосования недействительными.
Исключением является вариант, когда избирать в обязательном порядке счетную комиссию было решено на предварительном общем собрании собственников. Тогда несоблюдение этого и прочих пунктов регламента окажется нарушением. В таком случае другая форма ведения мероприятия может быть оспорена в судебном порядке.
Чьи подписи важны
Зачастую возникают разногласия по вопросу, кто должен подписывать итоговый протокол. Некоторые считают, что это — задача всех собственников, присутствующих на мероприятии. На самом деле такой необходимости нет.
Если собрание проводится в очной форме, задача каждого из прибывших — до начала мероприятия отметиться в регистрационном листе. Проставляемые ими подписи свидетельствуют о наличии кворума.
В процессе ведения протокола количество голосов тех, кто «за», «против» и «воздержался», подсчитывается поголовно и заносится секретарем в предназначенную для этого ведомость. Для придания юридической силы такому подсчёту и во избежание неточностей есть смысл каждому из голосующих выдать бюллетень для личного проставления необходимых данных с собственной подписью.
Такая процедура оформления результатов гарантирует прозрачность и точность подсчета. Образцы протоколов общего собрания обязывают применять аналогичный бюллетень, если собрание проводится в заочной форме.
Нужны ли подробности?
Можно ли не включать в итоговой протокол все предложения, комментарии и прочие высказывания собственников и стоит ли это вообще делать? Для точного отражения хронологии мероприятия такое включение, конечно же, предпочтительно. Более того, если протокол не будет содержать сведения о тех, кто высказывал свое несогласие с предлагаемыми решениями, возможна судебная тяжба и признание итогов мероприятия недействительными.
Но правильнее всего будет ориентироваться на то, какая именно информация является существенной, а какая нет. Вводить наименования пунктов «текущие вопросы» либо «разное» нецелесообразно. Такого рода информация не обладает никаким ценным смыслом и не дает возможности собственникам заранее подготовиться к мероприятию и выработать отчётливое мнение по предлагаемым к решению вопросам.
Не следует забывать, что сообщение о намечающемся мероприятии каждый из собственников должен получить не позже, чем за 10 дней до его даты проведения. При этом он обязан быть проинформирован о том, какие вопросы предполагается выносить на повестку дня. Именно поэтому, как в предварительном сообщении, так и в итоговом протоколе рекомендуется приводить как можно более конкретные формулировки.
www.syl.ru
Повестка дня протокола образец — Протокольная форма — Как обратиться
Подготовка к совещанию и оформление протокола
8 октября 2012, просмотров: 9545, Раздел: Бизнес-статьи
После проведения заседания необходимо составить протокол. Он считается основным документом, потому что он фиксирует сам факт заседания, какое на нем было принято решение и срок его выполнения. Данный документ в дальнейшем служит основанием для издания постановления или решения.
Подготовка собрания.
Собрание, как правило, проводиться в любом составе. В него могут входить не только члены коллегиального органа, но и руководители департамента или специалисты определенных структур подразделения. Чем тщательнее пройдет подготовка собрания, тем меньше времени уйдет на подготовку к совещанию и тем больше эффективных решений будет принято.
В ходе заседания составляются некоторые документы, которые впоследствии служат приложением к протоколу.
Первым из этого ряда документов считается повестка дня. Она, как правило, составляется секретарем. Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания. Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний.
Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.
Пример второй.
Так же в состав документов входит и проект по решению каждого из вопросов, которые были включены в данную повестку. Готовят эти проекты сами докладчики.
В ходе подготовки к собранию также готовиться явочный лист или лист регистрации участников, его пример показан в примере под номером тринадцать. Его необходимо составляет, когда участников собрания больше пятнадцати.
Типовые правила оформления протокола.
Порядок оформления протокола определен ГОСТом. В данном ГОСТе указаны правила оформления протокола, а именно его заголовок и заключительная часть, а также требования, предъявленные к тексту этого документа.
В нем указывается полное название предприятия, протокол, ставится его номер и дата, а так де место, где он был составлен и заголовок текста.
Если предприятие имеет официальное сокращенное наименование, то его можно указать строкой ниже в скобках. Это показано на примере три.
Если предприятие имеет вышестоящую организацию, то ее название должно быть указано выше названия организации. Это показано на примере пять.
Пример 3
Пример 4
Пример 5
Датой протокола считается день проведения самого заседания. Если заседание длилось не один день, то в протоколе следует указать дату его начала и конца. Это показано на примере шесть.
Пример 6
Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.
В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».
Номером протокола считается порядковый номер самого заседания.
Заголовок к тексту указывает вид коллегиальной деятельности. Это показано на примере семь.
