Образец повестки дня совещания – Повестка дня, совещания – образец заполнения

Повестка дня, совещания – образец заполнения

Категория: Трудовое право

Совещание – форма коллективного обсуждения вопроса, обмен мнениями между руководителем и подчиненными. Решения, принимаемые на совещании, эффективнее тех, которые принимаются исключительно кругом управленцев.

Виды совещаний

Выделяют два основных вида совещания: плановые и периодические. Плановые совещания проводятся согласно утвержденному графику. К примеру, в конце года в рамках обсуждения итогов, в конце квартала или месяца.

Периодические совещания назначаются и проводятся при возникновении необходимости по различным вопросам.

Совещания могут проводиться в форме брифинга, консультации, комитета или переговоров. Брифинг – инструктаж или дача указаний, на нем руководитель разъясняет подчиненным политику компании, или доводит иную информацию, которой они должны руководствоваться при решении своих задач. Консультация предполагает получение мнений разных специалистов по какому-либо вопросу. Она проводится с целью сбора информации, на консультации не принимается решение по проблеме. Комитет собирается в случае, когда требуется получить решение. Его участники имеют одинаковый статус и принимают решение, удобное всем. Принимается оно посредством голосования.  Переговоры предполагают участие нескольких сторон, имеющих разное мнение, цель которых – выработка единого решения на основе компромиссов. Переговоры отличаются от комитета тем, что решение может быть не принято или принято посредством торга.

Формирование повестки совещания – первый этап в подготовке совещания.

Форма повестки определяется произвольно. Если совещания – частое явление в компании, то рекомендуется разработать положение о порядке проведения совещаний и включить в него утвержденную форму повестки.

Что указывается в повестки совещания

В зависимости от особенностей она может включать в себя разную информацию. Традиционно, в ней указывается:

• номер документа определяется согласно журналу регистрации документов;
• вид проводимого совещания определяется приказом руководителя и положением о порядке проведения совещаний;
• время и место проведения – определяя продолжительность, следует учитывать режим рабочего дня. Так, совещания рекомендуется проводить во второй половине дня. Обусловлено это тем, что переключаясь с одного вида деятельности на другой, работники хуже справляются со своими обязанностями. Время начала и окончания должны быть продуманы, чтобы не допустить траты рабочего времени. Например, если оно кончается за 20 минут до начала обеденного перерыва, то это рабочее время будет потеряно;
• ФИО председателя – обычно им является руководитель компании, отдела или их заместители;
• ФИО секретаря;
• ФИО участников – формируя список участников, следует понимать, что приглашать нужно только тех, кто может повлиять на принятие решения. Для остальных это будет пустой тратой рабочего времени. Идеальное количество участников от 5 до 7. Превышение указанного числа приведет к снижению отдачи участников и увеличению продолжительности;
• перечень вопросов и докладчиков – обширная повестка приводит к продолжительному по времени совещанию, что снижает продуктивность;
• время, выделенное на обсуждение каждого из вопросов. Общее время проведения совещания не должно превышать 2-х часов. Если планируется более долгое обсуждение, нужно делать перерывы. В противном случае внимание участников притупляется, снижается и интерес к проблеме и возможным вариантам ее решения. Также можно организовать совещание таким образом, чтобы неосновные докладчики сменялись, постоянно остались только те, кто будет принимать решение.

Повестка готовится заранее и направляется всем участникам совещания. Ответственное лицо назначается руководителем. Обычно к организационной работе привлекают секретаря, который на основании указаний руководителя формирует перечень вопросов и докладчиков.

Более активная подготовка предполагает изучение материалов докладов других участников с целью выработки вопросов, комментариев и замечаний. Тогда совещание будет проходить в более активной форме, а его результат окажется более продуктивным.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «_____________»
Общество с ограниченной ответственностью «_____________»
ПОВЕСТКА СОВЕЩАНИЯ		№
Вид совещания:
Дата проведения:
Время проведения:	Начало:				Окончание:
Место проведения:
Председатель совещания:
		(Должность)			(Ф.И.О)
Секретарь совещания:
		(Должность)			(Ф.И.О)
Участники совещания:
	1			—
		(Должность)			(Ф.И.О)
	2			—
		(Должность)			(Ф.И.О)
	3			—
		(Должность)			(Ф.И.О)
	4			—
		(Должность)			(Ф.И.О)
	5			—
		(Должность)			(Ф.И.О)
Вопрос № 1
Докладчик:				—
	(Должность)				(Ф.И.О)
Содокладчик:				—
	(Должность)				(Ф.И.О)
Вид доклада:
	(Устный или письменный)
Время доклада:
	(В минутах)
Время на обсуждение:
	(В минутах)
Время на принятие решения:
	(В минутах)

Таким образом, повестка дня совещания – важный документ. Его своевременная подготовка и направление всем участникам совещания позволит не только подготовиться, но и разработать свои пути решения проблемы.

juridical-help.ru

7.3 Эффективное руководство и проведение совещаний

Председатель

Характеристики председателя – знающий, опытный, полный энтузиазма, решительный, общительный (коммуникабельный) человек.

До совещания

1. Принимает меры (обеспечивает) правильное формирование команды (именно такой, какая нужна).

2. Изучает протоколы предыдущих совещаний, формирует повестку дня и цели совещания.

3. Заранее рассылает приглашения, повестку дня и дополнительную информацию участникам, подготавливает адекватное (отвечающее требованиям) помещение.

4. Готовится сам к проведению совещания.

Во время совещания

1. Спрашивает, нашли ли все информацию и смогут ли присутствовать на протяжении всего совещания.

2. Обсуждает подготовку отчёта (кто будет вести протокол?), цели совещания и ожидаемое сотрудничество (вклад) участников.

3. Делегирует поддерживающие задания хронометристу (человеку, следящему за соблюдением временного графика проведения совещания) и смотрителю процесса (человеку, следящему за правильной организацией общения).

4. Тщательно разбирает пункт за пунктом повестку дня в соответствии с письменно изложенным порядком.

5. Стоит на страже процесса совещания, задавая вопросы, резюмируя мнения, спрашивая мнение молчащих участников, проясняя (делая понятными) мнения, побуждая слушать, выражая признательность, акцентируя внимание на выводах и заключениях.

6. Даёт краткие изложения (резюме) наиболее важных моментов и стимулирует обсуждения, направленные на достижение целей работы команды.

7. Задаёт вопросы, например: «У кого есть предложения? Кто за и кто против? Кто сможет прокомментировать это? У кого есть контраргументы? Кто может подвести итог сказанному?»

8. Устанавливает взаимоотношения между различными идеями и стимулирует открытое общение.

9. Просит сообщать факты, предложения и информацию, фокусирует внимание на том, что должно быть реализовано.

10. Нетерпим к опаздывающим, к обсуждениям в узком кругу и к преждевременным уходам с совещания.

11. Не позволяет уходить от обсуждаемого вопроса и чётко определяет – кто и что должен делать.

12. Предпринимает стимулирующие действия для продолжения хода совещания, если есть опасность зайти в тупик.

13. Следит за тем, что бы вся доступная информация была достижима для всех участников.

14. Сохраняет нейтральную позицию в отношении как к обсуждаемому предмету, так и к участникам совещания; строг ко всем в равной степени.

15. Не обсуждает более чем один вопрос повестки дня одновременно.

16. Поддерживает свободную, неформальную, но дисциплинированную атмосферу.

17. Завершает дискуссию, как только предмет обсуждения рассмотрен полностью, широко и со всех сторон.

18. Даёт оценку эффективности работы команды.

19. Борется за единодушие, хотя абсолютный консенсус во многих ситуациях не требуется.

studfiles.net

Как оформить повестку дня совещания образец

Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам. Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов. Оформление Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков.

Подготовка к совещанию и оформление протокола

• факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
• результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания. При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства.

Важно

Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом. Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения.

При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Подготовка совещаний и оформление протокола

Например, если оно кончается за 20 минут до начала обеденного перерыва, то это рабочее время будет потеряно;

• ФИО председателя – обычно им является руководитель компании, отдела или их заместители;
• ФИО секретаря;
• ФИО участников – формируя список участников, следует понимать, что приглашать нужно только тех, кто может повлиять на принятие решения. Для остальных это будет пустой тратой рабочего времени.

  Идеальное количество участников от 5 до 7. Превышение указанного числа приведет к снижению отдачи участников и увеличению продолжительности;

• перечень вопросов и докладчиков – обширная повестка приводит к продолжительному по времени совещанию, что снижает продуктивность;
• время, выделенное на обсуждение каждого из вопросов. Общее время проведения совещания не должно превышать 2-х часов.