Пример 7
Реквизиты заголовка можно расположить продольно. Это показано на примере восемь. Или угловым способом. Это показано на примере девять.
Пример 8
Пример 13
В примере двадцать один показано правильное оформление протокола при полном варианте его оформлении.
Выписка из протокола-точная копия части текста самого протокола. Она подписывается секретарем. Ее пример заполнения указан в примере двадцать четыре.
Бланк (шаблон) Протокола родительского собрания: оформляем правильно
Обсудить статью (уже 14 коммент.)
Опубликовать свой материал
Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов повестки дня и принятые решения.
Подготовка протокола собрания
Конечно, сам протокол родительского собрания нужно оформлять во время его проведения, но, учитывая, что у классного руководителя нет личного секретаря, стоит заранее подготовить простой шаблон (можно на бланке школы), в котором будут пустые поля для заполнения. Этот шаблон можно сделать один раз и использовать несколько лет. Он подойдет и для собрания в детском саду. и в начальной и средней школе.
Что должно быть в протоколе?
Протоколы родительских собраний могут быть востребованы вышестоящими организациями и различными «органами», его стоит оформлять по определенным правилам. Шаблон протокола собрания должен содержать:
Как зафиксировать ознакомление родителей с информацией?
Если по распоряжениям администрации школы классный руководитель должен донести до родителей какую-то информацию или провести инструктаж (ПДД, заболевания гриппом, о клещах и т.п.), можно оформить приложения к протоколу родительского собрания «Лист ознакомления с …», «Инструктаж…», где каждый родитель должен оставить подпись. Строго говоря, обязать родителей поставить подпись школа не может, но иногда лучше «перебдеть» и подготовить приложения.
Если на собрании обсуждаются «поборы»?
Многие классные руководители указывают в протоколе собрания факты сбора средств (на экскурсии, на питание и, что хуже, на ремонт, уборку школы и канцтовары) — это такая двойная игра руководящих: в школе деньги с родителей брать ни за что нельзя . но в то же время классный руководитель вынужден это делать, потому что ему «сказали». Учтите, что если «органы», о которых мы говорили выше, затребуют ваши протоколы, они увидят 25 подписей, свидетельствующих о том, что деньги собирались. В то же время у вас не будет ни одного письменного приказа или распоряжения администрации школы о необходимости сбора средств с родителей, и именно вы, классный руководитель, будете «инициатором» и вы будете нести ответственность. Чтобы этого избежать, мы рекомендуем финансовые вопросы в протоколах не фиксировать или вести отдельные протоколы только для финансовых вопросов.
Где взять образец протокола родительского собрания?
Где хранить все протоколы?
В каких-то учреждениях протоколы просят сразу сдавать завучам, в каких-то они хранятся у классного руководителя. Так или иначе, мы рекомендуем вам делать копию протокола и хранить дома в течение нескольких лет.
Надеемся, наша информация поможет вам без труда оформить протокол родительского собрания. А какие пункты в бланк протокола включаете вы?
Для чего и как проводятся собрания профсоюзной организации?
Никто не будет тратить свое время на то, чтобы просто собраться вместе и поговорить, а потом разойтись. Люди должны знать, с какой целью они придут на собрание, должны понимать, что это затрагивает их интересы. Для того, чтобы привлечь людей, Вы должны составить такую повестку дня, что бы она заинтересовала работников.
Чтобы создать атмосферу праздника и желание людей прийти на собрание в другой раз, организуйте после собрания маленькое чаепитие.
Другое дело — порядок проведения собрания (конференции, если у Вас большой профсоюз). Здесь лучше следовать строго установленной процедуре. Первое, куда Вам стоит заглянуть по данному вопросу — это в Устав Вашей профсоюзной организации.
Обычно, в Уставе прописан порядок созыва собрания (или конференции).
В большинстве случаев, право созыва общего собрания (конференции) принадлежит профкому. Он обязан созывать общее собрание (конференцию) один- два раза в год.
Также он обязан созвать внеочередное общее собрание (конференцию) в том случае, когда этого требует контрольно-ревизионная комиссия, либо одна треть членов профсоюза. В Уставе должно быть указано, сколько времени (дней) требуется для созыва внеочередного собрания (например, 10 дней).
Далее Вы должны всех проинформировать о предстоящем собрании. Повесьте большое объявление там, где собирается больше всего людей — вход в столовую, проходная, на дверях профкома, у бухгалтерии, если в этот день выдают зарплату.
В объявлении вы должны указать:
дату и время проведения собрания. Лучше, если Вы укажите и время завершения собрания — люди быстрее придут, если будут точно знать, когда они вернуться домой.