  Если планируется более долгое обсуждение, нужно делать перерывы.

Как написать повестку дня для собрания

Это лучше делать до совещания.

Документальное оформление совещания

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения. Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Внимание

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора.

Как организовать совещание и вести протокол

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк протокола совещания .doc Скачать образец заполнения протокола совещания .doc Роль протокола Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр. Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Консультация предполагает получение мнений разных специалистов по какому-либо вопросу. Она проводится с целью сбора информации, на консультации не принимается решение по проблеме. Комитет собирается в случае, когда требуется получить решение. Его участники имеют одинаковый статус и принимают решение, удобное всем.

Принимается оно посредством голосования. Переговоры предполагают участие нескольких сторон, имеющих разное мнение, цель которых – выработка единого решения на основе компромиссов. Переговоры отличаются от комитета тем, что решение может быть не принято или принято посредством торга. Формирование повестки совещания – первый этап в подготовке совещания. Форма повестки определяется произвольно. Если совещания – частое явление в компании, то рекомендуется разработать положение о порядке проведения совещаний и включить в него утвержденную форму повестки.

Протокол совещания

Типовые правила оформления протокола. Порядок оформления протокола определен ГОСТом. В данном ГОСТе указаны правила оформления протокола, а именно его заголовок и заключительная часть, а также требования, предъявленные к тексту этого документа.

Заголовок. В нем указывается полное название предприятия, протокол, ставится его номер и дата, а так де место, где он был составлен и заголовок текста. Если предприятие имеет официальное сокращенное наименование, то его можно указать строкой ниже в скобках.

Это показано на примере три. Если предприятие имеет вышестоящую организацию, то ее название должно быть указано выше названия организации. Это показано на примере пять.Пример 3 Пример 4 Пример 5 Датой протокола считается день проведения самого заседания.

Если заседание длилось не один день, то в протоколе следует указать дату его начала и конца. Это показано на примере шесть.

Образцы протоколов совещаний. как составить протокол совещания: образец

Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

1. Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
2. Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
3. Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
4. Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
5. В конце подписи ставит секретарь и руководитель.

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения.

Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее. Типы совещаний Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
3. Разъяснительное.

Как оформить повестку дня совещания образец

Пример 6 Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января. В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Номером протокола считается порядковый номер самого заседания. Заголовок к тексту указывает вид коллегиальной деятельности.

Это показано на примере семь. Пример 7 Реквизиты заголовка можно расположить продольно. Это показано на примере восемь. Или угловым способом. Это показано на примере девять. Пример 8 Пример 9 Пример 13 В примере двадцать один показано правильное оформление протокола при полном варианте его оформлении. Пример двадцать два показывает краткое оформление протокола.

autostrahovka24.ru

8.3. Образец повестки дня

УТВЕРЖДАЮ

Председатель комитета по этике ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_____________________________Скворцова О.П.

« » __________________200__ г.

ПОВЕСТКА ДНЯ ЗАСЕДАНИЯ КОМИТЕТА ПО ЭТИКЕ от 10.02.2000 г.

1. О создании Комитета по этике на базе 10 клинической больницы (Ф.И.О).

2. Обсуждение и утверждение «Стандартных операционных процедур» комитета по этике

(Ф.И.О).

3. Рассмотрение стандартного пакета материалов клинического исследования «Изучение эффективности и безопасности применения препарата карведилол (кредекс) совместно с эналоприлом и без эналоприла у пациентов с хронической застойной сердечной недостаточностью различной этиологии 2 -3 класса NYHA».

Ответственный исследователь (Ф.И.О).

4. Рассмотрение стандартного пакета материалов клинического исследования «Изучение эффективности и безопасности применения препарата эпросартан (теветен) у пациентов с эссенциальной гипертензией от слабой до умеренной степени выраженности».

Ответственный исследователь (Ф.И.О).

5. Рассмотрение стандартного пакета материалов клинического исследования «Синоприл (лизиноприл ) для лечения артериальной гипертензии».

Ответственный исследователь (Ф.И.О).

8.4. Образец протокола

Протокол №1 от 17.02 2000 г.

заседания комитета по этике при ________ клинической больнице.