Место проведения собрания (красный уголок, актовый зал и т.п.) Повестку дня (люди должны из объявления знать, что они придут не просто поговорить, а обсудить вопросы, затрагивающие их интересы). (Образец объявления см. в Приложении № 2)
Объявление лучше всего повесить за 10 дней до дня собрания (конференции), а затем — за 3-5 дней в случае, если объявления срываются недовольной администрацией. А также потому, что о собрании могут забыть, если вы дополнительно раздавали объявления членам профсоюза — они могут их потерять.
Как составить повестку дня
Вы должны тщательно продумать повестку дня: лучше не включать в неё много пунктов, так как обсуждение большого круга вопросов занимает много времени — а долгих собраний не любит никто (люди могут не прийти в следующий раз).
Например: Повестка дня:
1. Доклад Иванова о поездке в США (опыт американских профсоюзов).
2. Путевки в пионерский лагерь.
Как провести собрание (конференцию)
Запланируйте проведение собрания на 1-1, 5 часа. Наш опыт показывает, что это максимальное время, которое могут посвятить люди различного рода собраниям.
Всегда вовремя начинайте и заканчивайте собрание (конференцию) -это покажет то, что Вы цените время людей.
Обычно, у председателя профсоюза есть право открывать собрание (конференцию).
Представьтесь, даже если большинство присутствующих знают Вас -это покажет уважение к новым членам профсоюза и к тем, кто пришел впервые.
Для эффективной работы собрания (конференции) необходимо избрать председателя и секретаря. Лучше, если это будут люди, которые готовились к собранию. Председатель профсоюза может предложить свою кандидатуру председательствующего, а также кандидатуру секретаря -секретаря профкома, который знаком с бумажной работой и умеет правильно составлять протоколы.
Каждую кандидатуру необходимо утвердить голосованием.
Объявите повестку дня. Несмотря на то, что повестка уже разработана, её нужно также утверждать на собрании (конференции).
Лучше, если Вы заранее назначите ответственных, кто будет выступать с докладами по повестке дня. Это должны бьпъ люди, умеющие интересно подавать скучную информацию, обладающие некоторыми ораторскими способностями. Заранее спланируйте, кто за кем будет выступать. Лучше, если докладчик, готовясь к выступлению, напишет свою речь, а Вы с ним обсудите её, проговорите. В докладе не должно содержаться много цифровой информации. Информация лучше воспринимается и запоминается, когда она содержит яркие образы.
Как ведущий собрания, председательствующий должен взять на себя ответственность следить за тем, чтобы все вопросы повестки были рассмотрены, чтобы собрание не затягивалось. Председательствующий на собрании должен следить, чтобы доклад выступающего не затянулся слишком надолго (люди редко воспринимают информацию, подаваемую устно более 20 минут). Если есть возможность подавайте информацию, которую вы хотите довести до членов профсоюза, наглядно: можете писать ключевые фразы, схемы мелом на доске, маркером на больших листах бумаги. Также Вы можете к собранию подготовить яркие, большие плакаты.
Закрывая собрание (конференцию), не забудьте поблагодарить присутствующих за то, что они нашли возможность прийти и выразить свое мнение по волнующему всех вопросу.
Еще один момент: собрание лучше запомнится члену профсоюза и он захочет прийти снова, если какая-то информация будет напечатана и роздана (не нужно писать много, только главные мысли, коротко, ярко). Это может быть информационный листок, листовка (см. Приложение 11 ).
Не забудьте, что на собрании (конференции) должен вестись протокол. Лучше, если Вы заранее составите проект протокола, а также постановлений, которые хотите принять. После (конференции) необходимо проверить, все ли протоколе. В протоколе должно быть указано:
— место проведения собрания (конференции)
— дата проведения собрания (конференции)
— сколько всего членов профсоюза (либо избрано делегатов на конференцию)
— сколько присутствует членов профсоюза (делегатов конференции)
— кто избран председательствующим и секретарем
— повестка дня
— вопросы, по которым проводилось голосование
— результаты голосования (сколько голосовали за, сколько против, сколько — воздержались)
— решение, принятое по голосованию
— протокол должен быть подписан председательствующим и секретарем собрания (конференции).
(Образец протокола учредительного собрания Вы можете посмотреть в приложении № 3 )
Заседания профкома проводятся практически по аналогичной схеме, только Вам будет проще, поскольку количество человек в профкоме значительно меньше, и работают они оперативней, так как каждый знает свои обязанности. Во время заседания профкома также ведется протокол, и по результатам принятых решений выносятся постановления (образцы см. в приложении № 6 ,7 )
Повестка дня совещания образец скачать
Повестка дня совещания образец скачать, экзамен бурильщика эрб, двигатель v6 ауди мануал.
В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Литературные источники содержат немало рекомендаций относительно подготовки совещаний, начиная от выбора формы стола заседаний и пересчета числа наличных стульев, что, конечно, тоже важно, поскольку количество мелочей, которые приходится брать в расчет, довольно велико. Мы рассмотрели последовательность этапов (процессов) совещаний, поэтому ясно, что смежные этапы могут усиливать друг друга, а могут и ослаблять. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего.
По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос). Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Полная и частичная перепечатка материалов с невозможна без письменного разрешения администрации сайта и указания активной ссылки на статью-источник. Как правильно готовить, проводить и контролировать служебные совещания примеры организационных документов совещаний регламент проведения совещаний (в условиях автоматизации) регламент проведения совещаний (в условиях автоматизации) утверждаю руководитель компании ххххх фио 2010 г. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Выбор структуры очень важен для дальнейшего управления совещаниями, в первую очередь по соображениям гибкости и удобства использования ее в повседневном режиме. Время вебинара не съедается кофе-брейкамипаузами, перерывом на обед и дорогой. Например, протокол (чего?) заседания педагогического совета совещания начальников структурных подразделений и т.
Повестка дня совещания образец.
14 авг 2012. Предыдущую публикацию по тематике эффективных совещаний смотрите здесь.Именно организационный этап наиболее подходит .
Повестка дня совещания образец.
Подготовка совещаний и оформление протокола — Дело-пресс
Опросный лист по результатам голосования членов совета директоров закрытого акционерного общества по вопросам повестки дня (приложение к протоколу заседания совета директоров закрытого акционерного общества)
Приложение к Протоколу заседания Совета директоров ЗАО «________» N _____ от «___»_________ ___ г.
Совет директоров в соответствии с Уставом Общества вправе принимать решение.
Повестка дня заседания:
1. О созыве внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО «_________».
2. О форме проведения внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО «_________».
3. О назначении даты, места, времени проведения внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО «_________».
4. О дате составления списка акционеров, имеющих право на участие во внеочередном Общем собрании акционеров ЗАО «_________», а также списка акционеров, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций.
5. Об утверждении повестки дня внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО «_________».
6. Об утверждении формы и текста бюллетеней для голосования на Общем собрании акционеров ЗАО «_________».
7. О порядке сообщения акционерам о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО «_________».
8. Об утверждении перечня информации (материалов), предоставляемой акционерам при подготовке к проведению Общего собрания акционеров, и порядке ее предоставления.
Голосование по первому вопросу повестки дня:
Формулировка решения: созвать внеочередное Общее собрание акционеров ЗАО «_________».
Голосование по второму вопросу повестки дня:
Формулировка решения: провести внеочередное Общее собрание акционеров ЗАО «_________» в форме совместного присутствия.
Формулировка решения: назначить проведение внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО «_________» на «___»________ ____ г. на ___ часов и провести его по адресу: _________________________________.
В выбранном Вами варианте голосования напротив своей фамилии необходимо поставить свою подпись.
Голосование по четвертому вопросу повестки дня:
Формулировка решения: утвердить дату составления списка акционеров, имеющих право участвовать во внеочередном Общем собрании акционеров ЗАО «_________», а также списка акционеров, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций, на «___»__________ _____ г. <1>
<1> Абз. 2 п. 1 ст. 51 ФЗ «Об акционерных обществах»: дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, не может быть установлена ранее даты принятия решения о проведении общего собрания акционеров и более чем 85 дней до даты проведения общего собрания акционеров.
П. 2 ст. 75 ФЗ «Об акционерных обществах»: список акционеров, имеющих право требовать выкупа обществом принадлежащих им акций, составляется на основании данных реестра акционеров общества на день составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, повестка дня которого включает вопросы, голосование по которым в соответствии с законом может повлечь возникновение права требовать выкупа акций.
В выбранном Вами варианте голосования напротив своей фамилии необходимо поставить свою подпись.
Голосование по пятому вопросу повестки дня:
Формулировка решения: утвердить следующую повестку дня внеочередного общего собрания акционеров ЗАО «_________»:
Голосование по шестому вопросу повестки дня:
Формулировка решения: утвердить форму и текст бюллетеня для голосования на Общем собрании акционеров ЗАО «_________» (форма бюллетеня прилагается к протоколу).
Источники: bbcont.ru, pedsovet.su, uraltradeunion.ru, pyna.cmt.org.ru, www.docstandard.com
pismovsud.my1.ru