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

(перечень членов ЛНЭК) (подписи)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О создании Комитета по этике на базе 10 клинической больницы. Ф.И.О.

2. Обсуждение и утверждение «Стандартных операционных процедур» комитета по этике.

3. Рассмотрение стандартного пакета материалов клинического исследования «Изучение эффективности и безопасности применения препарата карведилол (кредекс ) совместно с эналоприлом и эналоприла у пациентов хронической застойной сердечной недостаточностью различной этиологии 2 -3 класса NYHA».

Ответственный исследователь Ф.И.О.

4. Рассмотрение стандартного пакета материалов клинического исследования «Изучение эффективности и безопасности применения препарата эпросартан (теветен) у пациентов с эссенциальной гипертензией от слабой до умеренной степени выраженности».Ответственный исследователь Ф.И.О.

5. Рассмотрение стандартного пакета материалов клинического исследования «Синоприл (лизиноприл ) для лечения артериальной гипертензии».

Ответственный исследователь (Ф.И.О.).

ВЫСТУПИЛИ:

По п. 1 Повестки дня: (Ф.И.О.)

По п. 2 Повестки дня: (Ф.И.О.)

По п. 3 Повестки дня: (Ф.И.О.)

По п. 4 Повестки дня: (Ф.И.О.)

По п. 5 Повестки дня: (Ф.И.О.)

РЕШИЛИ:

По п. 1 Повестки дня: приказ главного врача 10 клинической больницы о создании комитета по этике доведен до сведения всех членов комитета; с Положением о комитете по этике ознакомлены все члены комитета. Особое мнение: нет

По п. 2 Повестки дня: Утвердить «Стандартные операционные процедуры комитета по этике». Результаты голосования: «За» 7 , «Против» нет. Особое мнение: нет.

По п. 3 Повестки дня: считать представленную программу (протокол) испытаний препарата соответствующим поставленным целям исследования; риск отрицательных факторов для субъектов испытания сведен к минимуму; методы подбора испытуемых адекватны предполагаемому клиническому действию препарата; содержание «Информационного согласия» достаточно полно и адекватно описывает условия, ожидаемый результат, риск и побочные эффекты, которые могут возникнуть в результате приема препарата; вся информация изложена на доступном для понимания непрофессиональном языке. Рассмотрев информацию, характеризующую профессиональные и этические качества исследователей утвердить следующий состав (ФИО)

Результат голосования: «За» 7 , «Против» нет. Особое мнение: нет.

По п. 4 Повестки дня: считать представленную программу (протокол) испытаний препарата соответствующим поставленным целям исследования; риск отрицательных факторов для субъектов испытания сведен к минимуму; методы подбора испытуемых адекватны предполагаемому клиническому действию препарата; содержание «Информационного согласия» достаточно полно и адекватно описывает условия, ожидаемый результат, риск и побочные эффекты, которые могут возникнуть в результате приема препарата; вся информация изложена на доступном для понимания непрофессиональном языке. Рассмотрев информацию, характеризующую профессиональные и этические качества исследователей утвердить следующий состав (ФИО):

Результат голосования: «За» 7 , «Против» нет. Особое мнение: нет.

По п.5 Повестки дня: считать представленную программу (протокол) испытаний препарата соответствующим поставленным целям исследования; риск отрицательных факторов для субъектов испытания сведен к минимуму; методы подбора испытуемых адекватны предполагаемому клиническому действию препарата; содержание «Информационного согласия» достаточно полно и адекватно описывает условия, ожидаемый результат, риск и побочные эффекты, которые могут возникнуть в результате приема препарата; вся информация изложена на доступном для понимания непрофессиональном языке. Рассмотрев информацию, характеризующую профессиональные и этические качества исследователей утвердить следующий состав (ФИО):

Результат голосования: «За» 7, «Против» нет. Особое мнение: нет.

Председатель Л НЭК Ф.И.О.

Секретарь ЛНЭК Ф.И.О.

studfiles.net

Как оформить повестку дня совещания образец

Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ более информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации. По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол (образец доступен для скачивания). Совещание Известно, что совещание является одним из важнейших событий в жизнедеятельности любой организации. Оно может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и носить срочный характер. В любом случае ход данного события должен быть зафиксирован в протоколе совещания.

Подготовка к совещанию и оформление протокола

Решения, принятые в ходе совещания, доводятся до назначенных исполнителей:

• Посредством вручения копии протокола либо выписки, заверенной секретарем.
• Изданием распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) по организации на основании запротоколированных решений.

Как хранить протоколы? Для архивного хранения протоколы формируются в дела с разделением на виды совещаний. Местом хранения таких документов определяется либо секретариат организации (структурного подразделения организации), либо отдел делопроизводства.

Сроки хранения определяются в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел.

Подготовка совещаний и оформление протокола

Важно

Печать не нужна.По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания.

Внимание

Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

Инфо

Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием.

Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей. Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия.
Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками.

Образцы протоколов совещаний. как составить протокол совещания: образец

В противном случае внимание участников притупляется, снижается и интерес к проблеме и возможным вариантам ее решения. Также можно организовать совещание таким образом, чтобы неосновные докладчики сменялись, постоянно остались только те, кто будет принимать решение.Повестка готовится заранее и направляется всем участникам совещания.
Ответственное лицо назначается руководителем. Обычно к организационной работе привлекают секретаря, который на основании указаний руководителя формирует перечень вопросов и докладчиков. Более активная подготовка предполагает изучение материалов докладов других участников с целью выработки вопросов, комментариев и замечаний. Тогда совещание будет проходить в более активной форме, а его результат окажется более продуктивным.

Как организовать совещание и вести протокол

Если важно сохранить смысл большей части доклада, то можно привести тезисы выступления или выдержки из презентации в приложении к протоколу, сделав на него ссылку в тексте документа. То же касается отражения хода дискуссии. Если несколько выступающих придерживаются одной и той же точки зрения, то их выступления допускается оформить в следующем виде: «Выступили (ФИО выступивших), которые поддержали мнение докладчика».
В результате каждого вопроса должно быть сформулировано решение. Оно должно быть заготовлено предварительно в проекте решений или сформулировано самими участниками совещания в ходе обсуждения. Решения оформляются в виде конкретных формулировок, которые должны быть представлены однозначно и точно. Решениями по сугубо информационным выступлениям может быть принятие к сведению участниками заседания.

Документальное оформление совещания

Например: «Протокол производственного совещания». Номер, дата, место проведения Каждый протокол совещания должен иметь индекс, то есть порядковый регистрационный номер. Он определяется порядковым номером собрания, проводимого от начала календарного года (в учебных организациях возможно ведение учета нумерации с начала учебного года).

Если регистрируется протокол совещания временно действующей коллегии, нумерация ведется на срок действия полномочий. Датой документа будет являться день проведения совещания.

В случае если вопросы обсуждались больше одного рабочего дня, все даты от начала и до окончания обсуждения должны быть внесены в протокол совещания. Образец: «22.06.2016 – 24.06.2016 г.» или «22-24.06.2016 г.» «ОАО «Текстиль».

ПРОТОКОЛ оперативного совещания отдела продаж 26.04.2016 год.

agnbotulinum.com

Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний (стр. 1 из 4)

Содержание

Введение

1. Совещания

1.1 Виды совещаний

1.2 Подготовка совещания

1.3 Формирование повестки дня

1.4 Участники совещания

1.5 Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы)

2. Оформление документов при проведении совещаний

2.1 Стенограмма и фонограмма

2.2 Протоколирование

2.3 Электронный документооборот и совещания

Заключение

Приложения

Приложение 1 Пример-образец приказа о проведении совещания

Приложение 2 Повестка дня совещания

Приложение 3 Повестка дня оперативного совещания

Приложение 4 Приглашение (извещение) на предприятие

Приложение 5 Выписка из протокола

Список литературы

Введение

Тема нашего исследования – «Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний».

Управленческая деятельность, как функция организованной системы, может быть построена на принципах единоначалия и коллегиальности. В учреждениях, организациях, фирмах, построенных на принципах единоначалия, все управленческие решения единолично принимает руководитель и несет за них персональную ответственность.

В организациях, построенных на принципах коллегиальности, решения принимаются коллективом большинством голосов. Но и в организациях, построенных на принципах единоначалия, руководителям часто приходится сталкиваться с такими задачами, которые требуют для своего решения привлечения многих специалистов обмена информацией, выявления мнений по возникающим проблемам и совместной анализа трудных ситуаций.

Коллективное обсуждение и принятие решений проводится на съездах, конференциях, пленумах, симпозиумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Эти мероприятия могут быть периодическими или иметь разовый характер.

В определениях всех форм коллегиальной деятельности присутствует слово «совещание», от глагола совещаться, то есть сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-либо. Синонимы слова «совещание» — пятиминутка, летучка, оперативка, планерка. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, при котором определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам./3, с.99/

Термин «совещание» используется далее как обобщенный. Так как в принятии решений задействовано много работников, то этот вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим.

Почти каждому из нас не раз приходилось участвовать в различных совещаниях. И наверное многие слышали от сослуживцев следующее высказывание: «Опять совещание, а когда же работать?». Каждый день в нашей стране проводятся сотни тысяч совещаний. Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает. Только эффективно проведенные совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество работы предприятия./3, с.103/

Ответственным этапом является документирование совещания, то есть — запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов.

В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно и нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.

1. Совещания

1.1 Виды совещаний

Совещание- заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

Разновидностями расширенного совещания являются:

— симпозиум — расширенное совещание по специальному научному вопросу;

— конференция — расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;

— конгресс, съезд — совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба.

В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

— оперативное;

— инструктивное;

— проблемное.

В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

— диктаторское — свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;

— автократическое — основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

— сегрегативное — доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;

— дискуссионное — свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;

— свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями./3, с.104/

Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения./3, с.105/

1.2 Подготовка совещания

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

— цель совещания,

— основные вопросы для обсуждения,

— состав участников,

— место, время и форму проведения.

Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.

Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки (см. приложение 1).

1.3 Формирование повестки дня

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.

Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда старайтесь избавиться от второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.

Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.

По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных мнения.

В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

Приверженцы второй точки зрения считают, что вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

Исходя из практики работы, можно рекомендовать придерживаться второй точки зрения, т.к. начиная с более простых вопросов, вы можете задать определенный ритм, ведь они не требуют детальной проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать — они служат «своеобразной разминкой» перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

mirznanii.com

Регламент, форматы протокола и повестки дня совещаний

Именно организационный этап наиболее подходит для выработки регламента по управлению совещаниями в компании. Здесь еще имеется достаточно времени, чтобы хорошо отработать принципиальные стороны проведения совещаний. Лучше начинать совещания, имея регламентирующий документ в письменном виде, чем создавать его «на ходу», при проведении реальных совещаний.

Сам факт того, что вы приступите к разработке регламента совещаний, приведет к появлению ряда связанных вопросов, например, зачем и какие совещания нужны, кто их участники, когда и как часто они должны проводиться, как готовить повестку дня и т.д.

Для ответа на них весьма желательно предварительно проработать и подготовить (пусть временный) регламент совещаний, письменный документ, который следует согласовать и утвердить у руководителя, а также довести его до участников совещаний для дальнейшего использования. По мере наработки практического опыта совещаний, регламент должен быть уточнен и принят как постоянный документ.

Большую пользу может принести памятка участнику совещаний. Обычно это короткая выжимка из регламента, документ с наиболее важными нормами и правилами, которые принимают на себя и обязуются выдерживать участники совещаний. Памятку в плакатном варианте, следует вывесить в комнате совещаний, чтобы находилась она в поле зрения участников.

Хороший регламент нельзя разработать как абстрактное руководство, в отрыве от конкретных условий предприятия. Регламент является одним из результатов обследования предприятия, и мы считаем, что для экономии времени целесообразно совместить этап организации совещаний с обследованием предприятия.

Сдать любую отчетность в ИФНС и фонды через интернет за 5 минут

Насколько глубоко и детально должен разрабатываться регламент?

Здесь, как и везде, надо соблюдать меру. Попытки создать всеобъемлющий документ, в котором будут предусмотрены все нюансы поведения руководителя, докладчиков и выступающих, скорее всего, приведут только к потере времени. Например, если начальник на совещании упорно слушает только себя и никого другого, этого регламентом не исправишь. На совещании каждый должен заниматься своим делом, докладчик – докладывать, секретарь – протоколировать, а руководитель – вести повестку дня к решениям поставленных вопросов.

Регламент должен способствовать достижению определенных целей. В нашем случае цель – это эффективные и результативные совещания. Для этого в регламенте должны найти отражение ряд следующих требований:

1. Совещания должны быть организованными в части целей, тематики, участников, их проведение следует заблаговременно планировать;
2. Для каждого совещания должна быть задана повестка дня, определяющая цель, тематику и рассматриваемые вопросы;
3. У совещания должен быть руководитель, секретарь, формирующий протокол и участники, ответственные за вопросы повестки дня;
4. Все участники должны быть заблаговременно информированы о дате, времени, месте, повестке дня и снабжены материалами совещания;
5. По ходу совещания должен вестись протокол, в котором должны фиксироваться принятые решения и поручения по повестке дня;
6. По завершении совещания протокол должен быть согласован, утвержден и направлен всем участникам и исполнителям;
7. Исполнение поручений должно контролироваться, отклонения от сроков своевременно выявляться, исполнительская дисциплина сотрудников оцениваться;
8. Протоколы и материалы совещаний должны накапливаться в базе данных для анализа истории и поиска прецедентов в решении вопросов.

Как обеспечить исполнение требований регламента?

Обычно в компании находится должностное лицо, которое «держит» порядок, отслеживает процедуры, обеспечивает привычный ход вещей. Это, как правило, руководитель организации или один из его заместителей, возможно, другой представитель топ – менеджмента. Для соблюдения процедуры совещаний таким лицом может быть и секретарь руководителя, обладающий соответствующими полномочиями и достаточным авторитетом, хорошо знающий регламент и систему автоматизации управления совещаниями.

С течением времени, любые, даже самые строгие требования регламентирующих документов затираются, забываются и не воспринимаются как обязательные к исполнению. Это естественный процесс, противостоять которому необходимо осознанными действиями.

Первый путь – включить регламент управления совещаниями в состав документации системы менеджмента качества (СМК) предприятия. В СМК существуют отлаженные процедуры аттестации и подтверждения соответствия, аудита и выявления отклонений от порядка исполнения установленных процедур. При этом должно быть назначено лицо, ответственное за функционирование системы менеджмент качества, в т.ч., и за исполнение регламента управления совещаниями.

Второй путь – использовать встроенную в систему управления совещаниями функцию контрольных вопросов, позволяющую фиксировать замечания и предложения участников по результатам проведенных совещаний для их дальнейшего совершенствования, задействовать, таким образом, своего рода обратную связь по качеству.

В итоге, чтобы обеспечить надлежащее исполнение регламентов совещаний и их дальнейшее совершенствование, следует использовать все пути, опираться на руководство, на СМК и на возможности программы автоматизации совещаний.

Формат повестки дня совещаний

Существует множество вариантов повестки дня совещаний. Каждое предприятие и организация создает ее, основываясь на собственном опыте, предпочтениях и ошибках. Выбор структуры очень важен для дальнейшего управления совещаниями, в первую очередь по соображениям удобства использования ее в повседневном режиме.

Не надо считать мелким техническим вопросом определение структуры повестки дня, а проще говоря, выбор полей, которые должны быть указаны в этом документе. Непродуманная структура лишит вас необходимой гибкости и удобства в ходе совещаний и, особенно – при составлении протокола.

Следует напомнить, что повестка дня по ходу совещания пополняется соответствующими записями и становится протоколом по его завершению. Для этого мы предлагаем единый планово – отчетный документ, в котором сочетаются записи повестки дня и протокола совещаний. Структура такого документа включает следующие информационные сущности:

• Цель совещаний – одна или несколько целей в каждой повестке дня;
• Тематика совещаний – одна или несколько тем в каждой повестке дня;
• Вопросы совещаний – один или несколько вопросов по каждой теме;
• Поручения совещаний – одно или несколько поручений по каждому вопросу;
• Материалы совещаний – прикрепленные один или несколько файлов любого формата к каждому протоколу.

Указанная схема обладает достаточной гибкостью для представления самых разнообразных повесток дня и подходит для совещаний в различных государственных, муниципальных и коммерческих организациях. Данная структура повестки дня образует своего рода дорожную карту, позволяющую четко контролировать ход совещания и сократить число необязательных ошибок. В зависимости от потребностей совещательного органа, в ней можно сократить некоторые поля, например, объединить цель и тематику совещаний, либо совместить в решениях вопросы и поручения совещаний, что несколько ослабит четкость формулировок, однако без потери качества этого документа.

delovoymir.biz